PROSPERIDAD - supernotariado.gov.co · con el Mapa de Riesgos y la metodología en la implementación del Modelo Estándar de ... la guarda de la fe pública PROSPERIDAD Miniusticia

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INFORME DE EVALUACIÓN AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

OFICINA DE REGISTRO DE INSTRUMENTOS PÚBLICOS DE BARRANQUILLA

Capacitación del Sistema de Control Interno y Autocontrol

Se realizó sensibilización al Registrador de la Oficina de Registro de Barranquilla, en los temas del Autocontrol y el nuevo Modelo Estándar de Control Interno MECI-Calidad.

Material suministrado por la OCI

El profesional de la Oficina de Control Interno facilitó a la Oficina de Registro de Barranquilla el material referente a la normatividad de Control Interno y lo relacionado con el Mapa de Riesgos y la metodología en la implementación del Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000-2009.

Fortalezas:

> La Oficina se encuentra en una zona de fácil acceso para el ciudadano.

> La Oficina tiene publicado el pendón que señala la Misión y Visión de la Entidad.

> La Oficina tiene publicado un listado con las tarifas registrales actualizadas.

> La oficina tiene publicado el horario de atención al público.

> La Oficina tiene en su cartelera al público el dato de la línea gratuita de atención

al ciudadano y los teléfonos y correo electrónico de la ORIP.

> Cuenta con buzón de sugerencias.

> La Oficina tiene publicado el procedimiento para solicitar devoluciones.

cm,soe, GP 3741

SN SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO & REGISTRO la guarda de la fe pública I P

PROSPERIDAD ARA TODOS

MinJusticia

DEBILIDADES

> Falta de personal para colaborar en el proceso de calificación de documentos,

archivo y otras actividades propias de la Oficinas, pero aun así se evidencia el

compromiso por parte de los funcionarios.

> Falta de impresoras y scanner para cumplir con las funciones propias de la

oficina

Fortalezas

Las instalaciones se encuentran en buen estado lo cual facilita el desempeño de

las funciones y la armonía dentro de la Orip.

La Orip cuenta con un facilitador en el tema de MECI- Calidad.

Acciones a mejorar:

> Apesar que se encuentran letreros sobre el buzón de sugerencias, se sugiere

promover el uso del buzón de sugerencias para conocer las inquietudes de los

usuarios y mejorar el servicio al cliente.

Diagnóstico del Modelo Estándar de Control Interno

Subsistema de Control Estratégico

Fortalezas:

> Experiencia y conocimiento en el tema registral por parte de los funcionarios.

> Buena atención al usuario y cumplimiento del servicio Registral.

Proceso operativo:

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SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO 8, REGISTRO la guarda de la fe pública

PROSPERIDAD 1 PARA TODOS

mbilusticia

La visita fue atendida por el Registrador y los funcionarios responsables de cada proceso.

Esta ORIP tiene ubicada y publicada la Resolución de cumplimiento de horario.

Actualmente se tiene el siguiente horario: funcionarios de lunes a viernes de 8.00 AM a 5.00 PM, durante la auditoria se constató que los funcionarios se encuentran compensando una hora adicional para tomar el disfrute de la Semana Santa, Jornada continua, atención al público: de 8 AM a 4:00 PM.

En esta Oficina laboran cinco (46) funcionarios; El Registrador, (1) Secretario Ejecutivo, (8) Auxiliares Administrativos (6), Analista de Sistema (1), Técnico Administrativo (5), Profesional Universitario (23), Profesional Especializado (1) una Señora de la firma Casalimpia que labora todo el día en funciones de aseo y servicios varios. Cuenta 10con contratistas, cumpliendo con diversas funciones tales como VUR, Jurídico, Administrativo.

