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PROPUESTA DE MEJORAMIENTO PARA EL MANEJO DE LOS ACTIVOS FIJOS EN LA SEDE REGIONAL - EJE CAFETERO DE COOMEVA EPS EN EL
AÑO 2013
SEBASTIAN SALAZAR SAFFON
UNIVERSIDAD CATÓLICA DE PEREIRA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS
PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
PRACTICAS ACADÈMICAS
PEREIRA
2013
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PROPUESTA DE MEJORAMIENTO PARA EL MANEJO DE LOS ACTIVOS FIJOS EN LA SEDE REGIONAL - EJE CAFETERO DE COOMEVA EPS EN EL
AÑO 2013
SEBASTIAN SALAZAR SAFFON
INFORME DE PRÀCTICA ACADÈMICA
M Sc. ANDRES ALBERTO ARIAS PINEDA
UNIVERSIDAD CATÓLICA DE PEREIRA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS
PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
PRACTICAS ACADÈMICAS
PEREIRA
2013
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TABLA DE CONTENIDO
TABLA DE CONTENIDO......................................................................................... 3
TABLA DE ILUSTRACIONES ................................................................................. 5
SINTESIS ................................................................................................................ 6
INTRODUCCIÓN .................................................................................................... 7
1. PRESENTACION DE LA ORGANIZACIÓN O SITIO DE PRÁCTICA ................. 8
1.1 RESEÑA HISTÓRICA: ................................................................................... 8
1.2 MISIÓN: ......................................................................................................... 9
1.3 VISIÓN: .......................................................................................................... 9
1.4 VALORES CORPORATIVOS – SECTOR SALUD: ........................................ 9
1.5 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL: ........................................................... 10
2. DIAGNÓSTICO DEL AREA DE INTERVENCION O IDENTIFICACION DE LAS
NECESIDADES ..................................................................................................... 11
3. EJE DE INTERVENCIÓN .................................................................................. 12
4. JUSTIFICACION DEL EJE DE INTERVENCION .............................................. 12
5. OBJETIVOS ...................................................................................................... 13
5.1 OBJETIVO GENERAL: ................................................................................ 13
5.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS: ....................................................................... 13
6. MARCO TEÓRICO ............................................................................................ 13
7. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES PLANEADAS ........................................... 17
8. PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS .................................. 17
8.1 CONCLUSIONES: ....................................................................................... 18
8.2 RECOMENDACIONES: ............................................................................... 20
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8.3 REFERENCIAS: ........................................................................................... 21
8.4 ANEXOS: ..................................................................................................... 22
9. Anexo No. 1: Trabajo – Servicio de administración de activos fijos muebles .... 22
10. Anexo No. 2: Activos que no están placados .................................................. 57
11. Anexo No. 3: Activos de la cocina que nunca han sido placados .................... 58
12. Anexo No. 4: Activos que no están asignados a ninguna persona .................. 58
13. Anexo No. 5: Activos que reposan a cargo de los colaboradores de
Fecoomeva............................................................................................................ 62
14. Anexo No. 6: Placas que no coinciden con el nombre real del activo ............. 63
15. Anexo No.7: Activos que son de otras sedes y reposan en la sede Regional . 64
16. Anexo No.8: Propuesta a mejoramientos – responsabilidad sea por parte de
cada colaborador ................................................................................................... 65
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TABLA DE ILUSTRACIONES
Ilustración 1: Estructura Organizacional ..................................................................................... 10
Ilustración 2: Cronograma de Actividades .................................................................................. 17
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SINTESIS
Los activos fijos son de gran importancia en las empresas, ya que gracias a ellos, se pueden desempeñar con éxito cada una de las tareas propuestas por los colaboradores, es por esta razón que se debe hacer un buen control de los mismos, para evitar re-procesos al momento de hacer un movimiento de activo o confrontación con la realidad. Gracias a un análisis profundo que se hizo a éste proceso en la sede Regional - Coomeva EPS – Eje Cafetero, se evidenció que en un 85% la empresa presenta un manejo satisfactorio en el tema de los activos fijos, ya que el 15% restante, presenta inconsistencias.
Palabras clave: activos fijos, movimiento de activos, inventarios, EPS.
ABSTRACT
Fixed assets are important in business, because thanks to them, they can successfully perform each of the tasks offered by the partners, which is why you should do a good control of the same, to avoid rework when making asset movement or confrontation with reality. Thanks to a thorough analysis was done to this process at the Regional Headquarters - Coomeva EPS – Eje cafetero, which is evidenced by 85% the company has learned to handle the issue of fixed assets, as the remaining 15% shows inconsistencies.
Keywords: fixed assets, asset tracking, inventory, EPS.
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INTRODUCCIÓN
Durante el periodo de práctica, donde se ha intervenido en diversos procesos y funciones, se evidenció que hay un problema con el manejo de los activos fijos, es por esta razón que el trabajo tuvo como fin, analizar paso a paso el proceso que sigue la Regional - Coomeva EPS – Eje Cafetero con éste tema.
El cuerpo del trabajo surge a raíz de un ejercicio de confrontación que se hace entre la información que se tiene en la base de datos sobre los activos, y el análisis que se hizo en cada uno de los puestos de trabajo, pasillos, cocina, sala de reuniones, entre otras con sus respectivas placas de inventario.
Éste estudio es muy importante para la organización, ya que gracias a este, se podrá tener un control más exacto de los activos fijos, el movimiento que se debe hacer con ellos y los errores que se están cometiendo hasta el momento; para finalmente, plantear una serie de estrategias o recomendaciones que mejoren éste proceso.
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1. PRESENTACION DE LA ORGANIZACIÓN O SITIO DE PRÁCTICA
NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN: Coomeva EPS Y MP (sector salud). NIT: 805.000.427 es Coomeva EPS y para Coomeva MP es 805.009.741 DIRECCION: Coomeva Sector Salud Eje Cafetero es: Avenida Circunvalar 3B – 16 Pereira Risaralda. TELÉFONO: 3316464. PAGINA WEB: http://www.coomeva.com.co/ 1.1 RESEÑA HISTÓRICA:
En 1964 en la ciudad de Cali se reúnen un grupo de 27 médicos y conforman lo que es hoy el grupo empresarial Coomeva, inicialmente llamada Cooperativa médica del Valle. Desde sus inicios, esta cooperativa se ha consolidado como una de las mas grandes del país, esto se deriva de un pensamiento estratégico que permitió forjar, lo que hoy es Coomeva y que este tan consolidada, brindado así una mejor calidad de vida en sus asociados. Gracias a su larga trayectoria esta cooperativa pasa a ser un grupo empresarial dentro del cual se encuentran las siguientes empresas: Coomeva Turismo y Agencia de viajes, Club Los Andes, Coomeva Fundación, Coomeva Servicios Administrativos, Coomeva Cooperativa, Bancoomeva, Coomeva Corredores de Seguros, Hospital en Casa, Clínica Farallones, Clínica Palma Real, Coomeva Recreación y Cultura, Coomeva Medicina Prepagada y Coomeva EPS. Las cuales se encuentran distribuidas en el territorio nacional por zonas geográficas de la siguiente forma: La Regional Suroccidente, la Regional Centroccidente, la Regional Nororiente, La Regional Caribe, Zona Nororiente y la Zona del Eje Cafetero. Cabe destacar, que Coomeva está dividido en diferentes sectores: protección, financiero, recreación y turismo, salud, entre otros; pero de todo el grupo empresarial Coomeva, el eje central es el sector salud. Resaltando que el eje central de todo el grupo empresarial es sector salud de Coomeva.
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1.2 MISIÓN:
Mantener saludables a nuestros afiliados. Somos un Sector Estratégico de Negocios del Grupo Empresarial Coomeva con vocación de servicio, que contribuimos al crecimiento sostenible de COOMEVA y al bienestar y calidad de vida de las comunidades en las regiones que nos acogen, mediante la diversidad y calidad de un portafolio de servicios en salud, potencializando sinergias en las capacidades humanas, tecnológicas y gerenciales de nuestras unidades estratégicas de negocio y demás empresas vinculadas, en un ambiente de confianza, seguridad y respeto por las personas, la sociedad y el estado.
1.3 VISIÓN:
Ser líderes reconocidos por mejorar la calidad de vida de los afiliados y comunidades, mediante la prestación de excelentes servicios de salud y el ofrecimiento de productos diferenciados e integrales. Todo lo anterior apoyados en procesos eficientes, desarrollados por personas competentes, motivadas y contributivas, para garantizar la sostenibilidad financiera y generar valor a nuestros grupos de interés.
1.4 VALORES CORPORATIVOS – SECTOR SALUD:
Servicio.
Confianza.
Honestidad.
Solidaridad.
Trabajo en equipo.
Cumplimiento de compromisos.
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1.5 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL:
Ilustración 1: Estructura Organizacional
Fuente: Aplicativo Daruma, (Coomeva, 2013)
GERENTE
REGIONAL
Marcela Bueno
JEFE REGIONAL
GESTION HUMANA
Nohora Londooño
JEFE REGIONAL
SERVICIO AL CLIENTE
Isabel Cristina Taborda
AUDITOR INTERNO
Sandra Patricia Agudelo
DIRECTOR OFICINA
ARMENIA
Olga Patricia
Benjumea
DIRECTOR OFICINA
CARTAGO
Gloria Patricia
Tibaquira
DIRECTOR OFICINA
MANIZALES
Maria Eugenia López
DIRECTOR
REGIONAL
OPERATIVO Y
FINANCIERO
Angela Maria
Montes
DIRECTOR
REGIONAL
JURIDICO
Diana Patricia
Tovar
DIRECTOR
REGIONAL
PRESTACION
DE SERVICIOS
Luz Stella Ortiz
Salazar
DIRECTOR
REGIONAL
SALUD
Hector de Jesús
Gaviria
DIRECTOR
REGIONAL
COMERCIAL
Paula Andrea
Torres
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El cuadro que está en azul, teniendo en cuenta que es la rama del DIRECTOR REGIONAL OPERATIVO Y FINANCIERO a cargo de la señora Ángela María Montes, es la rama donde está ubicada el área administrativa, en la cual está situado el puesto de practicante.
2. DIAGNÓSTICO DEL AREA DE INTERVENCION O IDENTIFICACION DE LAS NECESIDADES
El área en la que se ubica la práctica, es la administrativa de Coomeva EPS- Eje Cafetero – Sede Regional. El área se encuentra muy bien estructurada, ya que cada uno de los procesos que se llevan a cabo en ésta, son supervisados para tener una mayor claridad en los temas y seguridad en cada uno de los procesos, ya que por ser el área administrativa, maneja muchos temas relacionados con las demás áreas.
Entre las funciones que se tiene como practicante, están: atender usuarios de tutela, supervisar que las facturas de arrendamientos tengan los valores ya ingresados en el sistema, ya que de no ser así, se debe hacer la devolución respectiva, ingresar en el sistema solicitudes de facturas, estar pendiente de los movimientos de activos fijos en las sedes adscritas a la regional, atender llamadas de otras ciudades, como también correos, entregar insumos en 3 sedes representativas de la ciudad de Pereira y por último, enviar facturas relacionadas en el sistema al centro de recepción de facturas.
Después de hacer un análisis de cada una de las funciones que desempeña el practicante, se pudo evidenciar que algunos procesos presentan pequeñas falencias, es por esto, que en la sede regional – Coomeva EPS – Eje cafetero, las técnicas e instrumentos utilizados para el levantamiento de la información y teniendo en cuenta que el trabajo tiene 2 momentos: en primera instancia la técnica que se utilizará es la observación directa, ya que por medio de ésta se podrá evidenciar los procesos que no se están llevando a cabo de una manera eficiente; por otro lado, también se hará una serie de preguntas a algunos colaboradores, jefes y coordinadores de la sede, para tener más claro, algunos aspectos que se pueden mejorar en tal proceso.
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Los activos fijos en una empresa son muy importantes, ya que gracias a ellos, se puede realizar a cabalidad de forma rutinaria y diaria, cada una de las actividades propuestas por cada uno de los colaboradores de la compañía. Después de la parte intelectual y actitudinal de cada colaborador, es importante, tener una espacio propicio para realizar las tareas.
3. EJE DE INTERVENCIÓN
Después de observar y preguntar acerca de los pocos procesos que presentan falencias en el cargo de practicante, se pudo evidenciar que el control que se viene realizando de los activos fijos no es el indicado, es decir, no cuenta con un proceso estructurado que garantice el movimiento de activos fijos, puesto que se ha venido observando algunas inconsistencias en el manejo de los mismos en las diferentes oficinas adscritas a la regional. Estas inconsistencias se evidencian al cruzar la información de la base de datos de los Activos fijos con el físico de los mismos.
Ésta situación afecta a la empresa, ya que al no tener un control claro al momento de hacer un movimiento de los activos fijos, podría haber demora en el tiempo de terminación del contrato de un colaborador, verificando si está a paz y salvo con la organización, adicional a esto, el tema de los activos fijos también afecta el patrimonio de la empresa, entre otros aspectos. De igual manera es importante aclarar que la intención del trabajo es por medio del análisis del proceso, determinar cada una de las falencias que se presentan y generar estrategias que mejoren éstos aspectos.
