PSP/H003/BD1 V.2.0 BAHAGIAN II – SASARAN KERJA …intranet.swcorp.my/sistem/lnpt/upload/830109035876-2014.pdf · sasaran kerja tahunan (2014) nama : noramrizayani binti ab rahman

SASARAN KERJA TAHUNAN (2014)Nama : NORAMRIZAYANI BINTI AB RAHMANJawatan : PEMBANTU SETIAUSAHA PEJABATBahagian / Negeri : PEJABAT TIMBALAN KETUA PEGAWAI EKSEKUTIF PENGURUSAN

BIL.

PENETAPAN SASARAN KERJA(Diisi pada awal tahun)

KAJIAN PERTENGAHAN

TAHUNPENCAPAIAN AKHIR TAHUN

AKTIVITI PROJEK/ KETERANGAN(Senaraikan Aktiviti/ Projek)

PETUNJUK PRESTASI

(Kuantiti/Kualiti/Masa/Kos)

SASARAN KERJA(berdasarkan

petunjuk prestasi)


petunjuk prestasi)

PENCAPAIAN SEBENAR ULASAN

1. MEMBANTU TUGAS KHAS KEPADA TIMBALAN KETUA PEGAWAI EKSEKUTIF ( PENGURUSAN )

1.1 Mengurus dan menyediakan tuntutan elaun telefon bimbit TKPE ( Pengurusan)

Kualiti

Mengikut Pekeliling Perbendaharaan Bil.4 Tahun 2009 bertajuk " Peraturan Mengenai Kemudahan Alat Komunikasi Mudah Alih"

Mengikut Pekeliling Perbendaharaan Bil.4 Tahun 2009 bertajuk " Peraturan Mengenai Kemudahan Alat Komunikasi Mudah Alih".

Januari - Disember dapat dicapai

Kuantiti

Tuntutan elaun telefon bimbit Januari - Disember 2014

Tuntutan elaun telefon bimbit Jan - Jun 2014

Tuntutan elaun telefon bimbit telah dibuat dari Januari 2014 hingga Disember 2014 ( 100% )

Januari - Disember dapat dicapai

Masa 25 min / jam Januari - Disember dapat dicapai

1

PSP/H003/BD1 V.2.0

(a) Aktiviti / Projek / Keterangan yang disenaraikan sebagai Sasaran Kerja Tahunan (SKT) hendaklah sekurang-kurangnya 5 aktiviti;(b) SKT yang ditetapkan hendaklah mengandungi sekurang-kurangnya satu petunjuk prestasi iaitu sama ada kuantiti, kualiti, masa atau kos bergantung kepada kesesuaian sesuatu aktiviti/ projek;(c) SKT yang telah ditetapkan pada awal tahun hendaklah dikaji semula di pertengahan tahun. SKT yang digugurkan atau ditambah hendaklah dicatatkan di ruangan ULASAN;(d) PYD dan PPP hendaklah berbincang bersama dalam membuat penetapan SKT dan menurunkan tandatangan diruangan yang ditetapkan;

(e) PYD hendaklah membuat laporan dan ulasan pencapaian SKT pada akhir tahun dan menurunkan tandatangan di ruangan yang ditetapkan;(f) PPP juga hendaklah membuat laporan dan ulasan keseluruhan pencapaian SKT pada akhir tahun dan menurunkan tandatangan di ruangan yang ditetapkan; dan(g) Sila rujuk Panduan Penyediaan Sasaran Kerja Tahunan (SKT) untuk mendapat keterangan lanjut.

BAHAGIAN II – SASARAN KERJA TAHUNAN (SKT)(Untuk diisi oleh PYD dan dilampirkan kepada Borang LNPT)

BIL.


KAJIAN PERTENGAHAN



PETUNJUK PRESTASI



petunjuk prestasi)


petunjuk prestasi)


1.2

Mengurus dan membuat tempahan kenderaan / Kapal terbang bagi kegunaan Ketua Pegawai Eksekutif ( Pengurusan ) bagi menghadiri mesyuarat ataupun majlis rasmi.

