VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM

HỌC VIỆN KHOA HỌC XÃ HỘI

TỐNG THỊ LUYẾN

QUẢN TRỊ KHO HÀNG TRUNG TÂM

TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN LOGISTICS SC – TH GROUP

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH

Hà Nội, 2019

VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM

HỌC VIỆN KHOA HỌC XÃ HỘI

TỐNG THỊ LUYẾN

QUẢN TRỊ KHO HÀNG TRUNG TÂM

TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN LOGISTICS SC – TH GROUP

Ngành: Quản trị kinh doanh

Mã số: 8.34.01.01

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:

PGS.TS. NGÔ XUÂN BÌNH

Hà Nội, 2019

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan bài luận văn là công trình nghiên cứu khoa học, độc lập của

tôi, được thực hiện dựa trên cơ sở nghiên cứu lý thuyết, kiến thức chuyên ngành,

nghiên cứu khảo sát tình hình thực tiễn và dưới sự hướng dẫn khoa học của PGS.TS.

Ngô Xuân Bình. Các số liệu, bảng biểu có nguồn gốc rõ ràng và những kết quả trong

khóa luận là trung thực, các nhận xét, phương hướng đưa ra xuất phát từ thực tiễn và

kinh nghiệm hiện có.

Ngày 15 tháng 02 năm 2019

Tác giả luận văn

Tống Thị Luyến

DANH MỤC VIẾT TẮT

IRA tỉ lệ chính xác tồn kho

BBKK Biên bản kiểm kê

CCDC Công cụ dụng cụ

DNSX Doanh nghiệp sản xuất

PKK Phiếu kiểm kê

PGH Phiếu giao hàng

TNKD Tác nghiệp kinh doanh

OPS Nhân viên điều hành kho

BIN Phiếu điều chuyển vị trí

NCR Báo cáo sản phẩm không phù hợp

BBSV Biên bản sự việc

BBH SP KPH Biên bản hủy sản phẩm không PH

PCCC Phòng cháy chữa cháy

HCNS Hành chính nhân sự

VSLĐ Vệ sinh lao động.

ATLĐ An toàn lao động.

CBCNV Cán bộ công nhân viên

FIFO Nhập trước xuất trước

BBSV Biên bản sự việc

FEFO Hết hạn trước xuất trước

NVL Nguyên vật liệu

KDSX kinh doanh sản xuất

TMPP Thương mại phân phối

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU ......................................................................................................................... 1

Chương 1:CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ KHO HÀNG TRONG LOGISTICS

VÀ KINH NGHIỆM THỰC TIỄN .............................................................................. 7

1.1.Quản Trị Kho Hàng Trong Logistics........................................................................ 7

1.2. Các Hoạt Động Quản Trị Kho Hàng ...................................................................... 19

1.3 Kinh nghiệm thực tiễn quản trị kho hàng của một số doanh nghiệp Logistics khác ..... 32

Chương 2: THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ KHO HÀNG TRUNG TÂM TẠI

CÔNG TY CP LOGISTICS SC – TH GROUP ........................................................ 36

2.1. Giới thiệu về công ty CP Logistics SC ................................................................... 36

2.2 Thực trạng quản trị kho hàng Trung Tâm của công ty CP Logistics SC .............. 39

2.3. Phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến kết quả quản trị kho hàng trung tâm .......... 63

2.4 Nhận xét về quản trị kho trung tâm của công ty CP Logistics SC .......................... 65

Chương 3: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUẢN TRỊ KHO TRUNG

TÂM TẠI CÔNG TY CP LOGISTICS SC – TH GROUP ..................................... 70

3.1 Định hướng phát triển của công ty Logistics SC .................................................... 70

3.2 Giải pháp hoàn thiện quản trị kho trung tâm tại công ty CP Logistics SC ............. 71

3.3 Hoàn thiện công tác quản trị kho trung tâm ............................................................ 77

KẾT LUẬN .................................................................................................................. 79

DANH MỤC THAM KHẢO ...................................................................................... 80

DANH MỤC BẢNG BIỂU HÌNH VẼ

Bảng 2.1: Cơ cấu tổ chức của công ty ( nguồn phòng HCNS) .................................... 37

Bảng 2.2 Báo cáo lãi ròng trong 5 năm của TH true milk (Nguồn nội bộ Phòng TCKT

, đã được kiểm toán) ...................................................................................................... 39

Bảng 2.3 : Cơ cấu lao động tại kho trung tâm ( nguồn phòng HCNS) ........................ 41

Bảng 2.4 : Sơ đồ địa chỉ hàng trong kho ( nguồn : phòng quản lý kho) ....................... 43

Bảng 2.6 : Lưu đồ nhập hàng từ nhà máy ( Nguồn : văn phòng kho trung tâm ) ................ 56

Bảng 2.7 Báo cáo xuất hàng tháng 8/2018 ( Nguồn : văn phòng kho) ......................... 57

Bảng 2.8 Báo cáo xuất hàng tháng 7/2016 ( Nguồn : văn phòng kho) ......................... 57

Bảng 2.9 : Lịch làm việc của công nhân vệ sinh kho (Nguồn : văn phòng kho) .......... 61

Bảng 2.10 : nguồn do văn phòng kho cung cấp ............................................................ 67

Hình 1.1: mô hình Logistics trong sản xuất kinh doanh .............................................. 10

Hình 1.2 : Mô hình kho trong chuỗi cung ứng .............................................................. 13

1

MỞ ĐẦU

1. Tính cấp thiết của đề tài

Trong nền kinh tế hiện nay, Việt Nam đang hội nhập quốc tế sâu sắc, hoạt động

thương mại hàng hoá ngày càng tăng lên cả quy mô và cơ cấu thị trường. Các doanh

nghiệp sản xuất có nhiều cơ hội hơn khi tham gia vào thị trường quốc tế, tuy nhiên bên

cạnh những cơ hội là sự cạnh tranh ngày càng trở nên mạnh mẽ hơn. Các doanh nghiệp

thường sẽ quan tâm nhiều hơn về nâng cao năng lực cạnh tranh bằng việc hoàn thiện

hoạt động logistics của mình như hoạt động mua hàng, quản lý nhà cung ứng, các yếu

tố vận chuyển đầu vào, lưu kho bảo quản hàng ,…muốn tồn tại và phát triển được

doanh nghiệp phải có sự khác biệt, tạo ra ưu thế chiếm lĩnh thị trường. Với xu hướng

mở cửa , hội nhập kinh tế quốc tế , một sân chơi bình đẳng đối với tất cả các thành

phần kinh tế. Để thành công trong kinh doanh đòi hỏi các doanh nghiệp Việt Nam phải

nhận thức đúng đắn về bản thân doanh nghiệp, về thị trường, về đối thủ cạnh tranh từ

đó có những chiến lược phù hợp để chiến thắng trên thương trường . Đặc biệt đối với

các doanh nghiệp sản xuất sẽ gặp rất nhiều khó khăn khi hàng hóa các doanh nghiệp

ngoại tràn vào nước ta với mẫu mã đa dạng , phong phú chủng loại, chất lượng tốt, giá

thành rẻ … như hàng hóa Trung Quốc ,Thái Lan ,Indonesia, Nhật. Do đó, doanh

nghiệp muốn đưa ra thị trường sản phẩm có thể cạnh tranh được về giá với hàng ngoại

,buộc các doanh nghiệp Việt phải tìm mọi cách cắt giảm chi phí tối đa . Bởi yếu tố cấu

thành nên giá của sản phẩm bao gồm rất nhiều loại thuế và phí khác nhau như : chi phí

quản lí doanh nghiệp ,chi phí maketing, chi phí nhiên nguyên vật liệu , chi phí kho

bãi , vận chuyển, mặt bằng , các loại thuế… Trong đó hoạt động Logistics nói chung

và quản trị kho bãi nói riêng đóng vai trò hết sức quan trọng , Logistics tạo ra sự hữu

dụng về thời gian và đúng địa điểm nhờ đó đảm bảo cho quá trình sản xuất , kinh

doanh diễn ra theo đúng nhịp độ đã định, góp phần nâng cao chất lượng và hạ giá

thành sản phẩm, góp phần tiết kiệm và giảm chi phí lưu thông trong phân phối hàng

hóa, sử dụng hiệu quả vốn kinh doanh của doanh nghiệp. Quá trình toàn cầu hóa kinh

tế làm cho hàng hóa và sự vận động của chúng phong phú và phức tạp hơn nhiều lần

so với trước đây , đòi hỏi quản lý chặt chẽ, đặt ra yêu cầu mới đối với hoạt động quản

trị Logistics nói chung và quản trị kho hàng nói riêng . Hàng hóa phải được bảo quản

tốt ,an toàn ,đảm bảo đúng chất lượng của nhà sản xuất. Đồng thời để tránh hàng tồn

2

kho nhiều làm đọng vốn thì doanh nghiệp phải tính toán để lượng hàng tồn kho là thấp

nhất. Sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin cho phép kết hợp chặt chẽ quá

trình cung ứng, sản xuất , lưu kho hàng hóa, tiêu thụ với vận tải giao nhận, làm cho cả

quá trình này hiệu quả hơn, nhanh chóng hơn nhưng cũng phức tạp hơn. Do vậy ,

Quản trị kho hàng giữ vai trò trọng yếu trong quá trình lưu trữ, bảo quản hàng hóa từ

nơi sản xuất đến người tiêu dùng . Hoạt động này góp phần tạo lợi thế cạnh tranh cho

doanh nghiệp , chính vì lẽ đó nên em chọn đề tài “ Quản trị kho hàng trung tâm tại

Công ty cổ phần Logistics SC – TH Group” làm đề tài luận văn thạc sĩ chuyên

ngành Quản trị kinh doanh.

2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài

Trên thế giới và cả trong nước có nhiều công trình và tư liệu có liên quan đến

quản trị Logistic , sau đây là một số công trình có liên quan:

Logistic and supply chain management, M. Christopher (2012). Cuốn sách giới

thiệu về phát triển và quản lý của một mạng lưới chuỗi cung ứng. Doanh nghiệp sản

xuất có thể vận dụng để củng cố và quản lý chuỗi cung ứng một cách hiệu quả.

Strategic logistics management, James R. Stock - Douglas M.Lambert (2001).

Cuốn sách này tập trung trên mọi khía cạnh của quản trị Logistics bắt đầu từ việc tạo

ra một đơn đặt hàng cho một sản phẩm /hàng hóa phải thông qua các dịch vụ quá trình

sản xuất, nhà kho, quản lý hàng tồn kho, vận chuyển và khách hàng. Nó đề cập chi tiết

hơn khi nói đến quản lý hàng tồn kho kết hợp một số phương pháp tính toán, đồng thời

cũng giải thích chi tiết quá trình của hậu cần "chuỗi cung ứng". Cuốn sách này có thể

không hoàn toàn đề cấp cụ thể như một số sách hậu cần khác cùng lĩnh vực nhưng

cũng là một tài liệu tham khảo khá đầy đủ cho quản trị Logistics.

21st century logistics making supply chain integration a reality, Bowersox,

Donald JCloss, David J Stank, Theodore P (1999). Cuốn sách này dành cho những

người quản lý đang theo đuổi tìm tòi trong lĩnh vực hậu cần và chuỗi cung ứng nhưng

chưa nhận ra những lợi ích đầy đủ của nó. Cuốn sách giúp ta nhận ra và khắc phục

những trở ngại đã làm suy yếu cả bên trong và bên ngoài của hoạt động gia tăng giá trị

hậu cầu.

Giáo trình Quản trị logistics kinh doanh, PGS.TS. An Thị Thanh Nhàn, TS.

Nguyễn Thông Thái, (2010), NXB Thống kê. Giáo trình Logistic có nội dung trình bày

3

về tổng quan môn học Quản trị Logistics kinh doanh, dịch vụ khách hàng, quản trị dự

trữ, quản trị vận chuyển, quản trị các hoạt động Logistics hỗ trợ, tổ chức và kiểm soát

Logistics. Trong đó, cũng đã đề cập những kiến thức cơ bản nhất về Logistics đầu vào.

Quản trị Logistics , PSG.TS Đoàn thị Hồng Vân – ĐH Kinh Tế TP.HCM ,NXB

Lao Động (2006).

Cẩm nang quản trị kho, TS Phan Thanh Lâm (2014),NXB Phụ Nữ. Cuốn sách

nói về Chức năng - nhiệm vụ của công việc quản lý kho, tổ chức hệ thống kho hang,

thể thức nhập xuât kho ,hệ thống kiểm soát tồn kho và bảo quán hàng hóa ,phương

thức kiếm kê kho mỗi ngày trong 10 phút ,những quy tắc trong vận hành quản trị kho

hang, quản lý hành chính kho hang ,hiệu qủa kinh tế trong quản lý kho ,Quản trị rủi ro

trong quản lý kho (Bãi, Kho kệ,..)

Có thể nói nội dung các đề tài nghiên cứu là khá phong phú và đề cập đến nhiều

khía cạnh khác nhau của quản trị logistics , một số đề tài nghiên cứu tập trung vào

phát triển dịch vụ Logistics của các doanh nghiệp giao nhận vận tải trong nước mà

chưa có đề tài nào nghiên cứu riêng về quản trị kho hàng hóa của doanh nghiệp sản

xuất thực phẩm , chế biến sữa tại TH Group. Vì vậy , đề tài mà em lựa chọn không bị

trùng lặp với các đề tài nghiên cứu trước đây.

3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

* Mục đích nghiên cứu của đề tài: nhằm phân tích , đánh giá hoạt động quản trị

kho hàng trung tâm ( kho tổng) của doanh nghiệp hiện tại, từ đó đưa ra những đề xuất

, giải pháp nhằm giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí không đáng có , hoàn thiện hệ

thống quản trị được tốt hơn nữa.

* Nhiệm vụ nghiên cứu

Để thực hiện mục tiêu trên, đề tài có những nhiệm vụ sau:

- Tập hợp một số vấn đề lý luận cơ bản về quản trị kho hàng

- Phân tích thực trạng quản trị kho hàng trung tâm của công ty CP Logistic SC –

TH Group sữa thành phẩm như sữa tươi, sữa chua uống , sữa chua, phô mai… thương

hiệu TH true Milk.

- Đề xuất những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong quản trị kho hàng trung

tâm (kho tổng) của Công ty cổ phần Logistics SC.

4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

4

Đối tượng nghiên cứu : Hoạt động quản trị kho trung tâm ( kho tổng) nguyên liệu

và sữa thành phẩm và chế phẩm từ sữa của TH true milk tại Công ty cổ phần Logistics

SC – Tập đoàn TH

Không gian nghiên cứu : nghiên cứu hoạt động quản trị kho hàng trung tâm ,

định hướng nghiên cứu tại Công ty CP Logistic SC – TH Group trong đó tập trung

nghiên cứu một số nội dung cơ bản của từng hoạt động nhằm đáp ứng đầy đủ và kịp

thời quá t trình tiếp nhận, lưu kho , cấp phát hàng đảm bảo cho sản xuất của nhà máy

sữa TH .

Thời gian nghiên cứu: Nghiên cứu này sử dụng các dữ liệu thứ cấp và khảo sát sơ

cấp trong giai đoạn từ năm 2014 đến 2018 để phân tích thực trạng và đưa ra những giải

pháp hoàn thiện quản trị trị kho hàng trung tâm (kho tổng ) của Công ty cổ phần

Logistics SC – TH Group.

5. Phương pháp nghiên cứu

5.1. Cách tiếp cận thu thập dữ liệu :

Dữ liệu thứ cấp: nguồn cung cấp dữ liệu bên trong là từ các phòng Kế toán Tài

chính, phòng Kế hoạch sản xuất, phòng kho vận…của Công ty CP Logistic SC – TH

Group . Các thông tin nội bộ và báo cáo thống kê của công ty…Các nguồn thông tin

này đều đã được tổng hợp và lưu trữ tại các phòng ban của công ty. Các nguồn dữ liệu

thứ cấp này chủ yếu được sử dụng để phân tích thực trạng quản trị kho hàng tại công

ty. Nguồn cung cấp dữ liệu bên ngoài bao gồm sách và tư liệu quốc tế về logistics, tạp

chí chuyên ngành .... Các lý thuyết về quản trị logistics trong doanh nghiệp nói chung

và lý thuyết về quản trị kho hàng nói riêng

Dữ liệu sơ cấp: Các nguồn dữ liệu thứ cấp chỉ có thể cung cấp được phần nào

thông tin cho vấn đề cần nghiên cứu, do vậy, để có được đầy đủ thông tin và các thông

tin xác thực cần phải thu thập thông tin từ nguồn dữ liệu sơ cấp. Dữ liệu sơ cấp được

thu thập qua phương pháp phỏng vấn trực tiếp qua bảng câu hỏi (Phụ lục 1) với đối

tượng phỏng vấn là các cán bộ trực tiếp phụ trách hoạt động logistics – hoạt động kho

hàng bao gồm cả quản lý và nhân viên phòng kho vận trong doanh nghiệp . Mục đích

của các cuộc phỏng vấn là tìm hiểu những vấn đề liên quan đến thực tế hoạt động quản

trị kho hàng trung tâm của công ty mà các dữ liệu thứ cấp chưa phản ánh hết. Qua

phỏng vấn, tác giả có cái nhìn tổng thể và đầy đủ hơn về nhận thức của các đối tượng

5

được phỏng vấn, cũng như thực trạng của hoạt động quản trị kho hàng trung tâm tại

công ty.

5.2. Phương pháp phân tích

Phương pháp tổng hợp thống kê là tiến hành tập trung, chỉnh lý và hệ thống hóa

một cách khoa học các tài liệu ban đầu đã thu thập được trong điều tra thống kê.

Nhiệm vụ cơ bản của tổng hợp thống kê là làm cho các đặc trưng riêng của từng đơn

vị trong tổng thể chuyển thành đặc trưng chung của toàn tổng thể.

Một số phương pháp khác được sử dụng trong phân tích dữ liệu như thống kê,

phân tích, tổng hợp, so sánh, tỷ lệ phần trăm nhằm đánh giá thực trạng hoạt động quản

trị kho hàng trung tâm tại công ty CP Logistic SC – TH Group.

Phương pháp tổng hợp ,quan sát: tác giả đã đi khảo sát trực tiếp tại kho hàng

trung tâm và một số kho phân phối của công ty để có cái nhìn thực tế và hiểu rõ nghiệp

vụ kho . Đồng thời tác giả cũng đến kho của công ty TNHH DHL Việt Nam ( công ty

chuyên về dịch vụ Logistics ) và công ty FrieslandCampina Hà Nam ( sữa cô gái Hà

Lan) có sự tương đồng trong ngành chế biến sữa từ đó lầm cơ sở để đưa ra những đánh

giá một cách khách quan cho hoạt động quản trị kho hàng trung tâm của công ty CP

Logistic SC – TH Group.

6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn

Phân tích và đánh giá khách quan thực trạng quản trị hoạt động kho trung tâm

(kho tổng) của Công ty cổ phần Logistics SC thời gian qua. Chỉ ra những thành tựu đã

đạt được, hạn chế còn tồn tại và nguyên nhân của hạn chế đó trong hoạt động quản trị.

Phân tích các yếu tố bên ngoài, bên trong tác động đến hoạt động quản trị kho

hàng trung tâm tại Công ty cổ phần Logistics SC

Đưa ra những giải pháp phù hợp và khả thi giúp cho nhà quản trị có quyết sách

đúng đắn để hoàn thiện quản trị hoạt động kho hàng trung tâm một cách hiệu quả ,

giúp tối đa hóa lợi nhuận cho doanh nghiệp.

7. Kết cấu của luận văn

Ngoài lời mở đầu, Kết luận và danh mục tài liệu tham khảo , luận văn được trình

bày qua 3 chương :

Chương 1: Cơ sở lí luận và thực tiễn về quản trị kho hàng trong Logistics

6

Trong chương 1 tác giả nêu ra những khái niệm về Logistics , quản trị Logistics

và một số khái niệm , định nghĩa liên quan . Từ đó làm rõ vai trò của kho hàng trong

chuỗi cung ứng, cùng một số tiêu chí đánh giá và các nghiệp vụ kho hàng cần thiết

trong hoạt động quản trị kho hàng. Đồng thời tác giả tham khảo mô hình kho của hai

công ty có hoạt động tương đồng để rút ra bài học kinh nghiệm cho công tác quản trị

kho trung tâm của công ty CP Logistic SC – TH Group.

Chương 2: Thực trạng quản trị kho hàng trung tâm tại Công ty cổ phần Logistics SC-

TH Group

Thông qua khảo sát thực tế và thu thập dữ liệu tác giả luận văn trình bày một

cách chân thực hoạt động và các nghiệp vụ kho đang áp dụng trong công tác quản trị

kho hàng trung tâm của công ty CP Ligistic SC. Chỉ ra những tồn tại đang gặp phải ,

nguyên nhân dẫn đến hạn chế đó để tìm phương hướng khắc phục giúp việc quản trị

kho hàng hoàn thiện hơn , giảm thiểu tổn thất và chi phí cho doanh nghiệp.

Chương 3: Đề xuất giải pháp hoàn thiện quản trị kho hàng trung tâm tại Công ty cổ

phần Logistics SC – TH Group

Từ những nguyên nhân và hạn chế đang tồn tại đã trình bày ở chương 2, tác giả

mạnh dạn đưa ra một số giải pháp nhằm khắc phục những vướng mắc đó để công tác

quản trị của công ty CP Logistics SC hoàn thiện hơn nữa.

7

Chương 1

CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ KHO HÀNG TRONG LOGISTICS VÀ KINH

NGHIỆM THỰC TIỄN

1.1 QUẢN TRỊ KHO HÀNG TRONG LOGISTICS

1.1.1 Khái niệm về Logistics và quản trị Logistics

1.1.1.1 Logistics là gì?

Logistics ra đời từ thế kỷ 19 ở Anh và đến cuối thế kỷ 20 được ghi nhận như một

chức năng kinh tế, một công cụ hữu hiệu mang lại thành công cho các doanh nghiệp. Trải

qua các giai đoạn phát triển đến nay có nhiều khái niệm cũng như định nghĩa khác nhau

về Logistics. Chúng ta hãy xem một vài khái niệm dưới đây để hiểu về Logistics là gì?

Logistics là quá trình tối ưu hóa về vị trí, lưu trữ và chu chuyển các tài

nguyên/yếu tố đầu vào từ điểm xuất phát đầu tiên là nhà cung cấp, qua nhà sản xuất,

người bán buôn, bán lẻ, đến tay người tiêu dùng cuối cùng, thông qua hàng loạt các

hoạt động kinh tế.

Logistics là quá trình tối ưu hoá về vị trí, lưu trữ và chu chuyển các tài

nguyên/yếu tố đầu vào từ điểm xuất phát đầu tiên là nhà cung cấp, qua nhà sản xuất,

người bán buôn, bán lẻ, đến tay người tiêu dùng cuối cùng, thông qua hàng loạt các

hoạt động kinh tế (xem Logistics and Supply Chain Management, tác giả Ma Shuo, tài

liệu giảng dạy của World Maritime University, 1999).

*Các định nghĩa khác về Logistics:

Giáo sư người Anh Martin Christopher cho rằng: “Logistics là quá trình quản trị

chiến lược công tác thu mua, di chuyển và dự trữ nguyên liệu, bán thành phẩm, thành

phẩm (và dòng thông tin tương ứng) trong một công ty và qua các kênh phân phối của

công ty để tối đa hóa lợi nhuận hiện tại và tương lai thông qua việc hoàn tất các đơn

hàng với chi phí thấp nhất”.

Theo Giáo sư David Simchi-Levi (MIT) thì “Logistics Network là một nhóm các

cách tiếp cận được sử dụng để liên kết các nhà cung cấp, nhà sản xuất, kho, cửa hàng

một cách hiệu quả để hàng hóa được sản xuất và phân phối đúng số lượng, đúng địa

điểm và đúng thời điểm nhằm mục đích giảm thiểu chi phí trên toàn hệ thống đồng

thời đáp ứng được các yêu cầu về mức độ phục vụ”.

*Khái niệm có liên quan:

8

Logistics là quá trình liên quan tới nhiều hoạt động khác nhau trong cùng một tổ

chức, từ xây dựng chiến lược đến các hoạt động chi tiết, cụ thể để thực hiện chiến

lược. Logistics cũng đồng thời là quá trình bao trùm mọi yếu tố tạo nên sản phẩm từ

các yếu tố đầu vào cho đến giai đoạn tiêu thụ sản phẩm cuối cùng. Logistics không chỉ

liên quan đến nguyên nhiên vật liệu mà còn liên quan tới tất cả nguồn tài nguyên/các

yếu tố đầu vào cần thiết để tạo nên sản phẩm hay dịch vụ phù hợp với yêu cầu của

người tiêu dùng. Ở đây nguồn tài nguyên không chỉ bao gồm: vật tư, vốn, nhân lực mà

còn bao hàm cả dịch vụ, thông tin, bí quyết công nghệ . Logistics bao trùm cả hai cấp

độ hoạch định và tổ chức. Cấp độ thứ nhất liên quan đến vấn đề vị trí, còn cấp độ thứ

hai liên quan đến vấn đề vận chuyển và lưu trữ.

Logistics là hệ thống các công việc được thực hiện một cách có kế hoạch nhằm

quản lý nguyên vật liệu, dịch vụ, thông tin và dòng chảy của vốn… nó bao gồm cả

những hệ thống thông tin ngày một phức tạp, sự truyền thông và hệ thống kiểm soát

cần phải có trong môi trường làm việc hiện nay.

Logistics là quy trình lập kế hoạch, tổ chức thực hiện và kiểm soát quá trình lưu

chuyển và dự trữ hàng hoá, dịch vụ… từ điểm xuất phát đầu tiên đến nơi tiêu thụ cuối

cùng sao cho hiệu quả và phù hợp với yêu cầu của khách hàng.

Theo quan điểm “5 right” thì “Logistics là quá trình cung cấp đúng sản phẩm,

đến đúng vị trí, vào đúng thời điểm với điều kiện và chi phí phù hợp cho khách hàng

tiêu dùng sản phẩm”.

Theo tôi “Logistics là quá trình tối ưu hoá về vị trí , vận chuyển ,thời gian và dự

trữ nguồn tài nguyên ( nguyên vật liệu) từ điểm đầu tiên của chuỗi cung ứng đến tay

người tiêu dùng cuối cùng, thông qua hàng loạt các hoạt động kinh tế .

Hiểu đơn giản nhất thì Logistics là một phần của chuỗi cung ứng bao gồm tổng

thể những công việc liên quan đến quản lý và điều chỉnh luồng di chuyển của hàng hóa

gồm đóng gói, vận chuyển, lưu kho, bảo quản cho tới khi hàng được giao đến người

tiêu thụ cuối cùng.

Ngày nay Logistics phát triển mạnh mẽ nhờ hoạt động thương mại tự trên toàn

thế giới với 8 xu hướng: Chi phí vận tải tăng, Yêu cầu về hiệu qủa sản xuất, Triết lý

mới về tồn kho, Vai trò của khách hàng, Cách mạng khoa học kỹ thuật & IT, Hệ thống

JIT (Just in time), Recycling (green industry), Xu thế của dây chuyền bán lẻ, phân phối

9

. Tự do trao đổi hàng hóa cũng đồng nghĩa với sự cạnh tranh gay gắt giữa các ngành

nghề , doanh nghiệp trong đó hoạt động Logistics giữ vai trò quan trọng trong giao

thương cũng như cạnh tranh về giá thành sản phẩm , dịch vụ giữa các doanh nghiệp

với nhau. Do vậy, quản trị Logistics được các doanh nghiệp quan tâm và chú trọng

hơn trước .

1.1.1. 2 Khái niệm về quản trị Logistics

Theo Hội đồng Quản trị Logistics của Mỹ (CLM - Council of Logistics

Management) “Quản trị Logistics là quá trình hoạch định, thực hiện và kiểm soát một

cách có hiệu quả chi phí lưu thông, dự trữ nguyên vật liệu, hàng hoá tồn kho trong quá

trình sản xuất sản phẩm cùng dòng thông tin tương ứng từ điểm đầu tiên đến điểm tiêu

dùng cuối cùng nhằm mục đích đáp ứng yêu cầu của khách hàng”.

“Quản trị Logistics là quá trình hoạch định, thực hiện và kiểm soát một cách hiệu

lực, hiệu quả hoạt động vận chuyển, lưu trữ hàng hoá, dịch vụ và những thông tin có liên

quan từ điểm đầu đến điểm tiêu thụ cuối cùng với mục đích thoả mãn nhu cầu của khách

hàng” (Douglas M Lambert, Fundamental of Logistics, p.3, Mc Graw - Hill, 1998)

Bất kỳ một doanh nghiệp sản xuất nào cũng phải quan tâm và có chiến lược

Logistics phù hợp. Một chiến lược Logistics tốt sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời

gian, công sức và tiền bạc hiệu quả.Vì vậy, trên cơ sở Logistics tổng thể (Global

Logistic) người ta chia hoạt động logistics thành 3 mảng chính:

Supply Chain Managment Logistics – Logistics quản lý chuỗi cung ứng.

Transportation Management Logistics – Logistics quản lý vận chuyển hàng hóa.

Warhousing / Inventery Management Logistics – Logistics về quản lý lưu kho,

kiểm kê hàng hoá, kho bãi.

*Logistics trong sản xuất kinh doanh chia theo quá trình:

Logistics đầu vào (Inbound Logistics): cung ứng tài nguyên, nguyên vật liệu đầu

vào cho sản xuất (quản trị vị trí, thời gian)

Logistics đầu ra (Outbound Logistics): cung cấp sản phẩm đến người tiêu dùng

tối ưu nhất (quản trị vị trí, thời gian, chi phí phân phối)

Logistics ngược (Reverse Logistics): thu hồi các phụ phẩm, phế liệu, phế phẩm,

các yếu tố ảnh hưởng đến môi trường (tái sử dụng, tái chế)

10

Logistics trong sản xuất kinh doanh (Business Logistics)

Vận tải vận tải vận tải vận tải vận tải

inbound outbound

Hình 1.1: mô hình Logistics trong sản xuất kinh doanh

Điểm

cung

nguyên

liệu

Kho

chứa

nguyên

liệu

Nhà

máy

sản

xuất

Kho

chứa

sản

phẩm

Thị

trường

Kho

Kho

Kho

Nhà máy 1

Nhà máy 2

Nhà máy 3

Kho hàng

Kho hàng

Kho hàng

A

B

C

Qúa trình cung ứng nguyên liệu – inbound

logistics

Quá trình phân phối ra thị trường– outbound

logistics

11

Qua hai khái niệm trên về quản trị Logistics cho thấy mục đích cuối cùng là “

thỏa mãn nhu cầu của khách hàng” và giúp gia tăng lợi nhuận , phát huy lợi thế cạnh

tranh của doanh nghiệp. Bởi khách hàng quyết định sự tồn tại ,thịnh hay suy của doanh

nghiệp. Để có được sản phẩm ,dịch vụ đến tay người tiêu dùng cuối cùng phải trải qua

rất nhiều công đoạn khác nhau mà ở đó mỗi công đoạn là một mắt xích liên kết với

nhau không tách rời , có tác động tương hỗ lẫn nhau. Lưu trữ, bảo quản hàng hóa và

phân phối – Logistics đầu ra (outbound Logistics) giữ vai trò quan trọng trong việc

làm hài lòng khách hàng cũng như thành ,bại của doanh nghiệp .

1.1.2 Khái niệm về quản trị kho hàng

1.1.2.1 Khái niệm chung về kho hàng, vai trò, chức năng, nhiệm vụ của kho

Khái niệm về kho hàng.

Kho là loại hình cơ sở Logistics thực hiện việc dự trữ ,bảo quản và chuẩn bị

hàng hóa nhằm cung ứng hàng hóa cho khách hàng với trình độ dịch vụ cao nhất và

chi phí thấp nhất.

Hay nói một cách chi tiết, đầy đủ hơn thì: Kho bãi là một bộ phận của hệ thống

Logistics, là nơi cất giữ nguyên nhiên vật liệu, bán thành phẩm, thành phẩm trong suốt

quá trình chu chuyển từ điểm đầu cho đến điểm cuối của dây chuyền cung ứng, đồng

thời cung cấp các thông tin về tình trạng, điều kiện lưu trữ và vị trí của các hàng hoá

được lưu kho.

Vai trò của kho

Hoạt động kho liên quan trực tiếp đến việc tổ chức,bảo quản hàng hóa của doanh

nghiệp vậy vai trò của kho là:

Đảm bảo tính liên tục cho quá trình sản xuất và phân phối hàng hóa, là nơi giúp

doanh nghiệp lưu trữ toàn bộ sản phẩm và quản lý được số lượng sản phẩm trên toàn

bộ hệ thống.