Por otro lado, la intención es verificar que en la sede Regional, los activos fijos que están en la base de datos, coincidan con los que en realidad están en la sede, para hacer posible ésta tarea, se utilizará un portátil, una pistola lectora de códigos de barras, y un archivo en Excel, el cual permitirá confrontar ésta información.
4. JUSTIFICACION DEL EJE DE INTERVENCION
Cuando se indago con el jefe inmediato sobre la necesidad que tenía cierto eje de intervención sobre los demás, se concluyó, que el mejor tema para abordar en el trabajo, es el de los activos fijos, ya que no se tiene un control claro sobre ellos y presenta problemas durante su proceso. Éste tema, muchas veces fue novedad
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en las reuniones, pero nadie se había preocupado por abordarlo y plantear estrategias para mejorar; es por ésta razón que el trabajo tiene una gran utilidad para la sede Regional - Coomeva EPS – Eje Cafetero y sus colaboradores.
5. OBJETIVOS
5.1 OBJETIVO GENERAL:
Contribuir en el apoyo de los procesos administrativos de la regional - Eje cafetero, específicamente en el proceso de activos fijos.
5.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS:
Analizar paso a paso el proceso que sigue la Regional para el proceso de activos fijos.
Verificar que en la sede Regional, los activos fijos que están a cargo de los responsables coincidan con la base de datos que se tiene.
Proponer una serie de estrategias que hagan más eficiente el proceso de activos fijos.
6. MARCO TEÓRICO
Los activos fijos son de gran importancia en las empresas, ya que gracias a ellos, se pueden desempeñar con éxito cada una de las tareas propuestas por los colaboradores de las empresas. La importancia de los activos fijos, depende del tipo de empresa o de la actividad que realice, puesto que puede ser comercial, industrial o de servicios. Dependiendo del tipo de empresa, toma importancia éstos en su estructura financiera, o que su mayor inversión sea la de inventarios o simplemente que tome relevancia la inversión en capital humano; sin embargo, en
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ninguno de estos casos, sería posible operar sin la necesidad de adquirir activos fijos, ya sean propios o arrendados. Un activo fijo es “un bien mueble, inmueble o intangible propiedad de la empresa que permite desarrollar su objeto social, que no está a la venta y que genera fluidez en los procesos operativos y administrativos. Por ejemplo: Bienes muebles (sillas, computadores, vehículos, etc) y Bienes inmuebles (edificios y terrenos). (Coomeva, 2013). Lo importante en éste caso, es que los activos fijos tienen una duración mucho mayor que la de los insumos o materiales que se van a utilizar en una determinada labor, y que posterior a esto desaparecen. Catalogados éstos como los bienes que una empresa utiliza de manera continua en las operaciones que realiza a diario, representando gracias a éstos un conjunto de servicios a ofrecer, teniendo claro que se deben cumplir una serie de características para ser catalogados como tal: ser físicamente tangible, tener una vida útil relativamente larga proporcional al ciclo de la operación y por último, ser catalogados como un implemento de uso diario para las operaciones de la empresa y no para ser destinados a la venta o comercialización.
Se debe tener claro, que cada activo dependiendo de su uso y de su vida útil “es el tiempo durante el cual la empresa hace uso de él hasta que ya no sea útil para la empresa. Los factores que influyen en la vida útil de un activo fijo son: el uso, el tiempo y la obsolescencia tecnológica” (E-conomic, 2011), cumple con un ciclo de vida, ya que dependiendo del uso que se le de a éste y su periodo de obsolencia.
Un aspecto muy importante a la hora de hablar de los activos fijos, es la depreciacion del mismo, entendiendose depreciacion como: “el reconocimiento del desgaste de los activos que están siendo usados en la operación y estén generando ingresos. Este cálculo se debe realizar sistemática y uniformemente durante el periodo fiscal (enero a diciembre) y durante su vida útil.” (Coomeva) Dependiendo del fin que tenga cada activo despues de su depreciacion, se toma la decision si se le da de baja o se vende, en este caso, Coomeva EPS, hace un control de los activos durante todo el año, como tambien lo hace, durante su vida util, para finalmente decidir que hacer con cada uno de sus activos. Cabe destacar en éste caso, que hay 2 tipos de desgaste: el desgaste normal por el uso del activo y el desgaste funcional que hace referencia a la obsolencia tecnologica relacionada con la incapacidad del activo para operar con eficiencia.
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Mientras que se está haciendo uso de cada uno de los activos, en la mayoría de empresas, ya sean pequeñas, medianas o grandes, es significativo la labor de resguardar y controlar cada uno de los activos fijos, recayendo esta tarea en su mayoría de veces en el área de contabilidad, ya que en muchas ocasiones no existe una persona especifica que lleve un control adecuado y responsable de éstos. “Hoy, el avance de los negocios y de la competitividad de los precios hace que el Control de los Activos Fijos salga de su destino sólo contable y pase a la Gerencia de Administración y Finanzas como encargada y responsable de un control físico y contables” (Naranjo). Esto lo hacen con el fin de tener control del activo fijo en el lugar que se destinó – asignado a un puesto o persona determinada, calcular mejor los precios de venta por producto o servicio al momento que estos se estén depreciando, negociar sus primas de riesgo con compañías de seguros al conocer el estado real actual de los activos fijos y por último, seguir paso a paso la necesidad de inversión que se necesita de los activos fijos para llevar un control de las operaciones sin problemas.
Al validar la información que la empresa tiene sobre activos fijos, se pudieron evidenciar dos documentos, uno es el “manual sobre cómo realizar trasferencias de activos fijos en iassets”. Iassets es un aplicativo que maneja el software Oracle que es la herramienta maestra donde interactúan los procesos, cada uno de los colaboradores de Coomeva. El otro documento que se evidenció, se titula: “Servicios de administración de activos muebles” (Anexo No. 1), donde se puede encontrar Objetivo del trabajo, Alcance, Términos y definiciones, Normas y procesos para cada uno de los procesos de la administración de los activos fijos, entre otros.
A continuación, se hará alusión al “MANUAL SOBRE COMO REALIZAR TRASFERENCIAS DE ACTIVOS FIJOS EN IASSETS”:
Para crear una solicitud de transferencia debes de tener en cuenta:
Tener asignada la Responsabilidad iAssets Solicitante Colombia
Se puede realizar una solicitud de transferencia de Activos Fijos por 3 motivos, de forma individual o combinada:
Transferencia de Ubicación (Dirección).
Transferencia de Responsable (Nombre de Empleado).
Transferencia de Centro de Costos (Cuenta de Gastos).
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Definiciones:
Preparador: Es la persona (o el usuario) que está creando la solicitud, aparece por defecto.
Solicitante: Es el nombre del empleado que realiza la solicitud, por defecto el sistema trae el mismo nombre del preparador pero este se puede modificar.
Fecha de Transferencia Efectiva: Es la fecha en la cual el sistema aplicará el cambio. NO es la fecha en que creamos la solicitud. Debemos ingresar el mes contable que está pendiente por cerrarse.
Propósito: En este espacio se debe ingresar una breve descripción de la solicitud que estamos realizando para que los entes aprobadores tengan una visión más clara para su aprobación.
En la parte inferior hay una opción que permite adjuntar algún documento y/o Archivo como soporte de la solicitud. (Coomeva, 2013)
Estos son los pasos y apectos que cada colaborador debe de tener en cuenta cuando se va a hacer una solicitud de transferencia de Activos Fijos, ya sea de ubicación, responsable o centro de costos, dejando claro quien es el preparador y solicitante, y finalmente cual es el proposito del traslado.
Se debe tener claro que existen diferencias entre los diferentes tipos de activos en la operación normal de la empresa, los activos se clasifican en:
Activos fijos tangibles: el término tangible denota sustancia física como es el caso de un terreno, un edificio o una máquina. Esta categoría se puede subdividir en dos clasificaciones claramente diferenciales:
- Propiedad de planta sujeta a depreciación. Se incluyen los activos fijos de vida útil limitada, tales como los edificios y equipos de oficinas.
- Terrenos. El único activo fijo que no está sujeto a depreciación es la tierra, que tiene un término limitado de existencia.
Activos intangibles: El termino activos intangibles se usa para describir activos que se utilizan en la operación del negocio pero que no tiene sustancia física y no son corrientes. Como ejemplo están las patentes, los derechos del autor, las marcas registradas, las franquicias y el goodwill. (Ecured, 2010)
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Cada uno de estos activos, son complementarios para realizar las diversas tareas de la organización, ya que si no fuera por ellos, no se podría cumplir a cabalidad el cumplimiento de los logros y tareas propuestas. Para tener una empresa, se debe tener legalizados los documentos con su respectiva patente, a su vez debe ir un terreno en el cual se va a localizar la propiedad o establecimiento, que para su buen funcionamiento, necesitará equipos de oficina y personal capacitado.
7. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES PLANEADAS
Ilustración 2: Cronograma de Actividades
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
Asesoria con el Jefe
Asesoria con el tutor
Informe de ubicación
Primera visita del tutor al jefe
Informe de plan de práctica
Carta aprobacion plan de practica
Informe de avance
Revision Bibliografica
Carta aprobacion - informe de avance
Recoleccion de la información - Activos
Borrador final a tutor y jefe
Visita de cierre por parte del tutor
Informe final y taller
Junio Julio
ACTIVIDADES
Febrero Marzo Abril Mayo
Fuente: Elaboración propia.
8. PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS
Desde el punto de vista del practicante, contribuyendo en el apoyo de los procesos administrativos de la regional - Eje cafetero, específicamente en el proceso de activos fijos, después de realizar un inventario de toda la sede Regional con el fin de verificar que los activos fijos que están a cargo de los responsables coincidan con la base de datos que se tiene, se pudo evidenciar lo siguiente:
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La sede Regional cuenta con 426 activos.
Teniendo en cuenta que cada uno de los colaboradores, debe tener placado los activos que tiene a cargo, se evidenció que 7 activos no están placados, entre ellos, en su gran mayoría son sillas interlocutoras (Anexo No.2).
De los activos que están en la cocina, falta por placar electrodomésticos tales como: Purificador de agua, cafeteras, termos, licuadora, tostadora, y olla arrocera (Anexo No.3).
Cada uno de los activos que están placados, deben estar asignados a los responsables de cada área. En éste caso, 68 activos no están asignados a ninguna persona (Anexo No.4).
Feecomeva es una empresa del grupo empresarial Coomeva, sin embargo, en ésta área no se deben encontrar activos que sean de EPS o de MP; contrario a lo mencionado anteriormente, por medio del inventario que se realizó, se pudo evidenciar que 14 activos, reposan en éste área (Anexo No.5).
Como se ha mencionado anteriormente, cada uno de los activos deben ir placados, y ésta placa en el inventario que se tiene en el sistema, debe coincidir con el nombre físico del activo. Para este caso se pudo comprobar, que 11 placas de los activos no corresponden en realidad al físico del archivo (Anexo No. 6).
Los 426 activos, deben pertenecer a la sede Regional, pero se evidenció que 32 activos son de otras sedes, algunos de otras ciudades y otros, de la bodega (Anexo No. 7).
En un 95%, los equipos de cómputo, son por leasing, el 5% restante son propiedad de Coomeva.
8.1 CONCLUSIONES:
Los activos fijos son de gran importancia en términos monetarios, como para la operación misma de las pequeñas, medianas y grandes empresas, ya sean comerciales, industriales o de servicio. Es importante que en la empresa haya personas responsables encargadas de la custodia y control de éstos, quienes deberán velar por el buen uso que se le den a estos. También debe haber una persona encargada de vigilar desde el momento de su adquisición así como
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inventariar periódicamente contrastando la información que se tiene en el sistema con la realidad de la empresa, y de esta manera, estar pendiente de cada uno de los movimientos que se den desde su adquisición hasta su desuso. Cuando se hace la adquisición de un activo fijo, se lleva a cabo una serie de pasos que logran evidenciar que el activo este en buen uso, placado y con un responsable a cargo. Sin embargo, cuando se hace un movimiento del activo, ya sea de una sede a otra o de cambio de responsable, se puede evidenciar, que en ocasiones hay una serie de errores que distorsionan éste proceso, como por ejemplo: Personas retiradas de la organización que todavía tienen a cargo los activos fijos; al verificar en el sistema si hay existencia de activos en la bodega o en alguna sede y contrastarlos con la realidad, se evidencian faltantes; algunas veces los colaboradores olvidan hacer el movimiento del activo en el formato.
Por las evidencias expuestas anteriormente en el punto de la presentación y análisis de los resultados, tales como: activos que no están placados, entre ellos electrodomésticos de la cocina, activos que no están asignados a ningún responsable, activos que no coinciden en el nombre entre el documento de Excel y el estudio que se hizo y por último, activos que no son de la sede regional y reposan en ésta sede; por la razones expuestas anteriormente, se puede concluir que el manejo que se le da a los activos en un 85% es satisfactorio, ya que el 15% restante, presenta inconsistencias.
Como se mencionó en el marco teórico del trabajo, la empresa cuenta con un aplicativo llamado iassets, el cual permite hacer un control de los activos fijos de cada una de las empresas, pero lastimosamente, en este momento no se está haciendo uso del mismo, ya que los traslados se hacen de forma manual – escrita, generando de esta manera, un reproceso en ésta labor.
