Upload
phamngoc
View
244
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
NO. RUJ. DOKUMEN: PK(S)AKMAL.05 NO. KELUARAN :02 NO. PINDAAN : TARIKH : 1 Mac 2004
PROSEDUR SOKONGAN
PEROLEHAN
MUKASURAT : 1 / 32
PROSEDUR
PEROLEHAN
PK(S)AKMAL.05
Disediakan oleh
Diluluskan oleh
Nama
HJ MHD SUBRE BIN ISHAK HJ MOHD RAFDZI BIN MAULUD
Jawatan KETUA PUSAT PENGAJIAN PERKHIDMATAN TEKNIK
PENGARAH AKMAL
Tanda
Tangan
Tarikh
No Salinan Kawalan :-
Dikeluarkan kepada :-
NO. RUJ. DOKUMEN: PK(S)AKMAL.05 NO. KELUARAN :02 NO. PINDAAN : TARIKH : 1 Mac 2004
PROSEDUR SOKONGAN
PEROLEHAN
MUKASURAT : 2 / 32
REKOD PINDAAN
Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan
dokumen ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan-pindaan
yang dinyatakan di dalamnya.
Tarikh
No.Perenggan
Muka surat
Bentuk Pindaan
Tarikh Diluluskan
NO. RUJ. DOKUMEN: PK(S)AKMAL.05 NO. KELUARAN :02 NO. PINDAAN : TARIKH : 1 Mac 2004
PROSEDUR SOKONGAN
PEROLEHAN
MUKASURAT : 3 / 32
1.0 OBJEKTIF
Prosedur ini menyediakan garispanduan bagi langkah-langkah kawalan perolehan bekalan dan perkhidmatan secara terus dan sebutharga bagi memastikan bekalan dan perkhidmatan yang diperolehi memenuhi kehendak perolehan yang ditetapkan melalui pembekal yang dinilai prestasinya dari masa semasa.
2.0 SKOP
Prosedur ini digunapakai oleh Pengarah AKMAL dan lain-lain pegawai yang terlibat didalam melaksanakan perolehan bekalan dan perkhidmatan bagi menyampaikan perkhidmatan kepada peserta kursus. Bekalan dan perkhidmatan diperolehi daripada pembekal yang tersenarai didalam Senarai Pembekal yang diluluskan melalui penilaian dan pemilihan oleh Jawatankuasa Sebutharga AKMAL.
3.0 DOKUMEN RUJUKAN 3.1 MK.AKMAL.02 Seksyen 7.4 Perolehan
3.2 Arahan Perbendaharaan - Bab A Prosedur Kewangan
3.3 Arahan dan Pekeliling Perbendaharaan yang masih berkuatkuasa
NO. RUJ. DOKUMEN: PK(S)AKMAL.05 NO. KELUARAN :02 NO. PINDAAN : TARIKH : 1 Mac 2004
PROSEDUR SOKONGAN
PEROLEHAN
MUKASURAT : 4 / 32
4.0 DEFINISI
4.1
Borang 284
Borang Permohonan Pembelian Bekalan atau Perkhidmatan
4.2
Nota Penghantaran Bekalan
Nota bagi penghantaran barangan yang didalamnya tercatat bekalan barangan dan kuantitinya
4.3
Pesanan Tempatan
Kew 75 Pesanan Tempatan Kerajaan iaitu kebenaran bagi membuat pesanan bekalan / perkhidmatan
4.4
Buku Vot
Buku yang menunjukkan dengan jelas mengenai tiap-tiap program dan aktiviti atau projek mana-mana maksud perbelanjaan dan sentiasa dikawal dan diselenggara secara berterusan
4.5
Buku Lejar
Buku Rekod Penerimaan dan keluaran barangan/bekalan
4.6
Buku Daftar Bil
Buku merekod penerimaan bil, penyediaan baucar dan kelompok
5.0 SINGKATAN 5.1 KDRM - Kastam Diraja Malaysia 5.2 PA - Pengarah AKMAL 5.3 KP - Ketua Pusat Pengajian/Ketua Pusat Penyelidikan dan Pembangunan/Ketua Pusat Kerjasama Antarabangsa 5.4 P - Pendaftar
NO. RUJ. DOKUMEN: PK(S)AKMAL.05 NO. KELUARAN :02 NO. PINDAAN : TARIKH : 1 Mac 2004
PROSEDUR SOKONGAN
PEROLEHAN
MUKASURAT : 5 / 32
5.5 PTK - Pembantu Tadbir Kanan 5.6 PT(Kew) - Pembantu Tadbir Kewangan 5.7 P(Stor) - Penyelenggara Stor 5.8 JPS - Jawatankuasa Pembuka Sebutharga 5.9 JSJ - Jawatankuasa Sebutharga Jabatan 5.10 JPT - Jawatankuasa Pembuka Tender 5.11 JTJ - Jawatankuasa Tender Jabatan
