PROJET AD-ESSOR - f-origin.hypotheses.org · d'accompagnement et de diffusion des bonnes pratiques ... V. Département de la Seine-et-Marne ... selon la méthode MAREVA (Méthode

Projet AD-ESSOR – Journées du 31 mars et du 8 avril 2015

PROJET AD-ESSOR

RETOURS D'EXPÉRIENCES SUR LES PROJETS DE MISE EN PLACE DE

SYSTÈMES D'ARCHIVAGE ÉLECTRONIQUE (SAE)

Compte-rendu des journées du 31 mars et du 8 avril 2015

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INTRODUCTION

Le développement de l'administration électronique ainsi que l'accélération des projets degestion numérique des documents dans le cadre de la dématérialisation des procéduresont rendu inéluctable le déploiement de Systèmes d'Archivage Électronique (SAE) dansles services publics. Pour répondre à ce besoin, l’État a initié le programme interministérielVITAM qui vise, d'ici 2017, à développer une solution logicielle open source d'archivagenumérique pour les services de l’État, et par extension, des autres structures qui choisirontde l'implémenter.

En lien avec le programme VITAM, le ministère de la Culture, qui en est un des acteurs,souhaite favoriser le développement de l'archivage électronique dans les services publicsd'archives territoriaux. Cette volonté s'est traduite par le lancement du projet AD-ESSOR,porté par le Service interministériel des Archives de France (SIAF). Outre des actionsd'accompagnement et de diffusion des bonnes pratiques (réunions avec des porteurs deprojets, tour de France de l'archivage électronique dans les régions, dialogue avec leséditeurs de logiciels), AD-ESSOR se concrétise par un appel à projet annuel à destinationde l'ensemble de la sphère des territoires et permettant de subventionner les projets deSAE.

Les journées des 31 mars et 8 avril 2015 ont réuni, dans les locaux du ministère de laCulture, l'ensemble des porteurs des projets subventionnés au titre du premier appel àprojet lancé en 2014 (archivistes et informaticiens des collectivités et centres de gestion).Elles ont été l'occasion de faire le point sur l'état d'avancement de chaque projet enrapport avec les objectifs annoncés dans le dossier de demande de subvention etd'échanger au sujet des enjeux, difficultés et perspectives autour de ceux-ci.

Nous vous proposons, dans les pages qui suivent, un compte-rendu de ces discussions,qui permettent déjà de se faire une idée des choix opérés par les collectivités dans ledomaine et de dessiner un certain panorama de l'archivage électronique dans le réseaudes services territoriaux.

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SOMMAIRE

Introduction......................................................................................................................2

Sommaire..........................................................................................................................3

Première partie..................................................................................................................5

1. Collectivités adhérentes au syndicat mixte E-Megalis..................................................6

I. Brest Métropole Océane.................................................................................................6

II. Département d'Ille-et-Vilaine.........................................................................................7

2. Collectivités adhérentes à la SPL X-Demat...................................................................8

I. Département de l'Aube (présentation de la SPL X-Demat)............................................8

II. Département de l'Aisne.................................................................................................8

III. Département des Ardennes..........................................................................................9

IV. Département de la Haute-Marne..................................................................................9

3. Collectivités adhérentes au syndicat mixte Cogitis.....................................................10

I. Département de l'Aude.................................................................................................10

II. Département du Cantal................................................................................................10

4. Autres collectivités et établissements publics..............................................................11

I. Département du Calvados............................................................................................11

II. Département de la Sarthe............................................................................................11

III. Centre de gestion de l'Oise........................................................................................12

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Deuxième partie...............................................................................................................13

I. Département de la Dordogne.......................................................................................14

II. Département de la Loire..............................................................................................14

III. Projet SAEM...............................................................................................................15

IV. Département de l'Orne...............................................................................................16

V. Département de la Seine-et-Marne.............................................................................17

VI. Département de la Drôme..........................................................................................18

VII. Départements du Nord et du Pas-de-Calais.............................................................19

VIII. Département de la Seine-Saint-Denis.....................................................................19

IX. Ville de Villeneuve-d'Ascq..........................................................................................20

X. Centre de gestion du Nord..........................................................................................20

Conclusion.....................................................................................................................22

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PREMIÈRE PARTIE

JOURNÉE DU 31 MARS 2015

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1. COLLECTIVITÉS ADHÉRENTES AU SYNDICAT MIXTE E-MEGALIS

I. Brest Métropole Océane

La collectivité de Brest Métropole Océane (BMO) est adhérente au syndicat mixte E-Megalis, qui propose des services aux collectivités en lien avec la dématérialisation etl'administration électronique. Parmi ces services, le syndicat mixte porte une solution detiers-archivage intermédiaire pour les documents sur support électronique, s'appuyant surun prestataire agréé. Depuis 2012, BMO a fait le choix d'utiliser cette solution pour laconservation probante des principaux flux dématérialisés aujourd'hui sur le territoire, etnotamment la chaîne comptable (PES V2), le contrôle de légalité (ACTES) et les marchéspublics. L'organisation repose sur une mutualisation des compétences entre les servicesd'archives les plus avancés, dont chacun est pilote pour tel ou tel flux.

