Upload
dinhtruc
View
274
Download
4
Embed Size (px)
Citation preview
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
11 - Pukal page 11 - 1
PUKAL GAMBARAN KESELURUHAN PEMBAYARAN SECARA PUKAL
PEJABAT PERAKAUNAN
GFMAS
WebMethods
PTJ
Pengguna eSPKB
Comm
Server
UUppddaattee VVoott eeSSPPKKBB
KKeeww331100// KKeeww 331111
AAPP550033 && AAPP550044
AAPP550033 && AAPP550044
EEFFTT//CCEEKK ddaann llaappoorraann
AAPP550033 && AAPP550044
AAPP550033,,AAPP550066,,AAPP550055,,AAPP550077 AAPP550033,,AAPP550066,,AAPP550055,,AAPP550077
KKeeww331100// KKeeww 331111
AAPP550033,,AAPP550066,,
AAPP550055,,AAPP550077
Agensi/
Penerima Bayaran
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
11 - Pukal page 11 - 2
PUKAL: FILE NAMING CONVENTION
Contoh:
FAIL - FAIL PUKAL
Agensi ke GFMAS
PROSES ID KETERANGAN CONTOH
AP503 Fail pengwujudan/ pembatalan akaun pukal:
1070AP50320002320081103001.GPG
AP504 Fail bil-bil pukal 1070AP50420002320081103001.GPG
GFMAS ke Agensi
PROSES ID KETERANGAN CONTOH
AP503 Fail status pengwujudan/ pembatalan akaun pukal
1070AP50320002320081103901.GPG
AP505 Fail muat turun pembayaran pukal
1070AP50520002320081103001.GPG
AP506 Fail bil pukal yang ditolak 1070AP50620002320081103001.GPG
AP507 Fail bil pukal yang dibatalkan 1070AP50720002320081103001.GPG
1070 AP504 200023 20100712 001 .GPG
A B C D E F
Nama Medan Perihal Format
A AO_CODE Kod Pej Perakaunan 4 Digit
B PROCESS_ID ID Proses Unik 5 Char
C AGENSI_ID ID Agensi Unik 6 Char
D DATE Tarikh YYYYMMDD
E SEQUENCE_NO Nombor Siri 3 Digit
F EXTENSION File Extention 3 Char
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
11 - Pukal page 11 - 3
PROSES ALIRAN KERJA PUKAL DENGAN iSIGN
MULA
webMethods auto hantar
fail bil pukal AP504 ke
server SAP
Simulasi fail bil pukal
(ZRAP053)
Batal?
Proses fail?
Lulus (iSign) dan Post fail
bil pukal
(ZRAP040)
Berjaya iSign?
Pembayaran bil pukal
(F110)
Muat turun
maklumat terperinci
pembayaran pukal
(ZRAP021)
Fail AP506 dan
notifikasi emel ke
agensi pukal
dijana
Fail AP505 dan
notifikasi emel ke
agensi pukal
dijana
TAMAT
Tidak
Tidak
Ya
Ya
Fail AP507 dan
notifikasi emel ke
agensi pukal
dijana
Tindakan pembetulan ralat
pukal
Batal?
Ya Tidak
Ya
Tidak
Berjaya post?Tidak
Ya
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
11 - Pukal page 11 - 4
A. PROSES PENGWUJUDAN/ PEMBATALAN AKAUN PUKAL
1. Bagi pengewujudan atau pembatalan akaun pukal: PTJ perlu menyediakan 3 salinan Borang Kew310 dan serahkan kepada
AO untuk pengesahan. AO akan menyerahkan Borang Kew310 asal dan salinan ke 2 yang telah
disahkan kepada Agensi untuk diproses. Agensi menyerahkan Borang Kew310 asal yang telah disahkan semula
kepada AO beserta AP503.
Contoh borang KEW310:
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
11 - Pukal page 11 - 5
2. Fail pengwujudan atau pembatalan akaun pukal (AP503) dimasukkan ke comm server secara online oleh agensi atau offline melalui CD dan akan dimasukkan ke folder yang betul oleh pegawai teknikal di AO.
