Upload
edit-popa
View
252
Download
10
Embed Size (px)
Citation preview
Academia de Studii Economice
Facultatea de Cibernetica, Statistica si Informatica Economica
Echipa: Iordache Mihaela Mogosan Andreea
Onofrei Cristina Popa Edit
Grupa: 1037
Bucuresti2010
Cuprins
Analiza informational-decizionala pentru departamentul vanzari-presa in organizatia
economica DBV Media House SRL .
Cunoasterea mecanismului economic....................................pag.3
Descrierea sistemului informational actual............................pag.6
Analiza si reprezentarea sistemului informational actual.......pag.17
Elaborarea fluxurilor informationale la nivel conceptual.......pag.22
Analiza fluxurilor informationalela nivel logic......................pag.25
Evaluarea si reproiectarea sistemului informational..............pag.27
ANEXE
Fisele de post pentru Departamentul vanzari.........................pag. 29
Evolutia profitabilitatii...........................................................pag.38
2
Cunoasterea mecanismului economic
Studiul de caz prezinta o analiza informational-decizionala a sistemului reprezentat prin
departamentul de vanzari-presa al DBV Media House SRL.
Obiectul de activitate si forma juridica
DBV Media House SRL a fost infiintata in baza art 2 al Legii 31/1990 si inregistrata la Oficiul
Registrului Comertului în anul 2002 . Societatea are forma de SRL (societate cu raspundere limitata).
Durata societatii este nelimitată, cu începere de la data înregistrării la Camera de Comerţ şi Industrie.
Nume firma DBV MEDIA HOUSE SRL
Cod Unic de Inregistrare RO 14982150
Nr. Inmatriculare Reg ComertuluiJ40/10973/2002
Stare societate : INREGISTRAT din data 01 Noiembrie 2002
Anul infintarii : 2002
DBV Media House SRL este o regie de vanzari care se ocupa in exclusivitate de spatiul
publicitar al revistelor: Tango, Q Magazine, La Cucina, My Band, revistele din Reteaua Info –
Sanatate si de spatiul publicitar al canalelor TV: Romantica, Realitatea TV, OTV, The Money Chanel.
Compania DBV Media House S.R.L efectueaza publicitate mass-media, presa scrisa si audio-
vizuala. Produsele si serviciile companiei au ca piata principala de desfacere Romania.
“Infiintata in noiembrie 2002, DBV Media House reprezinta una dintre cele mai bune variante
de externalizare pentru vanzare a spatiului de publicitate, fiind axata in mod special pe televiziune si
print. Timp de aproape 8 ani, regia a reprezentat statii de televiziune precum MTV, Realitatea TV,
Romantica, The Money Channel, OTV, 1 Music Channel dar si produse de print cum ar fi revistele
Tango, La Cucina, Tabu, etc. Regia DBV Media House a achizitionat revista Tabu la sfarsitul anului
2009. Echipa de vanzari este una dintre cele mai cunoscute si bine pregatite din piata de publicitate.”
(http://www.tipografiiromania.ro/articol/revista-biz-semneaza-parteneriatul-cu-dbv-media-house-
342.htm )
„Anul a inceput sub monopolul televiziunilor mari. Lunile ianuarie- februarie sunt vandute integral, in avans, pe TV. Posturile puternice au inceput cu preturile din 2009, la care au aplicat discounturi de peste 50%. Decizia este demoralizatoare pentru statiile mici, care pentru a o sustine, ar risca sa dispara”, sustine Brandusa Vlanga, directorul general al regiei de vanzari DBV Media House.(http://www.dailybusiness.ro/stiri-media-marketing/vlanga-dbv-media-house-televiziunile-mari-au-inceput-anul-cu-niste-preturi-demoralizatoare-37053 )
3
Furnizorii intreprinderii
Furnizorii acestei companii sunt principalii detinatori ai revistelor (Tango, Reteaua Info –
Sanatate, My Band, Q Magazine), respectiv canalelor TV (The Money Chanel, OTV, Romantica,
Realitatea TV) cu care compania desfasoara contracte de colaborare.
„Bucuresti- 08 Martie 2010 - Incepand cu luna martie a anului in curs, revista Biz a incheiat un contract cu regia de vanzari DBV Media House pentru vanzarea in regim exclusiv a spatiilor sale publicitare. Colaborarea dintre cele doua companii vizeaza largirea portofoliului de clienti ai publicatiei, deciziile din punct de vedere editorial apartinand publisher-ului.”( http://www.tipografiiromania.ro/articol/revista-biz-semneaza-parteneriatul-cu-dbv-media-house-342.html )
Beneficiarii intreprinderii
Principalii beneficiari sunt companiile de pe teritoriul Romaniei care desfasoara campanii
publicitare prin intermediul produselor intermediate de DBV Media House SRL.
Definirea Subsistemelor componente
Analiza structurarii informationale largeste sfera de cunoastere prin interferarea structurii
organizatorice cu structura functionala. Realizarea acestei structurari permite identificarea
compartimentelor care realizeaza fiecare activitate pentru fiecare functie a intreprinderii
Compartimente:
1.DEPARTAMENTUL VANZARI
Domeniul de activitate implică o abordare specifică a pieţei, a clienţilor, o strategie de vânzări
adecvată şi un instrument de lucru care să susţină îndeaproape activitatea departamentului de vânzări.
2.DEPARTAMENT FINANCIAR - CONTABIL
Asigura asistenta juridica curenta in domeniul financiar-contabil;
Gestioneaza patrimoniul si tine evidenta financiar-contabila;
Centralizeaza cotizatiile si celelalte venituri;
Fundamenteaza proiectul bugetului de venituri si cheltuieli;
Fundamenteaza si propune Biroului executiv necesarul de personal de executie;
Asigura activitatea de birotica;
3.DEPARTAMENT ADMINISTRATIV
Gestioneaza patrimoniul si tine la zi evidenta inventarelor ;
Asigura activitatea de birotica, in cooperare cu Departamentul Financiar - Contabil; 4
Asigura aprovizionarea cu toate categoriile de obiecte de inventar, mijloace fixe, materiale etc.;
Fundamenteaza si propune Biroului Executiv necesarul de personal de executie;
Organizeaza concursuri pentru ocuparea posturilor aprobate;
Pregateste si asigura desfasurarea sedintelor;
Orice alte activitati legate de buna functionare si intretinere a sediului.
