1

Proses Perencanaan & Pengendalian Proyek Konstruksi

Proses Pengendalian & perencanaan merupakan hal yang tidak dapat dipisahkan dalam proyek konstruksi. Pengendalian baru dapat dilaksanakan bila didahului oleh perencanaan. Sehingga perencanaan merupakan salah satu fungsi pokok dalam manajemen proyek konstruksi. Pemilihan bentuk kontrak yang tepat akan sangat membantu dalam proses pengendalian pada saat pelaksanaan.

Pemahaman akan berbagai jenis bentuk kontrak menjadi bagian yang tidak dapat dipisahkan dalam proses perencanaan dalam pengadaan suatu bangunan. Pemilihan bentuk kontrak merupakan bagian dari metoda pelaksanaan untuk mencapai tujuan dari proyek konstruksi.

Beberapa istilah sehubuungan dengan perencanaan seperti :

Planning Programming, dan

Scheduling

Sering sekali digunakan secara bersamaan, meskipun demikian sebenarnya ada perbedaan yang mendasar pada ketiga istilah tersebut :

Planning akan mencakup semua aspek perencanaan dalam segi :

Waktu

Sumber daya (manusia, peralatan, material dan sub kontraktor), dan

Metoda pelaksanaan termasuk juga pemilihan bentuk-bentuk kontrak

Programming, mencakup aspek perencanaan dalam segi :

Waktu, dan

Sumber daya (manusia, peralatan, material dan sub kontraktor)

Scheduling, hanya mencakup aspek perencanaan dalam segi waktu saja.

Proses perencanaan dan pengendalian proyek konstruksi akan sangat erat hubungannya dengan jawaban-jawaban dari pertanyaan berikut :

Jenis pekerjaan apa yang harus diselesaikan pada proyek tersebut ?

Bagaimana pekerjaan dapat diselesaikan secara praktis, efisien, dinamis dan aman ?

Sumber daya apa saja yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut ?

Lingkup perencanaan dan pengendalian akan termasuk :

Membuat kerangka kerja secara total Penunjukan staf, termasuk konsultan Menjamin bahwa semua informasi yang ada telah dikomunikasikan ke semua pihak terkait Adanya suatu jaminan bahwa rencana yang dibuat akan dapat dilaksanakan Monitoring hasil pelaksanaan dan membandingkan dengan rencana Mengadakan langkah perbaikan (corrective action) pada saat awalProses perencanaan dan pengendalian proyek konstruksi harus dilakukan pada tahap-tahap :

Design Tendering

Preconstruction (untuk proyek berskala besar)

Construction

Prinsip-prinsip dalam Proses Perencanaan

Beberapa kenyataan seperti tersebut dibawah ini perlu dipahami :

1. Pengambilan keputusan pada awal pelaksanaan sangat diperlukan

2. Logical thinking

3. Identifikasi permasalahan pokok

4. Buat alternatif dalam pemilihan alternatif terbaik

5. Pengarahan terhadap sumber daya manusia yang terkait

6. Perubahan tingkah laku dari sumber daya manusia

7. Beberapa kenyataan yang harus diterima :a. Keputusan yang dibuat akan menghasilkan pembatasan-pembatasanb. Usaha yang dilakukan sebagai tambahan harus dilakukan secara sistematis dan harus jelas-jelas memberikan suatu hasil

c. Semakin sering terjadinya perubahan perencanaan akan berdampak pada pelaksanaan dimana ada rasa keengganan dalam melaksanakan pekerjaan

PLANNING & CONTROL PROCESSS

PLAN

ACTION IMPLEMENT

MONITOR

Plan:-Penentuan strategi yang akan digunakan dalam pengembangan secara total

-Komunikasi timbal balik antara pembuat rencana (planner) dan pihak yang melaksanakan (doer)

Implement:Pengadministrasian dan pendokumentasian pelaksanaan berdasar pada rencana dan pencapaian hasil beserta pendistribusian ke semua pihak terkait dengan tujuan semua pihak akan sadar dengan status yang dicapai

Monitor:Evaluasi pencapaian target dalam bentuk konkrit sehingga semua pihak terkait akan sadar adanya keperluan untuk mengadakan langkah perbaikan (corrective action)

Action:Pengarahan pada saat pelaksanaan untuk mendapatkan langkah-langkah perbaikan (corrective action) pada saat yang paling awal yang dapat dilakukan (as soon as practicable) sehingga target dapat dicapai secara optimal

Penyebab kegagalan dari penerapan proses planning dan control hampir selalu disebabkan oleh sumber yang tidak tunggal. Beberapa faktor yang sering menjadikan sumber kegagalan dapat disebutkan sebagai berikut :

Incapability atau incapacity dari pihak pembuat rencana dalam melaksanakan pekerjaan

Kurangnya support dari senior management dalam penyusunan rencana

Keterbatasan waktu dalam menyusun rencana

Kekurangmampuan pembuat rencana dalam mengakomodasikan kondisi-kondisi yang biasa dilakukan pada saat pelaksanaan

Kegagalan bekerja sama dengan pihak yang melaksanakan dengan meyakinkan bahwa rencana tersebut adalah merupakan bagian dari milik yang melaksanakan

Kurangnya detail dari perencanaan

Ketidaktahuan dalam menentukan kapan rencana dimulainya suatu pekerjaan

Proses dari Construction Planning

Suatu bangunan dibuat dengan melibatkan sumber daya yang antara lain :

Tenaga kerja

Peralatan

Material, dan

Sub Kontraktor

Waktu pelaksanaan akan sangat bergantung pada jumlah sumber daya tersebut, metoda pelaksanaan dan urutan-urutan kerja yang dipilih.

Proses dari perencanaan akan merupakan suatu seri pekerjaan, berawal dari yang bersifat umum ke yang bersifat sangat detail.

Adapun langkah yang diperlukan dalam proses perencanaan adalah :

Menentukan TujuanTentukan tujuan utama dari proyek, sehingga tujuan dari tiap tahap perencanaan dapat ditentukan.

FamiliarizeKumpulan semua informasi yang ada sehingga menjadi familier dengan keadaan yang ada, kemudian buatlah rencana awal. Sumber dayaTinjau sumber daya yang diperlukan, dan yang ada disekitar pekerjaan. Kualifikasi tenaga kerja, peralatan yang ada dan juga sumber dari material yang akan dipakai. Pemilihan metoda pelaksanaanDengan sumber daya yang tersedia dibuat / disusun metoda pelaksanaan Urutan-urutan kerjaJenis-jenis pekerjaan diinventarisasi, yang kemudian dibuat urutan-urutan prioritasnya sehingga dapat disesuaikan dengan sumber daya yang tersedia. Waktu pelaksanaanHitung waktu pelaksanaan yang didapatkan dari hasil analisa perhitungan sumber daya, urutan-urutan kerja dalam metoda pelaksanaan yang telah dipilih. Review hasilModifikasi urutan-urutan kerja, metoda pelaksanaan ataupun penggunaan dari sumber daya sehingga didapatkan hasil. Konsolidasi PerencanaanGabungan dari ringkasan metoda, urutan-urutan pekerjaan secara komplit dan jumlah sumber daya yang akan digunakan, dikomunikasikan ke semua pihak terkait. DokumentasiMerupakan laporan yang selalu berisikan target dan rencana.

PAGE