Upload
truongdiep
View
275
Download
2
Embed Size (px)
Citation preview
NO.RUJ.DOKUMEN: PK(W)AKMAL.02 NO. KELUARAN : 02 NO. PINDAAN : TARIKH : 1 Mac 2004
PROSEDUR WAJIB
PENGURUSAN REKOD KUALITI
MUKASURAT : 1 / 25
PROSEDUR PENGURUSAN REKOD KUALITI
PK(W)AKMAL.02
Disediakan oleh
Diluluskan oleh
Nama
HJ MHD SUBRE BIN ISHAK HJ MOHD RAFDZI BIN MAULUD
Jawatan KETUA PUSAT PENGAJIAN PERKHIDMATAN TEKNIK
PENGARAH AKMAL
Tanda
Tangan
Tarikh
No Salinan Kawalan :-
Dikeluarkan kepada :-
NO.RUJ.DOKUMEN: PK(W)AKMAL.02 NO. KELUARAN : 02 NO. PINDAAN : TARIKH : 1 Mac 2004
PROSEDUR WAJIB
PENGURUSAN REKOD KUALITI
MUKASURAT : 2 / 25
REKOD PINDAAN
Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan dokumen ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan-pindaan yang dinyatakan di dalamnya. Tarikh
No.Perenggan
Muka surat
Bentuk Pindaan
Tarikh Diluluskan
NO.RUJ.DOKUMEN: PK(W)AKMAL.02 NO. KELUARAN : 02 NO. PINDAAN : TARIKH : 1 Mac 2004
PROSEDUR WAJIB
PENGURUSAN REKOD KUALITI
MUKASURAT : 3 / 25
1.0 OBJEKTIF
Prosedur ini bertujuan untuk mempastikan semua data dan rekod AKMAL
sentiasa diurus dengan sistematik, mudah dirujuk atau dikesan semula jika
diperlukan.
2.0 SKOP
Prosedur ini digunapakai oleh semua pegawai dan warga AKMAL semasa
membuka, mendaftar, menggerak, menyimpan dan melupuskan semua data-
data dan rekod kualiti.
3.0 DOKUMEN RUJUKAN
3.1 MK.AKMAL.02
Seksyen 4.2.4 – Kawalan Rekod Kualiti
3.2 Arahan Perkhidmatan JPA Bab 4
3.3 Panduan Sistem Fail Untuk Agensi Kerajaan Oleh MAMPU
3.4 Surat Pekeliling Am Bil. 1/97 – Pemeliharaan Rekod-rekod Kerajaan
3.5 Perintah Am Jabatan Bil. 12 – Sistem Pendaftaran Fail
4.0 DEFINISI
4.1 Melupus
Adalah proses pemusnahan rekod-rekod kualiti mengikut prosedur
pemusnahan yang terdapat Surat Pekeliling Am Bil 1 Tahun 1997 –
Pemeliharaan Rekod-rekod Kerajaan.
NO.RUJ.DOKUMEN: PK(W)AKMAL.02 NO. KELUARAN : 02 NO. PINDAAN : TARIKH : 1 Mac 2004
PROSEDUR WAJIB
PENGURUSAN REKOD KUALITI
MUKASURAT : 4 / 25
4.2 Rekod Kualiti
Merupakan dokumen-dokumen yang berupa rekod bagi aktiviti-aktiviti
yang dilakukan mengikut Manual Kualiti dan Prosedur Kualiti. 5.0 SINGKATAN
5.1 KP - Ketua Pusat Pengajian/Ketua Pusat Penyelidikan
dan Pembangunan/ Ketua Pusat Kerjasama
Antarabangsa
5.2 KU - Ketua Unit
5.3 PTP - Pembantu Tadbir Pejabat Pendaftar
5.4 P - Pendaftar
5.5 PT - Pembantu Tadbir
NO.RUJ.DOKUMEN: PK(W)AKMAL.02 NO. KELUARAN : 02 NO. PINDAAN : TARIKH : 1 Mac 2004
PROSEDUR WAJIB
PENGURUSAN REKOD KUALITI
MUKASURAT : 5 / 25
6.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN
TANGGUNGJAWAB
TINDAKAN
PTP
PENGURUSAN SURAT a. Penerimaan dan Pendaftaran Surat Untuk
Perhatian Pengarah / Timbalan Pengarah 1. Buka surat, copkan tarikh terima dan tandatangan
ringkas.