5
B. Descrierea sistemului informational actual
1. Analiza structurii organizatorice a unitatii
Aceasta se concretizeaza intr-o organigrama a relatiilor ierarhice care permite orientarea
fluxurilor ascendente, descendente si orizontale. Analiza structurii organizatorice a unitatii este in mod
firesc insotita de regulamentul de organizare si functionare, prin care se stabilesc competentele,
sarcinile si atributiile pentru fiecare post de lucru.
Director General
Director Executiv
Departament financiar - contabil
Director Financiar
Contabil
Consilierjuridic
Administratie
Departament vanzari presa scrisa
Departament vanzari TV
Director vanzari
Manageri vanzari
Asistenti vanzari
Director Vanzari
Manageri Vanzari
Asistenti Vanzari
Servicii
Departament vanzari
6
2.Elementele supuse observarii
In cadrul analizei informational-decizionale vor fi supuse observarii elementele principale ale
sistemului informational: documentele (mesajele infomrationale), indicatorii economici, deciziile si
fluxurile informationale.
Machetele documentelor proprii
M01 – Oferta
Nume
Client
Titlu
Reviste
Format
Publicitar
(dimensiune)
Valoare
Rate-
Card
Nr.
Apariţii
Total
Rate-Card
Discount Valoare
Netă
Valoare
Totală
Netă
I01 I02 I03 I04 I05 I06 I07
M02 – Contract Prestări servicii
Cod
Contract
Beneficiar
Contract
Prestator
Contract
Termeni
Contract
Nr.
Apariţii
Suprafata Dimensiune Valoare
neta
(cost net)
Cost
total
net
Penalitate
de
intarziere
I08 I09 I10 I06 I11 I12
M03 – Proces verbal de predare primire
Furnizor Destinatar Acte
I13
M04 – Centralizator
Nume
revist
a
Pozi-
ţionare
Data
Apariţie
Data
Operării
Client Nume
Reclamă
Suprafaţa Dimensiune Val.
Rate-
Card
Discount Valoare
Netă
I09 I10 I02 I05 I06
7
M05 – Lista locaţii active si trafic clienţi
Titlu
Revistă
Judeţ Oraş Denumire
Locaţie
Nr.
Standuri
Trafic
Persoane
I14 I15
M06 – Cerere Numerar
Nume şi Prenume Funcţia Data (zi,lună,an) Suma Cerută
I16
M07 – Decont de cheltuieli
Nume şi
prenume
Funcţia Data
(zi,lună,an)
Valoare
avans primit
Cheltuieli Diferenţa
(primit/restituit)
I17 I18 I19
Fisele documentelor
Pentru fiecare document identificat in cadrul sistemului analizat se intocmeste cate o fisa, care
va contine:
beneficiarii documentului respectiv
periodicitatea si numarul de exemplare in care se completeaza respectivul
document
modul de obtinere a indicatorilor – indicatori primari, indicatori derivati (trebuie
specificat modelul de calcul) sau indicatori preluati din alte documente – daca se preiau din
documente proprii se va indica codul documentului si pozitia indicatorului in document, iar
daca se preiau din alte documente externe se va indica denumirea indicatorului si cine
elaboreaza acest document extern
fapte de opinie (arata parerea celui care efectueaza analiza cu privire la
fenomenul studiat)
8
M01 – Oferta1. Beneficiari
Client (E1)2. Periodicitate
ori de cate ori este nevoie, intr-un singur exemplar3. Modul de calcul al indicatorilor
I01 – Dimensiune I02 – Valoare rate-card I03 – Aparitii I04 – Total rate-card
- calculat pe baza formulei I02*I03 I05 – Discount
I06 – Valoare neta -se calculeaza pe baza formulei I02*(1-I05)
I07 – Valoare totala neta - calculat pe baza formulei I06*I03
M02 – Contract prestari servicii1. Beneficiari
Departament Vanzari Presa (S1) Client (E1)
2. Periodicitate de cate ori este nevoie, in dublu exemplar
3. Modul de calcul al indicatorilor I08 – Aparitii
- Preluat din documentul extern M08- Furnizor: Client (E1)
I09 – Suprafata - Preluat din documentul extern M08- Furnizor: Client (E1)
I10 – Dimensiune - Preluat din documentul extern M08- Furnizor: Client (E1)
I06 – Valoare neta (Cost net) -se calculeaza pe baza formulei I02*(1-I05)
I11 – Cost total net-se calculeaza pe baza formulei I06*I08
I12 – Penalitate de intarziere aplicata la valoarea datorata si neachitata
M03 – Proces verbal de predare-primire1. Beneficiari
Departament Vanzari Presa (S1) Firma de curierat (E2)
2. Periodicitate intocmit de 6 ori pe luna in 2 exemplare (la aparitiile revistelor
din portofoliu)3. Modul de calcul al indicatorilor
I13 – Acte
9
M04 – Centralizator2. Beneficiari
Departament Vanzari Presa (S1) Redactia (E3)
3. Periodicitate in functie de aparitiile revistei, lunar sau bilunar
4. Modul de calcul al indicatorilor I09 – Suprafata
- Preluat din documentul extern M08- Furnizor: Client (E1)
I10 –Dimensiune - Preluat din documentul extern M08- Furnizor: Client (E1)
I02 – Valoare rate-card (valoare initiala fara discount )- Furnizor: S1
I05 – Discount I06 – Valoare neta
-se calculeaza pe baza formulei I02*(1-I05)
M05 – Lista locatii active si trafic clienti1. Beneficiari
Client (E1)2. Periodicitate
o data pe luna, intr-un singur exemplar3. Modul de calculare al indicatorilor
I14 – Numar standuri/locatie -preluat din documentul extern M10
I15 – Trafic persoane/locatie -preluat din documentul extern M10
M06 – Cerere de numerar1. Beneficiari
Departamentul Financiar-Contabil (S2)2. Periodicitate
ori de cate ori este nevoie3. Modul de calcul al indicatorilor
I16 – Suma ceruta
M07 – Decont de cheltuieli1. Beneficiari
Departament Financiar-Contabil (S2)2. Periodicitate
ori de cate ori este nevoie, intr-un singur exemplar3. Modul de calcul al indicatorilor
I17– Valoarea avansului primit I18 – Cheltuieli I19 – Diferenta (de primit/restituit)
- calculate pe baza formulei I17-I18
10
3. Matricea informationala a documentelor
Se noteaza cu S1..Sn statiile informationale interne si cu E1..Em statiile informationale
externe. Elementul Aij reprezinta documentul care circula intre statiile informationale i si j. Pe
coloane se vor reprezenta statiile catre care pleaca informatiile, iar pe linii statiile de la care pleaca
informatiile.