Kualiti

Mengikut Garis Panduan PPSPPA Bil.11 Tahun 2012 iaitu Tempahan dan Penggunaan Kenderaan

Mengikut Garis Panduan PPSPPA Bil.11 Tahun 2012 iaitu Tempahan dan Penggunaan Kenderaan

Kuantiti

Bergantung kepada surat / memo mesyuarat / jemputan yang melibatkan TKPE ( Pengurusan )

Sebanyak 353 tempahan kenderaan dan 19 tempahan tiket kapal terbang telah dibuat sepanjang Januari 2014 sehingga Disember 2014

Sebanyak 353 tempahan kenderaan dan 19 tempahan tiket kapal terbang telah dibuat sepanjang Januari 2014 hingga Disember 2014 ( 100% )

Masa 5 min / jam

1.3 Menghantar e-mail / surat kepada jabatan, agensi dan individu yang berkenaan seperti yang diarahkan.

Kualiti Memastikan alamat dan email adalah betul.

Memastikan alamat dan email adalah betul.

Kuantiti Mengikut arahan TKPE ( Pengurusan )

Mengikut arahan TKPE ( Pengurusan )

101 email telah dibuat Januari 2014 hingga Disember 2014 ( 100% )

Masa

2

BIL.


KAJIAN PERTENGAHAN



PETUNJUK PRESTASI



petunjuk prestasi)


petunjuk prestasi)


2.

Mengurus serta menyediakan, menetapkan dan menyusun jadual kerja TKPE ( Pengurusan ) dari segi temujanji, panggilan mesyuarat (dalaman dan luaran) dan lain-lain.

Kualiti

Memastikan mesyuarat / jemputan / seminar / kursus tidak bertindih dengan jadual TKPE ( pengurusan )

Memastikan mesyuarat / jemputan / seminar / kursus tidak bertindih dengan jadual TKPE ( pengurusan )

Kuantiti Seminggu sekali

Masa 10 min / jam

3.Merekod dan menguruskan dokumen masuk dan keluar (memo, surat, dan lain-lain)

KualitiMenggunakan sistem pengurusan surat

Menggunakan sistem pengurusan surat

Kuantiti

Memastikan tarikh terima, tarikh surat, rujukan surat dan tajuk surat bagi rujukan masa semasa adalah betul.

Masa

10 min / jam

3

BIL.


KAJIAN PERTENGAHAN



PETUNJUK PRESTASI



petunjuk prestasi)


petunjuk prestasi)


4. Mengeluarkan memo atau surat rasmi.

Kualiti

Mengikut spesifikasi yang telah ditetapkan

Mengikut spesifikasi yang telah ditetapkan

Mengikut spesifikasi yang telah ditetapkan ( 100% )

Kuantiti

Bergatung kepada arahan TKPE ( Pengurusan )

Bergatung kepada arahan TKPE ( Pengurusan )

Masa

30 min / jam

5Menguruskan urusan menjilid dan membuat salinan (fotostat) surat/ memo/ dokumen TKPE ( Pengurusan )

KualitiBergantung kepadakuantiti dokumenyang diterima.

KuantitiMemastikan dokumen yang betul.

Masa 10 min / jam

4

PENETAPAN SKT PADA AWAL TAHUN PENGESAHAN PENCAPAIAN AKHIR TAHUNTandatangan Tarikh Tandatangan Tarikh Laporan dan Ulasan Keseluruhan Pencapaian SKT

5

PYD :

PPP :

PSP/H003/BD1

SASARAN KERJA TAHUNAN ( 2014 )

NAMA : NORAMRIZAYANI BT AB. RAHMAN NO. KAD PENGENALAN : 830109035876JAWATAN : PEMBANTU SETIAUSAHA PEJABAT (N22) KEMENTERIAN/JABATAN : TKPE ( P )

(1) TUGAS UTAMA Senaraikan tidak lebih dari 5 tugas utama

1. Membantu tugas khas kepada Timbalan Ketua Pegawai Eksekutif ( Pengurusan )

2. Mengurus serta menyediakan, menetapkan dan menyusun jadual kerja TKPE ( Pengurusan ) dari segi temujanji, panggilan mesyuarat (dalaman dan luaran) dan lain-lain.