3. AO boleh mendaftar akaun pukal di dalam GFMAS melalui ZRAP024
berpandukan borang Kew310.
NOTA : a) Semasa mendaftar kemungkinan terdapat ralat ‘Posting address tidak wujud’.
1. Semak waran peruntukan di BUDCON (fmrp_rw_budcon) – sekiranya tiada, sediakan waran peruntukan dan posting address akan diwujudkan secara automatik – tindakan oleh AO
2. Semak Cost Center (KS03) – diselenggara oleh BPOPA 3. Semak Profit Center (KE53) - diselenggara oleh BPOPA 4. Semak Funded Program (FMMEASURED) - diselenggara oleh BPOPA 5. Semak WBS Element (CJ03) - diselenggara oleh BPOPA 6. Semak Functional Area (FMFUNCTION) - diselenggara oleh BPOPA Jika masih error – SOLMAN a. Kemungkinan tiada DERIVATION (diselenggara oleh GL) b. Kemungkinan peranan pukal/ business Area tiada (diselenggara oleh
Authorization)
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
11 - Pukal page 11 - 6
b) Semasa mendaftar kemungkinan terdapat ralat ’Rekod telah wujud’.
1. Semak akaun pukal di ZRAP025 2. Sekiranya ralat ’Rekod tidak wujud’ dipaparkan, tandakan √ pada ’Rekod Telah
Dipadam’ dan klik Execute.
3. Untick pada kotak ’Tanda Untuk Hapus’
4. Lakukan kemaskini berdasarkan borang Kew310/ Kew 311 dan klik Simpan sekiranya akaun ingin digunakan semula.
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
11 - Pukal page 11 - 7
B. SEMAKAN PENGWUJUDAN/ PEMBATALAN AKAUN PUKAL DI WM
1. WM akan proses fail AP503 secara automatik untuk dihantar ke GFMAS. 2. Pengguna boleh menyemak fail AP503 yang di hantar oleh agensi di skrin WM. 3. Semak fail pukal di External Parties Reports. Masukkan ID Pengguna dan
kata laluan.
4. Masukkan Kod Agensi dan tarikh. Kemudian klik pada Search atau tekan Enter.
5. Pastikan fail berjaya dihantar dan berstatus Delivered bagi memastikan fail wujud
di GFMAS. Jika berstatus Failure klik di pautan dan rujuk Jadual 1: Ralat Fail AP503.
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
11 - Pukal page 11 - 8
Jadual 1: Ralat Fail AP503
Ralat di WebMethod Penerangan Tindakan
[processFileListing] - File already exist! Please change your sequence no. to retry.
Duplicate sequence number, change the sequence number and retry again
Pastikan jujukan nama fail diubah, fail yang menggunakan nama yang sama tidak dapat diproses
[EXT-901] - com.wm.app.b2b.server.ServiceExceptionjava.io.IOException:javax.mail. AutheitionFailedException
SMTP authorization problem, webMethods cannot send email to AG SMTP
SMTP server down, perlu semakan lanjut, rujuk WM
[EXT-006] - gpg: decrypt_message failed: eof
Invalid GPG file Fail yang diencrypted tidak sah, format GPG salah, WM tidak dapat decrypt file tersebut
[EXT-901] - com.wm.app.b2b.server.ServiceException java.io.IOException: javax.mail.MessagingException: Could not connect to SMTP host: 10.23.22.2, port: 25; nested exception is: java.net.ConnectException: Connection refused: connect
SMTP server connection problem, webMethods cannot send email to AG SMTP
SMTP server down, perlu semakan lanjut, rujuk WM
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
11 - Pukal page 11 - 9
6. Klik pautan Total dan skrin ini akan dipaparkan;
7. Fail berstatus IN adalah fail yang wujud di GFMAS dan fail berstatus OUT adalah fail yang wujud di comm server. Apabila fail berstatus Delivered di WM, pengguna boleh menyemak fail tersebut di GFMAS.
