PSP-COMPTA V4 manuel de référencehomepage.hispeed.ch/jcsinfo/logicielspsp/psp_compta/Manuel.pdf · comme le ferait une banque (méthode allemande dite « hambourgeoise », année

PSP-COMPTA V4 manuel de référence

Documentation technique pour l’utilisateur

de PSP-COMPTA, logiciel de comptabilité générale

1995-2007 JCS INFORMATIQUE

16ème édition septembre 2007 par Jean-Claude Stritt

Chapitre 1 - Concepts de base Page 1

Chapitre 1 Concepts de base

Il est très important de lire entièrement ce chapitre pour bien comprendre le fonctionne-ment de ce produit. Pour tout renseignement supplémentaire ou pour télécharger une mise à jour de ce manuel, vous pouvez consulter le site Internet qui reste la référence à jour:

homepage.hispeed.ch/jcsinfo

Généralités sur le produit

PSP-COMPTA V4 est un logiciel conçu avec le langage Borland Pascal 7 et Turbo-Vision, une puissante bibliothèque de programmes orientés « objets ». Même si ce produit est un logiciel fonctionnant encore en DOS, il tourne parfaitement sur tous les systèmes d’exploitation Windows, de 95 à Vista.

Du point de vue matériel, le logiciel est compatible avec toute machine fonctionnant sur Windows 95 et plus récent et même sur les vieilles machines fonctionnant encore en DOS). Par contre, ce logiciel ne fonctionne pas sur Macintosh ou sous Linux.

L’exemple ci-dessous montre la première image-écran du logiciel indiquant en bas à droite la mémoire vive (RAM) encore disponible :

Figure 1 : première image affichée par le logiciel

Page 2 Chapitre 1 - Concepts de base

Ce que peut faire ce logiciel

PSP-COMPTA possède les caractéristiques suivantes :

• Fonctionne sur tout ordinateur compatible IBM tournant sous Windows 95/98/Me ou Windows NT4/2000/XP/Vista. En cas d'ennui, veuillez consulter les notes de re-lease sur le site Internet mentionné au début de ce chapitre. Certains téléchargements sont aussi à disposition directement sur le site. Si vous disposez d’une ancienne ver-sion, vous pouvez faire une demande par email pour une mise à jour gratuite (envoyée aussi par email). Un nouveau CD-ROM peut aussi être obtenu (facturé 100 Frs).

• Multi-comptabilités : le nombre de comptabilités n’est limité que par la capacité du disque dur. Chaque comptabilité est identifiée par un numéro de 3 chiffres et le réper-toire du disque où elle se trouve.

• Pas de paramétrage de la grandeur des fichiers. Tout est automatique. Une comp-tabilité peut contenir jusqu’à 65'535 comptes et 65’535 écritures.

Gestion de la TVA (au brut, au net ou mixte). Lors de la saisie, le logiciel détermine lui-même (selon les numéros de comptes spécifiés) s’il y a lieu de calculer et de créer une deuxième écriture avec la TVA. Une table des codes TVA, ainsi qu’un plan comptable de référence permettent de simplifier l’introduction de nouveaux plans comptables avec TVA.

Par TVA au brut, on entend la création d’une seule écriture (lors de la saisie) avec le montant brut de l’opération, c’est-à-dire le montant net + la TVA. Ce mode de faire est pratique pour les sociétés ou indépendants ayant choisi un taux de dette fiscale nette ou n’étant pas soumis à la TVA.

Par TVA au net, on entend la création de deux écritures (l’une avec le montant net, l’autre avec le montant TVA) pour toutes les opérations de vente, d’achat ou de frais généraux. Ce mode sera utilisé par tous ceux qui ne sont pas soumis à un taux de dette fiscale nette et qui désirent avoir le détail (un décompte) précis de toutes les opérations avec TVA.

Par TVA mixte, on entend la création de deux écritures (l’une avec le montant net, l’autre avec le montant TVA) uniquement pour les opérations d’achat ou de frais gé-néraux (donc sans les ventes ou les honoraires). Ce mode de faire peut être utilisé par ceux qui ne sont soumis qu’à un seul taux TVA, mais qui désirent avoir le détail des opérations TVA sur les achats et frais généraux.

• Gestion de mots de passe à plusieurs niveaux. On peut protéger chaque comptabilité avec un mot de passe de 10 caractères. Les différentes options du menu principal peu-vent aussi être protégées selon un niveau alloué à chaque utilisateur du logiciel (dans une fiduciaire par exemple).

• Période comptable libre et réajustable en tout temps. Lors de la saisie des écritures, un contrôle sur la date est effectué par rapport à cette période.

• Gestion des monnaies étrangères. Les cours de change sont enregistrés dans un fi-chier « des monnaies » et sont modifiables lors de chaque saisie d’écriture.


• Encryptage des principales données stockées sur le disque dur. Personne ne peut donc lire et décrypter les fichiers d’une comptabilité sans posséder le logiciel PSP-COMPTA et connaître le mot de passe de celle-ci.

• Plan comptable : deux possibilités sont offertes :

* le créer librement, * le copier depuis une comptabilité existante.

Les comptes sont indépendants des groupes de comptes (actif, passif, etc.), ce qui permet en tout temps de changer d’affectation un compte (un compte bancaire catalo-gué dans un groupe d’actifs peut passer dans un groupe de passifs par exemple).

Les numéros de comptes sont de type numérique (1..999999). La recherche d'un compte se fait très rapidement par son n° ou une partie de ce numéro. On peut aussi rechercher un compte par une partie de sa désignation.

• Ecritures saisies dans un brouillon . La modification ou l'annulation d'écritures reste possible, tant que celles-ci ne sont pas comptabilisées définitivement (et même là une solution existe : la décomptabilisation d’une comptabilité).

• Ecritures directes (opérations simples ne concernant que deux comptes) ou écritures ventilées (mouvements regroupant plusieurs opérations comptables concernant un même compte : par exemple, un paiement bancaire de plusieurs fournisseurs). Possibi-lité d’avoir des écritures avec TVA à l’intérieur d’un mouvement.

• Libellés standards. Il s'agit d'écritures prédéfinies permettant une saisie rapide et sûre. Un montant de loyer peut par exemple être fixé.

• Journal des écritures avec possibilité de recherches d'écritures selon de nombreux critères (par exemple, rechercher toutes les écritures dont le montant est supérieur à 10'000 francs).

• Comptabilisation des écritures saisies avec journal imprimé. Possibilité de réimpri-mer le journal en cas d'ennui avec l'imprimante. Une option de décomptabilisation avec mot de passe permet d’annuler toutes les comptabilisations déjà effectuées. Le mot de passe est fourni uniquement sur demande.

• Affichage et impression du Grand Livre et d'extraits de comptes tenant compte ou non des écritures saisies non comptabilisées. Différents critères de présentation sont disponibles.

• Possibilité d’imprimer une balance, un PP ou un bilan à n’importe quel moment, sans bouclement intermédiaire.

• Impression d’une situation mensuelle (PP mensuel) sur demande. L’impression peut être récupérée sous Excel pour traitement.

• Impression d’un journal des intérêts calculés sur un compte débiteur ou créancier comme le ferait une banque (méthode allemande dite « hambourgeoise », année à 360 jours).

• Option de calcul d’une distribution d’intérêts avec impression, par exemple pour rémunérer un certain nombre de comptes créanciers à des taux variables.


• Création d’une copie de sécurité sur disquette HD 1.44 Mo (ou tout autre support tel qu’une clé USB ou un CD RW) de n’importe quelle comptabilité et restauration vers le disque dur. Le transfert entre un client et sa fiduciaire (ou vice versa) est donc très facile si cette dernière dispose du même logiciel.

• Création automatique d’un nouvel exercice, incluant la création des écritures de solde à nouveau, ainsi que les extournes d’actifs et passifs transitoires. Ce module permet un réel gain de temps en début d’année.

Des options supplémentaires sont intégrées dans le menu Spécialités. Par exemple : tri des écritures saisies par ordre chronologique, copie de plans comptables, importation d’écritures (même au format bancaire SWIFT MT940 depuis la version 4.88), etc.

Organisation des fichiers gérés par le logiciel

Tous les fichiers mémorisant les différentes informations nécessaires au logiciel (groupes de comptes, comptes, libellés standards et écritures comptables) sont rangés dans un ré-pertoire du disque dur. Le répertoire est une sorte de branche d’un arbre (le disque dur) qui peut contenir lui-même un ou plusieurs sous-répertoires. Chaque répertoire et sous-répertoire est identifié par un nom. Typiquement PSP-COMPTA stocke vos données dans un répertoire appelé :

C:\PSP\COMPTA40\DAT

où C: représente le nom du disque dur, PSP un premier répertoire (une première branche depuis la racine du disque dur indiquée par le premier \), COMPTA un autre répertoire sous le répertoire C:\PSP et DAT un dernier répertoire sous le répertoire C:\PSP\COMPTA.

C:\PSP • contient les pilotes (drivers) d’imprimantes

C:\PSP\COMPTA40 • contient tous les fichiers constituant le logiciel, ainsi que les fichiers paramètres (monnaies, codes TVA, plan comptable de référence, etc.)

C:\PSP\COMPTA40\DEMO • contient une comptabilité de démonstration

C:\PSP\COMPTA40\DAT • contiendra tous vos fichiers de données

Le logiciel permet de créer d’autres répertoires (généralement sous le répertoire C:\PSP\COMPTA40, mais aussi ailleurs, par exemple C:\Compta). Il est ainsi fréquent que les fiduciaires créent un répertoire par année (par exemple DAT03, DAT04 ou 2003, 2004, etc.) pour stocker toutes les comptabilités d’une année (voir dans le menu Fichiers, l’option Créer un répertoire).


Avant de commencer, quelques définitions ...

• Du point de vue strictement informatique, PSP-COMPTA reprend les mêmes techni-ques que celles utilisées dans le programme Windows. C’est-à-dire une utilisation in-tensive de fenêtres affichées sur l’écran. Pour manipuler les fenêtres, rien de plus fa-cile que d’utiliser la souris, ce petit appareil qui permet de bouger le curseur et de cli-quer sur des boutons.

PSP-COMPTA utilise également les mêmes commandes au clavier que celles utilisées par Windows. Typiquement par exemple, la touche de tabulation permet de passer d’un masque de saisie à l’autre. Autre exemple, la touche Return (ou Entrée en fran-çais) valide l’action d’un bouton présélectionné. Généralement le texte apparaît en bleu sur fond vert sur un tel bouton.

Les différentes actions lors de frappes de commandes au clavier, ainsi que les manipu-lations possibles avec la souris sont décrites en détail dans l’annexe A.

• Pratiquement chaque masque de saisie (appelé aussi champ) d’une boîte de dialogue dispose d’une aide locale grâce à la touche F2 ou à la barre d’espacement (pressée lorsque le curseur se trouve sur la première colonne d’un champ). Par exemple, F2 sur le champ N° de compte va faire apparaître une boîte de dialogue supplémentaire dans laquelle vous pourrez sélectionner un numéro de compte et prendre (par le bouton du même nom) ce numéro dans le masque en question.

• L’affichage d’informations doit se faire par une impression dans une fenêtre portrait ou paysage, puis par une visualisation (automatique) de cette fenêtre.

Note: Portrait se réfère à une impression en A4 vertical et paysage à une impression en A4 horizontal. Portrait écran se réfère à une impression A4 vertical, mais sur 78 caractères au maximum permettant ainsi un affichage des informations sur la largeur maximale de l’écran.

Si l’affichage dépasse la taille de l’écran, il faut se déplacer avec les touches curseur (les flèches), les touches HOME ou END, ou encore avec la souris pour visualiser la partie cachée à droite.


Chapitre 2 - Installation Page 7

Chapitre 2 Installation

Ce chapitre décrit l’installation du logiciel sous Windows. Veuillez consulter le site Inter-net pour disposer d’informations actualisées.

Présentation du produit

PSP-COMPTA est livré sur un CD-ROM généralement avec 3 applications :

� PSP-COMPTA V4, le logiciel concerné par ce manuel ; � PrFile, un utilitaire pour imprimer sur l’imprimante par défaut sous Windows ; � LivreAux , un logiciel Windows pour gérer des livres auxiliaires directement sous

Excel et les récupérer dans PSP-COMPTA.

Sur le CD-ROM ou sur le site Internet, vous trouverez des explications détaillées pour l’installation et l’utilisation des produits PrFile et LivreAux . Ce manuel se limite au strict minimum pour ces deux logiciels.

Page 8 Chapitre 2 - Installation

Installation du logiciel

1. Insérer le CD-ROM dans le lecteur adéquat (identifié normal. par un D:)

2. Sous Windows 95/98/Me/NT4/2000/XP et Vista, vous installez la nouvelle ver-sion comme suit :

� Double-cliquer sur Poste de travail sur le bureau de Windows. � Double-cliquer sur Lecteur CD-ROM (D: ou E : …). � Double-cliquer sur D:\Compta. � Double-cliquer sur le fichier install.bat présent dans ce répertoire et suivre

les instructions.

L'installation crée automatiquement une icône de raccourci sur le bureau.

Si l’installation n’a pas créé ce raccourci, vous pouvez le copier depuis le CD-

ROM de PSP-COMPTA par une sélection du fichier dans D:\Compta, puis par un « glisser-lâcher » vers le bureau de Windows. Vous pouvez ensuite modifier les paramètres de la fenêtre ouverte avec ce raccourci. Pour cela, voir le chapitre Propriétés de la fenêtre PSP-COMPTA (page 12).

3. Pour l’impression autre que sur LPT1 avec une imprimante PCL compatible, il faut encore installer le programme PrFile (qui permettra l’impression sur l’imprimante couramment configurée sous Windows), ceci en double-cliquant sur install.bat présent dans D:\PrFile\ sur le CD-ROM. Vous pouvez également imprimer le document PrFile.pdf ou PrFile.doc présent dans D:\PrFile\Bu-reau\PSP-COMPTA spooler et suivre les instructions qui y sont mentionnées.