El círculo registral de esta Oficina está compuesto por municipios: Barranquilla, Soledad, Galapa Malambo, Baronoa, Polo Nuevo, Tubara , Ponedera, Santo Tomas, Sabana Grande, Palmar, Puerto Colombia , con un manejo aproximado de (600.000) folios al momento de la auditoria, cuenta con predios en antiguo sistema.

La Oficina opera con folio magnético, en ventanilla se reciben las solicitudes de inscripción de documentos y certificados, se entregan los documentos inscritos y los devueltos al público sin inscribir, se reciben consultas y solicitud de copias, la Orip liquida los derechos de registro los cuales son cancelados ya sea en la Gobernación o en la Orip ya que cuenta con la ventanilla única de registro VUR.

El Registrador tomo posesión de cargo en marzo de 2014, por lo cual ha recibido apoyo de los funcionarios antiguos, no hay funcionarios pendientes de adquirir pensión por jubilación.

Documentos Pendientes de Calificar

En el momento de la auditoria el día 13 de marzo de 2014, se encuentran según Ip establecido dentro de los cinco días hábiles cumpliendo el término legal (ley 1579 de 2012).

Los certificados de tradición se expiden en forma inmediata y son entregados en el mismo día.

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SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO & REGISTRO La guarda de la fe pública

PRORAD I PARA

SPETO

IDDOS

Mirdusticía

Los certificados especiales para procesos de pertenencia, se expiden conforme al artículo 407 del Código de Procedimiento Civil, de conformidad a los datos suministrados por el solicitante o por el juez de conocimiento, también en promedio de 5 días, así como los certificados exentos.

Se realizó oportunamente el proceso de calificación de 18 funcionarios que se encuentra en carrera administrativa correspondiente al segundo semestre del año 2013, esta calificación reposa en la carpeta de cada uno de ellos, y fueron remitidas al buzón que se creó en la SNR y están próximas a remitir en físico.

Devoluciones o reintegro de dineros: Se observó que se diligencian los cheques con su respectivos acto administrativo — resolución- firmado, la oficina lleva un planilla-control donde se relaciona no de cheque, nombre, fecha, valor y número de resolución, asi mismo se constató que existen 12 cheque por reclamar.

Salud Ocupacional: Los funcionarios de la Oficina de Registro conocen la Resolución No. 12420 de 2013, por la cual se convoca a elecciones de representantes de los trabajadores y suplentes en los Comités Paritarios de Salud Ocupacional de las Regiones de las ORIP del país y del nivel central de la SNR.

Se informa que el Comité Paritario se encuentra conformado de acuerdo memorando 05 del 22 de enero 2013, y se evidencio acta de constitución de y posesión de los miembros del Comité Paritario de Salud Ocupacional del pasado 27 de enero del 2014, dando cumplimiento al Decreto 614 de 1984 y Resolución 2013 del 6 de enero de 1986 y Articulo 21 del decreto 1295 de junio 27 del 1994 actuado como presidente Paula Andrea Restrepo y secretario Luisa Atencio. Así mismo Colmena ha desarrollado curso de Sistema Universal de Gestión , directrices de la OIT, la cual asistió a funcionarioa Paula Andrea Restrepo durante los días 20 de enero del 2014 y marzo 2 del 2014.

Acciones a mejorar:

➢ Consultar la Página Web de la Superintendencia en el Link SIG, en donde se pueden consultar los procedimientos del proceso de Gestión Registra!, Administrativo y Documental.

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1111 la guarda de fa fe pública

DE NOTARIADO & REGISTRO PROSPERIDAD

I PARKTODOS

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> Solicitar capacitación a los funcionarios en actividades de emergencia y prevención de riesgos en temas relacionados con salud ocupacional.

> Es importante establecer Plan de Contingencia con funcionarios que sepan calificar, con el fin de que la ORIP se ponga al día en el proceso de calificación.

