PUBLICADO EN ALCANCE A LA GACETA OFICIAL NÚMERO 214 DE FECHA 27 DE OCTUBRE DE 2003.

ÍNDICE Objetivo Alcance Marco Jurídico 1. Planeación

1.1. Investigación Preliminar 1.2. Programación

1.2.1. Auditorías 1.2.2. Intervenciones

2. Ejecución del Programa

2.1. Carta de Planeación 2.1.1. Antecedentes 2.1.2. Objetivos Específicos 2.1.3. Alcance de la Revisión 2.1.4. Definición de procedimientos y técnicas 2.1.5. Cronograma de actividades 2.1.6. Nombramiento de responsables

2.2 Inicio de una Auditoría 2.2.1 Ventajas del programa específico de auditoría 2.2.2 Reglas para la ejecución del programa de auditoría 2.2.3 Reglas para la atención de observaciones

3. Informes

3.1. Examen y evaluación de la información 4. Tratamiento de los resultados de la auditoría gubernamental

4.1. Notificación de resultados de auditoría 4.2. Evaluación de la documentación presentada para la solventación de las observaciones 4.3. Solicitud de promoción para el fincamiento de Responsabilidades

Anexos

1. Programa General de Trabajo 2. Tipos de Revisión 3. Informe del Análisis de Resultado de Observaciones

Glosario de Términos Bibliografía Transitorios

GOBIERNO DEL ESTADO ___________

CONTRALORÍA GENERAL

DIRECCIÓN GENERAL DE CONTROL Y EVALUACIÓN

___________

OBJETIVO

Establecer los criterios generales que normen las funciones de Planeación, Programación, Ejecución e Informes de Auditoría que realicen los Órganos Internos de Control en la Administración Pública Estatal.

ALCANCE

Los Lineamientos son aplicables a los Órganos Internos de Control en cada una de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Estatal, a las cuales se adscriben por designación del Contralor General.

MARCO JURÍDICO

Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Veracruz de Ignacio de la

Llave; artículo 49, Fracción X, de las atribuciones del Gobernador del Estado:

“...Controlar y evaluar el Plan Veracruzano de Desarrollo y los programas que de éste deriven”.

Ley número 58 Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Veracruz-Llave: artículo 34, de las atribuciones del Contralor General:

Fracción VII: “ Establecer los criterios y procedimientos para la realización de auditorías y revisiones en las Dependencias y Entidades”.

Fracción XIII: “Designar, previo acuerdo del Gobernador del Estado, a los titulares de los

Órganos Internos de Control en las Dependencias y Entidades, así como vigilar, controlar y evaluar su gestión”.

Fracción XIX: “Verificar el avance y ejecución de los programas a cargo de las Dependencias

y Entidades de la Administración Pública Estatal”. Fracción XXI: “Vigilar el cumplimiento de las normas de control y evaluación; así como

asesorar, apoyar y coordinar la operación de los Órganos Internos de Control en las Dependencias y Entidades”.

Fracción XXIII: “Realizar auditorías, revisiones y evaluaciones a las Dependencias y Entidades”.

Código número 18 Financiero para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave, Título Sexto Del Control y Evaluación del Gasto Público, Capítulo Primero del Control y Evaluación.

Artículo 290. El control y la evaluación del gasto público estatal se basarán en la información siguiente:

Fracción III: “Las conclusiones y recomendaciones y, en general, los informes y resultados

de las auditorías y visitas practicadas”. Artículo 291. El seguimiento y medición del ejercicio del gasto público se realizará en la

forma siguiente: Fracción III: “Mediante visitas y auditorías”. Artículo 293 1er. Párrafo: “En las Dependencias se establecerán Órganos Internos que

operen los sistemas de auditoría interna, así como de control y evaluación del origen y aplicación de recursos”.

Artículo 297. “Las auditorías al gasto público estatal que realicen los Órganos Internos de

Control podrán ser de tipo financiero, operacional, de resultado de programas y de legalidad, las cuales serán realizadas por la Contraloría y los auditores externos que esta última designe.”

Estas auditorías se realizarán de conformidad con las normas, lineamientos y demás

disposiciones que dicte la Contraloría. Artículo 300. Los Órganos Internos de Control de las Dependencias elaborarán un programa

anual de auditoría, el cual contendrá:

I. Los tipos de auditoría a practicar; II. Las unidades, programas y actividades a examinar; III. Los períodos estimados de realización; y IV. Los días - hombre a utilizar.

Dichos programas serán presentados a la Contraloría para su aprobación.

Artículo 302. Los órganos internos de control de las Dependencias y Entidades, por cada una de las auditorías que se practiquen, elaborarán un informe sobre el resultado de las mismas, de conformidad con las normas que dicte la Contraloría; estos informes se darán a conocer a los titulares de las Dependencias y Entidades auditadas para que, en su caso, implementen medidas tendientes a mejorar su gestión y el control interno, así como a corregir las desviaciones y deficiencias que se hubieren encontrado.

Si, como resultado de las auditorías, se detectan irregularidades que afecten a la Hacienda

Pública Estatal, se procederá en los términos de la Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado, el Código de Procedimientos Administrativos para el Estado de Veracruz, las disposiciones civiles o penales, según sea el caso.

Artículo 303. Los Órganos Internos de Control de las Dependencias y Entidades llevarán un

control de las observaciones y recomendaciones derivadas de la auditoría, y harán el seguimiento sobre el cumplimiento de las medidas correctivas que se hubieren acordado.