C. SEMAKAN PENGWUJUDAN/ PEMBATALAN AKAUN PUKAL DI GFMAS
1. Lihat senarai fail AP503 yang dihantar oleh agensi di AL11.
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
11 - Pukal page 11 - 10
2. Klik pada direktori WEBMETHOD
3. Klik pada log ARCHIVES.
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
11 - Pukal page 11 - 11
4. Carian nama fail boleh dilakukan melalui butang Find dan masukkan nama fail terbabit.
5. Klik pada nama fail bagi melihat butiran fail.
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
11 - Pukal page 11 - 12
6. Laporan status fail AP503 akan dipaparkan.
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
11 - Pukal page 11 - 13
7. Mesej ralat juga akan dipaparkan.
NOTA:
Ralat yang biasa berlaku semasa creation:
1. Kes Posting address tidak wujud – kemungkinan agensi salah mengunci masuk rekod
dalam fail AP503. AO perlu bandingkan Borang Kew310 dengan fail yang ditolak oleh
GFMAS. Hubungi agensi untuk membuat pembetulan dan hantar semula fail. AO juga boleh
daftar akaun pukal secara manual di ZRAP024 berdasarkan Borang Kew310.
2. Sekiranya fail AP503 tiada di AL11, walaupun maklumat di Kew310 sama seperti yang
dihantar oleh agensi, kemungkinan PTJ tersilap mengisi maklumat di Borang Kew310. Jika
ini berlaku AO perlu maklumkan PTJ. Waran yang dihantar juga mungkin tidak sama
dengan caj pengwujudan akaun pukal.
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
11 - Pukal page 11 - 14
Contoh creation yang berjaya
Jumlah rekod yang diterima boleh dilihat di report ZRAP005 (BP20)
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
11 - Pukal page 11 - 15
Contoh akaun dibatalkan.
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
11 - Pukal page 11 - 16
Semakan di ZRAP025
Fail deletion yang dihantar akan ‘mark for deletion’ di skrin zrap025.
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
11 - Pukal page 11 - 17
D. KEMASKINI AKAUN PUKAL (ZRAP025)
1. Bagi mengemaskini akaun pukal: PTJ sediakan borang Kew311 sebanyak 3 salinan dan simpan 1 salinan. 2
salinan diberi kepada AO. Kemaskini akaun pukal dilakukan oleh AO.
Contoh borang KEW311:
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
11 - Pukal page 11 - 18
2. Masukkan kod agensi dan akaun pukal (jika ada).
NOTA: Sekiranya ingin menyemak akaun pukal yang telah dihapuskan, tandakan √
pada ’Rekod telah dipadam’.
NOTA : Semasa kemaskini kemungkinan terdapat ralat ‘Posting address tidak wujud’.
1. Semak waran peruntukan di BUDCON (fmrp_rw_budcon) - posting address diwujudkan secara automatik – tindakan oleh AO
2. Semak Cost Center (KS03) – diselenggara oleh BPOPA 3. Semak Profit Center (KE53) - diselenggara oleh BPOPA 4. Semak Funded Program (FMMEASURED) - diselenggara oleh BPOPA 5. Semak WBS Element (CJ03) - diselenggara oleh BPOPA 6. Semak Functional Area (FMFUNCTION) - diselenggara oleh BPOPA
Jika masih error – SOLMAN
a. Kemungkinan tiada DERIVATION (diselenggara oleh GL) b. Kemungkinan peranan pukal/ business Area tiada (perlu mohon Authorization)
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
11 - Pukal page 11 - 19
RALAT SEMASA PENGWUJUDAN/PENGEMASKINIAN/PEMBATALAN AKAUN PUKAL
Kaedah semakan ralat :-
ZRAP039 – Laporan Status Pengwujudan / Pembatalan Akaun Pukal
ZRAP024 – Daftar Akaun Pukal
ZRAP025 - Kemaskini Akaun Pukal
Bil Mesej Ralat Keterangan T/jawab Tindakan
1 Rekod tidak
wujud.
Pembatalan tidak boleh
dilakukan kerana akaun
pukal tidak wujud dalam
GFMAS.
Agensi 1. Menghantar akaun pukal
yang betul untuk
pembatalan.
