perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

i

LAPORAN KULIAH PUSDOKINFO

PROSEDUR PENGADAAN BAHAN PUSTAKA DI UPT

PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS ATMA JAYA

YOGYAKARTA

TUGAS AKHIR

Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Persyaratan dalam Memperoleh Gelar

Vokasi Ahli Madya (A.Md.) dalam Bidang Ilmu Perpustakaan

Oleh :

GUSTI AJI DAMARJATI

D1810037

PROGRAM DIPLOMA III PERPUSTAKAAN

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

2013`

i

LAPORAN KULIAH PUSDOKINFO

PROSEDUR PENGADAAN BAHAN PUSTAKA DI UPT

PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS ATMA JAYA

YOGYAKARTA

TUGAS AKHIR

Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Persyaratan dalam Memperoleh Gelar

Vokasi Ahli Madya (A.Md.) dalam Bidang Ilmu Perpustakaan

Oleh :

GUSTI AJI DAMARJATI

D1810037

PROGRAM DIPLOMA III PERPUSTAKAAN

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

2013`

i

LAPORAN KULIAH PUSDOKINFO

PROSEDUR PENGADAAN BAHAN PUSTAKA DI UPT

PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS ATMA JAYA

YOGYAKARTA

TUGAS AKHIR

Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Persyaratan dalam Memperoleh Gelar

Vokasi Ahli Madya (A.Md.) dalam Bidang Ilmu Perpustakaan

Oleh :

GUSTI AJI DAMARJATI

D1810037

PROGRAM DIPLOMA III PERPUSTAKAAN

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

2013`

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

ii

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

iii

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

iv

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

v

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

vi

MOTTO

“ Semua orang tidak perlu menjadi malu karena pernah berbuat kesalahan,

selama ia menjadi lebih bijaksana dari pada sebelumnya.

(Alexsander)

“Kesalahan terbesar laki-laki adalah ketika memilih suatu pekerjaan, dan

Kesalahan terbesar wanita adalah ketika memilih jodoh”

(Konfusius)

“jauh lebih baik menjadi sumur kering yang dilempari batu oleh setiap

orang yang melewatinya, dari pada menjadi sumber air kehidupan yang

tidak pernah terpakai”

(Kahlil Gibran)

`

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

vii

PERSEMBAHAN

Karya sederhana ini ku persembahkan untuk:

Kedua orang tuaku tercinta yang selalu

memberikan kasih sayang, pengarahan

dan doa serta dukungannya.

Adikku cantik yang selalu membuatku

tersenyum ( Mega )

Seseorang yang memberi warna berbeda

dalam hidupku ( Deasy)

Teman-teman Perpustakaan 2013.

Almamaterku.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

viii

KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum Wr. Wb.

Alhamdulilah, Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang

telah melimpahkan rahmat dan hidayah-nya sehingga penulis dapat

menyelesaikan Tugas akhir yang berjudul “PROSEDUR PENGADAAN BAHAN

PUSTAKA DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS ATMA JAYA

YOGYAKARTA “.

Tugas Akhir ini disusun untuk memenuhi persyaratan guna memperoleh

Gelar Vokasi Ahli Madya (A.Md.) Program Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial

Dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta

Di dalam penyelesaian Tugas Akhir ini penulis banyak mendapat

kesulitan. Namun berkat bantuan dan dukungan moral maupun material dari

berbagai pihak, akhirnya kesulitan tersebut dapat diatasi. Untuk itu pada

kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-

besarnya kepada:

1. Bapak Prof. Drs. Pawito,Ph.D selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan

Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

2. Bapak Drs.Haryanto, M.Lib, selaku Ketua Program Studi Diploma III

Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas

Maret Surakarta dan Penguji Tugas Akhir.

3. Bapak Widodo, M.Sos. Sc, selaku Ketua UPT Perpustakaan Universitas

Sebelas Maret Surakarta.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

ix

4. Drs.Surisno Satrio Utomo, M.Si selaku Dosen Pembibing utama yang

telah bersedia dan memberikan saran, bimbingan dan pengarahan dalam

penulisan Tugas Akhir ini..

5. Dra. Mieke Hardjiatmi. S.Sos, selaku pembimbing akademik.

6. Ibu A. Tri Susanti, S.Kom,.M.A. Kepala UPT Perpustakaan Universitas

Atma Jaya Yogyakarta yang telah memberikan ijin penulis untuk

melaksanakan Kuliah Kerja Perpustakaan (KKP).

7. Bapak YMV, Agung Nugroho, S.Sos, Selaku pembibing Kuliah Kerja

Perpustakaan (KKP) di UPT Perpustakaan Universitas Atma Jaya

Yogyakarta.

8. Seluruh staff UPT Perpustakaan Universitas Atma Jaya Yogyakarta atas

pengarahan selama pelaksanaan Kuliah Kerja Perpustakaan (KKP).

9. Teman-teman DIII Perpustakaan Universitas Sebelas Maret Surakarta

angkatan 2010, terimakasih untuk kebersamaan dan dukungan serta

doanya.