Statia S1 S2 E1 E2 E3
S1 M01,
M02,
M03,
M04,
M05,
M06,
M07
M06,
M07
M01,
M02,
M05
M03 M04
S2
E1 M08
E2 M09
E3 M10
11
4. Lista documentelor proprii
Codul doc.Denumirea
documentului
Furnizorul
documentului
Codul
documentului care
participa la
formare
M01 Oferta dept. Vanzari Presa -
M02Contract prestari
serviciidept. Vanzari Presa M01, M08
M03Proces verbal de
predare-primiredept. Vanzari Presa -
M04 Centralizator dept. Vanzari Presa M01, M08
M05Lista locatii active si
trafic clientidept. Vanzari Presa -
M06 Cerere de numerar dept. Vanzari Presa -
M07 Decont de cheltuieli dept. Vanzari Presa -
5. Lista documentelor externe
Cod document Denumire document Furnizor
M08 Comanda E1
M09 Confirmari expediere E2
M10 BRAT E3
12
6. Lista beneficiarilor
Lista beneficiarilor de informatii de obtine consultand punctual 1 al fisei fiecarui document
si analizand organigrama.
Cod Statie Denumire Statie
S1 dept. Vanzari Presa
S2 dept. Financiar-Contabil
E1 Client
E2 Firma curierat
E3 Redactie
7. Lista furnizorilor de informatie
Lista furnizorilor de informatii se obtine din Lista documentelor externe, coloana Furnizor
si va avea urmatoarea forma:
Cod statie Denumire statie
E1 Client
E2 Firma de curierat
E3 Redactie
13
8. Lista spatiului informational
Pe baza Listei beneficiarilor si a Listei furnizorilor se obtine lista spatiului informational.
Aceasta va avea urmatoarea forma:
Cod statie Denumire Tipul statiei
Benefi
ciar
Furnizor
S1 dpt. Vanzari Presa * *
S2 dpt.Financiar-Contabil *
E1 Client * *
E2 Firma curierat * *
E3 Redactia * *
14
9. Fluxurile informationale la nivel fizic
Pe baza Listei spatiului informational se stabilesc fluxurile informationale la nivel fizic.
Fluxurile incidente spre interior se obtin consultand coloana Furnizor a Listei documentelor
externe. Fluxurile incidente spre exterior se obtin consultand punctual 1 al fisei fiecarui document.
S2dept. Financiar-Contabil
M01, M02, M03, M04,M05, M06, M07
S1dept. Vanzari Presa
M06M07
E1Clientul
E2Firma de curierat
E3Redactia
M08
M01M02M05
M09 M10
M04M03
15
10.Analiza fluxurilor la nivelul Departamentului de Vanzari
Oferta (M01) este conceputa de firma noastra (S1) si se duce catre un posibil Client (E1). In cazul acceptarii ofertei, Clientul (E1) trimite o Comanda (M08) catre Departamentul Vanzari, prin intermediul firmei de curierat (E2).
In functie de datele furnizate de Client(E1) in formularul de Comanda (M08), se semneaza Contractul Prestari servicii (M02).
In procesul verbal de predare primire (M03) se consemneaza transferul documentelor confidentiale catre Client (E1) si alte institutii, prin intermediul firmei de curierat (E2).
Pentru pastrarea evidentei tuturor activitatilor din Departamentul Vanzari, se intocmeste o macheta de centralizare (M04).
La cererea Clientului( (E1) se elaboreaza o lista de locatii active si trafic clienti (M05), preluata din analize statistice, prin intermediul careia sunt prezentate revistele cele mai cautate.
Departamentul Vanzari poate solicita de la Departamentul Financiar – Contabil o suma de bani in folosul firmei (S1) printr-o Cerere Numerar (M06).
In functie de valoarea cheltuita, Departamentul Financiar – Contabil face decontul (M07).
16
C. Analiza si reprezentarea sistemului informational actual
1. Matricea document-document
Se completeaza pe baza pieselor B4. Lista documentelor proprii, coloana Codul documentului
care participa la formare si B5. Lista documentelor externe, coloana Furnizor.
CDP M01 M02 M03 M04 M05 M06 M07Spatiul informational
S1 S2 E1 E2 E3
M01 1 1+1-1
1
M02 1+1-1
1
M03+1-1
1
M04+1-1
1
M05+1-1
1
M06+1-1
1
M07+1-1
1
CDE III IVM08 1 1 1 -1M09 1 -1M10 1 1 -1
CDP – Cod Document Propriu
CDE – Cod Document Extern
Analizand matricea document-document se observa urmatoarele:
rolul statiei S1 (sistemul analizat) de beneficiar si furnizor de informatii
o coloana arata modul de formare a unui document propriu
nu exista nici un document extern care sa soseasca la statia S1 de la doua sau mai
multe statii, ceea ce implica o redundanta informationala nula in acest sens
documentele externe M09 si M10 nu furnizeaza informatii pentru documentele
proprii (au liniile din cadranul III vide)
17
2. Schema fluxurilor de formare a documentelor proprii
Pentru fiecare document propriu se realizeaza o procedura de obtinere care va avea ca intrari
documentele care participa la formarea lui si vor fi marcate pe coloana statiei furnizoare, iar ca iesiri se
introduc documentele respective intr-un numar de exemplare dat de numarul beneficiarilor. Pentru
documentele proprii care participa la formarea altor documente, intrarile se reprezinta de la documentele
care raman in serviciul contabilitate, iar iesirile isi gasesc corespondent in coloana beneficiarilor. Sursele
pentru intocmirea acestei scheme le constituie lista spatiului informational, fisele documentelor prorpii s
lista documentelor externe, coloana furnizori.
