PROSEDUR PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR · PDF fileperpustakaan.uns.ac.id commit to user i PROSEDUR PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR DI BAGIAN SDM

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

i

PROSEDUR PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR

DI BAGIAN SDM DAN UMUM PT PELAYARAN NASIONAL

INDONESIA (PERSERO) CABANG SEMARANG

TUGAS AKHIR

Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh Sebutan

Vokasi Ahli Madya ( A.Md.) Dalam Bidang

Manajemen Administrasi

Oleh :

AUGINA AGFILLA ROSA

D1513009

PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN POLITIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

2016


commit to user

ii


commit to user

iii


commit to user

iv


commit to user

v

MOTTO

”Kepuasan terletak pada usaha, bukan pada hasil. Berusaha dengan keras adalah

kemenangan yang hakiki”

(Mahatma Gandhi)

“Jangan menilai saya dari kesuksesan, tetapi nilai saya dari seberapa sering saya

jatuh dan berhasil bangkit kembali”

(Nelson Mandela)

“Banyak hal yang bisa menjatuhkanmu. Tapi satu-satunya hal yang benar-benar

dapat menjatuhkanmu adalah sikapmu sendiri”

(R.A Kartini)


commit to user

vi

PERSEMBAHAN

Tugas akhir ini penulis persembahkan kepada :

1. Orang tua tercinta

2. Adik-adikku tersayang

3. Keluarga besar yang selalu memberi doa

dan dukungan

4. Keluarga besar PT Pelayaran Nasional

Indonesia (Persero) Cabang Semarang

5. Sahabat yang selalu setia memberi

motivasi

6. Teman-teman DIII Manajemen

Administrasi


commit to user

vii

KATA PENGANTAR

Alhamdulillah segala puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT,

karena atas limpahan rahmat dan hidayah-Nya penulis dapat menyelesaikan Tugas

Akhir yang berjudul “Prosedur Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar di

Bagian SDM dan Umum PT Pelayarana Nasional Indonesia (Persero)

Cabang Semarang” sebagai salah satu syarat mendapatkan gelar Ahli Madya

Program Studi Manajemen Administrasi Diploma III Fakultas Ilmu Sosial dan

Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

Dalam penyusunan Tugas Akhir ini penulis banyak mendapat saran,

dorongan serta bimbingan dari berbagai pihak yang merupakan pengalaman yang

tidak dapat diukur secara materi, namun dapat membukakan mata penulis bahwa

sesungguhnya pengalaman dan pengetahuan tersebut adalah guru yang terbaik

bagi penulis. Oleh karena itu dengan segala hormat dan kerendahan hati

perkenankanlah penulis mengucapkan terima kasih kepada :

1. Bapak Djoko Purwoko, SS, MH selaku Dosen Pembimbing yang telah

membimbing penulis selama dalam penyusunan Tugas Akhir.

2. Bapak Drs. Ali, M.Si selaku penguji.

3. Bapak Prasojo Hendi selaku Asisten Manager SDM dan Umum PT

Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang yang telah

memberikan izin untuk melakukan magang.

4. Bapak Ahmad Luthfi selaku staff SDM dan Umum PT Pelayaran Nasional

Indonesia (Persero) Cabang Semarang yang telah membimbing dalam

melakukan pengamatan selama magang.

5. Seluruh karyawan PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang

Semarang yang telah memberikan bantuan selama kegiatan magang

berlangsung, terutama dalam pencarian data-data yang penulis butuhkan.

6. Prof. Ismi Dwi Astuti Nurhaeni, M.Si selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial

dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.


commit to user

viii

7. Bapak Drs. Ali, M.Si selaku Ketua Program Diploma III Manajemen

Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret

Surakarta.

8. Ibu Dra. Lestariningsih, M.Si selaku Pembimbing Akademik.

9. Seluruh dosen pengajar program studi Manajemen Administrasi yang telah

memberikan ilmunya kepada penulis.

10. Seluruh karyawan perpustakaan Ilmu Sosial dan Politik dan Perpustakaan

Pusat UNS atas bantuan dan informasinya.

11. Kedua orang tua, adik-adik serta keluarga besar yang selalu mendoakan

penulis, memberikan dukungan serta semangat untuk menyelesaikan

Tugas Akhir.

12. Semua teman-teman Manajemen Administrasi 2013 atas kebersamaan dan

persahabatan selama ini.

Penulis berharap Tugas Akhir ini dapat memberikan manfaat bagi penulis

dan para pembaca maupun pihak-pihak yang berkepentingan dengan penulisan

Tugas Akhir ini.

Surakarta, 02 Juni 2016

Penulis


commit to user

ix

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ................................................................................................ i

PERSETUJUAN .................................................... Error! Bookmark not defined.

PENGESAHAN ..................................................... Error! Bookmark not defined.