Decreto del Presupuesto de Egresos del Estado de Veracruz-Llave, del ejercicio que

corresponda, que señale lo siguiente: “La Secretaría y la Contraloría, en el ámbito de sus respectivas competencias, con el apoyo de

los Órganos Internos de Control en las Dependencias y Entidades, verificarán periódicamente los resultados de la ejecución de los programas y presupuestos de las mismas, a fin de que se apliquen, en su caso, las medidas conducentes. Igual obligación y para los mismos fines, tendrán las Dependencias respecto de las Entidades coordinadas.

... Para tal fin, dispondrán lo conducente para que se lleven a cabo las inspecciones y auditorías

que se requieran, así como para que se finquen las responsabilidades y se apliquen las sanciones que procedan conforme a la Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado y demás disposiciones aplicables, sin perjuicio de las sanciones penales que determinen las autoridades competentes.”

REGLAMENTO INTERIOR DE LA CONTRALORÍA GENERAL

Artículo 9, de las atribuciones del Contralor General: Fracción VI: “Establecer normas y lineamientos para la organización y funcionamiento del

Sistema Estatal de Control y Evaluación Gubernamental, así como vigilar su cumplimiento”. Artículo 22: “Los Órganos Internos de Control serán áreas de asesoría en las Dependencias y

Entidades en el desarrollo de los procesos de auditoría interna, control y evaluación de la gestión gubernamental, atención y trámite de quejas y denuncias interpuestas contra servidores públicos, así como para la organización y coordinación del desarrollo administrativo integral”.

Artículo 23: Los titulares de los Órganos Internos de Control tendrán, en el ámbito de la

Dependencia o Entidad en la que estén designados, las siguientes facultades: Fracción I. Coordinar y vigilar el funcionamiento del sistema integral de control y evaluación

gubernamental: supervisar el cumplimiento de normas y lineamientos en la Dependencia o Entidad de su adscripción;

Fracción II. Programar y realizar auditorías, investigaciones, inspecciones o visitas de

cualquier tipo e informar periódicamente a la Dirección General de Control y Evaluación.

Fracción III. Reportar al Titular de la Dependencia o Entidad la falta de aplicación de la normatividad en el ejercicio del gasto, a fin de que éste dicte las medidas correctivas a que haya lugar.

Fracción IV. Llevar un control de las observaciones y recomendaciones derivadas de las

auditorías, así como el seguimiento sobre el cumplimiento de las medidas correctivas acordadas por el Titular de la Dependencia o Entidad.

1. Planeación

Las Normas Generales de Auditoría Interna Gubernamental (NGAIG), exigen realizar previamente a la ejecución de cada auditoría, una adecuada planeación de los objetivos, procedimientos y oportunidad de los trabajos a desarrollar. Lo anterior constituye la planeación de la auditoría y debe comprender a todo el equipo que participará en su desarrollo.

La planeación de la revisión puede verse afectada dependiendo del fin específico del trabajo a

realizar. La información necesaria para planear adecuadamente el trabajo de la revisión se puede

obtener de diversas maneras, dependiendo de la naturaleza y las condiciones particulares de la Dependencia y/o Entidad; es decir, para que el proceso de la revisión se lleve a cabo en forma ordenada y sistemática, es necesario:

• Realizar una investigación previa respecto a la naturaleza y características de las áreas,

operaciones, programas o recursos sujetos a revisión; y

• Contar con programas que especifiquen los objetivos que se pretenden alcanzar, las actividades a desarrollar, los alcances de la revisión, el tiempo estimado de la ejecución, el personal que participará y el responsable de cada actividad. La planeación no debe entenderse únicamente como una etapa inicial anterior a la ejecución

de la revisión, sino que ésta debe continuar a través del desarrollo de la auditoría. Asimismo, la supervisión no deberá entenderse como una etapa final, sino que se inicia desde la planeación misma, en la medida en que ésta se delegue en otras personas.

1.1 Investigación preliminar El Órgano Interno de Control deberá contar con una amplia visión de los asuntos que

constituyen las funciones principales de la Dependencia o Entidad, contando así con las bases necesarias para poder planear en forma adecuada sus actividades.

Como se mencionó anteriormente, existen diversas variables a considerar, entre las que se

encuentran, entre otras:

• Marco Jurídico Normativo;

• Actividades Sustantivas que realizan;

• Unidades Presupuestales, Administrativas o Responsables; sobre la base de su Estructura Orgánica;

• Cantidad de trabajadores en la Dependencia o Entidad;

• Efectividad de los Canales de Comunicación;

• La efectividad de los Tramos de Control, desde el primero hasta el último nivel;

• La efectividad del control del Titular de la Dependencia sobre el sector y las Entidades que lo agrupan;

• Antecedentes de auditorías practicadas;

• La naturaleza y complejidad del Control Interno, derivado de su actividad sustantiva;

El resultado de esta investigación, soporta la planeación de las actividades y permite preparar un adecuado Programa General de Trabajo, que deberá ser remitido a la Dirección General de Control y Evaluación dentro de los primeros 15 días naturales del mes de noviembre del ejercicio anterior al que corresponda el programa, con las características que más adelante se mencionan.