2. Daftar surat dalam Buku Daftar Penerimaan Surat.
Butir-butir yang perlu dicatatkan dalam daftar ialah:
a. Tarikh terima
b. Tajuk surat (secara ringkas)
c. Bilangan rujukan surat
d. Nama Agensi Penghantar
3. Kandungkan surat dalam fail berkenaan.
4. Serah fail kepada Pengarah / Timbalan Pengarah
untuk tindakan.
5. Jika surat diminitkan kepada KP/P/KU/ mana-mana
pegawai lain, serahkan fail kepada pegawai yang
berkenaan untuk diambil tindakan.
NO.RUJ.DOKUMEN: PK(W)AKMAL.02 NO. KELUARAN : 02 NO. PINDAAN : TARIKH : 1 Mac 2004
PROSEDUR WAJIB
PENGURUSAN REKOD KUALITI
MUKASURAT : 6 / 25
TANGGUNGJAWAB
TINDAKAN
6. Jika surat itu hendak dijawab / dibalas tindakan yang
perlu diambil ialah:
a. Taip surat dalam sekurang-kurangnya 2
salinan:
i. Salinan asal dihantar ke agensi
berkenaan.
ii. Salinan kedua kandungkan ke dalam fail
berkenaan.
b. Catatkan bilangan kandungan fail di sudut atas
kanan salinan kedua yang dikandungkan dalam
fail dengan warna biru.
c. Catatkan tarikh surat, nama agensi penerima
dan tarikh surat dihantar pada kertas minit
dengan warna biru.
b. Penerimaan dan Pendaftaran Surat Umum Yang Dialamatkan Kepada Pengarah
7. Buka surat umum yang dialamatkan kepada
Pengarah / Timbalan Pengarah atau untuk perhatian
mana –mana Pusat Pengajian / Pusat / Unit /
pegawai. Copkan tarikh terima dan tandatangan
ringkas.
NO.RUJ.DOKUMEN: PK(W)AKMAL.02 NO. KELUARAN : 02 NO. PINDAAN : TARIKH : 1 Mac 2004
PROSEDUR WAJIB
PENGURUSAN REKOD KUALITI
MUKASURAT : 7 / 25
TANGGUNGJAWAB
TINDAKAN
8. Serahkan kepada Pengarah AKMAL untuk tindakan.
PA
9. Minitkan arahan kepada KP / P / KU / Pegawai yang
bertanggungjawab mengenai surat tersebut.
10. Serahkan surat kepada PTP untuk pengagihan surat
kepada KP / P / KU / Pegawai yang
bertanggungjawab mengenai surat tersebut.
PTP
11. Agihkan surat kepada KP / P/ KU / Pegawai yang
berkenaan. Sekiranya surat adalah untuk P / Pegawai
di Pejabat Pendaftar ambil tindakan seperti di para 2
dan 3.
KP / Pegawai
12. Serahkan surat kepada PT di Urusetia Pensyarah,
Pusat Penyelidikan dan Pembangunan yang berkaitan
untuk diambil tindakan seperti di para 2 dan 3.
PTP / PT
13. Serahkan fail kepada pegawai yang diminitkan di
dalam surat tersebut.
NO.RUJ.DOKUMEN: PK(W)AKMAL.02 NO. KELUARAN : 02 NO. PINDAAN : TARIKH : 1 Mac 2004
PROSEDUR WAJIB
PENGURUSAN REKOD KUALITI
MUKASURAT : 8 / 25
TANGGUNGJAWAB
TINDAKAN
Pegawai
14. Jika surat itu hendak dijawab / dibalas, tindakan-
tindakan yang perlu diambil adalah sama seperti di
para 6 (a – c).
PTP/PT
c. Surat-surat untuk tindakan segera / serta
merta 15. Ambil tindakan segera dengan memasukkan surat-
surat yang diterima ke dalam fail-fail yang berkenaan
sebelum diedarkan.
