PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL Versión 2 /2016

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FORMATO PRELIMININAR DEL DOCUMENTO

TITULO PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DANE

FECHA DE ELABORACIÓN

Diciembre de 2014

FECHA DE APROBACIÓN

Marzo 4 DE 2015

FECHA DE PUBLICACIÓN

Marzo 6 de 2015

FECHA DE VIGENCIA

Diciembre 31 de 2018

FECHA DE MODIFICACIÓN

Abril 29 de 2016

INSTANCIA DE APROBACIÓN

Comité de Desarrollo Administrativo

VERSIÓN DEL DOCUMENTO

Versión 2

RESPONSABLE DE SU ELABORACIÓN

Secretaría General – Grupo de Administración Documental

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Tabla de contenido I. PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL ........................................................................................ 5

1.ASPECTOS GENERALES ................................................................................................................. 5

1.1. INTRODUCION ...................................................................................................................... 5

1.2. ALCANCE ............................................................................................................................... 6

1.3. OBJETIVOS GENERALES ........................................................................................................ 6

1.3.1. OBJETIVOS ESPECIFICOS .................................................................................................... 7

1.4. PUBLICO AL CUAL ESTA DRIRIGIDO ...................................................................................... 7

1.4.1 USUARIOS EXTERNOS ......................................................................................................... 7

1.5. REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL P.G.D. ......................................................... 8

1.5.1. NORMATIVOS .................................................................................................................... 8

1.5.2. ECONOMICOS .................................................................................................................... 9

1.5.3. ADMINISTRATIVOS ............................................................................................................ 9

1.5.5. TECNOLOGICOS ............................................................................................................... 10

II. LINEAMIENTOS PARA EL PROCESODE GESTION DOCUMENTAL ................................................. 11

a. Planeación……………………………………………………………………………………………………………………..11

b. Producción .......................................................................................................................... 12

c. Gestión y tramite ................................................................................................................ 14

d. Organización ....................................................................................................................... 17

e. Transferencias .................................................................................................................... 19

f. Disposición de documentos ................................................................................................ 21

g. Preservación a largo plazo .................................................................................................. 23

h. Valoración ........................................................................................................................... 26

III. FASESDE IMPLEMENTACION DE PROGRAMAS DE GESTION DOCUMENTAL ............................. 27

1. Objetivo .............................................................................................................................. 27

2. Alcance................................................................................................................................ 27

3. Elaboración, ejecución, seguimiento, mejora…………………………………………………………………27

IV. PROGRAMAS ESPECIFICOS……………………………………………………………………………………………………..28

1. Programa de normalización de formas y formatos…………………………………………………….…..29

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2. Programa de Documentos Vitales ..................................................................................... 30

3. Programa de Intervención Archivo Central ....................................................................... 31

IV. ARMONIZACION CON EL MODELO DE CONTROL INTERNO MECI ............................................. 32

V. ARMONIZACIÓN DEL SISTEMADE GESTION DE CALDIADNTGP 1000 ......................................... 33

ANEXOS ..................................................................................................................................... 34

a. Diagnóstico de Gestión Documental .................................................................................. 34

b. Cronograma de Implementación del PGD .......................................................................... 38

c. Mapa de Procesos .............................................................................................................. 38

d. Flujo de Información ........................................................................................................... 39

e. Referente Normativo .......................................................................................................... 40

GLOSARIO ................................................................................................................................. 42

DOCUMENTO DE REFERENCIA ................................................................................................. 42

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PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

1. ASPECTOS GENERALES

El Departamento Administrativo Nacional de Estadística – DANE - debe dar cumplimiento a lo estipulado en el Decreto Ley 594 de 2000, por el cual se dicta la Ley General de Archivo, al Decreto 2609 de 2012 reglamenta el título V de la Ley 594 de 2000, a la Ley 1712 de 2014 o Ley de Trasparencia y Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional, al Decreto 103 de 2015, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones y el Decreto 106 de 2015 por el cual se reglamenta el Título VIII de la Ley 594 de 2000 en materia de inspección, vigilancia y control a los archivos de las entidades del Estado y a los documentos de carácter privado declarados de interés cultural; y se dictan otras disposiciones. En concordancia con a la normativa citada se deben determinar los sujetos de su aplicación, los tipos de información sobre los que recaen sus lineamientos, la responsabilidad en la gestión de documentos, los principios de la gestión documental, los componentes de la política de gestión de documentos que deberán formular las entidades públicas, las etapas y los procesos que se deben tener en cuenta para una adecuada gestión documental, los instrumentos archivísticos a partir de los que se debe desarrollar la gestión documental; así mismo establecer los componentes que hacen parte del programa de gestión documental como parte del Plan Estratégico Institucional y del Plan de Acción Anual. En procura de formalizar dentro de la entidad un sistema de gestión documental que permita un adecuado manejo de los documentos, tanto físicos como electrónicos, el DANE ha tomado los documentos electrónicos, ha tomado los instrumentos que el Archivo General de la Nación ha aportado para la formulación del Programa de Gestión Documental y del Plan Institucional de Archivos – PINAR -, Manual de Implementación del Programa de Gestión Documental y Manual de Implementación del Plan Institucional de Archivo como guía metodológica para la formulación del mismos.

1.1. INTRODUCCIÓN

El Programa de Gestión Documental - PGD del Departamento Administrativo Nacional de Estadística, está enmarcado en el cumplimiento de la Ley 594/00 en su artículo 4° “Principios Generales”, La Ley 1712/14 Ley de Trasparencia y derecho de acceso a la información pública Nacional, y el Decreto 2609/12 Art. 6° “Instrumentos Archivísticos para la Gestión Documental, el DANE formula el Programa de Gestión Documental como instrumento archivístico el cual es aplicable a nivel nacional y sirve para facilitar el control, acceso, administración de la documentación y preservación de la memoria institucional, acorde con las buenas prácticas y normatividad vigente. Su estructura está basada en cada uno de los elementos establecidos por el AGN en el “Manual implementación de un programa de gestión documental - PGD año 2014” y describe cada uno de estos elementos, así como los demás aspectos como políticas y actividades que desarrolla El departamento Nacional de Estadística en su contexto y realidad misional, administrativa y legal.

