Purchasing Division Annual Report

Finance and Administrative Services Department 

Purchasing Division 

Broward County Board of County Commissioners 

FY 2010 

FY 2010 

Table of Contents Table of Contents ................................................................................................................................. 1 

Message from the Director of Purchasing ............................................................................................. 3 

Mission Statement ............................................................................................................................... 4 

Organizational Structure ...................................................................................................................... 5 

Statutory Authority .............................................................................................................................. 6 

Purchasing Division Accomplishments ................................................................................................. 7 

Awards, Accreditations, and Certifications ............................................................................................... 7 

Technology ................................................................................................................................................ 7 

Organizational Improvements .................................................................................................................. 8 

Customer Service and Outreach ............................................................................................................... 9 

Financial Statistics for Fiscal Year 2010 ............................................................................................... 11 

Procurement Activities............................................................................................................................ 11 

Awards by Agency ................................................................................................................................... 12 

Vendor Participation ............................................................................................................................... 13 

Contracts Awarded to Vendors by State, County and City ..................................................................... 14 

Statistical Comparison with Previous Years ........................................................................................ 17 

Contract Awards ..................................................................................................................................... 17 

Vendor Awards by Region ....................................................................................................................... 18 

Cost Savings ............................................................................................................................................ 19 

Procurement Operations.................................................................................................................... 20 

Procurement Processing Times ............................................................................................................... 20 

Protests ................................................................................................................................................... 22 

Sterling Initiatives ................................................................................................................................... 24 

Delegated Purchasing Authority Audit Program ..................................................................................... 25 

Page 1 

Page 2 

Organizational Development Program ................................................................................................... 25 

Central Warehouse Operations .......................................................................................................... 27 

Surplus Property Disposal ....................................................................................................................... 27 

Emergency Preparedness Operations ..................................................................................................... 27 

Community Economic Development .................................................................................................. 28 

Certified Vendor Participation Program ................................................................................................. 28 

Job Order Contracting Program .............................................................................................................. 28 

Living Wage Program .............................................................................................................................. 29 

External Funding Sources/Stimulus Funds .............................................................................................. 31 

Organizational Focus for Fiscal Year 2011 ........................................................................................... 32 

 

Mission Statement The  Purchasing  Division  provides  a  unified  purchasing  system  that  ensures  integrity  and  fairness,  with centralized  responsibility  for  oversight  of  solicitation,  vendor  selection,  negotiation,  award,  contract management,  reporting,  disposal  of  surplus  property  and  emergency  event  support  for  the  benefit  of Broward County agencies.   

The major objectives are: 

• to  comply with  the  comprehensive  federal,  state  and  county  procurement/contracting  laws which govern expenditure of public funds  

• to provide timely responsive support to client agencies 

• to generate broad participation and competition among potential suppliers and contractors 

• to ensure good quality products and services at competitive prices 

• to ensure equal opportunity to all qualified vendors and contractors wishing to compete  for County contracts 

• to ensure that small and disadvantaged businesses have the maximum opportunity to participate  in County contracts 

• to monitor vendor performance to ensure accountability 

• to provide Procurement Code guidance and training to client agencies 

• to  keep  abreast  of  current  developments  in  the  field  of  purchasing, market  conditions,  and  new products, and  

• to formulate and recommend purchasing policy and procedures. 

These  objectives  allow  the  professional  procurement  specialists  to  responsibly  ensure  that  the  County receives the best value obtainable for each tax dollar spent. 

Page 4 

 

Organizational Structure The Purchasing Division’s  functions  are  implemented within  three  general  interrelated  Lines of Business: Executive Management, Administrative Services and Operations.  These Lines of Business are put into action through seven business units. 

 

Executive Management  includes management of  the County’s procurement practices, planning  for  future purchasing  challenges, maintaining  internal  quality  assurance  and  recommending  policy.    The  Executive Management line of business consists of the Administration business unit. 

Administrative Services provides administrative, fiscal and human resource guidance, budget management, information technology development, training, audit of delegated purchases and purchasing cards, agenda quality  control,  Living Wage  guidance  and  education  and  outreach  programs  to  facilitate  efficient  and effective  achievement  of  Operations  and  Executive  Management.    The  Administrative  Services  line  of business  is  executed  through  the  Special  Projects/Administrative  Support  and  Information  Technology business units. 

Operations encompass the mandated core business of the Division – procurement and disposition of surplus property.    The  Operations  line  of  business  is  executed  through  the  Commodities/Services  and  Central Warehouse/Logistics,  Construction,  Centralized  Service  Centers,  and  Negotiations  business  units.    These units procure goods,  including operational  supplies and  capital equipment,  construction  services, general and  professional  services.    Additionally,  the  Commodities/Services  and  Central  Warehouse/Logistics business  unit  disposes  of  surplus  property  and  serves  as  the  logistics  center  in  emergency  events  in accordance with State and Federal mandates.   

 

Page 5 

 

Statutory Authority The Purchasing Division was created and its duties outlined in Broward County’s Procurement Code for the purpose of providing Broward County with a unified purchasing system, with centralized responsibility  for processing of some work by delegation.  This Code provides for increased economy in procurement activities and enables the County to maximize to the fullest extent practicable, the purchasing value of public funds by fostering  effective  broad  based  competition  within  the  free  enterprise  system,  while  ensuring  fair  and equitable  treatment of all persons who deal with County Procurement. This Code provides safeguards  for the maintenance  of  a  procurement  system  of  quality  and  integrity  and  also  is  intended  to  provide  for increased public  confidence  in  the procedures  followed by public procurement.   All procurement by  the County is governed by and construed under the laws and codes as outlined below.  

