Prosjektprosess i HNT

Torhild Rio Finvik og Torstein Rønningen

Innhold

• Introduksjon til prosjektprosess

• Rollebeskrivelse

• Hva er et vellykket prosjekt?

• Prosjektdokumentasjon

• Prosjektmetodikk i HNT

• Fra idé til prosjekt – Beslutningsprosessen

• Planlegging og oppstart av prosjekt

• Gjennomføring og oppfølging

• Avslutning

• Kontakt for metodestøtte

• Fagavdelingen ved Torstein Rønningen 5604 / 90049521

• FFE. Psykiatrisk Klinikk ved Torhild Rio Finvik 5627

Introduksjon til prosjektprosessen

• Prosjektlederprosessen - PLP

• ISO 9001:2008

• HNT Prosjektmetodikk

• FoU - Forskning i HNT

Hva er et prosjekt?

"Et prosjekt er aktiviteter som er avgrenset fra de aktivitetene en

organisasjon/gruppe vanligvis gjennomfører, som er avgrenset i tid og

som har et klart mål for hva man vil ha oppnådd når prosjektperioden er

over."

Definisjon av prosjektroller

Prosjekteier

Ansvar ved prosjektstart

•Oppnevner prosjektansvarlig,

styringsgruppe og prosjektleder

•Bestiller leveranse – resultatet av

prosjektet

•Definerer prosjekttype og mandat

•Ansvarlig for å få på plass

prosjektfinansiering

Ansvar ved gjennomføring

•Har det totale prosjektansvaret, som

initierer, endrer retning på eller

avbryter prosjektet dersom målene

ikke nås, eller forutsetningene endrer

seg

Prosjektansvarlig

Ansvar ved prosjektstart

•Prosjektansvarlig er leder av

styringsgruppen og skal samarbeide

nært med prosjektleder

•Oppnevner prosjektgruppe og ved

behov referansegruppe i samarbeid

med prosjektleder

Ansvar ved gjennomføring

•Overordnet styring av prosjekt

•Nødvendig rapportering til

prosjekteier

•Innkaller til styringsgruppemøter og

er ansvarlig for sakliste,

dokumentasjon og referat

Styringsgruppe

Ansvar ved prosjektstart

•Godkjenne prosjektplan

Ansvar ved gjennomføring

•Styringsgruppens viktigste oppgaver:

• Gjøre nødvendige beslutninger og følge

opp disse

• Bidra til at prosjektet får de nødvendige

ressurser

• Gi råd i problemstillinger som

prosjektansvarlig tar opp

• Gi aktiv støtte til prosjektleder, følge med

i prosjektets framdrift

• Informere organisasjonen

•Styringsgruppemøtene skal avholdes med

sakliste, dokumentasjon og referat.

Prosjektleder

Ansvar ved prosjektstart

•Utarbeide prosjektplan

Ansvar ved gjennomføring

•Lede prosjektaktivitetene

•Delegere oppgaver til prosjektgruppen

•Styring/oppfølging av

• Omfang

• Kvalitet

• Framdrift

• Ressursbruk

•Rapportering

Implementeringsansvarlig

Ansvar ved prosjektstart

•Utarbeide implementeringsplan

Ansvar ved gjennomføring

•Lede implementeringsaktivitetene og sørge

for at prosjektresultatet blir realisert

•Delegere oppgaver

•Styring/oppfølging av

• Omfang

• Kvalitet

• Framdrift

• Ressursbruk

•Rapportering

Prosjektgruppe

Ansvar ved prosjektstart

•Bidra til utarbeidelse av prosjektplan

Ansvar ved gjennomføring

•Prosjektgruppen er et team som skal

utføre delegerte prosjektoppgaver fra

prosjektleder

•Teamet skal ta opp aktuelle

problemstillinger med prosjektleder og

bidra til problemløsning

Referansegruppe/ -personer

Ansvar ved prosjektstart

•Ingen

Ansvar ved gjennomføring

•Gi råd til prosjektorganisasjonen ved behov

•Prosjektleder / prosjektgruppe /

styringsgruppe / prosjektansvarlig kan drøfte

problemstillinger med personer i

referansegruppen for råd og veiledning

•All kontakt med referansegrupper skal

rapporteres til prosjektleder

•Referansegruppen har ingen myndighet i

prosjektet.