2. Semak dengan PTJ
berkenaan jika data adalah
betul.
2 Kod xxxxxx tidak
wujud dalam
Sistem GFMAS.
xxxxxx adalah:
Jab/ptj, vot,
prog/akt,
proj/setia, objek
Kod perakaunan tidak wujud. AO Kew310:-
1. Bandingkan Kew310 dengan
BP80.
2. Jika sama, kuiri PTJ.
3. Sekiranya tidak sama, daftar
secara manual berdasarkan
Kew310 dan maklumkan
agensi.
Kew311:-
1. Kuiri PTJ
3 Posting Address
tidak wujud .
Masalah berkaitan waran
peruntukan.
AO 1. Semak dan pastikan waran
peruntukan telah wujud di
GFMAS.
2. Sekiranya telah wujud,
maklumkan menerusi
SOLMAN.
4 Rekod telah
wujud
Pengwujudan akaun tidak
dapat dilakukan disebabkan
nombor akaun telah wujud
dalam GFMAS.
Agensi Menghantar nombor akaun
yang sebenar.
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
11 - Pukal page 11 - 20
E. SEMAKAN FAIL BIL PUKAL DI WM
1. Fail bil pukal yang wujud di comm server akan dihantar secara automatik ke GFMAS
oleh WM. Untuk menyemak fail yang dihantar oleh agensi, pilih External Parties
Report di skrin utama WM, dan masukkan ID Pengguna dan kata laluan.
2. Masukkan kod agensi atau tarikh proses di skrin berkenaan dan tekan butang search.
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
11 - Pukal page 11 - 21
3. Pastikan fail berstatus ‘Delivered’ sebelum diproses di GFMAS. Jika status ‘Failure’,
semak ralat seperti Jadual 2: Ralat Fail AP504.
Jadual 2: Ralat Fail AP504
Ralat di WebMethod Penerangan Tindakan
[EXT-009] - com.sap.mw.jco.JCO$Exception
CPIC-CALL: 'CMRCV' LOCATION SAP-Gateway
on host10.23.29.12 / 3300 ERROR Return codes
(function=STIAsRcvFromGw / CPICRC=CM_
DEALLOCATED _ABEND / SAP-
RC=GW_SHUTDOWN ) TIME Tue Dec 05
09:15:22 2006 RELEASE 640 COMPONENT
CPIC (TCP/IP)VERSION 3 RC 772 MODULE
r3cpic.c LINE 5074 COUNTER 2
SAP gateway down rujuk BASIS,
kemungkinan gateway
atau capaian rangkaian
bermasalah
[EXT-009] - com.sap.mw.jco.JCO$Exception
Exception condition
"PROGRAM_START_ERROR" raised.
SAP ABAP
program error
Maklumkan aplikasi.
Perlu semakan lanjut
[EXT-008] - [FL0007] Incorrect data line length
(Source : 0130207001102006PJH2
1220060000010000058500715507102006 [Size
is: 102]) (Structure : Expecting record size: 101.)
Invalid file format Maklumkan agensi
untuk membetulkan
format fail dan hantar
semula.
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
11 - Pukal page 11 - 22
Jadual 3: Ralat Fail AP506
Ralat di WebMethod Penerangan Tindakan
[EXT-012] -
com.wm.app.b2b.server.Servic
eException 550
/WEBMETHOD/OUT/
1103AP5062000012006122801
1.GFM: A file or directory in the
path name does not exist.
File GFM missing from
COMSERVER
Pastikan fail diletakkan didalam
folder yang betul, supaya boleh
diproses oleh WM
4. Pastikan pihak AO menerima emel apabila fail AP504 diproses (dalam emel terdapat
nama fail ralat AP506). Fail ini boleh di lihat di AL11 folder WebMethod/Archive dan
akan dipaparkan dalam BP13 (ZRAP028).
LATIHAN 10:PROSES FAIL BIL PUKAL DI GFMAS Laksanakan proses pukal berdasarkan aliran proses pukal sehingga bil pukal berjaya dipost menjadi open item. L10.1. Semak Fail Bil Pukal (AP504) Kod Transaksi: AL11
Fail bil pukal boleh disemak dalam GFMAS di Error Log folder.
