Productos financieros 2013 1

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SERVICIOS G4S DOCUMENTA

¿QUÉ ES EL OUTSOURCING ESTRATÉGICO?

RESPONSABLE: JEFE DE OPERACIONES

AREA: G4S DOCUMENTA

Los servicios de Outsourcing Estratégico que ofrece G4S DOCUMENTA, en esta propuesta son estrategias de administración de personal, recursos y procesos que le permitirán a NUESTRO CLIENTE dedicarse exclusivamente al desarrollo de su misión, dejando en manos de expertos las labores técnicas y operativas esenciales en la ejecución de procesos archivísticos. G4S DOCUMENTA se ha especializado en el manejo de información, bajo la modalidad de Outsourcing, con el fin de brindar soluciones y beneficios en la gestión documental. Nuestro objetivo es incrementar tanto la calidad como la eficiencia en procesos, mediante la integración de un recurso humano altamente calificado, para el manejo de la información y documentación.

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CAPTACIÓN Y VALIDACIÓN DE EXPEDIENTES FÍSICOS (OUT HOUSE)

RESPONSABLE: JEFE DE OPERACIONES Captación y validación de expedientes

AREA: G4S DOCUMENTA

OBJETIVO GENERAL: “Completar expedientes de productos financieros (tarjetas de crédito, prestamos, seguros, etc.)” OBJETIVOS ESPECIFICOS: Recolectar registros de información de clientes de cada institución financiera en formularios regulatorios. Recopilación legible de papelería de soporte regulatorio y crediticio requerido al cliente. Adjuntar firmas del cliente en formularios regulatorios y del banco Validar cierta información del formulario versus el documento proporcionado por el cliente.

RESPONSABLE: JEFE DE OPERACIONES Captación y validación de expedientes

AREA: G4S DOCUMENTA

DESCRIPCION DE TAREAS Cumplir con la distribución correcta de las citas asignadas a cada Documentador de acuerdo a la zonificación de citas. Manejar un Reporte de Documentación que se traslade diariamente a la gerencia de TMK que proporcione toda la información del status de los ingresos recibidos a diario con un análisis consolidado y por producto.

RESPONSABLE: JEFE DE OPERACIONES OBJETIVOS ESPECIFICOS

AREA: G4S DOCUMENTA

Los documentadores pueden ajustar sus procesos a la necesidades de los clientes de cada institución financiera como por ejemplo

Ventas Urgentes

Cambio de ubicación del cliente

Modificación de horarios

Y todo esto se monitorea por medio de

Controles de visitas físicas

Controles de visitas por GPS

RESPONSABLE: JEFE DE OPERACIONES Reportes

AREA: G4S DOCUMENTA

Todos los días se reporta el seguimiento de cada cuenta con la siguiente información

Cuenta liquidada: si / no

Si la cuenta no ha sido liquidada se da a conocer el motivo ( cliente no estaba en el lugar y no se pudo contactar vía telefónica, cliente necesita mas información, cliente no le interesa y cualquier otra información que sea importante para el área de TLMK.

Reporte diario de cuentas asignadas

Reporte diario de cuentas en problema

Reporte diario de GPS

RESPONSABLE: JEFE DE OPERACIONES FLUJOGRAMA

AREA: G4S DOCUMENTA

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Recolectores

RESPONSABLE: JEFE DE OPERACIONES BENEFICIOS

AREA: G4S DOCUMENTA

•  Personal con mayor disposición para temas administrativos y no operativos.

•  Reportes diarios del cuadre de la documentación.

•  Mejor control de los documentos

RESPONSABLE: JEFE DE OPERACIONES PROCESO

AREA: G4S DOCUMENTA

•  Mensajería entrega los paquetes al área de PROCESAMIENTO DE PAGOS.

•  Procede abrir los sobres y verifica el contenido •  Ordena los documentos por servicio es decir ordena y ubica todo lo que

es pago de agua, luz, teléfono, etc. •  Genera el REPORTE DE PAGOS DE RECOLECTORES. •  Toma cada uno los paquetes ya ordenados por servicio y revisa contra

el REPORTE DE PAGOS DE RECOLECTORES que este, verificando montos y numero de recibo.