5.12 DO - Nota Penghantaran Bekalan 5.13 LO - Pesanan Tempatan 5.14 JANM - Jabatan Akauntan Negara Melaka 5.15 SDP - Simpan Dalam Perhatian 5.16 PKK - Pusat Khidmat Kontraktor 5.17 KKM - Kementerian Kewangan Malaysia 5.18 PT(Kew) 1 - Pembantu Tadbir Kewangan 5.19 PT(Kew) 2 - Pembantu Tadbir Kewangan selain daripada
PT(Kew) 1 5.20 JPPP - Jawatankuasa Penilaian Pemilihan Pembekal /
Kontraktor
NO. RUJ. DOKUMEN: PK(S)AKMAL.05 NO. KELUARAN :02 NO. PINDAAN : TARIKH : 1 Mac 2004
PROSEDUR SOKONGAN
PEROLEHAN
MUKASURAT : 6 / 32
6A. TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN TANGGUNGJAWAB
TINDAKAN
A. Perolehan Secara Pembelian Terus Bagi Bekalan Tidak Melebihi RM50,000.00
P(Stor)
1. Terima Borang 284 untuk Barang yang perlu
diperolehi dari PYB
P(Stor)
2. Semak Kos Perolehan 3. Jika bekalan perolehan tidak melebihi RM50,000.00 Setiap pesanan , pilih pembekal secara terus berdasarkan anggaran 4. Serahkan borang 284 kepada PT(Kew)
PT (Kew)
5. PT(Kew) memaklumkan peruntukan vot adalah
mencukupi atau tidak kepada Pendaftar 6. Jika peruntukan tidak mencukupi ,serah semula
kepada Pendaftar
P
7. Pendaftar minta P(Stor) SDP untuk pembelian
P
8. Jika peruntukan mencukupi, sokong permohonan
pembelian dan kemukakan Borang 284 untuk kelulusan PA dan maklum kepada P(Stor)
PT(Kew) 9. Sedia LO untuk pembelian dan serahkan kepada
pembekal melalui P(Stor)
P(Stor)
10. Menerima bekalan dari pembekal dan semak samada
bekalan memenuhi spesifikasi dan kuantiti yang telah ditetapkan
NO. RUJ. DOKUMEN: PK(S)AKMAL.05 NO. KELUARAN :02 NO. PINDAAN : TARIKH : 1 Mac 2004
PROSEDUR SOKONGAN
PEROLEHAN
MUKASURAT : 7 / 32
P(Stor)
11. Jika tidak memenuhi spesifikasi dan kuantiti yang
ditetapkan minta pembekal membuat tindakan pembetulan.
P(Stor)
12. Jika memenuhi spesifikasi dan kuantiti yang
ditetapkan, terima bekalan dan tandatangan DO dan sahkan kuantiti dan kualiti bekalan
13. Rekod dalam Buku Lejar 14. Bekalan disimpan dalam stor atau terus digunakan
NO. RUJ. DOKUMEN: PK(S)AKMAL.05 NO. KELUARAN :02 NO. PINDAAN : TARIKH : 1 Mac 2004
PROSEDUR SOKONGAN
PEROLEHAN
MUKASURAT : 8 / 32
6B. TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN TANGGUNGJAWAB
TINDAKAN
B. Perolehan Secara Sebutharga
P
1. Terima Permohonan untuk panggilan Sebutharga
daripada PYB bagi bekalan/perkhidmatan yang melebihi RM50,000 setahun hingga RM100,000.00
2. Semak Kos Perolehan 3. Pastikan Peruntukan Vot mencukupi 4. Maklumkan kepada PA untuk mendapatkan kelulusan
P
5. Semak Spesifikasi Bekalan/Perkhidmatan/Kerja 6. Bagi nilai perolehan RM50,000.00 hingga
RM100,000.00 hendaklah dipelawa dari syarikat bertaraf Bumiputera
7. Semak syarat pelawaan
i) Pembekal/kontraktor Bumiputra ii) Berdaftar dengan PKK dan KKM dalam kelas dan kepala yang berkaitaan iii) Pelawa sekurang-kurangnya 5 syarikat
8. Arahkan PTK menyediakan Buku Sebutharga (Jika
Perlu) dan Lampiran Q
PA
9. Melantik JPS dikalangan 3 orang pegawai terdiri dari
i) 1 orang pegawai terdiri dari Pegawai Pengurusan dan Profesional ii) 2 orang terdiri dari pegawai sokongan
NO. RUJ. DOKUMEN: PK(S)AKMAL.05 NO. KELUARAN :02 NO. PINDAAN : TARIKH : 1 Mac 2004
PROSEDUR SOKONGAN
PEROLEHAN
MUKASURAT : 9 / 32
PTK
10. Sediakan Nombor Siri Sebutharga 11. Daftar dalam Buku Daftar Sebutharga 12. Sediakan Buku Sebutharga /Lampiran Q 13. Dapatkan tandatangan PA pada borang Lampiran Q 14. Serah Lampiran Q dan Buku Sebutharga untuk jualan
kepada PT(Kew)(Jika ada Buku Sebutharga untuk Jualan)
