QUY TRÌNH CHU ¨N TRONG èNG PHÓ TH ¢M H ÌA · quy trÌnh chu ¨n trong èng phÓ th ¢m h Ìa hÀ n Øi, thÁng 01 n m 2012 trung ¯ ng h Øi ch î th ¬p Î vi Æt nam ÷th

TRUNG ƯƠNG HỘI CHỮ THẬP ĐỎ VIỆT NAM

QUY TRÌNH CHUẨN TRONG ỨNG PHÓ THẢM HỌA


HÀ NỘI, THÁNG 01 NĂM 2012



LỜI GIỚI THIỆU

Việt Nam là một trong số ít quốc gia chịu ảnh hưởng nặng nề nhất của quá trình biến đổi khí hậu và nước biển dâng. Thiên tai xảy ra ngày càng đa dạng, phức tạp với qui mô, mức độ và phạm vi ảnh hưởng ngày càng lớn, gây thiệt hại ngày càng nặng nề về người và tài sản của nhân dân. Mỗi khi thiên tai, thảm họa xảy ra, Hội Chữ thập đỏ Việt Nam luôn là một trong các lực lượng có mặt đầu tiên trợ giúp người dân khắc phục hậu quả thiên tai, đồng thời cũng là một trong các tổ chức gắn bó bền bỉ với người dân vùng thiên tai trong giai đoạn tái thiết, phục hồi. Các hoạt động cứu trợ người dân bị ảnh hưởng bởi thiên tai được tiến hành với nhiều cách làm khác nhau, hình thức khác nhau, quy trình khác nhau và kết quả trợ giúp cũng khác nhau. Không ít hoạt động cứu trợ không thu được kết quả như mong muốn. Làm thế nào để các hoạt động ứng phó thảm họa ngày càng chuyên nghiệp, thống nhất, đồng bộ và đạt hiệu quả cao? Đó là mong muốn của các cấp Hội và các đối tác của Hội Chữ thập đỏ Việt Nam trong quá trình tổ chức các hoạt động trợ giúp nhân dân bị ảnh hưởng bởi thiên tai.

Được sự trợ giúp của Hiệp hội Chữ thập đỏ và Trăng lưỡi liềm đỏ Quốc tế và Hội Chữ thập đỏ Tây Ban Nha với dự án: “Tăng cường năng lực của Hội Chữ thập đỏ Việt Nam trong phòng ngừa và ứng phó thảm họa” do Cơ quan Hỗ trợ phát triển quốc tế của Chính phủ Tây Ban Nha-AECID tài trợ, Trung ương Hội Chữ thập đỏ Việt Nam tiến hành xây dựng quy trình chuẩn trong ứng phó thảm họa (gọi tắt bằng tiếng Anh là SOP) nhằm đưa ra một quy trình thống nhất, đồng bộ trong hệ thống Hội Chữ thập đỏ Việt Nam khi tiến hành các hoạt động cứu trợ khẩn cấp và cứu trợ giai đoạn phục hồi, tái thiết một cách hiệu quả; xác định rõ vai trò, trách nhiệm của từng cấp Hội, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác điều phối và phối hợp với các cơ quan có liên quan, góp phần mang đến sự trợ giúp kịp thời cho người dân các khu vực bị ảnh hưởng bởi thiên tai, thảm họa. Tài liệu này được sử dụng thống nhất trong hệ thống Hội Chữ thập đỏ Việt Nam và áp dụng đối với các đối tác trong Phong trào Chữ thập đỏ và Trăng lưỡi liềm đỏ Quốc tế tham gia cùng Hội Chữ thập đỏ Việt Nam trong công tác ứng phó thảm họa tại Việt Nam.

Trung ương Hội Chữ thập đỏ Việt Nam chân thành cảm ơn Hiệp hội Chữ thập đỏ và Trăng lưỡi liềm đỏ quốc tế, Hội Chữ thập đỏ Tây Ban Nha và một số Hội Chữ thập đỏ quốc gia khác đã hỗ trợ tích cực về kỹ thuật và tài chính cho việc xây dựng tài liệu; cảm ơn các chuyên gia tư vấn Manish Gangal, Henk Tukker đã tham khảo các quy trình chuẩn của các Hội quốc gia để phát triển khung và hoàn thiện tài liệu quy trình chuẩn trong ứng phó thảm họa trên cơ sở thông tin do Trung ương Hội Chữ thập đỏ Việt Nam cung cấp; xin ghi nhận những đóng góp quý báu của lãnh đạo, cán bộ chuyên trách của 15 tỉnh/thành Hội và đội ngũ cán bộ Ban Quản lý thảm họa và các ban, đơn vị liên quan thuộc Trung ương Hội Chữ thập đỏ Việt Nam trong suốt quá trình xây dựng và hoàn thiện tập tài liệu này.




MỤC LỤC Phần 1: Giới thiệu chung ......................................................................................................... 1 1.1. Tổng quan tình hình thiên tai tại Việt Nam ....................................................................... 1 1.2. Lý do xây dựng quy trình chuẩn trong ứng phó thảm họa ................................................. 1 1.3. Mục tiêu và đối tượng áp dụng .......................................................................................... 2 1.4. Cấu trúc tài liệu .................................................................................................................. 2 Phần 2: Vai trò của Hội Chữ thập đỏ Việt Nam trong ứng phó thảm họa ........................ 3 2.1. Khung pháp lý .................................................................................................................... 3 2.2. Sơ đồ tổ chức Hội Chữ thập đỏ Việt Nam trong ứng phó thảm họa .................................. 3 2.3. Vai trò của các cấp Hội Chữ thập đỏ Việt Nam trong ứng phó thảm họa ......................... 4 2.4. Mối quan hệ của các cấp hội với các cơ quan Chính phủ và các tổ chức có liên quan khác ... 7 Phần 3: Ứng phó thảm họa ..................................................................................................... 9 3.1. Quy trình ứng phó thảm họa ............................................................................................. 9 3.2. Chẩn bị và lập kế hoạch dự phòng ứng phó khẩn cấp ..................................................... 13 3.3. Cảnh báo sớm .................................................................................................................. 13 3.4. Thông tin thảm họa và báo cáo ........................................................................................ 15 3.5. Tìm kiếm .......................................................................................................................... 16 3.6. Đánh giá thiệt hại và nhu cầu .......................................................................................... 17 3.7. Lập kế hoạch cứu trợ khẩn cấp ......................................................................................... 19 3.8. Lựa chọn đối tượng hưởng lợi ......................................................................................... 21 3.9. Cấp phát hàng cứu trợ ..................................................................................................... 23 3.10. Cấp phát tiền mặt ........................................................................................................... 24 3.11. Nước sạch, vệ sinh môi trường ...................................................................................... 25 3.12. Chăm sóc y tế trong tình huống khẩn cấp ...................................................................... 25 3.13. Hỗ trợ đoàn tụ gia đình ................................................................................................... 25 3.14. Giám sát và đánh giá ...................................................................................................... 26 Phần 4: Hoạt động của Đội ứng phó thảm họa ................................................................... 27 Phần 5: Công tác hậu cần ..................................................................................................... 28 5.1. Các mặt hàng cứu trợ thiết yếu ........................................................................................ 28 5.2. Quy trình mua sắm ........................................................................................................... 29 5.3. Vận chuyển và lưu kho hàng cứu trợ ............................................................................... 31 5.4. Trách nhiệm của từng cấp Hội Chữ thập đỏ đối với công tác hậu cần ........................... 33 Phần 6: Vận động và quản lý nguồn lực ............................................................................. 34 6.1. Vận động nguồn lực ......................................................................................................... 34 6.2. Quản lý nguồn tài chính trong hoạt động ứng phó thảm họa ........................................... 35 6.3. Quản lý nguồn nhân lực trong ứng phó thảm họa ............................................................ 36 Phần 7: Quy trình cập nhật và hoàn thiện Quy trình chuẩn trong ứng phó thảm họa...38 Các phụ lục ............................................................................................................................ 39


QUY TRÌNH CHUẨN TRONG ỨNG PHÓ THẢM HỌA 1

PHẦN 1: GIỚI THIỆU CHUNG

1.1. Tổng quan tình hình thiên tai tại Việt Nam

Việt Nam là một trong những quốc gia trọng điểm thiên tai trong khu vực Đông Nam Á và là một trong 10 quốc gia trọng điểm bị ảnh hưởng nhất bởi thiên tai trên thế giới. Các loại thiên tai điển hình như bão, lũ lụt, lũ quét, sạt lở đất, hạn hán, v.v... diễn ra hàng năm, gây nhiều thiệt hại về người (từ 500-700 người/năm) và tài sản với mức thiệt hại về kinh tế từ 1 đến 1,5% tổng GDP quốc gia mỗi năm.

Trước tình hình đó, Chính phủ Việt Nam đã ban hành Chiến lược quốc gia phòng tránh và giảm nhẹ thiên tai đến năm 2020, Chương trình mục tiêu quốc gia ứng phó với biến đổi khí hậu, Đề án nâng cao nhận thức cộng đồng và quản lý rủi ro thiên tai dựa vào cộng đồng. Luật về phòng ngừa và ứng phó thảm họa cũng đang được soạn thảo trình Quốc hội xem xét thông qua.