Góp phần giảm chi phí sản xuất,vận chuyển,phân phối. Nhờ đó kho có thể chủ động

tạo ra các lô hàng với quy mô kinh tế trong quá trình sản xuất và phân phối nhờ đó giảm

chi phí bình quân trên một đơn vị, góp phần tiết kiệm chi phí lưu thông thông qua việc

quản lý tốt hao hụt hàng hóa, sử dụng tiết kiệm và hiệu quả cơ sở vật chất của kho.

12

Hỗ trợ quá trình cung cấp dịch vụ khách hàng của doanh nghiệp thông qua việc

đảm bảo hàng hóa sẵn sàng về số lượng, chất lượng, trạng thái lô hàng giao, góp phần

giao hàng đúng thời gian và địa điểm.

Chức năng của kho

Các công ty kinh doanh sản xuất hay thương mại phân phối hàng ngày càng phát

triển, thì mức độ phức tạp trong vận hành quản lí kho hàng càng cao. Hàng trong kho

ngày càng lớn, chủng loại sản phẩm càng phong phú, điều này thường dẫn đến nhu cầu

mặt bằng kho bãi và nhân lực quản lí đòi hỏi ngày càng lớn. Nhiều nhà phân phối đã

từng phải trả chi phí những khoản khổng lồ cho việc gom hàng và dọn hàng trong

kho, quản lí vòng nhập hàng và chuyển về nơi gom hàng. Sự không phù hợp của kho

hàng cũng trở thành vấn đề nan giải nếu bạn không thể quản lí một cách chính xác

hàng trong kho với kho hàng lớn hơn hoặc vị trí kho hàng ở nhiều nơi.

Chức năng chính của nhà kho là:

• Tiếp nhận hàng hóa

• Tổn trữ và bảo quản hàng hóa

• Chuyển hàng hóa từ khu vực tồn trữ đến nơi có nhu cầu hay đến nơi sử dụng

Nhiệm vụ của kho

Duy trì sự sẵn có, đảm bảo cung cấp hàng hoá thường xuyên liên tục, ổn định về số

lượng ,chất lượng, cơ cấu ,thời gian.

Điều hoà lưu lượng hàng hoá trong kinh doanh phân phối.

Đưa hàng hoá đến gần nơi tiêu thụ.

Bảo vệ hàng hoá.

1.1.2.2 Phân loại kho hàng

Tùy theo mô hình của mỗi công ty mà việc phân loại kho hàng sẽ có sự khác biệt.

Hiện nay nếu phân loại kho hàng Logistics theo đặc thù của hàng hóa cần quản lý

người ta thường phân loại theo từng lĩnh vực . Trong xã hội thì sự tồn tại của kho là một

tất yếu khách quan, nhưng trong một tổ chức thì không nhất thiết phải xây dựng một hệ

thống kho riêng có của mình. Có nhiều loại kho, nên khi có nhu cầu có thể lựa chọn, sử

dụng loại kho nào mang lại hiệu quả kinh tế cao nhất

13

Sơ đồ nguyên tắc chuỗi kho trên đường dịch chuyển dòng vật tư trong chuỗi cung ứng:

Sản xuất Sản xuất

* Phân theo vị trí chuỗi cung ứng :

Hình 1.2 : Mô hình kho trong chuỗi cung ứng

Kho trong giai đoạn dịch chuyển

Vật tư mang tính sản xuất – công nghệ

Kho trong giai đoạn dịch chuyển

hàng hóa tiêu dùng

Kho trung gian trong

thị trường NVL

Kho sản phẩm của

doanh nghiệp sản xuất

Kho nguyên vật

liệu thô

Kho của doanh

nghiệp bán buôn bố

trí tại nơi sản xuất

Kho của doanh

nghiệp sản xuất bố

trí tại nơi tiêu thụ

K

ho

ng

uy

ên v

ật l

iệu

P

HÂ

N X

ƯỞ

NG

Kho

hàn

g hó

a t

hàn

h

phẩm

Kho DN99

bán buôn

trung gian K

ho

ng

uy

ên v

ật l

iệu

P

HÂ

N X

ƯỞ

NG

K

ho

hàn

g

hó

a t

hàn

h

phẩm

Kho

đầu

ra

cơ s

ở

bán

bu

ôn

Kho

cơ

sở

TM

bán

buôn

Hệ

thố

ng

cử

a h

àng

14

Phân loại theo nhiệm vụ chính của kho:

a) Kho thu mua, kho tiếp nhận: Loại kho này thường đặt ở nơi sản xuất, khai

thác hay đầu mối ga, cảng để thu mua hay tiếp nhận hàng hoá. Kho này chỉ làm nhiệm

vụ gom hàng trong một thời gian rồi chuyển đến nơi tiêu dùng hoặc các kho xuất bán.

b) Kho tiêu thụ: Kho này chứa các thành phần của nhà máy sản xuất ra. Nhiệm

vụ chính của kho này là kiểm nghiệm phẩm chất, sắp xếp, phân loại, đóng gói hình

thành những lô hàng thích hợp để chuyển bán cho các doanh nhiệp thương mại hoặc

đơn vị tiêu dùng khác.

c) Kho trung chuyển: Là kho đặt trên đường vận động của hàng hoá ở các ga, cảng,

bến để nhận hàng từ phương tiện vận chuyển này sang phương tiện vận chuyển khác.

d) Kho dự trữ: Là loại kho dùng để dự trữ những hàng hoá trong một thời gian

dài và chỉ được dùng khi có lệnh của cấp quản lý trực tiếp.

e) Kho cung ứng, cấp phát: Là loại kho đặt gần các đơn vị tiêu dùng nhằm giao

hàng thuận tiện cho các đơn vị khách hàng. Thuộc loại kho này là hệ thống kho

nguyên, nhiên, vật liêu của các doanh nghiệp sản xuất thường cấp phát nguyên, nhiên,

vật liệu cho nơi sản xuất; và các kho hàng của doanh nghiệp thương mại thường cung

ứng (giao hàng) cho các đơn vị tiêu dùng.

* Phân theo đặc điểm kiến trúc:

Kho kín: Có khả năng tạo mô trường bảo quản kín, chủ động duy trì chế độ bảo

quản, ít chịu ảnh hưởng của các thông số môi trường bên ngoài.

Kho nửa kín: Chỉ che mua, nắng cho hàng hóa không có các kết cấu ngăn cách

với môi trường ngoài kho

Kho lộ thiên: Chỉ là các bãi tập trung dự trữ hàng hóa ít hoặc không bị ảnh

hưởng bởi những thay đổi của khí hậu, thời tiết.

* Theo lĩnh vực logistics: Kho logistics cung ứng , kho logistics sản xuất, kho logistics

phân phối

* Theo công đoạn logistics: Kho DNSX ,kho doanh nghiệp thương mại bán lẻ ,kho

doanh nghiệp thương mại trung gian, kho của các trung gian trong chuỗi cung ứng

* Theo liên kết giao thông:Kho có cầu cảng , kho có đường bộ nhánh , kho có đường

sắt nhán , tổ hợp.

15

* Theo mức độ hiện đại của mặt bằng kho (của Knight Frank):

- Kho hạng A+

- Kho hạng A

- Kho hạng B

- Kho hạng C

- Kho hạng D

* Theo hình thức sở hữu:

Kho chủ sở hữu ( kho riêng) : Thuộc quyền sở hữu và sủ dụng riêng của doanh

nghiệp(thương mại) có quyền sở hữu hàng hóa dự trữ và bảo quản tại kho.Loại hình

kho này thích hợp cho các doanh nghiệp có nguồn lực tài chính

Lợi ích của kho riêng là khả năng kiểm soát, tính linh hoạt nghiệp vụ và các lợi

ích vô hình khác. Tuy nhiên nếu dùng kho riêng thì chi phí hệ thống logistics sẽ tăng,

và tính linh hoạt vị trí sẽ không đạt điểm tối ưu khi doanh nghiệp mở rộng thị trường

mục tiêu.

Kho thương mại (cho thuê): Kho thương mại hoạt động như một đơn vị kinh

doanh dộc lập cung cấp một loạt các dịch vụ dự trữ bảo quản và vận chuyển trên cơ sở

thù lao biến đổi .Kho thương mại cung cấp các dịch vụ tiêu chuẩn cho khách hàng.

Kho thương mại đem lại lợi ích linh hoạt về tài chính và lợi ích về kinh tế,chúng

có quy mô nghiệp vụ và trình độ quản trị chuyên môn rộng lớn hơn,Theo quan điểm

tài chính kho công cộng có thể có chi phí biến đổi thấp hơn kho riêng.

* Phân loại theo quy mô:

Dựa vào diện tích (số m2), dung tích (số m3), dựa vào khối lượng và danh điểm

hàng hoá dự trữ trong kho, cũng như giá trị sử dụng của chúng và dựa vào số lượng

cán bộ công nhân viên công tác ở kho, người ta chia kho thành 3 loại: Kho lớn (tổng

kho), kho trung bình và kho nhỏ.

1.1.2.3 Khái niệm về quản trị kho hàng trong Logistics

Kho hàng trong ngành Logistics không chỉ đơn thuần là nơi lưu giữ hàng hóa,

kho bãi đóng một vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động Logistics nói riêng và

toàn bộ chuỗi cung ứng nói chung nhằm cung ứng cho khách hàng hàng hóa nhanh

nhất với chi phí thấp nhất khi họ có yêu cầu.Vì thế, việc quản lý kho hàng hiệu quả

được coi là tối quan trọng trong quá trình giao nhận vận tải nội địa và quốc tế. Nó giúp

các doanh nghiệp:

Hạng A+ Hạng A

Không gian cột 12 12

Khoảng cách giữa các nhịp 24 28

Chất liệu sàn Siêu phẳng với lớp

phủ chống bụi

Lát gạch với lớp

phủ chống bụi

Tải trọng sàn 7 tấn/m2 5 tấn/m2

Số cổng 1/800m2 1/1000m2

Nhiệt độ -35 và + 14°C -

16

Chủ động trong việc sắp xếp, gom hàng, vận chuyển các lô hàng có cùng lộ

trình, cùng kích thước, từ đó giảm giá thành trên mỗi sản phẩm.

Giảm thiểu chi phí sản xuất, vận chuyển, phân phối hàng hóa.

Đảm bảo chất lượng hàng hóa được lưu trữ, duy trì nguồn cung ổn định, dịch vụ

ổn định từ đó giúp doanh nghiệp gia tăng vị thế cạnh tranh hơn.

Góp phần giúp giao hàng đúng thời gian, địa điểm.

Từ lâu kho hàng đã đóng một vai trò không thể thiếu trong chuỗi dịch vụ cung

ứng Logisitcs và cũng như các doanh nghiệp muốn tối ưu hoá các hoạt động quản trị

và vận chuyển hàng hoá bằng việc chuyên môn hoá hoạt động kho hàng của mình.

Bên cạnh đó, các doanh nghiệp hiện nay thường nhầm lẫn ở hai thuật ngữ “nhà

kho” và trung tâm phân phối trong Logistics. Dù hai thuật ngữ trên đều có một vài

điểm chung và phục vụ chủ yếu nhu cầu lưu trữ hàng hoá, nhưng việc sử dụng nhà kho

và trung tâm phân phối ngày càng được phân biệt rõ rệt đối với các doanh nghiệp

Logistics hiện nay.

Nhà kho (Warehouse)

Trung tâm phân phối (Distribution

Center)

Chức năng Nơi chứa tất cả cái loại sản phẩm

Luôn duy trì số lượng hàng hoá dự trữ

thấp. Ưu tiên dự trữ số lượng lớn hàng

có nhu cầu cao

Đặc điểm

Chú trọng vào việc bảo quản

hàng hoá, ít giá trị gia tăng

Dịch vụ gia tăng chất lượng (đóng gói

hàng, trưng bày, chăm sóc khách

hàng,…), tạo ra giá trị gia tăng

Hoạt động

Nhập kho, lưu trữ, chọn lọc, phân

loại và xuất kho Nhập và xuất hàng

Thông tin

ghi chép vào

sổ sách Theo từng đợt Theo thời điểm

Vậy quản trị kho hàng trong Logistics là gì?

Warehouse Management (quản trị kho hàng) là quá trình xây dựng kế hoạch

nghiệp vụ kho hàng , triển khai và kiểm soát nghiệp vụ kho.

Xây dựng kế hoạch nghiệp vụ kho bao gồm : quy hoạch mạng lưới kho hàng, thiết kế

kho hàng, đảm bảo thiết bị trong kho hàng.

Triển khai nghiệp vụ kho hàng: tiếp nhập hàng hóa ( nhập hàng), bảo quản hàng hóa (

lưu trữ, bảo quản), phát hàng ( xuất hàng)

17

Kiểm soát nghiệp vụ kho hàng : là việc kiểm tra giám sát từng hoạt động liên quan

đến kho

*Quản trị kho hàng dựa trên những nguyên tắc cơ bản sau: Thiết lập và duy trì, Các

điều kiện đảm bảo hoạt động liên tục, đảm bảo tối đa sự hài lòng của khách hàng ,tổ

chức quản lý lao động, đảm bảo năng suất theo chỉ tiêu kế hoạch,đổ chức các công tác

bảo hộ và an toàn lao động trong kho, giao nhận chính xác, đầy đủ, kịp thời.

Phòng ngừa và giảm thiểu tối đa mất mát, hư hỏng về tài sản, hàng hoá, nhân

mạng và môi trường ( quản trị rủi ro). Kiểm kê hàng hóa, đánh giá và giám sát hàng

tồn kho để đảm bảo việc xảy ra thiếu hụt hay mất mát luôn ở mực thấp nhất: kiểm kho

đối chiếu chênh lệch (nếu có), lưu giữ hồ sơ, quản lý các chứng từ liên quan như phiếu

giao nhận hàng, phiếu báo hàng đến, phiếu chuyển hàng, v.v.

Các chỉ tiêu quản trị kho: Tối đa hoá hiệu quả của việc sử dụng nhân lực, vật lực, tài

lực của nhà kho

Một khu vực dự trữ an toàn, một mức dự trữ an toàn : Quản lý hàng hóa trong

kho luôn ở điều kiện tốt, gọn gàng, sạch sẽ và an toàn: phân loại hàng hóa, lập danh

mục hàng hóa, dán nhãn, định vị,…

Ai đã làm trong ngành Logistics thì luôn nắm rõ những nguyên tắc vàng sau :

Nguyên tắc 5S: Sắp xếp (hợp lý) - Sạch sẽ - Săn sóc - Sẵn sàng - Sàng lọc.

Nguyên tắc 4D: Dễ trông - Dễ cất - Dễ lấy - Dễ kiểm.

Nguyên tắc 4K: - Không nhầm - Không hỏng - Không mất - Không hại

( theo PGS.TS Đoàn Thị Hồng Vân: Quản trị Logistics XB 2006)

1.1.3 Mục đích, ý nghĩa của quản trị kho hàng

a) Quản trị kho hàng nhằm mục đích :

Bảo quản hàng hóa tránh hư hao, xuống cấp, mau hỏng.

Tổn trữ kịp thời và cung cấp đúng lúc, không bị thiêu hụt các chi tiết

hàng hóa cần thiết cho việc sản xuất liên tục.

Đảm bảo tồn trữ hàng hóa khi có yêu cầu, nhanh chóng xuâ't kho hàng

cho khách hàng, thỏa mãn tình trạng khả dụng hàng hóa, tránh tình trạng khan hiếm

hàng, tập kêt hàng hóa cho đủ để tập trung xuất khẩu.

Luôn luôn có mức dự trữ an toàn phục vụ sản xuất hay kinh doanh với ít

tốn kém chi phí.

Ghi sổ sách tình hình các hàng hóa nhập xuâ't giúp cho việc kiểm soát

khi cần thiết.

Thực hiện nhiệm vụ như một trung tâm tiếp nhận và phân phối.

18

b) Ý Nghĩa: Quản trị kho hàng giúp cho người quản trị nắm được các thông tin

cần thiết một cách nhanh trong , kịp thời trong quá trình hoạt động của kho hàng, từ đó

đưa ra các quyết sách phù hợp để hệ thống vận hành trơn tru, thông suốt trong chuỗi

cung ứng. Góp phần làm giảm chi phí doanh nghiệp.

1.1.4 Mối liên hệ của kho hàng với các hoạt động Logistics khác

Trong điều kiện hiện nay các doanh nghiệp cần cố gắng giảm bớt nhu cầu về

kho bãi khi có thể. Điều này đòi hỏi phải nắm vững mối liên hệ của kho với các hoạt

động logistics khác.

Mối liên hệ giữa kho với vận chuyển: Nhờ cả hai hệ thống kho ở đầu vào và đầu ra

của quá trình sản xuất, doanh nghiệp có thể tiết kiệm được chi phí vận tải. Người ta có thể

lập những kho thu gom, tổng hợp hàng hóa gần nguồn cung cấp, để tiết kiệm chi phí vận

chuyển vật tư phục vụ đầu vào. Cụ thể, vật tư từ các nhà cung cấp, với từng lô hàng nhỏ

sẽ được vận chuyển bằng phương tiện vận tải nhỏ đến tập trung ở kho. Tại đó sẽ tiến hành

gom thành các lô lớn, rồi dùng phương tiện đủ lớn thích hợp để vận chuyển. Tương tự, có

thể xây dựng những kho thành phẩm gần thị trường tiêu thụ. Sản phẩm sẽ được tập trung

ở các kho, tại đây chúng được phân thành những lô hàng phù hợp với yêu cầu của khách

hàng trên địa bàn kho được phân công phụ trách, rồi được vận chuyển bằng những

phương tiện có trọng tải thích hợp đến cho khách hàng. Như vậy, nhờ bố trí hệ thống kho

hợp lý ta có thể tiết kiệm được chi phí vận chuyển.

Mối liên hệ giữa kho với sản xuất: Giữa kho, chi phí quản lý kho và chi phí sản

xuất có mối liên hệ rất mật thiết, đòi hỏi phải quan tâm nghiên cứu để tìm ra lời giải tối

ưu. Nếu nghiên cứu kỹ nhu cầu thị trường, bám sát những thay đổi của thị trường, tổ

chức sản xuất từng lô hàng nhỏ, thì sẽ không có hàng tồn kho. Nhờ đó chi phí quản lý

kho sẽ giảm, nhưng ngược lại chi phí sản xuất sẽ tăng, do phải thay đổi trang thiết bị

cùng các yếu tố đầu vào khác. Nói chung, chi phí sản xuất 1đơn vị sản phẩm luôn tỷ lệ

nghịch với quy mô sản xuất. Chưa kể đến trường hợp, hàng không đủ đáp ứng nhu cầu

của khách hàng, khách sẽ chuyển sang mua sản phẩm khác có tính năng tương đương,

mất khách là thiệt hại lớn nhất đối với nhà cung cấp. Còn nếu sản xuất với quy mô quá

lớn thì có thể dẫn đến tình trạng hàng không bán hết, lượng hàng tồn kho lớn, quay

vòng vốn chậm, làm ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh của đơn vị.

Mối quan hệ giữa kho với các dịch vụ khách hàng: Nhờ có các kho hàng dự trữ

mới có thể đáp ứng kịp thời được nhu cầu của khách. Con người không thể dự báo hết

được những tìn huống bất trắc, chính vì vậy, để phục vụ khách hàng tốt nhất thì cần có

hệ thống kho để lưu trữ hàng hoá.

19

Mối liên hệ giữa kho và tổng chi phí logistics: Chi phí quản lý kho và chi phí dự

trữ có mối quan hệ chặt chẽ với các khoản chi phí khác của hoạt động logistics, nên

không thể tuỳ tiện tăng lên và cắt giảm. Cần xác định số lượng kho, bố trí mạng lưới

kho sao cho phục vụ khách hàng được tốt nhất với tổng chi phí logistics thấp nhất.

1.2. CÁC HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ KHO HÀNG

1.2.1 Bố trí, thiết kế kho hàng và phương tiện cất trữ, xếp dỡ hàng hóa trong kho

1.2.1.1 Bố trí và thiết kế kho bãi

Dựa trên nhu cầu sử dụng kho doanh nghiệp sẽ tính toán diện tích cần chứa hàng

và đặt kho ở đâu là hợp lý và tối ưu về vị trí . Thiết kế kho bãi cần tuân thủ một số

nguyên tắc sau: Sử dụng nhà kho một tầng, di chuyển hàng hóa trong kho theo đường

thẳng, sử dụng bốc xếp phù hợp, tối thiểu đường đi trong kho, sử dụng tối đa độ cao

của kho, sử dụng hiệu quả mặt bằng kho. Ngày nay ,khoa học công nghệ được ứng

dụng rộng rãi , các phần mềm quản lý ra đời ,các công ty dịch vụ chuyên môn phát

triển nên việc tính toán và thiết kế kho bãi sẽ do bên nhà thầu xây dựng đảm nhiệm.

1.2.1.2 Các chỉ tiêu khai hác kho hàng

Chỉ tiêu khối lượng vật tư, hàng hoá lưu chuyển của kho

Chỉ tiêu này nói lên khối lượng công việc của kho trong kỳ phải thực hiện. Nó có thể

là chỉ tiêu nhiệm vụ kế hoạch hoặc chỉ tiêu thực hiện.

Chỉ tiêu tốc độ lưu chuyển hàng hoá qua kho

Chỉ tiêu này thể hiện thời gian hàng hoá lưu kho dài hay ngắn, và đươc xác định bằng

một trong hai chỉ tiêu:

Số ngày của một vòng lưu chuyển: N

N = X

TOtb (ngày)

Số vòng lưu chuyển: V

V = TBO

X (vòng).

Trong đó, Otb : tồn kho trung bình trong kỳ (tấn).

T : Thời gian theo lịch trong kỳ (ngày).

X : Lượng vật tư/hàng hóa - xuất kho trong kỳ (tấn).

Chỉ tiêu giữ gìn toàn vẹn vật tư, hàng hoá

Chỉ tiêu này biểu thị mức độ giữ gìn số lượng và chất lượng vật tư hàng hoá bảo

quản ở kho, được thể hiện thông quan lượng hao hụt tự nhiên đối với từng loại hàng

hoá, từ đó tính được lượng hao hụt tự nhiên định mức trong kỳ của loại vật tư, hàng

hoá bằng công thức:

20

H =

T

hNOX dT %. (tấn)

Trong đó: H: lượng hao hụt định mức trong kỳ (năm, quý) của vật tư, hàng hoá (tấn).

X: Lượng hàng hoá xuất kho trong kỳ (tấn).

Ot.d: Lượng vật tư hàng hoá tồn kho thời điểm cuối kỳ (tấn).

N: Thời điểm bảo quản bình quân vật tư hàng hoá ở kho (ngày).

h%: tỷ lệ hao hụt tự nhiên cho phép (năm, quý).

T: Thời gian bảo quản do tỷ lệ hao hụt tự nhiên quy định (năm, quý…) tính

hàng ngày.

Chỉ tiêu sử dụng diện tích, dung tích nhà kho

a) Chỉ tiêu sử dụng diện tích

Để đánh giá việc sử dụng diện tích (mặt bằng), người ta dùng chỉ tiêu tỷ lệ sử

dụng diện tích có ích hF1.

hF1 = (%)1001

1

f

tf

Ở đây: f1: diện tích có ích (m2)

f1+t: diện tích thực tế chứa hàng (m2).

b) Chỉ tiêu sử dụng dung tích nhà kho

hv = %1001

TK

V

V

V

Trong đó: hv: tỷ lệ sử dụng thể tích của nhà kho

Vv1: thể tích thực tế chứa hàng hoá của kho

VTK: thể tích nhà kho theo thiết kế

1.2.1.3 Phương tiện cất trữ, xếp dỡ hàng hóa trong kho

a) Một số thiết bị vận chuyển xếp dỡ thông dụng

Xe chuyển hàng kéo tay: Là loại phương tiện thủ công dùng sức của người công

nhân, xe có nhiều loại: loại xe có một bánh, loại hai bánh, loại có ba bánh và loại xe có

bốn bánh. Kích thứơc to nhỏ khác nhau phù hợp với từng loại hàng dự trữ bảo quản ở

trong kho.

Đòn bẩy con lăn: Cấu tạo gồm một thanh dài, phần cuối dày hơn có một trục

xuyên qua, 2 đầu trục lắp 2 con lăn đường kính khoảng 80mm; trọng tải bẩy được

khoảng 1 tấn.

Xe rùa : chạy bằng ác-quy vá bằng động cơ đốt trong.

21

Xe nâng hàng: có hai loại xe nâng hàng tự động và nửa tự động.

Xe nâng hàng nửa tự động: hành trình đi lại của xe và nâng lên hạ xuống của thiết

bị chở hàng được điêu khiển tự động. Người công nhân còn phải điều khiển bằng tay

động tác xếp hàng vào và lấy hàng ra từ các ô giá.

Xe nâng hàng tự động: Mọi nguyên công do xe thực hiện bởi bộ điêu khiển, việc

thực hiện trên do xe do lái xe thực hiện. Người điều khiển việc lấy hàng ra từ các (ô)

giá và xếp hàng vào. Hai loại xe này có năng suất rất cao, tuồi thọ dài điều khiển nhẹ

nhàng, đặc biệt loại xe có bánh bằng cao su đặc.

Băng chuyền: có nhiều loại. căn cứ vào vị trí người ta chia băng chuyền thành

hai loại. Băng chuyền cố định và băng chuyền lưu động. trong hai loại băng chuyền

trên, người ta chia ra thành rất nhiều loại dựa trên các tiêu thức kết hợp khác nhau, như

bề mặt của băng, cấu tạo của băng,v.v… Hàng hoá đặt trên băng và nhờ băng chuyển

động sẽ đưa tới vị trì đã định.

Máy chuyển hàng trên đường ray: Đặt cố định, phía trên cửa kho hoặc trong

kho từ tầng một đến tầng hai. Máy này chuyển động nhờ “tời” chạy bằng động cơ điện

hoặc quay tay (loại nhỏ).

Máy nâng hàng: Máy nâng hàng quay tay hoặc chạy bằng động cơ điện có nhiều

loại khác nhau. Nhờ động cơ hoặc sức quay của người công nhân, có thể nâng đưộc

kiện hàng nặng từ 50kg và lớn hơn theo chiều thẳng đứng cao 3.5 m, với tốc độ

1.6m/gy. Máy có thể di động đến nơi cần thiết.

Thang máy: Chuyển hàng lên theo chiều thẳng đứng. Nhờ “tời” chạy bằng động

cơ điện. Có nhiều loại thang máy khác nhau tải trọng từ 100kg đến 3000 kg, với tốc độ

trung bình 0.8 – 1.3 m/gy. Thang máy dùng ở các kho lớn cơ giới hoá, có itý nhất từ 2

tầng trở lên.

Cầu trục: Là loại thiết bị để cẩu hàng từ phương tiện vận tải, giá để hàng xuống

hoặc ngược lại, Cầu trục quay có thể nâng vật nặng lên cao và quay với góc 180o, nhờ

độ dài của dây cáp.

b) Căn cứ để lựa chọn thiết bị xếp dỡ ,vận chuyển.

Khi lựa chọn các loại thiết bị vận chuyển , xếp dỡ cần thiết cho kho phải dựa

vào các căn cứ sau:

Thứ nhất: Loại hàng hoá cần vận chuyển, xếp dõ và khối lượng hàng hoá luân chuyển

(đưa vào, đưa ra) trong một khoảng thời gian nhất định (năm, quý, tháng).

Thứ hai: Đặc điểm kỹ thuật nhà kho, loại nhà kho, số tầng kiến trúc, khoảng cách vận

chuyển và tỉnh hình đường xá trong phạm vi nhà kho, điểm kho. Các phương tiện đưa

hàng đến kho và nhận hàng đi.

22

Thứ ba: Phương pháp chất xếp, dự trữ và bảo quản hàng hoá trong kho; đặc biệt các

thiết bị để dự trữ và bảo quản hàng hoá.

Thứ tư: Các loại phương tiện vận tải , xếp dỡ đã có và yêu cầu đối với việc nâng cao

năng lực vận tải , xếp dỡ phục vụ khách hàng ở kho.

1.2.1.4 Các trang thiết bị cơ bản trong kho hàng

Thiết bị bảo quản hàng hoá.

Thiết bị bảo quản hàng từng chiếc và có bao gói gồm: các loại giá tổng hợp, các loại

giá chuyên dùng, các loại giá kê và bục kê, sàn để hàng..v..v..

Giá tổng hợp: Là loại giá dùng để dự trữ và bảo quản nhiều loại vật liệu từng chiếc và

bao gói khác nhau. Có hai loại giá: loại có tấm đáy và loại không có tấm đáy. Về hình

dạng giá này có các ngăn, ô hình vuông, hình chữ nhật hoặc hỗn hợp. Tuỳ theo yêu

cầu dữ trữ và bảo quản các loại hàng, các giá tổng hợp có thể được làm bằng gỗ, bằng

kim loại, bằng bê tông cốt thép hoặc hỗn hợp cácloại vật liệu. Tất cả các loại giá trên

đều có thể có từ hai đến nhiều tầng.

Giá chuyên dùng: Là loại giá chỉ dùng để dự trữ và bảo quản một hoặc một vài loại

hàng hoá cùng loại. Giá chuyên dùng có nhiều loại, nhiều kiểu, nhiều khía cạnh, nhiều

quy cách, kích thước khác nhau. Giá chuyên dùng là loại phương tiện đã được chuyên

môn hoá để dự trữ và bảo quản những loại hàng hoá có hình dáng, kích thước nhất

định vì vậy rất thuận tiện cho việc bảo quản, chất xếp, xuất nhập.

Bục hoặc kệ để hàng: là loại phương tiện dùng để xếp hàng dự trữ và bảo quản hàng

từng chiếc và có bao gói không trực tiếp trên nền kho. Bục thường thấp hơn kệ. Bục và

kệ có thể có mặt phẳng liền, kín, hoặc mặt phẳng có khe hở. Bục để hàng có thành

đứng hoặc không có thành đứng.

Sàn để hàng : Là loại phương tiện bảo quản được kê kín theo mặt phẳng của nền kho.

Sàn để hàng có mặt phẳng kín hoặc mặt phẳng có khe hở. Người ta xếp hàng hoá trên

tất cả bề mặt sàn dự trữ, sàn có ưu điểm tiết kiệm diện tích nhà kho. Nhược điểm mặt

dưới sàn không thoáng bằng bục và kệ, có thể thành từng đống và người đi lại được.

Thiết bị phòng chống cháy

Việc phòng chống cháy là vấn đề hết sức cần thiết và quan trọng. Đi đôi với việc giáo

dục ý thức trách nhiệm cho CBCNV kho về vấn đề này một cách thường xuyên, ở các

kho cần phải trang bị các thiết bị và các dụng cụ cần thiết.

Thiêt bị phòng và chống cháy ở kho có hai loại:

23

Thiết bị phòng chống cháy thô sơ gồm có: thang , gầu vẩy nước, thùng, sô múc nước,

thùng hoặc bể chứa nước thùng hoặc bể chứa cát v.v… Những loại phương tiện này có

thể tự trang tự chế và giao trách nhiệm đến từng người sử dụng khi xảy ra cháy.

Thiết bị phòng chống cháy hiện đại gồm: Bình cứu hoả, xe cứu hoả, máy bơm nước,

bơm cát, hệ thống vòi rồng và ống dẫn nước tự động chữa cháy, hệ thống báo cháy…

1.2.1.5 Thanh lý hàng hư hỏng, kém chất lượng

Hàng hoá trong quá trình vận chuyển, bảo quản bị hư hỏng, biến chất làm hao hụt

về số lượng, chất lượng gọi là tổn thất hàng hoá. Các nguyên nhân gây nên tổn thất

hàng hoá này do :

Bao bì bị hư hỏng trong khi xếp dỡ

Hàng bị thấm nước hoặc ẩm ướt: Do xếp chung hàng bay hơi nước và hàng hút

ẩm, do ống dẫn nước hoặc hơi nước bị nứt, vỡ; do hàng lỏng xếp trên hàng khô bị rò chảy.

Do ảnh hưởng của nhiệt độ cao: Như ánh nắng mặt trời, nhiệt của nồi hơi,

buồng đốt, ống dẫn nước nóng hoặc do hàng hoá sinh nhiệt lam cho hàng thực phẩm

biến chất, rược bia bị chua; cao su và chất dẻo dễ nóng chảy…

Do ảnh hưởng của nhiệt độ thấp: Dầu thô và sản phẩm dầu đông đặc dễ dính

vào thành bể, thùng chứa làm cho bơm hút khó khăn. Hàng rời cũng dễ đông cứng khó

khăn trong việc xếp dỡ.

