Embed Size (px)
Citation preview
HỌC VIỆN PHẬT GIÁO VIỆT NAM TẠI TP. HCM
ĐỀ CƯƠNGQUẢN TRỊ HÀNH CHÁNH
Người biên soạn: TS. Trương Quang Dũng
Trang 32/1
PHAÀN 1. NHÖÕNG VAÁN ÑEÀ CHUNG CUÛA QUAÛN TRÒ I. QUAÛN TRÒ VAØ NHAØ QUAÛN TRÒ
1. Khaùi nieäm quaûn trò- Quaûn trò laø söï taùc ñoäng cuûa chuû theå quaûn trò ñeán ñoái
töôïng quaûn trò nhaèm thöïc hieän caùc muïc tieâu ñaõ vaïch ra moät caùch toái öu trong ñieàu kieän bieán ñoäng cuûa moâi tröôøng.
- Quaûn trò laø nhöõng hoaït ñoäng phaùt sinh töø söï taäp hôïp cuûa nhieàu ngöôøi, moät caùch coù yù thöùc ñeå hoaøn thaønh nhöõng muïc tieâu chung.
2. Ñaëc ñieåm cuûa quaûn trò- Ñoái töôïng taùc ñoäng chuû yeáu cuûa quaûn trò laø con ngöôøi.- Muïc tieâu thöôøng ñoøi hoûi phaûi ñaït hieäu quaû cao. - Quaûn trò vöøa mang tính khoa hoïc vöøa mang tính ngheä thuaät. + Tính khoa hoïc: quaûn trò phaûi döïa treân caùc quy luaät khaùch
quan (töï nhieân, kyõ thuaät vaø xaõ hoäi); döïa treân caùc nguyeân taéc quaûn trò vaø söû duïng caùc kyõ thuaät quaûn trò.
+ Tính ngheä thuaät: bieåu hieän trong moät soá lónh vöïc nhö ngheä thuaät söû duïng ngöôøi, ngheä thuaät giaûi quyeát caùc khoù khaên, ngheä thuaät giao tieáp, pheâ bình, söû duïng thôøi gian...
3. Quaûn trò cô sôû kinh doanh vaø quaûn tròù cô quan haønh chính
Ñoái vôùi caùc cô sôû kinh doanh, lôïi nhuaän ñöôïc duøng ñeå ño löôøng thaønh quaû thì ñoái vôùi caùc cô quan haønh chính raát khoù ñeå ño löôøng thaønh quaû hoaït ñoäng. Vì vaäy, caùc muïc tieâu, quy cheá, quy ñònh… thöôøng ñöôïc söû duïng ñeå quaûn trò caùc cô quan haønh chính.
4. Chöùc naêng quaûn tròChöùc naêng quaûn trò laø moät hoaït ñoäng quaûn trò, ñöôïc taùch
rieâng ra trong quaù trình phaân coâng vaø chuyeân moân hoùa lao ñoäng quaûn trò. Hieän nay theo caùc saùch giaùo khoa veà quaûn trò thì coù 4 chöùc naêng quaûn trò chuû yeáu: hoaïch ñònh, toå chöùc, ñieàu khieån, kieåm tra.
5. Nhaø quaûn trò5.1. Khaùi nieäm: nhaø quaûn trò laø ngöôøi chæ huy, coù moät
chöùc danh nhaát ñònh trong heä thoáng quaûn trò vaø coù traùch nhieäm ñònh höôùng, toå chöùc, ñieàu khieån vaø kieåm tra hoaït ñoäng cuûa nhöõng ngöôøi khaùc. Nhaø quaûn trò laø ngöôøi ra quyeát ñònh vaø toå chöùc thöïc hieän quyeát ñònh.
5.2. Caùc caáp quaûn trò. Caùc nhaø quaûn trò thöôøng chia thaønh 3 caáp:
Trang 32/2
- Nhaø quaûn trò caáp cao: laø caùc nhaø quaûn trò hoaït ñoäng ôû caáp cao nhaát trong toå chöùc. Nhieäm vuï cuûa hoï laø laäp vaø toå chöùc thöïc hieän caùc quyeát ñònh chieán löôïc, phaùt trieån vaø duy trì toå chöùc. Hoï chòu traùch nhieäm veà thaønh quaû cuoái cuøng cuûa toå chöùc. Caùc chöùc danh cuûa hoï thöôøng laø chuû tòch, giaùm ñoác, hieäu tröôûng……
- Nhaø quaûn trò caáp trung: ôû döôùi quyeàn caùc nhaø quaûn lyù caáp cao. Nhieäm vuï cuûa hoï laø ñöa ra caùc quyeát ñònh chieán thuaät ñeå thöïc hieän caùc keá hoaïch, phoái hôïp caùc hoaït ñoäng ñeå hoaøn thaønh muïc tieâu chung. Caùc chöùc danh cuûa hoï thöôøng laø tröôûng phoøng, tröôûng ban….
- Nhaø quaûn trò caáp thaáp: ôû caáp baäc cuoái cuøng trong heä thoáng caáp baäc quaûn trò. Nhieäm vuï cuûa hoï laø ñöa ra caùc quyeát ñònh taùc nghieäp nhaèm höôùng daãn, ñoác thuùc, ñieàu khieån nhaân vieân trong caùc coâng vieäc haøng ngaøy. Caùc chöùc danh cuûa hoï thöôøng laø toå tröôûng, tröôûng nhoùm….
5.3. Caáp baäc cuûa nhaø quaûn trò vaø chöùc naêng quaûn trò
Theo phaân tích cuûa Mahoney thì thôøi gian daønh cho caùc chöùc naêng cuûa caùc caáp quaûn trò nhö sau:
HOAÏCH ÑÒNH
TOÅCHÖÙC
ÑIEÀUKHIEÅ
N
KIEÅMTRA
CAÁP THAÁP 15% 24% 51% 10%
CAÁP TRUNG 18% 33% 36% 13%
CAÁP CAO 28% 36% 22% 14%
Baûng soá lieäu treân cho thaáy, trong cuøng moät toå chöùc, nhaø quaûn trò caáp cao duøng nhieàu thôøi gian ñeå hoaïch ñònh, phoái hôïp hôn moät nhaø quaûn trò caáp thaáp vaø ngöôïc laïi.
5.4. Caùc kyõ naêng cuûa nhaø quaûn trò- Kyõ naêng tö duy: Ñaây laø kyõ naêng quan troïng ñoái vôùi nhaø
quaûn trò, ñaëc bieät laø nhaø quaûn trò caáp cao. Kyõ naêng naøy giuùp nhaø quaûn trò ñeà ra caùc chieán löôïc, chính saùch ñuùng. Xaùc ñònh ñuùng nhöõng vaán ñeà maáu choát quyeát ñònh söï thaønh baïi cuûa toå chöùc.
- Kyõ naêng nhaân söï: Laø khaû naêng ñoäng vieân con ngöôøi. Kyõ naêng naøy ñöôïc theå hieän trong caùc coâng vieäc: quan heä vôùi ngöôøi khaùc, phaùt hieän nhaân taøi, lieân keát nhöõng taøi naêng, taïo ra moâi tröôøng thuaän lôïi cho söï coáng hieán toát nhaát cuûa ngöôøi khaùc.... Ñaây laø kyõ naêng ñoøi hoûi baét buoäc ñoái vôùi moïi nhaø quaûn trò.
Trang 32/3
- Kyõ naêng kyõ thuaät (chuyeân moân): Laø khaû naêng caàn thieát ñeå thöïc hieän ñöôïc moät coâng vieäc cuï theå, noùi caùch khaùc laø trình ñoä chuyeân moân nghieäp vuï cuûa nhaø quaûn trò.
6. Caùc phöông phaùp quaûn trò6.1. Phöông phaùp haønh chính: laø söï taùc ñoäng tröïc tieáp
vaøo ñoái töôïng quaûn trò baèng caùc quyeát ñònh mang tính baét buoäc, ñoøi hoûi nhaân vieân phaûi chaáp haønh.
6.2. Phöông phaùp kinh teá: taùc ñoäng vaøo ñoái töôïng quaûn trò thoâng qua caùc lôïi ích kinh teá, ñeå cho ñoái töôïng quaûn trò töï löïa choïn phöông aùn hoaït ñoäng coù hieäu quaû nhaát trong phaïm vi hoaït ñoäng cuûa hoï.
6.3. Phöông phaùp giaùo duïc: laø söï taùc ñoäng vaøo nhaän thöùc vaø tình caûm cuûa nhaân vieân nhaèm naâng cao tính töï giaùc vaø nhieät tình cuûa hoï trong vieäc thöïc hieän nhieäm vuï.
7. Caùc nguyeân taéc quaûn trò7.1. Nguyeân taéc taäp trung daân chuû. Baûo ñaûm moái quan
heä chaët cheõ vaø toái öu giöõa taäp trung vaø daân chuû, caøng môû roäng daân chuû thì yeâu caàu taäp trung thoáng nhaát caøng cao. Daân chuû quaù möùc ñöa ñeán töï do voâ chính phuû, taäp trung quaù möùc daãn ñeán taäp trung quan lieâu. Taäp trung phaûi treân cô sôû daân chuû, daân chuû phaûi ñöôïc thöïc hieän treân cô sôû taäp trung.
7.2. Nguyeân taéc söû duïng toaøn dieän caùc phöông phaùp quaûn trò. Theo nguyeân taéc naøy caàn keát hôïp toát phöông phaùp haønh chính, kinh teá vaø giaùo duïc. Phaûi tuøy theo ñoái töôïng maø söû duïng toång hôïp vaø toaøn dieän caùc phöông phaùp quaûn trò vôùi söï thay ñoåi lieàu löôïng taùc ñoäng moät caùch linh hoaït, phuø hôïp.
7.3. Nguyeân taéc naém bao quaùt, chuù yù toaøn dieän, taäp trung xöû lyù khaâu yeáu. Ñaây laø nguyeân taéc quy ñònh phöông phaùp laøm vieäc cuûa nhaø quaûn trò. Nhaø quaûn trò phaûi naém tình hình moät caùch bao quaùt, toaøn dieän khoâng boû soùt nhöõng chi tieát duø laø raát nhoû. Töø ñoù tìm ra caùc khaâu xung yeáu, caùc vaán ñeà then choát, caùc coâng vieäc caáp baùch ñeå taäp trung giaûi quyeát coù hieäu quaû vaø döùt ñieåm.