4. ATTENTION, si vous effectuez la première installation du logiciel sur une ma-chine, il faut absolument suivre les instructions de la page suivante « Problème avec une base de données » (ou demander l’aide en ligne sur le site Internet et lire les informations sur le même thème), ceci avant d'utiliser le logiciel pour la première fois !

5. Vous pouvez ensuite lancer la nouvelle release et intégrer le numéro de série (si vous le connaissez) dans le menu Paramètres / Informations globales, par le champ N° de série du logiciel.

6. Pour ceux qui utilisent Excel, vous pouvez charger si vous le désirez le logiciel LivreAux également présent sur le CD-ROM en double-cliquant sur D:\LivreAux\Setup.exe. La documentation est aussi sur le CD-ROM et sur In-ternet.


Problème avec une base de données ?

Dans PSP-COMPTA (et les autres produits de la série PSP), si vous voyez un jour le mes-sage suivant apparaître :

Problème avec une base de données

... c'est que vous êtes concerné par le fait que Windows n'est pas capable d'ouvrir plus de 20 fichiers à la fois, alors que dans PSP-COMPTA, on a parfois besoin d'en ouvrir plus de 60, surtout lorsqu'on copie des fichiers d'une zone à une autre. Le but des change-ments mentionnés ci-après est donc d'augmenter cette valeur par défaut. Malheureuse-ment, il y a 3 méthodes ( ! ) différentes à suivre selon que l'on travaille avec Windows 95/98, Me ou encore Windows NT4/2000/XP/Vista.

Windows 95/98

C'est un fichier de démarrage de la machine nommé C:\CONFIG.SYS qui doit contenir une commande FILES=120 pour que les logiciels PSP fonctionnent correctement.

Processus de modification :

1. Cliquez sur Démarrer, puis Exécuter...

2. Tapez sysedit dans le masque Ouvrir : , puis cliquez sur OK . Un programme Éditeur de configuration système est alors lancé.

3. Cliquez sur la barre de titre de la fenêtre nommée C:\CONFIG.SYS.

4. Modifiez la ligne contenant la commande FILES= pour qu'elle contienne le nouveau nombre de fichiers, soit FILES=120. Si cette ligne n'existe pas, vous pouvez la rajouter sur une ligne à la fin du fichier.

5. Cliquez dans la barre de menu sur Fichier, puis sur Quitter . L'éditeur de confi-guration système vous demande alors de confirmer l'enregistrement des change-ments apportées au fichier C:\CONFIG.SYS. Confirmez en cliquant sur le bou-ton OUI .

6. A ce stade, fermez toutes les applications ouvertes et redémarrez la machine pour qu'elle prenne en compte la modification apportée. Pour redémarrer, cliquez sur le bouton Démarrer (barre des tâches), puis sur Arrêter et encore sur Re-démarrer.

7. Après redémarrage, double-cliquez sur l'icône PSP-COMPTA qui est sur le bu-reau Windows. Généralement, il est préférable de réindexer les fichiers pour être sûr que tous le fichiers soient de nouveau en ordre. Dans le logiciel PSP-COMPTA, cette option se trouve par exemple dans le menu Spécialités, puis sous Réindexer une comptabilité.


Windows Me (millénium)

Microsoft a complètement changé sa stratégie en ce qui concerne les fichiers de démar-rage. Même si le fichier CONFIG.SYS peut toujours exister, seules certaines commandes sont copiées au premier démarrage de la machine dans la base de registres Windows (concept apparu avec Windows 95), puis sont effacées. Malheureusement, la commande FILES= n'est plus du tout acceptée dans ce fichier.


1. Fermez toutes les applications ouvertes sur l'écran.

2. Cliquez sur Démarrer, puis Exécuter...

3. Tapez msconfig dans le masque Ouvrir : , puis cliquez sur OK . Un programme Utilitaire de configuration système est alors lancé.

4. Cliquez sur l'onglet System.ini.

5. Cliquez sur le petit bouton + à gauche de [386enh].

6. Modifiez la ligne contenant la commande PerVMFiles= pour qu'elle contienne le nouveau nombre de fichiers, soit PerVMFiles=120. Si cette commande n'existe pas, vous pouvez la rajouter en cliquant d'abord sur la dernière ligne, puis en cliquant sur le bouton Nouveau.

7. Confirmez les changements apportés en cliquant sur le bouton OK .

8. L'utilitaire de configuration système vous demande alors de confirmer le redé-marrage de la machine. Confirmez par OUI .

9. Après le redémarrage, double-cliquez sur l'icône PSP-COMPTA qui est sur le bureau de Windows. Généralement, il est préférable de réindexer les fichiers pour être sûr que tous le fichiers soient de nouveau en ordre. Dans PSP-COMPTA, cette option se trouve par exemple dans le menu Spécialités, puis sous Réindexer une comptabilité.


Windows NT4/2000/XP/Vista

Dans ce système d'exploitation ou le DOS est émulé par « cmd.exe », le processus de modification est le même que pour Windows 95/98, c'est-à-dire qu'il faut également modi-fier la commande FILES= dans un fichier CONFIG.NT , mais que ce fichier ne se trouve pas dans la racine du disque dur, mais dans le répertoire :

C:\WINNT\SYSTEM32 (NT4 ou 2000)

ou

C:\WINDOWS\SYSTEM32 (XP/Vista)


1. Sur le bureau de Windows, double-cliquez sur Poste de travail (Computer en anglais), puis toujours avec des double-clics, entrez dans le répertoire ("valise jaune") C:, puis WINNT (respectivement WINDOWS pour XP/Vista), puis SYSTEM32.

2. Localisez le fichier CONFIG.NT et double-cliquez dessus. Si Windows ne l'ouvre pas avec le programme "bloc-notes" (notepad en anglais), cherchez ce programme dans la liste proposée, sélectionnez-le et confirmez encore (petite case à cocher) que vous désirez toujours ouvrir ce genre de fichier avec le bloc-notes.

3. Modifiez la ligne contenant la commande FILES= pour qu'elle contienne le nouveau nombre de fichiers, soit FILES=120. Si cette ligne n'existe pas, vous pouvez la rajouter sur une ligne à la fin du fichier.

4. Cliquez dans la barre de menu sur Fichier, puis sur Quitter . L'éditeur bloc-notes vous demande alors de confirmer l'enregistrement des changements apportés au fichier CONFIG.NT. Confirmez en cliquant sur le bouton OUI .

5. A ce stade, fermez toutes les applications ouvertes et redémarrez la machine pour qu'elle prenne en compte la modification apportée. Pour redémarrer, cliquez sur le bouton Démarrer (barre des tâches), puis sur Arrêter et encore sur Redé-marrer .

6. Après redémarrage, double-cliquez sur l'application PSP-COMPTA. Générale-ment, il est préférable de réindexer les fichiers pour être sûr que tous les fi-chiers soient de nouveau indexés correctement. Dans PSP-COMPTA, cette op-tion se trouve par exemple dans le menu Spécialités, puis sous Réindexer une comptabilité.


Propriétés de la fenêtre PSP-COMPTA

Ce chapitre va vous indiquer comment modifier les propriétés de la fenêtre qui s’ouvre après un double-clic souris (touche gauche) sur le raccourci PSP-COMPTA. Rappelons qu’un raccourci est un pointeur vers un programme ou un dossier par exemple du disque dur. Il ne s'agit donc pas directement du logiciel ou du dossier, juste d'un pointeur vers ce programme ou ce dossier. Les raccourcis se reconnaissent facilement grâce à la flèche insérée dans leur icône. Un raccourci peut donc toujours être effacé sans incidence aucune sur le logiciel ou le dossier des données. Nous vous engageons à faire ce double-clic maintenant sur l’icône PSP-COMPTA :

Le logiciel s’ouvre avec une fenêtre plus ou moins grande :

Pour modifier les caractéristiques de cette fenêtre, il faut glisser le pointeur de la souris sur la barre de titre « PSP-COMPTA 4.0 » et faire un clic-droit sur la souris, puis choisir le menu Propriétés. Vous obtiendrez alors une boîte de dialogue avec 4 onglets Options, Police, Configuration et Couleurs. Nous allons modifier un à un les 3 premier volets correspondants (Couleurs n’est pas intéressant) :


Onglet « Police » (onglet par défaut)

Sur des écrans de taille respectable (17 pouces et plus), PSP-COMPTA est plus agréable à gérer si vous utilisez une écriture TrueType Lucida Console d’une certaine grandeur (généralement 20 ou 24). Par défaut, PSP-COMPTA affiche 28 lignes dans une fenêtre. Cela correspond à une vingtaine d’écritures comptables par exemple. Vous pouvez aussi diminuer la taille de la police (14 ou 16) et ainsi afficher un plus grand nombre d’éléments en modifiant dans PSP-COMPTA le nombre de lignes dans le menu Visuel :


Onglet « Options »

Vérifiez surtout que les options d’édition ne soient pas cochées.

Onglet « Configuration » :

Sous l’onglet Configuration , vous pouvez éventuellement modifier la position de la fenêtre en paramétrant vous-même la position gauche et haut de la fenêtre (enlever la coche « Positionnée par le système ».


Une fois toutes les modifications effectuées, vous cliquez sur le bouton OK . Une autre boîte de dialogue s’affiche :

Sélectionnez alors Enregistrer les propriétés pour les fenêtres futures ayant le même titre et cliquez sur le bouton OK pour valider toutes les modifications.


Impression

Dans PSP-COMPTA, à chaque fois que vous demanderez une impression par le bouton Imprimer , vous obtiendrez le menu « Imprimantes » suivant :

Figure 2 : le menu présenté avant chaque impression

Imprimante par défaut

En fait, les entrées présentées ici représentent aussi bien des imprimantes que des for-mats d’impression. Ce menu affiche 4 genres d’impression très différents :

1. Les options 1a, 1b et 1c permettent d’afficher des résultats (donc sans impression) dans 3 modes différents.

2. Les options 2a, 2b, 2c et 2d permettent une impression via le spooler d’impression PrFile qui redirige toute impression sur l’imprimante « par défaut » installée sur un PC sous Windows. Seul le format d’impression change. Voici un exemple de la liste des imprimantes avec l’imprimante par défaut sur une « hp LaserJet 1010 Se-rie » :


Ces 4 modes d’impression 2a à 2d ne peuvent s’utiliser que si vous avez installé PrFile correctement (voir la page 8 de ce manuel). Ces 4 modes sont à privilégier dans les cas suivants : - imprimante avec langage interne non PCL - imprimante GDI (pure Windows) - imprimante branchée sur un autre port que LPT1 ou LPT2 (par exemple sur USB)

3. Les options 3a, 3b, 3c et 3d permettent une impression sur une imprimante de type

PCL (langage interne) contenu dans la plus grande partie des imprimantes de la firme Hewlett-Packard ou Dell par exemple. Elles ont l’avantage de pouvoir être utilisées sur PC, Mac ou Linux, contrairement à d’autres imprimantes meilleur marché mais limitées à Windows (imprimantes GDI). Dans le cas de l’utilisation d’une telle imprimante autrement que par le port im-primante LPT1 ou LPT2, il faut : - installer le « partage d’imprimante » sous Windows - donner un nom de partage à l’imprimante (ex : laser1) - rediriger l’accès de cette imprimante sur LPT1 ou LPT2 par une commande effectuée sous Démarrer / Exécuter. Exemple : net use lpt1: \\dell8100\laser1 /persistent:yes où dell8100 représente le nom de la machine en réseau (même si elle est toute seule) et laser1 le nom de partage de cette imprimante.

Si vous êtes dans ce cas de figure, vous pouvez donc vous passer de l’installation de PrFile.

4. L’option 9 permet la redirection de l’impression vers un fichier C:\TRANSFER.XLS et permet donc le transfert de données vers Excel. Voir à ce propos le chapitre 4 entièrement consacré à ce problème.


Pilotes (drivers) pour PSP-COMPTA

Vous trouverez dans le tableau ci-dessous la liste des pilotes (drivers) pouvant être utilisés dans PSP-COMPTA :

HPLASER.PDR pour les imprimantes HP-LASERJET (ou DESKJET) en mode PCL

BTHL660.PDR pour les imprimantes laser BROTHER (en mode PCL)

EPSESCP2.PDR pour les imprimantes EPSON avec Escape P2 (Stylus par exemple)

EPSONGQ.PDR pour les imprimantes laser EPSON en mode GQ

OKIIBM.PDR pour une imprimante matricielle OKI en mode IBM

CANON4.PDR pour les imprimantes laser CANON LBP-IV

BJC4000.PDR pour les imprimantes jet d’encre Canon BJC-XXX

BT1924L.PDR pour une imprimante BROTHER 1924L

DUMMY.PDR driver « bidon » (ne contient aucun code), mais nécessaire pour les transferts vers Excel ou Word

SPOOLER.PDR driver spécial (contient 1 seul code), mais nécessaire pour utiliser le spooler d'imprimante PrFile.

Le réglage du pilote par défaut et les réglages d’impression (marge, longueur de page, etc.), se font par le menu Fichier / Imprimantes. Ensuite, un double-clic sur l’une des options d’impression permet de modifier chaque paramètre.

Chapitre 3 - L’essentiel de PSP-COMPTA Page 19

Chapitre 3 L’essentiel de PSP-COMPTA

Ce chapitre décrit les principales opérations de saisie de données possibles avec ce logi-ciel. Comme nous l’avons déjà mentionné, PSP-COMPTA peut être lancé par le DOS (commande cpta4 suivie de la touche ↵) ou par Windows (double-clic sur l’icône du logiciel)

Ainsi, après avoir cliquer sur le bouton OK de la première boîte de dialogue affichée (fe-nêtre A propos...), vous pourrez vous balader dans les différents menus présentés dans la barre des menus.