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Este Programa documenta a corto, mediano y largo plazo, el desarrollo sistemático de los procesos archivísticos, encaminados a la planificación, manejo, organización y procesamiento de la documentación producida y recibida por la entidad desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Así las cosas, la entidad contará con un equipo profesional de diferentes disciplinas para lograr armonizar el PGD con los demás sistemas de Gestión de la Entidad y contar con profesionales calificados en archivística conforme al art. 8 de la Ley 1409 de 2010.

1.2. ALCANCE

El PGD se encuentra articulado con el Plan Estratégico y está encaminado al mejoramiento de la atención de los requerimientos documentales de los usuarios internos y externos del DANE, la racionalización y simplificación de los trámites, la reducción de copias innecesarias, la conservación y preservación del patrimonio documental producido y la intervención de los fondos acumulados hoy existentes en las sedes del territorio nacional. Este PGD establece las políticas y/o lineamientos para la gestión documental de todos los documentos producidos y generados por las dependencias del DANE, así como para la documentación que reposa en el archivo central desde la creación de la entidad en consecuencia con los cambios estructurales generados en los últimos 62 años y aplicable para todo tipo de documentación independientemente de su soporte. Además se aplicará a la información de (planos, documento archivos gestión, documentos archivo central e histórico y los sistemas de información del DANE tales como: sistema de correspondencia y demás sistemas implementados para la gestión y tramite de documentos). El propósito de la Secretaria General desde el Grupo de Administración Documental es el de generar un Programa de Gestión Documental acorde con la normatividad vigente, donde todas las áreas se integren desde lo administrativo hasta lo técnico y/o misional, logrando una interacción que permita la transversalidad de procesos basados en el Plan estratégico, Plan de acción de la entidad, sistema SIGI, y Recurso Humano. Así mismo, el Comité de Desarrollo Administrativo será el encargado de aprobar el PGD y su cronograma de actividades e implementación, el cual, será sustentado ante el mismo comité por el grupo de Gestión Documental – Secretaría General para el seguimiento y control de la oficina de Control Interno, quien velará por que el mismo sea entregado en términos de Ley y publicado en la página Web de la entidad.

1.3 OBJETIVO GENERAL Dotar al Departamento Administrativo Nacional de Estadística - DANE de un instrumento archivístico de Planificación, que permita administrar su documentación de una forma concertada, contemplando el ciclo vital de los documentos desde que se generan hasta su disposición final, bajo un esquema integral que permita armonizar cada uno de los procesos de gestión documental como la Planeación, Producción, Gestión y trámite, Organización, Transferencia, Disposición, Preservación a largo plazo y Valoración,

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permitiendo la recuperación de información en cualquiera de las etapas de archivo gestión Central e Histórico. 1.3.1. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Identificar el estado del arte de la Gestión Documental de la Entidad, con el fin de determinar los aspectos a fortalecer dentro del Programa de Gestión Documental de la Entidad.

Revisar y actualizar los procesos de Gestión Documental de la Entidad, definiendo lineamientos claros y de fácil adopción permitiendo la conservación documental Institucional.

Resaltar la importancia que tienen los documentos de archivo generados en la entidad, dentro del cumplimiento de sus funciones.

Divulgar el programa de Gestión Documental planteado para la entidad en el presente año.

Dar cumplimiento a la normatividad emitida por el Archivo General de la Nación y las demás que el gobierno Nacional disponga en lo relacionado con el archivo Institucional.

Revisar y actualizar roles y perfiles de usuarios en el sistema documental, de acuerdo a lo establecido por el grupo de Gestión Documental, manteniendo la confidencialidad, disponibilidad e integridad de la información Institucional.

Fijar las directrices y/o políticas para dar cumplimento a los principios del Programa de Gestión Documental de planeación, gestión, trámite, transferencia, Disposición final, valoración y preservación.

Implementar y socializar el Programa de Gestión Documental para el correcto manejo de la información.

Preservar correctamente la documentación de acuerdo a la normatividad que para el almacenamiento y custodia de la información se requiere, de conformidad con las normas vigentes como el manejo de temperatura, y humedad, entre otros.

Mantener la seguridad en los sistemas de información del DANE promoviendo la confidencialidad, disponibilidad e integridad de la información.

Mantener la seguridad en los sistemas de información del DANE promoviendo la confidencialidad, disponibilidad e integridad de la información.

1.4. PÚBLICO AL CUAL ESTÁ DIRIGIDO

Este documento está dirigido a usuarios internos los cuales deben acoger y participar en la implementación de normas y lineamientos archivísticos que este Programa establezca, de igual forma, según corresponda realizar su seguimiento, control, asignación de recursos financieros, administrativos, jurídicos y técnicos con el fin de llevar a cabo su ejecución, los cuales se pueden definir como: 1.4.1. Usuarios internos: Son la alta Dirección, servidores públicos, contratistas y pasantes que prestan sus servicios en el Departamento Administrativo Nacional de Estadística DANE, en particular, al Comité de Desarrollo Administrativo. De igual forma este PGD será de libre consulta para usuarios como:

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1.4.2. Usuarios externos:

Instituciones Públicas y privadas

Servidores Públicos y privados

Ciudadanos

Órganos Colegiados

1.5. REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL PGD

1.5.1. NORMATIVOS La Gestión Documental fue considerada en el mapa de procesos de la entidad como un subproceso de apoyo, hasta mayo de 2014. A partir de esa fecha, la Gestión Documental fue incorporada como un proceso en el Sistema Integrado de Gestión Institucional – SIGI con los ajustes que se indican en el siguiente cuadro:

ANTES SUBPROCESO DE GRF AHORA Proceso Gestión Documental

PROCEDIMIENTOS (5) SUBPROCESOS (6) PROCEDIMIENTOS (13)