8. Söï phaùt trieån caùc lyù thuyeát quaûn trò8.1. Lyù thuyeát coå ñieån veà quaûn trò- Hoïc thuyeát F.W.Taylor. Nghieân cöùu vaø phaân tích quaù
trình vaän ñoäng lao ñoäng cuûa ngöôøi saûn xuaát. Treân cô sôû ñoù ñeà ra moät quy trình lao ñoäng hôïp lyù vôùi naêng suaát vaø hieäu quaû cao hôn. Ñaëc tröng noåi baát nhaát cuûa hoïc thuyeát Taylor laø söï hôïp lyù hoùa lao ñoäng, hay laø toå chöùc lao ñoäng khoa hoïc. Moät trong nhöõng haïn cheá lôùn nhaát laø hoïc thuyeát naøy thieáu nhaân baûn, ñaõ coi con ngöôøi nhö laø moät ñinh oác trong boä maùy.
Trang 32/4
- Hoïc thuyeát H.Ford. Saùng laäp heä thoáng saûn xuaát theo daây chuyeàn treân cô sôû chuyeân moân hoùa trong phaân coâng lao ñoäng. Nhôø heä thoáng naøy naêng suaát lao ñoäng taêng leân, thôøi gian ñaøo taïo thôï môùi giaûm.
8.2. Tröôøng phaùi quan heä con ngöôøi hay taâm lyù xaõ hoäi.
Tröôøng phaùi naøy nghieân cöùu nhöõng ñoäng cô taâm lyù thuoäc haønh vi cuûa con ngöôøi trong quaù trình saûn xuaát, trong quan heä vaø taäp theå. Ñaëc bieät laø caùc vaán ñeà xung ñoät vaø hôïp taùc. Noùi chung, laø “nhöõng caùi” maø tröôøng phaùi coå ñieån ñaõ xem nheï hoaëc boû qua. Lyù luaän quaûn trò cuûa tröôøng phaùi naøy ñöôïc xaây döïng chuû yeáu vaøo nhöõng thaønh töïu cuûa khoa hoïc taâm lyù. Tö töôûng cuûa tröôøng phaùi naøy ñöôïc raát nhieàu nöôùc treân theá giôùi aùp duïng, ñaëc bieät laø ôû Nhaät. Ñaïi dieän cuûa tröôøng phaùi naøy laø H.Munsrerberg, M.P.Follet vaø Elton Mayo, A. Maslow....
8.3. Tröôøng phaùi kinh nghieäm. Tröôøng phaùi naøy do nhöõng nhaø quaûn trò coù thaâm nieân vaø nhieàu kinh nghieäm trong coâng taùc quaûn trò ñeà xuaát. Hoï xaây döïng cô sôû lyù luaän chuû yeáu döïa vaøo kinh nghieäm thöïc tieãn cuûa mình. Chuù troïng ñeán vieäc toång keát kinh nghieäm cuûa caùc nhaø laõnh ñaïo lôùn vaø truyeàn baù nhöõng kinh nghieäm naøy cho caùc toå chöùc.
8.4. Lyù thuyeát ñònh löôïng veà quaûn trò (Tröôøng phaùi hieän ñaïi). Noäi dung chuû yeáu cuûa tröôøng phaùi naøy nhaán maïnh ñeán phöông phaùp khoa hoïc trong vieäc giaûi quyeát caùc vaán ñeà quaûn lyù, söû duïng caùc moâ hình toaùn hoïc, ñònh löôïng hoùa caùc yeáu toá coù lieân quan, aùp duïng thoáng keââ, khaûo saùt xaõ hoäi hoïc, söû duïng maùy tính ñieän töû laøm coâng cuï.
8.5. Tröôøng phaùi quaûn trò Nhaät Baûn8.5.1. Thuyeát Z cuûa W.Ouchi. OÂng cho raèng thaùi ñoä cuûa
ngöôøi lao ñoäng tuyø thuoäc vaøo caùch thöùc maø hoï ñöôïc ñoái xöû. Noäi dung coát loõi cuûa thuyeát Z laø cho coâng nhaân laøm vieäc suoát ñôøi, xaây döïng söï trung thaønh cuûa thôï ñoái vôùi chuû, taát caû hoïp thaønh moät gia ñình.
8.5.2. Lyù thuyeát KAIZEN cuûa Masaakiimai. Coát loõi cuûa lyù thuyeát naøy laø nhöõng caûi tieán nhoû, töøng böôùc moät. ÔÛ Nhaät coâng vieäc ñöôïc caûi tieán töøng ngaøy thoâng qua phöông phaùp KAIZEN.
II. CHÖÙC NAÊNG HOAÏCH ÑÒNH1. Khaùi nieäm, nhieäm vuï cuûa hoaïch ñònh1.1. Khaùi nieäm: Hoaïch ñònh laø taát caû caùc coâng vieäc quaûn
lyù lieân quan ñeán vieäc chuaån bò cho töông lai.
Trang 32/5
1.2. Nhieäm vuï: Döï ñoaùn, thieát laäp taàm nhìn, muïc tieâu trong töøng giai ñoaïn.
2. Taïi sao caàn hoaïch ñònh- Taêng khaû naêng ñaït keát quaû mong muoán.- Giuùp caùc nhaø quaûn trò bieát caùch ñaït muïc tieâu.- Phaùt trieån tinh thaàn laøm vieäc taäp theå. - Giuùp nhaø quaûn trò kieåm tra vieäc thöïc hieän muïc tieâu.3. Caùc loaïi hoaïch ñònh- Hoaïch ñònh chieán löôïc: xaùc ñònh muïc tieâu trong moät thôøi
gian daøi, ñeà ra caùc bieän phaùp lôùn coù tính ñònh höôùng.- Hoaïch ñònh taùc nghieäp: xaùc ñònh muïc tieâu ngaén haïn nhaèm
naâng cao hieäu quaû ôû caùc lónh vöïc cuï theå nhaát ñònh.4. Quaù trình hoaïch ñònh- Phaân tích moâi tröôøng.- Thieát laäp taàm nhìn.- Thieát laäp muïc tieâu.- Xaây döïng caùc keá hoaïch thöïc hieän muïc tieâu.4.1. Phaân tích moâi tröôøngMoâi tröôøng cuûa moät toå chöùc laø toång hôïp nhöõng yeáu toá
beân trong cuõng nhö beân ngoaøi taùc ñoäng aûnh höôûng ñeán keát quaû hoaït ñoäng cuûa toå chöùc.
4.1.1. Moâi tröôøng beân ngoaøiMoâi tröôøng beân ngoaøi bao goàm nhöõng yeáu toá töø beân
ngoaøi coù aûnh höôûng khaùch quan ñeán hoaït ñoäng cuûa toå chöùc. Thöôøng laø caùc yeáu toá:
- Kinh teá. Caùc yeáu toá naøy taùc ñoäng ñeán moãi toå chöùc moät caùch khaùc nhau nhöng chuùng thöôøng bieåu hieän treân caùc maët nhö nguoàn kinh phí hoaït ñoäng, möùc ñoä laïm phaùt, thaát nghieäp, thu nhaäp cuûa daân cö,..…..
- Chính trò. Bao goàm ñöôøng loái vaø chính saùch cuûa chính phuû, heä thoáng luaät phaùp, caùc dieãn bieán chính trò trong nöôùc, trong khu vöïc vaø treân theá giôùi …..
- Xaõ hoäi. Caùc yeáu toá naøy thöôøng bieåu hieän treân caùc maët nhö quan nieäm veà ñaïo ñöùc, loái soáng, phong tuïc, taäp quaùn, trình ñoä vaên hoùa, dö luaän xaõ hoäi...
- Coâng ngheä. Nhöõng tieán boä khoa hoïc coâng ngheä laø cô hoäi cho vieäc naâng cao hieäu quaû cuûa quaûn trò, chaúng haïn aùp duïng coâng ngheä tin hoïc trong quaûn trò…..
Trang 32/6
Vieäc phaân tích moâi tröôøng beân ngoaøi seõ giuùp toå chöùc phaùt trieån ñöôïc moät danh muïc caùc cô hoäi moâi tröôøng coù theå mang laïi lôïi ích cuõng nhö caùc moái ñe doïa (nguy cô) caàn traùnh.
4.1.2. Moâi tröôøng beân trong (noäi boä)Bao goàm nhöõng ñieàu kieän hoaøn caûnh beân trong cuûa toå
chöùc coù aûnh höôûng ñeán hoaït ñoäng cuûa toå chöùc. Thöôøng laø caùc yeáu toá:
- Nhaân löïc. Ñaây laø yeáu toá quan troïng nhaát vì cho duø muïc tieâu ñöôïc xaây döïng hoaøn chænh ñeán möùc ñoä naøo ñi nöõa maø khoâng coù nhöõng con ngöôøi laøm vieäc coù chaát löôïng thì chieán löôïc ñoù cuõng khoâng theå mang laïi hieäu quaû cao. Khi nghieân cöùu yeáu toá naøy caàn laøm roõ caùc khía caïnh: cô caáu nhaân löïc, phaân boå vaø söû duïng nhaân löïc, trình ñoä chuyeân moân, khaû naêng ñaøo taïo, …..
- Taøi chính. Ñaây laø yeáu toá ñaëc bieät ñöôïc caùc toå chöùc quan taâm. Khi nghieân cöùu yeáu toá naøy caàn xem xeùt caùc noäi dung: khaû naêng nguoàn taøi chính so vôùi yeâu caàu nhieäm vuï, khaû naêng huy ñoäng nguoàn taøi chính, caùch thöùc phaân boå nguoàn taøi chính ….
- Neàn neáp cuûa toå chöùc. Laø toång hôïp nhöõng kinh nghieäm, caù tính vaø baàu khoâng khí cuûa toå chöùc. Khi nghieân cöùu yeáu toá naøy caàn xem xeùt khaû naêng hoaït ñoäng ñoäc laäp cuûa caùc caù nhaân, möùc ñoä hôïp taùc vaø ñoaøn keát, caùc tieâu chuaån söû duïng ñeå ñaùnh giaù keát quaû hoaït ñoäng cuûa nhaân vieân, …..
Phaân tích moâi tröôøng beân trong seõ giuùp toå chöùc nhaän thöùc roõ hôn caùc ñieåm maïnh caàn phaùt huy vaø caùc ñieåm yeáu caàn haïn cheá.
