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SIMACEK Facility Management Group
PZ Dokumente und Aufzeichnungen lenken
Datei: Dokumentenlenkung.docx
Version: V 5 / 20.03.2017
Unternehmen der SIMACEK Facility Management Group
SIMACEK Facility Management Group GmbH
Ignaz-Köck-Straße 8 · 1210 Wien · DVR: 0395561 · T. +43 1 21166-0 · [email protected]
Änderungsdienst
Ziel
Diese Prozessbeschreibung regelt die Vorgehensweise für die Identifizierung, Erstellung, Überprü-fung, Freigabe und Pflege der Dokumente des integrierten Managementsystems. Damit wird si-chergestellt, dass alle Unterlagen auf dem gültigen Stand, und an den Stellen verfügbar sind, wo sie gebraucht werden.
Änderungshistorie
Datum Mitarbeiter Vers. Änderung
23.08.2012 Barbara Fleischmann 1 Erstellung - Anpassung an CI-Vorgaben
Ausgliedern aus dem Prozess „Unternehm“ Version: 21 vom 27.10.2010
24.07.2014 Barbara Fleischmann 2 Beschreibung der Vernichtung der Dokumente.
31.07.2014 Barbara Fleischmann 3 Ergänzung der Methodik zur Erfassung von Rechtsthemen.
25.03.2015 Barbara Fleischmann 4 Ergänzung der Vorgehensweise zur Verfügung stellen von Rechtsinformationen an die Nieder-lassungen in Österreich (SFG). Aktualisierung der Prozesslandschaft.
20.3.2017 Alexander Boubal 5 Aktualisierung um EnMS und QMS für EDL
Unternehmen der SIMACEK Facility Management Group
SIMACEK Facility Management Group GmbH
Ignaz-Köck-Straße 8 · 1210 Wien · DVR: 0395561 · T. +43 1 21166-0 · [email protected]
Freigabe
Geändert von Zertifikat oder Datum und Unterschrift
Barbara Fleischmann
Geprüft von Zertifikat oder Datum und Unterschrift
Peter Fitz
Freigegeben von Zertifikat oder Datum und Unterschrift
Barbara Fleischmann
S. 4/13 PZ Beschreibung_Dokumentenlenkung 2017 v5.docx – V 5 / 20.03.2017 Barbara Fleischmann
SIMACEK Facility Management Group
PZ Dokumente und Aufzeichnungen lenken
Änderungsdienst 2 Änderungshistorie 2 Freigabe 3
Definitionen 5 Abkürzungen und Symbole 5 Kennzahlen 5
Risikobewertung 6 Verstoß gegen Gesetze, Vorschriften oder Verträge 6 Beeinträchtigung des informationellen Selbstbestimmungsrechts 6 Beeinträchtigung der persönlichen Unversehrtheit 6 Beeinträchtigung der Aufgabenerfüllung 6 Negative Aussenwirkungen 7 Finanzielle Auswirkungen 7
Ablaufdiagramm 8
Barbara Fleischmann PZ Beschreibung_Dokumentenlenkung 2017 v5.docx – V 5 / 20.03.2017 S. 5/13
Definitionen
Abkürzungen und Symbole
Abk Erklärung Abk Erklärung
AS Arbeitssicherheit und Gesundheits-schutz
RKZ Risikokennzahl:
RKZ = E * S
E Eintrittswahrscheinlichkeit S Schadenshöhe
IS Informationssicherheit SO Soziales
Q Qualität U Umwelt
R Risiko W Wirtschaftlichkeit
Nr Schadensklasse Nr Risikoklasse
1 Geringer Schaden 1
RKZ 1 – 2: Unterweisung erforderlich bzw. langfristiger Handlungsbedarf.
2 Mittlerer Schaden
3 Hoher Schaden 2
RKZ 3 – 4: Besondere bzw. erhöhte Vorsicht, Beobachtung und regelmä-ßige Unterweisung erforderlich bzw. kurz- bis mittelfristiger Handlungsbe-darf.
Nr Eintrittswahrscheinlichkeitsklasse
1 Unwahrscheinlich
2 Gelegentlich / möglich / selten
3 Wahrscheinlich / schon einmal vorge-kommen
3 RKZ 4 – 9: Gefahr in Verzug, soforti-ger Handlungsbedarf.
Ausführung oder Entscheidung (inkl. Verantwortung, Planung und Informa-tionspflicht).
Beratung, Mitwirkung.
Wird vom Ausführenden und/oder Entscheidenden informiert.
Kennzahlen
Die Berechnung der einzelnen Kennzahlen sind dem aktuellen Managementreview bzw. Nachhal-tigkeitsbericht zu entnehmen.
