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Sistema de Información AdministrativoAño 2005
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INDICE
Índice...........................................................................................................................................1Introducción................................................................................................................................2
I PARTEConociendo la Organización
1. Descripción de la Empresa....................................................................................................42. Estrategia de la Organización................................................................................................53. Estructura Organizacional.....................................................................................................64. Descripción del área informática..........................................................................................7
4.1. Descripción funcional............................................................................................74.2. Descripción de las tecnologías existentes..............................................................74.3. Descripción de los Sistemas existentes..................................................................9
5. Detección de las necesidades..............................................................................................105.1 Describir área problema y sus interacciones con otras áreas................................105.2 Describir problemas existentes o nuevos requerimientos.....................................115.3 Problema..............................................................................................................11
II PARTESolucionando el Problema
6. Asignación nombre del nuevo proyecto..............................................................................137. Descripción de Requerimientos funcionales y no funcionales del nuevo proyecto............138. Determinación del equipo de trabajo necesario para desarrollar el proyecto.....................169. Determinación del impacto del nuevo proyecto en la organización...................................1710. Determinación del riesgo y estrategias para abordar el desarrollo.....................................1811. Construcción Carta Gantt del proyecto hasta fase de Diseño Físico..................................2012. Selección de metodología de desarrollo..............................................................................2113. Selección herramientas de análisis y diseño.......................................................................2414. Especificación de Tecnologías............................................................................................2615. Especificaciones de control incluidas.................................................................................27
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INTRODUCCION
• En el presente trabajo cuyo objetivo es detectar, analizar y brindar una solución
factible y optima a algún problema del flujo de información y datos dentro de la
empresa abarcando las distintas áreas o departamentos dentro de esta. Además se
analizará y será parte de la base de nuestra investigación el sistema existente.
• Una vez identificado el problema y el área afectada, se dará a conocer el
funcionamiento actual del sistema, identificando sus procedimientos, limitaciones y
restricciones para finalmente producto del análisis y estudio de viabilidad sugerir
una alternativa optimizada de solución.
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ETAPA 1
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CONOCIENDO LA ORGANIZACION
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1.- Descripción de La Empresa
Empresa: Sercocamp S.A.
Rubro: Frigorífico.
Ubicación: Km. 8 camino a Yerbas Buenas.
Tamaño: Pequeña.
Socios: 220.
Historia
Ubicada en el Km. 8 Camino de Yerbas Buenas en la Provincia de Linares, VII Región,
Sercocamp, inicia sus actividades como una Cooperativa Campesina apoyada por INDAP.
Sercocamp S.A. fue constituida legalmente como en 1994. Integrada por 220 socios, de los
cuales 74 son productores de berries. Sercocamp S.A. ha centrado su actividad económica
en la compra de Berries a sus asociados, principalmente Mora híbrida, y frambuesa, como
materia prima para congelados. Hoy a las puertas de constituirse en exportador directo
hacia el extranjero.
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2.- Estrategia de la Organización Visión
o exportación, a la investigación y producción de mejoradas variedades para fresco y congelado en viveros con mayor inversión tecnológica”
o Misión
o Mejores productos y condiciones de trabajo serán el reflejo de un personal satisfecho y capacitado
Objetivos Específicoso Incorporar Nuevos Procesos Productivoso Aumentar la Exportación Directao Producir Nuevas Variedades de Viveroo Mejorar Material Vegetativoo Aumentar las Capacitaciones
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3.- Estructura Organizacional
* La asamblea cuenta con una cantidad de 220 socios, quienes eligen de manera
democrática al directorio, cada una de las acciones significa un voto lo que quiere decir que
quienes tengan una mayor cantidad de acciones podrán dar mayor apoyo a las personas que
estimen convenientes.
El directorio es conformado por cinco personas.
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ASAMBLEA
ADMINISTRACIONVENTASFRIGORIFICO
DIRECTORIO
GERENTE
SECRETARIA
CAPACITACION
SECRETARIAFINANZAS
CONTABILIDAD
SECRETARIA
TECNICOEXPORTACION JEFE PLANTA
SECRETARIA
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4.- Descripción del Área Informática
4.1 Descripción Funcional• Hoy en día no existe un departamento específico del área Informática, ya que han
optado por las asesorías externas, debido al bajo nivel de infraestructura
computacional (hardware), y el costo asociado a la contratación de profesionales
expertos en el área. Actualmente asesorarse resulta económicamente más viable
para la empresa.
