QUẢN LÝ HỢP ĐỒNG...A4.1. Ví dụ về sơ đồ quy trình thanh toán 28 A4.2. Ví dụ về kế hoạch thực hiện hợp đồng từ 30 một dự án do ADB tài trợ

NGÂN HÀNG PHÁT TRIỂN CHÂU Á

QUẢN LÝ HỢP ĐỒNGHƯỚNG DẪN ĐẤU THẦU

THÁNG 6/2018

NGÂN HÀNG PHÁT TRIỂN CHÂU Á

QUẢN LÝ HỢP ĐỒNGHƯỚNG DẪN ĐẤU THẦU

THÁNG 6/2018

Giấy phép Các sản phẩm Sáng tạo chung-Phi thương mại- Không phái sinh 3.0 IGO (CC BY-NC-ND 3.0 IGO) @2018 Ngân hàng Phát triển Châu ÁSố 6 Đại lộ ADB, Thành phố Mandaluyong, 1550 Metro Manila, PhilippinesĐT +63 2 632 4444; Fax +63 2 636 2444www.adb.org

Bảo lưu một số quyền. Xuất bản năm 2018.

ISBN 978-92-9262-017-2 (bản in); 978-92-9262-018-9 (bản điện tử)Số lưu chiểu: TIM189664-3DOI: http://dx.doi.org/10.22617/TIM189664-3

Quan điểm được trình bày trong tài liệu này thuộc về tác giả và không phản ánh quan điểm hay chính sách của Ngân hàng Phát triển Châu Á (ADB) hoặc Hội đồng Thống đốc ADB hay các chính phủ mà Hội đồng đại diện.

ADB không đảm bảo tính chính xác của số liệu trình bày trong ấn phẩm này và không chịu trách nhiệm về bất kỳ hậu quả nào của việc sử dụng các số liệu đó. Việc đề cập tên công ty hay sản phẩm cụ thể của nhà sản xuất trong tài liệu này không ám chỉ rằng ADB phê duyệt hay khuyến nghị sử dụng hơn so với các đơn vị hay sản phẩm có cùng tính năng không được đề cập.

Việc đề cập hay tham chiếu tới một lãnh thổ hay khu vực địa lý cụ thể cũng như sử dụng thuật ngữ “quốc gia” không ám chỉ bất kỳ đánh giá nào của ADB về tính pháp lý cũng như tình trạng khác của bất kỳ lãnh thổ nào.

Tài liệu này được xuất bản theo Giấy phép Các sản phẩm Sáng tạo chung-Phi thương mại-Không phái sinh 3.0 IGO (CC BY-NC-ND 3.0 IGO) http://creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/3.0/igo/. Với việc sử dụng nội dung của tài liệu này, bạn đã đồng ý tuân thủ các điều khoản của giấy phép nói trên. Về bản quyền và giấy phép, vui lòng đọc các quy định và điều kiện sử dụng tại https://www.adb.org/terms-use#openaccess.

Giấy phép Các sản phẩm Sáng tạo chung sẽ không được áp dụng với những nội dung không thuộc bản quyền của ADB trong tài liệu này. Nếu tư liệu này cần phải ghi nhận tác quyền, xin liên hệ với chủ sở hữu bản quyền hoặc nhà xuất bản của nguồn tư liệu để xin phép sử dụng. ADB sẽ không chịu trách nhiệm pháp lý về bất kỳ khiếu nại nào do việc người đọc sử dụng những nguồn tư liệu nêu trên.

Nếu có nhận xét hoặc câu hỏi khác đối với nội dung tài liệu, hoặc nếu muốn xin phép bản quyền cho việc sử dụng nằm ngoài những phạm vi nêu trên, hay xin phép sử dụng biểu trưng của ADB, xin vui lòng liên hệ [email protected].

Ghi chú: Trong ấn phẩm này, “$” chỉ đồng Đô la Mỹ. Xem thêm nội dung hiệu đính của các ấn phẩm do ADB phát hành tại http://www.adb.org/publications/corrigenda.

MỤC LỤC

Danh mục Bảng, Hình và Hộp iv

Giới thiệu về Tài liệu Hướng dẫn v

Danh mục từ viết tắt viii

Tóm tắt tổng quan ix

I. Giới thiệu chung 1

II. Mục tiêu và lợi ích của quản lý hợp đồng 3

III. Quy trình quản lý hợp đồng 4

IV. Báo cáo và xin ý kiến không phản đối từ ADB 17

V. Các nguồn tham khảo thêm 18

Phụ lục 1: Các vấn đề điển hình trong quản lý hợp đồng 19

Phụ lục 2: Ví dụ về Kế hoạch Quản lý Rủi ro 21

Phụ lục 3: Ví dụ về hệ thống quản lý việc thực hiện hợp đồng của nhà thầu 23

Phụ lục 4: Ví dụ về mẫu Kế hoạch Quản lý Hợp đồng 26

iv

BẢNG

A3. Ví dụ về hệ thống quản lý hiệu quả thực hiện của nhà thầu 23

A4.1. Ví dụ về danh sách đầu mối liên hệ chính 26

A4.2. Ví dụ về quy trình trao đổi thông tin 27

Hình

1. Quản lý hợp đồng trong chu trình đấu thầu của ADB 2

2. Những lợi ích của quản lý hợp đồng hiệu quả 3

3. Quy trình quản lý hợp đồng của bên vay 4

4. Cân bằng trọng tâm của cuộc họp rà soát việc thực hiện hợp đồng 13

A4.1. Ví dụ về sơ đồ quy trình thanh toán 28

A4.2. Ví dụ về kế hoạch thực hiện hợp đồng từ 30 một dự án do ADB tài trợ

HÔP

1 Ví dụ về phân bổ rủi ro hợp đồng 6

2 Ví dụ về quản lý rủi ro của chủ đầu tư 6

3 Hồ sơ thông thường được duy trì qua quản lý hồ sơ 11

4 Tóm tắt trách nhiệm của bên vay 17

DANH MỤC BẢNG, HÌNH VÀ HÔP

v

GIỚI THIỆU VỀ TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN

Tháng 4 năm 2017, Ngân hàng Phát triển Châu Á (ADB) phê duyệt khung đấu thầu mới - Chính sách Mua sắm, Đấu thầu của ADB: Hàng hoá, Xây lắp, Dịch vụ phi tư vấn và Dịch vụ tư vấn (năm 2017, được sửa đổi theo thời gian) và Quy chế Mua sắm, Đấu thầu cho Bên vay vốn ADB: Hàng hoá, Xây lắp, Dịch vụ phi tư vấn và Dịch vụ tư vấn (năm 2017, được sửa đổi theo thời gian). Các tài liệu này thay thế Hướng dẫn Sử dụng Tư vấn (năm 2013, được sửa đổi theo từng thời điểm) và Hướng dẫn Đấu thầu (năm 2015, được sửa đổi theo từng thời điểm). Chính sách và Quy chế Đấu thầu điều chỉnh hoạt động đấu thầu của các cơ quan chủ quản và cơ quan thực hiện dự án được tài trợ một phần hay toàn bộ bằng khoản vay/viện trợ không hoàn lại của ADB và nguồn vốn do ADB quản lý. ADB thiết kế chính sách đấu thầu năm 2017 nhằm đảm bảo lợi ích và tính linh hoạt đáng kể trong chu trình đấu thầu dự án cũng như để cải thiện hiệu quả thực hiện dự án bằng cách tập trung vào các khái niệm chất lượng, giá trị đồng tiền đầu tư và phù hợp với mục đích.

Ấn phẩm này là một trong các tài liệu Hướng dẫn chi tiết mà ADB phát hành trong năm 2018 sau khi phát hành Chính sách đấu thầu và Các Quy chế Đấu thầu năm 2017. Mỗi tài liệu sẽ hướng dẫn cho bên vay (bao gồm cả các đơn vị nhận viện trợ không hoàn lại), nhà thầu, và các tổ chức xã hội dân sự về một chủ đề theo khung quy chế mới (xem danh mục bên dưới). Các Hướng dẫn có sự dẫn chiếu qua lại và cần được tham khảo đồng bộ. Tất cả tài liệu tham khảo cho “Các Hướng dẫn” đều là một phần không tách rời của những Hướng dẫn này. Các Hướng dẫn có thể được cập nhật, thay thế hoặc thu hồi bất kỳ lúc nào.

Danh sách các Hướng dẫn thực hiện Chính sách đấu thầu và Các Quy chế Đấu thầu của ADB ( 2017)

1. Giá trị Đồng tiền Đầu tư2. Khung Rủi ro Đấu thầu3. Lập Kế hoạch Đấu thầu Chiến lược4. Giám sát Đấu thầu5. Cơ chế Đấu thầu Thay thế6. Đấu thầu Cạnh tranh Rộng rãi7. Điều chỉnh Giá8. Hồ sơ Dự thầu Giá thấp Bất thường9. Ưu đãi Nội địa10. Sơ tuyển11. Thầu phụ12. Dịch vụ Tư vấn do Bên vay của ADB

Quản lý13. Dịch vụ Phi tư vấn do Bên vay của ADB

Quản lý

14. Công nghệ cao15. Chất lượng16. Khiếu nại liên quan đến Đấu thầu17. Không tuân thủ trong Đấu thầu18. Thời gian Tạm hoãn19. Doanh nghiệp có Vốn Nhà nước20. Đấu thầu Điện tử21. Thoả thuận Khung về Cung cấp Dịch

vụ Tư vấn22. Hợp tác Công - Tư (PPP)23. Quản lý Hợp đồng24. Các trường hợp dễ bị tổn thương, bị

tác động bởi xung đột và tình huống khẩn cấp

Giới thiệu về Tài liệu Hướng dẫnvi

Những cải cách về đấu thầu của ADB hướng đến đảm bảo giá trị đồng tiền đầu tư thông qua cải thiện tính linh hoạt, chất lượng và hiệu quả trong quá trình đấu thầu (xem minh hoạ bên dưới và Hướng dẫn về giá trị đồng tiền đầu tư). Giá trị đồng tiền đầu tư là một phần của cấu trúc đấu thầu thống nhất với ba trụ hỗ trợ chính: hiệu quả, chất lượng và linh hoạt. Hai nguyên tắc chủ chốt là minh bạch và công bằng xuyên suốt tất cả các thành phần của cấu trúc.

Thời gianThời gian là một yếu tố quan trọng quyết định giá trị đồng tiền đầu tư. Khi một dự án hay quy trình được hoàn thành nhanh chóng, thời gian được rút ngắn đó sẽ tạo ra giá trị lớn hơn cho tất cả các bên liên quan. Ví dụ, một dự án làm đường hoàn thành sớm sẽ mang lại lợi ích kinh tế, an ninh, hay những giá trị khác cho cộng đồng mà nó phục vụ. Điều này cũng làm tăng tỷ suất lợi nhuận trên đầu tư cho cơ quan thực hiện và đẩy nhanh tiến độ dự án cũng như thanh toán cho nhà thầu được lựa chọn. Tương tự như vậy, một dự án chậm tiến độ sẽ làm giảm giá trị đáng kể cho các bên liên quan.

Khi xem xét giá trị đồng tiền đầu tư trong bối cảnh đấu thầu, cần lưu ý đến tất cả các yếu tố có thể (i) rút ngắn thời gian chu trình đấu thầu hoặc (ii) đẩy nhanh tiến độ thực hiện dự án phát triển.

