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Proxémica y comunicación: el espacio dentro de una organización
DANIELA BRANDO SUÁREZ
TRABAJO DE GRADO PARA OPTAR POR EL TÍTULO DE COMUNICADORA SOCIAL
DIRECTOR
MARTHA LUCÍA MEJÍA
PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA
FACULTAD DE COMUNICACIÓN Y LENGUAJE
Noviembre de 2012
“La Universidad no se hace responsable por lo conceptos emitidos por sus alumnos en
sus tesis de grado. Sólo velará porque no se publique nada contrario al dogma y a la
moral católica, y porque las tesis no contengan ataques o polémicas puramente
personales. Antes bien, se vea en ellas el anhelo de buscar la verdad y la justicia”.
(Artículo 23 del Reglamento Académico)
TABLA DE CONTENIDO
Introducción ............................................................................................................................................................. 2
1. Fundamentación teórica ..................................................................................................................... 4
2. Diseño Metodológico ............................................................................................................................ 15
3. Trabajo de campo y análisis .............................................................................................................. 20
4. Conclusiones ............................................................................................................................................ 36
Bibliografía ............................................................................................................................................................... 39
Anexos ........................................................................................................................................................................ 42
AGRADECIMIENTOS
Para poder llevar a cabo mi trabajo de grado quisiera agradecer a varias personas.
Primero, a mi asesora Martha Lucía Mejía por todo el apoyo, entusiasmo y soporte
durante el proceso de la investigación lo que me permitió completar este aspecto de
mi carrera de forma satisfactoria. A mi familia, por su constante apoyo en todos los
momentos y por darme la oportunidad de cumplir mis sueños para poder terminar ni
carrera. Una persona vital para poder realizar este estudio fue Oscar Pérez, gerente
general de BSN Medical, por darme la oportunidad de involucrarme en esta empresa y
tener acceso a sus instalaciones y empleados para poder estudiar la influencia de los
espacios en la comunicación de las sedes de Cali y Bogotá. Finalmente, a todos los que
día a día estuvieron presentes apoyándome y apoyando mi trabajo de grado.
1
Introducción
Este trabajo busca encontrar una relación entre los espacios físicos de una organización y evidenciar
si estos tienen una influencia en la comunicación. Como teoría base se utilizó el estudio de la
proxémica que fue planteado en 1966 por el antropólogo Edward T. Hall. Para poder resolver las
inquietudes en torno al tema se realizó un estudio comparativo en BSN Medical que está constituido
en dos sedes en Colombia: La sede en Cali en la que funcionan las oficinas principales y la planta, y la
nueva sede en Bogotá.
El problema se originó al observar diferentes procesos de trabajo en varias organizaciones y surgió
la pregunta sobre hasta qué punto la disposición y distribución de los espacios tiene un impacto en
la manera en la que se comunican los empleados de cualquier empresa.
Al plantear el proyecto se formularon ciertos objetivos como guías:
• Usar la proxémica como punto de referencia para analizar los espacios organizacionales y
cómo los empleados los utilizan.
• Encontrar la relación entre los espacios y la comunicación.
• Evidenciar cómo los espacios organizacionales afectan la eficiencia y el clima organizacional.
• Resolver incertidumbres de los efectos del estudio de la proxémica en una espacio laboral.
El desarrollo del proyecto se dividió en cuatro capítulos:
• Capítulo 1: Fundamentación teórica
Se plantean las características principales de la proxémica: Aportes y características del lenguaje no-‐
verbal Estudios del espacio en las organizaciones. Importancia de las características de espacio.
Elementos del ambiente laboral como el clima organizacional, la comunicación, la identidad
corporativa y su relación con la proxémica. El futuro del espacio en las organizaciones.
• Capítulo 2: Diseño metodológico
Se aclara el proceso que se llevó a cabo en el trabajo de campo aclarando qué es un diagnóstico y por
qué se va a utilizar en este caso. Se explican cada una de las categorías que guían la investigación y
2
sus diferentes variables. Finalmente se explica el proceso y herramientas para buscar evidencias
frente al estudio.
• Capítulo 3: Trabajo de campo y análisis
Se presentan los resultados de las herramientas que se implementaron para el diagnóstico y un
análisis de cada uno de los puntos relacionándolos con la teoría que se planteó en el primer capítulo.
• Capítulo 4: Conclusiones
Para el capítulo final se reúne lo expuesto en los primeros tres capítulos para poder dar resultados,
conclusiones y recomendaciones frente a la investigación. Se utilizan las características del estudio
de la proxémica para plantear y resolver la pregunta inicial y poder darle una visión desde el lado
comunicativo y las diferentes acciones que se pueden llevar a cabo para apoyar las
recomendaciones.
A partir de esta investigación se espera que los resultados del diagnóstico demuestren la
importancia de crear y diseñar un espacio que promueva y facilite la comunicación entre los
integrantes de la organización. Especificar qué rasgos son los necesarios para que la eficiencia
mejore diariamente y los resultados en lo que se refiere al clima organizacional y el ambiente
laboral. También es importante que a las organizaciones se les brinde un aporte a la posibilidad de
disponer los espacios para que establezca una satisfacción y la posibilidad de mantener una
comunicación abierta y sin obstáculos entre los empleados.
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1. Fundamentación teórica
El espacio personal, entendido como la zona en la que cada individuo ejerce sus acciones
inmediatas, en determinados campos ha sido el tema principal de varios estudios con el propósito
de conocer las interrelaciones entre los protagonistas de estos espacios. El espacio que una persona
utiliza para interactuar con otros individuos, al igual que la apropiada utilización de los objetos a su
alrededor, da a entender muchos aspectos inherentes a su estatus, intereses, intenciones,
responsabilidades y deseos. Estos espacios son los escenarios que los hombres utilizan para llevar a
cabo sus rutinas diarias, es por esto que es de vital importancia que cada cual en lugares como las
oficinas o lugares de trabajo se construyan o se habiliten el espacio para que el desempeño de las
tareas y relaciones laborales sean totalmente positivas.
El espacio también es el lugar en donde se concibe todo tipo de expresiones. Mediante la interacción
de diferentes individuos se crean historias basadas en las experiencias que perduran en la memoria
no solo del que la vivió sino también en el legado de las futuras generaciones.
En el diario vivir y desde los principios de la humanidad todos los seres humanos se han apropiado
de algunos espacios que son considerados de ellos, a los que se les designa territorio. Este es un área
definida que es considerado posesión de una persona, organización, institución o país. Tienen una
cualidad especial y es el hecho que una o varias personas se sienten dentro de un espacio en el cual
pueden desarrollar libremente lo que les gusta porque les pertenece.
La proxémica es un término que fue introducido en 1966 por el antropólogo Edward T. Hall. Es
identificado como el estudio de las distancias medibles entre las personas mientras interactúan con
ellas: “El estudio de cómo el hombre estructura inconscientemente el micro espacio” (Hall, 1963,
p.1033). Desde su identificación la proxémica ha llamado la atención de varios investigadores por la
posibilidad y acceso a la amplia cantidad de estudios interdisciplinarios que este estudio permite.
También es conocido como un campo multidimensional ya que logra causar un impacto en todo tipo
de escenarios como la cultura, la psicología del individuo, los arreglos espaciales, la arquitectura,
entre otras disciplinas.
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Para poder entender cada uno de los aspectos del estudio de la proxémica es necesario tener en
cuenta las siguientes reglas entorno al espacio, con las que Hall realizó un estudio que lleva a
descubrir cómo se siente el hombre en un espacio determinado:
Tipos de distancia interpersonal
• Distancia Íntima: entre los 15 y 45 centímetros. Es una distancia muy personal y requiere
gran confianza para que se presente. Permite establecer una cercanía a la otra persona que
abre la posibilidad a sentimientos y acciones de niveles muchos más íntimos. Se pueden
construir relaciones de pareja, amistad o familiaridad. Las aproximaciones son personales y
su cercanía permite utilizar un nivel bajo a normal en el volumen de la voz.
• Distancia Personal: entre los 46 y 120 centímetros. Es la que se presenta en oficinas,
reuniones, asambleas, fiestas, etc. Se caracteriza por estar presente en relaciones laborales o
profesionales en las que se establece una confianza mínima, en la que se puede desarrollar
una relación más íntima. La jerarquía es un factor que empieza a tomar importancia desde
esta distancia ya que establece la forma en la que se aproximan las dos personas y cómo se
relacionan.
• Distancia Social: entre los 120 y 360 centímetros. Es la distancia que utilizamos con
personas extrañas porque no se ha generado una relación para poder romper los límites del
espacio personal. Hay un mínimo contacto físico, diferente a los que establece la cultura
como el apretón de manos.
• Distancia Pública: a partir de los 360 centímetros y no tiene límites. Es una distancia
perfecta para presentarse ante un grupo de personas. A diferencia de la social, esta distancia
es la que se prefiere utilizar cuando se está en lugares públicos en los que no se es familiar a
los demás como conciertos, bares, congresos, ceremonias y conferencias. El volumen y tono
de voz es totalmente diferente al de la distancia íntima ya que al tener en cuenta el espacio
entre los que interactúan hay que realizar las modificaciones adecuadas a la situación.
Tipos de espacios
• Espacio Fijo: comprende cosas que no se pueden mover como paredes o barreras de los
países.
• Espacio Semi-‐fijo: es el espacio que se comprende alrededor del cuerpo. Está condicionado
por la cultura. La distancia social y personal son las que determinan el espacio semi-‐fijo,
5
variando en el nivel de confianza que tenga el individuo con el espacio y las personas a su
alrededor.
• Espacio Informal: comprende el espacio personal de la persona alrededor del cuerpo. Viaja
con este determinando la distancia personal entre las personas.
Niveles de proxémica
• Nivel Infracultural: se preocupa por el comportamiento individual que subyace en la cultura
y tiene su base en el pasado filogenético del hombre.
• Nivel Precultural: se preocupa por cómo el hombre utiliza sus sentidos en la percepción del
espacio.
• Nivel Microcultural: se preocupa por la estructuración del espacio y cómo se modifica por
los efectos de la cultura.
Categorías de comportamiento proxémico
• Identificadores de género-‐postura: este factor relaciona la postura de las personas y su
género. Es un elemento básico del lenguaje no-‐verbal y es el primer rasgo a identificar
cuando se aproxima y pretende entablar algún tipo de comunicación e interacción.
• Factores Kinésicos: tienen que ver con el momento en donde hay el mínimo de distancia
entre dos personas hasta donde hay contacto físico. Pretenden complementar el lenguaje
verbal y ayudar a expresar emociones que se relacionan con los sentidos.
• Código de tacto: concierne desde un saludo hasta no tocarse del todo.
• Código visual: concierne la cantidad de contacto visual entre dos personas.
• Código térmico: concierne la cantidad de calor humano una persona percibe de la otra.
• Código de olfato: concierne el tipo y grado de olfato que una persona percibe de la otra.
• Volumen de la voz: concierne el volumen de la voz que utiliza la persona que está cerca. Este
se determina por la distancia que se establece entre las personas.
Muchos estudios se enfocan en las diferencias culturales en la proxémica y cómo afectan a las
culturas que se identifican como culturas de contacto (latinos, árabes y mediterráneos) o no
contacto (norteamericanos, europeos y asiáticos). Sea cual sea la cultura, los interlocutores saben
con detalle las distancias precisas para cada tipo de relación. Cada cultura ejerce su propio tipo de
proxémica: dependiendo de las diferentes tradiciones se crean las distancias apropiadas.
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Dentro de una organización es necesario identificar los patrones creados por los individuos para
entender los procesos y diseñar diferentes posibilidades que mejoren situaciones de la organización
como por ejemplo su clima organizacional. La proxémica es una forma de ver cómo los empleados
de una compañía en particular perciben su entorno y sin darse cuenta poder llegar a mejorarlo.
Una organización es considerada una subcultura en la que se evidencian varias relaciones con
algunas condiciones. En la propuesta de Hall (1966) se muestra un modelo contextual para explicar
cómo la cultura afecta el contexto, la administración del tiempo y el espacio en la comunicación
intercultural; en él se explica cómo la cultura actúa como un filtro para seleccionar los elementos,
los espacios y los momentos a los cuales se presta o no atención; las decisiones, los roles, que se
asumen a partir de ellos, entre otros aspectos de la vida cotidiana en las organizaciones.
Diariamente dentro del contexto empresarial se presentan ciertas situaciones que por las mismas
normas culturales dentro de una organización terminan siendo desechadas o enfatizadas porque la
cultura lo dicta de ese modo.
Hall estudió las oficinas norteamericanas para encontrar que lo determinante para que los
empleados lleven a cabo sus procesos diarios de trabajo es que no se tropiecen con nadie y con
ningún objeto, especialmente en espacios que no fueron diseñados con un propósito especifico sino
que fueron adaptados para este. Es común que después de tantas horas de trabajo en la misma
posición, el empleado busque estirarse sin que nada lo interrumpa por lo que se entiende que el
mínimo espacio que se requiere para el trabajo dentro de una organización es el indicado para
realizar este tipo de acciones. Basándose en su investigación, Hall estableció tres tipos de zonas
dentro de un espacio laboral:
1. La zona determinada de trabajo que contiene el escritorio y la silla.
2. Ciertos puntos de alcance a las manos que se encuentran fuera de la zona inmediata de
trabajo.
3. El límite entre la zona inmediata de trabajo y el borde designado para esa oficina en
particular.
Este mismo estudio, teniendo en cuenta los tres tipos de zonas anteriormente mencionados, reflejó
varias opiniones entre las que se pudo percibir que un cubículo que solo provea el primer tipo de
zona es demasiado pequeño. Un espacio como el segundo se considera pequeño pero con
posibilidades de realizar el trabajo asignado y una oficina con el espacio de la tercera zona es
considerado aceptable y en ocasiones muy amplio.
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Otro aspecto importante en la percepción de distancias y comunicación de los empleados es la
estructura física de los espacios y los materiales con los cuales están construidos. Jean Baudrillard
en su libro El sistema de los objetos identifica la importancia del ambiente aclarando que este tiene
una influencia cultural y que en unión con la colocación de los objetos se crea un mismo sistema
funcional. Como características del ambiente tiene en cuenta el color y el material. El color
predetermina diferentes sentimientos y estados psicológicos, “el color cobra en gran medida su
sentido fuera de sí mismo: es metáfora de significados estructurales clasificados” (Baudrillard, 2003,
p. 32). En las organizaciones es ideal utilizar colores que inspiran energía y creatividad para
incentivar el trabajo y las actividades diarias.
