Proiect A.S.I

Analiza sistemului informaţional Sistemul de vânzări

Membrii echipei

1. Rusu Ştefania (25 %)

2. Baltag Georgian (25 %)

3. Apostol Alexandra (25 %)

4. Giurcă Paula (25 %)

Organizaţia:

EMERSUS IMPEX SRLAdresa: STR. BRADULUI 160 C*, BACĂUCoordonatele fiscale sunt: C.I.F.: RO6059422Nr.Inreg.Reg.Com: J04/1288/1994.

Persoana de contact:

Nume şi prenume:

Rusu Maria

Telefon: 0740678037

Poziţia în firmă: Manager

E-mail: [email protected]

1. Prezentarea firmei Emersus Impex SRL

1.1 Descrierea organizaţiei

Nr. crt.

Caracteristica Descriere

1. Obiect de activitate, forma de organizare juridică, tipul proprietăţii

Emersus Impex, înfiinţată în anul 1994, îşi are sediul în

Bacău, zonă cu un grad mediu de dezoltare economică şi are ca

obiect de activitate comerţul en-gross şi cu amănuntul cu:

papetărie, rechizite, consumabile de birou, mobilier de birou,

hârtii şi cartoane tipografice.

Din punct de vedere al naturii activității şi proprietăţii,

este o societate comercială privată, cu răspundere limitată în

fața legii și față de proprietarii acesteia (S.R.L.), încadrându-se

în categoria IMM-urilor.

Este o instituţie naţională, desfăşurându-şi activitatea pe

piaţa internă, la nivel regional. Zona de activitate acoperă

judeţele: Bacău, Neamţ, Suceava, Botoşani, Vaslui. Activitatea

se desfăşoară cu precădere în orașul Bacău, unde societatea

deţine 2 standuri.

Emersus Impex, fiind o firma cu o experienţă de 18 ani

în spate, a reuşit să reziste de-a lungul timpului pe piaţa

concurenţială, ajungând să dobândească locul 1 în Top Afaceri

Romania, la nivelul judeţului Bacău.

Plecând de la zero, societatea a reușit ca în 18 ani să-și

formeze un portofoliu impresionant de clienți, atât persoane

fizice, cât și juridice, fiind în continuă creștere şi să realizeze

vânzări anuale medii care depăşesc 350.000 Ron. Pentru a

ajunge la această performanță, managementul societății a mizat

pe calitatea angajaților și nu pe cantitatea acestora, numărul lor

crescând treptat, ajungând în prezent la 15.

2

2. Piaţa în amonte şi aval

Furnizori

Principalii furnizori ai firmei Emersus Impex sunt

producători importanţi de papetărie, rechizite, consumabile de

birou, mobilier de birou, hârtii şi cartoane tipografice. Dintre

aceştia menţionăm UDD Distributie Bucureşti, Agressione

Group Cluj, Romanian Paper Distribution, Inplast Cluj şi Maria

Paper Bucureşti.

Clienții

Sunt, fie persoane fizice, fie companii mici și mijlocii,

care au obținut de la firmă produse de papetărie, prin solicitarea

lor directă în cadrul depozitului, standurilor sau librariei, prin

comandă pe site-ul http://www.emersus.ro/ sau în urma

activității de marketing direct. Clienţii firmei sunt segmentaţi pe

cele două canale principale de vânzare:

în cadrul depozitului - 90% persoane juridice

- 10% persoane fizice

în cadrul standurilor şi al librăriei:

- 95% persoane fizice

- 5% persoane juridice

În acest domeniu, alături de clienții existenți, o

categorie la fel de importantă sunt prospecții sau potențialii

clienți. Promovarea se face prin intermediul cataloagelor,

ofertelor online şi prin promovare indirectă. Conform politicii

comerciale față de clienți, firma organizează periodic campanii

de promovare sau recompensare. Acestea se concretizează în

discounturi cuprinse între 2 şi 10% sau în premii și cadouri

oferite clienților aflați într-o anumită categorie în funcţie de

vechimea de colaborare, de termenul de plată, seriozitatea şi

volumul mărfii. Relaţiile cu aceştia se bazează pe contracte şi

ulterior prin comenzi.

3

http://www.emersus.ro/

Concurenţă

În ceea ce priveşte concurenţa, putem preciza că lista

firmelor cu acelaşi obiect de activitate ca firma Emersus Impex

este una vastă, extinzându-se destul de mult în ultima perioadă.

Considerând drept criteriu proximitatea, dintre concurenți

putem enumera: SC Ambra SRL, SC Badcom Ro SRL, SC Li

Distribution SRL, SC Mardum Plus SRL.

Firma are ca obiectiv posibilitatea de extindere prin

deschiderea de noi standuri în localităţile apropiate, dar, în

prezent, nu s-a realizat încă o strategie concretă pentru

realizarea acestui obiectiv.

Puncte tari şi slabe

Puncte tari: stabilitate pe piaţă, 18 ani experienţă în

domeniu, clienţi fideli, gamă variată de produse, furnizori

calitativi, personal calificat, recunoaştere pe plan regional,

exclusivitate pe Moineşti şi Comăneşti pentru anumite produse

de papetărie, un grad mare de acoperire a pieţei locale prin cele

2 standuri, o librărie şi depozitul principal.

Puncte slabe: dependenţa de furnizori, exigenţele

impuse de realizarea documentaţiei în cadrul licitaţiilor.

3. Organizarea firmei şi principalele activităţi economice

Structura organizatorică a firmei Emersus Impex SRL

este de tip funcţional în principal, fiind formată dintr-un

manager general care supraveghează personalul cu funcţiile:

director economic, director tehnic, operatori facturare,

coordonator achiziţie şi vânzări, gestionar depozit, lucrători

comerciali standuri, distribuitori şi agenţi pază.

Coodonatorul de vânzări are în subordine depozitul şi

livrările, iar directorul comercial coordonează compartimentul

facturare, standurile şi librăria.