Coomeva EPS tiene en un 95% contratos por leasing de los computadores de escritorio y portátiles; el 5% restante son propiedad de Coomeva. La empresa hace esto, ya que como se mencionaba en el marco teórico del presente trabajo, hay activos que cumplen su vida útil y se vuelven obsoletos, en este caso, los equipos de cómputo; es por esta razón que sale más económico para la empresa, alquilar equipos de cómputo, que mantener comprándolos.
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8.2 RECOMENDACIONES:
Hacer un inventario de la sede, donde se corrijan cada una de las inconsistencias planteadas, para tener una base actualizada y sólida.
Realizar un cuadro en Excel en el que se plasme cada uno de los activos, pero no solo con el nombre del responsable del área, sino con el nombre del colaborador, ya que los activos son responsabilidad de cada colaborador, porque son éstos los que lo usan a diario (Anexo No. 8).
Crear una cultura organizacional con relación a los activos fijos, implantando de ésta manera a cada uno de los colaboradores sentido de pertenencia y de responsabilidad por el tema.
Como ya están localizados cada uno de los activos fijos que no poseen placa, la idea es placarlos.
Hacer uso del aplicativo iassets para tener un control actualizado y de forma virtual de los activos que se tienen en la empresa.
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8.3 REFERENCIAS:
Coomeva, G. (2013). Obtenido de http://www.coomeva.com.co/
Ecured. (2010). Conocimiento con todos y para todos. Obtenido de Activos fijos: http://www.ecured.cu/index.php/Activos_fijos
linea, e.-c. c. (2012). Definición de activo fijo. Obtenido de http://www.e-conomic.es/programa/glosario/activo-fijo
Naranjo, P. &. (s.f.). Boletin de Interpretacion Contable y Tributario. Obtenido de www.pkfperu.com/web/documentos/bole11.doc
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8.4 ANEXOS:
Anexo No. 1: Trabajo – Servicio de administración de activos fijos muebles
Es un documento adjunto al trabajo, que sirve como apoyo para lograr una efectiva solución a cada uno de los objetivos planteados al inicio del trabajo
1. OBJETIVO
Facilitar una administración eficiente y control sobre todas las acciones y operaciones concernientes a los bienes inmuebles y muebles propiedad de las empresas del Grupo Coomeva, con la implementación de normas que garanticen la continuidad de la operación y funcionamiento de los mismos, conforme a la demanda de necesidades de las empresas
2. ALCANCE
Inicia desde el momento en que el colaborador recibe el activo placado por parte de CSA, y finaliza cuando el activo se da de baja en el sistema y físicamente ya no se encuentra en las instalaciones de la empresa propietaria.
Aplica a nivel Nacional
3. DEFINICIONES
3.1. Activos Fijos: ART. 64 del Decreto 2649 de 1993. - Se considera todo bien mueble o inmueble que represente los activos tangibles, las propiedades, planta y equipo; construidos o en proceso de construcción siempre y cuando cumplan con todas las características que se indican a continuación:
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- Sean empleados en forma permanente. - Que se requieran para la producción o suministro de otros bienes y
servicios, para arrendarlos ó usarlos en la administración del ente económico.
- Que no estén destinados para la venta. - Cuya vida útil excede de un año.
Vida Útil - ART. 64 del Decreto 2649 de 1993. - Se entiende por vida útil el lapso durante el cual se espera que la propiedad, planta o equipo, contribuirá a la generación de ingresos. Para su determinación es necesario considerar, entre otros factores, las especificaciones de fábrica, el deterioro por el uso, la acción de factores naturales, la obsolescencia por avances tecnológicos y los cambios en la demanda de los bienes o servicios a cuya producción o suministro contribuyen.
3.2. Bienes improductivos: Son aquellos que:
- Desde su adquisición o durante su vida útil no fueron empleados para la producción o suministro de otros bienes y servicios ó para arrendarlos ó para usarlos en la administración del ente económico
- Estando utilizados por un tercero, no genera ingreso para la empresa.
- Aquellos activos que se encuentren almacenados en Bodegas y cumplan con las anteriores características.
3.3. Bienes fungibles: Clasificación de los bienes, utilizada en el derecho en dos sentidos: como aquellos que no se pueden usar conforme a su naturaleza si no se consumen (también conocidos como bienes consumibles), y como aquellos que tienen el mismo poder liberatorio, es decir, que se miran como equivalentes para extinguir obligaciones.
3.4. Leasing: Contrato mediante el cual una parte entrega a la otra un activo para su uso y goce, a cambio de un canon periódico, durante un plazo convenido, a cuyo vencimiento, el bien se restituye a su propietario o se transfiere al usuario, si éste último decide ejercer una opción de adquisición que, generalmente, se pacta a su favor.
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3.4.1. Leasing Financiero: Contrato en virtud del cual, una Compañía de Financiamiento Comercial, denominada LA LEASING, entrega a una persona natural o jurídica, denominada EL LOCATARIO, la tenencia de un activo que ha adquirido para el efecto y que éste último ha seleccionado para su uso y goce, a cambio del pago periódico de una suma de dinero (CANON) durante un plazo pactado y a cuyo vencimiento, el locatario tendrá derecho a adquirir el activo por el valor de la opción de adquisición.
Los contratos de arrendamiento financiero o leasing con opción de compra, que se celebren a partir del 1ro de enero de 1996, se regirán para efectos contables y tributarios de la siguiente manera:
- Tendrán tratamiento de Activos fijos los bienes que provengan de contratos de arrendamiento financiero de inmuebles, cuyo plazo sea menor a 60 meses, de maquinaria, de equipo, muebles y enseres, cuyo plazo sea menor a 36 meses; de vehículos de uso productivo y de equipo de computación, cuyo plazo sea menor a 24 meses.
- Y que además la empresa (arrendatario) presente al 31 diciembre del año inmediatamente anterior activos totales mayores a los límites establecidos en el Estatuto Tributario. De lo contrario serán considerados como un arrendamiento o leasing operativo lo que indica que se registrará como un gasto la totalidad del canon de arrendamiento causado.
3.4.2. Leasing Operativo: Es un contrato en virtud del cual, una persona natural o jurídica, denominada LA ARRENDADORA, entrega a otra, llamada LA ARRENDATARIA, la tenencia de un bien para su uso y goce, a cambio del pago de un canon o renta periódica.
3.5. Bodega: Espacio físico transitorio donde se almacenan activos fijos, sujetos a un proceso de traslado o dar de baja.
3.6. Adiciones, Mejoras y Reparaciones: Las adiciones, mejoras y reparaciones, son las erogaciones que aumenten significativamente la cantidad o calidad de la producción o la vida útil del activo, entendiéndose por:
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- Adición: Inversión agregada al activo inicialmente adquirido. - Mejora: Cambio cualitativo del bien que aumenta la eficiencia o extiendan
la vida útil del activo.
a) Las reparaciones y mejoras que aumenten la eficiencia o extiendan la vida útil del activo constituyen costo adicional por tanto hacen parte del activo. Las erogaciones realizadas para atender el mantenimiento y las reparaciones que se realicen para la conservación de los bienes muebles e inmuebles, no se deben manejar como mayor valor del activo, constituyen un gasto del ejercicio en que se producen.
3.7. Traslado de Activos: Es cualquier movimiento sobre el activo que afecta su pertenencia. Existen diferentes tipos de traslados a saber:
a) Traslado por retiro de un funcionario b) Traslado del activo de un funcionario a otro en la misma área. c) Traslado del activo de un centro de costo a otro d) Traslado de un activo de una unidad a otra e) Traslado de un activo a bodega por obsolescencia o desuso o reposición f) Traslado de un activo de bodega a centro de costos g) Traslado por mantenimiento
3.8. Bajas: Evento en el cual un activo fijo deja de ser parte del inventario físico y del sistema contable de la empresa, causado por pérdida, daño irreparable, robo u obsolescencia. Una vez aprobada la baja del activo se define su destino final, para donación, venta o desmaterialización. Solo se podrá dar de baja un activo cuando ya no se encuentre dentro de las instalaciones de la empresa propietaria.
3.9. Altas: se entenderá por alta todo activo fijo que ingrese a la entidad y no haya sido comprado por está.
3.10. Desmaterialización: Consiste en la destrucción total de un activo dado de baja una vez se determine como irreparable o inservible.
3.11. Sticker o Placa: Documento de identificación que permite la asignación de un código específico a cada activo fijo. El sticker contendrá la siguiente información:
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a) Logo de la empresa propietaria del activo b) Código alfa numérico que está compuesto por el prefijo de la empresa o
unidad de negocio propietaria del activo y el número consecutivo asignado por el aplicativo.
c) Código de barra asignado por el aplicativo.
3.12. Depreciación: Es el reconocimiento del desgaste de los activos que están siendo usados en la operación y estén generando ingresos. Este cálculo se debe realizar sistemática y uniformemente durante el periodo fiscal (enero a diciembre) y durante su vida útil. Sólo se podrá cambiar el método de depreciación previa autorización de la administración de impuestos emitida con seis (6) meses de anticipación a terminar el periodo fiscal a partir del cual se requiera el cambio.
3.13. Avalúo: Es un documento que permite conocer el valor de realización y/o reposición de un bien determinado. Su validez para efectos contables y tributarios requiere que la persona natural o jurídica que lo emite se encuentre inscrita en el Registro Nacional de Avaluadores, lo cual avala la idoneidad profesional. Este se requiere cuando se va a comprar un bien usado y para actualizar contablemente el valor de los activos mayores a 20 SMMLV
3.14. Mantenimiento: Gastos en que se incurre en un activo para mantener su eficiencia operativa en forma normal.
3.15. Preparación: Gastos relacionados con el reemplazo o corrección de partes del activo para su normal funcionamiento.
3.16. Recuperación: Valor de venta de un bien menos el costo en libros.
3.17. FA (Fixed Asset): Modulo de Activos Fijos EBS.
3.18. iAssets: Aplicación Web para el manejo de activos fijos
3.19. PO: (Purchase Order) compras
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3.20. Preparador (Compra): Es quien genera la solicitud de compra en el módulo PO
3.21. Preparador (Traslado): Es quien genera la solicitud de traslado en el módulo iAssets
3.22. Solicitante: Es el funcionario que requiere el activo fijo o requiere un traslado del mismo.
4. DOCUMENTOS RELACIONADOS
Procedimientos
- Reglamento de Compras y Contratación GC-PR-009
- Gestión y Venta de Activos Improductivos GC-PR-015
- Procedimiento de Gestión de Casos TI-PR-031
- Procedimiento General de mantenimiento CSA-MT-PR-01
Instructivos
- Instructivo Control de Inventario de Activos Fijos en Centros de Costos GC-IN-005
- Instructivo Marcación de Activos Fijos Muebles GC-IN-006
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Formatos
- Formato Acta de Baja de Activos Fijos Muebles GC-FT-026.
- Formato Acta de Destrucción de Activos Fijos GC-FT-027
- Formato Novedades de Activos Fijos GC-FT-029 Validar Código – Nuevo Formato
Flujogramas
- Traslado y reclasificación de Activos Fijos
- Baja de Activos Fijos
- Ingreso y placado de activos
- Registro de bienes inmuebles propios y equipos en montaje
- Ingreso de activos en Leasing
- Ingreso de activos en Leasing con opción de compra
- Manejo de cargos diferidos
- Manejo de inventarios
- Depreciación y cierre de activos fijos
- Donaciones de Activos fijos Muebles
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- Venta de Activos Fijos Muebles
Decretos
- Decreto 2649 de 1993 Reglamentación Contabilidad General
- Decreto 3019 de 1989, artículo 6.
- Decreto Tributario 1536 de 07 de mayo de 2007, emitido por el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo
- Estatuto Tributario artículo 125 “Certificados de donación”
5. NORMAS:
5.1. DEFINICIONES GENERALES
5.1.1. Las Gerencias Generales de cada empresa o Unidad de Negocio definirán una persona responsable de coordinar y supervisar el cumplimiento del presente Procedimiento en coordinación con el auxiliar responsable de activos fijos de Coomeva Servicios Administrativos.
5.1.2. Las disposiciones o políticas sobre los activos fijos de Coomeva y sus empresas serán definidas por la Gerencia Corporativa Administrativa.
5.1.3. La adquisición de los activos fijos muebles se debe realizar a través de compras de Coomeva Servicios Administrativos de acuerdo con el reglamento de Compras y Contratación GC-PR-009 y los convenios establecidos con las Empresas.
La adquisición de activos debe obedecer a las siguientes necesidades;
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- Apertura de nuevas sedes. - Remodelaciones o ampliaciones. - Obsolescencia. - Hurto - Ingreso de nuevo colaborador.
Es importante tener en cuenta que la inversión realizada cumpla con los objetivos propuestos.
- Aumentar el nivel de servicio. - Incrementar la capacidad instalada.( responder a las necesidades) - Aumentar el nivel de satisfacción. - Garantizar la continuidad de la prestación de servicio (contingencia) - Aumentar participación en el mercado
Antes de la compra de un activo fijo se debe revisar si hay existencia en la bodega (si la hay, de cualquiera de las empresas/unidades de Coomeva) del tipo de activo requerido, en condiciones adecuadas de uso ya sea para recibirlo por venta o donación, en los casos en donde el activo no sea de la empresa donde labora el colaborador.
