Programa Nacional de Controlo de Qualidade da Segurança da ... · medidas e procedimentos de segurança, para determinar se estão a ser aplicados ... poderão ser exploradas para

INAC

Programa Nacional de Controlo de Qualidade da Segurança da Aviação Civil

PORTUGAL - Dezembro 2003

PORTUGAL – Dezembro 2003


Programa Nacional de Controlo de Qualidade da Segurança

Intencionalmente em Branco


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Programa Nacional de Controlo de Qualidade da Segurança Indíce

PREÂMBULO 8INTENCIONALMENTE EM BRANCO 9REGISTO DE EMENDAS 10 REVISÕES 10INTENCIONALMENTE EM BRANCO 11CAPÍTULO 1 DEFINIÇÕES 12 1.1 Definições 12 1.2 Abreviaturas e Acrónimos 15INTENCIONALMENTE EM BRANCO 16CAPÍTULO 2 SISTEMA DE CONTROLO DE QUALIDADE 17

2.1 Estrutura Organizacional 172.2 Competências, Responsabilidades e Qualificações 17

2.2.1 ANSAC 172.2.1.1 Responsabilidades da ANSAC 182.2.1.2 Auditorias de Segurança 182.2.1.3 Delegação de Autoridade no Inspector 18

2.2.2 Director de Segurança da Aviação Civil 192.2.3 Departamento de Controlo de Qualidade AVSEC 19

2.2.3.1 Atribuições do Chefe do Departamento CQSAC 192.2.3.2 Qualificações 202.2.3.3 Responsabilidades do Chefe de Departamento 20

2.2.3.3.1 Implementação do PNCQSAC 202.2.3.3.2 Outras Responsabilidades 21

2. 2.4 Gabinete de CQSAC das Entidades 22INTENCIONALMENTE EM BRANCO 23CAPÍTULO 3 POLÍTICA DE AUDITORIA 24

3.1 Autoridade Nacional de Segurança da Aviação Civil (ANSAC) 243.2 Programa Nacional de Controlo de Qualidade AVSEC 243.3 Manual do Auditor 253.4 Orçamento para Auditorias 253.5 Poderes de Autoridade do Inspector 263.6 Fases da Auditoria à Segurança 26

3.6.1 Pré - Auditoria 263.6.2 Inspecção Física 273.6.3 Pós- Auditoria 273.6.4 Auditoria de Acompanhamento 27



3.7 Listas de Verificação 273.7.1 Objectivo 273.7.2 Aplicabilidade 28

3.8 Equipa de Auditoria à Segurança 283.8.1 Tarefas do Inspector 283.8.2 Qualificações do Inspector 283.8.3 Incompatibilidades de Funções do Inspector 293.8.4 Coordenação da Auditoria 293.8.5 Conflictos de Interesses 293.8.6 Especialistas 293.8.7 Observadores 30

3.9 Confidencialidade 303.10 Relatório da Auditoria 303.11 Accesso à Informação 30

3.11.1 Apresentação Pública dos Relatórios 30INTENCIONALMENTE EM BRANCO 31CAPÍTULO 4 TIPOLOGIA E CATEGORIAS DAS AUDITORIAS 32

4.1 Tipos de Auditoria 324.1.1 Auditoria de Certificação 324.1.2 Auditoria Complementar 324.1.3 Auditoria de Rotina 324.1.4 Auditoria Especifíca 32

4.2 Categorias de Auditoria 334.2.1 Conceito 334.2.2 Categorias 334.2.3 Auditoria à Segurança 334.2.4 Inspecção 344.2.5 Investigação 344.2.6 Inquérito 344.2.7 Teste 34

4.3 Âmbito 344.3.1 Critério 34

4.4 Frequência 35INTENCIONALMENTE EM BRANCO 36CAPÍTULO 5 PROCEDIMENTOS DE AUDITORIA 37

5.1 Selecção dos Procedimentos de Auditoria 375.2 Pré-Auditoria 37



5.2.1 Notificação 375.2.2 Selecção da Equipa 385.2.3 Plano da Auditoria 38

5.2.3.1 Objectivo 385.2.3.2 Âmbito 395.2.3.3 Descrição da Organização 395.2.3.4 Metodologia 395.2.3.5 Comunicações 395.2.3.6 Apoio Especializado 405.2.3.7 Orçamento 405.2.3.8 Gestor da Entidade 405.2.3.9 Composição da Equipa 405.2.3.10 Cronograma da Auditoria 40

5.2.4 Processo Prévio de Auditoria e Revisão Documental 415.2.5 Processo de Auditoria 425.2.6 Reunião Prévia da Equipa da Auditoria 42

5.3 Auditoria 435.3.1 Geral 435.3.2 Reunião Inicial 435.3.3 Avaliação e Verificação 43

5.3.3.1 Listas de Verificação 445.3.3.2 Inspecções 445.3.3.3 Amostragem 445.3.3.4 Entrevistas ao Pessoal da Entidade Auditada 45

5.3.4 Resultados da Auditoria 465.3.4.1 Geral 465.3.4.2 Emissão de Resultados durante a Auditoria 465.3.4.3 Preenchimento do Impresso de Resultados 47

5.3.5 Briefings Diários 485.3.6 Reunião Final 48

5.4 Pós-Auditoria 495.4.1 Relatório de Auditoria 49

5.4.1.1 Geral 495.4.1.2 Formato do Relatório 495.4.1.3 Procedimentos para Elaboração do Relatório 50

5.5 Auditoria de Acompanhamento 505.5.1 Geral 50



5.5.2 Tipos de acções Correctivas 515.5.2.1 Acções Correctivas Imediatas 515.5.2.2 Acções Correctivas a Curto Prazo 515.5.2.3 Acções Correctivas a Longo Prazo 52

5.5.3 Apresentação do Plano de Acções Correctivas 525.5.4 Aprovação do Plano de Acções Correctivas 535.5.5 Acompanhamento 53

5.5.5.1 Processo de Acompanhamento 535.5.5.2 Nomeação de Inspector para Acompanhamento 545.5.5.3 Encerramento do Processo 55

5.5.6 Supervisão Pós-Auditoria 555.6 Contra-Ordenações 55

QUADROS 56INTENCIONALMENTE EM BRANCO 57CAPÍTULO 6 REQUISITOS DA EQUIPA DE AUDITORIA 58

6.1 Selecção da Equipa 586.2 Líder da Equipa 58

6.2.1 Funções 586.2.2 Qualificações 586.2.3 Responsabilidades 59

6.3 Membro da equipa 606.3.1 Funções 606.3.2 Qualificações 606.3.3 Responsibilidades 60

INTENCIONALMENTE EM BRANCO 62CAPÍTULO 7 COMISSÃO EUROPEIA 63

7.1 Geral 637.2 Director de Segurança da Aviação Civil 637.3 Chefe do Departamento de CQSAC 63

INTENCIONALMENTE EM BRANCO 64CAPÍTULO 8 IMPRESSOS 65

CONFIRMAÇÃO DE PEDIDO 66CONTROLO DE CONFIRMAÇÃO DE PEDIDO 67REGISTO DE RESULTADOS 68REGISTO DE PROVAS OU INDÍCIOS 69REGISTO DE ACÇÕES CORRECTIVAS 70

INTENCIONALMENTE EM BRANCO 71





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Programa Nacional de Controlo de Qualidade da Segurança Preâmbulo

Preâmbulo

O Programa Nacional de Controlo de Qualidade da Segurança da Aviação Civil tem por objectivo promover e assegurar o cumprimento da regulamentação e normas da aviação, prescrevendo um nível de controlo de qualidade de segurança, aceitável para todas as entidades envolvidas.

Ao efectuar auditorias e inspecções ao cumprimento da regulamentação em vigor e ao documentar o processo dessa actividade, torna-se possível aferir e demonstrar o nível de cumprimento dos requisitos técnicos e legais, por parte de uma dada entidade ou organização.

A Autoridade Nacional de Segurança da Aviação Civil (ANSAC) é responsável pela promulgação da política e procedimentos aplicáveis à condução de Auditorias de Segurança, Inspecções, Investigações e Testes de segurança, através do Programa Nacional de Controlo de Qualidade da Segurança da Aviação Civil. De modo a proporcionar linhas de orientação para a condução das actividades em causa deve ser desenvolvida documentação complementar como, por exemplo, o Manual do Auditor.


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Programa Nacional de Controlo de Qualidade da Segurança Registo de Emendas

Registo de Emendas 1 ª Edição - Dezembro 2003

Emenda No. Data Paginas Afectadas

Data do Registo Iniciais do Responsável

Revisões

Este Programa poderá ser sujeito a actualizações e revisões. As pessoas que identificarem erros e omissões ou que considerem úteis algumas recomendações quanto a futuras alterações, deverão encaminhar as suas observações para o Director da Segurança da Aviação Civil. Quaisquer alterações ficam sujeitas à consulta e coordenação da ANSAC.


Programa Nacional de Controlo de Qualidade de Segurança



Programa Nacional de Controlo de Qualidade de Segurança Definições

Capítulo 1 Definições

1.1 Definições

Para os fins deste Programa aplicam-se as seguintes definições:

Acompanhamento – a fase final de uma auditoria, cujo objectivo incide nas eventuais acções correctivas, na sequência dos resultados de uma auditoria ou inspecção;

Actividades de Auditoria – actividades e procedimentos, através dos quais se obtém informação, para se verificar o cumprimento dos requisitos;

Âmbito – o número de áreas funcionais de especialidade, a serem inspeccionadas e a extensão da verificação;

Amostragem - uma inspecção de uma parte representativa de uma dada característica, a fim de se obter uma avaliação de conjunto significativa, com o auxílio de meios estatísticos;

Área funcional - uma área sob a responsabilidade funcional de um Director ;

Auditado - a organização ou entidade a ser auditada. Este termo pode ser substituído por “entidade” e “organização ou entidade”;

Auditor - a pessoa que conduz auditorias a nível nacional;

Auditoria – qualquer procedimento ou processo utilizado para o controlo do cumprimento a nível nacional. Abrange auditorias à segurança, inspecções, inquéritos, testes e investigações;

Auditoria conjunta - uma auditoria cujo objectivo envolve mais do que uma área funcional;

Auditoria à Segurança – uma verificação aprofundada de todos os aspectos das medidas e procedimentos de segurança, para determinar se estão a ser aplicados com continuidade e com um nível constante;

Autoridade Adequada - Autoridade Nacional de Segurança da Aviação Civil (ANSAC), a qual é responsável por autorizar e supervisionar a condução de auditorias de segurança;

Característica – uma propriedade distinta ou um atributo de um produto, processo, serviço ou prática através do qual se pode aferir o cumprimento de um dado requisito técnico ou legal;



Certificação - o processo de se determinar a competência, qualificação, ou qualidade em que se baseia a emissão de um documento de aviação português. Inclui a emissão original, a sua recusa, uma renovação ou revisão desse documento;

Chefe de Departamento - o indivíduo, designado pela Autoridade Adequada, responsável pelo planeamento e condução das auditorias;

Confirmação – a garantia de que os resultados apurados mostram a conformidade com os elementos obtidos de diversas fontes;

Cumprimento – o modo de uma dada entidade desenvolver a sua actividade em conformidade com a regulamentação em vigor;

Deficiência – falha em cumprir os requisitos de segurança da aviação;

Documentado – tudo o que tenha sido registado por escrito, fotocopiado ou fotografado e depois assinado e datado e conservado;

Documento de Aviação – um documento emitido pelo INAC ou pela ANSAC, incluindo licenças, certificados, aprovações, autorizações e homologação de actividades, de pessoal, aeronaves, equipamentos, infra-estruturas, instalações, sistemas, procedimentos e outros meios relacionados com a aviação civil;

Documentos de trabalho – todos os documentos requeridos pelo Auditor ou equipa de auditoria, necessários para preparar e efectuar a auditoria. Podem incluir programas de inspecção, listas de verificação e vários impressos de relatório.

