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PROGRAMA DE DESENVOLVIMENTO GERENCIAL – 2013

MODALIDADE ESPECIALIZAÇÃO

TRABALHO DE CONCLUSÃO DO CURSO: ORIENTAÇÕES GERAIS

Introdução

O histórico da Área/Unidade

A recuperação do momento de sua criação e inserção no contexto político e econômico da época

propicia o entendimento do pano de fundo necessário para a compressão da natureza de suas crenças e

valores de fundação, bem como as premissas que embasaram suas metas e objetivos ao longo de seu

desenvolvimento: motivação, condições de trabalho, estruturas organizacionais, plano de ações, de

metas, estilos gerenciais, estabelecimento de priorizações, planejamentos, objetivos estratégicos.

Caracterização Organizacional

Consiste na caracterização da unidade/órgão, a partir do preenchimento do formulário Perfil da

Organização, visando identificar competências básicas, processos fim e de apoio, clientes/usuários,

produtos e serviços (saídas), insumos (entradas) e fornecedores, bem como quadro de pessoal,

parcerias institucionais, instalações físicas e estrutura organizacional (organograma).

Caracterização do Contexto Interno - Ambiência Organizacional

O Clima Organizacional está ligado diretamente à maneira como o colaborador percebe a Organização

com a sua cultura, suas normas, usos e costumes, como ele interpreta tudo isso e como ele reage,

positiva ou negativamente a essa interpretação. Observar e analisar aspectos da Cultura, através da

caracterização dos principais indicadores de Clima, possibilita a leitura adequada do panorama e

contexto organizacional interno atual, em outras palavras, de forma explícita, torna possível o

conhecimento superficial do sistema de crenças e valores, possibilitando tornar as decisões mais

congruentes e certeiras.

Recomenda-se observar e identificar os seguintes itens determinantes nesta Caracterização:

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ORIENTAÇÕES GERAIS

1. O processo de Integração e Socialização de novos funcionários – As

estratégias de integração de novos indivíduos nas áreas ou Unidades de

trabalho podem revelar a adequada, ou não, transmissão de valores e

comportamentos desejáveis. A investigação de como se dá o processo de

adaptação do novo membro nas áreas ou Unidades poderá apontar o quanto de

cultura esta sendo incorporada.

2. O processo de Comunicação Interna: A comunicação constitui um dos

elementos essenciais no processo de criação, transmissão e cristalização do

universo simbólico de uma organização. Mapeá-la possibilita o desvendar das

redes de influência e de poder nas relações e entre os diferentes níveis, órgãos

e Unidades. Investigar as estratégias e canais usados para transmitir as

mensagens institucionais, bem como processos de feedback e avaliações de

desempenho , atmosfera das relações de equipes, qualidade e confiabilidade de

conteúdos transmitidos, podem ajudar a desvendar o grau de satisfações e

insatisfações daquele ambiente de trabalho.

A forma de coleta de dados poderá acontecer através de questionário, entrevistas e observações diretas

no ambiente a ser pesquisado. Você deve usar um PDSA para obter esse conhecimento.

Qual é o seu “Correio”?

Vocês se lembram da atividade do Correio que fizemos em sala de aula? Pois bem, todos temos o

nosso “Correio“. Você conseguiria identificar o seu, ou melhor, aquele em que você trabalha? Ou

aquele que existe em sua unidade e pela qual você poderia fazer algo? Se sim, você poderia descrevê-

lo usando as técnicas abordadas no curso?

Por exemplo, se você trabalha em um setor que é responsável por fazer o Relatório Anual da sua

Unidade, você provavelmente poderia descrevê-lo da seguinte forma:

“Fazer o Relatório Anual é sempre uma dificuldade. Ao longo do ano os professores

participam de uma série de atividades e essas atividades não são registradas de forma

adequada no momento em que elas ocorrem. Isso acarreta um corre-corre de todos na

hora de fazer o relatório anual. Imploramos aos professores que nos informem o que

fizeram, mas nem todos atendem ao pedido. Como conseqüência, o Relatório sai

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incompleto e a Unidade pode ser prejudicada em avaliações feitas com base no

Relatório.”