5.1.4. Los elementos que de acuerdo a su naturaleza se deben llevar como mayor valor del edificio son: Transformadores, subestaciones eléctricas, tanques de agua, ascensores, cableado estructurado, aires acondicionado centrales, divisiones modulares en vidrio, barras de atención, muebles de madera empotrados, extractores de aire, mesones en acero inoxidable, tanques de almacenamiento, equipos o red contra incendios, avisos publicitarios.
5.1.5. Las Gerencias Generales y Regionales de cada empresa serán las encargadas de aprobar las bajas de cualquier tipo de activo de Coomeva, para lo cual deberán enviar al responsable de activos fijos nacional de cada empresa, el Formato Novedades de Activos Fijos GC-FT-029, el Acta de Baja de Activos Fijos Muebles GC-FT-026 debidamente Firmada. Dependiendo del motivo de la baja y su destino se deben adjuntar:
Hurto: Denuncio y formato de novedades de activos.
Venta: Factura de venta y/o contrato de compraventa.
Daño irreparable u obsolescencia: Reporte técnico. Donaciones: Acta de donación y/o contrato de donación.
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Una vez recibidos los soportes por parte de CSA, este último valida el formato Acta de Baja de Activos Fijos Muebles GC-FT-026 y lo direcciona a la Gerencia General de CSA, quien se encargará de aprobar dicha baja; una vez aprobado CSA realiza la baja en el aplicativo FA (FIXED ASSET) - MÓDULO DE ACTIVOS FIJOS EBS.
La baja de los activos faltantes solo podrá ser autorizada por el Gerente General de cada empresa.
5.1.6. Coomeva Servicios Administrativos es responsable de:
- Coordinar con el proveedor el placado, despacho y entrega del activo fijo, incluidos los activos en leasing.
- Garantizar la interfaz con el modulo de compras. Por lo tanto es responsable de la calidad de la información que se ingresa al modulo
- Generar documento y/o soporte de entrega del activo fijo al colaborador.
- Coordinar el placado de los activos fijos, incluidos los activos en leasing.
- Garantizar que los activos fijos adquiridos sean incluidos dentro de la póliza de seguros, excepto Los adquiridos bajo contrato leasing, los cuales deberán ser adquiridos con seguro.
- Validar y garantizar que se realice el registro en el modulo de activos. y/o asegurarse de recibir el documento de entrega, debidamente firmada por el colaborador responsable del activo.
- Actualizar en el aplicativo los movimientos reportados por los responsables de los activos.
- Generación de reporte de depreciación y ajuste inflacionario.
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- En los casos de las remodelaciones de puesto de trabajo, Coomeva Servicios Administrativos deberá entregar un inventario físico de los activos fijos que se encuentran en el área a remodelar y posterior a la remodelación deberá entregar el mismo inventario, indicando si es el caso para que área o centro de costo trasladó algún activo fijo. Estos inventarios deberán ser los soportes entregados por servicios administrativos y anexarse a la orden de servicio.
- Llevar el control de los activos recibidos en bodega.
- En el acuerdo de servicio con las empresas se definirá el manejo específico de bienes como los que se entreguen a terceros por parte de servicios como los prestados por la UBAS en la EPS.
5.1.7. El colaborador del centro de costos es responsable de:
- Cada colaborador debe ingresar al Módulo web, para validar los activos que tiene asignados y en caso de ser necesario realizar el traslado correspondiente y así mantener actualizado el inventario. Ver “Manual de Usuario iAssets” CO-DC-XXX.
- Si el activo es entregado directamente por el proveedor recibir solo si cumple con los requisitos y/o especificaciones.
- Si el activo es entregado por una empresa transportadora se debe recibir y reportar a CSA si no cumple con los requisitos y/o especificaciones.
- Vigilar que su activo sea placado o placarlo cuando sea el caso.
- Todo colaborador deberá propender por la correcta administración y conservación de los activos, en caso de daños por manejo indebido o perdida del mismo, serán asumidos por el colaborador, de acuerdo a lo establecido por GH.
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- En caso que un Sticker asignado a un activo fijo se extravíe, el responsable del mismo deberá reportarlo a la persona responsable de los activos en Coomeva Servicios Administrativos, quien deberá garantizar el replacado del activo o envío de la placa al colaborador.
- En el caso de vacaciones o licencias el colaborador debe reportar al Jefe y al reemplazo (si lo hay) los activos asignados, el cual debe ser validado al regreso a la empresa.
- Cuando se presenta la desvinculación de un trabajador el jefe de Centro de Costos deberá consultar la relación de activos a cargo de este y hacer un inventario, gestionar el traslado de los activos en el modulo de activos fijos iAssets para su trámite por parte de área de Activos de CSA.
- Para los casos de desvinculación el área de Gestión Humana de la empresa debe solicitar al área de Activos Fijos de CSA un Paz y Salvo de activos para el empleado.
- Cada colaborador deberá realizar una revisión periódica de la asignación de los activos fijos a su cargo cada tres (3) meses y en caso de que existan novedades deberá repórtala al responsable de activos fijos de su empresa, igualmente deberá enviar la certificación de que la actividad ha sido realizada a satisfacción.
- 5.1.8. Normas Contables
- El valor histórico de estos activos incluye todas las erogaciones y cargos necesarios hasta colocarlos en condiciones para ser utilizado o usado, tales como los de ingeniería, supervisión, impuestos, intereses, corrección monetaria proveniente del UPAC (hoy UVR) y ajustes por diferencia en cambio.
- El valor histórico de las propiedades, planta y equipo, recibidas en cambio, permuta, donación, dación en pago o aporte de los propietarios, se determina por el valor convenido por las partes, debidamente aprobado por las autoridades cuando fuere el caso o, cuando no se hubiere determinado su precio, mediante avalúo.
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- Para depreciar los activos fijos de COOMEVA se usará el método de línea Recta, teniendo en cuenta la siguiente tabla.
Los tiempos de depreciación son controlados por el Sistema de Administración de Activos Fijos (FA (FIXED ASSET) - MÓDULO DE ACTIVOS FIJOS EBS) y la fecha tenida en cuenta para su conteo es la fecha de compra del activo.
- El valor con el cual se depreciarán los activos fijos será el valor de compra del activo. Sin embargo se debe tener en cuenta que mensualmente el valor histórico se ajusta por inflación y de la misma manera este valor se debe depreciar y será registrado en otra cuenta. Esta aplicará para las empresas que ajustan por inflación.
- Sólo serán sujetos de depreciación los activos que son usados para la operación del negocio y generan ingresos por la operación del negocio o arriendos, y cuyo costo de adquisición sea mayor a 50 UVT
- Decreto 3019 DE 1989, Artículo 6. (Modificado y actualizado por la ley 1111 de 2006). Los activos fijos depreciables adquiridos a partir del año gravable de 1990, cuyo valor de adquisición sea igual o inferior 50 UVT (unidad de valor Tributario) deberán depreciarse en el mismo año en que
GENERO DEL ACTIVO TIEMPO DE DEPRECIACIÓN (meses)
Muebles, enseres y equipos de Oficina 120
Equipo médico y odontológico 120
Equipo de computo y Telecomunicaciones
60
Vehículos 60
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se adquieran, sin consideración a la vida útil de los mismos. Esto implica que deberá continuar figurando el activo en el Balance, aunque esté depreciado totalmente, debiendo, en consecuencia tratarse el bien depreciado como un activo fijo hasta que el mismo salga del patrimonio social.
- Para depreciar un bien que ha sido usado se debe calcular razonablemente el resto de la vida útil probable para amortizar su costo de adquisición. El tiempo de depreciación no podrá ser mayor ni menor al tiempo establecido en el punto 5.1.8 según él genero del activo.
- La depreciación se empieza a causar automáticamente al mes siguiente en que los activos fijos son comprados, sin embargo en el caso de los Inmuebles, la depreciación se inicia una vez este se encuentre disponible para su uso, para lo cual el jefe del centro de costo deberá informar mediante acta a CSA este evento.
- En el evento que un activo fijo no continué generando ingresos vía utilización o arrendamiento (Bienes improductivos), el jefe de centros de costos, deberá notificar a CSA para que esta no continué depreciando el activo, reclasificándolo como activo improductivo en FA (FIXED ASSET) - MÓDULO DE ACTIVOS FIJOS EBS con el correspondiente registró contable.
5.1.9. Avalúo de Activos
- Cada tres años deberá realizarse el avalúo técnico a los activos cuyo valor ajustado supere los 20 SMMLV, para ajustar contablemente a valor de mercado o Comercial.
- Los bienes improductivos deberán ser avaluados cada año debido a que no se consideran activos fijos y se debe cumplir con las normas contables que exigen que se debe contabilizar todos los activos a su valor de realización (Artículo 12 del decreto 2649 de 1993).
5.1.10. Conciliación de activos
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- Mensualmente se deberá realizar la conciliación de los registros de las compras de activos y del cálculo de la depreciación entre la aplicación contable y el FA (FIXED ASSET) - MÓDULO DE ACTIVOS FIJOS EBS.
- El administrador de los activos fijos de Coomeva Servicios Administrativos deberá asegurar que se ejecute el proceso de conciliación mensual de la conciliación y gestionar los ajustes del caso para que las partidas sean depuradas (refinadas)
5.1.11. Control de Activos Fijos muebles en Leasing:
- Las negociaciones de los activos fijos muebles utilizados bajo la modalidad de arrendamiento o Leasing se definirán de acuerdo al reglamento de compras y contratación CO-PR-009.
- Es responsabilidad del administrador de adquisición de los bienes de leasing realizar las siguientes actividades:
Registro detallado de la identificación, compañía de Leasing propietaria del activo, la empresa del Grupo Coomeva que hace uso del bien, la ciudad y el número consecutivo de control, al igual que de los movimientos que se realicen con este tipo de activos.
En las negociaciones se deberá definir detalladamente las condiciones propias del manejo de los activos en leasing, forma de pedido, forma de entrega, mecanismos de soporte o mantenimiento, condiciones para la devolución o para compra o cambios en caso de defectos y responsabilidad y mecanismo de aseguramiento contra todo riesgo.
Los activos adquiridos en leasing deberán ser ingresados en el aplicativo de activos fijos, una vez allí CSA se responsabiliza de su control.
- Identificación: Los activos en Leasing se identificarán con un Sticker el cual debe incluir nombre de la compañía de Leasing y un consecutivo, éste será suministrado por la empresa de Leasing con la cual se haya realizado la negociación.
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- Contabilización del leasing financiero: El bien se registra dentro de su balance como un activo no monetario que debe ser ajustado por inflación y depreciado, de conformidad con la naturaleza del bien. Simultáneamente debe contabilizar un pasivo por el mismo valor. El valor del activo y del pasivo debe ser igual al valor presente de los cánones y de la opción de adquisición pactada al iniciarse el contrato de leasing.
Los cánones serán divididos en amortización y costo financiero. La amortización constituirá un menor valor del pasivo registrado y la parte correspondiente al costo financiero será un gasto financiero deducible del impuesto de renta.
En el momento de ejercer la opción de adquisición, con su valor deberá cancelarse el pasivo registrado, para lo cual es permitido efectuar los ajustes que sean necesarios.
- Contabilización del leasing Operativo: El arrendatario contabiliza un contrato de leasing operativo como cualquier contrato de arrendamiento. El activo no se registra en su balance y el canon se registra en el Estado de Pérdidas y Ganancias como un gasto deducible del impuesto de renta. En el leasing operativo al no registrarse el bien dentro del balance del locatario no se genera un aumento en el valor del activo, por lo que el leasing no incide en el valor a pagar por concepto de impuesto al patrimonio.
Los activos fijos en Leasing no deben depreciase puesto que para efectos fiscales, dicha depreciación la realiza la compañía de Leasing. Los contratos de arrendamiento financiero se consideraran como un arrendamiento operativo.
En el caso que se haga uso de la opción de compra en el Leasing Operativo, el activo se manejará como un Alta y la fecha para la depreciación será la del día en que se decide adquirirlo.
5.1.12. ADMINISTRACIÓN DELEGADA Cuando un proyecto sea concebido bajo la modalidad de Administración delegada: el administrador solo deberá comprar los elementos correspondientes a la infraestructura física, es decir no debe comprar activos ni elementos que se llevan como mayor valor del
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edificio. En caso que el administrador delegado realice la compra de equipos, se debe negociar el no cobro del porcentaje de administración además debe entregar la siguiente información: marca, modelo, serie, valor, iva, proveedor, No. factura o contrato, fecha de compra, garantía) y formato de cargue. Posteriormente debe entregar esta información al área de activos Fijos de Coomeva.
5.1.13. LLAVE EN MANO Cuando la modalidad de contrato sea a todo costo o llave en mano, el propietario del inmueble/inversionista, deberá dotar el inmueble con todos los activos que forman parte del edificio (Transformadores, subestaciones eléctricas, tanques de agua, ascensores, cableado estructurado, aires acondicionado centrales, divisiones modulares en vidrio, barras de atención, muebles de madera empotrados, extractores de aire, mesones en acero inoxidable, tanques de almacenamiento, equipos o red contra incendios, etc).