Procedimiento para la actualización de las TRD

Control de Registros

• Administración TRD • Codificación y aprobación

TRD

Procedimiento para el control de comunicaciones enviadas y recibidas

Administración y control de comunicaciones y otros envíos postales

• Comunicaciones y otros envíos postales recibidos

• Comunicaciones y otros envíos postales producidos

• Distribución de Comunicaciones

Procedimiento para transferencias Documentales

Organización de archivos

• Organización de archivos de gestión

• Organización de archivos centrales

Procedimiento para la eliminación documental

Disposición Final • Aplicación de tecnologías de conservación

• Eliminación documentos de archivo

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Procedimiento para el préstamo de documentos de archivo

Servicio de Información y consulta

• Consulta de Documentos • Préstamo de Documentos

Administración y control documentos normativos y contractuales

• Documentos Normativos (Resoluciones y Circulares)

• Documentos Contractuales (Contratos y Convenios

Desde mayo de 2014 la entidad comenzó un proceso de ajuste normativo tanto interno como externo, solicitando, realizando y publicando la actualización del normograma entre otros temas. El proceso se encuentra publicado en la intranet Institucional

http://danenet/sistema_documental/index.php/generica/procesos-de-soporte/gdi. Es importante resaltar que los Requerimientos Normativos del P.G.D. – DANE, serán los indicados por la norma, se formula, aprueba, publica y ejecuta en concordancia con: Normas del orden constitucional, Directivas Presidenciales, Acuerdos, Circulares AGN y demás normas generales y específicas que inciden y afectan la gestión documental desde este ámbito normativo. 1.5.2 ECONOMICOS

Hacen relación al análisis de situaciones de tipo presupuestal para el cumplimiento de los compromisos que en el PGD se estipulen tanto a corto, mediano y largo plazo, así mismo de la inclusión de los recursos necesarios en cada vigencia con el fin de realizar las siguientes actividades:

Digitalización de documentos de archivo. Implementación de herramientas tecnológicas para la gestión documental. Gestión de correspondencia. Actualización del programa de gestión documental. Adecuación espacio para archivo en sedes. Adquisición de mobiliario para archivo. Organización de expedientes. Organización de fondos acumulados. Elaboración y aplicación de tablas de retención documental. Alquiler y adecuación de espacios físicos para conservar la documentación, de

acuerdo a los estándares del AGN. 1.5.3 ADMINISTRATIVOS Se refiere a contemplar las situaciones administrativas de la gestión de documentos en aspectos como la transparencia, la simplificación de trámites y la eficiencia de la administración de la Entidad. Para tal efecto se debe tener en cuenta.

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Requisitos administrativos: Hacen relación a la necesidad de integrar el programa de gestión documental (PGD) con todas las funciones administrativas de la entidad en atención a las siguientes consideraciones:

La Gestión Documental debe inscribirse como un programa estratégico de la entidad, con el apoyo de la alta dirección.

Contar con la participación de las diferentes áreas de la entidad, en especial con la estructura directiva y aquellas áreas relacionadas con las compras y suministros,

Contar con la tecnología requerida, personal suficiente y capacitado y el presupuesto necesario.

La entidad deberá mantener con un programa de capacitación que permita a los funcionarios del archivo ampliar y mejorar sus conocimientos en aspectos de la gestión documental.

Cada área deberá contar con personal que apoye las labores de archivo para facilitar el proceso.

Las instalaciones de los archivos deben reunir las condiciones mínimas para el adecuado desarrollo de su función, siguiendo las recomendaciones del Archivo General de la Nación, en relación con las características arquitectónicas y medioambientales, espacio, distribución de áreas de acuerdo con el flujo de los procesos del archivo, ubicación con relación a las dependencias, mobiliario y equipo

Grupo Interdisciplinario: En el marco de las directrices fijadas por el Comité de

Desarrollo Administrativo, la Secretaria General solicitó a las áreas administrativas y misionales la designación de sus representantes para integrar un grupo interdisciplinario que participó en la formulación del documento insumo para el Programa de Gestión Documental.

Metodología: Según Resolución No. 2259 del 31 de diciembre de 2013 se crea el

Comité Sectorial de Desarrollo Administrativo del Sector Información Estadística y el Comité de Desarrollo Institucional del DANE, se adopta el Modelo Integrado de Planeación y Gestión del Departamento Administrativo Nacional de Estadística DANE-FONDANE, instancia ante la cual se presentó y aprobó el PGD en su primera versión para publicación en la página Web de la entidad.

Gestión de las comunicaciones: Con la dirección de Difusión, Mercadeo y

Cultura Estadística se procede a realizar los trámites para publicación del Documento en la sección de Transparencia y acceso a la información pública del portal Web de la entidad, dando cumplimiento a la normatividad que para tal fin fue expedida por el AGN.

1.5.4. TECNOLÓGICOS Dentro de los procesos de renovación y modernización de la infraestructura de TI del DANE se identifican las necesidades para fortalecer la plataforma tecnológica, con base en los principios de disponibilidad, integridad y confiabilidad de la información, para lo cual se deberá contar con soluciones informáticas que cumplan con las siguientes

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características: elasticidad, flexibilidad, robustez y tecnologías amigables con el medio ambiente. Lo anterior cumpliendo con los lineamientos de la estrategia de gobierno en línea del Ministerio de Tecnología de Información y Comunicaciones (decreto 2573 de 2014), principalmente con los componentes de TIC para la gestión, seguridad y privacidad de la información. Se dará cumplimiento al Decreto 2609 de 2012, a la Ley 1712 de 2014, igualmente a lo estipulado por el Ministerio de las telecomunicaciones- MINTIC a fin garantizar la transparencia de la información en el PGD contenidos, Dentro de los requerimientos tecnológicos se ha priorizado la Actualización del sistema de Gestión Documental – ORFEO.

II. LINEAMIENTOS PARA EL PROCESO DE GESTION DOCUMENTAL Los lineamientos para los diferentes Procesos que abarcan la Gestión Documental del DANE, se encuentran definidos en el Proceso de Gestión Documental del Sistema Integrado de Gestión Institucional SIGI, en el cual, se encuentra detallada la funcionalidad y actividades que se ejecutan a nivel nacional tanto en la gestión de archivos como en la gestión de correspondencia.