• Por otra parte los problemas menores son solucionados por trabajadores usuarios del
sistema con conocimientos básicos pero suficientes para sobrellevar dichas
eventualidades.
4.2 Tecnologías existentes
HARDWARE Y SOFTWARE
• Gerencia
– PC Athlon 1.3 Ghz, HDD 80 GB 7.2 rpm, 128 ddr, SO Windows XP
• Administración
– PC Pentium IV 1.8 Ghz, HDD 40 GB 7.2 rpm, 128 dimm, SO Windows 98
– PC Pentium IV 2.4 Ghz, HDD 80 GB 7.2 rpm, 128 ddr, SO Windows XP
• Frigorífico
– PC AMD 950 Mhz, HDD 20 GB 5.4 rpm, 128 dimm, SO Windows XP
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Ventas
– PC Pentium II 200 Mhz, HDD 6 GB, 64 dimm, SO Windows 98
• Capacitación
– PC Pentium II 350 Mhz, HDD 10 GB, 64 dimm, SO Windows 98
• Secretaria
– PC AMD 950 Mhz, HDD 20 GB 5.4 rpm, 128 dimm, SO Windows 98
• Impresoras
– Cannon 4300 color
– Epson Stylus C45 (2 uds)
– Panasonic Kx-p115
– Xerox Document Centre 420
• Redes
– Red Lan, con Disposición par a par
– Switch D-Link 16 entradas
– Topología Estrella - Bus
– Cable UTP
• Comunicaciones
– Conexión a Internet
– Correo Electrónico
– Proveedor Entel Chile conexión conmutada
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4.3 Descripción de Los Sistemas existentes
a) Sistema de Control y Pago de Frutas
Este sistema tiene como función, controlar la recepción de fruta en sus diversas
variedades, tipos, estados y precios por agricultor, a fin de entregar un informe
detallado para gestionar el pago asociado a la cantidad de fruta recibida.
Las características de este sistema son.
• Lenguaje de Programación
– CLIPPER 5.2
• Motor de Base de Datos
– DBase
• Orientado a Control y Pago
Cabe señalar que este sistema utiliza bases de datos redundantes ya que son replicas
con productos y precios distintos, duplicando el resto de la información. Es
importante mencionar que diariamente de ingresa un promedio de 300 guías diarias
lo que origina un explosivo crecimiento de la base de datos, lo que aporta a la
lentitud del programa en la recuperación de datos aumentando los tiempos de
procesos.
b) Sistema de Contabilidad
Paquete Estándar de contabilidad adquirido a la empresa desarrolladora de software
SOFTLAND
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5.- Detección de Necesidades
5.1 AREA PROBLEMA Y SUS INTERACIONES CON OTRAS AREAS
Como se muestra en la grafica el área a la que se dedicará el análisis corresponde a Finanzas y Contabilidad, donde Frigorífico será el área de interacción.
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ASAMBLEA
ADMINISTRACIONVENTASFRIGORIFICO
DIRECTORIO
GERENTESECRETARIA
CAPACITACION
SECRETARIA
FINANZAS Y CONTABILIDAD
SECRETARIA
TECNICOEXPORTACION JEFE PLANTA
SECRETARIA
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5.2.- Problemas o Nuevos Requerimientos
Tras el análisis preliminar aparecen diversos problemas orientados principalmente al
control, dentro de los cuales se mencionan:
• Control de Bandejas
• Control de Frutas
• Emisión de Comprobante de Pago
– Informes Generales y Específicos
– Informes por Periodos
– Balance
5.3 Problema
De acuerdo a los requerimientos señalados por la empresa, ordenados jerárquicamente se
resuelve dedicarse al Control de Bandejas, ya que se manejan perdidas considerables en el
actual inventario.
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1 Perdidas: se asocia al concepto de castigo de un producto específico. Contabilidad. Mermas y Castigos.
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ETAPA 2
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SOLUCIONANDO EL PROBLEMA
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6. Asignación del Nombre del Nuevo Proyecto.