Source Regulation Federal Regulations Disadvantaged Business Enterprises, 26 CFR Part 49

State of Florida Statutes

Integrity of Public Contracting, Section 287.132 Consultant's Competitive Negotiations Act (CCNA), Section 287.055 Sunshine Law, Section 286.011 Prompt Payment Law, Section 218.70 Public Records Law, Chapter 119 Drug-free Work Place, Section 287.087 Uniform Commercial Code, Chapter 672 Construction Bonding Requirements, Section 255.05 Public Construction Competitive Bidding, Section 255.20 Code of Ethics, Chapter 112 County authorized to sell real and personal property and to lease real

property, Section 125.35 Sale of county property to United States, or State, Section 125.38 Tangible Personal Property Owned by Local Governments, Chapter 274 Surplus property, Section 274.05 Alternate procedures, Section 274.06

Broward County Codes and Ordinances

Code of Conduct, Ordinance No. 2007-02 Broward County Employee Code of Ethics Act, Ordinance No. 2010-64 Cone of Silence, Ordinance No. 2001-15 Drug Free Workplace, Ordinance No. 92-8 County Business Enterprise Act, Ordinance No. 2009- 40 Business Opportunity Act, Ordinance No. 2004-07 Living Wage Ordinance, Ordinance No. 2008-45 Local Preference, Ordinance No. 2004-29 Domestic Partnership, Ordinance No. 1999-18 Prompt Pay, Ordinance No. 89-49 Procurement Code, Chapter 21 Procurement Code, Section 21.113. Disposal of Surplus Personal Property

Page 6 

 

  

Purchasing Division Accomplishments The Purchasing Division has advanced several process improvements over the past year and significant progress has been realized in making the procurement actions more effective.  Sterling process actions were initiated including improvements to the Request for Letters of Interest, Request for Proposals, Quote/Bid, Sole Source, Sole Brand, and Emergency procurement methods.  Mapping of these procurement methods and Voice of the Customer focus group discussions served to develop workable plans, designed to reduce processing time, streamline procedures and improve communication with clients.  

Organizational improvements included the review of several internal control procedures and related processes in order to improve all facets of Purchasing Division operations and optimize employee knowledge, skills, and abilities to meet changing workforce needs and challenges.    

Customer service and outreach focused on collaborating with client agencies at Libraries, Traffic Engineering, Human Services, Transportation, Water and Wastewater Services, Waste and Recycling Services, Facilities Maintenance, Construction Management, Port Everglades, Seaport Construction and Aviation to develop a strategic procurement plan to better serve operational needs with improved efficiency and cost effectiveness. 

Awards, Accreditations, and Certifications • Achieved  the  Award  of  Excellence  in  Public  Procurement  from  the  Florida  Association  of  Public 

Purchasing Officers, Inc.  Additionally, the Purchasing Division received the Best Practices Award for its weekly webcast of the Bid Opening meeting in the category: Innovation in the Purchasing Process. The award  recognized  the  Purchasing  Division  for  innovation,  professionalism,  e‐procurement, productivity and  leadership.  “The County  is one of only  twelve  (12) Florida agencies  to  receive  the Award of Excellence.” 

 

• Maintained active membership  in  the National  Institute of Governmental Purchasing  (NIGP), Florida Association of Public Purchasing Officers, Southeast Florida Chapter of NIGP Inc. and Southeast Florida Governmental Purchasing Cooperative Group.  

• Increased  to  55%  the  number  of  Purchasing  Division  agents  holding  national  certification  as Professional Public Buyers or Officers through the National Institute of Governmental Purchasing. 

Technology  • Upgraded the Purchasing Division’s public website as part of the County’s conversion of broward.org 

to SharePoint.  The new site is more dynamic and configurable resulting in a reduction of the time to post solicitation announcements to the Purchasing Division’s website.  

Page 7 

 

• Converted  the majority of  the Project Management  Information System  (PMIS)  to Contracts Central with  only  one module  remaining  for  conversion  in  Fiscal  Year  2011  (hereinafter  referred  to  as  FY 2011).   Additionally, the Purchasing Division made significant contributions to  the development of a vendor  portal  accessible  through  Vendor  Self  Serve  to  be  used  for  the  electronic  submission  of Monthly Utilization Reports from prime vendors.  

• Enhanced  the  Purchasing  Division’s  BC‐Net  site  in  support  of  the  Division’s  efforts  to  provide information to client agencies.   

Created  archives  for  the  Procurement  Workshop  presentations,  Procurement  Matters Newsletter and the Purchasing Division Annual Report.   

Developed  a  dynamic  Standardization  library  which  provides  the  actual  standardization documentation and is searchable using the key document identifiers.   

Provided a page which shows all reported Cone of Silence violations with the vendor  involved and the final determination. 

Created an online version of  the Request  for Letters of  Interest/Request For Proposals Status Report accessible from the Purchasing BC‐Net page. 

 

• Automated routine reports through Web Intelligence (WEBI) to ensure timely availability of the daily, weekly  and monthly  reports,  and  to  increase  labor  efficiency.    Improved  and  developed  internal management reports to provide meaningful data. 

Organizational Improvements • Established a division‐wide cross‐training program improving agent skills and streamlining workflow. 

 

• Increased  professional  development  through  strategic  planning  retreats with  staff which  included segments to enhance purchasing processes and operational effectiveness.  

• Implemented monthly client agency and vendor surveys, providing  immediate  feedback, by project, from  stakeholders  allowing  the  Purchasing  Division  to  benchmark  service  and  improve  quality  of services in FY 2011. 

 

• Served  as  a  Sterling  project model:    reviewed  and mapped  the Quote/Bid,  Request  For  Letters  of Interest/Request for Proposals, and special procurements; executed the Quote/Bid action plan.  

• Implemented a process to streamline the procurement of sole source procurements where  it can be demonstrated that there are no sub‐contracting opportunities, reducing processing times by five to six weeks.  

• Partnered with  the  Risk Management  Division  to  establish  a  central  repository  for  Certificates  of Insurance, making the certificates accessible county‐wide utilizing the Contracts Central application.   

Page 8 

 

• Revised  Chapters  7,  8,  9,  10  and  11  of  the  Purchasing  Internal  Control Handbook.    These  Chapter revisions were developed in alliance with client agencies and now provide a high level framework that delineates  critical  control  points  in  procurement  processes  for  professional  and  general  services, delegated  purchasing,  vendor  performance  and  evaluation,  and  threshold  calculations  for  change orders.   Furthermore, these changes align procedures with operational needs, quality assurance and efficiency in procurement practices. 

Customer Service and Outreach • Maintained  overall  customer  service  satisfaction  in  Fiscal  Year  2010  (hereinafter  referred  to  as  FY 

2010)  utilizing  a  strategy  of  a  collaboration  with  emphasis  on  accessibility,  quality  and  service.  Improved overall rating to 4.25; 5.0 being the highest measure.   