4.1.3. Coâng cuï phaân tích moâi tröôøng Ñeå thuaän tieän cho vieäc phaân tích moâi tröôøng, coù theå söû
duïng kyõ thuaät phaân tích SWOT. Muïc ñích cuûa vieäc phaân tích naøy laø phoái hôïp caùc maët maïnh, maët yeáu vôùi caùc nguy cô vaø cô hoäi thích hôïp.
MA TRAÄN SWOTNHÖÕNG CÔ HOÄIOpportunities (O)
1………………………2………………………3………………………………………………..
NHÖÕNG NGUY CÔThreats (T)
1………………………2………………………3………………………………………………..
NHÖÕNG ÑIEÅM MAÏNH
Strenghs (S)1…………………………
Phoái hôïp S/O Phoái hôïp S/T
Trang 32/7
2…………………………3…………………………………………………….
NHÖÕNG ÑIEÅM YEÁU
Weaknesses (W)1…………………………2…………………………3…………………………………………………….
Phoái hôïp W/O Phoái hôïp W/T
Ñeå xaây döïng ma traän SWOT tröôùc tieân phaûi lieät keâ caùc maët maïnh, maët yeáu, cô hoäi vaø nguy cô. Sau ñoù tieán haønh so saùnh töøng caëp töông öùng caùc yeáu toá noùi treân ñeå taïo ra caùc caëp phoái hôïp logic. Quaù trình naøy taïo ra 4 nhoùm phoái hôïp cô baûn. Töông öùng vôùi caùc nhoùm naøy laø caùc phöông aùn caàn xem xeùt.
- S/O: Söû duïng nhöõng ñieåm maïnh beân trong ñeå taän duïng nhöõng cô hoäi beân ngoaøi.
- S/T: Söû duïng nhöõng ñieåm maïnh beân trong ñeå traùnh khoûi hay giaûm ñi aûnh höôûng cuûa nhöõng moái ñe doïa beân ngoaøi.
- W/O: Caûi thieän nhöõng ñieåm yeáu beân trong baèng caùch taän duïng nhöõng cô hoäi beân ngoaøi.
- W/T: Laøm giaûm ñi nhöõng ñieåm yeáu beân trong vaø traùnh khoûi nhöõng moái ñe doïa vôùi moâi tröôøng beân ngoaøi. Ñaây laø phöông aùn coù tính chaát phoøng thuû.
Ngoaøi ra coøn coù theå phoái hôïp toång hôïp caùc yeáu toá: S + O + W + T. Ñoù laø taän duïng nhöõng ñieåm maïnh vaø khai thaùc caùc cô hoäi ñeå khaéc phuïc caùc ñieåm yeáu vaø haïn cheá ruûi ro.
4.2. Thieát laäp taàm nhìn (söù maïng) Taâàm nhìn laø moät tuyeân boá coù giaù trò laâu daøi veà muïc ñích
cuûa toå chöùc. Nhöõng tuyeân boá nhö vaäy cuõng coù theå ñöôïc coi laø nhöõng quan ñieåm hay ñònh höôùng hoaït ñoäng laâu daøi cuûa toå chöùc.
Do taàm nhìn laø moät tuyeân boá veà thaùi ñoä neân noù thöôøng ñöôïc bieåu hieän moät caùch tröøu töôïng. Taàm nhìn caàn phaûi ñöôïc trình baøy ngaén goïn, coâ ñoïng vaø deã hieåu. Khi vieát taàm nhìn toå chöùc caàn döïa vaøo caùc cô hoäi, nguy cô vaø caùc ñieåm maïnh, ñieåm yeáu cuûa toå chöùc ñaõ ñöôïc xaùc ñònh trong phaàn phaân tích moâi tröôøng.
Ví duï: Hoïc vieän X phaán ñaáu ñeán naêm 2020 trôû thaønh hoïc vieän coù chaát löôïng haøng ñaàu trong khu vöïc.
Trang 32/8
4.3. Xaùc ñònh muïc tieâu4.3.1. Muïc tieâu laø gìThuaät ngöõ muïc tieâu ñöôïc duøng ñeå chæ caùc keát quaû cuï theå
maø toå chöùc caàn phaán ñaáu ñaït ñöôïc. Muïc tieâu phaûi nhaát quaùn vôùi taàm nhìn vaø ñöôïc cuï theå hoùa thaønh nhöõng chæ tieâu trong töøng giai ñoaïn. Muïc tieâu thöôøng coù hai loaïi daøi haïn vaø ngaén haïn.
- Muïc tieâu daøi haïn: ñöôïc ñeà ra cho moät khoaûng thôøi gian töông ñoái daøi, thöôøng laø hôn 1 naêm, ñoâi khi chuùng cuõng ñöôïc xaùc laäp cho moät nhieäm kyø hoaït ñoäng, chaúng haïn 5 naêm. Ví duï: cô quan X ñeà ra muïc tieâu: trong 5 naêm tôùi seõ tin hoïc hoùa toaøn boä heä thoáng thoâng tin noäi boä qua maïng maùy tính.
- Muïc tieâu ngaén haïn: ñöôïc ñeà ra cho moät khoaûng thôøi gian trong voøng 1 naêm. Muïc tieâu ngaén haïn thöôøng heát söùc cuï theå vaø phaûi neâu ra ñöôïc caùc keát quaû moät caùch chi tieát, thöôøng ñöôïc laäp chung cho toaøn toä chöùc vaø caùc boä phaän chöùc naêng.
4.3.2. Kyõ naêng xaây döïng muïc tieâuCaên cöù vaøo tình hình thöïc teá, khaû naêng thöïc hieän cuûa toå
chöùc, laõnh ñaïo caáp cao phaûi xaây döïng muïc tieâu cho toaøn toå chöùc vaø laõnh ñaïo caùc boä phaän phaûi xaây döïng muïc tieâu cho boä phaän mình. Khi xaây döïng muïc tieâu toå chöùc phaûi tuaân thuû nguyeân taéc SMART nhö sau:
- Muïc tieâu phaûi cuï theå (Specific). Töùc laø phaûi chæ roõ ñöôïc muïc tieâu lieân quan ñeán nhöõng vaán ñeà gì, khoâng noùi moät caùch chung chung. Chaúng haïn muïc tieâu “seõ giuùp ñôõ ngöôøi ngheøo trong thaønh phoá” laø moät muïc tieâu khoâng cuï theå. Chuùng ta khoâng bieát ñöôïc seõ giuùp ngöôøi ngheøo veà vaät chaát hay veà ñaøo taïo ngheà…. Vaø nhö vaäy seõ khoâng thöïc hieän ñöôïc trong thöïc teá.
- Muïc tieâu phaûi ño löôøng ñöôïc (Measurable). Töùc laø phaûi ñònh löôïng hoùa keát quaû cuoái cuøng caàn ñaït ñöôïc baèng caùc chæ tieâu coù theå ñaùnh giaù. Ñaây laø ñieàu quan troïng vì veà sau caùc muïc tieâu ñeà ra laø caùc tieâu chuaån ñeå kieåm tra, ñaùnh giaù keát quaû ñaït ñöôïc. Maët khaùc, muïc tieâu ñöôïc löôïng hoùa seõ deã daøng cho vieäc laäp keá hoaïch thöïc hieän muïc tieâu ñoù. Ví duï: UBND quaän X ñeà ra chæ tieâu: phaán ñaáu giaûm soá hoä ngheøo cuûa quaän trong naêm tôùi. Ñaây laø muïc tieâu khoâng cuï theå vì noù khoâng ñònh löôïng hoùa ñöôïc keát quaû cuoái cuøng. Muïc tieâu toát hôn coù theå laø: phaán ñaáu giaûm soá hoä ngheøo cuûa quaän trong naêm tôùi xuoáng coøn 3%.
- Muïc tieâu phaûi coù theå ñaït ñöôïc (Achievable). Noùi chung muïc tieâu ñeà ra yeâu caàu phaûi coù söï phaán ñaáu nhaát ñònh môùi coù theå thöïc hieän ñöôïc. Tuy nhieân neáu ñaët muïc tieâu cao quaù thì
Trang 32/9
seõ khoâng coù khaû naêng ñaït ñöôïc. Muoán bieát muïc tieâu ñeà ra coù thöïc teá hay khoâng caàn phaûi tieán haønh phaân tích vaø döï baùo moät soá döõ kieän veà moâi tröôøng. Ví duï: Tröôøng ñaïi hoïc Z phaán ñaáu 100% giaûng vieân ñoåi môùi phöông phaùp giaûng daïy trong naêm hoïc tôùi. Muïc tieâu naøy seõ laø khoâng thöïc teá neáu nhö kinh phí trang bò caùc phöông tieän giaûng daïy trong naêm tôùi khoâng döôïc caáp.
- Muïc tieâu phaûi nhaát quaùn (Realicstic). Coù nghóa laø vieäc thöïc hieän muïc tieâu naøy khoâng caûn trôû vieäc thöïc hieän muïc tieâu khaùc. Ví duï: cô quan X ñaët muïc tieâu trong naêm 2009:
+ 100% hoà sô ñöôïc saép xeáp laïi theo trình töï vaø coù danh muïc.+ Tieát kieäm 20% kinh phí mua saém vaên phoøng phaåm.Muïc tieâu 100% hoà sô ñöôïc saép xeáp laïi cho thaáy caàn phaûi
mua saém nhieàu vaên phoøng phaåm nhö giaù, caëp…… trong khi ñoù kinh phí mua saém vaên phoøng phaåm laïi ñöôïc tieát kieäm 20%. Neáu khoâng phaân tích roõ tieát kieäm khoaûn naøo, kinh phí caáp cho vieäc mua saém vaên phoøng phaåm phuïc vuï cho vieäc saép xeáp laïi hoà sô laø bao nhieâu thì coù nguy cô laø 2 muïc tieâu naøy khoâng nhaát quaùn vôùi nhau.
- Muïc tieâu phaûi chæ roõ thôøi gian thöïc hieän (Time). Töùc laø phaûi chæ roõ giôùi haïn thôøi gian thöïc hieän trong khoaûng thôøi gian naøo.