Activitatea desfășurată la nivelul organizației cuprinde

4

atât comercializarea cu ridicata prin intermediul depozitului, dar

şi cu amănuntul prin intermediul standurilor şi librăriei, aceste

activităţi fiind sub coordonarea departamentului de vânzări

condus de directorul comercial şi coordonatorul de vânzări.

Organigrama firmei Emersus Impex SRL

5

Director

Director economic

Operatori facturare (2)

Contabil

Director comercial

Coordonator achiziţii-vânzări

Gestionar depozit (2)

Gestionar standuri (2)

Gestionar librărie Şoferi (2)

1.2 Arhitectura sistemului informaţional al firmei Emersus Impex SRL

1.2.1 Identificarea sistemelor informaţionale economice şi a aplicaţiilor informatice

Nr. crt.

Sistem informaţional identificat şi scopul

Descrierea aplicațiilor informatice care sprijină prelucrările din sistemul

informațional

Prelucrările şi tipul prelucrărilor identificate prin analiza interfeţei

aplicațiilor (meniuri, opțiuni, ecrane)

Locurile (birourile) din firmă unde se folosesc aplicațiile

1. Sistem contabilitate generală – are ca scop colectarea, consemnarea, prelucrarea, transmiterea, utilizarea şi stocarea informaţiilor contabile.

Aplicaţia CIEL asigură gestiunea activităţii financiar-contabile, de la introducerea înregistrărilor primare până la obţinerea raportărilor anuale.

Prelucrarea datelor privind registrul jurnal, Carte Mare, balanţa analilitcă şi sintetică, jurnale, bilanţ si cont de profit şi pierdere, rapoarte analitice şi bugetare, fişă cont, registru de casă, clienţi neîncasaţi, furnizori neachitaţi, situaţii financiare, etc.Prelucrarea datelor este mixtă.

Aplicaţia CIEL este utilizată de către contabil.

2. Sistem resurse umane – are scopul de a înregistra informaţii referitoare la personalul angajat, pontajul zilnic al angajaţilor, calculul drepturilor salariale, calculul concediilor medicale,urmărirea evoluţiei şi performanţelor profesionale ale angajaţilor.

Aplicaţia REVISAL este folosită pentru înfiinţarea şi completarea registrului general de evidenţă a salariaţilor, în format electronic. Permite înregistrarea salariaţilor şi contractelor de muncă ale acestora.

Prelucrarea datelor privind registrul (generare, schimbare, validare registru; înregistrare angajator nou), angajatorul (detalii, istoric, modificare, ştergere angajator; adăugare, modificare spor; listă sporuri), salariaţii (înregistrare, modificare, istoric salariat; listă salariaţi), contractele (înregistrare, modificare, suspendare, încetare contract; istoric contract; listă contracte), rapoartele (registru salariaţi, contracte per salariat,

Atât aplicaţia CIEL, cât şi REVISAL este utilizată de contabil. Aplicația CIEL este accesată și de directorul economic pentru verificarea informaţiilor.

6

Aplicaţia Ciel este folosită pentru automatizarea calculului salarial, pentru managementul resurselor umane.

raportul per salariat).

Prelucrarea datelor privind angajaţii (date personale, studii, informaţii bancare, configurare concedii de odihnă), calculul salarial (pontaj, calculul automat al concediilor de odihnă, gestionare tichete de masă), rapoartele (listă angajaţi, state de plată individuale, state de salarii, centralizator concedii medicale şi de odihnă, etc.)

Prelucrarea datelor este mixtă.

3. Sistem vânzări – are ca scop gestiunea vânzărilor, permite urmărirea comenzilor clienţilor, controlarea procesului de livrare/facturare a produselor şi evidenţa financiară a clienţilor.

Aplicaţia CIEL se ocupă de gestionarea documentelor specifice în lucrul cu clienţii, începând de la oferte, comenzi, contracte, facturi.

Prelucrarea datelor privind urmărirea şi procesarea comenzilor, livrarea produselor, verificarea stocurilor, avizele de expediţie, încasarea facturilor, evidenţa financiară a clienţilor, emiterea de bonuri fiscale, raportarea vânzărilor etc.Prelucrarea datelor este mixtă.

Aplicaţia CIEL este utilizată de către coordonatorul de achiziţii-vânzări, de operatorii facturare şi de directorul comercial.

4. Sistem gestiune stocuri – are ca scop reflectarea tuturor tranzacţiilor legate de stocuri, precum şi de a înregistra, stoca şi reda informaţii analitice despre stocurile de orice natură (materii prime, produse finite, mărfuri,ambalaje, consumabile

Aplicaţia CIEL este folosită pentru gestionarea stocurilor, a tranzacţiilor ce ţin de stocuri, actualizarea datelor privind stocurile.

Prelucrarea datelor privind intrarea de produse în stoc şi ieşirile de produse din stoc, balanţa de stocuri, fişa de magazie, jurnal de stoc, vechime stocuri, etc.Prelucrarea datelor este mixtă.

Aplicaţia CIEL este utilizată de către coordonatorul de achiziţii-vânzări, de operatorii facturare şi de contabil, care ţine gestiunea stocurilor.

7

etc.).

5. Sistem mijloace fixe – are scopul de a ţine evidenţa analitică a mijloacelor fixe pe centre de gestiune prin administrarea operaţiunilor de intrare, mişcări interne, ieşiri, precum şi a valorii contabile a acestora prin calculul şi înregistrarea amortizărilor.

Aplicaţia CIEL permite gestiunea cheltuielilor privind mijloacele fixe şi a amortizării acestora, indiferent de numărul fişelor de mijloace fixe care trebuiesc gestionate. Oferă informaţii cu privire la situaţia la zi a mijloacelor fixe.

Prelucrarea datelor privind intrările şi ieşirile de mijloace fixe, cheltuilile pe amortizări, balanţa mijloacelor fixe, etc.Prelucrarea datelor este mixtă.

Aplicaţia CIEL este utilizată de către directorul comercial.