16. Jika surat tersebut memerlukan tindakan serta merta
dan fail tidak dapat dikesan dengan segera, buka
sampul kecil sebagai langkah sementara tetapi
berikan nombor rujukan fail yang sama.
17. Setelah fail asal dijumpai, sampul kecil dan isi
kandungan fail sementara hendaklah dimasukkan ke
dalam fail asal.
18. Jika surat memerlukan tindakan yang tersangat
segera, tindakan boleh diambil tanpa fail. Tetapi
hendaklah dipastikan diberikan nombor rujukan yang
betul dengan merujuk kepada doket yang disediakan
bagi fail berkenaan.
NO.RUJ.DOKUMEN: PK(W)AKMAL.02 NO. KELUARAN : 02 NO. PINDAAN : TARIKH : 1 Mac 2004
PROSEDUR WAJIB
PENGURUSAN REKOD KUALITI
MUKASURAT : 9 / 25
TANGGUNGJAWAB
TINDAKAN
PTP / PT
PTP / PT
PENGURUSAN FAIL
a. Pendaftaran Fail 19. Buka fail-fail agensi-agensi kerajaan mengikut
kategori yang berikut:-
i. Fail Umum
ii. Fail Kakitangan
iii. Lain-lain fail mengikut keperluan.
20. Kelaskan fail-fail berkenaan mengikut kelas seperti
berikut:-
i. Terbuka
ii. Terperingkat
- Rahsia Besar
- Rahsia
- Sulit
- Terhad
21. Beri nombor rujukan fail kepada fail-fail berkenaan
mengikut kod-kod rujukan yang berikut:-
i. Rujukan pertama : Nama ringkas jabatan
ii. Rujukan kedua : Kod ringkas organisasi
iii. Rujukan ketiga : Kod ringkas program
iv. Rujukan keempat : Kod perkara / subjek
(S).
NO.RUJ.DOKUMEN: PK(W)AKMAL.02 NO. KELUARAN : 02 NO. PINDAAN : TARIKH : 1 Mac 2004
PROSEDUR WAJIB
PENGURUSAN REKOD KUALITI
MUKASURAT : 10 / 25
TANGGUNGJAWAB
TINDAKAN
PTP / PT
22. Bagi fail umum beri nombor rujukan fail seperti
berikut:
22.1 Letakkan rujukan pertama iaitu nama ringkas
bagi Jabatan Kastam Diraja Malaysia (KE.HI)
dan kod ringkas bagi AKMAL (65).
22.2 Letakkan rujukan kedua iaitu taraf
keselamatan sebelum kod jabatan dan kod
ringkas AKMAL berdasarkan kepada
perkataan Rahsia Besar, Rahsia dan Sulit.
Bagi fail-fail bertaraf Terbuka dan Terhad
tidak perlu diletakkan apa-apa kod.
Contoh memberi rujukan taraf keselamatan
adalah seperti berikut:
i. Rahsia Besar KE.HI(65)17/ - Fail bertaraf
Rahsia Besar
ii. Rahsia KE.HI(65)17/ - Fail bertaraf Rahsia
iii. Sulit KE.HI(65)17/ - Fail bertaraf Sulit
iv. KE.HI(65)17/ - Fail Terbuka dan Terhad.
23. Gunakan warna kulit fail seperti berikut untuk
membezakan taraf keselamatan fail:
i. Rahsia Besar – Kuning Berpalang Merah
ii. Rahsia – Merah Jambu Berpalang
iii. Sulit – Hijau
NO.RUJ.DOKUMEN: PK(W)AKMAL.02 NO. KELUARAN : 02 NO. PINDAAN : TARIKH : 1 Mac 2004
PROSEDUR WAJIB
PENGURUSAN REKOD KUALITI
MUKASURAT : 11 / 25
TANGGUNGJAWAB
TINDAKAN
iv. Terhad – Putih tetapi ditandakan / dicop
perkataan TERHAD.
PTP / PT
b. Pembukaan Fail 24. Bagi fail baru sediakan dua binder doket. Simpan
satu binder di dalam doket faharasat dan satu binder
lagi untuk fail bertaraf terbuka dan untuk fail-fail
keselamatan.
25. Taip nombor rujukan fail dan tajuk fail di atas kertas
doket dan susun di dalam binder.