10. Seluruh pihak yang membantu penulis dalam menyelesaikan Tugas Akhir

ini yang tidak dapat penulis sebutkan satu per satu dan dengan tanpa

mengurangi rasa hormat, penulis mengucapkan banyak terimakasih atas

seluruh bantuan yang telah diberikan kepada penulis

Dalam Tugas Akhir ini penulis menyadari bahwa masih jauh dari

sempurna, karena keterbatasan pengetahuan penulis. Oleh karena itu, penulis

mengharapkan adanya saran dan kritik yang membangun

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

x

Akhirnya penulis berharap semoga Tugas Akhir ini dapat berguna dan

dimanfaatkan dengan sebaik-baiknya dalam pengembangan ilmu perpustakaan

khususnya dan masyarakat pada umunya.

Wassalamu’alaikum Wr. Wb.

Surakarta, 28 Mei 2013

Penulis

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

xi

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ................................................................................. viii

DAFTAR ISI ................................................................................................ xi

DAFTAR TABEL ........................................................................................ xiv

DAFTAR BAGAN ………………………………………………………... xvi

DAFTAR LAMPIRAN …………………………………………………… xvi

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah.......................................................... 1

B. Rumusan Masalah .................................................................. 4

C. Tujuan Tugas Akhir .............................................................. 4

D. Waktu Pelaksanaan............................................................. 4

E. Manfaat pengamatan …….................................................... 4

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

A. Pengertian Pengadaan Bahan Pustaka…………………….. 6

1. Pengertian Perpustakaan…............................................... 6

2. Pengertian Perpustakaan Perguruan Tinggi...................... 8

3. Pengertian Pengadaan....................................................... 9

4. Pengertian Bahan Pustaka................................................ 9

5. Pengertian Pengadaan Bahan Pustaka............................. 11

6. Tujuan dan Fungsi Pengadaan Bahan Pustaka………… 13

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

xii

B. Prosedur dan Metode Pengadaan Bahan Pustaka………….. 16

1. Pembelian dan Pemesanan……………………………... 16

2. Tukar Menukar.. ……..………………………………… 18

3. Sumbangan Atau Hadiah................................................. 19

4. Titipan……………………………………………... 21

5. Penerbitan sendiri……………….................................... 21

BAB III DISKRIPSI LEMBAGA / INSTANSI

A. Sejarah……………………………………………………… 23

B. Struktur Organisasi… ............................................................. 25

C. Sumber Daya Manusia............................................................ 28

D. Gedung atau Ruangan ........................................................... 30

E. Sumber Dana…………... ....................................................... 31

F. Sarana dan Prasarana………………… .................................. 32

G. Koleksi……………………... ................................................ 34

H. Layanan………………………............................................... 37

BAB IV PEMBAHASAN

A. Prosedur Pengadaan Bahan Pustaka…………….................. 40

1. Proses Pengadaan Buku Pembelian ………………….... 40

2. Proses Pengadaan Buku Hadiah ..…................................ 45

B. Audio Visual………………………………………………...

C. Pelayanan Referensi…………………………………………

D. Pengadaan Serial……………………………………….........

E. Pengadaan Bahan Pustaka…………………………………...

47

50

57

62

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

xiii

F. Pengolahan Bahan Pustaka………………………………….. 69

BAB V PENUTUP

A. Kesimpulan…………………………….................................. 79

B. Saran……………………………………................................ 82

DAFTAR PUSTAKA………………………………..................................

LAMPIRAN…..…………………………………..……................................

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

xiv

DAFTAR TABEL

Tabel 1. Grafik Perkembangan Staf Perpustakaan Universitas

Atma Jaya Yogyakarta……………………………………….. 28

Tabel 2. Grafik Koleksi Perpustakaan Universitas Atma Jaya

Yogyakarta……………………………………………………… 36

Tabel 3. Grafik Pengguna Jasa Perpustakaan Perpustakaan Universitas

Atma Jaya Yogyakarta……………………………………… 38

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

xv

DAFTAR BAGAN

Bagan 1. Struktur Organisasi Perpustakaan Universitas Atma Jaya

Yogyakarta……………………………………………………. 27

Bagan 2. Data Khusus Gedung/Ruangan Perpustakaan Universitas

Atma Jaya Yogyakarta……………………………………….. 30

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

xvi

LAMPIRAN

Lampiran 1. Surat Tugas Kuliah Kerja Perpustakaan

Lampiran 2. Surat Balasan dari UPT Perpustakaan Universitas Atma Jaya

Yogyakarta

Lampiran 3. Daftar Jadwal Kuliah Kerja Perpustakaan

Lampiran 4. Absensi Mahasiswa Kuliah Kerja Perpustakaan

Lampiran 5. Laporan Periodik Kuliah Kerja Perpustakaan

Lampiran 6. Form Penilaian Mahasiswa Kuliah Kerja Perpustakaan

Lampiran 7. Kegiatan Selama Kuliah Kerja Perpustakaan Di UPT Perpustakaan

Universitas Atma Jaya Yogyakarta

Lampiran 8. Contoh Contoh Inventaris Buku-Buku Universitas Dari BulanSeptember 2012 s/d Mei 2013

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

ABSTRAK

Gusti Aji Damarjati. D1810037. Prosedur Pengadaan Bahan Pustaka Di UPTPerpustakaan Universitas Atma Jaya Yogyakarta. Program Diploma IIIPerpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas

Maret Surakarta. 82 Halaman.