6. Sistem trezorerie – are ca scop evidenţa, la zi, a încasărilor şi plăţilor şi a altor operaţii de trezorerie.

Aplicaţia CIEL permite înregistrarea încasărilor şi plăţilor, să listezi Registrul de Casă, jurnalul de încasări şi plăţi şi să obţii raportările anuale.

Prelucrarea datelor privind înregistrările încasărilor şi plăţilor, gestiunea codurilor de TVA şi codurilor de buget, listarea Registrului de casă, jurnalele de încasări şi plăţi.Prelucrarea datelor este mixtă.

Aplicaţia CIEL este utilizată de către contabil.

8

1.2.2 Infrastructura hardware existentă

Firma Emersus Impex SRL dispune de 7 calculatoare tip desktop, componentele fiind de

calitate medie. Acestea se află legate în reţea, amplasate pe 6 birouri, toate conectate în rețea şi la

internet. Dispersia calculatoarelor este următoarea: 1 la Directorul general, 1 la Direcotul

economic, 1 la Directorul Comercial, 1 la Contabil, 2 la gestionari şi 1 la Coordonator Achizitii-

Vânzări.

Pe lângă calculatoare, resursele hardware cuprind și 3 imprimante, una dintre ele cu

funcţii de copiere, imprimare, scanare şi fax, celelalte fiind doar cu funcţii de copiere, imprimare

şi scanare.

De asemenea, interprinderea dispune de tipologie de tip mesh destinată transportării

datelor, instrucțiunilor și vocii prin nodurile de rețea, folosind un router wireless. Această reţea

fiind securizată prin user şi parolă, având acces doar personalul specializat pe partea de gestiune şi

IT.

Nr Crt

.

Denumire Cantitate Preţ Unitar Valoare Totală

1. Desktop 7 1600 112002. Cablare structurată 1 200 2003. Imprimantă multifuncţională 1 700 7004. Wireless acces point 1 200 2005. Imprimantă 2 400 800

TOTAL 13100

1.3 Prezentarea potențialelor proiecte informatice sau în curs de implementare

Întrucât firma nu are momentan o echipă de IT, a fost angajată o companie specializată pentru

a dezvolta un proiect amplu de eficientizare a bazei de date aflate la temelia gestionării clienților

și a diversificării funcţiilor contabile.

Dacă momentan operatorii încă utilizează programul Ciel pentru anumite segmente, se dorește

aducerea unor schimbări, întrucât a devenit depăşit şi este slab din punctul de vedere al salarizării

şi al introducerii în bazele de date.

În ceea ce priveşte clienții se dorește implementarea unei aplicații care să eficientizeze

evidența acestora.

9

Sisteme informaţionale

Componente organizatorice

Sistem Gestiune Stocuri

Sistemul Aprovizionare

Sistem Vânzări Sistem Resurse Umane

Sistem Contabilitate Generală

Sistem

Trezorerie

Sistemul Mijloace Fixe

Director General <------------1 <------------41

------------>42

<------------9

------------>10

<------------22

------------>23

<------------28 <------------36

------------>37

<------------46

Director Economic <------------2 ------------>24

<------------25

------------>29

<------------30

------------>38 ------------>47

Director Comercial <------------3 <------------11

------------>12

------------>26 <------------31

Operatori Facturare <------------13

------------>14

------------>32

Contabil <------------4

------------>5

<------------43 <------------15 <------------27 <------------33

------------>34

----------39

<------------40

<------------48

Coordonator

achiziţie-vânzări

<------------6

------------>7

<------------16

------------>17

Gestionari ------------>8 ------------>44

<------------45

<------------18

------------>19

------------>49

<------------50

Şofer <------------20

------------>21

------------>35

1.4 Matricea sisteme informaţionale - componente organizatorice

Între sisteme şi componente (separat) avem următoarele legături:

Sistemul trezorerie + sistemul contabilitate generală = plăţi, încasări

Sistemul de Resurse Umane + Sistemul trezorerie = plata salariilor

Directorul General + Directorul comercial = politica comercială

Legendă

10

1. Rapoarte

2. Rapoarte

3. Rapoarte

4. Fişe de inventar

Registru inventar

Proces verbal de ieşire

Notă transfer

5. Proces verbal de inventar

6. Notă de reaprovizionare

Ofertă furnizori

7. Comandă reaprovizionare

8. Fişă magazie

Necesar mărfuri

Notă de intrare recepţie

9. Rapoarte vânzări

Listă clienţi

Rapoarte la cerere

10. Politica de discount

11. Rapoarte vânzări

Listă clienţi

Rapoarte la cerere

12. Stabilirea preţurilor şi a

discounturilor pentru clienţi

13. Facturi

Aviz de însoţire a mărfurilor

14. Comandă

15. Factură returnată

Aviz de expediţie

Cecuri, bilete la ordin

16. Listă clienţi

Comenzi

Fişă client

17. Comandă

Cataloage oferte

18. Fişă magazie

Necesar mărfuri

Aviz de expediţie

19. Factură

20. Factură

21. Factura returnată

Aviz de expediţie

Cec, Bilet la ordin

22. State de plată

23. State de plată

Decizii de angajare

24. Situaţia pontajelor

State de plată

25. State de plată vizate

26. Situaţia pontajelor

27. Statele de plată

28. Registru jurnal

Situaţie venituri

Situaţie cheltuieli

29. Stat de plată

30. Rapoarte

31. Rapoarte

32. Facturi

Chitanţe

Registru de casă

11

33. Registru de bancă

Ordin de plată

Jurnal privind operaţiunile

34. Cartea Mare

Registru Jurnal

Registru privind operaţiile contabile

Balanţa analitică a documentelor

35. Chitanţa

36. Situaţia încasărilor şi a plăţilor

37. Aprobare plăţi furnizori

38. Aprobare plăţi furnizori

39. Extras de cont

Dispoziţie de plăţi încasare

Bilet la ordin/Cec (emise)