1.2 Programación La integración del Programa General de Trabajo tiene entre otros propósitos, asegurar la

adecuada cobertura de los aspectos prioritarios de la Dependencia o Entidad, prever oportunamente los recursos necesarios e informar a los niveles directivos y autoridades competentes con la debida anticipación acerca de los trabajos a realizar durante cada ejercicio. Para ello se debe considerar el siguiente procedimiento para su elaboración:

A. Identificar, con base a la investigación previa y al histórico de revisiones de años anteriores,

las áreas, recursos, programas, unidades administrativas, presupuestales y/o responsables y operaciones que deben ser revisados.

B. Precisar los objetivos que se pretenden alcanzar en el desarrollo del Programa. C. Verificar los lineamientos generales para cada revisión. D. Definir el alcance de cada revisión considerando los recursos financieros, humanos y

materiales que intervendrán, para señalar el período de ejecución. E. Agrupar las revisiones dependiendo del objetivo que se persigue.

Se adjunta Anexo 1 “ Programa General de Trabajo”. Como se ha señalado anteriormente, las revisiones que se llevarán a cabo pueden ser de

distintos tipos, a saber: 1) Auditorías,

2) Intervenciones de Control y Evaluación,

3) Intervenciones de Desarrollo Administrativo,

4) Intervenciones de Responsabilidades y Situación Patrimonial, y

5) Otras Intervenciones.

1.2.1 Auditorías

La auditoría es una función que tiene como objetivo apoyar a la verificación, examen y evaluación de las operaciones y sistemas de control de las Dependencias y Entidades, con el propósito de determinar el grado de economía, eficiencia y eficacia con que se están alcanzando las metas y objetivos; asimismo, vigila que el manejo y la aplicación de los recursos públicos cumpla con la normatividad establecida.

Dentro del programa se deberá señalar el tipo de Auditoría, el ente a auditar, el rubro, el plazo

de ejecución, como a continuación se indica: Ejemplo 1

Tipo de auditoría: Integral Ente a auditar: Tecnológico Superior de Xalapa Plazo de ejecución: Del 5 de marzo al 5 de abril de 2003 Ejemplo 2

Tipo de auditoría: Específica Ente a auditar: Tecnológico Superior de Xalapa Rubro: Adquisiciones Plazo de ejecución: Del 14 de marzo al 4 de abril de 2003

En lo concerniente al Tipo de auditoría, se deberá seguir los criterios establecidos en la Guía Metodológica de Auditoría para la Función Directiva en los Órganos Internos de Control, por lo que las revisiones que se consideran auditorías podrán ser: • Auditorías Integrales, Específicas y de Seguimiento. • Auditoría a la Obra Pública

1.2.2 Intervenciones

Derivado de los trabajos realizados, se pueden presentar elementos para realizar una auditoria, conforme a lo señalado en la normatividad, sin embargo, existen revisiones que no presentan la formalidad de una auditoría, por lo que éstas pueden ser:

I. De Control y Evaluación.

• Evaluación programática

• Evaluación presupuestal

• Evaluaciones diversas

• Asistencia a Subcomités y eventos de licitaciones

• Asistencia a reuniones de Órganos de Gobierno y seguimiento de acuerdos

• Análisis de adjudicaciones de acuerdo a su modalidad

• Cierres mensuales de Información Financiera, Programática y Presupuestal

• Cierre del Ejercicio Presupuestal

• Análisis de la página Web

II. Intervenciones de Desarrollo Administrativo.

• Seguimiento al Programa de Calidad y Transparencia

• Vigilar el Marco Jurídico Normativo, (Reglamentos, manuales, etc.)

• Seguimiento al Programa de Desarrollo Administrativo

• Asistencia a Subcomités del Programa Veracruzano de Desarrollo Administrativo (PROVEDA)

• Capacitación (al interior o exterior)

III. Intervenciones de Responsabilidades y Situación Patrimonial.

• Vigilar la presentación de inicio, conclusión y modificación de la Situación Patrimonial de los servidores públicos

• Participación en las entregas-recepciones de servidores públicos obligados

• Recepción y seguimiento de quejas y denuncias

• Vigilar el cumplimiento del horario oficial

• Elaboración y presentación de dictámenes

IV. Otras Intervenciones.

Todas aquellas intervenciones a cargo del Órgano Interno de Control, que no se encuentran determinadas en los apartados anteriores, recaerán en este apartado.

2. Ejecución del programa.

Una vez autorizado el Programa General de Trabajo, de acuerdo a lo que marca el artículo 300

del Código número 18 Financiero para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave, en el ejercicio fiscal correspondiente, se deberá hacer del conocimiento por escrito, al Titular de la Dependencia o Entidad.

2.1 Carta de planeación Para el inicio de la ejecución del programa se deberá elaborar el anexo 4 “Carta de Planeación”

incluido en la Guía Metodológica de Auditoría para la Función Directiva en los Órganos Internos de Control, la cual está conformada por lo siguiente:

2.1.1 Antecedentes Se deberán mencionar los antecedentes del área, programa o rubro a auditar, describiendo en

qué parte de la estructura de la Dependencia o Entidad se encuentra, su marco legal, políticas, funciones y procedimientos que le aplican, resultados importantes de auditoría anteriores, información financiera y presupuestal, así como los demás elementos que le permitan al auditor tener un conocimiento general preliminar.

