Proyecto de innovación de la gestión documental aplicada a …iwt2.org/wp-content/uploads/2015/09/08-Demo-20150918.pdf · 2015-09-29 · los usuarios trabajar con el gestor documental

Proyecto de innovación de la gestión documentalaplicada a expedientes de contratación de

servicios y obras de infraestructuras detransporte

Universidad de Sevilla | Tecnocom

Proyecto Piloto: ANAQUelSergio Serrato, Diego Ruíz

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• Creación de un modelo que soporte la gestión de documentos en fase de tramitación en las administraciones públicas.

• Particularización del modelo documental para los expedientes de contratación servicios de Obras deInfraestructuras de Transportes.

• Preservación de los documentos electrónicos generados en el marco de la gestión de expedientes.

• Dar soporte a las normativas de interoperabilidad (modelado e implementación de documento y expediente electrónico).

• Permitir la integración con otros sistemas:

• Que otros sistemas (clientes) hagan uso de la plataforma; como soluciones de gestión de procesos (BPM) y, enparticular, entornos de gestión integrados (ERP, especialmente SAP/R3).

• Hacer uso de otros sistemas, especialmente de las plataformas horizontales del Junta de Andalucía queproporcionen funcionalidad necesaria (como @firma o @rchivA).

• Ofrecer una interfaz de usuario usable, con elementos visuales en la búsqueda y recuperación de la información.

• Garantizar la seguridad de la información del acceso de terceros no autorizados y controlar las operaciones que se realicensobre los documentos y expedientes por parte de los usuarios.

La solución técnica: ANAQUelOBJETIVOS ARQUITECTURA FUNCIONALIDADES

Objetivos

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La solución técnica está formada por tres subsistemas

Esta interfaz consume los servicios ofrecidos por la capa de negocio para permitir alos usuarios trabajar con el gestor documental correspondiente y los módulosadicionales de forma unificada. Permite a los usuarios hacer uso de funcionalidadesde visualización de expedientes (timeline, árbol, relaciones, mapa), búsquedasavanzadas y expertas, gestión de favoritos, gestión de préstamos, chat de soporte,etc.

Capa intermedia entre el gestor documental y el resto de tercerasaplicaciones. Este subsistema es el encargado de exponer la funcionalidad de altonivel a terceros sistemas para la gestión de expedientes y documentos electrónicosalmacenados. Implementa todas las funcionalidades, desde las relacionadas con elacceso a la información (documentos y expedientes) hasta las funcionalidadesencargadas de ofrecer todas las operaciones derivadas del Esquema Nacional deInteroperabilidad (ENI) y las Normas Técnicas de Interoperabilidad (NTI).

Este subsistema lo compone una solución de gestión documental o API deservicios equivalente (por ejemplo. que haga uso de un sistemas de ficheros para elalmacenamiento de los documentos)


Componentes fundamentales

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OBJETIVOS ARQUITECTURA FUNCIONALIDADES

La solución técnica: ANAQUel

Arquitectura General

Cumplimiento de MADEJA (Marco deDesarrollo de la Junta de Andalucía) anivel de arquitectura, servicios yframeworks.

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Subsistema de Interfaz Web de Usuario

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Subsistema de Servicios



Integración con terceros

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Funcionalidades del Subsistema de Interfaz Web de Usuario

• Gestión de Documento• Formalización ENI• Exportación en formato ENI• Firma de documentos en formato longevo.

• Gestión de Expediente• Formalización ENI• Exportación en formato ENI• Validación de expedientes

(documentación obligatoria). Creaciónde plantillas.

DOCUMENTO EXPEDIENTE

• Configuración de preferencias de usuario.• Gestión de favoritos; expedientes,

documentos, agregaciones y búsqueda• Permite el envío y recepción de favoritos

entre usuarios. “Carrito de la compra” paradescarga de expedientes y documentos.

• Disponibilidad de chat de soporte.

UTILIDADES PERSONALES/SOCIALES

• Permite hacer uso de distintos tipos debúsqueda: básica (full-text), avanzada yexperta.

• Incluso en función del gestor documental“clusterizacion” o filtrado de los resultadosde las búsquedas.

• Navegación sencilla por el cuadro declasificación de la Entidad. Visualizaciónde relaciones entre los distintos elementosdel cuadro de clasificación.

• Distintos tipos de visualización deexpedientes y documentos: en “timeline”,en árbol, posicionados en un mapa, enclúster (mostrando relaciones entreexpedientes).

BÚSQUEDA Y RECUPERACIÓN

• Gestión de seguridad, roles deaplicación y autorizaciones sobre lasseries documentales.