15. Sediakan Notis Sebutharga dengan cara tampal atau
edar atau Pos
PA
16. Melantik JSJ di kalangan 2 orang pegawai terdiri dari
i) Timbalan Pengarah ii) Pendaftar
P
17. Sediakan satu tarikh taklimat kepada bakal
pembekal/Kontraktor 18. Mengadakan taklimat kepada Penyebutharga pada
tarikh yang telah ditetapkan. 19. Catatkan kehadiran pembekal/kontraktor 20. Adakan Lawatan Tapak
PT(Kew)
21. Jual Buku Sebutharga kepada Pembekal/Kontraktor
dan serah Lampiran Q
PTK
22. Labelkan Peti Sebutharga dengan
ii. Tajuk Sebutharga iii. No Sebutharga iv. Tarikh dan masa tutup sebutharga
23. Pastikan Peti Sebutharga dikunci
NO. RUJ. DOKUMEN: PK(S)AKMAL.05 NO. KELUARAN :02 NO. PINDAAN : TARIKH : 1 Mac 2004
PROSEDUR SOKONGAN
PEROLEHAN
MUKASURAT : 10 / 32
JPS
24. Buka Peti sebutharga pada tarikh dan masa yang
telah ditetapkan 25. Kod dengan nombor bersiri semua borang sebutharga
yang diterima dan cop tarikh terima 26. Tandatangan ringkas pada muka surat pertama setiap
Lampiran Q dan semua muka surat Jadual Kadar Sebutharga
27. Sediakan Jadual Pembukaan Sebutharga dengan
senaraikan setiap sebutharga yang diterima. 28. Menyedia dan pamer Jadual Kadar melalui Notis
Kenyataan
P
29. Memanggil Mesyuarat Jawatankuasa Sebutharga
Jabatan (AKMAL)
JSJ
30. Bermesyuarat dan mempertimbangkan tawaran yang
terbaik dan paling menguntungkan 31. Sediakan Minit Mesyuarat JSJ 32. Sediakan Laporan Sebutharga dan Perakuan
Jawatankuasa Sebutharga
P
33. Sediakan surat Tawaran dan Surat Setuju Terima
kepada kontraktor/pembekal yang berjaya
PA
34. Tandatangan Surat Tawaran 35. Maklumkan kepada Penyebutharga yang tidak
berjaya
PTK 36. Catatkan Syarikat yang berjaya dan jumlah tawaran kedalam Buku Daftar Sebutharga
P
37. Sediakan surat perjanjian bagi perkhidmatan/kerja
NO. RUJ. DOKUMEN: PK(S)AKMAL.05 NO. KELUARAN :02 NO. PINDAAN : TARIKH : 1 Mac 2004
PROSEDUR SOKONGAN
PEROLEHAN
MUKASURAT : 11 / 32
38. Bagi Bekalan pula dapatkan surat Jaminan(Waranti)
P
PA
39. Tandatangan Surat Perjanjian
PT(Kew)
40. Sediakan LO minta PA Tandatangan dan serah terus
kepada Syarikat yang berjaya atau melalui P(Stor)
P
41. Minta Pembekal/kontraktor melaksanakan
bekalan/perkhidmatan/kerja mengikut spesifikasi yang ditetapkan
42. Pastikan Bekalan/perkhidmatan/kerja dilaksanakan
dengan sempurna dan mengikut spesifikasi kontrak
P(Stor)
43. Rekod Bekalan kedalam Inventori
NO. RUJ. DOKUMEN: PK(S)AKMAL.05 NO. KELUARAN :02 NO. PINDAAN : TARIKH : 1 Mac 2004
PROSEDUR SOKONGAN
PEROLEHAN
MUKASURAT : 12 / 32
6C. TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN TANGGUNGJAWAB
TINDAKAN
C. Perolehan Secara Tender
P
1. Pastikan perkhidmatan yang diperlukan untuk
dipanggil secara Tender 2. Semak Kos Perolehan 3. Pastikan Peruntukan Vot mencukupi 4. Maklumkan kepada PA untuk mendapatkan kelulusan
P
5. Semak Spesifikasi Perkhidmatan 6. Bagi Nilai Perolehan melebihi RM200,000.00 setahun 7. Semak syarikat pembekal yang berdaftar dengan
KKM dalam kelas dan kepala yang berkaitan 8. Arahkan PTK menyediakan Buku Tender dan
Lampiran Q
PA
9. Melantik JPT dikalangan 3 orang pegawai terdiri dari
i) 1 orang pegawai terdiri dari Pegawai Pengurusan dan Profesional ii) 2 orang terdiri dari pegawai sokongan
PTK
10. Sediakan Nombor Siri Tender 11. Daftar dalam Buku Daftar Tender 12. Sediakan Buku Tender /Lampiran Q 13. Dapatkan tandatangan PA pada borang Lampiran Q