1.2. Lý do xây dựng quy trình chuẩn trong ứng phó thảm họa

Hội Chữ thập đỏ Việt Nam xác định tham gia phòng ngừa, ứng phó với thiên tai, thảm họa là một trong các ưu tiên trong hoạt động của Hội. Là tổ chức bổ trợ của Chính phủ trong công tác nhân đạo, Hội Chữ thập đỏ Việt Nam luôn tích cực thúc đẩy hoạt động quản lý thảm họa dựa vào cộng đồng và ứng phó với thảm họa thông qua một loạt các hoạt động từ tuyên truyền nâng cao nhận thức cho cộng đồng về thảm họa và cách phòng tránh, ứng phó; tổ chức lực lượng tham gia cứu trợ, đến việc chuẩn bị tiền, hàng cứu trợ và các hoạt động cứu trợ (gồm cứu trợ khẩn cấp và cứu trợ tái thiết phục hồi). Kết quả Hội tham gia phòng ngừa, ứng phó thảm họa đã được Chính phủ và nhân dân đánh giá cao, góp phần thiết thực giảm nhẹ thiệt hại do thiên tai gây ra. Tuy nhiên, các hoạt động ứng phó thảm họa vẫn cơ bản dựa trên kinh nghiệm, còn thiếu tính thống nhất, đồng bộ và thiếu chuyên nghiệp, phần nào đã hạn chế các kết quả mong muốn.

Việc xây dựng và thực hiện quy trình chuẩn trong ứng phó thảm họa nhằm tạo sự thống nhất, đồng bộ trong các hoạt động ứng phó thảm họa, nâng cao tính chuyên nghiệp và hiệu quả các hoạt động tham gia ứng phó thảm họa của hệ thống Hội Chữ thập đỏ Việt Nam.

"Hội thảo xây dựng quy trình chuẩn trong cứu trợ và quy chế hoạt động của nhóm

Ứng phó Thảm họa cấp Trung Ương"



1.3. Mục tiêu và đối tượng áp dụng

Quy trình chuẩn trong ứng phó thảm họa quy định cách thức thống nhất, đồng bộ mà Hội Chữ thập đỏ Việt Nam tiến hành các hoạt động ứng phó thảm họa; xác định rõ vai trò, trách nhiệm của từng cấp Hội trong hoạt động ứng phó thảm họa; cơ chế điều phối, phối hợp trong và ngoài hệ thống Hội trong hoạt động ứng phó với thảm họa.

Quy trình này được áp dụng thống nhất trong hệ thống Hội Chữ thập đỏ Việt Nam và trong hoạt động ứng phó thảm họa tại Việt Nam của các đối tác thuộc Phong trào Chữ thập đỏ, Trăng lưỡi liềm đỏ quốc tế.

1.4. Cấu trúc tài liệu

Quy trình chuẩn trong ứng phó thảm họa bao gồm 7 phần nội dung và phần phụ lục. Phần nội dung đưa ra các nguyên tắc, quy định, các bước tiến hành, phân công nhiệm vụ đối với từng cấp Hội. Phần phụ lục đưa ra các hướng dẫn chi tiết và các biểu mẫu.



PHẦN 2: VAI TRÒ CỦA HỘI CHỮ THẬP ĐỎ VIỆT NAM TRONG ỨNG PHÓ THẢM HOẠ

2.1. Khung pháp lý

Vai trò và trách nhiệm của Hội Chữ thập đỏ Việt Nam trong hoạt động ứng phó thảm họa được quy định trong các văn bản sau:

1. Luật Hoạt động Chữ thập đỏ (Luật số 11/2008/QH12);

2. Nghị định số 03/2011/NĐ-CP, ngày 07/01/2011 của Chính phủ quy định chi tiết và biện pháp thi hành Luật hoạt động chữ thập đỏ;

3. Nghị định số 64/2008/NĐ-CP ngày 14/5/2008 về vận động, tiếp nhận, phân phối và sử dụng các nguồn đóng góp tự nguyện hỗ trợ nhân dân khắc phục khó khăn do thiên tai, hoả hoạn, sự cố nghiêm trọng, các bệnh nhân mắc bệnh hiểm nghèo

4. Điều lệ Hội Chữ thập đỏ Việt Nam;

5. Chiến lược Phát triển Hội Chữ thập đỏ Việt Nam đến năm 2020;

Các văn bản trên được đăng tải trên Cổng thông tin của Hội: www.chuthapdo.org.vn

Bên cạnh đó, các hoạt động ứng phó thảm họa của Hội Chữ thập đỏ Việt Nam cũng được điều chỉnh bởi các văn bản của Phong trào Chữ thập đỏ, Trăng lưỡi liềm đỏ quốc tế:

1. Bảy nguyên tắc cơ bản của Phong trào Chữ thập đỏ, Trăng lưỡi liềm đỏ quốc tế;

2. Luật quốc tế về ứng phó thảm họa (IDRL)1;

3. Những nguyên tắc ứng xử trong cứu trợ thảm họa;

4. Tiêu chuẩn tối thiểu Sphere trong cứu trợ thảm họa2.

Chi tiết các văn bản này được nêu trong phụ lục.

2.2. Sơ đồ tổ chức Hội Chữ thập đỏ Việt Nam trong ứng phó thảm họa

1 IDRL viết tắt của International Disaster Response Law (Luật quốc tế về ứng phó thảm họa).

Hội viên và TNV ƯPTH



Thường trực TƯ Hội Chữ thập đỏ Việt

Nhóm ứng phó thảm họa

Quan hệ chỉ đạo Quan hệ trao đổi/hướng dẫn kỹ thuật Quan hệ quản lý/ hỗ trợ kỹ thuật trong thời gian ƯPTH

Các ban chuyên môn TƯ Hội

Hội Chữ thập đỏ tỉnh/thành phố

Hội Chữ thập đỏ cấp huyện

Hội Chữ thập đỏ cấp xã



2.3. Vai trò của các cấp Hội Chữ thập đỏ Việt Nam trong ứng phó thảm họa

Vai trò cụ thể của các cấp hội Chữ thập đỏ Việt Nam, các phòng, ban chuyên môn của Trung ương Hội và các Nhóm ứng phó thảm họa được trình bày trong bảng dưới đây.

Cấp Hội Đơn vị Vai trò

Trung ương Hội Chữ thập đỏ Việt Nam

Thường trực Trung ương Hội

‐ Chỉ đạo toàn diện các hoạt động Hội Chữ thập đỏ tham gia ứng phó thảm họa;

‐ Quyết định kế hoạch và các phương án ứng phó thảm họa hàng năm;

‐ Thực hiện nhiệm vụ thành viên Ban Chỉ đạo Phòng chống lụt bão Trung ương;

‐ Chỉ đạo các hoạt động cứu trợ khẩn cấp và và cứu trợ giai đoạn tái thiết phục hồi;

‐ Quyết định ra lời kêu gọi cứu trợ thảm họa

Ban Quản lý thảm họa

‐ Đầu mối tiếp nhận và xử lý thông tin thảm họa; ‐ Chủ trì tham mưu xây dựng kế hoạch và điều phối

thực hiện kế hoạch cùng các chương trình/dự án ứng phó thảm họa;

‐ Tổ chức giám sát, đánh giá, báo cáo kết quả (bao gồm báo cáo hoạt động và tài chính, cho nhà tài trợ và Trung ương Hội) các hoạt động ứng phó thảm họa.

‐ Phối hợp tham mưu xây dựng Lời kêu gọi trong nước.

Ban Đối ngoại - Phát triển

‐ Tiếp nhận thông tin về thảm họa và ứng phó thảm họa; chia sẻ với các đối tác quốc tế;

‐ Chủ trì tham mưu vận động nguồn lực quốc tế phục vụ công tác ứng phó thảm họa và phục hồi

‐ Hỗ trợ thủ tục hành chính và đón các đoàn quốc tế tham gia hoạt động ứng phó thảm họa;

‐ Tham mưu xây dựng, phối hợp thực hiện và tổng kết Lời kêu gọi quốc tế.

Ban Chăm sóc sức khỏe

‐ Chủ trì tham mưu chỉ đạo các hoạt động chăm sóc sức khỏe, hỗ trợ tâm lý trước, trong và sau thảm họa;

‐ Tổ chức triển khai công tác vệ sinh môi trường, phòng chống dịch bệnh trước, trong và sau thảm họa.

Ban Tài chính - Kế toán

‐ Chủ trì tham mưu điều phối nguồn lực tài chính và tham gia hỗ trợ xây dựng, giải ngân và báo cáo ngân sách phục vụ công tác ứng phó thảm họa

‐ Phối hợp tiếp nhận, quản lý tài sản và hàng cứu trợ phục vụ hoạt động ứng phó thảm họa.



Ban Tuyên truyền

‐ Cung cấp thông tin về thảm họa và các hoạt động ứng phó thảm họa cho các phương tiện thông tin đại chúng;

‐ Tổ chức lực lượng báo chí tham gia các hoạt động ứng phó thảm họa tại các địa bàn thiên tai

‐ Đưa tin và công khai danh sách các tổ chức, cá nhân ủng hộ nguồn lực trên các phương tiện thông tin đại chúng và Cổng thông tin điện tử của Hội

Ban Thanh thiếu niên - Tình nguyện viên

‐ Tham mưu tổ chức và huy động lực lượng thanh niên, tình nguyện viên Chữ thập đỏ tham gia công tác ứng phó thảm họa;

‐ Phối hợp hướng dẫn kỹ năng ứng phó thảm họa cho lực lượng thanh niên, tình nguyện viên Chữ thập đỏ.

