3 a. Crear un simple proyecto de servicio

• Descripción Corta: Empezar un nuevo proyecto de servicio con lineas y que permite crear órdenes de ventas y de compras, a la vez (a diferencia del anterior que solo permite crear de ventas)

Cree y corrija proyectos que no siguen fases, ni tareas, pero que requieren una lista de materiales.

Comience un nuevo proyecto de servicio con líneas que permitan crear tanto ventas como órdenes de compra.

Qué es un Proyecto de Servicios?

Las compañías de consultoría administran la rentabilidad de sus servicios y ofertas. Puede pensarse como un "centro del coste" que les permite a los gerentes rastrear gastos, horas del empleado y esfuerzos, compras, etc. las Compañías estarán de esta manera en una posición mejor para manejar y correctamente la facturación a clientes.

Cabecera

Crea y edita proyectos y tareas requiriendo potencialmente facturas de compras y ventas.

Tercero : Cualquiera que participa en las operaciónes diarias del negocio actuando como cliente, empleado, etc.

• Pasos: • Loguease• Ir a Gestión de Proyectos y Servicios ->Transacciones-> Proyecto de Servicio • Cliquear Nuevo y rellenar: CABECERA

• Identificador: sca • Nombre: Proyecto de Servicio para el cliente A • No marcar el cuadradito “Crear tarifa provisional” EN EL APARTADO DE

REFERENCIA, OJO

• IRNOS A LA PESTAÑA DE LINEA• Cliquear nuevo y rellenar:

• Producto: Producto Final 1

• Cantidad Prevista: 10 • IVA: 16% • Precio de venta previsto: 1.75 y verificar que el importe previsto 10 x 1,75 da

17,50 • Precio de compra previsto: 1.2

• Picar a la pestaña de cabecera y seleccionar el Proyecto de Servicio para el cliente A para editar:

• Tercero: Cliente A • Verificar :

• Dirección tercero: "…..., ..." • Contacto: …... • Lista de precios: sca - Cliente A • Forma de pago: money order (giro postal) • Condiciones de pago: 30 dias

• Seleccionar: • Agente comercial: YO mismo

• Guardar y cliquear en el botón Cambiar Estado de proyecto y seleccionar Order (orden de).

• Verificar que: • El estado del proyrecto es Order. • Lista de Precios sale sca- Cliente A

• Irnos a PESTAÑA DE PROVEEDOR• Cliquear Nuevo y rellenar:

• Tercero (PV) : Provedor A • Verificar que Lista de Precios es la tarifa compras QUE LE

CORRESPONDA al provedor. Por ejemplo “Tarifa compras (gestión de proyectos)”

• Guardar y cliquear en Crear Orden de Compras del Proyecto.

• Picar de nuevo la pestaña de CABECERA DE PROYECTO DE SERVICIO y navegar a través del menú a la orden de compras creada :

• Comprobar en la cabecera que: • Tercero: Provedor A • Lista de precios: Tarifa de Compras (gestión de proyectos)• Agente Comercial: Yo mismo • Forma de Pago: A crédito • Condiciones de Pago: 60 dias, el día fijo 25 • Proyecto : sca – Servicio de Proyecto para el Cliente A • Importe total líneas: 12 (precio por unidad: 1,2. Ver en la linea del pedido de

compras)• Importe Total: 13.92 (12 x1,16)

• Irnos a la pestaña de líneas del pedido de compras y seleccionar la línea de Producto Final 1 para comprobar que:

• Cantidad (de la órden de venta) : 10 • Unidad de medida: Unidad • Precio de compra previsto por unidad: 1.2 • Lista de Precios: 1 , con un descuento de -20% (tal como indicaba al principio

de este manual en la configuración del proyecto tipo, ver el documento ProyectoMultifase.odt)

• Descuento: 0 • Impuestos: IVA 16% • Importe Linea: 12

• Volver a la cabcera de pedido de compras y cliquear en el botón Completar

• REGRESAR A Gestión de Proyectos y Servicios ->Transacciones-> Proyecto de Servicio (CABECERA DE PROYECTO DE SERVICIO)

• Seleccionar Proyecto de servicio para el Cliente A y cliquear en el botón Crear Orden de Ventas de un proyecto (dar al botón generar pedido de la cabecera).

• Naver a través del menú a la orden de ventas creada.

