Proceso General de Ruta Cobranza del GRUPO TOMZA

Proceso General de Ruta Cobranza del GRUPO TOMZA

Coordinación de Crédito y Cobranza Nacional

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Reviso: 0 Fecha: 23/01/2015

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COORDINACION DE CREDITO Y COBRANZA NACIONAL

Proceso General de Ruta Cobranza


1 Descripción general del proceso Ruta Cobranza.

2 Programación Ruta Cobranza.

3 Bitácora de Ruta Cobranza.

4 Pago de Clientes de crédito en Caja.

5 Entrega de Bitácora de Ruta Cobranza.

6 Aplicación de pagos al cliente.

7 Cierre ruta de cobranza.

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1.- Descripción General del proceso de ruta y cobranza.

Ruta cobranza es la herramienta del sistema que permite administrar la operación de cobranza en forma

eficaz, desde programación de la ruta de cobro hasta la aplicación de pagos y reprogramación de

facturas.

Ruta cobranza es un sub sistema que se creó con dos fines fundamentales que son:

A).-Como herramienta eficaz de la administración de la cobranza.

b).- Para dar certeza de los registros de pagos de los clientes de crédito.

Descripción general:

El programa de ruta cobranza se divide en los siguientes pasos:

1.- Programación de ruta de cobranza: De acuerdo a los vencimientos se programa visitas de un gestor

de las facturas vencidas o documentos revisión.

2.- Liquidación del Gestor: El gestor entrega el dinero o valores cobrados a cajas donde registran el pago

en forma global a la cuenta del cliente, después en un siguiente paso Crédito y cobranza aplicara los

pagos a los documentos correspondientes.

3.- Aplicación de Pagos: Crédito y cobranza sobre los montos de los pagos entregados a caja hace el

desglose por documentos correspondientes para aplicar el pago al cliente.

4. Recepción de ruta Cobranza: El gestor al final de su recorrido entrega el resultado de su recorrido al

supervisor de crédito y cobranza que según el resultado hara las programaciones o reprogramaciones de

visitas al cliente.

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2.- Programación de ruta cobranza

Programación de Ruta Ruta Nueva: 1 Seleccionar Fecha de Ruta 2 Seleccionar Cobrador 3 Indicar el criterio de búsqueda de documentos en la Agenda: · Documento: indicar Serie y Folio y regresara el documento independiente al cobrador Seleccionado. · Cliente: indicar número de cuenta y regresara los documentos en cobranza independiente al Cobrador · Zona: seleccionar la zona o ruta y regresara los documentos en cobranza correspondientes a dicha zona e independiente al cobrador. Seleccionar en la Agenda de Documentos (tabla izquierda) aquellos documentos a agregar a la Ruta de Cobranza 4 Dar clic en el botón Agregar para adicionar los documentos a la ruta nueva (tabla derecha) 5 Una vez finalizada la búsqueda de documentos y composición de la Ruta dar clic en el botón Guardar Ruta para almacenar los cambios y opcionalmente imprimir el comprobante. Modificar Ruta (agregar o quitar documentos: 6 Seleccionar Cobrador (automáticamente el sistema cargara la ruta actual y sus documentos) 7 Indicar el criterio de búsqueda de documentos en la Agenda: · Documento: indicar Serie y Folio y regresara el documento independiente al cobrador

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Seleccionado. · Cliente: indicar número de cuenta y regresara los documentos en cobranza independiente al cobrador. · Zona: seleccionar la zona o ruta y regresara los documentos en cobranza correspondientes a dicha zona e independiente al cobrador. 8 Seleccionar en la Agenda de Documentos (tabla izquierda) aquellos documentos a agregar a la Ruta de Cobranza. 9 Dar clic en el botón Agregar para adicionar los documentos a la ruta (tabla derecha). 10 Una vez finalizada la búsqueda de documentos y composición de la Ruta dar clic en el botón Guardar Ruta para almacenar los cambios y opcionalmente imprimir el comprobante.

La programación de Ruta es elaborar la agenda que el gestor va llevar a cobro. Para elaborar esta

agenda el supervisor debe considerar los cobros vencidos y los documentos a revisión he irlos

acumulando en la ruta del gestor.

Sin esta ruta cobranza en caja no van a poder aplicar los pagos si no está el cliente agregado en una Ruta

cobranza.

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3.- Bitácora de Ruta Cobranza.

Es importante que el Gestor valla tomando nota del resultado de su gestión de cobro para así generar

un antecedente de la gestoría esta bitácora, haciendo la relación de los documentos que recibió con sus

notas del resultado de su gestoría.

Debe de hacerse anotaciones de

los resultados de de las visitas en

el reverso de la ruta cobranza

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4.- Pago de Clientes de Crédito en Caja.

El gestor al término de su ruta debe de llegar a caja y entregar el dinero o valores recibidos, Recepción

de Ruta de Cobranza es el menú de Liquidación de cobrador de los pagos que recibió por los clientes de

crédito donde se describe la forma de pagó, entregado caja como comprobante de la recepción una

impresión con los pagos recibidos al gestor.