L'année 2014 a vu à la fois la mise en production de ce SAE intermédiaire et lelancement du projet parallèle de déploiement d'un SAE définitif, qui sera internaliséconformément aux exigences légales. C'est ce second projet qui a fait l'objet d'unedemande de subvention dans le cadre de l'appel à projet AD-ESSOR. Depuis, la solution,qui repose sur le logiciel libre Asalae de l'ADULLACT, a été installée et des connecteursavec les applications métiers ont été développés.

Le premier périmètre de ce SAE définitif portera sur l'archivage des enregistrementsaudio des séances du conseil, pour lesquelles un profil d'archivage a été défini. Lacinématique de versement sera la suivante : le service des assemblées collecte lesfichiers et les dépose dans un espace bureautique, un bus applicatif scrute le volume etabsorbe les fichiers lorsqu'il les détecte, et ceux-ci sont dirigés à la fois vers unepublication web dans un format dégradé et vers le SAE définitif dans un format pérenneavec un bordereau de versement. Des développements ont donc été faits en interne pourmettre en œuvre ce bus en extrayant le profil d'archivage contenu dans Asalae et engénérant le bordereau à partir de celui-ci. Cet outil générique pourra être réutilisé pourd'autres flux et le service propose de le partager avec d'autres collectivités qui pourraientêtre intéressées.

D'autres typologies, qui étaient initialement dans le périmètre du SAE définitif,notamment les données vectorielles issues du système d'information géographique (SIG)et les documents bureautiques provenant de la gestion électronique de documents (GED)Sharepoint, ont été retardées. Concernant ces derniers, l'idée est de connecter le SAEaux différents sites Sharepoint qui, accolés à des applications métiers pouvant renseignerde façon automatisée les métadonnées des documents dans la GED, devraient permettrede gérer le cycle de vie de l'information numérique.

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La participation du service d'archives à l'appel à projet AD-ESSOR a renforcé sacomplémentarité avec la DSI et lui a donné une légitimité sur ces questions.

II. Département d'Ille-et-Vilaine

Adhérent au syndicat mixte E-Megalis, le département a été subventionné dans le cadrede l'appel à projet AD-ESSOR pour une assistance à maîtrise d'ouvrage visant àdévelopper sa stratégie numérique, avec un volet archivage électronique porté par lesArchives départementales.

Cette étude devait définir une architecture globale interopérable et prenant en compte lecycle de vie des données, avec une mise en application des choix réalisés en 2015. Celaa conduit à mener une analyse du retour sur investissement de chaque projet, dontl'archivage électronique, selon la méthode MAREVA (Méthode d'Analyse et de Remontéede la Valeur) dont l’usage systématisé est proposé par la Direction Interministérielle desSystèmes d'Information et de Communication (DISIC). Si les livrables produits aujourd'huipar le prestataire ne font apparaître l'archivage qu'en filigrane, cette étude a tout de mêmepermis d'inscrire le sujet au schéma directeur des systèmes d'information.

Le service des Archives départementales a pu s'appuyer sur le CorrespondantInformatique et Libertés (CIL) pour ce projet, qui souvent dans les collectivités estégalement responsable de la sécurité des systèmes d'information et représente de ce faitun vecteur important pour faire valoir des risques liés à une mauvaise maîtrise du cycle devie des données en termes de protection des données à caractère personnel, notammentdans le domaine social.

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2. COLLECTIVITÉS ADHÉRENTES À LA SPL X-DEMAT

I. Département de l'Aube (présentation de la SPL X-Demat)

La Société Publique Locale (SPL) X-Demat propose aux collectivités adhérentes,notamment aux plus petites, des outils associés à la dématérialisation, comme unparapheur électronique, un Tiers de Télétransmission (TDT), une salle des marchéspublics dématérialisée ou des applicatifs métiers. Son fonctionnement est assuré par desagents mis à disposition par les adhérents.

Concernant l'archivage, la SPL, ne possédant ni locaux ni équipe propres, ne pouvait sepositionner comme tiers-archiveur pour le compte des collectivités. De ce fait, celles-cidéploient leurs propres SAE, en mutualisant les outils et les compétences grâce à la SPL.Celle-ci propose aux adhérents des profils SEDA pour les principaux flux dématérialisésainsi que l'outil Xcelia de génération de bordereaux de versement. Enfin, le logicield'archivage électronique Xsacha, en production dans l'Aube depuis 2010, est en cours delivraison aux membres de la SPL.

À leur échelle, les départements qui adhèrent à la SPL peuvent ensuite proposer auxcollectivités de leur ressort une offre d'archivage électronique qui s'appuie sur les outils X-Demat, opérant un second niveau de mutualisation. Dans l'Aube, des conventionstripartites entre le département, le directeur des Archives départementales au titre ducontrôle scientifique et technique (CST) de l’État et la commune sont mises en place à ceteffet.