ACCESO a los DOCUMENTOS• Restricciones según el perfil de usuario• Gestión de solicitudes de préstamo• Estadísticas de uso

SEGURIDAD Y ACCESO


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Funcionalidades del Subsistema de Servicios

• Crear Documento• Versionar Documento• Obtener Listado de Versiones• Buscar Documento (obtener expediente por diversos criterios

de búsqueda).• Añadir Documento a Expedientes• Obtener Expedientes asociados al Documento• Relacionar Documentos• Obtener Documentos Relacionados• Obtener Listado de Metadatos (atributos) del Tipo documental• Obtener Metadatos (valores) del Documento• Modificar Metadatos (valores)• Asignar Etiqueta• Obtener Fichero• Modificar Fichero• Borrado Físico de Documento• Borrado Lógico de Documento• Crear Contenidos Documento• Eliminar Contenido Documento• Servicios para gestionar Agregacion• Obtener Tipos Documentales• Obtener Serie Documental de Documento• Tramitar Documento

• Crear Expediente• Buscar Expedientes (obtener expediente por diversos

criterios de búsqueda).• Obtener Listado de Documentos• Añadir Documento a Expediente• Eliminar Documento de Expediente• Validar Documentos del Expediente• Relacionar Expedientes• Obtener Expedientes Relacionados• Obtener Listado Metadatos (atributos) de Expediente tipo• Obtener Metadatos (valores) del Expediente• Modificar Metadatos (valores)• Asignar Etiqueta• Eliminar Asignación Etiqueta• Borrado Físico de Expediente• Borrador Lógico de Expediente• Obtener Serie• Obtener Fase• Obtener Tarea• Obtener Tareas Expediente• Crear SubExpediente• Tramitar Expediente

DOCUMENTO EXPEDIENTE


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Funcionalidades del Subsistema de Servicios

• Obtener Listados por Codigos Record• Obtener Record por Id Aplicar

RMClassification Expedientes• Aplicar RMClassification Documentos• Abrir RMFolder• Cerrar RMFolder• Actualizar Record Documento

• Obtener Autorizaciones• Definir Autorizaciones• Obtener Usuarios• Obtener Grupos• Obtener Grupos del Usuario• Obtener Información de usuario

autenticado• Obtener Información miembro por

nombre• Obtener Permisos• Actualizar Permisos

• Busqueda Full-text• Búsqueda Avanzada• Búsqueda Experta• Obtener Total Relaciones

RECORD MANAGERSEGURIDAD

BÚSQUEDAS


• Login• Obtener Preferencias• Actualizar Preferencias• CrearPreferencias

LOGIN/PREFERENCIAS

• Realizar Firma de Usuario• Validar Firma de Usuario• Realizar Firma de Servidor• Validar Firma de Servidor• Validar Certificado• Realizar Sellado de Tiempo• Cofirmar• Actualización Firma

• Formalizar Documentos• Formalizar Expediente• Generar Índice Electrónico

de Expte• Eliminar Indices Electronicos

del Expediente• Generar Huella Digital de

Documentos• Firmar Índice Electrónico• Exportar Expediente ENI

FIRMA

NTIs

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Este subsistema lo conforma un ECM que se encargue de las funcionalidades básicas de gestión documental. Puede ser una herramientade mercado, o un desarrollo equivalente, que en todo caso provea una serie de servicios vía API que puedan ser consumidos por elSubsistema de Servicios.

Las funcionalidades mínimas que debe cubrir este subsistema, son los propios de un ECM, y son:


Funcionalidades del Subsistema de Gestión Documental

DOCUMENTO

• Creación, alta y modificación.• Bloqueo y desbloqueo.• Indexación.• Catalogación de tipologías

documentales.

GENERALES

• Gestión de registros para la retención alargo plazo de los contenidos a travésde la automatización y las políticas aaplicar.

• Interoperabilidad. Capacidad decompartir datos y posibilitar elintercambio de información y/o activosdigitales.

• Herramientas necesarias para suadministración, como lasparametrizaciones (clasesdocumentales, propiedades, políticasde seguridad, etc.).

SEGURIDAD Y AUTENTICACIÓN

• Gestión de roles, permisos y usuarios.• Seguridad de aplicación (log, conexión

segura, etc.)

BÚSQUEDA Y RECUPERACIÓN

• Permitir obtener información, tanto anivel de metadatos, etc como de losbinarios correspondientes almacenadosen filesystem u otra unidad dealmacenamiento. TRAZABILIDAD

• Control de cambios y versiones de losdocumentos.

• Motor de flujos de trabajo (workflows)para gestionar el ciclo de vida deldocumento y/o apoyar el flujo detrabajo de determinados procesos degestión de documento.

ALMACENAMIENTO Y PERSISTENCIA

• Persistencia de binarios en una unidado dispositivo de almacenamiento(normalmente filesystem). Alta, baja ymodificación de los binariosalmacenados.

• Persistencia de información relacionada(cuadros clasificación, series,tipologías, metadatos). Alta, baja ymodificación de la informaciónrelacionada a CdC, series, tipologías,metadatos (en bbdd).


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Interfaz Web de Usuario. Opciones generales.

Opciones menú principal Búsqueda rápida

Historial de navegación

Opciones en los listados

Operaciones sobre los registros: borrado lógico, eliminación, favorito, detalle,validar, guardar, descargar.

Exportación en distintos formatos: XSL, PDF, CSV, XML

Chat soporte


Interfaz Web de Usuario. Operaciones sobre expedientes y documentos.

Operaciones sobre expedientes

Operaciones sobredocumentos


Esta investigación ha sido parcialmente financiada por el proyecto MeGus “Mecanismos guiados en etapastempranas para la mejora de Software” (TIN2013-46928-C3-3-R) del Ministerio de Economía y Competitividad

y por el proyecto “THOT. Proyecto de innovación de la gestión documental aplicada a expedientes decontratación de servicios y obras de infraestructuras de transporte” del “Programa Operativo FEDER de

Andalucía 2007-2013”.

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