Figure 1  FY 2010 Annual Customer Satisfaction Survey Results by Section 

            

                       1

• Conducted  monthly  workshops  in  conjunction  with  the  Office  of  Economic  and  Small  Business Development on How  to Do Business with Broward County. The workshops afforded an  interactive environment for purchasing agents and small business owners to share information.   

• Participated  in professional associations that emphasize education and best practices for purchasing professionals  as well  as  continual  vendor  outreach  efforts.   The most  recent  vendor  outreach  and education effort was the NIGP Reverse Trade Show held on November 9, 2010 at the Broward County Convention Center.    

• Launched a  training program  series  for Evaluation Committee members and project managers who handle Request for Proposals procurement.   

• Conducted 23 agency presentations and 77 classes, training 880 employees, on delegated purchasing, Requests  for  Letters  of  Interest,  Request  for  Proposals,  Advantage  Procurement,  Purchasing  Card 

                                                            1 Started collecting information for Aviation and Port and Special Projects in FY 2009

Page 9 

 

procurement, Project Management Information Management System (PMIS) and Purchasing Division policies and procedures.    

• Converted 10% (3,204) of registered vendors to Vendor Self‐Service providing vendors with a 24/7 on‐ne registration service. 

electronic quarterly newsletter‐‐ Procurement Matters which  is distributed widely throughout the County.   The newsletter continues to provide timely and relevant  information 

li

• Continued producing an 

to  the  client  agencies  and  Purchasing  staff has  received numerous  comments  from  client  agencies regarding the usefulness of the newsletter.   

Page 10 

 

Financial Statistics for Fiscal Year 2010 For the purposes of this report, the terms “award” and “purchases” are used  interchangeably and refer to any procurement document issued during the fiscal year.  Procurement documents represent a commitment by  Broward  County  to  procure  goods  and  services.   With  the  exception  of  Purchasing  Card  (hereinafter referred to as P‐Card) transactions, all procurement documents are  inclusive of Delivery Orders, Delegated Purchases, Exempt Purchases and Central Purchases which are defined in the table below.   

P‐Cards  All credit card purchases made through Broward County’s P‐Card program up to $2,000 

Delivery Orders  Purchase Orders from Master Agreement Contracts issued by Client Agencies 

Delegated Purchases  Purchases made by authorized Certified Agency Buyers up to $3,500 

Exempt Purchases  All procurements exempt from the Procurement Code 

Central Purchases  Purchases made by the Central Purchasing Division greater than $3,500 

Procurement Activities A  total of 61,341 purchases were processed  in FY 2010,  for a  total award amount of $585,182,5402.   The Board  of  County  Commissioners  approved  $452,776,033  in  purchases  and  the  Director  of  Purchasing approved $117,995,274  in purchases.    Included  in  the  total  are purchases processed with P‐Cards which totaled $14,411,233 for FY 2010, of which Broward County received rebates totaling $143,9153. Figures 2a and 2b summarize the methods utilized for the Purchasing Division’s activity for FY 2010. 

Figure 2a  FY 2010 Number of Purchasing Awards 

(Total 61,341) 

 

Figure 2b  FY 2010 Purchasing Awards by Dollars 

(Total $585,182,540)4   

 

                                                            2 This amount does not include expenditures and transfers to other governmental agencies made through direct vouchers which totaled an additional $1,092,888,391. This amount also does not include subsequent change orders, amendments or cancellations. 3 When calculating P-Card expenditures, the date range used is 10/4/09 – 9/5/10 but the calculation for the 1% rebate uses the date range 10/1/09 – 9/30/10 resulting in a slight difference between the actual rebate and 1% of the P-Card expenditures during the date range utilized. 4 Value differences due to rounding 

Page 11 

 

Awards by Agency

The following chart delineates the transactions categorized by client agencies during FY 2010. 

Figure 3a Contract Awards by Agency 

Agency Count5 Award $ $ in

Millions % Public Works Department 3,507 $197,766,312 $197.8 33.8%Aviation Department 558 $115,387,136 $115.4 19.7%Department of Transportation 2,263 $91,790,218 $91.8 15.6%Port Everglades Department 437 $50,064,922 $50.1 8.6%Finance & Administrative Services Department 648 $48,522,671 $48.5 8.3%Community Services Department 1,008 $33,661,023 $33.7 5.8%Boards & Other Agencies6 323 $18,787,308 $18.8 3.2%Human Services 1,124 $8,168,438 $8.2 1.4%Environmental Protection & Growth Management 536 $3,031,047 $3.0 0.5%All Other Agencies7 798 $2,739,424 $2.7 0.5%County Administration8 192 $852,808 $0.8 0.1%All P-Card Purchases 49,947 $14,411,233 $14.4 2.5% Total 61,341 585,182,540 $585.2 100.0%

 Figure 3b 

Contract Awards by Agency 

 

                                                            5 The Count includes P-Card transactions, Delivery Orders, Delegated Purchases, Exempt Purchases and Central Purchases 6 Boards & Other Agencies includes: Management & Efficiency Study Committee, Historical Commission, Metropolitan Planning Organization, Planning Council, Board of Rules & Appeals, Medical Examiner & Trauma Services, and Greater Fort Lauderdale Convention & Visitors Bureau. 7 All Other Agencies includes: County Commission, Elected Officials, Judicial, etc.

8 County Administration includes: County Administration, Office of Management and Budget Services, Emergency Management Operations, Office of Economic and Small Business Development, Office of Public and Governmental Relations, Office of Public Communications, Office of Equal Opportunity, and Office of Housing Finance. 

Page 12 

 

Vendor Participation  The following chart delineates the expenditures with the top ten vendors during FY 2010.   