Le département de l'Aube a participé à l'appel à projet AD-ESSOR pour mettre en placedes connecteurs avec d'autres applications, qui sont quasiment tous finalisés. On a estiméqu'il fallait entre quarante et soixante jours de travail pour un connecteur. La collectivité estdésormais en production sur l'archivage électronique des flux du contrôle de légalité, de lachaîne comptable, des marchés publics, des rapports d'analyses du laboratoirevétérinaire, du dossier d'agent et depuis peu des décisions d'agrément dans le cadre de laProtection Maternelle et Infantile (PMI), pour un total de 155 Go de documents archivés.

II. Département de l'Aisne

Le département de l'Aisne s'est tourné vers la SPL X-Demat pour acquérir une solutiond'archivage électronique, qui devra être interfacée avec la GED transverse en train d'êtredéployée. En effet, la collectivité a été pionnière dans la dématérialisation de stock et deflux des dossiers individuels du domaine social, avec la création d'un dossier social uniques'appuyant sur cette GED.

L'Aisne, comme les autres départements qui adhèrent à la SPL, projette d'ouvrir sonSAE aux communes, avec ou sans rémunération en fonction d'un seuil d'habitants qui

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reste encore à préciser. La collectivité estime avoir réalisé d'importantes économies enayant eu recours à un fonctionnement mutualisé, même si la gouvernance de la SPL estencore en cours de définition.

L'appel à projet AD-ESSOR portait sur une mise à niveau des infrastructures destinéesà accueillir le SAE, et il n'est pas exclu de participer à un prochain appel pour soutenir unepolitique de conduite du changement auprès des producteurs. Cela a permis d'éclaircir lechamp de vision de la collectivité sur le sujet.

III. Département des Ardennes

Le département des Ardennes, également acquéreur de Xsacha, a très vite intégré,dans son travail avec les producteurs dans le cadre de la dématérialisation, les aspectsliés au déploiement d'une GED transverse, qui devra dialoguer avec des GED « métier »et un SAE, notamment en ce qui concerne la Maison Départementale des PersonnesHandicapées (MDPH). L'aide fournie par la SPL a été un accélérateur sur ces questions,la collectivité s'étant heurtée auparavant à un manque de compétences et de ressourcespour effectuer le paramétrage des applications en vue d'y implémenter la gestion du cyclede vie des données.

L'appel à projet AD-ESSOR a permis de moderniser les infrastructures de stockage etde mettre en place une deuxième salle serveur répliquée pour installer le SAE dans uneconfiguration conforme à l'état de l'art.

IV. Département de la Haute-Marne

Le département, dont les équipes sont réduites sur les questions de dématérialisation etd'archivage électronique, est en train de prendre en main l'outil Xsacha pour l'archivagedes flux comptables, des documents transmis au contrôle de légalité et des marchéspublics. On s'oriente également vers une étude de l'archivage de l'AllocationPersonnalisée d'Autonomie (APA) et de l'Aide Sociale à l'Enfance (ASE). 110 communesdu département adhèrent à la SPL et bénéficieront ainsi de la plate-forme. L'appel à projetAD-ESSOR a permis d'accélérer le mouvement en favorisant la mise en place d'uneinfrastructure conforme aux normes et la formation des agents.

Concernant l'archivage définitif, il est prévu de suivre le modèle de l'Aube, qui a décidéd'avoir une instance unique, ne faisant pas de différence avec les archives intermédiaires.Le département répond ainsi à un besoin d'archivage probant de documents signésélectroniquement sans changement d'autorité d'archivage.

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3. COLLECTIVITÉS ADHÉRENTES AU SYNDICAT MIXTE COGITIS

I. Département de l'Aude

Le département de l'Aude, pour son projet d'archivage électronique, a adopté d'embléeune démarche pragmatique. Il s'agissait de commencer par l'archivage de fluxrelativement maîtrisés et de déployer des outils libres pouvant être facilement réutiliséspar la suite. Outre les actes transmis au contrôle de légalité et la chaîne comptable, quivont faire l'objet des premiers versements, l'Aude souhaite s'intéresser à l'archivage desdocuments dématérialisés de l'aide sociale, mais aussi des bons de commande de la DSIet du dossier d'agent.

En parallèle, les Archives départementales cherchent à entamer des actions pourl'archivage des services de l’État de leur ressort. Un projet d'archivage des arrêtéspréfectoraux dématérialisés a été porté par la collectivité et formalisé par une lettre duprésident du Conseil général au préfet. Un véritable travail de mise à plat des circuits etdes procédures de collecte est à mener avec les services de la préfecture, dont lescollections sont décentralisées et lacunaires. On envisage de procéder à terme à desversements manuels de ces services dans le SAE, en sachant que la principale difficultéréside dans le manque d'interlocuteurs au niveau déconcentré. Les autres servicesd'Archives départementales présents indiquent à ce sujet que leurs actions se limitent àde simples contacts pris avec les services de l’État en ce qui concerne les documentsnumériques.

Le département est assisté par le syndicat mixte informatique Cogitis, qui, comme pourl'Hérault, le Cantal ou le Jura, soutient la DSI en mutualisant des compétences et desoutils.