18
S2 E1 S1 E2 E3
19
p: M01
p: M02
p: M03
p: M04
p: M05
p: M06
p: M07
M01 1
M04 1
2
2
M05 1
M06 1
M07 1
M02 1
M03 1
M08
M08
3. Lista indicatorilor proprii
Indi-cator
Nume Obiect Functie Timp SubiectUnitate de masura
Codul documentului care contine indicatorul
Mod de formare
I01 Dimensiune Banner Evidenta Curent Produs mm2 M01 M01
I02Valoare rate-card
Bani Incasari CurentProdus/ Serviciu
Valoric M01, M04 M01
I03 Aparitii Reclama Evidenta CurentProdus/ Serviciu
Numeric M01 M01
I04Totalrate-card
Bani Incasari CurentProdus/ Serviciu
Valoric M01 I02*I03
I05 Discount Bani Calcul Curent Serviciu Valoric M01,M04 M01
I06 Valoare neta Bani Incasari Curent Serviciu Valoric M01,M04, M02I02*(1-I05)
I07Valoare totala neta
Bani Incasari Curent Serviciu Valoric M01 I06*I03
I08 Aparitii Reclama Evidenta CurentProdus/ Serviciu
Numeric M02, M08 M08
I09 Suprafata Banner Calcul Curent Produs mm2 M02, M04, M08 M08
I10 Dimensiune Banner Evidenta Curent Produs mm2 M02, M04, M08 M08
I11 Cost total net Bani Incasari Curent Serviciu Valoric M02, I06*I08
I12
Penalitate de intarziere aplicata la val datorata si neachitata
Bani Calcul Zilnic Serviciu Valoric M02
0,15%din suma neachitata* numar zile intarziere
I13 Acte Document Evidenta CurentProdus/ Servicii
Numeric M03 M03
I14
Numar standuri/locatie
Standuri Evidenta LunarProdus/ Serviciu
Numeric M05 M10
I15
Trafic persoane/ locatie
Persoane Evidenta LunarProdus/ Serviciu
Numeric M05 M10
I16 Suma ceruta Bani Incasari Curent Serviciu Valoric M06 M06
I17Valoare avans primit
Bani Incasari Curent Serviciu Valoric M07 M07
I18 Cheltuieli Bani Calcul Curent Serviciu Valoric M07 M07
I19
Diferenta(de primit/ restituit)
Bani Calcul Curent Serviciu Valoric M07 I17-I18
20
5. Matricea informaţională indicator – document
Cu ajutorul matricei se evidentiaza legătura dintre indicatori si documentele din sistemul
informaţional. Matricea este formata din patru cadrane, dintre care doua nule (al II-lea si al III-lea).
Cadranul I este reprezentativ pentru indicatorii proprii care se formeaza exclusiv pe baza informaţiilor
din documentele proprii, iar cadranul IV prezintă apartenenţa indicatorilor externi, aceştia provenind
din documentele externe.
M01 M02 M03 M04 M05 M06 M07 M08 M09 M10I01 1
Ø
I02 1 1I03 1I04 1I05 1 1I06 1 1 1I07 1I11 1I12 1I13 1I16 1I17 1I18 1I19 1I08
Ø
1I09 1I10 1I14 1I15 1
21
D. Elaborarea fluxurilor informationale
la nivel conceptual
La nivel conceptual, in activitatea de analiza informational-decizionala se lucreaza cu mai
multe concepte cheie: dual informational, (imagine ape care sistemul de conducere o are despre
sistemul economic ca atare, imagine format ape baza indicatorilor economici), agregare (informatii cu
aceeasi latura semantica dar din domenii diferite, fiind reunite pentru a forma o imagine de ansamblu),
dezagregare (restrangerea domeniului unei informatii pastrand latura semantica), sintetizare
(informatiile din acelasi domeniu, cu latura semantica diferita sunt luate impreuna pentru a reflecta un
anumit domeniu). Procesele de agregare-dezagregare a informatiilor nu transfera latura semantica si
arata dependenta dintre informatiile prelucrate si cele obtinute, in sensul apartenentei la un anumit
domeniu.
La nivel conceptual exista doua tipuri de fluxuri: fluxuri conceptuale de prelucrare si fluxuri
conceptuale de conducere sau decizionale. Analiza informational-decizionala a acestora implica
utilizarea a doua instrumente specifice: matricea indicator-indicator, respectiv matricea indicator-
decizii.
1) fluxuri conceptuale de prelucrare (se transfera latura semantica intre indicatorii
economici)
22
1. Matricea informaţională indicator-indicator
Este matricea care reflectă modul de formare al indicatorilor proprii. Pe coloana se reflecat
modul de formare al indicatorului j. Valorile 1 indică faptul că indicatorul i de pe linie contribuie la
formarea indicatorului propriu j de pe coloana.
I01 I02 I03 I04 I05 I06 I07 I11 I12 I13 I16 I17 I18 I19I01I02 1I03 1I04I05 1I06 1 1I07I11I12I13I16I17 1I18 1I19I08 1I09I10I14I15
2) fluxuri conceptuale de conducere (se transfera latura semantica de la indicatorii economici
catre decizii)
2. Matricea informaţională indicator-decizii
Matricea indică gradul de fundamentare a deciziilor. Decizii luate pe baza indicatorilor proprii:
D1: mărirea discount-ului pentru clienţii fideli
D2: mărirea valorii penalităţilor pentru clienţii rău-platniciş
D3: creşterea valorii avansului primit în lunile cu cheltuieli mai mari
23
D1 D2 D3
I01
I02
I03
I04
I05 1I06
I07
I08
I09 1I10
I11
I12
I13
I14
I15
I16
I17 1I18
I19
Analizand matricea indicator-decizii se poate observa faptul ca o parte de indicatori nu
participa la fundamentarea deciziilor (). In aceasta etapa, acesti indicatori pot fi considerati inutili si
vor face obiectul analizei ulterioare, din perspective eliminarii lor din sistemul analizat.
