Project Charter

PROJECT CHARTER

RANCANG BANGUN SISTEM PENERIMAAN DAN SELEKSI PEGAWAI MENGGUNAKAN METODE MANAGEMENT BY

OBJECTIVE

Hastin Istiqomah N 08.41010.0148

Nur Aini Maya Sari 08.41010.0265

Lilia Puspasari 08.41010.0142

Qoirul Bariah 08.41010.0139

Ageng Yudha 08410100261

COMPANY NAME

MY QUALITY SOFTWARE

SURABAYA

15/MARET/2011

My Quality SoftwareProject Charter

Table of ContentsEXECUTIVE SUMMARY.....................................................................................................................2PROJECT PURPOSE/JUSTIFICATION...................................................................................................2

Business Need/Case....................................................................................................................................................2Business Objectives....................................................................................................................................................2

PROJECT DESCRIPTION.....................................................................................................................3Project Objectives and Success Criteria.....................................................................................................................3Requirements..............................................................................................................................................................3Constraints..................................................................................................................................................................4Assumptions................................................................................................................................................................4Preliminary Scope Statement......................................................................................................................................4

RISKS................................................................................................................................................5PROJECT DELIVERABLES..................................................................................................................5SUMMARY MILESTONE SCHEDULE..................................................................................................5SUMMARY BUDGET..........................................................................................................................6PROJECT APPROVAL REQUIREMENTS...............................................................................................6PROJECT MANAGER.........................................................................................................................7

1


EXECUTIVE SUMMARY

Dewasa ini dunia bisnis berkembang sangat pesat, hal itu ditandai dengan tingkat

persaingan yang sangat keras sehingga menuntut semua organisasi bisnis untuk membuat

rencana dalam menghadapi bisnis untuk membuat rencana dalam menghadapi tantangan bisnis

dimasa yang akan datang, salah satu untuk menghadapi persaingan itu adalah mempunyai

sumber daya yang berkualitas.

PROJECT PURPOSE/JUSTIFICATION

Karyawan merupakan sumber daya yang penting dalam sebuah perusahaan, untuk mencari

sumber daya yang terbaik yaitu karyawan, perusahaan harus melakukan prosedur penerimaan

dan seleksi karyawan. Agar bisa memenangkan persaingan didunia bisnis maka diperlukan

sistem informasi yang mampu meminimalkan waktu dan biaya dalam melalukan prosedur

penerimaan dan seleksi karyawan, melakukan seleksi penerimaan karyawan dan seleksi

karyawan tanpa adanya metode, seperti bersaing tanpa strategi, oleh karena itu untuk melakukan

proses itu dibutuhkan sebuah metode yang digunakan dalam penyelesaian masalah penerimaan

dan seleksi karyawan, metode yang digunakan untuk menyelesaikan masalah tersebut adalah

metode managemen by obyektive.

Business Need/Case

Proyek Rancang Bangun Sistem Informasi Penerimaan dan Seleksi Pegawai

Menggunakan Metode Management By Objective telah dibuat untuk menangani peroses

penerimaan dan seleksi pegawai agar mendapatkan hasil yang berkualitas dan sesuai dengan

metode yang digunakan. Biaya yang akan dikeluarkan oleh perusahaan untuk menangani

proses penerimaan karyawan nantinya akan berkurang dari yang semula di lakukan secara

manual sekarang beralih ke suatu sistem informasi, hal tersebut dikarenakan adanya sistem

yang mampu mengurangi sumber daya manusia dan mengurangi biaya untuk pembuatan

dokumen.

2


Business Objectives

Tujuan dari system Sistem Indomasi Penerimaan dan Seleksi Pegawai Menggunakan Metode

Managemen By Objective (MBO) ini adalah sebagai berikut:

- Bagaimana merancang dan membangun sebuah Sistem Informasi Penerimaan dan Seleksi

Pegawai Menggunakan Metode Managemen By Objective (MBO)

- Bagaimana merancang dan membangun system informasi yang mampu meminimalkan

biaya dan waktu dalam melakukan proses penerimaan dan seleksi pegawai dari awal

hingga akhir proses

- Dapat membuat laporan calon karyawan yang sudah diseleksi dengan metode

management by obyektive yang mempermudah bagian kepegawaian dalam membuat

keputusan terbaik

PROJECT DESCRIPTION

Project ini dibangun dengan tujuan untuk membuat suatu Sistem Informasi Penerimaan dan