Minh bạ ch

Giá trị đồng tiền đầu tưLà việc sử dụng có hiệu quả, hiệu lực và kinh tế các nguồn lực, việc này đòi hỏi phải thực hiện đánh giá các chi phí và lợi ích có liên quan đồng thời đánh giá các rủi ro, các yếu tố phi giá cả và/hoặc tổng chi

phí đầu tư một cách phù hợp

Hiệu quả Chất lượng Linh hoạt

• Giảm chi phí giao dịch• Cải thiện kỹ năng• Tăng cường hàm

lượng công nghệ cao• Cải thiện việc lập kế

hoạch đấu thầu• Hỗ trợ và khuyến

khích các hệ thống đấu thầu điện tử

• Hỗ trợ quản lý hợp đồng

• Giải quyết kịp thời các khiếu nại

• Cải thiện quy trình đấu thầu của các nước thành viên đang phát triển

• Cải thiện việc lập kế hoạch đấu thầu

• Quản trị tốt hơn• Hợp đồng có tiêu chí

thực hiện rõ ràng• Hạn chế tối đa khiếu

nại• Quy trình cải tiến của

ADB

• Đấu thầu cạnh tranh rộng rãi

• Đấu thầu phi tập trung• Thực hiện theo cơ chế

đấu thầu thay thế• Quyết định dựa trên

nguyên tắc• Cải thiện việc lập kế

hoạch đấu thầu• Phân cấp trong đấu

thầu• Đấu thầu với các tiêu

chí đánh giá theo trọng số

Công bằ ng

Giới thiệu về Tài liệu Hướng dẫn vii

Mục đíchTài liệu hướng dẫn này nhằm mục đích hỗ trợ người sử dụng thông qua việc diễn giải cụ thể và chi tiết các chính sách và Quy chế Đấu thầu ban hành năm 2017 của ADB cho bên vay (bao gồm cả các đơn vị nhận viện trợ không hoàn lại).

Hướng dẫn này đưa ra các thông tin bổ sung để người sử dụng xem xét khi áp dụng chính sách và Quy chế Đấu thầu của ADB trong từng trường hợp cụ thể.

Tài liệu sẽ tiếp tục được cập nhật, sửa đổiTài liệu hướng dẫn này sẽ tiếp tục được sửa đổi và cập nhật nếu cần thiết .

Vui lòng kiểm tra trang web của ADB, phần Business Center để có phiên bản cập nhật mới nhất, https://www.adb.org/business/main.

Người sử dụng tài liệu Trong nhiều trường hợp, người đọc nên sử dụng hướng dẫn này tùy theo nhu cầu cụ thể. Để đảm bảo tính nhất quán trong toàn bộ Tài liệu hướng dẫn, những giả định sau đây sẽ được áp dụng về đối tượng sử dụng:

Người sử dụng là chuyên gia tham gia vào các dự án được tài trợ một phần hay toàn bộ bằng khoản vay/viện trợ không hoàn lại của ADB và nguồn vốn do ADB quản lý.

Câu hỏi thường gặpCác câu hỏi thường gặp, đề nghị giải thích làm rõ, ví dụ, thông tin bổ sung, liên kết đến trang đào tạo và các tài nguyên hữu ích khác sẽ được cung cấp trên trang web của ADB.

Hãy nhớ kiểm tra trang web của ADB, phần Business Center để tìm hiểu thêm thông tin, https://www.adb.org/business/main.

Giá trị Pháp lý và Thứ tự Ưu tiênBản hướng dẫn này giải thích và cụ thể hóa các điều khoản của Quy chế Đấu thầu cho bên vay vốn ADB: Hàng hoá, Xây lắp, Dịch vụ phi tư vấn và Dịch vụ tư vấn (năm 2017 và được sửa đổi theo từng thời điểm) áp dụng cho các cơ quan điều hành (và thực hiện) dự án tài trợ cấp Chính phủ (và cấp địa phương) được nhận một phần hay toàn bộ vốn đầu tư của ADB (nghĩa là ngoại trừ các khoản vay dựa trên kết quả đầu ra hoặc cho vay chính sách của ADB), các khoản viện trợ không hoàn lại (không bao gồm các dự án hỗ trợ kỹ thuật và tư vấn chuyên gia do ADB quản lý), hoặc nguồn vốn do ADB quản lý.

Trong trường hợp có mâu thuẫn hay khác biệt giữa tài liệu hướng dẫn này và các Quy chế Đấu thầu, Quy chế Đấu thầu sẽ được ưu tiên áp dụng. Hiệp định tài trợ sẽ điều chỉnh mối quan hệ pháp lý giữa Bên vay và ADB. Quyền và nghĩa vụ giữa Bên vay và nhà cung cấp hàng hóa, xây lắp, hoặc dịch vụ sẽ tuân theo tài liệu mua sắm cụ thể do Bên vay phát hành và hợp đồng đã ký giữa Bên vay và nhà cung cấp chứ không phải theo Hướng dẫn này.

viii

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

ADB — Ngân hàng Phát triển Châu Á

KHQLHĐ — Kế hoạch quản lý hợp đồng

KPI — Chỉ số đánh giá thực hiện công việc chính

ix

TÓM TẮT TỔNG QUAN

Hướng dẫn này phân biệt giữa các hoạt động yêu cầu trước khi trao hợp đồng và sau khi trao hợp đồng, với trọng tâm là quản lý các hoạt động sau khi trao thầu. Nhận thức được yêu cầu phải mang lại giá trị đồng tiền đầu tư, hướng dẫn này tập trung vào các lợi ích của quản lý hợp đồng hiệu quả và cách áp dụng phương pháp này trong các dự án được tài trợ toàn bộ hoặc một phần bằng khoản vay/viện trợ không hoàn lại của ADB, hoặc bằng nguồn vốn do ADB quản lý. Quản lý hợp đồng bao gồm tất cả các giai đoạn và hoạt động hướng tới mục tiêu chung là đảm bảo kết quả dự kiến của hợp đồng, bao gồm lập kế hoạch trước khi trao thầu, quản lý và thực hiện hợp đồng, thanh lý hợp đồng.

Quy trình quản lý hợp đồng tốt có thể

Tăng tính hiệu quả• Chuẩn bị kế hoạch quản lý hợp đồng ngay từ khi bắt đầu và huy động

nguồn lực tương ứng.• Hỗ trợ giám sát việc thực hiện của nhà thầu.• Vận hành hệ thống quản trị hợp đồng hiệu quả và duy trì hệ thống quản lý

hồ sơ đáng tin cậy.

Hạn chế rủi ro• Dự đoán trước vấn đề có thể xảy ra, chẳng hạn như chậm thanh toán, vấn

đề về tiếp cận công trường.• Đưa ra các biện pháp giảm thiểu để giải quyết bất kỳ rủi ro nào đã xác

định.• Quản lý quy trình đóng dự án, đảm bảo không còn vấn đề hay nghĩa vụ

nào chưa được giải quyết.

Mang lại giá trị đồng tiền đầu tư• Nhà thầu đáp ứng yêu cầu của dự án.• Dự án hoàn thành đúng hoặc trước thời hạn.• Tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật hiện hành.

I. Giới thiệu chung

1.1 Quy chế đấu thầu của Ngân hàng Phát triển Châu Á (ADB) dành cho Bên vay của ADB: Hàng hoá, Xây lắp, Dịch vụ phi tư vấn và Dịch vụ tư vấn (năm 2017, được sửa đổi theo từng thời điểm) ghi nhận rằng một yếu tố góp phần đảm bảo giá trị đồng tiền đầu tư là quản lý hợp đồng hiệu quả. Quá trình quản lý hợp đồng đảm bảo rằng nhà cung cấp, nhà thầu và/hoặc tư vấn bàn giao các sản phẩm đáp ứng yêu cầu như đã thống nhất trong hợp đồng.

1.2 Quản lý hợp đồng là theo dõi và quản lý việc thực hiện hợp đồng của nhà thầu để đảm bảo đạt được kết quả tối ưu của hợp đồng. Quản lý hợp đồng bao gồm xây dựng hình thức và quy tắc trao đổi thông tin, giám sát tiến độ bàn giao các sản phẩm hợp đồng, quản lý thanh toán, kiểm soát các thay đổi, đo lường kết quả thực hiện của nhà thầu và thanh lý hợp đồng.

1.3 Tài liệu này cung cấp các hướng dẫn ở cấp độ vận hành cho bên vay (bao gồm bên nhận viện trợ không hoàn lại), thông qua các cơ quan chủ quản và cơ quan thực hiện về cách áp dụng hoạt động quản lý hợp đồng trong các dự án sau khi trao hợp đồng được tài trợ toàn bộ hoặc một phần bằng khoản vay hoặc viện trợ không hoàn lại của ADB, hoặc bằng nguồn vốn do ADB quản lý để đấu thầu mua sắm hàng hoá, công trình xây lắp và dịch vụ.1

1.4 Hướng dẫn này hỗ trợ người dùng về việc quản lý hợp đồng trong chu trình đấu thầu. Các hoạt động liên quan đến việc quản lý hợp đồng của bên vay bắt đầu từ giai đoạn lập hợp đồng và tiếp tục cho đến khi thanh lý hợp đồng để đảm bảo các nghĩa vụ hợp đồng được thực hiện và đạt được giá trị đồng tiền đầu tư. Hình 1 mô tả quá trình quản lý hợp đồng trong chu trình đấu thầu của ADB.

1.5 Hướng dẫn này áp dụng cho các hợp đồng được tài trợ toàn bộ hoặc một phần bằng khoản vay/viện trợ không hoàn lại của ADB, hoặc bằng nguồn vốn do ADB quản lý để mua sắm hàng hoá, công trình và dịch vụ, bao gồm dịch vụ tư vấn và áp dụng theo quy chế đấu thầu.2

1 Bên vay, thông qua cơ quan chủ quản và các bên liên quan khác trong hiệp định tài trợ sẽ luôn hành động theo tiêu chuẩn đạo đức cao nhất trong toàn bộ quá trình đấu thầu (bao gồm quản lý hợp đồng) tuân theo các quy chế đấu thầu và việc sử dụng nguồn vốn, nguồn lực, tài sản và thẩm quyền của các bên đó sẽ tuân theo Hướng dẫn Chống tham nhũng của ADB (năm 1998, được sửa đổi cho đến nay) và Nguyên tắc và Hướng dẫn Liêm chính (năm 2015, được sửa đổi theo từng thời điểm).

2 Trong hướng dẫn này, thuật ngữ “nhà thầu” sẽ được dùng để chỉ chung nhà thầu thi công công trình, nhà cung cấp hàng hóa, nhà tư vấn hoặc nhà cung cấp dịch vụ. Thuật ngữ “bên vay” và “chủ đầu tư” được sử dụng thay thế cho nhau.

Quản lý Hợp đồng2

Hình 1: Quản lý hợp đồng trong Chu trình đấu thầu của ADB

Nguồn: Ngân hàng Phát triển Châu Á.

CHU TRÌNHĐẤU THẦU

Công bằngGiá trị Đồng tiền Đầu tư

Chất lượng

Hiệu

quả

Kinh tếM

inh bạch

Xây dựng ý tưởng dự án

Lập kế hoạch đấu thầuLập kế hoạch đấu thầu

Đánh giá rủi ro đấu thầu dự ánSổ tay quản trị dự án

Hỗ trợ Kỹ thuật Thực hiện Dự ánPhân loại Rủi ro Đấu thầu

Hồ sơ mời thầuTrao hợp đồng

Kế hoạch quản lý hợp đồng

Phản hồi và đánh giá

Thực hiện vàquản lý hợp đồng

Báo cáo hoàn thành dự án Thanh lý hợp đồng

Bài học kinh nghiệm

Chiến lược Đối tác Quốc gia

Đánh giá rủi ro đấu thầucủa quốc gia và ngành/cơ quan

Đánh giá hồ sơ dự thầuBáo cáo

Đánh giá hồ sơ dự thầu

Mời thầu

Quản lý hợp đồng

II. Mục tiêu và lợi ích của Quản lý hợp đồng

2.2 Mỗi lợi ích này sẽ có tác động đến giá trị đồng tiền đầu tư, vì hai lý do sau đây:

(i) Quản lý hợp đồng giúp tăng khả năng nhà thầu sẽ đáp ứng các yêu cầu dự án, góp phần thực hiện giá trị đồng tiền đầu tư có sẵn vào thời điểm giao thầu.

(ii) Quản lý hợp đồng giảm rủi ro trong quá trình thực hiện hợp đồng, tăng khả năng đạt được giá trị đồng tiền đầu tư kỳ vọng.

2.3 Ngoài ra, việc quản lý hợp đồng hiệu quả hơn khuyến khích tăng giải ngân khoản vay nhiều hơn và kịp thời hơn. Ngược lại, quản lý hợp đồng kém có thể ảnh hưởng đến hiệu suất đầu tư và gây chậm trễ kết quả phát triển dự kiến. Phụ lục 1 trình bày danh sách các vấn đề điển hình trong quản lý hợp đồng.