4.4. Xaây döïng keá hoaïch thöïc hieän muïc tieâuSau khi ñaõ xaây döïng caùc muïc tieâu, caàn xaây döïng cho moãi
muïc tieâu moät keá hoaïch thöïc hieän. Vieäc xaây döïng keá hoaïch tuøy thuoäc toå chöùc nhöng keá hoaïch phaûi theå hieän ñöôïc caùc noäi dung chuû yeáu: coâng vieäc caàn laøm, ngöôøi chòu traùch nhieäm, thôøi gian töø khi baét ñaàu cho ñeán khi hoaøn taát, tình traïng thöïc hieän ñeán ñaâu.
Ví duï:KEÁ HOAÏCH THÖÏC HIEÄN MUÏC TIEÂU
100% hoà sô ñöôïc saép xeáp laïi theo trình töï vaø coù danh muïc.
STT
NOÄI DUNGCOÂNG VIEÄC
NGÖÔØITHÖÏC HIEÄN
THÔØIGIAN
TÌNH TRAÏNG
GHICHUÙ
1
2
3
Coâng boá keá hoaïch thöïc hieän muïc tieâu.Xaây döïng caùch thöùc saép xeáp
Laõnh ñaïo vaên phoøng.Nhaân
Töø 15/3/09 ñeán 1/4/09Töø 5/4/09
Ñaõ thöïc hieän (R)
Trang 32/10
4
5
hoà sô. Chuaån bò giaù keâ, bìa in saün, keïp giaáy….Thöïc hieän saép xeáp
Kieåm tra vaø ñaùnh giaù
vieân thuï lyùNhaân vieân thuï lyùNhaân vieân thuï lyùLaõnh ñaïo
ñeán 15/5/09Thöôøng xuyeânTöø 1/6/09 ñeán 1/11/093 thaùng 1 laàn
Trong keá hoaïch coù coät tình traïng. Coät naøy giuùp nhaø quaûn trò ghi nhôù thôøi haïn kieåm tra caùc coâng vieäc ñeà ra coù thöïc hieän theo ñuùng keá hoaïch hay khoâng.
III. CHÖÙC NAÊNG TOÅ CHÖÙC.1. Khaùi nieäm: chöùc naêng toå chöùc laø vieäc löïa choïn nhöõng
coâng vieäc, boä phaän vaø boá trí moãi boä phaän moät ngöôøi laõnh ñaïo vôùi nhieäm vuï, quyeàn haïn ñeå thöïc hieän muïc tieâu cuûa toå chöùc.
2. Caùc yeâu caàu vaø nhöõng nhaân toá aûnh höôûng ñeán cô caáu toå chöùc.
2.1. Caùc yeâu caàu ñoái vôùi moät cô caáu toå chöùc quaûn trò toái öu.
- Ñaûm baûo tính toái öu.- Ñaûm baûo tính linh hoaït hay khaû naêng thích nghi cao. - Ñaûm baûo ñoä tin caäy trong hoaït ñoäng.- Ñaûm baûo tính kinh teá.2.2. Caùc nhaân toá aûnh höôûng ñeán cô caáu toå chöùc
quaûn trò.- Chieán löôïc vaø muïc tieâu cuûa toå chöùc.- Quy moâ vaø möùc ñoä phöùc taïp cuûa toå chöùc.- Kyõ thuaät vaø coâng ngheä söû duïng.3. Ví duï veà cô caáu toå chöùc cuûa moät tröôøng hoïc
Trang 32/11
HIEÄU TRÖÔÛNG
HÑ
HÑ
………
IV. CHÖÙC NAÊNG ÑIEÀU KHIEÅN.1. Khaùi nieäm: Ñieàu khieån laø nhöõng hoaït ñoäng lieân quan
ñeán höôùng daãn, ñoäng vieân nhöõng ngöôøi döôùi quyeàn thöïc hieän caùc muïc tieâu cuûa toå chöùc. Ñieàu khieån ñöôïc hieåu laø chæ huy con ngöôøi.
2. Ñoäng cô vaø caùc lyù thuyeát ñoäng vieân2.1. Ñoäng cô Ñoäng cô chæ söùc maïnh xaûy ra ngay trong loøng ngöôøi ñoù,
thuùc ñaåy ngöôøi ñoù haønh ñoäng höôùng tôùi moät muïc tieâu nhaát ñònh.
Nguyeân taéc cô baûn trong QT: Hieäu quaû laøm vieäc = f (naêng löïc * ñoäng cô)
Naêng löïc laø khaû naêng laøm vieäc cuûa moät ngöôøi trong thöïc teá. Naêng löïc phuï thuoäc vaøo kieán thöùc, kyõ naêng, kinh nghieäm, caùc moái quan heä, heä thoáng caùc giaù trò.
2.2. Caùc lyù thuyeát ñoäng vieân.2.2.1. Lyù thuyeát caáp baäc nhu caàu cuûa Abraham Maslow.
Trình töï saép xeáp nhu caàu cuûa Abraham Maslow
Nhu caàu caáp cao Nhu caàu caáp thaáp
- Nhöõng nhu caàu cô baûn: aên, uoáng, maëc, ôû vaø nhöõng nhu caàu toàn taïi khaùc.
- Nhöõng nhu caàu veà an toaøn vaø an ninh: an toaøn, khoâng bò ñe doïa.
Trang 32/12
Nhöõng nhu caàu cô baûnNhöõng nhu caàu an toaøn, an ninh
Nhöõng nhu caàu XH
Nhöõng nhu caàu töï troïngNhöõng nhu caàu töï theå
hieän
HIEÄU PHOÙ HIEÄU PHOÙ
Khoa
Khoa
……..
phoøng
phoøng
…………….
- Nhöõng nhu caàu XH: tình baïn, ñöôïc xaõ hoäi chaáp nhaän…..- Nhöõng nhu caàu töï troïng: toân troïng vaø ñöôïc ngöôøi khaùc
toân troïng, ñòa vò...- Nhöõng nhu caàu töï theå hieän: chaân, thieän, myõ, töï chuû,
saùng taïo, haøi höôùc...Maslow chia caùc nhu caàu thaønh hai caáp: caáp cao vaø caáp
thaáp. Söï khaùc bieät giöõa hai loaïi naøy laø caùc nhu caàu caáp thaáp ñöôïc thoûa maõn chuû yeáu töø beân ngoaøi, trong khi ñoù caùc nhu caàu caáp cao laïi ñöôïc thoûa maõn chuû yeáu laø töø noäi taïi cuûa con ngöôøi.
2.2.2. Lyù thuyeát hai nhaân toá cuûa HerzbergHerzberg ñaõ xaây döïng thuyeát ñoäng vieân baèng caùch lieät keâ
caùc nhaân toá duy trì vaø caùc nhaân toá ñoäng vieân ngöôøi lao ñoäng. - Caùc nhaân toá duy trì goàm: ñieàu kieän laøm vieäc, tieàn löông,
an toaøn ngheà nghieäp….- Caùc nhaân toá ñoäng vieân goàm: thaønh tích, söï coâng nhaän,
söï tieán boä…..Theo Herzberg thì vieäc ñoäng vieân nhaân vieân ñoøi hoûi phaûi
giaûi quyeát ñoàng thôøi caû 2 nhoùm nhaân toá duy trì vaø ñoäng vieân, khoâng theå chæ chuù troïng moät nhoùm naøo caû.
2.2.3. Lyù thuyeát veà söï coâng baèngGiaùo sö Stacy Adams – Ñaïi hoïc Carolina cho raèngï coâng baèng
laø moät ñoäng löïc. Tuy nhieân caàn löu yù ngöôøi lao ñoäng thöôøng hay ñaùnh giaù coâng lao cuûa mình cao hôn ngöôøi khaùc vaø phaàn thöôûng mình nhaän ñöôïc ít hôn ngöôøi khaùc. Do ñaëc ñieåm naøy, nhaø quaûn trò phaûi luoân luoân quan taâm tôùi nhaän thöùc cuûa ngöôøi lao ñoäng veà söï coâng baèng.
2.2.4. Lyù thuyeát cuûa David Mc. Clelland. Cho raèng con ngöôøi coù 3 nhu caàu cô baûn:
- Nhu caàu thaønh töïu: ngöôøi coù nhu caàu thaønh töïu cao laø ngöôøi luoân muoán coâng vieäc ñöôïc giaûi quyeát toát hôn. Hoï muoán vöôït qua caùc khoù khaên, trôû ngaïi vaø thích caùc coâng vieäc mang tính thaùch thöùc.
- Nhu caàu lieân minh: ngöôøi coù nhu caàu naøy maïnh seõ laøm vieäc toát ôû nhöõng loaïi coâng vieäc taïo ra söï thaân thieän vaø caùc quan heä XH.
- Nhu caàu quyeàn löïc: laø nhu caàu kieåm soaùt vaø aûnh höôûng ñeán moâi tröôøng laøm vieäc cuûa ngöôøi khaùc.
OÂng cho raèng nhaø quaûn trò thaønh coâng laø nhöõng ngöôøi coù nhu caàu quyeàn löïc maïnh nhaát, keá ñeán laø nhu caàu thaønh töïu vaø sau cuøng laø nhu caàu lieân minh.
Trang 32/13
3. Laõnh ñaïo vaø caùc phaåm chaát cuûa ngöôøi laõnh ñaïo3.1. Laõnh ñaïoLaõnh ñaïo laø moät ngheä thuaät taùc ñoäng vaøo con ngöôøi sao
cho hoï khoâng nhöõng chæ tuaân thuû caùc meänh leänh maø coøn töï nguyeän haêng haùi laøm vieäc.
3.2. Phaåm chaát cuûa ngöôøi laõnh ñaïoStogdill toång keát vaø ñaùnh giaù laàn thöù 2 vaøo naêm 1974 treân
cô sôû n/c 163 ñeà taøi vaø ruùt ra 13 phaåm chaát chính cuûa ngöôøi laõnh ñaïo thaønh coâng nhö:
- Khaû naêng thích öùng.- Am hieåu moâi tröôøng xaõ hoäi.- Tham voïng vaø ñònh höôùng thaønh töïu.- Quyeát ñoaùn.- Coù tinh thaàn hôïp taùc.- Maïnh daïn.- Ñaùng tin caäy. (choã döïa cuûa nhaân vieân).- Thoáng trò. (coù khaû naêng aûnh höôûng ñeán ngöôøi khaùc).- Nghò löïc.- Kieân trì.- Töï tin.- Chòu ñöïng ñöôïc söï caêng thaúng.- Saün saøng chòu traùch nhieäm.3.3. Phong caùch laõnh ñaïoPhong caùch laõnh ñaïo laø caùch thöùc theo ñoù ngöôøi laõnh ñaïo
cöû xöû ñoái vôùi caùc nhaân vieân döôùi quyeàn vaø phaïm vi caùc vaán ñeà maø hoï ñöôïc pheùp ra quyeát ñònh. Theo Kurt Lewin coù 3 phong caùch laõnh ñaïo chuû yeáu sau ñaây:
3.3.1. Phong caùch ñoäc ñoaùn. Laø phong caùch trong ñoù ngöôøi laõnh ñaïo seõ tröïc tieáp ra caùc quyeát ñònh maø khoâng caàn tham khaûo yù kieán cuûa ngöôøi döôùi quyeàn.