Văn phòng

‐ Chủ trì tham mưu tiếp nhận, quản lý các kho hàng, lượng hàng cứu trợ phục vụ ứng phó thảm họa

‐ Cấp hàng cứu trợ, bố trí phương tiện vận chuyển hàng cứu trợ theo quyết định của Trung ương Hội

‐ Tham gia vận động, tiếp nhận nguồn lực trong và ngoài nước phục vụ cứu trợ khẩn cấp và tái thiết phục hồi

Ban xây dựng quỹ nhân đạo

‐ Chủ trì tham mưu vận động nguồn lực trong nước phục vụ cứu trợ khẩn cấp và tái thiết phục hồi

‐ Phối hợp tổ chức để các nhà tài trợ (nếu được yêu cầu) tham gia các hoạt động cứu trợ khẩn cấp hoặc cứu trợ giai đoạn phục hồi.

Hội Chữ thập đỏ tỉnh/ thành phố

‐ Xây dựng kế hoạch ứng phó thảm họa hàng năm (theo hướng dẫn của Trung ương Hội) và báo cáo với Ủy ban Nhân dân tỉnh/ thành phố, Trung ương Hội Chữ thập đỏ Việt Nam;

‐ Thu thập thông tin ban đầu và hình ảnh về thiệt hại và nhu cầu để tổ chức cứu trợ khẩn cấp và báo cáo đề xuất với Trung ương Hội;

‐ Tổ chức cứu trợ khẩn cấp với nguồn lực tại chỗ, chú ý làm rõ hình ảnh Chữ thập đỏ; tham mưu tổ chức các hoạt động cứu trợ khẩn cấp và cứu trợ giai đoạn phục hồi theo kế hoạch của Trung ương Hội;

‐ Vận động tiền, hàng; tiếp nhận, quản lý và tổ chức cấp phát tiền, hàng cứu trợ;

‐ Hướng dẫn, hỗ trợ Hội Chữ thập đỏ cấp dưới ứng phó thảm họa; ‐ Phối hợp và tham gia hoạt động của Đội ứng phó thảm họa cấp Trung ương tại địa bàn Đội hoạt động;

‐ Kiểm tra, giám sát, đánh giá và báo cáo kết quả công tác ứng phó thảm họa với Trung ương Hội và các cơ quan liên quan.




‐ Xây dựng kế hoạch ứng phó thảm họa hàng năm và báo cáo với Ủy ban Nhân dân cùng cấp và tỉnh/thành Hội;

‐ Thu thập thông tin ban đầu kèm theo hình ảnh về thiệt hại và nhu cầu để tổ chức cứu trợ và đề xuất với tỉnh/thành Hội công tác ứng phó thảm họa;

‐ Tiếp nhận và tổ chức cấp phát tiền, hàng cứu trợ; vận động tiền, hàng phục vụ công tác ứng phó thảm họa; tổ chức mua và quản lý hàng cứu trợ;

‐ Tổ chức cứu trợ khẩn cấp với nguồn lực tại chỗ, chú ý làm rõ hình ảnh Chữ thập đỏ; tham mưu tổ chức các hoạt động cứu trợ khẩn cấp và cứu trợ giai đoạn phục hồi theo kế hoạch của tỉnh/thành Hội và Trung ương Hội;

‐ Lập và triển khai các phương án ứng phó thảm họa tại địa phương; ‐ Hướng dẫn, hỗ trợ Hội Chữ thập đỏ tuyến dưới trong ứng phó thảm

họa; ‐ Phối hợp và tham gia hoạt động của Đội ứng phó thảm họa cấp

tỉnh/Trung ương tại địa bàn Đội hoạt động; ‐ Kiểm tra, giám sát, đánh giá và báo cáo kết quả công tác ứng phó thảm

họa với tỉnh/thành Hội và các cơ quan liên quan.


‐ Thu thập thông tin ban đầu kèm theo hình ảnh về thiệt hại, đánh giá nhu cầu và báo cáo về Hội Chữ thập đỏ cấp huyện và các tổ chức liên quan;

‐ Vận động tiền, hàng phục vụ công tác ứng phó thảm họa tại chỗ; ‐ Tổ chức cứu trợ khẩn cấp, tiếp nhận và tổ chức cấp phát tiền, hàng cứu

trợ cho người dân vùng thảm họa; ‐ Đảm bảo an ninh và an toàn cho hàng hóa và nhân lực tham gia ứng

phó thảm họa tại địa bàn; ‐ Hỗ trợ Đội ứng phó thảm họa cấp tỉnh và Đội ứng phó thảm họa cấp

Trung ương hoạt động tại địa bàn; ‐ Báo cáo kết quả thực hiện các hoạt động ứng phó thảm họa với Hội

Chữ thập đỏ cấp huyện và các cơ quan liên quan.

Vai trò của các tình nguyện viên Chữ thập đỏ

‐ Duy trì thông tin liên lạc với cấp Hội Chữ thập đỏ quản lý và sẵn sàng nhận nhiệm vụ khi có yêu cầu;

‐ Tham gia các khóa tập huấn và các hoạt động cứu trợ khẩn cấp và cứu trợ giai đoạn phục hồi theo sự phân công của tổ chức Hội;



Các đội/nhóm ứng phó thảm họa

Đội ứng phó thảm họa

‐ Theo dõi thông tin dự báo và các diễn biến của thiên tai, thảm họa;

‐ Đánh giá thiệt hại và xác định nhu cầu; ‐ Phối hợp xác định địa bàn, đối tượng hưởng lợi và hỗ

trợ công tác cứu trợ; ‐ Hỗ trợ kỹ thuật cho các tỉnh/thành Hội lập kế hoạch,

triển khai các hoạt động ứng phó thảm họa; ‐ Giám sát, đánh giá, báo cáo quá trình thực hiện công

tác ứng phó thảm họa.

Nhóm tiếp nhận tiền, hàng cứu trợ

‐ Tham mưu và tổ chức tiếp nhận tiền, hàng cứu trợ; ‐ Cung cấp thông tin cho các ban, đơn vị chuyên môn

và phối hợp tham mưu cấp phát tiền, hàng cứu trợ.

Nhóm mua hàng cứu trợ

‐ Tham mưu xây dựng kế hoạch và tổ chức mua hàng cứu trợ theo quy định của nhà nước và nhà tài trợ

‐ Phối hợp tham mưu cấp phát hàng cứu trợ.

2.4. Mối quan hệ của các cấp Hội với các cơ quan của Chính phủ, tổ chức quốc tế và tổ chức có liên quan khác

Quan hệ với các cơ quan Chính phủ, chính quyền và Mặt trận Tổ quốc các cấp:

‐ Thực hiện nhiệm vụ của thành viên Ban chỉ đạo phòng chống lụt bão Trung ương, Ban chỉ huy phòng chống lụt bão các cấp và các cơ quan liên quan khác;

‐ Chia sẻ thông tin tình hình nhu cầu, hoạt động ứng phó, thông tin viện trợ, cứu trợ với Ban Chỉ đạo Phòng chống lụt bão Trung ương, Ủy ban Quốc gia Tìm kiếm cứu nạn, Ban Chỉ huy Phòng chống lụt bão và Tìm kiếm cứu nạn các cấp, Mặt trận Tổ quốc Việt Nam các cấp.

‐ Chủ trì tổ chức các hoạt động cứu trợ nhân đạo quốc tế khi được ủy quyền; ‐ Đầu mối chia sẻ và điều phối hoạt động tìm kiếm thân nhân mất tích theo quy định.

Quan hệ với Hiệp hội Chữ thập đỏ, Trăng lưỡi liềm đỏ quốc tế và Hội quốc gia:

‐ Thống nhất nội dung hoạt động và trách nhiệm của mỗi bên trong Thỏa thuận hợp tác trước mùa thiên tai.

‐ Chia sẻ thông tin phục vụ công tác ứng phó thảm họa của Hiệp hội Chữ thập đỏ, Trăng lưỡi liềm đỏ quốc tế và các Hội quốc gia tại Việt Nam.

‐ Phối hợp xây dựng Lời kêu gọi quốc tế; tổ chức tiếp nhận, cấp phát tiền, hàng cứu trợ và xây dựng các đề xuất chương trình, dự án cứu trợ khẩn cấp, cứu trợ giai đoạn tái thiết, phục hồi;

‐ Hiệp Hội và Hội quốc gia đại diện cho Hội Chữ thập đỏ Việt Nam trong việc kêu gọi hỗ trợ quốc tế khi được yêu cầu.

‐ Trung ương Hội Chữ thập đỏ Việt Nam và Hiệp Hội là đầu mối chia sẻ thông tin thảm họa với các đối tác quốc tế trong và ngoài Phong trào.

‐ Hiệp hội Chữ thập đỏ, Trăng lưỡi liềm đỏ quốc tế và Hội quốc gia giúp Trung ương Hội Chữ thập đỏ Việt Nam về mặt kỹ thuật, hỗ trợ kinh phí cứu trợ khẩn cấp, đánh giá thiệt hại và nhu cầu, hỗ trợ xây dựng kế hoạch cứu trợ…



Quan hệ với Nhóm làm việc về quản lý thảm họa – (tên viết tắt tiếng anh là DMWG)3:

‐ Phối hợp với Nhóm trong khảo sát tình hình thiệt hại và đánh giá nhu cầu. ‐ Chia sẻ thông tin về thiệt hại, nhu cầu và tình hình cứu trợ. ‐ Phối hợp tổ chức kiểm tra, giám sát, đánh giá sau cứu trợ khi được yêu cầu.

