Handout

PELATIHAN OPERATORPROSES PENERIMAAN MAHASISWA BARU

DISUSUN OLEH :TIM TEKNIS

PT. GAMATECHNO INDONESIA

UNIVERSITAS DEHASEN

2014

2 | P a g e

DAFTAR ISI

Pendahuluan .................................................................................... 3

1.1. Tinjauan Sistem ................................................................................................................... 3

1.2. Tujuan.................................................................................................................................. 3

1.3. Arsitektur Aplikasi .................................................................Error! Bookmark not defined.

Flowchart ........................................................................................ 4

1.1. Proses Utama ...................................................................................................................... 4

1.2. Proses Registrasi Mahasiswa Baru ...................................................................................... 5

1.3. Proses Herregistrasi............................................................................................................. 6

How to..? ........................................................................................ 7

1. Proses Persiapan ....................................................................................................................... 7

1.1. Mengecek Data Fakultas ..................................................................................................... 7

1.2. Mengecek Data Jurusan ...................................................................................................... 7

1.3. Mengecek Data Prodi .......................................................................................................... 8

1.4. Mengecek data Jenjang Akademik ...................................................................................... 9

1.5. Mengecek data Jenis Semester ........................................................................................... 9

1.6. Mengecek Jalur Masuk yang Berlaku ................................................................................ 10

1.7. Mengecek Gelombang Masuk yang Berlaku ..................................................................... 10

2. Proses Registrasi Mahasiswa Baru ........................................................................................ 11

1.1. Setup Periode Baru............................................................................................................ 11

1.2. Setup Tarif Pembayaran Mahasiswa ................................................................................. 11

1.3. Setting Tagihan.................................................................................................................. 12

1.4. Melihat Status Registrasi Mahasiswa Baru ....................................................................... 13

1.5. Pembayaran Mahasiswa.................................................................................................... 13

1.6. Membuat NIM Mahasiswa ................................................................................................ 14

1.7. Melakukan Verifikasi Mahasiswa ...................................................................................... 15

3. Proses Herregistrasi Mahasiswa Lama ................................................................................. 15

1.1. Melihat Status Herregistrasi Mahasiswa Lama ................................................................. 15

3 | P a g e

Pendahuluan1.1.Tinjauan Sistem

Sistem Informasi Registrasi adalah sebuah sistem informasi yang dikhususkan untuk mengelola dan

memonitor proses mulai dari penerimaan mahasiswa baru dan registrasi mahasiswa baru.

Maksud dan tujuan dari dikembangkannya SI Registrasi ini adalah untuk mendukung proses pengelolaan

pendaftar universitas, proses penerimaan mahasiswa baru, serta registrasi mahasiswa sehingga proses dapat

dilaksanakan dengan lebih lancar dan transparan. Untuk kebutuhan internal, SI Registrasi dapat

menyediakan data-data yang bisa dimanfaatkan untuk pengambilan keputusan.

Hasil akhir dari sistem ini adalah terwujudnya sistem yang terintegrasi dengan sistem lain yaitu SI Finansi

Pembayaran dan SI Akademik, sehingga proses pengelolaan data-data yang terkait dengan kemahasiswaan

mulai dari data pembayaran mahasiswa, data registrasi dan data akademik dapat berjalan dengan lebih

efisien.

1.2.Tujuan

1) Melatih para operator untuk dapat menggunakan aplikasi

2) Membiasakan operator menggunakan alat bantu berupa aplikasi dalam menyelesaikan masalah

yang dihadapainya dilapangan

4 | P a g e

FlowchartSistem Informasi Registrasi adalah sebuah sistem informasi yang dikhususkan untuk mengelola danmemonitor proses mulai dari penerimaan mahasiswa baru, registrasi mahasiswa baru, dan herregistrasimahasiswa lama.

1.1.Proses Utama

Tahap Persiapan Tahap RegistrasiMahasiswa Baru

Tahap HerregistrasiMahasiswa

Proses utama yang dikelola pada SI Registrasi adalah Penerimaan Mahasiswa Baru, Registrasi MahasiswaBaru, dan Herregistrasi Mahasiswa Lama. Sebelum proses ini dapat berjalan dengan lancar, diperlukanpersiapan pada aplikasi yang berupa setting-setting untuk aturan atau komponen yang ada pada proses-proses utama tersebut.