Figure 4a Contract Awards by Vendor 

Vendor Name Count9 Award $ $ in

Millions % North American Bus Industries (NABI) 72 $31,969,616 $32.0 5%Broward County Sheriff's Office 22 $27,867,452 $27.9 5%Southwest Airlines 1 $26,325,752 $26.3 4%Arthur J Gallagher Risk Management Services 12 $25,502,705 $25.5 4%Lanzo Construction Company Florida 3 $18,560,630 $18.6 3%Post Buckley Schuh & Jernigan 1 $17,033,474 $17.0 3%Sunshine Cleaning Systems Inc 22 $15,114,093 $15.1 3%Ocean Bay Construction Inc 1 $14,982,391 $15.0 3%James B Pirtle Construction Company Inc 1 $14,006,533 $14.0 2%Giannetti Contracting Corp 1 $13,305,118 $13.3 2%MBR Construction Inc 3 $10,245,700 $10.2 2%All Other Vendor Awards10 61,202 $370,269,076 $370.3 64% Total 61,341 $585,182,540 $585.211 100%

 Figure 4b 

Contracts Awards by Vendor 

 

                                                            9 The Count includes P-Card transactions, Delivery Orders, Delegated Purchases, Exempt Purchases and Central Purchases 10 Includes P-card purchases 11 Value differences due to rounding 

Page 13 

 

Contracts Awarded to Vendors by State, County and City  During  FY  2010,  the  County  awarded  76%  of  its  contract  dollars within  the  State  of  Florida.    Fifty‐four percent of the County’s total contracts were within Broward County to support our local businesses.   P‐Card purchases are not included in the percentages for the State of Florida and Broward County.  Figures 5a and 5b below represent the dollars spent by Broward County within the State of Florida and other jurisdictions across the United States and Canada.  Figures 5c and 5d represent the dollars spent within Broward County in  comparison with other  Florida Counties.    Figures 5e and 5f  includes  the dollars  spent  in  various  cities within Broward County. 

Figure 5a  Contracts Awarded to Vendors by State 

State Count12 Award $ $ in

Millions % Florida 9,392 $445,641,816 $445.6 76.2% California 230 $44,071,032 $44.1 7.5% Texas 315 $31,433,878 $31.4 5.4% Pennsylvania 115 $14,920,193 $14.9 2.5% Oregon 26 $5,018,610 $5.0 0.9% Minnesota 72 $4,218,047 $4.2 0.7% North Carolina 56 $3,631,966 $3.6 0.6% All Other States 1,188 $21,835,765 $21.8 3.7% All P-Card Purchases*13 49,947 $14,411,233 $14.4 2.5%

Total* 61,341 $585,182,540 $585.214 100.0%

 Figure 5b  

Contracts Awarded to Vendors by State

                                                            12 The Count includes P-Card transactions, Delivery Orders, Delegated Purchases, Exempt Purchases and Central Purchases 13 P-Card includes purchases made with vendors who are in Florida as well as outside Florida. 14 Value differences due to rounding 

Page 14 

 

 Figure 5c Contracts Awarded to Vendors by County 

Florida Counties Count15 Award $ $ in

Millions % Broward 7,228 $315,093,306 $315.1 53.7%Miami-Dade 1,067 $63,735,160 $63.7 10.9%Palm Beach 383 $41,852,253 $41.9 7.2%Other Florida Counties 729 $25,075,640 $25.1 4.3%Outside Florida 1,987 $125,014,948 $125.0 21.4%All P-Card Purchases16 49,947 $14,411,233 $14.4 2.5% Total 61,341 $585,182,540 $585.2 100.0%

 Figure 5d  

Contracts Awarded to Vendors by County  

 

                                                            15 The Count includes P-Card transactions, Delivery Orders, Delegated Purchases, Exempt Purchases and Central Purchases 16 P-Card includes purchases made with vendors who are in Broward County as well as outside Broward County. 

Page 15 

 

Figure 5e  Contracts Awarded to Vendors by City 

Broward County City Count17 Award $ $ in

Millions % Fort Lauderdale 2,366 $112,762,061 $112.8 19.3%Pompano Beach 699 $43,834,682 $43.8 7.5%Deerfield Beach 447 $37,008,808 $37.0 6.3%Hollywood 451 $21,918,962 $21.9 3.7%Oakland Park 229 $17,894,718 $17.9 3.1%Davie 395 $16,063,147 $16.1 2.8%Sunrise 544 $15,924,958 $15.9 2.7%Other Broward County Cities 2,097 $49,685,970 $49.7 8.5%Outside Broward County 4,166 $255,678,001 $255.7 43.6%All P-Card Purchases18 49,947 $14,411,233 $14.4 2.5% Total 61,341 $585,182,540 $585.2 100%

 Figure 5f  

Contracts Awarded to Vendors by City 

 

                                                             17 The Count includes P-Card transactions, Delivery Orders, Delegated Purchases, Exempt Purchases and Central Purchases 18 P-Card includes purchases made with vendors who are in Broward County cities as well as outside Broward County. 

Page 16 

 

Statistical Comparison with Previous Years 

Contract Awards Figures 6a through 6c reflect the comparative data for contract awards since Fiscal Year 2008 (hereinafter referred to FY 2008).  Overall, trends are consistent with the fluctuations in the economic environment. 

Figure 6a  Comparison of Contract Award Dollars by Method 

Purchasing Contract Award Dollars FY 2008 FY 2009  FY 2010

Delivery Orders $302,896,239 $287,380,921 $314,238,320Delegated Purchases $6,264,464 $3,779,273 $2,551,114Exempt Purchases $6,858,437 $6,473,468 $6,382,768Central Purchases $274,656,320 $320,686,174 $247,599,105P-Cards $13,462,831 $15,551,328 $14,411,233 Total $604,138,292 $633,871,164 $585,182,540

 Figure 6b  

Comparison by Approval Authority 

Authority Level FY 2008 FY 2009  FY 2010Board approved $448,795,176 $486,548,046 $452,776,033Director of Purchasing approved $141,880,285 $131,771,790 $117,995,274P-Cards $13,462,831 $15,551,328 $14,411,233 Total $604,138,292 $633,871,164 $585,182,540

 Figure 6c  

Comparison of Contract Award Dollars over Time 

 

Page 17 

 

Vendor Awards by Region Awarding contracts to vendors within the County and State has remained a focus for the Purchasing Division to support economic vitality within our region.  Of the total procurement dollars expended in FY 2010, 76% was awarded  to vendors within  the State of Florida; 54% of  the  total procurement awards went  to  local Broward County vendors. 