2.1.2 Objetivos Específicos Los objetivos específicos de la auditoria o revisión estarán orientados a los siguientes aspectos:

a) Verificar que el área, operación, programa o recurso revisado satisfaga las necesidades que en la materia respectiva presenta la Dependencia o Entidad.

b) Comprobar que las operaciones o actividades sometidas a examen se realicen con estricto

apego a la legislación estatal vigente o, en su defecto, la federal. c) Revisar que la organización, sistemas y procedimientos del área a examinar permitan el

adecuado desarrollo de las funciones o actividades. d) Proponer acciones que promuevan el mejoramiento del área, operación, programa o recurso a

revisar, así como el actuar de los servidores públicos que en ellas intervienen.

2.1.3 Alcance de la revisión Implica identificar las operaciones, actividades, sistemas o procedimientos que serán revisados

durante la intervención para delimitar la revisión. La intervención será más extensa en aquellos aspectos que denoten escasa confiabilidad en la información o recurrencia de deficiencias.

2.1.4 Definición de procedimientos y técnicas

Las herramientas que permitan al auditor alcanzar los fines que persigue la auditoría, se deberán considerar en este apartado. Estos instrumentos son la gama de procedimientos y técnicas de auditoría con las que cuenta la especialidad.

2.1.5 Cronograma de actividades

Realizar la calendarización de las actividades que se requieren ejecutar para el desarrollo de la revisión. 2.1.6 Nombramiento de Responsables

Es necesario nombrar un responsable de la revisión, de acuerdo a su experiencia y perfil profesional.

Los programas específicos deberán contener el nombre del responsable de su elaboración y la autorización del Titular del Órgano Interno de Control.

Es conveniente destacar que el Titular del Órgano Interno de Control no deja en ningún

momento de ser responsable directo de las intervenciones aunque la coordinación y ejecución de los trabajos los delegue en personal subalterno.

2.2 INICIO DE UNA AUDITORÍA

Para el inicio de una auditoría se deberán considerar las formalidades determinadas en la Guía Metodológica de Auditoría para la Función Directiva en los Órganos Internos de Control.

Es importante señalar que, en forma previa a la ejecución de la auditoría, deberá explicarse al titular del área sujeta a revisión cuáles son los objetivos que se persiguen, las áreas que están involucradas, las fechas estimadas de inicio y término de los trabajos, el personal del Órgano Interno de Control que participará y la fecha probable de la lectura del informe preliminar de resultados (esto se deberá realizar durante el levantamiento del Acta de Inicio de Auditoría).

La comunicación adecuada con el titular del área respectiva y el personal que directamente ejecute o participe en los programas y operaciones a revisar, será de gran apoyo para el proceso de obtención de información y documentación para la revisión. 2.2.1 Ventajas del Programa Específico de Auditoría Algunas de las ventajas del Programa son:

a) Sirve como guía en la ejecución de la auditoría. b) Permite verificar que no haya omisión alguna en la aplicación de los procedimientos. c) Ayuda a supervisar el trabajo y delimita responsabilidades. d) Es de utilidad para la planeación de futuras revisiones.

El cumplimiento del programa específico de auditoría se verá reflejado en los papeles de trabajo, que desarrollados conforme a las Normas Generales de Auditoría Interna Gubernamental, asegurarán el cumplimiento de un trabajo profesional que aporte todos los elementos indispensables para la presentación del informe de auditoría.

Dentro de la etapa de ejecución, los papeles de trabajo sirven como evidencia del cumplimiento del programa de auditoría, de la supervisión del trabajo y del tratamiento de irregularidades encontradas en el transcurso de la misma, por lo que se convierten en elementos indispensables para la formulación y presentación del informe final.

2.2.2 Reglas para la Ejecución del Programa de Auditoría Dependiendo del tipo de auditoría a realizar, éstas podrán tener la siguiente duración:

Semanas Tipo de Auditoría Mínimas Máximas Integrales 3 6 Específicas 1 3 De seguimiento 1 2 Obra Pública 2 4

Estos períodos no limitan la duración de las revisiones. Asimismo, como se señaló en la Etapa de Planeación, éstas son susceptibles de modificarse, por lo que la justificación de la ampliación de los períodos deberá enunciarse en el Informe Ejecutivo de las mismas. Ejemplo 3: Auditoría a la Obra Pública (4 etapas)

1ª. Etapa Tipo de Revisión: De congruencia Período: 3 semanas (semanas 18,19 20)

2ª. Etapa Tipo de revisión: De cumplimiento Período: 4 semanas (semanas 25,26,27)

3ª. Etapa Tipo de revisión: Ocular Período: 3 semanas (semanas 25,26,27)

4ª. Etapa Tipo de revisión: Paramétrica Período: 3 semanas (semanas 40,41,42)

En este caso se cuantificarán como cuatro revisiones en el ejercicio.

Ejemplo 4: Auditoría de Estados Financieros (2 etapas)

1ª. Etapa Tipo de Revisión: Específica a Gastos a Comprobar Período: 2 semanas (semanas 13,14)

2ª. Etapa Tipo de revisión: Específica a Proveedores Período: 2 semanas (semanas 25,26)

En este caso se cuantificarán como revisiones individuales, en este mismo supuesto estarán las de Programas Federales, Recursos Materiales y Recursos Humanos. (Anexo 2 “Tipo de Revisión”)

Para el caso de las auditorías integrales y las específicas a Unidades Presupuestales, tales como: escuelas, hospitales, ministerios públicos, planteles, oficinas de hacienda, direcciones generales, áreas, etc. se contará como una revisión. 2.2.3 Reglas para la Atención de Observaciones

El período para la atención de observaciones por parte de las Dependencias y Entidades no deberá de rebasar los 20 días hábiles, a excepción de aquellas que por sus características requieran una ampliación del período, para lo cual deberá existir la solicitud justificada y fundamentada por parte de la Dependencia o Entidad. El plazo de ampliación deberá revisarse y autorizarse por parte de la Dirección General de Control y Evaluación.