Seleksi Pegawai Menggunakan Metode Management By Objective, yang nantinya pemakai dari

sistem ini adalah bagian HRD. Karena dalam kegiatan perekrutan dan seleksi dilakukan oleh

bagian HRD. Keluaran dari sistem ini nantinya adalah berupa laporan hasil pegawai yang lulus

semua tes sesuai jabatan yang dibutuhkan. Sehingga kinerja perusahaan tetap terjaga dengan baik

karena dengan adanya SDM yang bermutu maka peluang untuk memenangkan persaingan

dengan perusahaan lainnya sangat besar

Project Objectives and Success Criteria

Untuk mencapai tujuan dan memperoleh kesuksesan dalam proyek Sistem Informasi

Penerimaan dan Seleksi Pegawai Menggunakan Metode Management By Objective maka,

perlu diloakukan, beberapa hal berikut ini:

1. Melakukan analisa permasalahan secara tepat.

2. Melakukan analisa kebutuhan sesuai permintaan perusahaan.

3


Requirements

Dalam merealisasikan proyek ini, ada beberapa acuan dasar yang harus diperhatikan

oleh bagian HRD. Beberapa acuan dasar tersebut dapat dijabarkan sebagai berikut:

1. Surat lamaran kerja dan Curriculum Vitae (CV)

Surat lamaran kerja dan Curriculum Vitae (CV) adalah kebutuhan wajib yang harus ada,

karena data yang diambil oleh HRD adalah dari surat lamaran kerja dan Curriculum Vitae

(CV) calon pegawai tersebut.

2. Data kebutuhan pegawai

Dalam data kebutuhan pegawai ini berisi mengenai daftar jabatan yang sedang kosong

dan harus segera diisi pegawai. Sehingga denga adanya daftar tersebut, bagian HRD bisa

segera melakukan penerimaan pegawai

Constraints

Dokumen ini meliputi segala aspek kebutuhan serta gambaran umum proyek Sistem

Informasi Penerimaan dan Seleksi Pegawai Menggunakan Metode Management By

Objective. Proyek tersebut meliputi proses seleksi dan penerimaan yang disesuaikan dengan

kebutuhan tiap-tiap jabatan pada perusahaan. Setelah semua proses selesai, nantinya sistem

akan memberikan informasi kepada pihak HRD berupa laporan hasil seleksi tes para

pelamar yang memenuhi syarat. Dokumen ini tidak membahas mengenai keamanan sistem.

Diasumsikan data pelamar merupakan data valid yang diinputkan oleh pihak kepegawaian

pada saat pelamar memasukkan surat lamarannya pada perusahaan.

Assumptions

Asumsi yang ada pada proses perencanaan yang telah dibuat dalam proyek Sistem

Informasi Penerimaan dan Seleksi Pegawai Menggunakan Metode Management By

Objective tersebut adalah:

a. Proyek tidak akan berubah dalam lingkup

b. sumber daya teridentifikasi akan tersedia atas permintaan

c. Pendanaan Disetujui akan tersedia atas permintaan

4


d. Diasumsikan data pelamar merupakan data valid yang diinputkan oleh staff HRD pada

saat pelamar menyerahkan data diri / curriculum vitae pada staff HRD.

e. Kepala HRD hanya mempunyai kewenangan untuk melakukan penerimaan kepada calon

pegawai yang lulus seleksi sedangkan hasil dari seleksi tersebut berupa laporan dari

sistem yang sudah diinputkan oleh staff HRD yang bertindak sebagai admin.

Preliminary Scope Statement

Proyek Sistem Informasi Penerimaan dan Seleksi Pegawai Menggunakan Metode

Management By Objective akan mencakup analisis, desain, development, implementation,

testing dan maintenance. Semua personil, perangkat keras, dan sumber daya perangkat lunak

akan dikelola oleh tim proyek. Semua pendanaan proyek akan dikelola oleh manajer proyek

sampai dengan dan termasuk jumlah yang dialokasikan dalam dokumen ini. Setiap dana

tambahan memerlukan persetujuan dari sponsor proyek. Proyek ini akan memberikan suatu

kesimpulan ketika laporan akhir disampaikan dalam waktu 14 hari setelah Sistem Informasi

Penerimaan dan Seleksi Pegawai ini diuji dan digunakan di seluruh organisasi, semua

dokumentasi teknis secara lengkap dan didistribusikan kepada personil yang tepat.