Kennzahl Anzuwendender Bereich
AS IS SO Q U W
RKZmax=4 x x x
Intranet-Zugriffe auf Managementdokumente / Jahr
x
S. 6/13 PZ Beschreibung_Dokumentenlenkung 2017 v5.docx – V 5 / 20.03.2017 Barbara Fleischmann
Risikobewertung
Die Risikobewertung erfolgt je Schadenskategorie anhand der möglichen Schadenshöhe und der Eintrittswahrscheinlichkeit.
Verstoß gegen Gesetze, Vorschriften oder Verträge
S Beschreibung E
1 2 3
1 Verstöße gegen Vorschriften und Gesetze mit geringfügigen Konsequenzen.
Geringfügige Vertragsverletzungen mit maximal geringen Konventionalstrafen.
2 Verstöße gegen Vorschriften und Gesetze mit erheblichen Konsequenzen. x
Vertragsverletzungen mit hohen Konventionalstrafen.
3 Fundamentaler Verstoß gegen Vorschriften und Gesetze. Neben hohen Geld-strafen drohen auch Gefängnisstrafen.
Vertragsverletzungen, deren Haftungsschäden ruinös sind.
Beeinträchtigung des informationellen Selbstbestimmungsrechts
S Beschreibung E
1 2 3
1 Eine Beeinträchtigung des informationellen Selbstbestimmungsrechts würde durch den Einzelnen als tolerabel eingeschätzt werden.
x
Ein möglicher Mißbrauch personenbezogener Daten hat nur geringfügige Aus-wirkungen auf die gesellschaftliche Stellung oder die wirtschaftlichen Verhält-nisse des Betroffenen.
2 Eine erhebliche Beeinträchtigung des informationellen Selbstbestimmungsrechts des Einzelnen erscheint möglich.
Ein möglicher Missbrauch personenbezogener Daten hat erhebliche Auswirkun-gen auf die gesellschaftliche Stellung oder die wirtschaftlichen Verhältnisse des Betroffenen.
3 Eine besonders bedeutende Beeinträchtigung des informationellen Selbstbe-stimmungsrechts des Einzelnen erscheint möglich.
Beeinträchtigung der persönlichen Unversehrtheit
S Beschreibung E
1 2 3
1 Eine Beeinträchtigung erscheint nicht möglich.
2 Eine Beeinträchtigung der persönlichen Unversehrtheit kann nicht absolut aus-geschlossen werden.
x
3 Gravierende Beeinträchtigungen der persönlichen Unversehrtheit sind möglich.
Gefahr für Leib und Leben.
Beeinträchtigung der Aufgabenerfüllung
S Beschreibung E
1 2 3
Barbara Fleischmann PZ Beschreibung_Dokumentenlenkung 2017 v5.docx – V 5 / 20.03.2017 S. 7/13
1 Die Beeinträchtigung würde von den Betroffenen als tolerabel eingeschätzt wer-den.
2 Die Beeinträchtigung würde von einzelnen Betroffenen als nicht tolerabel einge-schätzt.
x
3 Die Beeinträchtigung würde von allen Betroffenen als nicht tolerabel einge-schätzt werden.
Negative Außenwirkungen
S Beschreibung E
1 2 3
1 Eine geringe bzw. nur interne Ansehens- oder Vertrauensbeeinträchtigung ist zu erwarten.
x
2 Eine breite Ansehens- oder Vertrauensbeeinträchtigung ist zu erwarten.
3 Eine Ansehens- oder Vertrauensbeeinträchtigung, evtl. sogar existenzgefähr-dender Art, ist denkbar.
Finanzielle Auswirkungen
S Beschreibung E
1 2 3
1 Der finanzieller Schaden ist kleiner als € 25.000,00. x
2 Der zu erwartende finanzielle Schaden ist größer als € 25.000,00.
3 Der zu erwartende finanzielle Schaden ist größer als € 100.000,00.
S. 8/13 PZ Beschreibung_Dokumentenlenkung 2017 v5.docx – V 5 / 20.03.2017 Barbara Fleischmann
interne Managementdokumente
Gestaltung der Dokumente
Name
Jedes Dokument erhält einen Dateinamen. Dieser sollte möglichst KEINE Abkürzungen enthalten und Rückschlüsse auf den Inhalt des Dokumentes zulassen.
Versionsnummer
Eine fortlaufende Versionsnummer wird vom Ersteller des Dokumentes vergeben.
Freigabefeld
Gelenkte Dokumente enthalten auf der ersten Seite (nach dem Deckblatt) ein Feld, in dem Ände-rung, Prüfung und Freigabe dokumentiert sind. Diese sind unbedingt auszufüllen.
Die Eintragung kann sowohl handschriftlich mit Datum und Unterschrift erfolgen, als auch mittels elektronischer Signatur durchgeführt werden.