Se você trabalha no almoxarifado, você poderia fazer a descrição da seguinte forma:

“Os itens que compõem o almoxarifado da unidade estão desbalanceados com respeito

às necessidades da unidade. Muitas vezes alguém solicita um item que não temos, e

outras vezes eu percebo que há certos itens em quantidade excessiva, os quais ficam

parados no almoxarifado por um longo tempo. Quando tenho que preencher um

pedido para o almoxarifado central, é sempre uma dificuldade, porque não sei

exatamente o que pedir e nem a quantidade adequada.”

Se você trabalha na secretaria geral da Unidade, talvez sua descrição fosse:

“Sempre que temos que realizar um concurso, sou consultada por professores sobre

procedimentos e normas. São sempre as mesmas dúvidas e tenho que repetir sempre a

mesma história. Mesmo assim, os documentos necessários nunca vêm completos e

tenho que retornar para o Departamento ou para o docente para que complete a

documentação. Isso causa atrasos nos processos.”

Se você trabalha na Biblioteca, quem sabe sua descrição não seria:

“O tempo para tombar um livro na biblioteca é muito grande e muitas vezes os

professores e alunos reclamam por não ter o livro disponível, embora ele já esteja

conosco.”

Se você trabalha na enfermaria, quem sabe sua descrição não seria:

“Na hora de ministrar os medicamentos, muitas vezes constatamos que estão faltando

alguns ou houve alguma troca. Ligamos para a Farmácia, mas eles não podem nos

trazer o que faltou, pois não tem gente para isso. Somos obrigadas então, a ir buscá-

los, deixando nosso paciente...”

Esses são exemplos de como poderia começar seu projeto de fim de curso.

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Elaboração do projeto

Fase Entender a Situação Atual

Contrato

Após a caracterização do contexto da área/unidade, você deverá elaborar o Contrato, preenchendo o

formulário “Contrato de Trabalho”. Esse é o Primeiro Passo a ser dado: identificar o seu “Correio”.

Questão 1: O Que Queremos Realizar?

Responda a seguinte questão: O que queremos realizar? Aqui deve ser estabelecido o objetivo do

projeto.

Objetivo do projeto

Descreva, em linhas gerais, a finalidade do projeto, as melhorias desejadas e o incômodo que motiva a

realização do projeto.

Na descrição do incômodo, procure ser objetivo, identificando apenas o “sintoma” e evitando apontar

causas, culpados e soluções, como no exemplo abaixo:

Nossa Fundação é responsável por realizar compras (material permanente, material de consumo

etc.) para professores (executores) que têm convênios com organizações externas.

A Fundação está recebendo uma grande quantidade de reclamações dos executores dos

convênios, a maior parte delas relacionada com atrasos nas compras do tipo “Reservado”.

Para complementar o objetivo utilize a seguinte estrutura:

Verbo no infinitivo+complemento

Veja a seguir como poderia ser escrito o objetivo para o contexto acima:

Reduzir o tempo para realizar compras do tipo “Reservado”.

O próximo passo é identificar o processo que está por trás de sua descrição: Fazer o Relatório Anual

de Atividades, Fazer o pedido de reposição do almoxarifado, Realizar um concurso, Tombar um livro,

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Ministrar medicamentos, etc. Observe que o processo sempre utiliza um verbo no infinitivo: fazer,

realizar, tombar, etc.

Quais são os processos relacionados com esse projeto?

Processo: Realizar aquisições do tipo “Reservado”

Q2. Como saberemos que uma Mudança é uma Melhoria?

Responda à seguinte questão: Como saberemos que uma mudança é uma melhoria? No início do

projeto a resposta a essa pergunta pode ser vaga, mas deve conter informações sobre qual indicador

deve ser impactado pelo projeto. Após obter informações (dados) sobre o desempenho do indicador

podemos retornar a essa pergunta e respondê-la com mais detalhes.