El material tiene connotaciones parecidas al color, distintos tipos de materiales atribuyen diferentes
apropiaciones del espacio. Los materiales también permiten al empleado utilizar el espacio de
maneras alternas como privacidad total con paredes de concreto o transparencia y comunicación
constante con separaciones de vidrio. Los materiales aportan al estudio de la proxémica en una
organización en lo que se refiere a la percepción de las distancias y los límites del espacio de cada
uno de los empleados ya que con separaciones transparentes esos mismos límites tienden a
desvanecerse. Cada atributo que se integre dentro del entorno laboral puede ayudar a motivar o
desmotivar el rendimiento de los empleados, “el color y el material son abstractos y constituyen el
objeto de una manipulación mental” (Baudrillard, 2003, p. 42), por esto el diseño y las decisiones en
torno al espacio son de vital importancia.
La proxémica en las organizaciones puede llegar a ser la manera en la que se manipulan estos
rasgos culturales para incrementar la productividad y mejorar el clima organizacional. Cada
empresa tiene diferentes rasgos que la hacen diferente de las demás y definen su propia manera de
funcionar. Al entender cada uno de esos rasgos de manera interna, será más fácil explicar cómo es
su desarrollo en el mundo exterior.
El funcionamiento de una empresa está fundado en las interacciones que se sitúan dentro de los
espacios de la organización. El espacio en las organizaciones es el área en donde se llevan a cabo
todos los procesos laborales y culturales de los que depende una empresa, por lo tanto, debe estar
construido y diseñado para inspirar y motivar a los empleados a trabajar constantemente buscando
el mejoramiento continuo. Estos espacios requieren oficinas que faciliten la comunicación, eleve el
ambiente laboral y fomente interacciones y relaciones laborales más seguidas entre los empleados
de la organización.
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Los espacios en las organizaciones funcionan como escenarios para que cada uno de los empleados
despliegue sus labores frente al resto de sus colegas demostrando su capacidad de manejar
comunicación, responsabilidad, autonomía, creatividad, emprendimiento, innovación, entre otras
características sociales y capacidades profesionales. Las posiciones y ubicaciones son vitales para
entender la jerarquía y línea de poder. En la gráfica # 1 se ejemplifica miembros de una
organización en una reunión, o un espacio semi-‐fijo.
Gráfica # 1 – Miembros de un espacio semi-‐fijo1
La gráfica anterior tiene el propósito de explicar que hasta en los momentos más rutinarios dentro
de una organización se ve implementada la proxémica. Se pueden identificar 7 personas en el
espacio.
• El jefe: usualmente se ubica en la punta de la mesa con su espalda contra la pared. Desde
este punto tiene una visión general de la habitación.
• Gerente mano derecha: la persona que se sienta acá usualmente responde que sí a todo lo
sugerido por el jefe; tiende a enfocarse más en el superior que en las otras situaciones que
se están produciendo en la habitación. Culturalmente el lado derecho se percibe como el
apoyo principal y soporte de las personas.
• Gerente mano izquierda: aunque su posición es la misma que el gerente de mano derecha,
este tiende a estar de acuerdo en la mayoría de las cosas pero se puede desviar para dar su 1 PRABHU, 2010, p. 12.
El jefe
Gerente mano derecha
Gerente mano
izquierda
Personas del medio
Asistente al margen
Oponente
Forastero
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propia opinión. El lado izquierdo también tiende a percibirse como el lado de apoyo del
lado derecho, por ende tiende a tener un papel menos importante.
• Personas del medio: son las personas que se sitúan en el medio de la mesa. Tiene fácil
acceso a todo lo que sucede en la habitación y a las personas del otro extremo de la mesa.
• Asistente al margen: la persona que se sienta en la esquina de la mesa y que tiende a
esconderse en la multitud. Prefiere oír que opinar.
• Forastero: se sienta por fuera de la mesa para poder observar lo que está ocurriendo.
• Oponente: se sienta directamente al frente del jefe con varias opiniones y preguntas frente
al tema que se está discutiendo.
Este ejemplo permite ver cómo cada posición dentro de un espacio determinado cumple con ciertas
expectativas. El papel que tiene cada individuo dentro de este espacio es rescatable para observar
cómo la jerarquía es percibida por cada empleado según su ubicación. Cada una de las posiciones
propone los tipos de decisiones que se pueden llegar a tomar lo que revela cómo la proxémica se
evidencia en cada parte de las organizaciones.
El espacio reflejado en el ambiente laboral
Un elemento primordial para estudiar cómo el espacio se ve reflejado en el ambiente laboral es la
percepción. Se define como “proceso mediante el cual el ser humano organiza, interpreta y procesa
diversos estímulos a fin de darle significado a su situación y su entorno” (Departamento
Administrativo de la Función Pública [DAFP], 2011, p. 12). También se tiene en cuenta que las
experiencias personales, necesidades, deseos, expectativas y emociones alteran las posibles
percepciones que se lleguen a adquirir sobre una situación determinada.
La identidad corporativa juega un papel vital en el rol que cada miembro de la organización tiene ya
que permite reconocer la importancia de estos frente a las columnas de soporte de cualquier
empresa, los valores y la misión y la visión. El espacio contribuye a la satisfacción o insatisfacción
del empleado dentro de su ambiente laboral lo que contribuye a la identidad individual y colectiva
de los empleados dentro de la organización. Estar consciente del valor de la identidad corporativa
permite mejores resultados y límites frente a las relaciones y los procesos laborales y
comunicativos. La proxémica, utilizada apropiadamente, refuerza en el empleado un sentido de
propiedad y seguridad frente a su espacio inmediato y su interacción con sus colegas y los objetos
10
en su entorno. No solo en la vida laboral sino en la vida personal es necesario tener clara una
identidad y unos propósitos personales para poder adaptarse dentro de una ambiente general. La
identidad corporativa es la base de un clima organizacional productivo y satisfactorio.
“El clima organizacional es una dimensión de la calidad de vida laboral y tiene gran influencia en la
productividad y el desarrollo del talento humano de una entidad” (DAFP, 2011, p. 11-‐12), parte
fundamental del ambiente laboral de cualquier empresa u organización. Este depende de las
percepciones del empleado frente a varios factores o actividades dentro de la empresa ya sea
laboral o físicamente. El clima organizacional es un aspecto que depende de cada uno de los
individuos de una empresa al igual que estos dependen de este. Se pueden identificar tres elementos
básicos del clima organizacional: satisfacción, motivación y cultura. La satisfacción se refiere al
aspecto emocional y afectivo sobre su realidad laboral. Se balancea entre lo positivo y negativo,
satisfacción o insatisfacción, dentro del ambiente que desea y el que posee. La motivación es la
forma de incentivar a los empleados a cumplir con sus responsabilidades de forma positiva
mediante diferentes motivadores como la retribución, metas laborales, logros y afiliaciones, entre
otros. Finalmente, la cultura organizacional es:
Un conjunto de principios, normas, acciones y creencias, conscientes o inconscientes, que son
compartidas, construidas y aprendidas por los integrantes de una organización a partir de su
interacción social y que vienen a regular, a uniformizar la actuación colectiva de esa organización,
logrando arraigo y permanencia. (DAFP, 2011, p. 16)
La cultura es un elemento constante y permanente en comparación del clima el cual cambia
continuamente.
Estos tres elementos y el clima organizacional en general están ligados a la comunicación por la
percepción y las relaciones que se pueden llegar a generar. El lenguaje verbal o no-‐verbal son
herramientas esenciales de lectura cuando se trata de las interacciones que están presentes
diariamente en las empresas.
La comunicación no-‐verbal es vital para estudiar la proxémica en un espacio determinado ya que es
considerada como parte de este tipo de comunicación. Entre los que también están los factores
ambientales, kinésica, comportamiento de tacto, características físicas, paralingüística y artefactos.
Todos estos elementos son claves cuando se quieren los tipos de espacio en una organización y
cómo estos afectan las relaciones y el clima organizacional. Existen ciertos aspectos de algunas
rutinas que no se ven a simple vista y es necesario tener un amplio conocimiento sobre cómo
captarlas. Un ejemplo comprobado de esto es que la mayoría de los individuos envían mensajes
conscientes o inconscientes acercas de ellos mismos en la manera en la que organizan sus oficinas.
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El rol del lenguaje corporal en la comunicación es esencial ya que abarca todo tipo de posturas,
gestos, contacto visual, expresiones faciales, etc., y que dependiendo del contexto pueden llegar a
comunicar más que un discurso practicado o unos argumentos planeados. Si se identifican
diferentes rasgos de cada individuo mediante su lenguaje corporal se puede llegar a obtener el
control de la situación:
En el lugar de trabajo nuestros empleadores, colegas, jefe, clientes y accionistas comprenden nuestro
ser profesional basados en lo que nuestro lenguaje corporal les transmite. Además no está mal decir
que nuestro lenguaje corporal define ampliamente nuestra persona en el lugar de trabajo. El lenguaje
corporal por lo tanto trabaja silenciosamente sin la ayuda de la comunicación verbal. Es reflexivo y su
impacto es instantáneo. (Kurien, 2010, p. 31)
Himanshu y Vaibhavi (2008, p. 10-‐13) explican un estudio realizado en la India a 142 empleados de
varias empresas se preguntó cómo se sentían los empleados en los espacios que frecuentaban
durante sus horas de trabajo y si estando en estos interactúan cómodamente con sus superiores. Los
resultados fueron varios:
• La jerarquía y líneas de autoridad se disuelven durante interacciones informales ya que
promueven una comunicación abierta y un ambiente social.
• En organizaciones en donde hay un lugar en común para comer, como una cafetería, para los
empleados hay un amplio intercambio entre el empleado y su jefe. El hecho de que estos dos
personajes se sienten en un espacio a comer o tomar algo juntos lleva a una interacción en
un nivel social, reduciendo de esta manera el grado de formalidad en la relación.
• En muchas ocasiones un superior es considerado como un líder si es compasivo y si tiene la
habilidad de interactuar con sus empleados de manera libre y casual. Este tipo de líderes,
que toman interés en la vida de sus empleados, logran más en su vida profesional por esta
razón.
En general, uno de los resultados principales es que el espacio influencia la manera en la que los
empleados y sus superiores interactúan porque se dejan llevar por el ambiente para fortalecer sus
relaciones. Este estudio es de vital importancia porque sugiere que la proxémica tiene gran
influencia en las variables organizacionales. También sugiere que las interacciones informales y las
manifestaciones de espacio/territorio afectan las percepciones de los empleados hacia la calidad de
sus relaciones con sus superiores.
12
Así como el individuo se adapta a los diferentes tipos de espacios, también se considera la manera
como los espacios son construidos para un propósito determinado. Cuando se tiene la oportunidad
de construir un espacio con el propósito ya identificado, en este caso sería la construcción de
oficinas con una visión de futuro ya incorporada, es posible llegar a crear un espacio pensado para
que cada interacción y proceso de comunicación con cada uno de los empleados sea fructífero. En su
libro Espacio y comportamiento individual, Sommer estudia diferentes espacios con distintos
propósitos, los comportamientos de los humanos en los distintos lugares y la manera como
interactúan con otros dentro de estos. Se debe tener en cuenta no solo cómo las personas
interactúan con el espacio que se les ha entregado, sino también la manera como los espacios son
afectados por las personas que lo habitan.
Hacia el futuro del espacio en las organizaciones
El área del desarrollo organizacional es bastante amplia e incorpora un número de disciplinas al
igual que tiende a ver hacia el futuro. Dentro de una organización se tienen que tener en cuenta una
gran variedad de factores de una gran complejidad, el desarrollo organizacional se centra más en los
aspectos interpersonales que están dentro de esta. A veces se deja a un lado cómo la organización
del espacio y la arquitectura pueden afectar las emociones y sentimientos de la personas lo cual
lleva a espacios más cómodos y propensos a generar productividad. Es recomendable identificar la
importancia de la manipulación del entorno físico como herramienta para el desarrollo
organizacional. La proxémica y los símbolos físicos del entorno, acompañados de la arquitectura y el
diseño del espacio son básicos para lograr las metas esperadas que se esperan ver reflejadas en
efectos y resultados positivos en el espacio organizacional.
Primero que todo hay que identificar un propósito para cada mínimo espacio dentro de las oficinas.
Se debe lograr que cada uno de estos tenga la posibilidad de comunicarse con los otros espacios de
la organización y que igualmente los empleados puedan estar en una constante interacción y
mejorando sus relaciones laborales. Con todos los aspectos anteriores se busca que cada uno de los
procesos de la organización eleve su rendimiento y productividad.
Durante la década de los sesenta, la compañía de Herman Miller enfocó sus investigaciones al
propósito del mueble dentro del espacio de la oficina. Se percibió un cambio de los espacios en las
organizaciones por la cantidad de información que empezó a ser procesada. En esa época estos eran
de extremos, es decir, espacios cerrados y privados o demasiado abiertos lo cual sugería que se
debía crear un balance entre ambos que sacara más provecho del espacio y los empleados. Una
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conclusión que se ha generado a través de los años es que los empleados de cualquier empresa
necesitan privacidad e interacción.
Aquí nació un nuevo tipo de oficinas llamado Action Office que permitía al empleado tener
movimientos libres e interacciones cuando son necesarias. Desde que se diseñó esta alternativa
para las oficinas se han implementado cambios según las necesidades, como por ejemplo la creación
de más espacios de almacenamiento, y se han introducido en varios espacios con diferentes
características. Este diseño solucionó problemas frente a espacios reducidos pero que igual
necesitan algún tipo de privacidad; hasta el día de hoy sigue siendo utilizado y mejorado
constantemente.
Finalmente, el punto primordial para tener en cuenta es que las organizaciones deben tomar a su
espacio como un elemento vital del funcionamiento de su ambiente laboral, sus empleados y la
organización en general. Con el pasar del tiempo se ha visto que los espacios se reducen aún más y
que es necesario sacar provecho de cada centímetro diseñando una disposición y organización que
beneficie a todos los involucrados dentro del espacio. Por esta razón, es necesario tener en cuenta
dentro de un ambiente laboral que los espacios son parte integral para que la organización progrese
de manera consistente con el trabajo de los empleados y si ellos se sienten cómodos e inspirados
por sus alrededores.