40. Registru casă

Registru bancă

Bordero de încasări şi plăţi

41. Bon de consum

42. Bon de consum

43. Bon de consum

Fişă de evidenţă a obiectelor de

inventar

Borderou de achiziţie

44. Bon de consum

Fişă de evidenţă a obiectelor de

inventar

Borderou de achiziţie

45. Bon de consum

46. Proces verbal de scoatere din

funcţiune

47. Poces verbal de scoatere din

funcţiune

48. Poces verbal de scoatere din

funcţiune

Fişă mijloace fixe

Registru mijloace fixe

Proces verbal de predare-primire

49. Proces verbal de predare-primire

Fişă mijloace fixe

Registru mijloace fixe

50. Proces verbal de predare-primire

2. Delimitarea ariei de întindere pentru sistemul analizat

12

2.1 Tranzacţiile economice din sistemul vânzări

Principalele tranzacţii economice ce au loc în firma Emersus Impex S.R.L. în cadrul

sistemului de vânzări sunt de oferire de produse de papetărie în vederea dezvoltării afacerii

proprii, precum şi încasarea veniturilor din comercializarea de produse. Documentele justificative

legate de aceste operaţii sunt înregistrate în sistemul informaţional de vânzări, pe baza cărora se

generează rapoarte. Documentele justificative pentru comercializarea produselor sunt: contractul

realizat, factura fiscală, avizul de însoţire a mărfii, monetarul, bonul fiscal, raportul fiscal de

închidere zilnică (în cazul standurilor şi al librăriei), registrele speciale şi jurnalele de vânzări,

procesele verbale de predare-primire şi procesele de luare la cunoştinţă şi recepţie.

Printre principalele funcţii ale sistemului de vânzări se numără următoarele:

realizarea contractului cu clienţii, comenzile clienţilor, verificarea existenţei produselor,

întocmirea facturilor, manipularea produselor, livrarea, returul, încasarea

înregistrarea comenzii clienţilor ce presupune existenţa unui stoc care să permită

transformarea în comenzi diversificate, în scopul satisfacerii cererilor clienţilor

respectarea regulilor de bună practică în depozitarea şi transportarea produselor, în cel mai

scurt timp, la cele mai mici cheltuieli pentru apropierea produselor de utilizator

tratarea fluxului de cereriş a celui de produse

alegerea şi utilizarea canalelor de distribuţie în vederea livrării comenzilor sau vânzarea

directă din depozit sau din standuri şi librărie

preluarea spre prelucrare şi facturare a mărfii

rezervarea unui produs de către un client (dacă un client doreşte să rezerve un anumit

produs din stoc se poate întroduce în sistem o rezervare ce va putea fi consumată ulterior,

doar pe baza mărfii existente în stoc)

amânarea comenzii de către un client

solicitarea catalogului cu preţuri de către un client

solicitarea din partea conducerii a unui raport privind onorarea comenzilor sau a stării unei

anumite comenzi pentru a avea o evidenţă asupra acestora şi pentru a putea interveni în

cazul în care ceva nu se realizează conform aşteptărilor

solicitarea de către directorul economic a situaţiei privind contractele

13

solicitarea de către directorul comercial a unei fişe de traseu pentru anumiţi clienţi (în

cazul întârzierii repetate a comenzii) în vederea eficientizării transportului

solicitarea de către conducere a unui raport privind clienţii cu datorii mari sau vechi în

vederea avertizării acestora sau acţionării în judecată, dacă este cazul

reuturul unui client (implică anularea comenzii precum şi reaşezarea produselor înapoi în

depozit), în cazul în care produsele nu corespund cerinţelor clientului

solicitarea informaţiilor referitoare la disponibilitatea unui produs din cadrul depozitului,

librăriei sau standurilor

solicitarea de către sistemul de gestiune a stocurilor a unui centralizator al mărfurilor

vândute pentru a avea o evidenţă şi a şti dacă trebuie sau nu mărită cantitatea de produse

achiziţionată de la furnizori

solicitarea din partea directorului economic a unui raport privind datoriile clienţilor în

vederea scoaterii din lista de clienţi şi în vederea încheierii oricarui fel de comerţ cu

aceştia

generarea rapoartelor privind comenzile primite

obţinerea rapoartelor cu privire la distribuirea cataloagelor de preţuri dintr-o anumită

perioadă de timp

transmiterea la sistemul de vânzări a fişelor de comisioane o dată pe lună

întocmirea şi trimiterea la sistemul de trezorerie situaţia de evidenţă a facturilor pe o

perioadă de timp

2.2 Descrierea componentelor organizatorice cu responsabilităţi în domeniul sistemului de

vânzări

Pentru fiecare departament sunt oameni reprezentativi cu funcţii specifice. Astfel, în cadrul

firmei regăsim :

Nr. crt.

Departament/birou/persoană/

Descrierea responsabilităţilor privind sistemul analizat

14

partener

1. Directorul general - participă la întâlniri de afaceri cu furnizorii şi clienţii

- aprobă procedurile de interes general ale firmei (vânzare,

aprovizionare, distribuţie, etc.)

2. Directorul economic

- participă la analizarea documentelor contractuale ce se

perfectează cu clienţii şi furnizorii

- verifică şi aprobă jurnalul de vânzări

3. Directorul

comercial

- răspunde de realizarea volumului de vânzări şi are în subordine

directă coordonatorul de achiziţie şi vânzări

- coordonează activitatea lucrătorilor comerciali din magazine

4. Operatori

facturare

- facturează marfa vândută

- încasează banii şi primeşte documentele de plată

- verifică jurnalele de cumpărare şi vânzare

5. Contabil - întocmeşte, contabilizează şi verifică lunar facturile emise

- întocmeşte balanţe de verificare pentru clienţi

- ţine legătura cu clientii si furnizorii în ceea ce priveşte atribuţiile

ce-i revin

- supraveghează întocmirea facturilor de decontare pentru plăţi în

numele clientului

6. Coordonator

achiziţii şi vânzări

- negociază preţurile şi condiţiile comerciale

- stabileşte strategiile de vânzare pentru clienţii direcţi

- monitorizează îndeplinirea obiectivelor de vânzare şi alocarea

resurselor necesare atingerii acestora

- încearcă menţinerea relaţiilor directe cu clienţii

7. Gestionar

Depozit/Standuri/

Librărie

- pregăteşte marfa pentru clienţi

- organizează încărcarea operativă a produselor către clieţi în

maşinile de distribuţie, respectând rutele prestabilite

- urmăreşte completarea de către clienţi a documentelor fiscale

15

conform legislaţiei

- vinde marfa

8. Şofer - transportă marfa în baza documentelor însoţitoare (factură fiscală,

aviz de însoţire a mărfii, proces verbal de predare-primire)

- livrează comenzile clienţilor conform adresei de livrare şi

programului de distribuţie

- verifică corectitudinea comenzilor la preluarea acestora şi aduce

imediat la cunoştinţa şefului ierarhic despre orice neregulă

2.3 Entităţi externe aflate în legătură cu sistemul şi diagrama de context

Nr.

