DOKUMEN TIDAK TERKAW

AL

OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN

PEJABAT NAIB CANSELOR

UPM/OPR/PNC-BPK/P001

Halaman: 1/6

No. Semakan: 00

No. Isu: 02

PROSEDUR PENYEDIAAN LAPORAN PENCAPAIAN SASARAN TAHUNAN PELAN

STRATEGI

Tarikh: 03/01/2011

1.0 TUJUAN

Prosedur ini menerangkan kaedah penyediaan laporan pencapaian sasaran tahunan Pelan Strategi UPM.

2.0 SKOP

Prosedur ini melibatkan proses semakan terakhir hingga status terkini Pelan Strategi UPM.

3.0 DOKUMEN RUJUKAN

Nombor / Kod Rujukan Tajuk Dokumen

MS ISO 9001:2008 Quality Management Systems Requirements

- Pelan Strategi Universiti Putra Malaysia 2001 - 2010 (Semakan 2007)

- Pelan Tindakan 3 (Tiga) Tahun Universiti Penyelidikan

- Pelan Strategik Pengajian Tinggi Negara Melangkaui Tahun 2020

- Pelan Tindakan Pengajian Tinggi Negara 2007 - 2010

4.0 TERMINOLOGI / SINGKATAN

BPK : Bahagian Perancangan Korporat JK : Jawatankuasa Ketua Entiti : Pengarah/Timbalan Pengarah/Ketua Bahagian Maklumat : Laporan untuk setiap matlamat UPM yang diisi

mengikut format maklumat yang diberi kepada setiap Peneraju Matlamat

PAP : Pembantu Am Pejabat Peneraju Matlamat : Pemegang Maklumat PT : Pegawai Tadbir PTJ : Pusat Tanggungjawab PTPO : Pembantu Tadbir (Perkeranian / Operasi) TPKD : Timbalan Pegawai Kawalan Dokumen UPM : Universiti Putra Malaysia

DOKUMEN TIDAK TERKAW

AL

OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN

PEJABAT NAIB CANSELOR

UPM/OPR/PNC-BPK/P001

Halaman: 2/6

No. Semakan: 00

No. Isu: 02

PROSEDUR PENYEDIAAN LAPORAN PENCAPAIAN SASARAN TAHUNAN PELAN

STRATEGI

Tarikh: 03/01/2011

5.0 TANGGUNGJAWAB

Pengarah Bahagian Perancangan Korporat, Ketua Entiti dan Pegawai Tadbir bertanggungjawab menentukan prosedur ini dilaksanakan. Sesiapa yang terlibat di dalam proses ini adalah bertanggungjawab mematuhi prosedur ini.

DOKUMEN TIDAK TERKAW

AL

OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN

PEJABAT NAIB CANSELOR

UPM/OPR/PNC-BPK/P001

Halaman: 3/6

No. Semakan: 00

No. Isu: 02

PROSEDUR PENYEDIAAN LAPORAN PENCAPAIAN SASARAN TAHUNAN PELAN

STRATEGI

Tarikh: 03/01/2011

6.0 CARTA ALIR

7.1 Mula

7.4 Lengkap? 7.5 Pastikan Maklumat Lengkap

7.6 Kemaskini Scorecard

7.7 Edar Scorecard untuk Pengesahan

7.9 Sedia dan Edar Laporan

7.8 Sah?

7.11 Tamat

Ya

Tidak

Ya

Tidak

7.2 Minta Maklumat

7.3 Kumpul Maklumat

7.10 Simpan Rekod

DOKUMEN TIDAK TERKAW

AL

OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN

PEJABAT NAIB CANSELOR

UPM/OPR/PNC-BPK/P001

Halaman: 4/6

No. Semakan: 00

No. Isu: 02

PROSEDUR PENYEDIAAN LAPORAN PENCAPAIAN SASARAN TAHUNAN PELAN

STRATEGI

Tarikh: 03/01/2011

7.0 PROSES TERPERINCI

Tindakan Tanggungjawab

7.1 Mula 7.2 Minta Maklumat

7.2.1 Sedia dan hantar surat iringan berserta format maklumat yang diperlukan kepada Peneraju Matlamat.

7.2.2 Rekod penerimaan dalam buku (Buku Penghantaran Surat).

PT

PAP 7.3 Kumpul Maklumat

7.3.1 Kumpul maklumat dalam tempoh yang ditetapkan. 7.3.2 Keluarkan surat peringatan dalam tempoh satu (1) hari

bekerja selepas tarikh akhir kumpul maklumat seperti 7.3.1 kepada Peneraju Matlamat yang tidak menghantar maklumat.