2.1 Mục đích của quản lý hợp đồng là đảm bảo tất cả các bên thực hiện đầy đủ nghĩa vụ hợp đồng sau khi trao hợp đồng cũng như trong giai đoạn quản lý và thực hiện hợp đồng của từng hợp đồng đã trao thầu được tài trợ toàn bộ hoặc một phần bằng khoản vay hoặc viện trợ không hoàn lại của ADB, hoặc bằng nguồn vốn do ADB quản lý.

2.1 Hình 2 tóm tắt các lợi ích của quản lý hợp đồng tốt.Hình 2: Những lợi ích của quản lý hợp đồng hiệu quả


Nhà cung cấp đáp ứng

các yêu cầu

Lợi ích môi trường

và xã hội

Giá trị đồng tiền đầu tư

Tuân thủ pháp luật

Uy tín

Sức khỏe và An toàn

Đổi mới

Tính liêm chính

Rủi ro thấp hơn

III. Quy trình quản lý hợp đồng

3.1 Hình 3 mô tả quy trình quản lý hợp đồng từ góc độ của bên vay, bao gồm ba giai đoạn: trước khi trao thầu, giám sát thực hiện hợp đồng và thanh lý hợp đồng.3 “Thực hiện” hợp đồng mô tả công việc của nhà thầu trong khuôn khổ hợp đồng và tương ứng với giai đoạn giám sát thực hiện hợp đồng của bên vay (cụ thể là bên vay quản lý hợp đồng, trong khi nhà thầu thực hiện hợp đồng).

3 Thuật ngữ “quản lý hợp đồng” (contract management ) và “giám sát thực hiện hợp đồng” (contract administration) đôi khi được sử dụng tương đương trong các tài liệu về chủ đề quản lý. Để tránh nhầm lẫn, trong hướng dẫn này, quản lý hợp đồng (contract management) được sử dụng để bao gồm tất cả giai đoạn và hoạt động hướng tới mục tiêu chung là đảm bảo kết quả hợp đồng tối ưu. Còn giám sát hợp đồng (contract administration) đề cập một giai đoạn trong các hoạt động này, tập trung vào quá trình tương tác hàng ngày với nhà thầu theo yêu cầu của hợp đồng.

Hình 3: Quy trình quản lý hợp đồng của bên vay

1. Xây dựng đánh giá rủi ro

1. Quản lý hồ sơ 1. Thanh lý hợp đồng

2. Kiểm tra sau khi trao thầu

3. Lưu hồ sơ hợp đồng

2. Quản lý kết quả thực hiện

5. Quản lý các yêu cầu thanh toán thêm hoặc gia hạn thời gian thực hiện (claim) và tranh chấp

3. Quản lý thanh toán

4. Quản lý các thay đổi

2. Xây dựng chiến lược quản lý hợp đồng

3. Xây dựng kế hoạch quản lý hợp đồng

Trước khi trao thầu

A B CQuản lý thực hiện

hợp đồng Thanh lý Hợp đồng

Báo cáo cho ADB


Quy trình quản lý hợp đồng 5

3.2 Các giai đoạn này của bên vay tuân theo một quy trình logic: giai đoạn trước khi trao thầu là giai đoạn thiết kế quản lý hợp đồng, trong đó xác định chiến lược; giai đoạn giám sát thực hiện hợp đồng chủ yếu bao gồm thực hiện chiến lược này bằng cách triển khai một số hoạt động giám sát và kiểm soát tương tác với nhà thầu, bắt đầu từ việc trao hợp đồng; và giai đoạn thanh lý hợp đồng nhằm mục đích “kết thúc” hoàn toàn hợp đồng và rút ra bài học cho các dự án trong tương lai. Mỗi giai đoạn được mô tả dưới đây.

A. Trước khi trao thầu3.3 Quản lý hợp đồng cần được cân nhắc sớm trong quá trình đấu thầu để đảm bảo hiệu quả. Quản lý hợp đồng cần dựa trên đánh giá rủi ro được xây dựng sớm trong quá trình chuẩn bị dự án. Việc đánh giá rủi ro này sẽ đặt nền tảng cho chiến lược hợp đồng. Sau đó, chiến lược hợp đồng sẽ cụ thể hóa thành kế hoạch quản lý hợp đồng (KHQLHĐ) do bên vay xây dựng khi lập hồ sơ hợp đồng và sẽ xác định các hoạt động và trách nhiệm theo dõi kết quả thực hiện của nhà thầu trong khi thực hiện hợp đồng cho đến khi thanh lý hợp đồng. Do đó, KHQLHĐ sẽ được hoàn thành trước khi ký hợp đồng.

3.4 Nhiều hoạt động được mô tả trong KHQLHĐ yêu cầu nhà thầu và bên vay thực hiện một số trách nhiệm nhất định. Những trách nhiệm này có thể tác động đến chi phí của nhà thầu và/hoặc bên vay, đồng thời nhiều trách nhiệm sẽ phải được quy định trong hợp đồng để đảm bảo rằng trách nhiệm là nghĩa vụ theo hợp đồng. Do đó, các thỏa thuận quản lý hợp đồng cần được xem xét khi lập hợp đồng được đề xuất để thông báo cho bên dự thầu được biết về nghĩa vụ và dự tính chi phí của nhà thầu trong giai đoạn thực hiện hợp đồng.

1. Đánh giá rủi ro

3.5 Để xây dựng hợp đồng và chuẩn bị thực hiện, cần tiến hành đánh giá rủi ro ở giai đoạn đầu của quy trình đấu thầu.

a. Phân bổ rủi ro hợp đồng

3.6 Khía cạnh đầu tiên của đánh giá rủi ro là phân bổ rủi ro hợp đồng, bao gồm xác định phân bổ rủi ro tốt nhất giữa bên vay và nhà thầu.4 Nguyên tắc định hướng cho phân tích này là bên có vị trí tốt nhất để kiểm soát và quản lý rủi ro xác định được, phải chịu trách nhiệm cho rủi ro theo hợp đồng. Một bên được phân bổ rủi ro cần phải thực hiện tất cả biện pháp phòng ngừa, giảm nhẹ, hoặc khắc phục cần thiết, khi được coi là phù hợp để quản lý rủi ro đó - có thể hiểu là nếu rủi ro đó xảy ra, bên được phân bổ phải chịu hậu quả tài chính (Hộp 1).

3.7 Phân bổ rủi ro hợp đồng này nên dựa trên phân tích kỹ thuật và phân tích thị trường phù hợp. Tuy nhiên, bên vay nên tránh sự cám dỗ “đổ hết” tất cả (hoặc hầu hết) các rủi ro được phân bổ cho nhà thầu: phân bổ rủi ro không

4 Phân tích này có thể sử dụng các rủi ro “cấp độ cao” ở cấp quốc gia hoặc cấp ngành được xác định trong giai đoạn chuẩn bị dự án (xem Hướng dẫn về (i) Khung Rủi ro Đấu thầu và (ii) Lập kế hoạch Đấu thầu Chiến lược).


công bằng hoặc không cân bằng có thể ngăn cản cạnh tranh, đẩy giá thầu lên cao và gây ra các yêu cầu và tranh chấp trong quá trình thực hiện hợp đồng—những tình huống mà tất cả đều gây ảnh hưởng đến việc đạt được giá trị đồng tiền đầu tư.

3.8 Sau đó, phân bổ rủi ro nên được đưa vào dự thảo hợp đồng để bên dự thầu có thể phản ánh chi phí các rủi ro của mình vào trong giá dự thầu.

b. Kế hoạch quản lý rủi ro

3.9 Khía cạnh thứ hai của quản lý rủi ro là giải quyết rủi ro. Đối với các rủi ro đã xác định của chủ đầu tư (ví dụ: chậm bàn giao công trường cho nhà thầu, chậm thanh toán, v.v.), cần phải chuẩn bị một kế hoạch hành động để giảm thiểu các rủi ro đó (Hộp 2). Cần xác định những rủi ro này một cách triệt để nhất có thể và chuẩn bị cùng với một kế hoạch hành động để giảm thiểu rủi ro. Đối với từng rủi ro đã xác định được, kế hoạch hành động này cần đưa ra biện pháp phòng ngừa, giảm thiểu hoặc khắc phục, cũng như những người có trách nhiệm từ cơ quan quản lý và thực hiện của bên vay để thực hiện các biện pháp đó và khung thời gian thực hiện. Mặc dù không phải chịu trách nhiệm, bên vay cũng cần biết rõ các rủi ro của nhà thầu và theo dõi tác động dự kiến đối với dự án. Bên vay có thể nhắc nhở nhà thầu về các nghĩa vụ của họ trong hợp đồng.

3.10 Việc tổng hợp tất cả các rủi ro đã xác định, bao gồm cả kế hoạch hành động liên quan, thường được gọi là kế hoạch quản lý rủi ro. Kế hoạch này cần được quản lý trong giai đoạn thực hiện hợp đồng. Kế hoạch quản lý rủi ro là một phần trong kế hoạch quản lý hợp đồng. Để biết ví dụ về kế hoạch quản lý rủi ro, vui lòng tham khảo Phụ lục 2.

Hộp 1Ví dụ về phân bổ rủi ro hợp đồngRủi ro liên quan đến việc thiết kế nhà máy xử lý nước phức tạp và đặc biệt là rủi ro nhà máy không phù hợp với mục đích thiết kế sau khi hoàn thành có thể được chuyển giao cho nhà thầu thông qua việc sử dụng hợp đồng thiết kế và thi công, trong đó nhà thầu chịu trách nhiệm cuối cùng về thiết kế công trình dựa trên yêu cầu của chủ đầu tư (nên thể hiện dưới dạng tiêu chuẩn kỹ thuật công năng).


Hộp 2Ví dụ về quản lý rủi ro của chủ đầu tưMột số quốc gia yêu cầu phải có một cơ quan chuyên môn của nhà nước phê duyệt các thiết kế chi tiết trước khi thực hiện bất kỳ công việc nào. Vấn đề này có thể đặc biệt quan trọng trong hợp đồng thiết kế và thi công, bởi vì việc phê duyệt không kịp thời có thể trì hoãn công trình và phát sinh khiếu nại của nhà thầu. Do đó, bên vay sẽ phải xác định cách “quản lý” rủi ro này, ví dụ, có thể bao gồm chỉ định một nhân viên chuyên theo dõi quá trình phê duyệt, liên hệ với nhà thầu và cơ quan chuyên môn của nhà nước.



2. Xây dựng chiến lược Quản lý hợp đồng

3.11 Chiến lược quản lý hợp đồng là cách tiếp cận được áp dụng để đảm bảo bên vay quản lý kết quả thực hiện của nhà thầu một cách phù hợp trong quá trình thực hiện hợp đồng. Chiến lược bao gồm các bước sau:

(i) điều chỉnh các nguồn lực liên quan cần thiết để tiến hành các hoạt động quản lý hợp đồng và quản lý kế hoạch quản lý rủi ro;

(ii) xác định các chỉ số đánh giá kết quả thực hiện chính cần được theo dõi trong quá trình thực hiện hợp đồng; và

(iii) xác định cách bên vay và nhà thầu sẽ liên lạc trong quá trình thực hiện hợp đồng (các cuộc họp, giám sát và báo cáo kết quả thực hiện, v.v.).

a. Điều chỉnh nguồn lực

3.12 Bên vay nên thành lập một nhóm quản lý hợp đồng có quy mô và thành phần phù hợp. Khía cạnh này đôi khi bị đánh giá thấp, với sự phụ thuộc quá nhiều vào đội ngũ giám sát công trình tại chỗ. Quy mô và thành phần của nhóm quản lý hợp đồng của bên vay tất nhiên sẽ phụ thuộc vào quy mô và mức độ phức tạp của dự án tương ứng. Ví dụ, một hợp đồng cung cấp hàng hóa thông thường sẽ không yêu cầu các nguồn lực tương tự như hợp đồng xây dựng quy mô lớn. Nhóm quản lý hợp đồng nên bao gồm các kỹ năng trong lĩnh vực kỹ thuật liên quan, quản lý hợp đồng và quản lý hồ sơ (tất cả những hoạt động này có thể được phân công cho một người trong một dự án nhỏ và/hoặc đơn giản).