24
E. Analiza fluxurilor informationale
la nivel logic
Nivelul logic se bazeaza pe structura sistemului de conducere, pe gruparea proceselor de
conducere, pe organe de decizie in raport cu competentele stabilite pentru fiecare de regulamentul de
organizare si functionare.
La nivel logic se vor selecta din multimea mesajelor doar indicatorii care circula intre statii.
Fluxurile la nivel logic presupun extinderea dualului informational prin luarea in considerare si a
mediului inconjurator in care exista si evolueaza sistemul. Prin urmare se va tine cont si de statiile
externe sistemului.
1. Matricea cerinţei externe
Matricea permite identificarea relatiilor intre doua compartimente (un furnizor si un
beneficiar).Analiza fluxurilor la nivel logic scoate în evidenţă inutilitatea unor informaţii din baza
informaţională şi din sistemul de prelucrare a informaţiilor.
IP S1 S2 E1 E2 E3I01 1 1I02 1 1 1I03 1 1I04 -1 1I05 1 1 1I06 -1 1 1I07 -1 1I11 1 1I12 1 1I13 1 1I16 1 1I17 1 1I18 1 1I19 -1 1IE S1 S2 E1 E2 E3I08 1 -1I09 1 -1 1I10 1 -1 1I14 1 1 -1
25
I15 1 1 -1
2. Matricea modului de utlizare a indicatorilor
Matricea modului de utilizare a indicatorilor constituie un prim pas in directia evaluarii
sistemului informational analizat. Pentru a construi aceasta matrice se folosesc matricea indicator –
indicator, matricea indicator – decizii si matricea cerintei externe de informatii.
I SP SC CE ANALIZA
I01 UI02 * UI03 * UI04 CI05 * * UI06 * CI07 CI08 * UI09 * UI10 UI11 CI12 UI13 UI14 UI15 UI16 UI17 * * UI18 * UI19 C
Analizand matricea modului de utilizare a indicatorilor se poate observa ca nu exista indicatori
inutili, situatie imbucuratoare. Toti indicatorii sunt fie calcul (I04, I06, I07, I11, I19), fie de utili.
In consecinta etapa de reproiectare nu-si mai are rostul caci nu avem indicatori inutili pe care
sa-i eliminam din sistem.
26
F. Evaluarea si reproiectarea sistemului informational
1. Evaluarea
In faza de evaluare a sistemului informational, echipa de analiza informational-decizionala va
trebui sa ia in calcul mai multe aspecte specifice sistemului, care pot consta in logica generala de
sistem, faptele de opinie, rezultatele modelelor de analiza si reprezentare a sistemului informational.
Structura studiului de caz
Pentru a usura activitatea echipei de analiza se poate apela la diverse instrumente, dintre care
mai frecvent utilizat il reprezinta structura studiului de caz sau structura proiectului. Aceasta permite
stabilirea de relatii de precedenta intre etapele activitatii de analiza informational-decizionala astfel
incat, la reproiectare, matricea proectului va putea furniza informatii despre implicatiile oricarei
modificari efectuate in sistemul informational.
CodElement
Denumire element Cod element care participa
la formare
1 Organigrama -2 Machetele documentelor -3 Fisele documentelor -4 Lista documentelor proprii 2, 35 Lista documentelor externe 36 Lista beneficiarilor 1, 37 Lista furnizorilor 1, 38 Lista spatiului informational 6, 79 Schema fluxurilor la nivel fizic 5, 810 Matricea document – document 4, 5, 811 Schema fluxurilor de formare a
documentelor proprii3, 5, 8
12 Lista indicatorilor 2, 313 Matricea indicator – document 4, 5, 1214 Matricea indicator – indicator 1215 Matricea indicator – decizii 2, 3, 1216 Matricea cerintei externe 3, 5, 12
27
17 Matricea modului de utilizare a indicatorilor 14, 15, 16
Matricea studiului de caz (matricea proiectului)
Se completeaza cu valori 1 daca elementul de pe linie participa la formarea elementului de pe
coloana.
Elem.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17
1 1 12 1 1 13 1 1 1 1 1 1 1 14 1 15 1 1 1 1 16 17 18 1 1 191
01
11
21 1 1 1
13
14
1
15
1
16
1
17
2. Reproiectarea
S-a constatat ca nu avem de-a face in sistemul informational analizat cu indicatori inutili si in
consecinta faza de reproiectare va fi abandonata.
28
FISELE DE POST PENTRU DEPARTAMENTUL DE VANZARI
DENUMIREA POSTULUI: DIRECTOR VÂNZĂRI PRESA SCRISA
RELAŢII IERARHICE:
Este subordonat: Directorului Executiv
Are în subordine: - Manager vânzări
RELAŢII FUNCŢIONALE: stabileşte prin proceduri şi indicaţii metodologice:
a) cum trebuie executate vânzările şi operaţiunile speciale pentru produsele firmei. În acest sens,
relaţii cu:
- Manager Import-Export
- Manager Administrativ
- Manager IT
- Manager Distribuţie
b) documentele şi însemnele care reprezintă imaginea firmei. În acest sens, are relaţii cu: toate
compartimentele firmei
RELAŢII DE COLABORARE: cu Directorii Departamentelor firmei
RELAŢII DE REPREZENTARE: reprezintă firma faţă de organele de control de specialitate
(Oficiul pentru Protecţia Consumatorului, Oficiul Concurenţei), faţă de furnizori, clienţi, media,
precum şi în relaţia cu persoanele şi organizaţiile cu care intră în contact în interes de
serviciu.