Detil subproses untuk setiap tahapan akan ditampilkan di bawah ini.

5 | P a g e

1.2.Proses Registrasi Mahasiswa Baru

Calon Mahasiswa Bank BAAK Sistem KeuanganKampus

Datang ke bank danmenyebutkan billing

number

Teller merequest tarifpembayaran ke Sistem

Kampus

Menerima danmenyimpanpembayaran

Memberikan buktipembayaran ke calon

Mhs

Merespon inquiry

Memberikan data detailpembayaran

Komputer Tellermenampilkan jumlah

kewajiban bayar

Teller menyampaikannominal kewajiban

bayar

Membayarkan sesuaidengan nominal

Inquiry unpdate statuspembayaran calon

mahasiswa

Bukti Bayar

Datang ke BAAK untukproses selanjutnya Melakukan verifikasi

data calon mahasiswa

Pembuatan NIM

Data mahasiswatersimpan di SI

Akademik

Memeriksa berkas-berkas calonmahasiswa

6 | P a g e

1.3.Proses Herregistrasi

7 | P a g e

How to..?

1. Proses Persiapan

1.1.Mengecek Data Fakultas

Sebelum implementasi, data-data master termasuk data fakultas yang tersimpan di sistem harus dicekterlebih dahulu apakah sudah benar. Langkah-langkah untuk mengecek data fakultas adalah sebagaiberikut:

1. Pilih menu Referensi Akademik Fakultas2. Pada data-data fakultas yang tertampil, cek satu-persatu, apakah terdapat data fakultas yang masih

kurang, atau tidak tepat, atau bahkan terdapat data yang tidak dipakai.

3. Jika terdapat data fakultas yang masih kurang, silahkan ditambahkan dengan klik ke tombol

, isikan data-data, kemudian klik pada tombol Simpan.4. Jika terdapat data yang kurang tepat, silahkan memperbaiki data tersebut dengan klik ke tombol

(Ubah), lengkapi data menjadi benar, kemudian klik pada tombol Ubah.5. Jika terdapat data yang tidak dipakai, silahkan menghapus data tersebut dengan klik pada tombol

(Hapus).

1.2.Mengecek Data Jurusan

Sebelum implementasi, data-data master termasuk data jurusan, yang berhubungan dengan data fakultasyang tersimpan di sistem harus dicek terlebih dahulu apakah sudah benar. Langkah-langkah untukmengecek data jurusan adalah sebagai berikut:

1. Pilih menu Referensi Akademik Jurusan2. Pada data-data jurusan yang tertampil, cek satu-persatu, apakah terdapat data jurusan yang masih

kurang, atau tidak tepat, atau bahkan terdapat data yang tidak dipakai.3. Jika terdapat data jurusan yang masih kurang, silahkan ditambahkan dengan klik ke tombol

, isikan data-data, kemudian klik pada tombol Simpan.4. Jika terdapat data yang kurang tepat, silahkan memperbaiki data tersebut dengan klik ke tombol

(Ubah), lengkapi data menjadi benar, kemudian klik pada tombol Ubah.5. Jika terdapat data yang tidak dipakai, silahkan menghapus data tersebut dengan klik pada tombol

(Hapus).

8 | P a g e

1.3.Mengecek Data Prodi

Sebelum implementasi, data-data master termasuk data prodi, yang berhubungan dengan data jurusan danfakultas yang tersimpan di sistem harus dicek terlebih dahulu apakah sudah benar. Langkah-langkah untukmengecek data program studi adalah sebagai berikut:

1. Pilih menu Referensi Akademik Program studi2. Pada data-data program studi yang tertampil, cek satu-persatu, apakah terdapat data program

studi yang masih kurang, atau tidak tepat, atau bahkan terdapat data yang tidak dipakai.

3. Jika terdapat data program studi yang masih kurang, silahkan ditambahkan dengan klik ke tombol

, isikan data-data, kemudian klik pada tombol Simpan.4. Jika terdapat data yang kurang tepat, silahkan memperbaiki data tersebut dengan klik ke tombol

(Ubah), lengkapi data menjadi benar, kemudian klik pada tombol Ubah.5. Jika terdapat data yang tidak dipakai, silahkan menghapus data tersebut dengan klik pada tombol

(Hapus).

