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Process Mining Effizienz- und Qualitätssteigerung in der Prozessrevision durch Process Mining
Aufgaben und Herausforderungen der Revision
! Alle Prozessabläufe innerhalb des Prüfgebiets in kurzer Zeit End-to-End verstehen und analysieren.
! basierend auf dem Prozessverständnis auf Augenhöhe mit den Prozeß-Owner Verbesserungsmöglichkeiten diskutieren und damit Mehrwerte schaffen…
! unter Berücksichtigung von Marktstandards und „best practices“… ! bei einer zunehmenden Digitalisierung des Arbeitsumfelds und damit
einhergehend dem Wegfall althergebrachter Testmethoden wie z.B. Beobachtung und Reperformance…
! mit umfangreichen Massendaten…
! plus jederzeitige Durchführung von Sonderprüfungen z.B. auf Wunsch des Vorstandes oder bei Betrugsverdacht.
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Wie analysieren und auditieren Sie Ihre Prozesse?
Stichproben Walkthroughs Interviews
unpräzise zeitaufwändig
Herausforderung: Digitalisierte Prozesse mit Massendaten
Lösung: Process Mining
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Process Mining Vorstellung der Technologie
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Was ist Process Mining?
! Process Mining ist eine innovative, effiziente und objektive Form der Analyse und des Monitoring von Prozessen aus beliebigen Transaktionssystemen (ERP, BPM, CRM, ...) anhand „digitaler Spuren“ (Datenbanken, Logfiles, ...).
! Vorgangsnummer
! Aktivitätskennzeichnung
! Zeitstempel
! Beliebige weitere Daten für detailliertere Analysen
“digitale Spuren”
Zahlen Daten Fakten
werden
zu
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Was leistet und nützt Process Mining?
! Typische Einsatzgebiete von Process Mining
! Process Discovery Darstellung der gelebten (Prozess-)Realität
! Process Measurement Erhebung von Kennzahlen
! Process Compliance Check Überprüfung der Regeleinhaltung
! Process Improvement Optimierung auf Basis von Fakten
! Process Monitoring Fortlaufende automatisierte Überwachung
! Vorteil von Process Mining gegenüber klassischer Prozessanalyse:
! Sehr hohe Genauigkeit bei sehr hoher Zeit- und Kosteneinsparung
! Basis für Diskussion über das „warum“ statt über das „wie“
! Werte statt Worte, Konkretes statt Konjunktive, Fakten statt Vermutungen
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Process Mining ermöglicht sowohl Effizienzsteigerung, wie auch Risikominimierung
Ris
iko
hoch
niedrig
Opt
imie
rung
spot
enzi
al
hoch
niedrig
gleichartige Geschäftsvorfälle
wenige (Ausnahmen)
viele (Standard)
Der ‚Process Mining‘ Prozess
ERP
CRM
BPM
...
Daten
Daten
Daten
Daten
Daten Aufbereitung
Statistiken
Process Mining
Prozesse
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Process Mining Screenshots, bzw. im Workshop Wechsel in das Live System
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Ein beispielhaftes Logfile
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Start Mining
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Das Mining läuft
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Das Mining läuft weiter
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Das Mining läuft immer noch
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Mining abgeschlossen
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Kernprozess auf Knopfdruck
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Prozessvarianten auf Knopfdruck
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Kennzahlen auf Knopfdruck
Teamstrukturen auf Knopfdruck
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Filter ermöglichen die genau Analyse von Daten
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Beispiel für Ausnahmen im Prozess
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Details der selektierten Geschäftsvorfälle
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So laufen Ihre Geschäfte.
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Animation unter: http://bit.ly/process_animation
Process Mining Vorgehensweise bei einer Prüfung
Was bietet Ihnen Process Mining in der Revision?
Sie können in sehr kurzer Zeit einen Prozess verstehen, analysieren, Fragen beantworten und aufgestellte Hypothesen mit Zahlen, Daten und Fakten bestätigen oder widerlegen.
Audit Challenge
Sie können die Qualität Ihrer Prüfungen durch die Analyse aller protokollierten Geschäftsvorfälle steigern und darüber hinaus zur Effizienzsteigerung der Geschäfts- und Revisionsprozesse beitragen.
Audit Improvement
Sie können definierte Prozesse fortlaufend überwachen und erhalten regelmäßig abgestimmte Analysen und Reports.
Continuous Auditing
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Vorgehensweise
Auswahl und Abgrenzung des Prozesses.
Formulierung von konkreten Prüfungsfragen und Hypothesen vor dem
Hintergrund möglicher Risiken.
Klärung unterstützender Systeme, möglicher Medienbrüche und der
grundsätzlichen Datenverfügbarkeit.
Ableitung, Extraktion und Aufbereitung benötigter Daten.
Prozessrevision mit Process Mining Unterstützung.
Bewertung der Ergebnisse und ggf. weitere Prüfungshandlungen Ursachenanalyse der Abweichungen
Finaler Auditreport
Optional: Etablierung eines Continuous Auditings oder Process Monitoring
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Process Mining Erfahrungen & Fazit
Welche Erfahrungen machen unsere Klienten mit Process Mining?
Frank Bieser, CIO, Yellow Pages, Wien:
! „Mit dem von ProcessGold angewandten Ansatz des Process Minings hat es nur wenige Stunden gebraucht, um Verbesserungspotenziale und Risiken in unseren Prozessen zu entdecken. Für das Process Mining Projekt haben wir lediglich Daten von unseren IT Systemen extrahiert, ohne das Tagesgeschäft durch Interviews oder Workshops in irgendeiner Weise zu beeinflussen.“
Volker Panreck, Direktor Audit Services, ING-DiBa, Frankfurt:
! „Vor dem Einsatz von Process Mining haben wir viele Stunden damit verbracht, Prozessabläufe zu verstehen. Seitdem wir Process Mining implementiert haben, erhalten wir die vollständige Transparenz aller unserer Geschäftsvorgänge. Die Technologie ermöglicht es uns, Qualitätsunterschiede im Auditing nachzuvollziehen. So können wir einen stärkeren Fokus auf mögliche Risiken, Kontroll- und Effizienzthemen legen.“
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"Das Problem zu erkennen ist wichtiger, als die Lösung zu erkennen. Die genaue Darstellung des Problems führt zur Lösung.“
(Albert Einstein)
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Mehrwert von Process Mining für die Revision
! Prozessverständnis mindestens auf Augenhöhe mit dem Process Owner
! Maximale Stichprobe von 100% aller protokollierten Geschäftsvorfälle
! Visualisierung von Prozessrisiken, –Ausnahmen und –Kontrollen
! Qualitätssteigerung und Aufwandsreduzierung von über 20%
! Baustein für Continuous Auditing und Monitoring
! Wachstumsfeld für die interne Revison
! Berater für wertorientierte Verbesserungen im Unternehmen
! Lieferant für strategisch und operativ wertvolle Analysen
! Gesprächspartner für Top-Management
! ...
Whitepaper unter: http://bit.ly/6Gruende oder http://bit.ly/6Reasons (engl.)
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ProcessGold AG Rudolf Kuhn Robert-Koch-Straße 116d Vorstand D-65779 Kelkheim
T: +49-6174-9989877 www.processgold.de M: +49-178-8855-528 www.twitter.com/processgold E: [email protected] Weitere Informationen finden Sie auch unter http://www.slideshare.net/ProcessGold
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