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III. FASES DE IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

1. OBJETIVO: El programa de Gestión Documental se desarrollará involucrando a las todas las áreas, grupos y oficinas de la entidad con el Proceso de Gestión Documental, fijando metas a corto, mediano y largo plazo, medibles, cuantificables y sostenibles, acorde a la disposición de los recursos presupuestales asignados a la Entidad.

2. ALCANCE: Establecer metas de corto, mediano y largo plazo, con sus respectivos recursos, con los que se garantice el cumplimiento de los objetivos del Programa de Gestión documental.

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IV Programas Específicos Los programas específicos tienen como propósito orientar en aspectos especiales relacionados con el tratamiento de los tipos de información y documentos físicos y electrónicos, así como los sistemas medios y controles asociados a su gestión. El DANE adoptará algunos de los programas señalados por el AGN, los cuales se consideran apropiados para suplir algunas necesidades en la Gestión documental:

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V. ARMONIZACIÓN CON EL MODELO DE CONTROL INTERNO – MECI

El Modelo Estándar de Control Interno MECI tiene como uno de sus propósitos fundamentales diseñar y aplicar mecanismos de control para la planeación, gestión, evaluación y seguimiento en las entidades públicas. El MECI en su última versión se estructura a en dos Módulos (Planeación – Gestión y Evaluación y Seguimiento) y un Eje transversal: Información y Comunicación siendo este eje es transversal y con una dimensión estratégica fundamental por cuanto vincula a la entidad con su entorno y facilita la ejecución de sus operaciones internas. Este eje parte del diseño de políticas, directrices y mecanismos de consecución, captura, procesamiento y generación de datos al interior y en el entorno de la entidad, los cuales deben satisfacer las necesidad de divulgar los resultados, de socializar las mejoras en la gestión administrativa y procurar que la información y la comunicación de la entidad y de cada proceso, sea adecuada a las necesidades específicas de la ciudadanía y de las partes interesadas. Por lo anterior la articulación con el Programa de Gestión Documental y el MECI se concreta en el Eje Transversal de Información y Comunicación es por esto que dentro de los elementos del Eje se relacionan los siguientes productos mínimos:

- Tablas de retención documental de acuerdo con lo previsto en la normatividad: a entidad debe establecer su proceso y/o actividades de Gestión documental de acuerdo con la Ley 594 de 2000 o la norma que la modifique o sustituya

- Manejo organizado o sistematizado de la correspondencia: La entidad debe

establecer directrices claras para el manejo documental de tal manera que no haya contratiempos entre la correspondencia recibida y la respuesta que se genera al usuario y/o grupo de interés.

COMITE DE COORDINACION

DE CONTROL Y GESTION

Informa los inconvenientes presentados

JEFE DE

CONTROL

INTERNO

EVALUADOR

INDEPENDIENTE

DIRECTOR

Mide grado de

Avance y

Desarrollo del SCIRESPONSABLE DE

DIRECCION

EQUIPO DE

MEJORA

CONTINUA SIGIESTABLECER DESARROLLAR Y

MANTENER SCI

DISEÑAR METODOS Y

PROCEDIMIENTOS

FUNCIONARIOS Y COLABORADORES

DANE

ROLES Y RESPONSABILIDADES

Resolución 1009 de 2011

Fuente: Presentación Control Interno DANE

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Con estos elementos Control Interno ha realizado una sensibilización frente al autocontrol

de tal forma que se mitiguen riesgos en la producción de información de la entidad.

El DANE como entidad Estadística por excelencia Armoniza su proceso de Gestión Documental con las áreas técnicas mediante, sus procesos y procedimientos apoyados con enlaces que se capacitan y están en continuo mejora y auto control, esto permite encontrar las falencias de las áreas frente a las Tablas de Retención Documental y su cumplimento en tiempos para realizar el proceso de transferencias internas de la documentación de sus archivos de gestión al archivo intermedio.

VI. ARMONIZACIÓN CON EL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD NTCGP1000

El Sistema de Gestión de la Calidad para las entidades es la herramienta de gestión sistemática y transparente que permite dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de las entidades. Está enmarcado en los planes estratégicos y de desarrollo de tales entidades (Definición NTCGP 1000:2009). Dentro de los procedimientos obligatorios de la norma se cuenta con el Procedimiento de Control de Documentos Tipo Parámetro y Registro cuyo objetivo es establecer las actividades para crear, actualizar o eliminar un documento tipo parámetro o registro y los requisitos necesarios para el control de estos documentos que conforman el Sistema Documental Institucional – SDI ,del Sistema de Integrado Gestión Institucional –SIGI implementado en el DANE, con el fin de preservar la memoria institucional y como insumo fundamental para el cumplimiento de su misión, este es uno de los temas fundamentales que se articula y complementa con el Programa de Gestión Documental.

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ANEXOS

a. DIAGNÓSTICO DE GESTIÓN DOCUMENTAL

El Departamento Administrativo Nacional de Estadística - DANE, fue creado

desde el año 1953 bajo el amparo del Decreto 2666, quien tiene como misión

“Producir y difundir información estadística de calidad para la toma de decisiones y

la investigación en Colombia, así como desarrollar el Sistema Estadístico

Nacional”, por lo anterior, la Entidad requiere para el desarrollo de sus funciones

administrativas y misionales, el apoyo de un grupo interno de trabajo denominado

Administración Documental perteneciente a la Secretaria General de la Entidad,

quien debe encargarse de velar por las actividades de correspondencia y archivos,

identificando este proceso desde que se elabora y/o recepciona un documento

hasta su disposición final.

En desarrollo de estas actividades, el DANE cuenta con gestión de

correspondencia en la sede Central, las Direcciones Territoriales (Manizales, Cali,

Medellín, Barranquilla, Bogotá, Bucaramanga) y veintisiete subsedes ubicadas en

todo el territorio Nacional, para lo cual, la coordinación de Administración

documental quien se encarga de dirigir y dar lineamientos en materia de la gestión

archivística a nivel nacional se ubica en la sede Central de la Entidad, desde allí

se realiza el control y seguimiento de los subprocesos y procedimientos que

articulan dicho proceso.