El término para atender las observaciones cuenta a partir del día siguiente al de la firma del

acta de cierre de la auditoría y notificación de observaciones. Los términos de atención se deben convenir con los responsables del ente auditado y plasmar

en la cédula correspondiente. Para los casos que durante el proceso de la auditoría se hayan notificado observaciones dentro del Acta Parcial, y si a la fecha establecida para darle cumplimiento éstas no fueron atendidas o se atendieron parcialmente, se le dará un plazo adicional de cinco días hábiles, sin que exceda los veinte días señalados para la solventación de observaciones, excepto en los casos de reintegración de efectivo, en los cuales es de atención inmediata. 3. Informes

Las Normas Generales de Auditoría Interna Gubernamental señalan:

Décima. Al término de cada intervención, el auditor interno gubernamental presentará al Titular de la Dependencia u Organismo, o a la autoridad que le haya ordenado, por escrito y con su firma, un informe acerca de la auditoría practicada.

Décima primera. El auditor interno gubernamental hará el seguimiento de las acciones correctivas adoptadas como resultado de las observaciones y recomendaciones contenidas en el informe de auditoría.

Por lo anterior, el titular del OIC conjuntamente con el personal responsable de la auditoría deberán llevar a cabo el examen y evaluación de toda la información, antes de emitir y hacer del conocimiento los informes al ente auditado. 3.1 Examen y evaluación de la información

Los auditores deberán obtener, analizar, interpretar y documentar la información que respalde los resultados de la auditoría.

El proceso de examen y evaluación de la información es el siguiente: 1. Se debe obtener la información de todos los asuntos relacionados con los objetivos y alcance

de la auditoría. 2. La información deberá ser suficiente, consistente, relevante y útil para que proporcione bases

sólidas para los hallazgos y recomendaciones de la auditoría.

Suficiente.- Significa que la información está basada en hechos, es adecuada y convincente, de tal forma que una persona objetiva e informada pueda llegar a las mismas conclusiones que el auditor.

Consistente.- Significa que la información es confiable y puede obtenerse de la mejor

manera, usando las técnicas de auditoría apropiadas. Relevante.- Cualidad de seleccionar los elementos de la información que mejor permitan al

usuario obtener los datos más representativos y operar sobre ella para lograr los fines específicos. Útil.- Esta característica implica la cualidad de adecuarse al propósito del usuario y ayudar en

las correctas tomas de decisiones. Ejemplo 5:

1. Nombramientos que estén certificados que son copia fiel del original. ..........................(Información

Suficiente)

2. Compulsas con proveedores que contenga actas circunstanciadas de hechos..............(Información Consistente)

3. Constancias de autoridades que den fe de hechos. .................................................. (Información

Relevante) 4. Reglamentos, manuales, etc. donde se mencionen actividades y responsabilidad de los

involucrados...........................................................................................................(Información Útil)

3. Los procedimientos de auditoría, incluyendo el empleo de las técnicas de pruebas selectivas y

muestreo estadístico, deberán ser elegidas con anterioridad, cuando sea posible, y ampliarlas o modificarlas cuando las circunstancias lo requieran.

4. El proceso de recepción, análisis, interpretación e integración de la información, deberá supervisarse por el responsable de la auditoría y Titular del OIC para proporcionar una seguridad razonable de que la objetividad del auditor se mantuvo y que los objetivos de la auditoría se cumplieron.

5. Los papeles de trabajo que documentan la auditoría deberán ser preparados por los auditores

y revisados por el responsable de la auditoría. Estos papeles deberán registrar la información obtenida y el análisis realizado, así mismo, deberán apoyar las bases de hallazgos de auditoría y soportar las recomendaciones a que dieron lugar.

Una vez integrada la información, producto de la auditoría, el auditor iniciará el proceso de evaluación, la cual consistirá en la comparación de lo que se está desarrollando en el ente auditado y los resultados alcanzados, contra lo que debe ser o los parámetros requeridos; en síntesis, es comparar lo que es con lo que debe ser.

La base para elaborar el Informe Ejecutivo de Auditoría proviene de los elementos y hallazgos del proceso de evaluación.

Con el propósito de que el resultado de las revisiones practicadas por los Órganos Internos de Control sea homogéneo y facilite su presentación, se han definido tres tipos de documentos que se entregarán a la Dirección General de Control y Evaluación al término de cada revisión:

1. Informe Ejecutivo

2. Cédula de Observaciones Relevantes y Generales

3. Cédula de Seguimiento

Dentro de la Guía Metodológica de Auditoría para la Función Directiva en los Órganos Internos de Control, se especifican los detalles de los documentos citados anteriormente, sin embargo, deben contener las siguientes características: 1) Debe mostrar verdaderos criterios de selección y síntesis de los resultados obtenidos. 2) Debe hacerse del conocimiento de las áreas revisadas, con el objeto de concientizarlas sobre la

problemática detectada, así como destacar los logros identificados. Asimismo, dar a conocer las recomendaciones propuestas y las fechas compromiso convenidas para su atención e implementación.