3 DMWG là chữ viết tắt của cụm từ: Disaster Management Working group.

Thường trực Trung ương Hội

Hội Chữ thập đỏ cấp tỉnh



Ban chỉ huy PCLB cấp xã

Ban chỉ huy PCLB cấp huyện

Ban chỉ huy PCLB cấp tỉnh

Ủy ban quốc gia TKCN

Ban chỉ đạo PCLBTƯ

Quan hệ chỉ đạo Quan hệ hợp tác

Các tổ chức khác

Các Hội quốc gia

IFRC



PHẦN 3: ỨNG PHÓ THẢM HỌA

3.1. Quy trình ứng phó thảm họa

Quy trình ứng phó thảm họa của Hội Chữ thập đỏ Việt Nam được mô tả trong sơ đồ dưới đây. Các bước trong hoạt động ứng phó thảm họa được tổng hợp thành bảng và các khâu chính yếu và quan trọng được thảo luận chi tiết trong từng phần cụ thể.

Cảnh báo

sớm

‐ Nhà tạm ‐ Lương thực/ Phi lương thực ‐ Nước sạch vệ sinh ‐ Thuốc men, ‐ V.v…

Thảm họa

Các hoạt động ứng phó khẩn cấp: ‐ Sơ tán ‐ Cứu trợ khẩn cấp ‐ Sơ cấp cứu ‐ Hỗ trợ tâm lý ‐ Cứu hộ, cứu nạn

Đánh giá nhanh thiệt hại và ứng phó khẩn cấp

Đánh giá thiệt hại và Nhu cầu

Quản lý và huy động nguồn lực

Đánh giá nhu cầu phục hồi

Ứng phó tại chỗ Đội ứng phó

thảm họa triển khai hoạt động

Cập nhật lời kêu gọi

Tổ chức - Hành chính – Hậu cần

Giám sát, Đánh giá, Báo cáo

Có ra lời kêu gọi hỗ trợ?



Bảng 1: Tổng hợp các bước chính trong ứng phó thảm họa

Bước 1: Cảnh báo Cấp Hội Quy trình và hình thức cảnh báo Trách nhiệm

Trung ương Tỉnh Huyện Xã Trung ương Hội

Gửi công điện (fax, e-mail, điện thoại) Thường trực Trung ương Hội Ban Quản lý thảm họa, Văn phòng


- Gửi công văn (fax, e-mail, điện thoại) - Cử cán bộ trực tiếp về nơi xung yếu

Thường trực tỉnh, thành Hội Ban/cán bộ chuyên môn


- Gửi công văn (fax, e-mail, điện thoại) - Gọi điện thoại cảnh báo - Cử cán bộ về trực tiếp chỉ đạo

Thường trực huyện Hội Cán bộ phụ trách


- Phối hợp phát tin trên hệ thống loa truyền thanh; thông báo nơi công cộng (văn phòng Ủy ban Nhân dân, trường học, trạm xá); thông tin trực tiếp (loa cầm tay, thông báo trực tiếp, họp…) về thông tin cảnh báo thảm họa và các hoạt động ứng phó thảm họa của Hội Chữ thập đỏ địa phương sẽ triển khai

Hội Chữ thập đỏ xã và các tình nguyện viên

Bước 2: Báo cáo nhanh và ứng phó khẩn cấp Cấp Hội Quy trình Trách nhiệm

Xã Huyện Tỉnh Trung ương Hội Chữ thập đỏ cấp xã

Báo cáo nhanh: Hội Chữ thập đỏ cấp xã báo cáo về Hội Chữ thập đỏ cấp huyện Trong trường hợp thảm họa xảy ra nghiêm trọng, Hội Chữ thập đỏ cấp xã có thể báo cáo vượt cấp về Hội Chữ thập đỏ cấp tỉnh cùng với báo cáo về Hội Chữ thập đỏ cấp huyện. Ứng phó khẩn cấp: Theo sự phân công của Ban Chỉ huy Phòng chống lụt bão địa phương/Hội Chữ thập đỏ cấp huyện và khả năng nguồn lực của Hội cấp xã

Chủ tịch Hội Chữ thập đỏ cấp xã


Báo cáo nhanh: Hội Chữ thập đỏ cấp huyện báo cáo về Hội Chữ thập đỏ cấp tỉnh Ứng phó khẩn cấp: Theo sự phân công của Ban Chỉ huy Phòng chống lụt bão địa phương/Hội Chữ thập đỏ cấp tỉnh và khả năng nguồn lực của Hội cấp huyện

Chủ tịch Hội Chữ thập đỏ cấp huyện


Báo cáo nhanh: Hội Chữ thập đỏ cấp tỉnh báo cáo về Trung ương Hội Ứng phó khẩn cấp: Theo sự phân công của Ban Chỉ huy Phòng chống lụt bão địa phương/Trung ương Hội và khả năng nguồn lực của Hội ở cấp tỉnh

Thường trực Hội Chữ thập đỏ cấp tỉnh



Trung ương Hội

Báo cáo nhanh: - Tổng hợp tình hình và xây dựng phương án ứng phó khẩn cấp - Báo cáo tình hình, kết quả Hội tham gia ứng phó thảm họa với các cơ quan Đảng, Chính phủ và chia sẻ thông tin với các ngành, các tổ chức liên quan Ứng phó khẩn cấp - Chỉ đạo Hội Chữ thập đỏ cấp tỉnh tổ chức các hoạt động cứu trợ; - Tổ chức cứu trợ khẩn cấp ở các mức độ khác nhau tùy tình hình thiệt hại, bao gồm cả điều động Đội ứng phó thảm họa Trung ương.

- Ban Quản lý thảm họa - Thường trực Trung ương Hội

Bước 3: Đánh giá thiệt hại và nhu cầu Cấp Hội Quy trình Trách nhiệm


- Khảo sát, tổng hợp thông tin; - Báo cáo nhanh với Hội Chữ thập đỏ cấp huyện, Ủy ban Nhân dân cấp xã; - Báo cáo thiệt hại/nhu cầu.



- Tổng hợp thông tin từ các xã, phường - Báo cáo với Hội Chữ thập đỏ cấp tỉnh và Ủy ban Nhân dân cấp huyện - Phối hợp với Hội cấp xã đánh giá thiệt hại/nhu cầu tại địa bàn bị thiên tai.

Chủ tịch Hội Chữ thập đỏ cấp huyện


- Tổng hợp thông tin từ cấp huyện; - Báo cáo với Trung ương Hội và Ủy ban Nhân dân cấp tỉnh; - Cử cán bộ cùng cấp huyện đánh giá thiệt hại/nhu cầu tại các đơn vị cấp huyện

- Phòng Quản lý thảm họa/Ban Công tác xã hội - Thường trực Hội Chữ thập đỏ cấp tỉnh

Trung ương Hội

- Tổng hợp thông tin thiệt hại và nhu cầu - Chia sẻ thông tin với các tổ chức liên quan - Quyết định ứng phó thảm họa

Ban Quản lý thảm họa Ban Đối ngoại-Phát triển, Ban Tuyên truyền, Văn phòng Thường trực Trung ương Hội

Bước 4: Báo cáo thiệt hại và nhu cầu Cấp Hội Quy trình Trách nhiệm


Tổng hợp và báo cáo Hội Chữ thập đỏ cấp huyện và Ủy ban Nhân dân xã về: thiệt hại, nhu cầu, các hoạt động ứng phó tại chỗ



Tổng hợp và báo cáo Hội Chữ thập đỏ cấp tỉnh và Ủy ban Nhân dân cùng cấp về: thiệt hại, nhu cầu, các hoạt động ứng phó tại chỗ

Chủ tịch Hội Chữ thập đỏ cấp huyện.


Tổng hợp và báo cáo Trung ương Hội và Ủy ban Nhân dân cấp tỉnh về: thiệt hại, nhu cầu, các hoạt động ứng phó tại chỗ

Thường trực Hội Chữ thập đỏ cấp tỉnh

Trung ương Hội

- Tổng hợp thông tin thiệt hại và nhu cầu của các tỉnh, thành Hội - Chia sẻ thông tin với Hiệp hội, các Hội

- Ban Quản lý thảm họa - Ban Đối ngoại và Phát



quốc gia và các tổ chức liên quan - Xem xét việc ra Lời kêu gọi - Quyết định các biện pháp cứu trợ khẩn cấp và các hoạt động liên quan

triển, Ban Tuyên truyền, Văn phòng - Thường trực Trung ương Hội

Bước 5: Điều phối hàng cứu trợ khẩn cấp Cấp Hội Quy trình Trách nhiệm

Trung ương Tỉnh Huyện Xã Trung ương Hội

- Lập kế hoạch cứu trợ và điều phối nguồn lực cứu trợ (căn cứ đánh giá nhu cầu) - Quyết định tổ chức hoạt động cứu trợ - Hướng dẫn các cấp Hội tổ chức hoạt động ứng phó thảm họa tại địa bàn - Kiểm tra, giám sát, đánh giá kết quả hoạt động cứu trợ

- Ban Quản lý thảm họa - Thường trực Trung ương Hội - Ban Quản lý thảm họa, Đội ứng phó thảm họa, đối tác


- Tổ chức tiếp nhận tiền, hàng cứu trợ - Lập kế hoạch phân bổ tiền, hàng cứu trợ - Chia sẻ thông tin với các bên liên quan - Hướng dẫn, tổ chức thực hiện hoạt động cứu trợ khẩn cấp và cứu trợ giai đoạn phục hồi - Tổ chức giám sát và đánh giá

- Thường trực tỉnh, thành Hội - Các ban chuyên môn liên quan thuộc tỉnh, thành Hội - Đội ứng phó thảm họa cấp tỉnh