En la cabecera del proyecto: precio planificado 1,75

• Comprobar en la cabecera del pedido de ventas que: • Tercero: Cliente A • Lista de precios: Cliente A • Agente de ventas: Yo mismo • Forma de pago: Giro postal (Money Order) • Condiciones de pago: 30 days, 5• Condiciones de envio, prepapración....• Proyecto: sca – proyecto de servicio para el cliente A • Importe Total línea: 17.5 (ver mejor en la línea)• Importe Total (incluido el 16% de IVA): 20,3

• Irno s a la pestaña del pedido de ventas Lineas. • Seleccionar la línea del producto Final 1 y comprobar que:

• Cantidad de la órden de venta: 10 • Unidad: Uniad • Precio por unidad: 1.75• Lista de precios de la tarifa: 2 (yo tengo 1,75, no me sale 2 siendo este el

precio que hay en tarifa del cliente A, no lo entiendo )

CREO QUE ES POR QUE CREA UNA TARIFA EL MISMO PROYECTO QUE ES LA QUE AL FINAL TOMA. ESTO ES ASI PORQUE NO HE QUITADO LA MARCA EN “CREAR TARIFA TEMPORAL” Y COMO NO LA HE QUITADAO ME CREA DOS TARIFAS TEMPORALES

• Descuento: 12.5 (2 -1,75 = 0,25 x 10 uds = 2,5 sobre las ventas según tarifa de ventas 20 x 10 = 20 u.m. → 2,5/20 x 100 = 12,5 % ). Como hemos marcado “tarifa provisional” compara sobre 1,75 y el descuento por tanto es cero.

• Impuestos: IVA 16% • Importe Linea: 17.5

• Volver a cabecera del pedido de ventas.

• Cliquear en Completar botón.

• Volver a Gestión de Proyectos y Servicios ->Transacciones-> Proyecto de Servicio

• Seleccionar Proyecto de Servicio para el cliente A y cliquear en el botón Cambiar Estado de proyecto y seleccionar la opción Orden Cerrada Order closed.

Hacer Nueva prueba sin chequear tarifa temporal

SECUENCIA:

-Doy de alta la cabecera (sin chequear tarifa temporal, y tarifa clientes A). Ver si lo puedo hacer sin seguir el orden de este manual (prueba3), primero relleno toda la cabecera antes de dar el alta de línea

-creo la línea con: el producto a vender+ cantidad + impuesto+ pr. venta+pr. compra prevista

- cambio estado para crear orden

- creo orden de compra

-creo orden de venta

-cambio estado proyecto para cerrarlo

Generamos pedido ventas en la cabececera del proyecto

Ya me aparece el precio de tarifa de 2 contrastando con el del proyecto

Cierro el proyecto

Creo una nueva prueba 3, para ver si se puede crear la cabecera de un tirón antes de crear la línea y veo que si, salen los mismos resultados

Un saludo:

Manuel Gomariz Quero

ECONOMISTA ( Universidad de Murcia - España )

EXPERTO UNIVERSITARIO EN GESTION DE CALIDAD (Universidad Nacional de Educación a distancia UNED - España)

MASTEREN SISTEMAS DE GESTION INTEGRADOS, CALIDAD, MEDIO AMBIENTE Y PREVENCIONDE RIESGOS LABORALES (Universidad Nacional de Educación a distanciaUNED - España)

3 b. Create a complex Service Project

• Short description: Start a new service project that will manage proposals and bids.

• Steps: • Login as userA • Go to Project & Service Management->Transactions->Service Project • Click New and fill:

• Search Key: stp • Name: Service Project for Third Party • Create Temporary Price List: Y (checked)

• Go to Proposal tab. • Click New and fill:

• Business Partner: Customer B • Check that:

• Form of Payment: Money Order • Payment Terms: 30 days, 5

• Click New and fill: • Business Partner: CUSTOMER A

• Check that: • Form of Payment: Money Order • Payment Terms: 30 days, 5

• Go Project Line tab. • Click New and fill:

• Product: A Final goods • Planned Quantity: 50 • Planned Price: 1.85 and check that Planned Amount: 93

• Go back to Proposal tab. • Select Customer B proposal and click on Copy Lines from Project button. • Go to Proposal Line tab. • Edit A Final goods proposal line and fill:

• Quantity: 53 • Price: 1.89

• Go to Followup tab. • Click New and fill:

• User/Contact: Eduard • Comments: Goes bad

• Go back to Proposal tab. • Select Customer A proposal and click on Copy Lines from Project button. • Go to Proposal Line tab. • Edit A Final goods proposal line and fill:

• Quantity: 55 • Price: 1.91

• Go to Followup tab. • Click New and fill:

• User/Contact: Eduard • Comments: Goes well

• Go back to Proposal tab. • Select Customer A proposal and click on Process a Winning Bidding button.