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2. Diseño metodológico
En una ambiente laboral existen varios aspectos que pueden influenciar la comunicación y su
relación con el espacio. Para poder encontrar estos aspectos es necesario tomar una organización
específica como ejemplo y realizar un diagnóstico para estudiar y analizar el papel de estos en la
organización. Un diagnóstico es una herramienta para la planeación y toma de decisiones que tiene
el propósito principal de conocer la situación de una empresa sobre un tema determinado, los
resultados de un este revelan los problemas o dificultades que puede estar experimentando la
organización.
Para esta investigación se seleccionó el diagnóstico como herramienta analítica que pretende
resolver y analizar, desde varios puntos de vista y un marco teórico claro, las diferentes relaciones y
conexiones entre la proxémica y la comunicación.
Los diagnósticos deben seguir ciertos pasos como:
1. Identificar un problema o situación, en este caso es establecer una relación clara y puntual
frente a la organización y distribución del espacio en las empresas y la comunicación.
2. Investigar el contexto y su entorno en relación con la teoría de la proxémica y varios
aspectos y factores que influyen en la comunicación interna de la empresa.
3. Identificar los síntomas mediante diferentes tipos de herramientas, como es el caso de
encuestas, entrevistas, talleres, grupos focales, diarios de observación.
4. Presentación de recomendaciones y sugerencias en relación con la evidencia y datos que
revelen si existe una conexión entre la proxémica y la comunicación.
Existen algunas características que se deben tener en cuenta cuando se diseña y realiza un
diagnóstico y es el hecho de que sus resultados se orientan hacia la generación de cambio pero no lo
garantizan a menos de que exista una voluntad organizacional para ello; también se debe considerar
que las recomendaciones que se producen se basan en las expectativas de los actores involucrados y
en el análisis que el experto realiza, mas no en el azar.
El diagnóstico en este caso se va a realizar en BSN Medical Colombia. Esta empresa global es uno de
los mayores proveedores de productos médicos en las áreas de molduras, vendajes, cuidado
tradicional de heridas y medias de compresión. BSN fue establecida en Abril de 2001 como una
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empresa equitativa entre Beiersdorf AG y Smith & Nephewplc a raíz de la sinergia entre ambas
empresas y su complementación geográfica. Su visión es: “Crecer el valor de nuestros negocios a
través del desarrollo de productos médicos efectivos con respecto al costo y soluciones terapéuticas
que cumplan con las necesidades de nuestros pacientes y clientes” (BSN Medical, 2001). Su misión
es:
• Creer en nuestros EMPLEADOS y valorar su diversidad.
• Tener éxito por medio de EQUIPOS DE TRABAJO que trabajen a través de la organización y
entre culturas variadas.
• Escuchar y responder a nuestros CLIENTES y sus necesidades.
• Esforzándonos constantemente para mejorar lo que hacemos y lograr un mejor
RENDIMIENTO.
El objetivo principal es realizar un estudio comparativo entre la sede en Cali y en Bogotá. La sede en
Cali fue la primera en Colombia que funciona como las oficinas principales y la planta. La mayoría de
sus empleados están radicados en esta ciudad con excepción de la fuerza de ventas que está en
diferentes puntos del país. Las oficinas de esta están construidas desde sus inicios por lo cual se
maneja un formato de oficina más anticuado. Son espacios bastante amplios y privados para cada
persona, pocos espacios comunes y un pensamiento más arcaico sobre la comunicación y los
medios por lo cuales se realiza.
Desde comienzos de 2012, la compañía decidió abrir una sede alterna en Bogotá y reubicar a
algunos de sus empleados. Las oficinas se diseñaron con el propósito de tener un espacio funcional y
con la idea de promover el trabajo en equipo. A raíz de esta idea las instalaciones cumplen con las
características de una oficina moderna implementando separaciones de vidrio, espacios comunes e
interactivos y ahorro del espacio.
Para este estudio en particular se pretende que el diagnóstico revele cómo el espacio afecta la
comunicación dentro de una organización. Para su desarrollo se realizó el siguiente diseño
metodológico basándose en las categorías y subcategorías que se especifican a continuación:
1. Eficiencia
Por eficiencia se entiende lo relacionado con las cifras y productos que desarrolla la organización
como resultado final basado en diferentes objetivos y metas. Lo que se pretende analizar es la
influencia del espacio en la actividades diarias de los empleados y su rutina básica. Está dividido en
dos subcategorías para poder analizarlo a profundidad: productividad y rendimiento.
16
a. Productividad
Está ligada a las actividades y al tiempo de reacción de los empleados frente a diferentes acciones y
actividades. Otro factor que es necesario tener en cuenta es la manera como las actividades son
llevadas a cabo y por cuántas personas lo que lleva a pensar qué tipo de espacio es el necesario para
que las actividades sean llevadas a cabo de manera productiva.
b. Rendimiento
Esta subcategoría es el reflejo y resultado de la empresa en general; pretende mostrar si el espacio
utilizado aporta o no a una eficiencia óptima. Aquí es importante analizar si la información está
siendo transmitida desde su emisor hasta su receptor sin ningún tipo de ruido que se genere por
aspectos relacionados con la distribución del espacio.
2. Manejo del espacio
Esta categoría se enfoca principalmente en la arquitectura, específicamente la proxémica, y cómo
ésta aporta a la comunicación entre los empleados. Se propone observar los procesos y rutinas
dentro del espacio teniendo en cuenta los objetos y la manera como estos están distribuidos para
contribuir a la productividad y el rendimiento de los empleados.
a. Organización
Esta subcategoría se refiere principalmente al espacio dentro de la organización. Para esto se
señalaron tres variable principales como la ubicación, la distribución y la utilización de los espacios.
Dentro de la teoría de la proxémica, la ubicación es clave para la percepción y el rendimiento de los
empleados dentro de su espacio laboral, al igual que de los diferentes factores ambientales que
pueden llegar a afectar positiva o negativamente a los individuos que habitan el espacio. La
distribución es el factor que está más ligado a la proxémica por las distancias que se deben tener en
cuenta para desarrollar actividades básicas dentro de una organización. Finalmente, la utilización se
entiende por la forma en la que se ocupa el espacio y su propósito.
b. Comunicación
La comunicación se refiere al espacio y su disposición para permitir el trabajo individual y colectivo
al igual que las relaciones entre diferentes dependencias. La manera en la que se lleven a cabo estas
relaciones, permite comprender si la relación es informal o formal y si tuvo algún tipo de influencia
por el espacio en el cual se lleva a cabo. Esta subcategoría permite hacer conexiones con otras
variables para poder determinar la base entre la relación entre la comunicación y la proxémica.
17
c. Relaciones interpersonales
Las relaciones son un factor importante para determinar cómo estas funcionan dentro de un espacio
determinado. Esta subcategoría se evidencia en la descripción de los diferentes tipos de relaciones y
en qué estado se encuentran. El espacio puede llegar a aportar sustancialmente ya que según su
distribución los empleados pueden llegar a interactuar de maneras más productivas y tener una
disposición más cómoda para el trabajo en equipo.
3. Clima organizacional
Un clima organizacional agradable es el resultado de un espacio bien utilizado. Esto es precisamente
lo que se intenta reflejar en esta categoría al relacionar lo tangible del espacio con las percepciones
de los empleados. Entre los factores del clima organizacional se analizará el aspecto relacional del
ambiente organizacional y su vínculo con el espacio.
a. Físico
Esta subcategoría se refiere a la influencia de lo físico dentro de la empresa lo que determina si el
ambiente es productivo o no. Las diferentes sensaciones y percepciones de los empleados
contribuyen a que se presenten buenos resultados. Se propone específicamente observar el grado
de satisfacción de los empleados frente al espacio y si su área de trabajo y la oficina en general son
cómodas o incómodas.
b. Cultura relacional
El clima organizacional se va a determinar solo desde lo relacional para poder evidenciar cómo el
espacio afecta las relaciones y sus procesos dentro de la compañía. Para poder entender cómo los
empleados perciben esto se analizarán los estilos de dirección y el estado de las relaciones de
trabajo; se trata de un aspecto fundamental para evidenciar los procesos de comunicación y su
resultado en las relaciones laborales.
A partir de estas categorías generales se procedió al diseño de los instrumentos de recolección de
información con el fin de poder observar desde el punto de vista de los empleados y gerentes para
poder comprender el papel y la influencia de la proxémica y la comunicación en sus rutinas diarias.
Los instrumentos son los siguientes:
1. Encuestas: esta herramienta de investigación se utiliza para recaudar datos por medio de
un cuestionario prediseñado que se realiza a una muestra representativa o a la totalidad de
la población que se pretende estudiar. Se realizará una encuesta general a los empleados de
ambas sedes de la compañía. La encuesta está diseñada para resolver los indicadores que se
18
plantearon anteriormente. Las preguntas de la encuesta están dividas para identificar la
percepción y actitud del los empelados frente al espacio personal y general, la descripción
de los espacios físicos que habitan en sus oficinas y diferentes aspectos que se ven afectados
por el espacio como las relaciones y el clima organizacional.
2. Diario de observación: esta herramienta tiene el propósito de identificar, teniendo como
guía los indicadores ya mencionados, la influencia del espacio en los empleados dentro de
sus rutinas diarias de trabajo. Durante un tiempo determinado se llevó a cabo el diario
observando detenidamente diferentes aspectos como:
a. Interacción y comunicación.
b. Movimientos, desplazamientos y tráfico general.
c. Factores ambientales.
d. Propósito y distribución del espacio.
e. Lugares comunes.
3. Entrevistas: es una herramienta de comunicación oral que es establece entre dos o más
personas con el fin de obtener información sobre un tema especifico.
Las entrevista se va a realizar a María Constanza Jaramillo, empleada de BSN Medical
durante 8 años en las oficinas de Cali, actualmente fue trasladada a Bogotá. Ella tiene una
experiencia vital para poder entender diferentes rasgos y características de cada sede y las
diferencias que ha podido percibir frente a los espacios de trabajo.
Con las herramientas del trabajo de campo se pretende investigar los procesos, pensamientos y
percepciones de los empleados frente al espacio en el que se encuentran trabajando, todo con el
objetivo final de solucionar la inquietud sobre si el espacio realmente influye en la comunicación de
las organizaciones.
19
3. Trabajo de campo y análisis
Realizando el trabajo de campo en el estudio comparativo de las sedes de BSN Medical, Bogotá y
Cali, se encontraron varias similitudes y diferencias que permitieron contrastar aspectos
relacionados con el enfoque del espacio y la proxémica. Para la recolección de información de cada
uno de los indicadores previstos en el diseño metodológico, se llevó a cabo un trabajo de campo que
contó con las herramientas especificadas en el capítulo anterior.
Las dos primeras herramientas que se aplicaron fueron los diarios de observación y las encuestas.
Entre los empleados a quienes se aplicaron estos métodos se encontró que la mayoría son mujeres
vinculadas en su mayoría a cargos administrativos. Esto fue una característica importante porque
era necesario saber la opinión de los empleados que permanecen la mayoría del tiempo en las
oficinas, habitan en estos espacios constantemente y sus rutinas diarias se definen por la
disposición del espacio y el provecho que le pueden sacar a este en comparación de la fuerza de
ventas que trabajan usualmente recorriendo las calles de cada de ciudad.
La priorización de actividades saca a relucir tres formas de realizar las tareas para cumplir con las
metas y objetivos finales de la organización: en aquellas relacionadas con la planeación, los
empleados de BSN Medical han enfocado este tipo de actividades a encuentros formales que son
llevados a cabo en espacios definidos y con una disposición para realizar reuniones con una agenda
predeterminada. Ambas sedes tienes espacios designados para este tipo de encuentros. La
diferencia más grande se encuentra en la manera en la que los empleados perciben el trabajo
individual y el trabajo en equipo. La sede Bogotá fue diseñada con un espacio predeterminado en
mente y una de las características principales fue desarrollar un espacio libre y abierto para el
trabajo en equipo con disposición espacial que permitiera motivarlo constantemente. Para la sede
Bogotá es muy importante que la mayoría de los integrantes del equipo tengan la oportunidad de
trabajar conjuntamente en varios momentos del día de manera espontánea: las decisiones
individuales se combinan con las colectivas por la amplia oportunidad de compartir y buscar apoyo,
no solo por el espacio sino por el ambiente. Por otra parte, la sede Cali tiene un pensamiento
diferente frente al trabajo en equipo el cual solo se lleva a cabo en momentos específicos y espacios
precisos. La disposición de los espacios, que no fueron diseñados previamente sino ocupados en un
espacio físico diseñado para otros fines, no permite que haya momentos espontáneos de trabajo en
20
equipo; aquí se incentiva el trabajo individual porque los espacios proveen la privacidad necesaria
para realizar cualquier tipo de tarea.
BSN Medical – Espacios libres y corredores
Fotografías de la sedes de BSN Medical Bogotá (08/10/12) y Cali (17/10/12). Por: Daniela Brando
Otro factor importante que se ve afectado por este tipo de disposición es el nivel de reacción de los
empleados frente a cualquier tipo de actividad: en la sede Bogotá, todos los empleados tienen acceso
a cualquier actividad, no solo por inexistencia de paredes y obstáculos visuales sino por la
utilización de vidrios como separadores de espacios. Estas características brindan un sentido de
transparencia que proporciona tranquilidad pero que tiende a irrumpir los límites de la privacidad.
La reacción de los empleados es inmediata y con posibles interacciones e intercambios. La sede Cali
presenta un escenario opuesto ya que la existencia de paredes y puertas entre cada uno de los
empleados no permite que su reacción frente a cualquier tipo de evento o situación sea al instante
en el que ocurren o que simplemente no se enteren, lo que a veces puede aislarlos de eventos
importantes. En ambas sedes están claramente implementadas la utilidad y las diferencias de los
espacios para ejercer diferentes tipos de tareas como reuniones, capacitaciones, tareas, actividades
de bienestar y procesos diarios.