ADMINISTRACIÓN DE LA CORRESPONDENCIA Y DEL ARCHIVO

1) Administración Documental - Correspondencia

El DANE cuenta para la recepción de comunicaciones en cada sede con una

ventanilla, abierta al público en horario de 8 am a 5:00 pm jornada continua, en

esta se recibe, revisa, ingresa al sistema y se radica, asignando sticker con

numero de radicado y código de barras que facilita su lectura.

Una vez se recibe y se radica, se realiza la distribución o reparto interno de los

documentos físicos en las diferentes oficinas, por medio de una “Planilla de

Reparto”, la cual, se toma como evidencia de la entrega por medio de firma de

quien recibe el documento.

Para la radicación de documentos de salida y memorandos, existe la ventanilla

interna de radicación, donde los funcionarios pueden llevar la documentación para

ser radicada o para ser entregado el documento original ya radicado, junto con

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una copia que reposara en el consecutivo del archivo de Administración

Documental y una tercera copia en la serie que lo origino, esto para realizar su

envió por medio de mensajería motorizada cuando es de entrega personalizada e

inmediata dentro de la ciudad de Bogotá y por medio de la empresa Servicios

Postales Nacionales 4/72 para él envió certificado dentro del territorio nacional

conforme los tiempos estipulados por dicha empresa.

2) Administración Documental – Archivo de gestión, Central y Fondo

Acumulado

2.1 Archivo de Gestión

El archivo de Gestión, se maneja dentro de cada oficina, teniendo en cuenta los

tiempos estipulados en las Tablas de Retención Documental-TRD, cabe destacar

que es evidente el poco espacio físico que se destinó para archivos de gestión,

por lo cual, cuando la producción documental es de gran volumen son ubicados en

espacios inapropiados y puede visualizarse en diferentes espacios y pasillos de

las oficinas.

Para las oficinas que su volumen documental es mayor, se tiene un archivo

satélite donde se ubican series documentales tales como: Contratos,

investigaciones disciplinarias, resoluciones, comunicaciones oficiales, informes y

expedientes de estratificación nacional, los cuales, por espacio se ubican en este

archivo, pero no han sido entregados en transferencia bajo lineamientos

archivísticos a GDO.

Se calcula que el nivel de producción anual de los archivos es de 700 cajas a mas

teniendo en cuenta que el mayor crecimiento se presenta en la producción

documental de las diferentes investigaciones ejecutadas durante cada periodo, de

igual manera para la gestión de archivos se tiene desde el año 2012 una serie de

herramientas y lineamientos que se encuentran soportados en el Sistema

Integrado de Gestión Institucional de la Entidad, los cuales, han sido socializados

a los funcionarios de la entidad de manera constante con el fin de soportar la

organización de los archivos, no obstante, se sigue presentando el

desconocimiento por parte de los funcionarios dichas herramientas, lo que lleva a

reprocesos y mejoras al momento de realizar transferencias primarias.

2.2 Archivo Central

La Entidad tiene una bodega para el archivo Central ubicada en el primer piso de

la territorial Bogotá, sede ubicada en el barrio álamos, donde se cuenta con

aproximadamente tres mil (3000) Metros Lineales de estantería, los cuales, se

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encuentran en su totalidad ocupados por las diferentes transferencias realizadas

durante la gestión de la entidad hasta la fecha.

En este espacio se encuentran almacenadas 9.965 cajas de archivo referencia

x200, x300 y cajas cuatro tapas grande, este archivo cuenta con un equipo de

trabajo técnico asistencial entre personal de planta de la entidad y contratistas,

quienes dan soporte en solicitudes de préstamo y a su vez realizan las diferentes

actividades, como organización de archivo, búsquedas físicas y en bases de

datos, prestamos, inventarios en su estado natural, clasificación de documentos

por asunto y oficina, cambio de unidades de conservación, identificación y rotulado

de cajas y carpetas, cotejo de transferencias a almacenar y demás que

procedimientos que se presenten.

2.3 Tercerización de Custodia y Bodegaje

La baja capacidad de espacio en la sede donde se ubica el archivo ha generado la

necesidad de la contratación de terceros para la custodia y almacenamiento de la

documentación en la fase del archivo central.

Para ello a la fecha la empresa que tiene esta contratación por proceso de

licitación es TANDEM, quien en este momento almacena 2.572 cajas de archivo

entre las referencias x300 y x200 para un total aproximado de 676 metros lineales,

integrando en este archivo la documentación producida por el Censo Poblacional

del año 2005.

2.4 Fondo Acumulado

La Entidad cuenta con 152 metros lineales de fondo acumulado en su archivo

Central, correspondientes a 608 cajas de archivo x200 entre los años 1930 a

1997, sin embargo, también se contempla la existencia de fondo acumulado en las

diferentes Direcciones Territoriales.

Se adelantó el proceso de inventario en su estado natural, de lo cual, se logró

identificar algunos asuntos y oficinas productoras dentro de la documentación, lo

que facilito la clasificación para realizar embalaje y evitar mayor deterioro de esta

documentación.

INSTRUMENTOS DE ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS

Tabla de Retención Documental

En la actualidad las TRD del DANE fueron actualizadas y aprobadas por el comité

de desarrollo administrativo y mediante acto administrativo son aprobadas por la

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dirección de la entidad, las cuales fueron remitidas al Archivo General de la Nación

y en este momento se encuentran en el proceso de revisión y convalidación.

Para llevar a cabo la actualización de 58 Tablas de Retención Documental, se

aplicaron visitas de revisión y ajustes a la estructura documental que se genera

como producto de las funciones y procesos de cada oficina, adicionalmente se

revisó cada propuesta con los líderes de calidad a cargo de cada proceso y con el

jefe y/o coordinador, lo que permitió llevar a cabo dicha actualización.