• Go to Service Project tab. • Select Service Project for Third Party and check that:

• Business Partner: CUSTOMER A • Form of Payment: Money Order • Payment Terms: 30 days, 5

• Move to Project Line tab: • Edit A Final goods project line and fill:

• Tax: VAT 3% • Planned Purchase Price: 1.54

• Check that: • Planned Quantity: 55 • Planned Price: 1.91 • Planned Amount: 105.05

• Go back to Service Project tab. • Edit Service Project for Third Party:

• Sales Representative: Eduard • Partner Address

• Save and click on Change Project Status button. • Check that:

• Project Status is Order. • Price List is stp - Customer A (temporary sales price list automatically created

for this project). • Click on Create Sales Order from Project button. • Navigate through Linked items to the Sales Order created. • Check that:

• Business Partner: CUSTOMER A • Price List: stp - Customer A • Invoice Terms: Customer schedule after delivery • Sales Representative: Eduard • Form of Payment: Money Order • Payment Terms: 30 days, 5 • Project: stp - Service Project for Third Party • Summed Line Amount: 105.05 • Grand Total Amount: 108.2

• Move to Lines tab. • Select A Final goods line and check that:

• Ordered Quantity: 55 • UOM: Unit • Unit Price: 1.91 • List Price: 1.91 • Discount: 0 • Tax: VAT 3% • Line Net Amount: 105.05

• Go back to Header tab. • Click on Complete button. • Go back to Project & Service Management->Transactions->Service Project • Select Service Project for Third Party. • Go to Supplier tab.

• Click New and fill: • Business partner: Vendor A • Price List: stp - (temporary purchases price list automatically created for this

project). • Save and click on Create Purchase Order from Project. • Go back to Service Project tab and navigate through Linked Items to the Purchase

Order created. • Check that:

• Business Partner: Vendor A • Price List: stp - • Company Agent: Eduard • Form of Payment: Wire Transfer • Payment Terms: 90 days • Project: stp - Service Project for Third Party • Summed Line Amount: 84.7 • Grand Total Amount: 87.24

• Move to Lines tab. • Select A Final goods line and check that:

• Ordered Quantity: 55 • UOM: Unit • Unit Price: 1.54 • List Price: 1.54 • Discount: 0 • Tax: VAT 3% • Line Net Amount: 84.7

• Go back to Header tab. • Click on Complete button. • Go back to Project & Service Management->Transactions->Service Project • Select Service Project for Third Party and click on Change Project Status button to

close the project selecting Order closed option. • Go to Master Data Management->Pricing->Price List: • Check that:

• stp - and stp - Customer A records are inactive (Active check box is not ticked).

4. Create some Expense Sheets

• Short description: Fill some expense sheets.

• Steps: • Login as userA • Go to Project & Service Management->Transactions->Expense Sheet • Click New and fill:

• Description: Expenses Consultancy for Customer A project • Employee: Eduard

• Go to Lines tab. • Click New and fill:

• Reinvoincing: Y • Product: Service A • Quantity: 1

• Project: Consultancy for Customer A • Project Phase: Project delivery • Project Task: Project presentation

• Check that: • UOM: Day • Expense Amount: 1 • Business Partner: CUSTOMER A

• Go back to Header tab. • Click on Process Expenses button. • Click New and fill:

• Description: Expenses Service Project for Customer A project • Employee: Eduard

• Go to Lines tab. • Click New and fill:

• Product: Service A • Quantity: 2 • Project: Service Project for Customer A

• Check that: • UOM: Day • Expense Amount: 2

• Click New and fill: • Time Sheet: Y • Reinvoincing: Y • Product: Service B • Quantity: 80 • Project: Service Project for Customer A

• Check that: • UOM: Hour • Business Partner: CUSTOMER A

• Go back to Header tab. • Click on Process Expenses button.

5. Track and process Invoiceable Expenses

• Short description: Check and process invoiceable expenses, namely, expenses that customers will be billed for.

• Steps: • Login as userA • Go to Project & Service Management->Transactions->Invoiceable Expenses • Edit Customer A customer. • Check that:

• Price List: CUSTOMER A • Payment Terms: 30 days, 5

• Go to Lines tab. • Select Service A line and check that:

• Reinvoincing: Checked • Quantity: 1 • UOM: Day • Expense Amount: 1

• Project: cca - Consultancy for Customer A • Business Partner: CUSTOMER A • Project Phase: Project delivery • Project Task: Project presentation

• Select Service B line and check that: • Time Sheet: Checked • Reinvoincing: Checked • Quantity: 80 • UOM: Hour • Expense Amount: 0.00 • Project: sca - Service Project for Customer A • Business Partner: CUSTOMER A

• Go to Project & Service Management->Transactions->Create Sales Orders from Expenses

• Edit: • Customer: Customer A • Date Ordered: 01-08-2008 • Tick Complete and Process Sales Orders automatically check box (checked).

