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CONCURSO: PRÊMIO DE EXTENSÃO RURAL – “RECONHECIMENTOEXTENSIONISTA – GESTÃO PARA RESULTADOS”.
CATEGORIA: INOVAÇÃO EM PROCESSOS ADMINISTRATIVOS
AUTOR: VALDIMIR DE JESUS PASSOS
CO-AUTOR PRINCIPAL: WANDER ADRIANO MALUF
MIRANDA
PROCESSO DE QUALIFICAÇÃO DA ÁREAADMINISTRATIVA DO
INSTITUTO EMATER - REGIÃO DE CORNÉLIOPROCÓPIO
CORNÉLIO PROCÓPIO 2014
CONCURSO: PRÊMIO DE EXTENSÃO RURAL – “RECONHECIMENTO
EXTENSIONISTA – GESTÃO PARA RESULTADOS”.
CATEGORIA: INOVAÇÃO EM PROCESSOS ADMINISTRATIVOS
PROJETO: PROCESSO DE QUALIFICAÇÃO DA ÁREA ADMINISTRATIVA DO
INSTITUTO EMATER – REGIÃO DE CORNÉLIO PROCÓPIO
AUTOR: VALDIMIR DE JESUS PASSOS
CO-AUTOR PRINCIPAL: WANDER ADRIANO MALUF MIRANDA
LOTAÇÃO: Unidade Regional de Cornélio Procópio
LOCAL DE APLICAÇÃO: 23 Unidades Municipais e 01 Unidade Regional de Cornélio
Procópio.
INÍCIO E CONCLUSÃO DO TRABALHO: Agosto/2012 a Julho/2014
1- SITUAÇÃO ANTERIOR:
-Processos Administrativos de uma forma geral apresentavam um baixo nível de organização e
sem um padrão estabelecido em todas as unidades municipais da região;
-Ineficiência nos procedimentos adotados na maioria das Unidades Municipais;
-Ausência de servidores administrativos efetivos em 62,5% das unidades municipais, ou seja, 15
unidades da região de Cornélio Procópio, não possuíam servidores administrativos efetivos em
seu quadro de funções, sendo composto por estagiários, cedidos de Prefeituras, e alguns casos
sem composição alguma de colaboradores administrativos;
-Quadro de funções administrativas composta com servidores efetivos, somente em 08 unidades
municipais, de um total de 23 unidades municipais da região de Cornélio Procópio. A região é
composta por um total geral de 27 colaboradores administrativos, envolvendo as 23 unidades
municipais e 01 unidade regional, sendo: 13 servidores efetivos, 07 estagiários e 07 cedidos de
Prefeituras;
-A frota de veículos da região utilizada nos atendimentos técnicos, é constituída por um total 60
veículos, em condições regular de conservação.
2
-Comprometimento significativo na qualidade do atendimento preliminar do nosso cliente
principal, envolvido diretamente na atividade fim da empresa.
2- JUSTIFICATIVA:
-Diante do atual cenário, com baixas perspectivas em termos de reposição de pessoal, e da
desestruturação quase total da área administrativa do Instituto EMATER, sofrida ao longo dos
últimos 15 anos, a região de Cornélio Procópio, impulsionada pelo atual modelo de gestão e
numa proposta integrada da gerência e coordenação administrativa regional estabeleceu-se uma
nova estratégia de ação, objetivando resgatar processos e otimizar os recursos humanos
disponíveis (efetivos, cedidos e estagiários), nas funções administrativas existentes de cada
unidade municipal e unidade regional de Cornélio Procópio, e assim poder contribuir
efetivamente no desenvolvimento e otimização das atividades da área fim da empresa.
3- OBJETIVOS DO PROJETO:
3.1- OBJETIVO GERAL:
-Melhorar a eficiência administrativa do Instituto Emater da região de Cornélio Procópio, através
de uma qualificação contínua dos recursos humanos disponíveis (efetivos, cedidos e estagiários),
de todas as 23 unidades municipais e unidade regional, e consequentemente proporcionar uma
maior efetividade das ações nos processos da empresa.
3.2- OBJETIVO ESPECÍFICO:
-Levantar informações da situação, através de diagnóstico realizado em todas as 23 unidades
municipais da região e unidade regional de Cornélio Procópio;
-Implementar treinamento de capacitação de todos os colaboradores administrativos (efetivos,
cedidos e estagiários), de todas as 23 unidades municipais e unidade regional de Cornélio
Procópio, num processo continuo e integrado entre as unidades municipais e unidade regional;
-Otimizar e implementar novos processos administrativos na região, através de um padrão pré-
estabelecido, que possa agregar maior agilidade, eficiência e segurança aos processos e
consequentemente à atividade fim da empresa.