Entidade – os aeroportos ou aeródromos, transportadores aéreos, serviços de navegação aérea, empresas de assistência a aeronaves e outras ou entidades sujeitas à regulamentação sobre a segurança da Aviação Civil;

Impresso de pedido de confirmação (CRF/ IPC) – um impresso dirigido a uma determinada entidade, por um inspector, em que se solicita informação específica. Solicita-se a essa entidade que responda dentro de um dado prazo;

Impresso de Resultados – um impresso usado para documentar um resultado;

Incidente de segurança - uma ocorrência com implicações negativas na segurança e protecção das pessoas e da propriedade; Inquérito - uma avaliação das operações para determinar as necessidades em matéria de segurança. Tal inclui a identificação das vulnerabilidades que poderão ser exploradas para cometer um acto de interferência ilícita, apesar da implementação de medidas e procedimentos de segurança, e a recomendação de medidas de protecção compensatória proporcionais à ameaça, para fazer face a um risco identificado;



Inspecção – uma verificação da implementação de um ou mais aspectos das medidas e procedimentos de segurança, para determinar o grau de eficácia com que estão a ser executados;

Investigação – uma verificação de um incidente de segurança e a explicação da sua causa, de modo a evitar a sua recorrência e ponderar a oportunidade de uma eventual acção judicial; Líder de equipa – o indivíduo nomeado pelo chefe de departamento, para efectuar a auditoria da área funcional a que pertence;

Manual de Controlo da Área Funcional - um manual (ou manuais) que contém orientações e procedimentos para a realização de inspecções e auditorias específicos para aquela área funcional, incluindo listas de verificação, impressos e material de orientação a utilizar por inspectores no desempenho das suas actividades;

Membro da equipa - o indivíduo nomeado pelo chefe de departamento para participar numa auditoria;

Não -cumprimento - falha de cumprimento de requisitos;

Nível aceitável – um critério estabelecido usado como base de avaliação do nível de cumprimento de uma organização ou entidade;

Plano de acção correctiva (CAP) - um plano submetido, em resposta a resultados apurados. O CAP define como a entidade se propõe corrigir as deficiências documentadas no relatório de resultados apurados;

Plano Nacional de Auditorias – um plano anual das auditorias a realizar, aprovado pela ANSAC;

Procedimento ou processo - uma série de passos seguidos de forma metódica, a fim de efectuar e concluir uma actividade. Tal inclui os indivíduos envolvidos, a data e local e maneira de proceder; os materiais, o equipamento, a documentação a utilizar, assim como a forma de controlo dessa actividade;

Programa de Controlo de Qualidade – o Programa Nacional de Controlo de Qualidade da Segurança da Aviação Civil;

Programa Nacional de Auditorias – Programa da responsabilidade da ANSAC, o qual promove o cumprimento dos requisitos que prescrevem um nível aceitável de segurança;

Relatório de Auditoria - um relatório que descreve o processo da auditoria e fornece uma síntese dos resultados obtidos;

Resultado – o resultado apurado no final de uma auditoria ou inspecção;



Resultado de uma Auditoria - não -cumprimento de um requisito regulamentar específico, identificado durante uma auditoria, facto que é documentado no impresso apropriado;

Teste – uma aferição das medidas de segurança da aviação, no âmbito do qual a ANSAC apresenta ou simula a intenção de cometer um acto ilícito com o objectivo de examinar a eficácia e a aplicação das medidas de segurança existentes;

Verificação – uma avaliação independente, ou exame, incluindo observação e monitorização, de modo a estabelecer e documentar quais os produtos, processos, práticas, serviços e documentos que estão em conformidade com os requisitos legais. Inclui a confirmação de que uma dada actividade está de acordo com os requisitos especificados em contratos, códigos, regulamentos, normas, projectos e especificações, descrições dos elementos e procedimentos técnicos.

1.2 Abreviaturas e Acrónimos

As seguintes abreviaturas e acrónimos encontram-se no texto deste documento e noutros manuais, incluindo listas de verificação (listas de verificação e controlo / “checklists”) e outro material de orientação:

ANSAC .....................Autoridade Nacional de Segurança da Aviação Civil A/C ...........................Aeronaves ATC ...........................Air Traffic Control (Controlo de Tráfego Aéreo) OACI .........................Organização Internacional da Aviação Civil MOV………………...Manual de Operações de Voo N/A...........................Não aplicável PNCQSAC ...............Programa Nacional de Controlo da Qualidade da Segurança

da Aviação Civil NOTAM ...................Notice to Airmen (Aviso aos Pilotos) TL............................... Líder de equipa TM ............................ Membro de equipa


Programa Nacional de Controlo de Qualidade de Segurança




Capítulo 2 Sistema de Controlo da Qualidade da Segurança da Aviação Civil 2.1 Estrutura organizacional A estrutura organizacional do Sistema de Controlo da Qualidade da Segurança inclui:

a) ANSAC; b) O Director da Segurança da Aviação Civil;

c) O Departamento de Controlo de Qualidade da Segurança da Aviação

Civil;

d) Um Gabinete de Controlo de Qualidade da Segurança para cada entidade que tenha sido licenciada, certificada ou aprovada para o desenvolvimento de actividades na área da Aviação Civil.

Director AVSEC

Departamento de CQSAC

Gabinetes de CQSAC das Entidades

ANSAC (Presidente INAC)

2.2 Competências, Responsabilidades e Qualificações

2.2.1 ANSAC A ANSAC aprova e assegura a elaboração, o desenvolvimento e implementação do Programa de Controlo de Qualidade da Segurança da Aviação Civil.



2.2.1.1 Responsabilidades da ANSAC A ANSAC deve:

a) monitorizar o cumprimento e a implementação do Programa Nacional

Segurança, considerando o nível de ameaça, tipo e natureza das operações, estado da implementação e outros factores que possam necessitar de uma monitorização mais frequente;

b) enviar anualmente um relatório à Comissão Europeia sobre as medidas

tomadas, de forma a cumprir o estipulado no Regulamento (CE) 1217/03, de 4/7/2003, e sobre a situação de segurança nos aeroportos/ aeródromos nacionais; sendo o relatório devido 2 meses após a conclusão do período de referência do relatório (1 Janeiro a Dezembro 31);

c) informar a Comissão sobre as melhores práticas relativamente aos

programas de controlo de qualidade, aos auditores e às metodologias para a realização de auditorias (Regulamento (CE) 1217/03, artigo 11).

2.2.1.2 Auditorias de Segurança As Auditorias de Segurança são conduzidas na sequência do Programa Nacional de Segurança da Aviação Civil, aprovado por Deliberação do Concelho de Ministros, em 23 de Dezembro de 2003.

A ANSAC pode delegar num determinado inspector o poder e autoridade conforme abaixo indicado, conferindo autoridade para ele/ela:

”…entrar em qualquer aeronave, aeródromo, instalação relacionados com a aviação civil, ou em qualquer local usado para o desenvolvimento, manufactura ou fabrico, distribuição, manutenção ou instalação de produtos aeronáuticos, com o objectivo de efectuar inspecções…”

2.2.1.3 Delegação de Autoridade no Inspector

Os inspectores de Segurança da Aviação Civil recebem a autoridade de efectuar inspecções pela ANSAC, através de um documento de Delegação de Autoridade.

O referido Documento é emitido pelo Director da Segurança da Aviação Civil.



2.2.2 Director da Segurança da Aviação Civil Ao Director AVSEC compete:

(a) assegurar que, após a auditoria física, é efectuado um acompanhamento apropriado;

(b) enviar um ofício ao Auditado confirmando que todos os resultados da auditoria se encontram concluídos, assim como as acções correctivas e que o processo de auditoria foi encerrado;

(c) determinar o objectivo e âmbito da auditoria; (d) nomear um líder da equipa e os membros da equipa para cada auditoria.;

Quando se indica um líder da equipa para cada auditoria, ele/ ela devem ser nomeados, pelo menos, 3 a 6 meses antes da realização da auditoria, dependendo da dimensão e complexidade dessa auditoria. Tal permitirá tempo suficiente para a familiarização, a investigação e a selecção da equipa de auditoria, assim como para o desenvolvimento de um plano de auditoria.

(e) supervisionar a selecção da equipa de auditoria ; (f) aprovar o plano de auditoria; (g) participar na reunião de apresentação, quando necessário; (h) participar na reunião final, quando tal for exequível; (i) rever e aprovar o relatório de auditoria, assinar o ofício de envio do

relatório ao Auditado para assegurar que ele o recebe dentro do prazo estipulado;

(j) assegurar que são tomadas as acções adequadas, de um modo apropriado e oportuno, em relação a qualquer ameaça imediata à segurança da aviação, e que tenha sido identificada pelo Chefe de Departamento durante a auditoria; e

(k) aprovar o Manual do Auditor.

2.2.3 Departamento de Controlo de Qualidade da Segurança

2.2.3.1 Funções do Chefe do Departamento

O Chefe do Departamento:

a) responde directamente perante o Director de Segurança da Aviação Civil

(DSAC);



b) conduz todos os assuntos relacionados com auditorias, de acordo com a política e os procedimentos estipulados;

c) contacta imediatamente o DSAC, com uma recomendação para a acção a tomar, em caso de uma ameaça iminente à segurança da aviação;

d) elabora, desenvolve e mantém actualizado o Manual do Auditor. 2.2.3.2 Qualificações

O Chefe do Departamento deve:

a) ter concluído um curso de Gestão de auditorias; b) possuir experiência relacionada com o tipo de organização ou entidade a

auditar; c) possuir um bom conhecimento da legislação e regulamentos sobre

segurança da aviação; d) ter demonstrado capacidade de comunicação e de gestão;

e) ter experiência no tocante aos procedimentos administrativos da ANSAC; e f) ter actuado como líder de equipa durante pelo menos duas auditorias.