Kan være enkeltperson(er) eller grupper med spesiell kompetanse som er nyttig/ nødvendig for prosjektet

Hva kjennetegner et vellykket prosjekt?

• Klart mål som er kommunisert i organisasjonen

• Konsis, konsistent, fullstendig og entydig krav til prosjektleveranse

• Omfattende langsiktig og detaljert planlegging

• Definisjon av kvalitetskriteria for leveranse tidlig i prosjektet

• Aktiv utøvende støtte gjennom hele prosjektet

• Nøye planlagt implementering

• Realistisk estimat og plan

• Tidlig risikovurdering

• Fortløpende risikostyring

• Gjennomføre risikoanalyse ved behov – kontakt Fagavdelingen

• Måling av sannsynlighet for å lykkes gjennom hele prosjektet

• Planlegging for endringsledelse av prosesser

• Proaktiv problemløsning

• Involvering av interessenter gjennom hele livssyklusen

• Definert og konsekvent gjennomføring av endringsledelse for å

minimere muligheten for at omfanget øker

• En dyktig prosjektleder med erfaring i gjennomføring av beste praksis

• Standard programvare infrastruktur

• Standard metode for prosjekt

• Et kompetent team

• Vilje til suksess

Hva kjennetegner et vellykket prosjekt? - forts.

Prosjektdokumentasjon

• Prosjektarkiv

• ePhorte

• Prosjektplan

• Sluttrapport

• Prosjektportefølje/ lokalt prosjektarkiv på Innblikk (etter modell fra Psykiatrisk

Klinikk)

• Prosjektplan

• Statusrapporter

• Prosjektresultat

• Endringsdokument

• Avviksdokument

• Evaluerings- og valideringsrapporter

• Sluttrapport

• Arbeidsdokument må kunne deles med hele prosjektet

} Dobbelarkivering – men nødvendig (?)

Prosjektdokumentasjon – forts.

• Hvorfor dokumentere?

• Ha kontroll med prosjektet

• Krav til oss i Forvaltningsloven

• Egne prosesser – Prosjektmetodikk / PLP

• For å ha oversikt over og kontroll med enkeltprosjekt og prosjektportefølje

• Når skal vi dokumentere?

• Mandat og prosjektplan før prosjektstart

• Registrer prosjekt i prosjektporteføljen når det er besluttet å starte prosjektet

• Øvrig prosjektdokumentasjon oppdateres fortløpende

Prosjektmetodikk i Helse Nord-Trøndelag

Fra idè til prosjekt – beslutningsprosessen

Fra idé til prosjekt – Beslutningsprosessen

• Fra idé til prosjekt – Beslutningsprosessen

• Kontinuerlig forbedring

• Utviklingsprosjekt

• Forskningsprosjekt

• Beslutningspunkt

• Roller

• Sjekklister og hjelpeverktøy

Planlegging og oppstart av prosjekt

• Stikkord:

• Din rolle som leder

• Er mandatet klart?

• Risikovurdering eller ROS-analyse?

• Bruk av verktøy

• Har vi oversikt over alle prosjektene – prosjektporteføljen

• Er rette personer med i prosjektet? – kompetanse og egnethet

• Frigi ressurs og tilrettelegg for reell prosjektdeltakelse

• Har prosjektet budsjett og finansiering?

• Planlegg med egne styringsgruppemøter – prosjektansvarlig

Gjennomføring og oppfølging

• Gjennomføre

• Rapportere

• Etterspørre resultat og status

• Kontrollere og evaluere

• Er resultatet bærekraftig – måling 2

Avslutning og evaluering

• Godkjenning av prosjektresultat – er mandatet oppfylt?

• Behov for kvalitetssikring av delresultat?

• Er resultatet bærekraftig – måling 3

• Er det behov for ytterligere aktiviteter?