Vous utiliserez surtout le menu Comptabilité et en particulier l’option Ecritures pour stocker vos écritures comptables:

Figure 3 : le bureau de PSP-COMPTA

Comme dans Windows, PSP-COMPTA utilise son propre bureau (en standard, un fond bleu) et comme sur un bureau traditionnel, vous pouvez y amener des dossiers (des fi-chiers) que vous disposez comme bon vous semble.

Note : Vous pouvez déplacer une fenêtre comme sous Windows, en cliquant et glissant la barre de titre. Le menu Visuel permet de manipuler les fenêtres.

Page 20 Chapitre 3 - L’essentiel de PSP-COMPTA

Les bases de données et leur traitement

Une base de données peut être vue comme une cartothèque contenant des fiches. Le trai-tement d’une base de données consiste surtout à insérer, modifier , supprimer des fiches de cette cartothèque. Les autres opérations possibles sont la recherche ou encore l’impression d’une partie ou de toutes les fiches de la base de données.

La base de données contenant les écritures comptables pourrait donc être schématisée de la manière suivante :

Dans PSP-COMPTA, tous les fichiers sont manipulés de la même manière, ce qui fait que n’importe quel appel d’une table (fichier) de la base de données fera apparaître une vue partielle des enregistrements, soit généralement autour d'une vingtaine d'enregistrements par fenêtre. On y retrouve toujours les mêmes boutons rechercher, modifier, insérer, supprimer, imprimer et abandonner. Parfois un septième bouton prendre est affiché. Pour le fichier des écritures et pour une raison de place, seule la lettre de raccourci est affichée sur le bouton, avec en plus :

X pour insérer une écriture vide Y pour effacer une série d’écritures

les enregistrements du fichier ECRITURES

N° : 89 Cpte-D : 1000 Cpte-C : 1010 Libellé : Enc. client X Montant: 106.5 Date : 04.01.96

l’enregistrement n° 89 du fichier


Figure 4 : la fenêtre du « plan comptable »

Figure 5 : la fenêtre des « écritures »


Ouvrir la comptabilité de démonstration

Par ouvrir une comptabilité, on entend simplement l’ouverture des fichiers informatiques (base de données) associés à une comptabilité. Celle de démonstration a été copiée auto-matiquement par la procédure install dans le répertoire :

C:\PSP\COMPTA40\DEMO

sous le numéro 4 et le nom DUPOND ELECTRONIQUE . Vous pouvez bien sûr modi-fier le contenu de cette comptabilité. Celle-ci est une comptabilité académique tirée d’un livre universitaire. Elle ne contient pas d’écriture avec TVA et ne permet pas d’en créer puisque aucun compte ne contient de code TVA. Mais, rien ne vous empêche de modifier cet état (une fois la comptabilité ouverte bien sûr) en appelant le menu Comptabilité / Informations générales et en passant au mode TVA comptabilisé au net (voir les expli-cations page 30).

Après avoir lancé le logiciel en double-cliquant sur l’icône PSP-COMPTA dans Win-dows et passer la première image (avec un clic sur OK), le logiciel attend de votre part que vous lui indiquiez la comptabilité à ouvrir. Le plus simple est de presser sur la touche F3 qui amène immédiatement vers la boîte de dialogue Ouvrir/créer une comptabilité du menu Fichiers :

Figure 6 : ouverture des fichiers d'une comptabilité

Notez qu’il n’y a pas de mot de passe pour la comptabilité Dupond Electronique. Une fois la comptabilité ouverte, son nom est affiché en arrière-plan sur le haut du bureau. Pour fermer une comptabilité, il suffit d’en ouvrir une autre ou de quitter le logiciel par l’option Quitter du menu Fichiers.


Ouvrir / créer une nouvelle comptabilité

Chaque comptabilité est identifiée par le répertoire où elle se trouve et un numéro à 3 chiffres. Il est donc facile de créer une nouvelle comptabilité à un endroit quelconque du disque dur. Il est préférable de travailler sur le disque dur et de faire des copies de sécurité des comptabilités sur disquette, ZIP ou CD-RW.

Rappel: Deux répertoires DEMO et DAT ont été créés à l’installation du logiciel, norma-lement sous le répertoire C:\PSP\COMPTA40. Le répertoire DEMO contient la comptabilité Dupond Electronique et pourra contenir d’autres comptabilités de test ou de démonstration. Le répertoire DAT a été créé pour vos comptabilités.

Vous pouvez créer d’autres répertoires avec l’option Fichiers / Créer un réper-toire. Attention, cela ne fonctionne que si le répertoire parents existe déjà (par exemple C:\PSP\COMPTA40). Les fiduciaires qui traitent beaucoup de compta-bilités créent un répertoire par année, par exemple DAT2004, DAT2005 pour conserver un même n° de client par année.

Si vous introduisez un numéro de comptabilité qui n’existe pas encore dans le répertoire courant, PSP-COMPTA vous demande de confirmer la création d’une nouvelle compta-bilité :

Figure 7 : création d'une nouvelle comptabilité En répondant par OUI , vous devrez ensuite introduire dans une boîte de dialogue Infor-mations générales les informations principales qui identifieront cette comptabilité. En répondant par NON, vous pourrez éventuellement corriger le numéro de comptabilité pour qu’il corresponde à une comptabilité à ouvrir (et non à créer).


Figure 8 : informations générales d'une comptabilité

Les informations absolument nécessaires sont :

• le nom de la comptabilité

• la période comptable

• le mode de comptabilisation de la TVA

Le mode de comptabilisation de la TVA nécessite un petit rappel :

• Par TVA au brut , on entend la création d’une seule écriture (lors de la saisie) avec le montant brut de l’opération, c’est-à-dire le montant net + la TVA. Ce mode de faire est pratique pour les sociétés ou indépendants ayant choisi un taux de dette fiscale nette ou n’étant pas soumis à la TVA.

• Par TVA au net, on entend la création de deux écritures (une avec le montant net, l’autre avec le montant TVA) pour toutes les opérations de vente, d’achat ou de frais généraux. Ce mode sera utilisé par tous ceux qui ne sont pas soumis à un taux de dette fiscale nette et qui désirent avoir le détail (un décompte) précis de toutes les opérations avec TVA (par les comptes 1061, 1062 et 2016 où d’autres que vous auriez définis dans le fichier des codes TVA).

• Par TVA mixte , on entend la création de deux écritures (une avec le montant net, l’autre avec le montant TVA) uniquement pour les opérations d’achat ou de frais gé-néraux (donc sans les ventes ou honoraires). Ce mode de faire peut être utilisé par ceux qui ne sont soumis qu’à un seul taux TVA et qui désirent « gagner » un peu de place sur leur disque dur.


Dès que toutes les informations sont saisies, validez simplement par le bouton OK . Le bureau redevient vide de tout dossier, mais le nom de la comptabilité est affiché en ar-rière-plan. A ce stade, vous avez accès à toutes les autres options du menu Comptabilité, en particulier à la première option Informations générales qui permet de remodifier les informations introduites à l'instant.

Note : les informations du bas de la boîte de dialogue sont grisées et ne peuvent être di-rectement modifiées. Celles-ci sont mises à jour automatiquement.

Trouver facilement une comptabilité sur le disque d ur

On peut connaître toutes les comptabilités présentes sous le répertoire courant en pressant sur la barre d’espacement (ou F2 qui correspond au bouton d'aide locale), ceci lorsque le curseur se trouve dans le champ N° de la comptabilité. Ensuite, il suffit de sélectionner la comptabilité désirée et de valider par le bouton OK :

Figure 9 : liste des comptabilités sous un répertoire

Dans le masque Répertoire de travail, si vous pressez la barre d’espacement (ou F2), vous pourrez vous balader dans les différents répertoires du disque dur (par des double-clics), puis sélectionner le répertoire désiré en validant par OK (voir page suivante).


Figure 10 : liste des répertoires

Note : Lorsque PSP-COMPTA affiche la liste des répertoires, il ne vous présente que le répertoire courant, plus tous les répertoires parents, ceci dans le but de limiter le nombre de répertoires affichés. Ainsi, les répertoires frères ne sont pas présentés automatiquement. Pour le faire, il suffit de double-cliquer sur le répertoire pa-rent juste en dessus du répertoire courant.


Quelques éléments essentiels à connaître en comptab ilité

Avant de « frapper » sur le clavier de votre ordinateur pour y faire de la comptabilité, il est peut-être bon de rappeler ici quelques principes comptables fondamentaux :

• Enregistrement chronologique des opérations dans un livre appelé journal , chaque enregistrement constituant une écriture.

• Reclassement des montants des écritures dans des comptes; leur nombre excluant naturellement l’utilisation d’une seule grande feuille (de papier), on ouvre un feuillet pour chaque compte (un n° de compte identifie chaque feuille-compte). L’ensemble des comptes constitue le plan comptable. L’impression des écritures de tous les comptes constitue le grand livre. Pour respecter la comptabilisation en « partie dou-ble », chaque écriture est toujours visible depuis deux comptes (donc inscrite ou réper-toriée dans ces deux comptes). Un compte est débité, tandis que l’autre est crédité.

L’utilisation des mots débit et crédit pour les colonnes d’une comptabilité prête par-fois à confusion. Débiter ou créditer un compte veut simplement dire « inscrire une écriture dans la colonne débit, respectivement crédit de ce compte ». Cela n’a donc rien à voir avec une opération de débit, dans le sens « d’enlever quelque chose ». La saisie des écritures dans PSP-COMPTA est facilitée depuis la release 4.87 en présen-tant :

+ ou – pour les comptes du bilan

C(harges) ou P(roduits) pour les comptes d’exploitation

C o m p t e

D E B I T i n s c r i p t i o n …

C R E D I T i n s c r i p t i o n …

Caisse d’une recette d’une dépense

Banque, Poste d’un dépôt d’un retrait

Débiteurs d’une vente à un client du paiement de ce client

Créanciers du paiement à un fournis-seur

de l’achat à un fournisseur

Achats d’un achat chez un fournis-seur

remboursement du fournis-seur

Ventes remboursement au client de la vente à un client


• Etablissement d’une balance des comptes. La balance a deux buts :

- constituer une vérification : si un mouvement n’a pas été reporté du journal aux comptes ou si un chiffre a été mal lu, elle se trouve déséquilibrée. On recherche alors l’erreur. On note que le contrôle n’est pas absolu, un report dans un compte à la place d’un autre ne change pas les totalisations.

En revanche, si une écriture est entièrement omise dans le « grand livre », la balance n’est pas déséquilibrée, mais le comptable s’en rend compte car la masse des capi-taux inscrits au journal ne se retrouve pas dans la balance.

- être une préparation au bilan et au compte d’exploitation (appelé aussi « compte de pertes et profits » ou « PP »).

• Etablissement du bilan qui reprend dans la balance les soldes des comptes des classes 1 (les comptes 1000, 1010, etc.) et 2 (les comptes 2000, 2010, etc.) en les reclassant sous deux colonnes appelées cette fois-ci actif et passif. En règle générale, les comp-tes présentant des soldes débiteurs sont des comptes d’actif et les comptes présentant des soldes créditeurs sont des comptes de passif.

Les totaux « actif » et « passif » étant pratiquement toujours différents et les compta-bles aimant les colonnes équilibrées, on fait généralement apparaître la différence dans la colonne « passif » lorsqu’il y a un bénéfice d’exploitation ou dans la colonne « ac-tif » lorsqu’il y a une perte. Le bénéfice ou la perte d’exploitation est déterminé par le travail effectué tout au long de l’année par l’entreprise ou l’artisan.

• Etablissement du compte d’exploitation qui reprend dans la balance les soldes des comptes des classes 3, 4, 5, 6 et 7, en les reclassant sous deux colonnes appelées cette fois-ci charges et produits. Là aussi, pour égaliser les totaux des deux colonnes, on fait apparaître le bénéfice dans la colonne des « charges » ou la perte dans la colonne des « produits ».

Il faut noter au passage que le bénéfice ou la perte à un moment donné ne tient pas compte du fait que certaines factures n’ont pas encore été réglées aux fournisseurs et que certaines factures n’ont pas encore été honorées par les clients. C’est le bilan qui nous donne ce genre d’informations (par les comptes débiteurs et créanciers).

ACTIF - PASSIF = PRODUITS - CHARGES = BENEFICE (ou perte)


PSP-COMPTA remplit bien sûr toutes ces tâches à la perfection. Toutes les opérations comptables essentielles sont accessibles depuis le menu Comptabilité.

PSP-COMPTA remplit encore d’autres tâches moins essentielles, mais très intéressantes, comme la copie d’un plan comptable, le tri par date des écritures du journal, etc. Ces op-tions sont disponibles dans le menu Spécialités.

Le menu Paramètres permet la manipulation de toutes sortes d’informations globales à l’ensemble des comptabilités que vous allez gérer, comme par exemple le fichier des co-des TVA ou le fichier des monnaies étrangères. La plupart des fichiers manipulés par ce menu contiennent déjà des informations copiées depuis la disquette d’installation.

Note: La liste des codes TVA fournie par défaut utilise les comptes 1061, 1062 et 2016 comme comptes de TVA (suivant ainsi les exemples de l’administration fiscale). Ceux-ci permettront d’établir un décompte TVA en imprimant un extrait de compte (touche F7) de ces comptes. Si vous désirez utiliser d’autres numéros de compte, il est nécessaire de les déterminer à l’avance, avant de créer votre première comptabilité.

Premier exercice : la suite des opérations ...