9 | P a g e

1.4.Mengecek data Jenjang Akademik

Sebelum implementasi, data-data master termasuk jenjang akademik yang tersimpan di sistem harus dicekterlebih dahulu apakah sudah benar. Langkah-langkah untuk mengecek data jenjang akademik adalahsebagai berikut:

1. Pilih menu Referensi Akademik Jenjang akademik2. Pada data-data jenjang akademik yang tertampil, cek satu-persatu, apakah terdapat data jenjang

akademik yang masih kurang, atau tidak tepat, atau bahkan terdapat data yang tidak dipakai.

3. Jika terdapat data jenjang akademik yang masih kurang, silahkan ditambahkan dengan klik ke

tombol , isikan data-data, kemudian klik pada tombol Simpan.4. Jika terdapat data yang kurang tepat, silahkan memperbaiki data tersebut dengan klik ke tombol

(Ubah), lengkapi data menjadi benar, kemudian klik pada tombol Ubah.5. Jika terdapat data yang tidak dipakai, silahkan menghapus data tersebut dengan klik pada tombol

(Hapus).

1.5.Mengecek data Jenis Semester

Data Jenis Semester adalah data yang juga berhubungan di Sistem Informasi Akademik karena menentukanjenis-jenis semester yang berlaku di Akademik. Langkah-langkah untuk mengecek data Jenis Semesteradalah sebagai berikut:

1. Pilih menu Referensi Akademik Jenis Semester2. Pada data-data Jenis Semester yang tertampil, cek satu-persatu, apakah terdapat data Jenis

Semester yang masih kurang, atau tidak tepat, atau bahkan terdapat data yang tidak dipakai.3. Jika terdapat data Jenis Semester yang masih kurang, silahkan ditambahkan dengan klik ke tombol

, isikan data-data, kemudian klik pada tombol Simpan.4. Jika terdapat data yang kurang tepat, silahkan memperbaiki data tersebut dengan klik ke tombol

(Ubah), lengkapi data menjadi benar, kemudian klik pada tombol Ubah.

10 | P a g e

5. Jika terdapat data yang tidak dipakai, silahkan menghapus data tersebut dengan klik pada tombol

(Hapus).

1.6.Mengecek Jalur Masuk yang Berlaku

Langkah-langkah untuk mengecek data Jalur Masuk adalah sebagai berikut:1. Pilih menu Referensi Akademik Jalur Masuk2. Pada data-data Jalur Masuk yang tertampil, cek satu-persatu, apakah terdapat data Jalur Masuk

yang masih kurang, atau tidak tepat, atau bahkan terdapat data yang tidak dipakai.

3. Jika terdapat data Jalur Masuk yang masih kurang, silahkan ditambahkan dengan klik ke tombol

, isikan data-data, kemudian klik pada tombol Simpan.4. Jika terdapat data yang kurang tepat, silahkan memperbaiki data tersebut dengan klik ke tombol

(Ubah), lengkapi data menjadi benar, kemudian klik pada tombol Ubah.5. Jika terdapat data yang tidak dipakai, silahkan menghapus data tersebut dengan klik pada tombol

(Hapus).

1.7.Mengecek Gelombang Masuk yang Berlaku

Langkah-langkah untuk mengecek data Gelombang Masuk adalah sebagai berikut:1. Pilih menu Referensi Akademik Gelombang2. Pada data-data Gelombang Masuk yang tertampil, cek satu-persatu, apakah terdapat data

Gelombang Masuk yang masih kurang, atau tidak tepat, atau bahkan terdapat data yang tidakdipakai.

3. Jika terdapat data Gelombang Masuk yang masih kurang, silahkan ditambahkan dengan klik ke

tombol , isikan data-data, kemudian klik pada tombol Simpan.4. Jika terdapat data yang kurang tepat, silahkan memperbaiki data tersebut dengan klik ke tombol

(Ubah), lengkapi data menjadi benar, kemudian klik pada tombol Ubah.

11 | P a g e

5. Jika terdapat data yang tidak dipakai, silahkan menghapus data tersebut dengan klik pada tombol

(Hapus).