•  Al terminar de la verificación se coloca en un sobre para ser entregada al MENSAJERO.

•  El mensajero recoge el paquete para luego entregarlo al cliente directamente


AREA: G4S DOCUMENTA

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CARPETA ÚNICA

RESPONSABLE: JEFE DE OPERACIONES CARPETA ÚNICA

AREA: G4S DOCUMENTA

•  Consiste en consolidar todo tipo de documentos generado por un cliente (prestamos, tarjetas de credito, cuenta monetaria, etc).

•  Estos documentos se digitalizan y se colocan en carpeta unica por tipo de producto que tiene dicho cliente.

•  La documentacion se coloca en la nube para su facil consulta mediante usuarios y pasword

RESPONSABLE: JEFE DE OPERACIONES CARPETA ÚNICA

AREA: G4S DOCUMENTA

•  Consiste en consolidar todo tipo de documentos generado por un cliente (prestamos, tarjetas de credito, cuenta monetaria, etc).

•  Estos documentos se digitalizan y se colocan en carpeta unica por tipo de producto que tiene dicho cliente.

•  La documentacion se coloca en la nube para su facil consulta mediante usuarios y pasword

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SOFTWARE DOCUMENTA

RESPONSABLE: JEFE DE OPERACIONES DEPARTAMENTO DE OPERACIONES: ORGANIZACIÓN

AREA: G4S DOCUMENTA

Documenta cuenta con un Software para la administración de información el cual controla los movimientos de: cajas, c a r p e t a s , e x p e d i e n t e s , m e d i o s magnéticos . Por medio de ubicaciones, clientes, ordenes de entrada, salida, pedidos, entregas, manejo de reportes y mas.

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ARCHIVO MUERTO


AREA: G4S DOCUMENTA

G4S Documenta, presta un servicio Integral especializado en la administración de los archivos físicos activos e inactivos de las empresas, basados en principios archivísticos y logísticos adquiridos durante varios años de experiencia, orientando los servicios hacia prácticas eficientes que garantizan la disponibi l idad, localización exacta, integridad, confidencialidad y trazabilidad de su información. Este servicio permite reducir los costos por concepto de almacenamiento de la información, liberando áreas físicas para que puedan ser utilizadas en los procesos productivos de su organización.

RESPONSABLE: JEFE DE OPERACIONES ARCHIVO MUERTO

AREA: G4S DOCUMENTA

Beneficios -  Ahorro de espacio físico que puede ser utilizado por el área administrativa u operativo no teniendo que cambiar de edificio. -  Control de los documentos -  Se evita el desperdicio de espacio útil almacenando documentos de uso poco frecuente. - Evita el extravío de documentos que pueden traer problemas legales, fiscales, baja productividad o mal servicio con sus clientes por no encontrar oportunamente documentos importantes. - Evita el desperdicio de su tiempo o el de su personal buscando documentos; permítanos darle una rápida respuesta para optimizar el giro de su negocio. - Evita que personas no autorizadas tengan acceso a información importante de su negocio.

RESPONSABLE: JEFE DE OPERACIONES FLUJOGRAMA DE ARCHIVO MUERTO

AREA: G4S DOCUMENTA

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ARCHIVO VIVO


AREA: G4S DOCUMENTA

G4S Documenta, cuenta con áreas especiales para la custodia de información activa, donde es recibida, clasificada y ordenada de acuerdo a las necesidades de los clientes y a las disposiciones archivísticas existentes, para posteriormente custodiarla en estantería abierta que permite su fácil ubicación y ágil disposición para su consulta. BENEFICIOS

- Ahorro de espacio en las oficinas. - Mejor control de la documentación - El control y despacho de documentos se hace por expediente.


