Comunicao Interna A Comunicao Interna engloba todas as prticas
e processos comunicativos de uma determinada organizao com o seu
pblico interno (funcionrios, colaboradores, acionistas). Sendo
estabelecida de forma correta, alm de resultados positivos nas reas
administrativas, mercadolgica e econmica, consegue tornar o
ambiente de trabalho mais harmonioso e agradvel para todos que
constituem a empresa. 2
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Comunicao Interna Criar um planejamento estratgico,
padronizando seus veculos de Comunicao, a organizao consegue passar
informaes importantes, de forma organizada, clara e objetiva para
seu pblico interno, evitando o surgimento de suposies e comentrios
errneos, deixando os funcionrios seguros e motivados, estabelecendo
uma imagem harmnica e clara que transmite confiabilidade e
credibilidade. 3
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Comunicao Interna Neste processo de reestruturao, so vrios os
recursos que a organizao pode utilizar para que esta Comunicao
Interna comece a funcionar trazendo resultados positivos com o
passar do tempo, como: a criao de uma intranet nica, a utilizao de
jornal mural e jornal interno, realizando pesquisas de satisfao e
clima interno para tomar conhecimento da imagem que a organizao
possui na cabea de seus colaboradores. 4
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Comunicao Interna Os colaboradores de uma organizao querem ter
conhecimento dos negcios da empresa, das decises que ela toma, da
situao que ela se encontra. A falta de informao, de uma comunicao
entre empresrios e funcionrios acaba gerando desmotivao e falta de
comprometimento. Torna-se fundamental comunicar a misso da empresa,
seus valores, metas e objetivos ao pblico interno, pois quanto
maior for seu envolvimento com a organizao, maior ser o seu
comprometimento. 5
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Estrutura de uma Comunicao Interna Identificar canais de
comunicao interna adequados uma tarefa cuidadosa e que exige um bom
conhecimento da empresa, dos seus costumes, da sua cultura e do
perfil dos empregados. Conhecer o pblico e saber como chegar a cada
um o ponto de sada e a garantia de sucesso de um programa de
comunicao interna. 6
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Estrutura de uma Comunicao Interna O cuidado com a linguagem,
com os meios fundamental. No se pode informar a todos da mesma
maneira, com o mesmo linguajar e com os mesmos veculos, a no ser
que a neste caso d preferncia para a linguagem simples e que todos
tenham acesso ao veculo, que pode ser uma reunio coletiva ou um
informativo impresso. 7
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Estrutura de uma Comunicao Interna Hoje, devido a custos,
muitas empresas esto escolhendo trabalhar a comunicao via Internet.
Quando todos, ou grande parcela, tm acesso tudo bem, isso funciona.
Caso contrrio, alternativas devem ser identificadas, como murais em
locais estratgicos (refeitrio, entrada da empresa, local do
cafezinho, nibus) e sistema de som. 8
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Estrutura de uma Comunicao Interna Qualquer iniciativa de
comunicao deve passar por planejamento, revisto e discutido por uma
equipe que contemple vrias reas da empresa, desde que a rea de
comunicao e a de recursos humanos interajam e se comprometam com o
processo. muito comum apenas uma das reas assumir, eximindo a outra
da responsabilidade, mas chamando-a para o trabalho "braal".
Enquanto no houver integrao nas prprias reas, iluso acreditar que a
comunicao interna vai fluir. 9
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A comunicao interna pode ser definida como um conjunto de
mtodos e tcnicas para informar, conscientizar, mobilizar, motivar e
transformar o relacionamento nas organizaes e seus pblicos diretos
que afetam seus objetivos sociais e mercadolgicos. Comunicao
Interna
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A viso da Escola de Louvaine (Blgica) A Comunicao Interna no
est limitada ao controle e gesto dos aspectos operacionais. Prope
uma definio explicativa/interpretativa da comunicao interna como o
conjunto contextualizado de comportamentos e opinies em
interao/conflito/embate/dilogo numa dada organizao. A organizao um
sistema de comunicao. Comunicao Interna
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Enfoque Operacional: Centra-se na maneira como as mensagens so
transmitidas. Comunicao interna seria o conjunto de dispositivos de
informao como as instrues, as ordens, as metas. Esses dispositivos
so aspectos constituintes da comunicao e contribuem para o alcance
dos objetivos organizacionais pela disseminao e controle da
informao. Comunicao Interna
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Enfoque integrativo Nasce do reconhecimento da importncia do
fator humano no processo produtivo. Assim, a moral e a motivao se
constituram em temas essenciais para a comunicao Comunicao Interna
seria o conjunto de aes que a organizao coordena com o objetivo de
motivar e manter uma certa coeso interna em torno de um certo nmero
de valores que precisam ser reconhecidos e compartilhados por
todos. Comunicao Interna
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Erros empresariais Separao produtor/produto Perda do sentido do
trabalho (separao trabalhador/ao). Separao trabalhador/proprietrio.