CONTROL DE BANDEJAS – ENLACE FRIGORIFICO FINANZAS
7. Descripción de los Requerimientos Funcionales y no funcionales del proyecto
Como se mencionó en la etapa anterior, el problema a dedicarse será el control de bandejas,
y para brindar una solución optima, se deben identificar claramente los requerimientos
funcionales no funcionales de este.
Para esto debemos responder algunas interrogantes respecto el funcionamiento del sistema
actual, las que serán resueltas en el punto 12.- Metodología de Desarrollo.
Interrogantes
¿Cuál es el procedimiento actual?
¿Con que frecuencia se realiza?
¿Cuál es el grado de eficiencia con el que se efectúan las tareas?
¿Qué tan grande es el volumen de transacciones?
¿Qué tan serio es el problema?
¿Cuál es la causa que lo origina?
Requerimientos funcionales
*Mantenedor de clientes.
Ingreso: Corresponde a una ficha con los datos personales de los clientes.
Modificación Corresponde a la modificación de los datos personales de los clientes.
Eliminación: Corresponde a la eliminación de los clientes.
Mantenedor de bandejas.
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________________________________________________________________________________Entrega de Bandejas: Cantidad de bandejas entregadas por cliente.
Devoluciones: Devolución de una cantidad parcial o total de bandejas de parte del
cliente.
Saldos: Saldo de Bandejas de Clientes. Visualizado en la devolución y en la
entrega de bandejas.
*Inventario:
Ingreso de bandejas: Se refiere al aumento del inventario inicial de bandejas.
Egresos de Bandejas: Se refiere a la resta de bandejas por concepto mermas.
*Reportes: (Por Impresora, opcional por Pantalla).
Listado de Clientes.
Saldo de bandejas.
Saldo total.
Saldo por cliente.
*Respaldo
Copia de Seguridad.
* Uso restringido. Clave de acceso uso exclusivo del departamento de finanzas.
Requerimientos no funcionales
Confidencialidad
o Los componentes del sistema sólo deben ser accedidos por usuarios
autorizados
o Se refiere a la protección de los datos de divulgaciones no autorizadas a
terceras partes, incluyendo datos de clientes como de la propia organización
Integridad
o Los componentes del sistema sólo pueden ser creados y modificados por los
usuarios autorizados
o Aseguramiento de que los datos no serán alterados o destruidos.
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________________________________________________________________________________o Los datos siempre reflejarán la realidad
Disponibilidad
o Los usuarios del sistema deben tener disponibles todos los componentes
cuando lo deseen.
o Continuidad en el servicio
Interfaz.
o Plataforma en la que se desenvuelve el sistema debe ser amigable.
o Rapidez en los procesos.
Escalabilidad.
o Que permita incorporar nuevas aplicaciones en el futuro.
o Compatibilidad de Software y Hardware.
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8.- Determinación del equipo de Trabajo
Por las dimensiones del proyecto no será necesario conformar un equipo de trabajo con
gran volumen de profesionales. Sin embargo todos los miembros que conforman el equipo
deben tener un alto nivel de experticia en su área
Líder Proyecto.
Ingeniero Informático con experiencia en la administración, desarrollo y
factibilidad de proyectos, manejo de herramientas de análisis de sistemas, flujos de
datos y administración de personal.
Analista de Sistemas.
Profesional con conocimiento y experiencia principalmente en el análisis de
proyectos orientados al control de inventario y manejo de base de datos, además la
habilidad de análisis en la determinación de la factibilidad de proyectos.
Programador de Sistemas.
Profesional con amplio manejo en lenguajes de programación y habilidades
técnicas esenciales para el desarrollo de sistemas.
Usuario del Sistema.
Jefe de cada sección involucrada. Cuya función será revisión formal y aprobación
de las especificaciones del sistema.
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9.- Determinación del impacto del nuevo proyecto en la
Organización, Área y Empleados.
La planificación anticipada del cambio de sistema ha facilitado la introducción de las
nuevas tecnologías a la empresa, las que han sido parcializadas y sistemáticas permitiendo
así una fácil adaptación y reorientación de los usuarios finales hacia el nuevo sistema,
disminuyendo así el impacto del cambio en la organización.