3) El Informe Ejecutivo debe contar con la firma del Titular del Órgano Interno de Control. 4) Las cédulas de observaciones relevantes y generales deben ir firmadas por los responsables

directos y solidarios del área auditada, por el responsable de la auditoria y por el Titular del OIC.

5) Los resultados de la auditoría se deben dar a conocer al Titular de la Dependencia o Entidad al

término de cada revisión y a la Contraloría General del Estado en forma trimestral dentro de los primeros 10 días hábiles de los meses de abril, julio, octubre y enero.

6) Las cédulas de seguimiento deben ir firmadas por los responsables directos y solidarios del

área auditada, por el responsable de la auditoria y por el Titular del OIC.

4. Tratamiento de los resultados de la Auditoría Gubernamental

El manejo o tratamiento de los resultados que se obtengan de la revisión, dependen de la aplicación del fundamento legal de la auditoría gubernamental, es decir, el tratamiento jurídico que habrá de darse a los resultados de la misma.

Los resultados de la Auditoría Gubernamental, dependen en gran medida de los rubros o áreas a revisar, debido a que pueden repercutir en la opinión pública, por lo que es significativo mencionar, que el auditor está obligado a mantener una actitud de independencia mental en todos los asuntos relativos a su trabajo profesional y ejecutar su trabajo con cuidado y diligencia. 4.1 Notificación de resultados (observaciones) de Auditoría

Los resultados de una auditoría gubernamental guardan características de observaciones en esta primera etapa de su tratamiento, ya que, se notifican a los responsables para que procedan a su atención o solventación ante el Órgano Interno de Control, dentro del plazo considerado en las reglas para la atención de las observaciones.

En este período los responsables del ente auditado, presentarán la documentación suficiente y competente que permita solventar las observaciones determinadas en la auditoría practicada. 4.2 Evaluación de la documentación presentada para la solventación de las

observaciones

Una vez concluido el plazo convenido con el Órgano Interno de Control para que los responsables del ente auditado presenten argumentos o documentos suficientes y competentes para solventar las observaciones notificadas; el OIC procederá a revisarlos para ver si son suficientes, competentes y justificables. Asimismo, el OIC elaborará el “Informe del Análisis de Resultados de Observaciones” (Anexo 3), el cual contendrá en forma precisa y clara el estado que guarda cada observación, incluyendo las causas por las que se considera que no está solventada alguna de las observaciones, de ser el caso. 4.3 Solicitud de promoción para fincamiento de responsabilidades

En el caso de subsistir observaciones notificadas no solventadas, el OIC iniciará el Procedimiento Administrativo Disciplinario, el cual consiste en la elaboración de la Promoción para Fincamiento de Responsabilidades, en contra de quién o quiénes resulten responsables, el cual se presentará ante la Dirección General de Responsabilidades y Situación Patrimonial.

El OIC deberá anexar a la Promoción, los documentos probatorios suficientes, competentes y relevantes que apoyen los hechos irregulares encontrados, conjuntamente con el formato de “Solicitud de Promoción de Fincamiento de Responsabilidad”, debidamente foliados.

En el proceso de promoción es importante incluir el fundamento jurídico inobservado en específico y en general.

ANEXOS

Instructivo de llenado 1. Anotar el nombre de la Dependencia o Entidad en el que se ubica el OIC. 2. Anotar, de acuerdo al tipo de auditoría o revisión, el número que corresponde. 3. Anotar, de acuerdo al Anexo 2, la clave de la revisión. 4. Describir el tipo de auditoría o revisión a realizar. 5. Señalar las semanas que abarcará la auditoría. 6. Indicar el número de semanas hombre a emplear en la revisión. 7. Nombre y firma del Titular del Órgano Interno de Control.

ANEXO 2 TIPOS DE REVISIÓN

CLAVE DESCRIPCIÓN

DE LA REVISIÓN

ÁREA QUE AFECTA

REGISTRO CONTABLE QUE

AFECTA

FLUJO DE OPERACIÓN

1.0. Recursos Humanos

Recursos Humanos

• Cuentas por cobrar. • Reserva para

obligaciones laborales

• Impuestos por pagar derivados de nóminas.

• Gasto de remuneraciones y previsión social

Nóminas

2.1. Adquisiciones • Compras • Recursos

Materiales y Servicios

• Presupuestos

• Anticipos a proveedores

• Proveedores • Acreedores

Egresos

2.2 Inventarios y Almacenes

• Producción • Inventarios • Reservas • Costo de Ventas

Conversión

2.3. Obra Pública • Construcción • Obras • Presupuestos

• Obras en proceso • Anticipo a

contratistas

Conversión

2.4. Activos Fijos • • Recursos Materiales y Servicios

• Activo Fijo • Reservas • Gastos de

depreciación

Conversión

2.5. Otros bienes y servicios

• Compras • Recursos

Materiales y Servicios

• Gastos anticipados • Gastos de instalación • Reservas • Gastos de

Egresos

• Presupuestos amortización

2.6. Producción • Producción • Inventarios • Reservas • Costos de Ventas

Conversión

CLAVE DESCRIPCIÓN

DE LA REVISIÓN

ÁREA QUE AFECTA

REGISTRO CONTABLE QUE

AFECTA

FLUJO DE OPERACIÓN

2.7. Comercialización • Comercial • Jurídica

• Ventas Ingresos

3.1. Control Programático Presupuestal

• Presupuestos Reporte Financiero

3.2. Cuentas por cobrar

• Comercial • Jurídica • Tesorería (Área

de crédito y cobranza)

• Cuentas por cobrar • Reservas

Ingresos

3.3. Ingresos y disponibilidades

• Tesorería (excepto el Área de Crédito y Cobranza).