3. Merekod dan menguruskan dokumen masuk dan keluar (memo, surat, dan lain-lain)

4. Mengeluarkan memo atau surat rasmi.

5. Menguruskan urusan menjilid dan membuat salinan (fotostat) surat/ memo/ dokumen TKPE ( Pengurusan )

(2) Peratusan Masa Ditumpukan

20 %

20 %

20 %

20 %

20%

(2) SUMBER DI BAWAH KAWALAN PYD dikehendaki menyatakan secara ringkas sumber yang ada seperti peralatan, maklumat, bilangan anggota dan peruntukan kewangan di bawah kawalannya.

a) Komputer : 1 Unit

PERHATIAN

* Senarai tugas utama dan SKT hendaklah diisi oleh PYD selepas berbincang dengan PPP. SKT bagi sesuatu tahun hendaklah ditentukan pada bulan Disember sebelum tahun penilaian

atau bulan Januari tahun penilaian

Untuk diisi oleh PYD dan dilampirkan kepada Borang Laporan Penilaian Prestasi Tahunan (LPPT)

(3) SKT YANG DITETAPKANPenetapan sasaran kerja sama ada dari segi kuantiti, kualiti kos atau masa berdasarkan tugas utama yang disenaraikan.

Bil. Senarai TugasPetunjuk Prestasi

Kualiti Kuantiti Masa / Kos

A MEMBANTU TUGAS KHAS KEPADA TIMBALAN KETUA PEGAWAI EKSEKUTIF ( PENGURUSAN ) ( 20% )

1

Mengurus dan menyediakan tuntutan elaun telefon bimbit TKPE ( Pengurusan )

Memastikan maklumat TKPE ( P ) diisi dengan betul dan lengkap untuk memudahkan semakan dibuat.

Setiap bulan5 minit

2 Mengurus dan membuat tempahan kenderaan / Kapal terbang bagi kegunaan Timbalan Ketua Pegawai Eksekutif ( Pengurusan ) bagi menghadiri mesyuarat ataupun majlis rasmi.

Memastikan tempat dan masa mesyuarat adalah betul untuk melancarkan perjalanan TKPE ( P)

Bergantung kepada arahan KPE / surat jemputan / Mesyuarat/ memo

5 minit / fail

3 Menghantar e-mail / surat kepada jabatan, agensi dan individu yang berkenaan seperti yang diarahkan.

Memastikan nama / alamat adalah betul bagi memudahkan urusan tersebut.

Melalui arahan yang diberikan atau dikeluarkan oleh TKPE( P)

5 minit / fail

7

B MENGURUS JADUAL KERJA TIMBALAN KETUA PEGAWAI EKSEKUTIF ( PENGURUSAN ) DARI SEGI TEMUJANJI, PANGGILAN MESYUARAT / KURSUS / SEMINAR ( 20% )

1 Menguruskan segala temujanji/ seminar / kursus/ mesyuarat di dalam diari TKPE ( Pengurusan)

Memastikan supaya semua temujanji yang dicatatkan dapat berjalan dengan lancar tanpa ada sebarang pertindihan.

Berdasarkan panggilan telefon / memo / surat

5 minit / jam

2 Menyediakan fail / folder untuk TKPE ( Pengurusan ) yang berkaitan dengan mesyuarat yang akan dihadiri

Memastikan supaya semua tindakan / maklumbalas daripada TKPE ( Pengurusan ) telah dibuat sebelum menghadiri mesyuarat.

Bergantung kepada mesyuarat yang akan dihadirioleh TKPE ( Pengurusan )

3 Memperingatkan TKPE ( Pengurusan ) mengenai mesyuarat, jadual yang berlangsung setiap hari

Memastikan supaya TKPE ( Pengurusan ) dapat menguruskan urusannya dengan lancar.