Dans les pages précédentes, nous avions vu que pour créer une nouvelle comptabilité (touche F3), il suffisait de taper un numéro de comptabilité qui n’existait pas, de valider avec le bouton OK et de valider encore avec le bouton OUI à la question Voulez-vous créer une nouvelle comptabilité ?

Après chaque création ou ouverture des fichiers d’une comptabilité, vous retrouverez également la boîte de dialogue Informations générales (voir figure 10). Généralement, ces informations une fois introduites ne sont plus modifiées. Ainsi, il suffit de presser sur la touche Return (entrée) du clavier pour valider cet écran (ou de cliquer sur le bouton OK ).

La suite du travail consiste à introduire dans l’ordre :

• les groupes de comptes (actif, passif, charges, produits, etc) qui permettront ensuite de présenter le plan comptable, le PP et le bilan de manière structurée;

• le plan comptable (1000 caisse, 1010 ccp, etc) qui correspond à une liste de comptes et qui sera utilisé lors de la saisie des écritures comptables. Celui-ci peut être copié en entier depuis une autre comptabilité. Voir pour cela l’option Copier un plan compta-ble du menu Spécialités.

• les libellés standards sont des écritures prédéfinies. Celles-ci sont réutilisables à vo-lonté lors de la saisie de chaque écriture;

• les écritures comptables, reflets des mouvements dans l’entreprise. On commence généralement par les écritures de bilan d’entrée (la reconstitution des soldes de l’actif et du passif en début de période).


Saisie des groupes de comptes

Par le menu Comptabilité / Groupes comptes, puis par le bouton Insérer :

Figure 11 : saisie des groupes de comptes

• L’ordre corrigé permet d’afficher les produits avant les charges dans l’impression du compte de pertes et profits (PP). Attention à ne pas intervertir les autres classes.

• Les groupes de comptes doivent ensuite être utilisés pour chaque compte du plan comptable.

Note : A la fin de la désignation du groupe, on peut ajouter la chaîne (*) , soit paren-thèse-étoile-parenthèse, pour le groupe nécessitant l'affichage du bénéfice ou la perte dans l’impression des bilans comparés entre deux périodes.

Les groupes de comptes permettent un affichage ou une impression structurée du plan comptable, du P.P. ou d’un bilan. A la page suivante, vous trouverez un exemple de bilan avec groupes (touche rapide F8 pour la création) :


DUPOND ELECTRONIQUE BILAN AU 31.12.2004

ACTIF PASSIF A C T I F Actif mobilisé Caisse 2360.00 Poste 13580.00 Banque 131890.00 Débiteurs 67100.00 Débiteurs douteux 30000.00 Effets en portefeuille 30500.00 Titres 33000.00 Impôt anticipé 840.00 Stock et achats 307800.00 -------------- 617070.00 Actif immobilisé Mobilier 24400.00 Immeuble 316000.00 -------------- 340400.00 Total A C T I F 957470.00 P A S S I F Fonds étrangers Créanciers 133400.00 Effets à payer 45400.00 Hypothèque 4% 177200.00 -------------- 356000.00 Fonds propres Capital 518400.00 Compte privé 67900.00 - -------------- 450500.00 Autres passifs Provision/débiteurs douteux 20000.00 Fonds d'amort. de l'immeuble 28200.00 -------------- 48200.00 Total P A S S I F 854700.00 * BENEFICE DE L'EXERCICE 102770.00 -------------- -------------- Sommes pour contrôle 957470.00 957470.00 ============== ==============


Saisie d’un compte du plan comptable

Par le menu Comptabilité / Plan comptable, puis par le bouton Insérer :

Figure 12 : introduction d'un compte dans le plan comptable

• Normalement, si un numéro spécifié se trouve également dans le plan comptable de référence (modifiable depuis le menu Paramètres), le logiciel affiche directement ses caractéristiques (désignation, monnaie, n° de code TVA, ambiguïté). On ne peut pas copier ce plan comptable de référence directement en une seule opération, car vous au-rez certainement besoin d’effectuer des ajustements par rapport à vos propres besoins.

• Une liste des codes TVA est également disponible dès l’installation du logiciel (taux ajustés d'année en année). Voici un aperçu de la liste proposée, mais rien ne vous em-pêche de la modifier par le menu Paramètres, mais c'est important avant de commen-cer à introduire le plan comptable ou des écritures.

Code Désignation N° cpte 0 Pas de TVA 1 IP 7.6% (achats & prestations de services) 1061 2 IP 7.6% (investissements & frais généraux 1062 3 IP 7.6% (idem, 50% déductible) 1062 4 IP 7.6% s/net (achats & prestations services) 1061 5 IP 7.6% s/net (investissements & frais généraux 1062 9 -

suite des codes page suivante …


...tableau des codes TVA, suite

Code Désignation N° cpte 11 IP 2.4% (achats & prestations de services) 1061 12 IP 2.4% (investissements & frais généraux) 1062 13 IP 2.4% (idem, 50% déductible) 1062 14 IP 2.4% s/net (achats & prestations de services) 1061 15 IP 2.4% s/net (investissements, frais généraux) 1062 16 IP 2.4% s/achats sans TVA 1061 19 - 21 IP 3.6% (hébergement, hôtel) 1062 29 - 30 TVA 0.0% (exportation) 31 TVA 7.6% (vente, honoraires) 2016 32 TVA 2.4% (vente, honoraires) 2016 33 TVA 7.6% sur débiteurs 2017 34 TVA 2.4% sur débiteurs 2017 35 TVA 2.4% sur créanciers 1063 36 TVA 7.6% sur créanciers 1063

• Taux ambigu permet d’afficher un point d’interrogation à coté du taux TVA lors de la saisie des écritures comptables. Cela concerne certains comptes de frais généraux où les opérations ne sont pas toutes déductibles à 100%.

• Les deux champs Ecr. saisies et Ecr. comptab. ne sont pas modifiables et indiquent respectivement :

- le nombre d’écritures en mode "saisie" (non comptabilisées)

- le nombre d’écritures définitivement comptabilisées.

• Normalement, ces deux nombres doivent être positifs ou égales à zéro. Si tel ne devait pas être le cas, l’option Décomptabilisation dans le menu Spécialités permet entre-autres de recalculer et d’ajuster ces valeurs.

• Les champs Solde ex. pr. et Budget permettent de mémoriser le solde de l’exercice précédent (généralement l’année précédente), ainsi qu’un budget. On peut modifier au-tomatiquement ces deux valeurs avec l’option Transfert de soldes du menu Spéciali-tés. L’option Nouvel exercice / complément du menu Fichiers modifie également au-tomatiquement ces deux valeurs.

• Le champ Solde ne peut être spécifié directement. Il correspond au montant des écritu-res comptabilisées définitivement dans ce compte.

Note : un X à côté d’un montant indique que cette valeur est mémorisée au crédit du compte. Pour avoir ce X dans le champ, il suffit de presser la barre d’espacement ou de cliquer dessus avec la souris.


Saisie d’un libellé standard

Par le menu Comptabilité / Libellés standards, puis par le bouton Insérer :

Figure 13 : introduction d'un libellé standard

• Les libellés standards permettent de préparer des écritures types que vous pourrez récupérer dans la saisie des écritures comptables.

• Chaque libellé standard est identifié par un numéro obligatoire. Le minimum encore à spécifier est le libellé lui-même. Vous pouvez ajouter encore les deux comptes concer-nés (ou un seul), un montant (pour un loyer mensuel par ex.) et également faire calcu-ler une date par l’ordinateur (pas très utile à vrai dire).

• Normalement, un libellé standard est récupéré lorsque le curseur se trouve au début champ Libellé de la saisie d'écriture. Soit vous indiquez le numéro et passez au champ suivant (toutes les informations s'affichent), soit vous pressez 2x (car la pre-mière appelle le dernier libellé utilisé) la barre d'espacement ou F2 pour voir la liste complète des libellés standards devant vous. Le bouton Prendre permettra ensuite de récupérer les informations.

Note : Depuis la release 4.81, il est possible d'introduire un n° de libellé directement sur le premier champ Cpte-D ou sur le suivant Cpte-C. En passant au masque suivant avec la touche de tabulation, les différentes informations du libellé stan-dard sont copiées dans les champs respectifs. Il n'y a donc plus besoin de passer d'abord sur le 3ème champ Libellé, d'où un gain de temps appréciable. Ce sys-tème ne fonctionne que pour les n° de libellés standards en dessous de 100.


Saisie d’une écriture comptable

Par le menu Comptabilité / Ecritures (raccourci F4), puis par le bouton Insérer (seule-ment « I » dans cette boîte de dialogue) :

Figure 14 : saisie d'une nouvelle écriture

• Le logiciel est capable de gérer des écritures directes (simples) et des écritures venti-lées (multiples), par exemple pour un paiement de plusieurs fournisseurs. Dans tous les cas, le logiciel affiche la même boîte de dialogue : celle que vous voyez ci-dessus. Si de la TVA intervient et que celle-ci est comptabilisée au net, la présentation change un petit peu (voir plus loin dans ce manuel).

• Examinons le cas de l’écriture directe (1 transaction = 2 comptes concernés) comme le montre l’image-écran ci-dessus. Les champs obligatoires à préciser sont :

- le n° de compte au débit ; - le n° de compte au crédit ; - le libellé ; - le montant ; - la date ;


Le champ Référence n’est pas obligatoire. Il permet accessoirement de numéroter les pièces comptables ou d'y insérer un quelconque commentaire. Par exemple dans les fi-duciaires, on y met souvent les initiales de la personne qui a saisi les écritures. Comme c’est un champ alphanumérique (il peut contenir des lettres et des chiffres), voici quelques exemples valides :

000001 : de 000001 à 999999

X-0001 : de X-0001 à X-9999

1000A : reste à 1000A, mais une frappe sur F2 le transforme en 1000B

Attention aussi au champ Type standard. Laissez toujours la croix X dans le champ, puisque l’absence de X indique justement la fin d’une écriture ventilée et ne concerne donc pas une écriture directe.

• Une fois l’écriture complétée, vous validez en cliquant sur le bouton OK ou en pres-sant simplement Return (entrée) au clavier. Comme le logiciel saisit les écritures en rafales, vous êtes immédiatement prêt pour la saisie suivante, ce qui déconcerte un peu au début de l'utilisation de PSP-COMPTA.

• Pour la nouvelle écriture, le logiciel affiche automatiquement les 2 derniers numéros de comptes qui sont bien sûr modifiables. Vous pouvez également utiliser un libellé standard (comme cela a été expliqué à la page 40) ou encore récupérer le dernier libel-lé en pressant sur la barre d’espacement ou F2 sur le champ Libellé.

• Vous pouvez aussi récupérer le dernier montant introduit en pressant sur la barre d’espacement ou F2.


Saisie d’une écriture directe avec TVA

La saisie au net ou mixte des écritures comptables avec TVA est très performante, puis-que le logiciel se charge lui-même de créer la deuxième écriture nécessaire dès qu’il ren-contre un compte possédant un code TVA. Il ventile alors le montant de la TVA dû (ou de l’impôt à récupérer) dans un compte spécial de TVA, généralement l’un des comptes 1061, 1062 ou 2016 (dans notre exemple, nous utilisons un plan comptable à 5 chiffres) :

Figure 15 : saisie avec TVA

• PSP-COMPTA calcule en temps réel le contenu des écritures. Dès que vous validez par OK ou Return (entrée), le logiciel mémorise les deux écritures qui sont alors in-timement liées. Par exemple, dès que vous demandez un effacement de l’une des écri-tures, la deuxième est automatiquement effacée aussi.

• Les crochets au-dessus du libellé montrent la limite de la saisie si vous désirez que le libellé soit encore complet pour la deuxième écriture. Le cas le plus limitatif étant dans le cas où la 2ème écriture commencerait par :

50% / TVA 7.6% / ...


Saisie d’une écriture ventilée (multiple)

• Pour créer des écritures ventilées (un mouvement de plusieurs paiements par la ban-que par exemple), vous devez disposer d’un compte spécial dans le plan comptable appelé Mouvements de fond. Il suffit d’en créer un seul par monnaie et donc un seul compte de mouvement suffit pour les comptabilités sans monnaie étrangère. Les nu-méros de ces comptes doivent obligatoirement commencer par 99. Exemples : 9999 ou 9900 sont des comptes de mouvements valides, mais 9000 ne l’est pas.

Les soldes de ces comptes doivent toujours être à zéro. Ceux-ci ne seront alors jamais imprimés, même pas dans un plan comptable, un PP ou un bilan. Par contre, il est pos-sible d’afficher ou d’imprimer le contenu d’un tel compte par l’option Grand Livre et extraits de comptes, en ayant pris soin d’invalider au préalable la case à cocher Sans les cptes 99xxxx.

• Les écritures sont passées ensuite comme des écritures directes en utilisant comme contrepartie le compte de mouvement (voir l’exemple complet qui va suivre).

• Pour saisir le montant global d’une écriture ventilée, il suffit de presser sur la barre d’espacement ou la touche F2 lorsque le curseur se trouve dans le masque Montant . Le montant global des écritures ventilées déjà saisies est calculé et affiché automati-quement dans le masque en question. En outre, en mode saisie (mais pas en modifica-tion), le X dans le champ Type standard est automatiquement enlevé pour bien préci-ser qu’il s’agit de la fin d’un mouvement.

Lorsqu’on valide l’écriture globale en cliquant sur OK ou en pressant sur la touche Return (entrée), un contrôle du solde de l’écriture globale est automatiquement effec-tué et une différence est systématiquement refusée avec un message d’erreur affiché sur l’écran.

• Dans la boîte de dialogue « Ecritures », les écritures « ventilées » sont présentées sur l’écran en bleu ce qui permet de les distinguer par rapport aux écritures directes. La fin d’un mouvement est mentionnée par un + après le montant global.