Estos cambios segmentados nos acercan a la teoría de cambio de Lewin, ya que al aclarar la
necesidad de un cambio conductual, estructural y tecnológico se avanza a la etapa de
cambio, donde se enseña, capacita y se controla lo planificado, para así recuperar la
estabilidad organizacional.
Las personas encargadas de supervisar el cambio planificado en la organización llamados
agentes de cambio serán los jefes de departamentos que forman parte del equipo de
desarrollo del proyecto.
De lo anterior se desprende que visto desde un punto de vista general, en la organización el
impacto asociado a la implementación del nuevo sistema será prácticamente nulo ya que en
una primera etapa, este cambio afectará a dos áreas frigorífico y finanzas. Es por esto que
se privilegia amortizar el impacto en los usuarios finales del área frigorífico quienes
podrían resistirse al cambio frente al uso de nuevas tecnologías, no así finanzas quienes ya
interactúan computacionalmente con el uso de aplicaciones estándares de la ofimática.
Cabe señalar que se presupuesta un impacto positivo, a raíz de la promoción entre quienes
se verán beneficiados por el nuevo sistema, disminuyendo cualquier acto de resistencia o
sabotaje y favoreciendo la integración de los usuarios dejando un puerta abierta a nuevos y
futuros cambios.
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10.- Determinación del Riesgo y Estrategias para abordar el
Desarrollo.
Determinación del Riesgo.
De acuerdo a las herramientas de administración, Externas, Internas y Formales de Control
y Planeación, la determinación del grado de riesgo al implementar el nuevo sistema apunta
a lo siguiente:
o La arquitectura existente no presenta grandes cambios.
o La comunicación entre usuarios es fluida.
o La experticia del equipo de trabajo es adecuada al nivel de exigencia.
o El compromiso de la administración superior es alto.
o El tamaño del proyecto es pequeño y bajo en nivel tecnológico.
o Los usuarios finales apoyan el cambio.
Lo anterior implica que de acuerdo a las características del proyecto, el nivel de riesgo
asociado es muy bajo.
Características del proyecto.
Estructura Nivel
Tecnológico
Tamaño Riesgo Herramienta para administrar
Bajo Bajo Pequeño Muy Bajo Integración externa – Control Formal
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Estrategias para abordar el desarrollo.
Estructuralmente las estrategias para abordar el desarrollo dentro de una organización, se
pueden agrupar y segmentar en grupos definidos. Sin embargo una mezcla discreta de
estrategias, es también una estrategia aceptable.
Estrategias.
o Capacitación a los usuarios, por personal idóneo.
o Interfaz usuario sistema, diseño basado en sugerencias de usuarios. (Prototipado)
o Participación de usuarios para mejoras del sistema.
o Mejoramiento del lugar físico de trabajo para mejorar operabilidad del sistema.
Estrategias como persuasión, reestructuración, incentivos u otras no fueron necesarias,
debido a la alta aceptación del nuevo sistema.
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11.- Carta Gannt.
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12.- Metodología de Desarrollo.I
Al considerar los métodos para abordar del desarrollo e implementación de un nuevo
sistema se opta como base por una metodología de prototipos apoyada con algunas etapas
del ciclo clásico, esto a razón de que otras metodologías requieren de mucho tiempo de
investigación y análisis antes de llegar al desarrollo, en cambio con la utilización de
prototipos podemos ver resultados a corto plazo. Sin embargo, para no descuidar el
trasfondo del problema a solucionar ni dejarnos deslumbrar por resultados parciales hemos
considerado esta fusión de metodologías cuya finalidad no es otra mas que entregar una
visión clara y completa de la situación actual, el problema y obtener la información
suficiente la desarrollar una alternativa de solución satisfactoria.
Etapas a desarrollar.
Este proyecto se genera a partir de una pregunta de una conversación informal… ¿Cómo
controlar la totalidad de bandejas que estamos entregando a los socios?, Producto de esta
interrogante y conversaciones posteriores, se inicia una primera solicitud y propuesta de
investigación.
Etapa 1
En esta primera etapa, (Investigación preliminar), se pretende acumular la mayor cantidad
de información que nos permita entre otras cosas, aclarar la primera solicitud, plantear
alternativas a seguir, y conocer la opinión de la empresa solicitante, para continuar o no con
un análisis del nivel de factibilidad del proyecto.