-Monitorar e Avaliar os resultados de todas as 23 unidades municipais e unidade regional, em
relação a resgatar e otimizar os processos administrativos envolvidos.
3
4- PROCEDIMENTOS PRECONIZADOS:
-Elaboração de um Plano de Ação da área administrativa regional, com previsão das ações e
estabelecimento de prazos para a sua execução;
-Definição e formação de uma equipe regional de apoio administrativo, composta por 04
servidores efetivos municipais e 04 servidores efetivos regional, incluindo o coordenador
administrativo regional;
-Treinamento de capacitação de todos os Assistentes Administrativos Municipais, iniciando pelos
cedidos e estagiários, e numa 2ª Etapa, os demais servidores efetivos da região, buscando
estabelecer a padronização de todos os processos e procedimentos administrativos, a serem
adotados pelas 23 unidades municipais e unidade regional de Cornélio Procópio;
-Recuperação do processo de organização 5S de documentos e arquivos, conforme modelos e
nomenclatura de organização de Arquivos Físicos e Arquivos Mortos já preconizados;
-Implementação de novos processos, tais como: Organização de Documentos Eletrônicos, através
do sistema de Arquivo Digital, e adoção sistemática de backup de dados, com modelo de
padronização em todas as unidades municipais e unidade regional;
-Organização e padronização das Estruturas Físicas internas e externas, e outras melhorias
complementares na rede interna, disponibilizando o acesso a Internet fibra óptica, em todas as 23
unidades municipais e unidade regional;
-Organização e distribuição de mobiliário novo, objetivando a renovação das estações de trabalho
das funções ativas, em todas as unidades municipais e unidade regional, e conseqüentemente
melhorar a qualidade das condições de trabalho dos nossos colaboradores;
-Melhoria do atendimento preliminar do nosso cliente interno e externo, através do
estabelecimento de uma rotina básica de encaminhamentos das demandas do cliente interno e
cliente externo prioritariamente, dentro da atividade fim da empresa;
-Monitoramento das ações implementadas em cada unidade municipal, priorizando inicialmente
as unidades municipais com funções ocupadas por cedidos e estagiários;
-Estabelecer processo de avaliação dos resultados atingidos em cada unidade, através de laudos
de acompanhamento da área administrativa municipal e regional.
4
5- DESCRIÇÃO DA EXPERIÊNCIA DESENVOLVIDA:
Inicialmente foi estabelecido no ano de 2011, um Plano Regional Administrativo, para o
exercício de 2011 a 2014, para a região de Cornélio Procópio. Durante a implementação prática
do mesmo, a partir de março de 2011, observou-se que certas ações para que pudessem de fato
ser implementadas e surtisse o efeito desejado, haveria necessidade de se ter um retrato mais
aprofundado da realidade de cada unidade municipal, e não apenas um diagnóstico parcial de
realidade. Nessa ocasião, foram analisados os dados de realidade já existentes da região,
juntamente com o mapa de risco das condições de trabalho de todas as unidades municipais,
levantados pela CIPA Regional no mês de maio de 2010. Esses dados analisados demonstraram
inúmeros gargalos tanto no desempenho das funções e processos administrativos, quanto nas
condições de trabalho das unidades, exigindo uma necessidade de aprofundamento maior de
realidade nos municípios da região. Objetivando dar maior consistência a proposta, em Outubro
de 2011, a coordenação administrativa em consenso com a Gerência regional, contou com a
participação ativa da CIPA Regional, que foi envolvida através dos seus 02 representantes
regional, Wander Adriano Maluf Miranda e Maristela Gobo da Silva, unidades municipais de
Andirá e Itambaracá, respectivamente, o que possibilitou a elaboração de uma proposta inicial
para revitalização da área administrativa regional. Durante o período de Março a Setembro/2012,
foi realizado pela coordenação administrativa regional um levantamento complementar de
diagnóstico mais abrangente, realizado em visitas pontuais às unidades municipais, sendo
avaliados os principais gargalos e pontos de estrangulamento da área administrativa de cada
unidade municipal da região. Nesse diagnóstico, os principais gargalos identificados na região
foram: ausência de servidores administrativos efetivos na maioria das unidades municipais, em
alguns casos sem nenhum colaborador administrativo cedido e/ou estagiário, infra-estrutura
defasada, tanto de mobiliário, quanto de equipamentos de informática, unidades com estruturas
físicas comprometidas e com necessidade urgente de manutenção, processos de organização e
rotinas administrativas bastante comprometidas, sem padrão estabelecido de organização e
atendimento ao cliente. Com base na análise desses dados obtidos durante todo esse período, foi