Reimpresión de certificados:

Se reimprimieron los siguientes certificados:

AÑO No

2013 enero 204

2013 febrero 281

Se puede establecer que este procedimiento presenta un nivel de riesgo es alto, la mayoría de reempresiones se dieron a causa de las impresoras tal y como se evidencia en el reporte arrojado por el sistema. Los controles que se han venido estableciendo, mediante el sistema y el control manual.

Administración de Usuarios en el sistema

Se observó que existen activos usuarios en el sistema, y que a la fecha ya no laboran con la Entidad por lo anterior se recomienda tomar las medidas necesrioas y correctivos con el fin de actualizarlos.

Continuar con los controles y verificaciones periódicas de los usuarios y asignar solamente los que sean estrictamente necesarios de acuerdo a las responsabilidades asignadas (realizar depuración de usuarios). Cada vez que se realice una novedad de vacaciones, permiso, comisión o incapacidad, es conveniente desactivar o activar el usuario, además es importante utilizar el usuario asignado a cada funcionario.

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Administración de los Riesgos.

Durante el desarrollo de la auditoria se reviso el conocimiento y manejo por la página Web de los mapas de riesgos (SIG). Es importante realizar el monitoreo y seguimiento de los mismos (semestralmente). Durante la auditoria se se realizo el seguimiento a 31 de diciembre de 2013, validados por el Registrador y los dueños de proceso. ( remitidos oportunamente)

Riesgos identificados:

Proceso: Gestión Registral:

• Error en la calificación de documentos. • Incumplimiento en los términos establecidos en la Ley.

Proceso Gestión Documental Registra!:

• Archivo incorrecto de la documentación. • Incumplimiento en el uso de las tablas de retención documental. • Mala digitalización de los documentos.

Proceso de Gestión Administrativa:

• Hurto o perdida de los elementos de consumo adquiridos o transferidos de la Orip.

• Corte de los Servicios públicos.

Dar a conocer el mapa de riesgos a todos los funcionarios de la oficina.

> La oficina cuenta con canales de comunicación como el Internet, generando agilidad y rapidez en la información con el nivel central y otras Entidades, cuenta con fax, y sistema de comunicación Bpo, mecanismo de alarma para seguridad de la oficina, seguridad privada las 24 horas, servicio de aseo contratado con la firma Casa limpia.

> La Oficina se encuentra al día (31 de diciembre de 2013) en la dotación del Bono para suministro de calzado y vestido de labor, que debe suministrarse al personal de acuerdo a la normatividad establecida.

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PROSPERIDAD PARKTODOS Miniusticia

> La oficina fue objeto de mejoras locativas en virtud del proyecto de adecuación y reparación de la infraestructura registral, por lo cual sus instalaciones presentan buen estado para la prestación del servicio.

> La Orip cuenta con planta eléctrica, la cual funciona bien y se activa cuando se va la energía.

> Algunos libros del antiguo sistema se encuentran empastados, pero otros libros se deben nuevamente empastar.

> La Orip cuenta con sistema de comunicación BPO lo cual facilita las capacitaciones y comunicaciones.

> Durante la auditoria se observó que lleva adecuadamente el seguimiento al plan anual de gestión para el año 2013. Ya se recibió por parte de la OAP 2014 el cual debe ser remitido el primer trimestre 2014.

> se han presentado informes de seguimiento del año 2013 referente al trámite de las PQRS, encuestas de satisfacción al usuario y PAG.

Debilidades:

> NO se ha realizado la depuración y selección de los elementos inservibles, como tampoco se ha iniciado el proceso de destrucción o donación de los mismos, se cuenta con inventarios individuales donde se identifica el estado de cada elemento. Es importante que los elementos que estén clasificados con estado malos se incluyan en una planilla aparte para realizar el proceso. así mismo se debe tener en cuenta que la mayoría de estos se encuentran desde la remodelación la oficina.

Subsistema de Control de Evaluación

Plan de Mejoramiento:

La Contraloría General de la República NO ha realizado visita de auditoria a la Oficina de Registro de Sahagún.