ACTIVITĂŢI PRINCIPALE:
1. ELABOREAZĂ ŞI URMĂREŞTE REALIZAREA PLANULUI DE VÂNZĂRI ŞI PROFIT
2. IDENTIFICĂ DIRECŢII DE DEZVOLTARE ŞI PROPUNE PROMOVAREA DE SOLUŢII NOI
3. ASIGURĂ CALITATEA SERVICIILOR PRE-VÂNZARE
4. CONDUCE ŞI ORGANIZEAZĂ ACTIVITATEA DEPARTAMENTULUI
ATRIBUŢII PRINCIPALE:
1. Elaborează şi urmăreşte realizarea planului de vânzări şi profit
Analizează tendinţele pieţei şi propune Directorului Executiv obiective de vânzări şi
profit
Stabileşte obiectivele managerilor din subordine în concordanţă cu obiectivele
departamentului
Propune Directorului Executiv politica de preţuri şi asigură aplicarea acesteia
29
Identifică factori care împiedică realizarea planului şi propune căi de
optimizare/ajustează forecast-uri
Aprobă politica de abordare a licitaţiilor
Iniţiază colaborări (strategice) cu firme puternice din domeniu implicate în proiecte
Urmăreşte acoperirea naţională cu o reţea de distribuţie eficientă
Propune şi implementează măsuri de reducere a costurilor
2. Identifică direcţii de dezvoltare şi propune promovarea de soluţii noi
Identifică apariţia de soluţii noi în domeniu
Consultă managementul cu privire la posibilitatea integrării soluţiilor noi
Propune Directorului Executiv integrarea de noi servicii în oferta firmei
Contactează furnizorii potenţiali şi urmăreşte implementarea soluţiilor
3. Asigură calitatea serviciilor pre-vânzare
Monitorizează şi contribuie la calitatea serviciilor oferite de grupa de vânzări
Elaborează/implementează programe de măsurare a satisfacţiei clienţilor, propune
măsuri de îmbunătăţire
Urmăreşte respectarea obligaţiilor contractuale către clienţi
Asigură rezolvarea cerinţelor clienţilor, concomitent cu susţinerea intereselor firmei
4. Conduce şi organizează activitatea departamentului
Stabileşte sarcinile salariaţilor din subordine şi priorităţile în executarea acestor
sarcini
Participă la programele de elaborare şi actualizare a fişelor de post ale salariaţilor
din subordine
Evaluează periodic activitatea salariaţilor din subordine
Negociază şi conciliază situaţiile conflictuale apărute în relaţiile interpersonale
Propune recompensarea/sancţionarea personalului din subordine conform
normativelor interne
Aprobă planificarea concediilor de odihnă pentru angajaţii din subordine
Asigură respectarea normelor interne de funcţionare ale firmei de către personalul
din subordine
RESPONSABILITĂŢILE POSTULUI:
Legat de activităţile specifice, răspunde de:
Realizarea obiectivelor de vânzări şi profit pentru produsele departamentului
Aplicarea şi respectarea structurii de preţuri aprobate de Directorul Executiv
Respectarea modelelor de contract avizate de juristul firmei şi Directorul Executiv
30
Calitatea raportărilor către Directorul Executiv
Calitatea serviciilor pre-vânzare
Respectarea bugetului aprobat pentru acţiunile de vânzare
Respectarea legislaţiei specifice domeniului său de activitate
Legat de funcţiile manageriale, răspunde de:
Coordonarea eficientă a personalului din subordine şi respectarea de către acesta a
reglementărilor interne
Utilarea corespunzătoare a subordonaţilor cu resursele necesare conform normelor
interne
Calitatea pregătirii profesionale a angajaţilor din subordine
Legat de disciplina muncii, răspunde de:
Îmbunătăţirea permanentă a pregătirii sale profesionale şi de specialitate
Păstrarea confidenţialităţii informaţiilor şi a documentelor legate de firmă
Utilizarea resurselor existente exclusiv în interesul firmei
Respectarea prevederilor normativelor interne şi a procedurilor de lucru privitoare la
postul său
Adoptă permanent un comportament în măsură să promoveze imaginea şi
interesele firmei
Se implică în vederea soluţionării situaţiilor de criză care afectează firma
AUTORITATEA POSTULUI:
Negociază şi semnează contracte de vânzări directe şi distribuţie şi de
consultanţă/servicii de marketing
Semnează stornări/anulări de facturi, referate de acordare comisioane către terţi în
urma vânzărilor speciale, documente justificative pentru efectuarea cheltuielilor (în
limitele stabilite de Directorul Executiv), alte documente specifice departamentului
Solicită consultanţă externă în problemele deosebite legate de vânzări
Solicită actualizări ale site-ului web al firmei
Solicită departamentului informatic rapoarte/situaţii specifice departamentului pe
care îl conduce
Utilizează echipamente/consumabile/materiale, maşina, note-book-ul şi telefonul
puse la dispoziţie de firmă
Stabileşte prioritatea executării sarcinilor pentru subordonaţi, adoptă măsuri de
eficientizare a activităţii acestora
Stabileşte alocarea maşinilor aflate în dotarea departamentului
31
Propune recompense/penalizări, prelungirea/încetarea activităţii după perioada de
probă a subordonaţilor
Aprobă/respinge cererile de concediu pentru subordonaţi
SPECIFICAŢIILE POSTULUI
NIVEL DE STUDII: studii superioare economice
CURSURI DE PREGĂTIRE: vânzări, marketing, management
EXPERIENŢĂ:
ÎN SPECIALITATE: experienţă în vânzări minim 5 ani
PE POST: minim 2 ani experienţă pe post asemănător
CUNOŞTINŢE NECESARE:
Tehnici de vânzare directă şi indirectă
Tehnici de negociere
Canale de informare media
Management
Operare PC – MS Office
Limba engleză (citit, scris, vorbit)
Cunoaşterea în profunzime a pieţei locale
Cunoaşterea generală a mediului de afaceri românesc
Tehnici şi instrumente financiar-contabile
Cunoaşterea legislaţiei în domeniu
APTITUDINI ŞI DEPRINDERI NECESARE:
Aptitudine generală de învăţare
Abilităţi de comunicare
Abilităţi de negociere
CERINŢE PENTRU EXERCITARE:
Inteligenţă de nivel superior
Spirit organizatoric
Echilibru emoţional
Capacitate de a evalua şi a lua decizii prompte
Capacitate de a lucra cu oamenii
32
Rezistenţă mare la stres
Uşurinţă, claritate şi coerenţă în exprimare
Punctualitate
CARACTERISTICI DE PERSONALITATE: orientare spre profit, spirit practic, încredere
în sine, perseverenţă, activism, energie, fluenţă verbală, creativitate, interes pentru
informarea/ajutorarea şi dezvoltarea altora, sociabilitate, tact, amabilitate, înclinaţie
pentru conducerea şi controlul oamenilor.