Prosedur Pengadaan Bahan Pustaka merupakan kegiatan yang pentingdilakukan pada setiap lembaga atau instansi. Seperti halnya di UPT PerpustakaanUniversitas Atma Jaya Yogyakarta. Penulisan tugas akhir ini dilakukan dengantujuan untuk mendeskripsikan dan mengetahui sistem kearsipan bagianadministrasi di UPT Perpustakaan Universitas Atma Jaya Yogyakarta.Pengamatan ini merupakan jenis pengamatan deskripsi kualitatif. Sumber datayang digunakan yaitu informan yang dianggap mengetahui informasi secaramendalam dan dapat dipercaya, dan pengumpulan data dengan studi dokumenserta observasi terhadap kejadian atau peristiwa yang terkait dengan proses sistemkearsipan bagian administrasi. Analisis data dilakukan dengan reduksi data, sajiandata kemudian penarikan kesimpulan.

Sistem kearsipan bagian administrasi di UPT Perpustakaan UniversitasSlamet Riyadi Atma Jaya Yogyakarta meliputi 3 tahap, yaitu tahap penciptaan,tahap pelayanan dan tahap pemusnahan arsip. Tahap penciptaan adalah prosedurpengurusan surat atau dokumen untuk dijadikan sebuah arsip. Pada tahappenciptaan arsip terdiri dari 2 tahap, yaitu tahap surat masuk dan surat keluar.Tahap pelayanan terdiri dari proses permintaan, pencarian, pengambilan,pencatatan, pengendalian dan penyimpanan kembali. Sedangkan tahappemusnahan terdiri dari tahap penyeleksian, pemusnahan dan dokumen.

Hasil analisis pengamatan yang dilakukan di UPT PerpustakaanUniversitas Atma Jaya Yogyakarta, penulis menyimpulkan bahwa sistemkearsipan bagian administrasi di UPT Perpustakaan Universitas Atma JayaYogyakarta telah sesuai dengan prosedur yang ditentukan oleh tenaga yang ahlidibidang tersebut. Tetapi adanya hambatan-hambatan yang menyebabkan sistemkearsipan bagian administrasi di UPT Perpustakaan Universitas Atma JayaYogyakartakurang optimal. Hal ini disebabkan oleh faktor-faktor penghambatantara lain: kurangnya sumber daya manusia yang mengelola arsip di UPTPerpustakaan Universitas Atma Jaya Yogyakarta, gedung untuk penataan danpengelolaan arsip masih kurang memadai. Hal-hal inilah yang menghambatterciptanya optimalisasi sistem kearsipan bagian administrasi di UPTPerpustakaan Universitas Atma Jaya Yogyakarta.Kata Kunci :Perpustakaan, kearsipan, administrasi

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

ABSTRACT

Gusti Aji Damarjati. D1810037. Library Materials Procurement ProcedureIn UPT Atma Jaya Yogyakarta University Library. Diploma ProgramLibrary Faculty of Social and Political Sciences, University of March

Surakarta. Page 86.

Filing System Administration is an important activity performed at eachinstitution or agency. As in the University Library Unit Atma Jaya Yogyakarta.Thesis was done in order to describe and know the system archives administrationdepartment at the University Library Unit Atma Jaya Yogyakarta. Thisobservation is a qualitative description of the types of observations. Data sourcesused are regarded informant who knows in depth information and trustworthy, anddata collection to study the document and observe the event or events associatedwith the process of filing systems administration. Data analysis was performedwith data reduction, data presentation and then drawing conclusions

Archival systems administration department at the University LibraryUnit Atma Jaya Yogyakarta includes 3 stages, namely the creation stage, stageand phase of destruction of records service. Stage is the creation of a letter ordocument handling procedures to be used as an archive. At the creation stage ofrecords consists of two phases, namely phase incoming and outgoing mail.

Results of the analysis of observations made at the University LibraryUnit Atma Jaya Yogyakarta, the authors conclude that the system of theadministration of archives at the University Library Unit Atma Jaya Yogyakarta inaccordance with procedures established by the personnel who are experts in thefield. But the barriers that lead to system archival administration in the UniversityLibrary Unit Surakartakurang Slamet Riyadi optimal. This is due to limitingfactors such as: the lack of human resources to manage archives at UPTUniversity Library Atma Jaya Yogyakarta, buildings for administration andmanagement of archives is still inadequate. These are the things that hinder thecreation of system optimization archival administration in the University LibraryUnit Atma Jaya Yogyakarta.

Keyword: Libraries, archives, administratio