- Ñaëc ñieåm: Caáp döôùi chæ ñöôïc caáp treân cung caáp thoâng tin toái thieåu ñeå thöïc hieän nhieäm vuï, caùc chæ thò, meänh leänh ñöôïc ñeà ra treân cô sôû kieán thöùc, kinh nghieäm cuûa ngöôøi laõnh ñaïo, thoâng tin 1 chieàu töø treân xuoáng laø chuû yeáu, raát ít ôû döôùi leân.
- Öu ñieåm: Giaûi quyeát vaán ñeà moät caùch nhanh choùng kòp thôøi.
- Nhöôïc ñieåm: Chuû quan, khoâng phaùt huy ñöôïc saùng taïo, kinh nghieäm cuûa caáp döôùi
Trang 32/14
3.3.2. Phong caùch daân chuû. Laø phong caùch trong ñoù ngöôøi laõnh ñaïo ra caùc quyeát ñònh treân cô sôû baøn baïc trao ñoåi vaø tham khaûo yù kieán cuûa caáp döôùi.
- Ñaëc ñieåm: Thu huùt ngöôøi lao ñoäng tham gia vaøo coâng taùc quaûn trò; ngöôøi laõnh ñaïo chæ giaûi quyeát caùc vaán ñeà quan troïng, coøn laïi giao cho caáp döôùi; thoâng tin 2 chieàu: töø treân xuoáng vaø töø döôùi leân. Caùc thaønh vieân coù quan heä chaët cheõ vôùi nhau.
- Öu ñieåm: Khai thaùc ñöôïc nhöõng saùng kieán, kinh nghieäm cuûa nhöõng ngöôøi döôùi quyeàn, töø ñoù taïo ra söï thoûa maõn cho hoï vì ñöôïc thöïc hieän coâng vieäc do chính mình ñeà ra.
- Nhöôïc ñieåm: Toán keùm thôøi gian, tieàn baïc.3.3.3. Phong caùch töï do. Laø phong caùch trong ñoù ngöôøi
laõnh ñaïo cho pheùp ngöôøi döôùi quyeàn ra caùc quyeát ñònh rieâng cuûa mình vaø hoï ít tham gia vaøo vieäc ra quyeát ñònh.
- Ñaëc ñieåm: Ngöôøi laõnh ñaïo raát ít tham gia vaøo hoaït ñoäng cuûa taäp theå, thöôøng chæ neâu yù töôûng roài giao heát quyeàn haïn vaø traùch nhieäm cho caáp döôùi; caáp döôùi ñöôïc töï do ra quyeát ñònh, ñöôïc haønh ñoäng theo caùch maø hoï cho laø toát nhaát; thoâng tin theo chieàu ngang laø chuû yeáu giöõa caùc thaønh vieân vôùi nhau, töø laõnh ñaïo xuoáng raát ít.
- Öu ñieåm: Phaùt huy toái ña naêng löïc saùng taïo cuûa ngöôøi döôùi quyeàn.
- Nhöôïc ñieåm: Deã daãn ñeán tình traïng hoãn loaïn voâ chính phuû trong toå chöùc.
3.4. Caùc caên cöù löïa choïn phong caùch laõnh ñaïo Khoâng coù moät phong caùch laõnh ñaïo naøo laø toát nhaát cho
moïi tình huoáng. Thöôøng ngöôøi ta döïa vaøo moät soá yeáu toá ñeå löïa choïn phong caùch laõnh ñaïo toái öu nhö sau:
- Ñaëc ñieåm cuûa ngöôøi döôùi quyeàn: Trình ñoä vaø kinh nghieäm, tuoåi taùc, caù tính.....
- Ñaëc ñieåm cuûa toå chöùc: Loaïi toå chöùc, söï taùn ñoàng yù kieán cuûa caùc thaønh vieân…
- Phong caùch cuûa laõnh ñaïo caáp treân: ñoäc ñoaùn, daân chuû...- Caùc tình huoáng cuï theå: baát ngôø, baát ñoàng nhoùm, gaây
hoang mang…..- Ñaëc ñieåm cuûa nhaø laõnh ñaïo: moät trong 3 phong caùch coù 1
phong caùch töï nhieân nhaát ñoái vôùi nhaø laõnh ñaïo. 4. Ra quyeát ñònh4.1. Caùc yeâu caàu cuûa quyeát ñònh quaûn trò
Trang 32/15
4.1.1. Khaùi nieäm: Quyeát ñònh quaûn lyù laø haønh vi saùng taïo cuûa nhaø quaûn trò nhaèm giaûi quyeát vaán ñeà cuûa moät toå chöùc.
4.1.2. Caùc yeâu caàu cuûa quyeát ñònh quaûn trò- Phaûi coù caên cöù khoa hoïc.- Phaûi baûo ñaûm tính thoáng nhaát.- Phaûi ñuùng thaåm quyeàn. - Ñòa chæ phaûi roõ raøng.- Phaûi chæ roõ thôøi gian thöïc hieän.- Phaûi ñöôïc ñöa ra kòp thôøi.4.2. Quy trình vaø caùc kieåu ra quyeát ñònh4.2.1. Quy trình ra quyeát ñònhBöôùc 1: Xaùc ñònh vaán ñeà caàn ra quyeát ñònh.Böôùc 2: Xaây döïng caùc tieâu chuaån ñeå ñaùnh giaù vaø löïa choïn
phöông aùn quyeát ñònh. Böôùc 3: Xaây döïng caùc phöông aùn, giaûi phaùp nhaèm giaûi
quyeát vaán ñeà. Böôùc 4: Ñaùnh giaù caùc phöông aùn ñaõ xaây döïng. Böôùc 5: Löïa choïn phöông aùn toái öu. Böôùc 6: Ra quyeát ñònh.4.2.2. Caùc kieåu ra quyeát ñònhVictor Vroom vaø Philip Yeston ñaõ phaân bieät 5 kieåu ra quyeât
ñònh tieâu bieåu nhö sau:Kieåu 1: Nhaø quaûn lyù töï quyeát ñònh treân nhöõng thoâng tin hoï
coù ñöôïc.Kieåu 2: Nhaø quaûn lyù thu thaäp nhöõng thoâng tin töø caáp döôùi.
Sau ñoù töï quyeát ñònh. Caáp döôùi trong tröôøng hôïp naøy laø nôi cung caáp thoâng tin cho nhaø quaûn lyù.
Kieåu 3: Nhaø quaûn lyù trao ñoåi vôùi caáp döôùi ñeå nghe yù kieán maø khoâng taäp hôïp hoï laïi. Sau ñoù ra quyeát ñònh. Quyeát ñònh coù hoaëc khoâng bò aûnh höôûng bôûi yù kieán cuûa caáp döôùi.
Kieåu 4: Nhaø quaûn lyù trao ñoåi vôùi taäp theå ñeå laáy yù kieán chungï. Sau ñoù ra quyeát ñònh. Quyeát ñònh coù hoaëc khoâng coù caùc yù kieán ñeà nghò cuûa taäp theå trong ñoù.
Kieåu 5: Nhaø quaûn lyù trao ñoåi vôùi taäp theå, cuøng nhau ñeà ra, thaûo luaän caùc giaûi phaùp vaø coá gaéng ñaït ñöôïc söï nhaát trí chung. Nhaø quaûn lyù khoâng tìm caùch aùp ñaët vôùi taäp theå maø caên cöù vaøo yù kieán cuûa taäp theå ñeå ñöa ra quyeát ñònh.
Trang 32/16
Öu nhöôïc ñieåm cuûa caùc moâ hình ra quyeát ñònh.
ÖU ÑIEÅM NHÖÔÏC ÑIEÅM
Kieåu 1 vaø 2
- Thôøi gian ra quyeát ñònh ngaén.- Tieát kieäm chi phí, thôøi gian.
- Ñoäc ñoaùn, khoâng taän duïng ñöôïc suy nghó cuûa ngöôøi khaùc.
Kieåu 3,4 vaø 5
- Taän duïng ñöôïc kieán thöùc vaø kinh nghieäm cuûa ngöôøi khaùc. Ñaëc bieät caàn neáu ñoù laø vaán ñeà phöùc taïp vaø mang tính chieán löôïc.
- Toán thôøi gian.- Khuynh höôùng nhöôïng boä, thoûa hieäp.- Traùch nhieäm caù nhaân khoâng roõ.
4.2.3. Nhöõng vaán ñeà caàn löu yù khi ra quyeát ñònh- Quaù tin töôûng ôû kinh nghieäm cuûa baûn thaân cuõng nhö
ñaùnh giaù noù quaù cao.- Quyeát ñònh mang tính thoûa hieäp vaø nhieàu luùc boû qua
nhöõng vaán ñeà chính cuûa noù.- Vieäc ra quyeát ñònh döïa treân nhöõng aán töôïng hoaëc caûm
xuùc caù nhaân.- Quaù caàu toaøn trong vieäc ra quyeát ñònh.- Ra quyeát ñònh khi löôïng thoâng tin chöa ñaày ñuû, coøn thieáu
quaù nhieàu.4.3. Quy trình thöïc hieän quyeát ñònhBöôùc 1: Truyeàn ñaït quyeát ñònh ñeán nhöõng boä phaän coù
traùch nhieäm thi haønh. Böôùc 2: Laäp keá hoaïch vaø toå chöùc thöïc hieän quyeát ñònh.Böôùc 3: Kieåm tra vaø ñieàu chænh quyeát ñònh.Böôùc 4: Toång keát ñaùnh giaù vaø ruùt kinh nghieäm vieäc thöïc
hieän quyeát ñònh.V. CHÖÙC NAÊNG KIEÅM TRA1. Khaùi nieämKieåm tra laø quaù trình xaùc ñònh thaønh quaû ñaït ñöôïc treân thöïc
teá, so saùnh noù vôùi nhöõng tieâu chuaån ñaõ ñöôïc xaây döïng, treân cô sôû ñoù phaùt hieän ra söï sai leäch vaø nghuyeân nhaân cuûa söï sai leäch ñoù. Ñoàng thôøi ñeà ra moät chöông trình haønh ñoäng nhaèm khaéc phuïc söï sai leäch ñeå ñaûm baûo cho toå chöùc ñaït ñöôïc nhöõng muïc tieâu döï kieán.
