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2 QUE ES LA FACTURA ELECTRONICA?
Rodeada de un marco legal
Con mecanismostecnológicos quela aseguran Firma Digital
Cufe y Código QR
Es la versión digital de lo que hoy en día conocemos como facturas de venta tradicionales en papel.
➢1995 - ley 223 - articulo 37: La posiciona en elmismo nivel de la factura de venta y DocumentoEquivalente.➢Decreto 1094 de 1996. primer decretoreglamentario de Facturación Electrónica➢Posteriormente la Ley 527 de 1999 contemplo,entre otros aspectos, lo relativo a documentoselectrónicos, firmas digitales, entidades decertificación y Comercio Electrónico.➢Luego en la Ley 962 de 2005, se concreta laneutralidad tecnológica y equivalencia funcional delos actos electrónicos, ampliando el ámbito deutilización de la factura electrónica.➢2007 Decreto 1929 deroga el Decreto 1094 de1996 - Amplía las definiciones técnicas, loestructura como soporte fiscal, estableceexclusiones.
ANTECEDENTES NORMATIVOS
DECRETO 2242 - 2015
En Noviembre 2015 el Ministerio deHacienda y crédito público, establece lascondiciones de expedición de FacturaElectrónica, en él se Define:
➢Obligados a Facturar➢Condiciones en que se deben generar➢Acuse de recibo➢Conservación➢Verificación y rechazo➢Contingencia➢Habilitación
Masificación
Control fiscal
DECRETO 2242 - 2015
Obligados a expedir factura electrónicaEsta obligación esta contemplada en el primer artículo del decreto 2242 de2015 bajo los siguientes términos:• Todas las personas naturales o jurídicas que de acuerdo con el Estatuto
Tributario, tienen la obligación de facturar y sean seleccionadas por la DIANpara expedir factura electrónica.
• Las personas naturales o jurídicas que de acuerdo con el Estatuto Tributariotienen la obligación de facturar y opten por expedir factura electrónica.
• Las personas que no siendo obligadas a facturar de acuerdo con EstatutoTributario y/o decretos reglamentarios, opten por expedir factura electrónica.
DECRETO 2242 - 2015
Condiciones en que se deben generar:El artículo 3 de este decreto establece las condiciones tecnológicas que se deben cumplir para lageneración de la factura electrónica y que ésta sea idónea:
Condición de generación.
✓Utilizar el formato electrónico de generación XML estándar establecido por la DIAN.✓Llevar numeración consecutiva autorizada por la DIAN en condiciones que ésta señale.✓Cumplir los requisitos señalados en el artículo 617 del Tributario, salvo referente al nombre o razónsocial y NIT del impresor y la pre - impresión de los requisitos a que se refiere esta norma; y discriminarel impuesto al consumo, cuando sea del caso.✓Cuando el adquirente persona natural no tenga NIT deberá incluirse el tipo y número del documentode identificación.
DECRETO 2242 - 2015
Condiciones en que se deben generar:✓Incluir firma digital o electrónica como elemento para garantizar autenticidad, integridad y norepudio de la factura electrónica desde su expedición hasta su conservación, de acuerdo con lo queestablecen las normas y leyes que regulan este concepto, y de acuerdo con la política de firma queestablezca la DIAN.
La firma digital o electrónica que se incluya en la factura electrónica puede pertenecer a:Al obligado a facturar electrónicamente.A los sujetos autorizados en su empresa.Al proveedor tecnológico, aunque aquí debe existir un acuerdo entre las partes o una autorizaciónexpresa del OFE al proveedor tecnológico para que él pueda FIRMAR esos documentos.
✓Incluir el Código Único de Factura Electrónica O CUFE.
DECRETO 2242 - 2015
Condiciones de entrega:El obligado a facturar electrónicamente deberá entregar o poner a disposicióndel adquirente la factura en el formato electrónico de generación, siempre que:✓ El adquirente también expida factura electrónica,✓ O que NO estando obligado a facturar electrónicamente acepte recibirlabajo esta opción.✓ Si el adquirente del producto o servicio manifiesta que no puede recibir lafactura de venta en formato electrónico, el OFE está en la obligación de hacerla entrega en formato digital o impreso de acuerdo a las condiciones queestablezcan.
DECRETO 2242 - 2015
Acuse de reciboEl acuse de recibo de la factura electrónica está regulado por el artículo 4 deldecreto 2242 de 2015 de la siguiente forma:
El adquirente de la FE puede utilizar sus propios medios para realizar este acuse, deno tener este medio el OFE debe poner a disposición los medios necesarios ya que elOFE está en la obligación de conservar la prueba de la entrega de la FE.
Cuando la factura electrónica sea entregada en representación gráfica en formatoimpreso o formato digital, el adquirente podrá, de ser necesario, manifestar surecibo, caso en el cual lo hará en documento separado físico o electrónico.
DECRETO 2242 - 2015
ConservaciónEn todo caso deben conservarse las FE las NC las ND y el acuse de recibo, el tiempoque se establece en la ley 527 del 99 en los medios electrónicos que se dispongan, aquípodemos hablar de discos externos, servicios de nube, servidores físico etc.
RechazoEl rechazo se puede dar si el documento electrónico incumple las condicionesestablecidas en el presente decreto, este rechazo es a nivel técnico mas no comercial,el tema comercial está definido por las condiciones.