Crescimento contnuo/excesso de produo sem planejamento Degradao do
ambiente Comunicao Interna
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A prtica ensinou... Conhea bem os seus pblicos, seja honesto na
informao. Nunca subestime o poder da cultura corporativa. Seja
agente da mudana e intrprete das culturas organizacionais. Estimule
nas pessoas o sentimento de pertencimento. Encoraje o aprendizado e
o crescimento contnuo das pessoas. Crie um clima que estimule os
desafios e a criatividade. Inspire entusiasmo. Comunicao
Interna
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Comunicao interna estratgica pele. olho no olho. colocar a bota
no barro.
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Comunicao Interna
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Investigar Objetivos: Elaborar uma poltica de escuta do clima
organizacional. Considerado como fator chave para poder se
antecipar a qualquer disfuno, assim como para criar um clima
dinmico por meio da pluralidade de opinies. Mtodos e meios:
Auditorias de comunicao e pesquisa. Condies para o xito: Obter um
bom conhecimento prvio da cultura organizacional, da histria da
organizao e seu funcionamento; verificar a capacidade de resposta
da organizao; comprovar a capacidade que a administrao tem de
escutar a todos os nveis da organizao e de fazer bom uso da
informao que recebe; e manter uma relao estreita e constante com os
responsveis pela gesto de pessoal. Fonte: Association Franaise de
Communication Interne Comunicao Interna - Funes
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Orientar Objetivos: A capacidade de sensibilizar sobre os
diferentes aspectos da empresa considerada ferramenta de gesto
empresarial da comunicao interna. Mtodos e medida: Utilizar a
experincia na gesto empresarial; dar aos empresrios, durante as
fases de elaborao e desenvolvimento de aes de comunicao interna,
uma finalidade relevante; ser capaz de responder, antes de iniciar
uma ao de comunicao, s perguntas: que, quem, quando, onde, porque?.
Condies para o xito: A capacidade de deciso e gesto; a capacidade
de formar e educar em comunicao; a necessidade de dar importncia
comunicao oral e cotidiana. Comunicao Interna - Funes
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Informar Objetivo: Conceber uma poltica de informao escrita,
oral e audiovisual para dar resposta s necessidades de informao do
pblico interno. Mtodos e medidas: Definir condies precisas para
cada suporte afirmativo; organizar e hierarquizar a coleta, seleo e
validao de informes; avaliar o impacto e o efeito das aes de
informao. Condies para o xito: Possuir um bom conhecimento do
ambiente da empresa (cultura, posicionamento, imagem interna e
externa); dominar as tcnicas ligadas gesto da informao; e ter boa
relao com os meios de comunicao a fim de assegurar uma difuso de
informao coerente. Comunicao Interna - Funes
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Animar e coordenar Objetivo: Constituir redes de colaboradores
com fins informativos, de conhecimento do clima social e do
ambiente de trabalho. Mtodos e medidas: Eleger e identificar os
colaboradores colocando a sua disposio a informao necessria e a
metodologia adequada; manuteno, formao e avaliao da eficcia de seus
resultados. Condies para o xito: Organizar encontros entre
colaboradores para evitar isolamento; reconhecer suas aptides para
poder oferecer as misses mais adequadas; revisar o uso da informao
transmitida na empresa. Comunicao Interna - Funes
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Organizar campanhas Objetivo: Mobilizar um grupo de
trabalhadores com a misso de organizar campanhas ou reunies de
Comunicao Interna. Mtodos e medidas: Elaborar documentao com toda a
informao necessria para transmitir (objetivos perseguidos,
mensagens emitidas, oramentos, etc.); saber organizar as campanhas
(eleio do lugar, do diretor, trabalho oramentrio e logstico, etc.);
medir o efeito e o impacto. Condies para o xito: Vigiar o efeito
que se pode ter, sem esquecer uma coordenao e cooperao entre a rea
de Comunicao Interna e os responsveis pela campanha. Comunicao
Interna - Funes
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Formar Objetivo: Favorecer o aperfeioamento e as capacidades de
comunicao dos membros responsveis pela comunicao interna. Mtodos e
medidas: Pensar em um nmero determinado de responsveis para cada ao
de formao (objetivos, tipos de pblico, projetos pedaggicos, planos,
etc.); imprescindvel que os membros conheam as tcnicas, estratgias
e polticas de comunicao, alm de contribuir para uma boa formao;
necessria uma mudana efetiva de prticas profissionais coletivas.