C MEREKOD DAN MENGURUSKAN DOKUMEN KELUAR / MASUK BILIK TKPE ( PENGURUSAN )

1 Memastikan cop terima daripada Pejabat TKPE ( Pengurusan ) dicop bagi memastikan tindakan segera akan diambil dan pergerakan surat berjalan dengan lancar.

Memastikan cop tarikh terima adalah betul

setiap hari

2 Memastikan semua surat terdapat dalam sistem pengurusan surat

Memastikan supaya surat yang dihantar oleh PAP adalah sama yang terdapat didalam sitem pengurusan surat.

setiap hari

8

3 Memastikan surat yang diminit TKPE ( P ) diambil tindakan segera oleh pegawai yang terlibat.

Memastikan surat yang diminit oleh TKPE ( P ) diambil tindakan segera oleh pegawai yang berkenaan.

setiap hari

D MENGELUARKAN MEMO DAN SURAT RASMI

1 Menderaf dan menaip memo atau surat yang telah diarahkan oleh Ketua Bahagian (Pengarah Bahagian).

Bergantung kepadaarahan yang diterima.

Menyemak semula bagi memastikan semua maklumat adalah betul.

30 min / jam

2 Bertanggungjawab dalam proses menguruskan untuk penghantaran kepada pihak yang tertentu seperti yang diarahkan.

Bergantung kepada bil penerima yang menerima surat / memo tersebut.

Mengisi borang penghantaran surat yang dibekalkan oleh BKSM dan menyimpan salinan untuk rujukan.

10 min / jam

E MENGURUSKAN URUSAN MENJILID DAN MEMBUAT SALINAN PHOTOSTAT SURAT / MEMO / DOKUMEN TKPE ( PENGURUSAN )

1 Terima surat / memo / dokumen untuk difotostat daripada Ketua Jabatan (Pengarah bahagian) / pegawai.

Bergantung kepada kuantiti dokumen yang diterima.

Menggunakan Sistem 6S. 10 min / jam

Tandatangan PYD Tandatangan PPP

Tarikh : Tarikh :

9

(4) KAJIAN PERTENGAHAN TAHUN SASARAN KERJA DAN PENCAPAIAN SEBENAR(i) Nyatakan perubahan sasaran kerja (jika ada)


Pencapaian Peratus

Pencapaian(%)

Kualiti Kuantiti Masa/Kos

A MEMBANTU TUGAS KHAS KEPADA TIMBALAN KETUA PEGAWAI EKSEKUTIF ( PENGURUSAN )

1



Setiap bulan5 minit

Sasaran kerja dapat dicapai Januari 2014 hingga Jun 2014

100%

2Mengurus dan membuat tempahan kenderaan / Kapal terbang bagi kegunaan Timbalan Ketua Pegawai Eksekutif ( Pengurusan ) bagi menghadiri mesyuarat ataupun majlis rasmi.



5 minit / failSasaran kerja dapat dicapai Januari 2014 hingga Jun 2014

100%

3Menghantar e-mail / surat kepada jabatan, agensi dan individu yang berkenaan seperti yang diarahkan.



5 minit / fail Sasaran kerja dapat dicapai Januari 2014 hingga Jun 2014

100%

10

JUMLAH PURATA PENCAPAIAN: 25%

B MENGURUS JADUAL KERJA TIMBALAN KETUA PEGAWAI EKSEKUTIF ( PENGURUSAN ) DARI SEGI TEMUJANJI, PANGGILAN MESYUARAT / KURSUS / SEMINAR

1 Menguruskan segala temujanji/ seminar / kursus/ mesyuarat di dalam diari TKPE ( Pengurusan)



5 minit / jam Sasaran kerja dapat dicapai Januari 2014 hingga Disember 2014

100%




Sasaran kerja dapat dicapai Januari 2014 hingga Disember 2014

100%



Sasaran kerja dapat dicapai Januari 2014 hingga Disember 2014

100%

JUMLAH PURATA PENCAPAIAN:

25%

11

C MEREKOD DAN MENGURUSKAN DOKUMEN KELUAR / MASUK BILIK TKPE ( PENGURUSAN )

1 Memastikan cop terima daripada Pejabat TKPE ( Pengurusan ) dicop bagi memastikan tindakan segera akan diambil dan pergerakan surat berjalan dengan lancar.


setiap hari Sasaran kerja dapat dicapai Januari 2014 hingga Disember 2014

100%




100%




100%


D MENGELUARKAN MEMO DAN SURAT RASMI

1 Menderaf dan menaip memo atau surat yang telah diarahkan oleh Ketua Bahagian (Pengarah Bahagian).



30 min / jam Sasaran kerja dapat dicapai Januari 2014 hingga Disember 2014

100%





100%

12





Menggunakan Sistem 6S.


100%


JUMLAH KESELURUHAN: 100%

(ii) Pencapaian kerja sebenar dan ulasan (jika ada)

PERHATIAN

* Kajian pertengahan tahun sasaran kerja tahunan dan pencapaian sebenar hendaklah diisi oleh PYD

selepas berbincang dengan PPP

Tandatangan PYD ......................................... Tarikh ......................

13

(5) PENCAPAIAN KERJA SEBENAR DALAM TAHUN PENILAIAN DAN ULASAN OLEH PYD(Sama ada dari segi kuantiti, kos dan masa)

PYD kendaklah berbincang dengan PPP sebelum mengisi ruangan ini


Pencapaian Peratus

Pencapaian(%)

Kualiti Kuantiti Masa/Kos

A MEMBANTU TUGAS KHAS KEPADA TIMBALAN KETUA PEGAWAI EKSEKUTIF ( PENGURUSAN )

1



Setiap bulan5 minit

12 tuntutan elaun telefon bimbit telah dibuat sehingga Disember 2014

100%

2Mengurus dan membuat tempahan kenderaan / Kapal terbang bagi kegunaan Ketua Pegawai Eksekutif ( Pengurusan ) bagi menghadiri mesyuarat ataupun majlis rasmi.



5 minit / fail353 tempahan kenderaan dan 19 tempahan tiket kapal terbang telah dibuat sehingga Disember 2014

100%

3Menghantar e-mail / surat kepada jabatan, agensi dan individu yang berkenaan seperti yang diarahkan.



5 minit / fail 101 email telah dihantar sehingga Disember 2014

100%

14


BMENGURUS JADUAL KERJA TIMBALAN KETUA PEGAWAI EKSEKUTIF ( PENGURUSAN ) DARI SEGI TEMUJANJI, PANGGILAN

MESYUARAT / KURSUS / SEMINAR1 Menguruskan segala temujanji/

seminar / kursus/ mesyuarat di dalam diari TKPE ( Pengurusan)



setiap hari Januari 2014 - Disember 2014

100%





100%




100%


C MEREKOD DAN MENGURUSKAN DOKUMEN KELUAR / MASUK BILIK TKPE ( PENGURUSAN )1 Memastikan cop terima daripada

Pejabat TKPE ( Pengurusan ) dicop bagi memastikan tindakan segera akan diambil dan pergerakan surat berjalan dengan lancar.



100%

15







100%


D MENGELUARKAN MEMO DAN SURAT RASMI1 Menderaf dan menaip memo atau

surat yang telah diarahkan oleh Ketua Bahagian (Pengarah Bahagian).



30 min / jam Januari 2014 - Disember 2014

100%





100%





Menggunakan Sistem 6S.


100%


16

JUMLAH KESELURUHAN: 100%

Tandatangan PYD : Tandatangan PPP :

Tarikh: ………………………… Tarikh: ……………………………

17

Documents

PSP/H003/BD1 V.2.0 BAHAGIAN II – SASARAN KERJA …intranet.swcorp.my/sistem/lnpt/upload/830109035876-2014.pdf · sasaran kerja tahunan (2014) nama : noramrizayani binti ab rahman