Cabe destacar que la entidad cuenta con TRD desde el año 2007, las cuales

fueron aprobadas por el AGN en el año 2009 y han sido objeto de ajustes y

actualizaciones hasta la fecha, estas son las que a hoy se siguen aplicando, sin

embargo, es evidente que existen errores de fondo para su aplicación, por tanto,

se espera poder aplicar con urgencia las presentadas como actualización.

Sin embargo, cabe destacar que si bien el DANE cuenta con TRD desde el año

2007, no se contaba con herramientas que ayudaran a soportar la aplicación de

las mismas, por tanto, existe archivo que nunca fue presentado con dicha

organización archivística y que tampoco fueron aplicados tiempos de retención, de

igual manera, hasta el año 2012 las transferencias documentales no se realizaban

teniendo en cuenta esta herramienta de TRD, ni un formato de Inventario

Documental apropiado, por tanto, es indispensable realizar la intervención del

“archivo Central” aplicando dicha herramienta previamente aprobada y adoptada.

Tabla de Valoración Documental

A la fecha se contempla empezar a levantar las TVD de todos los fondos

acumulados existentes a nivel nacional de la entidad, para ello, se ha adelantado

el inventario en su estado natural de las 608 cajas de la documentación que

reposa en el archivo central y se encuentra en el proceso de levantar la historia

institucional, con el fin de crear una estructura orgánica y determinar periodos

dentro de una línea del tiempo, la cual, será la base para iniciar con el

levantamiento de una propuesta de TVD que deberá ser evaluada por el comité de

desarrollo administrativo. Se contempla presentar dichas TVD en el segundo

periodo de 2016, la cual será levantada por el equipo de Administración

documental de la entidad.

Procesos y Procedimientos

El grupo de gestión documental cuenta con seis (6) subprocesos, los cuales,

sustentan la manera que se ejecutan cada una de las actividades y/o funciones de

la oficina, en estos podemos encontrar descripción de procedimientos, formatos,

planillas, guías, manuales, instructivos y Tablas de Retención Documental, todo de

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fácil acceso para los funcionarios ya que se encuentran cargados en la intranet de

la entidad, con la finalidad facilitar a todo funcionario a nivel nacional la

implementación de las buenas prácticas de archivo.

RECURSO HUMANO

Para el desarrollo de las actividades en el proceso de Administración Documental,

el DANE cuenta con cuatro técnicos y dos asistenciales, quienes apoyan en la

radicación, distribución y envió de los documentos; tres técnicos para el soporte a

la digitalización, cargue y creación de expedientes de contratos en el sistema de

gestión documental de la entidad; dos técnicos que soportan la gestión de archivo

dentro dela entidad y de igual forma dan soporte en el funcionamiento de la

herramienta de gestión documental; un asistencial para soportar la actualización

de usuarios del sistema de gestión; un técnico que apoya en la gestión de calidad

y seguimiento a planes de mejoramiento a nivel nacional; nueve técnicos para

apoyar las actividades del archivo central, entre estas la recepción e inventario de

los censos en ejecución, un profesional para apoyar temas relacionados con la

gestión archivística y un coordinador y jefe de grupo de trabajo.

b. CRONOGRAMA DE IMPLEMENTACIÓN DEL PGD Y PRESUPUESTO ANUAL:

DOCUMENTO ADJUNTO NO. 1 De acuerdo a los lineamientos de la Oficina Asesora de Planeación, se definió para el año 2015 un presupuesto para el área de Gestión Documental en DANE Central de $328 millones de pesos, los cuales se designan para el rubro de correos $320 millones y para un contrato de prestación de servicios de $8 millones de pesos. A la fecha no se cuenta con asignación presupuestal para las Entidades Territoriales. Anexo al PGD Cronograma de Implementación (Documento Adjunto)

c. MAPA DE PROCESOS

Cada uno de los procesos del Sistema de Gestión del DANE, se ha planificado considerando la interacción de los mismos para el logro de la misión, visión, políticas y objetivos.

El Sistema de Gestión del DANE se estructuró con la adopción de un enfoque basado en

procesos, el cual consiste en determinar y gestionar, de manera eficaz, una serie de

actividades relacionadas entre sí. Una ventaja de este enfoque es el control continuo que

proporciona sobre los vínculos entre los procesos individuales que forman parte de un

sistema conformado por procesos, así como sobre su combinación e interacción la cual se

puede evidenciar en la Red de Procesos DANE.

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Fuente: DANE

Los procesos se han dividido en cuatro (4) niveles de procesos: los Procesos

Estratégicos, Procesos Misionales, es decir los de la cadena de valor, Procesos de

Soporte que son todos aquellos que ayudan a completar con éxito el ciclo de la cadena y

procesos de Control y Evaluación.

El mapa de procesos y la documentación que lo soporta se publica en la intranet en un

link denominado “Sistema Integrado de Gestión Institucional – SIGI”, el medio de soporte

en que se encuentra la documentación es el medio magnético, este conjunto de

documentos conforman el Sistema Documental Institucional – SDI y los servidores de la

entidad lo pueden consultar en la siguiente ruta: http://danenet/sistema_documental/

d. FLUJO DE INFORMACIÓN

Una descripción gráfica de la composición y de las interacciones entre los procesos,

reflejando sus entradas y salidas, se presenta en las caracterizaciones para procesos

estratégicos, de soporte y de control y evaluación, y los diagramas de nivel cero para

procesos misionales. Para este último caso los subprocesos de cada proceso se

representan con círculos, en rectángulos se presentan las fuentes de información y los

clientes (entidades externas u otros procesos del Sistema) y con las líneas se reflejan las

relaciones y flujos de información específicas de cada subproceso.

En este mismo sentido dentro de la documentación a nivel de procedimientos se cuenta con un numeral que relaciona los registros originados en la aplicación de cada procedimiento además de su estado de almacenamiento (físico o magnético)

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e. REFERENTE NORMATIVO

Ley 43 de 1913

Ley 57 de 1985 (Articulo 7)

Ley 594. Por medio de la cual se dicta la ley General de Archivos y se dictan. Otras disposiciones

Ley 962 de 2005 Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o que presten servicios públicos.