• Si l’on a oublié une opération dans une écriture ventilée, on pourra toujours la complé-ter, puisqu’il suffira de modifier la dernière écriture (l’écriture globale) pour la trans-former et continuer. Si d’autres écritures ont déjà été créées dans le journal, on peut utiliser le bouton X dans la boîte de dialogue pour insérer une ou plusieurs écritures vides qu’il faudra modifier par la suite.

Mais voyons un exemple concret (page suivante) ...


Exemple d’une saisie d’écriture multiple avec TVA

Examinons l’exemple concret ci-dessous : une facture payée par le CCP à un fournisseur de boissons. La facture est libellée comme suit :

Facture de boissons n° 12765 :

Eaux minérales diverses (a) 459.60 TVA 2.4%

Vins et bières (b) 944.50 TVA 7.6%

+ TVA 82.85

- retour emballages (c) -108.60

Montant de la facture (d) 1378.35

• La manière la plus simple de passer cette opération sera de ne pas faire calculer la TVA par le logiciel, puisque ces montants sont directement indiqués sur la facture. Les 5 écritures à passer seraient donc :

Cpte-D Cpte-C Désignation Montant net Code TVA

3010 9999 Eaux minérales diverses 459.60 0 3010 9999 Vins et bières 944.50 0 1061 9999 TVA sur facture 12765 82.85 9999 3010 Retour d’emballages 12765 108.60 0 9999 1010 Pmt facture 12765 1378.35

(mt calculé par le logiciel avec F2)

et le journal des écritures aurait la forme suivante :

--------------------------------------------------- ---------------------------- DUPOND ELECTRONIQUE JOURNAL DES ECRITURES SAISIES DATE: 11-02-2001 PAGE 1 --------------------------------------------------- ---------------------------- N° Date Désignation Cpte-D Cpte-C Mt brut Mt net T VA % 140. 11-02-04 Eaux minérales diverses 3010 459.60 141. 11-02-04 Vins et bières 3010 944.50 142. 11-02-04 TVA sur facture 12765 1061 82.85 143. 11-02-04 Retour d’emballages 12765 3010 108. 60 144. 11-02-04 Pmt facture 12765 1010 1378.35


• Mais on pourra également faire calculer la TVA séparément pour les deux montants impliqués. Il y a juste un petit problème : normalement, le logiciel est capable de dé-duire la TVA sur des montants bruts introduits. Pour pallier à ce problème, nous allons utiliser les deux codes TVA 4 et 14 qui calculent la TVA sur un montant net introduit :

Code Désignation Compte

4 IP 7.6 % ajoutée au montant net 1061 14 IP 2.4 % ajoutée au montant net 1061

Concrètement, le calcul et la ventilation des montants TVA se faisant automatique-ment, seules les opérations a, b, c et d seraient introduites via le compte de mouve-ments 9999 :

Cpte-D Cpte-C Désignation Montant net Code TVA

3010 9999 Eaux minérales diverses 459.60 14 3010 9999 Vins et bières 944.50 4 9999 3010 Retour d’emballages 12765 108.60 0 9999 1010 Pmt facture 12765 1378.35

(mt calculé par le logiciel avec F2)

L’impression du journal des écritures saisies (sans regroupement des écritures avec TVA) donnerait ce résultat :

--------------------------------------------------- ---------------------------- DUPOND ELECTRONIQUE JOURNAL DES ECRITURES SAISIES DATE: 11-02-2001 PAGE 1 --------------------------------------------------- ---------------------------- N° Date Désignation Cpte-D Cpte-C Mt brut Mt net T VA % 140. 11-02-04 Eaux minérales diverses 3010 470.65 459.60 2.30 % 141. 11-02-04 TVA 2.4% / Eaux minér. 1061 11.05 142. 11-02-04 Vins et bières 3010 1016.30 944.50 7 .50 % 143. 11-02-04 TVA 7.6% / Vins et bières 1061 71.8 0 144. 11-02-04 Retour d’emballages 12765 3010 108. 60 145. 11-02-04 Pmt facture 12765 1010 1378.35


Nouvel exercice / complément

Cette option appelée par le menu Fichiers / Nouvel exercice / complément permet de créer un nouvel exercice en quelques secondes sur la base d’un ancien exercice normale-ment terminé. S'il n'est pas terminé, vous pouvez déjà créer les fichiers de la nouvelle année avec cette option. Plus tard, lorsque l'exercice précédent sera bouclé, vous pourrez repasser par cette option pour compléter les écritures de soldes à nouveau et les extournes de transitoires.

Figure 16 : l'option "Nouvel exercice" du menu "Fichiers"

Le travail complet du comptable en début d’année consiste en :

1. la création d’un ensemble de fichiers informatiques liés à la nouvelle année (vous choisissez le répertoire et le numéro qui identifie ce nouvel exercice);

2. l’attribution automatique des informations générales de l’ancienne comptabilité à la nouvelle (nom de la comptabilité, période comptable recalculée, etc);

3. la copie des fichiers principaux de l’ancienne comptabilité vers la nouvelle, soit la copie des groupes de comptes (actif, passif, etc.), du plan comptable (1000 caisse, 1010 banque, etc) et des libellés standards;

Note : Avant la copie des fichiers, le logiciel effectue une « comptabilisation provi-soire » de l’ancien exercice, ce qui lui permet de virer les soldes vers les regis-tres-mémoires soldes de l’exercice précédent du nouvel exercice. Après quoi, rien n’est plus simple que d’imprimer un bilan comparé de début d’année.

4. la création des écritures de solde à nouveau (appelées aussi de « bilan d’entrée ») sur la base des soldes de l’actif et du passif de l’exercice précédent;


5. la création d’une écriture de bénéfice ou perte reportée vers le compte « Capital » (ou tout autre compte Bénéfice/Perte reportée) ;

6. la création d’écritures de virement des soldes des comptes privés (s’ils existent);

7. les extournes des écritures transitoires de fin de période contenues dans les comp-tes des débiteurs, des créanciers, des actifs et passifs transitoires, etc.

Note : Attention , les écritures transitoires de l’exercice précédent doivent être à tout pris de la date de fin de période comptable, sinon ces écritures ne sont pas créées.

Tout ce travail pouvait déjà être fait dans les versions précédentes de PSP-COMPTA, mais en plusieurs opérations souvent manuelles. Par exemple, seule l’option Copier un plan comptable du menu Spécialités était automatique. En remplissant deux boîtes de dialogue successives, ce module permet de créer tout ce travail automatiquement en quelques se-condes.


Première phase

Le premier écran permet de choisir l’accès et le numéro de l’ancien exercice comme du nouveau, ainsi que les options de copie :

Figure 17 : nouvel exercice / 1ère phase

• Si le nouvel exercice existe déjà, vous devez introduire le mot de passe de cette comp-tabilité. Si ce n’est pas encore le cas, le mot de passe introduit sera mémorisé comme mot de passe « officiel » de ce nouvel exercice.

• Je vous conseille de laisser actives les options de copie, car la copie ne s’effectue réel-lement que pour les enregistrements manquants. Pour la copie du plan comptable, seuls les soldes de « l’exercice précédent » et du « budget » sont adaptés à chaque co-pie.

Il n’y a donc pratiquement aucun risque à recopier ces trois fichiers, même sur un exercice déjà entamé. Dès que vous validez par Commencer, les points 1, 2, 3 men-tionnés page 38 sont effectués.


Deuxième phase

Le deuxième écran permet la création des écritures mentionnées sous les points 4-5-6-7, mais, il n’y aucune obligation de les créer :

Figure 18 : nouvel exercice / 2ème phase

• Si la comptabilité de l’exercice précédent n’est pas encore bouclée et que vous ne connaissez pas encore les soldes définitifs, cliquez alors sur le bouton Abandonner.

Vous vous retrouverez avec le nouvel exercice ouvert, mais sans écriture. Mais rien ne vous empêche d’introduire vos premières écritures de l’année (celles dont vous possé-dez déjà des pièces). Vous pourrez toujours revenir dans ce module Nouvel exercice / complément plus tard, pour créer automatiquement les écritures manquantes de début d’exercice.

• Vous n’êtes pas non plus obligés de créer tous les types d’écritures automatiquement ou au même instant. Par exemple, l’écriture de bénéfice ou perte reporté peut être créée manuellement, soit dans l’ancien exercice, soit dans le nouveau.

• Dès que vous validez par OK , le logiciel crée toutes les écritures demandées et après quelques instants, vous vous retrouverez dans le fichier des écritures comptables du nouvel exercice. Toutes les écritures créées sont modifiables ou annulables à volonté. En particulier, le bouton « Y » dans la boîte de dialogue correspondante permet d’annuler toutes les écritures créées si cela est nécessaire.

Chapitre 4 - Importation d’écritures Page 45

Chapitre 4 Importation d’écritures

Grâce à l’option Importation d’écritures du menu Spécialités, il est possible d’importer des écritures comptables dans la comptabilité courante (celle qui est actuellement ou-verte) :

Figure 19 : importation d'écritures

Les écritures à importer peuvent provenir de la comptabilité courante ou d’une autre comptabilité au format PSP-COMPTA. Quatre autres formats d’importation sont égale-ment possibles : le format texte délimité, le format texte avec tabulateurs, le format Word/Excel au format texte et le format SWIFT MT940 (depuis la version 4.88)

Comme l’importation d’écritures au format PSP-COMPTA ne pose absolument aucun problème et semble évidente quant à son utilité (par exemple la copie d’écritures de bou-clement souvent compliqués), nous allons nous concentrer sur l’importation aux formats texte délimité, texte avec tabulateurs, Word/Excel au format texte et SWIFT MT940 qui correspond au format des transactions bancaires. Ces quatre modes d’importation permettent de récupérer des écritures comptables qui proviendraient d’autres sources (lo-giciels divers de tiers, fichiers Word ou Excel transformés en mode texte, banque ou poste depuis Internet).

Page 46 Chapitre 4 - Importation d’écritures

Importation au format « texte délimité »

Ce format permet de récupérer des données depuis le logiciel PSP-RAMLIGHT (logiciel pour maître-ramoneur) ou depuis tout autre logiciel qui fournirait des données dans ce format. Tous les champs sont obligatoires. Exemple avec définition des champs :

"1020","6000","Pmt Suter","105.3","105.3","04.01.04 ","04.01.04","RA0001","","0" "1020","6000","Pmt Michel","67.2","67.2","05.01.04" ,"05.01.04","RA0002","","0" "1020","6000","Pmt Perin","63.8","63.8","06.01.04", "06.01.04","RA0003","","0"

Type # car. Désignation 1. numérique 6 le compte débité 2. numérique 6 le compte crédité 3. texte 40 le libellé de l’écriture 4. décimal 12.2 le montant de l’écriture (évent. dans une monnaie étrangère) 5. décimal 12.2 le montant dans la monnaie de base (normalement en Frs) 6. date 8 la date de l’écriture 7. date 8 la date « valeur » de l’écriture 8. texte 6 la référence de l’écriture 9. texte 10 le numéro de facture ou de TVA (fournisseur) 10. numérique 2 le code TVA à utiliser éventuellement

Figure 20 : importation au format "texte délimité"

• Toutes les informations d’une écriture comptable sont fournies sur une seule ligne de texte et chaque information est entourée de guillemets et séparée de la suivante (déli-mitée) par une virgule. Des espaces peuvent être insérés entre les informations. Les espaces à l’intérieur des guillemets ne sont visibles que pour le champ libellé de l’écriture.

• Le texte complet doit être stocké dans un fichier au format texte MS-DOS.


Importation au format « texte avec tabulateurs »

Ce format est le plus simple de tous les formats possibles, puisqu’il permet de lire des écritures comptables depuis un fichier texte (créé avec le bloc-notes de Windows par exemple). Seules 5 informations de base par ligne sont nécessaires. Celles-ci doivent être séparées chaque fois par un caractère de tabulation (T � ASCII 9) dans cet exemple :

10100 �60000 �PMT PATIENT ANGELOZ MARIN �452.65 �13.01.04 10100 �60000 �PMT PATIENT ANGELOZ PATRICIA �605.65 �13.01.04 10100 �60000 �PMT PATIENT CLERC JACQUELINE�709.75 �15.01.04

Champs obligatoires :

Type # car. Désignation 1. numérique 6 le compte débité 2. numérique 6 le compte crédité 3. texte 40 le libellé de l’écriture 4. décimal 12.2 le montant de l’écriture (dans la monnaie de base) 5. date 8 la date de l’écriture

Champs optionnels : Type # car. Désignation 6. date 8 la date « valeur » de l’écriture 7. texte 6 la référence de l’écriture 8. texte 10 le numéro de facture ou de TVA (fournisseur) 9. numérique 2 le code TVA à utiliser éventuellement

• Si la date « valeur » n’est pas spécifiée, celle-ci prend la valeur de la date standard de l’écriture.

• Il n’est pas possible de passer des écritures en monnaie étrangère avec ce format d’importation.


Importation « Word/Excel au format texte »

Ce type d’importation permet à une fiduciaire de lire un fichier d’écritures comptables créé par un client avec un programme de traitement de texte tel que Word pour Windows (ou tout autre logiciel permettant de séparer les informations avec des tabulateurs lors de la sauvegarde du fichier, ce qui englobe un logiciel tel qu’Excel par exemple).

Figure 21 : importation "Word/Excel au format texte " (phase 1)

Un seul fichier contiendra par exemple un journal de caisse, de CCP et de banque pour un ou plusieurs mois. Le client peut aussi créer trois fichiers différents pour chacun des comptes concernés. L’image-écran ci-dessus montre la lecture d’un fichier concernant la caisse, ceci depuis le lecteur de disquettes A:.