- Tổ chức tiếp nhận tiền, hàng cứu trợ - Lập kế hoạch phân bổ tiền, hàng cứu trợ - Chia sẻ thông tin với các bên liên quan - Hướng dẫn, tổ chức thực hiện hoạt động cứu trợ khẩn cấp và tái thiết, phục hồi - Tổ chức giám sát và đánh giá

- Thường trực Hội cấp huyện - Cán bộ Hội và tình nguyện viên Chữ thập đỏ - Hỗ trợ từ Đội ứng phó thảm họa cấp tỉnh


- Lập kế hoạch ứng phó thảm họa tại địa phương - Xác định địa bàn, bình xét đối tượng hưởng lợi - Lập danh sách đối tượng hưởng lợi, phát phiếu nhận tiền, hàng cứu trợ - Phối hợp tổ chức cấp phát tiền, hàng cứu trợ - Giám sát, đánh giá và báo cáo Hội cấp trên, chính quyền cùng cấp và chia sẻ thông tin với các tổ chức liên quan

- Chủ tịch Hội cơ sở và tình nguyện viên Chữ thập đỏ - Đội ứng phó thảm họa cấp tỉnh - Đại diện chính quyền, đoàn thể liên quan

Bước 6: Đánh giá nhu cầu giai đoạn tái thiết, phục hồi Cấp Hội Quy trình Trách nhiệm


- Tham gia đánh giá xác định nhu cầu cho giai đoạn tái thiết, phục hồi - Xây dựng báo cáo đánh giá và dự kiến kế hoạch, đề xuất với Hội Chữ thập đỏ cấp huyện và Ủy ban Nhân dân cấp xã biện pháp triển khai thực hiện

- Đội ứng phó thảm họa cấp huyện/tỉnh, các bên liên quan cấp xã - Chủ tịch Hội Chữ thập đỏ cấp xã


- Tổng hợp các nhu cầu cho giai đoạn tái thiết, phục hồi của cấp xã - Chia sẻ thông tin với các bên liên quan

- Thường trực huyện Hội - Thường trực huyện Hội



- Báo cáo tỉnh/thành Hội và Ủy ban Nhân dân cấp huyện - Tổ chức vận động nguồn lực

- Chủ tịch huyện Hội


- Tổng hợp các nhu cầu cho giai đoạn tái thiết, phục hồi của cấp huyện - Chia sẻ thông tin với các bên liên quan - Báo cáo Trung ương Hội và Ủy ban Nhân dân cấp tỉnh - Tổ chức vận động nguồn lực

- Thường trực tỉnh Hội - Chủ tịch tỉnh Hội

Trung ương Hội

- Tổng hợp nhu cầu các tỉnh, thành Hội - Chia sẻ thông tin với các bên liên quan - Vận động nguồn lực, dự án cho giai đoạn tái thiết, phục hồi.

Ban Quản lý thảm họa và các đơn vị liên quan Thường trực Trung ương Hội

3.2. Chuẩn bị và lập kế hoạch dự phòng ứng phó khẩn cấp

Hàng năm trước mùa mưa bão, Hội Chữ thập đỏ Việt Nam lập kế hoạch dự phòng và ứng phó thảm họa (hoàn thành chậm nhất trước ngày 30/5)4. Tiến trình như sau:

Trách nhiệm cụ thể của các cấp Hội trước mùa mưa bão hàng năm như sau:

• Cập nhật danh sách của cán bộ và tình nguyện viên ứng phó thảm họa, các số liên lạc khẩn cấp (địa chỉ, số điện thoại di động, số điện thoại nhà riêng…).

• Cập nhật danh sách và số lượng hàng cứu trợ dự trữ trong các kho. • Vận động xây dựng Quỹ cứu trợ khẩn cấp. • Khả năng tiếp cận các nguồn vốn cứu trợ dự phòng khác: Quỹ ứng phó khẩn cấp của

Hiệp hội Chữ thập đỏ và Trăng lưỡi liềm đỏ quốc tế, Quỹ của các Hội Chữ thập đỏ quốc gia, Ủy ban Nhân dân (Quỹ phòng chống lụt bão).

Lưu ý:

‐ Trung ương Hội và tỉnh Hội cần cập nhật danh sách các nhà cung cấp hàng cứu trợ và trang thiết bị, tổ chức hậu cần (nhà kho, phương tiện vận chuyển).

‐ Chuẩn bị bản mẫu Lời kêu gọi (với Hiệp hội Chữ thập đỏ và Trăng lưỡi liềm đỏ quốc tế) tùy thuộc vào tình hình thảm họa và thư kêu gọi ủng hộ từ các tổ chức khác.

3.3. Cảnh báo sớm 3.3.1. Nguyên tắc:

‐ Cung cấp thông tin chính xác, kịp thời. ‐ Sử dụng nguồn thông tin chính thống. ‐ Đảm bảo thông tin hai chiều: từ Trung ương Hội cơ sở Hội và ngược lại. ‐ Kết hợp giữa kinh nghiệm quan sát truyền thống và các phương pháp quan trắc hiện

đại.

4 Theo hướng dẫn hàng năm của Trung ương Hội.


Hội Chữ thập đỏ

cấp huyện


Trung ương Hội Trước 20/5 Trước 05/5 Trước 30/4



3.3.2. Quy trình:

‐ Trung ương Hội chuyển thông tin về các thiên tai nguy hiểm (có khả năng dự báo) từ

Ban Chỉ đạo Phòng chống lụt bão Trung ương và các nguồn thông tin chính thức khác tới các tỉnh, thành Hội.

‐ Tỉnh, thành Hội tiếp nhận thông tin từ Trung ương Hội và thu thập thông tin từ Ban Chỉ huy Phòng chống lụt bão và Tìm kiếm cứu nạn cấp tỉnh và thông báo cho Hội Chữ thập đỏ cấp huyện.

‐ Hội Chữ thập đỏ cấp huyện tiếp nhận thông tin từ tỉnh, thành Hội và thu thập thông tin từ Ban chỉ huy Phòng chống lụt bão cấp huyện để thông báo cho cơ sở.

‐ Hội Chữ thập đỏ cấp xã tiếp nhận thông tin cảnh báo và phối hợp với Ủy ban Nhân dân cấp xã để thông báo kịp thời tới người dân.

3.3.3. Trách nhiệm: Tên đơn vị Đầu mối Trách nhiệm


Phòng Quản lý thảm họa

Theo dõi tình hình của các hiểm họa tiềm tàng


Cập nhật thông tin về các nguy cơ thảm họa từ các nguồn thông tin như của Ban Chỉ đạo Phòng chống lụt bão Trung ương (bão, lụt, sóng thần…)


Trưởng ban Công tác xã hội

Theo dõi tình hình của các hiểm họa tiềm tàng tại địa phương


Chủ tịch hoặc Phó chủ tịch thường trực

Theo dõi tình hình của các hiểm họa tiềm tàng tại địa phương


Chủ tịch Theo dõi tình hình của các hiểm họa tiềm tàng tại địa phương

Thông tin/ Kiến thức về rủi ro

Theo dõi và Cảnh báo

Thông tin và

Phổ biến

Hoạt động ứng phó

Thời gian



3.4. Thông tin thảm họa và báo cáo 3.4.1. Nguyên tắc:

‐ Thông tin chính xác, kịp thời. ‐ Thông tin đầu tiên về thảm họa phải được báo cáo Trung ương Hội trong 12 giờ đầu

sau khi thảm họa xảy ra. Sau đó được cập nhật hàng ngày.

Lũ tại đồng bằng sông Cửu Long

3.4.2. Quy trình: ‐ Hội Chữ thập đỏ cấp xã tổng hợp thông tin về thảm họa và thiệt hại gửi Hội cấp trên. ‐ Các cấp hội báo cáo thông tin bằng điện thoại, fax, email... ‐ Trung ương Hội tổng hợp thông tin thảm họa để chia sẻ thông tin với các đối tác

trong Phòng trào Chữ thập đỏ và Trăng lưỡi liềm đỏ quốc tế và các tổ chức liên quan khác trong ứng phó thảm họa.



3.4.3. Trách nhiệm: Tên đơn vị Đầu mối Trách nhiệm



Theo dõi tổng hợp thông tin về thảm họa, thiệt hại và những hoạt động ứng phó ban đầu của các địa phương

Trưởng ban Quản lý thảm họa

Báo cáo Thường trực Trung ương Hội thông tin và đề xuất giải pháp ứng phó thảm họa


Chia sẻ thông tin với các bên liên quan



Theo dõi tổng hợp thông tin về thảm họa, thiệt hại và những hoạt động ứng phó ban đầu của các huyện, xã

Chủ tịch/ Phó chủ tịch thường trực

Báo cáo Ủy ban Nhân dân cấp tỉnh và Trung ương Hội thông tin thảm họa, mức độ thiệt hại và đề xuất giải pháp ứng phó khẩn cấp


Chia sẻ thông tin với các bên liên quan



Theo dõi tổng hợp thông tin về thảm họa, thiệt hại và những hoạt động ứng phó ban đầu của các xã Báo cáo Ủy ban Nhân dân cấp huyện và tỉnh Hội thông tin thảm họa, mức độ thiệt hại và đề xuất giải pháp ứng phó khẩn cấp Chia sẻ thông tin với các bên liên quan


Chủ tịch/ Phó chủ tịch

Theo dõi tổng hợp thông tin về thảm họa, thiệt hại và những hoạt động ứng phó ban đầu. Báo cáo Ủy ban Nhân dân cấp xã và Hội Chữ thập đỏ cấp huyện thông tin thảm họa, thiệt hại và đề xuất giải pháp ứng phó khẩn cấp

3.4.4. Các loại báo cáo và biểu mẫu:

‐ Báo cáo sơ bộ về thảm họa (trong vòng 10 - 12 giờ đầu) ‐ Báo cáo tình hình thảm họa hàng ngày

3.5. Tìm kiếm tin tức thân nhân 3.5.1. Nguyên tắc:

‐ Tham gia tìm kiếm cứu nạn tại cộng đồng khi có yêu cầu. ‐ Đảm bảo an toàn cho người tham gia tìm kiếm. ‐ Thực hiện chính sách đối với người tham gia tìm kiếm theo quy định của pháp luật.