II. Département du Cantal

Également adhérent du syndicat mixte Cogitis, le département du Cantal a acquis,comme celui de l'Aude, le SAE Asalae de l'ADULLACT, avec une formation des agents aulogiciel réalisée par le syndicat. Le premier objectif est la réalisation d'une plate-forme detest pour l'archivage électronique de la chaîne comptable dématérialisée.

Un investissement important a été mené par les Archives départementales, la DSI et leservice métier pour réaliser le profil d'archivage associé à ce flux. À ce sujet, conscient dela somme d'efforts que représente la rédaction d'un profil SEDA et de la nécessité demutualiser les efforts entre des services qui commencent souvent par archiver les mêmesflux et donc par rédiger les mêmes profils, le SIAF livrera, avec la version 2.0 du SEDA,des ossatures de profils génériques pour les principaux flux archivés.

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4. AUTRES COLLECTIVITÉS ET ÉTABLISSEMENTS PUBLICS

I. Département du Calvados

Le département du Calvados a fait le choix de la solution Mnésys de Naoned Systèmes,qui répond à la fois aux besoins de gestion archivistique, de diffusion et d'archivageélectronique. Sa mise en production, qui a fait l'objet d'une demande de subvention vial'appel à projet AD-ESSOR, a eu lieu en octobre dernier. Des connecteurs avec lesapplications des services versants et les outils d'administration électronique sont encore àdévelopper.

Le périmètre initial de mise en production (MDPH, marchés publics...) a été restreint auxactes du Conseil départemental pour correspondre aux objectifs de coût et de calendrier.Les Archives départementales ont opéré une refonte des procédures de versementélectroniques, en particulier pour ce qui touche aux versements manuels (exemple desdossiers des renseignements généraux). Mnésys devra être capable de s'interfacer avecla GED Alfresco choisie par le département pour la gestion des documents bureautiquesen utilisant le SEDA. Un autre chantier réside dans l'archivage des flux de l'APA transitantpar un guichet de téléservice et le logiciel d'aide sociale Solis, grâce à des exports qui nesont pas encore prévus.

Sous la responsabilité des Archives départementales, ce SAE est conçu pour accueillirdes archives définitives ou des archives intermédiaires à vocation d'archivage définitif.

II. Département de la Sarthe

Depuis quelques années, le service jouit d'un contexte favorable au niveau décisionnelpour se lancer dans un projet d'archivage électronique, qui peut être mis en avant au seind'une stratégie départementale de gestion du cycle de vie des données, dont il est l'un desdeux volets avec la mise en place d'une GED.

Le périmètre documentaire est d'abord axé sur l'archivage numérique de la productionréglementaire et comptable, puis dans un second temps sur les demandes d'aidessociales. En effet, en 2008, une plate-forme dématérialisée des marchés publics a étéexternalisée auprès d'un prestataire, avec près de 1000 marchés publiés par an.Concernant le contrôle de légalité dématérialisé, le département propose également uneplate-forme gratuite en direction des collectivités de son ressort, qui a pu permettre latélétransmission de 30 000 actes en 2014. Le projet de SAE doit sécuriser l'archivage deces données, qui a lieu aujourd'hui dans un espace temporaire sur la plate-forme puisdans les ressources serveur des collectivités.

L'appel à projet AD-ESSOR a permis d'obtenir une subvention pour une étude despossibilités et des scénarios concernant l'archivage électronique. Une expérimentation

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concrète sera lancée d'ici la fin de l'année. Les flux passeront par une GED reposant surun couplage des solutions Sharepoint (Microsoft) et Alfresco.

II I . Centre de gestion de l'Oise

Le centre de gestion de l'Oise (CDG60) propose une offre d'archivage électroniqueintermédiaire qui s'appuie sur le tiers-archiveur agréé Locarchives. 2 Go sont conservésdepuis la mise en production en juin 2014 pour 17 collectivités adhérentes sur les flux ducontrôle de légalité, de la chaîne comptable et des marchés publics.

L'offre se matérialise par une convention passée entre la collectivité adhérente, qui apris une délibération a cet effet, et le centre de gestion, avec une déclaration de dépôt auxArchives départementales et un contrat passé avec Locarchives. L'archivage est unemission facultative du centre de gestion, non subventionnée, et donc facturée à lacollectivité en fonction du nombre d'habitants.

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DEUXIÈME PARTIE

JOURNÉE DU 8 AVRIL 2015

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I. Département de la Dordogne

Dans le département de la Dordogne, la réflexion sur la dématérialisation et l'archivageélectronique a débuté en 2006. Une assistance à maîtrise d'ouvrage a permis de mieuxdéfinir les besoins en 2008. C'est en 2011 que le projet OPADE (Outil de Production etd'Archivage de Documents Électroniques) est véritablement lancé. Son objectif est la miseen place d'un référentiel transverse de gestion des documents électroniques dans uneGED commune, auquel est associé un profil d'archivage unique. Ce système doitdialoguer avec les différentes applications métiers. Les flux entrants seront dématérialisésdans leur ensemble et classés dans des dossiers électroniques sécurisés et dont le cyclede vie sera maîtrisé.