Même si la TVA doit être comptabilisée au net ou de façon mixte (voir les explications au début de ce manuel), le client n’a pas à s’occuper de ces détails et passera simplement ses écritures au brut, c’est-à-dire avec le montant brut (montant net + TVA) pour chaque écriture. C’est le logiciel, sur la base des n° de comptes, qui recalculera le montant net et le montant de la TVA, ainsi que sa ventilation dans le ou les comptes appropriés. Le client peut indiquer s’il le désire le code TVA à utiliser pour chaque écriture (la fiduciaire doit alors lui procurer une liste des codes TVA avec les taux respectifs). Ceci est particulière-ment utile si le compte de charge concerné est un compte du type frais de véhicules ou frais de représentation, puisque le montant (basé sur un taux de 7.5%) ne peut être récu-péré qu’à moitié pour de nombreuses dépenses de ce domaine.

Pour que la lecture des informations du fichier dans PSP-COMPTA V4 se fasse sans pro-blème, il faut que le client respecte certaines règles décrites ci-après.


Format et nom du fichier

Le contenu du fichier écrit en Word (ou un autre logiciel) doit être sauvegardé dans un format texte MS-DOS (voir l’option du menu Fichier / Enregistrer sous... de Word par exemple). Si vous n’avez pas cette indication dans votre logiciel, cherchez un format à sauvegarder appelé texte PC-8, texte 8 bits, texte ou encore ASCII.

Le nom du fichier peut être quelconque (ex: 195CCP.DOC ou 1ETRIM.DOC), Depuis les dernières releases de PSP-COMPTA, les noms longs sont supportés sous Windows 9x, autrement ceux-ci sont limités à 12 caractères au maximum.

Syntaxe du contenu du fichier

Trois genres différents d’informations sont reconnus par le logiciel PSP-COMPTA . Ils doivent apparaître dans cet ordre :

• Le numéro de compte et sa désignation séparés par 1 ou plusieurs espaces.

Exemple: 1000 Caisse Syntaxe: « n°_cpte » « désignation » (pas d’espace dans la désignation)

Note: Cette ligne de texte doit apparaître avant les lignes d’écritures comptables, mais il n’est pas nécessaire de la répéter avant qu’un autre journal ne démarre dans le fichier.

• Le mois dans l’année et l’année séparés par un signe « / ».

Exemple: 1 / 2004 Syntaxe: « n°_du_mois » / « année »

Note: Cette ligne de texte doit apparaître avant le début des lignes représentant les écritures comptables. Elle doit être répétée pour chaque mois différent contenu dans le fichier.

• Une écriture comptable composée de plusieurs champs séparés avec un caractère de tabulation. Chaque ligne doit contenir les champs suivants dans l’ordre cité :

Type # car. Désignation 1. numérique 2 le jour dans le mois (de 1 à 31) 2. texte 40 le libellé de l’écriture 3. texte 6 la référence de l’écriture 4. texte 10 le numéro de facture ou de TVA (fournisseur) 5. numérique 6 le numéro du compte de contre-partie 6. numérique 2 le code TVA à utiliser éventuellement 7. décimal 12.2 le montant d’une recette (rien si c’est une dépense) 8. décimal 12.2 le montant d’une dépense (rien si c’est une recette)

Exemple: 12 ⇒⇒⇒⇒ pmt essence ⇒⇒⇒⇒ ⇒⇒⇒⇒ ⇒⇒⇒⇒ 4320 ⇒⇒⇒⇒ ⇒⇒⇒⇒ ⇒⇒⇒⇒ 55.00


où ⇒ représente un caractère de tabulation (normalement invisible) et où les champs référence, n° de facture, code TVA et recette sont des champs vides (pas même un espace)

Note: Le jour dans le mois, le libellé, le numéro du compte de contrepartie, ainsi que le montant d’une dépense ou d’une recette sont les informations minimales à fournir pour chaque écriture. En outre, chaque ligne doit contenir au total 6 ou 7 caractères de tabulation.

Toute ligne de texte qui ne contient pas l’un de ces trois types d’informations est sim-plement ignorée lors de la lecture du fichier, ceci en provoquant un message d’erreur affiché sur l’écran avec l’indication de la ligne fautive.

Exemple de fichier « Word/Excel au format texte »

1020 Banque 1/2004 date libellé réf. n° fact. cpte tva recettes dépens es 1 Solde à nouveau 8100 3382.20 5 Actionnaire Dupond 2060 600.00 19 Actionnaire Dupond 2060 848.00 23 Intérêts 4200 125.00 26 Redevance Durand 4080 1700.00 2/2004 date libellé réf. n° fact. cpte tva recettes dépens es 3 Actionnaire X 2060 600.00 15 Simantec SA 6000 51.30 17 M. Meyer 2060 1610.00 17 Actionnaire Y 2060 848.00 27 Redevance Durand 4080 1700.00 3/2004 date libellé réf. n° fact. cpte tva recettes dépens es 6 Actionnaire X 2060 600.00 7 Deutsche Bank. 9000 4130.00 8 FATTY Electronique 3000 2931.95 17 Actionnaire Dupond 2060 848.00 28 Redevance Durand 4080 1700.00 31 Clôture 4200 23.40

Note: Les caractères de tabulation ne sont pas imprimés car ceux-ci sont normalement invisibles, mais ils existent dans le fichier. Dans Word, vous pouvez très bien posi-tionner des taquets de tabulation sur la règle graduée, ceci dans le but d’imprimer le fichier avant sa sauvegarde au format texte MS-DOS.


Importation au format « SWIFT MT940 »

SWIFT MT 940 est un format reconnu par une majorité d’instituts bancaires et de postes dans le monde. Pour une transaction donnée, il permet d’en spécifier le type (D/C), une date, un libellé, un montant et encore d’autres informations plus ou moins importantes.

Dans la majorité des logiciels de télébanking, il existe une option qui permet de téléchar-ger un fichier « texte » à ce format avec, par exemple, toutes les transactions survenues sur un compte bancaire donné pendant une période donnée. Exemple avec le logiciel de la Banque Cantonale de Fribourg :

Avec PSP-COMPTA depuis la version 4.88, cela est donc devenu un jeu d'enfant de lire de tels fichiers et ainsi de récupérer des dizaines voire des centaines écritures provenant d'un compte bancaire. Le logiciel permet d'introduire le numéro d’un compte bancaire (1010 par exemple), ainsi que le numéro d’un compte de virement (1300 par exemple).

Après le test l'intégrité des écritures, on peut valider ou non la lecture.


Commentaires

Les informations ci-dessous concernent toutes les importations dans PSP-COMPTA. En effet, une fois un fichier spécifié dans l’un des cinq modes d’importation, le logiciel va effectuer un test d’intégrité des écritures, c’est-à-dire un test qui va vérifier si les écritu-res peuvent réellement être copiées dans le fichier des écritures de la comptabilité en cours.

Toutes les erreurs sont signalées et le programme refuse toutes les écritures si une seule erreur se produit. Dans ce cas, il faudra corriger les erreurs éventuelles et effectuer un nouveau test d’importation.

Les tests suivants sont effectués :

• numéro de compte au débit non trouvé dans le fichier des comptes ;

• numéro de compte au crédit non trouvé dans le fichier des comptes ;

• nom de la monnaie (si spécifié) non trouvé dans le fichier des monnaies ;

• code TVA non trouvé dans le fichier des codes TVA ;

• une date d’écriture en dehors de la période comptable est transformée pour que celle-ci soit adaptée à la période comptable en cours.

S'il n'y a aucune erreur, le test d'intégrité a donc fonctionné et le logiciel présente alors le message ci-dessous :

Note : Principalement pour les fiduciaires, JCS informatique fournit un petit logiciel Win-

dows LIVREAUX (présent sur le CD-ROM) qui permet de lire en direct un fichier Excel contenant des écritures comptables et de créer un fichier *.txt (texte) corres-pondant qui est récupérable par l'option texte délimité de ce module.

Chapitre 5 - Exportation de données Page 53

Chapitre 5 Exportation de données

Tous les logiciels PSP peuvent transférer des informations imprimées vers des logiciels sous Windows tels que Word ou Excel. En effet, en quelques petites minutes, vous pou-vez transformer n'importe quel document imprimé par un logiciel PSP en superbe docu-ment Excel ou Word, avec tout le choix de mise en forme ou de recalculation que cela sous-entend :


ACTIF PASSIF

Caisse 2'360 Poste 13'580 Banque 131'890 Débiteurs 67'100 Débiteurs douteux 30'000 Effets en portefeuille 30'500 Titres 33'000 Impôt anticipé 840 Stock et achats 307'800 Mobilier 24'400 Immeuble 316'000

Créanciers 133'400 Effets à payer 45'400 Hypothèque 4% 177'200 Capital 518'400 Compte privé 67'900 Provision/débiteurs douteux 20'000 Fonds d'amort. de l'immeuble 28'200

* BENEFICE DE L'EXERCICE 102'770

Sommes pour contrôle 1'025'370 1'025'370

Page 54 Chapitre 5 - Exportation de données

Mieux encore, sous un tableur vous pouvez transformer vos chiffres en magnifique dia-gramme (ici transformé en noir et blanc) :

REPARTITION DE L'ACTIF

Poste1%

Banque14% Débiteurs

7%

Stock et achats32%

Mobilier3%

Immeuble34%

Effets en portefeuille

3%

Titres3%

Impôt anticipé0%

Caisse0%

Débiteurs douteux

3%

Comment cela fonctionne-t-il ?

Bien sûr, cela demande quelques explications d'autant plus que dans les logiciels PSP, vous ne verrez à priori aucun menu qui vous parle de ces transferts !

L'astuce est relativement simple : généralement chaque logiciel Windows est capable de relire des fichiers avec des informations séparées par des caractères de tabulation (les caractères invisibles de rang 9 dans la table ASCII). Et dans chaque logiciel PSP, vous pouvez demander d’imprimer un document avec de tels séparateurs.

En outre, pour que les nombres soient lus correctement par un tableur tel qu'Excel, ceux-ci sont transformés pour ne plus contenir que des caractères acceptables (plus de séparateur de milliers, les "-.—" sont transformés en "0.00", etc). Par exemple, vous avez sur la pro-chaine page un extrait réel du bilan présenté au début de ce chapitre, mais cette fois-ci avec les caractères de tabulation dessinés sous la forme de points de suite :

Note : Un point de suite est un segment de ligne (trait tillé) ajouté volontairement dans Word pour indiquer l'endroit où se trouvent les caractères de tabulation (donc ici 3 tabulateurs par ligne au maximum).



N°cpte ---Désignation --------------------------- ACTIF ------- PASSIF 1000 ------Caisse -----------------------------------2360.00 1010 ------Poste------------------------------------13580.00 1020 ------Banque ------------------------------- 131890.00 … 2000 ------Créanciers ---------------------------------------- -----133400.00 2010 ------AVS ----------------------------------------------- -------------0.00 2020 ------Effets à payer ------------------------------------ ------ 45400.00 … -------------* BENEFICE ------------------------------------ -----102770.00 -------------Sommes pour contrôle -----------1025370.00 --- 1025370.00

Le reste de ce chapitre vous explique dans le détail, les différentes phases nécessaires pour obtenir un fichier Excel de bonne facture. Ne vous inquiétez pas de la longueur de cette description. En fait, tout se passe en 3 à 5 minutes.

Phase 1 : créer une nouvelle entrée dans le fichier des imprimantes

Cette opération ne doit être exécutée qu'une seule fois pour préparer une entrée qui per-mettra l'impression vers un fichier C:\TRANSFER.XLS au lieu d'une imprimante.

Note : lors de la première installation et pourvu que vous disposiez d’une version récente, cette entrée existe déjà, ainsi que l’entrée C:\TRANSFER.DOC.

Par la suite, le fichier C :\TRANSFER.XLS ou C :\TRANSFER.DOC pourra être lu faci-lement par un logiciel tel qu'Excel ou Word. Pour une raison de compatibilité avec les anciennes versions de Windows, le nom de ce fichier ne pourra pas dépasser 12 caractères au total (y compris l'extension .XLS ou .DOC, mais sans compter un éventuel répertoire spécifié en plus) :

• Appeler le programme PSP et aller dans le menu Fichiers, puis l'option Imprimantes.

• Cliquer sur le bouton Insérer pour disposer d'une nouvelle entrée vierge d'imprimante et remplir les champs avec les valeurs présentées ci-dessous :


Figure 22 : préparation de C:\TRANSFER.XLS

Notes : a) L'information sous Nom de l'imprimante est libre et vous pouvez commencer par n'importe quel numéro (les entrées sont toujours triées alphabétiquement, donc aussi par les numéros présents en début de li-gne).

b) Vous remarquerez que sous la rubrique Port de communication, le nom complet du fichier de transfert a été introduit, donc y compris le "chemin d'accès", le répertoire C:\. Concrètement, ce fichier pourra être retrouvé dans la racine du disque dur C:. Vous êtes bien sûr libre de le mettre n'importe où. Par exemple sans le "C:\", le fichier TRANSFER.XLS se retrouvera dans le répertoire standard du logiciel PSP, c'est-à-dire :

C:\PSP\COMPTA40 pour le logiciel de comptabilité PSP-COMPTA

c) N'oubliez surtout pas de mettre la petite croix dans la case à cocher

Transfert vers tableur, car c'est l'option essentielle qui permettra l'in-sertion des caractères de tabulation entre les informations et la transfor-mation des nombres.

• Valider ensuite les informations introduites en cliquant sur le bouton OK ou en pres-sant sur la touche ↵↵↵↵ (return). Vous retrouverez alors cette nouvelle entrée dans la liste des imprimantes.


Phase 2 : imprimer quelque chose dans le fichier de transfert

L'exemple de la première page est repris ici pour cette explication, soit l'impression d'un bilan par le logiciel PSP-COMPTA. Ce bilan sera récupéré ensuite dans Excel. Veuillez effectuer les opérations suivantes :

• Appeler l'option standard de PSP-COMPTA qui permet l'affichage ou l'impression d'une balance des comptes, d'un P.P. ou d'un bilan. Cette option se trouve dans le me-nu Comptabilité sous le nom Balance / PP / bilan (la touche de raccourci est F8).