estabelecido no mês de Fevereiro/2013 um plano de ação para a região de Cornélio Procópio, que
contou com a participação efetiva de uma equipe de apóio, constituída por 07 servidores
administrativos efetivos da região. De posse das informações de diagnóstico e ações previstas no
plano regional administrativo, a equipe de apóio e coordenação administrativa regional se reuniu
5
em diversas ocasiões, e deferiu-se sobre as principais estratégias de ações a serem adotadas pela
equipe e implementadas na região. As ações foram previstas e programadas numa ordem de
prioridade, estabelecendo o início das ações pelas unidades compostas por estagiários e cedidos
de prefeituras. O critério utilizado na priorização das ações e por quais unidades iniciar, foi
levado em consideração fatores como a alta rotatividade presente nessas funções administrativas
ocupadas por colaboradores cedidos de prefeituras e estagiários, que somavam em torno de
62,5% do total das funções administrativas das unidades municipais da região. Com base nessa
realidade, definiu-se, que as ações deveriam iniciar pela capacitação desses colaboradores, e num
segundo momento se daria a uniformização das informações com os demais servidores efetivos.
A partir de então, foram programadas as primeiras ações, com a implementação do Treinamento
de capacitação de todos os Assistentes Administrativos Municipais, iniciando pelos cedidos e
estagiários, ocorrido no mês de Agosto/2013, em 02 etapas, sendo a 1ª etapa realizada no dia
06/08/2013 na Unidade Regional de Cornélio Procópio e a 2ª etapa realizada no dia 12/08/2013,
com visitação aos municípios de referência de Andirá e Itambaracá, respectivamente. Os demais
servidores efetivos, foram reciclados na seqüência, com realização de reunião do grupo no dia
20/09/2013, na Unidade Regional de Cornélio Procópio. Devido à alta rotatividade nas funções
ocupadas com colaboradores cedidos e estagiários, esse processo de qualificação foi
implementado como uma proposta contínua, sendo realizado no ano de 2014, um novo
seguimento do processo de capacitação, nos mesmos moldes do anterior, ocorrido no mês de
Julho de 2014, sendo a 1ª etapa realizada no dia 18/07/2014, na Unidade Regional de Cornélio
Procópio, e a 2ª etapa realizada no dia 17/10/2014, nas Unidades Municipais de Andirá e
Itambaracá, respectivamente. Durante a capacitação foram abordadas todas as rotinas e processos
envolvidos na área, assim como, foi estabelecido a padronização dos processos e procedimentos
administrativos para todas as unidades municipais. Foi formatado e repassado material de
consulta permanente aos treinandos, com descrição detalhada de todos os processos e rotinas da
área administrativa municipal e regional. O treinamento de capacitação teve a duração de 1,5 dia,
distribuído em 02 etapas, sendo 01 etapa teórica de 01 dia, na sede da unidade regional de
Cornélio Procópio, e 0,5 dia de visitação prática às 02 unidades municipais da região, Andirá e
Itambaracá, respectivamente. Essas duas unidades municipais foram selecionadas
estrategicamente como unidades piloto da região, sendo, portanto, utilizadas como modelo
padrão de organização de todos os processos administrativos. Na unidade municipal de Andirá,
6
foi apresentado o modelo padrão de Arquivo Digital de documentos, com toda a sua
nomenclatura de distribuição de arquivos, assim como também, os procedimentos de
armazenamento seguro dos Documentos Eletrônicos, para realização do processo de Backup,
estabelecendo uma periodicidade mensal de freqüência. Na unidade municipal de Itambaracá,
foram apresentados todos os processos, rotinas e nomenclatura de distribuição de pastas e
organização dos Arquivos Físicos, assim como também, todo o processo de identificação de
documentos e organização de caixas de Arquivos Mortos. Após realizada essa etapa de
capacitação, envolvendo todas as unidades da região e seus colaboradores administrativos, foi
definido junto à equipe de apoio e coordenação administrativa regional, um cronograma de ações
de acompanhamento e suporte a todas as unidades municipais da região, priorizando o início
pelas unidades com colaboradores cedidos e estagiários. As visitas de acompanhamento após
treinamento, foram realizadas sistematicamente nos anos de 2013 e 2014 pelo coordenador
administrativo regional, com a verificação do andamento das ações implementadas ou em
processo de implementação. Com base na análise de observação e percepção do grau de
dificuldade de cada unidade municipal, definiu-se a necessidade e o grau de demanda de apoio
aos municípios. Na prática, esse apoio ocorreu de forma pontual e conforme a necessidade e
demanda das unidades, entre os membros da equipe de apoio, que ocorreu tanto de forma
presencial, quanto através de apoio via e-mail e telefone, ocorrido com maior freqüência.