AREA: G4S DOCUMENTA

RESPONSABLE: JEFE DE OPERACIONES IMAGENES DE UN ARCHIVO VIVO

AREA: G4S DOCUMENTA

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MEDIOS MAGNETICOS


AREA: G4S DOCUMENTA

G4S Documenta, custodia y almacena con disponibilidad de consulta de 24 horas al día 365 días al año, todo tipo de medios magnéticos (CD´s, Cartridges, Datacartridges, LTO, Disquettes, Cintas de Carrete, Microfilms, etc) en bóvedas de alta seguridad con condiciones ambientales controladas, sistemas automáticos de extinción de incendios y acceso restringido, como medida preventiva en caso de un desastre o pérdida involuntaria de los archivos vitales. BENEFICIO:

- Los Back up están resguardados en nuestra bodega de alta seguridad -Disponibilidad de un área especifica para procesar la información en momento de una emergencia


AREA: G4S DOCUMENTA

RESPONSABLE: JEFE DE OPERACIONES IMAGENES DEL RESGUARDO DE MEDIOS MAGNETICOS

AREA: G4S DOCUMENTA

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CENTRO DE ADMINISTRACION DOCUMENTAL (CAD)


AREA: G4S DOCUMENTA

Objetivo - Es una unidad administrativa que en forma centralizada procesa en las instalaciones del cliente el manejo y el control de los documentos producidos o recibidos por una empresa (pública o privada)

- Se Administra y gestiona la correspondencia de las empresas dentro de sus instalaciones, aplicando políticas, normas y procedimientos para mantener los principios de integridad, confidencialidad y seguridad de la información con el recurso humano capacitado por G4S Documenta

BENEFICIOS: - Control de documentos mediante un SW especializado para darle seguimiento a información -Generación constante de reportes, controles e indicadores


AREA: G4S DOCUMENTA

El objetivo es: custodiar y administrar los archivos físicos activos e inactivos manteniendo la confidencialidad y disponibilidad de la información

PC = Punto de Control ( Verifica que los requerimientos del cliente se han tenido en cuenta a cabalidad , cumpliendo con los estándares ofrecidos .

DEPARTAMENTO DE OPERACIONES FLUJOGRAMA RESGUARDO DE INFORMACION 2012

G 4 S DOCUMENTA

RECIBIR INFORMACION Y / O DOCUMENTOS

CLASIFICAN DOCUMENTOS

ORDENAN DOCUMENTOS

DIGITAR LOS DOCUMENTOS

ARCHIVAR LOS DOCUMENTOS

CONSEVAR LOS DOCUMENTOS

FACILITAN LOS DOCUMENTOS

PC 1

PC 2

PC 3

PCC

RESPONSABLE: JEFE DE OPERACIONES IMAGENES DE UN CAD

AREA: G4S DOCUMENTA

RESPONSABLE: JEFE DE OPERACIONES CASO DE EXITO

AREA: G4S DOCUMENTA

En Julio del año 2012 tuvimos la necesidad de ordenar y mejorar la administración de las bodegas de documentos que habia en el edificio de Novartis Guatemala. Para realizar este trabajo se buscaron proveedores en el mercado y luego de una seleccion se decidio por contratar a G4S Documenta. Ellos estuvieron a cargo de ordenar, sacar a destruccion los documentos obsoletos, inventariar, etiquetar y colocar en cajas los documentos a almacenar, para finalmente administrar las bodegas en nuestras instalaciones manteniendo en sitio dos personas permanentemente. Durante todo el proceso el equipo de G4S Documenta ha mostrado profesionalismo y dominio del proceso de la administracioón de documentos, ayudandonos en mejorar satisfactoriamente nuestros procesos y mantener un adecuado control y manejo de nuestros documentos. Debido a esta experiencia recomiendo a G4S Documenta calificandola como un proveedor serio y experto en el tema. Jorge Davila IGM Manager para Centroamerica y el caribe

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DOCUMENTA EXPRESS

RESPONSABLE: JEFE DE OPERACIONES DOCUMENTA EXPRESS

AREA: G4S DOCUMENTA

Objetivo del Proyecto Documenta Express tiene como objetivo la disminución del transito de mensajeros dentro del edificio, así mismo la ubicación e información a los mensajeros de las oficinas respectivas.

Sin dejar por desapercibido la administración de correspondencia de las diversas oficinas.