2. Quy trình kieåm tra- Böôùc 1: Xaùc ñònh caùc tieâu chuaån.
Trang 32/17
- Böôùc 2: Ño löôøng thaønh quaû. - Böôùc 3: Ñieàu chænh caùc sai leäch.3. Caùc nguyeân taéc kieåm tra- Kieåm tra phaûi ñöôïc caên cöù treân keá hoaïch hoaït ñoäng vaø
caên cöù theo caáp baäc cuûa ñoái töôïng ñöôïc kieåm tra.- Coâng vieäc kieåm tra phaûi ñöôïc thieát keá theo yeâu caàu cuûa
nhaø quaûn trò.- Kieåm tra phaûi ñöôïc thöïc hieän taïi nhöõng khaâu troïng yeáu vaø
quan troïng. - Kieåm tra phaûi khaùch quan (traùnh ñònh kieán).- Kieåm tra phaûi phuø hôïp vôùi khoâng khí cuûa toå chöùc (ñaëc
bieät laø ñaëc ñieåm vaên hoùa).- Kieåm tra phaûi tieát kieäm.- Kieåm tra phaûi ñöa ñeán haønh ñoäng.Ví duï veà moät phöông phaùp kieåm tra (duøng tham khaûo).
Keá hoaïch kieåm tra vieäc thöïc hieän caùc muïc tieâu Ngöôøi laäp: Phoù giaùm ñoác Ngöôøi
duyeät: Giaùm ñoác Chuaån möïc kieåm tra: caùc keá hoaïch. Ngaøy: 2 vaø 3 thaùng 6/2009STT
Boä phaänñöôïc
kieåm traÑaïi
dieän Kieåm tra vieân Thôøi gian
Ghi chuù
1 Ban laõnh ñaïo
Giaùm ñoác
Ng vaên A (T.nhoùm)Leâ Thò B (T.vieân)
8h – 11h2/6/2009
2 Vaên phoøng
T. phoøng
Ng Thò C (T.nhoùm)Hoaøng vaên D (T.vieân)
14h – 17h
2/6/2009
2 Phoøng haønh chính
T. phoøng
Ng Thò E (T.nhoùm)Traàn Vaên F (T.vieân)
8h – 11h3/6/2009
…….
………………………
………………
…………………….. ……………..
Trang 32/18
Löu yù khi löïa choïn kieåm tra vieân thì yeâu caàu quan troïng nhaát laø khaû naêng ñoäc laäp, coù nghóa laø caùc kieåm tra vieân phaûi ôû boä phaän khaùc vôùi boä phaän ñöôïc kieåm tra. Ngoaøi ra, caùc kieåm tra vieân coøn phaûi coù caùc phaåm chaát nhö: coù naêng löïc vaø kinh nghieäm trong coâng vieäc, coù tinh thaàn hôïp taùc vaø saün saøng giuùp ñôõ moïi ngöôøi, khaùch quan vaø khoâng ñònh kieán, coù khaû naêng giao tieáp vaø truyeàn ñaït.
Khi keá hoaïch kieåm tra ñaõ hoaøn chænh vaø sau khi caùc nhoùm kieåm tra ñaõ ñöôïc toå chöùc, ngöôøi phuï traùch kieåm tra seõ thoâng baùo tröôùc cho boä phaän ñöôïc kieåm tra veà thôøi gian, tröôûng nhoùm vaø caùc thaønh vieân trong nhoùm kieåm tra.
- Tieán haønh kieåm tra. Kieåm tra phaûi döïa treân nhöõng baèng chöùng khaùch quan.
Nhöõng khaúng ñònh khoâng coù caên cöù, dö luaän, tin ñoàn... khoâng ñöôïc coi laø baèng chöùng khaùch quan. Khi phaùt hieän moät vaán ñeà khoâng thöïc hieän ñuùng keá hoaïch, kieåm tra vieân phaûi xem xeùt baèng chöùng khaùch quan cuøng vôùi beân ñöôïc kieåm tra ñeå ñaït ñöôïc söï nhaát trí chung. Nhieàu tröôøng hôïp xaûy ra söï khoâng nhaát trí. Trong tröôøng hôïp naøy kieåm tra vieân phaûi söû duïng baèng chöùng khaùch quan ñeå chöùng minh cho phaùt hieän cuûa mình.
- Baùo caùo kieåm traPhaûi vieát baùo caùo kieåm tra tröôùc khi keát thuùc kieåm tra. Baùo
caùo kieåm tra thöôøng chöùa caùc noäi dung lieân quan ñeán cuoäc kieåm tra. Ñeå cho ngaén goïn, ñoàng nhaát, baùo caùo thöôøng ñöôïc laäp ñöôùi daïng bieåu maãu. Döôùi daây laø moät maãu tham khaûo baùo caùo kieåm tra.
BAÙO CAÙO KIEÅM TRA TÌNH HÌNH THÖÏC HIEÄN KEÁ HOAÏCHBoä phaän ñöôïc kieåm tra: Cô quan X Tröôûng nhoùm kieåm tra: NVXTröôûng boä phaän ñöôïc kieåm tra: LVC kieåm tra
vieân: NVYPhaïm vi ñaùnh giaù: keá hoaïch Ngaøy:
2/6/2009
TT
Ñieåm khoâng hoaøn thaønh
keá hoaïch (Ñaùnh giaù vieân ghi)
Phaân tích
nguyeân nhaân
Haønh ñoäng khaéc phuïc (Beân
ñöôïc ÑG ghi)
Ngaøy döï kieán
hoaøn taát
(Beân ñöôïc ÑG
ghi)
Ngaøykieåm
tra xaùc
nhaän (ÑG
vieân)
Ngaøy, kyù teân (ÑG vieân)
1 Chöa coù baèng chöùng
Chöa môøi
Môøi sôùm
10/6/09 11/6/09
11/6/09
Trang 32/19
cho thaáy cô quan X ñaõ xaây döïng caùch thöùc saép xeáp hoà sô cho töøng loaïi hoà sô
ñöôïc chuyeân gia höôùng daãn
chuyeân gia höôùng daãn
.
.……………………………………
……………………
…………………….
……………….
………………
…………….
PHAÀN II. CAÙC VAÊN BAÛN THOÂNG DUÏNG TRONG MOÄT TOÅ CHÖÙC HAØNH CHAÙNH
1. Thể thức văn bảnThể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành
phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong một số loại văn bản nhất định.
1.1. Quốc hiệuQuốc hiệu ghi trên văn bản bao gồm 2 dòng chữ: “CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA
VIỆT NAM” và “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”.
1.2. Tên cơ quan ban hành văn bảnTên cơ quan ban hành văn bản bao gồm tên của cơ quan ban hành văn bản và tên của cơ
quan cấp trên trực tiếp (nếu có). Tên của cơ quan ban hành văn bản phải được ghi đầy đủ theo tên gọi chính thức, tên của cơ quan cấp trên trực tiếp có thể viết tắt những cụm từ thông dụng như Giáo hội Phật giáo (GHPG). Ví dụ:
GÍAO HỘI PHẬT GIÁO VIỆT NAM UBND TỈNH X
HỌC VIỆN PHẬT GIÁO…. HỘI KHUYẾN HỌC TỈNH
1.3. Số, ký hiệu của văn bản
Trang 32/20
- Số của văn bản là số thứ tự đăng ký văn bản do cơ quan ban hành trong một năm. Số của văn bản được ghi bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.
- Ký hiệu của văn bản bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản (trừ công văn) và chữ viết tắt tên cơ quan ban hành văn bản.
Ví dụ: Quyết định của Học viện Phật giáo: Số: 09/QĐ-HVPG
1.4. Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản- Địa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính nơi cơ quan
đóng trụ sở.
- Ngày, tháng, năm ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được ký ban hành. Lưu ý phải viết đầy đủ ngày... tháng... năm...; đối với những số chỉ ngày, tháng nhỏ hơn 10 phải ghi thêm số 0 ở trước.
1.5. Trích yếu nội dung của văn bảnTrích yếu nội dung của văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ, phản ánh khái
quát nội dung chủ yếu của văn bản.
1.6. Nội dung văn bảnNội dung văn bản là nơi phản ánh các quy định được đặt ra; các vấn đề, sự việc… được
trình bày. Nội dung văn bản phải bảo đảm những yêu cầu cơ bản sau:
- Phù hợp với hình thức văn bản được sử dụng;
- Các vấn đề, sự việc phải được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác;
- Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu;
- Dùng từ ngữ phổ thông; không dùng từ ngữ địa phương và từ ngữ nước ngoài nếu không thực sự cần thiết. Đối với thuật ngữ chuyên môn cần xác định rõ nội dung thì phải được giải thích trong văn bản;
- Không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng. Đối với những từ, cụm từ được sử dụng nhiều lần trong văn bản thì có thể viết tắt nhưng các chữ viết tắt lần đầu của từ, cụm từ phải được đặt trong ngoặc đơn ngay sau từ, cụm từ đó;
- Việc viết hoa được thực hiện theo quy tắc chính tả tiếng Việt;
- Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, trích yếu nội dung văn bản; số, ký hiệu văn bản; ngày, tháng, năm ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản (trừ trường hợp đối với luật và pháp lệnh); trong các lần viện dẫn tiếp theo, có thể ghi tên loại và số, ký hiệu của văn bản đó.
1.7. Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền- Việc ghi quyền hạn của người ký được thực hiện như sau:
+ Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM.” (thay mặt) vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan;
+ Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan thì phải ghi chữ viết tắt “KT.” (ký thay) vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan;
Trang 32/21
+ Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “TL.” (thừa lệnh) vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan;
+ Trường hợp ký thừa uỷ quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” (thừa uỷ quyền) vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan.
