Chương 9: KIỂM SOÁT

1

I. Định nghĩa và vai trò

1.1 Định nghĩa

“Kiểm tra là một tiến trình đo lường kết quả thực hiện so sánh với những điều đã được hoạch định, đồng thời sửa chữa các sai lầm để đảm bảo việc đạt được mục tiêu theo kế hoạch đã được đề ra”.

2

I. Định nghĩa và vai trò

1.2 Vai trò của kiểm soát– Giúp nhà quản trị biết được tiến độ phát triển công

việc, phát hiện những sai sót để điều chỉnh kịp thời.– Kiểm soát trong một số tình huống còn tạo điều kiện để

đề ra mục tiêu mới, kế hoạch mới, cải thiện cơ cấu tổ chức nhân sự và thay đổi kỹ thuật điều khiển.

– Kiểm soát còn giúp nhà quản trị đánh giá được chất lượng công việc của thuộc cấp, kịp thời hỗ trợ.

3

I. Định nghĩa và vai trò

1.3 Các hình thức kiểm soát

a. Kiểm tra lường trước– Đặt điểm:

Được tiến hành trước khi thực hiện công việc. Tiên đoán các vấn đề có thể xảy ra để ngăn ngừa.

– Tác dụng:+ Giúp doanh nghiệp đối phó với bất trắc ở tương lai+ Giúp doanh nghiệp tránh sai sót ngay từ đầu

4

I. Định nghĩa và vai trò

b. Kiểm tra đồng thời– Đặt điểm:

Kiểm tra được tiến hành trong khi hoạt động đang diễn ra

– Tác dụng:+ Ít tốn thời cho việc sửa sai vì đã phát hiện kịp thời và

sửa ngay+ Hậu quả của sai sót được khắc phục ngay lập tức,

không kéo dài qua các công đoạn sau của công việc.

5

I. Định nghĩa và vai tròc. Kiểm tra phản hồi– Đặt điểm

+ Thực hiện sau khi hoạt động đã xảy ra+ Nhược điểm là độ trễ thời gian khá lớn từ lúc sự cố

xảy ra cho đến lúc phát hiện sai lệch.– Tác dụng:

+ Cung cấp dữ liệu cho giai đoạn hoạch định của quá trình quản trị, rút kinh nghiệm cho công tác hoạch định kế tiếp.

+ Cung cấp dữ liệu để cải tiến hiệu quả làm việc, nâng cao năng suất.

6

II. Các nguyên tắc kiểm soát

1. Kiểm soát phải được thiết kế căn cứ trên kế hoạch hoạt động của tổ chức và căn cứ theo cấp bậc của đối tượng được kiểm tra.

2. Công việc kiểm soát phải được thiết kế theo đặt điểm cá nhân của các nhà quản trị.

3. Kiểm soát phải được thực hiện tại những điểm trọng yếu.

4. Kiểm soát phải khách quan5. Hệ thống kiểm soát phải phù hợp với bầu không khí

của doanh nghiệp.

7

II. Các nguyên tắc kiểm soát

6. Việc kiểm soát phải tiết kiệm và đảm bảo tính hiệu quả kinh tế.

7. Việc kiểm soát phải đưa đến hành động

8

III. Qui trình kiểm soát

9

Xây dựng tiêu chuẩn & lựa chọn phương

pháp đo lường

Đo lường kết quả thực hiện

& đối chiếu với tiêu chuẩn

Điều chỉnh sai lệch

11 3322

Điều chỉnh bước 1 Phản hồi

Hình 9.1. Sơ đồ tiến trình kiềm soát

III. Qui trình kiểm soát

3.1 Xây dựng các tiêu chuẩn và chọn phương pháp đo lường kết quả thực hiện– Là những mục tiêu, chỉ tiêu mà chúng ta đặt ra trong quản trị, có

thể được điễn tả bằng chỉ tiêu định tính hay định lượng.– Tiêu chuẩn đề ra phải hợp lý và có khả năng thực hiện.– Tiêu chuẩn kiểm tra được đặt ra khác nhau tùy thuộc vào đặt

tính của đối tượng cần được kiểm tra. – Phương pháp đo lường việc thực hiện cần được xây dựng càng

chính xác càng tốt.

10

III. Qui trình kiểm soát

3.2 Đo lường việc thực hiện– Để phát hiện ra sự sai lệch hoặc nguy cơ

sự sai lệch, làm cơ sở cho việc xác định là cơ sở cho việc xác định các biện pháp điều chỉnh.

– Hiệu quả đo lường còn tùy thuộc vào phương pháp đo lường (cách thức và công cụ đo lường).

11

III. Qui trình kiểm soát

3.3. Điều chỉnh sai lệch– Khi phát hiện ra sai lệch, cần phân tích sự kiện, tìm

hiểu nguyên nhân sai lệch.– Điều chỉnh sai lệch bằng cách tổ chức, xắp xếp lại

công việc, phân công lại các bộ phận, tổ chức tuyển dụng, đào tạo lại nhân viên, thay đổi tác phong lãnh đạo hoặc thậm chí phải điều chỉnh nhân viên.

12

IV. Các điểm kiểm soát trọng yếu

– Điểm trọng yếu là những yếu tố có tác động hạn chế sự hoạt động bình thường của cơ sở hoặc là những yếu tố trội hơn các yếu tố khác trong việc cho thấy các kế hoạch kinh doanh có được thực hiện tốt hay không.

– Những điểm trọng yếu chính là các tiêu chuẩn để đánh giá, đo lường kết quả công việc.

13

IV. Các điểm kiểm soát trọng yếu

Có thể tìm ra những điểm trọng yếu bằng cách nhận diện:– Những điểm phản ánh rõ nhất mục tiêu của đơn vị– Những điểm phản ánh rõ nhất tình trạng không đạt được

mục tiêu– Những điểm giúp đo lường tốt nhất sự sai lệch– Những điểm chỉ rõ người chịu trách nhiệm công việc– Tiêu chuẩn kiểm tra ít tốn kém nhất– Những tiêu chuẩn kiểm tra cho ra thông tin cần thiết mà

không phải tốn kém nhiều quá.

14