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PROSPERIDAD 1 PARA 'IODOS

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Evaluación del Sistema de Control Interno Contable

La Oficina de Control Interno realizó el seguimiento y evaluación al sistema de Control Interno encontrando lo siguiente:

Fortalezas:

Los informes que elabora la Oficina han sido enviados oportunamente para la respectiva conciliación de la información. Además en los cinco primeros días del mes siguiente y con oficio o correo electrónico se remiten los documentos soporte que componen la cuenta de ingresos.

Boletines diarios de caja:

Estos se encuentran organizados con sus respectivos soportes (resumen diario de ingresos y egresos-listado por cajero y totalizado por concepto, resumen de ingresos diarios por documentos señalando número de turno-número de recibo-nombre del solicitante-clase de acto-tarifa aplicada-cuantía-valor recaudado y total, relación de ingresos por certificados indicando el nombre o razón social del solicitante-número de turno y recibo-el valor recaudado y total, informe de recaudos por cajero y recibos por consultas y expedición de fotocopias.

Los boletines diarios de caja se elaboran diariamente y se encuentran al día en Excel. Estos se diligencian en el formato establecido en hoja de cálculo, están numerados indicando la fecha, registrando los saldos correspondientes, los números de turnos por concepto y están debidamente diligenciados con la validación de la firma del Registrador y cajero.

Libros auxiliares de caja y bancos:

La cuenta Producto actualmente se elaboran en hoja de cálculo Excel, están al día en sus registros y está abierto el libro de bancos, se realiza la conciliación bancaria,

Banco de Popular Cuenta Corriente Producto N° 221060528

Conciliación a 31 de enero de 2014

Saldo según certificación bancaria

$ 1.930.010.033.00


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PROSPERAD PARATO

IDDOS

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Saldo en libros

$1.930.010.033.00

Sumas Iguales

$1.930.010.033.00 $ 1.930.010.033.00

Banco Popular Gastos N° 221-060536

Conciliación a 31 enero de 2014

Saldo según certificación bancaria

Saldo en libro

Sumas Iguales

$6.707.336.02

$6.707.336.02

$6.707.336.02 $6.707.336.02

Conciliaciones Bancarias:

Se verificó la existencia de las conciliaciones bancarias de la cuenta Gastos y Producto la cual se encuentra actualizados al 31 enero del 2014.

Traslados de Fondos:

El comportamiento de los traslados del último mes ha sido el siguiente según lo constatado en el libro auxiliar de bancos de la cuenta producto:

04 febrero de 2014 $1.930.010.33 Enero 2014

Del cuadro anterior se observa que los traslados de la cuenta Banco Popular al nivel central se efectúan de acuerdo a la normatividad expedida por la Superintendencia.

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Cordial nte,

A N VARON LOZANO Jefe Oficina Control Interno de Gestión

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Arqueo de caja:

Se observa que se NO se realiza arqueo de caja mensual porque la ORIP no recauda dinero.

Caja Menor: La Superintendencia no ha asignado caja menor a esta Oficina.

Inventario de bienes: Propiedad Planta y Equipo: Se tiene inventario general e individual actualizado de los bienes físicos a cargo de cada uno de los funcionarios, de acuerdo a la jornada de inventarios nacional del pasado mes de septiembre de 2013.

Acción a mejorar:

Realizar control periódico a los elementos que se encuentran en servicio y los elementos que estén en malas condiciones, con el fin de darles de baja y desocupar espacios de la Orip.

ACTA DE ENTREGA DE LA ORIP

Se observó que a la fecha no se ha hecho entrega del el acta de entrega de la ORIP de Barranquilla de las directrices establecidas en la Circular No. 2050 de 11 de diciembre de 2013 de la SNR, como tampoco cumple con lo establecido en la Ley 951 de 31 de Marzo de 2005 y la Resolución Orgánica No. 5674 de la Contraloría General de la República.

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