- Chức vụ của người ký: Chức vụ ghi trên văn bản là chức danh lãnh đạo chính thức của người ký văn bản trong cơ quan; chỉ ghi chức danh như Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Tổng thư ký, phó tổng thư ký v.v.., không ghi lại tên cơ quan.
- Họ tên bao gồm họ, tên đệm (nếu có) và tên của người ký văn bản. Trước họ tên của người ký, không ghi học hàm, học vị và các danh hiệu danh dự khác, trừ văn bản của các tổ chức sự nghiệp giáo dục, y tế, nghiên cứu khoa học, trong những trường hợp cần thiết, có thể ghi thêm học hàm, học vị.
1.8. Dấu của cơ quan.Dấu trên văn bản được đóng trên chữ ký, lệch về phía trái và chiếm khoảng từ 1/3 đến
½ chữ ký.
1.9. Nơi nhận.Nơi nhận xác định những cơ quan và cá nhân nhận văn bản với mục đích và trách nhiệm
cụ thể như để giám sát; xem xét, giải quyết; để thi hành; để trao đổi công việc; để biết và để lưu.
Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản. Cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo có trách nhiệm đề xuất những cơ quan và cá nhân nhận văn bản trình người ký văn bản quyết định.
Đối với văn bản chỉ gửi cho một số đối tượng cụ thể thì phải ghi tên từng cơ quan, cá nhân nhận văn bản; đối với văn bản được gửi cho một nhóm đối tượng nhất định thì nơi nhận được ghi chung, ví dụ: Các Bộ, cơ quan ngang Bộ….
1.10. Dấu chỉ mức độ khẩn, mật. - Văn bản được xác định độ khẩn theo ba mức: hoả tốc, thượng khẩn hoặc khẩn. Khi
soạn thảo văn bản có tính chất khẩn, cơ quan hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất mức độ khẩn trình người ký văn bản quyết định. Dấu độ khẩn phải được khắc sẵn, mực dùng để đóng dấu độ khẩn dùng mực màu đỏ tươi.
- Văn bản được xác định độ mật theo ba mức: tuyệt mật, tối mật hoặc mật. Nếu văn bản cần thu hồi thì đóng dấu thu hồi. Cách thực hiện như mức độ khẩn.
1.11. Các thành phần thể thức khác- Địa chỉ cơ quan, địa chỉ E-Mail, địa chỉ Website, số Tel, số Fax đối với công văn, công
điện, giấy giới thiệu, giấy mời… để tạo điều kiện thuận lợi cho việc liên hệ;
- Các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành như “xem xong trả lại”, “lưu hành nội bộ”… hoặc chỉ dẫn về dự thảo văn bản như “dự thảo” hay “dự thảo lần ...” có thể được đánh máy hoặc dùng con dấu khắc sẵn để đóng lên văn bản hoặc dự thảo văn bản;
- Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành đối với những văn bản cần được quản lý chặt chẽ về số lượng bản phát hành;
Trang 32/22
- Trường hợp văn bản có phụ lục kèm theo thì trong văn bản phải có chỉ dẫn về phụ lục đó. Phụ lục phải có tiêu đề; văn bản có từ hai phụ lục trở lên thì các phụ lục phải được đánh số thứ tự;
- Số trang: văn bản và phụ lục gồm nhiều trang thì từ trang thứ hai trở đi phải được đánh số thứ tự; số trang của phụ lục văn bản được đánh riêng, theo từng phụ lục.
2. Kỹ thuật tr ình bày. 2.1. Khổ giấy, kiểu trình bày và định lề trang văn bản.- Khổ giấy: Văn bản được trình bày trên giấy khổ A4 (210 mm x 297 mm). Các loại văn
bản như giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển có thể được trình bày trên giấy khổ A5 (148 mm x 210 mm) hoặc trên mẫu in sẵn.
- Kiểu trình bày: Văn bản được trình bày theo chiều dài của trang giấy. Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng của trang giấy.
- Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4)
Lề trên: cách mép trên từ 20-25 mm;
Lề dưới: cách mép dưới từ 20-25 mm;
Lề trái: cách mép trái từ 30-35 mm;
Lề phải: cách mép phải từ 15-20 mm.
2.2. Kỹ thuật trình bày các thành phần thể thức văn bản. a) Quốc hiệu: được trình bày tại ô số 1.
- Dòng chữ trên: “CộNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm.
- Dòng chữ dưới: “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; chữ cái đầu của các cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch ngang nhỏ; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ.
b) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản: được trình bày tại ô số 2.
- Tên cơ quan cấp trên trực tiếp được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng.
- Tên cơ quan ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ.
c) Số, ký hiệu của văn bản: được trình bày tại ô số 3.
Số được trình bày bằng chữ in thường, ký hiệu bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ “số” có dấu hai chấm; giữa số, năm ban hành và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/); giữa các nhóm chữ viết tắt có dấu gạch nối không cách chữ (-). Ví dụ: Số: 33/2008/NQ-HVPG; Số: 15/QĐ-HVPG; Số: 23/BC-HVPG.
d) Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản: được trình bày tại ô số 4.
Trang 32/23
Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng; sau địa danh có dấu phẩy.
Ví dụ: Nha Trang, ngày 05 tháng 02 năm 2008
đ) Tên loại và trích yếu nội dung văn bản.
- Tên loại và trích yếu nội dung của các loại văn bản có ghi tên loại được trình bày tại ô số 5a; tên loại văn bản được đặt canh giữa (cân đối ở giữa dòng) bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 14 đến 15, kiểu chữ đứng, đậm; trích yếu nội dung văn bản được đặt canh giữa, ngay dưới tên loại văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; bên dưới trích yếu có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ.
- Trích yếu nội dung công văn được trình bày tại ô số 5b, sau chữ viết tắt “V/v” (về việc) bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng.
e) Nội dung văn bản: được trình bày tại ô số 6.
Phần nội dung được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14; khi xuống dòng, chữ đầu dòng có thể lùi vào từ 1cm đến 1,27cm (1 default tab); khoảng cách giữa các đoạn văn (paragraph) đặt tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng hay cách dòng (line spacing) chọn tối thiểu từ cách dòng đơn (single line spacing) hoặc từ 15pt (exactly line spacing) trở lên.
Đối với những văn bản có phần căn cứ pháp lý để ban hành thì sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu chấm phẩy, riêng căn cứ cuối cùng kết thúc bằng dấu phẩy.
Trang 32/24
g) Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền.
- Quyền hạn, chức vụ của người ký được trình bày tại ô số 7a; chức vụ khác của người ký được trình bày tại ô số 7b; các chữ viết tắt “TM.”, “KT.”, “TL.”, “TUQ.” hoặc “Q.” (quyền), quyền hạn và chức vụ của người ký được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.
Trang 32/25
20-25 mm
30-35 mm
15-2
0 m
m
2
3
5b
10a
10b
1
4
5a
9a
1
11
6
14
7a
7b
7c8
9b
13
20-25 mm
- Họ tên của người ký văn bản và học hàm, học vị (nếu có) được trình bày tại ô số 7b; bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.
- Chữ ký của người có thẩm quyền được trình bày tại ô số 7c.
h) Dấu của cơ quan: được trình bày tại ô số 8.
i) Nơi nhận: được trình bày tại ô số 9a và 9b.
- Phần nơi nhận tại ô 9a (chỉ áp dụng đối với công văn) được trình bày như sau:
+ Từ “kính gửi” và tên các cơ quan hoặc cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng;
+ Sau từ “kính gửi” có dấu hai chấm. Nếu công văn gửi cho hai cơ quan hoặc cá nhân trở lên thì tên mỗi cơ quan, cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, cá nhân được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch ngang, cuối dòng có dấu chấm phẩy, cuối dòng cuối cùng có dấu chấm.
- Phần nơi nhận tại ô số 9b (áp dụng chung đối với công văn và các loại văn bản khác) được trình bày như sau:
+ Từ “nơi nhận” được trình bày trên một dòng riêng, sau đó có dấu hai chấm, bằng chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm;
+ Phần liệt kê các cơ quan và cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên mỗi cơ quan và cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan nhận văn bản được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch ngang, cuối dòng có dấu chấm phẩy; riêng dòng cuối cùng bao gồm chữ “lưu” sau đó có dấu hai chấm, tiếp theo là chữ viết tắt “VT” (văn thư cơ quan), chữ viết tắt tên đơn vị (hoặc bộ phận) soạn thảo văn bản và số lượng bản lưu (chỉ trong những trường hợp cần thiết) được đặt trong ngoặc đơn, cuối cùng là dấu chấm.
k) Dấu chỉ mức độ khẩn, mật.
- Mẫu dấu độ mật (tuyệt mật, tối mật hoặc mật) được đóng vào ô số 10a, dấu thu hồi được đóng vào ô số 11.
- Dấu độ khẩn được đóng vào ô số 10b. Con dấu các độ khẩn có hình chữ nhật, trên đó, các từ “hoả tốc”, “thượng khẩn” hoặc “khẩn” được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm và được đặt cân đối trong khung hình chữ nhật viền đơn, có kích thước tương ứng là 30mm x 8mm, 40mm x 8mm và 20mm x 8mm.
l) Các thành phần thể thức khác
- Các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành được trình bày tại ô số 11; các cụm từ “xem xong trả lại”, “lưu hành nội bộ” được trình bày cân đối trong một khung hình chữ nhật viền đơn, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;
- Chỉ dẫn về dự thảo văn bản được trình bày tại ô số 12; từ “dự thảo” hoặc cụm từ “dự thảo lần ...” được trình bày trong một khung hình chữ nhật viền đơn, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;
- Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành được trình bày tại ô số 13; ký hiệu bằng chữ in hoa, số lượng bản bằng chữ số, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng;
- Địa chỉ cơ quan; địa chỉ E-Mail; địa chỉ trên mạng (Website); số điện thoại, số Fax được trình bày trên trang đầu của văn bản, tại ô số 14, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 11 đến
Trang 32/26
12, kiểu chữ đứng, dưới một đường kẻ nét liền kéo dài hết bề ngang của vùng trình bày văn bản;
- Phụ lục văn bản: phụ lục kèm theo văn bản được trình bày trên các trang giấy riêng; từ “phụ lục” và số thứ tự của phụ lục (trường hợp có từ hai phụ lục trở lên) được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; tiêu đề (tên) của phụ lục được trình bày canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;
- Số trang của văn bản được trình bày tại chính giữa, trên đầu trang giấy (phần header) hoặc tại góc phải, ở cuối trang giấy (phần footer), cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng.