2. Proses Registrasi Mahasiswa Baru

1.1.Setup Periode Baru

Sebuah periode yang diaktifkan pada aplikasi Registrasi merupakan periode yang terhubung denganperiode pada aplikasi Finansi Pembayaran. Periode ini adalah periode semester aktif dimana mahasiswamelakukan registrasi dan herregistrasi. Hendaknya periode yang diaktifkan pada aplikasi registrasi danaplikasi finansi pembayaran adalah sama.

Adapun langkah-langkah yang harus dilakukan adalah :

1. Pada menu utama pilih Menu RegistrasiPeriode

2. Pada halaman Periode, tekan tombol

3. Selanjutnya akan tampil halaman Tambah Periode, isikan data-data yang diperlukan seperti :

Tahun Akademik, pilih Tahun Akademik tersebut.

Periode, pilih Periode tersebut.

4. Kemudian tekan tombol Simpan untuk menyimpan data periode.

5. Tekan tombol Aktifkan untuk mengaktifkan sebuah periode semester.

1.2.Setup Tarif Pembayaran Mahasiswa

Dalam sebuah periode registrasi/herregistrasi, mahasiswa (baik baru maupun lama) akan membayarkansejumlah uang kepada bagian pengelola pembayaran mahasiswa. Pembayaran dikelola dengan aplikasipembayaran mahasiswa dan datanya akan terhubung dengan database registrasi dan akademik untukmengaktifkan status Registrasi mahasiswa. Besarnya tarif pembayaran akan bisa berbeda antara satu prodidengan prodi yang lain, antara satu angkatan dengan angkatan yang lain.

Langkah-langkah untuk menyeting tarif pembayaran mahasiswa adalah sebagai berikut :

1. Pada menu utama pilih Menu Referensi Pembayaran Setting Tarif Pembayaran Mahasiswa tekan tombol Tambah

- Selanjutnya akan tampil halaman Tambah setting pembayaran, isikan data-data yang diperlukanseperti : angkatan/ periode masuk : pilih tahun angkatan jenis pembembayaran : pilihan pembayaran ukt : pilih uang kuliah tunggal gelombang : gelombang pendaftaran masuk strata : tingkat pendidikan

12 | P a g e

fakultas : fakultas yang diambil program studi : pilihan program studi jalur masuk : pilihan jalur masuk tanggal pembayaran awal dan akhir : tanggal awal pembayaran dan tanggal akhir kelas kuliah : pilihan kelas perkuliahan yang diambil. masukkan detail pembayaran : rincian nominal yang menjadi biaya

2. Tekan Simpan untuk menyimpan perubahan

1.3.Setting Tagihan

Menu ini digunakan untuk melakukan setting tagihan ke setiap mahasiswa dari setiap semester dan periode.Langkah-langkahnya sebagai berikut:

1. Pilih menu Referensi Tagihan → Setting Tagihan.2. Untuk menampilkan data Tagihan mahasiswa tertentu,masukkan data-data yang akan dicari.:

3. Proses dan aktivitas yang dilakukan untuk mengirimkan data tagihan mahasiswa ke bank.

13 | P a g e

4. Pada halaman Bank, tekan tombol untuk melakukan proses simpan tagihandan kirim ke bank.

1.4.Melihat Status Registrasi Mahasiswa Baru

Seperti yang telah dipaparkan pada alur registrasi mahasiswa baru, proses registrasi dimulai denganpembayaran biaya registrasi oleh calon mahasiswa. Status pembayaran registrasi ini dapat dipantau olehpanitia PMB dengan langkah-langkah sebagai berikut :

1. Pilih menu Registrasi Status Bayar2. Pada halaman status bayar, akan tampil data-data peserta yang sudah diterima menjadi calon

mahasiswa berikut dengan status pembayaran dan status Registrasinya.

3. Untuk mengecek status pembayaran calon mahasiswa tertentu, silahkan menggunakan filterpencarian yang tersedia. Pencarian dapat digunakan berdasarkan periode masuk, program studi,No test, Nama Mahasiswa dan status registrasi atau status pembayaran.

1.5.Pembayaran Mahasiswa

Proses pengelolaan data pembayaran mahasiswa dilakukan melalui aplikasi gtFinansi Pembayaran. Prosespembayaran ini akan menghasilkan data mengenai mana mahasiswa yang telah melakukan registrasi danmana yang belum. Data pembayaran digunakan untuk men-generate NIM bagi mahasiswa baru, danmenjadi prasyarat melaksanakan KRS bagi mahasiswa lama.