DENUMIREA POSTULUI: MANAGER VANZARI
RELAŢII IERARHICE:
Este subordonat: Directorului Vanzari
Are în subordine: - Asistent vânzări
RELAŢII DE REPREZENTARE: cu colaboratori, potenţiali clienţi ai firmei
RELAŢII DE COLABORARE: cu Managerii Departamentelor firmei
ATRIBUŢII PRINCIPALE:
1. Promovează imaginea organizaţiei:
informarea clienţilor şi a potenţialilor clienţi despre activitatea organizaţiei, direct sau prin intermediul mass-mediei (ştiri, comunicate, interviuri)
întocmirea planului de publicitate al organizaţiei (medii de difuzare, temporizare, obiective);
analiza ofertelor publicitare şi identificarea celor mai avantajoase forme de promovare (atât din perspectiva impactului asupra pieţei, cât şi din perspectiva preţurilor);
proiectarea materialelor publicitare (anunţuri, pliante, oferte);
2. Efectuarea de studii de piaţă:
identificarea modului de structurare a pieţei: clienţi actuali, clienţi potenţiali; analiza preţurilor practicate pe piaţă pentru domeniul de activitate şi realizarea de
propuneri fundamentale de modificare a preţurilor practicate de organizaţie; proiectarea de chestionare pentru studiul pieţei, efectuarea culegerii de date şi a
prelucrării statistice consecutive aplicării lor, redactarea raportului de studiu al pieţei;
3. Întocmirea de rapoarte cu privire la evoluţiile macroeconomice, prognoze şi implicaţiile lor asupra politicii organizaţionale referitoare la resursele materiale şi umane;
4. Studiul concurenţei:
33
documentarea continuă despre produsele oferite de concurenţă şi despre modul în care pot fi extinse şi optimizate serviciile şi produsele organizaţiei;
5. Participă la realizarea, dezvoltarea forţei de vânzare;
este responsabil de evaluarea, analizarea şi instruirea forţei de vânzări;
6. Urmăreşte şi gestionează bugetul de vânzări
participă la stabilirea targetelor de vânzări;
7. Coordonează modul de realizare şi promovare a site-ului firmei;8. Întreţine relaţii cu clienţii firmei: analiza satisfacţiei acestora;9. Participă la târguri naţionale/internaţionale de profil făcând propuneri de
colaborare şi implementare de noi servicii în oferta firmei;10. Orice alte sarcini trasate de superiorii ierarhici în funcţie de
necesităţile organizaţionale;
RESPONSABILITĂŢILE POSTULUI:
In raport cu alte persoane (angajaţi, subordonaţi) dar şi clienţi:
optimizarea relaţiei firmă-client;
In raport cu aparatura pe care o utilizează:
utilizează cu responsabilitate aparatura din dotare, fără abuzuri;
In raport cu produsele muncii:
conştiinciozitate vis-a-vis de sarcinile pe care le are de îndeplinit; păstrează confidenţialitatea rezultatelor obţinute şi a informaţiilor pe care le
deţine privitor la problematica organizaţiei (clienţi, strategii de promovare a serviciilor, rezultatele studiilor de piaţă);
In raport cu securitatea muncii dar si cu regulamentul de ordine interioara:
respecta normele de securitate impuse de organizaţie: respecta normele interne stipulate in regulamentul de ordine interioară ale
organizaţiei;
Privind relaţiile cu colegii de muncă, subordonaţi:
menţine relaţii colegiale şi colaborează cu colegii; da dovada de politete in relatiile cu clientii; menţine relaţii corecte/ imparţiale cu subordonaţii;
SPECIFICATIILE POSTULUI
34
NIVEL DE STUDII: studii superioare de profil economic;
CURSURI DE PREGĂTIRE: vânzări, marketing, management ;
COMPETENTELE POSTULUI DE MUNCA :
1. cunoştinţe si deprinderi:
cunoştinţe de operare pe calculator: Microsoft Office (word, excell, power point), navigare Internet;
cunoaşterea unei limbi de circulaţie internaţională; cunoştinţe din domeniul economic, management, marketing; abilităţi de negociere, vânzări;
2. cerinţe aptitudinale:
nivel de inteligenţă generală peste medie capacitate de sinteză şi de analiză, judecată rapidă;
3. aptitudini speciale:
creativitate; exprimare verbală; vocabular bogat; originalitate; raţionament matematic şi numeric; capacitate de a grupa sau categoriza lucruri, informaţii; atenţie selectivă, concentrată dar şi distributivă;
4. cerinţe comportamentale:
capacităţi persuasive; echilibru emoţional; responsabilitate personală; capacitate de planificare şi organizare; eficienţă personală; capacitate de integrare în mediile de lucru; spirit de echipă; profil etic/integritate;
35
DENUMIREA POSTULUI: ASISTENT VANZARI
1. DEPARTAMENT: Vanzari
2. OBIECTIVUL POSTULUI: - Asistentul de vanzari asigura vanzarea directa a marfurilor ce fac obiectul ofertei comerciale a organizatiei. - Obiectivul specific al muncii : secretariat, dispecerat, P.R., marketing, rapoarte, salarizare, administrativ.
3. CERINTELE POSTULUI:-Studii superioare finalizate;-Experienta de min. 1 an pe o pozitie similara ;-Cunostinte de contabilitate primara;-Foarte bune cunostinte P.C.(Word, Excel);-Lb Engleza .
4. ABILITATI , APTITUDINI SI CALITATI NECESARE :-Excelente abilitati de comunicare si negociere , voce placuta, adaptabilitate;-Perspicacitate, optimism, corectitudine, disponibilitate pt. program prelungit;-Capacitatea de a lua decizii si de a-si asuma responsabilitatea ;-Initiativa, perseverenta , adaptabilitate , rezistenta la stres;-Are o atitudine consecventa , constructiva si sprijina echipa pentru indeplinirea obiectivelor ;-Are o atitudine respectuasa fata de toti membrii echipei .