Por exemplo, a resposta para a segunda questão poderia ser feita da seguinte forma no primeiro

momento:

Quando coletarmos dados sobre o tempo para realizar uma compra do tipo “Reservado” podemos

aprender que levamos em média 6 dias para realizar uma compra com variação entre 3 e 10 dias. Com

essa informação, podemos voltar e responder a segunda questão da seguinte forma:

Observe que para responder a segunda questão é preciso identificar pelo menos um indicador que

possa ser medido no resultado do processo (por exemplo, homens hora para fazer o relatório,

porcentagem de informações que ficaram fora do relatório, número de vezes por semana que um

pedido não é atendido no almoxarifado, tempo para montar um processo de concurso, tempo para

tombar um livro, número de vezes que precisamos deixar o paciente e buscar medicamentos, etc.

Note que o indicador deve estar apontado no incômodo, na primeira e na segunda questão. No

exemplo acima, no incômodo há menção sobre reclamações com respeito ao tempo para realizar

Indicadores Desempenho atual Meta

Tempo para realizar a compra

Coletar Reduzir

Indicadores Desempenho atual Meta

Tempo para realizar a compra

Média = 6 dias com variação entre 3 e 10 dias

Reduzir, no prazo de 4

meses, para média = 2 dias

com variação entre 1 e 4

dias

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ORIENTAÇÕES GERAIS

uma compra; na primeira questão há menção na redução do tempo para realizar uma compra; na

segunda questão há menção do tempo para realizar uma compra.

Situação atual do processo

Use os conhecimentos adquiridos na disciplina de Gestão por Processos para “desenhar” os Mapas de

Relacionamento onde está inserido o processo. Não se esqueça, entender o relacionamento desse

processo com os demais processos é muito importante. Lembra-se? “Visão Sistêmica!” Então, faça

Mapas de Relacionamento, tantos níveis quanto forem necessários para que você e todos os

envolvidos no seu projeto entendam os relacionamentos entre esse processo e os demais processos de

sua área. As relações clientefornecedor entre os processos ficarão claras.

Em seguida, descreva em detalhes o processo usando, por exemplo, um Mapa de Processos

(Fluxograma). Ao detalhar o processo, já é possível, com as técnicas aprendidas no curso, identificar

mudanças que podem ser realizadas para melhorá-lo.

Indicadores

Será que é importante ouvir as pessoas que usam os resultados do processo? Saber como elas

gostariam de receber o resultado? Qual é a expectativa delas com respeito aos resultados? Se sim (e

quase sempre é importante), faça o VOC (Voz do Cliente).

Se for possível, faça um esforço para coletar dados sobre os indicadores. Qual é o tempo médio que

leva para fazer um Relatório Anual? Nas últimas semanas, qual é o número de vezes que um pedido

deixou de ser atendido no almoxarifado? Quanto tempo um item fica no almoxarifado? Etc. Com os

dados coletado, é possível fazer um Gráfico de Tendência? Um Gráfico de Pareto? Um Gráfico dot

plot? Faça um PDSA para coletar dados, tendo em mente quais perguntas sobre o desempenho do

processo você quer responder.

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ORIENTAÇÕES GERAIS

Fase Desenvolver Mudanças

Agora é o momento para começar a responder a Terceira Questão: Que mudanças podemos fazer

que resultarão em melhorias?

Q3. Que mudanças podemos fazer que resultarão em melhorias?

a) Faça um esforço com sua equipe para fazer perguntas: Qual seria a

situação ideal? O que nós poderíamos mudar para melhorar o processo?

Quais são as possíveis causas dos problemas que estamos enfrentando?

Existe um sistema de causas que levam a este efeito (Causa e

efeito/Diagrama de Ishikawa) ?

b) Com o fluxograma do processo atual realizado, faça a análise de

Desconexões. Foram identificadas mudanças que poderiam ser feitas e

que melhorariam o processo? Tenha sempre em mente o objetivo do

projeto.

c) Vamos classificar as atividades do processo em VA e CA? Vamos

identificar o fluxo de valor para o cliente? Há algum passo do processo

que poderia ser eliminado? Há algum passo do processo que poderia ser

modificado para não atrapalhar o fluxo de valor para o cliente?

d) Vamos desafiar as atividades do processo para ver se podemos eliminar

atividades desnecessárias, se podemos fazê-la de uma forma melhor?

(Técnica do Desafio) Lembre-se: é muito freqüente pessoas modificarem

um processo adicionando complexidade e custo em decorrência de um

evento especial. O evento especial desaparece e a modificação

permanece!