Figure 7a  Comparison of Regional Contract Award Dollars 

Vendor Awards  FY 2008 FY 2009  FY 2010Expenditure within Florida $464,420,368 $521,661,803 $445,641,816Expenditure within Broward County $320,602,137 $375,088,207 $315,093,306

 Figure 7b 

Comparison of Regional Contract Award Dollars 

 

Page 18 

 

Cost Savings The Purchasing Division  realized a 53%  increase  in documented cost  savings  from FY 2009.   FY 2010 cost savings  totaled  $23,443,923.    These  cost  savings  resulted  from  staff  initiatives  in  seeking  voluntary reductions,  cooperative  purchasing,  rebates,  skilled  negotiations  involving  a  number  of  large  contracts particularly dealing with Airport Expansion projects, and due diligence  in researching the open market  for the best product at the best value. 

Figure 8a Comparison of Cost Savings 

Cost Savings  FY 2008  FY 2009  FY 2010 

Commodities $22,448 $179,031 $120,024Construction $895,054 $2,191,365 $342,277Negotiations $3,130,271 $7,468,831 $21,532,603Centralized Centers (Aviation/Port Everglades) $319,263 $1,046,134 $41,872P-Card Rebates $134,628 $155,513 $143,915Office Depot Rebates19 $11,800 $11,209 $7,018Living Wage Escalation Exclusion $2,365,569 Not Applicable Not Applicable Total 20  $6,879,033 $11,052,083 $22,187,711

 

Figure 8b Comparison of Cost Savings 

   

                                                            19 Excludes electronic payment rebates. 20 Value differences due to rounding. 

Page 19 

 

Procurement Operations 

Procurement Processing Times Over  the  past several years,  the  Purchasing  Division  has  focused  improvement  efforts  on  procurement processing efficiency.  Fundamental to that goal is the timely procurement of goods and services.   Since FY 2008, the Division has realized an overall reduction of 9% in procurement processing times.    

Procurement methods utilized and related processing times vary dependent upon the scope and complexity of the procurement request, the nature of the goods and services being purchased, the responsiveness of client agencies and the level of available agent resources.  The fluctuation in processing time for the various procurement methods is within reasonable standards given the variables inherent to the processes. 

Figure 9a  Comparison of Processing Times by Award Amount  

FY 2008 FY 2009 FY 2010 # of

Awards Average Days

to Process # of

AwardsAverage Days

to Process # of

Awards Average Days

to Process Less than $30,000 575 65.49 603 56.90 542 59.86 Non-Construction $30,000 to $250,000 293 132.48 248 106.55 227 101.19

Construction $30,000 to $250,000 36 143.58 36 173.08 33 177.00

Non-Construction Greater than $250,000 60 199.62 65 228.09 53 291.40

Construction Greater than $250,000 40 363.43 38 306.92 38 266.08

Total21 1004 107.73 990 94.40 893 97.65  

Figure 9b Overall Average Processing Times 

                                                            21 Because this data focuses on the Purchasing Division processing times, only a subset of the overall awards are included in this analysis. Therefore, the number of awards shown here will not match the numbers provided in the Financial Statistics area of the report. The summation of the average days to process is the average of the raw data not the average of the above categories. 

Page 20 

 

Process  improvements  have  benefitted  individual  process methods.    The  Construction  Conventional  and Construction Two‐ Step Hybrid were both positively affected by improvements in the County Attorney Form process.    Process  improvements  as  well  as  proper  staffing  levels  allowed  the  Purchasing  Division  to complete a number of lengthy procurements in FY 2009 and 2010.  Since processing time is counted in the year  that  the procurement  is completed, FY 2009 saw an  increase  in  the average processing  time  for  the process method Request for Letters of Interest or Request for Proposals and Construction Two‐Step Hybrid, which uses the Request for Letters of Interest to short‐list vendors.   

Figure 9c  Fiscal Year Comparative  

Processing Times by Process Method   

FY 2008 FY 2009 FY 2010 # of

Awards Average Days

to Process # of

AwardsAverage Days

to Process # of

Awards Average Days

to Process Construction Conventional County Attorney Form (Design/Bid/Build)

27 341.26 21 214.24 19 216.48

Construction Two Step Hybrid (Construction Manager @ Risk Modified)

2 459 6 517.17 9 434.89

• Step 1 - Short Listing 191 212.67 208.89 • Step 2 - Bid Proposal 268 304.5 226

In-house Construction (Invitation For Bid) 34 149.82 37 193.27 45 205.58

Quote/Bid Process 564 80.85 730 86.73 565 94.33 Request for Letters of Interest or Request for Proposals 26 301.69 39 446.82 35 386.46

 Figure 9d 

Average Processing Times by Process Method over Time  

 

Page 21 

 

Protests Inherent to any open competitive process are two constants:   1) applied decision making that adheres to a prescribed process with decisions  rendered  in an equitable, ethical, and consistent manner; 2)  those who challenge the decision and the process.  

The Broward County procurement process  is not  exempt  from  those who perceive  that  they  have been aggrieved and protest the procurement decision.  The Purchasing Division has received 24 protests during Calendar Year 2010.   Two of  these protests were  carried over  from Calendar Year 2009.  Of  the  total 24 protests, the Purchasing Division has resolved 23 of them and prevailed  in the one protest that went to a hearing.   This  validates  consistent  adherence  to  established  procurement  policy  and  regulations  in  the procurement processes.   Since the Purchasing Division began keeping records in 2003 Broward County has prevailed in all protest rulings except two which is less than 1% of all protests received. 

In  2009,  the  Board  of  County  Commissioners  approved  the  Purchasing  Division’s  recommendations  for changes  in  the Procurement Code affecting  the processing of protests.   The Procurement Code was again refined  in 2010  to  further clarify  the process  for handling protests.    In both cases,  the Procurement Code revisions were designed to expedite award of County projects while providing vendors with due process for redress of grievances.   

From Calendar Year 2009 to Calendar Year 2010, the number of protests has dropped by 40%. 