NO. RUJ. DOKUMEN: PK(S)AKMAL.05 NO. KELUARAN :02 NO. PINDAAN : TARIKH : 1 Mac 2004
PROSEDUR SOKONGAN
PEROLEHAN
MUKASURAT : 13 / 32
PTK
14. Serah Buku Tender kepada PT(Kew) untuk jualan
PTK
15. Sediakan Notis Tender dengan cara di Iklankan
kedalam Akhbar (sekurang-kurangnya satu akhbar utama Berbahasa Melayu)
P 16. Sediakan satu tarikh taklimat kepada bakal
pembekal/Kontraktor
17. Mengadakan taklimat kepada Penender pada tarikh yang telah ditetapkan dan Lawatan Tapak
PTK 18. Mengedarkan Lampiran Q / Jual Buku Tender Kepada
Kontraktor 19. Labelkan Peti Tender dengan
i) Tajuk Tender ii) No Tender ii) Tarikh dan masa tutup Tender
20. Pastikan Peti Tender dikunci
PA
21. Melantik JTJ di kalangan 2 orang pegawai terdiri dari
i) Timbalan Pengarah ii) Pendaftar
JPT
22. Buka Peti Tender pada tarikh dan masa yang telah
ditetapkan 23. Kod dengan nombor bersiri semua borang Tender
yang diterima
JPT
24. Tandatangan ringkas pada mukasurat pertama setiap
Lampiran Q dan Jadual Kadar Tender 22. Sediakan Jadual Pembukaan Tender dengan
senaraikan setiap Tender yang diterima
NO. RUJ. DOKUMEN: PK(S)AKMAL.05 NO. KELUARAN :02 NO. PINDAAN : TARIKH : 1 Mac 2004
PROSEDUR SOKONGAN
PEROLEHAN
MUKASURAT : 14 / 32
JPT
23. Menyedia dan Pamir Jadual Kadar melalui Notis
Kenyataan
P
24. Memanggil Mesyuarat Jawatankuasa Tender Jabatan
(JTJ)
JTJ
25. Bermesyuarat dan mempertimbangkan tawaran yang
terbaik dan paling menguntungkan 26. Sediakan Minit Mesyuarat JTJ 27. Sediakan Laporan Sebutharga Tender dan Perakuan
Jawatankuasa Sebutharga Tender
P
28. Hantar Minit Mesyuarat kepada Bah Kewangan dan
Perolehan Ibu Pejabat untuk pertimbangan
P
29. Terima Keputusan kontraktor yang berjaya daripada
Bah Kewangan dan Perolehan Ibu Pejabat
PA
30. Tandatangan Surat Tawaran dan Surat Makluman
kepada petender yang tidak berjaya
PTK
31. Catatkan Syarikat yang berjaya dan jumlah tawaran ke
dalam Buku Daftar Tender
P
32. Sediakan Surat Perjanjian 33. Tandatangani Surat perjanjian antara PA dan
Kontraktor yang berjaya bagi perkhidmatan 34. Minta Pembekal/kontraktor melaksanakan
bekalan/perkhidmatan mengikut spesifikasi yang ditetapkan
NO. RUJ. DOKUMEN: PK(S)AKMAL.05 NO. KELUARAN :02 NO. PINDAAN : TARIKH : 1 Mac 2004
PROSEDUR SOKONGAN
PEROLEHAN
MUKASURAT : 15 / 32
P
35. Menerima bekalan/Perkhidmatan dan menerima Nota
Penghantaran 36. Serah Nota Penghantaran bagi bekalan kepada
PT(Kew) untuk menyediakan LO
P
37. Pastikan bekalan bagi perkhidmatan dilaksanakan
dengan sempurna dan mengikut spesifikasi kontrak
NO. RUJ. DOKUMEN: PK(S)AKMAL.05 NO. KELUARAN :02 NO. PINDAAN : TARIKH : 1 Mac 2004
PROSEDUR SOKONGAN
PEROLEHAN
MUKASURAT : 16 / 32
6D. TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN TANGGUNGJAWAB
TINDAKAN
D. Perolehan Secara Kelulusan Khas Perbendaharaan
P
1. Terima Permohonan daripada KP 2. Semak Kos Perolehan 3. Pastikan Peruntukan Vot mencukupi 4. Maklumkan kepada PA untuk mendapatkan kelulusan
P
5. Semak Spesifikasi Perkhidmatan 6. Semak syarikat pembekal yang berdaftar dengan
KKM dan serah kepada KP
KP
7. Kenalpasti Penceramah berdasarkan kepada Skop
Perkhidmatan, Bidang kepakaran/ kelayakan/ pengalaman penceramah supaya harga yang ditawarkan dapat diperincikan untuk penilaian.
PA/P 8. Buat surat permohonan kepada IbuPejabat KDRM
Bah. Kewangan dan Perolehan dan minta PA tandatangan.