3.5.2. Các điều kiện đảm bảo tham gia tìm kiếm: ‐ Tập huấn kỹ năng. ‐ Tham gia diễn tập. ‐ Có trang thiết bị an toàn.



3.5.3. Trách nhiệm:

Tên đơn vị Đầu mối Trách nhiệm

Ban Công tác xã hội, Trung ương Hội

Phòng tìm kiếm tin tức thân nhân

Tổ chức tập huấn kỹ năng và cung cấp tài liệu tìm kiếm


Chủ tịch hoặc Phó chủ tịch

Bố trí và huy động người tham gia tìm kiếm khi có yêu cầu và phù hợp với khả năng của Hội



Tham gia tìm kiếm khi có yêu cầu và phù hợp với khả năng của Hội



Tham gia tìm kiếm khi có yêu cầu và phù hợp với khả năng của Hội

3.6. Đánh giá thiệt hại và nhu cầu 3.6.1. Nguyên tắc và phương pháp:

‐ Đảm bảo khách quan, kịp thời. ‐ Phải có sự tham gia của cộng đồng. ‐ Phối hợp và chia sẻ thông tin với các cơ quan liên quan ở địa phương. ‐ Tập trung thu thập thông tin thiệt hại và nhu cầu dân sinh. ‐ Triển khai đánh giá thiệt hại và nhu cầu theo quy định phân cấp quản lý thảm họa và

theo hướng dẫn hàng năm của Trung ương Hội. ‐ Sử dụng thông tin thiệt hại từ nguồn thông tin chính thức của Ban Chỉ đạo Phòng

chống lụt bão Trung ương và Ban Chỉ huy Phòng chống lụt bão và Tìm kiếm cứu nạn các cấp.

3.6.2. Quy trình: ‐ Thành lập nhóm đánh giá, Đội ứng phó thảm họa là hạt nhân của nhóm đánh giá. ‐ Xây dựng và thống nhất mục tiêu, kế hoạch, phương pháp, thời gian và địa điểm đánh

giá. ‐ Phối hợp với Hội Chữ thập đỏ các cấp và các đơn vị liên quan tổ chức việc đánh giá

tại địa bàn. ‐ Tổng hợp và phân tích thông tin thu thập được, đề xuất các phương án cứu trợ. ‐ Báo cáo cấp có thẩm quyền phê duyệt.



3.6.3. Trách nhiệm:




- Triển khai nhóm đánh giá - Báo cáo Thường trực Trung ương Hội kết quả đánh giá và các đề xuất phương án cứu trợ - Chia sẻ kết quả đánh giá với các bên liên quan

Trưởng nhóm Tổ chức đánh giá Phối hợp với các bên liên quan tại địa bàn đánh giá



Triển khai nhóm đánh giá Phối hợp với nhóm đánh giá của Trung ương Hội


Tổ chức đánh giá theo quy định phân cấp của Trung ương Hội, phối hợp với Ủy ban Nhân dân các cấp và các đơn vị liên quan


Báo cáo kết quả đánh giá và các đề xuất phương án cứu trợ


Chia sẻ kết quả đánh giá với các bên liên quan



Hỗ trợ và tham gia các nhóm đánh giá của Trung ương Hội và tỉnh Hội khi đánh giá tại địa bàn



Hỗ trợ và tham gia các nhóm đánh giá của Trung ương Hội và tỉnh/thành Hội khi đánh giá tại địa bàn

3.6.4. Một số lưu ý khi tiến hành đánh giá:

• Khảo sát thực địa tại một số xã/thôn bị thiệt hại nặng nhất; • Cần phải tiến hành khảo sát tại các khu vực địa lý đại diện (ven biển, đồng bằng,

miền núi) và các nhóm dân tộc đại diện; • Đánh giá thực địa thông qua quan sát trực tiếp; • Phỏng vấn trưởng thôn, đại diện các tổ chức đoàn thể các thông tin chính, nhằm thu

thập thông tin với các góc nhìn đa chiều về nhu cầu của người dân bị ảnh hưởng bởi thảm họa;

• Tổ chức thảo luận nhóm với người dân (cả nam và nữ) bị ảnh hưởng nhiều nhất, thảo luận những vấn đề người dân quan tâm, như: nhà ở, lương thực, nước sạch, vệ sinh, sức khỏe…

• Phỏng vấn sâu nhóm dễ bị tổn thương nhất đã bị thiệt hại gồm: gia đình phụ nữ cô đơn, gia đình có người khuyết tật và trẻ mồ côi - có thể áp dụng phỏng vấn trực tiếp hoặc bảng hỏi;

• Nên kiểm chứng thông tin đã có và thông tin trực tiếp đánh giá; • Xem xét cẩn thận năng lực ứng phó của công đồng (thôn, xã…) bị ảnh hưởng ; • Phỏng vấn một số cán bộ chủ chốt các cấp huyện, tỉnh như: Lãnh đạo Ủy ban Nhân

dân, Ban Chỉ huy Phòng chống lụt bão và Tìm kiếm cứu nạn, để kiểm tra xem nhu cầu ở các cộng đồng khác cũng đang bị ảnh hưởng bởi thảm họa có tương tự như khu vực vừa khảo sát;



• Sử dụng các nhu cầu tối thiểu của con người để ước tính nhu cầu của một xã/thôn nơi không thể tiến hành đánh giá nhu cầu (chỉ áp dụng đối với khu vực bị ảnh hưởng có đặc điểm địa lý và nhân khẩu học khá tương đồng);

• Chia sẻ và kiểm chứng thông tin thu thập được với Ban Chỉ huy Phòng chống lụt bão và Tìm kiếm cứu nạn cấp cùng cấp;

• Chỉ đưa vào bảng báo cáo những nhu cầu mà cộng đồng bị ảnh hưởng bởi thảm họa không thể tự giải quyết được. Nên đưa vào báo cáo tình hình cứu trợ được tiến hành bởi chính quyền các cấp (trung ương, tỉnh, huyện), các tổ chức tư nhân, các tổ chức phi chính phủ, từ đó đưa vào danh sách các nhu cầu đã được đáp ứng.

3.6.5. Các loại báo cáo và biểu mẫu: ‐ Mẫu đánh giá thiệt hại và nhu cầu (xem phụ lục) ‐ Báo cáo đánh giá nhu cầu ngắn hạn và phục hồi (xem phụ lục)

Đánh giá khẩn cấp của Đội NDRT

3.7. Lập kế hoạch cứu trợ khẩn cấp 3.7.1. Nguyên tắc:

‐ Kế hoạch cứu trợ khẩn cấp phải dựa trên kết quả đánh giá thiệt hại và nhu cầu, tránh trùng lặp.

‐ Căn cứ năng lực, nguồn lực sẵn có. ‐ Ưu tiên sử dụng nguồn lực sẵn có tại địa phương. ‐ Phù hợp với điều kiện tự nhiên, điều kiện kinh tế, văn hóa, xã hội tại nơi bị ảnh

hưởng. ‐ Phối hợp và chia sẻ với các cơ quan liên quan ở địa phương.

3.7.2. Quy trình: ‐ Cấp cơ sở lập kế hoạch cứu trợ gửi lên cấp trên, trong đó nêu rõ: địa điểm, đối tượng,

số lượng, chủng loại hàng cứu trợ, vai trò, trách nhiệm, kinh phí...



‐ Cấp trên thẩm định, kiểm tra và tổng hợp kế hoạch cứu trợ theo cấp tương ứng. ‐ Phê duyệt kế hoạch cứu trợ của cấp dưới. ‐ Triển khai và giám sát quá trình thực hiện kế hoạch. ‐ Đề xuất những thay đổi cải tiến của kế hoạch.


Ban Quản lý thảm họa Trung ương Hội

Chuyên viên Phòng Quản lý thảm họa

- Tiếp nhận kế hoạch của tỉnh/thành Hội - Thẩm định kế hoạch - Tổng hợp thành kế hoạch chung


- Báo cáo Thường trực Trung ương Hội phê duyệt kế hoạch cứu trợ khẩn cấp - Thông báo kết quả phê duyệt cho các tỉnh/thành Hội và kế hoạch triển khai



- Tiếp nhận kế hoạch của Hội Chữ thập đỏ cấp huyện; thẩm định kế hoạch - Tổng hợp thành kế hoạch chung cấp tỉnh


Phê duyệt kế hoạch cứu trợ theo phân cấp và dựa trên nguồn lực hiện có tại địa phương


Báo cáo kế hoạch chung với Ủy ban Nhân dân và Trung ương Hội


Thông báo kết quả phê duyệt kế hoạch cho Hội cấp huyện



- Tiếp nhận kế hoạch của Hội cấp xã; thẩm định kế hoạch. - Tổng hợp thành kế hoạch chung cấp huyện

Phê duyệt kế hoạch cứu trợ của cấp xã

Báo cáo với Ủy ban Nhân dân cấp huyện và Hội cấp tỉnh

Thông báo kết quả phê duyệt kế hoạch cho các xã



Lập kế hoạch cứu trợ của xã và báo cáo Ủy ban Nhân dân cấp xã và Hội cấp huyện

Đội ứng phó thảm họa

Đội trưởng Hỗ trợ về mặt kỹ thuật cho Hội Chữ thập đỏ các cấp trong xây dựng kế hoạch cứu trợ

3.7.3. Lưu ý:

‐ Lựa chọn địa bàn theo các tiêu chí đã được Trung ương Hội quy định. ‐ Hội Chữ thập đỏ cấp tỉnh chịu trách nhiệm lựa chọn các huyện để cứu trợ. ‐ Hội Chữ thập đỏ cấp huyện chịu trách nhiệm lựa chọn các xã để cứu trợ. ‐ Hội Chữ thập đỏ cấp xã chịu trách nhiệm lựa chọn các thôn để cứu trợ. ‐ Phối hợp với Ban chỉ huy Phòng chống lụt bão, Mặt trận Tổ quốc các cấp trong việc

lựa chọn địa bàn cứu trợ.