3.13 Nhóm quản lý hợp đồng của bên vay cần có quyền tiếp cận những người ra quyết định ở cấp phù hợp trong tổ chức của họ để có thể đưa ra các quyết định liên quan kịp thời. Sự chậm trễ trong việc đưa ra các quyết định liên quan đến hợp đồng có khả năng làm tăng đáng kể chi phí và làm chậm việc hoàn thành các dự án xây dựng (ví dụ, việc phê duyệt một thay đổi nhỏ trong hợp đồng, nếu bị trì hoãn, có thể dẫn đến phát sinh thêm chi phí và làm chậm thời gian, vì nhà thầu không được cho phép đủ kịp thời để thực hiện các hành động cần thiết).

b. Xác định và Thiết kế Chỉ số đánh giá kết quả thực hiện chính

3.14 Chỉ số đánh giá kết quả thực hiện chính (KPI) sẽ được sử dụng như một công cụ nội bộ để bên vay theo dõi kết quả trong quá trình thực hiện hợp đồng và để đảm bảo đạt được kết quả dự án thành công. Các chỉ số này có thể được liên kết với các nghĩa vụ của nhà thầu, nhưng sẽ không được nêu trong hợp đồng như là một mục tiêu hợp đồng chính thức cần thực hiện.5

3.15 Mặc dù các nghĩa vụ của chủ đầu tư và nhà thầu được quy định trong hợp đồng, việc theo dõi cách giải quyết các nghĩa vụ này sẽ tạo thuận lợi cho việc đánh giá kết quả thực hiện của nhà thầu. Bên vay cần theo dõi và giám sát kết

5 Trong một số loại hợp đồng dịch vụ (ví dụ: hợp đồng bảo trì), KPI có thể được xác định trong hợp đồng dưới dạng các chỉ số kích hoạt thanh toán, với cơ chế thưởng phạt (tích cực hoặc tiêu cực).


quả thực hiện của nhà thầu để đảm bảo có thể giải quyết kịp thời bất kỳ vấn đề nào có dấu hiệu phát sinh.

3.16 Với mục đích này, thông lệ thực tiễn tốt cho thấy nên thiết lập một “hệ thống quản lý kết quả thực hiện” của nhà thầu, dựa trên các KPI liên quan. Hệ thống này dự kiến sẽ theo dõi một vài thông số. Các thông số này cần được định kỳ thảo luận một cách cởi mở với nhà thầu, nhằm thống nhất các biện pháp khắc phục (hoặc cải thiện) (tùy từng trường hợp) để nâng cao kết quả thực hiện. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng các KPI này chỉ là một công cụ giám sát và không được hiểu nhầm là lựa chọn thay thế cho các điều khoản hợp đồng.

3.17 Kết quả thực hiện của nhà thầu phụ thuộc vào chất lượng, tính kịp thời và hiệu quả của việc bàn giao các công trình, hàng hóa và dịch vụ được ký hợp đồng. Kết quả thực hiện cũng phụ thuộc vào khả năng đáp ứng và khả năng của nhà thầu trong việc điều chỉnh và phản ứng trước các tình huống không lường trước được, thông tin mới và nhu cầu thay đổi. Trong một số trường hợp, các tình huống đó tương đối đơn giản, ví dụ như mua hàng hóa có sẵn. Trong các trường hợp khác, chẳng hạn như trong các dự án tư vấn chuyên ngành và công trình phức tạp, kết quả thực hiện có thể rất thách thức và thậm chí còn khó khăn hơn trong môi trường làm việc khắc nghiệt (ví dụ: trường hợp khẩn cấp, thiên tai). Đối với các công trình phức tạp, kết quả thực hiện của nhà thầu phụ thuộc vào cách kế hoạch thực hiện được thiết kế hiệu quả như thế nào, chất lượng nhân sự, huy động thiết bị kịp thời, đảm bảo chất lượng của các nhà thầu phụ và quản lý, giám sát và cải thiện năng suất của các nhà thầu phụ, giải quyết tranh chấp, kiểm tra và bàn giao kịp thời tài sản liên quan. Trong nhiều trường hợp, kết quả thực hiện tổng thể sẽ phụ thuộc vào hỗ trợ của cơ quan quản lý và việc bàn giao kịp thời theo trách nhiệm của cơ quan này.

3.18 Một hệ thống quản lý kết quả thực hiện của nhà thầu có thể đóng vai trò là một công cụ hữu ích để bên vay đánh giá kết quả thực hiện của nhà thầu trong suốt quá trình thực hiện hợp đồng. Phụ lục 3 trình bày ví dụ về hệ thống quản lý kết quả thực hiện của nhà thầu trong một hợp đồng công trình điển hình.

c. Quản lý quá trình trao đổi thông tin

3.19 Quản lý quan hệ thành công là tổng hòa của sự tin tưởng và hiểu biết lẫn nhau, tạo ra một môi trường cởi mở và mang tính xây dựng, đồng thời đảm bảo nhân sự được cung cấp nguồn lực cần thiết để thực hiện các hoạt động quản lý hợp đồng. Bên vay cần đảm bảo giải quyết được các yếu tố khuyến khích quản lý quan hệ hiệu quả và mang tính xây dựng trong quá trình hợp tác như sau:

(i) đảm bảo có hỗ trợ cấp cao ở cả bên vay và nhà thầu;(ii) đảm bảo rằng cán bộ cơ quan chủ quản được trang bị đầy đủ

nguồn lực để thực hiện nhiệm vụ được giao;(iii) đảm bảo phân công vai trò, trách nhiệm rõ ràng và các bên đều

hiểu rõ;(iv) đảm bảo quy trình báo cáo rõ ràng và các bên hiểu rõ;(v) tách biệt các vấn đề chiến lược khỏi các hoạt động thực hiện hợp

đồng hàng ngày (thông qua cấu trúc mối quan hệ, ví dụ: ban chỉ đạo phụ trách các vấn đề chiến lược và quản trị đối tác cho các


hoạt động hàng ngày và/hoặc thông qua thiết kế riêng biệt các chương trình thảo luận chiến lược và các cuộc họp khác);

(vi) truyền đạt và chia sẻ thông tin ở mức độ phù hợp và minh bạch nhất có thể; và

(vii) đảm bảo có thái độ và hành vi phù hợp để thúc đẩy tương tác tích cực và mang tính xây dựng giữa đại diện bên vay và đại diện nhà thầu.

3. Xây dựng kế hoạch quản lý hợp đồng (KHQLHĐ)

3.20 KHQLHĐ là công cụ chính để theo dõi kết quả thực hiện của nhà thầu. Đây là tài liệu nội bộ của bên vay và không phải là tài liệu hợp đồng. Tài liệu này bao gồm một tập hợp các tài liệu, bảng biểu, đồ thị hoặc sơ đồ minh họa cho các số liệu, vai trò, trách nhiệm và mục tiêu quan trọng của hợp đồng.

3.21 KHQLHĐ cần được xây dựng trong giai đoạn trước khi trao hợp đồng và trở thành một công cụ hữu ích giúp bên vay hiểu rõ các đặc điểm của hợp đồng, các vấn đề cần chú ý trong giai đoạn thực hiện hợp đồng và các biện pháp đánh giá kết quả thực hiện của nhà thầu.

3.22 Phạm vi và nội dung của KHQLHĐ phải tỷ lệ thuận với tính phức tạp, rủi ro và giá trị của hợp đồng để đảm bảo rằng mức độ giám sát và kiểm soát việc thực hiện tương xứng với hợp đồng.

3.23 Quy chế đấu thầu (tại Phụ lục 8, đoạn 5) trình bày các thành phần nên đưa vào KHQLHĐ cho các hợp đồng đơn giản và có giá trị thấp hơn cũng như cho các hợp đồng có giá trị cao, rủi ro cao hoặc phức tạp. Các thành phần này có thể được cấu trúc và chia thành hai loại, có thể được gọi là các thành phần mang tính mô tả và các yếu tố động. Phụ lục 4 trình bày danh sách chi tiết các thành phần này.

3.24 Đối với các hợp đồng đơn giản và có giá trị thấp, theo quy chế đấu thầu, KHQLHĐ có thể chỉ bao gồm các mục ngắn gọn như sau:

(i) vai trò và trách nhiệm chính,(ii) ngày hợp đồng và mốc bàn giao chính,(iii) ngân sách và mốc thanh toán, và(iv) các yêu cầu lưu trữ hồ sơ.

3.25 Đối với các dự án bao gồm nhiều hợp đồng, việc xây dựng một KHQLHĐ cho mỗi hợp đồng là không khả thi, vì vậy một KHQLHĐ có thể bao gồm một nhóm các hợp đồng tương tự có quy mô tương tự. Chỉ có thể lập KHQLHĐ riêng cho một vài hợp đồng lớn. Các cơ quan chủ quản nên thảo luận với ADB trước về việc nhóm một số hợp đồng vào một KHQLHĐ.

3.26 Quy chế đấu thầu yêu cầu bên vay xây dựng một KHQLHĐ được ADB chấp nhận trong quá trình soạn thảo hợp đồng và hoàn tất trước khi ký hợp đồng.


B. Quản lý thực hiện hợp đồng3.27 Quản lý thực hiện hợp đồng bắt đầu từ khi trao hợp đồng và tiếp tục trong suốt thời gian thực hiện hợp đồng. Quản lý thực hiện hợp đồng bao gồm quản lý hoạt động thực tiễn hàng ngày và các yêu cầu quản lý theo hợp đồng. Điều này chiếm phần lớn các hoạt động quản lý hợp đồng.

3.28 Quản lý thực hiện hợp đồng bị ảnh hưởng bởi những hoạt động đã xảy ra trước đó trong dự án (tính đầy đủ của hồ sơ dự án, lựa chọn loại hợp đồng, thành lập nhóm quản lý dự án, danh sách ngắn và đấu thầu, v.v.); do đó, nhóm dự án của bên vay phải xem xét việc quản lý hợp đồng từ khi bắt đầu thiết kế và thực hiện dự án.

3.29 Quản lý thực hiện hợp đồng thường là trách nhiệm của một cá nhân được bên vay chỉ định hoặc có thể được thực hiện bởi tư vấn thực hiện dự án, dưới sự chỉ đạo và giám sát của bên vay, đặc biệt là trong các dự án lớn và phức tạp.

3.30 Quản lý thực hiện hợp đồng thường bao gồm các hoạt động sau đây:

(i) quản lý hồ sơ, bao gồm xây dựng và vận hành hệ thống quản lý hồ sơ để ghi lại thư từ trao đổi, các yêu cầu thanh toán thêm hoặc gia hạn thời gian thực hiện, biên bản họp, hồ sơ đánh giá kết quả thực hiện và các tài liệu khác;

(ii) quản lý, theo dõi và giải quyết kịp thời các khoản thanh toán cho nhà thầu dựa trên hóa đơn và/hoặc yêu cầu thanh toán;

(iii) quản lý kết quả thực hiện;(iv) tổ chức các cuộc họp đánh giá;(v) quản lý thay đổi, cụ thể là các yêu cầu thay đổi và chi phí dự án so

với ngân sách; và(vi) quản lý tranh chấp.

1. Quản lý hồ sơ

3.31 Quản lý hồ sơ là một phần quan trọng của quản lý hợp đồng. Thông tin hợp đồng chính phải luôn được cập nhật trong hồ sơ để cung cấp một nguồn thông tin đầy đủ.

3.32 Một danh sách không đầy đủ các hồ sơ cần được duy trì và kiểm soát được trình bày trong Hộp 3. Cần lập danh sách này để phản ánh tính chất cụ thể của hợp đồng liên quan.

3.33 Quản lý hồ sơ tốt yêu cầu duy trì hồ sơ chính xác (có thể ở định dạng kỹ thuật số và/hoặc định dạng giấy) và có thể tiếp cận vào mọi thời điểm. Đối với các dự án mà có nhiều hồ sơ, có thể cần phân công công việc này cho một nhân viên quản lý hồ sơ chuyên trách. Đối với một số dự án nhất định, có thể cần phải sử dụng hệ thống quản lý tài liệu điện tử cho phép lưu trữ, tham khảo, trao đổi và truy xuất tài liệu thông qua phần mềm cụ thể.


2. Quản lý kết quả thực hiện

3.34 Quy chế đấu thầu yêu cầu bên vay theo dõi kết quả thực hiện và tiến độ của các hợp đồng được trao theo KHQLHĐ và cung cấp các báo cáo kịp thời cho ADB về kết quả thực hiện và tiến độ.