BSN Medical – Zonas de encuentros grupales
21
Fotografías de la sedes de BSN Medical Bogotá (08/10/12) y Cali (17/10/12). Por: Daniela Brando
La comunicación tiene varias facetas en cada sede y un factor en común: las dos sedes, sea cual sea
su medio o forma de comunicarse, no tienen ningún tipo de ruido u obstáculo que impida la entrega
clara del mensaje. Lo que se diferencia entre las sedes Bogotá y Cali es el medio: en Bogotá el
espacio abierto permite una comunicación inmediata y fluida mientras que en Cali es necesario un
teléfono o correo electrónico para transmitir un mensaje.
En cuanto a lo que se refiere a los factores ambientales, ambas sedes controlan la falta o el exceso de
temperatura. La luz en ambas sedes es totalmente artificial por la arquitectura de los edificios que
fuerza a que se utilice y no se pueda sacar provecho de la luz natural del día. La temperatura
también es controlada: en Cali, por el calor: en Bogotá para que la baja temperatura no sea un
motivo para interrumpir las labores diarias.
Gráfico # 1: Factores ambientales BSN Medical
Fuente: encuesta realizada las sedes de BSN Medical Bogotá (08/10/12) y Cali (17/10/12)
Al preguntarles a los empleados qué factores ambientales tenían algún tipo de efecto en su trabajo
se evidencia que la luz no es un problema pero la temperatura y el ruido son tenidos en cuenta como
factores de afectación. El ruido interno es un problema que está más presente en la sede Bogotá por
20,0% 31,8% 10,0%
4,5% 10,0%
13,6% 30,0%
13,6%
30,0% 31,8%
Bogotá Cali
¿Qué factores ambientales afectan el trabajo en su o[icina?
Frio Calor Luz Ruido externo Ruido interno Ninguno
22
tratarse de un espacio abierto y libre de obstáculos. Varios de los empleados optaron por la opción
ninguno porque consideran que no existe ningún factor que afecte su trabajo en la oficina.
La distancia es la característica más importante de la teoría de la proxémica. Refiriéndose a la
ubicación dentro del espacio ambas sedes cuentan con el espacio suficiente pero manejadas de
forma diferente.
Gráfico # 2: Tamaño adecuado de espacios personales BSN Medical
Fuente: encuesta realizada las sedes de BSN Medical Bogotá (08/10/12) y Cali (17/10/12)
La percepción de tamaño permite determinar la consciencia del entorno. Al preguntarles por el
tamaño adecuado en la sede Bogotá, dos metros por dos metros es el tamaño adecuado; en la sede
Cali, el tamaño tres por tres metros es el más adecuado. Al ver los resultados se evidencia cómo la
situación actual de cada sede falta completar la frase.
55,6% 15,8%
11,1%
15,8%
22,2%
42,1%
11,1% 26,3%
Bogotá Cali
¿Qué tamaño de o[icina considera es la adecuada para llevar a cabo su trabajo diariamente?
1m x 1m 1m x 2m 2m x 2m 2m x 3m 3m x 3m Otra
23
Gráfico # 3: Distancia adecuada entre compañeros BSN Medical
Fuente: encuesta realizada las sedes de BSN Medical Bogotá (08/10/12) y Cali (17/10/12)
En la pregunta referente a la distancia apropiada entre los compañeros de trabajo se utilizaron las
medidas de los diferentes tipos de distancia interpersonal2 para observar cuál es la medida
adecuada; en ambas sede se seleccionó una distancia de 1.2 a 3.6 metros, rango en el cual se
establece la distancia social.
Gráfico # 4: Distancia actual entre compañeros BSN Medical
Fuente: encuesta realizada las sedes de BSN Medical Bogotá (08/10/12) y Cali (17/10/12)
2 Tipos de distancia interpersonal: Intima: 15 a 45 centímetros. Personal: 46 a 120 centímetros. Social: 120 a 360 centímetros. Pública: 360 centímetros en adelante.
33,3% 5,3%
55,6% 78,9%
11,1% 15,8%
Bogotá Cali
¿Qué distancia considera apropiada para tener entre compañeros de trabajo?
15 a 45 centímetros 46 centímetros a 1.2 metros
1.2 a 3.6 metros de 3.6 metros en adelante
22,2%
11,1%
5,3%
11,1%
15,8%
22,2%
15,8%
33,3% 63,2%
Bogotá Cali
¿Qué distancia hay entre usted y sus compañeros de trabajo?
Menos de 1 metro 1 metro 1.5 metros 2 metros Más de 2 metros
24
Al preguntar por la distancia entre los compañeros de trabajo se ve claramente que en la sede Cali
se cuenta con distancias más amplias de las que se utilizan, no solo en la sede Bogotá pero en otras
compañías, para trabajar cómodamente. Aunque en la sede Bogotá no hay tanta separación de por
medio entre los sujetos que comparten un mismo espacio, se respeta la distancia personal que se
encuentra entre 46 cm y 120 cm. Igual que en el caso anterior, los empleados de ambas sedes
consideran la distancia social como la mejor entre compañeros.
BSN Medical – Estándar de separación entre oficinas
Fotografías de la sedes de BSN Medical Bogotá (08/10/12) y Cali (17/10/12). Por: Daniela Brando
La utilización del espacio se diferencia entre las dos sedes por la delimitación de los espacios. La
sede Bogotá se diseñó con la idea de que el espacio no estableciera límites, con el fin de hacer
posible compartir ideas y consejos entre los trabajadores. En contraposición, la disposición de la
sede Cali le da a cada persona su espacio individual, apartado del resto de los compañeros y del
ambiente laboral colectivo.
La comunicación es el aspecto que más se ve afectado por la manera en la que se distribuye, diseña y
utiliza el espacio. Era vital conocer la opinión de los empleados frente al espacio y si éste tiene
algún tipo de influencia en la comunicación, especialmente teniendo en cuenta la diferencia de los
espacios en cada sede. En la sede Bogotá es evidente la manera como el espacio fomenta y aporta a
una comunicación más dinámica e integral; en la sede Cali, la cantidad de límites y restricciones
sujeta a los empleados a buscar alternativas de comunicación y respuesta inmediata como utilizar
25
medios alternos como el teléfono o correo electrónico o tener que interrumpir una actividad para ir
en busca de la interacción con el empleado en cuestión.
Gráfico # 5: Influencia del espacio en la comunicación percibida por los empleados
Fuente: encuesta realizada las sedes de BSN Medical Bogotá (08/10/12) y Cali (17/10/12)
Así mismo, la comunicación clara y transparente es uno de los pilares de un buen ambiente laboral y
clima organizacional. Observando a los empleados en su ambiente y rutina diaria se percibe que se
manejan relaciones positivas que contribuyen al trabajo en equipo e individual. No existe ningún
tipo de problema frente a comunicar un mensaje y llevarlo a cabo. Mantienen relaciones de apoyo y
confianza constante.
33,3%
52,6%
66,7% 47,4%
Bogotá Cali
¿Considera que la organización del espacio en la o[icina afecta la comunicación entre sus colegas de trabajo?
Si No
26
Gráfico # 6: Aporte de la disposición del espacio al ambiente laboral
Fuente: encuesta realizada las sedes de BSN Medical Bogotá (08/10/12) y Cali (17/10/12)
Gráfico # 7: Influencia del espacio en las relaciones interpersonales
Fuente: encuesta realizada las sedes de BSN Medical Bogotá (08/10/12) y Cali (17/10/12)
Las últimas dos preguntas presentadas muestran la percepción de los empleados sobre la influencia
del espacio en aspectos que influyen en los procesos diarios de trabajo. Se observa una leve
diferencia entre las sedes Bogotá y Cali lo cual demuestra que en esta última existen aspectos del
espacio que no permiten un buen uso del espacio ya que las barreras físicas entre los empleados
5,3%
100,0% 94,7%
Bogotá Cali
¿Considera que los espacios de la empresa están integrados de manera que se fomente la comunicación y un clima
organizacional positivo?
No Si
15,8%
100,0% 84,2%
Bogotá Cali
El espacio de las o[icinas fomenta el fortalecimiento de las relaciones interpersonales entre los empleados.
No Si
27
sugieren que las relaciones interpersonales, el clima organizacional y la comunicación no está
llegando a satisfacer a cada uno de los empleados.
En los diferentes momentos de observación realizados en ambas sedes se encontraron formas de
conversar y manejar situaciones diferentes. En la sede Bogotá, los momentos de encuentro son
comunes y se aprecia un ambiente más informal, en lo personal y lo profesional; en la sede Cali, los
momentos de encuentro no son tan comunes y cuando se dan se tiene la impresión de que se trata
de contactos formales frente a lo que se discute ya sea en el aspecto de los negocios o en lo personal.
En el gráfico # 8 se le preguntó a los empleados si podían identificar un lugar específico de
encuentro para poder evidenciar, en el momento de observación, si las relaciones tenían algún
cambio o alteración. En Bogotá hay una división clara frente a los dos espacios que están designados
como sitios de encuentro pero de igual forma no existe duda sobre los espacios y su propósito. En
Cali se evidencia cierta ambivalencia frente a cuál es el sitio de encuentro o si este tipo de espacio ha
sido designado, hecho que refleja que lo colectivo no es claro ni se encuentra predeterminado. La no
existencia de una idea o concepto claro frente a lo colectivo dentro de las instalaciones refleja por
qué el 15% de los empleados en la sede Cali no percibe que el espacio provea ningún tipo de
fortalecimiento de las relaciones interpersonales entre los empleados.
Gráfico # 8: Espacio de encuentro
Fuente: encuesta realizada las sedes de BSN Medical Bogotá (08/10/12) y Cali (17/10/12)
50,0% 43,5%
50,0% 43,5% 4,3% 8,7%
Bogotá Cali
¿Cuál considera usted que es el espacio de encuentro de las o[icinas?
Cafetería Sala de juntas Una oqicina especíqica No hay
28
Bogotá es un espacio reducido (350 mts2) pero distribuido de manera equitativa en relación con el
número de personas que trabajan ahí regularmente, por eso para ellos es claro especificar los sitios
de encuentro cuando usualmente tienden a estar en toda la oficina. En la sede Cali, la opinión está
dividida porque cuentan con una mayor cantidad de espacio (750 mts2) pero con lugares
predeterminados para el encuentro.
BSN Medical – Espacios de encuentro
Fotografías de la sedes de BSN Medical Bogotá (08/10/12) y Cali (17/10/12). Por: Daniela Brando
El grado de satisfacción es vital para saber si la comodidad y el espacio pueden aportar a la
productividad y al rendimiento de los empleados. Una de las preguntas fue si se sentían a gusto con
su espacio. Todos los empleados en las dos sedes están satisfechos con su espacio de trabajo y lo
catalogan como agradable y cómodo.
29
Gráfico # 9: Satisfacción del espacio personal
Fuente: encuesta realizada las sedes de BSN Medical Bogotá (08/10/12) y Cali (17/10/12)
El espacio es el territorio en donde cada empleado ejerce todo tipo de actividades con un cierto
grado de satisfacción. La gráfica # 9 evidencia la selección que hicieron los empleados respecto al
nivel de satisfacción en ciertas situaciones o actividades. En la sede Bogotá los empleados
manifestaron un alto nivel de satisfacción con su espacio; en la sede Cali se aprecia satisfacción pero
en menor nivel.
66,7% 57,9%
33,3% 42,1%
Bogotá Cali
¿Cómo se siente en su espacio personal de trabajo?
Cómodo Agradable Invadido Incómodo
30
Gráfico # 10: Nivel de satisfacción en actividades especificas
Fuente: encuesta realizada las sedes de BSN Medical Bogotá (08/10/12) y Cali (17/10/12)
En el gráfico anterior (#10) se realizó una pregunta frente a aspectos específicamente evidenciados
en su espacio personal de trabajo. En Bogotá, todos los aspectos superan las expectativas de los
empleados y encuentran satisfactorio su espacio para realizar sus actividades y recibir visitas,
teniendo en cuenta que aunque muchos cuentan con el espacio mínimo para estos dos aspectos, se
han designado espacios de reuniones más privadas al alcance de estos.
5%
5%
16%
16%
11%
11%
79%
74%
63%
63%
74%
74%
22%
44%
33%
56%
33%
56%
16%
21%
21%
21%
16%
26%
78%
56%
67%
44%
67%
33%
Iluminación
Ventilación y temperatura
Ubicación del área de trabajo en relación con el resto de la oqicina o piso
Espacio para recibir clientes, visitas, etc.
Distribución de los objetos dentro del área de trabajo
Espacio del área de trabajo permite trabajar de manera adecuada
Iluminación
Ventilación y temperatura
Ubicación del área de trabajo en relación con el resto de la oqicina o piso
Espacio para recibir clientes, visitas, etc.
Distribución de los objetos dentro del área de trabajo
Espacio del área de trabajo permite trabajar de manera adecuada
Cali
Bogotá
Identi[ique los aspectos que hacen de su lugar de trabajo un espacio satisfactorio o no satisfactorio para ejercer sus actividades.
Para nada satisfactorio Medianamente satisfactorio
Satisfactorio Supera las expectativas
31
BSN Medical – Espacios privados para reuniones o aislamiento personal
Fotografías de la sedes de BSN Medical Bogotá (08/10/12). Por: Daniela Brando
Los espacios privados en la sede Bogotá fueron creados con el propósito de brindarle la opción a los
empleados de tener un espacio alterno al propio para llevar a cabo reuniones, llamadas o
simplemente para alejarse un poco del ruido interno de las oficinas u otras actividades.