Nota: Estos elementos no serán del futuro arrendatario.
5.1.1.4. INMUEBLES PROPIEDAD DE TERCEROS: Para los inmuebles propiedad de terceros, no se deben comprar elementos tales como: (Transformadores, subestaciones eléctricas, tanques de agua, ascensores, cableado estructurado, aires acondicionado centrales, divisiones modulares en vidrio, barras de atención, muebles de madera empotrados, extractores de aire, mesones en acero inoxidable, tanques de almacenamiento, equipos o red contra incendios, etc). En la eventualidad que se requiera realizar este proceso para la operación del negocio, no se deben registrar al activo fijo, sino que se llevan al diferido como mejora en propiedad ajena.
Para las Sedes propiedad de terceros, se debe incluir en los contratos que los mantenimientos preventivos y correctivos son responsabilidad del propietario de los activos; en caso de daño por mal manejo de las condiciones normales de operación las empresas del grupo Coomeva reconocerán el valor de reposición del bien teniendo en cuenta su antiguedad, estado y depreciación (Elementos muebles).
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5.2. COMPRA DE ACTIVOS FIJOS
5.2.1. Todos Colaboradores de Coomeva que requieran un activo fijo deben enviar por medio de correo electrónico su necesidad sustentando la misma al jefe de centro de costos que pertenece.
5.2.2. Es responsabilidad del jefe del centro de costos enviar por medio de correo electrónico al Preparador la solicitud de compra del activo incluyendo la justificación respectiva.
5.2.3. El funcionario que requiere el activo fijo, es a quien se le debe asignar el activo fijo comprado.
5.2.4. Solo el colaborador con el rol en Oracle EBS de Solicitante de Compra, que en el aplicativo se denomina como “Preparador”. Puede generar la solicitud de compra en nombre de otra persona en el módulo PO a su vez, registrar en el campo “Solicitante”, el nombre del funcionario que requiere el activo fijo.
5.2.5. Al generar la solicitud de compra es obligatorio escoger en Tipo de Gasto DIFERIDO y colocar la dirección de donde va a quedar ubicado finalmente el activo.
5.2.6. Toda solicitud de compra de Activos Fijos debe tener en el segmento (cuenta) de la Cuenta Cargo Compensación Activos Fijos.
5.2.7. El Jefe de Centro de Costos es quien debe aprobar la compra del activo fijo valorizado de acuerdo con lo dispuesto en el procedimiento de compra de Bienes y servicios SC-PR-XXX.
5.2.8. El Comprador de Coomeva CSA para Coomeva es la persona autorizada para realizar la gestión con el proveedor, negociaciones y a su vez es quien debe crear la orden de compra en la EBS.
5.2.9. En caso de que Coomeva reciba o utilice bienes de terceros, estos deben estar asegurados por el propietario del bien o el proveedor/inversionista.
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En caso que Coomeva vaya a tomar un inmueble en arrendamiento, el área de infraestructura o el responsable del proyecto solicitarán al propietario del inmueble el listado de equipos que se encuentran en el mismo. Este debe contener: Marca, modelo, serie, placa de activo, estado, valor de compra, además deben estar asegurados.
5.3. RECIBO Y ENTREGA DE ACTIVOS FIJOS
5.3.1. La recepción del activo fijo es realizado por el funcionario a quien fue asignado el activo fijo en el aplicativo está definido como “solicitante”.
Nota: El Solicitante debe tener la responsabilidad de “PO Receptor” para poder realizar la recepción del activo.
5.3.2. El solicitante debe verificar que el activo este placado, si el Activo Fijo no se encuentra Placado debe informar al Auxiliar Activos Fijos CSA vía correo Electrónico de la novedad para que se plaque lo antes posible. En algunos casos se puede realizar la devolución del activo sino viene placado.
5.3.3. El solicitante debe hacer la recepción del activo fijo en el módulo PO y registrar el número de placado.
5.3.4. Para la recepción de activos fijos para Coomeva los colaboradores NO deben utilizar el Modulo I’Procurement.
5.3.5. Control de Activos Fijos muebles en Leasing.
5.3.5.1. El área de tecnología debe recibir los equipos de computo comprados en leasing para que una vez el proveedor realice la configuración y placado sean asignados al responsable del activo fijo
Nota: las cajas solamente deben ser abiertas en presencia del proveedor.
5.3.5.2. El solicitante debe ingresar el número de placa del activo una vez el proveedor realice la configuración e instalación de los programas en el módulo PO.
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5.3.6. Coomeva Servicios Administrativos Coordinará el recibo y entrega de los activos fijos adquiridos a través del área de compras a nivel nacional o a través de las áreas de compras de las Regionales.
5.3.7. La recepción de activos de informática será responsabilidad del área de compras de CSA y Logistica de cada empresa, según se haya definido en las negociaciones con los proveedores. En todos los casos se coordinará el recibo e ingreso con los responsables de la Administración de Activos Fijos de CSA.
5.3.8. Las garantías de los activos adquiridos por Coomeva Servicios Administrativos serán custodiadas dentro del archivo de gestión de Compras. Estas deben ser entregadas a las unidades encargadas del mantenimiento cuando se requiera hacer una reclamación. Para la custodia de la garantía de los activos que son comprados se debe conservar la garantía junto con la orden de compra y solicitud de pago.
5.4. IDENTIFICACIÓN Y REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS
5.4.1. Para entrar en circulación un activo fijo y soportar los movimientos necesarios para el ingreso este debe ser identificado con su respectiva placa, acorde con el instructivo Marcación de Activos GC-IN-006. En los casos donde el área de compras o el responsable de la administración en CSA de los activos fijos nacional o regional sea quien reciba y entrega el bien, este deberá ser placado antes de su respectiva entrega.
5.4.2. Una vez recibido físicamente el activo en Coomeva y sus empresas, éste debe registrarse por Auxiliar de Activos Fijos con el documento correspondiente bien sea Remisión o factura en un tiempo no mayor a 2 días hábiles, generar y pegar la placa en un tiempo máximo de 3 días hábiles después de haber recibido la remisión o factura y reportarse a Solidaridad y Seguros.
5.4.3. Para los casos en que no es posible pegar la placa sobre el activo, dada su delicadeza y/o ausencia de espacio para ello por su tamaño, esta se debe
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pegar en una hoja con las especificaciones del activo al que pertenece, dicho documento debe reposar en un fólder en poder del responsable del activo. Esto aplica para Activos Especiales.
5.4.4. El Auxiliar de Activos deberá actualizar el Control de Placado, de manera que garantice el cumplimiento de los tiempos establecidos para ello.
5.4.5. Todo activo que ingrese a COOMEVA o sus empresas, que no sea de propiedad de esta, debe ingresar debidamente placado y en el caso de los Leasing, deberá reportarse al área de CSA para que esta lo registre en el FA (FIXED ASSET) - MÓDULO DE ACTIVOS FIJOS EBS.
5.5. GARANTIA Y/O MANTENIMIENTO ACTIVOS FIJOS
5.5.1. Cuando se requiera que un bien sea revisado por presuntas fallas, el usuario debe asegurarse si está o no en vigencia la Garantía, cuando ésta corresponda. De ser así, el usuario del activo debe solicitar al área Administrativa de la empresa propietaria, para que este gestione si es el caso con CSA la aplicación de la garantía. De lo contrario, es decir si la garantía expiró, cualquier chequeo o reparación deberá ser coordinada a través del área administrativa y de Mantenimiento de CSA.
5.5.2. El mantenimiento preventivo y correctivo de los activos fijos muebles es responsabilidad del área administrativa de la empresa propietaria y será coordinada con el área de Mantenimiento de Coomeva Servicios Administrativos y Mesa de Ayuda Nacional, según sea el tipo del activo y de los acuerdos de servicios que se realicen con cada una de las empresas de Coomeva.
5.5.3. Las solicitudes de Mantenimiento correctivo de los activos deben ser comunicadas por los Colaboradores directamente a las áreas de servicio mencionadas en el numeral 6.4.1. según los procedimientos definidos, Procedimiento General de Mantenimiento CSA-MT-PR-01 y procedimiento de Gestión de Casos TI-PR-031 para equipos de informática.
5.5.4. Los Traslados de activos fijos para mantenimiento deben ser relacionados por el colaborador en el formato Novedades de Activos GC-FT-029.
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5.5.5. El mantenimiento de los Activos que ameriten el retiro de este para una revisión más detallada y una reparación, requiere que el responsable del Activo diligencie el Formato Novedades de Activos GC-FT-029 lo haga firmar solamente por el responsable de la reparación o mantenimiento del Activo, quedando cada uno con un documento de modo que el activo se pueda movilizar por la empresa con este formato.
5.5.6. Es deber del responsable del activo coordinar el retorno del mismo a la dependencia (ya reparado). Al realizarse esta devolución el reparador del activo hará firmar la devolución de este y quedará con el documento para su record y control. No será válida ninguna excusa para el no asumir la responsabilidad de activos en reparación, si por algún motivo el encargado del mantenimiento del elemento no devuelve el mismo a pesar de las solicitudes entonces deberá informarse a la Gerencia Corporativa Administrativa mediante oficio radicado con copia a Auditoría Interna y se deberá tener el documento de soporte de que el activo salió para mantenimiento.
5.5.7. Para garantizar una adecuada preservación de los equipos y además para no perder la garantía, cuando se compren equipos para proyectos de infraestructura, se debe incluir en el contrato y/o compra de los equipos, el mantenimiento preventivo por el periodo de tiempo según fabricante y que además se dejen establecidas las tarifas de los mantenimientos correctivos.
5.6. ADICIONES O MEJORAS
Las adiciones, mejoras y reparaciones, son las erogaciones que aumenten significativamente la cantidad o calidad de la producción o la vida útil del activo y que su valor exceda los dos (2) SMMLV, caso en el cual este valor deberá contabilizarse como un mayor valor del costo histórico del activo; de lo contrario, estas erogaciones se llevarán al gasto.
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5.7. SALIDA DE ACTIVOS FIJOS
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5.7.1. Los activos fijos que se vayan a retirar de las instalaciones o sedes de Coomeva deben estar autorizados por el Jefe del área propietaria en el formato “Novedades de Activos Fijos GC-FT-029”.
Antes de retirarse un activo de las instalaciones de la empresa, deberá estar asegurado y realizar y validar las medidas de seguridad necesarias para su conservación.
5.7.2. En los casos en que el colaborador requiera permanentemente movilizar fuera de su sitio de trabajo alguno de los activos asignados a su cargo, deberá indicar en el “Formato Novedades de Activos Fijos GC-FT-029” que es de carácter permanente. Esta deberá estar firmada por su jefe inmediato y deberá conservarla junto con el activo en caso de que lo requieran.
5.7.3. Los vigilantes que se encuentren en las instalaciones o sedes de Coomeva y sus Empresas, deberán registrar la salida de activos fijos y podrán exigir el “Formato Novedades de Activos Fijos GC-FT-029”.
5.8. TRASLADO DE ACTIVOS FIJOS
5.8.1. Toda solicitud de traslado de activos fijos se debe realiza a través del portal de Oracle E-Business Suite llamado iAssets.
5.8.2. Solo las personas definidas con la responsabilidad “I Assets Solicitante”. Deben realizar la solicitud de la transferencia de un Activo Fijo. Se pueden solicitar 3 tipos de Transferencias:
- Transferencia de Ubicación, Dirección. - Transferencia de Responsable, Nombre de Empleado. - Transferencia de Centro de Costo, Cuenta de Gastos.
Nota: Si no tiene la responsabilidad dentro de la EBS su trámite se debe realizar de acuerdo a lo definido en el Procedimiento SC-PR-015 administración Seguridad Tecnológica.
5.8.3. La aprobación del traslado es realizada por el Jefe directo del solicitante y se debe hacer a través del portal iAssets.
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5.8.4. La aprobación de la recepción del traslado se hace por el portal iAssets por el jefe del centro de costo o el centro de costo de la persona que recepciona el activo fijo.
5.8.5. En cada cambio de cargo se debe validar la movilidad y la correspondencia de los activos asignados.
5.8.6. En caso de retiro de los empleados el jefe directo debe validar que los activos a cargo correspondan a los entregados. En caso de que no exista el funcionario de reemplazo, el traslado deberá realizarse temporalmente al Jefe inmediato.
5.8.7. Los costos en que se incurra por los movimientos de un activo fijo mueble, incluido el destino final de un activo dado de baja, serán asumidos por cada centro de costos.
5.8.8. Los activos fijos que se encuentren en la bodega en condiciones de uso, se podrán trasladar a centros de costos de la misma empresa dueña del activo o a empresas o unidades de negocio de Coomeva, en cuyo caso el traslado, baja o tramite que se defina deberá ser autorizado por la Gerencia nacional o regional de la empresa dueña del activo.