3.35 Bên vay nên chủ động quản lý từng hợp đồng theo KHQLHĐ trong suốt thời gian thực hiện hợp đồng. Nhiệm vụ này có thể do nhân viên của bên vay thực hiện hoặc các bên thứ ba được thuê thực hiện dưới sự giám sát của bên vay.

3.36 Đối với các hợp đồng xây dựng công trình, việc giám sát tiến độ thường sẽ do kỹ sư hoặc nhân viên khác của bên vay thực hiện (tùy theo hợp đồng được sử dụng), thường xuyên kiểm tra và thử nghiệm tại hiện trường (bao gồm thử nghiệm khi hoàn thành và thử nghiệm sau khi hoàn thành, nếu áp dụng). Báo cáo tiến độ sẽ được lập dựa trên các báo cáo tiến độ riêng của kỹ sư tư vấn và/hoặc nhà thầu, thường bao gồm các nội dung sau:6

(i) biểu đồ và mô tả chi tiết về tiến độ (có hình ảnh liên quan);(ii) các thống kê về an toàn, bao gồm chi tiết về bất kỳ sự cố và hoạt

động gây nguy hiểm đến các khía cạnh môi trường và quan hệ cộng đồng; và

(iii) so sánh tiến độ thực tế và tiến độ theo kế hoạch, với chi tiết về bất kỳ sự kiện hoặc tình huống nào có thể ảnh hưởng đến việc hoàn thành hợp đồng và các biện pháp đang (hoặc sẽ) được thông qua để khắc phục sự chậm trễ.

6 Nếu bên vay sử dụng Phiên bản hài hòa của Ngân hàng Phát triển Đa phương (2010) theo Điều kiện Hợp đồng Xây dựng của FIDIC, hãy tham khảo mục 4.21 (Báo cáo tiến độ).

Hộp 3Những hồ sơ thường cần được duy trì qua quản lý hồ sơ• Các bên liên quan chính• Hồ sơ hợp đồng• Hợp đồng bảo hiểm• Bảo lãnh ngân hàng và bồi thường• Hồ sơ nguồn• Kế hoạch và lịch trình• Kế hoạch quản lý an toàn• Kế hoạch quản lý môi trường• Kế hoạch thay đổi• Thư từ trao đổi dự án (thư đến và thư đi)• Đánh giá kết quả thực hiện (bao gồm đánh giá kết quả thực hiện hợp đồng và các báo

cáo)• Biên bản cuộc họp• Hồ sơ tài chính (hóa đơn, đơn đặt hàng)• Thư từ trao đổi về yêu cầu thanh toán thêm, hoặc gia hạn thời gian thực hiện



3.37 Quản lý kết quả thực hiện cũng liên quan đến việc giám sát các nghĩa vụ của nhà thầu trong việc thực hiện các hành động đã được thống nhất trong các kế hoạch quản lý bảo vệ (kế hoạch quản lý môi trường, kế hoạch tái định cư và kế hoạch cho người dân bản địa, nếu có). Việc quản lý kết quả thực hiện hợp đồng của nhà thầu một cách phù hợp trong lĩnh vực này có thể cải thiện các lợi ích về môi trường và xã hội của một dự án.

3.38 Các KPI được xây dựng trong KHQLHĐ cũng cần được theo dõi để giám sát kết quả thực hiện của nhà thầu trên một bộ thông số.7 Cần đo lường các KPI này dựa trên thông tin đầu vào từ nhóm quản lý dự án của bên vay, các báo cáo mà kỹ sư hoặc giám sát viên chuẩn bị và các báo cáo tiến độ mà nhà thầu đã cung cấp. Bên vay có thể phải đưa vào các nguồn thông tin khác, đặc biệt là về quản lý môi trường và các biện pháp bảo vệ khác (ví dụ: báo cáo từ cộng đồng địa phương hoặc các bên liên quan khác hoặc lời khuyên nhận được từ đường dây nóng). Cần định kỳ ghi chép các KPI; tần suất phụ thuộc vào tổng thời hạn hợp đồng, nhưng thường là hàng quý.

3.39 Điểm KPI nên được thông báo cho nhà thầu và thảo luận trong các cuộc họp tiến độ nhằm thúc đẩy cách tiếp cận vấn đề mang tính xây dựng và “giải quyết vấn đề” giữa các bên vì lợi ích chung.

3.40 Việc giám sát và quản lý kết quả thực hiện hợp đồng thường được thực hiện thông qua các cuộc họp rà soát việc thực hiện hợp đồng theo kế hoạch giữa bên vay và nhà thầu. Trọng tâm của các cuộc họp rà soát nên được cân bằng giữa điểm lại các hoạt động đã thực hiện (ví dụ: rà soát kết quả đã thực hiện) và hướng tới tương lai (ví dụ: lập kế hoạch công việc, các sáng kiến cải tiến liên tục). Thông lệ tốt nhất là tập trung 40% thời gian cuộc họp rà soát vào kết quả thực hiện trước đây và 60% vào các mục tiêu trong tương lai. Hình 4 liệt kê các mục quan trọng được thảo luận trong cuộc họp rà soát.

3. Quản lý thanh toán

3.41 Thanh toán phải được quản lý thận trọng theo các điều khoản hợp đồng liên quan. Quản lý thanh toán phù hợp có nghĩa là không chỉ thực hiện thanh toán (kịp thời) theo yêu cầu trong hợp đồng, mà còn giám sát thực tế các khoản thanh toán theo kế hoạch (xem lại) và đánh giá các khoản thanh toán sẽ đến hạn (dự báo). ADB khuyến khích việc bên vay chủ động quản lý tài chính các hợp đồng để cải thiện kế hoạch giải ngân khoản vay và kết quả tổng thể danh mục cho vay của ngân hàng.

4. Quản lý thay đổi

3.42 Bên vay quản lý các thay đổi hợp đồng trong suốt thời gian thực hiện hợp đồng. Quản lý hiệu quả việc xử lý các thay đổi hợp đồng là một trong những phần quan trọng nhất của quản lý hợp đồng.

7 KPI có thể ít được sử dụng hơn trong hợp đồng cung cấp hàng hóa, về cơ bản là hợp đồng mua bán có thể “thực hiện ngay”, trái ngược với hợp đồng xây dựng công trình hoặc dịch vụ tư vấn sẽ được thực hiện trong một giai đoạn nhất định.


3.43 Hợp đồng cần quy định rõ quy trình xử lý các thay đổi. Những quy định này cần bao gồm những người có thẩm quyền phê duyệt các thay đổi theo giá trị và tầm quan trọng (về chất lượng, chi phí và thời gian), cách bắt đầu và thực hiện các thay đổi được phê duyệt.

3.44 Các thay đổi hợp đồng có thể xảy ra vì nhiều lý do, bao gồm nhưng không giới hạn

(i) các thay đổi về phạm vi công việc;(ii) sự kiện không lường trước, ví dụ, điều kiện mặt bằng, điều kiện khí

hậu; và(iii) giải quyết yêu cầu thanh toán thêm hoặc gia hạn thời gian thực

hiện phát sinh từ hợp đồng.

3.45 Khi xử lý yêu cầu thay đổi, bên vay nên

(i) đánh giá lý do thay đổi và đánh giá liệu điều này có phản ánh một vấn đề thực tế hoặc mới phát sinh về kết quả thực hiện không;

(ii) đánh giá tác động của thay đổi đối với đầu ra theo hợp đồng;(iii) xác định ảnh hưởng của thay đổi về giá hợp đồng và kế hoạch

thực hiện hợp đồng nói chung; và(iv) tuân thủ các điều khoản và điều kiện trong hợp đồng để xem xét và

phê duyệt các thay đổi.

Hình 4: Cân bằng trọng tâm của cuộc họp rà soát kết quả thực hiện

Điểm lại

Lập kế hoạch 60%

40%

• Cập nhật các mục hành động

• Phản hồi về kết quả thực hiện (các chỉ số đánh giá kết quả thực hiện)

• Điểm nổi bật và/hoặc sự kiện bất lợi

• Xu hướng là gì?• Đã rút ra các bài học

nào?

• Các vấn đề về kết quả thực hiện và/hoặc biện pháp can thiệp

• Thống nhất hành động cải thiện kết quả thực hiện mới

• Trao đổi thông lệ thực hành tốt nhất và thảo luận cơ hội cải thiện kết quả đầu ra



3.46 Bên vay phải báo cáo kịp thời các thay đổi đáng kể hoặc sửa đổi hợp đồng cho ADB trong báo cáo định kỳ hoặc báo cáo riêng nếu có tác động lớn đến các sản phẩm đầu ra. Với các hợp đồng áp dụng kiểm tra sau, bên vay phải xin ý kiến không phản đối của ADB nếu việc điều chỉnh hợp đồng, riêng lẻ hoặc tích lũy, dẫn tới tăng hơn 15% giá hợp đồng ban đầu (Phụ lục 6, đoạn 9 của quy chế đấu thầu).

5. Quản lý khiếu nại và tranh chấp

3.47 Mặc dù có giám sát thường xuyên, dự án vẫn có thể xảy ra vấn đề, dẫn tới tranh chấp. Đầu tiên, bên vay và nhà thầu cần nỗ lực giải quyết tranh chấp bằng cách hòa giải.

3.48 Giải pháp hòa giải đôi khi không khả thi. Vì vậy, khi soạn thảo hợp đồng, cần phải quy định một cơ chế giải quyết tranh chấp trong hợp đồng. Cơ chế giải quyết tranh chấp này có thể được sử dụng trong trường hợp không thể hòa giải. Đối với hợp đồng có sự tham gia của nhà thầu nước ngoài, ADB khuyến nghị áp dụng quy trình trọng tài thương mại quốc tế.

3.49 Quản lý tranh chấp phù hợp là hoạt động cần thiết, tiến độ và kết quả của tất cả tranh chấp quan trọng đều phải được báo cáo cho ADB.

C. Thanh lý hợp đồng1. Thanh lý hợp đồng

3.50 Giai đoạn cuối cùng của quản lý hợp đồng là thanh lý hợp đồng. Thanh lý hợp đồng thường bị bỏ qua hoặc xử lý kém, vì các sản phẩm bàn giao chính đã được hoàn thành và các bên tham gia hợp đồng tập trung vào các ưu tiên khác. Tuy nhiên, việc thanh lý hợp đồng rất quan trọng vì hoạt động này giúp kết thúc rõ ràng hợp đồng với nhà thầu và giảm thiểu rủi ro cho bên vay về

(i) các đòi hỏi theo hợp đồng có thể phát sinh,(ii) rủi ro tài chính, và(iii) ảnh hưởng hoạt động do chuyển tiếp kém.

3.51 Ngoài chấm dứt hợp đồng, một hợp đồng kết thúc khi cả hai bên đã thực hiện tất cả nghĩa vụ tương ứng. Khi hợp đồng hoàn thành theo điều khoản và điều kiện hợp đồng, việc thanh lý hợp đồng bắt đầu với việc

(i) bên vay xác nhận nội bộ rằng các sản phẩm đầu ra theo quy định hợp đồng đã được hoàn thành và không có vấn đề nổi bật nào chưa được giải quyết; và

(ii) bên vay xác nhận với nhà thầu rằng hợp đồng đã hoàn tất, ngoại trừ các bảo hành hoặc bảo đảm đã thống nhất và đang được thực hiện (nếu có).