P
9. Terima Surat kelulusan daripada Perbendaharaan
Malaysia melalui Ibu pejabat KDRM 10. Serahkan surat kelulusan kepada KP
KP
11. Memanggil Penceramah untuk melaksanakan
program 12. Pastikan Penceramah melaksanakan tugas mengikut
spesifikasi yang telah ditetapkan.
NO. RUJ. DOKUMEN: PK(S)AKMAL.05 NO. KELUARAN :02 NO. PINDAAN : TARIKH : 1 Mac 2004
PROSEDUR SOKONGAN
PEROLEHAN
MUKASURAT : 17 / 32
6E. TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN TANGGUNGJAWAB
TINDAKAN
E. Perolehan Secara Panjar Wang Runcit
PTK 1. Terima Permohonan PYB 2. Semak Kos Perolehan 3. Pastikan Peruntukan Vot mencukupi
PTK
5. Kenalpasti keperluan perolehan 6. Serah sejumlah wang yang diperlukan
PYB
7. Mengembalikan Resit.dan Borang Kew. 50 kepada
PTK
PTK
8. Buat Rekupmen 9. Serah Rekupmen kepada PT(Kew)
PT(Kew)
10. Terima Rekupmen dan menyediakan Baucar untuk
dihantar ke JANM
NO. RUJ. DOKUMEN: PK(S)AKMAL.05 NO. KELUARAN :02 NO. PINDAAN : TARIKH : 1 Mac 2004
PROSEDUR SOKONGAN
PEROLEHAN
MUKASURAT : 18 / 32
6F. TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN TANGGUNGJAWAB
TINDAKAN
F. Tatacara Penyediaan Pesanan Tempatan
PT(Kew) 1
1. Terima Borang Permohonan Bekalan/Perkhidmatan
(Borang 284) (Jika Perlu) atau terima Invois dari Kontraktor
2. Semak Borang 284/Invois 3. Pastikan Peruntukan Vot mencukupi dan nyatakan
baki peruntukan vot dan catatkan jumlah baki 4. Serah kepada PA untuk kelulusan
PA
5. Jika PA luluskan sedia Pesanan Tempatan 6. Jika tidak serahkan kembali kepada P(Stor)/PYB
untuk KIV
PT(Kew) 2
7. Menyediakan LO dan minta tandatangan PA dan
serah kepada PT(Kew) 1 untuk tanggungan
PT (Kew) 1
8. Rekod ke dalam Buku Vot untuk tanggunggan
PT(Kew) 1/ PT(Kew) 2
9. Serah LO kepada Pembekal melalui P(Stor) atau terus
kepada Pembekal/Kontraktor
NO. RUJ. DOKUMEN: PK(S)AKMAL.05 NO. KELUARAN :02 NO. PINDAAN : TARIKH : 1 Mac 2004
PROSEDUR SOKONGAN
PEROLEHAN
MUKASURAT : 19 / 32
6G. TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN TANGGUNGJAWAB
TINDAKAN
G . Tatacara Penyediaan Baucar Bayaran
PT(Kew) 2
1. Terima Invois/Bil/LO dan rekod ke dalam Buku Daftar
Bil 2. Menyemak dan memastikan Bekalan/Perkhidmatan
telah disempurnakan 3. Merekod Nombor Baucar dalam Buku Daftar Baucar 4. Menyediakan Draf Baucar 5. Serah kepada Jurutaip untuk taip baucar
PT (Kew) 2
6. Menerima Baucar yang telah siap di taip dan semak
Amaun, kod sodo adalah betul 7. Menyerah Baucar kepada PT(Kew) 1 untuk ditanggung kedalam Buku Vot
PT(Kew) 1
8. Rekod ke dalam Buku Vot untuk tanggungan
PT(Kew) 1/ PT(Kew) 2
9. Serah Baucar kepada PA/P/PTK untuk tandatangan
PT(Kew) 1/ PT(Kew) 2
10. Menyediakan Borang Kawalan Kelompok
PT(Kew) 1 PT (Kew) 2
11. Rekod Baucar dan Borang Kawalan Kelompok
kedalam Buku Daftar Bil
PT(Kew) 1/ PT(Kew) 2
12. Hantar ke JANM
NO. RUJ. DOKUMEN: PK(S)AKMAL.05 NO. KELUARAN :02 NO. PINDAAN : TARIKH : 1 Mac 2004
PROSEDUR SOKONGAN
PEROLEHAN
MUKASURAT : 20 / 32
6H. TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN TANGGUNGJAWAB TINDAKAN
H. Penilaian Prestasi Pembekal / Kontraktor
P(Stor) 1. Lakukan Penilaian ke atas prestasi pembekal / kontraktor
mengikut kriteria yang telah ditetapkan i) Ketetapan masa penghantaran / perkhidmatan ii) Kuantiti barang / Jadual perkhidmatan iii) Kualiti barang / tarikh luput iv) Spesikasi yang telah ditetapkan
P(Stor)
2. Jika pembekal / kontraktor tidak memenuhi kriteria yang
telah ditetapkan, maklumkan segera secara lisan 3. Jika masih tidak membuat pembetulan, sediakan surat
peringatan dan minta PA tandatangan 4. Hantar surat peringatan kepada pembekal 5. Jika pembekal tidak mengambil tindakan pembetulan
dalam tempoh masa 14 hari bekerja, sedia dan hantar surat peringatan kedua kepada pembekal.