5.9. BAJA DE ACTIVO FIJOS
5.9.1. Para la baja de activos fijos muebles, se debe aplicar el instructivo MUL-IN-GG-039.
5.9.2. Para que se pueda dar de baja un activo fijo se debe dar alguno de los siguientes motivos:
- Daño irreparable - Obsoleto, no necesariamente tiene que ser un equipo malo, si no que se
requiere de otro más moderno par hacer más eficiente el servicio a prestar a Coomeva.
- Poco eficiente por su alto costo de mantenimiento o de operación.
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- No reparables, debido a que no se consiguen repuestos en el mercado. - Faltante en inventario de activos fijos - Por extravio, robo y hurto - Por venta.
Los activos reportados a la bodega deben ser diagnosticadas según el activo por la Unidad de Tecnología o Mantenimiento.
5.9.3. Cuando se detecta el extravío o robo de un activo fijo, la persona a la cual se le extravía o hurtan el activo, debe realizar el denuncio respectivo ante la autoridad judicial competente. e informar del evento al jefe de área, Seguridad y responsables de activos fijos. Los cuales realizarán una investigación para aclarar el hecho y definir responsabilidades, en caso de ser necesario el tema se manejara con el área de auditoría de cada empresa Con la copia del denuncio se realizará la baja del activo por extravío o robo. Si el activo extraviado es un equipo de informática se debe reportar a la Unidad de Tecnología para su respectivo control.
5.9.4. Para dar de baja un activo fijo el área responsable de los de Activos Fijos de cada empresa, debe diligenciar el formato “Acta de Baja de Activos Fijos Muebles GC-FT-026” con todos los soportes correspondientes o requeridos según el motivo de la baja, la cual debe ser aprobada y firmada por el Gerente General de Empresa o el Gerente Regional según el origen del bien.
Nota: Para Coomeva el ente aprobador será la Gerencia Corporativa Administrativa
5.10. DESTINO DE ACTIVOS DADOS DE BAJA
Una vez se dictamine la baja de un activo se debe determinar si los activos no sirven en Coomeva y sus empresas o si se puede reutilizar alguna parte, el destino final depende de cual sea la mejor opción para la empresa propietaria y el orden para definir su destino es el siguiente:
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5.10.1. Donación:
- Destino:
Donación a empresas de Coomeva, cuando estas la soliciten expresamente mediante correo electrónico o documento escrito (Aplicar instructivo MUL-IN-GG-040).
Donación a entidades sin ánimo de lucro (Aplicar instructivo MUL-IN-GG-040): En caso de que el activo no pueda ser vendido, no justifique su aprovechamiento y pueda ser útil a una institución benéfica sin ánimo de lucro o proyectos especiales del gobierno. Para el Nit Coomeva se podrá donar previa autorización del Gerente Corporativo Administrativo y para las demás empresas lo autorizan las Gerencias Generales y Regionales.
- Criterios:
El criterio de evaluación y selección de las solicitudes de donación será el orden cronológico de llegada a Coomeva.
La donación deberá estar soportada por un acta de entrega la cual se debe dejar claramente definido el inventario de activos a entregar. La cual debe relacionar: descripción, marca, modelo, serie, placa y valor en libros.
Los Equipos para donación no tendrán garantía por parte de Coomeva y sus empresas.
En los casos de donación de equipo de cómputo se deberá desinstalar el software institucional o programas propios del funcionamiento de las empresas y se entregarán únicamente con el sistema operativo instalado originalmente por el fabricante.
Cualquier software adicional al sistema operativo instalado por el fabricante deberá ser licenciado por la empresa o persona donataria.
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5.9.2. Venta:
El área administrativa y/o financiera de cada empresa, establecerá el precio de venta del activo. Previa autorización de la Gerencia General (. Se tendrán en cuenta los siguientes parámetros:
a) El precio del activo se definirá teniendo en cuenta el estado, adiciones realizadas, el valor en el mercado.
b) Una vez definidos los precios de los activos fijos muebles, se colocarán en exhibición en fechas y lugares previamente seleccionados para tal fin, la venta se realizará en el siguiente orden de prioridad:
- Empresas o Unidades de Negocio de Coomeva: Las cuales deben ser notificadas oportunamente del inventario detallado de los bienes en venta. En estos casos se puede definir que los activos se donan a la empresa interesada.
- Empleados y Asociados: Se deben dar a conocer con una semana de anticipación los activos, los precios de venta y las instrucciones requeridas a los empleados y asociados de Coomeva y sus Empresas.
- Terceros: De no haber ofertas de empleados y asociados, se realizará la divulgación e invitación a personas externas a Coomeva.
c) La promoción para la venta de estos bienes se realizará a través de los medios regulares de información al asociado o al público en general, como el Boletín de Noticias Coomeva, Internet, Intranet, periódicos regionales o cualquier otro medio informativo.
d) La venta se realizará a la primera persona (de acuerdo al orden definido, Empleado, Asociado, Tercero) interesada en la compra y que haya realizado el pago en efectivo del activo en la oficina de Depósito de Coomeva.
e) Los ingresos recibidos por ventas deben ser aplicados a la empresa y regional dueña de éste, en las cuentas contables que se hayan definido previamente para cada una.
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5.9.3. Desmaterialización
Los bienes a desmaterializar deben estar debidamente inventariados e identificados y relacionados en un acta de aprobación “Formato Acta de Baja de Activos Fijos Muebles GC-FT-026”, la cual debe estar aprobada por la Gerencia General Corporativa o la Gerencia General de empresa, previo visto bueno de la Auditoría Interna. En el acta debe quedar definido el destino final de las partes que se desmaterializarán.
- La desmaterialización puede ser realizada en cualquiera de las sedes o ciudades de Coomeva a nivel nacional, por colaboradores de la empresa o contratada con un tercero quien se encargaría del destino final de las partes desmaterializadas, una vez se verifique que éstas son realmente inservibles y de las cuales no se puede extraer información.
- La desmaterialización en todos los casos debe estar acompañada por un representante de Auditoría Interna, un representante del proceso Administración de Activos Fijos de CSA, un representante del área especializada en el conocimiento y manejo de los bienes en cuestión. Las personas involucradas en el proceso, incluidos los terceros, deben elaborar el “Acta de destrucción de activos fijos GC-FT-027”, donde se certifique el proceso realizado y se dé fe que los bienes han quedado en estado inservible.
- Las partes desmaterializadas, si se requiere, pueden ser quemadas, enterradas, entregadas como chatarra o enviadas a un basurero según como quede definido en el acta de aprobación del proceso.
- El acta de aprobación y el acta de destrucción deben quedar en custodia del responsable del proceso de Administración de Activos Fijos y una copia en la Auditoría Interna.
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5.11. INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS
5.11.1. Los colaboradores deben ingresar trimestralmente al portal iAssets y hacer un inventario de los activos fijos asignados al igual que el estado actual de los mismos y adjuntar el reporte técnico para los casos en que aplique.
5.11.2. Para el inventario de activos fijos todos los colaboradores de Coomeva deben:
- Validar los activos asignados en el aplicativo contra aquellos que se encuentran disponibles en el puesto de trabajo.
- Validar que cada Activo fijo tenga el placado correspondiente, descripción, modelo y serie de lo contrario debe reportarse en correo electrónico al responsable de activos fijos, según corresponda: A nivel regional al Jefe Regional Administrativo y en la nacional al Analista Nacional Administrativo responsable de Activos fijos de Coomeva, de igual forma se debe informar al funcionario de Coomeva Servicios Administrativos responsable de Activos Fijos en la regional.
- Realizar el traslado o reclasificación del activo fijo. Traslado es cuando debe asignarse a otro funcionario o a bodega. Reclasificación es cuando se requiere cambiar el centro de costos o ubicación física.
- Quien autoriza los traslados a Bodega es el responsable de activos fijos nacional o regional.
- En caso que el estado del activo esté obsoleto o deteriorado, deberá reportarse con el informe técnico así:
- Equipos de computo: con el reporte técnico de la UTI que certifique el estado, previa generación del e-case
- Otros Activos: Con el reporte técnico generado por el proveedor que es contactado desde el área administrativa Regional.
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5.10.3. Cada empresa definirá la periodicidad con la que se debe llevar a cabo el inventario físico de todos los activos fijos, productivos e improductivos, la cual no deberá ser superior a 3 años. Igualmente la empresa definirá la persona natural o jurídica con la que contratará la toma física del inventario. Se deberá coordinar con CSA, en todos los casos, los resultados de los inventarios, para que se registren los ajustes respectivos en el FA (FIXED ASSET) - MÓDULO DE ACTIVOS FIJOS EBS con el consecuente registro contable, previa autorización de la Gerencia General de cada empresa, siendo responsabilidad de esta tramitar las autorizaciones correspondientes.
5.10.4. Las empresas del Grupo Empresarial Coomeva coordinarán que cada jefatura de centro de costo realice 3 veces al año la revisión de los activos asignados a cada empleado, de tal manera que se investiguen y se reporten al área de administración de activos las novedades encontradas y así de esta manera mantener actualizado los inventarios de activos fijos muebles.
5.12. CONSTRUCCIONES EN CURSO
- Cada vez que se vaya a iniciar un proyecto de infraestructura, de manera previa, se debe informar al área administrativa para que de manera conjunta realicen los cronogramas de plan de compras, gestión y contabilización de los activos. (Pólizas, marcación, asignación, ingreso contable, inventario). Igualmente, de manera mensual se debe suministrar El listado de proyectos en curso, el cual debe contener: Nombre del proyecto, ubicación, tipo de proyecto (Sede nueva, remodelación, traslado), estado de la obra, fecha de finalización, tipo de contrato.
- Cuando se vayan a realizar construcciones de sedes nuevas, se debe negociar con el inversionista o firma constructora, el valor de los elementos instalados tales como: Puertas, ventanas, rejas, mesones en acero, lavamanos, sanitarios, etc., en conclusión todos los resultantes de la demolición; esto con el objetivo de tener un ingreso adicional o disminuir el valor de la inversión.
- En el momento en que se termine una obra, incluyendo sus adecuaciones y se de inicio a la operación:
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Se debe trasladar de la cuenta de construcciones en curso a la cuenta del activo el inmueble, de no ser posible el responsable de la obra deberá elaborar un acta donde informe los motivos por los cuales se requiere más tiempo y enuncie la fecha de entrega. El tiempo máximo definido para que un inmueble se traslade de construcciones en curso al activo será de 2 meses, contados a partir de la fecha en que se termina la obra.
El área de infraestructura o responsable de la obra, debe suministrar al área administrativa, el acta de junta o comité que aprobó el proyecto, valor aprobado y valor ejecutado, acta de cierre de obra, listado de activos, formato para cargue de activos (Administración delegada) a partir de este momento se hace entrega en sitio al área administrativa (Elaborar acta)
Nota: Todos estos valores deben tener el visto bueno y revisión por parte del área Financiera Nacional o Regional si es el caso.
- Antes de realizar un proyecto tales como: Cambio de imagen, sede nueva, remodelación, traslado, cambio de tecnología, etc., de manera previa se debe validar el valor de los activos que existen para conocer cual sería el impacto financiero, en caso de no ser necesarios proceder a su venta / donación.
Es importante validar que la inversión realizada cumpla con los objetivos propuestos; por lo tanto se debe incluir en las matrices de evaluación financiera los siguientes indicadores para la compra de activos.
Aumentar el nivel de servicio.
Incrementar la capacidad instalada.( responder a las necesidades)
Aumentar el nivel de satisfacción.
Garantizar la continuidad de la prestación de servicio (contingencia)
Aumentar participación en el mercado
- Para los cambios de imagen física, proyectos de traslado y/o sedes nuevas, se debe incluir en los términos de referencia para la dotación del mobiliario, la retoma de los activos existentes (en parte de pago), esto con el propósito de optimizar la baja de activos y evitar pérdidas a la hora de venta de los mismos; igualmente se debe solicitar a la junta o comité de aprobación del proyecto la autorización para proceder con la baja de los activos existentes (al valor de mercado).
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- En caso de adquirir sedes nuevas, el área de Infraestructura debe validar con el área financiera si el centro de costo ya existe o si es necesario crearlo, si es un traslado, el cc de costo y el responsable es el existente, si es un proyecto nuevo y no hay responsable, de manera temporal será el área de infraestructura. Posteriormente gestionará con el área de Logistica y compras de CSA la consecución de los elementos necesarios para la obra
La recepción de los activos se realizará con el apoyo de las áreas de activos de cada empresa y CSA, el placado de los mismos se lleva a cabo al momento de la instalación o posterior entrega con presencia del proveedor, al finalizar la obra el área responsable del proyecto, deberá hacer entrega de la sede al área administrativa, quien en compañía del área de activos de CSA realizará inventario y gestiona la asignación de activos. Según listado entregado por el responsable del proyecto.
5.13. REMODELACIONES
5.13.1. En los casos de remodelaciones el área de mantenimiento deberá coordinar con el área de administración de activos fijos, la toma del inventario antes y después de la remodelación.
5.13.2. El área que requiera efectuar remodelación que implique movimiento de activos, deberá dar notificación al área de administración de activos fijos, para que esta coordine la realización del inventario físico de los activos fijos que se encuentran en el área a remodelar antes y después de la remodelación.