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
11 - Pukal page 11 - 23
Klik pada folder WEBMETHOD.
Pilih folder IN.
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
11 - Pukal page 11 - 24
Fail AP504 yang belum diproses wujud di /WEBMETHOD/IN.
L10.2. Proses Simulasi Pukal Kod Transaksi: ZRAP053
Proses simulasi perlu dilakukan untuk fail bil pukal yang hendak diproses bagi
mengenalpasti ralat yang terdapat pada bil pukal dan ralat akan dipaparkan sekiranya
ada.
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
11 - Pukal page 11 - 25
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
11 - Pukal page 11 - 26
Pengguna perlu memproses fail bil pukal sebelum kelulusan dilakukan. Fail bil pukal
yang telah diproses akan berstatus 2.
NOTA:
Jumlah besar amaun ZRAP053 = Jumlah besar amaun ZRAP040 (amaun bagi bil yang
ralat tidak ditolak)
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
11 - Pukal page 11 - 27
L10.3. Proses Pembatalan Fail Bil Pukal Kod Transaksi: ZRAP053
Pengguna boleh membetulkan ralat bil Pukal dan proses simulasi boleh diulangi semula
sekiranya perlu atau pengguna boleh terus membatalkan fail tersebut. Contoh alasan
pembatalan adalah seperti :-
Bil bulan yang sama dihantar lebih dari sekali Tahun kewangan di header dan maklumat terperinci tidak sama (AKB) Data yang diterima kepunyaan pejabat perakaunan yang lain.
2) Klik dan masukkan
alasan pembatalan
1) Klik pada kotak pilihan
untuk membatalkan fail pukal
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
11 - Pukal page 11 - 28
Agensi Pukal akan dimaklumkan secara emel untuk fail bil Pukal yang telah
dibatalkan beserta alasan pembatalan fail tersebut.
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
11 - Pukal page 11 - 29
RALAT SEMASA PROSES SIMULASI FAIL BIL PUKAL
Kaedah semakan ralat:-
ZRAP053 – Simulasi Fail Bil Pukal
Bil Ralat Keterangan T/jawab Tindakan
1. Posting address tidak
wujud
Terdapat kesalahan pada
cajline akaun pukal
AO a) AO perlu menyemak cajline akaun pukal terlibat berdasarkan Kew311.
b) Semak dengan PTJ untuk menyediakan Kew311 berdasarkan kod yang betul.
2. Terdapat ralat semasa
simulasi Posting
Address
Terdapat kesalahan pada
cajline akaun pukal
AO a) Meminta PTJ membetulkan dan mengesahkan kod-kod perakaunan data induk pukal melalui Kew311, bagi nombor akaun pukal yang tersenarai.
b) AO perlu mengemaskini akaun pukal terlibat berdasarkan Kew311.
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
11 - Pukal page 11 - 30
Bil Ralat Keterangan T/jawab Tindakan
3. Kod Chargeline tidak
aktif untuk tahun
semasa
Kod cajline tidak dapat
digunakan pada tahun
semasa
AO a) Meminta PTJ membetulkan dan mengesahkan kod-kod perakaunan data induk pukal melalui Kew311 berdasarkan nombor akaun pukal yang tersenarai.
b) AO perlu mengemaskini akaun pukal terlibat berdasarkan Kew311.
4. Akaun pukal tidak wujud
atau telah dibatalkan
Akaun pukal tiada dalam
sistem GFMAS atau telah
ditanda untuk hapus
AO a) AO perlu menyemak akaun pukal wujud atau tidak di ZRAP025. Sekiranya tidak wujud sila wujudkan dalam sistem di ZRAP024 berdasarkan borang Kew310 atau mohon agensi menghantar fail pengwujudan akaun pukal (AP503).
b) Sekiranya wujud, untick pada kotak ‘Tanda untuk Hapus’ sekiranya akaun pukal masih ingin digunakan.