2.2.3.3 Responsabilidades do Chefe de Departamento 3.2.3.3.1 Implementação do Programa Nacional de Controlo de Qualidade da

Segurança

O Chefe do Departamento Controlo de Qualidade da Segurança é o responsável pela gestão do Programa Nacional de Controlo da Qualidade da Segurança da Aviação Civil (PNCQSAC), que inclui o seguinte:

(a) definir a política de auditorias, os procedimentos, recursos e requisitos

de formação; (b) gerir a realização dos cursos e procedimentos de auditoria; (c) manter a documentação relevante para as auditorias e apoiar o

desenvolvimento e gestão dos manuais de controlo de qualidade da segurança sempre que solicitado pelo Director;



(d) administrar o Programa para assegurar que as políticas e procedimentos das auditorias de Segurança são aplicados de maneira uniforme; e

(e) coordenar as auditorias efectuadas de acordo com o Programa Nacional de Controlo de Qualidade da Segurança, incluindo a sua participação quando solicitado pela ANSAC.

2.2.3.3.2 Outras Responsabilidades

Ao Chefe de Departamento compete ainda:

a) planear, organizar, dirigir e controlar o processo de auditoria; b) planear as datas de realização das actividades, com a antecedência

suficiente para permitir um planeamento adequado antes da realização das auditorias;

c) quando aplicável, seleccionar os líderes de equipa em consulta com o Director de Segurança da Aviação Civil e confirmar a nomeação por escrito ou memorando;

d) manter um Processo das auditorias, devendo incluir a nomeação do Team Leader e os termos de referência, os apontamentos de trabalho, cópias dos documentos relacionados com as auditorias e uma cópia do relatório da auditoria;

e) desenvolver um plano das auditorias para aprovação pela ANSAC; f) notificar o Auditado por escrito, sobre a realização da auditoria

(aproximadamente 3 meses de antecedência).; g) coordenar os requisitos de pessoal para as equipas de auditoria com os

directores apropriados; h) assegurar que a documentação de pré- auditoria está completa; i) assegurar que os membros da equipa têm os conhecimentos necessários às

áreas de especialidade em causa; j) convocar uma reunião com a equipa de auditoria quando necessário; k) estabelecer contacto com a ANSAC e os Auditores para se resolverem

eventuais problemas de campo, alterações nos objectivos ou âmbito da auditoria, e outros assuntos significativos, que surjam durante a fase de pre- auditoria;

l) coordenar e dirigir a reunião de apresentação com o Auditado e manter contacto com a gerência da entidade a auditar;

m) aconselhar o Director da Segurança da Aviação Civil imediatamente sobre qualquer indício de ameaça à segurança, a qual foi identificada durante a auditoria;

n) assegurar que quaisquer decisões, ou aprovações necessárias para a realização da auditoria sejam recebidas em tempo oportuno;



o) exercer autoridade sobre a equipa de auditoria e os observadores; p) assegurar que todos os resultados da auditoria estão fundamentados nos

requisitos legais aplicáveis e que são documentados com exemplos e material objectivo;

q) assegurar que todos os resultados da auditoria foram dados a conhecer ao Auditado antes da reunião final, sempre que tal seja possível;

r) coordenar e dirigir a reunião final com a gerência do Auditado; s) preparar um ofício que acompanha o relatório de auditoria para aprovação

pelo Director da Segurança da Aviação Civil; t) fornecer ao Director da Segurança da Aviação Civil as recomendações para

uma possível acção de aplicação legal, na sequência dos resultados de uma auditoria e coordenar a subsequente acção relativa aos resultados com o inspector designado para esse efeito;

u) assegurar que os membros da equipa desempenharam as respectivas funções e confirmar a conclusão do processo de auditoria por escrito; e

v) apresentar um relatório sobre os recursos humanos utilizados em auditorias nacionais, ao Director da Segurança da Aviação Civil.

2.2.4 Gabinete de Controlo de Qualidade da Segurança das Entidades de Aviação

Civil Cada Entidade de Aviação Civil deve dispor de um Gabinete de Controlo de Qualidade da Segurança. Ao Chefe do Gabinete compete:

a) desenvolver e implementar o Programa de Controlo de Qualidade da Segurança da Entidade, em cumprimento do presente Programa;

b) ter acesso directo ao Director da Segurança da Aviação Civil e ao Chefe

do Departamento do Controlo de Qualidade da Segurança; c) anualmente, até ao dia 15 de Janeiro, apresentar as medidas, os

procedimentos e as actividades internas de auditoria que foram desenvolvidas.





Programa Nacional de Controlo de Qualidade da Segurança Política de Auditoria

Capítulo 3 Política de Auditoria

3.1 Autoridade Nacional de Segurança da Aviação Civil (ANSAC)

O Presidente do Concelho de Administração da Autoridade Aeronáutica Portuguesa (INAC) é a Autoridade Nacional de Segurança da Aviação Civil (ANSAC).

A ANSAC é responsável pelo desenvolvimento da política e dos procedimentos das auditorias. As responsabilidades apropriadas foram delegadas na ANSAC, na sequência da aprovação do Programa Nacional de Segurança da Aviação Civil, pela Deliberação nº 248-DB/2003 do Conselho de Ministros, de 23 de Dezembro de 2003.

A ANSAC define a política e as orientações de procedimentos, através do Programa Nacional de Controlo de Qualidade da Segurança e do Manual do Auditor.

3.2 Programa Nacional de Controlo de Qualidade da Segurança da Aviação Civil

Este Programa traça as linhas gerais da política de condução das auditorias e os procedimentos a cumprir, constituindo, por isso, o principal documento de orientação para efectuar auditorias de segurança, no seio da ANSAC.

Nota: A política e os procedimentos descritos neste programa são também aplicáveis às inspecções efectuadas noutras alturas que não durante as auditorias. Embora tais inspecções possam ser menos formais no seu planeamento e execução, mantêm-se os princípios descritos neste documento; isto aplica-se especialmente à utilização de listas de verificação (checklists), documentação, resultados, assim como a obtenção de acções correctivas e acompanhamento, a fim de assegurar a respectiva eficácia.

O Programa Nacional de Controlo de Qualidade da Segurança (PNCQSAC) foi desenvolvido com o objectivo de promover o cumprimento da Regulamentação da União Europeia, do Programa Nacional de Segurança da Aviação Civil e outras normas relevantes.

Este Programa contém as medidas necessárias para a monitorização do controlo de qualidade, de modo a aferir regularmente a implementação do Programa Nacional de Segurança da Aviação Civil, incluindo as políticas em que se baseia.



O Programa inclui os seguintes elementos:

a) Estrutura organizacional, responsabilidades e recursos; b) Descrições de funções e de qualificações dos auditores responsáveis por pôr

em prática o Programa de Controlo de Qualidade; c) Monitorização das actividades, incluindo tipos, finalidade, conteúdo,

frequência e objectivos das auditorias de segurança, inspecções, inquéritos e testes, assim como a classificação do cumprimento e o âmbito e responsabilidades da investigação quando aplicável;

d) Actividades de correcção de deficiências, dos detalhes sobre o relatório de deficiências, o acompanhamento e a correcção;

e) Medidas de implementação; e f) Comunicação e relatório das actividades efectuadas e o nível de cumprimento

dos requisitos de segurança.

3.3 Manual do Auditor

O Manual do Auditor proporciona material de orientação e inclui “aide-mémoires”, listas de verificação e impressos, tais como o questionário de pré-auditoria, impressos para efectuar relatórios de conclusões e relatórios finais.

3.4 Orçamento das Auditorias

O Director da Segurança da Aviação Civil é responsável pela utilização e controlo dos recursos durante as auditorias. Sempre que possível, as despesas previstas serão incluídas no plano proposto para a realização de auditorias, plano esse a ser aprovado pela ANSAC, devendo incluir os custos estimados para todas as actividades de auditorias e inspecções de segurança.

Uma vez aprovado o orçamento, o Director da Segurança da Aviação Civil assegurará que as despesas são incluídas nas respectivas áreas, conforme o aprovado.

Após a conclusão de uma auditoria, o Director da Segurança da Aviação Civil fornece à ANSAC um resumo das despesas efectuadas.



3.5 Poderes de Autoridade do Inspector

É delegada autoridade nos Inspectores para o exercício das suas funções, de modo a poderem lidar com situações de uma ameaça iminente à segurança da aviação.

Tais poderes incluem a detenção de aeronaves e a suspensão de documentos de aviação portugueses. Os inspectores devem usar bom senso e tacto, ao lidar com situações em que o factor principal é a segurança de pessoas e bens.

Embora um inspector não deva permitir que subsista, depois de a detectar, qualquer ameaça à segurança, é importante que a entidade ou organização em causa seja avisada dos factos específicos e que lhe seja dada a oportunidade de resolver a situação voluntariamente

Logo que possível, o Líder da equipa de auditoria ou inspecção ou o Director de Segurança devem também ser consultados e/ou informados.

3.6 Fases da Auditoria à Segurança

O processo de auditoria consiste nas quatro fases seguintes:

(a) Pré -Auditoria; (b) Auditoria Física; (c) Pós -Auditoria; e (d) Auditoria de Acompanhamento.

3.6.1 Pré – Auditoria

(1) O planeamento e a preparação da fase de pré -auditoria garantirão que os

objectivos da auditoria são alcançados de forma eficiente e económica. O planeamento e os recursos financeiros e humanos requeridos serão determinados pelo âmbito da auditoria proposta. Esta questão deverá ser indicada e justificada no Plano de Auditoria.

(2) A informação reunida durante a fase de pré -auditoria dará apoio à equipa de

auditoria nas seguintes acções:

(a) Identificação das áreas, sistemas e actividades a ser inspeccionadas; (b) selecção das listas de controlo e verificação (listas de verificação e controlo

/ checklists) apropriadas; (c) adequação do âmbito da auditoria; e (d) conclusão do plano de auditoria.



3.6.2 Auditoria Física

A fase da auditoria física será implementada de acordo com o planeamento. O objectivo desta fase é verificar o cumprimento dos requisitos legais e registar os resultados quando o cumprimento não for confirmado. Os resultados da auditoria serão comunicados à entidade inspeccionada em reuniões a agendar e/ou na reunião de conclusão da auditoria.