P(Stor)
6. Jika pembekal tidak mengambil tindakan pembetulan
dalam masa 14 hari bekerja selepas peringatan kedua, sediakan dan hantar surat tunjuk sebab kepada pembekal
7. Sediakan laporan Penilaian Prestasi pembekal dan lain-
lain dokumen sokongan 8. Kemukakan Laporan Penilaian Prestasi Pembekal kepada
Jawatan kuasa Penilaian dan Pemilihan Pembekal / Kontraktor yang dilantik oleh PA.
NO. RUJ. DOKUMEN: PK(S)AKMAL.05 NO. KELUARAN :02 NO. PINDAAN : TARIKH : 1 Mac 2004
PROSEDUR SOKONGAN
PEROLEHAN
MUKASURAT : 21 / 32
PA 9. Lantik JPPP terdiri daripada Timbalan Pengarah AKMAL, seorang PKPK dan P.
JPPP
Penilaian Dan Pemilihan Pembekal
10. Terima Laporan Penilaian prestasi Pembekal / kontraktor dan Laporan Produk yang tidak memenuhi spesifikasi 11. Adakan mesyuarat untuk menganalisa laporan Penilaian prestasi pembekal / kontraktor perkhidmatan dan laporan produk yang tidak memenuhi spesifikasi ditetapkan yang diterima. 12. Tentukan tindakan yang akan diambil keatas pembekal, samada untuk:
a. Dikekalkan dalam senarai pembekal b. Didalam perhatian (untuk pembekal / kontraktor
baru) c. Disenaraihitamkan
P 13. Kemaskini Senarai pembekal 14. Edarkan Senarai pembekal kepada P(Stor)
NO. RUJ. DOKUMEN: PK(S)AKMAL.05 NO. KELUARAN :02 NO. PINDAAN : TARIKH : 1 Mac 2004
PROSEDUR SOKONGAN
PEROLEHAN
MUKASURAT : 22 / 32
7A. Carta Aliran Pembelian Terus Bagi Bekalan Tidak Melebihi RM50,000.00
MULA
Terima Borang 284 untuk pembelian yang perlu dari PYB
P
Semak Kos Perolehan P
Tidak melebihi RM 50,000.00 setiap pesanan pilih pembekal secara terus berdasarkan anggaran
P
P(Stor) Sediakan borang permohonan pembelian bekalan dan
serah kepada PT(Kew)
PT(Kew)
Tidak mencukupi
Maklumkan peruntukan vot adalah mencukupi atau tidak kepada Pendaftar
Maklum kepada PYB
P Pendaftar menyokong pembelian dan kemukakan Borang 284 kepada PA untuk kelulusan
PT(Kew) Sediakan LO bagi Pesanan Bekalan
Minta pembekal Membuat tindakan pembetulan
P(Stor) Terima bekalan dari pembekal dan semak samada bekalan memenuhi spesifikasi dan kuantiti yang telah ditetapkan
Semak bekalan mengikut spesifikasi dan kuantiti Tidak penuhi spesifikasi Penuhi spesifikasi
Jika memenuhi spesifikasi yang ditetapkan, terima bekalan dan DO dan sahkan P(Stor)
Rekod Bekalan dalam Buku Lejar P(Stor)
Bekalan disimpan dalam stor Inventori atau terus digunakan
P(Stor)
NO. RUJ. DOKUMEN: PK(S)AKMAL.05 NO. KELUARAN :02 NO. PINDAAN : TARIKH : 1 Mac 2004
PROSEDUR SOKONGAN
PEROLEHAN
MUKASURAT : 23 / 32
7B. Carta Aliran Perolehan Secara Sebutharga
MULA
Pastikan Bekalan/Perkhidmatan yang perlu diperolehi
P
Semak Kos Perolehan dan pastikan Peruntukan mencukupi P
Maklumkan kepada PA untuk kelulusan
P
Daftar dalam Buku Sebutharga, sediakan Buku Sebutharga/Lampiran Q, minta PA tandatangandan serah kepada PT(Kew)
Sediakan Buku Sebutharga(Jika Perlu) dan Lampiran Q PTK
PTK
P Taklimat kepada Pembekal/Kontraktor
PTK(Kew) Mengedarkan Lampiran Q/Jual Buku Sebutharga PTK Labelkan Peti Sebutharga JPS Buka Peti Sebutharga P Adakan Jemputan Mesyuarat JSJ
Sediakan surat tawaran,tandatangan dan serahkan kepada pembekal/kontraktor dan tandatangan surat perjanjian bagi perkhidmatan