26. Sediakan kertas doket faharasat bilangan sebanyak
satu salinan dan susun di dalam binder faharasat
bilangan (Numerical Index) mengikut tertib susunan
nombor.
27. Bagi fail sambungan, hendaklah dibuka apabila satu
fail telah mengandungi 100 kandungan (atau pun
kurang tetapi fail tersebut dianggap terlalu tebal). Fail
tersebut hendaklah ditutup dan kulit yang baru dibuka.
28. Tutup fail asal dan catat dengan terang dan jelas
perkataan berikut di atas fail asal:
’DITUTUP – KULIT 2 DIBUKA’ (atau kulit yang
berkenaan)
NO.RUJ.DOKUMEN: PK(W)AKMAL.02 NO. KELUARAN : 02 NO. PINDAAN : TARIKH : 1 Mac 2004
PROSEDUR WAJIB
PENGURUSAN REKOD KUALITI
MUKASURAT : 12 / 25
TANGGUNGJAWAB
TINDAKAN
29. Catat nombor rujukan yang sama diikuti dengan
perkataan ‘Klt. 2’ atau kulit yang berkenaan di atas
kulit baru.
30. Mulakan kandungan di kulit baru dengan nombor ‘1’.
31. Simpan fail lama bersama fail baru jika fail tersebut
masih diperlukan. Jika tidak, asingkan dan simpan
dalam bilik fail.
PTP/PT
c. Membuka Fail Sementara 32. Buka fail sementara sekiranya surat-surat atau
dokumen memerlukan tindakan segera tetapi fail yang
berkenaan telah hilang / tidak dapat dikesan atau di
dalam keadaan di mana lebih daripada seorang
pegawai perlu mengambil tindakan ke atas fail yang
sama.
33. Gunakan sampul kecil (AM 435A-Pin. 1/82) dan
berikan nombor rujukan dan tajuk fail yang sama
dengan nombor dan tajuk fail asal.
34. Masukkan kembali isi kandungan beserta kulit fail
sementara ke dalam fail asal apabila fail asal yang
hilang telah dapat dikesan atau tindakan-tindakan
NO.RUJ.DOKUMEN: PK(W)AKMAL.02 NO. KELUARAN : 02 NO. PINDAAN : TARIKH : 1 Mac 2004
PROSEDUR WAJIB
PENGURUSAN REKOD KUALITI
MUKASURAT : 13 / 25
TANGGUNGJAWAB
TINDAKAN
yang serentak telah selesai dilakukan.
35. Jika fail asal tidak dapat dikesan sehingga satu temph
tertentu sedangkan surat-surat yang perlu
dimasukkan ke dalam fail yang berkenaan masih
diterima, buka fail bagi menggantikan fail sementara
tersebut.
PTP / PT
d. Penyimpanan Fail
36. Simpan fail-fail bertaraf keselamatan dalam bilik
simpanan khas atau dalam kabinet besi. Bagi fail-fail
terbuka hendaklah disimpan dalam bilik fail yang
mempunyai petak-petak (pigeon hole).
37. Susun fail berdasarkan kepada susunan yang
ditetapkan dalam doket faharasat bilangan (numerical
index).
PTP / PT
e. Pergerakan Fail 38. Catat semua pergerakan fail yang diedarkan kepada
pegawai atau kakitangan yang menggunakannya
disebelah belakang kertas doket faharasat bilangan
dan di muka hadapan kulit fail berkenaan. Perkara-
NO.RUJ.DOKUMEN: PK(W)AKMAL.02 NO. KELUARAN : 02 NO. PINDAAN : TARIKH : 1 Mac 2004
PROSEDUR WAJIB
PENGURUSAN REKOD KUALITI
MUKASURAT : 14 / 25
TANGGUNGJAWAB
TINDAKAN
perkara yang perlu dicatat ialah:-
a. Nama pemohon / penerima fail
b. Tarikh fail diedarkan.
PTP/PT
PENGURUSAN REKOD SECARA ELEKTRONIK
39. Masukkan data-data ke dalam komputer dan simpan
(save) data mengikut fail yang berkenaan. Jika data-
data pertama kali dimasukkan ke dalam komputer,
simpan (save) data-data berkenaan dan namakan fail
dengan nama yang bersesuaian.