3.6.3 Pós-Auditoria

As actividades de pós-auditoria incluem a conclusão de detalhes administrativos e a produção de um Relatório de Auditoria.

3.6.4 Auditoria de Acompanhamento

A Auditoria de Acompanhamento inclui o desenvolvimento e aprovação do Plano de Acções Correctivas da entidade ou organização auditada, assegura uma implementação completa desse plano e inclui um encerramento formal da auditoria pela ANSAC.

3.7 Listas de Verificação e Controlo (Checklists)

3.7.1 Objectivo

(1) As listas de verificação e controlo/”checklists” promovem uma atitude

sistemática para se efectuarem inspecções e estão preparadas para identificar itens específicos a rever, fazendo referência aos requisitos aplicáveis, quer se trate de um regulamento, norma ou um requisito de um manual de controlo.

(2) As listas de verificação e controlo/”checklists” não devem limitar a capacidade

do Auditor para explorar outras áreas relevantes.



3.7.2 Aplicabilidade

As listas de verificação e controlo /”checklists” são:

(a) usadas como guia em auditoria ou inspecção; (b) preenchidas ou anotadas; e (c) assinadas e datadas pelo Membro da equipa que usa o “checklist”.

3.8 Equipa de Auditoria à Segurança

3.8.1 Tarefas do Inspector

(1) Os inspectores designados para uma equipa de auditoria elaboram o relatório

dirigido ao Chefe de Departamento de CQSAC, com quem comunicam durante o processo de auditoria (através do Líder da equipa, quando aplicável). De modo a assegurar continuidade, os inspectores não são desligados desse processo antes da conclusão dos seus deveres, conforme constar do planeamento da auditoria, excepto com autorização por escrito do Chefe de Departamento.

(2) Os membros da equipa devem poder debruçar-se sobre as actividades e os

objectivos da auditoria, devendo portanto estar libertos de outras responsabilidades até ao termo dessa auditoria.

3.8.2 Qualificações do Inspector

As qualificações do Membro da Equipa variam, de acordo com as respectivas funções e responsabilidades, encontrando-se especificadas no Capítulo 6.

Quando as qualificações referidas não se encontrem completas, podem incluir-se outras pessoas, na equipa, que forneçam apoio especializado, assim como se podem incluir também os inspectores que se encontram a receber formação ou treino, como membros da equipa, com a aprovação da ANSAC.

Qualquer trabalho efectuado por essas pessoas deverá ser revisto por um membro qualificado, o qual assinará e responsabilizar-se-á pela conclusão do trabalho.



3.8.3 Incompatibilidades de Funções do Inspector

De forma a permanecer imparcial durante o processo de auditoria, os inspectores que tenham estado envolvidos em actividades de supervisão de uma entidade ou organização, não deverão participar em auditorias dessa entidade ou organização. Os inspectores devem, contudo, apoiar a equipa de auditoria, em termos de aconselhamento, quando tal lhes for pedido pelo Chefe do Departamento de CQSAC.

A ANSAC poderá aprovar a participação dos referidos inspectores como membros activos dessa equipa de auditoria, em circunstâncias e quando os recursos disponíveis assim determinem.

3.8.4 Coordenação da Auditoria

As auditorias serão coordenadas com o Auditado. O Chefe de Departamento de CQSAC assegurar-se-á que o Auditado é informado de todas as matérias relevantes e é responsável pela gestão de pessoal e de recursos financeiros, assim como pela integridade do processo da auditoria.

3.8.5 Conflitos de Interesses

Qualquer membro de uma equipa de auditoria que preveja que a sua participação possa causar um conflito de interesse, deve avisar o Chefe de Departamento. A seguir, indicam-se potenciais conflitos de interesse:

(a) Trabalho anterior para a entidade em causa (dependendo se foi recente e

os termos em que terminou);

(b) laços à organização ou entidade;

(c) envolvimento directo na entidade em causa.

3.8.6 Especialistas

Especialistas podem integrar a equipa de auditoria por mútuo acordo com o Auditado, com o Chefe de Departamento e o Líder da Equipa.



Exemplos de especialistas são: pessoas experientes no sistema de computadores da entidade em causa, na medida em que esse sistema seja demasiado complicado para a equipa operar; ou pode tratar-se de um representante técnico do fabricante de um determinado equipamento; etc.

3.8.7 Observadores

Observadores podem integrar a equipa de auditoria, por proposta do Chefe de Departamento de QCSAC.

3.9 Confidencialidade

Devido à natureza sensível das auditorias, é importante que a informação se mantenha confidencial; isto é especialmente verdade durante a auditoria física. Os inspectores devem usar de bom senso e serem discretos quando se discutirem assuntos relacionados com a auditoria, quer seja no próprio local ou não.

De facto, a discussão do conteúdo da auditoria deve limitar-se à equipa e à ANSAC e estar em conformidade com o especificado no plano da auditoria.

3.10 Relatório da Auditoria

O Relatório da Auditoria é o resultado documentado de cada auditoria. O relatório descreve o processo da inspecção, fornece um resumo sobre as áreas inspeccionadas e inclui cópias dos resultados.

3.11 Acesso à Informação

3.11.1 Apresentação Pública dos Relatórios de Auditoria

Os relatórios de qualquer auditoria não devem ser apresentados publicamente, excepto quando se trate de uma resposta um pedido oficial, legalmente suportado.





Programa Nacional de Controlo de Qualidade da Segurança Tipologia e Categorias das Auditorias

Capítulo 4 Tipologia e Categorias das Auditorias

4.1 Tipos de Auditorias

Em função das circunstâncias, são aplicáveis os seguintes tipos de auditoria:

a) Auditoria de Certificação; b) Auditoria Complementar ; c) Auditoria de Rotina; e d) Auditoria Específica.

4.1.1 Auditoria de Certificação A Auditoria de Certificação tem lugar aquando do processo de emissão de um documento de aviação a uma dada entidade, a fim de assegurar que os requisitos de segurança estão cumpridos. Quando necessário, terá lugar uma auditoria pós-certificação, a fim de assegurar que os requisitos de certificação foram cumpridos. 4.1.2 Auditoria Complementar A Auditoria Complementar tem lugar quando se verifiquem alterações ao documento de aviação emitido, designadamente, antes de ser concedida uma capacidade adicional a uma determinada entidade. Não é necessário notificar previamente a entidade em causa. 4.1.3 Auditoria de Rotina A Auditoria de Rotina é efectuada com o objectivo de determinar o nível geral de conformidade com os requisitos legais de uma dada entidade. São inspeccionadas todas as áreas aplicáveis dessa entidade. 4.1.4 Auditoria Específica A Auditoria Específica tem lugar em resposta a determinadas circunstâncias, diferentes das que originam uma auditoria de certificação ou uma auditoria



complementar ou uma de rotina. Por exemplo, em questões particulares de segurança, pode ser necessária uma auditoria específica com ou sem notificação prévia. Esta auditoria sem notificação prévia pode não exigir certas actividades dos membros da equipa que normalmente estão associadas aos outros tipos de auditorias.

4.2 Categorias de Auditoria

4.2.1 Conceito

(1) O conceito de auditoria implica a criação de uma equipa, podendo utilizar

recursos humanos e materiais de outras entidades, desde que determinados pela ANSAC.

(2) O Director da Segurança da Aviação Civil é responsável pela selecção dos auditores a incluir no Plano Nacional de Auditorias de Segurança, tendo por base a complexidade das auditorias e os requisitos de recursos humanos.

(3) A ANSAC aprova, anualmente, o Plano Nacional de Auditorias de Segurança da Aviação Civil.

4.2.2 Categorias

O tipo de Auditoria é determinado pelas circunstâncias em que se convoca uma auditoria e inclui as seguintes Categorias:

(a) Auditoria à segurança; (b) Inspecção; (c) Investigação; (d) Inquérito; e (e) Teste.

4.2.3 Auditoria à Segurança

Auditoria à Segurança é uma verificação aprofundada de todos os aspectos das medidas e procedimentos de segurança, para determinar se estão a ser aplicados com continuidade e com um nível constante, de acordo com o PNSAC. A Auditoria à Segurança é sempre anunciada.



4.2.4 Inspecção

Inspecção é a verificação da implementação de um ou mais aspectos das medidas e procedimentos de segurança, para determinar o grau de eficácia com que estão a ser executados.

A Inspecção pode ser anunciada ou não.

4.2.5 Investigação

Investigação consiste na verificação de um incidente de segurança e na explicação da sua causa, de modo a evitar a sua recorrência e ponderar a oportunidade de uma eventual acção judicial.

4.2.6 Inquérito

Inquérito consiste na avaliação das operações para determinar as necessidades em matéria de segurança. Tal inclui a identificação das vulnerabilidades que poderão ser exploradas para cometer um acto de interferência ilícita, apesar da implementação de medidas e procedimentos de segurança, e a recomendação de medidas de protecção compensatória proporcionais à ameaça, para fazer face a um risco identificado.

4.2.7 Teste

Teste é a aferição das medidas de segurança da aviação, no âmbito do qual a ANSAC apresenta ou simula a intenção de cometer um acto ilícito com o objectivo de examinar a eficácia e a aplicação das medidas de segurança existentes.

4.3 Âmbito

4.3.1 Critérios

O âmbito de uma auditoria depende dos seguintes critérios:

(a) categoria, tipo e classificação da auditoria;



(b) período de tempo decorrido após alterações aos sistemas e equipamentos; (c) registo do controlo de qualidade da segurança dessa organização ou

entidade; (d) tempo que decorreu desde a última auditoria (frequência das inspecções); (e) confiança nas acções correctivas efectuadas pela organização ou entidade,

na sequência de uma auditoria; inspecção ou teste anteriores; (f) recursos técnicos, humanos (inspectores) e financeiros disponíveis.

4.3 Frequência

As empresas ou entidades são objecto de uma Auditoria à Segurança, no mínimo, de 2 em 2 anos, podendo ser auditadas com maior frequência por força da avaliação dos procedimentos de controlo de qualidade aplicados.

Outros factores que influenciam a frequência das auditorias são os registos prévios sobre o cumprimento dos requisitos, assim como o tamanho e complexidade da entidade a auditar, i.e., uma entidade com uma estrutura mais complexa exigirá auditorias mais frequentes. Os Testes e Inspecções são efectuados sempre que se revele necessário.





Programa Nacional de Controlo de Qualidade da Segurança Procedimentos de Auditoria

Capítulo 5 Procedimentos de Auditoria

5.1 Selecção dos Procedimentos de Auditoria

Os procedimentos de auditoria são semelhantes na sua aplicação; no entanto, há diferenças que têm a ver com a dimensão, o âmbito e a complexidade da organização ou entidades a auditar. Nalguns tipos de auditorias, nem todos os procedimentos descritos neste Capítulo serão aplicados.