5. Kod Pejabat
Perakaunan tidak
dibenarkan
Terdapat kesalahan pada kod
pejabat perakaunan
Agensi a) Semak kod pejabat perakaunan yang digunakan dalam fail bil pukal.
b) Agensi perlu menghantar semula fail bil pukal menggunakan kod pejabat perakaunan yang betul.
6. Kod Agensi Pukal tidak
dibenarkan
Terdapat kesalahan pada kod
agensi pukal
Agensi a) Semak kod agensi pukal yang digunakan dalam fail bil pukal.
b) Agensi perlu menghantar semula fail bil pukal menggunakan kod agensi pukal yang betul.
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
11 - Pukal page 11 - 31
Bil Ralat Keterangan T/jawab Tindakan
7. (AKB)
Bil pukal bukan untuk
Tahun Semasa
Terdapat kesalahan tahun
pada header dan detail dalam
fail bil pukal
Agensi a) Semak kandungan fail bil pukal dan pastikan tahun pada header dan detail adalah sama.
b) Agensi perlu menghantar semula fail bil pukal setelah pembetulan dilakukan.
8. (AKB)
Pengeposan ke Akaun
Amanah tidak
dibenarkan
Pengeposan ke Akaun
Amanah tidak dibenarkan
dalam tempoh AKB
AO a) Semak cajline akaun pukal yang terlibat dan pastikan akaun amanah tidak digunakan dalam tempoh AKB.
b) AO perlu mengemaskini akaun pukal berdasarkan Kew311 setelah mendapat pengesahan PTJ.
9. (AKB)
Kod Program Aktiviti
atau Kod Projek Setia
tidak dibenarkan
Kod Program Aktiviti atau Kod
Projek Setia tidak aktif pada
tahun semasa tetapi ingin
digunakan dalam tempoh
AKB
AO a) Semak validity period bagi Kod Program Aktiviti/ Projek Setia tersebut di FM_FUNCTION.
b) Sekiranya valid bagi tahun AKB, abaikan ralat semasa simulasi tersebut dan teruskan sehingga proses post. Pastikan (sekiranya tiada ralat lain) jumlah amaun di ZRAP053 = ZRAP040 = FBL1N.
c) Jika invalid, maklumkan kepada BPOPA sekiranya kod tersebut ingin digunakan.
10. Ruangan Tax tidak
ditandakan di Akaun GL
Terdapat kesalahan pada kod
objek dalam fail bil pukal
AO a) AO perlu menyemak kod objek yang digunakan dengan PTJ/ Agensi untuk pengesahan dan pembetulan.
b) AO perlu mengemaskini akaun pukal berdasarkan Kew311 setelah mendapat pengesahan PTJ.
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
11 - Pukal page 11 - 32
L10.4. Proses Kelulusan Fail Bil Pukal Kod Transaksi: ZRAP040
Program ZRAP040 digunakan untuk tujuan tandatangan secara digital dan proses
posting data fail bil Pukal di dalam sistem GFMAS. Fail bil pukal yang telah berstatus
2 perlu dilakukan proses Lulus (Tandatangan secara digital dan pos bil) atau proses
Batal. Proses Lulus fail bil pukal MESTI dilakukan oleh super user yang boleh force
overbudget untuk menjadi Open Item bagi mengelakkan ralat peruntukan tidak
mencukupi.
Kod Pejabat Perakaunan perlu dimasukkan, kemudian masukkan salah satu pilihan
sama ada Maklumat Terperinci ATAU Maklumat Fail. Jika memilih Maklumat
Terperinci masukkan Kod Agensi, Bulan dan Tahun. Jika memilih Maklumat Fail
masukkan nama fail AP504. Tekan butang untuk melarikan (Execute) program.
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
11 - Pukal page 11 - 33
1) Pilih fail bil pukal untuk diproses
2) Klik pada butang Lulus untuk proses tandatangan digital (i-
sign) dan pos bil pukal menjadi open item
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
11 - Pukal page 11 - 34
Pengguna perlu menggunakan kod transaksi SM37 untuk melihat status ‘JOB’ pukal
yang sedang diproses.