5. RESPONSABILITATILE POSTULUI: -Reprezentantul de vanzari raspunde pentru corecta executare a contractelor si acordurilor incheiate cu clientii din portofoliu. -Reprezentantul de vanzari raspunde de intocmirea documentelor de livrare (facturi fiscale in conformitate cu acordurile incheiate cu clientii), incasari si plati cu numerar (chitante si dispozitii de plata/incasare), etc. -Respecta Regulamentul de ordine interioara al societatii-Intocmeste si raspunde de corectitudinea rapoartelor solicitate de seful direct-Isi asuma responsabilitatea pentru munca sa-Respecta termenele limita pentru indeplinirea sarcinilor-Raporteaza problemele aparute in activitatea sa-Urmareste derularea contractelor cu beneficiarii (distribuitorii)-Urmareste comenzile primite de la beneficiari
36
-Identifica si contacteaza potentiali clienti in vederea remiterii ofertei, negocierii, incheierii si executarii contractelor comerciale; -Intocmeste oferte de marfuri; -Acorda asistenta din punct de vedere tehnic si comercial clientilor si potentialilor clienti; -Negociaza, incheie si asigura executarea contractelor si acordurilor comerciale; -Tine evidenta contabila primara si intretine relatiile cu clientii din portofoliu; - In limita timpului disponibil si in conformitate cu dispozitiile primite participa la indeplinirea atributiilor generale privind vanzarea marfurilor.
-Organizeaza agenda de lucru a Directorului de Vanzari (programeaza intalniri cu clientii si partenerii de afaceri) -Intocmeste diverse informatii pentru echipa de vanzari si distribuitori cu privire la modificarile de preturi , etc -Raspunde conform reglementarilor in vigoare , pentru neindeplinirea sau indeplinirea defectuosa a sarcinilor ce-i revin -Respecta regulile de protectia muncii si de P.S.I -Respecta Regulamentul Intern al societatii -Indeplineste indatoririle profesionale si pastreaza documentele cu care intra in contact in raport cu produsele muncii:-Raspunde la telefon;-Informare clienti si repartizare catre agentii de vanzare a apelurilor rezultate din publicitate;-Inregistrare apeluri(noteaza agentul care a preluat si sursa);-Promovare publicitate(distributie pliante);-Citire robot(mesaje – vocemail);-Intocmirea sapatamanala a graficului de vanzari si de publicitate;-Pregatire rapoarte saptamanale pentru Departamentul Contabilitate(contracte semnate, precontracte, acte aditionale, solicitari primite);-Pregatire rapoarte saptamanale pentru Departamentul Financiar;-Raport lunar pt.serviciul salarizare (sintetizare );-Urmarire restante clienti;-Stabilire de necesar de rechizite pentru Departamentul de Vanzare;-Pregateste protocolul pt.clienti;-Ofertare;
6. RELATIILE DE MUNCA -Reprezentantul de vanzari este subordonat : Directorului de vanzari,. -Reprezentantul de vanzari colaboreaza cu: ceilalti angajati ai firmei si cu serviciul financiar-contabil pentru confirmarea evidentei incasarilor de la clientii din portofoliu. -Asistentul de vanzari este supraordonat fata de personalul cu atributii in livrarea marfurilor (soferi, manipulanti). -Asistentul de vanzari reprezinta organizatia in fata clientilor si a potentialilor clienti pentru remiterea ofertei de marfuri, consultanta tehnica si comerciala, negocierea, incheierea si executarea contractelor si acordurilor comerciale, conform delegatiei primite din partea Directorului de vanzari.
37
7. Drept de semnatura:Intern: DaExtern: Nu
8. CARIERA PROFESIONALA: Reprezentantul de vanzari poate promova in functia de: Sef asistenti vanzari-> Director de vanzari.
Evolutia profitabilitatii
Informatii Generale Firma Infintata in anul 2002Ultima Inregistrare la ANAF: 13 Octombrie 2009 Prelucrarea ultimelor informatii depuse la ANAF 13 Octombrie 2009 Agent comercial inregistrat ca platitor de impozit pe profit inregistrat la data de 01-10-2004 Firma platitoare de tva incepand cu data de 01-11-2002 Plata contributiei de asigurari sociale platite incepand cu data de 31-01-2004 Plata contributiei de asigurari pentru somaj platite incepand cu data de 31-01-2004 Plata contributiei angajatorilor pentru Fondul de garantare pentru plata creantelor sociale incepand cu data de 01-01-2007 Plata contributiei pentru asigurari de sanatate incepand cu data de 01-01-2003 Plata contributiei pentru concedii si indemnizatii de la persoane juridice sau fizice 01-01-2006 Plata pentru impozitul pe venitul din salarii asimilate salariilor incepand cu data de 01-01-2003 Numar mediu de salariati pentru anul 2008 : 19 angajati
Date EconomiceCifra de faceri: 52,722,421 Lei Cifra de afaceri11,364,442 EURO (2009)Profitul net: 0 Lei
38
Pierdere net: 136,114 Lei Profit brut: 120,781 Lei Pierdere brut: 0 Lei Salariati: 19 angajati Tipul de activitate, conform clasificarii CAEN din :Activitati ale agentiilor de publicitate Pierderea neta: 0 Lei Datorii Total: 22,155,288 Lei Cheltuieli totale: 53,224,061 Lei Venituri totale: 53,344,842 Lei Active imobilizate TOTAL: 467,778 Lei Active circulante TOTAL: 21,856,999 Lei Stocuri: 15,213 Lei Disponibilitati banesti / Casa si conturi la banci: 0 Lei Creante: 17,569,718 Lei Cheltuieli in avans 233 Lei Venituri in avans 0 Lei Capitaluri: 82,624 Lei Patrimoniul regiei: 0 Lei Patrimoniul public: 0 Lei Provizioane pentru riscuri si cheltuieli: 87,098 Lei Capital social subscris si varsat: 200 Lei
39
40
41
42
43
Legenda:
Linia mov: imparte rezultatele companiilor in doua jumatati: superioara si inferioara;Linia verde: imparte companiile din jumatatea superioara in doua quartile: "quartilul superior"
si "quartilul inferior"Linia rosie: imparte companiile din jumatatea inferioara in doua quartile: "quartilul superior" si
"quartilul inferior"Fundalul alb: reprezinta jumatatea superioara a fiecarui "quartil";
44