5.2 Pre- Auditoria

As fases de pre- auditoria estão ilustradas pela seguinte figura e implicam, entre outras coisas, a notificação da organização ou entidade, a selecção de uma equipa de auditoria, o desenvolver de um plano de Auditoria, a revisão de Processos e de documentação, a abertura de um novo Processo de Auditoria caso não exista ainda e a convocação de uma reunião com a equipa de pre- auditoria .

Notificação

Selecção da equipa

Plano da Auditoria

Documentação Prévia para a Auditoria

Reuniões Prévias da Equipa de Auditoria

5.2.1 Notificação

Uma organização ou entidade será, normalmente, contactada com uma antecedência de 14 a 60 dias antes da data planeada para a auditoria, de modo a informar a agenda da auditoria. A complexidade da auditoria determinará o prazo de tempo



para este contacto. As organizações ou entidades incluídas no Plano Nacional de Auditorias devem ser contactadas com 3 meses de antecedência em relação à data marcada para a auditoria. Circunstâncias excepcionais poderão ditar um prazo de notificação mais reduzido ou mesmo a ausência de notificação.

5.2.2 Selecção da Equipa

A selecção da equipa de auditoria, incluindo as tarefas, as funções, as qualificações e responsabilidades dos membros da equipa, estão especificados no Capítulo 6.

5.2.3 Plano da Auditoria

O Chefe de Departamento desenvolverá um Plano da Auditoria para aprovação pela ANSAC. Este plano assegura que a auditoria será efectuada de uma maneira organizada e de acordo com critérios pré determinados. Serão distribuídas as secções apropriadas do plano a cada membro da equipa, a fim de ser proporcionada orientação sobre o modo de se efectuar a auditoria em causa. Além disso, o Chefe de Departamento pode desejar fornecer ao Auditado partes do plano. O Plano da Auditoria deve abordar o seguinte, conforme seja aplicável:

(a) objectivo; (b) âmbito; (c) uma descrição da organização ou entidade a auditar; (d) metodologia; (e) comunicações; (f) logística; (g) apoio especializado; (h) resultados e observações; (i) gestores da entidade; (j) composição da equipa; e (k) cronograma da auditoria

5.2.3.1 Objectivo

O plano da auditoria deve definir a categoria da auditoria.



5.2.3.2 Âmbito

Deve especificar-se o seguinte, quando aplicável:

(a) áreas específicas (incluindo elementos) da organização ou entidade a

auditar; (b) período de tempo que a auditoria deverá abranger; e (c) dispersão geográfica.

5.2.3.3 Descrição da Organização ou Entidade

O plano da auditoria deve dar informação específica sobre a organização ou entidade. Tal proporcionará ao leitor uma visão geral da organização ou entidade, devendo incluir informação sobre o seguinte:

(a) o número de empregados e sua localização; (b) bases de operação; e (c) qualquer outra informação necessária.

5.2.3.4 Metodologia

O plano da auditoria deve descrever a metodologia a usar durante a auditoria incluindo:

(a) o modo como se efectuará a auditoria; (b) os procedimentos específicos a seguir; (c) uma amostragem dos métodos a usar; e (d) detalhes sobre a manutenção do processo da auditoria, conforme indicado

em 5.2.5.

5.2.3.5 Comunicações

O plano da auditoria deve identificar os protocolos de comunicação que a equipa de auditoria deve seguir. Tal incluirá as comunicações internas com a equipa e o pessoal da ANSAC, assim como as comunicações externas com o Auditado, com agências e com o público.



5.2.3.6 Apoio Especializado

A ANSAC pode recorrer a apoio externo especializado, sempre que se revele necessário para a formação da equipa de auditoria.

5.2.3.7 Orçamento

O Plano da Auditoria deve indicar o seguinte:

(a) quantia orçamentada para trabalho extraordinário, viagens, alojamento e

despesas diárias; (b) contingência do orçamento (10%); e (c) responsabilidade dos membros da equipa em relatar desvios do plano do

orçamento.

5.2.3.8 Gestores da Entidade

O Plano da Auditoria deve incluir uma lista dos gestores da entidade que seja relevante para a auditoria, incluindo o nome das pessoas, títulos e números oficiais de telefone.

5.2.3.9 Composição da Equipa

O plano da Auditoria deve incluir um quadro ou organigrama da equipa indicando o seguinte, quando aplicável:

(a) nomes da autoridade que convoca a auditoria, Chefe de Departamento de

CQSAC, líder e membros da equipa, pessoal de apoio, inspector(es), observadores e especialistas;

(b) especialidade técnica do membro da equipa ; (c) nomes dos membros da equipa; e (d) número de telefone oficial.

5.2.3.10 Cronograma da Auditoria

O Plano de Auditoria deve registar a seguinte informação, quando aplicável:



(a) datas de viagens da equipa; Isto pode ser indicado no orçamento de Auditoria em vez de no plano de Auditoria.

(b) tarefas específicas, incluindo o resumo aplicável das responsabilidades; e

(c) tarefas de pre- auditoria e auditoria física, incluindo datas de início e conclusão.

5.2.4 Processo Prévio à Auditoria e Revisão da Documentação

Inclui uma revisão completa de todos os processos e documentação que sejam relevantes sobre a organização ou entidade a auditar. Deve ser considerado o seguinte, quando aplicável:

(a) assegurar que todos os manuais e documentos de referência a utilizar

durante a Auditoria estejam disponíveis e incluam as emendas aprovadas;

(b) efectuar uma revisão dos manuais aprovados do auditado, quanto ao cumprimento dos requisitos exigidos;

(c) efectuar uma revisão dos processos de auditoria e registos que incluam:

(i) acções correctivas de auditorias anteriores, incluindo o acompanhamento quando aplicável,

(ii) data do acidente ou incidente, (iii) acções anteriores de implementação, e (iv) aprovações, limitações e autorizações;

(d) identificar áreas que requeiram revisão durante a auditoria;

Isto poderá ser acrescentado aos apontamentos ou notas da lista de verificação e controlo aplicável.

(e) selecção das listas de verificação e controlo aplicáveis, de acordo com o

âmbito da auditoria; e

(f) executar o estipulado nas listas de verificação e controlo.



5.2.5 Processo de Auditoria

(1) É necessário criar um Processo de Auditoria, a fim de se registar a história das auditorias efectuadas e determinar qual a frequência de auditorias a adoptar. Também é uma ajuda considerável para se avaliar qual a eficácia do acompanhamento de auditoria. Assim, deve ser aberto um Processo de Auditoria para cada organização ou entidade que é sujeita a uma auditoria.

(2) O Processo de Auditoria deve conter um registo cronológico completo de toda a correspondência e documentação que trate das auditorias, incluindo um registo completo das acções de acompanhamento da auditoria.

(3) Os itens que aparecerem incoerentes ou incompletos, durante a revisão do Processo de Auditoria devem ser assinalados para nova verificação, durante a auditoria.

5.2.6 Reunião Prévia da Equipa de Auditoria

(1) Esta reunião deve incluir os seguintes pontos de agenda, conforme aplicável ao

tipo e categoria de auditoria:

(a) detalhes administrativos;

(b) revisão do plano da auditoria e possíveis emendas, caso necessário, assegurando-se que todos os membros da equipa receberam as partes apropriadas do plano de auditoria;

(c) informação orçamental, incluindo detalhes sobre trabalho extraordinário e despesas de viagem;

(d) conflitos de interesse, confidencialidade e acesso à informação;

(e) Impressos a preencher;

(f) uso de listas de verificação e controlo;

(g) comunicações;

(h) revisão da pre-auditoria e da auditoria física; e

(i) actividades da organização ou entidade a auditar, tendências, desempenho e antecedentes de auditorias efectuadas, incluindo as acções correctivas e o acompanhamento realizado.



5.3 Auditoria

5.3.1 Geral

As actividades efectuadas durante a auditoria física são ilustradas pela seguinte figura e consistem numa reunião inicial, avaliação e verificação, “briefings” diários e uma reunião final.

Reunião Inicial

Avaliação e Verificação

Briefings Diários

Reunião Final

5.3.2 Reunião Inicial

A Reunião Inicial deve dar o tom para a realização da auditoria e devem participar os gestores da entidade a auditar e os membros da equipa de auditoria. Deve explicar-se o processo de condução da auditoria e referir os requisitos legais, de modo a que a auditoria se possa efectuar de forma eficiente, procurando não perturbar o normal funcionamento da entidade a auditar.

5.3.3 Avaliação e Verificação

Durante esta fase, a equipa de auditoria deve:

(a) confirmar se a operação da entidade auditada está em conformidade com

os requisitos legais; (b) confirmar se o controlo efectuado é eficaz, conforme o especificado no

manual de controlo de qualidade; e (c) procurar reunir provas documentais e preparar um relatório de

resultados de auditoria, quando for identificado um não-cumprimento com um requisito.



5.3.3.1 Listas de Verificação e Controlo/ “Checklists” para uma Auditoria

(1) É mandatório o uso das listas de verificação e controlo aplicáveis, pois servem

de apoio à actividade do auditor, a fim de se determinar o nível de cumprimento com os requisitos legais. Com base nos resultados das listas de verificação, depois de preenchidas, será possível determinar a eficácia ou os pontos fracos do sistema de controlo da entidade que está a ser avaliada. Embora não seja necessário verificar todos os pontos indicados na lista de verificação, este sistema é mais eficiente se forem avaliados todos os pontos constantes da referida lista.

(2) Poderá haver ocasiões em que não é possível fazer uma revisão de um elemento específico de uma determinada área (por exemplo, uma lista de verificação inteira). Tal facto deverá ser documentado no relatório da auditoria e, quando aplicável, deve efectuar-se uma observação em paralelo.

5.3.3.2 Inspecções

As Inspecções efectuadas durante uma Auditoria podem abranger desde uma simples observação de uma actividade até uma análise detalhada de um sistema ou processo, utilizando listas de verificação e controlo ou impressos mais abrangentes. O termo inspecção inclui actividades como a revisão de processos e registos; entrevistas; inspecções de pré-voo ou de rampa; inspecções de rota, da base operacional e de escalas.

5.3.3.3 Amostragem

(1) Nem sempre é possível, nem necessário, que a equipa de auditoria efectue uma verificação de todas as actividades de uma dada entidade (por exemplo, uma inspecção de todos os processes, procedimentos e documentos de uma dada operação), especialmente se essa actividade envolver a revisão de um grande número de itens ou de um grande volume de documentação. O tempo de que se dispõe para efectuar uma inspecção e o grau de experiência dos auditores constituem factores limitativos. Portanto, o Chefe de Departamento de CQSAC poderá recorrer aos conceitos gerais de amostragem, de modo a reunir elementos objectivos necessários para apurar resultados de uma verificação.