3.52 Sau khi các bên đồng ý rằng hợp đồng đã hoàn tất, quy trình thanh lý (đặc biệt đối với các công trình phức tạp hơn) thường yêu cầu các bên phải

(i) hoàn thành tất cả thủ tục hành chính;(ii) xác nhận rằng tất cả hàng hóa, dịch vụ và thông tin đầu vào kỹ

thuật đã được tiếp nhận, bao gồm các bản vẽ hoàn công của công trình, hướng dẫn vận hành, đào tạo người dùng, bảo hành hoặc bảo đảm;

(iii) thử nghiệm, lắp đặt, kiểm tra, vận hành thử và bàn giao các công trình, hàng hóa và dịch vụ, nếu phù hợp;

(iv) chuẩn bị danh sách sai sót cuối cùng;(v) xác định mức độ bồi thường thiệt hại sẽ được khấu trừ từ giá hợp

đồng;(vi) chuẩn bị chứng nhận hoàn thành;(vii) thanh, quyết toán;(viii) theo dõi các công việc khắc phục theo danh sách sai sót trong thời

hạn chịu trách nhiệm sửa chữa sai sót;(ix) ghi chép ngày và chi tiết kiểm tra nghiệm thu cuối cùng và cấp

chứng nhận thực hiện hợp đồng;(x) ghi chép ngày kết thúc thời hạn tiền giữ lại và bảo lãnh, ngày trả

các khoản tiền giữ lại và/hoặc bảo lãnh;(xi) xử lý bảo hành, bồi thường và bảo hiểm;(xii) tổng kết các yêu cầu của chủ đầu tư hoặc nhà thầu về thanh toán

thêm hoặc gia hạn;(xiii) ghi chép các khoản thanh toán hợp đồng cuối cùng, đối chiếu tất cả

các khoản thanh toán; và(xiv) ghi chép việc chuyển giao tài sản, xác minh và xử lý tài sản.

2. Rà soát sau hợp đồng

3.53 Thông lệ thực hành tốt nhất về thanh lý hợp đồng bao gồm đánh giá hợp đồng sau khi thanh lý và báo cáo kết quả đánh giá cho ADB, bao gồm các mục sau đây:

(i) kết quả thực hiện hợp đồng về an toàn và môi trường, bao gồm thông tin chi tiết về bất kỳ sự cố quan trọng nào;

(ii) kết quả tài chính dự kiến của hợp đồng, tức là(a) giá trị hợp đồng được phê duyệt ban đầu,(b) tác động về thay đổi khối lượng đến giá trị hợp đồng ban đầu

(đối với hợp đồng theo đơn giá),(c) điều chỉnh giá,(d) biến động tỷ giá (đối với các hợp đồng phải trả bằng một hoặc

nhiều ngoại tệ) và(e) tác động của các thay đổi, khiếu nại và tranh chấp đến chi phí

hợp đồng;(iii) so sánh giữa kế hoạch ban đầu và lịch trình thực tế hoặc cuối cùng;(iv) đánh giá kết quả thực hiện tổng thể dựa trên các chỉ số đánh giá kết

quả thực hiện chính; và(v) bất kỳ bài học kinh nghiệm và khuyến nghị cho các dự án tương tự

trong tương lai.


3. Lưu hồ sơ hợp đồng

3.54 Nhiệm vụ cuối cùng cần được thực hiện là lưu trữ an toàn các tài liệu và hồ sơ hợp đồng. Các hồ sơ như hồ sơ hoàn công có thể cần thiết để thực hiện các công việc trong tương lai có liên quan đến dự án.

3.55 Đối với các dự án ADB áp dụng kiểm tra sau (chọn mẫu) thì còn có một lý do khác phải lưu và đảm bảo an toàn hồ sơ dự án là vì ADB có quyền tiến hành kiểm toán sau ngày kết thúc dự án.

IV. Báo cáo và xin ý kiến không phản đối từ ADB

4.56 Theo quy chế đấu thầu, ngoài việc lập KHQLHĐ được ADB chấp nhận trước khi ký hợp đồng, bên vay phải theo dõi kết quả thực hiện và tiến độ của hợp đồng theo KHQLHĐ và báo cáo kịp thời cho ADB. Việc báo cáo cho ADB cần được coi là hoạt động liên tục trong suốt giai đoạn thực hiện hợp đồng. Hộp 4 mô tả trách nhiệm của bên vay về vấn đề này.

4.57 Theo quy định trong đoạn 3.46 của hướng dẫn này, đối với các hợp đồng áp dụng kiểm tra sau, bên vay phải xin ý kiến không phản đối của ADB cho bất kỳ thay đổi lớn nào.

4.58 Để tránh những trùng lặp không cần thiết, các hoạt động quản lý hợp đồng phải được báo cáo cho ADB trong báo cáo tiến độ hàng quý mà bên vay phải nộp, quy định thời gian như vậy nhìn chung phù hợp cho mục đích quản lý hợp đồng.

4.59 Năm nhóm hoạt động là kết quả của hoạt động giám sát thực hiện hợp đồng cần được báo cáo như sau:

(i) quản lý rủi ro,(ii) theo dõi tiến độ và đo lường, đánh giá kết quả thực hiện của nhà

thầu,(iii) dữ liệu quản lý tài chính,(iv) các thay đổi và điều chỉnh hợp đồng theo hướng dẫn hoặc được

thống nhất, và(v) các yêu cầu thanh toán thêm hoặc gia hạn và tranh chấp đang và

đã được giải quyết.

4.60 Báo cáo sẽ được ADB rà soát trong các đoàn kiểm tra dự án.

Hộp 4Tóm tắt trách nhiệm của bên vay• Lập kế hoạch quản lý hợp đồng trong giai đoạn trước khi trao thầu và đưa các yêu cầu quản lý

hợp đồng vào dự thảo hợp đồng• Xây dựng KHQLHĐ trước khi trao thầu• Nộp KHQLHĐ hoàn chỉnh cho ADB trước khi ký hợp đồng• Thực hiện KHQLHĐ để đảm bảo kết quả thực hiện hợp đồng đạt yêu cầu, các bên liên quan

được thông báo và tất cả các yêu cầu hợp đồng đều được đáp ứng• Nộp báo cáo kết quả thực hiện hàng quý cho ADB trong quá trình thực hiện hợp đồng• Xin ý kiến không phản đối của ADB nếu việc điều chỉnh, đối với từng hợp đồng riêng lẻ hoặc

tích lũy, dẫn tới tăng hơn 15% giá hợp đồng ban đầu (đối với các hợp đồng áp dụng kiểm tra sau)

• Lập và nộp báo cáo kết quả thực hiện sau khi thanh lý hợp đồng


V. Các nguồn tham khảo thêm

5.1 Có thể tham khảo thêm các tài liệu sau đây về quản lý hợp đồng:

(i) P. Bailly và cộng sự 2015. Procurement Principles and Management. Tái bản lần thứ 11. Cambridge: Pearson.

(ii) R. D. Elsey. 2007. Contract Management Guide. Lincolnshire: Viện Mua sắm và Cung ứng.

(iii) J. Glover và S. Hughes. 2012. Understanding the FIDIC Red Book: A Clause-by-Clause Commentary

(iv) . Tái bản lần 2. London: Sweet & Maxwell.(v) J. A. Huse. 2013. Understanding and Negotiating Turnkey and EPC

Contracts. Tái bản lần 3. London: Sweet & Maxwell.(vi) A-V Jaeger và G-S Hök. 2010. FIDIC—A Guide for Practitioners.

Heidelberg: Springer.(vii) R. Knutson và cộng sự 2005. FIDIC—An Analysis of International

Construction Contracts. The Hague: Kluwer Law International.(viii) P. Loots và D. Charrett. 2009. HPractical Guide to Engineering and

Construction Contracts. Sydney: CCH Australia.(ix) K. Lysons và B. Farrington. 2016. Procurement & Supply Chain

Management. Tái bản lần thứ 9. Cambridge: Pearson.(x) P. Marsh. 1998. Study Guide: Project and Contract Management.

Lincolnshire: Viện Mua sắm và Cung ứng.(xi) P. Marsh. 2000. Contracting for Engineering and Construction

Projects. Tái bản lần 5. London: Nhà xuất bản Routledge–Gower.(xii) Văn phòng Kiểm toán Quốc gia. 2016. Good Practice Contract

Management. London. https://www.nao.org.uk/wp-content/uploads/2016/12/ Good_practice_contract_management_framework.pdf

Phụ lục 1: Các vấn đề điển hình trong Quản lý hợp đồng

A1.1 Những người có kinh nghiệm trong quản lý hợp đồng sẽ nhận thức được các vấn đề phát sinh trong giai đoạn thực hiện hợp đồng từ kinh nghiệm của chính họ. Một danh sách không đầy đủ các vấn đề điển hình được cung cấp ở đây để các nhà quản lý hợp đồng xem xét và được coi là đầu vào trong đánh giá rủi ro hợp đồng. Cần đưa vào kế hoạch quản lý hợp đồng các hành động giảm thiểu rủi ro của bất kỳ vấn đề nào được xác định trong đánh giá rủi ro.

A. Đối với Hàng hóa, Công trình, Nhà máy và Dịch vụ liên quan

(i) Nhà thầu sử dụng sai nguồn lực tạm ứng cho các mục đích không liên quan đến hợp đồng.

(ii) Chậm bàn giao quyền tiếp cận mặt bằng công trường sạch.(iii) Các vấn đề tái định cư hoặc gây rối của địa phương tại công

trường.(iv) Không nộp kế hoạch thực hiện.(v) Chậm nộp hồ sơ bảo hiểm.(vi) Chậm hoặc không nộp kế hoạch đảm bảo chất lượng.(vii) Bán không chính thức hoặc nhượng lại toàn bộ hợp đồng cho một

nhà thầu không có đủ kỹ năng và năng lực quản lý hợp đồng.(viii) Sử dụng nhà thầu phụ trái phép.(ix) Nhà thầu chậm huy động vật liệu thi công do thiếu vật liệu hoặc

tăng giá vật liệu đột ngột trên thị trường.(x) Chậm huy động nhân sự chủ chốt và thiết bị thi công chính.(xi) Nhà thầu cung cấp sản phẩm đầu ra chất lượng kém hoặc không

tuân thủ.(xii) Thiếu giám định thích hợp đối với hàng hóa trước hoặc sau khi

giao hàng.(xiii) Nhà thầu không thanh toán cho thầu phụ hoặc nhà cung cấp vật

liệu.(xiv) Không tuân thủ yêu cầu bảo vệ môi trường và an toàn.(xv) Không nộp báo cáo thí nghiệm kỹ thuật.(xvi) Thiếu trao đổi và/hoặc không nộp báo cáo hàng tháng.(xvii) Cho phép thay đổi và gia hạn thời gian hợp đồng mà không có

lý do thỏa đáng.(xviii) Không thống nhất về yêu cầu thanh toán thêm hoặc gia hạn hoặc

đơn giá của hạng mục mới.(xix) Nộp và/hoặc xử lý yêu cầu thay đổi hợp đồng không đầy đủ hoặc

chậm trễ.

Phụ lục 120

(xx) Bên vay (hoặc bên nhận viện trợ không hoàn lại) chậm xử lý thanh toán giữa kỳ và thanh toán cuối kỳ.

(xxi) Chậm khắc phục sai sót. (xxii) Đảm bảo áp dụng đúng các điều khoản chấm dứt dựa trên hợp

đồng.(xxiii) Chậm thực hiện cơ chế giải quyết tranh chấp (ví dụ: ban giải quyết

tranh chấp).

B. Đối với Dịch vụ tư vấn(i) Nhân sự chủ chốt thiếu kinh nghiệm thực tế trong lĩnh vực chuyên

môn cụ thể.(ii) Kiến thức và kinh nghiệm thực tế của các chuyên gia tư vấn trong

các lĩnh vực chuyên môn không phù hợp với sơ yếu lý lịch của họ.(iii) Tư vấn trưởng không có mối quan hệ tốt với nhóm quản lý hợp

đồng của bên vay, các chuyên gia khác hoặc với thành viên trong nhóm.

(iv) Chậm huy động chuyên gia tư vấn.(v) Yêu cầu thay đổi có tác động chi phí.(vi) Thường xuyên thay thế nhân sự.(vii) Bên vay thiếu năng lực quản lý tư vấn, trong đó tư vấn chậm bàn

giao các sản phẩm đã thống nhất theo thời hạn bằng cách tăng đầu ra của chuyên gia, trong các hợp đồng theo thời gian.

(viii) Chất lượng sản phẩm bàn giao thấp hơn tiêu chuẩn.(ix) Sai lệch so với điều khoản tham chiếu đã thống nhất.(x) Bên vay chậm xử lý thanh toán giữa kỳ và thanh toán cuối kỳ.(xi) Chậm thực hiện cơ chế giải quyết tranh chấp.