Condies para o xito: A definio de objetivos de formao deve vir
sempre acompanhada de uma concretizao profunda de todos os
interesses dos trabalhadores (recursos humanos, salrios, gesto
empresarial, etc.); permanecer particularmente atento relao entre
os objetivos perseguidos e os meios de comunicao usados para
alcan-los. Comunicao Interna - Funes
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Escutar e compreender o corpo organizacional (conversas formais
e informais); Elaborar e fazer circular a informao (poltica de
comunicao e suportes e meios de informao); Gerenciar a equipe
(animar e liderar). Comunicao Interna - Funes
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63% - Resistncia e falta de apoio, reconhecimento ou
engajamento da alta direo e presidncia 19% - Verba insuficiente 11%
- Resistncia dos funcionrios/colaboradores 5% - Falta de
profissionais qualificados Comunicao Interna - Problemas
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Motivao satisfao produtividade. Interao colaborao (chefias,
presidente, sociedade). Evita boatos. Contribui para imagem
positiva da organizao. Comunicao Interna - Benefcios
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O imprio da informao: um empregado informado um empregado
motivado e produtivo. Eficcia organizacional: 97 % dos empresrios
esperam obter resultados com a comunicao. Comunicao Interna
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O que quero comunicar? Com que inteno? Para quem? Utilizando
qual meio? Roteiro: 1. o que quero falar; 2. qual o meu objetivo;
3. para quais pblicos vou falar e; 4. quais aes de comunicao vou
realizar para isso. Planejamento em Comunicao
Comunicao oral (face a face) Balco de informaes - portaria
Palestras, reunies (informar e identificar necessidades e
expectativas) Eventos culturais/esportivos Poltica de portas
abertas Visitas ao cho de fbrica, caf-com-presidente, happy hour
Comunicao Interna - Meios
Comunicao sonora Sistema de som (rdio avisos programas)
Telefone Comunicao Interna - Meios
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Comunicao audiovisual Telo TV Comunicao Interna - Meios
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10 aes que facilitam a comunicao interna No so poucos os casos
de empresas que constantemente reclamam de problemas na comunicao
interna e que, consequentemente, isso provoca situaes que vo desde
a gerao de conflitos entre dois ou trs membros de uma equipe, at
mesmo o comprometimento do clima organizacional. Que a comunicao
interna eficaz indispensvel para a gesto estratgica da empresa isso
fato. 37
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10 aes que facilitam a comunicao interna Contudo, podemos
constatar que algumas aes simples podem ser adotadas no dia a dia e
que nem sempre exigem altos investimentos, porm do um retorno
expressivo s empresas. Confira algumas delas e quem sabe, voc pode
aplic- la ou aprimor-las no seu ambiente de trabalho! 38
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10 aes que facilitam a comunicao interna 1 - Poltica de portas
abertas sempre tem tima repercusso por quem a adota. bom ressaltar
que a empresa onde o gestor sempre est disposto no somente a ouvir,
mas principalmente a escutar o que os liderados tm a dizer, a
comunicao interpessoal e os nveis de confiana tendem a crescer.
Existem empresas que levam literalmente a "Portas Abertas" ao p da
letra e chegam a abolir as portas em troca de divisrias que
permitem que os profissionais possam olharem-se literalmente e isso
vale para lderes e liderados. 39
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10 aes que facilitam a comunicao interna 2 - Prtica do feedback
deve ser constante e sempre aprimorada entre todos os nveis
hierrquicos, e nunca vista como uma ao pontual que precisa ser
aplicada em um momento de crise da organizao. Isso porque dar e
receber feedback tambm est diretamente relacionado s aes
comportamentais e os profissionais s conseguem incorpor-la ao dia a
dia, quando o processo faz parte da sua rotina. Lembremos aqui que
o feedback um instrumento de desenvolvimento para o talento e nunca
uma ferramenta de "retaliaes". 40
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10 aes que facilitam a comunicao interna 3 - Uso frequente dos
canais de comunicao da empresa como e-mails, murais, caixas de
sugestes. A organizao que possui meios para se comunicar com seus
funcionrios, precisa utiliz-los ao mximo e com constncia, uma vez
que isso ir gerar nas pessoas o hbito de acompanhar as "ltimas
notcias da empresa" e o que mais importante: vindas de fontes
segurar. No preciso alto investimento para que a comunicao flua na
organizao, lembre-se de que um mural localizado em local estratgico
com um refeitrio, por exemplo, pode ter um timo alcance de pblico.