32
Gráfico # 11: Contribución del espacio
Fuente: encuesta realizada las sedes de BSN Medical Bogotá (08/10/12) y Cali (17/10/12)
La pregunta sobre la valoración de lo que pueden llegar a realizar con la distribución física y
geográfica del espacio y cuánto contribuye a su trabajo (gráfico # 11) fue valiosa para analizar los
aspectos perceptivos que no se pueden descubrir mediante números y medidas. Con el espacio
actual, los empleados de la sede Bogotá afirman que la disposición del espacio aporta en todos los
criterios planteados, con una contribución alta, pero se evidencia una contribución baja en lo que se
refiere al trabajo individual; igual registro se apreció en el momento de realizar la observación,
79%
74%
74%
68%
74%
58%
100%
63%
89%
89%
56%
100%
78%
100%
100%
100%
21%
26%
21%
32%
16%
42%
37%
11%
11%
33%
22%
5%
11%
11%
Flujo de información
Circulación
Trabajo individual
Trabajo en equipo
Creatividad
Comunicación entre empleados
Resultados y productos qinales
Estado de las relaciones interpersonales
Flujo de información
Circulación
Trabajo individual
Trabajo en equipo
Creatividad
Comunicación entre empleados
Resultados y productos qinales
Estado de las relaciones interpersonales
Cali
Bogotá
La valoración que puedo hacer de la manera como la distribución [ísica y geográ[ica de mi área contribuye a mi trabajo es:
Valoración de la contribución Alta Valoración de la contribución Media
Valoración de la contribución Baja
33
especialmente en relación con los momentos en los cuales los empleados se toman tiempo extra
para concentrarse y no distraerse con otras conversaciones o situaciones. En este sentido, en la sede
Cali se presenta menos contribución en todos los aspectos y se entiende que estos son influenciados
por los obstáculos y barreras presentes en estas oficinas.
Gráfico # 12: Contribución del espacio
Fuente: encuesta realizada las sedes de BSN Medical Bogotá (08/10/12) y Cali (17/10/12)
Era necesario indagar sobre las posibles tareas en cuanto a la eficiencia y si un mejor espacio podría
llevarlos a cambiar sus rutinas de trabajo. En ambas sedes de las cinco posibilidades presentadas, la
que obtuvo un mayor porcentaje fue la concentración en la resolución de problemas y la menor,
mejorar las relaciones con otras personas. Esto indica que los empleados prefieren concentrarse en
sus propios espacios y trabajar de forma individual que mejorar las relaciones interpersonales con
sus colegas.
21,9% 21,3%
18,8% 21,3%
15,6% 14,8%
18,8% 19,7%
25,0% 23,0%
Bogotá Cali
Si el espacio de su área trabajo es el adecuado, usted siente que puede…
Concentrarse en la resolución de problemas
Desarrollar tareas de creatividad e innovación
Mejorar las relaciones con otras personas
Mejorar la productividad
Aumentar su rendimiento
34
Los cambios registrados en el espacio fue el tema de una de las preguntas abiertas realizadas a los
empleados para contemplar si cambiarían alguna característica o aspecto de las oficinas actuales. En
la sede Bogotá se enfocan en la necesidad de tener más privacidad para poderse concentrar más; en
la sede Cali no harían cambios de ningún tipo. Las respuestas fueron interesantes, comparadas con
el resto de las apreciaciones obtenidas, porque indican que en la sede Cali tienen más problemas de
comunicación e insatisfacción con el espacio que Bogotá, pero aclaran que no le harían ningún
cambio; es un rasgo que vale la pena considerar si se debe a aceptación por costumbre o porque,
sabiendo las condiciones del espacio en la sede Bogotá, no se conciban en una menor extensión.
Para poder tener un punto de vista frente a ciertos aspectos de cada una de las sedes se realizó una
entrevista a María Constanza Jaramillo que ha tenido la posibilidad de trabajar ocho años en la sede
de Cali y actualmente desempeña su trabajo en la nueva sede en Bogotá. Ella percibe un cambio
radical entre ambas sedes el cual también se vio reflejado en los resultados de las encuestas que es
la sensación y posibilidad de privacidad y concentración. Debido a la manera en la que están
dispuestas las oficinas en Cali, cada empleado tiene su espacio privado y cerrado lo cual le permitía
ejercer sus tareas personales de manera más efectiva. Otro cambio fue que de Cali a Bogotá se
redujo el espacio de almacenamiento de material de cada uno de los empleados lo cual se ha
empezado a reflejar en los espacios personales de cada empleado.
María Constanza aclara que la transición entre Cali y Bogotá fue un proceso en el que las directivas
se esforzaron en brindarle a sus empleados la confianza de llegar a un espacio cómodo y con una
actitud positiva frente al cambio. Para ella las oficinas en Bogotá son amplias, lindas, abiertas,
iluminadas y bien ubicadas. A este proceso y modificación de espacios se enfrentó teniendo y
adoptando un cambio de actitud tomando como base la idea que la disposición de los espacios la
lleva a ella a cambiar sus rutinas y procesos de trabajo.
Frente a la comunicación, María Constanza explica que como compañía siempre se han manejado
líneas de comunicación abierta y para poder entablar algún tipo de conversación lo único que se
requería era “tan sencillo como pararme de mi oficina, abrir la puerta e ir a la oficina de ellos y
entrar”. En Bogotá, para ella eso ya no es necesario porque los espacios compartidos y abiertos, al
igual que la utilización del vidrio para separar los ambientes, brinda a los empleados una
comunicación directa e inmediata. Esta misma comunicación constante entre ellos ha aportado
positivamente al trabajo en equipo de los integrantes de su departamento lo que permite más
interacción y un flujo de información e ideas constantes y creativas. Ese equipo se ha convertido en
un referente y apoyo para contribuir y acelerar los procesos de mejoramiento.
35
Una de las preguntas de la entrevista era mencionar aspectos positivos y negativos de cada sede:
Cali
Positivos Negativos
Posibilidad de concentración Acceso a los empleados
Espacios externos Espacios sin utilidad
Espacios amplios
Bogotá
Positivos Negativos
Espacios abiertos agradables Falta de concentración
Transparencia Menos espacio
Integración
En general, los resultados ayudaron a guiar una opinión y percepción de los empleados frente a
varios aspectos físicos y relacionados con el clima organizacional para poder identificar si el espacio
finalmente influye en las organizaciones. En el caso de las sedes de BSN Medical, los empleados
identifican su comodidad en los espacios y ciertos aspectos que pueden mejorar o cambiar.
36
4. Conclusiones
Las distancias y sus límites son usualmente olvidadas hasta que alguien los invade. El estudio del
espacio ha permitido que se establezcan medidas que permitan llevar a cabo diferentes tipos de
relaciones con personas cercanas o no tan conocidas. La comunicación en las organizaciones es algo
intangible hasta que mediante resultados y relaciones exitosas logra evidenciar su presencia pero la
mayoría de las veces es difícil percibir si realmente está ahí.
Frente a estas dos temáticas surgieron preguntas como si realmente la comunicación de los
empleados está predeterminada por el espacio en el que realizan sus rutinas de trabajo diarias. El
espacio puede llegar a dirigir las acciones de los empleados y por ende la manera en la que se
comunican.
Después de realizar un trabajo de campo en ambas sedes de BSN Medical y una investigación sobre
la proxémica, se llegó a varias conclusiones sobre la relación entre el estudio del espacio y la
comunicación. Desde un comienzo se planteó una idea de relacionar la proxémica con la
comunicación dentro de un espacio organizacional para poder identificar si influenciaba aspectos
como el clima organizacional, el ambiente laboral, la comunicación y las relaciones interpersonales.
La conclusión más clara a la que se pudo llegar es que el espacio tiene una influencia y aporte
directo a la comunicación de las organizaciones. La forma en la que están distribuidos y organizados
los espacios afecta la manera como los empleados realizan sus procesos y rutinas diarias como por
ejemplo las interacciones directas, la privacidad y la concentración, los factores ambientales, las
relaciones interpersonales, espacios privados y públicos. Los espacios también aportan positiva y
negativamente a la eficiencia en la organización ya que espacios tan abiertos no dan la sensación de
privacidad pero espacios muy cerrados no ayudan a la comunicación y el trabajo en equipo. Aunque
el clima organizacional se puede ver afectado se puede recurrir a procesos de mejoramiento para
sacar el mayor provecho al espacio.
Estudiando los espacios de las dos sedes, se identifican características diferentes: Cali tiene espacios
amplios y cerrados; hay espacios privados y públicos definidos. Cada uno de los empleados tiene un
espacio privado, separado por paredes de cemento y ventanas con vidrio martillado lo cual crea
barreras que evitan una comunicación directa y personal entre los empleados pero que provee la
privacidad necesaria para poder ejercer sus tareas individuales. Bogotá es un solo espacio abierto
con algunas oficinas dividas por separaciones de vidrio y varios cubículos en el medio lo que brinda
37
transparencia y trabajo en equipo constante; sin embargo, los empleados sienten que en ocasiones
es difícil concentrarse debido a los ruidos del ambiente y el hecho de estar en medio de lo que está
transcurriendo en el entorno.
Teniendo en cuenta el planteamiento principal el espacio que más aporta a la comunicación entre
los empleados es Bogotá. Todo el espacio permite que las ideas se compartan de manera inmediata
y fluyan las interacciones y el trabajo en equipo. La disposición del espacio ayuda a que haya
movimiento con ningún tipo de obstáculos y la libertad de utilizarlo para trabajos grupales. Poder
compartir un mismo espacio les brinda a lo empleados amplias posibilidades de ejercer una
comunicación que aporta positivamente al clima organizacional y al cumplimiento de las metas y
objetivos propuestos.
La proxémica se puede evidenciar en los empleados mediante diferentes características y referentes
que llevan a cabo las personas en su diario vivir. Las categorías de comportamiento proxémico
permiten leer y percibir la actitud de los empleados frente al espacio y cuán cómodos se sienten en
este. Durante el proceso de observación cada uno de los empleados mantuvo posturas que
indicaban comodidad y satisfacción manteniendo una distancia social entre sus compañeros. En la
sede de Bogotá estas categorías influyen mucho más en el lenguaje no-‐verbal entre los empleados
permitiéndoles crear limites de acercamiento para preservar la privacidad y la concentración; por
ejemplo, en la entrevista realizada a María Constanza Jaramillo, ella relata cómo cuando necesita
alejarse del ruido y actividades del entorno, se pone unos audífonos y escucha música mientras
trabaja. El hecho de estar sentada en una posición especifica de concentración y teniendo limitado el
poder de oír, deja saber a otras personas que ella no está disponible para entablar una conversación.
Después de analizar la comunicación en el espacio se identifican algunas recomendaciones para
poder darle mayor uso al espacio que se tiene actualmente. Bogotá no tiene ningún tipo de
problemas frente a la comunicación pero los espacios tan abiertos limitan la concentración. Se
pueden establecer formas de uso del espacio; por ejemplo, utilizar los espacios cerrados que
brindan la privacidad necesaria para las tareas necesariamente individuales, sin perder los espacios
centrales que aportan fluidez y movilidad al trabajo en equipo.
Para evitar los problemas principales que se perciben en los espacios compartidos se pueden
diseñar medios y campañas para concientizar a los empleados a los usos y comportamientos
adecuados dentro de estos. Una de las posibilidades puede ser una campaña de pausas de
concientización en las que todos los empleados interrumpan su trabajo y entre todos observen su
entorno y se den cuenta de las posibles acciones que llevan a que sus compañeros a sentir una
invasión de privacidad e interrupción de concentración. Otra opción es crear algún tipo de alerta y
38
mensaje digital en el que de manera alentadora y sin la intención de crear algún tipo de
incomodidad se le comunique a un compañero específico o a todos los empleados en general que se
sugiere bajar el volumen de la voz o compartir algún tipo de mensaje o idea. Es también vital
cultivar el uso de los espacios colectivos para tareas que aunque son individuales pueden utilizar el
apoyo del resto del equipo.
En Cali hay más posibilidades de cambiar el espacio para mejorar los procesos de comunicación y el
trabajo en equipo. Para los empleados de esta sede es muy importante mantener espacios cerrados
para el trabajo individual pero es necesario crear ambientes para aportar de manera grupal y
fomentar la creatividad e ideas entre todos. La idea sería promover espacios colectivos y dejar a un
lado la idea de las reuniones de pasillo. Estos espacios estarían abiertos en todo momento para
poder llevar esas conversaciones e ideas a un espacio de creatividad y productividad colectiva.
Convertir esto en una rutina agradable requiere de una campaña en la que se motiven ejercicios y
actividades de equipo dentro de un mismo espacio para que más adelante los empleados mismo
recurran a estos espacios a trabajar colectivamente y sin obstáculos.
En la actualidad, más que hace unas décadas, el espacio tiene un valor sustancial que no se puede
desaprovechar. El futuro está orientado hacia procesos que se puedan realizar de forma más
efectiva en el menor tiempo posible y ocupando cada vez menos espacio. Sacarle provecho a los
espacios reducidos es lo que hicieron en la sede de Bogotá, aprovechandolos para contribuir en
todos los aspectos.
Como comunicadores es importante tener en cuenta el contexto y entorno en el que se lleva a cabo
cualquier tipo o proceso de comunicación puesto que puede influenciar el plan o la estrategia
pensada. El espacio es un factor que puede cambiar de manera positiva o negativa pero en la
mayoría de las veces pequeños cambios pueden mejorar y ayudar trascendentalmente a la
comunicación. En una organización es de vital importancia que se observen los rasgos del espacio
en los empleados para entender sus rutinas y procesos, además de utilizarlos, hacer cambios que
favorezcan la eficacia de los empleados y el clima organizacional.
39
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177639, recuperado: 30 de marzo de 2011.
41
ANEXOS
Herramientas trabajo de campo
• Herramienta # 1: Diarios de observación
DIARIO DE OBSERVACIÓN
Fecha Lunes, octubre 8 de 2012
Lugar BSN Medical -‐ sede Bogotá
Tiempo de observación 8:30 a.m. -‐ 11:00 a.m.
# de personas observadas 30 personas (aproximadamente)
Subcategoría Variables Indicadores Observaciones
Productividad
Priorización de actividades
En relación con la
planeación
Reunión tipo conferencia con temas serios, pero se percibe un ambiente relajado.
Decisiones individuales
Dependiendo de la responsabilidades.
Decisiones grupales
Se tiende más a este tipo de decisión. El espacio les brinda la oportunidad de compartir y comunicar ideas.
Nivel de reacción
Alto, medio o bajo
ALTA. Reunión: concentración alta, interacción fluida. Espacio lo suficientemente reducido para oír algún tipo de llamado sin tener que utilizar un nivel alto de volumen y lleva a una comunicación inmediata.
Tipo de actividades
Capacitación Reunión tipo conferencia.
Tareas Seguimiento de agenda.
Diseño Sitios de encuentro y esparcimiento abiertos.
Rendimiento Tipo de Metas Reuniones claras y efectivas. Concentración de empleados.
42
resultados Comunicación clara y abierta.