• Caja y Bancos • Inversiones • Capital contable • Préstamos Bancarios

Tesorería

3.4. Sistema de pagos • Tesorería • Presupuestos

• Anticipos a proveedores

• Cuentas por pagar

Egresos

3.5. Control de Pasivos • Tesorería • Presupuestos

• Anticipos a proveedores

• Cuentas por pagar

Egresos

3.6. Ejercicio Presupuestal

• Presupuestos • Gastos Generales Conversión Egresos

CLAVE DESCRIPCIÓN

DE LA REVISIÓN

ÁREA QUE AFECTA

REGISTRO CONTABLE QUE

AFECTA

FLUJO DE OPERACIÓN

4.0. Sistema de Información y Registro

• Contabilidad • Sistemas

Reporte Financiero

5.0. Seguimiento

• Todas • Todos Todos

6.0. Denuncias y Responsabilida des

• Jurídico • Quejas y

Denuncias

7.0. Otras Intervenciones

• Dependiendo • Dependiendo Dependiendo

8.0. Revisiones Integrales

• Todas • Todos Todos

9.0. Programas Sustantivos

• Dependiendo • Dependiendo Dependiendo

ANEXO 3 INFORME DEL ANÁLISIS DE RESULTADOS

DE OBSERVACIONES C. (1)

Por medio del presente informo a Usted, del resultado de la evaluación de los documentos y argumentos presentados según oficio (2) para atender las observaciones notificadas con fecha (3), de la auditoría número (4) Observaciones notificadas Relevantes: ( 5 ) Generales: Observaciones solventadas Relevantes: ( 6 ) Generales: Causa (s) de no haber solventado la (s) observación (es): ( 7 )

Por lo que se le concede un plazo adicional de ( 8 ) hábiles, para entregar la documentación que solvente las observaciones pendientes. Para cualquier aclaración, me reitero a sus ordenes. C. ( 9 ) C.c.p. ( 10 ) Instructivo de llenado 1. Nombre del responsable del ente auditado (quien firmó las cédulas de observaciones, el puesto de mayor jerarquía) 2. Número del oficio que el ente auditado envío junto con la documentación para atender y solventar las observaciones notificadas.

3. Fecha de notificación de la auditoría 4. Número, nombre y tipo de la auditoría 5. Indicar el número de observaciones notificadas relevantes y generales 6. Indicar el número de observaciones solventadas relevantes y generales 7. Detallar en forma clara y precisa la causa por la cual no se da por solventada la observación,

así como precisar la documentación faltante en su caso. 8. Precisar los días adicionales. Estos días deben estar computados dentro de los 20 días hábiles

que marcan las reglas para la atención de observaciones. 9. Nombre y firma del Titular del Órgano Interno de Control. 10. Marcar primera copia al Contralor General del Estado, segunda copia al Titular de la

Dependencia o Entidad y la tercera, al Titular del área a la cual pertenezca el ente auditado.

Este informe debe presentarse preferentemente en forma personal, de lo contrario se deberá entregar en sobre cerrado con la leyenda “CONFIDENCIAL”.

GLOSARIO DE TÉRMINOS Actividad sustantiva

Conjunto de tareas prioritarias que estarán en función propia de la Dependencia y/o Entidad y que impacten de manera significativa el presupuesto asignado. Administración Pública Estatal

Conjunto de órganos que auxilian al Ejecutivo Estatal en la realización de la función administrativa; se compone de la administración centralizada y paraestatal que consigna la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Veracruz-Llave. Área

Es aquella parte de la institución a la cual se le asignan “funciones” y responsabilidades y que están contempladas en el manual de organización de la Dependencia o Entidad de la Administración Pública, pudiendo ser desde una jefatura de departamento hasta secretario de una Dependencia, o director general de una Entidad o equivalente. Auditoría Gubernamental

Revisión y examen que lleva a cabo la Contraloría General, a través de la Dirección General de Auditoría Gubernamental y de los Órganos Internos de Control, a las operaciones de diferente

naturaleza, que realizan las Dependencias y Entidades del Gobierno Estatal y que se ejerce al amparo, respeto y apego de las disposiciones jurídicas –o marco legal- aplicables a dichas Entidades Públicas susceptibles de ser vigiladas por este medio y a la investidura que este mismo marco otorga y faculta para el ejercicio de la función de auditoría. Control

Mecanismo preventivo y correctivo adoptado por la administración de una Dependencia o Entidad que permite la oportuna detección y corrección de desviaciones, ineficiencias o incongruencias en el curso de la formulación, instrumentación, ejecución y evaluación de las acciones, con el propósito de procurar el cumplimiento de la normatividad que las rige y las estrategias, políticas, objetivos, metas y asignación de recursos. Dependencia

Secretaría de Gobierno; Secretaría de Seguridad Pública; Secretaría de Finanzas y Planeación; Secretaría de Educación y Cultura; Secretaría de Trabajo y Previsión Social; Secretaría de Desarrollo Económico; Secretaría de Comunicaciones; Secretaría de Desarrollo Regional; Secretaría de Desarrollo Agropecuario, Forestal, Rural, Pesca y Alimentación; Secretaría de Salud y Asistencia; Contraloría General; Procuraduría General de Justicia y Coordinación General de Comunicación Social. Ente auditado