Thông gió không kịp thời: Trong quá trình vận chuyển một số loại hàng bay hơi

nước làm tăng độ ẩm không khí hoặc bốc các mùi đặc biệt, nếu không thông gió kịp

thời, thải hơi nước và khí độc ra ngoài có thể ảnh hưởng đến chất lượng hàng hoá, đôi

khi còn gây nguy hiểm.

Do vi sinh vật và côn trùng có hại: Là các loại vi khuẩn, nấm mốc, mối mọt,

kiến, chuột… Các loại này thường phá hoại các mặt hàng thực phẩm hoặc các mặt

hàng có nguồn gốc xenlulo.

Do kỹ thuật chất xếp hàng và đặc tính riêng của hàng hoá dễ hút mùi như: chè,

cà phê hút mầu nhựa dẻo…

1.2.2 Quản trị lưu trữ hàng hóa trong kho

1.2.2.1. Nghiệp vụ lưu kho ,bảo quản hàng hoá

a) Mục đích: Quy định thống nhất cách thức bảo quản, quản lý các vật tư, hàng hoá

lưu giữ trong kho của các đơn vị trực thuộc Công ty Mẹ.

b) Phạm vi áp dụng: Quy trình này được áp dụng cho các kho tại đơn vị trực

thuộc và các kho lưu động tại công trình.

c)Tài liệu liên quan:Các tiêu chuẩn, quy phạm, hướng dẫn về lưu kho, bảo quản

hàng hoá, phòng chống cháy nổ hiện hành của Nhà nước, Tổng Công ty.

24

d) Ý nghĩa của bảo quản hàng hoá

Bảo quản hàng hoá ở kho là bảo vệ sự tồn tại của sản phẩm xã hội về số lượng

và chất lượng bằng cách chống lại những ảnh hưởng có hại. Vì vậy, bảo quản hàng hoá

ở kho đòi hỏi phải biết sử dụng tổng hợp nhiều biện pháp về kỹ thuật, về tổ chức -

nghiệp vụ, về kinh tế…Bảo quản phải nhằm giữ gìn tốt về số lượng, chất lượng hàng

hoá nhằm làm hạn chế hoặc chống lại những ảnh hưởng có hại đến hàng hoá. Làm tốt

nghiệp vụ bảo quản hàng hoá có tác dụng:

Thứ nhất, bảo quản tốt hàng hoá góp phần thực hiện tốt nhiệm vụ xuất (cung

ứng) đầy đủ, kịp thời, đồng bộ, chính xác hàng hoá cho các nhu cầu của khách hàng.

Đây chính là điều kiện quan trọng để bảo đảm cho quá trình sản xuất liên tục, lưu

thông hàng hoá bình thường.

Thứ hai, bảo quản tốt hàng hoá ở kho có tác dụng trực tiếp giảm bớt những hư

hao, biến chất, mất mát về số lượng và chất lượng do các loại nguyên nhân gây ra như:

ẩm mốc, côn trùng phá hoại, han rỉ, đổ vỡ…

Thứ ba, bảo quản tốt hàng hoá ở kho còn đỏi hỏi phải sử dụng hợp lý diện tích

kho, các trang thiết bị bảo quản trong kho; đồng thời còn tạo điều kiện thuận lợi cho

việc thực hiện nghiệp vụ nhập - xuất và công tác kiểm tra, kiểm kê và nắm lực lượng

hàng hoá tồn kho.

Thứ tư, bảo quản tốt hàng hoá ở kho có tác dụng lớn trong việc giảm chi phí ở

kho, giảm chi phí lưu thông. Trong các khoản chi phí ở kho có khoản chi phí hao hụt

hàng hoá. Bảo quản tốt hàng hoá trực tiếp giảm bớt các chi phí hao hụt và các thiệt hại

khác trong công tác quản lý kho. Bảo quản tốt hàng hoá sẽ làm giảm tương đối chi phí

cho một đơn vị hàng hoá qua kho, đồng thời hàng hoá tốt được khách hàng chấp nhận.

Với các tác dụng trên, nghiệp vụ bảo quản hàng hoá ở kho được coi là nghiệp

vụ trung tâm, cơ bản quan trọng nhất của kho.

Định nghĩa: Lưu kho bảo quản hàng hoá là quá trình tiếp nhận, sắp xếp,

bảo quản, kiểm tra nhằm hạn chế đến mức thấp nhất sự mất mát hư hỏng, giảm sút

chất lượng hàng hoá và thuận tiện khi xuất hàng từ kho ra.

Hàng hoá được lưu kho bao gồm:

Hàng hoá được mua về theo tiến độ cung cấp vật tư cho công trình đã được phê

duyệt trong biện pháp thiết kế tổ chức thi công.

Vật tư, vật liệu, thiết bị phục vụ thi công các công trình được mua về theo đúng

tiến độ thi công, tiến độ cung ứng vật tư đã được phê duyệt.

Vật tư, vật liệu, thiết bị đưa về công trình được bảo quản theo quy trình này.

Nội dung:

* Quy định chung: Các đơn vị quản lý kho có trách nhiệm:

25

Tổ chức lực lượng duy trì, đảm bảo an toàn hoạt động của kho (xuất, nhập hàng; vận

chuyển, sắp xếp hàng trong phạm vi kho, kiểm tra, bảo quản hàng lưu giữ trong kho...)

Tham gia, hỗ trợ tạo điều kiện thuận lợi cho các đơn vị chức năng có các hoạt

động liên quan đến kho (xuất, nhập hàng, kiểm tra, kiểm kê, bảo trì hàng...)

Phản ánh hoạt động của kho trong nội dung các báo cáo định kỳ của đơn vị và

lập báo cáo riêng về hoạt động này khi có yêu cầu của lãnh đạo Công ty . Báo cáo lập

theo biểu mẫu BM.09B.01( Phụ lục)

Các cá nhân, tập thể làm nhiệm vụ ở kho thực hiện nghiêm túc các quy định hiện

hành của Nhà nước, Công ty về việc duy trì, bảo đảm hoạt động bình thường, an toàn

của kho tàng.

Quá trình nhập hàng vào kho

1) Thủ tục nhập:

Kiểm tra chứng từ nhập: Tài liệu, hồ sơ liên quan đến hàng hoá như hoá đơn mua

hàng, chứng chỉ xác nhận chất lượng... các tài liệu hướng dẫn sử dụng, bảo quản.

Kiểm tra trực tiếp hàng hoá về chủng loại, số lượng, chất lượng...Việc kiểm tra

được thực hiện theo quy định của Nhà nước và Công ty. Trong trường hợp cần thiết

có thể thuê các đơn vị, cá nhân bên ngoài thực hiện kiểm tra. Tuỳ theo chủng loại hàng

hoá và yêu cầu kiểm tra mà việc kiểm tra có thể thực hiện bằng 2 cách: kiểm tra trực

quan bằng các dụng cụ, thiết bị đo thông thường ; Kiểm tra bằng các dụng cụ, thiết bị

đo lường đặc biệt, hiện đại (máy siêu âm, máy đo điện tử, laze...)

Kết quả kiểm tra, nhập hàng được thể hiện qua: Phiếu giao nhận hàng theo

BM.08B.10. (Phụ Lục) ;Phiếu nhập kho lập theo mẫu của Bộ Tài chính đối với hàng

hóa ; Các phiếu kiểm định hàng sau khi qua kiểm tra (nếu có). Nếu trong quá trình

nhập hàng phát hiện có sai sót, thủ kho phải chủ động giải quyết sai sót, sau đó báo

cáo cho phụ trách đơn vị biết. Phải ngừng ngay hoạt động nhập kho và báo cáo phụ

trách đơn vị xem xét, giải quyết khi các sai sót xảy ra vượt quá khả năng giải quyết

của kho.

Các sai sót khi nhập hàng bao gồm: Thiếu hoặc không có chứng từ cần thiết ; Có sự

sai lệch giữa chứng từ và hàng thực tế về chủng loại, số lượng, chất lượng...; Hàng có chất

lượng không đảm bảo yêu cầu sử dụng, an toàn hoặc bảo quản.

2) Vận chuyển, sắp xếp hàng:

Hàng hoá qua kiểm tra được vận chuyển, sắp xếp vào những nơi quy định theo

sơ đồ bố trí và được đánh dấu, ký hiệu theo quy định của kho.

Hàng hoá được sắp xếp đảm bảo yêu cầu: Đúng vị trí trong mặt bằng tổ chức thi

công đã được duyệt ;Hàng được xếp ở vị trí phù hợp tính chất, yêu cầu sử dụng (xuất,

nhập) và bảo quản ; Dễ nhận biết, dễ kiểm tra, tránh được nhầm lẫn ; Các hàng hoá

26

đặc biệt: Các vật tư vật liệu dễ cháy nổ được sắp xếp ở các kho có trang thiết bị phòng

chống cháy nổ và ở xa các công trình, kho tàng khác theo quy định hiện hành của Nhà

nước và Công ty. Hàng hoá trong kho được theo dõi bằng thẻ kho (theo mẫu của Bộ

Tài chính).

Lưu kho

Trong trường hợp vật tư, vật liệu mua về phục vụ thu công xây lắp có dư thừa

lớn do thay đổi thiết kế, đơn vị thu công phải báo cáo các phòng chức năng để xin ý

kiến Tổng Giám đốc điều động cho công trình khác. Trong khi chờ vận chuyển phải

tiến hành bảo quản hàng hóa.

Bộ phận kho phải thực hiện các hoạt động để bảo quản hàng hoá trong kho:

Kiểm tra, theo dõi thường xuyên về điều kiện bảo quản, tình trạng hàng hoá trong kho,

điều kiện an toàn, an ninh của hàng hóa và kho tàng. Duy trì và bổ sung các điều kiện

vật chất (che chắn) nhằm hạn chế thấp nhất sự hư hỏng, suy giảm chất lượng, sự mất

mát hàng hoá do tác động tiêu cực gây ra (mưa, gió, trộm cắp...) và tạo thuận lợi cho

hoạt động xuất, nhập hàng. Chủ động, kịp thời xử lý các vấn đề nảy sinh trong quá

trình bảo quản, bảo vệ kho tàng, hàng hoá trong phạm vi, quyền hạn của kho và kịp

thời báo phụ trách đơn vị giải quyết nếu vấn đề vượt ra ngoài tầm kiểm soát của mình.

Hồ sơ lưu kho bảo quản hàng hoá gồm: phiếu giao nhận hàng, thẻ kho, phiếu nhập-

xuất kho... và các hồ sơ hình thành trong quá trình hoạt động của kho.

1.2.2.2 Kiểm định hàng hoá

Khi giao nhận hàng hoá cũng như trong quá trình bảo quản, vận chuyển, xếp dỡ

cần phải kiểm tra một cách có hệ thống chất lượng, số lượng hàng hoá, những giấy tờ

có quy định, xác định các yếu tố ảnh hưởng đến tính chất vận tải hàng hoá.

Thực tế trong khai thác có 3 phương pháp kiểm định hàng hoá: cảm quan, trong

phòng thí nghiệm và ở hiện trường.

Phương pháp cảm quan : Là phương pháp kiểm định hàng hoá nhờ các giác quan của

con người (nhìn, ngửi nếm, sờ…) mà không dùng một loại công cụ nào.

Ưu điểm: đơn giản, có khả năng xác định được chất lượng hàng hoámột cách nhanh

chóng, không tốn kém.

Nhược điểm: Mang tính chất chủ quan, không có khả năng xác định khối lượng hàng

hoá nguy hiểm, hư hỏng, nhất là những người thiếu kinh nghiệm thì kết quả mang lại

thường có độ tin cậy thấp và không thống nhất.

27

Kiểm định hàng hoá bằng phương pháp kỹ thuật ( Phương pháp trong phòng thí

nghiệm).

Trong quá trình giao nhận hàng hoá nếu dùng phương pháp cảm quan mà hai

bên (người giao, người nhận) chưa thoả mãn vì một lí do nào đó thì sẽ phải sử dụng

đến phương pháp kỹ thuật.

Theo phương pháp này, người ta dùng các máy móc, thiết bị để phân tích xác

định thành phần và tính chất lý hoá của hàng hoá. Ưu điểm của phương pháp này là

cho kết quả chính xác, khách quan. Nhược điểm là phài đầu tư cho máy móc thiết bị

khá lớn và cần nhiều thời gian. Khi kiểm định phải lấy một mẫu hàng hoá, vì vậy làm

tổn thất hàng hoá. Trong thực tế người ta dùng cả hai phương pháp phối hợp bổ sung

cho nhau.

Phương pháp hiện trường: là phương pháp kiểm định hàng hoá trong điều kiện sản

xuất, dùng để xác định đặc tính khối lượng, thể tích hàng hoá nhằm cung cấp những số

liệu cần thiết cho công tác khai thác vận tải. Để tiến hành nghiên cứu, cần phải có các

dụng cụ: thứơc cuộn, cân, thước đo góc, khí áp kế, thiết bị đo độ ẩm,v,v…

1.2.3 Quản trị hàng hóa trong kho

1.2.3.1 Quy định sắp xếp hàng hóa trong kho

1) Chỉ dẫn hàng hoá: Tất cả các hàng hoá không thể nhận diện được như không

có nhãn của nhà sản xuất hoặc có nhưng không thể đọc bằng Việt thì cần dán nhãn

hàng hoá để mọi người đều dễ nhận biết. Nhãn hàng hoá gồm các nội dung sau: mã

hàng hoá, tên hàng hoá, ngày nhập.

2) Quy định sắp xếp hàng hoá.

Thủ kho phải lập sơ đồ kho và dán ngay ngoài cửa. Khi phát sinh hàng hoá mới

hay thay đổi cách sắp xếp thì thủ kho phải cập nhật vào sơ đồ kho (sơ đồ kho phải ghi

rõ ngày cập nhật). Các kệ trong kho được ký hiệu thành, A, B, C, D….tầng 1 của kệ A

là A1, tầng 2 là A2… Nhãn dán chỉ vị trí của từng ô trong kệ phải có mũi tên chỉ vị trí

tương ứng .Thủ kho chịu trách nhiệm hướng dẫn và kiểm soát việc xếp dỡ hàng hoá trong

kho.Thủ kho phải bảo đảm rằng các công cụ và cách thức xếp dỡ được sử dụng là phù

hợp và không làm tổn hại đến sản phẩm được xếp dở. Chỉ có thủ kho mới có quyền

đưa hàng hoá vào hay chuyển dịch chúng từ các vị trí trong kho, trừ những cá nhân

được uỷ quyền.Trước khi nhập hàng, kho có trách nhiệm sắp xếp mặt bằng sạch sẽ và

ngăn nắp gọn gàng. Hàng hoá trong quá trình xếp dỡ, di chuyển phải nhẹ nhành tránh va

chạm, đổ vỡ …Các khu vực dễ có nước mưa hắt khi mưa lớn phải để hàng hoá trên

palet hoặc kê trên cao (tối thiểu 30 cm so với mặt đất). Hàng hoá sau khi xuất xong

phải được thu xếp gọn gàng, để nơi để cho loại hàng hoá khác, các loại hàng hoá dư

phải để vào khu vực riêng.

28

3) Bảo quản hàng hoá. Với các loại hàng hoá có chỉ dẫn bảo quản trên bao bì thì

phải thực hiện đúng theo hướng dẫn của nhà sản xuất. Đối với các loại thực phẩm, gia

vị mau hư hỏng, Thủ kho phải trao đổi với nhân viên mua hàng và bộ phận sử dụng để

có biện pháp bảo quản phù hợp.Tất cả các hàng hoá dễ bị hư hỏng thuộc loại thực

phẩm phải quản lý theo nguyên tắc FIFO (Nhập trước xuất trước)

1.2.3.2 Quy định mức tồn kho

Theo Chuẩn mực kế toán số 02, hàng tồn kho là những tài sản: Được giữ để bán trong

kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường ; Đang trong quá trình sản xuất kinh doanh dở

dang ; Nguyên liệu, vật liệu, công dụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất,

kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ.

a) Hàng tồn kho bao gồm: Chi phí dịch vụ dở dang như hàng hoá mua về để bán

( hàng hoá tồn kho, hàng mua đang đi trên đường, hàng gửi đi bán, hàng hoá gửi gia

công chế biến ) ,thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán. Sản phẩm dở dang: SP

chưa hoàn thành và SP hoàn thành chưa nhập kho thành phẩm . CCDC tồn kho, NVL

gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi trên đường.

b) Định mức tồn kho tối thiểu: Mục đích là đảm bảo trong kho luôn có một lượng

hàng “tối thiểu”, phục vụ theo yêu cầu khách hàng. Định mức tồn kho tối thiểu vừa

phải đáp ứng yêu cầu của khách hàng về số lượng hàng hoá, vừa phải hạn chế mức

thấp nhất chi phí tồn kho cho công ty. Định mức tồn kho tối thiểu được xem xét hàng

quý. Trước ngày 5 của quý sau, bộ phận mua hàng lập báo cáo của mức tồn kho các

tháng trong quý trước, so sánh định mức tồn kho của các kỳ trước. Lý giải nguyên

nhân tăng, giảm của định mức tồn kho trình Giám đốc công ty xem xét

c) Kiểm kê kho: Việc kiểm tra kho định kỳ được thực hiện 01 Tháng một lần

nhằm mục đích: xác nhận số lượng (phù hợp với hồ sơ hàng hoá), chất lượng (nhận

biết, hư hại, suy giảm chất lượng, bao gói). Việc kiểm tra do kế toán NVL và thủ kho

thực hiện. kiểm kê hàng tồn kho là một trong những thủ tục kiểm soát then chốt của

đơn vị nhằm xác định số lượng và chất lượng hàng tồn kho. Kết quả kiểm kê có ảnh

hưởng trực tiếp đến báo cáo tài chính của đơn vị. Kết quả kiểm tra phải được ghi lại

trong biên bản kiểm kho và báo cáo Giám đốc. Mọi sản phẩm không phù hợp được

phát hiện phải được cách ly, đánh dấu và chờ ý kiến xử lý của Ban Giám đốc.

d) Ý nghĩa: Qua công tác kiểm tra, kiểm kê bộ phận quản lý kho có thể nắm

được chính xác số lượng và chất lượng hàng hoá vật tư, nhập xuất, tồn kho; đồng thời

29

thực hiện các nghiệp vụ xuất nhập, điều động hàng hoá một cách chính xác,kịp thời,

đồng bộ. Kiểm kê có thể phát hiện ra những hiện tượng chênh lệch giữa sổ sách và

thực tế, những hiện tượng không hợp lý để kịp thời có những biện pháp khắc phục. Có

thể thấy rõ mặt mạnh, mặt yếu của công tác quản lý kho.Từ đó có biện pháp thích hợp

nâng cao ý thức trách nhiệm, trình độ quản lý của các bộ phận có liên quan, phát huy

những ưu điểm của bộ phận tiên tiến để học tập lẫn nhau.

e)Thanh lý hàng hoá : Đối với các loại hàng hoá trong thời gian một tháng không

sử dụng, kho lập báo cáo trình tổng hợp. Kho liên hệ với bộ phận sử dụng, ghi nhận ý

kiến của bộ phận sử dụng vào báo cáo. Rồi chuyển báo cáo cho Giám đốc xem xét

hàng tháng vào ngày 2 của tháng kế tiếp.

1.2.4 Quản trị công tác xuất, nhập hàng hóa

1.2.4.1. Quy trình nghiệp vụ kho

Quy trình là một khái niệm cơ bản đối với việc ra quyết định. Quy trình đóng vai

trò quan trọng nhằm chuyển biến ý tưởng thành kết quả thiết thực, hiệu quả. Đó là một

loạt những quy định, hướng dẫn khá chi tiết giúp chúng ta thực hiện một việc gì đó

theo một trình tự thống nhất.

Định nghĩa: Mọi hoạt động hay tập hợp hoạt động sử dụng các nguồn lực để biến đầu

vào thành đầu ra có thể xem như một quá trình.

1) Quy trình nhập hàng vào kho

a) Mục đích:Nhập hàng theo đúng yêu cầu của cty về mặt số lượng, chất lượng,tiến độ.

b) Phạm vi: Áp dụng cho các loại hàng hoá là sản phẩm của công ty, các loại hàng hoá

khác do Giám đốc giao.

c) Ý nghĩa: Tiếp nhận hàng hóa là khâu mở đầu các nghiệp vụ kho. Vì vậy, nó là một

nghiệp vụ rất quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của kho. Thực hiện tốt

công tác tiếp nhận hàng hoá ở kho có ý nghĩa chủ yếu sau đây:

Một là, tiếp nhận đầy đủ về số lượng và đúng chất lượng hàng hoá.

Hai là, tiếp nhận hàng hoá theo đúng nguyên tắc, thủ tục, quy trình đối với từng loại

sản phẩm và phương tiện chuyên chở chúng sẽ phát hiện kịp thời tình trạng bao gói và

sô lượng, chất lượng của hàng hoá để có biện pháp xử lý kịp thời.

Ba là, tiếp nhận hàng hoá kịp thời, nhanh chóng, góp phần giải phóng nhanh phương

tiện vận chuyển, bốc xếp, ga, cảng,… Bảo đảm an toàn hàng hoá, tiết kiệm chi phí.

30

Tóm lại, thực hiện tốt công tác tiếp nhận hàng hoá ở kho góp phần hạn chế tình

trạng thiếu hụt, mất mát hư hỏng sản phẩm, tạo điêù kiện giảm chi phí lưu thông, tăng

lợi nhuận của đơn vị sản xuất kinh doanh.

d) Nội dung:

Thông tin nhập hàng: Khi nhận được thông báo của nhà cung ứng về việc nhập

hàng, phòng mua hàng lập một bản tiến độ mua hàng. Tiến độ nhập hàng được lập

theo biểu mẫu đính kèm quy định này. Tiến độ nhập hàng đượ chuyển cho phòng mua

hàng, kho biết để chủ động sắp xếp công việc, xác định tiến độ giao hàng cho khách.

Kiểm tra hàng hoá: Khi hàng nhập kho, Thủ kho có trách nhiệm mời nhân viên

giao hàng, nhân viên nhận hàng xuống cùng kiểm tra chất lượng hàng hoá. Kiểm tra số

lượng: cân, đong, đo, đếm từng lô, từng kiện, xác định số lượng theo phương pháp

đồng dạng. Kiểm tra chất lượng: theo tiêu chuẩn từ hợp đồng mua hàng. Kiểm tra về

qui cách đóng gói bao bì , nhãn dán.... Thủ kho tiến hành lập biên bản kiểm tra hàng

hoá, biên bản có chữ ký xác nhận của Thủ kho, nhà cung cấp, phòng cung ứng. Nếu

hàng không đạt hoặc một phần không đạt hoặc không đúng theo thoả thuận, phòng

cung ứng phải làm việc với nhà cung cấp giao hàng lại theo đúng hợp đồng. - Trường

hợp hàng hoá đạt yêu cầu thì tiến hành nhập kho. Thủ kho lập phiếu nhập kho, phiếu

nhập kho phải chuyển cho phòng kế toán, phòng cung ứng, phòng bán hàng. Phiếu

nhập kho theo mẫu của Bộ tài chính.

Nhập kho và sắp xếp hàng hoá: Hàng hoá được sắp xếp theo bảng hướng dẫn lưu

kho và hướng dẫn công việc lưu kho, hướng dẫn công việc cho nhân viên kho.Thủ kho

tiến hành lưu hồ sơ hàng nhập, hồ sơ phải rõ ràng dễ, thuận tiện cho việc tìm kiếm.

Sau khi hàng hoá đã được nhập kho, Thủ kho tổ chức ghi đầy đủ nội dung vào thẻ kho.

Thẻ kho ghi nội dung hàng hoá cả nhập và xuất. Thẻ kho được ghi theo thứ tự thời

gian nhập xuất vào cột đầu tiên. Mỗi loại hàng hoá phải ghi một thẻ kho riêng.

2) Quy trình xuất hàng

a) Mục đích: Thủ tục này qui định cách thức đảm bảo rằng hàng hoá được xếp

dỡ - lưu kho - bao gói - bảo quản và giao hàng đúng quy định nhằm tránh hiện tượng

sử dụng sai, làm hỏng, làm suy giảm về chất lượng và mất mát.

b) Phạm vi: Thủ tục này áp dụng cho mọi sản phẩm do Công ty mua và cung cấp.

31

c) Ý nghĩa:Xuất hàng là một khâu công tác quan trọng, quyết định việc hoàn thành

kế hoạch hoạt động kinh doanh của kho. Nó là khâu kết thúc quá trình nghiệp vụ kho.

Xuất hàng tốt ảnh hưởng tích cực không những đến kết quả hoạt động kho, mà còn ảnh

hưởng tốt đến khách hàng của kho. Xuất hàng hoá theo đúng yêu cầu của khách hàng

về số lượng, chất lượng, thời gian, nhịp điệu là yếu tố quan trọng để nâng cao uy tín

của kho đối với khách hàng, là cơ hội để mở rộng phạm vi kinh doanh, đứng vững trên

thương trường . Giảm bớt các thủ tục phiền hà cho khách hàng, chuẩn bị hàng hoá xuất

bán tốt sẽ tạo được lòng tin với khách hàng. Xuất hàng hoá nhanh gọn, chính xác, an

toàn góp phần tiết kiệm chi phí kho nói, tạo điều kiện nâng cao hiệu quả sản xuất kinh

doanh của kho.

d) Nội dung:

Chuẩn bị giao hàng: Yêu cầu xuất hàng có thể xuất phát từ các nguồn: xuất bán cho

khách hàng, xuất chuyển cho siêu thị- đại lý, xuất cho cửa hàng, xuất để thay hàng bị

hư (đổi hàng cho khách). Các bộ phận cần nhập hàng phải gửi giấy đề nghị về phòng

bán hàng vào sáng thứ 3, 5, 7 hàng tuần (tùy quy định của từng công ty). Nhu cầu nhập

hàng phải được lập kế hoạch từ trước, trừ trường hợp đặc biệt thì bộ phận yêu cầu phải

giải trình cho phòng bán hàng biết. Nhân viên quản trị hàng hóa của phòng bán hàng

tập hợp tất cả các phiếu yêu cầu xuất hàng của các nơi, căn cứ vào lượng hàng bán của

từng địa điểm, bản hàng tồn kho thành phẩm, quy định phân hàng của từng điểm bán.

Sau đó kiểm tra và điều chỉnh yêu cầu xuất hàng của các nơi. Sau đó xác nhận lên

phiếu yêu cầu xuất hàng, photo làm 03 bản trình Trưởng phòng bán hàng ký. Liên

chính giao cho kế toán để xuất hoá đơn, liên 2 giao cho thủ kho để lấy hàng, liên 3 giữ

lại. Sau đó nhân viên quản trị hàng đưa phiếu xuất hàng cho nhân viên giao nhận, nhân

viên giao nhận lấy phiếu xuất hàng và nhận hàng tại kho. Thủ kho căn cứ vào yêu cầu

xuất hàng của nhân viên quản trị hàng hóa, căn cứ vào phiếu xuất hàng kiểm tra các

hàng yêu cầu xuất còn tại kho hay không. Nếu các mặt hàng yêu cầu xuất còn thì thủ

kho lập phiếu xuất kho theo đúng nguyên tắc kế tóan. Thủ kho xuất kho hàng hoá,

nhân viên giao nhận ký vào ô người nhận, nhận thêm một phiếu xuất kho, photo thêm

một bản. Nếu có một trong những mặt hàng yêu cầu đặc không còn tại kho thì thủ kho

tiến hành báo cho nhân viên quản trị hàng và chờ quyết định của nhân viên quản trị.

Thủ kho, nhân viên giao hàng có trách nhiệm kiểm tra hàng hoá về các thông sồ: quy

cách,số lượng, chất lượng, bao bì sản phẩm. Nếu phát hiện không đạt yêu cầu, phải đổi

32

hàng khác, báo lại cho phòng bán hàng kết quả. Nhân viên giao nhận sau đó liên hệ kế

toán để xuất hoá đơn (đối với khách hàng cần hoá đơn). Sau khi nhận được thông tin

của nhân viên giao nhận, kế toán kiểm tra lại đầy đủ các nội dung như tên sản phẩm,

quy cách, số lượng, đơn giá, thành tiền, tổng cộng, số phiếu, chữ ký. Nếu đạt thì xuất

hoá đơn.

Giao hàng: Trước khi chuẩn bị giao hàng, nhân viên giao hàng phải liên hệ với nơi

nhận hàng, xác định giờ hẹn, người nhận hàng, thông tin đường đi. Liên hệ phương

tiện chuyên chở hoặc thuê ngoài để giao hàng cho khách. Chuẩn bị các phương án dự

phòng như phương tiện bị hư, trời mưa. Toàn bộ các công việc chuan bị ở trên phải

đảm bảo yếu tố giao hàng đúng hẹn, đầy đủ, an toàn. Khi đến giao hàng cho khách,

cùng khách kiểm tra hàng hoá. Nếu đầy đủ, giao cho khách hoá đơn hoặc phiếu xuất

kho nếu không có hoá đơn, yêu cầu khách ký vào bản photo phiếu xuất kho. Người ký

nhận hàng phải có văn bản uỷ quyền của khách hàng.Trong trường hợp phát sinh, có

tranh chấp với khách hàng, hàng thiếu.., phải liên hệ phòng bán hàng để xin ý kiến giải

quyết, không tự ý giải quyết hoặc bỏ về. Nhân viên giao nhận phải chuyển bản photo

phiếu xuất kho cho phòng bán hàng lưu.

1.2.5 Đánh giá hiệu quả công tác quản trị kho hàng

Khối lượng hàng hóa được xử lý trong một giờ

Tỷ lệ giao nhận hàng chính xác

Năng suất bốc dỡ hàng trong một giờ

Chỉ tiêu năng suất lao động của công nhân viên công tác kho

Cn

QcWc (tấn/ca)

trong đó: Qc: khối lượng hàng hoá được thực hiện trong một ca (ngày) tính bằng tấn

Cn: số lượng công nhân làm việc trong một ca (ngày) tính bằng người

Độ chính xác của số liệu trên hệ thống quản lý

Giá thành một đơn vị hàng hóa được xử lý

1.3 Kinh nghiệm thực tiễn quản trị kho hàng của một số doanh nghiệp Logistics khác

Để làm rõ cho những luận cứ đã trình bày ở trên tác giả đã tìm hiểu và khảo sát mô hình

hoạt động kho tại hai công ty TNHH DHL và Fiesland Campina Hà Nam làm cơ sở tham

khảo để đưa ra đánh giá về tình hình quản trị kho trung tâm của công ty CP Logistics SC -

TH Group.

33

1.3.1 Thực tiễn tại công ty TNHH DHL - Việt Nam

Tập đoàn đa quốc gia DHL chuyên kinh doanh dịch vụ Logistics ( đường bộ,

đường biển, hàng không...) với mạng lưới rộng khắp toàn cầu . DHL kinh doanh

nhiều mảng trong đó có dịch vụ kho vận được nhiều nhà sản xuất và công ty thương

mại lớn trong nước lựa chọn làm đối tác hậu cần của mình dù giá dịch vụ cao hơn các

nhà cung cấp khác. Nổi tiếng là nhà cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp, uy tín , có tiềm

lực tài chính mạnh. Nhưng ít ai biết rằng DHL vào Việt Nam làm dịch vụ Logistics chỉ

có công nghệ và lợi thế mạng lưới phân phối ở hơn 200 quốc gia còn lại họ đi thuê :

kho bãi , phương tiện vận tải... thông qua các nhà thầu phụ.

Tại hệ thống kho hàng của DHL sử dụng phần mềm Prologs WMS để tối ưu hóa

chi phí quản lý kho bãi. WMS quản lý tất cả các quy trình quan trọng của kho hàng :

ghi lại tất cả quá trình hành động xử lý , tiếp nhận đơn hàng , lưu trữ sản phẩm và đơn

đặt hàng , chỉ ra chính xác vị trí của hàng tồn kho, dự báo nhu cầu, thiết lập mức tồn

an toàn...

Về kho hàng: Tùy theo yêu cầu của khách hàng mà DHL đưa ra loại hình kho bãi

phù hợp ( kho hạng A+ , A, B,C ,...) đều tuân theo nguyên tắc chung của kho hàng

tiêu chuẩn : đánh số vị trí , cột và chỉ dẫn khu vực hàng hóa, họ sắp xếp khoa học, để

khai thác tối ưu diện tích kho .

Với phần mềm quản lý kho và cách làm chuyên nghiệp đã giúp DHL tối ưu hóa

chi phí trong chuỗi cung ứng, gia tăng lợi nhuận.