Durante essas visitas de acompanhamento e monitoramento, foram realizados os ajustes
necessários em cada processo, com a verificação do andamento das ações propostas, além do
suporte na implementação do processo de controle de Documentos Eletrônicos, conforme padrão
estabelecido de Arquivo Digital, assim como, também foram realizados nas unidades que
ofereciam estrutura de informática adequada e compatível, o sistema de disponibilidade de dados
em rede, elegendo uma máquina principal como servidor. Durante esse acompanhamento foram
levantadas junto às unidades municipais, as necessidades de ajustes e melhorias das Estruturas
Físicas/Reformas, Mobiliário e de ajustes de Infra-estrutura de rede de acesso à internet e
telefone. Essas necessidades levantadas, foram solucionadas com a implementação de ações
programadas e realizadas no período de Novembro 2012 a Fevereiro 2014, tais como, as ações de
melhoria e reformas das Estruturas Físicas de 21 unidades municipais e unidade regional,
distribuição de mobiliário novo em todas as unidades municipais e unidade regional com funções
ativas, melhoria de estrutura de rede lógica, com instalação de novos equipamentos de suporte -
7
Kit Rede, para melhor distribuição dos pontos de acesso e funcionalidade dos equipamentos de
informática das unidades. Priorização inicial, com realização de instalação e acesso de internet
Fibra Óptica Copel, nas 18 unidades municipais já com estrutura física de acesso, e as demais
unidades restantes, no decorrer da instalação de infra-estrutura de rede e suplementação do
contrato entre o Instituto EMATER e Copel.
O monitoramento das ações de melhorias programadas e implementadas na área
administrativa, foram realizadas sistematicamente através de visitas e laudos de acompanhamento
administrativo.
Os resultados alcançados através do projeto, foram medidos por meio do monitoramento
sistemático das ações realizadas pelas unidades municipais e unidade regional.
6- CONEXÃO DO TEMA COM OS OBJETIVOS ESTRATÉGICOS DO PROJETO “EMATER
DO FUTURO”:
-É um processo qualificador dos recursos humanos disponíveis nas funções administrativas;
-Tem como objetivos principais, resgatar, otimizar e implementar novos processos nas unidades
municipais e unidade regional;
-Busca uma maior eficiência dos processos e avalia os resultados obtidos, com base no
monitoramento das ações realizadas;
-O monitoramento das ações e os resultados obtidos, são medidos através de laudos de
acompanhamentos sistemáticos realizados junto às unidades municipais da região de Cornélio
Procópio.
-A melhoria da eficiência administrativa, proporcionará uma maior eficácia no desempenho das
atividades técnicas das unidades municipais, e consequentemente trará uma maior otimização na
quantidade e qualidade dos atendimentos realizados junto aos produtores da região de Cornélio
Procópio.
7- ABRANGÊNCIA:
A presente proposta tem como abrangência principal num primeiro momento as 23 unidades
municipais e 01 unidade regional de Cornélio Procópio, envolvendo um total de 27 colaboradores
administrativos, sendo: 13 servidores efetivos, 07 estagiários e 07 cedidos de Prefeituras;
entretanto, poderá ser aplicada a outras unidades municipais e regionais do Instituto EMATER,
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distribuídas geograficamente em outras partes do estado do Paraná, levando-se em consideração o
fato das atividades desenvolvidas nas funções administrativas da região de Cornélio Procópio, se
apresentarem com características comuns e/ou em condições muito próximas em termos de
composição das atividades envolvidas nas funções administrativas; assim como, possui uma
realidade comum e bastante peculiar de ocupação dessas funções nas demais regiões do estado,
com colaboradores administrativos cedidos de prefeituras e estagiários.