Crt.Entitate externă

Intrări de la entitate în

sistemIeșiri din sistem spre entitate

1. ClienţiCereri de cataloage

Comenzi

Facturi

Contracte

2. Sistem trezorerie Situaţia încasărilor Situaţia vânzărilor pe clienţi

3. Sistem contabilitateRaport clienţi, Plan conturi

analitice

Facturi pentru marfa vândută,

Notă contabilă

4. Sistem gestiune stocuri

Situaţia centralizată a

mărfurilor vândute şi a

stocurilor

Comenzi

5. Director general Politica de discount

Rapoarte de vânzare

Listă clienţi

Rapoarte la cerere

Diagrama de context

16

17

Sistemul de

vânzare

Clienţi

Sistem trezoreri

eSistem

contabilitate

Sistem gestiune stocuri

Director general

Intrări: Cereri de cataloage,

Comenzi

Ieşiri: Facturi, Contracte

Intrări: Politica de discount

Ieşiri: Rapoarte de vânzare,

Listă clienţi, Rapoarte la

cerere

Intrări: Situaţia centralizată a

mărfurilor vândute şi a

stocurilor

Ieşiri : Comenzi

Intrări : Raport clienţi, Plan conturi analiticeIeşiri: Facturi pentru marfa vândută, Nota contabilă

Intrări: Situaţia încasărilor

Ieşiri: Situaţia vânzărilor pe

clienţi

3. Studierea sistemului informaţional existent

3.1 Identificarea proceselor de prelucrare

Procesele de prelucrare care au loc în cadrul sistemului de vânzări au fost grupate în

funcţie de principalele tranzacţii economice astfel:

1. Procese gestiune clienţi

1.1 Întocmirea contractului

1.2 Gestiunea contractelor cu clienţii

1.3 Înregistrare ajustări (erori, limite creditare, perioada de plată)

1.4 Gestiunea fişelor lunare ale clienţilor

1.5 Raportul clienţilor datornici

2. Procese înregistrare comenzi

2.1 Înregistrare comandă nouă

2.2 Verificare existenţă produs

2.3 Actualizare comandă

2.4 Generare rapoarte privind comenzile

3. Procese livrare comandă

3.1 Întocmirea facturii pentru livrarea comenzii

3.2 Înregistrare retur client

3.3 Generare jurnal vânzări

4. Procese actualizare date cataloage

4.1 Actualizare catalog

4.2 Înregistrare promoţii noi

18

3.2 Analiza intrărilor

Proces/ subproces/

procedură în care intră

datele

Denumire intrare

Emitent și/sau Sursa de intrare în

sistem

Structura intrării Date preluate

Stocarea datelor

(tabele ale bd, fişiere sau

dosare) unde vor fi

înregistrate datele intrate

în sistem

Observaţii

Întocmirea contractului

Contract cu clienţii Director

general

Nr. Înregistrare Client (AN, 10)Nr. Contract (N, 10)Dată Contract (D, dd-mm-yyyy)Părţile contractante (C, 10)Definiţii (C, 20)Interpretare (C, 30)Obiectul principal al contractului (C, 10)Limita de credit (N, 6)Termen de plată (N,3)Durata contractului (D, 2)Executarea contractului (C, 20)Documentele contractului (AN, 10)Obligaţiile principale ale vânzătorului (C, 30)Obligaţiile principale ale achizitorului (C, 30)Sancţiuni pentru neîndeplinirea culpabilă a obligaţiilor (C, 15)Garanţia de bună execuţie a contractului (C, 15)Alte responsabilităţi ale prestatorului (C, 20)Alte responsabilităţi ale achizitorului (C, 20)

Nr. ContractDată ContractPărţile contractanteObiectul principal al contractuluiLimita de creditTermen de platăDurată contractExecutarea contractuluiDocumentele contractuluiObligaţiile principale ale vânzătoruluiObligaţiile principale ale achizitoruluiSancţiuni pentru neîndeplinirea culpabilă a obligaţiilorRecepţie şi verificăriÎncepere, finalizare,

Tabela ContracteTabela Clienţi

Nu sunt utilizate în prelucrări toate datele.

19

Recepţie şi verificări (AN, 15)Începere, finalizare, întârzieri, sistare (AN,15)Ajustarea preţului contractului (N, 4)Amendamente (C, 10)Subcontractanţi (C, 8)Forţă majoră (C, 20)Soluţionarea litigiilor (C, 20)Limba care guvernează contractul (C, 8)Comunicări (C, 30)Legea aplicabilă contractului (C, 20)Prevederi finale

întârzieri, sistareSoluţionarea litigiilorPrevederi finale

Înregistrare comandă

nouă

Comandă Client / Coordonator achiziţii-vânzări

Nume client – (C, 10)Nr comandă – (N, 6)Status – (C, 9)Tip comandă – (C, 10)Explicaţii – (C, 30)Produs – (C, 15)Producător - (C, 20)Furnizor (AN, 15)Cantitate – (N, 4)Preţ vânzare – (N, 4)TVA(%) – (N, 2)Preţ cu TVA – (N, 10) se obţine astfel: (Preţ vânzare * TVA /100 + Preţ vânzare ) * Cantitate- (N 6)Comision – (N2)Discount – (N, 2)Total – (N, 10) se obţine astfel: Preţ cu TVA * (100- Discount)/100Dată expirare (D, dd-mm-yyyy)Total fără TVA – (N, 10)Total TVA – (N, 10)Total de plată – (N, 10)

Nume clientNr comandăTip comană,ProdusProducătorCantitatePreţ vânzareTVAPreţ cu TVADiscountTotalDată expirareTotal TVATotal de platăTotal reducere

Tabela comenziTabela produse

Poate fi accesat numai după ce a fost introdus clientul în baza de date.