Muster:
Geändert von Zertifikat oder Datum und Unterschrift
Barbara Fleischmann
Fußzeile
In der Fußzeile sind Ersteller, Dokumentenname – Versionsnummer / Erstellungsdatum sowie die Seitenanzahl / Gesamtseitenanzahl anzugeben.
Änderungshistorie
Jedes gelenkte Dokument enthält eine Änderungshistorie. Hier sollen in kurzer Form die vorge-nommenen Änderungen dokumentiert werden.
Datum Mitarbeiter Vers. Änderung
1 Erstellung
Gültigkeit
Ein Dokument gilt ab dem auf der Titelseite angeführten Freigabedatum. Es gilt bis zum in Kraft treten einer neueren Version oder dem ersatzlosen Einzug.
Barbara Fleischmann PZ Beschreibung_Dokumentenlenkung 2017 v5.docx – V 5 / 20.03.2017 S. 9/13
Verwaltung der Dokumente
Interne Managementdokumente werden ausschließlich durch Mitarbeiter der Abteilung IMS im Ord-ner „ITMS\MS\Allgemein\Intranet“ erstellt bzw. geändert. Entwürfe hierzu können von allen Mitar-beitern erstellt werden.
Sind Dokumente zu ändern, so sind sie davor in einen eigens dafür vorgesehenen Archivordner wegzukopieren und die Originaldokumente mit dem Wort „ungültig“ deutlich zu kennzeichnen und ebenfalls zu archivieren. Erst danach ist eine neue Versionsnummer zu vergeben und der Grund der Änderung direkt im Dokument unter dem Punkt „Änderungshistorie“, zur späteren Rückverfolg-barkeit, festzuhalten. In Arbeit befindliche Dokumente, sind bis zur endgültigen Fertigstellung auf der 1. Seite mit einem „under construction“ – Symbol zu kennzeichen.
Die fertiggestellten Dokumente werden entweder ausgedruckt und mit Unterschrift freigegeben.
Oder mittels digitaler Signatur unterfertigt. Das Freigabedatum ist gleichzeitig das Gültigkeitsdatum des Dokumentes. Anschließend werden die Originaldokumente in Papierform in Ringordnern abge-legt, bei den elektronischen Dokumenten grafische (eingescannte) Unterschriften eingesetzt und daraus PDF-Dokumente erstellt. Nun können sie den Mitarbeitern im Intranet zur Verfügung ge-stellt werden.
AUSNAHME Um relevante Informationen den Mitarbeitern so rasch als möglich zu-gänglich zu machen, können ihnen auch noch nicht komplett fertigge-stellte Dokumente zur Verfügung gestellt werden. Die Entscheidung darüber obliegt dem Mitarbeiter der Abteilung IMS.
S. 10/13 PZ Beschreibung_Dokumentenlenkung 2017 v5.docx – V 5 / 20.03.2017 Barbara Fleischmann
Ablaufdiagramm
Ablauf
Dokumente Aufzeichnungen
TL
LE
IMS
TL / LE
MA
IMS
LE IMS
LE
IMS Änderungshistorie im jewei-ligen Dokument.
LE
GBL
GF
IMS MA
IMS
IMS GF, BL,
AL, TL
Ende
Mitarbeiter
informieren
Alte Versionen archi-vieren / vernichten
Lenken und für alle zugänglich speichern
freigeben
Änderungen doku-mentieren
prüfen
Verantwortliche festle-gen
M-Dokument erstellen / ändern
Bedarf neu / än-dern
Start
Barbara Fleischmann PZ Beschreibung_Dokumentenlenkung 2017 v5.docx – V 5 / 20.03.2017 S. 11/13
Externe Managementdokumente
Rechtstexte
Vorgehensweise für Wien
Die IMS-Abteilung bezieht laufende Gesetzesänderungen über den Newsletter des Bundeskanzler-amtes. Diese werden archiviert und in einer Excel-Datei (Kundmachungen*Jahreszahl*.xlsx) hin-sichtlich ihrer Relevanz bewertet. EU-Vorgaben werden kontinuierlich mitbewertet und in der Excel-Datei dokumentiert. Änderungen gültiger Landesgesetze für Wien werden einmal jährlich bewertet.
Relevante Gesetzesänderungen werden zeitnah an die betroffenen Personen bzw. Abteilungen verschickt. Umsetzungsmaßnahmen, Verantwortliche und Zeitrahmen werden dokumentiert. Nach Abschluss jedes Quartals wird der Geschäftsführung ein Bericht über Maßnahmen, Umsetzungs-fortschritte und allgemeine Gesetzesänderungen vorgelegt.