Trong quá trình nghiệp vụ kho không tránh khỏi những tiêu cực như nhân viên

kho thông đồng với nhà xe vận tải ăn cắp hàng hóa ( hàng khuyến mãi , hàng chạy

chương trình còn dư thừa… mặt hàng này thường các công ty không quản lý chặt),

hàng hư hỏng móp méo bao bì, chuột gián hay côn trùng hỏng hàng… Kho có hệ

thông camera giám sát và hàng hóa được mã hóa nên khâu kiểm soát hàng xuất nhập

bằng phần mềm dễ dàng hơn . Tuy nhiên , khi nhân viên có ý gian dối bắt tay nhau để

lấy trộm hàng thì máy móc cũng không thể kiểm soát được.

Đối với CBNV : Khi phát hiện ra gian dối công ty thường chấm dứt hợp đồng

với người vì phạm , điều này giúp hạn chế tối đa thất thoát của kho hàng. Bên cạnh

hình phạt nghiêm khắc thì công ty có chính sách khá tốt cho cán bộ nhân viên kho.

Ngoài các chế độ theo quy định thì nhân viên làm việc gắn bó lâu năm được tôn vinh

trong dịp tổng kết năm như huy chương 10 năm, 15 năm, 20 năm. Nhân viên được

mua thẻ bảo hiểm y tế 24/24 ngoài thẻ bảo hiểm y tế thông thường ; được đóng bảo

hiểm theo mức thu nhập thay vì mức lương theo luật.

34

Đối với nhà thầu vận tải , an ninh hay bốc xếp: nhằm đảm bảo tiến độ công việc

và uy tín công ty nếu bộ phận nào để khách hàng khiếu nại, xảy ra sự cố nhiều sẽ bị

dừng hợp đồng đã kí kết, thay bằng nhà thầu uy tín có đủ năng lực đáp ứng công việc.

Chính cách làm việc chuyên nghiệp và minh bạch đã giúp cho DHL có uy tín trên toàn

cầu , là đối thủ cạnh tranh của nhiều hãng trong ngành Logistics.

1.3.2 Thực tiễn tại cty TNHH Friesland Campina Hà Nam ( Dutch Lady)

Công ty Fiesland Campina Việt Nam của Hà Lan vào nước ta từ những năm 90,

chuyên sản xuất các loại sữa tươi , sữa bột thương hiệu Cô gái Hà Lan có nhà máy ở

Bình Dương và Hà Nam.

Dutch Lady chủ yếu nhập nguyên liệu sữa bột từ Hà Lan và một số nước có nhà

máy chế biến , trang trại chăn nuôi bò trong hệ thống công ty về Việt Nam sản xuất ra

các loại sữa tươi ( sữa hoàn nguyên) , họ không đầu tư trang trại chăn nuôi bò sữa để

lấy nguồn nguyên liệu cho sản xuất. Từ khi TH true milk ra đời là dòng sữa tươi

100% , tạo nên sự cạnh tranh gay gắt trên thị trường sữa nước . Do vậy Dutch Lady

sau đó mới hỗ trợ về kỹ thuật nuôi và chăm sóc bò lấy sữa , đảm bảo đầu ra cho người

nông dân. Họ thu mua sữa tươi của các hộ nông dân quanh vùng và các trang trại nuôi

bò quy mô nhỏ từ vài con cho đến vài chục con về làm nguyên liệu sản xuất ra sữa tươi

100% để cạnh tranh. Sau này Dutch Lady cũng đầu tư trang trại bò sữa để chủ động nguồn

nguyên liệu cho sản xuất . Họ vẫn sản xuất song song sữa tươi hoàn nguyên.

Kho hàng của Ducth Lady là nhà kho tiêu chuẩn hạng A+ , kho dặt trong khuôn

viên nhà máy , vận hành thông qua phần mềm quản lý nổi tiếng trên thế giới SAP

cùng với những tiêu chuẩn khắt khe , quy trình làm việc chuyên nghiệp và đội ngũ cán

bộ nhân viên kho được tuyển chọn và đào tạo kỹ lưỡng . Kho chứa các sản phẩm sữa

bột Friso, sữa tươi , sữa chua ( nhiều hương vị khác nhau)… danh mục sản phẩm lên

tới hơn 100 chủng loại . Quản trị hoạt động kho đạt hiệu quả cao nhờ công nghệ và

đội ngũ CBNV làm việc chuyên nghiệp , chính xác giúp cho sản xuất , kinh doanh

thông suốt , góp phần mang lại lợi ích kinh tế cao cho công ty. Thời kỳ hoàn kim của

Dutch Lady là từ 2013 trở về trước. Cũng giống như công ty TNHH DHL Việt Nam,

Dutch Lady có chế độ phúc lợi cho CBNV tốt, thưởng phạt rõ ràng , quản trị rất minh

bạch theo quy trình chuẩn khiến cho người lao động làm việc nghiêm túc và thường

gắn bó lâu dài với công ty.

35

Tiểu kết chương 1

Trong giai đoạn hội nhập toàn cầu hiện nay, chắc hẳn thuật ngữ “Warehouse

management” (quản trị kho bãi) cũng được nhiều người quan tâm hơn, tuy nhiên hiểu

một cách rõ ràng, cụ thể về mảng ngành nghề này thì không phải ai cũng tường tận.

Kho là một bộ phận trong lĩnh vực logistics vô cùng rộng lớn, do vậy tác giả chỉ đưa ra

những tiêu chí đánh giá cơ bản nhất nhưng khá đầy đủ trong công tác quản trị kho

hàng. Ở chương 1 luận văn đã hệ thống hóa các vấn đề lý luận chung về nghiệp vụ

quản trị xuất, nhập, bảo quản lưu trữ hàng hóa và những yêu cầu cần có đối với một

kho hàng chuyên nghiệp. Điều này được áp dụng rộng rãi trong các công ty làm dịch

vụ Logstics cũng như các doanh nghiệp sản xuất lớn như : DHL, APL, Fedex, Dutch

Lady… Quản trị tốt kho bãi sẽ giúp các doanh nghiệp sản xuất giảm chi phí giá thành,

gia tăng lợi nhuận đối với các doanh nghiệp làm dịch vụ Logistics.

36

Chương 2

THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ KHO HÀNG TRUNG TÂM TẠI CÔNG TY CP

LOGISTICS SC – TH GROUP

2.1. Giới thiệu về công ty CP Logistics SC

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển

Từ 2010 – 2013: Công ty CP Logistics SC trước đây là một bộ phận chuyên trách

về quản lý kho vận , mua hàng thuộc công ty CP TH Food – TH Group. Với nhân sự

50 người. Vận hành như một công ty Logistics nhỏ điều hành mọi hoạt động thông qua

các đối tác cung cấp dịch vụ giao nhận ,phân phối ...

Từ 2014 đến nay : Cùng với sựu phát triển nhanh chóng về quy mô sản xuất

kinh doanh của TH Group bộ phận này không đảm đương hết được khối lượng công

việc khổng lồ . Do đó ngày 26/3/2015 công ty Cổ Phần Logistics Supply Chain ra đời

( về mặt pháp lý) với tên viết tắt là công ty CP Logistics SC . Trên thực tế công ty ra

đời từ 6/2014 với đầy đủ phòng ban như hiện nay.

Người điều hành chính là ông Nguyễn Thế Hùng -TGĐ cùng gần 300 cán bộ nhân

viên các bộ phận.

Trụ sở chính đặt tại : Nguyễn Thái Học - TP .Vinh – Tỉnh Nghệ An

Hiện nay , Trên toàn quốc có 04 kho phân phối các sản phẩm sữa tươi , sữa chua , bơ ,

pho mai ,kem… thành phẩm mang thương hiệu TH True Milk tập trung ở thành phố

lớn như :

Kho phân phối TP. Hồ Chí Minh : thuê bên thứ 3 làm dịch vụ ( quản lý vận

hành) cùng các đối tác vận tải đủ năng lực do công ty lựa chọn. Kho này phụ trách

phân phối hàng cho Thành Phố Hố Chí Minh và các tỉnh khu vực phía Nam.

Kho Đà Nẵng: thuê bên thứ 3 làm dịch vụ, phụ trách phân phối hàng cho các tỉnh

Miền Trung.

Kho Miền Bắc – Hà Nội: do công ty Logistics SC tự vận hành , phân phối hàng

cho Hà Nội và các Tỉnh phía Bắc

Kho trung tâm hay còn gọi là kho Mega ( kho tổng): đặt sát nhà máy sản xuất sữa

với chức năng lưu trữ ,bảo quản và phân phối trực tiếp cho khu vực Bắc Miền Trung

và ba kho phân phối lớn trên cả nước.

37

2.1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị của công ty CP Logistics SC

Công ty CP Logistics SC có bộ máy hoạt động đầy đủ giống như các công ty

khác trong ngành , có con dấu , mã số thuế riêng và hạch toán độc lập.

Bảng 2.1: Cơ cấu tổ chức của công ty ( nguồn phòng HCNS)

2.1.3 Vai trò ,nhiệm vụ

Vai trò của công ty CP Logistics SC trong TH Group là phụ trách toàn bộ chuỗi

cung ứng nguyên vật liệu đầu vào cũng như đầu ra cho nhà máy sữa , nhà máy

đường... với mục đích tối đa hóa hoạt động của tập đoàn .Do vậy ,trong luận văn này

tác giả không xét đến hiệu quả kinh tế một cách chi tiết ,cụ thể mà Logistics SC mang

lại. Nó đóng góp gián tiếp vào hiệu quả kinh doanh của TH true Milk.

Hội đồng cổ đông

Hội Đồng quản trị

Tổng Giám Đốc

Ban kiểm soát

GĐ Miền

Bắc ,Trung

GĐ mua

hàng

Phòng

mua

vật tư

Phòng

hành

chính

nhân

sự

Phòng

kế

toán

Phòng

mua

hàng:

NVL

Quản

lý kho

Mega,

HN

Quản

lý vận

tải

Quản

lý kho

GĐ Miền

Nam

Phòng

điều

phối

Nhân

viên kho

Thủ kho Nhân

viên xử

lý đơn

hàng

Nhân

viên An

Ninh

Đội bốc

dỡ hàng

Nhân

viên

diều

phối vận

tải

38

Nhiệm vụ chính là đảm bảo hệ thống kho vận hoạt động thông suốt , kịp thời ,

phối hợp nhịp nhàng với các bộ phận liên quan như : nhà máy- Marketing - Sale –

plan... góp phần xây dựng và phát triển thương hiệu sữa TH True Milk ngày càng lớn

mạnh và được khách hàng tin dùng .

2.1.4 Tình hình sản xuất , kinh doanh của TH True Milk

TH Group là tập đoàn sản xuất và kinh doanh dược liệu , thực phẩm sạch và các

sản phẩm sữa tươi và chế phẩm từ sữa ( bơ , phomai ,kem, sữa chua…) với thương

hiệu TH True Milk – Công ty CP sữa TH . Ở thời điểm hiện tại TH Group sở hữu

trang trại bò sữa với quy mô hơn 45.000 con với khoảng 22.000 con cho sữa , đạt

năng suất bình quân 30lit /con/ngày ( số lượng đàn bò không ngừng tăng lên theo thời

gian). Để cung cấp thức ăn cho bò trước đây TH nhập khẩu cỏ và các loại thức ăn dinh

dưỡng từ Isarel ( nước có công nghệ chăn nuôi hiện đại bậc nhất thế giới). Giờ đây

TH đã tự chủ được nguồn thức ăn cho bò bắng cách đầu tư gieo trồng những cánh

đồng nguyên liệu hàng ngàn hecta với các loại ngô, cao lương , hướng dương , cỏ

Mombasa (Mỹ)... được áp dụng khoa học công nghệ tiên tiến như : máy làm đất , gieo

hạt, hệ thống tưới nước tự động, máy thu hoạch cỡ lớn có năng suất làm việc bằng 800

người làm thủ công . Ngoài ra TH Group còn sở hữu vùng nguyên liệu thảo dược , rau

quả sạch vô cùng rộng lớn, mua lại nhà máy mía đường tại Nghĩa Đàn - Nghệ An.

Trang trại với vốn đầu tư lên tới 1,2 tỷ USD bắt đầu xây dựng từ năm 2008 đến

năm 2010 giới thiệu sản phẩm đầu tiên với người tiêu dùng đã được nhận danh hiệu “

trang trại chăn nuôi bò sữa tập trung ứng dụng công nghệ cao có quy mô lớn nhất châu

Á” do tổ chức kỷ lục châu Á xác nhận.

Bên cạnh trang trại khủng hiện đại TH Group vận hành nhà máy sản xuất chế

biến sữa tươi sạch có công suất thiết kế giai đoạn một là 200 triệu lít sữa /năm, giai

đoạn 2 là 500 triệu lít sữa /năm (2017) tương đương 1.700 tấn/ ngày lớn nhất và hiện

đại nhất Đông Nam Á cả về quy mô lẫn công nghệ.

Với đàn bò 45000 con cho sản lượng sữa trung bình mỗi ngày : Mùa hè 350-400

tấn/ ngày ; Mùa đông 400-500 tấn/ ngày. Đối với mô hình trang trại chăn nuôi bò lấy

sữa và đặc điểm khí hậu Miền Băc/ Trung. Mùa đông thì khi hậu lạnh, mát bò ra nhiều

sữa cho sản lượng cao, khí hậu mùa hè nóng bò ra ít sữa nên sản lượng sữa thấp hơn.

Do đặc thù của trang trại bò phải vắt sữa đều đặn hàng ngày( bằng máy) nên

lượng sữa cần đưa vào sản xuất ngay để giữ được hàm lượng dinh dưỡng lớn nhất,

39

đảm độ tươi ngon . Vì vậy nhà máy hoạt động liên tục 24/24, đồng nghĩa với việc kho

trung tâm và nhà cung cấp vận tải cũng làm việc 24/24. Hàng sản xuất xong thành

phẩm được chuyển ngay qua bằng truyền vào lưu trữ ( nhà máy và kho cách nhau

20m) .Cả hệ thống vận hành nhịp nhàng, liên tục giải phóng mặt bằng cho sản xuất.

Bộ phận phận phụ trách sản xuất, kho trung tâm chia làm 3 ca làm việc lien tục :

Ca 1: từ 6 h sáng - 14 h ;Ca 2 : từ 14h – 22h ; Ca 3: 22h – 6h

Với khối lượng hàng sản xuất trung bình 400 tấn / ngày nhà máy và công nhân

viên làm việc hết công suất .Công tác quản lý kho hàng hết sức áp lực , làm sao để giải

quyết vấn đề bảo quản, lưu kho với số hàng không ngừng tăng lên mỗi ngày . Đến

2015 thì TH True Milk đã đứng đầu trong mảng sữa tươi , chiếm 40% thị phần, một

bước tiến nhảy vọt ngoạn mục.

Năm ĐVT :vnđ Lãi ròng

2014 Tỷ 27

2015 Tỷ 54

2016 Tỷ 130

2017 Tỷ 319

2018 Tỷ 450

Bảng 2.2 Báo cáo lãi ròng trong 5 năm của TH true milk (Nguồn nội bộ

Phòng TCKT , đã được kiểm toán)

Chỉ trong 5 năm lãi ròng của TH true milk tăng 15 lần ( 2014 mới bắt đầu có lãi)

hoàn thành mục tiêu sớm hơn dự kiến của bà chủ tịch tập đoàn.

2.2 Thực trạng quản trị kho hàng Trung Tâm của công ty CP Logistics SC

2.2.1 Quản trị kho hàng trung tâm sản phẩm sữa TH true milk giai đoạn 2014 – 2018

Nhìn chung công tác quản trị kho trung tâm của công ty CP Logistics SC khá tốt nhờ

cách làm chuyên nghiệp , hệ thống kho bãi hiện đại và có sự hỗ trợ từ khoa học công nghệ

đã mang lại hiệu quả cao trong công tác kiểm soát nghiệp vụ kho . Tuy nhiên, vẫn tồn tại

một số bất cập ở một số khâu xuất , nhập hàng do lỗi chủ quan của nhân viên . Điều này sẽ

được chỉ rõ trong các phần trình bày dưới đây.

2.2.1.1 Quản trị hàng hóa tại kho trung tâm - kho Mega

1) Mô hình kho trung tâm

Kho trung tâm thiết kế căn cứ vào sản lượng sữa của nhà máy và dự báo nhu

cầu thị trường , được xây dựng sát nhà máy sản xuất sữa TH true milk trên diện tích

10.000 m2 với sức chứa (hay còn gọi là công suất kho) 17.650 vị trí pallet tương

40

đương 1.584.000 thùng = 1500 tấn . Đưa vào sử dụng năm 2015, trước đây công ty

phải thuê dịch vụ bên ngoài. Về mặt lý thuyết quản trị thì đây không phải là phương

án tối ưu vì chí phí xây dựng và đầu tư ban đầu lớn. Điều này đúng với các doanh

nghiệp kinh doanh thương mại và sản xuất với quy mô nhỏ nên thuê công ty chuyên về

dịch vụ Logistics vận hành . Nhưng đối với doanh nghiệp sản xuất quy mô lớn xét về

dài hạn là cần thiết phải có kho riêng . Bởi nhà máy sản xuất của TH true milk đặt tại

Nghĩa Đàn – Nghệ An nơi đất đai rộng lớn với mức thuế thuê đất 70 năm thấp, được

miễn thuế 5 năm đầu nên chi phí về mặt bằng đất đai làm kho rất thấp. TH true milk

chỉ phải khấu hao chi phí xây dựng và đầu tư trang thiết bị trong kho, xây kho và tự

vận hành giảm được chi phí Logistics nhiều hơn việc thuê ngoài. Phương án này được

đánh giá là hiệu quả và phù hợp. Theo TS. Phạm Thái Hà ( bài viết trên trang taichinh

: Đẩy mạnh và phát triển các doanh nghiệp Logistics ở Việt Nam ) “Cơ sở hạ tầng

giao thông vận tải còn yếu kém, ứng dụng công nghệ thông tin chưa hiệu quả nên chi

phí logictics tại Việt Nam khá cao, chiếm 25% GDP (so với các nước phát triển chỉ từ

9 đến 15%) trong đó, chi phí vận tải chiếm 30 đến 40% giá thành sản phẩm (tỷ lệ này

là 15% ở các quốc gia khác)”. Trong thực tế chi phí về hoạt động kho bãi tính trung

bình chiếm 1,6% doanh số (Net revenue), chi phí vận tải ( trung chuyển và phân phối )

chiếm 1,5%/ doanh số hàng bán ra. Vậy chi phí cho hoạt động này chiếm khoảng

3,1% doanh thu ( số tương đối vì còn phụ thuộc vào trình độ quản trị của từng doanh

nghiệp, các doanh nghiệp đi thuê ngoài làm dịch vụ Logistics chi phí sẽ cao hơn )

Kho được thiết kế 10 cửa xuất , nhập hàng : 5 cửa xuất , 5 cửa nhập tuy nhiên sẽ

linh hoạt khi nhu cầu cao

Kho đạt tiêu chuẩn nhà kho chuyên nghiệp hạng A với sàn siêu phẳng được phủ

lớp chống bụi, tải trọng sàn 5 tấn/ m2 , hàng hóa được xếp lên pallet , pallet hàng hóa

được lưu trữ và bảo quản trong kho trên hệ thống giá kệ 5 tầng ( hệ thống giá kệ được

thiết kế theo tiêu chuẩn, đảm bảo an toàn về tải trọng, an toàn hàng hóa, được kiểm

định về tiêu chuẩn an toàn)

Kho trung tâm bao gồm kho sữa thành phẩm thường và kho lạnh : kho thường

chiếm 80% ( 8000m2) diện tích sử dụng , kho lạnh chiếm 20% diện tích ( 2000m2)

Công nghệ kho hàng:

Với quy mô sản suất lớn nên TH Group đã đầu tư hơn 1 triệu USD mua phần mềm

quản lý SAP. SAP là phần mềm rất nổi tiếng hiện nay trên thế giới, phần mềm này có

41

nhiều module để quản trị doanh nghiệp : quản trị tài chính – kế toán ; quản lý nhân sự

; quản lý bán hàng, quản lý kho hàng. Trên thị trường hiện này có nhiều loại phần

mềm quản trị doanh nghiệp khác nhau , tuy nhiên việc đầu tư sử dụng tùy theo nhu

cầu của từng doanh nghiệp .

Vấn đề quản trị kho hàng : SAP có thể đáp ứng được việc quản lí xuất -nhập- tồn,

quản lý bán hàng , quản lý hạn sử dụng sản phẩm, quản lý tồn kho trên hệ thống. Cho

phép chạy báo cáo về hàng xuất bán ,hạn sử dụng trên online , điều này rất thuận tiện

cho nhà quản trị cập nhật thông tin nhanh chóng để đưa ra những quyết sách , chỉ đạo

kịp thời trong hoạch định chiến lược.

Nhân sự kho Mega :

Từ diện tích trên nhân sự được bố trí làm việc tại kho là : 122 người trong đó 52

người là nhân viên của công ty , 70 người thuê dịch vụ , chia 3 ca làm việc 24/24 theo

khung giờ hoạt động của nhà máy sữa TH .

Bảng 2.3 : Cơ cấu lao động tại kho trung tâm ( nguồn phòng HCNS)

Vị trí công việc Số lượng Trình độ Độ tuổi

Quản lý kho 1 Đại học >40

Giám sát kho 3 Đại học 30-40

Thủ kho 15 Trung cấp/ CĐ 25-35

NV xử lý đơn hàng 7 CĐ/ ĐH 22-30

Lái xe nâng 26 Lao động phổ thông 25-35

NV bốc xếp 40 Lao động phổ thông 25-40

NV an ninh 30 Lao động phổ thông 25-45

Chức năng , nhiệm vụ của từng vị trí làm việc trong kho :

Quản lý kho : có trách nhiệm quản lý toàn bộ hoạt động của kho trung tâm

Nhân viên vận hành thiết bị nâng hạ : Lái xe nâng ,hạ hàng sắp xếp hành lên giá kệ

hoặc lấy hàng tại vị trí lô , ô hàng đã được đánh số theo từng danh mục sản phẩm.

Giám sát kho: giám sát hoạt động xuất ,nhập hàng cùng thủ kho và công nhân kho.

Nhân viên xử lý đơn hàng (Data clark) : tiếp nhận đơn đặt hàng từ bộ phân Sale và các

kho phân phối ở ba miền , tổng hợp và sắp xếp kế hoạch xuất nhập, bố trí xe vận tải

rồi chuyển tới cho các thủ kho xử lý khâu tiếp theo.

42

Nhân viên thủ kho : chịu trách nhiệm quản lý kho hàng do mình phụ trách, triển khai

xuất nhập hàng theo đơn, kiểm đếm số lượng hàng ( theo thùng hoặc pallet)

Nhân viên bốc xếp : 40 người ( thuê dịch vụ – nhà thầu bốc xếp) bốc hàng lên / xuống

xe tại cửa kho.

Đội vệ sĩ ( an ninh) : 30 người ( thuê dịch vụ ngoài) chịu trách nhiệm đảm bảo an ninh

kho hàng , tại các cửa xuất nhập và bên ngoài kho.

Qua bảng trên ta thấy đội ngũ lao động trong kho khá trẻ nên rất năng động , nhiệt tình

nếu biết cách khai thác sẽ đem lại hiệu suất làm việc cao . Bên cạnh đó trình độ lực

lượng lao động phổ thông nhiều nên việc quản lý sẽ gặp khó khăn nếu không khéo léo

và có biện pháp thích hợp để quản lý sẽ có nhiều vấn đề phức tạp xảy ra trong quá

trình làm việc.

Trang thiết bị trong kho

Các thiết bị nâng chuyển : thiết bị nâng hạ xe nâng hàng chạy bằng điện có thể

đưa hàng lên tầng 5, xe nâng tay

Máy tính ,điện thoại , giấy tờ sổ sách phụ vụ cho công tác quản lý được trang bị

đầy đủ ở văn phòng kho, camera giám sát 24/24, thiết bị PCCC...

Hệ thống điều khòa và tủ đông ở kho lạnh bảo quản sữa chua,sữa thanh trùng ,

bơ ,kem , phomai ...

Hệ thống giá kệ : hệ thống giá kệ 5 tầng, pallet

Hệ thống cửa cuốn & DOCK LEVELLER do Thủ kho thực hiện vận hành đúng

các bước, đảm bảo an toàn cho người và tài sản. Dock Leveller dùng khi chuyển hàng

lên xe , được thiết kế phù hợp với chiều cao của thùng xe tạo thành mặt phẳng cho lái xe

nâng dễ dàng đưa hàng vào đuôi thùng xe. Công nhân bốc xếp sẽ bê hàng vào phía trong

cùng thùng xe, sắp xếp sao cho khối lượng hàng hóa xuất đủ chỗ cho tải trọng xe.

2) Quản trị lưu trữ hàng hóa trong kho trung tâm

a) Sắp xếp hàng hóa trong kho : Sữa thành phẩm sản xuất xong được chuyển vào

băng truyền từ nhà máy sang kho lưu trữ. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất của bộ phận

kế hoạch, nhân viên xử lý dữ liệu nhận dữ liệu qua mail hoặc trên phần mềm SAP sẽ

in ra khối lượng hàng cần tiếp nhận gửi cho bộ phận quản lý ,giám sát , thủ kho để bố

trí vị trí cất trữ bảo quản hàng. Trên phần mềm SAP quản lý kho sẽ biết các địa chỉ

còn trống sẽ bổ sung hàng vào và tiến hành nhập mã , địa chỉ lô hàng lên phần mềm dữ

liệu để quản lý hàng tồn

43

Lưu kho theo địa chỉ là mỗi vị trí hàng hóa có 1 mã số - gọi là địa chỉ vị trí nhằm

sử dụng không gian kho kinh tế hơn.

Khu vực (Zone) No kệ hang No Section Site Tầng, sàn kệ hàng (tier)

Mã vạch

B01-02C5

Kho trung tâm sử dụng phương pháp sắp xếp linh hoạt - trống địa chỉ nào thì cho

hàng vào địa chỉ đó . Căn cứ vào sản lượng sữa nhận được bộ phận Sales sẽ lên kế

hoạch sản xuất theo nhu cầu thị trường, sản phẩm bán chạy có doanh số cao thì sản

xuất nhiều và tồn kho cao, sản phẩm bán ít/ chậm thì sản xuất it và tồn kho thấp.

Hệ thống thông tin sẽ theo dõi hiện trạng và số lượng các ngăn trống, và cho

hàng vào ô trống gần khu xuất hàng nhất. Hàng cùng loại bố trí trên kệ thì để cả hai

phía của cùng một lối đi. Khi lấy hàng sẽ lấy ô phía dưới trước và đưa hàng ô phía trên

xuống các ô đã trống . Các hàng quay vòng nhanh được bố trí theo hàng dọc nhằm mở

rộng diện tích tiếp cận nhặt hàng. Trên các tầng cao thì bố trí hàng xuất khối lượng lớn

(trên 1 pallet) với lượng lưu kho lớn hoặc hàng theo mùa.

Ví dụ : Hàng sữa tươi ít đường thùng 48h loại 180ml và 110ml , 500ml,1lit được

xếp trên kệ cùng một khu vực

Toàn bộ hàng hóa bố trí trên pallet ,hàng hóa cùng loại được bố trí theo phương

thẳng đứng chứ không theo phương nằm ngang.

Ví dụ: cột A có 5 tầng kệ sẽ để thùng sữa tươi nguyên chất loại

Tầng

kệ

Cột A Cột A1 Cột A2

1 ST nguyên chất 180ml ST nguyên chất 110ml ST nguyên chất 500 ml

2 ST nguyên chất 180ml ST nguyên chất 110ml ST nguyên chất 500 ml

3 ST nguyên chất 180ml ST nguyên chất 110ml ST nguyên chất 500 ml

4 ST nguyên chất 180ml ST nguyên chất 110ml ST nguyên chất 500 ml

5 ST nguyên chất 180ml ST nguyên chất 110ml ST nguyên chất 500 ml

Bảng 2.4 : Sơ đồ địa chỉ hàng trong kho ( nguồn : phòng quản lý kho)

B 01 02 C 5

44

Trong giai đoạn 2014 - nửa đầu 2015 trang trại bò có 35.000 con với khoảng

50% đàn bò cho sữa , trung bình một ngày lượng sữa nhận được cho nhà máy sản xuất

300-350 tấn vào mùa hè, 400-450 tấn vào mùa đông. Thị trường sữa lúc đó của TH

true milk nhỏ, mỗi ngày chỉ xuất bản 150-200 tấn , hàng bán chậm gây ra lượng tồn

kho lớn bắt buộc công ty phải thuê thêm nhiều kho để chứa hàng (tăng chi phí kho

bãi). Quả là bái toán đau đầu cho nhà nhả trị. Kho thuê mới này đặt tại Phủ Lý – Hà

Nam với diện tích kho 20.000m2, Kho Hưng Yên ... Để giải quyết lượng hàng khổng

lồ không ngừng tăng lên mỗi ngày, bộ phận sale gia tăng làm chương trình khuyến mãi

nhưng cũng chỉ được phần nào. Lượng hàng trong kho xuống date rất nhanh, đối với

dòng sữa tươi tiệt trùng có hạn 06 tháng thì tất cả lô hàng xuống date từ 3 tháng trở

xuống đã không được lưu thông. Dòng sữa thanh trùng (hạn 1 tháng) hay sữa chua

hạn còn ngắn hơn (40-45 ngày). Giải pháp tình thế đưa ra là làm mọi cách để giải

phóng lượng hàng tồn kho: dùng sữa đi tài trợ cho một số trương trình trường học, cho

nhân viên vào các dịp lễ tết mỗi người 4-6 thùng các loại (tập đoàn có hơn 2000 cán

bộ nhân viên). Lượng sữa được cho nhiều đến mức nhân viên họ không muốn nhận ,

có người thì đi cho lại người thân ,bạn bè và một số người hay nhóm người mang đi

bán. Mặt trái của việc này là nhiều đầu mối các đại lý nhỏ lẻ, các tiệm làm bánh… họ

móc nối thu mua lượng sữa có hạn 2-3 tháng rồi giao bán với giá bán thấp hơn giá sữa

của công ty trên thị trường. Dẫn đến làm loạn giá sữa, khiến khách hàng hoang mang

sữa thật – giả làm ảnh hưởng đến thương hiệu và uy tín công ty. Lãnh đạo TH True

Milk cũng nhận ra hệ quả và cho dừng ngay việc tặng hay tài trợ sữa , tất cả các lô sữa

này được thu hồi từ các kho trên toàn quốc chuyển ngược vào nhà máy và đổ cho bò

uống (Logistics ngược), chi phí cho hoạt động Logistics tăng lên chóng mặt nhưng họ

chấp nhận chứ không để loạn giá sữa trên thị trường gây hiểu lầm cho khách hàng .

Khó khăn chồng chất khó khăn, đây thực sự là giai đoạn khó khăn của TH.

Cuối 2015 – 2016 TH true milk đa dạng hóa danh mục sản phẩm với nhiều

hương vị khác nhau, khách hàng tin dùng nhiều hơn thương hiệu dần khẳng định vị trí,

thị phần tăng lên . Lượng hàng bán ra ngày một nhiều ,bài toán tồn kho đã đươc giải

quyết ,kho Phủ Lý và Kho Hưng Yên kết thúc hợp đồng 1 năm. TH true milk vượt lên

dẫn đầu trong thị trường ngách – sữa tươi.

b) Phương pháp quản lý lượng hàng hóa nhập , xuất trong kho (theo bộ quy trình

chuẩn của công ty)

45

Mục tiêu: Đưa ra một quy trình chuẩn về đếm tồn kho ở cụm kho miền Bắc đảm bảo

độ chính xác của tồn kho đáp ứng được yêu cầu quản trị hàng tồn của công ty . SOP

này áp dụng cho hoạt động liên quan đến việc luân chuyển, lưu giữ hàng hóa tại cụm

kho miền Bắc của TH.

Trách nhiệm : Tất cả mọi người tham gia vào hoạt động kiểm kê, đếm hàng đều có

trách nhiệm hiểu rõ và chấp hành những quy định này. Nhân viên điều hành kho,

người kiểm hàng phải đảm bảo hàng hoá xuất ra theo đúng tiêu chuẩn đã đề ra .Nhiệm

vụ của OPS: Cập nhật các thông tin về hạn xuất hàng, hạn sử dụng ... của sản phẩm

của TH và đảm bảo quy trình trên được thực hiện một cách đúng đắn.

Quy trinh đếm tồn kho hàng ngày : Nhân viên quản lý dữ liệu trên hệ thống in ra

danh sách đếm kho rồi chuyển danh sách đếm xuống bộ phận vận hành kho, bộ phận

vận hành kho sẽ tiến hành đếm hàng theo yêu cầu trong danh sách, sau khi hoàn thành

việc đếm kho, nhân viên vận hành kho sẽ gửi lại chứng từ lên bộ phận quản lý dữ liệu

trên hệ thống để đối chiếu kết quả với hệ thống.