6) Pastikan nama
background job untuk
semakan di SM37
7) Gunakan kod transaksi SM37
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
11 - Pukal page 11 - 35
Di skrin ‘Simple Job Selection’, masukkan pilihan seperti di bawah:
Skrin ‘Job Overview’ seperti di bawah akan dipaparkan selepas larian program.
NOTA:
Sila PASTIKAN proses pos bil pukal berstatus Complete SEBELUM melakukan proses
Payment Run bagi mengelakkan hanya separuh daripada bil pukal dibayar.
8) Masukkan * di medan ‘Job name’
10) Masukkan tarikh di medan ‘From’.
Sistem telah menetapkan secara default
tarikh semasa.
11) Klik butang ‘Execute’ untuk melarikan
program
12) Semak status proses pos bil-bil pukal
ini telah selesai
9) Masukkan nama pengguna di medan
‘User name’
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
11 - Pukal page 11 - 36
Fail AP506 dan notifikasi emel akan dihantar ke agensi pukal apabila proses Lulus
fail bil pukal selesai.
Semakan bil-bil yang ditolak boleh disemak di AL11, klik di /WEBMETHOD.
Klik pada folder ARCHIVE
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
11 - Pukal page 11 - 37
Klik pada Find dan masukkan nama fail.
Klik pada nama fail untuk melihat kandungan fail tersebut.
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
11 - Pukal page 11 - 38
Hanya fail yang ditolak sahaja ditunjukkan dalam AP506
RALAT DALAM AP506 (BIL-BIL PUKAL YANG DITOLAK)
Kaedah semakan:
Kod transaksi AL11/ Webmethod/ Archives/ (nama fail AP506 mengikut emel).
Bil Mesej Ralat Keterangan T/jawab Tindakan
1 Bil not for current
year.
Bil bukan untuk tahun
semasa.
Agensi Hantar semula fail bil pukal
untuk tahun perakaunan yang
betul.
2 Posting to Amanah
not allowed for AKB
Urusniaga yang melibatkan
amanah tidak dibenarkan
dalam tempoh AKB.
Agensi Hantar semula fail bil pukal bagi
tahun semasa.
3 Data doesn't exist in
table ZAPCPK1
Nombor akaun pukal yang
digunakan dalam bil tidak
wujud dalam database
GFMAS
PTJ/AO/
Agensi
Nombor akaun pukal perlu
diwujudkan dalam GFMAS –
Rujuk Prosidur Kerja
Pengurusan Pukal di bawah
tajuk:Pengwujudan Akaun
Pukal.
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
11 - Pukal page 11 - 39
Bil Mesej Ralat Keterangan T/jawab Tindakan
4 Posting period xx is
not open.
Bulan perakaunan
belum dibuka.
AO 1. Maklumkan kepada BPOPA
untuk buka bulan perakaunan.
2. Maklumkan agensi untuk
menghantar semula fail bil
pukal.
5 Specify account
number
Akaun pukal ini telah
diwujudkan dalam GFMAS
dengan kod objek 99999.
Agensi
(MAS&
IWK)
Kod objek sebenar perlu
dihantar dalam fail bil pukal .
6 FI: Postings is not
allowed
Masalah berkaitan dengan
cajline untuk peruntukan vot
P.
AO Maklumkan menerusi
SOLMAN.
7 Account xx FGOM is
blocked for posting
Masalah berkaitan kod
perakaunan General Ledger.
AO Maklumkan menerusi SOLMAN.
8 G/L account 0
FGOM does not
exist
Wajib bagi SODO 99999. Agensi
(MAS&
IWK)
Menghantar semula bil pukal
dengan objek sebenar.
9 Cost center
FGOM/xxx does not
exist on xx.
Kod perakaunan tidak sah
dalam GFMAS.
AO Maklumkan menerusi SOLMAN
10 FM account
assignment cannot
be posted in posting
ledger
Masalah berkaitan waran
peruntukan.
AO 1. Semak dan pastikan waran
peruntukan telah wujud di
GFMAS.
2. Sekiranya telah wujud,
maklumkan menerusi SOLMAN.