40. Salinkan (copy) data-data ke dalam disket/CD untuk
dibuat ‘back-up’. Jika disket/CD tersebut pertama kali
digunakan labelkan disket/CD dengan nama yang
bersesuaian dan catatkan tarikh di atas label
berkenaan.
41. Simpan disket/CD di dalam bekas yang bersesuaian
dan letakkan di dalam kabinet.
NO.RUJ.DOKUMEN: PK(W)AKMAL.02 NO. KELUARAN : 02 NO. PINDAAN : TARIKH : 1 Mac 2004
PROSEDUR WAJIB
PENGURUSAN REKOD KUALITI
MUKASURAT : 15 / 25
TANGGUNGJAWAB
TINDAKAN
PT
PEMELIHARAAN REKOD 42 Simpan rekod di tempat yang sesuai dan selamat
yang mempunyai ciri-ciri yang berikut:
a. kedudukannya di atas paras banjir dan tidak ada
saluran air yang merintangi tempat simpanan
rekod untuk mengelakkan sebarang kebocoran
dan banjir
b. tidak mudah terbakar dan diresapi air
c. dilengkpai dengan sistem pencegahan
kebakaran.
d. mempunyai sistem pendawaian letrik yang
selamat
e. mempunyai peredaran udara yang baik.
43. Bersihkan tempat simpanan rekod menggunakan
pembersih hampagas sekurang-kurangnya dua kali
seminggu.
44. Simpan rekod di atas rak dan disusun kemas
mengikut jenis-jenis rekod bagi memudahkan
peredaran udara dan pengesanan kembali rekod-
rekod tersebut.
45. Rekod yang terkena air hendaklah dikeringkan
dengan menggunakan kipas dan tidak boleh dijemur
NO.RUJ.DOKUMEN: PK(W)AKMAL.02 NO. KELUARAN : 02 NO. PINDAAN : TARIKH : 1 Mac 2004
PROSEDUR WAJIB
PENGURUSAN REKOD KUALITI
MUKASURAT : 16 / 25
TANGGUNGJAWAB
TINDAKAN
di bawah sinaran matahari.
46. Rekod yang berlapuk, berkulat dan sebagainya
hendaklah dibersihkan.
47. Rekod yang koyak hendaklah ditampal dengan
menggunakan pelekat atau gam yang sesuai.
PTP/PT
PEMUSNAHAN REKOD
48. Kenalpasti dan senaraikan rekod-rekod yang tidak
tidak aktif atau yang tidak digunakan lagi di dalam
Senarai Pemindahan rekod seperti di dalam Surat
Pekeliling Am Bil 1/97.
P
49. Majukan Senarai Pemindahan ke Arkib Negara
Malaysia untuk dibuat penilaian.
PTP/P
50. Asingkan rekod-rekod yang dicadang simpan dan
yang dicadang musnah oleh Arkib Negara Malaysia.
P
51. Pohon kebenaran pemusnahan dari Arkib Negara
Malaysia bagi rekod-rekod yang dicadang musnah.
Bagi rekod-rekod kewangan permohonan kebenaran
untuk pemusnahan hendaklah dibuat kepada
Jabatan Akauntan Negara dan Jabatan Audit Negara
NO.RUJ.DOKUMEN: PK(W)AKMAL.02 NO. KELUARAN : 02 NO. PINDAAN : TARIKH : 1 Mac 2004
PROSEDUR WAJIB
PENGURUSAN REKOD KUALITI
MUKASURAT : 17 / 25
TANGGUNGJAWAB
TINDAKAN
mengikut Surat Pekeliling Perbendaharaan bil. 9/86
(Pindaan kepada Arahan Perbendaharaan 150)
dengan salinan permohonan dimajukan kepada
Ketua Pengarah, Arkib Negara Malaysia.
52. Musnahkan rekod dengan cara membakar atau
menggunakan mesin perincih, berpandukan Surat
Pekeliling Perbendaharaan Bil. 22/75 atau
berpandukan Arahan Keselamatan bagi rekod-rekod
terperingkat.