20

Total reducere – (N, 10)Total puncte – (N, 2)

Înregistrare ajustări

ContractDirector general

Nr. Înregistrare Client (AN, 10)Nr. Contract (N, 10)Dată Contract (D, dd-mm-yyyy)Părţile contractante (C, 10)Definiţii (C, 20)Interpretare (C, 30)Obiectul principal al contractului (C, 10)Limita de credit (N, 6)Termen de plată (N,3)Durata contractului (D, 2)Executarea contractului (C, 20)Documentele contractului (AN, 10)Obligaţiile principale ale vânzătorului (C, 30)Obligaţiile principale ale achizitorului (C, 30)Sancţiuni pentru neîndeplinirea culpabilă a obligaţiilor (C, 15)Garanţia de bună execuţie a contractului (C, 15)Alte responsabilităţi ale prestatorului (C, 20)Alte responsabilităţi ale achizitorului (C, 20)Recepţie şi verificări (AN, 15)Începere, finalizare, întârzieri, sistare (AN,15)Ajustarea preţului contractului (N, 4)Amendamente (C, 10)

Nr. ContractDată ContractPărţile contractanteObiectul principal al contractuluiLimita de creditTermen de platăDurată contractExecutarea contractuluiDocumentele contractuluiObligaţiile principale ale vânzătoruluiObligaţiile principale ale achizitoruluiSancţiuni pentru neîndeplinirea culpabilă a obligaţiilorRecepţie şi verificăriÎncepere, finalizare, întârzieri, sistareSoluţionarea litigiilorPrevederi finale

Tabela Contracte

Se înregistrează în urma reînnoirii contractelor.

Actualizare comandă

Stoc produse

disponibile

Sistem gestiune stoc

Cod produs – AN (10)Nume produs – (C, 20)UM - (C, 8)Cantitate - (N, 4)

Cod produs Nume produs UMCantitate

Tabela comenzi

Se elimină din comenzi produsele cu UM = 0.

21

Înregistrare retur client

Aviz de însoţire a

mărfiiClient

Serie – (C, 5)Nr aviz – (N, 7)Dată aviz – (D, dd-mm-yyyy)Furnizor – (C,20)Cumpărător – (C, 20)Nr.ORC/an – (AN12)CodFiscal – (AN, 7)Sediul – (C, 10)Judeţul – (C, 10)Cont bancar client – (AN, 15)Banca – (C, 20)Punct de lucru – (C, 30)IBAN – (C, 20)Cota TVA – (N, 2)Nume produs – (C, 20)UM- (C, 8)Cantitate- (N, 4)Preţ Unitar( fara TVA) - (N, 6)Valoare lei - (N, 6)Semnătura şi ştampila furnizorului Date privind expediţia: numele delegatuluiBuletinul /cartea de identitate: seria – (C, 2), nr. – (C, 6)Mijlocul de transport – (C,10)Nr înmatriculare – (C, 7)Data expedierii Ora – (T)Total din care accize – (N,10)Total – (N, 10)

SerieNumăr avizFurnizorDată avizCotă TVANume produsU.M.CantitatePreţ unitar (fara TVA)Valoare Total

Tabela retururiTabela produse

În urma primirii avizului se eliberează factura de retur.

Actualizare catalog

Listă produse şi preţuri noi

Director general

Cod produs (AN,10)Denumire produs (C,20)Preţ produs (N, 7)

Cod produsDenumire produsPreţ produs

Catalog

22

Înregistrare promoţii noi

Listă promoţii

Director general

Cod produs (AN,10)Denumire produs (C,20)Preţ produs (N, 7)Reducere (N,2)

Cod produsDenumire produsPreţ produsReducere

Catalog

Raport clienţi

datorniciRaport

Sistem Trezorerie

Nr. Înregistrare Client (AN, 10)Nr. Contract (N, 10)Limită de credit (N, 6)Termen de plată (N,3)Valoare datorii client (N,6)Vechime datorii client (N,3)

Valoare datorii clientVechime datorii client

Tabela clienţi datornici

Se blochează clienţii care sunt în tabela clienţi problemă la facturare.

3.3 Analiza ieşirilor

Proces/subproces

de prelucrare din care se

obţine

Denumire ieşire

Destinaţia ieşirii

Structura ieşirii

Documentul/ documentele

pe baza căruia se

obţine

Stocarea datelor (tabele ale bd,

fişiere sau dosare) de unde se obţin datele

Tipul ieşirii şi

momentul obţinerii

Modalitatea

actuală de

obţinere

Observaţii

23

Gestiunea contractelor cu clienţii

Fişa clientului

Director general

Denumire (AN, 30)Telefon (N, 14)Email office (AN, 30)Adresă (AN, 50)Cod fiscal (AN, 10)Număr Registru Comerţ (AN, 10)Persoană de contact (C, 30)Funcţie (C, 20)Nr. mobil (N, 14)Cifra de afaceri (AN, 20)Nr angajaţi (N, 4)Forma juridică de organizare (C, 10)Domeniul de activitate anual (C, 20)Servicii (C, 15)

Contractul cu clientul

Tabela ClienţiTabela Contracte

După semnarea contractului

AutomatSe obţine pe loc

24

Întocmirea facturii pentru livrarea comenzii

Factura fiscală

Client

Furnizor (Emersus Impex SRL) CIF (AN, 7) Nr. Reg. Com. (N,6) Sediu Social (C, 25) Punct de lucru (C, 10)