PERNYATAAN ..................................................... Error! Bookmark not defined.

MOTTO ................................................................................................................. iv

PERSEMBAHAN .................................................................................................. vi

KATA PENGANTAR .......................................................................................... vii

DAFTAR ISI .......................................................................................................... ix

DAFTAR TABEL ................................................................................................. xii

DAFTAR BAGAN .............................................................................................. xiii

DAFTAR GAMBAR ........................................................................................... xiv

DAFTAR LAMPIRAN ......................................................................................... xv

ABSTRAK ........................................................................................................... xvi

BAB I PENDAHULUAN ....................................................................................... 1

A. Latar Belakang Masalah .............................................................................. 1 B. Perumusan Masalah ..................................................................................... 4 C. Tujuan Pengamatan ..................................................................................... 4 D. Manfaat Pengamatan ................................................................................... 5

BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN .................... 7

A. TINJAUAN PUSTAKA .............................................................................. 7 1. Pengertian Prosedur .............................................................................. 7 2. Pengertian Pengelolaan ......................................................................... 8 3. Pengertian Surat .................................................................................... 9 4. Pengertian Prosedur Pengelolaan surat ............................................... 10 5. Sifat Surat ........................................................................................... 10


commit to user

x

6. Syarat-syarat membuat surat yang baik .............................................. 10 7. Tujuan Surat ........................................................................................ 11 8. Bahasa Surat ....................................................................................... 12 9. Jenis Surat ........................................................................................... 14 10. Prosedur Pencatatan dan Pendistribusian ........................................... 15 11. Sistem Pengarsipan (Filing) ............................................................... 26 12. Prosedur Pengelolaan Surat Masuk .................................................... 29 13. Prosedur Pengelolaan Surat Keluar .................................................... 36

B. METODE PENGAMATAN ..................................................................... 38 1. Lokasi Pengamatan ............................................................................. 38 2. Jenis Pengamatan ................................................................................ 39 3. Penentuan Sampel dan Sumber Data .................................................. 40 4. Teknik Pengumpulan Data.................................................................. 42 5. Teknik Analisis Data .......................................................................... 43

BAB III DESKRIPSI LEMBAGA ....................................................................... 45

A. Profil Perusahaan ....................................................................................... 45 B. Logo Perusahaan ....................................................................................... 46 C. Sejarah Berdirinya PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) ............... 47 D. Visi dan Misi PT Pelayaran Nasional Indonesia ....................................... 48 E. Budaya Organisasi ..................................................................................... 49 F. Kegiatan Usaha ......................................................................................... 49 G. Struktur Organisasi .................................................................................... 51 H. Deskripsi Pekerjaan ................................................................................... 53 I. Sekretaris Perusahaan ................................................................................ 66 J. Sistem Recruitment ................................................................................... 67 K. Sistem Penggajian ..................................................................................... 68 L. Kinerja Perusahaan .................................................................................... 69 M. GCG (Good Corporate Governance) ........................................................ 70 N. CSR (CorporateSocial Responsibility) ..................................................... 71

BAB IV PEMBAHASAN HASIL PENGAMATAN ........................................... 76

A. Prosedur Pengelolaan Surat Masuk ........................................................... 77 B. Prosedur Pengelolaan Surat Keluar ........................................................... 83 C. Ketentuan Surat Keluar ............................................................................. 93


commit to user

xi

D. Sistem Pencatatan Surat ............................................................................ 94 E. Sistem Pengarsipan (filing) ....................................................................... 95

BAB V PENUTUP ................................................................................................ 98

A. Kesimpulan ................................................................................................ 98 B. Saran ........................................................................................................ 100

DAFTAR PUSTAKA ......................................................................................... 101


commit to user

xii

DAFTAR TABEL

Tabel 1.1 Daftar Rekapitulasi Surat Masuk dan Surat Keluar ................................ 4

Tabel 2.1 Kartu Kendali ........................................................................................ 19

Tabel 2.2 Kartu Kendali ........................................................................................ 33

Tabel 2.3 Lembar Tunjuk Silang .......................................................................... 34

Tabel 3.1 Job Description Kantor Cabang ............................................................ 54

Tabel 4.1 Agenda Surat Masuk ............................................................................. 79

Tabel 4.2 Lembar Disposisi .................................................................................. 80

Tabel 4.3 Kode penomoran surat keluar kapal PT PELNI (Persero) .................... 86

Tabel 4.4 Kode penomoran surat keluar Kantor Pusat PT PELNI (Persero) ........ 87

Tabel 4.5 Agenda Surat Keluar ............................................................................. 90


commit to user

xiii

DAFTAR BAGAN

Bagan 2.1 Model Analisis Interaktif ..................................................................... 44

Bagan 4.1 Alur Pengelolaan Surat Masuk ............................................................ 82