Nhân viên quản dữ liệu cập nhật và đối chiếu kết quả với hệ thống các tiêu chí

như: vị trí, số lượng, số bacth, tình trạng. Nếu kết quả thực tế và hệ thống khớp nhau.

Nhân viên quản lý dữ liệu báo cáo kết quả. Lưu chứng từ. Nếu kết quả không khớp

nhau, tiến hành in lại danh sách những vị trí sai và chuyển xuống bộ phận OPS đếm

lại. Nhân viên OPS đếm lại và trả kết quả cho nhân viên quản lý hệ thống. Nhân viên

quản lý hệ thống đối chiếu lại với hệ thống. Nếu kết quả thực tế và hệ thống khớp

nhau. Nhân viên quản lý hệ thống báo cáo kết quả và lưu chứng từ.

Nếu kết quả sai, tiến hành điều tra nguyên nhân dựa vào chứng từ nhập, xuất hàng.

Đồng thời lập biên bản sự việc, xác định trách nhiệm từng cấp liên quan và tiến hành

lock số lượng thiếu hụt để không pick vào ( chờ xử lý điều chỉnh hệ thống tăng, giảm

số lượng..)

Quy trinh lưu kho sản phẩm : Hàng hóa phải được để đúng chiều để phòng

tránh việc chảy sữa. Hàng hỏng và hàng hết hạn phải được tách rời xa với khu hàng

tốt. Không được tung, ném sản phẩm từ người này sang người khác. Không được

đứng, quỳ, ngồi trên sản phẩm. Tất cả các sản phẩm của TH không được phép đặt trực

tiếp xuống sàn nhà, phải được đặt trên các Pallet. Không được có bụi bám vào hàng.

Trước khi đưa vào lưu kho không bi dính bụi bẩn trong quá trình lưu kho. Trên mỗi

một pallet chỉ được phép để một mã hàng có cùng số batch (trừ những vị trí lưu hàng

hỏng). Đối với hàng lẻ cần phải lưu trong Shipper để tránh bụi bẩn và rơi vỡ. Các vị trí

46

lưu hàng phải có label đúng màu, rõ ràng và ghi đủ thông tin theo quy định. Hàng hóa

lưu kho phải được để cách tường it nhất 50cm, khoảng cách giữa các hàng tối thiểu

35cm để tạo sự thông thoáng. Trong trường hợp hàng để trên giá kệ cao tầng phải đảm

bảo từ tầng thứ 2 trở lên được cố định trên pallet bằng màng co hoặc đai co. Hàng hóa

khi bị phát hiện chảy sữa hoặc có hiện tượng phồng bất thường, bao bì bị rách cần

được tách rời để tránh hiện tượng lây lan sang thùng khác.

Quy trình kiểm soát hàng hóa trong kho

Hàng hóa trong kho cần được kiểm tra trước khi nhập, xuất và hàng ngày trong quá

trình lưu kho. Nội dung kiểm tra bao gồm: Quy cách xếp lớp – xếp trên giá kệ, dán

nhãn pallet, vệ sinh vỏ thùng, cảm quan nguyên vẹn không phù xì, ẩm mốc, nhiệt độ -

độ ẩm . Khi thấy một trong các dấu hiệu sau: Thủng vỏ, vỏ thùng phông bất thường,

vỏ bị ẩm ướt, chảy sữa… phải lập tức báo cho OPS để lập biên bản sự việc đông thời

di dời ra khu vực chờ xử lý. Tất cả các sự vụ phát sinh cần được ghi chú báo cáo lại và

đề ra biện pháp khắc phục kịp thời

c) Kiểm kê: Kiểm kê theo quy định của công ty 1 tháng / lần , tổng kiểm kê toàn bộ

hàng hóa trong kho ( lưu đồ kiểm kê - xem phụ lục)

Quy trình kiểm kê như sau: bộ phận kế toán gửi email thông báo kế hoạch

kiểm kê cho các bộ phận liên quan được biết. Bộ phận kho và vận tải lên kế hoạch

xuất hàng hợp lý với lịch kiểm kê của kế toán. Bộ phận kho cập nhật tất cả các chứng

từ của những hàng còn pending trên hệ thống SAP . Nhân viên thủ kho photo các

chứng từ phát sinh cuối cùng mà hàng chưa xuất đươc khỏi kho nhưng đã clear trên hệ

thống SAP

Kiểm đếm lần 1: Nhân viên thủ kho/phụ kho sắp xếp loại hàng,batch, BIN ở

trong kho và dán phiếu kiểm kê lên mỗi đầu BIN. Sau khi chuẩn bị xong bộ phận kho

gửi số liệu hàng kiểm kê cho kế toán. Kế toán báo bộ phận IT khóa hệ thống SAP để

bắt đầu kiểm kê.

* Giám sát kho bố trí nhân lực cho kiểm kê: Giám sát/Quản lý kho kiểm tra lại SAP đã

được khóa chưa để tránh những hoạt động phát sinh trên SAP trong quá trình kiểm kê.

Kiểm kê lần 2: kế toán cùng bộ phận kho thực hiện kiểm đếm lần 2 theo BBKK lần 1.

Hoàn thành kiểm đếm lần 2 thì bọ phận kho & kế toán cùng ký vào biên bản kiểm

đếm. Kết thúc kiểm đếm bộ phận kế toán thông báo cho BP IT mở khóa hệ thống SAP

47

* Đối chiếu số liệu với hệ thống SAP. Bộ phận kế toán tiến hành đối chiếu số liệu

kiểm đếm với hệ thống SAP. Bộ phận kho báo cáo các nghiệp vụ nhập-xuất còn

pending trên SAP cho kế toán.

* Lập BBKK & biên bản giải trình: bộ phận kho lập BBKK và biên bản giải trình và

gửi kế toán kiểm tra lại so với số liệu đã kiểm đếm cùng kế toán,lập biên bản giải trình

các chênh lệch số lượng,batch.

* Đối chiếu số liệu với hệ thống SAP và báo cáo các nghiệp vụ còn pending. Giám

sát/Quản lý kho đối chiếu số liệu kiểm kê với hệ thống SAP vá báo cáo các nghiệp vụ

nhập-xuất còn pending.

* Lập biên bản kiểm kê,biên bản giải trình. Sau khi đối chiếu số liệu với hệ thống

SAP thì bộ phận kho lập biên bản kiểm kê và biên bản giải trình các pending trên hệ

thống SAP.

* Theo biên bản kiểm kê và biên bản giải trình tiến hành điều chỉnh SAP theo các

bước: Tạo số inventory (li01n), Điều chỉnh tăng & giảm theo số inventory (li11n)

Quản lý kho kiểm tra là release (li20)

* Kế toán kiểm tra : Sau khi quản lý kho Li20 xong thí kế toán sẽ kiểm tra lại những

loại hàng,batch,số lượng trong số inventory điều chỉnh so với biên bản xin điều chỉnh

kiểm kê trước khi POST điều chỉnh. Nếu số liệu trên inventory không khớp với biên

bản xin điều chỉnh thì báo bộ phận kho kiểm tra và thực hiện lại,nếu số liệu khớp với

biên bản xin điều chỉnh thì kế toán tiến hành POST điều chỉnh kiểm kê trên SAP

(LI21).

* Bộ phận kho hoàn thiện BBKK và BB giải trình: Sau khi kế toán POST điểu chỉnh

kiểm kê thì bộ phận kho lấy số liệu giá trị tiền đã điểu chỉnh để để hoàn thành biên bản

xin điều chỉnh sau kiểm kê.

* Các cấp có thẩm quyền phê duyệt: Sau khi kế toán ký xác nhận biên bản kiểm

kê,biên bản giải trình kiểm kê,biên bản xin điều chỉnh kiểm kê thì gửi các cấp có thẩm

quyền tiếp theo phê duyệt.

3) Thanh lý hàng hỏng , hàng hết date

Trong quá trình tác nghiệp kho không thể tránh khỏi những rủi ro về hàng hóa , những

rủi ro có thể gặp phải:

48

Hàng hóa bị rơi đổ từ trên giá kệ ,nguyên nhân thao tác của nhân viên vận hành

xe nâng thao tác không đúng, va quyệt vào giá kệ gây nên đổ hàng

Rủi ro có thể do xe nâng đâm hoặc va quyệt vào giá kệ gây ra hỏng giá kệ, hàng hóa

bị rơi đổ

Xe nâng va quyệt hoặc đâm vào nhân viên làm việc trong kho do thiếu quan sát, vận

hành không đúng quy trình vận hành xe nâng hạ

Nhân viên bốc xếp quăng quật hàng trong lúc bốc/ dỡ hàng khiến hàng bị bẩn , móp

méo bao bì

* Thanh lý hàng hư hỏng ,hết hạn sử dụng , kém chất lượng theo lưu đồ ( phụ lục)

Quản lý kho hàng tháng lập tờ trình xin hủy hàng hết date,xác định bộ phận chịu chi

phí và trách nhiệm các bộ phận liên quan. Quản lý kho gửi tờ trình đã soạn thảo cho

các cấp ký duyệt. Nhân viên Data gửi tờ trình đã được phê duyệt cho các bộ phên liên

quan để tạo IO. Nhân viên kế toán & TNKD tạo IO trên SAP để được phê duyệt. Sau

khi có IO thì bộ phận TNKD tiến hành tạo request xuất hàng miễn phí trên SAP để

được các cấp phê duyệt. Nhân viên Data đẩy hàng lên plant 3400 tiến hành xuất cost

center cho các bộ phận liên quan. Sau khi nhân viên Data hoàn thành các bước trên

SAP thì Giám sát kho sẽ liên hệ với kế toán để cùng chứng kiến hủy hàng hết hạn và

cùng ký vào biên bản hủy hàng. Sau khi hủy hàng xong có đầy đủ các chứng từ & chữ

ký sẽ chuyển lại cho nhân viên Data để lưu file.

* Xử lý hàng hỏng bao bì ( lưu đồ xem phụ lục phụ lục):

Bộ phận QA định kỳ kiểm tra chất lượng sản phẩm: Nhân viên QA định kỳ hàng ngày

kiểm tra chất lượng sản phẩm và lập báo cáo sản phẩm không phù hợp là hàng hỏng

vỏ thùng, trình ký các cấp phê duyệt NCR. Nếu NCR xác định do lỗi của bộ phận kho

hoặc vận tải thì thủ kho hoặc NVHTVT sẽ lập phiếu yêu cầu vật tư, trình ký các cấp

phê duyệt phiếu yêu cầu vật tư. Nếu NCR xác định do lỗi của bộ phận sản xuất thì bộ

phận sản xuất sẽ tự làm phiếu yêu cầu vật tư và in date vỏ thùng.

Nhân viên Thủ chuyển phiếu yêu cầu vật tư và NCR đã được phê duyệt cho bộ phận

kế toán, bộ phận kế toán kiểm tra và xác nhận bộ phận chịu chi phí,thu tiền mặt hoặc

cấn trừ vào chi phí của nhà thầu cung cấp dịch vụ vận tải. Kho NVL xuất vỏ thùng:

Các bộ phận chuyển phiếu yêu cầu vật tư đã được phê duyệt cho bộ phận NVL để

xuất vỏ thùng. Thủ kho chuyển vỏ thùng cho bộ phận sản xuất để in date. Các bộ phận

49

nhận bìa từ NVL và bàn giao cho bộ phận sản xuất để in date,kèm theo là danh sách

batch & số lượng đã được nhân viên QA đánh giá và ký xác nhận. Bộ phận sản xuất

tiến hành in date lên vỏ thùng. Thủ kho nhận vỏ thùng từ bộ phạn sản xuất,kiểm tra và

ký xác nhận biên bản bàn giao vỏ thùng với BP sản xuất.

Thủ kho chuyển hàng ra khuc vực định sẵn. Nhân viên sau khi nhận được vỏ thùng từ

bộ phận sản xuất thì chuyển hàng cần vỏ thùng ra khu vực riêng .Thủ kho tiến hành

thay vỏ thùng dưới sự theo dõi của Giám sát kho.

Thủ kho ghi lại nhật ký thay vỏ thùng,chuyển hàng về kho. Sau khi kết thúc thay vỏ

thùng thủ kho cho chuyển hàng về lại kho và viết phiếu yêu cầu chuyển BIN về BIN

hàng xuất bán. Thủ kho ghi lại nhật ký thay vỏ thùng và chuyển phiếu yêu cầu chuyển

BIN cho Data. Data mở block hàng trên SAP và chuyển BIN. Nhân viên Data mở

block hàng trên SAP,dựa vào phiếu yêu cầu chuyển BIN để chuyển hàng đã thay vỏ

thùng xong về BIN hàng xuất bán.

Lưu đồ xử lý hàng hỏng do kho

* Phát hiện hàng hỏng: Ngay khi phát hiện hàng hỏng thì nhân viên kho tách ra khu

vực riêng, lập biên bản sự việc. Báo cho Thủ kho nhập hàng . Chuyển vào cho Data 1

bản BBSV và viết phiếu chuyển hàng hỏng về BIN hàng hỏng . Nhân viên Data thực

hiện việc chuyển BIN hàng hỏng và block hàng trên hệ thống SAP

* Đánh giá hàng hỏng. Nhân viên kiểm định chất lượng ( QA) định kỳ hàng ngày sẽ

cùng với nhóm nhập hàng của bộ phận kho kiểm tra chất lượng sản phẩm,hàng không

đạt chất lượng thì sẽ lập báo cáo sản phẩm không phù hợp,xác định bộ phận chịu chi

phí (NCR)

* Bộ phận kiểm định chất lượng lập NCR: Hàng được sử dụng nội bộ thì bộ phận kho

sẽ thông tin cho phòng hành chính và bàn giao số lượng sữa này cho bộ phận hành

chính. Hàng hỏng hủy thì xác định bộ phận chịu chi phí và hoàn thành NCR. Hàng

hỏng vỏ thùng thì sẽ xử lý theo quy trình thay vỏ thùng

* Nhóm nhập hàng thực hiện theo quy trình số 2PR006-QA-QT.

Hàng hỏng, hủy sau khi hoàn thành NCR thủ kho nhóm nhập hàng tiến hành xử lý

tiếp theo quy trình xử lý hàng không phù hợp của QA ban hành số 2PR006-QA-QT.

* Nhân viên Data gửi biên bản sự việc và NCR cho kế toán.

50

Sau khi hoàn thành NCR & BB Hủy SP KHP thì nhân viên Data sẽ chuyển chứng từ

cho kế toán để kiểm tra và duyệt trên SAP.

* Data và các bộ phận tạo request trên SAP.Nhân viên Data & các bộ phận tạo request

trên hệ thống SAP và gửi số RQ cho các cấp có thẩm quyền phê duyệt.

* Data mở khóa hàng trên SAP.Sau khi request được các cấp release thì nhân Data sẽ

mở block hàng trên SAP để clear hàng khỏi hệ thống SAP.

* Nhân viên Data xuất hàng theo cost center.Nhân viên Data xuất hàng trên SAP theo

cost center của bộ phận chịu chi phí đã được xác định trong NCR trước đó.

2.2.1.2 Quản trị chất lượng hàng hóa trong kho

Hàng sau khi được nhập từ nhà máy vào kho sẽ được thủ kho phân loại theo yêu

cầu bảo quản của sản phầm để hướng dẫn vị trí cất lên kệ.

Các loại sữa tươi tiệt trùng : sữa ít đường , sữa không đường , sữa có đường ... sẽ đưa

vào kho thường xếp trên giá kệ đã được số hóa. Các sản phẩm cần bảo quản lạnh như

sữa chua, sữa thanh trùng, kem, phomai , bơ ... được vận chuyển ngay vào kho lạnh ,

kho đông . Đây là dòng sản phẩm đặc thù không thể để ở nhiệt độ thường lâu được nên

công tác vận chuyển , xếp /dỡ được ưu tiên tập trung nguồn lực sao cho thời gian là

ngắn nhất.

Kho thành phẩm được chia ra làm hai loại kho : kho thường và kho lạnh

a) Kho thường : chiếm 80% diện tích kho chứa các loại sữa tươi tiệt trùng với nhiều

hương vị khác nhau như hương vanila, dâu,nho, socola, óc chó, macka... với dung tích

khách nhau đáp ứng nhu cầu của nhiều đối tượng khách hàng .

Quy cách đóng gói : Loại 110ml x lốc 4 1 thùng = 12 lốc x 4

Loại 180ml x lốc 4 1 thùng = 12 lốc x 4

Loại 1lit = 1 hộp 1 thùng = 12 hộp

Loại 500ml = 1 hộp 1 thùng = 12 hộp

b)Kho lạnh: Diện tích kho Lạnh 2000 m2, kho lạnh được chia thành 5 kho nhỏ bên

trong để chứa các sản phẩm có đặc tính khác nhau.

Kho mát nhiệt độ bảo quản 2- 6°C: lưu trữ hàng sữa chua, sữa thanh trùng, phô mai

Kho đông nhiệt độ bảo quản: - 18°C đến -25 °C cho sản phẩm bơ, Kem

Kho mát 20°C lưu trữ nguyên vật liệu sản xuất kem và sữa chua

Hai kho mát 2-6°C chứa hương liệu, NVL sản xuất kem ,sữa chua (vị dâu, sầu riêng ,

việt quất...), thức uống thảo dược (rau má, gấc lạc tiên...)

Yêu cầu bắt buộc kho lạnh phải luôn duy trì mức nhiệt trên mới đảm bảo chất lượng

sản phẩm. Nhân viên an ninh sẽ đi kiểm tra vòng quanh kho 2h/lần để đảm bảo mức

51

nhiệt được duy trì đúng. Trong trường hợp sự cố mất điện xảy ra thì bật máy phát điện

dự phòng.

2.2.1.3 Quản trị công tác xuất, nhập hàng hóa

Hàng sữa là mặt hàng thực phẩm tiêu dùng nhanh, có hạn sử dụng ngắn 6 tháng đối

với các sản phẩm sữa tiệt trùng, sữa thanh trùng hạn 9 ngày , sữa chua hạn 40-45

ngày nên phương pháp xuất nhập đang áp dụng là FIFO ( first in First out ) nhập

trước xuất trước để quản lý date hàng.

Bảng 2.5 Khối lượng hàng xuất , nhập trong ngày ( nguồn : văn phòng kho)

Qua bảng trên cho thấy khối lượng hàng xuất, nhập trong một ngày ở kho rất lớn :

mỗi ca làm việc xuất, nhập trung bình 309 tấn/ ngày tương đương 9.584 tấn / tháng.

Nếu tính theo chỉ tiêu năng suất lao động của công nhân viên công tác kho

Cn

QcWc (tấn/ca) = 309/40,33 = 7,66 tấn / ca/người

tương đương mỗi người xuất nhập trung bình 0,96 tấn /h. Nếu tính riêng công nhân

bốc xếp và lái xe nâng/ hạ hàng thì Wc = 309/22 = 14,05 tấn/ca/ người

( Số công nhân bốc xếp, lái xe nâng = 66 người/3 ca= 22 người /ca)

Khối lượng hàng ra, hàng vào liên tục như vậy nhân viên kho làm việc với cường độ

cao sẽ khó tránh khỏi mệt mỏi , áp lực dẫn đến sai sót trong quá trình tác nghiệp. Đặc

biệt là công nhân làm ca đêm từ 22h-6h sáng hôm sau.

Nguyến tắc xuất, nhập theo bộ quy trình chuẩn của công ty trong đó mỗi người có vai

trò khác nhau trong từng khâu đảm bảo công việc chính xác, đúng thời gian.

OPS là người chịu trách nhiệm giám sát, đôn đốc công nhân nghiêm túc thực

hiện theo đúng qui trình làm việc. Nếu phát hiện điều gì bất hợp lý phải nhanh chóng

thông báo cho người chịu trách nhiệm để kịp thời điều chỉnh ,tránh ảnh hướng tới đơn

hàng, chất lượng và năng suất lao động. Chịu trách nhiệm kiểm đếm hàng, theo dõi,

giám sát quá trình xuất hàng. Ký nhận số lượng hàng xuất với lái xe tải.

stt Nghiệp vụ kho Tấn/ ngày Thùng /ngày Tấn / tháng Thùng/ tháng

1 Sản lượng sữa NKTB 442 49.380 13.708 1.530.771

2 Sản lượng sữa XK TB 485 53.130 15.044 1.647.036

Tổng 927 102.510 28.752 3.177.807

52

Admin sẽ cập nhật, theo dõi đơn hàng liên tục, chính xác và đúng giờ. In Picking

list và kiểm tra chéo với SO xem đã khớp với nhau về số lượng hay chưa . Kiểm tra

chứng từ, số lượng hàng và xác nhận việc xe được phép rời kho. Lưu chứng từ cẩn

thận và báo cáo đúng thời gian

Công nhân hiểu rõ các kiến thức và vận dụng chính xác vào qui trình làm việc.

Trong quá trình làm việc nếu phát hiện điều gì bất thường phải kịp thời thông báo cho

OPS để tìm cách giải quyết.

Lái xe nâng nghiêm túc chấp hành nội quy an toàn lao động, tránh gây nguy

hiểm cho người, hàng hoá và tài sản của công ty. Lái xe nâng chi chuyển hàng khi

hàng được OPS, lái xe kiểm xong phải lấy hàng theo hướng dẫn trên phiêu lấy hàng,

đảm bảo lấy hàng đúng vị trí, đúng số lượng, batch và chuyển ra đúng cửa chỉ định.

Đảm bảo an toàn tuyệt đối cho đồng nghiệp, hàng hóa và trang thiết bị trong quá trình

lấy hàng.

Bảo vệ có trách nhiệm giám sát khu vực xuất hàng, đảm bảo mọi người tuân thủ

nội quy của kho. Kiểm đếm số lượng độc lập và xác nhận lên phiếu giao hàng và phiếu

ra vào kho

1) Quy trình

Lấy hàng ra cửa xuất

Khi lấy hàng ra cửa xuất phải đặt đúng cửa, vị trí đã chỉ định.

Phải tuân thủ việc xếp hàng trên pallet theo quy định hiện hành về xếp lớp

Lấy hàng từ trên xuống dưới theo thứ tự picking list đã làm, vì như vậy sẽ đảm

bảo việc thuận tiện cho kiểm hàng và xuất hàng lên xe tải được hết batch này,

đến batch khác, code này đến code khác và hàng nặng ở dưới, hàng nhẹ ở trên.

Trước khi lấy hàng, phải kiểm tra những vị trí đã lấy từ tối hôm trước.

Khi lấy hàng nào, phải “Tích” vào hàng đó, tránh lấy hai lần hoặc lấy thiếu

hàng cho khách hàng.

Hàng phải được đặt thẳng, ngay ngắn tại vị trí giá kệ để hàng.

Khi lấy xong đơn, phải ký, ghi rõ họ tên và thời gian lấy hàng. Sau đó chuyển

lại cho OPS để lưu trữ.

Lấy hàng ra khu soạn hàng

53

Khi lấy hàng tại vị trí và chuyển ra vị trí mới đúng như phiếu điều chỉnh vị trí

yêu cầu

Các loại hàng khác nhau, batch khác nhau phải được xếp riêng lẻ trên từng pallet

Vị trí để cùng 1 loại hàng phải tập trung, không được để cùng 1 loại hàng xen kẽ

tại nhiều vị trí khác nhau và phải tuân thủ nguyên tắc batch hàng mới hơn xếp

bên trong, batch cũ xếp bên ngoài (đối với trường hợp hàng sắp xếp tại kệ double

deep)

Sau khi điều chuyển hàng phải ký xác nhận. Sau đó chuyển cho OPS tiến hành

kiểm tra lại 1 lần nữa và lưu chứng từ

Phương pháp kiểm đếm là kiểm lần lượt theo từng pallet và theo từng mã hàng

Kiểm hàng xuất

OPS. bảo vệ và lái xe có trách nhiệm kiểm đếm hàng xuất trước khi hàng được

xuất lên xe. Đảm bảo đúng mã hàng, số batch, hàng có chất lượng tốt và đủ số

lượng yêu cầu.

Phương pháp kiểm đếm là kiểm lần lượt theo từng pallet và theo từng mã hàng

Trong khi kiểm hàng, phải nhìn và đọc đầy đủ số của mã hàng và số batch, vì có

rất nhiều mặt hàng trong cùng nhóm có màu sắc, kích thước giống nhau, phần

chữ số chỉ khác nhau có một số hoặc số đảo nhau nếu chủ quan rất dễ bị xuất

nhầm hàng.

Trong cùng một nhóm hàng, mã sẽ được xếp theo thứ tự từ bé đến lớn. như vậy

khi đối chiếu từ thực tế vào checklist sẽ giúp người kiểm hàng tìm thấy mã hàng

đúng nhanh hơn.

Khi kiểm xong mã nào, phải “Tích” vào mã đó để tránh kiểm sót hoặc kiểm hai

lần dẫn tới việc xuất thừa hoặc thiếu hàng cho khách hàng.

Sau khi kiểm xong, ba bên cùng ký vào chứng từ và bản gốc sẽ được lưu lại phục

vụ cho quá trình kiểm toán hoặc khiếu nại khi cần. Bản gốc là bản có hiệu lực

pháp lý

Xuất hàng và xếp hàng trên xe tải.

Xe đến chở hàng được kiểm tra trước khi nhận hàng theo mẫu phiếu kiểm tra xe

Khi xe đậu vào cửa xuất phải thẳng, chèn bánh, kéo phanh và tắt máy

Chỉ mở cửa xuất hàng khi OPS yêu cầu

54

Hàng chỉ được phép xuất khi có sự đồng ý của OPS kiểm hàng tại đơn đó

Khi xuất hàng, lái xe nâng phải chú ý, xuất mã nào hết mã đó, batch nào hết

batch đó.

Trong quá trình di chuyển, lái xe phải cẩn thận tránh để hàng bị đổ vỡ hoặc va

chạm vào pallet khác cũng như thành xe tải.

Khi xuất hàng luôn đảm bảo hàng nặng được chuyển vào trước, hàng nhẹ vào

sau.

Công nhân xếp hàng lên xe phải đặt hàng đúng hướng, nhẹ nhàng, không có khe

hở, trong trường hợp có phải yêu cầu lái xe chèn lót cẩn thận, tránh hàng bị hỏng,

đổ vỡ trong quá trình vận chuyển.

Khi một xe chở hàng nhiều hơn một khách hàng thì hàng giữa các khách hàng

phải được phân cách

Xe tải chỉ được phép rời kho đi trả hàng khi trả chứng từ cho Admin và có dấu

xác nhận của Admin.

Quy trình xuất hàng :

Nhận kế hoạch giao hàng từ admin nhân viên data kiểm tra kế hoạch theo note

xuất hàng và pick đơn , in picking để lấy hàng. Nhân viên phụ kho sẽ nhặt hàng thực tể

đủ số lượng rồi chuyển ra cửa xuất bằng xe nâng. Nhân viên thủ kho , lái xe , bảo vệ

tiến hành kiểm đếm chi tiết theo picklist xem đã đúng và đủ hàng . Nếu đủ thì bàn giao

co vận tải , xuất hàng lên xe với trợ giúp của đội bốc xếp.

Thủ kho , giám sát kí nhận trên picklist rồi nộp picklist cho nhân viên data ,

nhân viên data chuyển picklist này cho lái xe kiểm tra đối chiếu số lượng nhận . Nhân

viên data kiểm tra thực xuất với đơn hàng nếu khớp số lượng thì tiến hàng in và bàn

giao phiêú giao hàng và hóa đơn kí xác nhận xuất kho rồi đưa cho bảo vệ kiểm tra số

lượng hàng trên xe theo hóa đơn nếu đúng mới cho xe rời khỏi kho. Trường hợp thiếu

hàng để giao thì kiểm lại tồn kho, kiểm tra phiếu đổi hàng ( đổi batch) thủ kho chỉ định

vị trí lấy hàng cho lái xe nâng chuyển ra cửa xuất. Khi phát hiện hàng hỏng thì thủ

kho, giám sát lập biên bản xử lý hàng hỏng .

Quy Trình nhập hàng theo 9 bước trong lưu đồ dưới đây:

Bước 1:Giám sát kho nhận kế hoạch sản xuất từ phòng kế hoạch nhà máy qua Email.

55

Bước 2: Thủ kho dựa vào kế hoạch sản xuất của nhà máy tính toán số lượng thùng,

Pallet sau đó thủ kho kiểm tra và bố trí vị trí lưu trữ cho từng loại hàng và lập kế

hoạch nhập hàng gửi lên bảng thông tin nhập hàng ở nhà băng tải.

Bước 3: Lái xe nâng được phân công nhận hàng từ line sản xuất, kiểm đếm số lượng

thùng carton trên pallet và đối chiếu với phiếu “THÔNG TIN SẢN PHẨM” dán trên

Pallet , kiểm đếm số lượng thùng trên Pallet và nhận hàng từ dây chuyền sản xuất (Đặc

biệt lưu ý các Pallet lẻ số lượng: Lái xe nâng phải kiểm tra lại số lượng và xác nhận

số lượng lên phiếu pallet cùng với nhân viên xếp pallet) rồi mới ký xác nhận nhận

Pallet hàng vào biên bản giao bán thành phẩm

Bước 4: Di chuyển Pallet đã nhận về khu vực nhà băng tải , lái xe nâng đặt Pallet hàng

đúng vị trí đã được đánh số (Đối với Line 1, 2, 7 & 9). Tuyệt đối không được để sai vị

trí quy định (đặc biệt các Line 1, 2 , 7 & 9). Không được để hàng của các Line khác

vào các vị trí đã được đánh số . Đối với hàng sản xuất của các Line khác, bỏ vào các vị

trí không được đánh số, sao cho phù hợp khi xe Gas chuyển hàng vào kho.

Bước 5: Lái xe nâng và lái xe Reach Truck nhận thông tin vị trí lưu giữ hàng từ thủ

kho tại bảng nhập hàng ở nhà băng tải . Lái xe nâng di chuyển Pallet hàng từ nhà băng

tải vào gần với Rack như bản kế hoạc nhập hàng . Lái xe Reach Truck đưa đúng hàng

lên Rack như kế hoạch nhập hàng.

Bước 6: Thủ kho kiểm đếm hàng đã được nhập vào kho theo tùng Rack thực tế và đối

chiếu với kế hoạc nhập hàng . Chuyển số liệu kiểm đếm hàng nhập vào Data kiểm tra

đối chiếu với số lượng do bộ phận sản xuất đưa lên hệ thống .Nhập hàng trên hệ thống

và chuyển vào BIN trên hệ thống.

Bước 7 : Nếu xảy ra trường hợp số liệu hệ thống và thực tế chênh lệch thì thủ kho và

Data kiểm tra lại biên bản giao bán thành phẩm và hàng nhập thực tế và điều chỉnh lại

khớp hệ thống và thực tế.

Bước 8 : Thủ kho xác nhận vào biên bản giao hàng chuyển Quản lý kho xác nhận hồ

sơ nhập hàng.

Bước 9: Thủ kho lưu hồ sơ nhập hàng vào Forder số 9 của tủ tài liệu.

56

Lưu đồ quy trình nhập hàng từ nhà máy

Lưu đồ Tóm tắt nội dungTrách nhiệm Hồ sơ

KH sản xuất - Giám sát kho nhận KH SX từ

Phòng KH trước ít nhất 1 ngày

- Chuẩn bị Racking chứa hàng cho

hàng chuẩn bị SX.

- Thủ kho lên KH lưu trữ hàng vào

BIN.

- Lái xe nâng kiểm tra số lượng

thùng trên pallet và phiếu nhận

dạng trên Pallet.

- Ký nhận vào BB giao bán và nhận

hàng.

KH nhập hàng vào BIN

Di chuyển pallet hàng

về khu vực tập kết

hàng

Lưu chứng từ

- Giám sát kho

- Giám sát kho

- Thủ kho

- Lái xe nâng Kiểm tra số lượng

No

Yes

Di chuyển Pallet về KV

gần Rack.

Đẩy hàng vào Rack

- Lái xe nâng

- Lái Reach truck

- lái xe nâng nhân thông tin từ

“BẢNG NHẬP HÀNG” ở nhà băng

tải và di chuyển đúng hàng vào

đúng vị trí YC.

- Email

- Biên bản giao bán

thành phẩm.

- Lái xe nâng di chuyển hàng từ Line

SX về KV tập kết hàng (nhà băng tải)

để đúng vị trí line.

- Đặc biệt lưu ý đối với SP Line 1,2,7

& 9 phải để đúng vị trí đã đánh dấu.