Si bien la determinación del problema esta definido en la etapa anteriormente expuesta.
Desde el punto de vista de las factibilidades, la organización cuenta con los
requerimientos económicos, técnicos y operacionales para la implementación del proyecto.
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Cabe recordar que las tecnologías existentes especificadas en la etapa 1 cubren más que los
requisitos mínimos para iniciar el proyecto, además el proyecto es respaldado por la
gerencia y los departamentos involucrados.
Resumiendo; técnicamente la empresa cuenta con equipos, personal, y software suficientes,
pero será imprescindible la implementación de nuevas tecnologías para la funcionalidad
optima del proyecto, las que serán especificadas en el punto 14.- Especificación de
Tecnología. Económicamente la inversión en este nuevo sistema de control de bandejas
estaba planificada y considerada dentro de los presupuestos, y operacionalmente
el personal involucrado esta de dispuesto a colaborar y capacitarse para disminuir los
riesgos inherentes a la aceptación un nuevo sistema.
Diseño del modelo.
El diseño de prototipos propuesto, cuenta con una interfaz de contraseña, la cual dará el
nivel de acceso según el usuario, diferenciando las opciones habilitadas en el sistema.
Posteriormente se accede al menú principal.
Las tablas en la base de datos utilizarán como puntero índice un código de 4 dígitos, el que
se asignará en forma automática y correlativa a cada socio-cliente al momento de ser
ingresado al sistema, a fin de agilizar el acceso a los datos.
El resto de las etapas por el alcance del proyecto aun no podrán ser desarrolladas.
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________________________________________________________________________________Desarrollo del Modelo.
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13.- Herramientas de Análisis y Diseño.
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Frigorífico FinanzasSistema Proceso
Control de Bandejas
1
Bandejas Pendientes
Reportes de StockBandejas entregadaso recepcionadas
Stock Inicial
Nivel 0Nivel 0
Cliente Finanzas
Proceso Ingreso de
datos Cliente
1.1
1
Información Nuevo Cliente
Nivel 1Nivel 1
Almacén Clientes
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Frigorífico Finanzas
Proceso Recepción o Entrega de Bandejas Cliente
1.1
1
Información Nuevo Cliente
Nivel 1Nivel 1
Almacén Bandejas
Sistema de Información AdministrativoAño 2005
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14.- Especificación de Tecnología.
Para la implementación del nuevo sistema será necesario incorporar las siguientes
tecnologías de hardware y software
14.1 Hardware
Se incorporarán tres nuevos elementos de hardware, que son:
Un PC Pentuim 4, de 3.2 Ghz, 80Gb HDD, 512 Ram, el cual contendrá el nuevo sistema, el
motor de base de datos y la base de datos, será administrado con Windows 2000 server.
-Dos UPS 625 VA C/REGULADOR TRV. Una de las características principales de este
modelo es que entrega un tiempo de autonomía de 20 minutos para un PC. El control es por
medio de un Microprocesador el que asegura la continuidad en momentos críticos. Además
cuenta con un estabilizador de tensión que corrige cualquier problema eléctrico.
14.2 Especificación de Redes y Comunicaciones.
Se mantiene la configuración de red par a par actual y Conexión a Internet Banda Ancha,
mediante proveedor externo.
14.3 Software
Adquisición de las siguientes patentes.
Sistema Operativo Windows 2000 Server.
Motor de Bases de Datos SQL Server.
Microsoft Visual Basic 6.0
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Sistema de Información AdministrativoAño 2005
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15.- Especificación de Control Incluidas.
1. Proyecto Control de Bandejas.
a. Se conforma el equipo de trabajo solicitando la incorporación de los jefes de
finanzas y frigorífico respectivamente, quienes aceptan la propuesta.
2. Aprobación Final de La Solicitud.
a. Tras la investigación preliminar y análisis de factibilidades se expone el
proyecto a la gerencia, quienes finalmente dan su aprobación.
3. Aprobación de Prototipos.
a. Tras la confección de los primeros bosquejos de interfaz en conjunto con los
usuarios finales, se dan a conocer en reunión gerencial propuesta de
prototipos finales, los que son aprobados por la gerencia.
4. Ingeniero Informático quien será el encargado de presentar los avances del proyecto
a la Gerencia.
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