5.13.3. Manejo de Bienes Especiales:
a) Se consideran bienes especiales los siguientes:
- Superficies modulares - Paneles o divisiones modulares
b) El control de estos bienes se realizará así:
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- Las superficies se manejarán por puesto de trabajo (conjunto de superficies y archivador incorporado), independientes a las divisiones modulares. Estas tendrán una sola placa por puesto.
- Los paneles o divisiones modulares son considerados muebles o equipos de oficina, por lo tanto su depreciación es a diez años. Se controlarán por metro cuadrado y serán cargados al centro de costo de la sede u oficina, es decir una sola placa; en caso de una mejora o adición se lleva como activo hijo.
- Las divisiones modulares en vidrio se llevan como mayor valor del edificio.
c) Estos activos se asignarán al empleado responsable o usuario del mismo dentro del centro de costos.
5.14. SEGURO DE LOS ACTIVOS
a) El Auxiliar Activos Fijos es el encargado de canalizar ante el área de seguros de COOMEVA todas las comunicaciones relacionadas exclusivamente con las siguientes pólizas:
- Manejo global comercial - Responsabilidad civil extracontractual - Automóviles institucionales - Sustracción - Corriente débil (equipo electrónico) - Maquinaria y equipo - Rotura de maquinaria - Transportes - Incendio
b) La Oficina de Activos Fijos será la sección encargada de coordinar que los diferentes pagos a la compañía de seguros se realicen dentro del tiempo acordado.
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c) El Auxiliar de Activos Fijos de CSA debe reportar mensualmente los ingresos y movimientos nacionales de los activos al área de Seguros de COOMEVA, para que sean incluidos o excluidos en las diferentes pólizas de seguros. Dicha comunicación puede ser por memorando, carta o e-mail, por correspondencia, fax o cualquier otro medio electrónico.
d) El Área de activos fijos de CSA, será la responsable de realizar las gestiones de reclamación ante la compañía de seguros, y tramitar su baja del modulo de activos fijos.
e) La información mínima necesaria que se reporta al área de Seguros es:
- Descripción del activo - Número de placa de inventario asignada - Fecha de adquisición - Valor de adquisición
5.15. MANEJO DE ACTIVOS QUE SON PARTE DE LA INFRAESTRUCTURA DE LOS EDIFICIOS
a) Se consideran en este grupo a todos aquellos que son requeridos para la operación del edificio donde opere la empresa. Ejemplo: Aires Acondicionados, Plantas Eléctricas, Motobombas, Switches, Routers, Modems, Servidores.
b) Los activos que sean parte de la infraestructura del inmueble, siendo este de propiedad de COOMEVA o de sus empresas, deberán estar cargados al Centro de Costos que la empresa determine para manejo de estos activos. En caso de que el bien no sea propio sino alquilado, estos activos serán cargados al centro de costo que realizó la solicitud de alquiler.
c) El pago de la depreciación de los activos que son parte de la infraestructura de inmueble, deberán ser redistribuidos entre todos los centros de costos a los que dé cobertura del activo. Siempre y cuando sea posible o el aplicativo FA (FIXED ASSET) - MÓDULO DE ACTIVOS FIJOS EBS lo permita.
d) Para el caso de COOMEVA, los activos que son parte de la infraestructura de bienes inmuebles propios, deberán ser cargados todos a un centro de costos que pertenezca a la Unidad Corporativa y que ésta determine por cada inmueble.
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5.16. BODEGA DE ACTIVOS
a) CSA proveerá el servicio de administración de unos espacios para el almacenamiento de los activos que estén en proceso de ser Dados de Baja pero que no se encuentren en funcionamiento para la operación del negocio. Estos espacios deberán constar de:
- Acceso restringido - Demarcación de las áreas ocupadas por los activos de cada Empresa y/o
Unidad de Negocio - Equipamento de seguridad industrial: extintores, sensores de movimiento,
etc. - Área de recepción - Aireación acorde a las condiciones del sitio - Iluminación suficiente por cada área - Estantes donde reposen activos que sean de fácil ubicación en estos, estos
debidamente marcados y clasificados - Elementos de aseo - Archivador con información de los activos - Baños - Estas bodegas tendrán un centro de costo administrativo por empresa
(ubicación) - Se deberá hacer gestión mensualmente para determinar el estado y destino
de los activos en bodega de tal manera que no se vuelvan permanentes
b) Estas bodegas tendrán un centro de costo administrativo por empresa (ubicación).
c) Se deberá hacer gestión mensualmente para determinar el estado y destino de los activos en bodega de tal manera que no se vuelvan permanentes.
d) La administración de las Bodegas será responsabilidad de CSA (Esta norma queda condicionada a lo que se defina en los Acuerdos de Servicio), estando dentro de ello contemplado lo siguiente:
- Mantener el sitio en óptimas condiciones de aseo. - Controlar el ingreso o salida de elementos
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- Velar porque se mantengan los activos ubicados en las áreas asignadas a cada Empresa y/o Unidad de Negocio.
- Asegurar que todo activo tenga una ficha o kardex físico en la Bodega y que se encuentre debidamente placado.
- Verificar que el ingreso esté avalado por el Jefe de Centro de Costo. - Verificar que la salida esté con el aval de CSA y la empresa dueña del
activo. - Mantener de información permanente sobre el contenido de la bodega.
e) Los gastos por el mantenimiento de la Bodega serán pagados por CSA y distribuidos entre todas las empresas de COOMEVA.
f) Todos los activos que sean remitidos a la Bodega, deberán tener la remisión correspondiente, con el diagnóstico del estado del bien.
Anexo No. 2: Activos que no están placados
PLACA ACTIVO DESCRIPCION COLABORADOR
purificador de agua cocina
mesa redonda sala de reuniones Marcela Bueno Aguirre
video conferencia Marcela Bueno Aguirre
silla interlocutora Claudia Elvira Suaza García
Silla interlocutora Alejandro Cardona Echeverri
Puesto de trabajo Lina Naranjo
Silla interlocutora Genny Marcela Cardenas Herrera
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Anexo No. 3: Activos de la cocina que nunca han sido placados
PLACA ACTIVO COLABORADOR
purificador de agua cocina
Cafeteras cocina
Termos cocina
Licuadora cocina
Tostadora cocina
Olla arrocera cocina
Silla interlocutora cocina
Anexo No. 4: Activos que no están asignados a ninguna persona
PLACA ACTIVO COLABORADOR RESPONSABLE
EP06006791 base en h Estefanía Velásquez Guevara ACTIVO NO ASIGNADO
MP05001216 Archivador 3 cajones Estefanía Velásquez Guevara ACTIVO NO ASIGNADO
EP06002317 mesa para el pc Archivo eps ACTIVO NO ASIGNADO
MP05000288 archivador rodante Archivo mp ACTIVO NO ASIGNADO
EP06001795 folderama ACTIVO NO ASIGNADO
MP5001493 greca cocina ACTIVO NO ASIGNADO
EP10000249 horno microondas cocina ACTIVO NO ASIGNADO
EP06007164 monitor Jennifer ACTIVO NO ASIGNADO
MP05000085 silla ergon Juliana Hernandez ACTIVO NO ASIGNADO
EP06001959 telefono Luz stella Ortiz Salazar ACTIVO NO ASIGNADO
MP5001525 sila interlocutora Diana Patricia Tovar Olarte ACTIVO NO ASIGNADO
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MP5000047 ARCHIVADOR VERTICAL METAL Diana Patricia Tovar Olarte
ACTIVO NO ASIGNADO
EP06007093 silla ergon Claudia Elvira Suaza Garcia ACTIVO NO ASIGNADO
EP06001211 Telefono XXXXXXXX NATALY XXXXXXXX
ACTIVO NO ASIGNADO
EP07007668 cpu Jorge Ladino ACTIVO NO ASIGNADO
EP06008502 pantalla Jorge Ladino ACTIVO NO ASIGNADO
MP5001588 Puesto de trabajo Jorge Ladino ACTIVO NO ASIGNADO
EP06003559 Nestor German Sanchez ACTIVO NO ASIGNADO
EP10000257 TELEFONO Andres Felipe Giraldo ACTIVO NO ASIGNADO
EP06003759 Silla interlocutora Gabriel Eduardo Correa Zuluaga
ACTIVO NO ASIGNADO
EP06003798 Silla interlocutora Gabriel Eduardo Correa Zuluaga
ACTIVO NO ASIGNADO
FE01000307 Portatil Gabriel Eduardo Correa Zuluaga
ACTIVO NO ASIGNADO
EP06001768 Silla ergon Gabriel Eduardo Correa Zuluaga
ACTIVO NO ASIGNADO
EP06007325 Mesa Modular Puertas Gabriel Eduardo Correa Zuluaga
ACTIVO NO ASIGNADO
EP06004558 Gabinete de pared Luz Estella Mafla Bermudez ACTIVO NO ASIGNADO
FE05000012 archivador 4 cajones Luz Estella Mafla Bermudez ACTIVO NO ASIGNADO
EP06008551 Silla interlocutora Luz Estella Mafla Bermudez ACTIVO NO ASIGNADO
EP06008552 Silla interlocutora Luz Estella Mafla Bermudez ACTIVO NO ASIGNADO
MP05000176 Puesto de trabajo Luz Estella Mafla Bermudez ACTIVO NO ASIGNADO
MP5001640 Puesto de trabajo Luz Estella Mafla Bermudez ACTIVO NO ASIGNADO
MP05000120 aire acondicionado Luz Estella Mafla Bermudez ACTIVO NO ASIGNADO
EP06007471 Silla ergon Leidy Alejandra Toro Aguinaga ACTIVO NO ASIGNADO
EP06007415 Puesto de trabajo Leidy Alejandra Toro Aguinaga ACTIVO NO ASIGNADO
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EP06008550 Silla interlocutora Leidy Alejandra Toro Aguinaga ACTIVO NO ASIGNADO
EP06003620 Silla interlocutora Leidy Alejandra Toro Aguinaga ACTIVO NO ASIGNADO
EP06007432 Puesto de trabajo Laura Lopez Botero ACTIVO NO ASIGNADO
MP05000056 Silla ergon Laura Lopez Botero ACTIVO NO ASIGNADO
MP05001764 Silla interlocutora Xiomara Rodriguez Echeverri ACTIVO NO ASIGNADO
MP05001201 Silla interlocutora PUESTO ANAL. G. HUMANA ACTIVO NO ASIGNADO
EP06007874 archivador 3 cajones Sandra Patricia Agudelo Vaca ACTIVO NO ASIGNADO
EP06008578 Silla ergon Sandra Patricia Agudelo Vaca ACTIVO NO ASIGNADO
EP06003728 telefono Sandra Patricia Agudelo Vaca ACTIVO NO ASIGNADO
MP05000088 Puesto de trabajo Sandra Patricia Agudelo Vaca ACTIVO NO ASIGNADO
MP05000152 Silla interlocutora Sandra Patricia Agudelo Vaca ACTIVO NO ASIGNADO
EP06003368 sofa 2 puestos Maria Eugenia Rojas Largo ACTIVO NO ASIGNADO
EP06003369 sofa 1 puestos Maria Eugenia Rojas Largo ACTIVO NO ASIGNADO
EP06000947 silla secret ergon Maria Eugenia Rojas Largo ACTIVO NO ASIGNADO
CF05001034 Caja Fuerte Feecomeva ACTIVO NO ASIGNADO
FE01001146 Armario matealico Feecomeva ACTIVO NO ASIGNADO
MP05000233 Silla interlocutora Sillas sala de juntas ACTIVO NO ASIGNADO
|MP05000028 Silla interlocutora Sillas sala de juntas ACTIVO NO ASIGNADO