1515 de 2013” Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 en lo concerniente a las transferencias secundarias y de documentos de valor histórico al Archivo General de la Nación, a los archivos generales de los entes territoriales, se derogan los decretos 1382 de 1995 y 998 de 1997 y se dictan otras disposiciones

Código penal Capítulo Tercero Falsificación de documentos públicos (Artículos 286 al 292)

Decreto 2364 de 2012 Sobre la firma electrónica.

Decreto 2578 de 2012 por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos.

Decreto 2573 de 2014. Por la cual se establecen los lineamientos generales de la estratega de gobierno en línea, reglamenta parcialmente la Ley 1341 de 2019.

Decreto 2609 de 2012 Por el cual se reglamenta el título V de la Ley 594 de 2000.

CONPES 3785 de diciembre 2013. Política nacional de eficiencia administrativa al servicio del ciudadano y adopta el modelo de Gestión Pública Eficiente, dirigido a mejorar la calidad de la gestión, como la prestación de los servicios provistos por las entidades de la Administración Pública.

Ley 1437 de 2011 en el Capítulo Cuarto del Título III, regula aspectos relacionados con el uso de medios electrónicos su validez y fuerza probatoria, así como sobre el expediente y archivo electrónicos los cuales tienen incidencia en el desarrollo de la política archivística para todas las entidades del Estado y por lo tanto, tienen aplicación en el Sistema Nacional de Archivos.

Acuerdo AGN 060 de 2001 (Art. 3, 5, 8,11 y12) Establece pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas.

Ley 1474 de 2011: Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública.

Acuerdo AGN 039 de 2002 por la cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las tablas de retención documental.

Acuerdo AGN 042 de 2002 por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos

Decreto número 2482 del 3 de diciembre de 2012, por el cual se establecen los lineamientos generales para la integración de la planeación y la gestión, tiene como objeto adoptar el Modelo Integrado de Planeación y Gestión como instrumento de articulación y reporte de la planeación, el cual incluye políticas de desarrollo administrativo de la gestión documental del Estad

Decreto 0106 DE 2015: Por el cual se reglamenta el Título VIII de la Ley 594 de 2000 en materia de inspección, vigilancia y control a los archivos de las entidades

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del Estado y a los documentos de carácter privado declarados de interés cultural; y se dictan otras disposiciones.

Ley 1592 de 2012: Por medio de la cual se introducen modificaciones a la ley 975 de 2005 “por la cual se dictan disposiciones para la reincorporación de miembros de grupos armados organizados al margen de la ley, que contribuyan de manera efectiva a consecución de la paz nacional y se dictan otras disposiciones para acuerdos humanitarios” y se dictan otras disposiciones.

Ley 1712 de 2014: Por medio de la cual se crea la ley de transparencia y del derecho de acceso a la información pública nacional y se dictan otras disposiciones.

Ley 1448 de 2011: Por la cual se dictan medidas de atención, asistencia y reparación integral a las víctimas del conflicto armado interno y se dictan otras disposiciones. Artículo 144 De los archivos sobre violaciones a los derechos humanos e infracciones al derecho internacional humanitario ocurridas con ocasión del conflicto armado interno. Artículo 145 Acciones en materia de memoria histórica.

Decreto 103 de 2015: Por medio del cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones.

Acuerdo 02 de 2014: Por medio del cual se establecen los criterios básicos para creación, conformación, organización, control y consulta de los expedientes de archivo y se dictan otras disposiciones.

Acuerdo 05 de 2013: Por el cual se establecen los criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas y se dictan otras disposiciones.

Acuerdo 04 de 2013.Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental.

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GLOSARIO.

Gestión Documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Programa de Gestión Documental: Conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestión documental al interior de cada entidad, tales como producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA

COLOMBIA. Archivo General de la Nación. Sistema Nacional de Archivos. Manual para la implementación de un Programa de Gestión Documental. Bogotá, 2014. 60 p. 1 ANEXO: Documentos de Trabajo.

COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Ley 594 de 2000. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. En: DIARIO OFICIAL. Vol. 136. No. 44093. 20, JULIO, 2000. Pág. 1.

COLOMBIA. MINISTERIO DE CULTURA. Decreto 2609 de 2012. Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado. En: DIARIO OFICIAL. Vol. 148. No. 48647. 17, Diciembre, 2012.

Teniendo en cuenta, que la gestión documental, tiene muchas especificaciones fijadas en la legislación colombiana (Leyes, Decretos, Acuerdos AGN, Resoluciones); En Normas Técnicas Colombianas (NTC); Políticas públicas, y buenas prácticas en materia de gestión documental y por su gran número, que inciden, se recomienda consultar el Anexo GRE-80115-AX-01, actualizado por iniciativa de la DIAC, el 25 de Octubre de 2013, denominado “Normatividad – Gestión Documental, versión 2.0, disponible en el apartado de “Documentos Relacionados con el Proceso” del Sistema Integrado de Gestión y Control de Calidad (SIGCC), “Administrar Documentación”, en la página web de la Contraloría General de la República.

Adicionalmente, respetando criterios de derechos de autor, en algunos casos los

documentos que sirven como referencia a algunos de los contenidos, son citados con

notas al pie de página.

Acceso a los archivos: derecho de los ciudadanos a consultar la información que conservan los archivos públicos o privados que cumplan funciones públicas, en los términos consagrados por la Ley.

43

Administración de archivos: operaciones administrativas y técnicas relacionadas con la planeación, dirección, organización, control, evaluación, conservación, preservación y servicios de todos los archivos de una institución.

Almacenamiento de documentos: depósito de los documentos en estantería, cajas, archivadores, legajos, entre otros, para su conservación física, con el fin de facilitar su consulta.

Archivo: conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión.

Archivo central: en el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.

Archivo de gestión: comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados.

Archivo histórico: es aquél al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservación permanente.