Objetivos Comunicar y transmitir información.
Estado de la comunicación en relación con los
resultados
Mensajes enviados y recibidos
Reunión: empleados entienden los mensajes. Jefe se dirige a su equipo de trabajo.
Claridad en el mensaje
Debido a los espacios abiertos hay una comunicación abierta y fluida. No se evidencia ningún tipo de ruido.
Organización
Ubicación dentro del espacio
Luz
Mañana: Luz ambiente y artificial. Luz de ambiente disminuye demasiado por las ventajas y su tratamiento, por ende la luz artificial es necesaria.
Temperatura Fresco. Flujo de aire artificial. Aire natural completamente bloqueado.
Espacio
Fluidez para moverse especialmente en momentos de encuentro. Espacio para interactuar con objetos como sillas y escritorios. Sitio de encuentro reducido para tanta gente.
Distancias
Reunión: sala de reunión principal con toda la fuerza de ventas tiende a irrumpir la distancia social, llega a personal. Refrigerio: En momento de esparcimiento con todo el personal, hay poco espacio y se rompen los limites de la distancia íntima. Relaciones informales y cercanas.
Distribución del espacio
Distancias
En sala de reunión: 6 filas de 5 sillas cada una. 29 personas en sala, sentados y el jefe adelante. Posición jerárquica y distancia social.
Organización Pequeños grupos de trabajo espaciados. Entre grupo y grupo hay corredores amplios.
Percepción Comunicación clara en reunión. Se percibe comodidad constante. Disposición acorde con los propósitos.
43
Trabajo en grupo o individual
En sala de reunión se disponen las sillas en forma académica y jerárquica. Salón de clases.
Utilización del espacio
Límites Pocos. Oficina muy abierta. Alta posibilidad de interacción. Lugares designados para cada propósito.
Propósito
Sala de reuniones cumple con su propósito de auditorio, permite la interacción. Sala principal pasa a otro tipo de espacio con menos gente. Sitio de esparcimiento es pequeño si hay mucha gente, pero en general cumple su propósito de encuentro y relajación dentro de la misma oficina.
Trabajo en grupo o individual.
Reunión en sala de reuniones principal con fuerza de ventas. Encuentro jerárquico.
Comunicación
Niveles de comunicación
Interpersonal Clara, informal, presencial. Momentos de esparcimiento es informal y de libre interacción.
Entre grupos
Reunión general pasa a grupos. Más espacio para interactuar. Comunicación clara y volumen a un nivel normal. Espacios libres para movimiento y circular.
Entre dependencias
Reunión: Jefe a equipo de trabajo. Directa. Forma de auditorio. Existe comunicación clara entre dependencias. Relación informal.
Tipo de comunicación
Formal Reuniones. Forma de auditorio, conferencia.
Informal
Horas de la mañana en momentos del encuentro. Durante la reunión interacciones informales. Refrigerio: Solo informal y abierta.
Relaciones Tipo de Formal Reunión. Jefe a equipo.
44
Interpersonales relación
Informal
Horas de la mañana, momentos del primer encuentro. Informal en pequeños momentos durante la reunión. Tiende más a informal basada en lo formal del negocio.
Físico
Grado de satisfacción
Alto En espacios de esparcimiento. Aunque el espacio se limita por la cantidad de gente, hay altos niveles de satisfacción.
Medio Con toda la fuerza de ventas en la sala principal, tiende a un hacinamiento y falta de espacio para trabajar.
Organización
Cómoda
Parecen cómodas con los espacios abiertos y la posibilidad de movimiento. Lugares de encuentro son ubicados y utilizados. Hay mucha libertad de movimiento.
Incómoda Un poco de incomodidad cuando todos están en reunión.
Cultura relacional
Estilos de dirección
Participativo Reuniones. Pausas para relacionarlos a todos.
Autocrático En decisiones formales.
Democrático En decisiones que afectan a todos.
Relaciones de trabajo
Positivas
Se percibe un ambiente muy positivo en los primeros encuentros. El día transcurre sin problemas. Muchos trabajo en equipo y comunicación entre iguales y dependencias.
Negativas No existen momentos negativos.
Observaciones generales:
Los lugares de encuentro son ubicados fácilmente.
Volumen de voz apropiado para conferencia. Fluye a través del salón.
Los espacios tienen varios puntos de acceso.
Debido a los espacios tan abiertos, ciertos olores tienden a esparcirse a través de la oficina.
Sector central obliga a dar una vuelta más larga para tener acceso a la sala principal y
45
cubículos de trabajo.
Sala principal totalmente cerrada brinda privacidad. Conversación se oye poca afuera. Disposición permite interacción.
Paredes de vidrio tienden a la distracción pero permiten una comunicación abierta y transmiten sentido de transparencia y honestidad.
DIARIO DE OBSERVACIÓN
Fecha Miércoles, 17 de octubre de 2012
Lugar BSN Medical -‐ Sede Cali
Tiempo de observación 9:00 a.m. -‐ 4:00 p.m.
# de personas observadas 30 personas
Subcategoría Variables Indicadores Observaciones
Productividad
Priorización de
actividades
En relación con la planeación
Espacios designados para reuniones y planeación. Poco visitados si no se presentan estas ocasiones.
Decisiones individuales
Se tiende a este tipo de decisiones por la disposición del espacio. La restricción a la comunicación inmediata favorece esto.
Decisiones grupales
Se llevan a cabo reuniones generales o en pequeños encuentros que exigen el desplazamiento constante o la utilización de los corredores y pasillos.
Nivel de reacción
Bajo, medio y alto
Bajo: Por la disposición del espacio y la misma separación es poca la reacción frente a lo que está pasando.
Tipo de actividades Tareas
Privacidad ayuda a la ejecución de tareas individuales.
Rendimiento Tipo de Metas Privacidad permite la óptima utilización del tiempo para cumplir las metas
46
resultados básicas.
Objetivos
Objetivos ligados a las metas individuales tienden a ser logrados en un menor tiempo. Apoyo personal entre empleados se restringe por tener que encontrarse en un lugar específico o comunicarse por teléfono.
Estado de la comunicación en relación con los
resultados
Mensajes enviados y recibidos
Encuentros personales: tu a tu. Comunicación entre oficinas es restringido.
Claridad en el mensaje
Obstrucciones de paredes y vidrio martillado. Mensajes de lejos tienden al ruido.
Organización
Ubicación dentro del espacio
Luz Artificial. Hay ventanas pero poco acceso a la luz natural, más las persianas para otorgar más privacidad.
Temperatura Controlada frente al clima del ambiente. Aire acondicionado.
Espacio
2 edificios principales. Dividido por secciones y oficinas dentro de estas. Oficinas con escritorios grandes, varios muebles para guardar.
Distancias Hay varios corredores de más de un metro. Amplia cantidad de espacio, mucho desperdiciado.
Distribución del espacio
Distancias Más de 2 metros entre cada oficina.
Organización Espacios divididos por sectores. Corredores de 2 o 3 metros.
Percepción
Espacios amplios. Poco ruido. Privacidad completa. Se entiende un nivel más alto de confianza por los espacios privados. Autonomía.
Trabajo en grupo o individual
Se tiende a lo individual por el espacio entre las personas y las oficinas.
47
Utilización del espacio
Límites Cada oficina tienen un espacio delimitado cerrado. Puertas con ventanas de vidrio martillado.
Propósito Oficinas específicas. Cada persona con su espacio propio y espacios comunes para otros tipos de interacción.
Trabajo en grupo o individual.
El hecho que cada persona tenga una oficina cerrada obstruye la comunicación abierta e instantánea. Todo tipo de comunicación es mediante el movimiento y traslado o el teléfono.
Comunicación
Niveles de comunicación
Interpersonal Poca. Es necesario el desplazamiento para interactuar, más privacidad.
Entre grupos
Poca. Se necesitan espacios designados y tiempos o aproximación de varios a un mismo espacio u oficina para interactuar.
Entre dependencias
Poca. Desplazamiento necesario. Más confianza, delegación y libertad.
Tipo de comunicación
Formal Se observa más seriedad frente a los temas profesionales. Existen más barreras entre las personas.
Informal Cuando se tratan temas más informales y personales. Actitud oficial al comunicarse.
Relaciones Interpersonal
es
Tipo de relación
Formal Muy perceptible.
Informal Poca y se evidencia en los primeros encuentros del día.
Físico
Grado de satisfacción
Alto Frente a los espacios. Más privacidad.
Medio Por la necesidad de desplazarse para poder interactuar.
Organización Cómoda
Frente a la amplitud y privacidad del espacio.
Incómoda Las restricciones frente al desplazamiento y barreras para la
48
comunicación clara.
Cultura relacional
Estilos de dirección
Autocrático En el sentido que hay más decisiones personales y menos comunicación.
Democrático Cada persona ejerce su puesto y responsabilidades.
Relaciones de trabajo
Positivas Si. Certitud sobre sus responsabilidades y espacios propios y privados.
Negativas Privacidad puede generar rumores y falta de confianza.
Observaciones generales:
Paredes blancas -‐ vidrios martillados
Varias combinaciones de materiales
Privacidad absoluta para cada oficina
Desplazamientos constantes
Sectores oscuros
Oficinas divididas llevan al desplazamiento y la privacidad, pero consumen más tiempo y restringen la comunicación.
Transparencia frente a las oficinas y el trabajo realizado en ellas, no hay
Pocas ventanas -‐ menos acceso de adentro hacia fuera y viceversa o factor climático.
Madera vs. Plástico
• Herramienta # 2: Encuestas
Información Básica
1. Fecha: dd/mm/aaaa
2. Nombre de la empresa:
_________________________________________________________________
ENCUESTA A EMPLEADOS
49
3. Nombre del entrevistado:
_________________________________________
4. Correo electrónico del entrevistado:
________________________________________________________
5. Sexo
Femenino _________
Masculino _________
6. Edad
_______________ años
7. ¿Cuál es su último grado aprobado de educación formal?
Ninguno ________
Primaria ________
Bachillerato ________
Técnico/Tecnológico ________
Pregrado universitario ________
Postgrado universitario ________
Otra ¿cuál? ___________________________________________________
8. ¿Por cuánto tiempo se ha desempeñado en el actual oficio o profesión?
____________________ años ____________________ meses
NS/NR ________
9. ¿Cuánto tiempo ha trabajado en esta empresa?
____________________ años ____________________ meses
NS/NR ________
10. ¿Qué funciones desempeña en la empresa?
Administrativa ________
Comercial ________
Logística ________
Ventas ________
Servicios generales ________
50
Otra ¿cuál? _________________________________________________
11. ¿Cuántas horas semanales trabaja para la empresa?
____________________________ horas semanales
12. ¿Cómo se siente en su espacio personal de trabajo?
a. Cómodo ________
b. Agradable ________
c. Invadido ________
d. Incómodo ________
13. Identifique los aspectos que hacen de su lugar de trabajo un espacio satisfactorio o no
satisfactorio para ejercer sus actividades. Califique estos aspectos de acuerdo con las
opciones de calificación que presenta la siguiente tabla.
Aspecto/Calificación Para nada satisfactorio
Medianamente satisfactorio
Satisfactorio Supera las expectativas
Iluminación
Ventilación y temperatura
Ubicación del área de trabajo en relación con el resto de la oficina o
piso
Espacio para recibir clientes, visitas, etc.
Distribución de los objetos dentro del área
de trabajo
Espacio del área de trabajo permite
trabajar de manera adecuada
14. Enumere y nombre los objetos más importantes que se encuentran en su área de trabajo.
Objeto 1: nombre: __________________________________
51
Marque con una X el valor del objeto por utilidad y comodidad
Aspectos para valorar
Ubicación Cómoda
Incómoda
Utilidad
Alta
Baja
Objeto 2: nombre: __________________________________
Marque con una X el valor del objeto por utilidad y comodidad
Aspectos para valorar
Ubicación Cómoda
Incómoda
Utilidad
Alta
Baja
Objeto 3: nombre: __________________________________
Marque con una X el valor del objeto por utilidad y comodidad
Aspectos para valorar
Ubicación Cómoda
Incómoda
Utilidad
Alta
Baja
Objeto 4: nombre: __________________________________
Marque con una X el valor del objeto por utilidad y comodidad
52
Aspectos para valorar
Ubicación Cómoda
Incómoda
Utilidad
Alta
Baja
Objeto 5: nombre: __________________________________
Marque con una X el valor del objeto por utilidad y comodidad
Aspectos para valorar
Ubicación Cómoda
Incómoda
Utilidad
Alta
Baja
Objeto 6: nombre: __________________________________
Marque con una X el valor del objeto por utilidad y comodidad
Aspectos para valorar
Ubicación Cómoda
Incómoda
Utilidad
Alta
Baja
15. ¿Considera que su espacio de trabajo es adecuado para la cantidad de objetos que tiene en
su entorno?
a. Si ________
b. No ________
53
¿Por qué?
___________________________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________
16. La valoración que puedo hacer de la manera como la distribución física y geográfica de mi
área contribuye a mi trabajo es:
Aspectos del trabajo
Valoración de la contribución
Alta Media Baja
Flujo de información
Circulación
Trabajo individual
Trabajo en equipo
Creatividad
Comunicación entre empleados
Resultados y productos finales
Estado de las relaciones
interpersonales
17. ¿Qué tamaño de oficina considera es la adecuada para llevar a cabo su trabajo diariamente?
a. 1m x 1m ________
b. 1m x 2m ________
c. 2m x 2m ________
d. 2m x 3m ________
e. 3m x 3m ________
f. Otra ¿cuál? ______________________________________________________________
54
18. ¿Qué distancia hay entre usted y sus compañeros de trabajo? (aproximadamente)
a. Menos de 1 metro ________
b. 1 metro ________
c. 1.5 metros _________
d. 2 metros ________
e. Más de 2 metros ________
19. ¿Cuál es su percepción frente a cada una de las opciones de distancia presentadas en la
siguiente tabla?