(2) A amostragem efectua-se pelo exame de apenas uma amostra representativa de um conjunto; os resultados obtidos tornam possível chegar a uma conclusão sobre o nível de cumprimento do requisitos legais pela entidade avaliada.



(3) O Chefe de Departamento CQSAC deve poder confiar na capacidade da equipa de auditoria para detectar problemas no sistema da entidade auditada. Um sistema com uma percentagem elevada de não-cumprimentos precisa apenas de uma pequena amostra para se detectarem esses não cumprimentos. De modo semelhante, um sistema que evidencie uma pequena percentagem de não-cumprimentos necessitará de um maior número de amostras para se poderem detectar falhas ou não- cumprimentos.

5.3.3.4 Entrevistas ao Pessoal da Entidade a Auditada

(1) As entrevistas são constituídas por uma comunicação oral com o pessoal da

entidade a auditar e poderão abranger apenas uma discussão informal ou uma entrevista, previamente combinada, com o gestor principal da entidade em causa. As entrevistas são importantes para os auditores, na medida em que permitem:

(a) determinar se o sistema de controlo descrito nos manuais de controlo é o

que está a ser utilizado, (b) determinar a exactidão da informação; (c) avaliar o conhecimento do pessoal de supervisão, quanto às suas funções

e responsabilidades; e (d) confirmar, quando aplicável, a validade de resultados identificados

durante a auditoria. (2) Ao preparar uma entrevista, as seguintes linhas de orientação serão úteis:

(a) definir quais as áreas a verificar e estabelecer objectivos específicos (pode

incluir-se material de orientação no manual de controlo apropriado à área funcional);

(b) explicar o motivo da entrevista; (c) usar perguntas directas e evitar perguntas ou frases complexas; (d) assegurar-se de que as perguntas são compreendidas; (e) escutar cuidadosamente as respostas e permitir que o entrevistado fale à

vontade; (f) evitar o desvio dos objectivos previamente traçados; (g) terminar a entrevista se o ambiente se tornar negativo ou hostil; (h) agradecer ao entrevistado, no final da entrevista; e (i) documentar as respostas durante, ou logo que possível, a seguir à

conclusão da entrevista.



5.3.4 Resultados da Auditoria

5.3.4.1 Geral

Os resultados da auditoria devem ser preparados com rigor, visto que formam a base do Relatório de Auditoria e de uma auditoria bem sucedida. Para se avaliar a implementação do Programa Nacional de Segurança da Aviação Civil, aplica-se a seguinte classificação:

Cumpre integralmente Cumpre, mas melhorias aconselháveis Não cumpre/pequenas deficiências apenas Não cumpre/deficiências graves Não aplicável Não confirmado.

(1) Dado que alguns membros da equipa estarão ocupados a preencher impressos de resultados, é importante existir um padrão uniforme de tratar os elementos apurados e de os registar no impresso.

(2) Deverá ser incluída toda a documentação de prova do que se observou, juntamente com o impresso de resultados, para revisão pelo Líder da Equipa e pelo Chefe de Departamento de CQSAC. Embora esta documentação não seja incluída no relatório de auditoria, ela será arquivada no Processo da Auditoria.

5.3.4.2 Emissão de Resultados durante a Auditoria

Sempre que for determinada a necessidade de proceder a uma acção correctiva e subsequente acompanhamento, devido a um não-cumprimento, num período menor do que o que ocorre por meio do uso de um Plano de Acções Correctivas aprovado (normalmente 45 dias depois), deve emitir-se um Resultado da Auditoria, ainda durante a auditoria. Este tipo de resultado é habitualmente efectuado quando a segurança está comprometida e é necessária uma acção correctiva imediata, ou, pelo menos, antes da conclusão da auditoria. A secção da acção correctiva no impresso de resultados inclui uma rectângulo de verificação e uma linha para se especificar a data/hora em que se pretende que tenha lugar a acção correctiva.

A entidade auditada deve responder a um Resultado de Auditoria dentro do prazo especificado no formulário de Registo de Resultados. Um exemplo de impresso pode ser encontrado no Capítulo 8.



5.3.4.3 Preenchimento do Impresso de Resultados da Auditoria

Ao preencher os impressos, os auditores devem usar a seguinte lista de controlo:

(a) No topo do impresso:

(i) identificar correctamente a entidade que foi objecto da auditoria; (ii) indicar o local/assunto a que se aplica o não cumprimento; (iii) indicar o número de processo atribuído à entidade pela ANSAC; (iv) identificar qual a área da inspecção efectuada (que corresponderá ao

título da lista de controlo e verificação); e

(b) Na Secção de “Não-Cumprimento”

(i) identificar correctamente quais os requisitos técnicos e legais a que se aplica o não-cumprimento;

(ii) ao registar uma “citação por inteiro”, indicar o requisito regulamentar, citando-o e assegurando-se que é relevante;

(iii) ao registar uma “citação parcial”, com referência apenas a uma parte (ou segmento) de um requisito, cite o requisito por inteiro, separando os segmentos, conforme necessário, e assegure-se de que a citação é relevante para o caso; e

(iv) quando separar por segmentos, faça uma citação suficiente da parte do texto que identifique claramente qual o requisito em causa, evitando simultaneamente utilizar palavras desnecessárias.

(c) Na Secção de “Exemplos”

(i) aspecificar os exemplos aplicáveis mais relevantes, do não -

cumprimento detectado, sempre que seja possível; (ii) assegurar que os exemplos ilustram o não -cumprimento com o

requisito regulamentar, seja técnico ou legal; (iii) fazer referência a qualquer prova, indício ou documentação que

confirme a validade do resultado. (iv) Na Secção “Acção Correctiva Necessária”

(A) assinalar o quadrado apropriado; (B) especificar, quando aplicável, e a data /hora que se pretende

conceder para a entidade efectuar a acção correctiva; e (C) especificar o nome do Auditor e a data do resultado da

auditoria.



5.3.5 “Briefings” Diários

(1) Devem efectuar-se reuniões (“briefings”) diárias entre os membros da equipa,

no final de cada dia de trabalho, durante a Auditoria, a fim de:

(a) assegurar que está a ser seguido o plano da Auditoria;

(b) validar os pedidos de confirmação e os resultados da Auditoria;

(c) resolver assuntos ou problemas que surjam no decorrer das actividades; e

(d) proporcionar ao Líder da equipa a informação necessária para actualizar

o Chefe de Departamento, quando aplicável. (2) As reuniões diárias devem efectuar-se, se possível, em momento conveniente

para a entidade auditada. Pretende-se com estas reuniões que os gestores da entidade auditada fiquem informados sobre o desenvolvimento da auditoria e que se possam discutir os resultados que tiverem sido identificados. O Chefe de Departamento de CQSAC ou o Líder da Equipa podem decidir eleger um Membro da Equipa para conduzir a reunião sobre pontos específicos.

5.3.6 Reunião Final

(1) Após a conclusão da auditoria, o Líder da Equipa convoca uma reunião final

com a gerência da entidade auditada, a fim de informar sobre os resultados da auditoria.

(2) Nessa reunião não deve haver lugar a discussão ou debate entre a equipa e a

organização ou entidade auditada. A entidade auditada deve ser informada de que terá oportunidade de responder formalmente depois de receber o relatório da auditoria e, se for o caso, apresentar um Plano de Acções Correctivas.

(3) O Chefe de Departamento de CQSAC avisará a entidade auditada que o

Relatório de Auditoria lhe será enviado, dentro do prazo referido no ponto 5.4.1.3 (2) e que o Plano de Acções Correctivas deve ser apresentado à ANSAC no prazo de 30 dias úteis, após a recepção do relatório. Também serão discutidos os detalhes do processo de acções correctivas.



5.4 Pós- Auditoria

O processo de Pós-Auditoria inclui o somatório dos detalhes administrativos da auditoria (pedidos, horas extraordinárias, etc.), a preparação do relatório de auditoria e a convocação de um comité de revisão da auditoria, quando aplicável.

5.4.1 Relatório de Auditoria

5.4.1.1 Geral

(1) O relatório da Auditoria é um documento que resume os resultados da

auditoria e inclui esses resultados e, quando aplicável, as acções correctivas efectuadas em relação aos registos de resultados emitidos durante a auditoria, de acordo com o ponto.3.6.2. O relatório é uma descrição factual da auditoria e não deve incluir afirmações, sugestões ou recomendações subjectivas.

(2) O Chefe de Departamento de CQSAC é responsável pela preparação do

Relatório da Auditoria, apresentando-o, para aprovação, ao Director de Segurança da Aviação Civil.

5.4.1.2 Formato do Relatório

(1) O relatório deve incluir:

(a) Parte I — Introdução, que identifica a entidade a auditar e resume o

processo de Auditoria; (b) Parte II — Sumário Executivo, resume os resultados mais significativos,

para informação da gerência da entidade auditada e da ANSAC ; (c) Partes III / IV— Sumários de Áreas de Especialidade, os quais contêm

os resumos de elementos de áreas de especialidade (lista de verificação e controlo) por cada área verificada; e

(d) Apêndice — Resultados da Auditoria , que contêm os resultados de auditoria apurados durante a Auditoria.

(2) Os relatórios de auditoria podem variar, dependendo da categoria, tipo e

classificação da Auditoria, mas seguem a estrutura geral especificada no ponto (1), acima.



5.4.1.3 Procedimentos para Elaboração do Relatório

(1) Embora se possam deixar à entidade auditada Impressos dos Resultados, em

esboço, como cortesia, tal não constitui uma norma. Os Resultados de Auditoria emitidos durante a auditoria serão deixados à entidade auditada e cópias desses documentos são juntas ao Relatório da Auditoria. Quando o resultado encontrado exigir uma acção correctiva antes do final da auditoria, o impresso de acção correctiva é preenchido e anexo ao resultado da auditoria.

Quando se deixarem impressos de resultados (em esboço) à entidade, a palavra “draft” /”esboço” deverá ser acrescentada no cabeçalho do impresso.

(2) O Relatório da Auditoria é, normalmente, apresentado à entidade auditada, dentro de um prazo de 10 dias úteis, calculados a partir do último dia da realização da auditoria. Qualquer atraso em relação a esse prazo deve ser documentado, visto que a validade da auditoria ficaria comprometida se o relatório não for apresentado em tempo oportuno.