Figure 10a  Protests by Calendar Year (1/1/2010 through 12/31/2010)22 

 

Calendar Year

# Received and Carried

Over #

Resolved# Of

Hearings

# For Broward County

# Against Broward County

# Carried

Over 2003 28 28 3 3 0 0 2004 34 34 3 3 0 0 2005 44 42 5 5 0 2 2006 27 24 2 1 1 3 2007 48 45 3 2 1 3 2008 34 30 5 5 0 4 2009 40 38 5 5 0 2 2010 24 23 1 1 0 1 Total 279 264 27 25 2 15

                                                            22 Includes adjustments from what was reported in 2009.

Page 22 

 

Figure 10b  Protest by Calendar Year 

 

# Received and Carried Over 

# Of Hearings  

# Against Broward County 

# Resolved 

# For Broward County  

# Carried Over 

Page 23 

 

 

Sterling Initiatives In  our  ongoing  commitment  to  continually  improve  delivery  of  service  to  our  client  agencies,  the Purchasing Division, in concert with all the Finance and Administration Services Divisions, is in full swing to deliver “Our Best. Nothing Less.” through customer focused process improvements.        

“Our  Best.  Nothing  Less.”  is  Broward  County’s  official  business model  for  performance  excellence, endorsed and approved by the Board of County Commissioners. This model provides a framework and an assessment tool for understanding organizational strengths and opportunities for improvement. The model is based on research and best practices of high performing organizations across the nation. 

As part of a department‐wide implementation plan, the Purchasing Division has implemented a phased approach toward achieving performance excellence:  

• Phase 1:  Identify Key Processes for improvement  

• Phase 2:  Map the processes as they currently exist  

• Phase 3:  Gather customer feedback on the processes  

• Phase 4:  Develop process improvements based on customer feedback and  

• Phase 5:  Measure the effectiveness of improvements.    These five phases will be routinely cycled to ensure our processes continue to meet the current need of our client agencies. 

The  Purchasing Division  has  identified  and mapped  several  key  procurement methods  for  our  initial round  of  process  improvements  including:  Quote/Bid,  Request  for  Letters  of  Interest,  Request  for Proposals, Sole Source, Sole Brand, and Emergency procurements.  

The Purchasing Division is currently engaged in Phase 3 of the plan: gathering customer feedback on the process.  To  capture  customer  feedback  on  service,  two  new  ongoing  survey  programs  have  been implemented,  the  Vendor  Feedback  Survey  on  Broward.org/Purchasing,  and  the  Client  Agencies Procurement Follow‐up e‐mail survey.     Both these tools have already provided valuable feedback and suggestions  for  improvements which  are being  implemented.    In  addition,  focus  group meetings  are being held with client agencies to acquire detailed feedback on our Key Processes.    

As  the Purchasing Division  continues  its efforts  to perpetually  improve  the delivery of  service and  to provide  clients  with  a  WOW  experience,  feedback  from  our  client  agencies  will  continue  to  be encouraged through surveys and focus groups.  This feedback is invaluable in ensuring the procurement system is the very best it can be. 

Page 24 

 

 

Delegated Purchasing Authority Audit Program The Delegated Purchasing Authority Audit Program provides oversight of Certified Agency Buyers and the Purchasing Card (P‐Card) Program.  Delegated purchasing authority by the Director of Purchasing is a tool used to increase efficiency in the procurement process for client agencies.  As part of its oversight responsibility, the Purchasing Division audits the Certified Agency Buyers (CAB) and P‐Card Program to ensure  client  agencies  are  managing  delegated  authority  correctly  and  consistently  with  the Procurement Code and the Purchasing Division’s  Internal Control procedures.   The audit program also allows  the  Purchasing  Division  to  continuously  evaluate  how  to  improve  and  expand  delegated authorities.  Because a physical audit of delegated purchasing is conducted for CABs and P‐card holders and  approvers,  the  Purchasing  Division  provides  ongoing  training  to  help  employees  to  meet  and maintain audit standards. 

In FY 2010, the CAB Audit Program was further revised to  improve the criteria matrix used to evaluate performance.   Four Purchasing staff members were assigned to complete audits for 21 client agencies.  The 21 agencies represented those agencies that had received major or minor violations in FY 2009.  Any agency that achieved a satisfactory audit finding was not audited in FY 2010.  Four agencies (19%) were found  to be  fully compliant with procurement policies,  ten agencies  (48%), had minor violations, and two agencies (9%) had major procurement policy violations.  All agencies with minor or major violations were required to submit a corrective action plan and one agency with major violations was required to send their CABs for retraining.  The remaining five agencies have had their audits postponed to FY 2011 because  there was  not  enough  delegated  purchase  orders  issued  to warrant  an  audit.   Audit  of  the Purchasing Card Program reviewed the activities of 847 card holders and identified violations resulting in the cancellation of seven P‐cards in FY 2010.   

The information gathered from the delegated purchasing authority audit program shows  improvement in  the  implementation  of  delegated  procurement  practices  county‐wide.    The  percentage  of  client agencies with major deficiencies decreased  from 49%  in  FY 2009  to 9%  in  FY 2010; which  is an 81% decrease.  The delegated authority audit program continues to be a principle way in which the Division interacts and educates client agencies.  

Organizational Development Program Because the purchase of goods and services is almost always a collaborative process between initiating client  agencies  and  the  Purchasing  Division,  the  Division  provides  specialized  training  and  outreach opportunities  to  enhance  this  collaboration  and  to  ensure  consistency  in  procurement  actions.    The Purchasing Division’s training program  is committed to tailoring  learning to client agency needs and  is focused on building  competent,  consistent  and  responsive purchasing  staff.    The  Purchasing Division scheduled  77  classes  and  trained  over  880  County  employees  in  FY  2010.    The Division’s  classroom training schedule was further augmented by 23 presentations delivered to client agencies by purchasing managers and agents in FY 2010.   

Page 25 

 

 

The  Purchasing  Division’s  Organizational  Development  Program  continues  to  provide  centralized, instructor‐led procurement training for all client agencies  in Broward County.   The training  is unique  in that it is delivered by purchasing experts.  The training the Purchasing Division delivers: 

• increases knowledge of procurement processes 

• enhances productivity and quality of work   

• improves individual and organizational performance; getting the goods and services into the hands of County employees as efficiently as possible and  

• communicates purchasing policy requirements to County agencies.   