Distancia Percepción
Hacinamiento Distancia óptima Alejamiento
Menos de 1 metro
1 metro
1.5 metros
2 metros
Más de 2 metros
20. Si el espacio de su área trabajo es el adecuado, usted siente que puede… (marque con una X
las opciones que considere apropiadas para su respuesta)
a. Aumentar su rendimiento ________
b. Mejorar la productividad ________
c. Mejorar las relaciones con otras personas ________
d. Desarrollar tareas de creatividad e innovación ________
e. Concentrarse en la resolución de problemas ________
21. ¿Qué distancia considera apropiada para tener entre compañeros de trabajo?
a. 15 a 45 centímetros ________
b. 46 centímetros a 1.2 metros ________
c. 1.2 a 3.6 metros ________
d. de 3.6 metros en adelante ________
55
22. ¿Cuál considera usted que es el espacio de encuentro de las oficinas?
a. Cafetería ________
b. Sala de juntas ________
c. Una oficina específica ________
d. No hay ________
23. ¿Considera que la organización del espacio en la oficina afecta la comunicación entre sus
colegas de trabajo?
a. Si ________
b. No________
¿Por qué?
___________________________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________
24. El estilo de dirección utilizado en su organización propone un sistema:
a. Participativo ________
b. Democrático ________
c. Autocrático ________
d. Deliberativo ________
e. Resolutivo ________
f. NS/NR ________
25. El espacio de las oficinas fomenta el fortalecimiento de las relaciones interpersonales entre
los empleados.
a. Si ________
b. No ________
¿Por qué?
___________________________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________
26. ¿Considera que los espacios de la empresa están integrados de manera que se fomente la
comunicación y un clima organizacional positivo?
f. Si ________
g. No ________
¿Por qué?
56
___________________________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________
27. ¿Qué factores ambientales afectan el trabajo en su oficina?
h. Frio ________
i. Calor ________
j. Luz ________
k. Ruido externo ________
l. Ruido interno ________
m. Otra ¿cuál? _____________________________________________________
28. Si estuviera en sus manos, ¿qué cambios le haría a la oficina en general?
___________________________________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________
29. ¿Y a su área de trabajo?
___________________________________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________
¡Muchas gracias!
57
• Resultados encuestas
Gráfico # 1: Género
Gráfico # 2: Funciones de los empleados
53%
70%
47%
30%
Cali
Bogotá
Género Femenino Masculino
33,3%
84,2% 55,6%
5,3% 11,1% 10,5%
Bogotá Cali
¿Qué funciones desempeña en la empresa?
Administrativa Comercial Logística Ventas Servicios generales Otra
58
Gráfico # 3: Espacio personal
Gráfico # 4: Nivel de satisfacción en actividades especificas
66,7% 57,9%
33,3% 42,1%
Bogotá Cali
¿Cómo se siente en su espacio personal de trabajo?
Cómodo Agradable Invadido Incómodo
5%
5%
16%
16%
11%
11%
79%
74%
63%
63%
74%
74%
22%
44%
33%
56%
33%
56%
16%
21%
21%
21%
16%
26%
78%
56%
67%
44%
67%
33%
Iluminación
Ventilación y temperatura
Ubicación del área de trabajo en relación con el
Espacio para recibir clientes, visitas, etc.
Distribución de los objetos dentro del área de
Espacio del área de trabajo permite trabajar de
Iluminación
Ventilación y temperatura
Ubicación del área de trabajo en relación con el
Espacio para recibir clientes, visitas, etc.
Distribución de los objetos dentro del área de
Espacio del área de trabajo permite trabajar de
Cali
Bogotá
Identi[ique los aspectos que hacen de su lugar de trabajo un espacio satisfactorio o no satisfactorio para ejercer sus actividades.
Para nada satisfactorio Medianamente satisfactorio
Satisfactorio Supera las expectativas
59
Gráfico # 5: Relación espacio – objetos en su entorno
Gráfico # 6: Contribución del espacio actual
100,0%
89,5%
10,5%
Bogotá Cali
¿Considera que su espacio de trabajo es adecuado para la cantidad de objetos que tiene en su entorno?
Si No
79% 74% 74%
68% 74%
58% 100%
63% 89% 89%
56% 100%
78% 100% 100% 100%
21% 26%
21% 32%
16% 42%
37% 11% 11%
33%
22%
5%
11%
11%
Flujo de información Circulación
Trabajo individual Trabajo en equipo
Creatividad Comunicación entre empleados Resultados y productos qinales
Estado de las relaciones interpersonales Flujo de información
Circulación Trabajo individual Trabajo en equipo
Creatividad Comunicación entre empleados Resultados y productos qinales
Estado de las relaciones interpersonales
Cali
Bogotá
La valoración que puedo hacer de la manera como la distribución [ísica y geográ[ica de mi área contribuye a mi trabajo es:
Valoración de la contribución Alta Valoración de la contribución Media
Valoración de la contribución Baja
60
Gráfico # 7: Tamaño adecuado de espacios personales BSN Medical
Gráfico # 8: Distancia actual entre compañeros BSN Medical
55,6%
15,8%
11,1%
15,8%
22,2%
42,1%
11,1% 26,3%
Bogotá Cali
¿Qué tamaño de o[icina considera es la adecuada para llevar a cabo su trabajo diariamente?
1m x 1m 1m x 2m 2m x 2m 2m x 3m 3m x 3m Otra
22,2%
11,1%
5,3%
11,1%
15,8%
22,2%
15,8%
33,3% 63,2%
Bogotá Cali
¿Qué distancia hay entre usted y sus compañeros de trabajo?
Menos de 1 metro 1 metro 1.5 metros 2 metros Más de 2 metros
61
Gráfico # 9: Contribución del espacio adecuado
Gráfico # 10: Distancia apropiada entre compañeros
33,3% 5,3%
55,6%
78,9%
11,1% 15,8%
Bogotá Cali
¿Qué distancia considera apropiada para tener entre compañeros de trabajo?
15 a 45 centímetros 46 centímetros a 1.2 metros
1.2 a 3.6 metros de 3.6 metros en adelante
21,9% 21,3%
18,8% 21,3%
15,6% 14,8%
18,8% 19,7%
25,0% 23,0%
Bogotá Cali
Si el espacio de su área trabajo es el adecuado, usted siente que puede…
Concentrarse en la resolución de problemas
Desarrollar tareas de creatividad e innovación
Mejorar las relaciones con otras personas
Mejorar la productividad
Aumentar su rendimiento
62
Gráfico # 11: Espacios de encuentro
Gráfico # 12: Influencia del espacio en la comunicación percibida por los empleados
50,0% 43,5%
50,0% 43,5% 4,3% 8,7%
Bogotá Cali
¿Cuál considera usted que es el espacio de encuentro de las o[icinas?
Cafetería Sala de juntas Una oqicina especíqica No hay
33,3%
52,6%
66,7% 47,4%
Bogotá Cali
¿Considera que la organización del espacio en la o[icina afecta la comunicación entre sus colegas de trabajo?
Si No
63
Gráfico # 13: Estilo de dirección
Gráfico # 14: Influencia del espacio en las relaciones interpersonales
100,0%
84,2%
15,8%
Bogotá Cali
El espacio de las o[icinas fomenta el fortalecimiento de las relaciones interpersonales entre los empleados.
Si No
69,2% 78,3%
15,4% 8,7% 4,3% 15,4% 4,3% 4,3%
Bogotá Cali
El estilo de dirección utilizado en su organización propone un sistema:
Participativo Democrático Autocrático Deliberativo Resolutivo NS/NR
64
Gráfico # 15: Aporte de la disposición del espacio al ambiente laboral
Gráfico # 17: Factores ambientales BSN Medical
5,3%
100,0% 94,7%
Bogotá Cali
¿Considera que los espacios de la empresa están integrados de manera que se fomente la comunicación
y un clima organizacional positivo?
No Si
20,0% 31,8% 10,0%
4,5% 10,0%
13,6% 30,0%
13,6%
30,0% 31,8%
Bogotá Cali
¿Qué factores ambientales afectan el trabajo en su o[icina?
Frio Calor Luz Ruido externo Ruido interno Ninguno
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• Herramienta # 3: Entrevista
Realizada a: María Constanza Jaramillo – BSN Medical
Fecha: 09/11/2012
Lugar: BSN Medical – Sede Bogotá
Hora: 8:12 a.m.
Duración: 16 m 37 s.
1. ¿Cuánto tiempo trabajó en las instalaciones de Cali?
Yo en Cali trabajé en dos momentos en esas mismas instalaciones, cuando era BDF que trabajé 5
años y ahora con BSN, trabajé 3 años. En Bogotá llevo cuatro meses en estas instalaciones nuevas.
En total voy a cumplir 8 años.
2. ¿Cómo describiría la disposición de las oficinas en Cali?
Es un espacio amplio, cómodo, con muy buen nivel de privacidad porque son oficinas cerradas. En
cuanto a la distribución allá era por departamentos, entonces era el área de mercadeo, el área
financiera, el área administrativa, que ahora pues cambia un poco porque hay muchas oficinas
vacías pero si son oficinas muy adecuadas para el tipo de trabajo que hacemos nosotros
especialmente donde uno si necesita tener un poco de privacidad para poder tener concentración.
3. ¿Cómo fue la transición de la sede de Cali a la de Bogotá?
Yo tenido dos oportunidades de tener una transición a Bogotá. La primera fue cuando BDF se
traslado a Bogotá y ahora con BSN. ¿Qué viví yo acá? Yo he vivido acá una transición más de que las
directivas de la compañía está más preocupadas por el bienestar de nosotros y de hecho nos han
dado herramientas para que nosotros nos sintamos cómodos. Nosotros llegamos, y por lo menos en
mi caso que yo me tuve que venir antes por el tema del colegio de los niños, yo estuve prácticamente
dos meses y medio, casi tres trabajando desde mi casa, que fue una experiencia totalmente diferente
y que nunca había vivido. Es interesante y ya luego venir y ya estar acá. La oficina es supremamente
linda, es muy cómoda y uno se siente a gusto en la oficina. A mi lo único que a veces me preocupa es
el tema de la concentración, que por el ser espacio tan abiertos, uno no tiene ese espacio para poder
sentarse y decir: bueno me siento aquí porque tengo que sacar adelante este informe. Pero, las
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oficinas en términos generales son muy bonitas, bien ubicadas, mucha luz, y los colores a pesar que
pueden ser colores fuertes, son colores que te descansan y no son colores pesados.
4. ¿Cómo fue el cambio personal de un espacio cerrado a uno abierto?
Yo pienso que todo es cuestión de actitud y de cambiar el switch. Uno no puede pretender teniendo
lo que tenía antes porque las cosas cambiaron, entonces yo creo que todo parte desde ahí. Desde
que tu digas listo, lo de allá eso fue el pasado y ahora es esto y me tengo que adaptar a esto. He
intentado tomar medidas que me ayuden al tema especifico de la concentración, que es el caso de la
música, yo me pongo música y me aíslo, sin embargo visualmente no se puede lograr ese
aislamiento pero yo si pienso que las cosas arrancan desde cada uno de los seres humanos.
5. ¿Qué cambios puede decir que fueron los más radicales?
Yo aquí no tengo donde guardar. Yo no guardo checheres pero siento que tengo cosas que necesito.
No sé que voy a hacer porque llegan de Cali cuatro cajas que no sé donde voy a guardar todo eso.
Pero yo pienso que eso fue como lo más diferente. Yo en mi oficina tenía dos muebles para guardar y
me reduje a una cajonera. Nosotros en mercadeo necesitamos espacio para guardar cosas, uno tiene
las muestras de producto, manuales de lanzamiento, cosas así. Yo creo que eso fue una de las cosas
que más impactó, de resto nada.
6. Habiendo trabajado en ambas sedes… Qué diferencias encuentra en lo que se refiere
a:
a. Comunicación entre los empleados
Nosotros en la compañía siempre hemos tenido una comunicación muy abierta, abierta en todo
sentido. El hecho que estuvieras en Cali y yo para poder hablar con alguien, era tan sencillo como
pararme de mi oficina, abrir la oficina de ellos y entrar. Aquí a veces no necesitábamos hacer eso
porque es una oficina abierta, todo es vidrio y todos nos estamos viendo permanentemente,
entonces aquí es como alzar la cabeza y entablar la conversación. Que a veces se vuelve muy
informal eso también, pero ese es el estilo de comunicación que hay en esta compañía. Es una
compañía abierta donde obviamente tiene que haber un respeto y un nivel jerárquico.
b. Rendimiento en los procesos diarios
Sí, siento que se me ha afectado porque a veces no hay la concentración y el aislamiento que se
necesita.
c. Resultados y cumplimiento de metas
Se han visto afectados positivamente porque el espacio compartido nos ha ayudado a todas porque
precisamente eso es un equipo, un equipo es la consolidación de fortalezas de sus diferentes
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miembros, y el poder tener sus aspectos por mejorar tener allí como referentes que te ayuden a
acelerar ese proceso de mejoramiento.
d. Relaciones interpersonales
No se han visto afectadas. Yo siento que sigo trabajando de la misma manera que en Cali, con los
demás empleados que se trasladaron a esta sede.
e. Espacios personales y públicos
Aquí todo es público. Las cosas cambiaron, esta es otra oficina y no siento invasión en el espacio
porque ahora es público y me tengo que adaptar a este espacio abierto.
f. Trabajo en equipo
Interactuamos mucho, siempre lo hemos hecho, pero de pronto por estar aquí en este espacio tan
abierto y que nos vemos permanentemente, han influido de manera positiva.
7. ¿Cuál es su percepción de las diferencias en los materiales que dividen los espacios de
cada sede? (Cali paredes de cemento y Bogotá divisiones en vidrio)
No me siento afectada por esa diferencia. . Me parece rico que este espacio que es abierto, por la
misma estructura y como está diseñado, y el hecho que las divisiones sean vidrio da una sensación
de transparencia y transparente en todo el sentido, todos vemos que todos estamos trabajando de
manera transparente.
8. Mencione aspectos positivos y negativos de cada sede.
Positivos en Cali, la posibilidad de tener esos espacios de concentración, el verde que le ayuda a
hacer pausas, lo ayuda a pausar un momento y volver a conectarse, la amplitud de las oficinas. En
Bogotá, positivo veo que el espacio sea abierto, de vidrio y transparente es agradable. Si la islita de
mercadeo estuviera cerrada no nos daría la posibilidad de ver hacia fuera y te ayuda hacer esas
pausas activas. Negativo en Cali, no creo que haya. En Bogotá, el poder concentrarse y aislarse es
difícil.