(3) O Director da Segurança da Aviação Civil assinará o ofício que acompanha o envio do relatório à entidade auditada. O relatório descreverá o procedimento de resposta aos resultados da auditoria, especificando o prazo de resposta, que é, no máximo, de 30 dias úteis, contados a partir da data de recepção do relatório, pela entidade auditada.

(4) O relatório pode ser divulgado pelo Director AVSEC por outras áreas do INAC, após a aprovação do Plano de Acções Correctivas, se tal for formalmente solicitado.

5.5 Auditoria de Acompanhamento

5.5.1 Geral

(1) Durante a auditoria física, a equipa de auditoria poderá detectar uma

deficiência menor ou um não–cumprimento, que sejam imediatamente corrigidos; nestes casos, regista-se esse resultado, no relatório de auditoria, sendo incluído no processo de auditoria, para referência futura; não é necessária qualquer outra acção;

(2) Após a conclusão da auditoria, o Chefe do Departamento de Controlo de Qualidade da Segurança da Aviação Civil, enquanto responsável pela supervisão regulamentar dos aspectos apropriados da operação da entidade a



auditar, designará um inspector responsável pelo acompanhamento da auditoria, devendo este inspector assegurar-se que:

(a) quando aplicável, as acções correctivas necessárias para uma data específica, conforme indicado no impresso de acções correctivas, são concluídas na data especificada; e

(b) o Plano de Acções Correctivas é apresentado dentro do prazo apropriado e é aprovado, e foi implementado de forma eficaz na rectificação dos não–cumprimentos em causa.

(3) O acompanhamento considera-se completo quando:

(a) o Inspector designado e o Chefe de Departamento de CQSAC tenham

assinado as acções correctivas de todos os resultados da auditoria, dando por concluído o plano de acções correctivas;

(b) a situação das acções correctivas tenha sido registada no processo de auditoria da entidade em causa; e

(c) o Director da Segurança da Aviação Civil tenha sido informado e tenha sido enviado um ofício à entidade, dando por encerrado o processo de auditoria.

5.5.2 Tipos de Acções Correctivas

5.5.2.1 Acções Correctivas Imediatas

Quando se encontrarem pequenas deficiências ou não-cumprimentos de menor importância, durante a auditoria física, e a sua natureza permitir uma acção correctiva imediata, tal deve ser efectuado e registado no relatório de auditoria e, posteriormente, incluído no processo de auditoria da entidade em questão.

5.5.2.2 Acções Correctivas a Curto Prazo

Este tipo de acções corrige um não-cumprimento especificado nos resultados da Auditoria e é preliminar a uma acção a longo prazo que impeça a repetição do problema. A acção correctiva a curto prazo ficará concluída:

(a) No prazo especificado no impresso de acção correctiva, ou

(b) Dentro de 30 dias a partir da data de recepção do relatório de auditoria

pela entidade em causa.



5.5.2.3 Acções Correctivas a Longo Prazo

(1) Estas acções têm 2 componentes. O primeiro implica a identificação da causa

do problema e indica as medidas que a entidade em causa tomará, a fim de impedir a recorrência do problema. Essas medidas devem centrar-se numa alteração do sistema. O segundo componente é um calendário de implementação das acções correctivas a longo prazo.

Nos termos do ponto (2), abaixo, a acção correctiva a longo prazo deve ser efectuada dentro de um prazo de 90 dias, devendo incluir uma data para a sua conclusão.

(2) Algumas acções correctivas a longo prazo podem necessitar de prazos mais alargados excedendo 90 dias (ex., aquisição de equipamentos). Quando aplicável, a entidade deverá incluir etapas ou pontos de revisão do progresso efectuado, não excedendo 90 dias e que pretendam cumprir o prazo de conclusão proposto.

(3) Quando uma acção correctiva de curto prazo cumprir os requisitos de uma acção correctiva de longo prazo, tal facto deverá ser registado na secção da acção correctiva, no impresso.

(4) Enquanto decorre a acção correctiva de longo prazo, a equipa de auditoria deverá determinar que tipo de medidas compensatórias deverão ser tomadas, de modo a assegurar que são mantidos os níveis de segurança.

5.5.3 Apresentação do Plano de Acções Correctivas

(1) O ofício que acompanha o Relatório da Auditoria avisará a entidade auditada

de que deve:

(a) Quando aplicável, apresentar impressos de acções correctivas por cada resultado de Auditoria, que exija acções correctivas no prazo especificado no impresso de acções correctivas; e

(b) Apresentar, 30 dias após a data de recepção do relatório da auditoria, o

Plano de Acções Correctivas para todos os outros resultados da auditoria. Normalmente, este prazo não será prorrogado sem a respectiva aprovação.



(2) A ANSAC indicará, no ofício de acompanhamento de envio do relatório, o(s) nome(s) da(s) pessoa(s) a quem é enviado o Plano de Acções Correctivas. Essa pessoa é, normalmente, o gestor responsável.

(3) Os Planos de Acções Correctivas, enviados pelas entidades auditadas, devem incluir os impressos de acções correctivas, devidamente preenchidos (Capítulo 8) e, quando aplicável, a documentação comprovativa, que pode consistir de registos técnicos, ordens de aquisição, memorandos, revisões de procedimentos de auditoria, emendas a manuais, etc.

5.5.4 Aprovação do Plano de Acções Correctivas

(1) Quando o Plano de Acções Correctivas é aceitável, a entidade é informada e é

efectuado o registo apropriado no impresso de acções correctivas (dados administrativos, acompanhamento, prazo proposto) ou, quando aplicável, no impresso de controlo da acção correctiva, com o objectivo de acompanhamento. Antes de se aprovarem os planos para os resultados que incluem acções correctivas de longo prazo, que excedam o prazo de 90 dias, o Chefe de Departamento de CQSAC deve indicar se considera razoável a acção correctiva proposta, na medida em que não se ponha em causa a segurança. Os resultados são então considerados encerrados para efeitos de acompanhamento do plano de acção correctiva, desde que se cumpram os requisitos especificados no ponto 5.5.5.1(3).

(2) Se o Plano de Acções Correctivas não for considerado aceitável, o Chefe de Departamento de CQSAC indicará as razões, propondo alterações, para se chegar a uma revisão do Plano. Quando a entidade auditada se mostrar pouco receptiva a esta acção, poderá adoptar-se um procedimento alternativo; quando aplicável, esse procedimento poderá incluir o envio de um Aviso de Suspensão à entidade, pela ANSAC.

5.5.5 Acompanhamento

5.5.5.1 Processo de Acompanhamento

(1) Quando os resultados da Auditoria forem de pequena gravidade, não

existindo qualquer ameaça à segurança da aviação e a entidade auditada tiver antecedentes de garantir o controlo de qualidade ou efectuar um Programa de Auditorias internas, pode ser aceitável apenas um acompanhamento administrativo. Neste caso, os documentos referidos no ponto 5.5.3(3) devem



ser revistos e considerados aceitáveis. Todos os outros resultados requerem um acompanhamento no local, a fim de se assegurar que foram rectificados os não-cumprimentos e que foram eficazes as acções correctivas.

(2) A progressão será monitorizada à medida que a entidade em causa for efectuando as acções correctivas correspondentes aos resultados detectados na Auditoria. Para essa finalidade, será utilizada a secção de acompanhamento no impresso de acompanhamento da acção correctiva ou o impresso de controlo da acção correctiva. Ambos os impressos identificam o número do resultado, o tipo de acompanhamento da auditoria (administrativo ou no local) e a data em que foi efectuada a acção correctiva.

(3) As acções correctivas a longo prazo que tenham sido aprovadas de acordo com o ponto 5.5.4(2) serão acompanhadas por um auditor interno da entidade, o qual informará o gestor responsável quando a correcção estiver concluída. Este acompanhamento será confirmado durante a auditoria seguinte, de acordo com o programa de auditorias.

5.5.5.2 Nomeação de Inspector para Acompanhamento

Ao inspector em causa compete:

(a) Monitorizar a entidade auditada, para assegurar que é observado o prazo

de resposta de 30 dias, para apresentação do Plano de Acções Correctivas ou, quando aplicável, que as acções correctivas necessárias dentro de um dado prazo, foram concluídas (conforme indicado na secção de acções correctivas do impresso de resultados);

(b) Assegurar que o Plano de Acções Correctivas é efectuado começando pelos resultados de maior prioridade;

(c) Assegurar que cada acção correctiva proposta irá rectificar o não- cumprimento e impedir a sua repetição;

(d) Determinar que a entidade auditada desenvolveu um calendário razoável para as acções correctivas de longo prazo e assegurar que a data de conclusão proposta é indicada na secção apropriada do impresso de acção correctiva ou no impresso de controlo de acção correctiva;

(e) Aprovar o Plano de Acções Correctivas em coordenação com a pessoa responsável e quando necessário, com o Chefe de Departamento de CQSAC e com o Líder da equipa e/ou membro da equipa ;

(f) Determinar, para cada item do Plano de Acções Correctivas, qual o acompanhamento, se administrativo ou no local e indicar o facto no impresso de acção correctiva ou no impresso de controlo de acção correctiva;



(g) Monitorizar a progressão do Plano de Acções Correctivas, mantendo actualizados os impressos de acção correctiva e de controlo e assegurando-se que está a ser efectuado o acompanhamento apropriado (administrativo ou no local);

(h) Assegurar que todos os impressos devidamente preenchidos, assim como a documentação relevante é inserida no processo de auditoria da entidade; e

(i) Informar a pessoa responsável após a conclusão de todas as acções correctivas.

5.5.5.3 Encerramento do Processo

O gestor responsável da entidade auditada confirmará se foram concluídas todas as acções de acompanhamento e informará, sobre esse assunto, a ANSAC, que, então, enviará um ofício à entidade em causa, informando-a sobre o encerramento do processo da auditoria.

5.5.6 Supervisão Pós- Auditoria

Durante o acompanhamento, a supervisão é o único meio eficaz de assegurar que a organização ou entidade com não-cumprimentos cumpre com os requisitos legais e responde satisfatoriamente aos resultados da auditoria. A supervisão pós-auditoria pode ser efectuada por meio de visitas informais (inspecções) ou de uma forma mais estruturada de acompanhamento.

5.6 Contra-Ordenações O não-cumprimento dos prazos e dos procedimentos contidos no Plano de Acções Correctivas, sujeita a entidade responsável pelo cumprimento contra-ordenações, nos termos do Decreto –Lei n º 10/2004, de 9 de Janeiro de 2004.