Contingencia.Cuando hay problemas técnicos
HABILITACION (Obligados)
Resolución de carácter
general
Publicación diario oficial
3 6
Art.684-2 E.T.3 meses más
Entrada en vigencia resolución
La DIAN podrá exigir la
Facturación Electrónica
HABILITACION (Voluntarios)
Manifestación expresa
3 6
Art.684-2 E.T.3 meses más
Entrada en vigencia resolución
La DIAN podrá exigir la
Facturación Electrónica
PROCESO ANTE LA DIAN
INGRESAR A LA PAGINA DE LA
DIAN Y DILIGENCIAR LA
INSCRIPCIÓN COMO
FACTURADOR ELECTRÓNICO
1DIAN EXPIDE RESOLUCION
COMO FACTURADOR ELECTRONICO
2 EL SISTEMA ACTUALIZA EL
RUT3SOLICITAR LA RESOLUCION
DE NUMERACION Y
ASOCIAR A PROVEEDOR
4
REFORMA TRIBUTARIA
• Articulo 616-1 - La factura electrónica se considera para todos los efectos como una factura de venta.
• Los contribuyentes obligados a declarar y pagar el IVA y el impuesto al consumo deberánexpedir factura electrónica a partir del 1° de enero de 2019 en los términos queestablezca el reglamento. Durante las vigencias fiscales del 2017 y 2018 loscontribuyentes obligados por la autoridad tributaria para expedir factura electrónicaserán seleccionados bajo un criterio sectorial conforme al alto riesgo de evasiónidentificado en el mismo y del menor esfuerzo para su implementación.
• Articulo 616-4 - Proveedores autorizados, obligaciones e infracciones.
CRITERIOS DE SELECCIÓN
Entre Otros:1.Volumen de Operaciones2.Ingresos3.Patrimonio4.Importancia en el recaudo5.Nivel de riesgo6.Cumplimiento de obligaciones tributarias7.Solicitantes de devoluciones8.Zonas urbanas y/o rurales
TEMAS A CONSIDERAR EN LA IMPLEMENTACION DE F.E.
Entre Otros:1.Seleccionar un proveedor valido ante la Dian, como aliado en el proceso.2.Inscribirse ante la DIAN como facturador electrónico.3.Ajustar los procesos internos. (capacitar al personal sobre el nuevo
modelo)4.Realizar las pruebas necesarias en la implementación.5.Actualizar su base de datos de clientes (contacto, correos, teléfonos etc.)6.Informar a los clientes de la adopción del nuevo modelo de facturación
electrónica y conservar la prueba de la notificación.
BENEFICIOS.
Entre Otros:1.Ahorros importantes (impresión de facturas, archivo, tiempo, mensajería,
transporte, espacio físico, entre otros.2.Fácil acceso y manejabilidad de la información3.Evita limitarse a horarios y días de revisión de facturas4.Incremento en la productividad5.Reducción en tiempos operativos6.Mayor confiabilidad y seguridad de la información
MUNDO DEL PAPEL
Se realiza la
factura manual o
automáticament
e
(Costos: tiempo
de generación,
equipo)
Se imprime
(Costos: Papel, impresora, tintas, tiempo)
Se envía por un servicio de mensajería o un mensajero
(Costos: mensajería o sueldo del mensajero)
El servicio de mensajero o mensajería debe trasladarse al lugar de entrega (Costos: Transporte y tiempo)
Se guarda en un sobre
(Costos: trabajo manual y sobres)
MUNDO DEL PAPEL
Llega al lugar
de entrega
(riesgos por
percances)
Se entrega el documento
(costos: Ventanillas, personal, tiempo, espacios físicos)
Debe esperar en fila para poder hacer entrega del documento (costos: tiempo, cumplimiento de horarios, espacio físico)
Pasa a captura
(Costos: equipo, personal, errores de captura, tiempo)
Se revisa la factura (Costos: tiempos, personal capacitado, espacio físico)
MUNDO DEL PAPEL
Se comunica y se almacena en carpetas
(Costos: papelería, trabajo manual)
Todas las facturas son almacenadas en archiveros por años
(costos: espacio físico, archiveros, tiempo para almacenamiento y búsqueda)
Si la factura esta correcta
MUNDO DEL PAPEL
Si la factura es correcta el proceso tarda
días, pero si es incorrecta, puede tardar
semanas.
MUNDO ELECTRONICO
Si la factura es correcta el proceso tarda
días, pero si es incorrecta, puede tardar
semanas.
Se valida automáticamente que los datos cumplen con la normatividad y las reglas de negocio del cliente
(Costos: sistema de facturación electrónica)
Se envía por medioselectrónicos al receptor
Se certifica con el proveedor tecnológico
De ser correctos la factura se almacena en el sistema de forma electrónica el tiempo requerido
Se captura la factura manualmente
(costos: equipo y personal)
MUNDO ELECTRONICO
Si la factura es correcta el proceso tarda
días, pero si es incorrecta, puede tardar
semanas.
El emisor revisa el
error y tiene
oportunidad de
corregirlo en el
momento y volver
a iniciar el ciclo
Si los datos son erróneos el receptor rechaza la factura y se notifica inmediatamente al emisor mediante medios electrónicos
MUNDO ELECTRONICO
Si la factura es correcta el proceso tarda
días, pero si es incorrecta, puede tardar
semanas.
Si la factura es correcta el proceso tarda
minutos, si es incorrecta puede tardar
horas.
FUNCIONALIDAD HELISA
ARCHIVO
3 meses en unidad de cinta
servidores
certificación
Servidor de respaldo,
publicación y/o procesos y
comunicaciones
Servidor de publicación, procesos y
comunicaciones
Cliente receptor