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10 aes que facilitam a comunicao interna 4 - O uso de uma
linguagem adequada para o pblico que o comunicador deseja atingir
outro ponto de extrema relevncia. Ou seja, no adianta usar
belssimos termos tcnicos para uma equipe que no est acostumada com
tais expresses, pois isso s far com que as pessoas sintam- se
"peixes fora d'gua" ou pior ainda, tenham uma interpretao
completamente contrria quela desejada pelo comunicador. A boa
linguagem aquela que pode ser compreendida: direta e simples.
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10 aes que facilitam a comunicao interna 5 - E j que estamos
falando do alinhamento de linguagem, para que sua empresa no se
torne uma "Torre de Babel", durante a realizao de eventos internos,
os dirigentes devem aproveitar essa oportunidade para demonstrar
que apesar de estarem em escalas hierrquicas diferenciadas, falam a
mesma linguagem de qualquer profissional. Por isso, quando um
diretor for realizar um pronunciamento para os colaboradores, deve
lembra-se de se colocar no lugar de quem ir escut-lo e se
questionar: "Essa a melhor maneira de passar o recado para quem vai
me ouvir?". 43
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10 aes que facilitam a comunicao interna 6 - fundamental para a
comunicao interna que a empresa tenha inserida em sua cultura a
clara postura de que os profissionais tm espao para tirar dvidas,
apresentar sugestes e que isso, em hiptese alguma, ser considerado
um sinal de fraqueza, mas sim uma demonstrao clara pelo interesse
pelo aprendizado contnuo. 44
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10 aes que facilitam a comunicao interna 7 - A tecnologia
facilita muito a disseminao de informaes em uma empresa,
notadamente quando essa possui um universo expressivo de
profissionais. Contudo, o contato face a face jamais deve ser
relegado a um segundo plano. As relaes interpessoais fortalecem os
laos entre as pessoas e estimulam a confiana entre os pares. E
quando isso ocorre, os impactos positivos surgem no clima
organizacional, no esprito de equipe, no desempenho dos talentos,
entre outros fatores indispensveis a uma organizao saudvel e
competitiva. 45
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10 aes que facilitam a comunicao interna 8 - Em momentos de
tenso, em que os nimos esto acirrados por algum motivo como, por
exemplo, durante os conflitos internos, as pessoas costumam falar
coisas que depois geralmente se arrependem. Por essa razo, no se
comunique de "cabea quente" ou voc pode complicar ainda mais o
processo e uma situao que poderia ser solucionada, algumas vezes,
culmina at mesmo em casos de desligamentos de talentos valiosos s
empresas. 46
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10 aes que facilitam a comunicao interna 9 - Um bom comunicador
no se caracteriza apenas por saber falar em pblico e conseguir
reter a ateno das pessoas durante sua oratria. Ele tambm precisa
exercitar o ato de saber ouvir, codificar o que foi dito pelo
ouvinte e caso exista alguma informao que possa ser caracterizada
como "confusa", pedir para que algo seja novamente explicado,
repetido. 47
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10 aes que facilitam a comunicao interna 10 - Outro aspecto que
fomenta a comunicao entre as pessoas so os gestos expressados
durante o dilogo. Uma comunicao torna-se mais rica quando o
comunicador vale-se das expresses gestuais sejam da face ou mesmo
das mos, dos ombros, do corpo como um todo. 48
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10 aes que facilitam a comunicao interna Por exemplo, que
credibilidade voc dar a uma conversa mantida com uma pessoa que
sempre evita olhar nos seus olhos? Provavelmente, voc poder
imaginar o indivduo est tentando omitir algo ou que, no mnimo, no
tem segurana naquilo que ele mesmo diz. E isso j suficiente para
comprometer todo o processo de comunicao. Lembre-se de que o seu
corpo tambm fala por voc. 49