Para as mudanças que vocês desenvolverem como será o comportamento das pessoas afetadas? Elas

serão inicialmente contra? Você tem uma estratégia para lidar com as resistências? Uma Estratégia de

Marketing será necessária no seu projeto? É preciso avaliar custos envolvidos com as mudanças?

Avaliar os ganhos financeiros do projeto?

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Fase Testar e Implementar Mudanças Depois de Desenvolver Mudanças com a análise feita acima, é preciso Testar as Mudanças antes de

Implementar as Mudanças. Se vamos implementar as mudanças, as pessoas que vão operar o novo

processo foram treinadas adequadamente? As pessoas que vão utilizar o novo processo foram

informadas sobre as mudanças? As mudanças foram devidamente documentadas? (o 5W2H pode

ajudá-lo neste planejamento). Estamos prontos para implementar as mudanças?

Acreditamos que devemos seguir o ditado chinês: “Uma grande jornada começa com o primeiro

passo”. Estamos seguros que vocês têm condições de dar o primeiro passo.

Realizar um projeto não é fazer um show de técnicas aprendidas. Realizar um projeto é fazer algumas

mudanças que beneficiarão pessoas que usam os resultados do processo. As Três Perguntas do

Modelo de Melhoria – EDTI, servem de guia para a realização do trabalho. Sempre será necessário

identificar um incômodo, entender o processo que gera o incômodo, desenvolver alguma mudança

para tentar melhorar, testar a mudança e implementar a mudança se o grau de convicção de que a

mudança é uma melhoria for alto.

Dêem o primeiro passo, descrevam o seu “correio”!

No final do seu esforço de Melhoria você terá adquirido conhecimento, mudado alguma realidade e,

principalmente, precisará cuidar para que as coisas não voltem ao que eram antes. As mudanças

devem ser documentadas e essa documentação foi construída ao longo do seu projeto. Você pode ter

usado os modelos utilizados em sala de aula, que também constam das apostilas entregues. Lembre-se,

além dessa documentação servir para seu uso no gerenciamento do processo, ela é rica como

instrumento de treinamento e aprendizado para sua equipe e outras equipes de melhoria de processos.

O trabalho de conclusão de curso do PDG deverá ser constituído pelas seguintes etapas relacionadas

na “Normalização de Trabalhos Científicos”, conforme orientado pela Profa. Valéria Martins,

coordenadora associada do Sistema de Bibliotecas da Unicamp:

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ORIENTAÇÕES GERAIS

1º Bloco – Forma

o Páginas Pré-Textuais

2º Bloco – Núcleo do Trabalho

3º Bloco – Forma

o Páginas Pós-Textuais

4º Bloco – Normalização

o Citação

o Referências

o Notas de Rodapé

o Quadros, Figuras, Tabelas

A seguir, estão disponíveis:

1) Roteiro Básico dos itens do NÚCLEO DO TRABALHO – 2º BLOCO para

o desenvolvimento do TCC adaptado às Normas para Trabalhos Científicos

2) METODOLOGIA GEPRO relacionada ao MODELO EDTI

3) Orientações Complementares: Formato e Formulários

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Orientações Complementares:

Apresentação Gráfica - Formato

Folha “carta ou A4”, de dimensões 21,59 x 27,94cm, em papel preferencialmente

reciclado ou branco e tinta de cor preta para o texto

Digitação no anverso da folha

Fonte Times New Roman ou Arial, tamanhos 13 ou 14 para os títulos, 12 para o texto,

e 10 para citações longas e notas de rodapé

Espacejamento:

o entre as linhas do texto: espaço 1,5

o entre as linhas de referências, notas de rodapé e citações textuais longas:

espaço simples

Margens:

o esquerda e superior: 3 cm

o direita e inferior: 2 cm

Formulários:

Os formulários serão disponibilizados na página da AFPU e no Teleduc:

Modelo da Capa do Trabalho

Formulário: Planilha de Atividades

Formulário: Contrato GEPRO

Formulário: REQUISITOS - VOC

Formulário: Mapa de relacionamento

Formulário: PDSA

Formulário: 5W2H

Formulário: Planilha_de_Desconexões

Formulário: Indicadores