Phụ lục 2: Ví dụ về Kế hoạch Quản lý rủi ro

Rủi roXác suất

xảy ra Tác động Biện pháp ứng phó Mốc thời gianNgười chịu trách nhiệm

Nhóm quản lý dự án thiếu kinh nghiệm

Cao Cao • Đào tạo tất cả thành viên nhóm

• Huy động tư vấn có kinh nghiệm

Quý đầu tiên sau khi nhóm thực hiện dự án được thành lập

Giám đốc dự án

Nhà thầu không có kinh nghiệm trong các dự án ADB

Trung bình

Cao • Trình bày tất cả thông tin chi tiết trong cuộc họp khởi động

• Yêu cầu đào tạo nhân viên của nhà thầu

• Khuyến khích nhà thầu thuê quản lý dự án có kinh nghiệm

Khi hợp đồng có hiệu lực


Giám đốc dự án của nhà thầu

Thiên tai Thấp Cao • Đảm bảo rằng tất cả hợp đồng bảo hiểm đã được ký kết, thanh toán và duy trì đầy đủ

Hàng quý sau khi hợp đồng có hiệu lực


Chưa hoàn thành thu hồi đất khi đến thời hạn bàn giao mặt bằng xây dựng cho nhà thầu

Trung bình

Cao • Đảm bảo các hành động trước để bàn giao mặt bằng thuận lợi cho các nhà thầu theo kế hoạch

• Đảm bảo tổ chức các cuộc họp thường xuyên giữa ban điều phối hoặc ban chỉ đạo dự án về giải phóng mặt bằng liên ngành

Trước khi trao thầu và liên tục sau đó

Bên vay (hoặc bên nhận viện trợ không hoàn lại) và Giám đốc dự án

Nhận thức thấp về kế hoạch quản lý môi trường cho công trường

Trung bình

Cao • Đưa kế hoạch quản lý môi trường là 1 phần của hợp đồng

Trước khi đấu thầu

Tổ chuyên gia đấu thầu

Tiếp trang bên

Phụ lục 222

Rủi roXác suất

xảy ra Tác động Biện pháp ứng phó Mốc thời gianNgười chịu trách nhiệm

Đơn giá hợp đồng trở nên phi thực tế do giá trị trường của một số vật liệu có biến động cao

Trung bình

Cao • Thận trọng xem xét các rủi ro mà chủ đầu tư nên gánh bằng cách đưa ra điều khoản điều chỉnh giá bất kể thời hạn của hợp đồng

Trước khi đấu thầu

Nhóm đấu thầu

Nhà thầu nước ngoài có ít kinh nghiệm làm việc trong nước

Thấp Cao • Kỹ sư giám sát chặt chẽ hợp đồng mua vật liệu và các thỏa thuận thầu phụ khác, đảm bảo các nhà thầu phụ đủ năng lực và được phê duyệt làm việc trên công trường

Cuộc họp khởi động và liên tục thực hiện

Kỹ sư giám sát và Giám đốc dự án

Thành viên chính trong liên danh không tham gia thực hiện dự án

Trung bình

Cao • Đảm bảo xây dựng các điều khoản phù hợp, nghiêm ngặt trong hợp đồng, chẳng hạn như “giám đốc dự án phía nhà thầu phải là nhân viên của thành viên chính trong liên danh và được huy động toàn thời gian trên công trường”

Giai đoạn đấu thầu và giai đoạn ký hợp đồng

Tổ chuyên gia đấu thầu và giám đốc dự án

Nhà thầu không đủ dòng tiền, ảnh hưởng đến tiến độ. Công việc hiện có của nhà thầu vượt quá khả năng thực hiện đồng thời các cam kết của nhà thầu

Trung bình

Cao • Đánh giá kỹ khả năng huy động nguồn lực tài chính của nhà thầu ở giai đoạn đấu thầu

• Cần xem xét kỹ các cam kết hợp đồng hiện tại của nhà thầu trước khi trao hợp đồng

Giai đoạn đấu thầu

Tổ chuyên gia đấu thầu


Phụ lục 2 (tiếp theo)

Phụ lục 3: Ví dụ về hệ thống Quản lý kết quả thực hiện của nhà thầu

A3.1 Bảng A3 trình bày ví dụ về hệ thống quản lý kết quả thực hiện của nhà thầu. Danh sách các chỉ số đánh giá kết quả thực hiện chính (KPI) phải được lựa chọn phù hợp với tính chất, khối lượng và độ phức tạp của công trình, mỗi chỉ số được cho điểm từ 1 đến 4 (trong ví dụ bên dưới) và mỗi đoạn (một nhóm hạng mục) được gán một trọng số nhất định (trên tổng số 100%) để tính điểm tổng thể. 1 KPI thường được đánh giá hàng tháng, nhưng cũng có thể được đánh giá hàng quý với các công trình được thực hiện trong thời gian dài.

Bảng A3: Ví dụ về hệ thống quản lý hiệu quả thực hiện của nhà thầu

1 Có thể sử dụng một hệ thống tính điểm đơn giản và trực quan hơn, trong đó màu đỏ, màu hổ phách và màu xanh lá cây được dùng để tính điểm mỗi KPI (không áp dụng trọng số theo bộ KPI).

Tiếp trang bên

[THÁNG/NĂM]

Các chỉ số thực hiện chính Trọng số/Điểm

A Kế hoạch thực hiện (5% cho công trình đã hoàn thành và 10% cho công trình đang thực hiện)

10%

1 Nhà thầu nộp kế hoạch thực hiện trong vòng 28 này sau lệnh khởi công, bao gồm kế hoạch của từng nhà thầu phụ được chỉ định

[Điền điểm: (1/2/3/4)]

2 Kế hoạch hoàn chỉnh với thứ tự thực hiện các công việc, thời gian, hồ sơ, xây dựng, trình tự và thời gian thí nghiệm, biện pháp thi công, yêu cầu về nhân sự và thiết bị với kế hoạch huy động

[v.v.]

3 Nhà thầu đã nộp kế hoạch thực hiện điều chỉnh khi kế hoạch trước đó không tương ứng với tiến độ thực tế hoặc theo thông báo của kỹ sư giám sát

Tổng A

B Nhân sự (5% cho cả công trình đã hoàn tất và đang thực hiện) 5%

1 Trong trường hợp liên danh, thỏa thuận liên danh phải được tuân thủ và đối tác đứng đầu liên danh phải chủ động tham gia trên công trường

2 Giám đốc dự án phía nhà thầu phải là nhân sự của thành viên đứng đầu liên danh và việc thay thế cần hạn chế ở mức tối thiểu

3 Giám đốc dự án phía nhà thầu thực hiện kịp thời và hiệu quả nhiệm vụ của mình

4 Nhân sự chủ chốt có năng lực (theo hợp đồng) được huy động theo kế hoạch và chất lượng thực hiện đạt yêu cầu

Phụ lục 324

[THÁNG/NĂM]


5 Nhà thầu hỗ trợ kỹ thuật và tài chính cho các đại diện được ủy quyền trên công trường

Tổng B

C Thiết bị (5% cho công trình đã hoàn thành và 10% cho công trình đang thực hiện)

10%

1 Nhà thầu nộp kế hoạch thực hiện trong vòng 28 này sau lệnh khởi công, bao gồm kế hoạch của từng nhà thầu phụ được chỉ định

2 Thiết bị ở điều kiện làm việc tốt và có sẵn các biện pháp bảo trì

3 Sổ nhật ký thiết bị được duy trì đúng cách

Tổng C

D Nhà xưởng (5% cho cả công trình đã hoàn tất và đang thực hiện) 5%

1 Phòng thí nghiệm được trang bị tất cả thiết bị thí nghiệm

2 Có sẵn quy trình và thiết bị an toàn trên công trường

3 Có sẵn các biện pháp sức khỏe và an toàn

Tổng D

E Kế hoạch quản lý (5% cho công trình đã hoàn thành và 10% cho công trình đang thực hiện)

10%

1 Kế hoạch quản lý công trường, quản lý xây dựng và quản lý môi trường được lập và thực hiện

2 Nhà thầu sử dụng các chương trình thi công có sự trợ giúp của máy tính để xây dựng biểu đồ Gantt, đường cong S và quản lý giá trị thu được

3 Có kế hoạch quản lý rủi ro thi công

Tổng E

F Quy định (5% cho cả công trình đã hoàn tất và đang thực hiện) 5%1 Tuân thủ đầy đủ quy định về lao động, bao gồm tiền công, thuế,

bình đẳng giới và có bảo hiểm.2 Tiền bản quyền, tiền thuê và các khoản thanh toán khác được chi

trả đúng hạn và lập thành hồ sơ theo luật pháp của nước sở tạiTổng F

G Hợp đồng thầu phụ (5% cho cả công trình đã hoàn tất và đang thực hiện)

5%

1 Tất cả thầu phụ trên công trường phải được kỹ sư giám sát chấp thuận

2 Kết quả thực hiện của các thầu phụ phải được nhà thầu chính giám sát chặt chẽ

Tổng G

H Năng suất và Tiến độ thực hiện công việc (25% cho các công trình đã hoàn tất và đang thực hiện)

25%

1 Bản vẽ thi công được lập đúng hạn và đạt yêu cầu của kỹ sư giám sát

Bảng A3 (tiếp theo)

Tiếp theo trang bên

Phụ lục 3 25

[THÁNG/NĂM]


2 Nhà thầu ghi chép đầy đủ năng suất thực hiện công việc và huy động nguồn lực hàng ngày

3 Nhà thầu thường xuyên theo dõi hiệu suất nguồn lực, theo dõi tiến độ thông qua các báo cáo tiến độ hàng tuần và nộp báo cáo tiến độ hàng tháng cho kỹ sư tư vấn đúng hạn

4 Tiến độ phù hợp với kế hoạch thực hiện ban đầu hoặc điều chỉnh đã được phê duyệt

5 Các thí nghiệm kiểm soát chất lượng được thực hiện theo tiêu chuẩn kỹ thuật và hồ sơ thí nghiệm được lưu trên công trường

6 Hồ sơ yêu cầu thanh toán được nộp đúng hạn, với tài liệu hỗ trợ đầy đủ và chính xácTổng H

I Gia hạn thời gian thực hiện hợp đồng (15% cho cả công trình đã hoàn tất và đang thực hiện)

15%

1 Không gia hạn thời gian, trừ trường hợp chậm trễ của chủ đầu tư, các thay đổi lớn hoặc các tình huống bất khả kháng

2 Bồi thường thiệt hại do chậm trễ được tính toán theo hợp đồng, nếu phải gia hạn thời gian do chậm trễ của nhà thầu

Tổng I

J Thay đổi (10% cho cả công trình đã hoàn tất và đang thực hiện) 10%1 Các chỉ dẫn thay đổi của kỹ sư giám sát được giải quyết kịp thời

2 Nhà thầu không lạm dụng việc thay đổi/đưa ra đề xuất thay đổi có lợi cho dự án và chủ đầu tư để kéo dài thời gian thực hiện công việc

Tổng J

K Hoàn thành và bàn giao công trình (5% cho công trình đã hoàn tất, không áp dụng cho công trình đang thực hiện)

5%

1 Thử nghiệm hoàn thành được thực hiện kịp thời

2 Nhà thầu tạo điều kiện để chủ đầu tư nhận bàn giao công trình bằng cách đáp ứng tất cả nghĩa vụ hợp đồng

Tổng K

L Thời hạn chịu trách nhiệm về sai sót (5% cho công trình đã hoàn thành và 10% cho công trình đang thực hiện)

5%

1 Các công trình còn lại và sửa chữa sai sót được thực hiện theo hướng dẫn của kỹ sư giám sát

Tổng L

M Tranh chấp (5% cho công trình đã hoàn thành, không áp dụng cho công trình đang thực hiện)

5%

1 Không có tranh chấp

2 Tranh chấp được giải quyết theo hợp đồng

Tổng M

TỔNG CHO [THÁNG/NĂM XX]


Bảng A3 (tiếp theo)

Phụ lục 4: Ví dụ về mẫu Kế hoạch Quản lý hợp đồng

A. Các thành phần mô tảA4.1 Các thành phần mô tả của kế hoạch quản lý hợp đồng (KHQLHĐ) bao gồm một loạt các lịch trình, bảng và biểu đồ hoặc sơ đồ minh họa cho các số liệu, vai trò và trách nhiệm chính trong hợp đồng. Các thành phần này chủ yếu có ý nghĩa mô tả và thông thường sẽ không thay đổi trong suốt thời gian hợp đồng (ngoại trừ mục “người liên hệ chính” nếu một bên liên quan được thay thế trong quá trình thực hiện hợp đồng và trừ khi hợp đồng được điều chỉnh). Cụ thể, các thành phần này có thể bao gồm:

(i) Danh sách người liên hệ chính, với mô tả ngắn gọn về vai trò và trách nhiệm. Mục này sẽ mô tả các cá nhân chịu trách nhiệm trong dự án, với thông tin liên hệ của tất cả các bên liên quan, được cập nhật khi cần thiết trong suốt thời gian thực hiện hợp đồng (Bảng A4.1).