Cualquier área o unidad administrativa o presupuestal en la que se realicen programas gubernamentales y se apliquen recursos públicos. Entidad

Los organismos descentralizados, las empresas de participación estatal, los fideicomisos públicos en los que el fideicomitente sea el Gobierno del Estado, las comisiones, comités y juntas creados por el Congreso o por Decreto del propio Ejecutivo que cuenten con asignación presupuestal. Guía Metodológica de Auditoría para La Función Directiva en los Órganos Internos de Control

Documento guía cuyo objetivo primordial es estandarizar el trabajo de los Órganos Internos de Control, para promover el mejoramiento en la ejecución de su Programa General de Trabajo de Auditoría. Informe del análisis de resultados de observaciones

Documento a través del cual se hace del conocimiento al ente auditado, el estado que guardan las observaciones notificadas en su oportunidad.

Marco jurídico normativo

Conjunto de leyes, reglamentos, acuerdos, normas, criterios, metodologías, lineamientos y sistemas a los que debe apegarse una unidad presupuestal en el ejercicio de las funciones que tiene encomendadas, así como la forma en que deben desarrollarse las acciones para alcanzar los objetivos propuestos. Normas Generales de Auditoría Interna Gubernamental

Requisitos mínimos de calidad relativos a la personalidad del auditor, al trabajo que desempeña y a la información que rinde como resultado de su trabajo. Son normas de observancia obligatoria emitidas por la Contraloría General, que se asemejan a las que rigen la actuación profesional independiente, emitidas por el Instituto Mexicano de Contadores Públicos, organismo rector de la Contaduría Pública, que establecen las pautas a seguir para poder juzgar la gestión pública en términos de economía, eficiencia y eficacia. Normatividad

Conjunto de normas, lineamientos, reglas, procedimientos, metodologías y sistemas legales y profesionales emitidos por las distintas autoridades facultadas para ello, que establecen el marco jurídico normativo al que deben sujetarse las Dependencias y Entidades de los diferentes niveles de gobierno, de acuerdo a su ámbito de competencia. Observación

Señalamiento de carácter preventivo que el auditor hace relativo a los errores, omisiones, irregularidades o inconsistencias detectados como resultado de la aplicación de procedimientos de auditoría e intervenciones. Organismo

Ente público dotado de personalidad jurídica y patrimonio propio creado por decreto, con el objeto de actuar con independencia, imparcialidad y objetividad en sus funciones para efectos presupuestarios y contables. Como ejecutores del gasto, están obligados a cumplir con las leyes y normatividad vigente para fines de presentación de información presupuestaria y contable. Órgano Interno De Control

Son áreas de apoyo a la función directiva en las Dependencias y Entidades del Poder Ejecutivo, que dependen jerárquica y funcionalmente de la Contraloría General, cuya función principal es la de vigilar la correcta aplicación de los recursos públicos e impulsar el desarrollo administrativo. Procedimiento Administrativo Disciplinario

•

Procedimiento a través del cual se da seguimiento a las faltas administrativas en las que haya incurrido algún servidor público, de acuerdo a lo establecido en el artículo 46 de la Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos para el Estado Libre y Soberano de Veracruz-Llave. Programa General De Trabajo

Documento rector del trabajo de los Órganos Internos de Control, a través del cual se definen las acciones afines y coherentes, pretendiendo alcanzar objetivos y metas previamente determinadas en la planeación, requiriendo para ello combinar recursos: humanos, tecnológicos, materiales y financieros; asimismo, mediante un cronograma, se especifican los periodos a desarrollar en el programa y la distribución de las funciones por tipo de revisión. Solventación

Es la acción de aclarar, justificar, solucionar o, en su caso, reintegrar el monto de las observaciones notificadas estimables en dinero. Unidad Administrativa

Es el área encargada de la presupuestación, programación y ejercicio del presupuesto a cargo de la Dependencia o Entidad. Unidad responsable o presupuestal

Es aquella que integra la estructura básica de una Dependencia o Entidad, con “atribuciones” propias que las distinguen y diferencian entre sí, conteniendo cada una de ellas una estructura orgánica específica propia o secundaria, cuyas atribuciones específicas se instituyen en el reglamento interno o interior de dicha institución pública. Cada una de ellas tiene una clave dentro de la estructura programática presupuestal que las identifica y clasifica como única dentro de la Dependencia o Entidad a la que pertenece.

BIBLIOGRAFÍA

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• Secretaría de Finanzas y Planeación, Gobierno del Edo. de Veracruz: Lineamientos para la

operación y con rol de fondos revolventes, rotatorios y sujetos a comprobart , Veracruz, 2002. • Órgano de Fiscalización Superior del Estado de Veracruz: Manual de Fiscalización 2002, Veracruz,

2002.

TRANSITORIOS

PRIMERO.- La entrada en vigor de los presentes lineamientos será a partir del día siguiente de su publicación en la Gaceta Oficial del Estado. SEGUNDO.- Las presentes disposiciones son de observancia obligatoria. TERCERO.- Se derogan los Lineamientos para la Planeación, Programación, Ejecución e Informes de Auditoría en la Administración Pública Estatal, publicados el 10 de diciembre de 2002 en alcance a la Gaceta Oficial del Estado No. 246.