Un tel système repose donc à la fois sur une GED transverse (suite logicielle Gecco deGFI) et un SAE (Asalae de l'ADULLACT), ce qui suppose la réalisation de connecteursappropriés. Le premier périmètre a été le domaine de la gestion des routes, avec une miseen production dans Gecco en 2012, puis la DSI, le social et, à terme, l'ensemble desprocessus métiers. Sont concernés à la fois les courriers, les courriels, la productionbureautique et les flux émanant des applications métiers.

La GED transverse, qui repose sur une arborescence reprenant les notions de dossier,sous-dossier et pièce, correspond à un référentiel calqué sur les grands domainesd'activité du département, avec une répartition à plusieurs niveaux (mission, domaine etactivité). Pour chaque ligne, la durée d'utilité courante, la durée d'utilité administrative, lesort final et la communicabilité sont mentionnés. Pour stabiliser l'ensemble, les niveauxsupérieurs sont fixés par un comité de pilotage, tandis que les niveaux les plus fins sontdéfinis par les services métiers. Un profil SEDA unique s'appuie sur ce référentiel, sachantqu'il est prévu de produire des profils plus spécifiques pour certaines typologies. Letransfert des dossiers de la GED vers l'instance d'archivage intermédiaire a lieu aprèsclôture de ceux-ci par le correspondant archives compétent. Une réflexion est en cours surla manière d'automatiser le processus et de proposer des critères de tri.

La subvention attribuée dans le cadre de l'appel à projet AD-ESSOR, principalementutilisée pour l'installation d'Asalae, a donc contribué à la conduite d'un chantier qui apermis de rationaliser l'organisation des activités, de définir une politique d'archivage et degestion de la signature électronique (identification des délégations) et d'accompagner lesutilisateurs dans la dématérialisation.

II. Département de la Loire

En 2014, le département de la Loire a décidé de poser des jalons pour acquérir un SAEà l'horizon 2016-2017, tout en définissant une stratégie à adopter pour aller vers une offremutualisée. Concrètement, la candidature proposée pour la subvention du ministère

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portait sur deux questions : d'une part l'installation d'une plate-forme de test, reposant surl'outil Asalae, pour l'archivage des dossiers numérisés de la MDPH issus de la GEDMultigest de l'éditeur Eric Archivage et d'autre part l'étude de l'archivage intermédiaire etdéfinitif des archives financières (logiciel Grand Angle de l'éditeur CGI). Des tests ontégalement été menés pour l'archivage des documents bureautiques issus de la GEDSharepoint.

Les premières conclusions ont montré que la collectivité devait élargir sa vision surl'archivage électronique et gagner en autonomie sur le sujet. Ce constat a mené à larédaction d'un cahier des charges pour une assistance à maîtrise d'ouvrage pour la miseen place d'un SAE avec trois axes :

• sensibilisation commune des archivistes, informaticiens, juristes et services métierssur l'état de l'art de l'archivage électronique.

• définition de scénarios envisageables face à plusieurs configurations d'archivage(données issues d'une GED, d'une application métier ou d'un autre canal).

• aide pour la réalisation d'un cas pratique : archivage d'un grand livre comptablegénéré à partir de Grand Angle et réalisation du profil SEDA associé (travail conjointavec le département de la Drôme pour qualifier un profil d'export du logiciel lorsqueles données sont apurées).

Ces travaux ont permis de réaliser des avancées concrètes et ouvrent de nouveauxchantiers autour de la dématérialisation.

III. Projet SAEM (département de la Gironde, Bordeaux Métropole et ville de

Bordeaux)

Le projet SAEM (Système d'Archivage Électronique Mutualisé) est porté par ledépartement de la Gironde, la ville de Bordeaux et Bordeaux Métropole. Il s'agit deproposer à terme aux collectivités du département, voire dans un second temps de larégion, une plate-forme mutualisée d'archivage électronique intermédiaire et définitif. Lapremière phase d'étude et de prototypage s'étant terminée en 2014, le projet entre dansune phase de développements complémentaires avant une exploitation et unegénéralisation du SAE à partir de 2016. Pour réaliser les premières phases, ungroupement de commandes a été créé entre les partenaires, qui s'appuie sur desdélibérations et des conventions de partenariat.

À l'issue de la première phase, le prototype réalisé repose sur trois instances : uneGED-sas de préparation des versements et d'accès pour les producteurs avec destransactions conformes au SEDA (logiciel Alfresco d'Alfresco Software), une instanceintermédiaire du SAE Asalae et une instance définitive de ce même outil. Le premierpérimètre documentaire concerné réside dans les délibérations, les enregistrements

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vidéos des séances du conseil et les marchés publics, pour lesquels des profils SEDA ontété réalisés. Le système a été audité par rapport aux normes et à la grille d'évaluation duSIAF, ce qui a permis de produire un cahier fonctionnel pour la deuxième phase(développements complémentaires sur les fonctionnalités d'archivage et de pré-versement).