QUADROS

A – Fases e Actividades das Várias Auditorias Categoria de Auditorias

Notificação Prévia

Reunião Inicial

Reuniões Diárias

Reunião Final

Auditoria à Segurança

Sim

Sim

Sim

Sim

Inspecção

Não Não Não Não

Investigação

Sim Sim Não Não

Inquérito

Sim Sim Não Não

Teste

Não Não Não Não

B – Classificação dos Resultados da Auditoria






Capítulo 6 Requisitos da Equipa de Auditoria

6.1 Selecção da Equipa

A composição da equipa de auditoria, aprovada pela ANSAC, dependerá da categoria, tipo e classificação da auditoria. As auditorias serão, muitas vezes, constituídas por 2 inspectores, um como Líder da Equipa e outro como membro da equipa. Este capítulo descreve as referências, qualificações e responsabilidades do Líder da equipa e do Membro da Equipa.

6.2 Líder da Equipa

6.2.1 Funções e Atribuições

As funções e atribuições do líder da equipa são definidas na carta de nomeação e especificam que o líder da equipa deve:

(a) Reportar directamente ao Chefe de Departamento de CQSAC, até ser

desligado das suas funções; (b) Tratar de todos os assuntos relacionados com as auditorias de acordo

com as indicações e os procedimentos especificados no Manual do Auditor;

(c) Contactar imediatamente o Chefe de Departamento de CQSAC com a recomendação sobre a acção a tomar, em caso de ocorrer uma ameaça imediata à segurança da aviação; e

6.2.2 Qualificações

O Líder da Equipa deve ter:

(a) Boa compreensão do Programa Nacional de Segurança da Aviação

Civil , assim como da sua forma de aplicação às operações a verificar; (b) Concluído o Curso de Auditores de Segurança da Aviação Civil; (c) Bom conhecimento das técnicas e da tecnologia de segurança, assim

como sobre os princípios, procedimentos e técnicas de auditoria;


Programa Nacional de Controlo de Qualidade da Segurança Impressos

(d) Experiência relacionada com o tipo de organização ou entidade a auditar;

(d) Bom conhecimento da legislação aeronáutica e dos regulamentos; (e) Demonstrado capacidade de comunicação e de gestão; (f) Experiência sobre os procedimentos administrativos da ANSAC; e (g) Actuado como membro de equipa durante, pelo menos, duas

auditorias.

6.2.3 Responsabilidades

O Líder da Equipa deve:

(a) Familiarizar-se com os processos e referências das auditorias e prestar

apoio ao Chefe de Departamento de CQSAC; (b) Seleccionar os membros de equipa apropriados e confirmar a sua

nomeação por ofício, nota ou memorando; (c) Dirigir e controlar as actividades da equipa; (d) Submeter a aprovação o orçamento para o plano de actividades da

equipa, ao Chefe de Departamento de CQSAC; (e) Manter informado o Chefe de Departamento de CQSAC sobre

alterações ou desvios em relação ao orçamento aprovado; (f) Manter informado o Chefe de Departamento CQSAC sobre o

andamento das auditorias na respectiva área funcional; (g) Assegurar que todos os resultados da auditoria estão relacionados

com os requisitos legais aplicáveis e são fundamentados por exemplos específicos e provas ou documentação de apoio, conforme aplicável;

(h) Rever e verificar secções específicas do relatório da auditoria, conforme estipulado pelo Chefe de Departamento de CQSAC;

(i) Assegurar que os resultados ou observações paralelos são documentados nos impressos apropriados e enviados ao Chefe de Departamento de CQSAC;

(j) Reunir e informar a gerência da entidade auditada sobre a área funcional em causa, durante as reuniões diárias e na reunião final;

(k) Preparar um resumo dos resultados mais significativos detectados. Isto constituirá a base das observações do líder da equipa, na reunião final e será incluído na Parte II do relatório de auditoria.



6.3 Membro da Equipa

6.3.1 Funções e Atribuições

As funções e atribuições do Membro da Equipa de Auditoria são, designadamente, as seguintes:

(a) Reportar directamente ao Chefe de Departamento de CQSAC, ou,

quando aplicável, por intermédio do Líder da Equipa, até ser desligado das suas funções;

(b) Conduzir todos os assuntos relacionados com as auditorias, de acordo com os procedimentos especificados no Manual de Inspecções e Auditorias e com o manual de controlo da área funcional; e

(c) Contactar imediatamente com o Chefe de Departamento de CQSAC ou, quando aplicável, com o Líder da Equipa, com a recomendação para a acção a tomar, em caso de ocorrer uma ameaça imediata à segurança da aviação.

6.3.2 Qualificações

O Membro da Equipa de Auditoria deve ter:

(a) Concluído com aproveitamento o Curso de Auditores de Segurança da

Aviação Civil; (b) Experiência relacionada com o tipo de organização ou entidade a

auditar; e (c) Possuir um bom conhecimento da legislação e regulamentos relativos

à aviação civil.

6.3.3 Responsabilidades

O Membro da Equipa de Auditoria deve:

(a) Familiarizar-se com os procedimentos de Auditoria; (b) Familiarizar-se com a política e procedimentos da entidade a auditar; (c) Efectuar trabalho prático de condução de auditorias e documentar os

resultados das auditorias efectuadas;



(d) Documentar os resultados ou observações paralelas, à medida que surgirem e encaminhar esses resultados e observações para o Chefe de Departamento de CQSAC, por meio do líder da equipa, quando aplicável;

(e) Comunicar com o líder da equipa, a fim de assegurar que é relatado o andamento da Auditoria e que são tratados os eventuais problemas;

(f) Rever a validade e a aplicabilidade dos resultados da auditoria, assegurando-se de que todos os resultados fundamentados nos regulamentos ou legislação aplicáveis, assim como por documentação e exemplos específicos, quando aplicável; e

(g) Fornecer ao líder da equipa os resumos (lista de verificação) dos elementos da área de especialidade, quando tal seja previsto, no plano da auditoria.





Programa Nacional de Controlo de Qualidade da Segurança Comissão Europeia

Capítulo 7 Comissão Europeia

7.1 Geral

A ANSAC tem por dever apoiar a Comissão Europeia em todos os aspectos relevantes, no tocante às inspecções efectuadas pela Comissão, de acordo com o Regulamento (CE) 1486/03, de 22 de Agosto de 2003. 7.2 Director da Segurança da Aviação Civil O Director da Segurança da Aviação Civil deve:

(a) Tomar todas as medidas necessárias para assegurar que a notificação de uma inspecção se mantém confidencial, de modo a garantir que não é posto em causa o processo da inspecção;

(b) Fornecer à Comissão uma lista de auditores nacionais, que a Comissão possa chamar a participar na inspecção efectuada pela Comissão;

(c) Submeter à Comissão, no prazo máximo de 6 semanas após a data de recepção da notificação da inspecção, o questionário de pré-inspecção, devidamente preenchido, assim como todos os documentos solicitados,

(d) Relatar os resultados relevantes da inspecção às entidades inspeccionadas;

(e) Apresentar, por escrito, à Comissão, uma resposta ao relatório da inspecção, no prazo máximo de 3 meses após a data de despacho do referido relatório,

(f) Apresentar, anualmente, à Comissão, um relatório sobre as medidas efectuadas para cumprir as obrigações decorrentes do Regulamento (CE) 1217/03, de 4 de Julho de 2003, e sobre a situação de segurança da aviação nos aeroportos nacionais; o período de referência para o referido relatório é de 1 de Janeiro a 31 de Dezembro;

(g) Informar a Comissão sobre as melhores práticas relativamente ao Programa de Controlo de Qualidade, a metodologias de auditorias e quanto a Auditores.

7.3 Chefe do Departamento de Controlo de Qualidade da Segurança da Aviação Civil O Chefe do Departamento de CQSAC é responsável pela coordenação, para cada inspecção da Comissão, de acordo com o Regulamento (CE) 1486/03, de 22 de Agosto de 2003, assegurando as disposições práticas, relacionadas com a actividade da inspecção.






Capítulo 8 Impressos

8.1 Geral

Este Capítulo contém exemplares dos impressos seguintes:

(a) Impresso de Confirmação de Pedido;

(b) Impresso de Controlo de Confirmação do Pedido;

(c) Impresso de Registo de Resultados;

(d) Impresso de Registo de Provas ou Indícios; e

(e) Impresso de Registo de Acções Correctivas.



Confirmação de Pedido (CP)

Nome da Entidade Data

Representante da Entidade Cargo/ Função

Área de Inspecção (Lista de Verificação/ “Checklist”):

CP N º:

Assunto:

Nome do Inspector Data / Hora

Resposta solicitada por

Data / Hora

Resposta da Entidade

Assinatura do Representante da Entidade Data / Hora

Apenas para Uso Oficial: Aceite a Resposta da Entidade Rejeitada a Resposta da Entidade Não conformidades Sim Não Comentários:

Data



Controlo de Confirmação do Pedido

Número

Assunto

Apresentado por

Recebido em (data)

Data do Pedido

Data de Devolução



Registo de Resultados

Inspecção

Auditoria

Nome da Entidade Local da Base Data da Auditoria

Processo

Área de Inspecção (Checklist): Número

Não- Cumprimento com:

Exemplos:

Acção Correctiva solicitada por: ou

Data (ano/mês/ dia) /Hora

Conforme Plano de Acções Correctivas aprovado.

Acção Correctiva efectuada por: Data (ano/ mês/ dia) Nome do Inspector Data (ano /mês/ dia)



Registo de Provas ou Indícios (RPI)

Área de Inspecção (Checklist): Nº do Resultado:

Não - Cumprimento com

Provas Obtidas

Originais Fornecidas Cópias autenticadas a: Autenticadas por: Data

(ano/mês/dia)

Cópias autenticadas:

Autenticadas por Data

(ano/mês/dia)



Registo de Acções Correctivas

Nome da Entidade

Local da Base Data de Auditoria

Processo

Área de Inspecção (Checklist): Número: Acção Correctiva da Entidade a) 1- Imediata: a) 2 – A Curto-Prazo:

Data da Conclusão b) Acção a Longo Prazo para impedir a re- ocorrência:

Data de Conclusão proposta

Representante da Entidade Data (ano/mês/dia)

Resposta/Comentários: Aceite Rejeitado Nova Data para o Plano de Acções Correctivas:

Assinatura dos Inspectores Data (ano/mês/dia)

Razão para encerrar acompanhamento Comentários:

Necessário Acompanhamento no Local - data proposta:

Arquivado administrativamente Acção Correctiva a Longo Prazo - Excedendo 90 dias

Acompanhamento da Auditoria

Data de Encerramento (ano/mês/dia)

RESULTADO ENCERRADO POR:





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Programa Nacional de Controlo de Qualidade da Segurança da ... · medidas e procedimentos de segurança, para determinar se estão a ser aplicados ... poderão ser exploradas para