3.8. Lựa chọn đối tượng hưởng lợi 3.8.1. Nguyên tắc:

‐ Ưu tiên đối tượng bị thiệt hại nhất, ưu tiên các nhóm có nguy cơ bị tổn thương nhất. ‐ Tránh trùng lặp, tránh chia đều. ‐ Đảm bảo tính công khai và minh bạch. ‐ Có sự tham gia của người dân. ‐ Phối hợp với các bên liên quan. ‐ Kiểm tra ngẫu nhiên danh sách đối tượng hưởng lợi.

3.8.2. Quy trình: ‐ Trung ương Hội và tỉnh Hội xác định các tiêu chí lựa chọn người hưởng lợi. ‐ Hướng dẫn quy trình lựa chọn người hưởng lợi. ‐ Thông báo các tiêu chí lựa chọn người hưởng lợi trên phương tiện thông tin đại

chúng và tại nơi công cộng. ‐ Tổ chức họp dân tại thôn để bình bầu người hưởng lợi. ‐ Lập danh sách người hưởng lợi. ‐ Niêm yết danh sách tại nơi công cộng và thông báo trên phương tiện thông tin đại

chúng. ‐ Thống nhất danh sách với Ủy ban Nhân dân xã, có sự phê duyệt của Hội Chữ thập đỏ

xã và xác nhận của Ủy ban Nhân dân xã. ‐ Gửi danh sách lên Hội Chữ thập đỏ cấp trên. ‐ Thẩm định đối tượng hưởng lợi (ít nhất 10%).



3.8.3. Trách nhiệm Tên đơn vị Đầu mối Trách nhiệm

Ban Quản lý thảm họa Trung ương Hội

Trưởng phòng Quản lý thảm họa

- Xây dựng tiêu chí lựa chọn người hưởng lợi phù hợp với từng đợt cứu trợ và mặt hàng cứu trợ - Hướng dẫn các bước triển khai lựa chọn đối tượng


- Thẩm định đối tượng hưởng lợi sau khi có báo cáo của tỉnh Hội - Giám sát quá trình lựa chọn người hưởng lợi



Tổ chức tập huấn hướng dẫn tiêu chí và các bước triển khai lựa chọn đối tượng hưởng lợi cho Hội Chữ thập đỏ cấp huyện, xã


Thẩm định và giám sát quá trình lựa chọn đối tượng hưởng lợi


Báo cáo Trung ương Hội và chia sẻ thông tin tới các bên liên quan (Ủy ban Nhân dân tỉnh)


Thông báo kết quả phê duyệt danh sách đối tượng hưởng lợi cho Hội cấp huyện Tiếp nhận và xử lý các khiếu nại liên quan tới danh sách đối tượng hưởng lợi



Thẩm định và giám sát quá trình lựa chọn đối tượng hưởng lợi tại xã Ký xác nhận danh sách đối tượng hưởng lợi Báo cáo tỉnh/thành Hội và các bên liên quan Thông báo kết quả phê duyệt danh sách đối tượng hưởng lợi cho các xã Tiếp nhận và xử lý các khiếu nại liên quan tới danh sách đối tượng hưởng lợi



Tiếp nhận và phổ biến thông tin về tiêu chí lựa chọn đối tượng hưởng lợi Tổ chức họp dân tại các thôn để lựa chọn đối tượng hưởng lợi Lập danh sách và báo cáo Ủy ban Nhân dân xã để phê duyệt danh sách Gửi danh sách đối tượng hưởng lợi lên Hội Chữ thập đỏ cấp huyện phê duyệt Tiếp nhận và xử lý các khiếu nại liên quan tới danh sách đối tượng hưởng lợi

Đội ứng phó thảm họa cấp Trung ương/tỉnh

Đội trưởng Hỗ trợ về mặt kỹ thuật cho Hội Chữ thập đỏ các cấp trong xây dựng tiêu chí và lựa chọn đối tượng hưởng lợi

3.8.4. Hướng dẫn quy trình cấp phát tiền, hàng cứu trợ (theo các phụ lục gửi kèm):

‐ Một số mặt hàng khẩn cấp (mỳ tôm, nước đóng chai, lương khô) ‐ Gạo ‐ Thùng hàng gia đình ‐ Tiền mặt ‐ Giống, phân bón



3.9. Cấp phát hàng cứu trợ 3.9.1. Nguyên tắc

‐ Hàng cứu trợ được cấp phát trực tiếp tới người hưởng lợi tại thôn, xóm, xã. ‐ Tổ chức cấp phát công khai, thuận lợi và tôn trọng người hưởng lợi. ‐ Đảm bảo các quy định về quy trình thủ tục và các bước tiến hành.

‐ ‐ Đồng chí Phó chủ tịch - Tổng thư ký TW hội chữ thập đỏ Việt Nam

‐ trao hàng cứu trợ cho người dân ‐

Hội chữ thập đỏ cấp phát hàng cứu trợ Người dân nhận thùng hàng của Hội CTĐ

3.9.2. Quy trình (xem phụ lục gửi kèm) ‐ Tập huấn cho cán bộ, tình nguyện viên các bước tiến hành cấp phát tại cơ sở. ‐ Thông báo trước ít nhất 1 ngày cho người hưởng lợi về loại hàng, thời gian địa điểm

nhận hàng cứu trợ. ‐ Chuẩn bị đầy đủ hàng cấp phát tại xã, kiểm tra mẫu về chất lượng hàng cứu trợ. ‐ Chuẩn bị địa điểm và các điều kiện cần thiết (điều kiện an ninh an toàn, băng rôn

khẩu hiệu…). ‐ Niêm yết danh sách người hưởng lợi tại địa điểm cấp phát. ‐ Tổ chức cấp phát hàng hóa theo quy trình. ‐ Giám sát, đánh giá quá trình cấp phát hàng cứu trợ (phỏng vấn ngẫu nhiên sự hài lòng

của người hưởng lợi).



3.9.3. Trách nhiệm

Tên đơn vị Đầu mối Trách nhiệm Ban Quản lý thảm họa Trung ương Hội

Trưởng phòng Quản lý thảm họa

Xây dựng và hướng dẫn quy trình cấp phát


Phối hợp với nhóm mua hàng chuẩn bị hàng cứu trợ và các điều kiện cần thiết (vận tải, kho hàng) để cấp phát hàng tại xã

Chuyên viên Ban Quản lý thảm họa

Giám sát đánh giá quá trình cấp phát



- Tổ chức tập huấn hướng dẫn quy trình cấp phát hàng cứu trợ - Chuẩn bị hàng cứu trợ, kho hàng và các điều kiện cần thiết khác

Chủ tịch/ Phó chủ tịch/ Trưởng ban Công tác xã hội

Giám sát đánh giá quá trình cấp phát


Báo cáo kết quả cấp phát hàng với Trung ương Hội và Ủy ban Nhân dân cấp tỉnh, chia sẻ thông tin với các bên liên quanTiếp nhận và xử lý các khiếu nại liên quan tới cấp phát hàng cứu trợ



Tham gia chỉ đạo và hỗ trợ công tác cấp phát hàng cứu trợ tại xãHuy động và tập huấn tình nguyện viên hỗ trợ công tác cấp phát hàng cứu trợ tại xã Báo cáo cấp tỉnh và các bên liên quan về công tác cấp phát hàng cứu trợGiám sát và đánh giá công tác cấp phát của xãTiếp nhận và xử lý các khiếu nại liên quan tới cấp phát hàng cứu trợ


Chủ tịch Chuẩn bị các điều kiện cần thiết để tiếp nhận và bảo quản hàng cứu trợ Thông báo cho đối tượng hưởng lợi về loại hàng, địa điểm, thời gian cấp phát hàng Chuẩn bị địa điểm, tình nguyện viên và các điều kiện cần thiết cho cấp phát hàng theo quy định Tổ chức cấp phát hàng đến tận tay người hưởng lợi Tiếp nhận và xử lý các khiếu nại liên quan tới cấp phát hàng cứu trợ tại xã

Đội ứng phó thảm họa cấp Trung ương/tỉnh

Đội trưởng Hỗ trợ về mặt kỹ thuật cho các Hội Chữ thập đỏ các cấp trong quá trình cấp phát hàng cứu trợ



3.10. Cấp phát tiền mặt 3.10.1. Nguyên tắc, điều kiện

‐ Phải đánh giá thị trường trước khi quyết định áp dụng cấp phát tiền mặt. ‐ Phải xây dựng được năng lực thực hiện cấp phát tiền mặt cho cán bộ. ‐ Đảm bảo đầy đủ các điều kiện an ninh và an toàn để cấp phát tiền mặt.