Mesyuarat Jawatankuasa Sebutharga dan pilih kontraktor yang menawarkan harga yang berpatutan sediakan Laporan Sebutharga
JSJ
P
P Arahkan Kontraktor melaksanakan bekalan/Perkhidmatan
NO. RUJ. DOKUMEN: PK(S)AKMAL.05 NO. KELUARAN :02 NO. PINDAAN : TARIKH : 1 Mac 2004
PROSEDUR SOKONGAN
PEROLEHAN
MUKASURAT : 24 / 32
7C. Carta Aliran Perolehan Secara Tender
MULA
Pastikan Bekalan/Perkhidmatan yang perlu diperolehi
P
Semak Kos Perolehan dan pastikan Peruntukan mencukupi
P Maklumkan kepada PA untuk kelulusan
P
Sediakan Buku Tender dan Lampiran Q PTK
Taklimat kepada Pembekal/Kontraktor
Daftar dalam Buku Tender, sediakan Buku Tender/Lampiran Q, minta PA tandatangandan serah kepada PT(Kew)
PTK
P PTK(Kew) Mengedarkan Lampiran Q/Buku Tender
PTK Labelkan Peti Tender JPT Buka Peti Tender dan senaraikan Penender JTJ Pilih kontraktor yang menawarkan harga yang
menguntungkan dan sediakan Laporan Tender Hantar Laporan kepada Bah. Kewangan & Perolehan Ibu
Pejabat KDRM P
NO. RUJ. DOKUMEN: PK(S)AKMAL.05 NO. KELUARAN :02 NO. PINDAAN : TARIKH : 1 Mac 2004
PROSEDUR SOKONGAN
PEROLEHAN
MUKASURAT : 25 / 32
Terima keputusan dari Ibu Pejabat KDRM P Sediakan Surat Perjanjian dan tandatangan P
P Arahkan Kontraktor melaksanakan bekalan/Perkhidmatan dan pantau
NO. RUJ. DOKUMEN: PK(S)AKMAL.05 NO. KELUARAN :02 NO. PINDAAN : TARIKH : 1 Mac 2004
PROSEDUR SOKONGAN
PEROLEHAN
MUKASURAT : 26 / 32
7D. Carta Aliran Perolehan Secara Kelulusan Khas Perbendaharaan
MULA Terima permohonan daripada KP P Semak Kos Perolehan dan pastikan
Peruntukan mencukupi P Maklumkan kepada PA untuk kelulusan
P
Semak spesifikasi perkhidmatan dan syarikat pembekal
yang berdaftar dengan KKM KP
Kenalpasti penceramah mengikut Skop Perkhidmatan
KP
Buat Surat permohonan kepada Bah. Kewangan dan Perolehan Ibu Pejabat KDRM untuk dihantar ke Perbendaharaan
P
Terima kelulusan khas Perbendaharaan melalui Bah Kewangan dan Perolehan Ibu Pejabat KDRM
PA Serah Surat kelulusan kepada KP P Memanggil penceramah untuk melaksanakan program KP
Pastikan Penceramah melaksanakan tugas mengikut spesifikasi yang telah ditetapkan
KP
NO. RUJ. DOKUMEN: PK(S)AKMAL.05 NO. KELUARAN :02 NO. PINDAAN : TARIKH : 1 Mac 2004
PROSEDUR SOKONGAN
PEROLEHAN
MUKASURAT : 27 / 32
7E. Carta Aliran Perolehan Secara Panjar Wang Runcit
MULA PTK Terima permohonan PYB
Semak Kos Perolehan dan pastikan Peruntukan mencukupi
PTK
PTK Kenalpasti keperluan perolehan
Serah sejumlah wang yang diperlukan kepada PYB PTK Mengembalikan Resit dan Borang Kew. 50 kepada PTK PYB
PTK Buat Rekupmen
PTK Serah Rekupmen kepada PT(Kew) Terima Rekupmen dan menyediakan Baucar
dan hantar ke JANM
PT(Kew)
NO. RUJ. DOKUMEN: PK(S)AKMAL.05 NO. KELUARAN :02 NO. PINDAAN : TARIKH : 1 Mac 2004
PROSEDUR SOKONGAN
PEROLEHAN
MUKASURAT : 28 / 32
7F. Carta Aliran Penyediaan Pesanan Tempatan
MULA PT(Kew)1 Terima Borang Permohonan
Bekalan/Perkhidmatan
PT(Kew)1
SDP
PT(Kew)1
Semak Borang Permohonan
Semak Kos Perolehan dan pastikan Peruntukan mencukupi
Tidak Serah Borang Permohonan kepada PA untuk kelulusan
PT(Kew)1
Sediakan L.O dan serah kepada PA untuk tandatangan
PT(Kew)2 Serah LO kepada PT(Kew) untuk rekodkan tanggungan
kedalam Buku Vot PT(Kew)2 Menerima LO yang telah ditanggung dan serah