9. ¿Qué cambios le haría a cada una de las sedes?
Yo trataría de aprovechar mejor el espacio en Cali, en términos de poderle dar a la gente oficinas con
posibilidad de mirar hacía afuera para tener esos espacio de pausas activas que a veces reconfortan.
En la parte central, haría espacios de reuniones o lugares donde convergiera el grupo, por ejemplo
una sala de mercadeo donde ellos pudieran tener sus ayudas visuales, lo que uno necesita, los
productos de la competencia. Entonces en ese momento uno decide que puede necesitar una sesión
creativa, y puede utilizar el espacio para eso mismo. Aquí ya lo tenemos, nosotros estamos
totalmente integrados, yo aquí si trataría de tener unos espacio para poder desconectarme, coger mi
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computador y aislarme de todo el mundo. El vidrio no permite eso. Tener algo encerrado o más
oscuro para poder concentrarse.
Recursos: Matrices
• Matriz diseño metodológico
CATEGORÍA EFICIENCIA
SUBCATEGORÍA
VARIABLE INDICADORES
INFORMACIÓN
RECOLECTADA
ANÁLISIS INSTRUMENT
O
Productividad
Priorización de
actividades
En relación con la
planeación
El espacio provee la oportunidad de asignar diferentes tareas bajo una guía planificada específica.
El espacio y su organización otorgan la oportunidad de ejercer tareas en relación con la planeación ya que cada sede especifica un espacio para poder reunir al equipo completo y designar y planear todo lo que se guie a las metas y objetivos planteados.
Encuesta, diario de
observación
69
decisiones individual
es
En espacios más cerrados (Cali) se espera una actitud autónoma y debido a la falta de comunicación inmediata se tiende a este tipo de decisiones.
En este aspecto hay una gran diferencia entre ambas sedes. Bogotá tienden a dejar las decisiones individuales de lado debido a que tienen la oportunidad de compartir y apoyarse en el resto del equipo para esas decisiones rutinarias. En Cali hay más independencia frente a este tipo de decisiones por la separación de los espacios y oficinas. Se promueve menos el trabajo en equipo.
Encuesta, diario de
observación
decisiones grupales
En espacios abiertos (Bogotá) las decisiones son en grupo la mayoría del tiempo. Hay apoyo por parte de los compañeros que comparten un espacio cercano.
En este aspecto hay una gran diferencia entre ambas sedes. Bogotá tiene una disposición del espacio que les permite compartir varios momentos y realizar muchas de las decisiones en equipo. En Cali se presentan pocas oportunidades para decisiones grupales por la manera en la que separan el espacio, a menos que disponga del tiempo para realizarlas.
Encuesta, diario de
observación
70
Nivel de reacción
Alto
Es alto en Bogotá debido a los espacios sin obstáculos y la comunicación fluida. Las conversaciones y reacciones instantáneas son comunes de un lado al otro de las oficinas.
La posibilidad de reacción inmediata es una de las ventajas más grandes de un espacio como el de la sede en Bogotá en el que la falta de obstáculos deja que la información y los mensajes fluyan libremente, lo que permite que exista una comunicación libre y sin ruido entre los empleados.
Encuesta, diario de
observación
Medio, bajo
Es un tipo de reacción que se evidencia más en Cali por la división de las oficinas y separación entre los empleados.
se evidencia una reacción no tan inmediata porque cada una de las oficinas y sus empleados están separados por paredes de cemento, sin posibilidad de transparencia. Lograr una respuesta rápida frente algún evento en una oficina, puede demorarse o llegar a no presentarse.
Encuesta, diario de
observación
Tipo de actividades
Capacitación
Se crearon espacios especiales para reunir a la gente y tener la posibilidad de capacitación
En ambas sedes se reservaron espacios espaciales para poder capacitar a los empleados. Al igual que el resto de los espacios se separan según los materiales de cada sede. Cali brinda más privacidad y Bogotá brinda más transparencia.
Encuesta, diario de
observación
71
Tareas
Se llevan a cabo mejor en espacios cerrados y con más privacidad.
En Cali hay más privacidad para tareas individuales pero menos cooperación entre miembros del equipo. Al contrario en Bogotá las tareas son más difíciles de llevar a cabo porque la privacidad es escasa pero ideas fluyen a través del espacio.
Tipo de resultados
Metas
Depende de la manera en la que se lleve a cabo y los procesos por los que se realicen. Trabajos de equipo o individuales son llevados de manera satisfactoria.
Las metas son propuestas sea cual sea el espacio. Los empleados han logrado cumplirla adaptándose a sus espacios y sacando provecho de las características de cada uno.
Encuesta, diario de
observación, entrevista
Estado de la comunicación en relación con los
resultados
Mensajes enviados y recibidos
En Cali es necesario utilizar otros medios para una comunicación directa como el teléfono o el desplazamiento. En Bogotá los mensajes son directos e inmediatos.
En Cali existe una obligación frente a utilizar otros medios de comunicación que no sean el tú a tú. Esto tiende a gastar más tiempo entre actividades. En Bogotá, la comunicación es constante e inmediata, lo que refuerza el trabajo en equipo.
Encuesta, diario de
observación
Claridad en el
Cuando no hay ningún tipo de obstáculo el
En ambas sedes no se ve ningún tipo de ruido, ni interrupción
Encuesta, diario de
72
mensaje mensaje es completamente claro y sin ruido.
en los mensajes enviados.
observación
CATEGORÍA MANEJO DEL ESPACIO
SUBCATEGORÍA
VARIABLE INDICADORES
INFORMACIÓN
RECOLECTADA
ANÁLISIS INSTRUMENTO
Organización Ubicación dentro del espacio
Luz
En ambas oficinas se depende más de la luz artificial que la natural, en ambos casos se por el diseño de las oficinas en general.
La luz artificial es necesaria para poder llevar a cabo el día a día. En Bogotá la arquitectura del edificio y sus vidrios azules no permiten una entrada de luz natural, lo cual lleva a percibir un ambiente un poco oscuro. En Cali existe la posibilidad de la entrada natural de luz, pero la cantidad de paredes y persianas fuerzan a los empleados a utilizar la luz artificial.
Encuesta, diario de observación.
Temperatura
En ambas oficinas la temperatura se regula con aire acondicionado.
Debido a que la temperatura es regulada no se perciben cambios bruscos de temperatura
Encuesta, diario de observación.
73
En Cali por la temperatura de ambiente exterior (calor y humedad). En Bogotá el edificio no permite utilizar ventanas para dejar entrar o salir el aire.
Espacio
Son casos de espacio totalmente diferentes entre Cali y Bogotá. Espacios abiertos y libres de paredes o cada persona separada de las demás por espacios personales en encerrados.
La diferencia en los espacios es radical entre cada sede. Hay una perspectiva diferente en cuanto a la forma de en la que se lleva a cabo el trabajo en equipo y el trabajo individual. Bogotá provee oportunidades de compartir ideas y labores diarias. Cali reserva el espacio de equipo para áreas designadas y espacios limitados para el trabajo individual.
Encuesta, diario de observación.
Distancias
Las distancias son manejadas completamente diferente. Se manejan distancia de alejamiento excesivo en Cali y muy poco espacio en Bogotá.
En este aspecto es donde se manejan las diferencias más notables entre ambas sedes. Bogotá cuenta con un espacio más reducido y diseñó su espacio para que los empleados tuvieran la oportunidad de trabajar constantemente en equipo, por ende
Encuesta, diario de observación.
74
entre cada empleado no hay mucho espacio. En Cali es totalmente diferente ya que cada uno de los empleados tiene un espacio privado y entre cada oficina hay mucho más que dos metros de distancia.
Distribución del espacio
Distancias
Las distancias son manejadas completamente diferente. Se manejan distancia de alejamiento excesivo en Cali y muy poco espacio en Bogotá. Pero en ninguno de los dos casos se rompen los limites de las distancias según sus convenciones.
En este aspecto es donde se manejan las diferencias más notables entre ambas sedes. Bogotá cuenta con un espacio más reducido y diseñó su espacio para que los empleados tuvieran la oportunidad de trabajar constantemente en equipo, por ende entre cada empleado no hay mucho espacio. En Cali es totalmente diferente ya que cada uno de los empleados tiene un espacio privado y entre cada oficina hay mucho más que dos metros de distancia.
Encuesta, diario de observación.
Organización
Cali está organizado para trabajar individualmente, con espacios de reunión y cercanía con las personas
La organización de cada una de las sedes está pensada en el espacio que tienen. Hay rasgos positivos y negativos para cada una.
Encuesta, diario de observación.
75
del mismo sector o área. Bogotá hay una unión del espacio y sus divisiones.
Percepción
Cali los empleados perciben que su espacio es adecuado para el tipo de trabajo que llevan a cabo, pero hay ciertos aspectos de la disposición que limitan la comunicación y el trabajo en equipo. En Bogotá, los espacio abiertos son cómodos y agradables, pero limitan la concentración y el trabajo individual.
Son totalmente diferentes los espacios en ambas sedes. Pero, en general los espacios están percibidos por los empleados según sus características y limitaciones.
Encuesta, diario de observación.
Trabajo en grupo o individual.
Tiende a ser satisfactorio y productivo en ambos casos pero lo empleados alcanzan a percibir las limitaciones de su entorno. Ambas contribuyen al trabajo en
Entre más privacidad, menos comunicación. Entre menos privacidad, menos concentración.
Encuesta, diario de observación.
76
grupo o individual en ciertas formas.
Utilización del espacio
Límites
Totalmente diferentes en cada ciudad, no solo por los materiales de construcción, sino por la manera en la que está constituido el espacio.
Estos límites son los que cambian la disposición del espacio y la manera en la que los empleados interactúan y llevan a cabo sus procesos diarios.
Encuesta, diario de observación.
Propósito
En Cali están más definidos los papeles de cada espacio y para qué están hechos. En Bogotá se tiene un propósito para cada espacio pero tienden a perderse por lo abierto que es el espacio y su accesibilidad.
En Cali cada espacio tiene un propósito por lo que se tiende a perder la posibilidad de interactuar espontáneamente. En Bogotá los espacios tienden a cambiar de propósito debido a la unión de los espacios.
Encuesta, diario de observación.
Trabajo en grupo o individual.
En cada ciudad hay espacios designados para el trabajo individual o en grupo.
En Cali cada espacio promueve el trabajo individual o en equipo, según lo que se requiere. En Bogotá, hay dificultades para realizar trabajos individuales por la falta de privacidad, pero el trabajo en equipo se ve
Encuesta, diario de observación.
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favorecido por los espacios abiertos y la constante interacción.
Comunicación
Niveles de comunicació
n
Interpersonal
En Bogotá se inclina la comunicación más hacía este aspecto. En Cali hay poco comunicación interpersonal.
En Bogotá se inclina la comunicación más hacía este aspecto por el tipo de espacio que se maneja. En Cali hay poco comunicación interpersonal por el diseño y disposición de los espacios.
Encuesta, diario de observación.
Entre grupos
Poca comunicación en Cali. Bastante en Bogotá, intercambio constante de ideas.
Por la misma disposición del espacio la comunicación en Cali es limitada. En Bogotá es excelente por los espacios abiertos y la posibilidad de compartir las ideas en el momento.
Encuesta, diario de observación.
Tipo de comunicació
n Formal
Formal en eventos o momentos serios de encuentro. Cali tiene otro tipo de interacción debido a que estos empleados no están constantemente en compañía de otros, su privacidad otorga un nivel
Los espacios ayudan a que estas relaciones tengan diferentes características. En Cali no hay una interacción constante, sino que cada empleado tiene su espacio, por lo que el tipo de comunicación tiende a ser más formal. En Bogotá, todos están en un mismo espacio, totalmente transparente lo que
Encuesta, diario de observación.
78
más de formalidad en la relación.
los lleva a interactuar de manera más informal.
Informal
Debido a las relaciones construidas, se percibe una comunicación más que todo informal
Dejando el espacio a un lado, el tiempo transcurrido permite que la comunicación sea más fluida y natural.
Encuesta, diario de observación.
Relaciones Interpersonal
es
Tipo de relación
Formal
Se torna formal en momentos de reunión o encuentros formales. En Cali se perciben relaciones más serias que en Bogotá.
Los espacios ayudan a que estas relaciones tengan diferentes características. En Cali no hay una interacción constante, sino que cada empleado tiene su espacio, por lo que el tipo de comunicación tiende a ser más formal. En Bogotá, todos están en un mismo espacio, totalmente transparente lo que los lleva a interactuar de manera más informal.
Encuesta, diario de observación.
Informal
Usualmente, en ambas sedes, los encuentros y conversaciones son más hacia este tipo de relación. En Bogotá todo es más informal y
Dejando el espacio a un lado, el tiempo transcurrido permite que la comunicación sea más fluida y natural.
Encuesta, diario de observación.
79
fluido.
CATEGORÍA CLIMA ORGANIZACIONAL
SUBCATEGORÍA
VARIABLE
INDICADORES
INFORMACIÓN
RECOLECTADA
ANÁLISIS INSTRUMENT
O
Físico Grado de satisfacci
ón
Alto
La mayoría de los empleados se sienten a gusto y cómodos en su espacio personal y colectivo.
El grado de satisfacción en ambas sedes es bastante alto, los empleados sienten que pueden llevar a cabo sus labores en el espacio designado. Hay ciertos problemas en cada sede, como separación de espacios en Cali y falta de privacidad en Bogotá.
Encuesta, diarios de observación.
Medio
Hay ciertos inconvenientes como la privacidad en Bogotá y el constante desplazamiento en Cali.
Encuesta, diarios de observación.
80
Organización
Cómoda
Frente al espacio hay bastante en varias sedes. Separación de espacios diferentes. Manejo y organización que no incomoda.
En general, teniendo en cuenta la disposición de los espacios de cada sede, los empleados se siente cómodos con el espacio y su entorno.
Encuesta, diarios de observación.
Cultura relacional
Relaciones de
trabajo Positivas
Ante todo las relaciones son positivas y se diferencian según el espacio y disposición de los empleados.
Por más que los espacios de ambas sedes son muy diferentes, las relaciones son positivas y se basan en una cultura abierta y comunicativa.
Encuesta, diarios de observación.
81
Mapas
• Sede Cali
• Sede Bogotá