Cont IBAN Bancă (C, 20) Cont IBAN (C20) Capital social (N, 20)

Cumpărător CIF (AN7) Nr. Reg. Com.(N,6) Sediu Social (C, 25) Cont IBAN (AN,20) Bancă(C, 20)

Serie factură (C, 5)Nr. factură (N, 10)Data emiterii (D, dd-mm-yyyy)Denumire produse şi servicii (C, 20)U.M. (C, 3)Cantitate (N, 4)Preţ unitar (N, 7)Valoare (N, 7)Valoare TVA (N, 2)Total (N, 10) Termen de plată (D, dd-mm-yyyy)Penalizări (N, 4)Data prestării serviciilor (D, dd-mm-yyyy)Numele persoanei care a întocmit factura (C, 20)

Tabela Contracte

Tabela Produse

Tabela Comenzi

Tabela facturi

Suport de hartie

În momentul livrării produsului către client.

Automat

25

Semnătura şi ştampila furnizoruluiDate privind expediţia: numele delegatuluiBuletinul /cartea de identitate: seria – (C, 2), nr. – (C, 6)Mijlocul de transport – (C,10)Nr înmatriculare – (C, 7)Data expedierii -Ora – (T)Total din care accize – (N,10)Total de plată – (N, 10)Semnătura de primire

Gestiunea fişelor

lunare ale clienţilor

Raport lunar client

Director general

Număr client (N, 10)Denumire (AN, 30)Valoare comenzi (N,10)Discount acordat (N,2)

Tabela comenzi

Tabela client

Tabela comenzi Lunar Automat

Verificare existenţă produs

VerificareComandă

Sistem gestiune

stoc

Cod produs – AN (10)Nume produs – (C, 20)UM- (C, 8)Cantitate- (N, 4)

Comenzi Tabela stocuri

În funcţie de momentul tranzacţiei ce a generat documentul

Automat

Generare rapoarte privind livrările

Rapoarte livrări

Director general

Sistem gestiune

stoc

NrComandă- (N,5)Cod produs – AN (10)Nume produs – (C, 20)UM - (C, 8)Cantitate- (N, 4)Client – (C,15)Valoare – (N,10)Data – Dată Calendaristică

Comenzi Tabela livrăriProgramat zilnic

26

Generare jurnal

vânzări

Jurnal vânzări

Sistem contabilita

te

Document – (C,7)Data – Dată calendaristicăNr. – (AN,6)Beneficiarul Denumire – (C,15)CUI – (N,7)Total document – (N,6)Vânzări scutite de TVA - (N,6)Vânzări cu TVA - (N,6)Cota TVA 24% - (N,6)Baza de impozitare - (N,6)Valoare TVA - (N,6)Cota TVA 9%- (N,6)

Factură Tabela facturi

Raport periodic, întocmit la sfarşitul fiecărei luni.

Automat

Generare jurnal

vânzări

Jurnal vânzări

Sistem contabilita

te

Document – (C,7)Data – Dată calendaristicăNr. – (AN,6)Beneficiarul Denumire – (C,15)CUI – (N,7)Total document – (N,6)Vânzări scutite de TVA - (N,6)Vânzări cu TVA - (N,6)Cota TVA 24% - (N,6)Baza de impozitare - (N,6)Valoare TVA - (N,6)Cota TVA 9%- (N,6)

Factură Tabela facturi

Raport periodic, întocmit la sfarşitul fiecărei luni.

Automat

27

3.4Analiza proceselor de prelucrare

Proces/ Subproces

Descrierea succintă a operaţiunilor de prelucrare

Intrări în proces Ieşiri din proces

Formulele sau relaţiile de calcul

Stocarea datelor (tabele ale bd,

fişiere sau dosare)

Observaţii


Verificarea datelor înscrise în contract de către părţile contractante şi semnarea acestuia.

Raport contracte cu clienţiiFişa clientului

Contract cu clienţii

Nu se folosesc formule de calcul

Tabela ContracteTabela Clienţi

Înregistrare comanda nouă

Coordonatorul achiziţii-vânzări preia comanda de la client.

Comandă client Comanda iniţialăNu se folosesc formule de calcul

Tabela ComenziTabela Produse


Ca urmare a reînnoirii contractelor se pot modifica datele clienţilor.

Contracte cu clienţii

Listă contracte clienţi


Tabela Contracte


După verificarea existenţei produsului comandat în stoc se obţine comanda finală.

Comanda iniţialăListă produse existente

Comanda finalăNu se folosesc formule de calcul

Tabela Comenzi


Şoferul aduce de la client avizul de însoţire a marfii pentru produsele returnate pe baza căruia se realizează factura de retur.

Aviz de însoţire a mărfii

Factură de retur

cantitate x preţ unitar + cota TVA x cantitate x preţ unitar = valoarecantitate x preţ unitar = valoare fără TVA

Tabela Retururi Tabela Produse

Actualizare catalog

Se adaugă produse noi în catalog sau se modifică preţurile produselor existente.

Lista de produse şi preţuri noiCatalog

Catalog actualizat


Catalog


Se adaugă în catalog promoţii la produse.

Listă promoţiiCatalog

Catalog actualizat


Catalog

Raport clienţi datornici

Pe baza situaţiei trimise de sistemul trezorerie clienţii vor fi sau nu adăugaţi în tabela clienţilor datornici.

Raport clienţi Raport clienţi datornici

Se compară termenul de plată agreat cu termenul de plată al clientului

Tabela Clienţi Datornici

28


Se prelucrează datele din contracte şi pe baza acestora lista clienţilor.

Raport contracte cu clienţii

Lista clienţilorNu se folosesc formule de calcul

Tabela ClienţiTabela Contracte

Întocmirea facturii ca urmare a livrării comenzii

Se generează factura pe baza comenzii primite de la client. Produsele sunt livrate clienţilor.