PHỤ LỤC Mẫu 1. Nghị quyết (Hội đồng ….).
HỘI ĐỒNG ….
……….……
Số: /…../NQ-HĐ..
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
...... ...., ngày tháng năm 20....
NG HỊ QU YẾT
…... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . (1) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
HỘI ĐỒNG . . ..(1)..
KHOÁ.. . KỲ HỌP THỨ.. . (nếu có)
Căn cứ ………………………………………………………………………;
Căn cứ ................................................ (2) .....................................................;
......................................................................................................................,
QUYẾT NGHỊ:
Điều 1. ............................................... (3).......................................................
Điều 2. ..........................................................................................................
Điều.. . ...........................................................................................................
..............................................................................................................................
Nghị quyết này đã được Hội đồng .......... .. Khoá .... kỳ họp thứ ..... thông qua.
Trang 32/27
Nơi nhận:
- ...............;
- ................;
- Lưu: VT, ...(4). A.XX (5).
CHỦ TỊCH
(Chữ ký, dấu)
Nguyễn Văn A
Ghi chú:
(1) Trích yếu nội dung nghị quyết.
(2) Các căn cứ để ban hành nghị quyết.
(3) Nội dung của nghị quyết.
(4) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần).
(5) Ký hiệu người đánh máy, nhân bản và số lượng bản phát hành (nếu cần).
Mẫu 2: Quyết định.
TÊN CQ CẤP TRÊN
TÊN CƠ QUAN
Số: …./QĐ-.....(1)...
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
......... ......., ngày tháng năm 20...
QU YẾ T Đ Ị NH
Về việc ......................... (2) .............................
THẨM QUYỀN BAN HÀNH (3)
Căn cứ ................................................ (4) ......................................................;
........................................................................................................................;
Xét đề nghị của ..............................................................................................,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. ................................................ (5) .......................................................
...............................................................................................................................
Điều 2. ............................................................................................................
...............................................................................................................................
Trang 32/28
Điều . . . ...........................................................................................................
..............................................................................................................................
Nơi nhận:
- ...............;
- ................;
- Lưu: VT, ...(7). A.XX (8).
QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (6)
(Chữ ký, dấu)
Nguyễn Văn A
Ghi chú:
(1) Chữ viết tắt tên cơ quan ban hành quyết định.
(2) Trích yếu nội dung quyết định.
(3) Nếu thẩm quyền ban hành quyết định thuộc về người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì ghi chức vụ của người đứng đầu (ví dụ: Giám đốc..., Viện trưởng Viện..., Chủ tịch...); nếu thẩm quyền ban hành quyết định thuộc về tập thể lãnh đạo hoặc cơ quan thì ghi tên tập thể hoặc tên cơ quan đó (ví dụ: Ban thường vụ..., Hội đồng…, .).
(4) Nêu các căn cứ trực tiếp để ban hành quyết định.
(5) Nội dung văn bản.
(6) Quyền hạn, chức vụ của người ký như Giám đốc, Viện trưởng v.v…; trường hợp ký thay mặt tập thể lãnh đạo thì ghi chữ viết tắt “TM” vào trước tên cơ quan, tổ chức hoặc tên tập thể lãnh đạo (ví dụ: TM. Ban thường vụ, TM. Hội đồng…); trường hợp cấp phó được giao ký thay người đứng đầu cơ quan thì ghi chữ viết tắt “KT” vào trước chức vụ của người đứng đầu, bên dưới ghi chức vụ của người ký văn bản.
(7) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần).
(8) Ký hiệu người đánh máy, nhân bản và số lượng bản phát hành (nếu cần).
Trang 32/29
Mẫu 3: Quy chế, quy định (ban hành kèm theo quyết định)
TÊN CQ CẤP TRÊN
TÊN CƠ QUAN
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
QU Y CH Ế (Q UY Đ ỊN H)
.............................. (1) .............................
(Ban hành kèm theo Quyết định số ......./QĐ-..... ngày ... tháng ... năm 20... của ...........)
Chương IQU Y ĐỊ NH C HU NG
Điều 1. ............................................................................................................
Điều 2. ............................................................................................................
Điều . . . . ...........................................................................................................
Chương ................................................................
Điều . . . ............................................................................................................
Điều . . . ...........................................................................................................
Chương ................................................................
Điều . . . ...........................................................................................................
Điều . . . . ........................................................................................................./.
QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ
(Chữ ký, dấu)
Nguyễn Văn A
Ghi chú:
(1) Trích yếu nội dung của bản quy chế (quy định).
Trang 32/30
Mẫu 4 - Chỉ thị.
TÊN CƠ QUAN
Số: …../CT-.....(1)......
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
......................., ngày tháng năm 200……....
CH Ỉ TH Ị
......................... (2) .............................
................................................ (3) ...................................................................
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
......................................................................................................................../.
Nơi nhận:
- ...............;
- ................;
- Lưu: VT, .... .
QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ
(Chữ ký, dấu)
Nguyễn Văn A
Ghi chú:
(1) Chữ viết tắt tên cơ quan ban hành chỉ thị.
(2) Trích yếu nội dung chỉ thị.
(3) Nội dung văn bản.
Trang 32/31
Mẫu 5: Công văn.
TÊN CQ CẤP TRÊN
TÊN CƠ QUAN
Số: /...(1)...-...(2)...
V/v …...…(3)………..
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
.......... ......., ngày tháng năm 20...
Kính gửi:
- ……………………….......…………;
- ……………………….......…………;
- …………………………......……….
................................................ …....................................................................
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
......................................................................................................................./.
Nơi nhận:
- Như trên;
- ................;
- Lưu: VT, .... A.XX.
QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ
(Chữ ký, dấu)
Nguyễn Văn A
Số …….. phố ............., quận ……….., Thành phố (tỉnh)………….
ĐT: (08) ………………….., Fax: (08) ……………………
E-Mail: .............................. Website: …………………….. (nếu cần)
Ghi chú:
(1) Chữ viết tắt tên cơ quan ban hành công văn.
(2) Chữ viết tắt tên bộ phận soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo công văn.
(3) Trích yếu nội dung công văn.
Mẫu 6: Biên bản.Trang 32/32
TÊN CQ CẤP TRÊN
TÊN CƠ QUAN
Số: .../BB-......
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
.......... ......., ngày tháng năm 20...
• • •
• BIEÂN BAÛN• Hoïp. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
• •• - Thôøi gian hoïp : . . gìô . . . ngaøy . . . thaùng . . . .naêm . . . .• - Ñòa ñieåm taïi : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . • - Thaønh phaàn tham döï : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . .• - Chuû toaï cuoäc
hoïp : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . • - Thö kyù cuoäc hoïp : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . .• - Noäi
dung : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
NOÄI DUNG VAØ DIEÃN BIEÁN• . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . .. . . .. . . . . . . . . . . . . . . . .
. .. . . . . . . . . . .. . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . …………………………………………………………………………………………………………..
• ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
• …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
• - Keát thuùc: . . . . . . . .• • • THÖ KYÙ CHUÛ
TOAÏ
Trang 32/33
Mẫu 7: Mẫu văn bản khác (chương trình, kế hoạch, đề án, phương án…)
TÊN CQ CẤP TRÊN
TÊN CƠ QUAN
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
TÊN L OẠ I VĂ N BẢ N ( 1 )
............................ (2) .............................
(Ban hành (phê duyệt) kèm theo Quyết định số ............/QĐ-.....
................................................ (3) ...................................................................
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
.......................................................................................................................
.........................................................................................................................
......................................................................................................................./.
QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ
(Chữ ký, dấu)
Nguyễn Văn A
Ghi chú:
(1) Ghi tên loại văn bản được ban hành như chương trình, kế hoạch, đề án, phương án…
(2) Trích yếu nội dung văn bản.
(3) Nội dung văn bản.
YÊU CẦU ĐỐI VỚI VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
Trang 32/34
I. YÊU CẦU CƠ BẢN:1. Tính khoa học.- Nội dung không làm người đọc hiểu nhiều cách khác nhau.- Các ý phải theo trình tự hợp lý.- Không trùng ý, thừa ý hoặc lạc đề.2. Tính đại chúng: Phù hợp với trình độ người đọc (đối tượng VB).3. Tính khả thi: Thực thi được trong thực tế.II. QUY TRÌNH SOẠN THẢO.1. Chuẩn bị:- Xác định v/đ, mục đích của VB để giới hạn khuôn khổ v/đ cần giải quyết.- Xác định đối tượng nhận VB (cấp trên, ngang cấp, cấp dưới…) để xác định nội
dung phù hợp chức năng nhiệm vụ và cách viết.2. XD kết cấu, dàn ý.- Mở đầu: nói rõ lý do, mục đích của v/đ đặt ra.- Nội dung: + Căn cứ mục đích, lý do để xác định các ý chính. Mỗi ý chính viết 1 đọan VB.+ Xin ý kiến lãnh đạo về các ý chính (nếu cần)+ Xin ý kiến các bộ phận chuyên môn về các ý chính (nếu cần)- Kết thúc: nhấn mạnh các ý chính cần được quan tâm.3. Phác thảo: từ các ý chính để phác thảo VB.4. Hòan chỉnh: Đối chiếu với mục đích, kiểm tra thể thức VB. Tổ chức hội thảo
nếu cần (dự thảo).III. KỸ THUẬT SOẠN THẢO. (để nâng cao chất lượng)1. Diễn dạt nội dung bằng những luận cứ khoa học. Nên sử dụng số liệu minh
họa để tăng tính thuyết phục. VD: 40kg không cấp bằng lái xe.2. Viết rõ ràng.- Luôn hướng vào người đọc, người thi hành VB. Tránh quá nhiều cũng như quá
ít thông tin.- Kỹ thuật trình bày:+ Mỗi ý chính 1 đoạn nhưng lưu ý mối quan hệ giữa các đoạn. nếu nhiều đaọn
nên có tiêu đề cho từng đoạn, co chữ khác nhau. + Câu: Chủ ngữ - Vị ngữ - bổ ngữ + mở rộng: tính từ, trạng ngữ….+ Từ ngữ: quen thuộc, thông dụng.+ Viết đúng chính tả. Lưu ý sử dụng các dấu . , ; : ? ….
Trang 32/35