Vorgehensweise für Deutschland
Zweimal jährlich wird von einer externen Firma das Rechtsregister aktualisiert. Dabei werden alle für die Bereiche Umwelt und Arbeitnehmerschutz relevanten Gesetze auf Änderungen überprüft.
Die Informationen werden an die deutschen Kollegen zur Bearbeitung und Umsetzung weitergelei-tet.
Vorgehensweise für die SFG
Die Niederlassungsleiter der SFG werden von der Abteilung IMS in Wien über Gesetzesänderun-gen zeitnah informiert. Am Ende jedes Quartals bekommen alle Niederlassungsleiter die Datei „Kundmachungen*Jahreszahl*.xlsx“ zur Verfügung gestellt. In der Spalte „Umsetzung SFG“ kön-nen individuelle Umsetzungsmaßnahmen dokumentiert werden.
Am Ende des Jahres wird der Geschäftsführung der SFG ein Bericht über Maßnahmen, Umset-zungsfortschritte und allgemeine Gesetzesänderungen vorgelegt.
S. 12/13 PZ Beschreibung_Dokumentenlenkung 2017 v5.docx – V 5 / 20.03.2017 Barbara Fleischmann
Normen
Relevante Normen liegen in den jeweiligen Abteilungen auf und sind zusätzlich, für alle zugänglich, in elektronischer Form abgespeichert.
Dokumentenart Aufbewahrungszeitraum
Arbeitsanweisungen 7 Jahre
Betriebsanweisungen 30 Jahre1)
Gefährdungsevaluierungen 30 Jahre1)
Aufzeichnungen im CRM (Kunden-/Lieferantenakte) 7 Jahre
Betriebsanweisungen für Maschinen 30 Jahre1)
Formulare 7 Jahre
Kollektivverträge und Betriebsanweisungen 7 Jahre
Merkblätter 7 Jahre
Normen 7 Jahre
Personalakte 30 Jahre nach Austritt2)
Prozessdokumentation 7 Jahre
Rechnungen und Belege laut §132 BAO (z.B. Elektronisch sig-nierte Rechnungen)
7 Jahre
Statistiken 3 Jahre
1) Betriebsanweisungen und Gefährdungsevaluierungen sind auf Grund von Haftungsansprüchen 30 Jahre aufzubewahren.
2) Der Personalakt ist bis zu 30 Jahre nach Austritt aufzubewahren, da innerhalb dieser Frist der Anspruch auf Erstellung
von Dienstzeugnissen besteht.
Vernichtung der Dokumente
Dokumente sind aufzubewahren bis… …zur Beendigung der Geschäftsbeziehung bzw. Beschäftigungsverhältnisses …zum Ablauf der für den Auftraggeber geltenden Garantie-, Gewährleistungs-, Verjährungsfristen …zum Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungsfristen Darüber hinaus bis zur Beendigung von allfälligen Rechtsstreitigkeiten, bei denen die Daten als Be-weis benötigt werden. Derzeit stehen keine Softwarelösungen zur Verfügung, die diesen Ablauf automatisch unterstützen und gleichzeitig die Konsistenz der Datenbestände gewährleisten. Für sensible Daten stehen in den einzelnen Abteilungen zertifizierte Aktenvernichter zur Verfü-gung.
Barbara Fleischmann PZ Beschreibung_Dokumentenlenkung 2017 v5.docx – V 5 / 20.03.2017 S. 13/13
Umgang der Mitarbeiter mit versionsverwalteten Dokumenten
Neue Managementdokumente werden in Form einer kurzen Einschulung durch den jeweiligen Ab-teilungsleiter allen Betroffenen näher gebracht.
Überwachung der Dokumente
Bei organisatorischen und Prozessänderungen bzw.-optimierungen sind alle betroffenen Doku-mente zu prüfen und gegebenenfalls anzupassen bzw. zu ergänzen.
Sieht ein Mitarbeiter Verbesserungspotential in einem internen Managementdokument, so meldet er dies der Abteilung IMS. Eine Adaptierung des Dokumentes wird unverzüglich, nach Rückspra-che mit dem Bereichsverantwortlichen, durchgeführt.
Alle Dokumente sind mindestens einmal jährlich auf Vollständigkeit, Aktualität und Verbesserungs-möglichkeiten zu überprüfen. Das Ergebnis wird dokumentiert. Hierfür zuständig ist die Abteilung IMS.
Aufbau der Managementdokumentation
Alle Dokumente sind für die Mitarbeiter im Intranet verfügbar.
Dokumentenarten
Vorgabedokumente
· Externe (Rechtstexte und Normen) und Interne Richtlinien (Konzernpolitik, CoC…) · Prozessbeschreibungen · Arbeitsanweisungen und Betriebsanweisungen · Formulare und Checklisten
Dokumentenplattform