Hay dos opciones liquidar conforme al folio de ruta cobranza y por cliente, lo correcto es que se liquide

conforme al folio de la ruta cobranza, que es cuando el gestor entrega todos su pagos de la ruta

cobranza una sola vez al día, si el gestor llevara más pagos de esa ruta cobranza posteriormente tendría

que introducirse por pagos por cliente.

En este paso quedan asentados los pagos por cliente si hacer referencia a que documento corresponde.

Liquidación de Cobrador (Caja CyC) Liquidar Cliente Directo: 1 Indicar número de cliente a liquidar y teclear enter o dar clic en Cargar Cliente 2 Llenar el contador de Billetes, Monedas y/o Documentos según haya pagado el cliente 3 Una vez terminada la carga del detalle del pago dar clic en Procesar Liquidación para almacenar e imprimir el ticket comprobante de caja Liquidar Ruta de Cobranza:

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Efectivo

Otra

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3 y 6

5

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4 Indicar el número de ruta de cobranza a liquidar y teclear enter o dar clic en Cargar Ruta 5 En la tabla izquierda (Clientes en Ruta) seleccionar el cliente a liquidar 6 Llenar el contador de Billetes, Monedas y/o Documentos según haya pagado el cliente 7 Seleccionar el cliente siguiente a liquidar de esta ruta en la tabla izquierda (Clientes en Ruta) 8 Una vez terminada la carga del detalle del pago de cada cliente que haya pagado dar clic en Procesar Liquidación para almacenar e imprimir el ticket comprobante de

5.-Entrega de Bitácora ruta Cobranza.

El gestor después de realizar su recorrido y de haber pasado por caja debe entregar toda la

documentación al supervisor de crédito con sus respectivos comentarios, es la parte documental de la

recepción de pagos y documentos de la gestión de cobranza..

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6.- Aplicación de pagos al cliente.

El supervisor de crédito y cobranza después de recibir toda la documentación del gestor debe aplicar los

pagos que al momento de registrarse en caja solo tiene que entrar a aplicar el pago por factura o

remisión correspondiente.

Aplicar Pagos de clientes liquidados: 1 Indicar número de cliente a aplicar pagos y dar clic en Buscar.

2 Seleccionar en la tabla Pagos del Cliente el pago a aplicar. 3 Seleccionar en la tabla Documentos en Cobranza el documento a aplicarle el pago. Si el total del pago es mayor al saldo el sistema generará un Saldo a Favor aplicable a otro documento. 4 Dar clic en el botón Aplicar para guardar los cambios, repetir estos pasos con cada cliente liquidado.

Aplicar Saldos a Favor de clientes liquidados: 5 Indicar número de cliente a aplicar saldo a favor y dar clic en Buscar.

6 Seleccionar en la tabla Documentos en Cobranza el documento a aplicarle el saldo a favor. 7 Dar doble clic en el saldo a favor de la tabla SAF Sin Aplicar. Si el total del saldo a favor es mayor al saldo del documento el sistema restará el importe del Saldo a Favor para que pueda seguirse aplicando a otro documento. Si la Fecha del Saldo a favor tiene más de 3 días de recibido o es mayor a 20 pesos el sistema preguntará por una clave de autorización, la cual debe ser solicitada previamente.

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El sistema preguntará que confirmemos la operación.

7.- Cierre de Ruta cobranza

El cierre de la ruta cobranza es el registro de las incidencias y reprogramación de toda la documentación

que se llevó el gestor, las facturas y/o remisiones pagadas en su totalidad son eliminadas del registro y

reprogramación, de las restantes debe reprogramarse el próximo cobro con sus respectivas anotaciones,

esto libera las facturas para ser consideradas para una nueva ruta Cobranza.

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Recibir documentos de la Ruta de Cobranza: 1 Seleccionar la Ruta a recibir. 2 En la tabla seleccionar el primer documento

3 Indicar en la parte inferior lo ocurrido con el documento [Aclaración, Extraviado, Rev/Contra, Reprograma]. Si el documento está pagado tiene que primero aplicarle el pago.

-Teclear observaciones del documento. 4 Seleccionar el documento en la tabla y proceder con el paso 2 5 Una vez que se ha indicado la acción en todos y cada uno de los documentos dar clic en Cerrar Ruta para almacenar los cambios y liberar los documentos para que estén disponibles para la siguiente ruta.

Al quedar todos los documentos de la ruta programados o reprogramados con sus respectivos

comentarios se cierra el ciclo de la ruta cobranza que inicia cuando se elabora la nueva ruta cobranza.

Notas importantes:

-Solo se puede hacer una ruta cobranza por gestor.

-Si el gestor tiene un pago de un cliente no incluido en la ruta cobranza se tiene que dar la entrada en

caja por cliente.

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