Bagan 4.2 Prosedur Pengelolaan Surat Keluar ..................................................... 92


commit to user

xiv

DAFTAR GAMBAR Gambar 2.1 Pencatatan surat dan penerusannya menurut cara Buku Agenda ...... 18

Gambar 2.2 Pencatatan surat dan penerusannya menurut cara Kartu Kendali ..... 22

Gambar 2.3 Pencatatan surat dan penerusannya menurut cara Takah .................. 23

Gambar 2.4 Cara membuka Takah ........................................................................ 25

Gambar 2.5 Prosedur Pengelolaan Surat Masuk ................................................... 35

Gambar 2.6 Prosedur Pengelolaan Surat Keluar ................................................... 37

Gambar 3.1 Logo PT PELNI (Persero) ................................................................. 46

Gambar 3.2 Struktur Organisasi PT PELNI (Persero) Cabang Semarang ............ 52

Gambar 4.1 Format Surat Keluar .......................................................................... 84

Gambar 4.2 Tempat penyimpanan arsip (Rak Arsip) ........................................... 96


commit to user

xv

DAFTAR LAMPIRAN Lampiran 1 Contoh Surat Masuk (Esternal) beserta Disposisinya ..................... 103

Lampiran 2 Contoh Surat Masuk (Internal) beserta Disposisinya ...................... 106

Lampiran 3 Contoh Surat Keluar ........................................................................ 109

Lampiran 4 Surat Tugas ...................................................................................... 110

Lampiran 5 Form Presensi Magang .................................................................... 111

Lampiran 6 Form Monitoring Magang ............................................................... 112

Lampiran 7 Form Penilaian Magang................................................................... 113

Lampiran 8 Surat Keterangan Selesai Magang ................................................... 114


commit to user

xvi

ABSTRAK

AUGINA AGFILLA ROSA D1513009, PROSEDUR PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR DI BAGIAN SDM DAN UMUM PT PELAYARAN NASIONAL INDONESIA (PERSERO) CABANG SEMARANG. Tugas Akhir, Program Studi Manajemen Administrasi, Program Diploma III, Fakultas Ilmu Sosial dan Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta, 2016, 100 Halaman.

Untuk mencegah surat hilang, keterlambatan dalam pendistribusian, sulit menemukan kembali arsip yang telah disimpan, dan untuk mencegah bocornya informasi di dalam surat yang dapat merugikan perusahaan, maka dibutuhkan suatu pengelolaan surat di dalam suatu organisasi atau perusahaan. Dengan adanya pengelolaan surat yang baik, maka dapat meminimalisir terjadinya permasalahan yang mungkin dapat terjadi di dalam bidang pengelolaan surat pada suatu organisasi.

Tujuan pengamatan yang dilakukan penulis adalah untuk mengetahui bagaimana prosedur pengelolaan surat masuk dan surat keluar di bagian SDM dan Umum PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang. Landasan teori yang digunakan penulis dalam pengamatan ini menggunakan referensi dari buku. Pengamatan ini mengambil lokasi di PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang. Jenis pengamatan yang digunakan penulis adalah deskriptif kualitatif dengan pengamatan observasi berperan aktif. Teknik penentuan sampel yang digunakan penulis adalah purpose sampling. Sumber data diperoleh dari narasumber (informan), peristiwa atau aktifitas, dokumen dan arsip. Teknik pengumpulan data diperoleh melalui wawancara, observasi, mengkaji dokumen dan arsip. Teknik analisis data yang digunakan adalah pengumpulan data, reduksi data, sajian data dan penarikan simpulan dan verifikasi.

Hasil pengamatan yang diperoleh penulis adalah Prosedur pengelolaan surat masuk di bagian SDM dan Umum PT Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang meliputi penerimaan surat, penyortiran surat, pengagendaan surat, pendisposisian surat, penggandaan surat, pendistribusian surat dan penyimpanan surat. Prosedur pengelolaan surat keluar meliputi perintah pembuatan surat keluar dari Kepala Cabang, pengetikan surat, penomoran surat, penandatanganan surat, pemberian cap dinas, penggandaan surat, melipat dan menyampul surat, mengirim surat, dan menyimpan tindasan surat. Sistem pencatatan surat menggunakan sistem buku agenda dengan menggunakan sistem komputer Microsoft Excel. Sistem pengarsipan surat (filing) menggunakan sistem kronologi. Peralatan yang digunakan antara lain form agenda surat masuk dan surat keluar, lembar disposisi, brief ordner, dan rak arsip. Untuk tata cara penemuan kembali arsip yang telah disimpan yaitu dengan menggunakan tombol CTRL+F pada catatan agenda surat masuk dan surat keluar pada sistem komputer Microsoft Excel. Kata Kunci : pengelolaan, surat

Documents

PROSEDUR PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR · PDF fileperpustakaan.uns.ac.id commit to user i PROSEDUR PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR DI BAGIAN SDM