8- RESULTADOS DO PROJETO:
-Capacitação de 100% dos colaboradores administrativos da região, através da realização de 02
módulos de Treinamentos Administrativos seqüencial, com 12 horas de duração cada módulo,
sendo 1ª etapa 08 horas - teórico e 2ª etapa 04 horas - prático, envolvendo todos os colaboradores
efetivos, cedidos e estagiários, durante os anos de 2013 e 2014.
-Qualificação de 100% dos colaboradores administrativos da região de Cornélio Procópio, numa
proposta contínua, levando-se em consideração a rotatividade presente entre os colaboradores
cedidos e estagiários das unidades;
-Realização de ajustes e Padronização dos processos e procedimentos administrativos em 87,5%
das unidades, envolvendo 20 unidades municipais e 01 unidade regional, com estabelecimento de
um padrão único adotado na região, com monitoramento periódico através de visitas e laudos de
acompanhamento administrativo às unidades municipais da região;
-Implementação de processo de Organização de Documentos Eletrônicos, através do padrão de
Arquivo Digital EMATER, implantado em 91,7% das unidades, sendo 21 unidades municipais e
01 unidade regional de Cornélio Procópio;
-Melhoria na qualidade das condições de trabalho e de Infra-estrutura Física das unidades, através
de Reformas executadas em 91,7% dos Escritórios, atendendo 21 unidades municipais e 01
unidade regional, durante os anos de 2012 e 2013, de um total de 24 unidades na região de
Cornélio Procópio;
-Melhoria nas condições interna de trabalho, através da renovação de Mobiliários, com
distribuição de novas Estações de Trabalho e móveis de suporte para a melhoria de arquivos, em
100% das funções ativas da região de Cornélio Procópio.
-Melhoria na Estrutura Interna de Rede para acesso a Internet Fibra Óptica, com ajustes e
adequações realizadas em 18 unidades da região, ou 75% do total, objetivando a fácil
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disponibilidade de acesso através de Fibra Óptica Copel, de um total de 23 unidades municipais e
01 unidade regional;
-Instalação e acesso de Internet Fibra Óptica Copel em 75% das unidades da região, envolvendo
17 unidades municipais e 01 unidade regional de Cornélio Procópio, realizada nos anos de 2013 e
2014.
-Aumento de 50% na eficiência do desempenho das atividades administrativas das unidades
municipais com colaboradores cedidos de Prefeituras e ou estagiários, e uma conseqüente
melhoria da eficiência na área técnica, quando comparado com dados de diagnóstico levantados
no ano de 2011 (Plano Administrativo Regional, 2011 – 2014). Foi utilizado como instrumento
de mensuração o uso de laudos de acompanhamento administrativo, para o monitoramento das
ações realizadas, em todas as unidades municipais da região;
-Potencial de difusão do projeto para outras unidades administrativas do Instituto EMATER, de
outras regiões do estado do Paraná.
9- AGRADECIMENTOS
Agradeço a Deus e a todos os colegas Assistentes Administrativos que participaram de
forma direta e indireta deste projeto, e em especial à Equipe de colaboradores Administrativos
Wander Adriano Maluf Miranda, Maria Angélica Paulino Carvalho, Maristela Gobo da Silva,
Luciene Fernandes Sachi, Zenir de Sá Cestaro Sala, Sandra Maria Pereira Rodrigues e Ana
Márcia Cassarotti Carvalho, pela sua atenção, apoio e dedicação despendidos durante toda a
implementação do Processo.
10- PARCEIROS PRINCIPAIS
-CIPA Regional Instituto EMATER - Cornélio Procópio;
-Unidade Regional e Unidades Municipais da Região de Cornélio Procópio.
11- REFERÊNCIAS
-CIPA Regional Instituto EMATER, Mapa de Riscos, Mês Maio, Ano 2010;
-Unidade Regional Instituto EMATER, Plano Administrativo Regional, Cornélio Procópio,
Anos 2011- 2014.
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FOTOS:
Treinamento - Uniformização de Procedimentos Administrativos 2ª Etapa 2013 UnidadeRegional de Cornélio Procópio
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Treinamento Administrativo 1ª Etapa 2013 - Unidade Regional Cornélio Procópio
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Treinamento Administrativo 2ª Etapa 2014 - Visita Unidade municipal de Andirá
Treinamento Administrativo 1ª Etapa 2014 - Unidade Regional Cornélio Procópio
Treinamento Administrativo 2ª Etapa 2014 - Visita Unidade Municipal Itambaracá
Treinamento Administrativo 2ª Etapa 2014 - Visita Unidade Municipal Itambaracá
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