AREA: G4S DOCUMENTA

ESTADISTICA

Antes Ahora %

Ingreso de Mensajeros 3,127 1,391 44.48

G4S Documenta Express (Recepción) 1,736 55.52


AREA: G4S DOCUMENTA

ESTADISTICA

Antes Ahora %

Ingreso de Mensajeros 3,127 1,391 44.48

G4S Documenta Express (Recepción) 1,736 55.52


AREA: G4S DOCUMENTA

Ø  Antes

De 3 a 5 minutos para acceder al Edificio

Ø  Ahora

De 1 a 2 minutos para acceder al Edificio


AREA: G4S DOCUMENTA

Antes

1 Vez al mes

Ahora

1 vez cada 2 meses


AREA: G4S DOCUMENTA

Se disminuye el uso del recurso y presenta el ahorro del 13 %


AREA: G4S DOCUMENTA

El riesgo de algún atentado o bien un intento de asalto al edificio, es menor

cuando No hay movimiento excesivo de mensajeros


AREA: G4S DOCUMENTA

Entrega correspondencia

Recibe y registra datos de

correspondencia y entrega contraseña

de recepción a mensajero

Todo correcto?

Mensajero externo Digitador Auxiliar

Imprime código de barras y coloca en

documentación recibida lista para

entregar

Entrega correspondencia a

clientes, solicitando firma, sello y

devuelve planilla de entrega a coordinador

Digitador

Clasifica documentación por

nivel y empresa

Auxiliar

Reúne todas las planillas y verifica

entregas

Coordinador

No

Ingresa información de

entrega de documentos para cerrar el proceso

Digitador

Consultar base de datos y verificar

datos de correspondencia

Coordinador

Si

Proceso de Entrega de Correspondencia

Fin

Inicio

RESPONSABLE: JEFE DE OPERACIONES CASO DE EXITO

AREA: G4S DOCUMENTA

Hacemos constar que conocemos a la empresa G4S quienes nos brindan el servicio de Documenta Express en Centro Gerencial las Margaritas desde Enero de 2011. En este tiempo hemos podido confirmar que su buen servicio al enviar la correspondiencia de forma directa y eficiente a cada una de las oficinas que forman parte de este Centro Gerencia. Cada uno de sus empleados se desempeña de forma positiva, proactiva y profecional. Licda. Monica Pineda Administradora Centro Gerencial las Margaritas

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DIGITALIZACIÓN


AREA: G4S DOCUMENTA

- Digitalización de documentos es el mecanismo más sencillo, eficiente y rentable para almacenar, administrar y consultar grandes volúmenes de documentos, en forma de imágenes digitales. - Las imágenes digitales se pueden almacenar en los discos internos de cualquier computadora personal, en arreglos de discos o sistemas de almacenamiento masivo, con respaldos en discos CD-R o DVD que garantizan su conservación en óptimas condiciones


AREA: G4S DOCUMENTA

BENEFICIO: - Reducción de las áreas de archivo físico. - Reducción de riesgos por pérdida de documentos y deterioros.

- Ahorros en papel, tonners, copiadoras, impresoras, mobiliario de archivos, etc.

- Con diferencia del papel, las imágenes digitales no pierden nitidez, ni se dañan gradualmente con el paso del tiempo.

- Se comparten los documentos digitales a través de Internet o de CD´s, NO a través de Fotocopias.


AREA: G4S DOCUMENTA

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DIGITACIÓN


AREA: G4S DOCUMENTA

BENEFICIOS

-Ubicación rápida de la información evitando consultas físicas de los documentos. -Servicio de digitación en dependencias del cliente (outsourcing). -Servicio de digitación de documentos en nuestro centro de producción (insourcing) -Selección de personal según sus requerimientos.

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BACK UP


AREA: G4S DOCUMENTA

- Esta es una opción local para el resguardo de archivos y bases de datos de las empresas. Comúnmente la información que se necesita almacenar es la que se cataloga como información sensible y critica.

BENEFICIOS - Copias de seguridad desde cualquier lugar del mundo, a través de internet.

- Disponibilidad de la información al momento de un incidente o siniestro.

- Previa planificación y programación se ejecuta la copia de seguridad automáticamente (puede ser en horarios fuera de oficina).


AREA: G4S DOCUMENTA

- Genera informes de los resultados del backup vía correo electrónico a un responsable de velar porque los backups se hagan correctamente. - Backup de laptop: al momento de conectarse al intenet, la aplicación lo detecta detecta y hace el backup de manera “silenciosa”. - Contiene los addins para diferentes tipos de bases de datos. - Configuración amigable al usuario, incluso a usuarios inexpertos. - Se puede instalar tanto en servidores, PCs y Laptops - Funciona para sistemas operativos Linux (Unix), Windows, Mac OS, Novell.