Le projet SAEM est pensé comme une organisation modulaire qui se fonde surdifférentes briques réutilisables par d'autres services. L'une de ces briques, dont ledéveloppement a été subventionné via l'appel à projets AD-ESSOR, est un module degestion des métadonnées de référence fournies aux autres modules. Dans une logique denon-adhérence par rapport aux applications métiers et au SAE, ce référentiel, basé surune ontologie, doit permettre de centraliser un vocabulaire commun qui pourra êtreinterrogé par tous les éléments de l'écosystème.

Mené dans un mode de développement agile, le projet a débuté par la constructiond'une liste de fonctionnalités lors de plusieurs ateliers et une formation collective auxtechnologies du web sémantique et aux identifiants pérennes comme ARK (ArchivalResource Key). Ce module permettra, par exemple, de partager les informations entreAlfresco et Asalae, sans avoir à ressaisir les mêmes éléments, comme la définitiond'acteurs au sens du SEDA.

Une instance de démonstration existe d'ores et déjà et permet d'importer des thésaurus(comme celui du SIAF), de les mettre à disposition d'Alfresco, de synchroniser lesmodifications d'information d'un côté ou de l'autre, ou encore de récupérer les plans declassement issus de la GED. En partant du modèle archivistique EAC-CPF, basé sur lanorme ISAAR (CPF), un modèle de description des acteurs a été défini, qui peut êtreréutilisé dans Asalae. L'ontologie utilise également le modèle SKOS (Simple KnowledgeOrganization System) pour les vocabulaires (créés manuellement par les services métiersou importés) et le SEDA pour les métadonnées de gestion archivistique.

La participation à l'appel à projet AD-ESSOR a permis de renforcer l'assise du projet etsa crédibilité, mais aussi d'échanger avec l'équipe VITAM et le SIAF. Un blog a été lancépar le SAEM pour communiquer sur l'évolution du projet et partager les développementsqui seront faits.

IV. Département de l'Orne

Le département de l'Orne, qui a commencé à s'engager dans une véritable politique dedématérialisation et d'archivage électronique, a donné la priorité à la mise à niveau de sesinfrastructures informatiques, notamment en termes de sécurité, avec la création de deuxsalles blanches redondantes. Aujourd'hui, il est acté qu'aucun projet de dématérialisationne sera mené sans intégrer un volet archivage électronique.

Le projet subventionné par le ministère de la Culture portait sur une assistance à

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http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/static/7109

http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/static/7109

http://saem.e-bordeaux.org/


maîtrise d'ouvrage, dont on a retiré l'aide à la rédaction d'un cahier des charges pour unSAE, en partant du principe que la matière existait déjà ailleurs. Devait en résulter uneétude de cadrage définissant la stratégie du département pour l'archivage électroniqueintermédiaire de la collectivité et l'archivage définitif des services versants du ressort desArchives départementales. La question de l'archivage électronique des servicesdéconcentrés de l’État a donc pu être posée par ce biais.

Sur les pistes de mutualisation de l'archivage électronique dans le ressort dudépartement, l'étude a permis de faire jaillir plusieurs faits :

• jusqu'à présent, il n'y avait pas de stratégie mutualisée dans le domaine desnouvelles technologies.

• certains groupements de collectivité ont déjà fait le choix d'une solution d'archivageélectronique.

• les acteurs potentiels pouvant porter la mutualisation en direction des collectivités,comme le centre de gestion ou l'agence technique départementale, manquent demoyens pour proposer une solution qu'ils porteraient seuls, surtout qu'ils nepeuvent préjuger du retour sur investissement.

• les Archives départementales manquent de moyens humains pour cela.

On a donc décidé de se concentrer d'abord sur le périmètre obligatoire du département,avant de revenir plus tard sur les possibilités de mutualisation. Pour l'heure, uneconsultation va être lancée pour acquérir un SAE dans la perspective d'une mise enproduction en 2016 pour les actes, la chaîne comptable et les marchés publics.

V. Département de la Seine-et-Marne

Le département de la Seine-et-Marne porte un projet de connecteur entre le Systèmed'Information Archivistique (SIA) GAIA et un SAE. Créé à la fin des années 1980, GAIA estun progiciel issu d'une forte collaboration entre départements, avec un comité desutilisateurs et des groupes de travail spécifiques, qui est notamment capable d'assurer lagestion des entrées, la description des archives, la gestion de la salle de lecture, larecherche ou encore l'accès aux documents numérisés.

Dans une logique d'indépendance, d'interopérabilité et de respect des normes, le projetde connecteur a été décliné en plusieurs sous-projets :

• module de paramétrage des versements

• module d'échange GAIA-SAE

• module d'import de bordereau SEDA

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• module de gestion du stockage d'archives historiques

• module d'échange avec des SAE

• module de conversion de format

Des liens ont d'ores et déjà été noués avec l'ADULLACT pour un projet de connexionentre GAIA et Asalae qui repose sur le protocole OAI-PMH pour le moissonnage desbordereaux de versement, à partir du message d'acquittement qui est le plus complet(ArchiveTransferRequestReply dans le SEDA). Ces développements seront trèsprochainement intégrés dans la dernière version d'Asalae.