RISKS

Semua proyek memiliki beberapa bentuk risiko yang melekat. Pada bagian ini berisi

daftar resiko yang telah di list oleh tim proyek. Risiko berikut untuk proyek Sistem Informasi

Penerimaan dan Seleksi Pegawai Menggunakan Metode Management By Objective telah

teridentifikasi. Manager proyek akan menentukan strategi penghindaran yang sesuai untuk

meminimalkan kemungkinan risiko tersebut:

- Resiko pada kesalahan estimasi cost, yang mengakibatkan kerugian proyek

- Rapat tim yang tidak sesuai jadwal akan mengakibatkan integrasi kelangsungan proyek buruk.

5


PROJECT DELIVERABLES

Point-point berikut ini harus dipenuhi setelat keberhasilan penyelesaian proyek Sistem

Informasi Penerimaan dan Seleksi Pegawai Menggunakan Metode Management By Objective.

Setiap perubahan dokumen maupun program ini harus disetujui oleh sponsor proyek.

- Memberi solusi ketika terjadi eror program, selama proses maintenance masih berlangsung

di perusahaan.

- Memberikan dokumen baru apabila terjadi perubahan pada proses development nantinya.

SUMMARY MILESTONE SCHEDULE

Ringkasan Proyek Jadwal Milestone disajikan di bawah ini. Sebagai persyaratan yang lebih

jelas jadwal ini dapat dimodifikasi. Setiap perubahan akan dikomunikasikan melalui pertemuan

status proyek oleh manajer proyek.

Milestone Schedule

Project Milestone Target Date (mm/dd/yyyy)

Project Start 14/03/2011

Complete Solution Design 28/03/2011

Acquire Hardware and Software 04/04/2011

Complete Solution Simulation with New Hardware/Software 11/04/2011

Complete Solution Simulation and Testing 10/05/2011

Deploy Solution 20/05/2011

Project Complete 31/05/2011

SUMMARY BUDGET

Tabel berikut berisi ringkasan anggaran berdasarkan komponen biaya yang direncanakan

dan perkiraan biaya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek.

6


Budget

Project Component Component Cost

Personnel Resources Rp 12.000.000

Hardware Rp 10.000.000

Software and Licensing Rp 3000.000

Total Rp 20.305.000

PROJECT APPROVAL REQUIREMENTS

Sukses untuk proyek Sistem Informasi Penerimaan dan Seleksi Pegawai Menggunakan

Metode Management By Objective akan tercapai ketika sebuah Sistem informasi penerimaan

menghasilkan output yang sesuai dengan tujuan dalam waktu dan kendala biaya yang

ditunjukkan dalam dokumen ini. Sukses akan ditentukan oleh Sponsor Proyek, Yoppy Mirza

Maulana, S.Kom, yang juga akan kuasa penyelesaian proyek.

PROJECT MANAGER

Project Manager selama Proyek Sistem Informasi Penerimaan dan Seleksi Pegawai

Menggunakan Metode Management By Objective ini di pegang oleh Hastin Istiqomah. Tanggung

jawab Hastin dalam proyek ini adalah untuk mengelola seluruh tugas-tugas proyek ini semua,

penjadwalan, dan komunikasi mengenai proyek kami yaitu Sistem Informasi Penerimaan dan

Seleksi Pegawai. Timnya, yang terdiri dari analis dan desain, programer, testing, dokumentasi.

Hastin akan mengkoordinasikan semua kebutuhan sumber daya melalui departemen HRD.

Hastin berwenang untuk menyetujui semua pengeluaran anggaran sampai dengan, dan termasuk,

jumlah anggaran yang dialokasikan. Setiap dana tambahan harus diminta melalui Sponsor

Proyek, Yoppy Mirza Maulana, S.Kom. Hastin akan menyediakan laporan update mingguan

untuk Sponsor Proyek.

7


Approved by the Project Sponsor:

Yoppy Mirza Maulana, S.Kom Date: 15/Maret.2011

8

Documents

Project Charter