7.3.3 Pastikan maklumat diterima dalam tempoh tujuh (7) hari

bekerja selepas surat peringatan dikeluarkan.

PTPO

PT

7.4 Lengkap? 7.4.1 Semak samada maklumat yang dikumpulkan adalah lengkap

dalam tempoh lima (5) hari bekerja. 7.4.2 Jika ya, ikut langkah 7.6 7.4.3 Jika tidak, ikut langkah 7.5

PT

7.5 Pastikan Maklumat Lengkap

7.5.1 Pastikan Peneraju Matlamat melengkapkan maklumat yang telah dikenal pasti dalam tempoh tujuh (7) hari bekerja.

7.5.2 Ikut langkah 7.3.

PT

DOKUMEN TIDAK TERKAW

AL

OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN

PEJABAT NAIB CANSELOR

UPM/OPR/PNC-BPK/P001

Halaman: 5/6

No. Semakan: 00

No. Isu: 02

PROSEDUR PENYEDIAAN LAPORAN PENCAPAIAN SASARAN TAHUNAN PELAN

STRATEGI

Tarikh: 03/01/2011

7.6 Kemaskini Scorecard 7.6.1 Kemaskini Scorecard dalam tempoh tujuh (7) hari bekerja.

7.6.2 Buat Pembetulan dalam tempoh dua (2) hari bekerja (jika

perlu).

PTPO / PAP

7.7 Edar Scorecard untuk Pengesahan

7.7.1 Edar dan dapatkan pengesahan Scorecard daripada Peneraju

dalam tempoh tujuh (7) hari bekerja dari tarikh edaran.

PTPO / PAP

7.8 Sah? 7.8.1 Pastikan Peneraju mengesahkan Scorecard dalam tempoh

lima (5) hari bekerja. 7.8.2 Jika ya, ikut langkah 7.9 7.83 Jika tidak, ikut langkah 7.6.2

PTPO

7.9 Sedia dan Edar Laporan

7.9.1 Sedia dan edar laporan dalam tempoh tujuh (7) hari bekerja untuk dimajukan kepada Jawatankuasa Pengurusan Universiti.

PT / PTPO / PAP

7.10 Simpan rekod

7.10.1 Simpan semua rekod berkaitan dalam fail (UPM/PNC/BPK/SPS/PS/tahun semasa) dan kemaskini Senarai Semak Penyediaan Laporan Pencapaian Sasaran Tahunan Pelan Strategi(OPR/PNC-BPK/SS01/STRATEGI).

PTPO

7.11 Tamat

DOKUMEN TIDAK TERKAW

AL

OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN

PEJABAT NAIB CANSELOR

UPM/OPR/PNC-BPK/P001

Halaman: 6/6

No. Semakan: 00

No. Isu: 02

PROSEDUR PENYEDIAAN LAPORAN PENCAPAIAN SASARAN TAHUNAN PELAN

STRATEGI

Tarikh: 03/01/2011

8.0 REKOD KUALITI

Bil Kod Fail, Tajuk Fail, dan Senarai

Rekod

Tanggungjawab Mengumpul, Memfail dan Menyelenggara

Tempat dan Tempoh

Simpanan

Kuasa dan Cara

Melupus

1.

UPM/PNC/BPK/SPS/PS/ (tahun semasa) Tajuk Fail : Pelan Strategi Universiti Putra Malaysia

Surat Memohon Maklumat Pelan Strategi.

Surat Peringatan Memohon Maklumat Pelan Strategi.

Maklumat Pelan Stategi.

Surat Memohon Pengesahan Scorecard.

Scorecard Pelan Strategi.

Laporan Pelan Strategi UPM.

Senarai Semak Penyediaan Laporan Pencapaian Sasaran Tahunan Pelan Strategi (PNC/BPK/P04/SN01/ Strategi)

TPKD

PTPO

BPK

3 Tahun

Naib Canselor/

Ketua Entiti

Rincih

9.0 SEJARAH SEMAKAN

No. Isu

No. Semakan

No. CPD Kelulusan Mesyuarat

Disedia dan

Disemak

Dilulus/ Diluluskan

Semula

Tarikh Kuat Kuasa

02 00 - Keluaran Pertama

untuk satu persijilan TWP PP WP 03/01/2011