Comenzi Factură fiscală

cantitate x preţ unitar + cota TVA x cantitate x preţ unitar = valoarecantitate x preţ unitar = valoare fără TVA

Tabela Facturi

Gestiunea fişelor lunare ale clienţilor

În fiecare lună se vor actualiza fişele clienţilor

Raport lunar clienţi

Fişa clientului actualizată


Tabela Comenzi


În urma trimiterii comenzii către depozit pot exista produse care nu există în stoc.

Comanda iniţială

Listă produse existente


Tabela Stocuri

Generare rapoarte privind livrările

Se întocmeşte un raport zilnic privind livrările.

Comenzi LivrăriNu se folosesc formule de calcul

Tabela Livrări

Generare jurnal vânzări

Se întocmeşte lunar un jurnal de vânzări.

Facturi Jurnal vânzăriNu se folosesc formule de calcul

Tabela Facturi

29

4. Modelarea sistemului analizat

4.1 Realizarea diagramelor fluxurilor de date

DIAGRAMA DE CONTEXT

30

DFD de NIVEL 0

31

DFD de NIVEL 1

32

DFD de NIVEL 1

33

DFD de NIVEL 2

34

4.2 Construirea matricei CRUD

Locuri stocare

Procese

Contracte Clienţi Comenzi Stocuri Facturi Livrări Produse Retururi Catalog Clienţi problemă


CRU CRU


R R

Înregistrare materiale promoţionale

R R R R


RU CRUD

Gestiunea fişelor lunare ale clienţilor

R R

Raportul clienţilor datornici

R R


R

Înregistrare comandă nouă

CRU C RU C R

35


RU RUD RU CRUD R

Întocmirea facturii pentru livrararea comenzii

R CRU


CRU RU C

Generare rapoarte privind comenzile

R R R R R

Actualizare catalog

R R RU


R R R

Generare jurnal vânzări

R R

36

4.3 Descrierea datelor în depozitul (dicţionarul) datelor

Entitate externă: Clienţi

Descriere: Clienţii reprezintă entitatea de bază a sistemului de vânzări

Semnificaţia: Clientul are posibilitatea să facă o comandă telefonică sau la sediul firmei.

Dacă clientul nu există în baza de date a firmei, sunt transmise datele complete cu privire la firma pe care o reprezintă.

Proces: Verificare existenţă produs

Descriere: Se verifică disponibilitatea unui produs comandat

Loc de stocare: Produse

Descriere: Conţine informaţii despre toate produsele existente

CodProd: CharDenProd: CharPretUnitarProdUM: CharCotaTVAProdStoc: Char

Flux de date: Date comenzi existente

Descriere: Conţine informaţii de identificare a comenzilor existente, fiind utilizată pentru verificarea datelor despre o comanda

CodComandă: Char DenClient: Char

Destinaţie: Proces Înregistrare date comandă

37

Flux de date: Date clienţi noi

Descriere: Conţine informaţii de identificare a clienţilor noi, fiind utilizată pentru actualizarea locului de stocare Clienţi.

CodClientDenClientCUIAdresăTelefon

Destinaţie: Loc de stocare Comenzi

Flux de date: Comenzi

Descriere: Conţine informaţii despre încasările realizate din comenzi

CodComandă: Char ValComandă

Destinaţie: Sistem de vânzări

38

5. Specificarea cerinţelor funcţionale şi nonfuncţionale ale sistemului

Nr.

crt.

Problema

identificată

Descrierea problemei Tip

cerinţă/soluţie

Descrierea cerinţei/soluţiei

1. Problema tratării

erorilor

Se întâmplă uneori ca programul Ciel să se

blocheze și să întrerupă procesul de lucru. Apar

erori la raportul de gestiune, la modificarea

preţului unui articol sau la transferul de

produse.

Nonfuncțională Sistemul trebuie să dispună de toleranţă la erori

astfel încât să nu se blocheze aplicaţia şi să se

închidă, iar erorile trebuie să poată fi tratate la nivel

local.

2. Problema

conformităţii

aplicaţiei cu

declaraţiile

Sunt cazuri în care programul Ciel nu este în

conformitate cu noile formate de declaraţii.

Funcțională Programul va trebui să lanseze o versiune nouă sau

să permită o actualizare automată a aplicaţiei fără a

întâmpina erori.

3. Imposibilitatea

realizării

comerţului online

În ciuda faptului că există un site care conţine

aproximativ toate produsele existente în depozit

şi arată ca şi cum ar permite comerţul online, in

realitate nu se întâmplă aşa. Practic, firma nu

realizează comerţ online, site-ul nu conţine

preţuri şi nici nu dă posibilitatea achiziţionării

produselor în mod electronic. Lipsa posibilităţii

preluării online a comenzilor duce la pierderea

Funcțională Completarea site-ului cu preţurile aferente

produselor şi realizarea legăturii dintre site şi

sistemul informatic al firmei.

39

potenţialilor clienţi.

4. Problema

timpului de

răspuns al

aplicației

Răspunsurile întârziate creează pierdere de

timp atât pentru client cât și pentru firmă.

Nonfuncțională Îmbunătăţirea aplicaţiei şi mărirea vitezei de

răspuns în vederea lipsei pierderii timpului.

5. Problema

verificării

stocurilor direct

de la standuri şi

librărie

Faptul că nu există tehnologia disponibilă face

ca accesul la baza de date să nu permită

verificarea stocului de la depozit direct din

librărie sau standuri. Acest lucru reprezintă un

dezavantaj major care solicită timp suplimentar

şi consum de resurse pentru realizarea

verificării stocului.

Funcțională Achiziţionarea unor computere şi a tehnologiei

necesare şi racordarea acestora la aplicaţia de

vizualizare stocuri din depozit.

6. Problema

întreţinerii

resurselor

informatice

Lipsa unui specialist în repararea/ întreţinerea

calculatoarelor şi care să se ocupe în acelaşi

timp de actualizarea site-ului, reprezintă o

problemă întrucât se pierde timp şi resurse

pentru rezolvarea unei probleme în cazul în

care se apelează la o firmă specializată.

Funcţională Angajarea unui specialist în IT/reţele/PC-uri.

40

Documents

Proiect A.S.I