The Purchasing Division is the only County agency currently providing instructor‐led training in Advantage Procurement.  In FY 2010, six Advantage Procurement classes were held and 35 people were trained.  Advantage classes are required for those performing delegated purchasing within client agencies.  Delegated purchasing is done by CABs who serve under the authority of the Director of Purchasing.  CABs must attend certification training and in FY 2010, 52 employees attended the certification training.  The Purchasing Division also coordinates the P‐Card Program and recommends that all P‐card holders and approvers meet an annual training requirement; an online tutorial was developed for this purpose.  Over 100 employees received classroom P‐card training and 405 employees successfully completed the online tutorial in FY 2010.   

In FY 2010, the Purchasing Division focused on developing and promoting  internal personnel to fill key organizational positions through the establishment of a cross‐training program.   The Purchasing Division also  launched  a  new  training  series  for  Evaluation  Committee members  and  project managers who handle  Request  for  Proposals  (RFP)  procurement.    In  FY  2010,  11  RFP  classes  were  held  for  87 employees.       The Purchasing Division  is routinely on the agenda of the Contract Administrator/Project Manager Workshops hosted quarterly by the Public Works Department.   Project Managers in Broward County are required to track their construction‐related projects in the Project Management Information System (PMIS) and Contracts Central.  Since PMIS and Contracts Central are managed by the Purchasing Division, the Division held 28 PMIS/Contracts Central classes in FY 2010 to support this mandate.   

Page 26 

 

 

Central Warehouse Operations 

Surplus Property Disposal  The Purchasing Division’s Central Warehouse  serves as  the  centralized processing  center  for  sale and disposal of surplus property.   The centralized processing of surplus provides accurate disposal records for  all  County  property  while  also  ensuring  that  the  County  is  in  compliance  with  Florida  Statutes relating  to  the  disposal  of  surplus.  The  Central Warehouse  Operations  also manages  the  County’s donation program making property available  to  local non‐profit organizations. Computers donated  to local  non‐profit  organizations  are  being  utilized  to  provide  educational  and  career  opportunities  to Broward County residents.  

The Central Warehouse Operations coordinated and processed $1,124,015  in surplus property sales  in FY 2010.  The decrease in surplus sales from the previous year is attributable to fleet vehicles being held longer resulting in the disposal of fewer vehicles. 

Figure 11  Surplus Sales Dollars by Fiscal Year 

 

Emergency Preparedness Operations Much  of  Broward  County’s  emergency  logistics  operations  are  centered  through  the  Purchasing Division’s  Central  Warehouse  Operations.  During  hurricane  activation,  the  Purchasing  Division  is responsible for the activation and operation of the County’s emergency supply staging areas and for the receipt  and  distribution  of  FEMA  supplies.  In  addition,  the  County’s  hurricane  supply  locker  and Emergency Distribution Center warehouse operation  is maintained.   Direct support  is provided  to  the Broward County Human Services Department with logistical support for the storage and distribution of supplies and equipment needed to activate the County’s Special Needs Shelters.  

During FY 2010, Purchasing Division staff participated in a statewide hurricane exercise with the State of Florida  Division  of  Emergency  Management  and  the  Division’s  Logistics  Team  conducted  a comprehensive  hurricane  field  training  exercise  in  conjunction with  the  Broward  County  Emergency Management Division and other agencies. With a combination of classroom instruction, FEMA courses, and tabletop and field exercises, the Purchasing Division has taken an active role in ensuring that staff is prepared to respond in the event of a required emergency activation. 

Page 27 

 

 

Community Economic Development The Purchasing Division supports Broward County’s Vision Goal‐‐ Economic Opportunities are Endless ‐‐ through  several  procurement  program  initiatives  designed  to  stimulate  the  growth  of  local  small business  and  advance  employment  stability  and  equitable  wage  rates.    In  addition,  procurement programs include strategies to secure State and Federal funding sources to stimulate the advancement of  local projects  in  support of economic  growth, while  improving  services  to  the  citizens of Broward County.   

Certified Vendor Participation Program A  total  of  $65,749,411  was  awarded  to  prime  contractors  that  are  certified  businesses.    Certified businesses  fall  into  one  of  the  following  participation  programs:  Small  Business  Enterprises,  County Business Enterprises or Disadvantaged Business Enterprises.  This is 11% of total awards ($585,182,540), a  21%  decrease  from  FY  2009.  This  decrease  is  consistent with  the  central  and  delegated  spending trends.     

Figure 12 Awards to Certified Prime Vendors 

 

Job Order Contracting Program  The pilot program for the Job Order Contracting (JOC) was  initiated  in May, 2008 for use by the Public Works  Department,  Facilities Maintenance  Division.  Contracts  with  four  County  Business  Enterprise (CBE) firms were approved by the Board with a maximum potential spend of $20 million. A CBE goal of 35% was also established.  In August 2009  the Board approved  the expansion of  the  JOC program  to include  construction work performed by  all of  the major County  agencies.  The program  is no  longer exclusive to certified CBE firms as the prime contractors. 

The  program  has  continued  successfully  to  provide  a  method  of  accelerating  the  contracting  and completion  of  small  construction  and  repair  projects  utilizing  pre‐priced  tasks  identified  in  the  JOC Construction  Catalog.  For  the  FY  2010,  the  encumbered  expenditure  totaled  $9,197,590  of  which 

Page 28 

 

 

$6,004,905  (65.29%) was committed to CBE certified firms. The four prime contractors self performed work in the amount of $4,043,887, and sub‐contracted $1,961,018 to CBE certified firms.   

On August  28,  2010,  the  Board  awarded  one  open‐market  firm  contract  and  one  certified  CBE  firm contract,  for use by  the Aviation and Port Everglades Departments. The contracts  to  the open‐market firms have a maximum potential expenditure of $12,000,000 over three years with a CBE participation goal of 25%. The contracts to certified CBE firms have a maximum potential expenditure of $9,000,000 over three years, and the firms have agreed to the 25% participation goal.   

Living Wage Program The Living Wage Ordinance was enacted by the Board of County Commissioners on October 8, 2002 and implemented  on  October  1,  2003  to  promote  the  creation  of  full‐time,  permanent  jobs  that  allow Broward County citizens working  in the service  industry to support themselves and their  families with dignity while  also  benefitting  the  local  economy.    The Ordinance  seeks  to  address  the  high  costs  of employee turnover that negatively  impacts County taxpayers and services provided to  its residents.  A total of 77 Living Wage applicable contracts are open and active. 