- Lái xe nâng

1

2

3

4

5

YC điều chỉnh lại số

liệu khớp thực tế

- Kế hoạch nhập hàng

UHT

Đối chiếu số lượng

- Giám sát kho

- Thủ kho

- Data

Yêu cầu BPSX điều

chỉnh lại số liệu SAP

khớp với thực tế

No

Yes

Ký nhận tổng số lượng

theo từng Batch

- Giám sát kho

- Thủ kho

- Data

- Thủ kho

- QL kho

- Thủ kho

6

7

8

9

- Biên bản giao bán

thành phẩm (copy).

- Hình ảnh chụp hàng

post lên SAP.

- Biên bản giao hàng

tổng (theo Batch

hàng).

- Phiếu kiểm đếm

hàng nhập kho

- Thủ kho kiểm đếm tổng thể hàng

hóa nhập theo Batch.

- Data đối chiếu số liệu từ Thủ kho

và SAP

- Giám sát kho/Thủ kho làm việc lại

với BPSX để điều chỉnh lại số liệu

SAP khớp với hàng thực tế.

- Thủ kho xác nhận số lượng thực tế

và SAP.

- Trình QL Kho xác nhận hàng nhập

kho.

- Thủ kho lưu hồ sơ nhập hàng

đúng nơi quy định.

Bảng 2.6 : Lưu đồ nhập hàng từ nhà máy ( Nguồn : văn phòng kho trung tâm )

57

Bảng 2.7 Báo cáo xuất hàng tháng 8/2018 ( Nguồn : văn phòng kho)

Bảng 2.8 Báo cáo xuất hàng tháng 7/2016 ( Nguồn : văn phòng kho)

Theo bảng 2.8 trên chỉ số KPI đo lường tỷ lệ giao hàng đúng giờ , đúng số lượng

của bộ phận Logistic đạt 95% ( OTIF :on time in full) trong tổng số 555 chuyến hàng

tương đương 13.654 tấn/tháng xuất đi từ kho trung tâm đến các kho phân phối khác .

Log FIN IT Sales Customer Wrong data by Log

a b c d e f g h i j k l

Đà Nẵng -UHT 426 426 0 100% 0 0 0 10 72 20 324 76%

Đà Nẵng - YH 342 342 0 100% 0 0 0 1 59 26 256 75%

HCM - UHT 1218 892 326 73% 326 0 0 0 0 817 75 6%

HCM - YH 1297 1289 8 99% 8 0 0 0 396 10 883 68%

Mega - UHT 550 549 1 100% 1 0 0 10 155 0 384 70%

Mega - YH 348 348 0 100% 0 0 0 1 205 0 142 41%

Thạch Thất - UHT 3140 3035 105 97% 105 310 0 128 967 0 1630 52%

Thạch Thất - YH 1492 1492 0 100% 0 0 0 21 166 45 1260 84%

Total 8,813 8,373 440 95% 440 310 - 171 2,020 918 4,954 56%

11% 8% 0% 4% 52% 24%

MONTHLY OTIF REPORT - JUL

% ONTIMERegion

Reason for late delivery

OTIF by Log

% on time Total SO hit# SO # SO hit # SO Late

Company OTIF from Order releasing to delivery for customer

Total Cost (Mil):

6.896

UHT Chill

Total Volume(ton) : 13.654

UHT Chill Herbal 9100 1048 186

Total trip : 555

UHT Chill Herbal 488 60 7

OTIF-Log: 95%

UHT Chill Herbal 87% 99% 100%

58

Các chuyến sữa bảo quản ở nhiệt độ thường ( UHT) đạt 87% , Chill là dòng sữa bảo

quản chuyên chở bằng xe lạnh như sữa thanh trùng , sữa chua, phomai… đạt 99%,

Herbal đạt 100%. Ở bảng 2.9 báo cáo của tháng 7/2016 tỷ lệ giao hàng thnahf công

đạt 100% ( Mega UTH, Mega Chill) . Bản đánh giá này mỗi tháng một lần, cuối năm

tổng kết căn cứ vào kết quả cán bộ nhân viên sẽ được tưởng thưởng tương xứng.

Nhìn chung công qua các năm từ 2014-2018 tỷ lệ giao hàng thành công khá cao

đạt trung bình từ 95% - 97% . Những chuyến hàng chưa thành công không bắt nguồn

từ bộ phận kho mà do bộ phận điều phối vận tải và các nhà thầu vận tải. Nhà cung cấp

dịch vụ vận tải ( đường bộ/ biển) đáp ứng nhu cầu vận chuyển không theo kế hoạch :

xe đến chậm vì nhiều lý do khác nhau . Ngoài ra, còn nguyên nhân khách quan ảnh

hưởng là các yếu tố thời tiết , ảnh hưởng yếu tố mùa vụ ( ví dụ: hàng trung chuyển kho

bằng đường bộ từ Nhà máy vào khu vực Miền Nam, lượng xe vận chuyển từ Miền

Nam ra Miền Bắc chủ yếu là nguồn xe vận chuyến hàng trái cây từ Miền Nam ra Bắc,

cửa khẩu Lạng Sơn để bán sang Trung Quốc, trong trường hợp thị trường Trung Quốc

có sự cố thì nguồn xe từ Miền Nam ra Miền Bắc thấp và hạn chế nên dẫn đến chiều xe

vào từ Bắc –Nam không có xe hoặc ít xe , gây nên thiếu xe/ ít xe/ chậm xe để vận

chuyển hàng từ Bắc vào Nam. Đối vời đường Biển thi bị ảnh hưởng mùa mưa bão

vvv… Thời gian vận chuyển dài : đường bộ vận chuyển Bắc vào Nam mất 3 ngày (72

tiếng), đường biển 1 tuần dến 10 ngày .

2.2.1.3 An toàn kho hàng và người lao động

Để đảm bảo an toàn kho hàng và người lao động vấn đề kiểm soát an ninh kho

hàng và phòng chống cháy nổ đặt lên hàng đầu và yêu cầu mọi nhân viên nghiêm túc

chấp hành tuân theo quy định chung đã đề ra.

Đối với khách hàng, đối tác: khi đến kho trung tâm liên hệ công việc cần xuất

trình chứng minh thư/hộ chiếu hoặc giấy hẹn với vệ sỹ để thực hiện đăng ký vào kho.

Tất cả mọi người đi bộ, xe mô tô, ô tô đều phải dừng lại tại cổng chính kho trung tâm

để nhận vé xe vào và hợp tác với vệ sỹ kiểm tra an ninh đối với túi sách cá nhân, cốp

xe trước khi ra cổng.

Nhân viên : luôn đeo thẻ khi ra vào kho, nghiêm cấm các chất cháy nổ gây

mất an toàn kho hàng, hút thuốc lá đúng nơi quy đinh. Giữ gìn vệ sinh nơi làm việc

gọn gàng, sạch sẽ, không vứt rác bừa bãi trong khu vực kho và nơi làm việc. Ra ngoài

59

trong giờ làm việc phải có giấy phép ra cổng (theo mẫu 2PL702 – HR – F01) và được

trưởng bộ phận phê duyệt. CBCNV được trang bị bảo hộ lao động, áo phản quang và

các dụng cụ cần thiết trong thời gian làm việc. CBCNV phải sử dụng đúng mục đích và đầy

đủ các trang bị đã được cung cấp, tự bảo quản tài sản cá nhân khi đến kho làm việc.

An toàn hoàng hóa : Khi xe nâng di chuyển qua các khúc cua, khu vực che

khuất tầm nhìn, rèm chắn thì phải giảm tốc độ, đi chậm, quan sát kỹ để đảm bảo an

toàn. Hàng hóa phải được xếp ngay ngắn trên Pallet đúng qui định. Pallet trống không sử

dụng phải được sắp xếp thành từng chồng ngay ngắn và để đúng nơi quy định. Khi xuất

hàng lên xe không được đẩy pallet dẫn đến làm hỏng pallet. Khi nâng hạ pallet trên

nền kho, nhà xưởng phải nhẹ nhàng tránh hỏng hóc và làm xước mặt sàn. Xếp dỡ hàng

hóa phải nhẹ nhàng,không quăng quật, không leo trèo, dẫm chân, ngồi, bôi vẽ lên hàng

hóa. chấp xếp hang hóa đúng quy cách. Các sản phẩm, hàng hoá vật tư, nguyên vật

liệu, sữa thành phẩm, để cách tường 0.5 m, không chất xếp hàng hóa tại lối đi và các

của thoát hiểm, vị trí để bình cứu hóa, cầu dao điện, phương tiện chữa cháy, tủ thuốc

cấp cứu.

Đối với nhà thầu : Nhà thầu tự trang bị bảo hộ lao động theo quy định của kho,

như áo phản quang, dày bảo hộ và 02 cục chèn để chèn bánh xe. Sử dụng BHLĐ đúng

mục đích và đầy đủ, tự bảo quản tài sản cá nhân khi đến kho làm việc. Đại diện nhà

thầu phối hợp với bộ phận kho, an ninh và an toàn và các phòng ban liên quan để được

đào tạo an toàn lao động, an toàn thực phẩm và quy đinh an ninh trước khi vào làm

việc. Cá nhân hay tập thể nhà thầu đã được đào tạo, nhưng có dấu hiệu vi phạm thì vệ

sỹ kết hợp với phòng ban liên quan lập biên bản đình chỉ công việc ngay lập tức. Họp

nhắc nhở nhà thầu và yêu cầu cam kết thực hiện đẩy đủ và đảm bảo ATLĐ và PCCC

mới tiếp tục cho làm.

Trong qúa trình làm việc trong kho nhà thầu không được tự ý sử dụng tài sản, thiết bị

và dụng cụ của kho khi chưa được sự đồng ý của quản lý kho. Trong qúa trình làm

việc nhà thầu làm hư hỏng tài sản của kho phải đền bù100% giá trị tài sản. Nhà thầu

bốc xếp, xếp dỡ hàng hóa phải nhẹ nhàng,không quăng quật, không leo trèo, dẫm

chân, ngồi, bôi vẽ lên hàng hóa, chấp xếp hàng hóa đúng quy cách

Đối với bộ phận an ninh và vệ sỹ: Vệ sỹ làm việc trong kho có trang phục chỉnh tề và

BHLĐ đầy đủ theo quy định của bộ phận kho ( áo phản quang, dày BHLĐ).Tất cả các

60

sự việc xảy ra trong phạm vi kho. Vệ sỹ tiến hành lập biên bản sự việc và báo cáo cho

bộ phận kho và phòng an ninh. Vệ sỹ kiểm đếm xuất nhập hàng chính xác và ghi chép

đầy đủ, rõ ràng, lưu giữ cẩn thận để khi đối chiếu,kiểm tra và thời gian lưu tối thiểu 12

tháng.Vệ sỹ không được bỏ vị trí ca trực trong giờ làm việc, trường hợp bất khả kháng

đội trưởng vệ sỹ có trách nhiệm bố trí nhân viên khác đến trực thay và báo cáo cho

Giám sát an ninh Công ty. Thời gian đi tuần tra trong và ngoài kho tối thiểu 02 giờ/lần

và ghi chép vào sổ nhật ký làm việc trong ca để bổ phận kho & an ninh kiểm tra.Ngoài

giờ hành chính vệ sỹ đi tuần tra, kiểm tra và ghi check list kiểm soát nhiệt độ kho Lạnh

và container lạnh đầy đủ, định kỳ 02 giờ/lần, khi có sự cố như mất điện, hỏng hóc, bất

thường lập tực gọi điện thông báo cho giám sát/quản lý kho.

Phạm vi kiểm soát an ninh: Cửa chuyển hàng thành phẩm từ nhà máy sang kho

trung tâm, khu vực xạc ắc quy, nhà để xe và dọc hành lang từ nhà xe đến cuối văn

phòng, tuần tra vòng trong kho

Chốt B3(01 người/chốt). Thời gian làm việc 16h/24h trong ngày(từ 6h đến 22h) và 7

ngày /tuần, chia làm hai ca mỗi ca làm 8h/24giờ. Kiểm soát an ninh 10 cửa xuất-nhập

hàng trước nhà kho, của xuất hành ở container lạnh và dọc hành lang sau dãy racking

từ A1 đến A4

Vệ sinh kho

Để đảm bảo các khu vực trong kho và ngoài kho, các thiết bị được duy trì trong tình

trạng sạch sẽ và hoạt động tốt nhằm ngăn ngừa hàng hoá bị bẩn và tránh ảnh hưởng tới

chất lượng sản phẩm cũng như các hoạt động hàng ngày của kho.. Công nhân vệ sinh

tiến hành thực hiện công việc hàng ngày theo lịch vệ sinh và ghi chép chứng từ.

Trường hợp công nhân vệ sinh không có mặt để thực hiện công việc, nhân viên điều

hành sẽ chỉ định nhân viên bộ phận khác ra thực hiện công việc.

Quy trình và lịch vệ sinh nhà kho rất có hệ thống và hiệu quả luôn đảm bảo kho hãng

sạch sẽ , gọn gàng.

61

LỊCH LÀM VIỆC CỦA CÔNG NHÂN VỆ SINH HÀNG NGÀY

Thời gian

trong ngày 7h00 7h45 9h 30 11h30 11h40 13h-16h 16h30

Công

nhân vệ

sinh

Vệ sinh khu

vực nhà vệ

sinh và nhà để

xe, khu vực

xuất nhập

hàng

Vệ sinh văn phòng Quét khu vực lối đi trong kho

Vệ sinh bề

mặt hàng

hóa

Đổ rác Vệ sinh bề

mặt hàng hóa

Kết thúc thu

dọn dụng cụ và

chuẩn bị cho

ngày tiếp theo

Chú ý :

1. Sử dụng chổi/hút bụi để quét lối đi

2. Sàn nhà vệ sinh phải đảm bảo luôn trong tình trạng khô ráo và không có mùi lạ.

Bảng 2.9 : Lịch làm việc của công nhân vệ sinh kho (Nguồn : văn phòng kho)

62

2.2.2 Quy trình quản lý chứng từ

Thông qua hệ thống chứng từ cập nhật rõ ràng, đầy đủ và chính xác được lưu lại, từ

đó tìm ra biện pháp ngày càng hoàn thiện chất lượng của sản phẩm, dịch vụ . Nhằm

đảm bảo tất cả chứng từ lưu lại phải rõ ràng, chính xác, đầy đủ và kịp thời để không gây

nhầm lẫn, thất thoát cho người sử dụng, tham khảo và thuận tiện trong việc quản lý.

* Trách nhiệm lưu trữ và quản lý các chứng từ trong hoạt động thuộc các bộ phận khác

nhau và được phân chia như sau:

Nhân viên quản lý hàng xuất (Danh sách xuất hàng và Outbound).

Nhân viên quản lý hàng nhập (Phiếu nhập hàng và Picking list, phiếu XKKVCNB,

biên bản sự việc).

Nhân viên kiểm soát số liệu (Phiếu kiểm đếm hàng hóa, biên bản sự việc)

Quản lý kho là người chịu trách nhiệm phân loại tính bảo mật của hồ sơ.

Cách ghi chứng từ: Quy trình ghi chứng từ để lưu lại phải tuân thủ 4 nguyên tắc sau:

Chính xác ;Đầy đủ;Nhất quán ;Kịp thời.

Chứng từ phải thể hiện đầy đủ, chính xác khối lượng công việc đã hoàn thành.

Tất cả nhân viên phải nhận biết được loại chứng từ cần thiết trong quá trình làm việc

và cách thức phân loại, cập nhật và lưu trữ liên quan tới những nghiệp vụ nào.

Tất cả chứng từ bằng giấy phải:

Dễ đọc và phải được ký bởi người hoàn thành việc ghi chứng từ có liên quan. (Dễ

đọc, dễ hiểu và phải được xác nhận bởi người thực hiện, người giám sát hoặc của

các bên có liên quan).

Ghi bằng mực khó phai để đảm bảo chứng từ có thể lưu trong thời gian dài mà vẫn

có thể đọc được. Dữ liệu được ghi trong máy tính cũng phải đầy đủ, chính xác, an

toàn và có thể tìm được trong thời gian ngắn nhất.

Quy trình khi sửa lỗi trong chứng từ .

Gạch một đường kẻ ngang trên phần chứng từ cần sửa rồi ghi vào dữ liệu chính xác.

Khi sửa dữ liệu cần phải ghi rõ lý do sửa, ngày sửa và người sửa phải ký xác nhận

Nghiêm cấm sử dụng bút xóa trong quá trình sửa.

Lưu trữ, an toàn, truy xuất khi cần thiết

Chứng từ gốc cần được lưu giữ trong nơi an toàn để ngăn không cho người lạ

sử dụng và lấy chứng từ ra khỏi file tránh thất lạc, mất mát hoặc hư hỏng.

63

Các chứng từ được lưu trong các file chứng từ có cùng kích thước. Tên của file

chứng từ được thể hiện trên file binder có cùng format

Khu vực lưu chứng từ sạch sẽ với mức nhiệt độ và độ ẩm phù hợp để đảm

bảo chứng từ không xuống cấp trong quá trình lưu trữ.

Để thuận tiện trong việc lưu trữ và truy lục, chứng từ được lưu giữ theo qui tắc

dễ lấy, dễ thấy, dễ tìm và dễ truy lục nhưng phải tuyệt đối an toàn.

Phân loại chứng từ, dán nhãn trước khi lưu trữ tránh tình trạng nhầm lẫn, thất

lạc hoặc mất mát nhằm dễ dàng cho việc truy xuất, giảm thời gian tìm kiếm.

* Quy định lưu, huỷ hồ sơ (hard copy, soft copy): Khi các chứng từ hết hạn lưu

trữ thì cần phải được hủy và việc hủy chứng từ này phải đảm bảo rằng các chứng từ

được hủy hoàn toàn, không để lọt các thông tin trên chứng từ lọt ra ngoài. Đối với các

chứng từ giấy (hard copy) nên sử dụng máy hủy hồ sơ, đối với trường hợp các file

hoặc email thì phải được xóa hoàn toàn khỏi máy tính.

* Bí mật kinh doanh, bảo mật hồ sơ: Tùy thuộc vào mức độ quan trọng và nhạy

cảm về thông tin liên quan đến bí mật kinh doanh mà các hồ sơ, chứng từ phải được

phân loại về tính bảo mật và quy định cách lưu giữ, phân phối riêng cho từng mức độ

bảo mật. Quản lý kho là người chịu trách nhiệm phân loại tính bảo mật của hồ sơ.

2.3. Phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến kết quả quản trị kho hàng trung tâm

2.3.1. Nhân tố khách quan

a. Vị trí địa lý thuận lợi : Nhà máy đặt tại Nghĩa Đàn – Nghệ An nơi có đất đai

rộng lớn rất thuận lợi cho dòng lưu chuyển nguyên vật liệu cho trang trại bò sữa của

TH . Kho Trung tâm đặt sát nhà máy chế biến sữa của miền trung phù hợp cho việc

phân phối hàng hóa đi các tỉnh thành trên toàn quốc . Phương thức vận chuyển chủ yếu

bằng đường bộ thông qua đối tác vận tải, phương tiện vận chuyển là các xe tải , xe

container thường và xe lạnh ( vận chuyển hàng lạnh như kem , sữa chua …) với chi

phí thấp nhất. Chỉ trong tình huống khẩn cấp công ty mới dùng đến vẫn tải hàng

không hoặc đường biển . Khí hậu cũng ảnh hưởng đến hoạt động Logistics, đối với

tháng 7 và tháng 8 sẽ xuất hiện khá nhiều đợt bão, làm sạt lở đất núi, hỏng đường …

điều này làm ảnh hưởng đến lịch trình giao hàng ,làm chậm hàng. Những lô hàng này

thường là những lô hàng lớn, khi có bão thường sẽ bị hoãn lịch khiến cho thời gian vận

chuyển bị kéo dài đến 1 tuần hay 10 ngày . Trong điều kiện bình thường hàng từ kho

64

đi Thành Phố Hồ Chí Minh chỉ 3 ngày. Việc trì hoãn này sẽ ảnh hưởng rất lớn đến sản

xuất , lưu kho nên thường khi quản trị logistics sẽ phải tính được lượng tồn kho và

thường phải có lượng hàng dự trữ cho sản xuất trong khoảng 2 tuần, đây được coi là

lượng tồn kho an toàn của công ty. Nhưng đôi khi việc tính toán sẽ không chính xác,

dẫn đến sẽ có nguy cơ thiếu hàng

b. Ngày càng nhiều các công ty cung cấp dịch Logistics: Ngành logistics ngày

càng được quan tâm, chính vì vậy rất nhiều các công ty logistics xuất hiện. Họ cạnh

tranh với nhau và chính bởi vậy người được lợi lại là các công ty. Công ty sẽ chọn lựa

dựa trên tiêu chí chất lượng, cũng như chi phí phù hợp nhất. Cụ thể là, dịch vụ kho bãi

công ty Logistics SC dễ dàng tìm được nhà kho đạt tiêu chuẩn đáp ứng được nhu cầu

chứa hàng mở rộng cho hoạt động sản suất của TH True Milk với giá cả hợp lý và kho

hàng lại đặt khá gần công ty sẽ được lựa chọn để làm người hỗ trợ cho công ty trong

dịch vụ kho bãi. Mỗi công ty logistics đều có những lợi thế riêng nên chúng ta có thể

lựa chọn dịch vụ để sử dụng sao cho phù hợp và hiệu quả tối đa nhất.

c. Môi trường pháp luật được hoàn: thiện Sự ổn định của hệ thống chính trị, luật

pháp, chính sách của một quốc gia có ảnh hưởng rất nhiều đến sự ổn định và khả năng

phát triển của các ngành kinh tế nói chung. Đối với hoạt động doanh nghiệp sản xuất

nói riêng cũng không nằm ngoài sự tác động đó. Việt Nam là một quốc gia có ổn định

chính trị tạo động lực cho phát triển hoạt động đầu tư, tăng trưởng kinh tế. Hệ thống

chính sách minh bạch, thông thoáng và công bằng cũng sẽ là môi trường thuận lợi cho

công ty CP Logistics CS phát triển. c. Các nguồn cung ứng Nguồn cung ứng có tầm

quan trọng rất lớn đối nguồn đầu vào, công ty có rất nhiều nguồn cung ứng khác nhau.

Kể cả khi cùng một nguyên vật liệu đầu vào, sẽ có 2 đến 3 nhà cung cấp có thể cung

ứng linh kiện đó. Điều này sẽ làm giảm nguy cơ bị thiếu hàng hoặc rủi ro khi

2.3.2 Nhân tố chủ quan

a. Nhu cầu sữa của thị trường tăng lên : Trong gia đoạn 2010-2013 lượng sữa

cung ứng ra thị trường thấp do thị phần của Sữa TH True Milk chỉ chiếm thị phần rất

nhỏ 7,7% so với hai ông lớn đang chiếm lĩnh thị trường là Vinamilk 48,7% và Dutch

Lady 25,7% . Bài toán giải quyết hàng tồn kho khổng lồ khiến cho nhà quản trị đau

đầu trong bối cảnh thị trường non trẻ , tiêu thụ thấp vì người tiêu dùng chưa biết đến

nhiều và chưa đủ niềm tin với thương hiệu này như các sản phẩm sữa của Vinamilk

65

, Cô gái Hà Lan rất phổ biến và quen thuộc với họ. Do đó , lượng hàng tồn kho cao

tạo sức ép lên công tác quản trị tồn kho ,đòi hỏi phải có nhiều nhân lực hơn, việc quản

lý phải chặt chẽ, tránh tình trạng hàng đưa về quá nhiều mà không có chỗ chứa hàng .

b. Đào tạo nguồn nhân lực : Hoạt động Logistics luôn đòi hỏi phải có nguồn nhân

lực đông đủ và có kinh nghiệm. Ở Việt Nam, khả năng cung ứng nhân lực logistics đã

hoàn toàn bất lực trước sự phát triển của logistics. Và hệ lụy là, đa số nhân viên đang

hoạt động trong lĩnh vực logistics đều xuất thân từ các ngành ngoại ngữ, ngoại thương

và các ngành hàng hải khác. Dĩ nhiên, kiến thức của họ về quản trị logistics và chuỗi

cung ứng rất thiếu và yếu, thậm chí có người chẳng hiểu gì về logistics. Sự hạn chế về

chất lượng nguồn nhân lực đã phần nào làm chậm lại và kém hiệu quả của quá trình

Logistics. Công ty khó có thể đào tạo bài bản mà thường đào tạo tại chỗ thông qua các

khóa đào tạo nội bộ từ các trưởng bộ phận và các nhận viên có kinh nghiệm lâu năm sẽ

truyền dạy cho nhân viên mới .Đôi khi việc phối hợp không nhịp nhàng cũng làm ảnh

hưởng đến hoạt động quản trị kho hàng của công ty.

c. Cơ sở vật chất kỹ thuật : Công ty đầu tư xây dựng kho với trang thiết bị hiện đại

như xe kéo, đẩy, xe nâng,.. tạo hiệu quả tốt cho hoạt động bốc xếp hàng hóa kho. Giúp

giải phóng hàng nguyên liệu nhanh để đón các đợt hàng tiếp theo một cách nhanh

chóng. Nhà kho có 10 cửa khai thác hàng rất thuận lợi và giảm được tình trạng tắc

nghẽn xe hàng tại cửa kho

2.4 Nhận xét về quản trị kho trung tâm của công ty CP Logistics SC

2.4.1 Thành tựu :

Với bộ quy trình vận hành chuẩn ,chi tiết, chặt chẽ kết hợp phần mềm quản trị

kho SAP giúp cho công tác quản trị hoạt động tại kho trung tâm cũng như các kho

khác đạt được hiệu quả cao trong quá trình điều hành ,kiểm tra , giám sát được dễ

dàng. Giúp cho nhà quản trị kịp thời xử lý những sự cố có thể xảy ra trong từng khâu

nghiệp vụ kho. Từ đó đảm bảo hệ thống “chạy” trơn tru , nhịp nhàng , liên tục góp

phần giảm giá thành sản phẩn và gia tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.

Có sự phân công rất rõ ràng, tổ chức thực hiện hoạt động kho trung tâm theo từng

nhiệm vụ đã giao theo bộ phận, phòng ban.

Có sự phối hợp nhịp nhàng giữa luồng thông tin từ bộ phận này đến bộ phận kia để

hoạt động kho diễn ra thông suốt. Luồng thông tin được trao đổi giữa các bộ phận

66

rất quan trọng, nó quyết định đến cách tính chính xác để lên kế hoạch, tổ chức và

triển khai các nghiệp vụ kho.

Đánh giá công nhân viên theo KPI lấy đó làm căn cứ khen thưởng, tăng lương để

khuyến khích mọi người trong công việc.

Ví dụ bảng đánh giá KPI quản lý kho 9/2017 ở các kho ba miền tỉ lệ hoàn thành gần

như tuyệt đối . Kết quả này , một phần nhờ công cụ SAP và hệ thống camera giám sát

24/24 cùng bộ quy trình vận hành chuẩn giúp các quản lý kho hoàn thành tốt nhiệm vụ

của mình.

Hàng năm công ty tổ chức tham quan, du lịch cho các cán bộ công nhân viên của

mình nhằm nâng cao khả năng gắn kết giữa các nhân viên, các phòng ban trong

công ty và Tập đoàn. Giúp họ có cơ hội giao lưu, học hỏi và hiểu nhau hơn qua các

buổi dã ngoại từ đó tiến độ làm việc của họ sẽ tốt và nhanh chóng hơn.

Quản trị kho đã được chuyên môn hóa rõ ràng từng công đoạn , kế hoạch nhập

hàng về nhà máy được kiểm soát theo dõi chặt chẽ, làm cho kho không bị tình

trạng quá tải chỗ chứa sữa thành phẩm.

Công tác giữ vệ sinh , quản trị rủi ro trong kho hàng được nghiêm túc thực hiện

thông qua các quy định khắt khe trong nội quy quy trình vận hành kho.

67

QUY ĐỊNH VỀ THỜI GIAN XẾP DỠ HÀNG

Loại xe (tấn)

Số thùng/xe

Thời gian xuất hàng quy định Thời gian xuất hàng quy

định

Thời gian nhanh nhất

(phút)

Thời gian chậm nhất (phút)

Thời gian

nhanh nhất (giờ)

Thời gian chậm nhất (giờ)

1.25T 260 20 30 0.33 0.50

2.5T 400 30 50 0.50 0.83

3.5T 550 40 70 0.67 1.17

5T 800 60 90 1.00 1.50

8T 1400 70 140 1.17 2.33

11T 1700 85 170 1.42 2.83

15T 2300 115 185 1.92 3.08

Cont 3170 120 190

2.00 3.17

5000 150 240 2.50 4.00

Bảng 2.10 : nguồn do văn phòng kho cung cấp

Nhìn chung , công tác xếp dỡ hàng luôn đảm bảo đúng tiến độ theo bảng 2.9. Đặc

biệt dòng sữa thanh trùng luôn được ưu tiên nhân lực để quá trình bốc xếp lên xe lạnh

có thời gian ngắn nhất. Bởi sữa thanh trùng chỉ để được ở nhiệt độ thường 30 phút,

cong lại luôn phải bảo quản lạnh để đảm bảo dinh dưỡng và không bị hỏng do nhiệt độ

môi trường thường.

2.4.2 Hạn chế

Nguồn nhân lực tuyển dụng chủ yếu tại địa phương cho vị trị xếp dỡ hàng hóa

có trình độ không cao nên nhiều khi chưa ý thức được trách nhiệm trong công việc ,

thiếu cẩn thận trong khi lái xe nâng hạ làm va quệt ,gây hư hỏng hàng hóa . Chưa có ý

thức cao trong việc giữ gìn vệ sinh chung của kho gây mất mỹ quan và an toàn vệ sinh

thực phẩm . Bởi kho trung tâm là hàng thực phẩm ăn uống nên vấn đề “sạch” được đề

cao. Những điều này đã ghi đầy đủ trong quy định của kho nhưng không phải lúc nào

người quản lý cấp cao cũng có mặt ở đó để giám sát , kiểm tra , nhắc nhở .

68

Kho bị thiếu hụt hàng hóa : có 3 nguyên nhân chính như sau:

Trong quá trình xuất nhập hàng hóa : nhân viên kho xuất nhập hàng ( do lỗi chủ

quản làm việc không cẩn thận, không tuân thủ quy trình xuất nhập )

Nhân viên kho thông đồng với các bên ( lái xe/ bốc xếp) ăn cắp hàng hóa.

Bao bì và quy cách hàng hóa dễ nhầm lẫn do màu sắc mẫu mã tương tự nhau

Hàng hóa trong kho bị hỏng / rơi đổ vỡ

Nguyên nhân hàng hóa bị hỏng, nhân viên vận hành xe nâng trong quá trình

nhập và xuất hàng trên giá kệ thao tác không đúng cách, xe va quyệt gây nên hàng hóa

bị hỏng, rơi đổ. Thực tiễn hoạt động kho hàng hiện nay trong ngành Logistics khá phổ

biến, mức độ và tỷ lệ hàng hóa bị hỏng tùy thuộc từng hoạt động doanh nghiệp. Để

khắc phục và hạn chế việc này, tuyển nhân sự phù hợp, có các chương trình đào tạo kỹ

năng vận hành, cải tiến hạ tầng nhà kho ( xe nâng hạ, hệ thống giá kệ, hệ thống chiếu

sáng vvv….)

Nguyên nhân hàng hóa bị hư hỏng: Trong quá trình xuất nhập hàng trên xe,

nhân viên bốc xếp nhà thầu ( quăng quật hàng hóa, giẫm lên hàng hóa )

Date hàng bị sai lệch, xuống date.

Đối với mặt hàng sữa đều có date sử dụng rất ngắn ( hàng sữa thanh trùng 9 ngày,

hàng sữa tiệt trùng 6 tháng, hàng sữa chua 40-45 ngày.)

Nhân viên kho xuất và nhập hàng hóa không đúng vị trí thực tế trong kho ( trên

giá kệ) dẫn đến tồn kho thực tế và tồn kho hệ thống sai lệch.

Hàng xuống date do nguyên nhân sau: bộ phận Sale xây dựng tồn kho của một loại

sữa nào đó cao hơn sức bán trên thị trường ( dự báo chưa chính xác do nhiều yếu tố khách

quan không lường trước được tác động tới). Kho bị đầy thiếu diện tích chứa hàng.

Mất điện , xe nâng /hạ gặp trục trặc , hỏng hóc khiến cho kho không xuất / nhập

được hàng gây dồn ứ đầy kho ( tưởng hợp này diễn ra trong thời gian ngắn , xử lý được)

Nhân viên vận tải, Đội bốc xếp: nhân viên bên nhà cung cấp làm việc thiếu

trách nhiệm hoặc vòi vĩnh bồi dưỡng trong quá trình giao/nhận bốc dỡ hàng lên/ xuống

xe, quăng quật gây ra tình trạng hàng bị móp méo bao bì dẫn đến việc khi giao cho

khách ( các nhà phân phối, siêu thị) từ chối , phàn nàn về chất lượng hàng hóa làm ảnh

hưởng đến uy tín của công ty cũng như thương hiệu TH true milk. Hoặc có thể do làm

ca đêm ( 14h-22h; 22h-6h) nhân viên mệt mỏi, tâm trạng không tốt, làm việc hời hợt.