Catatan : Khusus Menu ini hanya boleh dilakukan jika aplikasi belum terkoneksi dengan bank. Jika aplikasisudah terkoneksi dengan bank, maka menu ini tidak perlu dipakai.

Syarat pra-kondisi yang harus terpenuhi sebelum menjalankan proses pembayaran mahasiswa adalah :

Setting tarif pembayaran telah dibuat.

14 | P a g e

Data calon mahasiswa telah dientrikan

Setting tagihan pembayaran mahasiswa.

Periode yang diaktifkan antara aplikasi gtRegistrasi dan gtFinansi Pembayaran telah sama.

Langkah-langkah untuk pengelolaan pembayaran mahasiswa adalah :

1. Akses aplikasi gtFinansi Pembayaran.2. Pada menu utama pilih Menu Pembayaran Tagihan Pembayaran Tagihan Manual

3. Masukkan NIM atau Nomor Tes atau No Pendaftaran pada kotak pencarian, kemudian tekantombol Cari.

4. Pada jendela Pembayaran Tagihan Manual, akan tampil tagihan mahasiswa, kemudian klik tombolBayar.

1.6.Membuat NIM Mahasiswa

Mahasiswa yang telah diverifikasi berkasnya akan dibuatkan Nomor Induk Mahasiswa (NIM) melalui sistem.Pada proses pembuatan NIM ini, sistem registrasi juga akan mengirimkan data mahasiswa yang telahmempunyai NIM ke Sistem Informasi Akademik untuk proses akademik selanjutnya. Hanya mahasuswa yangtelah melakukan registrasi dan pembayaran saja yang dapat dibuatkan NIM. Langkah-langkah untukmembuat NIM adalah sebagai berikut :

1. Pilih menu Registrasi Pembuatan NIM2. Pada data mahasiswa yang tertampil, lakukan pencarian pada data mahasiswa yang akan di-

buatkan NIM nya. Pencarian dapat dilakukan berdasarkan Program Studi, No. Test, dan NamaMahasiswa.

3. Pada data calon mahasiswa yang dimaksud, klik pada tombol Buat NIM, maka mahasiswa tersebutakan diberikan NIM dan datanya akan dikirimkan ke Sistem Informasi Akademik.

15 | P a g e

1.7.Melakukan Verifikasi Mahasiswa

Calon mahasiwa yang sudah melakukan pembayaran registrasi kemudian dicek berkas-berkasnya, kemudiandi-verifikasi secara sistem untuk mengubah statusnya dari calon mahasiswa menjadi mahasiswa. Padasistem, hanya calon mahasiswa yang sudah melakukan registrasi dan pembayaran saja yang dapat di-verifikasi secara sistem. Langkah-langkah untuk melakukan verifikasi adalah sebagai berikut :

1. Pilih menu Registrasi Verifikasi2. Pada data mahasiswa yang tertampil, lakukan pencarian pada data mahasiswa yang akan di-

verifikasi. Pencarian dapat dilakukan berdasarkan Program Studi, No. Test, dan Nama Mahasiswa.3. Pada data calon mahasiswa yang dimaksud, klik pada tombol Verifikasi, maka status akan berubah

dari Calon Mahasiswa (CM) menjadi Mahasiswa.

3. Proses Herregistrasi Mahasiswa Lama

1.1.Melihat Status Herregistrasi Mahasiswa Lama

Status registrasi mahasiswa lama (pembayaran dan herregistrasi) dapat dipantau oleh bagianKemahasiswaan dengan langkah-langkah sebagai berikut :

1. Pilih menu Registrasi Status Bayar2. Pada halaman status bayar yang tertampil, lakukan pencarian pada mahasiswa-mahasiswa yang

akan dilihat status bayarnya.3. Hasil pencarian akan ditampilkan oleh sistem. Status pembayaran mahasiswa dapat dilihat di kolom

Status Bayar. Keterangannya adalah sebagai berikut; BB : Belum Bayar, BL : Sudah membayar tetapibelum lunas, L : Sudah Lunas Membayar.