• Choisir les options d'impression dans la boîte de dialogue présentée, par exemple :

Figure 23 : impression d'un bilan simple

• Cliquer sur le bouton Commencer pour appeler le menu d'impression et choisir l'op-tion d'impression dans le fichier C:\TRANSFER.XLS

• Cliquer sur le bouton Imprimer pour commencer l'impression du bilan dans le fichier de transfert TRANSFER.XLS.

• Dès la fin de l'impression, appeler le logiciel Excel. Vous pouvez retourner au Ges-tionnaire Microsoft Office ou au bureau de Windows par les touches :

A+T (tout en restant dans PSP-COMPTA)


Phase 3 : dans EXCEL, transformations de base du fi chier

Les boîtes de dialogue présentées ci-après peuvent différer d'une version à l'autre d'Excel. Mais dans tous les cas, le logiciel doit vous présenter pratiquement les mêmes possibilités. Ce qui est important est de lire le fichier en spécifiant que ce sont des caractères de tabu-lation qui séparent les informations et que ces dernières sont au format Texte MS-DOS (appelé aussi « PC-8 » ou « Texte-8 »). Voici donc, dans Excel 7 sous Windows 95/98, le déroulement d'une transformation de ce fichier au format « texte » en fichier « 100% Ex-cel ».

• Appeler le menu Fichier, puis l'option Ouvrir . Dans la boîte de dialogue présentée et dans le champ Nom du fichier, indiquer le nom complet du fichier, soit C:\TRANSFER.XLS :

Figure 24 : ouverture par EXCEL du fichier C:\TRANSFER.XLS

• Valider ensuite en cliquant sur le bouton Ouvrir ou en pressant sur la touche ↵↵↵↵ (re-turn). Excel reconnaît alors que ce fichier n'est pas un fichier « 100% EXCEL » et va vous proposer la première transformation :


Figure 25 : lecture par Excel : origine du fichier

• Choisir l'option Délimité et sous Origine du fichier , choisir l'option DOS ou OS/2 (PC-8).

• Valider ensuite en cliquant sur le bouton Suivant ou en pressant sur la touche ↵↵↵↵ (re-turn).

• A ce stade, Excel 7 permet de choisir le caractère qui délimite les informations. Laisser l'option Tabulation et mettre l'option Identificateur de texte sous {aucun} :

Figure 26 : lecture par Excel : type de séparateurs

• Valider ensuite en cliquant sur le bouton Suivant ou en pressant sur la touche ↵↵↵↵ (re-turn). Excel présente alors une nouvelle possibilité de transformation en permettant de spécifier le format des données de chaque colonne :

Figure 27 : lecture par Excel : colonnes de données


• Si vous savez que dans une colonne, il n'y aura que des dates présentes, vous pouvez très bien le spécifier avec cette boîte de dialogue. Mais cette phase n'est pas du tout obligatoire et vous pouvez très bien cliquer tout de suite sur Fin ou presser sur la tou-che ↵↵↵↵ (return).

Après ce dernier stade, les transformations de base sont terminées, les données sont 100% certifiées pour Excel, mais il restera toute la présentation à résoudre (voir à la page suivante la phase 4).

Mais avant de continuer, il est conseillé de sauver le travail déjà effectué, ceci sous un autre nom que le nom générique de TRANSFER.XLS. Pour cela, il faut appeler le menu Fichier, puis l'option Enregistrer sous et spécifier un autre nom dans le réper-toire de votre choix.

Phase 4 : conseils de mise en forme sous EXCEL

Les explications suivantes ne représentent qu'une petite partie des multiples possibilités de présentation et de calcul d'Excel. Après les transformations de la phase 3, vous vous re-trouvez en fait avec des données 100% correctes, mais sans présentation spécifique :


• La première chose à faire est de travailler plutôt en zoom 75% au lieu de 100% (option dans la barre d'outils).

• Ensuite, vous agrandissez les colonnes qui manifestement ne contiennent pas toute l'information.

• Puis, vous alignez les informations dans les colonnes (à gauche pour les textes, à droite pour les nombres et éventuellement, vous centrez certaines informations).

• A ce stade, vous pouvez mettre en évidence le titre (police plus grande, centrage sur plusieurs colonnes), puis les sous-titres (gras, italique, etc).

• Vous pouvez ensuite vous occuper de la présentation des nombres et le plus simple, dans ce cas, est de sélectionner un ensemble de nombres, puis d'aller choisir le format de présentation par le menu Format, puis par les options Cellule et Nombre.

• Votre feuille de calcul a certainement déjà fière allure et vous pouvez vous occuper maintenant de la présentation sur le papier en appelant le menu Fichier, puis l'option Mise en page. Jetez un coup d'oeil dans tous les onglets et modifiez les informations à votre convenance. Testez la mise en page avec l'option d'Aperçu avant impression.

• Ajoutez peut-être encore des bordures, un ou plusieurs graphiques, recalculez des données (par exemple en comparant et calculant des % sur des données de plusieurs années), etc.

• Sauvez fréquemment le travail déjà effectué (par la combinaison des touches CTRL + S).

• Imprimez.

Chapitre 6 - Souris et clavier Page 62

Chapitre 6 Souris et clavier

Cette annexe explique la manière d’utiliser la souris et les différentes commandes dispo-nibles depuis le clavier. En effet, un utilisateur de programmes informatiques ne dispose souvent que du clavier et de la souris pour dialoguer avec son ordinateur. Il est donc impé-ratif de connaître les manipulations principales de ces deux appareils.

M

La souris

La souris permet une simplification et un gain de temps dans la manipulation des fenêtres sur l’écran de votre moniteur. Mais, il n’est pas obligatoire de l’utiliser, PSP-COMPTA fonctionnant très bien avec des commandes « clavier ».

Installation de la souris

Si votre souris n’est pas utilisable dans le programme PSP-COMPTA, c’est que le pro-gramme spécifique qui doit s’en occuper (le pilote souris ou le driver) n’est pas présent dans la mémoire de votre ordinateur. Sous Windows, le pilote de souris est automatique-ment chargé si vous disposez d’une souris.

Que puis-je faire avec ma souris ?

La souris déplace un curseur (petit rectangle clignotant) sur l’écran de votre ordinateur par rapport aux déplacements que vous effectuez sur le bureau avec cette dernière. En plus, elle permet de passer des commandes grâce aux touches qui la composent. Dans PSP-COMPTA, seule la touche de gauche est utilisée (droite pour les gauchers qui auraient modifié la configuration du pilote souris).


On distingue trois opérations essentielles :

• Cliquer . On presse sur la touche de la souris et on la relâche aussitôt.

Les utilisations possibles de l’opération « cliquer » sont :

- sélection d’une option de menu et appel du programme sous-jacent;

- actionne une commande « cachée » sous un bouton affiché à l’écran. Fréquemment, vous aurez à cliquer sur un bouton « OK » (ou « COM-MENCER », « IMPRI-MER », etc.) présent dans une boîte de dialogue affichée sur l’écran;

- sélection d’un enregistrement présent dans un fichier de données (par exemple, sé-lection d’une écriture dans le fichier des écritures);

- insertion d’un X (une croix) dans une case à cocher d’une boîte de dialogue (l’option est validée avec le X);

- sélection d’une option dans une série de boutons radio (un seul choix possible dans une série de choix);

- fermeture d’une fenêtre en cliquant sur le bouton de fermeture à gauche de la barre de titre.

• Double-cliquer. On presse et on relâche rapidement deux fois de suite. Un double-clic est une opération plus « forte » qu’un simple clic. Dans PSP-COMPTA, cette opération permet de sélectionner et d’actionner immédiatement une modification d’un enre-gistrement de fichier. Par exemple, lorsque vous disposez sur votre écran de la liste des comptes (plan comptable), un double-clic sur l’un des enregistrements appelle immédiatement la fiche correspondante que vous pouvez modifier.

• Glisser. On presse sur la touche de la souris et tout en maintenant enfoncée, on dé-place un objet sur l’écran. L’objet peut être une fenêtre en « glissant » la barre de titre de la fenêtre. Cela peut être aussi l’ascenseur ou les flèches sur les barres de défile-ment présentes dans les listes d’enregistrements.

Page 64 Chapitre 6 - Souris et clavier

Les principaux boutons actionnés avec « un clic »

Comme nous l’avons vu à la page précédente, l’opération cliquer est certainement l’opération la plus effectuée avec la souris. Nous avons aussi déjà parlé des boutons OK , COMMENCER et IMPRIMER . Mais, toutes les manipulations sur des fichiers de données (groupes de comptes, plan comptable, libellés standards, écritures, etc.) utilisent les mêmes boutons qui actionnent les mêmes commandes. Il est donc impératif de connaî-tre l’utilisation de ces boutons. Pour exemple, l’image ci-dessous montre une boîte de dialogue affichée sur l’écran. Cette boîte de dialogue concerne le traitement du fichier des comptes :

Figure 28 : les différents boutons "action"


Six boutons différents sont affichés verticalement sur la droite de la boîte de dialogue et permettent les opérations suivantes :

« RECHERCHER » Recherche de l’information introduite dans le masque de saisie à gauche (l’information peut être partielle).

« MODIFIER » Permet de modifier l’enregistrement sélectionné (qui est en blanc sur fond vert).

« INSERER » Permet d’insérer un nouvel enregistrement dans le fi-chier. L’enregistrement sera automatiquement placé au bon endroit (tri instantané).

« SUPPRIMER » Permet de supprimer (d’enlever) un enregistrement du fichier de données. Le logiciel demande encore une confirmation par OUI avant de le supprimer définitive-ment.

« IMPRIMER » Imprime tout le fichier, sans filtrage des enregistrements. « ABANDONNER » Permet d’abandonner le travail en cours avec cette boîte

de dialogue.

Quand une boîte de dialogue de fichier de données est appelée comme aide locale avec la touche F2 ou avec la barre d’espacement, un septième bouton « PRENDRE » est affi-ché :

Figure 29 : le bouton supplémentaire "Prendre"

Le bouton « PRENDRE » permet justement de prendre une information recherchée et de la stocker dans le masque de saisie qui avait demandé de l’aide.


Dans l’exemple précédent, lors de la saisie d’une écriture comptable dans le fichier des écritures, l’utilisateur a pressé la touche F2 sur le masque de saisie A débiter. Ceci a eu pour conséquence l’appel de la boîte de dialogue « plan comptable ». L’utilisateur a pu ainsi rechercher le numéro de compte adéquat et renvoyer celui-ci dans le masque A débiter grâce au bouton « PRENDRE ».

Pour le fichier des « écritures » et pour une raison de place, seule la lettre de raccourci est affichée sur le bouton :

R Rechercher un n° d’écriture M Modifier une écriture I Insérer (à la fin) une nouvelle écriture X insérer une écriture vide S Supprimer une écriture Y effacer une série d’écrit. r Imprimer toutes les écritures A Abandonner, fermer la fenêtre

Figure 30 : les boutons du fichier des écritures

Note : l’utilisation du bouton X pour insérer une ou plusieurs écritures vides nécessitent quelques commentaires. En effet, l’écriture vide doit être complétée immédiate-ment, par exemple pour une écriture de TVA qui aurait été oubliée. Comme tous les numéros d’écritures qui suivent l’écriture insérée sont modifiés, cette opération peut prendre passablement de temps, surtout si l’insertion a lieu au début d’un fi-chier déjà bien rempli.


KKKK

Les commandes du clavier

Le clavier est sûrement un appareil essentiel dans l’introduction des données comptables. Il permet également de communiquer avec le logiciel pour lui donner des ordres divers tels qu’insertion ou suppression d’informations, des ordres pour se déplacer dans les boî-tes de dialogues, des ordres pour appeler une option de menu, etc.

Appeler une option de menu

Un menu dans un logiciel présente d’une manière claire la liste des possibilités qu’offre ce logiciel. Dans PSP-COMPTA, le menu principal est affiché en haut de l’écran, sur la pre-mière ligne. Cette première ligne est appelé la barre de menu. Chaque mot représenté sur cette barre de menu identifie un sous-menu qui permet des fonctionnalités en rapport avec le titre sur la barre de menu.

Le débutant a bien sûr avantage à utiliser la souris pour sélectionner une option de menu. Mais, au bout de quelques temps, chaque utilisateur a envie d’aller encore plus vite dans l’utilisation d’un programme. Dans PSP-COMPTA, toutes les options de menu peuvent être accédées par des touches du clavier.

A Appel (sélection) de la barre de menu. Vous pouvez ensuite choisir une option avec les flèches du curseur et la valider par la touche ↵

R Déplacement vers la droite de la barre de menu.

Q Déplacement vers la gauche de la barre de menu.

Y Déplacement vers la ligne suivante d’un sous-menu.

Z Déplacement vers la ligne précédente d’un sous-menu.

E Sélectionne une ligne de menu ou de sous-menu. Pour le sous-menu, exécute un certain travail associé à ce sous-menu..

X Désélectionne le menu ou le sous-menu en cours (le fait disparaître dans le cas du sous-menu).

Vous aurez peut-être remarqué que certains mots d’un menu ou d’un sous menu compor-taient une lettre de l’alphabet mise en évidence (en rouge pour ne rien vous cacher). Ces lettres identifient une combinaison de touches qui permettent d’appeler rapidement un menu ou un sous-menu bien précis.


A « lettre » Appel d’un menu de la barre de menu.

« lettre » Appel d’une option d’un sous-menu

On peut presser ces lettres en majuscules ou minuscules.