• Click on Process button. • Go to Sales Management->Transactions->Sales Order • Edit the first recently created Sales Order for Customer A (Project: cca - Consultancy

for Customer A). • Check that:

• Order Date: 01-08-2008 • Price List: CUSTOMER A • Invoice Terms: Customer schedule after delivery • Form of Payment: Money Order • Payment Terms: 30 days, 5 • Project: cca - Consultancy for Customer A • Summed Line Amount: 2 • Grand Total Amount: 2.20 • Document Status: Completed

• Go to Lines tab. • Edit Service A line and check that:

• Ordered Quantity: 1 • UOM: Day • Unit Price: 2 • List Price: 2 • Discount: 0 • Tax: VAT 10% • Line Net Amount: 2

• Go back to Header tab. • Navigate to the Goods Shipment created using Linked Items. • Check that:

• Business Partner: CUSTOMER A • Project: cca - Consultancy for Customer A • Document Status: Completed

• Go to Lines tab.

• Edit Service A line and check that: • Movement Quantity: 1 • UOM: Day

• Go back to Project & Service Management->Transactions->Invoiceable Expenses • Edit the second recently created Sales Order for Customer A (Project: sca - Service

Project for Customer A). • Check that:

• Order Date: 01-08-2008 • Price List: CUSTOMER A • Invoice Terms: Customer schedule after delivery • Form of Payment: Money Order • Payment Terms: 30 days, 5 • Project: sca - Service Project for Customer A • Summed Line Amount: 160 • Grand Total Amount: 176 • Document Status: Completed

• Go to Lines tab. • Edit Service B line and check that:

• Ordered Quantity: 80 • UOM: Hour • Unit Price: 2 • List Price: 2 • Discount: 0 • Tax: VAT 10% • Line Net Amount: 160

• Go back to Header tab. • Navigate to the Goods Shipment created using Linked Items. • Check that:

• Business Partner: CUSTOMER A • Project: sca - Service Project for Customer A • Document Status: Completed

• Go to Lines tab. • Edit Service B line and check that:

• Movement Quantity: 80 • UOM: Hour

6. Track and process Employee Expenses

• Short description: Check and process employee expenses, namely, expenses that will be reimbursed to employees.

• Steps: • Login as userA • Go to Project & Service Management->Transactions->Employee Expenses • Select Employee A employee. • Check that:

• Purchase Price List: PURCHASES • Payment Terms: 30 days, 5

• Go to Lines tab. • Select first Service A line and check that:

• Reinvoicing: Checked • Quantity: 1 • UOM: Day • Expense Amount: 1 • Project: cca - Consultancy for Customer A • Business Partner: Customer A • Project Phase: Project delivery • Project Task: Project presentation

• Select second Service A line and check that: • Quantity: 2 • UOM: Day • Expense Amount: 2 • Project: sca - Service Project for Customer A • Business Partner: Customer A

• Go back to Employee tab • Go to Project & Service Management->Transactions->Create AP Expense Invoices • Edit:

• Employee: Employee A • From Date: 01-01-2000 • To Date: 01-12-2011 • Date Invoiced: 01-07-2008

• Click on Process button. • Go to Procurement Management->Transactions->Purchase Invoice • Select the first created Purchase Invoice for Employee A. • Check that:

• Transaction Document: AP Invoice • Invoice Date: 01-07-2008 • Price List: PURCHASE • Form of Payment: Money Order • Payment Terms: 30 days, 5 • Project: cca - Consultancy for Customer A • Summed Line Amount: 1 • Grand Total Amount: 1.10

• Go to Lines tab. • Select Service A line and check that:

• Invoice Quantity: 1 • UOM: Day • Unit Price: 1 • List Price: 1 • Tax: VAT 10% • Line Net Amount: 1

• Go back to Header tab and click on Complete button. • Select the second created Purchase Invoice for Employee A. • Check that:

• Transaction Document: AP Invoice • Invoice Date: 01-07-2008 • Price List: PURCHASE • Form of Payment: Money Order

• Payment Terms: 30 days, 5 • Project: sca - Service Project for Customer A • Summed Line Amount: 2 • Grand Total Amount: 2.20

• Go to Lines tab. • Select Service A line and check that:

• Invoice Quantity: 2 • UOM: Day • Unit Price: 1 • List Price: 1 • Tax: VAT 10% • Line Net Amount: 2

• Go back to Header tab and click on Complete button.