Archivo General de la Nación: desde el punto de vista institucional y de acuerdo con la categoría de archivos oficiales, es el establecimiento público encargado de Formular, orientar y controlar la política archivística en el ámbito nacional. Es el organismo de dirección y coordinación del Sistema Nacional de Archivos.

Archivista: persona especializada en el manejo de los archivos.

Carpeta: cubierta con la que se resguardan los documentos para su conservación.

Ciclo vital del documento: etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en el área y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente.

Clasificación: labor intelectual de disposición de cualquier elemento según un esquema, plan o marco preestablecido. Puede ser, clasificación de fondos en el interior de un depósito de archivo.

Clasificación documental: labor intelectual mediante la cual se identifica y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsunción), de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la Entidad.

Comité de archivo: grupo asesor de la Alta Dirección, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.

Conservación de archivos: conjunto de medidas adoptadas para garantizar la integridad física de los documentos que alberga un archivo.

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Conservación de documentos: conjunto de medidas tomadas para garantizar el buen estado de los documentos. Puede ser preventiva o de intervención directa. Consulta de documentos: derechos de los usuarios de la entidad productora de documentos y de los ciudadanos en general a consultar la información contenida en los documentos de archivo y a obtener copia de los mismos. Depósito de archivo: espacio destinado a la conservación de los documentos en una institución. Disposición final de documentos: selección de los documentos en cualquiera de sus tres edades, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación. Documento: información registrada, cualquiera sea su forma o el medio utilizado.

Documento de archivo: registro de información producida o recibida por una persona o entidad en razón de sus actividades o funciones, que tiene un valor primario (fiscal, Legal, contable, administrativo, técnico y jurídico) o secundario (científico, histórico y cultural) y debe ser objeto de conservación.

Eliminación: es la destrucción de los documentos que han perdido sus valores primarios o secundarios.

Estante: mueble con anaqueles y entrepaños para colocar documentos en sus respectivas unidades de conservación.

Expediente: conjunto de documentos relacionados con un asunto, que constituyen una unidad archivística. Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por un área productora en la resolución de un mismo asunto. Un expediente puede conformarse por una o más carpetas.

Folio: hoja de libro, de cuaderno o de expediente, al que corresponden dos páginas. Número que indica el orden consecutivo de las páginas de un libro, folleto, revista.

Función archivística: conjunto de actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.

Gestión de documentos: conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes al efectivo manejo y organización de la documentación producida y recibida por una entidad desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su consulta, conservación y utilización.

Instrumento de consulta: documento sobre cualquier soporte, publicado o no, que relaciona o describe un conjunto de unidades documentales con el fin de establecer un control físico, administrativo o intelectual de los mismos, que permita su adecuada localización y recuperación. Dependiendo de la fase de tratamiento archivístico de los documentos de la que deriven los instrumentos, se pueden distinguir. Instrumentos de control (fases de identificación y valoración) e instrumentos de referencia (fases de descripción y difusión).

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Instrumento de control: es aquel que se elabora en las fases de identificación y valoración. Por lo tanto, pueden ser instrumentos de control, entre otros, en la fase de identificación los siguientes: ficheros de organismos, ficheros de tipos documentales, repertorios de series, cuadros de clasificación y registros topográficos.

Inventario: es el instrumento que describe la relación sistemática y detallada de las unidades de un fondo, siguiendo la organización de las series documentales. Puede ser esquemático, general, analítico y preliminar.

Legajo: es el conjunto de documentos que forman una unidad documental en los archivos históricos.

Ordenación: operación de unir los elementos o unidades de un conjunto relacionándolos unos con otros, de acuerdo con una unidad-orden establecida de antemano. En el caso de los archivos, estos elementos serán los documentos o las unidades archivísticas dentro de las series.

Ordenación documental: ubicación física de los documentos dentro de las respectivas series en el orden previamente acordado. Para lo cual adopto el orden cronológico.

Organización de archivos: conjunto de operaciones técnicas y administrativa cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales para revelar su contenido.

Organización de documentos: proceso archivístico que consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a clasificar, ordenar y signar los documentos de una entidad.

Producción documental: recepción o generación de documentos en un área en cumplimiento de sus funciones.

Retención de documentos: es el plazo en términos de tiempo en que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de retención documental.

Serie documental: conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: hojas de vida o historias laborales, contratos, actas, informes, entre otros.

Subsidie documental: conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de la serie por los tipos documentales que varían de acuerdo con el trámite de cada asunto.

Servicios de archivo: proceso mediante el cual se pone a disposición de los usuarios la documentación de una entidad, con fines de consulta.

Tabla de Retención Documental-TRD: listado de series y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo.

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Las TRD pueden ser generales o específicas de acuerdo con la cobertura de las mismas. Las generales se refieren a documentos administrativos comunes a cualquier institución. Las específicas hacen referencia a documentos característicos de cada organismo.

Tipología documental: características físicas e intelectuales de documentos.

Transferencias documentales: remisión de los documentos del archivo de gestión al central y de este al histórico de conformidad con las tablas de retención documental adoptadas.

Valor administrativo: aquel que posee un documento para la administración que lo originó o para la liquidación o absorción por otras entidades, como testimonio de sus procedimientos y actividades.

Valor contable: es la utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas, registros de los ingresos y egresos y de los movimientos económicos de una entidad pública o privada.

Valor fiscal: es la utilidad o aptitud que tienen los documentos para el tesoro o hacienda pública.

Valor histórico: véase Valor secundario.

Valor jurídico: aquel del que se derivan derechos y obligaciones legales regulados por el derecho común.

Valor legal: aquel que tienen los documentos que sirven de testimonio ante la ley.

Valor secundario: es el que interesa a los investigadores de información retrospectiva. Surge una vez agotado el valor inmediato o primario. Los documentos que tienen este valor se conservan permanentemente.

Valoración documental: proceso por el cual se determinan los valores primarios y

secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes

fases de archivo.

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CUADROS ADJUNTOS

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No. 1

Cronograma PGD 2015-2018

49

50

No. 2

Cuadro de Clasificación Documental

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