53. Maklumkan jumlah ukuran rekod di dalam meter
panjang/padu (ukuran bertimbun) kepada Arkib
Negara Malaysia bagi setiap kali pemusnahan
dijalankan.
NO.RUJ.DOKUMEN: PK(W)AKMAL.02 NO. KELUARAN : 02 NO. PINDAAN : TARIKH : 1 Mac 2004
PROSEDUR WAJIB
PENGURUSAN REKOD KUALITI
MUKASURAT : 18 / 25
7.0 CARTA ALIRAN
PENGURUSAN SURAT
a. Penerimaan Dan Pendaftaran Surat Untuk Perhatian Pengarah/Timbalan Pengarah
MULA
Buka surat, cop tarikh terima dan tandatangan ringkasl
PTP PTP
Daftar surat
Kandungkan surat dalam fail berkenaan PTP
Jawab/balas surat jika surat Perlu dijawab/dibalas
Serah fail kepada KP Yang diminitkan oleh Pengarah
Serah fail kepada Pengarah/Timbalan Pengarah untuk tindakan
PTP
PTP
PTP
Selesai
NO.RUJ.DOKUMEN: PK(W)AKMAL.02 NO. KELUARAN : 02 NO. PINDAAN : TARIKH : 1 Mac 2004
PROSEDUR WAJIB
PENGURUSAN REKOD KUALITI
MUKASURAT : 19 / 25
b. Pemeriksaan Dan Pendaftaran
Surat Umum Yang Dialamatkan Kepada Pengarah
MULA
Buka surat, cop tarikh terima dan tandatangan ringkas PTP
Minitkan arahan kepada KPP/KP/P/KU/Pegawai yang bertanggungjawab
Serah serahkan surat kepada Pengarah untuk tindakan PTP
Pengarah
Daftar surat dan kandungkan dalam fail berkenaan
Serahkan surat kepada PT yang
Serahkan surat kepada PTP untuk agihan kepada KPP/KP/P/KU/Pegawai yang bertanggungjawab
Agihkan surat kepada kepada KP/KU/Pegawai yang berkenaan. Sekiranya surat untuk P/Pegawai di Pejabat Pendaftar, daftar surat dan kandungkan dalam fail berkenaan
Pengarah
PTP
KP/P/KU/Pegawai
PT
Serahkan fail kepada pegawai yang berkenaan PT
Jawab / balas surat berkenaan Pegawai yang berkenaan
NO.RUJ.DOKUMEN: PK(W)AKMAL.02 NO. KELUARAN : 02 NO. PINDAAN : TARIKH : 1 Mac 2004
PROSEDUR WAJIB
PENGURUSAN REKOD KUALITI
MUKASURAT : 20 / 25
c. Surat-Surat Untuk Tindakan Segera/Serta Merta
MULA
Selesai
Jika surat perlukan tindakan yang tersangat segera, ambil tindakan tanpa fail dengan menggunakan nombor rujukan dari doket fail
Setelah fail dijumpai,masukkan sampul kecil dan isi kandungan fail dalam fail asal
Jika surat perlu tindakan serta merta dan fail tidak dapat dikesan buka sampul kecil
Ambil tindakan segera dengan memasukkan surat-surat diterima ke dalam fail berkenaan sebelum diedarkan
PTP/PT
PTP/PT
PTP/PT
PTP
NO.RUJ.DOKUMEN: PK(W)AKMAL.02 NO. KELUARAN : 02 NO. PINDAAN : TARIKH : 1 Mac 2004
PROSEDUR WAJIB
PENGURUSAN REKOD KUALITI
MUKASURAT : 21 / 25
PENGURUSAN FAIL
a. Pendaftaran Fail
MULA
Buka fail mengikut kategori PTP/PT
Kelaskan fail PTP/PT
Beri nombor rujukan fail PTP/PT
Gunakan warna fail yang ditetapkan untuk membezakan taraf keselamatan fail PTP/PT
Selesai
NO.RUJ.DOKUMEN: PK(W)AKMAL.02 NO. KELUARAN : 02 NO. PINDAAN : TARIKH : 1 Mac 2004
PROSEDUR WAJIB
PENGURUSAN REKOD KUALITI
MUKASURAT : 22 / 25
b. Pembukaan Fail FAIL BARU
Sediakan doket faharasat bilangan sebanyak satu salinan dan susun di dalam binder faharasat bilangan mengikut susunan nombor
Taip nombor rujukan fail di atas kertas doket dan susun dalam binder
Sediakan dua binder doket bagi fail baru. Satu disimpan dalam doket faharasat dan satu lagi untuk fail terbuka dan fail keselamatan
MULA
PTP/PT
PTP/PT
PTP/PT
Selesai
FAIL SAMBUNGAN
MULA
Tutup fail asal dan catat perkataan DITUTUP – KULIT 2 DIBUKA
Simpan fail bersama fail baru jika fail masih diperluka. Jika tidak, asingkan dan simpan dalam bilik fail.