kepada Pembekal/kontraktor atau P(Stor) Salinan LO di simpan dalam fail
PT(Kew)2
NO. RUJ. DOKUMEN: PK(S)AKMAL.05 NO. KELUARAN :02 NO. PINDAAN : TARIKH : 1 Mac 2004
PROSEDUR SOKONGAN
PEROLEHAN
MUKASURAT : 29 / 32
7G. Carta Aliran Penyediaan Baucar Bayaran
MULA
Terima Invois/Bil/LO dan rekod dalam Buku Daftar Bil PT(Kew)1
SDP
PT(Kew)1 Semak Bekalan/Perkhidmatan telah disempurnakan
Rekod No baucar dalan Daftar Baucar
Tidak
PT(Kew)2 Sediakan Draf Baucar dan serah kepada Jurutaip
PT(Kew)2 Menerima Baucar dari Jurutaip dan semak PT(Kew)2 Serah Baucar kepada PT(Kew) 1 untuk direkod dalam
Buku Vot
Serah baucar kepada PA/P/PTK untuk tandatangan PT(Kew)2
Sediakan Borang kawalan Kelompok dan Rekod kedalam Buku Daftar Bil
PT(Kew)1/ PT(Kew)2
PT(Kew)1/
PT(Kew)2 Hantar ke JANM bagi penyediaan Cek bayaran
NO. RUJ. DOKUMEN: PK(S)AKMAL.05 NO. KELUARAN :02 NO. PINDAAN : TARIKH : 1 Mac 2004
PROSEDUR SOKONGAN
PEROLEHAN
MUKASURAT : 30 / 32
7H. Carta Penilaian prestasi Pembekal / Kontraktor
MULA
Lakukan Penilaian keatas prestasi pembekal P(Stor)
Jika pembekal / kontraktor tidak memenuhi kriteria P(Stor)
Minta pembekal buat pembetulan
P(Stor)
Maklumkan segera secara lisan kepada pembekal
Jika masih tidak membuat pembetulan P(Stor)
Hantar surat peringatan kepada pembekal P(Stor)
Jika pembekal masih belum mengambil tindakan pembetulan dalam masa 14 hari
P(Stor) Keluarkan surat peringatan kedua
P(Stor)
Jika pembekal masih belum membuat tindakan pembetulan dalam masa 14 hari selepas surat peringatan kedua
P(Stor)
Sedia dan hantar surat tunjuk sebab P(Stor)
NO. RUJ. DOKUMEN: PK(S)AKMAL.05 NO. KELUARAN :02 NO. PINDAAN : TARIKH : 1 Mac 2004
PROSEDUR SOKONGAN
PEROLEHAN
MUKASURAT : 31 / 32
Sediakan Laporan Prestasi Pembekal dan lain-lain
dokumen sokongan P(Stor)
Kemukakan Laporan Penilaian Prestasi Pembekal kepada JPPP
P(Stor)
Terima Laporan Penilaian Prestasi Pembekal / kontraktor dan Laporan Produk
JPPP Adakan mesyuarat untuk menganalisa Laporan
Prestasi pembekal / kontraktor JPPP
Tentukan tindakan: Dikekalkan / dalam perhatian / senaraihitamkan
JPPP Kemaskini Senarai pembekal P
Edar senarai pembekal kepada P(Stor) P
NO. RUJ. DOKUMEN: PK(S)AKMAL.05 NO. KELUARAN :02 NO. PINDAAN : TARIKH : 1 Mac 2004
PROSEDUR SOKONGAN
PEROLEHAN
MUKASURAT : 32 / 32
8. REKOD KUALITI
BIL
REKOD
LOKASI
TEMPOH
PENYIMPANAN 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17.
Salinan LO untuk Jabatan Salinan Invois/Bil Salinan Baucar Buku Vot Buku Daftar Bil Fail Laporan Penilaian Prestasi Pembekal Fail Perlantikan JPPP Fail Sebutharga Fail Tender Buku Pesanan Tempatan Fail Perolehan Terus Buku Daftar Baucer Buku Lejer Buku Rekupmen Panjar Wang Runcit Sistem e-SPKB Borang 284 (Buku-buku) Pesanan Tempatan (Buku-buku)
Pejabat Pendaftar
Pejabat Pendaftar
Pejabat Pendaftar
Pejabat Pendaftar
Pejabat Pendaftar
Pejabat Pendaftar
Pejabat Pendaftar
Pejabat Pendaftar
Pejabat Pendaftar
Pejabat Pendaftar
Pejabat Pendaftar
Pejabat Pendaftar
Pejabat Pendaftar
Pejabat Pendaftar
Pejabat Pendaftar
Pejabat PSMA
Pejabat PSMA
7 tahun
7 Tahun
7 Tahun
7 Tahun
7 Tahun
7 Tahun
7 Tahun
7 Tahun
7 Tahun
7 Tahun
7 Tahun
7 Tahun
7 Tahun
7 Tahun
7 Tahun
7 Tahun
7 Tahun
9. LAMPIRAN Tiada