In FY 2010, the Purchasing Division Living Wage Program activity and reports focused on the following topics and matters of interest including: new contract awards, budget and fiscal impacts, administrative efficiencies, and customer service and agency outreach. 

• Contract Award Overview:  In FY 2010, 25 new Living Wage service contracts were awarded with a total estimated contract value of $ $23,769,916.44. These contracts were for the following services covered under the Living Wage Ordinance including, but not limited to:  routine maintenance services, janitorial services, security services, passenger transportation services, and landscaping, lawn, and agricultural services.  

• Fiscal Impact:  71% of Living Wage applicable contracts awarded between December 2008 and June 2010 had no Living Wage fiscal impact.  Vendors who reported an impact indicated that those impacts ranged from 3% ‐ 25%. 

 

• Administrative Efficiencies:  The Living Wage Ordinance, as amended in October 2008, now allows employers, who can demonstrate to the satisfaction of the Director of Purchasing that they have consistently paid their employees the Living Wage rate for at least one year prior to entering into the service contract or that pay wages subject to a collective bargaining agreement, may obtain an exemption from the requirement to submit payroll reporting to the Contract Administrator every six months during the term of the contract. As a result, savings in both labor and materials (time and paper) have been realized by both the County and service contractors. While these savings have not been quantified, similar time studies and paper reduction initiatives have shown significant savings.  In FY 2010, 17 vendors applied for the exemption and all 17 exemptions were granted. 

 

Page 29 

 

 

• Customer Service and Outreach:  The Purchasing Division continues to provide customer service and outreach in support of the Living Wage Program by providing information through various channels of communication with client agencies, service contractors, other government and non‐profit entities, service employee unions, the Living wage Advisory Board, and other interested parties. FY 2010 activities included:  Providing training presentations and informational sessions to County staff   Participating  in  client  agency  contractor  start‐up meetings  for  new  Living Wage  service 

contracts  Offering assistance, guidance, and reports to the Living Wage Advisory Board,  Updating the Purchasing Division website and BC‐Net to keep client agencies and the vendor 

community informed, and   Serving as a help desk for contract administrators, project managers, and service contractors 

requiring clarification or guidance on Living Wage contract requirements.  

Page 30 

 

 

External Funding Sources/Stimulus Funds The  importance  of  external  funding  sources  is  vital  in  these  challenging  economic  times  as Broward County  strives  to  continue offering  the best  services  and  facilities  for  its  residents.      The Purchasing Division  works  in  tandem  with  client  agencies  to  ensure  projects  are  solicited  and  processed  in compliance with state and federal grant funding guidelines to maximize the award of external funds to Broward County projects.   

Since FY 2009, the Purchasing Division has partnered with the Aviation and Transportation Departments to  process  several  Broward  County  projects  funded  through  external  sources.    The  following  tables detail the current status of projects awarded to the County in FY 2009 and FY 2010. 

Figure 13 Current and Future Federally‐Funded Projects Greater than One Million Dollars 

Fund Department Project $ in

Millions Award Date

% Complete

FAA Aviation Rescue & Fire Fighting Truck $1.4 Feb ‘09 100%

ARRA Aviation Ramp Rehabilitation $4.4 May ‘09 90%

FAA Aviation Runway 13-31 Rehabilitation $1.6 Jun ‘09 100%

FTA Transportation Articulating Buses, Diesel Hybrid $12.6 Jul '09 93%

TSGP Transportation GE Mobile View Camera Systems $4.6 Mar ‘10 100%

ARRA Transportation Retrofit of Mini-Hybrid Thermal System on Buses $2 May ‘10 83%

FTA Transportation Diesel, Hybrid, Electric Buses $20 Jun ‘10 0%

ARRA Transportation Bus Shelter and Technology Improvements • Transit Infrastructure Shelter

Improvements • Ravenswood Maintenance Facility

Improvements • Paratransit Fleet Monitoring

Technology • Fixed Route Single Sign-on

Technology

$35

0%

$6.523 Nov ’10

TBD

FTA Transportation Mini Buses for Community Bus Program $2.5 TBD 0%

FTA Transportation Resurface Flooring $1 TBD 0%

ARRA American Recovery and Reinvestment Act

FAA Federal Aviation Administration

FTA Federal Transit Administration

TBD To Be Determined

TSGP Transportation Security Grant Program

                                                            23

The $6.5 million for the Transit Infrastructure Shelter Improvement project is included in the total $35 million grant received from ARRA. 

Page 31 

 

 

Page 32 

 

Organizational Focus for Fiscal Year 2011 Several  trends will  influence  the Purchasing Division’s  focus  to ensure  the successful execution of our mission.  Our objectives, to advance improvements to the procurement process and service to our client agencies,  to  gain  a  better  understanding  of  their  needs,  and  to  implement  programs  that  increase efficiency  and  lower  costs,  ensure  transparency,  and have  a positive  effect on  the  environment, will focus on several key areas.  The key focus areas include: 

• the deployment of  technology  to meet  current and  future business needs of both  internal and external customers with emphasis on the advancement of the Enterprise Resource Planning (ERP) initiatives  

• the  implementation  of  action  plans  to  advance  best  practices  in  the  key  processes  identified through the Sterling Phased Mapping for the Request for Letters of Interest/Request for Proposals and Bid/Quote procurement methods  

• the review of  internal control procedures and processes to revise and  incorporate concepts and tenets of best management practices with emphasis on the review of standardized commodities to  assure  that  all  specifications  issued  by  the  County  provide  for  free  and  open  competition among all vendors and preclude a lock‐in of any brand or vendor  

• the incorporation of business process management tools into all facets of procurement operations with specific emphasis on reducing processing time  

• the  identification  and  utilization  of  employee  knowledge,  skills,  and  abilities  to meet  changing workforce needs and economic challenges with emphasis on cross‐training   

• the development of procurement policy  and practices  to  support  the County’s Climate Change Action Plan, and  

• the  enhancement  of  our  communication  systems  that  provide  transparency  and  information exchange with our client agencies and external customers with emphasis on using the Voice of the Customer  process  to  validate  policies  and  procedures,  improve  customer  service  and  improve purchasing procurement practices.