69

Tiểu kết chương 2.

Từ những thực trạng đã được chỉ ra ở trên tác giả đánh giá cao hệ thống quản trị kho

trung tâm của công ty CP Logistics SC. Không thể phủ nhận sự ưu việt của SAP đã

được nhiều hãng tin dùng trên thế giới. SAP là trợ thủ đắc lực nhưng con người mới

đóng vai trò quyết định trong quá trình vận hành để đạt hiệu quả tối ưu . Không có hệ

thống nào hoàn hảo , ngay cả những tập đoàn lớn chuyên nghiệp thì những vấn đề còn

tồn tại đã đề cập ở trên vẫn xảy ra. Do vậy, ở chương 3 tác giả mạnh dạn đưa ra một số

giải pháp để giúp công tác quản trị kho trung tâm hoàn thiện hơn nữa.

70

Chương 3

ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUẢN TRỊ KHO TRUNG TÂM TẠI

CÔNG TY CP LOGISTICS SC – TH GROUP

3.1 Định hướng phát triển của công ty Logistics SC

Mục tiêu của công ty đến năm 2022 : Hiện tại, công ty đang sử dụng dịch vụ thuê

ngoài cho hoạt động kho tại Đà Nẵng và TP. Hồ Chí Minh do chưa tuyển được nhân

sự quản lý phù hợp phụ trách khu vực này và tiềm lực tài chính để có thể tự xây kho và

vận hành. Với quy mô ngày càng mở rộng TH Group nên định hướng của công ty CP

Logistics SC là từ nay đến năm 2022 sẽ từng bước xây dựng kho Đà Nẵng và TP.Hồ

CHí Minh tự vận hành nhằm giảm chi phí giá thành sản phẩm , tạo lợi thế cạnh tranh

cho TH true milk.

Thương hiệu Đà Lạt Milk cũng được TH mua lại từ 2017 với mục đích mở rộng

quy mô và xây dựng trang trại bò sữa tại Lâm Đồng hiện đại giống như ở Nghĩa Đàn-

Nghệ An. Với mục tiêu dẫn đầu ở thị trường sữa trong nước và phục vụ nhu cầu xuất

khẩu sữa Việt ra thế giới ( Tham vọng của bà chủ tịch tập đoàn) . TH Group tham

vọng đưa sữa TH True Milk vươn ra thế giới bằng cách đã đăng ký thương hiệu ở 60

quốc gia trên toàn thế giới.

Ngay từ khi Dự án Sữa tươi sạch TH - mà Công ty cổ phần sữa TH là mắt xích

quan trọng - bà Thái Hương đã có tư duy vượt trội khi “đi tắt đón đầu” đưa công nghệ

đầu cuối hiện đại nhất thế giới sản xuất dòng sữa tươi sạch trên đồng đất Phủ Quỳ

(Nghệ An). Hiện nay, công ty giữ vai trò là nhà sản xuất sữa tươi hàng đầu tại Việt

Nam. Sản phẩm được phân phối trên các kênh hiện đại, truyền thống và đặc biệt là

phân phối qua hệ thống hơn 200 cửa hàng TH true Mart. Theo kết quả nghiên cứu thị

trường tháng 2/2015 về sức khỏe thương hiệu TH true MILK của IPSOS, một trong

những công ty hàng đầu thế giới trong lĩnh vực nghiên cứu thị trường thì có tới 100%

người tiêu dùng biết đến sản phẩm, 96% cho rằng chất lượng sản phẩm đáp ứng yêu

cầu của bản thân; 31% cảm thấy gắn bó với TH true MILK hơn những nhãn hiệu khác.

Sự yêu mến của người tiêu dùng Việt Nam đã khẳng định uy tín và vị thế của thương

hiệu TH true MILK trên thị trường Việt Nam và là “bàn đạp” để TH tự tin bước ra thị

trường quốc tế. Sản phẩm TH true MILK bắt đầu tiến quân ra các thị trường Trung

Quốc, Asean. Đặc biệt, ngày 18/5/2016, tại tỉnh Moscow và ngày 18/10/2016, tại tỉnh

71

Kaluga (Liên bang Nga), TH đã phối hợp với chính quyền các tỉnh khởi công Dự án

Tổ hợp chăn nuôi bò sữa và chế biến sữa giai đoạn 1 của Tập đoàn TH tại Nga với

mức đầu tư 500 triệu USD. Đây là giai đoạn đầu tiên trong tổng thể Dự án Tổ hợp

chăn nuôi bò sữa và chế biến sữa tập trung quy mô công nghiệp và một số dự án về

thực phẩm với tổng vốn đầu tư 2,7 tỷ USD tại Liên bang Nga. Đây là dự án đầu tiên

của Việt Nam trong lĩnh vực sản xuất, chế biến sữa tại Nga - quốc gia có truyền thống

lâu đời về sử dụng sữa, các sản phẩm từ sữa và là dự án của Việt Nam có vốn đầu tư

lớn nhất tính tới thời điểm hiện tại…

Chương trình Thương hiệu Quốc gia sẽ là niềm tin, điểm tựa để minh bạch thông tin

sản phẩm, tạo “bệ phóng” cho sản phẩm Việt Nam hội nhập quốc tế, trong đó có TH

true MILK. Do đó Công ty CP Logistics SC luôn song hành cùng với sự lớn mạnh của

TH Group.

3.2 Giải pháp hoàn thiện quản trị kho trung tâm tại công ty CP Logistics SC

Từ những nguyên nhân đã nhắc đến ở chương 2 tôi xin đưa ra một số giải pháp

,hy vọng nó sẽ hữu ích cho nhà quản trị .

3.2.1. Về nguồn nhân lực

Công ty muốn ngày càng phát triển hơn nữa thì cần phải có chính sách phát triển

nguồn nhân lực sao cho hợp lý. Công ty cần phải có chiến lược đào tạo nguồn nhân lực

phù hợp cho từng bộ phận của công ty nói chung và cho bộ phận logistics của công ty

nói riêng. Bởi yếu tố con người là yếu tố chủ đạo trong bất kỳ một hoạt động, một

công việc nào. Phân công đúng người, đúng ngành đúng nghề sẽ đem lại hiệu quả

công việc cao hơn. Ngoài việc thu hút và giữ chân các nhân tài, công ty nên quan tâm

đến chính sách đãi ngộ cho các cán bộ công nhân viên của mình cho họ cảm giác yêu

nghề và gắn bó với công ty hơn - Thưởng từng quý, từng năm sau khi công ty tổng

hợp kết quả kinh doanh của quý, năm tương ứng.

Vào những ngày lễ, dịp đặc biệt như sinh nhật, quốc tế phụ nữ 8/3 công ty sẽ có

những món quà ý nghĩa thể hiện sự quan tâm tặng cho cán bộ công nhân viên của

mình. Giúp họ hiểu rằng, họ rất quan trọng trong sự thành công của công ty, mọi người

luôn nhớ và yêu thương họ.

Có chính sách đãi ngộ , trợ cấp tiền lương khi làm việc tăng ca ngoài giờ cho cấp

quản lý kho . Hiện tại công ty chỉ trợ cấp cho công nhân kho mà cấp giám sat ,quản lý

72

kho lại không được hưởng trợ cấp này . Chính yếu tố này khiến cho đội ngũ quản lý

chưa có tinh thần trách nhiệm cao trong việc giám sát hoạt động kho hàng.

Công nhân lao động đi làm chỉ trông vào tiền lương và hưởng bảo hiểm y tế theo

quy định của nhà nước . Công ty đang áp dụng chính sách bảo hiểm y tế 24/24 cho

cấp quản lý trung và cao cấp . Thiết nghĩ công ty nên có chính sách bảo hiểm 24h cho

nhân viên, cho họ thấy mình được đãi ngộ tốt từ đó họ sẽ gắn bó và nâng cao tinh thần

trách nhiệm trong công việc hơn trước. Đồng thời công ty nên đóng bảo hiểm xã hội

theo đúng thu nhập thực tế thay vì đóng bảo hiểm ở mức thấp theo luật quy định.

Việc tuyển người nhà , quen biết không đủ điều kiện vào làm , lại mất thời gian

đào tạo ,chỉ dẫn để đáp ứng yêu cầu công việc. Tình trạng này ở TH Group xảy ra phố

biến bởi các mối quan hệ chồng chéo , nhiều khi là từ cấp trên chỉ định xuống yêu cầu

người phụ trách phải sắp xếp việc cho anh A, chị B… điều này ít nhiều ảnh hưởng đến

hoạt động chung nếu người đó không không hoàn thành công việc được giao. Công ty

muốn phát triển bền vững thì khâu tuyển dụng nhân sự nên công khai , minh bạch để

lựa chọn được ứng viên phù hợp có đủ năng lực , chuyên môn . Tránh tình trạng tuyển

người thiếu kinh nghiệm , có thái độ làm việc không nghiêm túc, ỉ lại vì mối quan hệ

người nhà , người quen biết nên làm việc tắc trách thiếu tinh thần trách nhiệm. Nhân

viên kho đòi hỏi phải có đủ điều kiện như trung thực, thật thà ,chăm chỉ, cẩn thận ,có ý

thức giữ gìn tài sản công ty . Có như vậy mới tránh được những vấn đề đáng tiếc xảy ,

nhiều khi chỉ vì tham cái lợi nhỏ mà làm hỏng việc cả tập thể như thông đồng với nhau

ăn cắp hàng hóa dẫn đến hàng giao cho khách bị thiếu hụt , khách trả lại làm mất uy

tín và tăng chi phí cho công ty. Tuy nhiên , để làm được điều này thì cần sự thay đổi từ

trên – người có tính chất quyết định như bà chủ tịch tập đoàn. TH Group ngày càng

phát triển nếu cứ giữ cách làm việc cũ thì sẽ khó vươn tầm thế giới như mong muốn

của bà chủ TH.

Điều quan trọng nhất là công ty nên tạo môi trường, điều kiện làm việc năng

động, chuyên nghiệp và có khả năng thăng tiến cao cho cán bộ công nhân viên. Đào

tạo đội ngũ nhân viên và quản lý phục vụ hoạt động Logistics, nguồn nhân lực phục vụ

cho các hoạt động Logistics được đào tạo bài bản bởi đây là khâu quan trọng. Ta có

thể thấy đội ngũ cán bộ công nhân viên trong công ty đa số là những người trẻ tuổi.

Với một đội ngũ công nhân viên trẻ trung, có tri thức giúp cho công ty luôn hoàn thành

73

tốt kế hoạch, nhiệm vụ đặt ra. Công ty thực hiện đào tạo theo phương thức lý thuyết và

“Training on job”, sau khi học các lý thuyết cơ bản thường là từ 3-5 ngày, người mới

sẽ được những người làm việc có kinh nghiệm chỉ dạy trực tiếp vào công việc. Cách

đào tạo này được đánh giá là sẽ giúp nhân viên nhanh chóng tiếp cận công việc hơn.

Tăng cường đào tạo nâng cao năng lực và trình độ cho đội ngũ nhân lực phục vụ

công tác vận hành lái xe nâng. Dù tuyển dụng đầu vào tất cả các công nhân đều có kinh

nghiệm vận hành lái xe nâng trong kho nhưng trên thị trường hiện nay có nhiều loại kho

khác nhau : nhà kho 1 tầng , 2 tầng … có thể nhân viên đã làm việc cho các kho hàng có

quy mô nhỏ hơn , hệ thống giá kệ thấp hơn nên khi lái nâng hàng lên giá kệ 5 tầng của

kho Mega chưa quen nên lung túng trong lúc xử lý dẫn đến va quệt làm đổ hàng gây thiệt

hại. Công ty nên tổ chức đào tạo lại tại chỗ cho đội ngũ này dưới sự hướng dẫn của nhân

viên kỳ cựu. Hàng quý có thể tổ chức cuộc thi lái xe nâng /hạ hàng an toàn , nhanh nhất

theo những tình huống thường gặp , ít gặp để đánh giá thao tác thuần thục của nhân viên.

Thông qua hoạt động này giúp cho nhân viên hiểu rõ tầm quan trọng và thấy vai trò của

mình được đề cao từ đó sẽ có ý thức trách nhiệm hơn với công việc.

Có chính sách đặc biệt cho công nhân viên làm viêc ca đêm ( 22h-6h sáng) , giờ

giấc làm việc của họ thật sự căng thẳng và mệt mỏi hơn so với khung giờ hành chính.

Đồng hồ sinh học bị đảo lộn khác người bình thường nên dễ mệt mỏi , buồn ngủ dẫn đến

thiếu sựu tập trung và tính chính xác khi xuất/nhập hàng. Do vậy nếu được công ty quan

tâm trả thù lao lao động tương xứng thì họ sẽ nhiệt tình hơn với công việc. Dẫu biết rằng

cơ chế tiền lương cho từng bộ phận được xây dựng trên mặt bằng chung , nhưng vẫn có

thể xem xét tăng lên 15-20% cho công nhân làm ca đêm, thay vì phải mất chi phí cho

lượng hao hụt hàng hóa trong giới hạn cho phép thì chuyển phần tiền này tăng lương cho

công nhân. Ai đi làm cũng vì thu nhập cả , khi họ nhận thấy công ty quan tâm đến họ với

phần thu nhập tăng thêm này giúp cho họ có động lực làm việc tốt hơn.

3.2.2 Hàng hóa bị thiếu hụt

Nhân viên giao nhận hàng tắc trách hoặc chủ quan không tuân thủ quy trình ,

hay thông đồng với các bên liên quan ăn cắp hàng bán ra bên ngoài . Việc phát hiện sai

lệch có thể biết trong quá trình bán hàng, giao cho khách hàng, khách hàng kiểm tra

không đúng date không nhận, từ chối nhận hàng. Trường hợp giao hàng bị khách trả

về làm phát sinh chi phí vận tải nếu ít thì nhà xe thường hỗ trợ ( giữ mối quan hệ làm

74

ăn) , chi phí nhiều thì công ty sẽ xem xét tùy mức độ cụ thể mà yêu cầu nhân viên đó

chịu trách nhiệm nhắc nhở lần1 ,lần 2. Để xảy ra nhiều lần sẽ bị đánh giá không hoàn

thành công việc cuối quý / năm không được xét tăng lương, thưởng. nghiêm trọng mới

xem xét cho nghỉ việc. Điều này mang tính nhân văn của công ty nhưng lại khiến cho

nhân viên không biết sợ , đôi khi lợi dụng điều này để lấy cắp hàng. Do đó theo tôi

công ty nên có chế tài xử lý nghiêm hơn, ai làm thiếu hụt hàng trong ca đó thì chịu

hoàn toàn trách nhiệm bồi thường số hàng hụt đó, hoặc chia đều giá trị số hàng thiếu

cho tất cả người trong ca làm đó . Không ai muốn bị trừ lương hay bỏ tiền túi ra bồi

thường , có như vậy thì nhân viên không lơ là hay có ý định gian dối, giám sát hay thủ

kho sẽ cẩn thận soát xét hơn.

Hàng sai lệch trên hệ thống và tồn kho thực tế do bao bì tương tự nhau của

dòng sưa tiệt trùng ít đường màu xanh nhạt và nguyên chất xanh lam nhạt có cùng thể

tích 180ml hay 110ml , hàng xuất nhập theo mã vạch nhưng trong quá trình tác nghiệp

nhân viên lấy nhầm. Dẫn đến tồn kho sai trên hệ thống khiến bộ phận Sale lên kế

hoạch sản xuất sai theo làm lượng tồn kho tăng lên. Nên bố trí sắp xếp những mã có

bao bì tương tượng nhau ở hai khu vực hoàn toàn khác nhau , đồng thời yêu cầu giám

sát và các nhân viên tuân thủ nghiêm quy trinh nghiệp vụ. Vấn đề này hoàn toàn có

thể khắc phục ngay được , chỉ cần bộ phận kho làm việc có tinh thần trách nhiệm hơn.

Kho trung tâm nên sắp xếp và tăng cường kiểm kê luôn phiên hàng ngày để có thể

phát hiện sớm hàng hóa thiếu hụt, nhầm lẫn trong kho sau khi phát hàng cuối ngày.

Hàng bị xuống date do hàng tiêu thụ thấp ( dự báo nhu cầu chưa chính xác),

khách thay đổi dòng sản phẩm khác so với đơn đặt hàng dẫn đến sản xuất nhiều, tồn

kho cao mà date sản phẩm có hạn ( xuống date) .Tồn kho lớn là một rủi ro bởi lẽ nó là

một loại đầu tư không được dùng để tạo ra các tài sản khác hay cải thiện thành quả

hoạt động của doanh nghiệp. Tồn kho khiến thiếu diện tích chứa , làm cho vòng quay

sản phẩm bị chậm ,đọng vốn mà vốn đi vay nên làm tăng chi phí trả lãi của doanh

nghiệp .Đối với trường hơp hàng xuống date, hoặc sắp hết date mặt hàng này không

thể bán thương mại công ty sẽ tiến hành cho nhân viên. Trong trường hợp tồn kho cao

mà hàng có nguy cơ bị xuống date, công ty sẽ xem xét và đưa ra chương trình khuyến

mại, chiết khấu vv…. Phương án cuối là hủy. Tình trạng này chỉ xảy ra trong gia đoạn

2013-nửa đầu 2015.

75

Thiếu kho trong tương lai : Với tốc độ ngày càng gia tăng số lượng đàn bò đồng

nghĩa lượng sữa thu được trong tương lai cũng tăng lên . Không giống như các ngành

khác là có thể chủ động tính toán lượng hàng tồn kho tối ưu để lên kế hoạch nhập

nguyên vật liệu sản xuất sản phẩm . TH true Milk bị động bởi yếu tố đầu vào là đàn

bò ngày nào cũng phải vắt sữa đều đặn , căn cứ lưỡng sữa nhận được và phân tích nhu

cầu rồi lên kế hoạch sản xuất theo mặt hàng bán chạy thì tồn kho cao, bán ít ,chậm tồn

thấp . Tất nhiên là sản lượng sữa hay số lượng đàn bò đã được hoạch định chiến lược

từ trước khi xây dựng trang trại , nhà máy nhưng thực tế khi triển khai thì không phải

lúc nào cũng thuận lợi như dự tính . Bởi sự biến động khó lường của thị trường ( cạnh

tranh, thiên tai , dịch bệnh , tốc độ hàng sản xuất ra cao hơn tốc độ bán hàng). Trường

hợp này xảy ra, thì có thể can thiệp bằng cách giảm khẩu phần ăn của bò , bò sẽ tiết ra

lượng sữa ít hơn thì sản lượng sữa thu được thấp .Hoặc phải tăng diện tích kho bằng

cách xây thêm hoặc thuê ngoài để đủ diện tích chưa hàng.

3.2.3 Tuyển chọn nhà thầu bốc xếp,vận tải

Nhà thầu bốc xếp: Ngày nay có rất nhiều loại hình dịch vụ tồn tại theo

hướng chuyên môn hóa , trên thị trường lao động cũng hình thành nhiều công ty cung

cấp dịch vụ bốc xếp đáp ứng nhu cầu bốc dỡ hàng hóa của các doanh nghiệp. Loại

hình lao động này không đòi hỏi trình độ cao mà chỉ cần có sức khỏe tốt , nhanh nhẹn ,

chăm chỉ , họ làm việc thường không có kỷ luật, tính tự do cá nhân cao . Cũng chính

bởi trình độ thấp nên họ không nhận thức được những tác động xấu có thể ảnh hưởng

đến hàng hóa , khách hàng , doanh nghiệp. Trong ngành Logistics vẫn tồn tại vấn đề

công nhân bốc xếp quăng quật hàng hóa , thẩm chí dẫm chân lên làm hàng hóa bị hỏng

, dò gỉ, móp méo bao bì , bẩn bao bì … để đòi tiền bồi dưỡng, điều làm thiệt hại kinh

tế doanh nghiệp. Chính vì lẽ đó việc tuyển chọn nhà thầu có năng lực, uy tín là rất

quan trọng, điều này phải ghi rõ trong nội dung hợp đồng để bên đối tác đưa vào quy

chế , có hình thức kỷ luật đối với công nhân nào vi phạm. Thực tế có nhiều công ty

không đưa vấn đề này vào hợp đồng.

Nhà thầu vận tải: Nước ta có hơn 1.300 doanh nghiệp làm dịch vụ

Logistics trong đó 80% là là doanh nghiệp nhỏ và vừa . Sự cạnh tranh giữa các công ty

tiếp vận rất gay gắt , lợi nhuận chỉ 20-25% không còn cao như thập kỷ trước 30-40%.

Không khó để tìm được nhà thầu vận tải có năng lực và tài chính tốt. Ở TH vẫn có

76

tình trạng chỉ định nhà thầu theo yêu cầu và mối quan hệ của người có tính quyết định

cao , hoặc lợi ích nhóm họ sẵn sàng lựa chọn nhà thầu không đủ năng lực làm đối tác

chứ không đặt lợi ích của công ty lên trên. Điều này khiến cho công ty gia tăng chi phí

phát sinh và nhiều sự cố trong hoạt động giao nhận.

Để hạn chế tình trạng cấu kết thông đồng giữa nhân viên kho – bốc xếp – vận tải

ăn cắp hàng thì vì sự phát triển của TH Group công ty Logistics SC cần tìm nhà thầu

chuyên nghiệp, uy tín , thực sự có năng lực một cách khách quan, có chế độ đãi ngộ tốt

đối với nguồn nhân lực phục vụ công tác vận chuyển, công việc của họ tương đối căng

thẳng cần độ tập trung cao ,đảm bảo an toàn hàng hóa.

3.2.3 Phối hợp hoạt động Logistics giữa các phòng ban

• Phòng quản lý kế hoạch sản xuất : Phòng quản lý kế hoạch sản xuất bao gồm 10

nhân viên và 1 quản lý thuộc bộ phận quản lý sản xuất. Với nhiệm vụ nhận đơn đặt

hàng máy in của khách hàng, từ đó lên kế hoạch về số máy cần sản xuất. Lập lên một

danh sách chi tiết với các dòng sữa bán chạy , bán bình thường và bán chậm, số lượng

cần đạt được và thời gian dự kiến sản xuất từng dòng sữa phối hợp với bộ phận bán

hàng và kho để có chính sách tồn kho hợp lý . Danh sách kế hoạch sản xuất này sẽ

được chuyển đi cho các bộ phận với những vai trò khác nhau.

• Bộ phận xử lý đơn hàng: Nhận đơn đặt hàng (PO) từ phòng sale trên hệ thống SAP

hoặc qua mail, Trên đơn đặt hàng sẽ bao gồm đầy đủ thông tin về mã hàng, số lượng,

giá, ngày giao hàng, địa điểm, điều kiện thanh toán,… Nhân viên điều phối có trách

nhiệm cung cấp thông tin và giám sát theo dõi nhà cung cấp giao hàng đúng thời gian

và địa điểm quy định. Lập danh sách lịch giao hàng của các nhà cung cấp theo ngày

gửi xuống bộ phận kho nhập có kèm số hóa đơn, giờ hàng đi . Kiểm tra chứng từ theo

đúng quy trình để đảm bảo chính xác về mặt giấy tờ, sau đó tải dữ liệu lên hệ thống để

kho có thể nắm được số lượng hàng .

Bộ phận Sale: Dựa trên phân tích nhu cầu thị trường để đưa ra dự báo số lượng

hàng cần có cho từng loại sản phẩm được chính xác hơn cung cấp cho phòng kế hoạch

sản xuất . Phối hợp chặt chẽ với kho để nắm rõ lượng hành tồn cụ thể để có chính sách

bán hàng phù hợp giải phóng hàng tồn càng nhanh càng tốt . Vòng quay hàng tồn kho

càng nhanh thì hiệu quả sử dụng vốn của doanh nghiệp càng tốt ,giúp giảm chi phí vốn

vay tăng lợi nhuận .

77

3.3 Hoàn thiện công tác quản trị kho trung tâm

a) Hoạt động dự trữ

Hoạt động dự trữ giúp cho quá trình hoạt động sản xuất của công ty được diễn ra

liên tục và thông suốt. Vì vậy công ty cần phải có phương án dự trữ tối ưu. Ngoài ra,

dự trữ cũng là một khoản chi phí của công ty. Do vậy cần phải có một chính sách dự

trữ hợp lý để giảm lượng tồn kho xuống mức thấp nhất có thể nhưng vẫn không ảnh

hưởng đến quá trình sản xuất. Yêu cầu đặt ra đối với bộ phận kho nói chung và các bộ

phận chức năng nói riêng là phải tiến hành :

Lập kế hoạch sản xuất chặt chẽ, dựa trên nhu cầu chính xác từ các đơn đặt hàng

của khách hàng cụ thể là từ bộ phận kinh doanh của tập đoàn gửi tới.

Liên lạc thường xuyên và duy trì mối quan hệ với các nhà cung ứng để tránh bị

gây sức ép dẫn tới thiếu hụt xe vận chuyển, đảm bảo đủ xe khi công ty cần.

Căn cứ vào tình hình đặt hàng của khách, tình hình đáp ứng xe của nhà cung

cấp và thời gian sản xuất cũng như giao hàng của công ty để xác định mức dự trữ an

toàn. Xác định mức dự trữ an toàn sẽ giúp công ty tiết kiệm được những lãng phí

không cần thiết, đảm bảo cho quá trình luân chuyển nguồn vốn nhưng vẫn đáp ứng

đúng nhu cầu khách hàng.

b) Hoàn thiện quản trị kho

Kho là một nhân tố quan trọng để hoạt động dự trữ được tốt. Hệ thống kho bãi

phải phù hợp với loại sản phẩm của công ty. Sữa là loại hàng hóa khá nhạy cảm dễ

hỏng nên khâu bảo quản rất quan trọng, luôn phải đảm bảo chất lượng sữa không bị

ảnh hưởng, có như vậy khi xuất hàng ra khổi kho mới đảm bảo chất lượng.

Công ty cần đầu tư thêm một số trang thiết bị trong kho thường , như thiết bị quạt

thông gió để đảm bảo nhiệt độ trong kho không quá cao và luôn thông thoáng tránh ẩm

ướt, hỏng, mốc, ảnh hưởng chất lượng sữa.

Cán bộ, người lao động trong kho phải được trang bị đầy đủ kiến thức về kho bãi,

bốc dỡ, chất xếp hàng hóa cũng cần được đào tạo và kiểm tra định kỳ để đánh giá .

78

Tiểu kết chương 3

Bằng những thông tin thu thập được và phân tích hoạt động của kho Mega tôi

đưa ra một số giải pháp theo suy nghĩ của mình nhằm hoàn thiện hơn trong công tác

quản trị kho . Tuy nhiên, do kinh nghiệm thực tế còn quá ít, khả năng còn nhiều hạn

chế, các vấn đề trong quá trình quản trị hàng tại kho luôn biến động không ngừng nên

sự hiểu biết chỉ dừng lại ở những gì cơ bản nhất . Những vấn đề đã và đang tồn tại nếu

có sự đồng thuận và quyết tâm từ phía tập đoàn cũng như công ty CP Logistics SC thì

hoàn toàn có thể giải quyết được , góp phần giảm thiểu rủi ro hàng hóa và tiết kiệm

chi phí cho doanh nghiệp.

79

KẾT LUẬN

Qua khảo sát thực tế tại kho Mega tôi thấy công tác sản xuất và sử dụng nhân sự

hợp lý, đáp ứng được các yêu cầu của nhiệm vụ. Kho bãi rộng, thông thoáng nên việc

xuất nhập hàng hoá được thuận tiện, công tác bốc xếp hàng hoá vào kho cũng được

thuận lợi. Bên cạnh đó cơ sở vật chất kỹ thuật của kho khá đầy đủ, kho Mega đã đầu

tư trang thiết bị đồng bộ ,hiện đại và chất lượng nâng cao khả năng bảo quản và xuất

nhập hàng của kho. Việc quản trị quy trình luân chuyển chứng từ, hàng hoá chặt chẽ

đảm bảo đúng nguyên tắc. cùng sự hỗ trợ từ phần mềm SAP đã giúp cho nhà quản trị

kiểm soát tốt hoạt động của kho Mega cũng như các kho khác trong hệ thống.

Hoàn thiện hoạt động quản trị kho ở bất kỳ công ty nào cũng vô cùng quan trọng,

nó quyết định rất lớn đến sự hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty. Với công ty sản

xuất như công ty CP sữa TH True Milk hoạt động hậu cần kịp thời, đầy đủ, đảm bảo

chất lượng sẽ tạo cho công ty lợi thế cạnh tranh, hoàn thành xuất sắc mục tiêu được

giao, tạo công ăn việc làm cho người lao động, đáp ứng tốt nhất nhu cầu của người

tiêu dùng, của khách hàng, ngày càng khẳng định được uy tín của mình trên thị trường.

Tuy còn một số mặt hạn chế, nhưng nhìn chung thì hoạt động kho Mega của công ty

CP Logistics SC đã góp phần giảm chi phí một cách rõ rệt cho hoạt động Logistics của

công ty. Với sự nỗ lực không ngừng của tất cả cán bộ công nhân viên trong công ty, hy

vọng công ty sẽ tiếp tục gặt hái được những thành công ở những năm tiếp theo.

Việc nghiên cứu đề tài “Quản trị kho hàng trung tâm tại công ty CP Logistics SC là

một cơ hội quý báu để tác giả tìm hiểu, học tập, đúc kết lý luận và thực tế nhằm nâng cao

chất lượng học tập và nghiên cứu ở trình độ thạc sĩ là nền tảng cho công tác nghiên cứu

sau này. Kết quả nghiên cứu của luận văn cũng góp phần bổ sung vào lý luận và thực tiễn

về quản trị kho hàng trung tâm tại công ty CP Logistic SC . Thực trạng quản trị kho tại

công ty CP Logistics SC cũng là những vấn đề chung của ngành Logistics nước ta. Chính

vì lẽ đó những ý kiến đóng góp của luận văn cũng là tài liệu hữu ích cho các công ty

kinh doanh và sản suất trên cả nước về quản trị kho bãi nói chung.

Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn PGS.TS Ngô Xuân Bình và các anh, chị trong

công ty đã giúp đỡ và tạo điều kiện để em có thể hoàn thành bài luận văn này. Tác giả rất

mong nhận được sự góp ý, nhận xét của Hội đồng khoa học và bạn bè để tác giả có thể

chỉnh sửa những sai sót, hạn chế trong luận văn này nhằm hoàn thiện tốt hơn.

80

DANH MỤC THAM KHẢO

TIẾNG VIỆT

1 Đinh Thị Thanh Bình –Bộ môn quy hoạch và quản lý giao thông vận tải –

ĐHGTVT: bài giảng “quản trị kho và hàng lưu kho”

2 Đặng Đình Đào, Nguyễn Đình Hiển, Một số vấn đề phát triển hệ thống

logistics ở nước ta trong hội nhập quốc tế, NXB Lao động

3 Phạm Thái Hà “Đẩy mạnh và phát triển doanh nghiệp logistics ở Việt Nam”

trang taichinh – 31/03/2018

4 Lục Thị Thu Hường (2009) Quản trị hậu cần trong thương mại điện tử, Nhà

xuất bản Thống Kê

5 Phan Thanh Lâm (2014),NXB Phụ Nữ. “Cẩm nang quản trị kho”

6 Nguyễn Thông Thái, PGS.TS. An Thị Thanh Nhàn (2010) – Giáo Trình

Quản trị logistics kinh doanh, NXB Thống kê.

7 Nguyễn Thông Thái, Bài giảng logistics KDTM

8 Trần Trí Thiên, Nguyễn Đình Hiển, Phát triển nguồn nhân lực trong xây dựng hệ

thống logistics quốc gia theo hướng bền vững, NXB Lao động

9 Nguyễn Như Tiến (2006), Logistics: Khả năng ứng dụng và phát triển trong

kinh doanh dịch vụ vận tải giao nhận Việt Nam, NXB Giao thông vận tải

10 Đoàn Thị Hồng Vân (2010), Logistics - Những vấn đề cơ bản, NXB Lao

động - Xã hội.

11 Đoàn Thị Hồng Vân (2006), Quản trị logistics, Nhà Xuất Bản Thống kê.