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VALIDACION DE HUELLA Y DPI

RESPONSABLE: JEFE DE OPERACIONES VALIDACION DE HUELLA Y DPI

AREA: G4S DOCUMENTA

"DPI+HUELLA DIGITAL" es una herramienta idónea para la verificación de los datos pregrabados en el Chip tipo SIM por medio de la comparación Visual, Física y Digital dando así la certeza y la legalidad de que el DPI que la persona presenta en realidad corresponde a ella ya que valida la huella de dicho DPI y que este es verdadero y legítimo y además tiene el beneficio de extraer la información del chip una Base de Datos.

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FACTURA ELECTRÓNICA

Powered by www.documenta.com.gt

Es la representación en un archivo electrónico (xml) de un documento

tributario (factura, nota de crédito, nota de

debito), que uAliza estándares definidos por la SAT que cumple

con lo establecido en la Ley del IVA y su reglamento y conAene un Código de

Autorización de Emisión de Facturas (CAE) el cual garanAza su autenAcidad.


Ø  GFACE Autorizado y Certificado por la SAT Ø  Misma validez que la factura tradicional (pre impresos y auto impresor) Ø  Integración sencilla y sin necesidad de interfaces ajenas o instalación de

software de 3eros. Ø  Ideal para pegar con cualquier sistema de facturación dándole

autorización de impresor en hoja en blanco o ticket de forma inmediata Ø  Transparente al operador Ø  Procesos de contingencia por inestabilidad de enlace (puede facturar sin

internet si este llega a fallar) Ø  Aplica a cualquier ambiente (Windows, Linux, OS, sistemas móviles,

etc.)


EFACE Emisor

ERP/Facturador

GFACE Generador

Servicio WEB Publicado por G4S

ENVIA XML Nativo con Información a certificar

RECIBE CAE (certificación) para alimentar ERP

El sistema emisor se vuelve auto impresor

G4S Envía automáOcamente una forma grafica autorizada por la SAT y el XML cerOficado al

Cliente

Consulta de los documentos generados por medio de un portal

web de G4S con usuarios ilimitados creados y administrados

por el Emisor


ü  Elimina necesidad de imprentas (pre impresos)

ü  Puede disminuir significaAvamente el uso de papel para la impresión de factura.

ü  No requiere autorización de auto impresor

ü  Cierra el circulo del e-‐commerce al poder enviarse los documentos por correo electrónico a los clientes en lugar de ser impresos y entregados Msicamente

ü  Elimina almacenaje ya que no se requieren copias de contabilidad o archivo

ü  Elimina logísAca de recolección de documentos en sucursales. ü  Elimina la necesidad de cerAficaciones en caso de reimpresión. ü  Mejora la gesAón interna al estar toda la información centralizada con un

acceso inmediato desde cualquier lugar con internet y con usuarios ilimitados de consulta.

ü  Facilita interacción con clientes agilizando la comunicación por medios electrónicos.

ü  El resguardo por 4 años de los documentos es responsabilidad de G4S y no del contribuyente.

Distribución

Comunicación WS

Consumir Web Service para envío y

recepción de transacciones

Pruebas Pruebas Integrales

Adaptación de proceso de facturación ERP

Lógica y Formatos de

Impresión

Lógica de Creación y Cancelación

Generación XML

Obtención de Datos de ERP

Prerrequisitos de implementación Contrato Resoluciones Formulario 318

Entrada a Producción Liberación Preparación


Capacitaciones Capacitación

Tiempo Estimado: 30 a 45 días calendario


AREA: G4S DOCUMENTA


AREA: G4S DOCUMENTA

En Documenta contamos con la mas alta tecnología de seguridad para garantizar su información: Monitoreo 24Hrs.

Controles de Acceso


AREA: G4S DOCUMENTA

Sistema de detección de incendios:

Sistemas de seguridad perimetral


AREA: G4S DOCUMENTA

Extinguidores y Supresores: Control de acceso electrónico y planta de contingencia para la continuidad del servicio:


AREA: G4S DOCUMENTA

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