Par exemple, pour appeler l’option Imprimantes dans le menu Fichiers, vous devez frap-per au clavier, la combinaison de touches suivante :

AAAA F I

Se déplacer à l’intérieur d’une boîte de dialogue

Une boîte de dialogue comporte différents éléments visuels (des masques de saisie, des boutons, mais aussi des cases à cocher, des boutons radio ou encore une liste d’enregistrements. Comment passer alors d’un élément visuel à l’autre avec le curseur ? Avec la souris bien sûr, mais aussi avec certaines touches du clavier :

Tableau important ! ! !

T Déplacement du curseur vers l’élément visuel suivant en pressant sur la touche de tabulation.

BT Déplacement du curseur vers l’élément visuel précédent avec la touche majuscule et la touche de tabulation pressées simultanément.

Y Flèche en bas = idem que T

Z Flèche en haut = idem que BT


Travailler à l’intérieur d’une liste d’enregistreme nts

Une liste d’enregistrements est une zone d’une boîte de dialogue présentant une vue par-tielle d’un fichier de données (le fichier des comptes, par exemple). Les touches disponi-bles sont les suivantes :

Y Flèche en bas = déplacement vers l’enregistrement suivant.

Z Flèche en haut = déplacement vers l’enregistrement précédent.

N Déplacement d’une page entière d’enregistrements vers le bas.

O Déplacement d’une page entière d’enregistrements vers le haut.

CN Déplacement vers les derniers enregistrements du fichier.

FO Déplacement vers les premiers enregistrements du fichier.

« Insert » Insertion d’une fiche permettant l’introduction d’un nouvel enregis-trement dans le fichier (ex: insertion d’une écriture).

« Delete » Supprime l’enregistrement sélectionné (ex: supprime une écriture dans le fichier des écritures).

« M » Modification d’un enregistrement. Appel de la fiche correspon-dante.

« I » Idem que la touche « Insert ».

« S » Idem que la touche « Delete »

« R » Imprime le contenu complet du fichier, sans filtrage des enregistre-ments.

« A » Abandon et fermeture de la fenêtre en cours.

Note : les touches « M », « I », « S », « R » et « A » ne sont pas disponibles dans le fi-chier des écritures.


Valider une case à cocher

Une case à cocher permet de valider par un X une option présentée dans une boîte de dialogue. Cette option est très souvent utilisée dans PSP-COMPTA.

Au clavier, la validation ou la non validation de la case à cocher se fait à l’aide de la barre d’espacement.

Choisir une option dans une liste de boutons « radi o »

Dans une liste de boutons radio, un seul bouton peut être enfoncé à la fois. Les boutons radio permettent de proposer une liste de possibilités dans une boîte de dialogue, dont une seule peut être sélectionnée.

Dans PSP-COMPTA, des boutons radio sont par exemple utilisés pour la sélection du mode de comptabilisation de la TVA dans le menu Comptabilité / Informations générales. Au clavier, la sélection d’une option par un bouton radio se fait à l’aide de la barre d’espacement.

Travailler dans un masque de saisie

Un masque de saisie est une zone délimitée dans une boîte de dialogue. Celui-ci permet l’insertion (suivant le type de masque) d’une information de type texte, nombre ou date. Les touches utiles sont :

« Insert » Passe du mode insertion (mode par défaut) au mode recou-vrement (on écrit « par dessus ») et vice-versa.

« Delete » Efface le caractère sous le curseur et tire la partie à droite du curseur d’une position vers la gauche.

« Backspace » Appelée aussi « retour arrière », cette touche efface le ca-ractère à gauche du curseur et tire la partie droite y compris le curseur d’une position vers la gauche.

« Home » Déplacement du curseur au début du masque de saisie.

« End » Déplacement du curseur à la fin du texte déjà saisie.

R Déplacement vers la droite du masque

Q Déplacement vers la gauche du masque.

! Appel de « l’aide locale ».

« barre d’espacement »

Lorsque le curseur se trouve sur le premier caractère du mas-que, cette touche a la même fonction que la touche F2.


Note: Lorsqu’on arrive pour la première fois dans un masque de saisie, le contenu de celui-ci est affiché sur un fond vert. Cela indique que le masque de saisie est en mode remplacement et que le premier caractère que vous allez frapper va effacer le contenu de tout le masque. Pour éviter cela, vous pouvez simplement presser sur « End », puis sur « Home », la couleur a alors disparu (mode modification).

Abandonner ou enregistrer le contenu d’une boîte de dialogue

On peut vouloir fermer une boîte de dialogue en espérant sauver certaines informations qui y sont contenues ou, au contraire, vouloir la quitter sans sauvegarder quoi que ce soit. Les touches suivantes permettent les deux actions :

X Ferme la fenêtre en cours. Si c’est une boîte de dialogue sur un fichier de données, le logiciel vous demandera peut-être de confirmer ou non la sauvegarde des informations contenues dans cette boîte de dialo-gue.

A# Idem à X.

E Exécute la commande associée au bouton sélectionné par défaut dans la boîte de dialogue. Ce bouton est affiché en bleu sur fond vert (sou-vent c’est le bouton « OK »).

Travailler dans une fenêtre d’affichage (visionneur )

Il n’existe que l’option « fichier portrait » et l’option « fichier paysage » du menu « Fi-chiers » qui manipule une telle fenêtre :

Y Flèche en bas = déplacement vers la ligne suivante.

Z Flèche en haut = déplacement vers la ligne précédente.

N Déplacement d’une page entière de texte vers le bas.

O Déplacement d’une page entière de texte vers le haut.

CN Déplacement vers les dernières lignes de texte du fichier.

FO Déplacement vers les premières lignes de texte du fichier.

« Home » Vision de la partie gauche du texte contenu dans le fichier.

« End » Vision de la partie droite du texte contenu dans le fichier.


Travailler dans une fenêtre d’édition

Il n’existe pas de fenêtre de ce type dans PSP-COMPTA. Le tableau suivant est donné à titre purement informatif. Les touches suivantes sont disponibles :

Y Flèche en bas = déplacement vers la ligne suivante.

Z Flèche en haut = déplacement vers la ligne précédente.

N Déplacement d’une page entière vers le bas.

O Déplacement d’une page entière vers le haut.

CN Déplacement vers les dernières lignes du fichier.

CO Déplacement vers les premières lignes du fichier.

« Home » Déplacement en début de ligne.

« End » Déplacement en fin de ligne.

Cy Suppression d’une ligne de texte.

X Ferme la fenêtre en cours. Si le contenu a été modifié, le logiciel vous demande de confirmer la sauvegarde du fichier modifié.

H# Idem que X.

Touches de fonctions

! Appel de l’aide intégrée (manuel) sur l’écran. Cette fonction n’est pas disponible dans PSP-COMPTA. Le manuel que vous avez entre les mains fait office « d’aide ».

@ Appel de l’aide locale à un masque de saisie (voir le chapitre « travailler avec un masque de saisie » dans les pages précédentes.

# Appel de la boîte de dialogue Ouvrir/créer une comptabilité.

$ Appel de la boîte de dialogue Ecritures.

% Zoom sur une fenêtre « retaillable » comme les fenêtres « portrait » ou « paysage ».


^ Appel de la fenêtre suivante lorsque plusieurs sont présentes sur l’écran de votre ordinateur (voir aussi SHIFT-F6).

& Appel de la boîte de dialogue Grand Livre et extraits de comptes.

* Appel de la boîte de dialogue Balance, PP, bilan.

( Ouvre et affiche le fichier « portrait » (dernière impression réalisée dans ce fichier).

) Appel de la barre de menu (voir le chapitre « Appeler une option de me-nu » dans les pages précédentes).

Autres combinaisons de touches

B^ Appel de la fenêtre précédente lorsque plusieurs sont présentes sur l’écran de votre ordinateur (voir aussi F6).

C% Permet de retailler une fenêtre de type « portrait » ou « paysage ».

A# Ferme une fenêtre quelconque.

Ad Le logiciel PSP-COMPTA est quitté momentanément pour appeler l’interpréteur de commandes DOS qui vous permet de formater une disquette par exemple. Pour retourner ensuite à PSP-COMPTA, il faut exécuter la commande EXIT suivie de la touche « Entrée » (return).

Ax Quitte le logiciel (qui est ensuite déchargé de la mémoire).

Chapitre 7 - Codes couleur Page 74

Chapitre 7 Codes couleur

Couleur de fond ou de l’écriture

Noir (inutilisable) 0

Bleu 1

Vert 2

Cyan (bleu ciel) 3

Rouge 4

Magenta (violet) 5

Brun 6

Gris clair 7

Couleur de l’écriture

Gris foncé 8

Bleu clair 9

Vert clair 10

Cyan clair 11

Rouge clair 12

Magenta clair 13

Jaune 14

Blanc 15

I

Table des matières

CHAPITRE 1 CONCEPTS DE BASE................................... ...............................1

1.1 Généralités sur le produit ..................................................................................... 1

1.2 Ce que peut faire ce logiciel .................................................................................. 2

1.3 Organisation des fichiers gérés par le logiciel..................................................... 4

1.4 Avant de commencer, quelques définitions ... ..................................................... 5

CHAPITRE 2 INSTALLATION ....................................... .....................................7

2.1 Présentation du produit ........................................................................................ 7

2.2 Installation du logiciel ........................................................................................... 8

2.3 Problème avec une base de données ?.................................................................. 9 2.3.1 Windows 95/98 ............................................................................................... 9 2.3.2 Windows Me (millénium) ............................................................................. 10 2.3.3 Windows NT4/2000/XP................................................................................ 11

2.4 Propriétés de la fenêtre PSP-COMPTA............................................................ 12 2.4.1 Onglet « Police » (onglet par défaut) ............................................................ 13 2.4.2 Onglet « Options » ........................................................................................ 14 2.4.3 Onglet « Configuration » :............................................................................. 14

2.5 Impression............................................................................................................ 16 2.5.1 Imprimante par défaut ................................................................................... 16 2.5.2 Pilotes (drivers) pour PSP-COMPTA ........................................................... 18

II

CHAPITRE 3 L’ESSENTIEL DE PSP-COMPTA .......................... ....................19

3.1 Les bases de données et leur traitement.............................................................20

3.2 Ouvrir la comptabilité de démonstration ..........................................................22

3.3 Ouvrir / créer une nouvelle comptabilité ...........................................................23

3.4 Trouver facilement une comptabilité sur le disque dur....................................25

3.5 Quelques éléments essentiels à connaître en comptabilité................................27

3.6 Premier exercice : la suite des opérations ... ......................................................29

3.7 Saisie des groupes de comptes.............................................................................30

3.8 Saisie d’un compte du plan comptable...............................................................32

3.9 Saisie d’un libellé standard .................................................................................34

3.10 Saisie d’une écriture comptable..........................................................................35

3.11 Saisie d’une écriture directe avec TVA..............................................................37

3.12 Saisie d’une écriture ventilée (multiple).............................................................38

3.13 Exemple d’une saisie d’écriture multiple avec TVA.........................................39

3.14 Nouvel exercice / complément.............................................................................41 3.14.1 Première phase...............................................................................................43 3.14.2 Deuxième phase.............................................................................................44

III

CHAPITRE 4 IMPORTATION D’ECRITURES............................ ......................45

4.1 Importation au format « texte délimité » .......................................................... 46

4.2 Importation au format « texte avec tabulateurs » ............................................ 47

4.3 Importation « Word/Excel au format texte ».................................................... 48 4.3.1 Format et nom du fichier ............................................................................... 49 4.3.2 Syntaxe du contenu du fichier ....................................................................... 49 4.3.3 Exemple de fichier « Word/Excel au format texte » ..................................... 50

4.4 Importation au format « SWIFT MT940 »....................................................... 51

4.5 Commentaires...................................................................................................... 52

CHAPITRE 5 EXPORTATION DE DONNEES..................................................53

5.1 Comment cela fonctionne-t-il ? .......................................................................... 54 5.1.1 Phase 1 : créer une nouvelle entrée dans le fichier des imprimantes............. 55 5.1.2 Phase 2 : imprimer quelque chose dans le fichier de transfert....................... 57 5.1.3 Phase 3 : dans EXCEL, transformations de base du fichier .......................... 58 5.1.4 Phase 4 : conseils de mise en forme sous EXCEL ........................................ 60

IV

CHAPITRE 6 SOURIS ET CLAVIER.................................. ...............................62

6.1 La souris ...............................................................................................................62 6.1.1 Installation de la souris ..................................................................................62 6.1.2 Que puis-je faire avec ma souris ? .................................................................62 6.1.3 Les principaux boutons actionnés avec « un clic » ........................................64

6.2 Les commandes du clavier ..................................................................................67 6.2.1 Appeler une option de menu ..........................................................................67 6.2.2 Se déplacer à l’intérieur d’une boîte de dialogue...........................................68 6.2.3 Travailler à l’intérieur d’une liste d’enregistrements .....................................69 6.2.4 Valider une case à cocher ..............................................................................70 6.2.5 Choisir une option dans une liste de boutons « radio »..................................70 6.2.6 Travailler dans un masque de saisie...............................................................70 6.2.7 Abandonner ou enregistrer le contenu d’une boîte de dialogue.....................71 6.2.8 Travailler dans une fenêtre d’affichage (visionneur) .....................................71 6.2.9 Travailler dans une fenêtre d’édition .............................................................72 6.2.10 Touches de fonctions .....................................................................................72 6.2.11 Autres combinaisons de touches....................................................................73

CHAPITRE 7 CODES COULEUR .....................................................................74 7.1.1 Couleur de fond ou de l’écriture ....................................................................74 7.1.2 Couleur de l’écriture ......................................................................................74

Documents

PSP-COMPTA V4 manuel de référencehomepage.hispeed.ch/jcsinfo/logicielspsp/psp_compta/Manuel.pdf · comme le ferait une banque (méthode allemande dite « hambourgeoise », année