TIẾNG ANH

1 The management of business logistics ( A supply chain perspective) – 2003

2 James R. Stock – Douglas M.Lambert; Strategic logistics management; 2001

3 Edward H. Frazelle, Ph.D; Supply chain Strategy; 2001

4 Alan Rushton, John Oxley, Phil Croucher; The Handbook of Logistics and

Distribution Management 2004

5 Logistic and supply chain management, M. Christopher (2012).

6 Strategic logistics management, James R. Stock - Douglas M.Lambert (2001).

7 21st century logistics making supply chain integration a reality, Bowersox,

Donald JCloss, David J Stank, Theodore P (1999).

81

PHỤ LỤC 1 DANH MỤC CÂU HỎI PHỎNG VẤN

1. Anh(Chị) cho biết những bộ phận nào trong công ty thực hiện chức năng

quản trị kho Mega?

2. Anh(Chị) cho biết các quyết định về quản trị kho Mega có được phối hợp

giữa các bộ phận hay không?

3. Nguồn nhân lực trong bộ phận thực hiện chức năng quản lý kho có đáp ứng

yêu cầu công việc không?

4. Thời gian trung bình thực hiện đơn hàng (kể từ khi ký tiếp nhận đơn hàng

đến khi xếp hàng vào kho nhà máy)?

5. Tỷ lệ đơn hàng giao đúng thời gian, địa điểm, đảm bảo số lượng, chất lượng

từ nhà cung cấp?

6. Quá trình nhập /xuất hàng được quản lý bằng hình thức nào?

7. Trong khi lưu trữ bảo quản hàng hóa có vấn đề gì cần lưu ý?

8. Những sự cố có thể gặp phải khi vận hành kho hàng?

9. Lượng hàng tồn được tính toán trên cơ sở nào?

10. Công ty có chính sách gì cho công nhân viên làm ca đêm (23h-6h)?

11. Hướng xử lý của công ty khi phát hiện có sự thông đồng giữa các nhân viên

để ăn cắp hàng hóa.

12. Hàng tồn kho nhiều bị xuống date nhanh công ty có giải pháp gì ?

13. Lượng bò không ngừng tăng lên mỗi năm , liệu diện tích kho như hiện tại có

đáp ứng được khối lượng hàng lưu trữ cho 5 năm tới?

14. Kế hoạch phát triển của công ty trong tương lại như thế nào?

15. Quý vị cho biết mức độ thường xuyên sử dụng các loại hình vận chuyển chủ

yếu tại công ty khi giao nhận hàng?

82

PHỤ LỤC BẢNG BIỂU TRONG NGHIỆP VỤ KHO

CÔNG TY CỔ PHẦN LOGISTICS SC

GIẤY RA VÀO CỔNG

Họ và tên lái xe : Lý do xe Xuất-Nhập hàng không đúng stt :

BKS xe : _____________________

Ngày/giờ đăng ký :

Ngày/giờ vào kho : Ngày/giờ rời kho:

Lấy hàng Trả hàng

SỐ LƯỢNG HÀNG HÓA

VÀO KHO (Bảo vệ kiểm tra số lượng) RỜI KHO (Thủ kho ghi số liệu/Bảo vệ kiểm đếm thực tế (nếu có))

Số lượng:

Hàng hóa khác:

Số đơn/PGH: /

Số' lượng:

Hàng hóa khác:

Xác nhận của BV kiểm đếm:

Kiểm soát Thủ kho Bảo vệ Lái xe

Số : Ngày:

83

PHIẾU KIỂM TRA

PHƯƠNG TIỆN VẬN CHUYỂN VÀ CHẤT XẾP SỮA TRÊN XE

Ngày..........tháng.........năm 2017.

Biển kiểm soát: ................................................. Chủng loại xe:................./tấn.

Mục đích kiểm tra:

Kiểm tra tình trạng của phương tiện vận chuyển nhằm kiểm soát và phát hiện các nguy cơ có

thể ảnh hưởng tới chất lượng hàng hóa chất xếp trên xe.

Tiêu chuẩn kiểm tra: Đạt Không đạt

Chèn lốp (bánh xe) để đảm bảo an toàn, xe không bị trôi.

Sàn và hông thùng xe bằng phẳng, sạch sẽ đảm bảo không có bụi bẩn.

Sàn, hông, trần: Không dính dầu hay hóa chất ..., không có mùi khó chịu.

Sàn, hông, trần: Không thủng lỗ, không ẩm ướt hoặc thấm nước.

Sàn, hông, trần: Không bị hư hỏng, gãy, không có cạnh sắc nhọn (VD: đinh, vít,

mối hàn, …) có thể làm hỏng hàng hóa trong khi chất xếp và vận chuyển.

Không có sự hiện diện của động vật, côn trùng gây hại.

Không vận chuyển kèm các vật tư/hàng hóa khác.

Hàng hóa được chất xếp nhẹ nhàng,đúng quy cách: Hàng hóa phải xếp khít với

nhau, không có khoảng hở, không xếp nghiêng thùng, không xếp kênh nhau,

đúng số lớp (theo tiêu chuẩn của R&D ban hành).

Chụp ảnh phía trong thùng xe trước và sau khi xuất hàng (không bắt buộc).

Có thiết bị theo dõi nhiệt độ hành trình.

Kiểm tra tình trạng máy lạnh và nhiệt độ trước khi bắt đầu bốc hàng: *

+ Nhiệt độ hiển thị trên màn hinh đồng hồ: ……

+ Nhiệt độ hiển thị trên cabin xe: ……

+ Nhiệt độ trong thùng xe đo bằng nhiệt kế: ……

Giữ nhiệt độ từ 4℃ – 8℃ (39,2℉ – 46,4℉) trong suốt quá trình vận chuyển

(từ thời điểm nhận hàng đến giao hàng).

Máy lạnh được cài nhiệt độ là (Theo khuyến cáo từ NVT): …….

Nhiệt độ (hiển thị) sau khi xuất hàng và rời kho là: ….… Vào lúc ………..

84

Khác (ghi rõ)**:......................................................................................

Lưu ý:

Checker là người kiểm tra xác nhận các tiêu chí trên nhằm đảm bảo hàng hóa được vận chuyển an

toàn.

Khi có các điểm không phù hợp checker có quyền không xếp hàng cho phương tiện đó hoặc đề nghị

thay đổi phương tiện và báo cho GS kho để giải quyết.

*: Nếu nhiệt độ thực tế (thủ kho kiểm tra) và nhiệt độ hiển thị chênh lệch quá 1℃ thì YC PB VT

confirm.

Lưu đồ quy trình kiểm kê

Trách

nhiệm

Lưu đồ Tóm tắt nội

dung

Hồ sơ

1 Kế toán

Kế toán gửi

email kế hoạch

kiểm kê cho các

bộ phận liên

quan

2 BP kho

BP Vận

tải

BP kho lên kế

hoạch xuất hàng

hợp lý với kế

hoạch kiểm

kê,gửi kế hoạch

xuất hàng cho

các bộ phận liên

quan trong

những ngày

kiểm kê.

Kế toán thông báo kế

hoạch kiểm kê cho các bộ

phận liên quan

Email

1.Lên kế hoạch xuất hàng

hợp lý với kế hoạch kiểm kê.

2.Cập nhật tất cả các chứng

từ đang pending trên SAP.

85

3 Thủ kho

Data

Data Photo và

xác nhận các

chứng từ kèm

theo phát sinh

cuối cùng mà

hàng chưa xuất

nhưng đã clear

trên SAP

4 Thủ kho

Thủ kho sắp

xếp các loại

hàng & batch ở

trong kho,đi

kiểm đếm lấn 1

số lượng thực tế

và dán phiếu

kiểm kê

5

Kế toán

BP kế toán gửi

email thông tin

cho BP IT khóa

SAP

6 Giám sát

Giám sát gửi số

liệu cần kiểm kê

cho kế toán để

bố trí nhân lực

và thời gian.

Photo và xác nhận các chứng

từ phát sinh cuối cùng mà

hàng chưa xuất khỏi

kho,nhưng đã PICK & POST

trên SAP

Pick

list,PGH,PXK

Kiểm đếm lần 1

Phiếu kiểm

kê,BBKK

Kế toán báo IT khóa SAP và

đổ số liệu tồn kho từ hệ

thống SAP

Email

Gửi số liệu cần kiểm kê cho

kế toán BBKK lần 1

86

7 Giám Sát

Quản lý

kho

GS/QL kho bố

trí nhân sự kiểm

kê cùng kế toán.

Kiểm tra lại

xem SAP đã

khóa chưa nhằm

tránh các nghiệp

vụ phát sinh.

8

Quản lý

kho

Giám sát

Thủ kho

Kế toán

Kho và kế toán

cùng nhau thực

hiện kiểm đếm

lần 2

9

Quản lý

kho

Giám sát

Thủ kho

Kế toán

Các nhân viên

kho đi kiểm

đếm cùng kế

toán ký vào

BBKK lần 2

10 BP kế

toán

Bộ phận kế toán

gửi email thông

tin cho BP IT

mở khóa hệ

thống SAP.

GS/QL kho có kế hoạch bố

trí nhân sự kiểm kê cùng kế

toán,kiểm tra lại đã khóa

SAP chưa nhằm không có

nghiệp vụ phát sinh trong

quá trình kiểm kê

Không đạt Không đạt Không đạt

Kiểm đếm lần 2 Biên bản kiểm

kê

BP kho và kế toán cùng ký

vào BBKK

Biên bản kiểm

kê,Phiếu kiểm kê

Báo bộ phận IT mở khóa

SAP

Email

87

11 Giám Sát

Quản lý

kho

Kế toán

Sau khi chốt số

liệu kiểm

kê,giám sát đối

chiếu số liệu

với hệ thống

SAP.

Báo cáo lại các

pending trong

nhập-xuất hàng

12

Giám Sát

Quản lý

kho

Lập BBKK,biên

bản giải trình

13

Giám Sát

Quản lý

kho

Theo

BBKK,BB giải

trình để làm

biên bản điều

chỉnh sau kiểm

kê

14

Kế toán

thành

phẩm

Không

ok

ok

Kế toán kiểm

tra lại trước khi

POST điều

chỉnh kiểm kê

15

BP kế

toán

Kế toán thực

hiện POST điều

chỉnh kiểm kê

trên SAP

Đối chiếu số liệu với hệ

thống SAP,báo cáo các

nghiệp vụ nhập-xuất hàng

con pending

Lập biên bản kiểm kê,biên

bản giải trình

Biên bản kiểm

kê,biên bản giải

trình

Theo biên bản kiểm kê và

bản giải trình tiến hành điều

chỉnh SAP

(LI01N,LI11N,LI20,LI21)

Biên bản kiểm

kê,biên bản giải

trình,biên bản xin

điều chỉnh kiểm kê

Kế toán kiểm

tra

Kế toán POST điều chỉnh

kiểm kê

88

**: Ghi rõ xe có sử dụng bạt, bia carton, ván ép để lót sàn xe/container nhằm đảm bảo vệ sinh, gia cố

mặt bằng đối với xe/container chuyên dụng hàng lạnh. Số seal

Người kiểm tra

(Ký, ghi rõ họ tên)

Lái xe vận chuyển

(Ký, ghi rõ họ tên)

SĐT……………………

16

Giám Sát

Quản lý

kho

Bộ phận hoàn

thiện báo cáo

KK và giải trình

để trình các cấp

phê duyệt

17

Các cấp

phê duyệt

Các cấp phê

duyệt theo thẩm

quyền

Kết thúc

Bộ phận kho hoàn thiện báo

cáo kiểm kê và giải trình

Phê duyệt theo

thẩm quyền

89

Lưu đồ kiểm kê hàng trong kho:

Lưu đồ thanh lý hàng hư hỏng , kém chất lượng:

Trách

nhiệm

Lưu đồ Tóm tắt nội

dung

Hồ sơ

1 Giám sát

Quản lý

kho

Quản lý kho hàng tháng lập tờ trình

xin hủy hàng,xác định rõ nguyên

nhân,chi phí và trách nhiệm liên quan

Quản lý kho

hàng tháng lập

tờ trình xin

hủy hàng,xác

định rõ nguyên

nhân,chi phí

và trách nhiệm

liên quan.

2 Các cấp

có thẩm

quyền

Các cấp có

thẩm quyền

phê duyệt tờ

trình sẽ được

điền trong tờ

trình và

chuyển cho

những người

có thẩm quyền

ký xác nhận

3

Data

Giám sát

Nhân viên

Data gửi tờ

trình đã được

phê duyệt cho

các bộ phận

lien quan để

tạo IO

Phê duyệt theo các cấp có

thẩm quyền

Gửi tờ trình đã được phê

duyệt cho các bộ phận liên

quan để tạo IO

Email thông tin

cho các bộ phận

liên quan

Tờ trình phê

duyệt

90

4

Bộ phận

kế toán

TNKD

Nhân viên kế

toán & TNKD

tiến hành tạo

IO để xin các

cấp duyệt

5

TNKD

Sauk hi hoàn

thành IO thì bp

TNKD tiến

hành tạo yêu

cầu xuất hàng

miễn phí để

được phê duyệt

6

Các cấp

có thầm

quyền

Các cấp có

thẩm quyền

trên SAP kiểm

tra lại thông tin

và tiến hành

phê duyệt

7 Data

Giám sát

Sau khi được

duyệt trên SAP

để có số

SO,NV Data

tiến hành đẩy

hàng lên plan

3400 và xử lý

các bước để

clear SAP

TNKD tạo yêu cầu xuất hàng

miễn phí

ZFGR1

BP kế toán & TNKD tạo IO

KO01/KO02/KO12

Nhân viên Data đẩy hàng lên

3400 + xuất cost center

ME21N,VL10B,VL02N,LT0

3,VG02,LT12,VL02N,MIG

O,MB1B

Phê duyệt theo thẩm quyền

trên SAP

91

8 Giám sát

Quản Lý

Giám sát kho

kết hợp cùng

kế toán kiểm

đếm và bố trí

cho hủy

hàng,các bên

cùng ký biên

bản hủy sản

phẩm.

9

Data

Giám sát

Quản Lý

ok Sau khi kiểm

tra chứng từ

đầy đủ thì

chuyển lại cho

Data để lưu

file

Kết thúc

Lưu đồ xử lý hàng hỏng bao bì:

Trách

nhiệm

Lưu đồ Tóm tắt nội

dung

Hồ sơ

Bắt đầu

Kho tiến hành hủy hàng có

chứng kiến của kế toán và

cùng ký vào biên bản hủy SP

Biên bản hủy,tờ

trình

Data lưu chứng từ

92

1 BP QA

Lỗi do

kho hoặc

vận tải

Lỗi

sản

xuất

Nhân viên

QA định kỳ

hàng ngày

kiểm tra chất

lượng sản

phẩm và lập

NCR thay vỏ

thùng

2

Thủ kho

NVHTVT

Giám sát

Quản Lý

Thủ kho hoặc

nhân viên hỗ

trở vận tải

hoàn thành

form “ phiếu

yêu cầu vật

tư”

3

Kế toán

Kế toán xác

nhận bộ phận

chịu chi

phí/Thu tiến

mặt hoặc cấn

trừ công nợ

4

Thủ kho

NVL

Hoàn thành

phiếu yêu

cầu vật tư sẽ

chuyển sang

bp NVL để

xuất vỏ

thùng

Thủ kho hoặc NVHTVT

lập phiếu yêu cầu xuất vật

tư

Kế toán xác nhận bộ phận

chịu chi phí/thu tiền mặt

hoặc trừ vào phí dịch vụ với

bên cung cấp dịch vụ vận tải.

Kho NVL xuất vỏ thùng Phiếu yêu cầu

vật tư

Phiếu yêu cầu

vật tư

Bộ phận QA định kỳ

kiểm tra chất lượng sản

phẩm và lập báo cáo sản

phẩm không phù hợp

Báo cáo sản

phẩm không phù

hợp

BP sản xuất làm yêu cầu

xuất vỏ thùng và in

date,hoàn thành sẽ bàn giao

lại cho bp kho thay vỏ

thùng

93

5 Thủ kho

BP sản xuất

Giám Sát

Quản Lý

-Thu kho

chuyển vỏ

thùng và

danh sách

batch & số

lượng cho

BP sản xuất

để in date.

-BP sản xuất

dựa váo

danh sách bp

kho cung

cấp để in

date .

6

Thủ kho

Thủ nhận vỏ

thùng từ bp

sản

xuất,kiểm tra

lại date in và

số lượng,sau

đó ký xác

nhận bàn

giao.

7 Thủ kho

Giám sát

Thủ kho

chuyển hàng

cần thay vỏ

thùng ra khu

vực riêng

Thủ kho nhận vỏ thùng,kiểm

tra và ký xác nhận lại với bộ

phận sản xuất

Thủ kho chuyển vỏ thùng

cho bộ phận sản xuất và

kèm theo danh sách batch &

số lượng

Thủ kho chuyển hàng ra khu

vực định sẵn

BP sản xuất in Date lên vỏ

thùng

Biên bản bàn

giao

94

8 Thủ kho

Giám sát

-Thủ kho

tiến hành

thay vỏ

thùng dưới

sự giám sát

của Giám

Sát kho.

-Ghi lại

nhật ký để

theo dõi.

9 Thủ kho

Data

Giám sát

-Thủ kho

nhập lại

hàng về kho

và viết phiếu

chuyển BIN

về BIN hàng

xuất bán.

-Data mở

block hàng

trên SAP và

chuyển BIN

trên SAP

Kết thúc

Thủ kho thay vỏ thùng dưới

sự giám sát của Giám sát kho

Thủ kho nhập hàng lại

kho,viết phiếu chuyển BIN

vể BIN hàng xuất bán

Data mở block hàng trên

SAP và chuyển BIN trên hệ

thống SAP

Thủ kho ghi lại nhật ký thay

vỏ thùng

Nhật ký thay vỏ

thùng

Phiếu chuyển

BIN

95

Lưu đồ xử lý hàng hỏng do kho:

Trách

nhiệm

Lưu đồ Tóm tắt nội

dung

Hồ sơ

Sản phẩm bán hàng

1

Thủ kho

Phụ kho

Lái xe

Nâng

Giám Sát

kho

Ngay khi

phát hiện

hàng hỏng

phải sắp xếp

hàng hỏng ra

khu vực

riêng,lập

BBSV chuyển

cho Data 1

bản & phiếu

chuyển BIN

về BIN hàng

hỏng

2 Data

Giám sát

Data tiến

hành chuyển

BIN & block

hàng trên hệ

thống SAP

Data chuyển BIN & block

hàng trên SAP

Biên bản sự

việc,Phiếu

chuyển BIN Phát hiện

hàng hỏng

96

3

BP QA

BP kho

NV QA định

kỳ hàng ngày

kiểm tra đánh

giá chất lượng

sản phẩm và

làm NCR

4

Bộ phận

QA

BP kho

TP

Admin

nhà máy

BP QA đanh

giá xong cho

ra báo cáo sản

phẩm không

phù hợp

5

Bộ phận

QA

-NCR xác

định hàng

hỏng hủy lỗi

do quá trình

quá trình vận

hành kho.

-NCR xác

định hàng đưa

vào SDNB

6

BP QA

BP kho

Thủ kho bàn

giao hàng

hỏng bp hành

chính hủy

hàng và lập

Hàng hỏng hủy

Báo cáo sản

phẩm không

phù hợp (NCR)

Bộ phận QA lập báo cáo sản

phẩm không phù hợp

Hàng đưa

vào SDNB Biên bản bàn

giao hàng sử

dụng nội bộ cho

hành chính

Báo cáo sản

phẩm không

phù hợp (NCR)

BP kho thông báo cho

BP hành chính và làm

biên bản bàn giao

Thủ kho nhập hàng thực hiện

theo quy trình xử lý SP KPH

của QA ban hành số

2PR006-QA-QT

Biên bản hủy

sản phẩm không

phù hợp

Đánh giá

hàng hỏng

Hàng hỏng vỏ

thùng

Xử lý theo quy trình

thay vỏ thùng

97

biên bản hủy

hàng

7 Data

Nhân viên

Data gửi NCR

& BBSV cho

kế toán để

kiểm tra lại và

phê duyệt trên

SAP

8

Data

Sau khi NCR

được hoàn

thành,nhân

viên Data &

các bộ phận

tạo RQ trên

SAP và gửi

các cấp liên

quan phê

duyệt

9 Data

Giám sát

Sau khi

request được

release thì

nhân viên

Data tiến

hành mở

block hàng

trên SAP

Data và các bộ phận tạo

request trên SAP và gửi các

cấp có thẩm quyền phê duyệt

BBSV,NCR

Data mở khóa hàng trên SAP

Nhân viên Data gửi

NCR,BBSV và BB Hủy

hàng cho kế toán

Không đạt Không đạt Không đạt

98

BÁO CÁO HÀNG KHÔNG PHÙ HỢP

1.Thông tin sản phẩm không phù hợp

Bộ phận báo cáo:…………………………………… Ngày báo cáo …………………………… ………

Tên sản phẩm............................................................. Ngày sản xuất………..................Giờ …..............

Mã sản phẩm…………............................................. Số lượng:….………….....:....................................

Nguồn gốc: Kho NL: Sản xuất: Kho TP: Thị trường:

Miêu tả sự không phù hợp:

…………………………………………........

………………………………………………

………………………………………………

………………………………………………

Nguyên nhân (nếu có):

……………………………………………..

……………………………………………..

…………………………………………….

…………………………………………….

10

Data

Giám sát

Quản Lý

Nhân viên

Data xuất

hàng theo

cost center

của bp sản

xuất nếu hàng

hỏng do lỗi

sản xuất

Kết thúc

Nhân viên Data xuất hàng

theo cost center

99

……………………………………………… …………………………………………….

Người lập biên bản

Họ, tên: ………………………BP….……KT………...

Họ, tên: ………………………BP…….…KT………...

Bên xác nhận liên quan

Họ, tên: ………………………BP….…..KT……….

Họ, tên: ………………………BP……...KT……….

2.Nôi dung xử lý sản phẩm không phù hợp

Y/c hành động khắc phục / phòng ngừa? Có ; Không ; Số: …………........

Hình thức xử lý:

Nhân nhượng: Làm lại: Trả lại: Sử dụng nội bộ: Hủy:

Ghi chú: …………………………………………………………………………......................

……………………………………………… …………………………..................................

Bộ phận thực hiện: …………………………………………………………………………………………….

Bộ phận chịu chi phí …………………………………Họ tên : ……………………………KT………………

Ý kiến người phê duyệt: ………………………………………………………………… ……………………

………………………………………………………………… ………………………………………………..

Người đề xuất

(Ký và nghi rõ họ tên)

Người xem xét

(Ký và nghi rõ họ tên)

Người phê duyệt

(Ký và nghi rõ họ tên)

100

3. Theo dõi và kết luận

Kết quả xử lý:

Đạt ; Không đạt

Người theo dõi (ký và ghi rõ họ tên)

PHIẾU YÊU CẦU KHẮC PHỤC PHÒNG NGỪA

1.Thụng tin yêu cầu

Phiếu yêu cầu thực hiện: Khắc phục: ; Phòng ngừa:

Phiếu yêu cầu thực hiện cho: Đánh giá nội bộ: ;Sản phẩm : ;Hành động khác:

Gửi đến : Bộ phận :

Gửi từ : Bộ phận

Mô tả chi tiết vấn đề (dành cho người yêu cầu) :

Chưa quản lý tốt việc bảo quản hàng hóa trong kho thành phẩm:

The control of goods storage in the finished-goods warehouse is not good

vd 1: thùng sữa bị móp méo, nhưng không hề có kế hoạch đảo thùng, đảo pallet.

Ex: 1 case of milk is deformerd but there is no plan to check the case, check the pallet

Vd2: Để hàng không phù hợp không đúng vị trí quy định, không có biển nhận dạng

Ex2: Non conformity product are not placed in right place, there is no sign to recognize

Người yêu cầu (KT)……………ngày……/……./201.. Trưởng BP yêu cầu (KT):………………

2.Phê duyệt yêu cầu

Xem xét và phê duyệt yêu cầu: Duyệt : ; Không duyệt:

Khác: ……………………………………………………………………………………………………….

Người duyệt:…………………………………..…Ký tênn:……………………….. ngày……/……./201…

101

3.Phân tích nguyên nhân và trình giải pháp

Nguyên nhân (dành cho bộ phận liên quan): ……………………………………………………………..

Diện tích kho chật, bán hàng chậm nên thời gian hàng lưu kho lâu.

Sự khắc phục: ………………………………………………………………………………………………….

…………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

Hành động khắc phục phòng ngừa

- Làm check list kiểm tra hàng hóa

- Tách riêng hàng không phù hợp ra một vị trí quy định

- Chuyển hàng không đạt chất lượng về NM để kiểm tra và xử lý ngày sau khi phát hiện

Thời gian hoàn thành ………………………………………………………………………………………

Người đề nghị: …………………………ngày…../…../201... chức danh…………………..KT……………

Người thực hiện: ………………………ngày…../…../201... chức danh…………………..KT…………..

4.Phê duyệt nguyên nhân và giải pháp

Xem xét và phê duyệt phiếu yêu cầu: Duyệt : ; Không duyệt:

Khác: ……………………………………………………………………………………………………….

Người duyệt:…………………………………..…Ký tên:……………………….. ngày……/……./201…

5. Theo dõi và đánh giá kết quả

Đạt: ; Không đạt: ; Phiếu yêu cầu mới số: …………………..

Ghi chú:……………………………………………………………………………………………………..

………………………………………………………………………………………………………………

Người đánh giá: ………………………ngày…../…../201... chức danh…………………..KT……………

6. Đánh giá hiệu lực của hành động khắc phục phòng ngừa lần đánh giá nội bộ kế tiếp:

Kết quả đánh giá hiệu lực :

Đạt: ; Không đạt: ; Phiếu yêu cầu mới số: …………………..

Người đánh giá

102

BIÊN BẢN HUỶ

SẢN PHẨM KHÔNG PHÙ HỢP

Số: . . . .

Hôm nay ngày . . . . . tháng . . . . . năm . . . . . .

Tại nhà máy sữa TH milk Hưng Yên

Chúng tôi gồm có:

1/. Ông (Bà) : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Chức vụ : ……………BP

………

2/. Ông (Bà) : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Chức vụ :…………….BP QA

3/. Ông (Bà) : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Chức vụ : ……………BP

………

Cùng chứng kiến việc huỷ lô hàng không phù hợp cụ thể dưới đây căn cứ trên

Báo cáo sản phẩm KPH số ……………………….

Số

TT Tên sản phẩm hủy Số lượng ĐVT Ghi chú

Ký và ghi rõ họ tên Ký và ghi rõ họ tên Ký và ghi rõ họ tên

103

104

105

BIỂU MẪU HỒ SƠ LƯU CÁC NGHIỆP VỤ KHO

ST

T Tên hồ sơ Mã hồ sơ

Thời gian

lưu Nơi lưu

1 Giấy phép ra cổng 2PL702 – HR

– F01

06 tháng Cổng chính kho

Mega

2 Check list kiểm tra phương

tiện vận chuyển

FR-FG-001 06 tháng Kho thành phẩm

3 Check list vận hành xe nâng FR-FG-002 06 tháng Kho thành phẩm

4 Check list vệ sinh kho FR-FG-003 06 tháng Kho thành phẩm

Tên hồ sơ Mã số Nơi lưu Thời gian lưu

Biên bản giao bán thành phẩm (copy) LGT 5 năm

Hình ảnh chụp hàng post lên SAP LGT 5 năm

Biên bản giao hàng tổng LGT 5 năm

Phiếu kiểm đếm hàng nhập kho LGT 6 tháng

Kế hoạch nhập hàng UHT LGT 6 tháng

106

STT Tên hồ sơ Mã hồ sơ Thời gian

lưu Nơi lưu

1 Báo cáo sản phẩm không phù

hợp

NCR 5 năm kho

2 Biên bản sự việc BBSV 5 năm kho

3 Biên bản hủy sản phẩm không

PH BBH SP KPH 5 năm kho

STT Tên hồ sơ Mã hồ sơ Thời gian

lưu Nơi lưu

1 Biên bản kiểm kê BBKK 2 năm Kho

2 Phiếu kiểm kê PKK 2 năm kho

3 Biên bản giải trình BB giải trình KK 2 năm kho

4 Biên bản xin điều chỉnh kiểm

kê BB điều chỉnh KK

2 năm kho

STT Tên hồ sơ Mã hồ sơ Thời gian lưu Nơi lưu

1 Tờ trình TT 2 năm Kho

2 Biên bản hủy hàng FR–FG-008 2 năm kho

3 PICK LIST PICKLIST 2 năm kho

107

STT Tên hồ sơ Mã hồ sơ Thời gian

lưu Nơi lưu

1 Phiếu yêu cầu vật tư FR–FG-011 06 tháng Kho

2 Phiếu yêu cầu chuyển BIN FR–FG-009 06 tháng kho

3 Nhật ký thay vỏ thùng Check list thay vỏ thùng 06 tháng kho

4 Biên bản bàn giao vỏ

thùng BBBG vỏ thùng 06 tháng kho

108

Phụ lục 01: Mẫu đếm tồn kho

Mẫu kiểm tra kho Phieu kiem ke.xlsx Danh muc kiem tra

tinh trang kho hang ngay.pdf

Phieu kiem tra tinh trạng hang ngay.pdf

Phieu kiem tra nhiet do va do am.pdf

Phụ lục 02: Quy trình đếm hàng tồn

kho

Quy trình xử lý hàng không phù

hợp

Error! Not a valid embedded

object.

Quy trình xử lý hàng không phù hợp.xlsx

Phụ lục 03: Quy định về lưu kho và

vận chuyển hàng hóa

Trích: Quy định về xếp lớp

QUY ĐỊNH XẾP HÀNG VÀ BẢO QUẢN HÀNG HÓA.pdf

Quy dinh xep lop 27.10.2016.pdf

Phụ lục 04: Mẫu xử lý hàng không

phù hợp

FR-QA -018bao_cao_SKPH.DOC

FR-QA -19.theo_doi_su_kph.doc

FR-QA -Yeu cau HĐKPPN.docx

FR-QA-008 bien_ban_huy.doc

109

Hình 1.3 : nhà máy và mặt bằng kho công ty Friesland Campina Hà Nam

110

BÁO CÁO VỆ SINH NHÀ KHO ………….

Tháng ……năm……….

Ngày Thứ Nhóm người được

phân công

Khu vực

yêu cầu

tiến

hành vệ

sinh

Các hạng mục liên quan

Đại diên nhóm ký nhận Ghi chú Bề mặt

hàng

hóa

Cột thép/

Giá kệ Lối đi lại

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

111

Số

TT

Số

BC

KPH

Đơn vị

có sự

KPH

Tên sản

phẩm Mô tả tóm tắt sự KPH

Số

lượng

Thời điểm

Hành động xử lí

Thực hiện Số phiếu

YC

HĐKPPN

Phát

hiện Xử lí

Đơn vị

TH

Kết

quả

112

BIÊN BẢN KIỂM KÊ THÁNG 07.2015

Thời điểm kiểm kê: 09:00 ngày 02 tháng 08

năm 2015

Thành phần tham gia kiểm đếm:

-Ông:

- Bộ phận: Kho

- Bà:

- Bộ phận: Kế toán

Đã tiến hành kiểm kê tại kho Hưng Yêncó

kết quả như sau :

STT Tên hàng tồn kho

Mã hàng tồn

kho

Ngày SX

/Batch ĐVT

SAP

(1)

Kiểm kê

(2)

So Sánh

(1)-(2)

Ghi

chú

1 STTT Nguyên Chất TH true MILK

180mlx40T 452000001 020414A7 EA

160

-

160

2 STTT Nguyên Chất TH true MILK

180mlx40T 452000001 1002144 EA

64

-

64

3 STTT Nguyên Chất TH true MILK

180mlx40T 452000001 280314A7 EA

20

-

20

4 STTT Có Đường TH true MILK

110mlx40T 452000100 103143 EA

200

-

200

5 STTT Có Đường TH true MILK 452000100 010414E1 EA

113

110mlx40T 8 - 8

6 STTT Có Đường TH true MILK

110mlx40T 452000100 100614A8 EA

95

-

95

7 STTT Có Đường TH true MILK

110mlx40T 452000100 1102141 EA

89

-

89

8 STTT Có Đường TH true MILK

110mlx40T 452000100 1702143 EA

40

-

40

9 STTT Có Đường TH true MILK

110mlx40T 452000100 1902143 EA

80

-

80

10 STTT Có Đường TH true MILK

110mlx40T 452000100 2102143 EA

28

-

28

114

BÁO CÁO VỆ SINH NHÀ KHO ………….

Tháng ……năm……….

Ngày Thứ

Nhóm người

được phân

công

Khu vực yêu

cầu tiến hành

vệ sinh

Các hạng mục liên quan Đại diên nhóm ký

nhận Ghi chú Bề mặt hàng

hóa

Cột thép/

Giá kệ Lối đi lại

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14