Bảng A4.1: Ví dụ về danh sách đầu mối liên hệ chínhChức vụ Tên Email Điện thoạiNhà thầu XYZĐại diện của nhà thầu Ông/Bà …………… ………[email protected] +XX XXX XXX XX

Quản lý tài chính ……………………. …………………… ……………………

Quản lý hợp đồng ……………………. …………………… ……………………

Kỹ sư giám sátĐại diện kỹ sư tư vấn giám sát

Ông/Bà …………… ………[email protected] +XX XXX XXX XX

Kỹ sư hiện trường ……………………. …………………… ……………………

Kỹ sư khảo sát khối lượng ……………………. …………………… ……………………

Đại diện công ty tiện íchCông ty cấp nước Ông/Bà …………… ………[email protected] +XX XXX XXX XX

Công ty cấp điện Ông/Bà …………… ………[email protected] +XX XXX XXX XX

Đại diện thành phốPhòng kỹ thuật Ông/Bà …………… ………[email protected] +XX XXX XXX XX

Đại diện ADBCán bộ dự án Ông/Bà …………… ………[email protected] +63 632 XX XX


(ii) Quy trình trao đổi thông tin. Quy trình trao đổi thông tin (Bảng A4.2) mô tả về cấu trúc quản lý mối quan hệ, bao gồm các điểm

Phụ lục 4 27

tương tác giữa bên vay (hoặc bên nhận viện trợ không hoàn lại) và nhà thầu ở các cấp tổ chức khác nhau, vai trò và trách nhiệm của các bên, phương tiện và tần suất tương tác ở mỗi cấp.

Bảng A4.2: Ví dụ về quy trình trao đổi thông tin

Loại tương tác Chức vụ Tên Chủ đềHàng ngày Đại diện của nhà

thầuÔng/Bà …………… Chủ đề bất kỳ

Cuộc họp hàng tuần Đại diện của nhà thầu

Ông/Bà …………… Các vấn đề kỹ thuật ảnh hưởng đến công trình

Cuộc họp hàng tháng Đại diện của nhà thầu

Ông/Bà …………… • Tiến độ công trình• Kế hoạch thời gian• Thanh toán• Thảo luận về các

KPI• Khiếu nại

Đại diện kỹ sư tư vấn Ông/Bà ……………

Cán bộ dự án của bên vay

Ông/Bà ……………

[v.v.]


(iii) Quy trình thanh toán tương ứng với quy trình hợp đồng (a) Những quy trình này định hình nghĩa vụ chủ chốt (nhưng

không chỉ là nghĩa vụ duy nhất) của chủ đầu tư với nhà thầu; do đó, điều quan trọng là phải giải thích và thông báo các nghĩa vụ này cho tất cả nhân viên phụ trách thanh toán trong tổ chức của bên vay để đảm bảo các khoản thanh toán được thực hiện đúng hạn.

(b) Chậm thanh toán thường là nguyên nhân gây tranh chấp giữa các bên và thường cho phép nhà thầu yêu cầu thanh toán các khoản phí (lãi trả chậm) mà không ảnh hưởng đến bất kỳ quyền hoặc biện pháp khắc phục nào khác theo hợp đồng.

(c) KHQLHĐ có thể bao gồm các biểu đồ hoặc sơ đồ (với khung thời gian) để minh họa các quy trình này một cách trực quan (một số hình thức hợp đồng tiêu chuẩn có bao gồm các biểu đồ đó) (Hình A4.1).

(iv) Danh sách các sản phẩm đầu ra chính được xác định và mô tả phù hợp để dễ dàng theo dõi và cập nhật nhằm tính toán lệnh thay đổi trong quá trình thực hiện hợp đồng(a) Theo tính chất hợp đồng, các sản phẩm đầu ra có thể bao

gồm các công trình, hàng hóa và/hoặc dịch vụ.(b) Mô tả sản phẩm đầu ra được đưa vào tiêu chuẩn kỹ thuật

(đối với hợp đồng xây dựng công trình và hợp đồng cung cấp hàng hóa) hoặc các điều khoản tham chiếu (đối với hợp đồng dịch vụ).

Phụ lục 428

(c) Ít nhất là đối với các hợp đồng xây dựng công trình (và đôi khi đối với các hợp đồng cung cấp hàng hóa có tính chất phức tạp), việc giám sát và kiểm soát các sản phẩm đầu ra sẽ yêu cầu sự can thiệp của một chuyên gia để hỗ trợ bên vay (ví dụ điển hình là “kỹ sư tư vấn” trong hợp đồng xây dựng công trình).

(v) Cơ chế kiểm soát thay đổi hợp đồng(a) Đối với các quy trình thanh toán, giải thích các cơ chế thay

đổi là rất quan trọng và thông báo cho những người có liên quan đến việc quản lý hợp đồng trong tổ chức của bên vay, bởi vì các cơ chế kiểm soát thay đổi có ảnh hưởng quan trọng đến chi phí và thời gian.

(b) Nếu các cơ chế thay đổi được sử dụng không phù hợp thì có thể xảy ra tình huống trì hoãn, gián đoạn, vượt chi phí, thậm chí là tranh chấp giữa các bên.

(c) KHQLHĐ có thể bao gồm một số biểu đồ hoặc sơ đồ (với khung thời gian) minh họa trực quan cho các quy trình này.

(vi) Các yêu cầu lưu hồ sơ(a) Mục này có thể bao gồm danh sách các loại hồ sơ hoặc tài

liệu sẽ được thu thập và lưu trữ trong suốt thời hạn hợp đồng (ví dụ: hồ sơ hợp đồng và bất kỳ điều chỉnh nào, danh sách lệnh thay đổi, thư từ, sản phẩm bàn giao theo hợp đồng, yêu cầu thanh toán, yêu cầu thanh toán thêm hay gia hạn, v.v.).

(b) Cần bao gồm chi tiết của hệ thống hoặc quy trình lưu trữ hồ sơ được sử dụng cho mục đích này.

Hình A4.1: Ví dụ về sơ đồ quy trình thanh toán

Nộp hồ sơ yêu cầu thanh toán hàng tháng (6 bộ)và chứng từ đi kèm

< 28 ngày

Kỹ sư tư vấn giám sát phát hành chứng chỉ thanh toán tạm thời

Bên vay thanh toán số tiền đã xác nhận

< 56 ngày


Phụ lục 4 29

(vii) Quy trình giải quyết vấn đề. Các quy trình này đảm bảo xử lý được các vấn đề ở cấp độ phù hợp và không để leo thang, gây ra các vấn đề về mối quan hệ.

(viii) Quy trình giải quyết tranh chấp. Quy trình này dành cho các tranh chấp chưa được giải quyết và đã leo thang.

(ix) Quy trình báo cáo. Cần tuân thủ các yêu cầu báo cáo định kỳ của ADB với bên vay (và bên đồng tài trợ, nếu áp dụng) theo phần IV của hướng dẫn.

(x) Hoạt động và danh sách kiểm tra thanh lý hợp đồng

B. Các thành phần độngA4.2 Các thành phần động của KHQLHĐ bao gồm dữ liệu được thu thập trong (và từ) quá trình thực hiện hợp đồng, với tất cả thông tin và phân tích phát sinh từ đó. Cấu trúc và định dạng của thông tin và phân tích phải được thiết kế như một phần của KHQLHĐ khi bắt đầu lập hợp đồng; sau đó, các yếu tố này sẽ được cập nhật định kỳ và là công cụ để theo dõi kết quả thực hiện và tiến độ hợp đồng. Các thành phần này sẽ chủ yếu bao gồm các nội dung sau

(i) Kế hoạch quản lý rủi ro. Kế hoạch quản lý rủi ro bao gồm một danh sách các rủi ro đã xác định, hậu quả của các rủi ro được mô tả là trách nhiệm của chủ đầu tư theo hợp đồng (chẳng hạn như chậm bàn giao quyền tiếp cận công trường cho nhà thầu, chậm thanh toán và các sai sót khác trong nghĩa vụ hợp đồng của bên vay, có khả năng dẫn đến tranh chấp hợp đồng); cùng với kế hoạch hành động để giảm thiểu các rủi ro đó.

(ii) Các mốc hợp đồng, bao gồm các công việc có tính chất quan trọng chủ chốt (còn được gọi là đường găng). Mục này thường bao gồm kế hoạch do nhà thầu nộp trước khi bắt đầu công việc cũng như các cập nhật sau đó trong thời gian thực hiện hợp đồng và xác định tiến độ thực tế so với tiến độ dự kiến (Hình A4.2).

(iii) Các chỉ số đánh giá kết quả thực hiện chính và quy trình đo lường(a) Thiết kế chỉ số đánh giá kết quả thực hiện chính (KPIs) là

một phần trong chiến lược quản lý hợp đồng.(b) KPI sẽ được sử dụng và theo dõi trong suốt thời gian thực

hiện hợp đồng.

Hình A4.2: Ví dụ về Kế hoạch thực hiện hợp đồng từ một dự án do ADB tài trợ


Quản lý Hợp đồngHướng dẫn đấu thầu

Tài liệu này cung cấp các hướng dẫn ở cấp độ điều hành cho bên vay, thông qua các cơ quan chủ quản về cách áp dụng hoạt động quản lý hợp đồng trong các dự án trong chu trình đấu thầu cho dự án được tài trợ toàn bộ hoặc một phần bằng khoản vay hoặc viện trợ không hoàn lại của ADB, hoặc bằng nguồn vốn do ADB quản lý để đấu thầu mua sắm hàng hoá, công trình và dịch vụ. Quản lý hợp đồng bao gồm ba giai đoạn: hoạt động chuẩn bị và lập kế hoạch trước khi trao thầu, giám sát thực hiện hợp đồng trong quá trình thực hiện hợp đồng và thanh lý hợp đồng. Quản lý hợp đồng đảm bảo rằng nhà cung cấp, nhà thầu và/hoặc nhà tư vấn bàn giao các sản phẩm và thực hiện các nghĩa vụ theo yêu cầu thống nhất trong hợp đồng. Ngoài ra, việc quản lý hợp đồng hiệu quả hơn khuyến khích tăng giải ngân khoản vay nhiều hơn và kịp thời hơn.

NGÂN HÀNG PHÁT TRIỂN CHÂU ÁSố 6 đại lộ ADB, thành phố Mandaluyong 1550 Metro Manila, Philippineswww.adb.org

Giới thiệu về Ngân hàng Phát triển Châu Á

Tầm nhìn của ADB là phát triển khu vực Châu Á và Thái Bình Dương không có đói nghèo. Nhiệm vụ của Ngân hàng là hỗ trợ các quốc gia thành viên đang phát triển giảm nghèo và cải thiện chất lượng cuộc sống của người dân. Mặc dù đạt được nhiều thành công, khu vực này vẫn là nơi cư trú của tỷ lệ lớn người dân nghèo của thế giới. ADB cam kết giảm nghèo thông qua phát triển kinh tế toàn diện, tăng trưởng bền vững về môi trường và hội nhập khu vực.

ADB có trụ sở đặt tại Manila với 67 quốc gia thành viên, bao gồm 48 quốc gia trong khu vực. Công cụ chính để Ngân hàng hỗ trợ các quốc gia thành viên đang phát triển là đối thoại chính sách, cho vay vốn, đầu tư cổ phần, bảo lãnh, viện trợ không hoàn lại và hỗ trợ kỹ thuật.

Documents

QUẢN LÝ HỢP ĐỒNG...A4.1. Ví dụ về sơ đồ quy trình thanh toán 28 A4.2. Ví dụ về kế hoạch thực hiện hợp đồng từ 30 một dự án do ADB tài trợ