MP05000249 Mesa de trabajo Isabel Cristina Tejada Castro ACTIVO NO ASIGNADO
EP06008559 SECRET ERGON Olga Lucia Caldas Niño ACTIVO NO ASIGNADO
MP05001773 Gabinete de pared SALA DE JUNTAS ACTIVO NO ASIGNADO
EP06005159 SECADOR DE MANOS ACTIVO NO ASIGNADO
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EP06007397 Silla ergon Paula Andrea Soto Noreña ACTIVO NO ASIGNADO
EP06000653 telefono Greta Sore Batero Clavijo ACTIVO NO ASIGNADO
EP06001304 silla ergon Jose Horacio Vergara Poveda ACTIVO NO ASIGNADO
EP06008566 Silla ergon Gustavo Alberto Castillo ACTIVO NO ASIGNADO
MP05001245 Telefono Angela Maria Martinez Ramirez ACTIVO NO ASIGNADO
MP5001519 Silla interlocutora Maria Elena Piedrahita ACTIVO NO ASIGNADO
EP06003754 Silla Ergon Juliana Gaviria Ospina ACTIVO NO ASIGNADO
EP06005078 Mesa incompleta lina Maria Rincon Pelaez ACTIVO NO ASIGNADO
MP5000629 Telefono Adriana Ospina Isaza ACTIVO NO ASIGNADO
EP06003473 Silla Mega Giratoria Mary Luz Betancur Calle ACTIVO NO ASIGNADO
EP01004947 silla ergon Monica Alexandra Romero Cardenas
ACTIVO NO ASIGNADO
MP05000239 Silla interlocutora Isabel Cristina Taborda Escobar
ACTIVO NO ASIGNADO
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Anexo No. 5: Activos que reposan a cargo de los colaboradores de
Fecoomeva
PLACA ACTIVO COLABORADOR AREA
EP06003759 Silla interlocutora Gabriel Eduardo Correa Zuluaga Feecomeva
EP06003798 Silla interlocutora Gabriel Eduardo Correa Zuluaga Feecomeva
EP06001768 Silla ergon Gabriel Eduardo Correa Zuluaga Feecomeva
EP06007325 Mesa Modular Puertas
Gabriel Eduardo Correa Zuluaga Feecomeva
EP06004558 Gabinete de pared Luz Estella Mafla Bermudez Feecomeva
EP06008551 Silla interlocutora Luz Estella Mafla Bermudez Feecomeva
EP06008552 Silla interlocutora Luz Estella Mafla Bermudez Feecomeva
MP05000176 Puesto de trabajo Luz Estella Mafla Bermudez Feecomeva
MP5001640 Puesto de trabajo Luz Estella Mafla Bermudez Feecomeva
MP05000120 aire acondicionado Luz Estella Mafla Bermudez Feecomeva
EP06007471 Silla ergon Leidy Alejandra Toro Aguinaga Feecomeva
EP06007415 Puesto de trabajo Leidy Alejandra Toro Aguinaga Feecomeva
EP06008550 Silla interlocutora Leidy Alejandra Toro Aguinaga Feecomeva
EP06003620 Silla interlocutora Leidy Alejandra Toro Aguinaga Feecomeva
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Anexo No. 6: Placas que no coinciden con el nombre real del activo
PLACA ACTIVO REAL DESCRIPCION DEL ACTIVO SISTEMA COLABORADOR
EP06008576 mueble de cocina CARRO METALICO cocina
EP06001505 silla interlocutora SILLA FIJA MET THONET TAPIZ EN PAO S/BHector de Jesus Gaviria Londoño
EP06002343 telefono inalambrico TELEFONO Hector de Jesus Gaviria Londoño
EP06005032 silla interlocutora SILLA FIJA MET THONET TAPIZ EN PAO S/BClaudia Elvira Suaza Garcia
EP06001503 silla interlocutora SILLA FIJA MET TAPIZ EN PAO S/BNohora Constanza Londoño Betancur
MP5000826 telefono inalambrico TELEFONO Nohora Constanza Londoño Betancur
EP06000859 SILLA ERGON TANDEM ASTRID VIVIANA ACEVEDO OCAMPO
EP06006778 Puesto de trabajo SILLA INTERLOCU-METALICA-PAO S/BHilda Liria Cano Quintero
EP06001247 Silla interlocutora SILLA FIJA MET THONET TAPIZ EN PAO S/BBeatriz Elena Garcia Cardona
EP06007386 SILLA ERGON TELEFONO Angela Maria Gomez Jimenez
EP06008622 Silla interlocutora SILLA FIJA MET TAPIZ EN PAO S/BAdriana Ospina Isaza
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Anexo No.7: Activos que son de otras sedes y reposan en la sede Regional
PLACA DESCRIPCION RESPONSABLE SEDE
EP06011112 ARCHIVADOR HORIZONTAL Maya Suarez, Julieth Cristina UBA PEREIRA
EP06001447 TELEFONO Rojas Marin, Dora Nelly CUENTAS MÉDICAS EPS
EP06000857 PUESTO DE TRABAJO ESCRIT MOD EN FRM. LONG.Alvarez Londoño, Ivan Alejandro CTC ALPES
MP05000153 SILLA INTERLOCU-METALICA-PAO S/B Orrego Bustamante, Angela Patricia MÉDICA AL
MP05001791 ARCHIVADOR HORIZONTAL METAL 3 CAJONESValencia Roman, Ana Maria UPP PEREIRA
MP05000609 TELEFONO ANALOGO Rojas Marin, Dora Nelly RECOBROS AL
EP06001470 FOLDERAMA METALICO 6 ENTREPAOS 1.05X1.86X0.45 M.Rojas Marin, Dora Nelly CUENTAS MÉDICAS EPS
EP06003569 SECRET ERGON S/B FORRO PAO Orrego Bustamante, Angela Patricia MÉDICA OP
EP06001583 SILLA ERGONOMICA Sanchez Perez, Nestor German BODEGA
EP06000859 TANDEM Londoño Zuluaga, Ana Milena SALA SIP PEREIRA
EP06007838 SECRET ERGON S/B FORRO PAO Sanchez Perez, Nestor German BODEGA
EP06006778 SILLA INTERLOCU-METALICA-PAO S/B Cordoba Salazar, Claudia Johanna UPREC CARTAGO
EP06001708 TELEFONO Alvarez Londoño, Ivan Alejandro CUENTAS MÉDICAS EPS
EP06009013 ARCHIVADOR MEDIAN METAL 3 CAJ Rojas Marin, Dora Nelly CUENTAS MÉDICAS EPS
EP06009016 SECRET ERGON C/B FORRO PAO Ortiz Salazar, Luz Stella PUNTO COOMEVA
EP06006779 SILLA INTERLOCU-METALICA-PAO S/B Cordoba Salazar, Claudia Johanna UBA CARTAGO
EP06001469 FOLDERAMA METALICO 6 ENTREPAOS 1.05X1.86X0.45 M.Alvarez Londoño, Ivan Alejandro CTC ALPES
MP05001180 TELEFONO Alvarez Londoño, Ivan Alejandro CTC ALPES
EP06007322 ARCHIVADOR GRANDE METAL 4 CAJ Ramirez Marin, Rodolfo TESORERÍA AL
EP06007451 FAX Alvarez Londoño, Ivan Alejandro CTC ALPES
EP06001489 PUESTO DE TRABAJO FRENTE 140A140X50A70-CAAlvarez Londoño, Ivan Alejandro CTC ALPES
EP06001384 PUESTO DE TRABAJO ESCRIT MOD EN FRM. LONG.Alvarez Londoño, Ivan Alejandro CTC ALPES
EP01004948 COMPUTADOR DE ESCRITORIO CPU Alvarez Londoño, Ivan Alejandro CTC ALPES
EP01004949 MONITOR 15 PULGADAS LCD Alvarez Londoño, Ivan Alejandro CTC ALPES
MP05001181 TELEFONO Alvarez Londoño, Ivan Alejandro CTC ALPES
EP06003581 PUESTO DE TRABAJO FRENTE 140A140X50A70-CAAlvarez Londoño, Ivan Alejandro CTC ALPES
EP06001410 PUESTO DE TRABAJO ESCRIT MOD EN FRM. LONG.Alvarez Londoño, Ivan Alejandro CTC ALPES
EP06005048 PUESTO DE TRABAJO FRENTE 140A140X50A70-CAAlvarez Londoño, Ivan Alejandro CTC ALPES
EP06001531 SILLA FIJA MET TAPIZ EN PAO S/B Alvarez Londoño, Ivan Alejandro CTC ALPES
MP5001581 SILLA INTERLOCUTORA FIJA Rojas Marin, Dora Nelly CUENTAS MÉDICAS EPS
EP01004928 SILLA INTERLOCU-METALICA-PAO S/B Orrego Bustamante, Angela Patricia MÉDICA AL
MP05001792 ARCHIVADOR HORIZONTAL METAL 3 CAJONESValencia Roman, Ana Maria UPP PEREIRA
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Anexo No.8: Propuesta a mejoramientos – responsabilidad sea por parte de
cada colaborador
PLACA ACTIVO COLABORADOR RESPONSABLE RESPONSABLE
EP06000056 PUESTO DE TRABAJO ESCRIT MOD EN FRM. LONGPaula Andrea Soto Noreña Gaviria Londono, Hector De Jesus
EP06003847 TELEFONO SENCILLO Paula Andrea Soto Noreña Gaviria Londono, Hector De Jesus
EP06001201 SILLA FIJA MET THONET TAPIZ EN PAO S/BPaula Andrea Soto Noreña Gaviria Londono, Hector De Jesus
EP06001368 SILLA INTERLOCU-METALICA-PAO S/BPaula Andrea Soto Noreña Gaviria Londono, Hector De Jesus
EP06005725 SILLA INTERLOCU-METALICA-PAO S/BHilda Liria Cano Quintero Tovar Olarte, Diana Patricia
MP05000191 SILLA INTERLOCU-METALICA-PAO S/BHilda Liria Cano Quintero Tovar Olarte, Diana Patricia
EP06007406 PUESTO DE TRABAJO FRENTE 150A170X50A70-CAHilda Liria Cano Quintero Tovar Olarte, Diana Patricia
EP06007838 SECRET ERGON S/B FORRO PAOHilda Liria Cano Quintero Sanchez Perez, Nestor German
EP06006778 SILLA INTERLOCU-METALICA-PAO S/BHilda Liria Cano Quintero Cordoba Salazar, Claudia Johanna
EP06003616 TELEFONO Hilda Liria Cano Quintero Tovar Olarte, Diana Patricia
EP06007424 PUESTO DE TRABAJO FRENTE 140A140X50A70-CADelio Fernando Deaza Cardona Tovar Olarte, Diana Patricia
EP06007850 SECRET ERGON S/B FORRO PAODelio Fernando Deaza Cardona Gaviria Londono, Hector De Jesus
MP05000579 TELEFONO ANALOGO Victor Alfonso Rincon Merchan Tovar Olarte, Diana Patricia
EP06007431 PUESTO DE TRABAJO FRENTE 150A170X50A70-CAVictor Alfonso Rincon Merchan Tovar Olarte, Diana Patricia
EP06007392 SECRET ERGON S/B FORRO PAOVictor Alfonso Rincon Merchan Tovar Olarte, Diana Patricia
MP05000129 SILLA ERGONOMICA David Tapias Valencia Gaviria Londono, Hector De Jesus
MP05001769 PUESTO DE TRABAJO FRENTE 150A170X50A70-CADavid Tapias Valencia Tovar Olarte, Diana Patricia
MP05001226 TELEFONO David Tapias Valencia Sanchez Perez, Nestor German
EP06008585 MONITOR 17 PULGADAS LCDDavid Tapias Valencia Tovar Olarte, Diana Patricia
EP06007427 PUESTO DE TRABAJO FRENTE 150A170X50A70-CAMarlon Eduard Perez Ossa Tovar Olarte, Diana Patricia
MP05001228 TELEFONO Marlon Eduard Perez Ossa Tovar Olarte, Diana Patricia
EP06007387 SECRET ERGON C/B FORRO PAOMarlon Eduard Perez Ossa Tovar Olarte, Diana Patricia
EP06007426 PUESTO DE TRABAJO FRENTE 140A140X50A70-CAGloria Deisy Mesa Lopez Tovar Olarte, Diana Patricia
EP06007413 SECRET ERGON S/B FORRO PAOGloria Deisy Mesa Lopez Tovar Olarte, Diana Patricia
EP06003758 TELEFONO Gloria Deisy Mesa Lopez Tovar Olarte, Diana Patricia
EP06008564 SECRET ERGON S/B FORRO PAOMariana Giraldo Zabaleta Tovar Olarte, Diana Patricia
EP02023043 MONITOR HP Mariana Giraldo Zabaleta Tovar Olarte, Diana Patricia
EP06008688 CPU Mariana Giraldo Zabaleta Tovar Olarte, Diana Patricia
EP06001326 FAX CON PAPEL TRMICO. Mariana Giraldo Zabaleta Tovar Olarte, Diana Patricia
EP06007428 PUESTO DE TRABAJO FRENTE 140A140X50A70-CAMariana Giraldo Zabaleta Tovar Olarte, Diana Patricia
EP06000653 ACTIVO NO ASIGNADO Greta Sore Batero Clavijo ACTIVO NO ASIGNADO
MP05001215 PUESTO DE TRABAJO FRENTE 150A170X50A70-CAGreta Sore Batero Clavijo Vergara Poveda, Jose Horacio
EP06008586 SECRET ERGON S/B FORRO PAOGreta Sore Batero Clavijo Tovar Olarte, Diana Patricia
EP06000090 TELEFONO Jose Horacio Vergara Poveda Alvarez Londoño, Ivan Alejandro
EP06007423 PUESTO DE TRABAJO FRENTE 150A170X50A70-CAJose Horacio Vergara Poveda Bohorquez Velasco, Martha Leonor
EP06001304 ACTIVO NO ASIGNADO Jose Horacio Vergara Poveda ACTIVO NO ASIGNADO
MP05001199 SILLA INTERLOCU-METALICA-PAO S/BGustavo Alberto Castillo Gaviria Londono, Hector De Jesus
MP05001200 SILLA INTERLOCUTORA Gustavo Alberto Castillo Gaviria Londono, Hector De Jesus
EP06008566 ACTIVO NO ASIGNADO Gustavo Alberto Castillo ACTIVO NO ASIGNADO
EP06001708 TELEFONO Gustavo Alberto Castillo Alvarez Londoño, Ivan Alejandro
EP06007420 PUESTO DE TRABAJO FRENTE 150A170X50A70-CAGustavo Alberto Castillo Gaviria Londono, Hector De Jesus
EP06009013 ARCHIVADOR MEDIAN METAL 3 CAJAngela Maria Martinez Ramirez Rojas Marin, Dora Nelly