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
11 - Pukal page 11 - 40
Bil Mesej Ralat Keterangan T/jawab Tindakan
12 Annual budget
exceeded by.......
Bil pukal dipost oleh non-
super user
AO/
Age
nsi
Hanya pegawai yang
dibenarkan/ super user sahaja
yang dibenarkan untuk
mengepost fail bil pukal setelah
diluluskan.
Agensi perlu memasukkan bil
yang ditolak dalam fail bil pukal
bulan berikutnya untuk diproses
semula.
14 (Pukal AKB)
FM account
assignment cannot
be posted in posting
ledger 9A
Masalah berkaitan waran
peruntukan.
AO 1. Semak dan pastikan waran
peruntukan telah wujud di
GFMAS.
2. Sekiranya telah wujud,
abaikan ralat semasa simulasi
tersebut dan teruskan sehingga
proses post. Pastikan (sekiranya
tiada ralat lain) jumlah amaun di
ZRAP053 = ZRAP040 = FBL1N.
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
11 - Pukal page 11 - 41
F. PROSES PEMBAYARAN BIL-BIL PUKAL
Semak bil-bil pukal yang telah menjadi open item di FBL1N. Masukkan kod agensi
pada Vendor Account.
NOTA:
Sila pastikan bahawa jumlah rekod di FBL1N sama dengan jumlah rekod yang tiada ralat
sebelum pembayaran dilakukan. FBL1N = (Jumlah rekod Fail Bil Pukal AP504) – (Jumlah
rekod Fail Ralat Bil Pukal AP506).
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
11 - Pukal page 11 - 42
Sila jana proposal bayaran di F110s.
Pilihan parameter untuk CEK/ EFT Pukal
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
11 - Pukal page 11 - 43
Laksanakan proses bayaran F110 dan cetak cek/ proses EFT seperti biasa.
G. PROSES MUAT TURUN PEMBAYARAN BIL PUKAL
Laksanakan muat turun data di ZRAP021. Maklumat pembayaran bil pukal bagi
bulan bayaran yang dinyatakan akan dipaparkan. Semak dan unthick pada larian
ujian untuk melaksanakan proses muat turun pembayaran pukal.
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
11 - Pukal page 11 - 44
NOTA:
Proses ZRAP021 akan menjana fail AP505 iaitu maklumat pembayaran bil pukal kepada
agensi. Kegagalan melaksanakan proses ini akan menyebabkan agensi tidak menerima
maklumat bayaran untuk pelarasan akaun. Oleh yang demikian sila pastikan kotak
Larian ujian di unthick supaya larian sebenar dilaksanakan dan pastikan proses berjaya
dengan menyemak fail di AL11/ WEBMETHODS/ OUT. Jika maklumat bayaran masih
dipaparkan, sila larikan proses ZRAP021 semula.
H. SEMAKAN FAIL PEMBAYARAN BIL PUKAL DI WM 1. Klik di External Parties Reports.
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
11 - Pukal page 11 - 45
2. Semak fail AP505 untuk agensi pukal yang dikehendaki. Klik di ruangan Total pada
nombor bilangan.
3. Fail AP505 berstatus Delivered di folder OUT menunjukkan fail telah berjaya di
wujudkan di comm server.
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
11 - Pukal page 11 - 46
Jadual 4: Ralat Fail AP505
Error di WebMethod Penerangan Tindakan
[EXT-009] -
com.sap.mw.jco.JCO$Exc
eption CPIC-CALL:
'CMRCV' LOCATION
SAP-Gateway on
host10.23.29.12 / 3300
ERROR Return codes
(function=STIAsRcvFrom
Gw / CPICRC=CM_
DEALLOCATED _ABEND
/ SAP-
RC=GW_SHUTDOWN )
TIME Tue Dec 05
09:15:22 2006 RELEASE
640 COMPONENT CPIC
(TCP/IP)VERSION 3 RC
772 MODULE r3cpic.c
LINE 5074 COUNTER 2
File GFM missing from
COMSERVER
Pastikan fail diletakkan di
dalam folder yang betul
supaya boleh diproses di
oleh WM