Le module de moissonnage pourra potentiellement s'adresser à plusieurs SAE(intermédiaire, définitif) et applications métiers différents et intégrer des métadonnéesrelatives à des flux variés. Le module d'entrée dans GAIA décompose ensuite lebordereau en autant d'unités de description que nécessaire. L'application du sort final surles documents conservés est également répercutée dans le SIA. À terme, le moduleassurera des fonctions complètes de pérennisation et implémentera l'ensemble destransactions du SEDA.

VI. Département de la Drôme

Le département de la Drôme a présenté un projet portant sur trois axes principaux :

• installation d'un SAE

• mise en place des infrastructures

• développement de connecteurs vers les applications

Pour mener ce projet, les Archives départementales ont d'abord créé un groupe detravail interne qui se réunit régulièrement en relation avec la DSI. Le service, qui possédaitune compétence ancienne en xml, s'est également formé au SEDA. On a aussi mené unrecensement des applications candidates à l'archivage électronique.

Le premier pilote pour l'archivage mis en place a consisté à obtenir un grand livrecomptable par extraction de l'application Grand Angle de GFI sous trois formes (pdf, csv etxml). Un deuxième axe a été l'archivage des fiches annuelles récapitulatives de la payedes agents par ordre alphabétique.

Depuis l'appel à projet, le SAE Asalae, qui existait en test depuis 2012, a été mis enproduction fin 2014. Les procédures étant entièrement manuelles, il s'agit maintenant dedévelopper des connecteurs automatisés et d'étendre le champ des flux concernés avecpar exemple les délibérations (dossier de séance avec les minutes des débats) et ledomaine social. La mutualisation avec les autres collectivités est une piste qui est encoreà creuser.

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VII. Départements du Nord et du Pas-de-Calais

Les départements du Nord et du Pas-de-Calais ont fait le constat de problématiquescommunes autour de l'archivage électronique et ont initié un partenariat formalisé par desconventions entre les Conseils départementaux.

Le projet subventionné consiste à passer par une assistance à maîtrise d'ouvragecommune pour étudier les scénarios d'installation d'un SAE et son périmètre. Ce dernier,qui est à préciser, porterait en premier lieu sur les archives définitives des servicesdéconcentrés de l’État et du Conseil départemental, puis sur les archives intermédiairesdu Conseil départemental, et enfin pourrait être étendu à l'archivage intermédiaire etdéfinitif des communes et EPCI, car aucun acteur n'est capable de porter une offred'archivage électronique mutualisée dans le Pas-de-Calais. Cette AMOA est phasée endeux volets : d'abord l'expression des besoins, puis les préconisations, avec en option lapossibilité d'un accompagnement à l'acquisition d'une solution et à sa mise en œuvre.

La première phase d'expression des besoins est en cours, et prend la forme d'ateliers etd'entretiens avec les différents services, dans le but de recueillir des informations surl'existant et d'établir une synthèse. On a identifié le manque de ressources disponibles, lafaible visibilité sur les données produites et l'importance des cas particuliers ou encore lesinterrogations sur le périmètre du SAE. Les flux dématérialisés ont été listés selondifférents enjeux (patrimoniaux, juridiques, stratégiques).

Différentes stratégies de mutualisation ont aussi été proposées, de l'acquisition d'unlogiciel identique à la création d'un SAE commun, en passant par la mutualisation desinfrastructures ou de l'expertise archivistique.

VIII. Département de la Seine-Saint-Denis

Le département de la Seine-Saint-Denis a été subventionné pour deux projets :

• la création d'une instance de GED-SAE intermédiaire reposant sur la solutionAlfresco.

• une assistance à maîtrise d'ouvrage pour un SAE définitif.

Concernant le premier projet, il s'agit de gérer dans Alfresco l'archivage intermédiairedes flux dématérialisés, et d'abord les actes, en utilisant le module de recordsmanagement proposé par l'éditeur. Un premier prototype a été réalisé et permet detransférer des délibérations dans l'espace d'archivage de la GED sans perte de donnéesou de métadonnées, avec un contrôle sur les formats jugés pérennes pour l'archivage(pdf, xml et zip). En cas d'erreur, un mail de notification est envoyé au records manager

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qui gère la plate-forme. Si au contraire le transfert est accepté, le document est déplacédans l'espace d'archivage, tout en restant visible dans l'espace initial, et des métadonnéesde gestion archivistique sont ajoutées.

Ce prototype a montré des limites, notamment en termes d'automatisation desprocédures et de gestion à la fois à la pièce et au dossier. Une deuxième phase deprototypage, subventionnée par l'appel à projet 2015, permettra de proposer uneconversion de format et un export de documents conforme au SEDA vers un SAE définitif,ainsi que l'archivage des éléments de traçabilité.

Le deuxième projet porte plus spécifiquement sur l'archivage définitif. Débutée enjanvier 2015, cette étude se divise en 3 prestations :

• étude d'opportunité

• analyse des besoins et livraison du cahier des charges

• accompagnement dans la rédaction du cadre de réponse

Le périmètre porte sur les archives définitives du ressort des Archives départementales.