Selesai
Catat nombor rujukan fail diikuti degan perkataan ‘Klt. 2’ (kulit yang berkenaa) dan mulakan kandungan dengan nombor ‘1’
Buka fail sambungan apabila fail telah mengandungi 100 kandungan / fail terlalu tebal
PTP/PT
PTP/PT
PTP/PT
PTP/PT
NO.RUJ.DOKUMEN: PK(W)AKMAL.02 NO. KELUARAN : 02 NO. PINDAAN : TARIKH : 1 Mac 2004
PROSEDUR WAJIB
PENGURUSAN REKOD KUALITI
MUKASURAT : 23 / 25
FAIL SEMENTARA
Selesai
Jika fail asal tidak dapat dikesan sehingga satu tempoh tertentu buka fail bagi menggantikan fail sementara
Masukkan kembali isi kandungan beserta kulit fail sementara ke dalam fail asal apabila fail asal dapat dikesan
Buka fail semantara dengan menggunakan sampul kecil (AM 435A-Pin. 1/82) dan beri nombor rujukan dan tajuk fail yang sama dengan nombor dan tajuk asal fail
MULA
PTP/PT
PTP/PT
PTP/PT
NO.RUJ.DOKUMEN: PK(W)AKMAL.02 NO. KELUARAN : 02 NO. PINDAAN : TARIKH : 1 Mac 2004
PROSEDUR WAJIB
PENGURUSAN REKOD KUALITI
MUKASURAT : 24 / 25
c. Penyimpanan Fail
MULA
Selesai
Susun fail berdasarkan kepada susunan diket faharasat bilangan
Simpan fail-fail bertaraf keselamatan dalam bilik simpanan khas atau dalam kabinet besi, bagi fail terbuka simpan dalam bilik fail yang mempunyai petak-petak (pigeon hole) PTP/PT
PTP/PT
d. Pergerakan Fail
MULA
Catat semua pergerakan fail yang diedarkan kepada pegawai di sebelah belakang kertas doket faharasat bilangan PTP/PT
Selesai
PELUPUSAN REKOD
MULA
Lupuskan fail mengikut arahan dalam Surat Pekeliling Am Bil. 1/97 – Pemeliharaan Rekod-rekod Kerajaan
Kenalpasti dan sediakan senarai fail yang hendak dilupuskan mengikut arahan Surat Pekeliling Am Bil. 1/97 – Pemeliharaan Rekod-rekod Kerajaan
PTP/PT
PTP/PT
Selesai
NO.RUJ.DOKUMEN: PK(W)AKMAL.02 NO. KELUARAN : 02 NO. PINDAAN : TARIKH : 1 Mac 2004
PROSEDUR WAJIB
PENGURUSAN REKOD KUALITI
MUKASURAT : 25 / 25
8.0 REKOD KUALITI
BIL REKOD KUALITI LOKASI
PENYIMPANAN TEMPOH SIMPANAN
1. Senarai fail yang
hendak dilupuskan
Pejabat
Pendaftar
5 Tahun
2. Daftar Surat Masuk
“
5 Tahun
3. Daftar Surat keluar
Melalui Pos
“
5 Tahun
4. Daftar Surat Keluar
Segera / Dengan
Tangan
“
5 Tahun
5. Doket Fail
“
5 Tahun
6. Daftar (Sulit) Pejabat
Pengarah
5 Tahun
7. Disket / CD Pejabat
Pendaftar
5 Tahun
9.0 Lampiran
Tiada