IX. Ville de Villeneuve-d'Ascq

La ville de Villeneuve-d'Ascq a été subventionnée pour l'acquisition d'une solutionlogicielle d'archivage électronique, des formations et un renouvellement desinfrastructures sur deux sites distants. Le service d'archives, en partenariat avec la DSI,avait, dès avant, commencé à opérer une collecte manuelle de documents sur supportsélectroniques (délibérations converties en pdf puis gérées dans le progiciel d'archives).Désormais les cahiers des charges concernant l'acquisition de logiciels imposentsystématiquement le double respect du SEDA et de la législation CNIL.

Aujourd'hui acquis, le SAE, qui vise à assurer l'archivage intermédiaire et définitif de lacollectivité, va entrer très prochainement en production. La collecte portera d'abord sur lesdonnées d'une application ancienne du CCAS n'existant plus sur support papier (aidessociales facultatives), mais aussi les dossiers des animateurs de centres de vacances ouencore les maquettes du service de la communication ou les archives numérisées, l'idéeétant d'avoir un panel représentatif de formats variés. Un travail de sensibilisation desservices est en cours.

X. Centre de gestion du Nord

Le centre de gestion du Nord porte, en partenariat avec le syndicat mixte SommeNumérique, le projet SESAM (Système Électronique Sécurisé d'Archivage Mutualisé). Fortde ses archivistes itinérants, le centre de gestion souhaite en effet mener un projet deSAE s'appuyant sur les outils de dématérialisation et d'administration numérique de

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l'ADULLACT. Le premier périmètre portera sur les flux dématérialisés principaux, à savoirl'envoi au contrôle de légalité, la chaîne comptable et les marchés publics, avec unélargissement prévu par la suite. Des interventions manuelles seront possibles à n'importequel moment dans la chaîne de versement.

Afin d'être en mesure de déposer une demande d'agrément pour la conservationexternalisée d'archives courantes et intermédiaires sur support numérique auprès duSIAF, le centre de gestion s'est également lancé dans une mise à niveau de sesinfrastructures. Reposant sur une architecture redondée sur deux sites distants avec untaux de 99,5 % de disponibilité, celles-ci seront caractérisées par une réplicationsynchrone des données pilotée directement par le SAE.

La phase suivante consistera à faire appel à une assistance à maîtrise d'ouvrage pourune mise en adéquation entre la Politique de Sécurité des Systèmes d'Information (PSSI)et la Politique d'Archivage (PA). La dernière phase sera l'installation du SAE dans le cadred'un groupement de commande avec Somme Numérique, pour une mise en production en2017.

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CONCLUSION

Ces journées AD-ESSOR, extrêmement riches par leur contenu, ont été l'occasion dedégager un certain nombre de principes sur la manière dont sont menés les projets dedématérialisation et d'archivage électronique dans la sphère des collectivités.

La première journée a montré l'importance de la mutualisation dans la mise en place deSAE. Cette notion est par ailleurs fortement encouragée par le SIAF qui en a fait un critèreessentiel d'attribution de la subvention. Les exemples d'E-Megalis ou de la SPL X-DEMATdécrivent combien la mise en commun de ressources pour les outils et servicesd'archivage électronique a permis d'avancer sur ces sujets et de proposer une solutionaux plus petites collectivités.

S'appuyant sur des solutions logicielles qui ont aujourd'hui atteint un certain niveau dematurité, plusieurs collectivités sont entrées en production avec un SAE sur un périmètreet des flux qui étaient dès l'origine bien identifiés. Il paraît primordial d'avancer sur le sujetde façon pragmatique, en fonction des priorités. Certaines collectivités, comme BrestMétropole Océane ou les membres du projet SAEM, ont même réalisé desdéveloppements qu'ils se proposent de partager avec l'ensemble de la communautéarchivistique.

Dans tous les cas, il est clair que la participation de ces services à l'appel à projet apermis de renforcer la collaboration, indispensable, entre les archivistes et lesinformaticiens, de donner une visibilité aux questions d'archivage électronique jusqu'auxplus hauts niveaux décisionnels et, surtout, de prendre du recul pour envisager chaqueprojet sur le long terme et de manière à être capable d'articuler les notions d'archivageintermédiaire et définitif en lien avec les différents outils de gestion de l'information(application métier, GED, SAE). Une expertise de plus en plus forte s'affirme dans leréseau sur ces questions qui relèvent largement de problématiques archivistiques, et c'estlà une dynamique que ce genre de manifestation cherche à encourager.

Le SIAF tient à remercier l'ensemble des participants à ces deux journées. Toutequestion sur le sujet peut être adressée à :

• Thomas Bernard ([email protected]), chef de projet AD-ESSOR.

• Baptiste Nichele ([email protected]), chef de projet informatique.

Enfin, chacun peut proposer au SIAF une publication sur son carnet de rechercheintitulé Modernisation et Archives (http://siaf.hypotheses.org/) au sujet d'un projetd'archivage électronique qui pourrait intéresser l'ensemble de la profession.

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http://siaf.hypotheses.org/

mailto:[email protected]

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