3.10.2. Quy trình (xem phụ lục kèm theo) 3.10.3. Trách nhiệm: tương tự như cấp phát hàng hóa cứu trợ

3.11. Nước sạch, vệ sinh môi trường, 3.11.1. Quy trình triển khai các thiết bị lọc và cung cấp nước sạch

‐ Hội Chữ thập đỏ Việt Nam có hệ thống xử lý nước sạch trong tình huống khẩn cấp, có đội ngũ cán bộ đã được đào tạo vận hành hệ thống. Trung ương Hội Chữ thập đỏ Việt Nam sẽ điều động hệ thống này trong vòng 48 giờ sau thảm họa và theo đề xuất của tỉnh/thành Hội.

‐ Hệ thống được ưu tiên triển khai ở khu vực cần thiết nhất.

3.11.2. Nước sạch và vệ sinh môi trường ‐ Viên khử khuẩn (Aquatabs) thuộc cơ cấu hàng cứu trợ khẩn cấp của Hội Chữ thập đỏ

Việt Nam. ‐ Đảm bảo hướng dẫn sử dụng viên khử khuẩn tới người bị ảnh hưởng bởi thiên tai

(tập huấn trực tiếp, phát tờ rơi, truyền thông trên phương tiện thông tin đại chúng…). ‐ Phối hợp với các cơ quan liên quan tham gia xử lý vệ sinh môi trường theo sự phân

công của Ban chỉ huy Phòng chống lụt bão và Chính quyền địa phương cùng cấp.

3.12. Chăm sóc y tế trong tình huống khẩn cấp 3.12.1. Sơ cấp cứu dựa vào cộng đồng:

‐ Hội Chữ thập đỏ Việt Nam đảm trách công tác sơ cấp cứu theo phân công của Ban Chỉ huy Phòng chống lụt bão và Tìm kiếm cứu nạn cùng cấp.

‐ Hội Chữ thập đỏ Việt Nam có đội ngũ sơ cấp cứu được đào tạo, trang thiết bị sơ cấp cứu cơ bản…

3.12.2. Chăm sóc y tế trong tình huống khẩn cấp: ‐ Tham gia các hoạt động chăm sóc y tế theo sự phân công của Ban Chỉ huy Phòng

chống lụt bão và Tìm kiếm cứu nạn các cấp và năng lực của Hội Chữ thập đỏ các cấp.

‐ Tư vấn hỗ trợ tâm lý đối với những người bị ảnh hưởng bởi thảm họa.

3.13. Hỗ trợ đoàn tụ gia đình (khôi phục liên lạc gia đình) 3.13.1. Quy trình tổ chức hoạt động:

‐ Hội Chữ thập đỏ Việt Nam tham gia mạng lưới khôi phục liên lạc gia đình của Ủy ban Chữ thập đỏ Quốc tế và đã có mạng lưới trong nước.

‐ Tổ chức kết nối đoàn tụ gia đình trong vùng thảm họa và ngoài vùng thảm họa. ‐ Tiếp nhận thông tin của những người trong vùng thảm họa thông báo cho người thân

ngoài vùng thảm họa, thu thập và niêm yết danh sách người bị thiệt mạng, bị thương, bị mất tích trên các phương tiện thông tin đại chúng và nơi công cộng.



‐ Phối hợp chia sẻ thông tin với Ủy ban Quốc gia Tìm kiếm cứu nạn và các bộ liên quan (Bộ Công an, Bộ Thông tin-Truyền thông…).

3.13.2. Các dịch vụ cơ bản của hỗ trợ đoàn tụ gia đình: ‐ Cung cấp đường dây nóng, trang web để liên lạc. ‐ Cung cấp các hình thức hỗ trợ thông tin liên lạc khác.

3.14. Giám sát và đánh giá 3.14.1. Nguyên tắc

‐ Giám sát đánh giá là hoạt động bắt buộc trong quy trình cứu trợ. ‐ Đảm bảo có sự tham gia của tất cả các bên liên quan (Chính quyền, các đoàn thể,

người hưởng lợi…). ‐ Có xây dựng quy trình đánh giá trước trong và sau và tiến hành liên tục. ‐ Giám sát ngẫu nhiên. ‐ Đánh giá nội bộ và đánh giá độc lập. ‐ Kết quả giám sát đánh giá phải được rút kinh nghiệm và sử dụng nhằm cải thiện các

hoạt động cứu trợ trong tương lai.

3.14.2. Quy trình ‐ Lập kế hoạch giám sát và đánh giá. ‐ Tiến hành giám sát/đánh giá, thăm thực địa. ‐ Họp kiểm chứng thông tin với cộng đồng đảm bảo thông tin chính xác và đầy đủ. ‐ Viết báo cáo giám sát, đánh giá. ‐ Họp đánh giá, rút bài học kinh nghiệm.



PHẦN 4: HOẠT ĐỘNG CỦA ĐỘI ỨNG PHÓ THẢM HỌA Bước đầu Đội ứng phó thảm họa Trung ương được thành lập và hoạt động theo Hướng

dẫn do Trung ương Hội ban hành. Các tỉnh, thành Hội thành lập các đội ứng phó thảm họa địa phương theo hướng chuyên nghiệp đảm bảo công tác cứu trợ và ứng phó thảm họa tại địa phương.

Việc điều động các Đội ứng phó chỉ được quyết định bởi các cấp có thẩm quyền khi tình huống thảm họa vượt quá khả năng ứng phó của địa phương.

Cán bộ Hội Chữ thập đỏ gặt lúa giúp dân chúng lụt tại Thái Bình

Cán bộ hội chữ thập đỏ giúp Ngư dân đưa thuyền vào tránh bão.



PHẦN 5: CÔNG TÁC HẬU CẦN

5.1. Các mặt hàng cứu trợ thiết yếu 5.1.1. Phân loại:

Các mặt hàng cứu trợ thảm họa của Hội Chữ thập đỏ Việt Nam có thể được phân loại như sau:

‐ Theo giai đoạn ứng phó thảm họa: o Các mặt hàng cứu trợ khẩn cấp o Các mặt hàng cứu trợ giai đoạn tái thiết, phục hồi

‐ Theo chủng loại hàng hóa: o Nhóm hàng cứu trợ lương thực, thực phẩm: gạo, mỳ tôm, nước đóng chai,

thực phẩm đóng hộp… o Nhóm hàng cứu trợ khác: thùng hàng gia đình, viên lọc nước, thuốc men,

quần áo, bạt nhựa, lều bạt, dụng cụ sản xuất, cây con giống, vật liệu xây dựng…

o Tiền mặt.

Tập hợp nhân dân nơi bị thiên tai chuẩn bị cấp phát hàng cứu trợ

5.1.2. Nguyên tắc:

‐ Đối với hàng hóa sản xuất trong nước: phải đảm bảo theo Tiêu chuẩn Việt Nam. ‐ Với hàng hóa nhập khẩu: ít nhất phải đạt được Tiêu chuẩn Việt Nam.



5.1.3. Danh mục hàng hóa thiết yếu và tiêu chuẩn kỹ thuật tối thiểu:

Danh mục hàng cứu trợ thiết yếu

Tiêu chuẩn kỹ thuật tối thiểu

Gạo Loại gạo, vụ sản xuất, tỷ lệ tấm, độ ẩm, quy cách đóng gói, thời hạn sử dụng

Thùng hàng gia đình Bao nhiêu mặt hàng, loại hàng, phù hợp với điều kiện tự nhiên, văn hóa xã hội vùng cứu trợ.

Mỳ tôm Loại, nhà sản xuất, quy cách đóng gói, thời hạn sử dụng.

Nước uống đóng chai Loại, nhà sản xuất, quy cách đóng gói, thời hạn sử dụng .

Bạt nhựa Loại, nhà sản xuất, kích thước, mầu sắc.

Lều bạt Loại, nhà sản xuất, kích thước, phụ tùng đi kèm, mầu.

Viên lọc nước Nhãn hiệu (Aquatab), nhà sản xuất, quy cách đóng gói, thời hạn sử dụng.

……

Danh mục hàng hóa phục hồi sớm

Tiêu chuẩn kỹ thuật tối thiểu

Giống lúa Chủng loại, vụ sản xuất, độ ẩm, quy cách đóng gói, thời hạn sử dụng

Giống rau mầu Chủng loại, vụ sản xuất, độ ẩm, quy cách đóng gói, thời hạn sử dụng

Giống gia cầm, gia súc Chủng loại, nhà sản xuất, độ tuổi.

Vật liệu xây dựng Loại, nhà sản xuất, quy cách kỹ thuật.

……

Lưu ý: Cần tham khảo chi tiết trong Tiêu chuẩn mua hàng hiện nay của Tổ mua hàng Trung ương Hội Chữ thập đỏ Việt Nam.

5.2. Quy trình mua sắm 5.2.1 Nguyên tắc:

‐ Mọi mua sắm hàng phục vụ công tác cứu trợ đều phải tuân thủ theo Luật đấu thầu và các văn bản hướng dẫn thực hiện Luật đấu thầu của Chính phủ Việt Nam về mua sắm hàng hóa và trang thiết bị; trong trường hợp đặc biệt, nếu nhà tài trợ có yêu cầu khác thì tuân thủ theo quy định của nhà tài trợ.

‐ Chỉ định thầu hoặc mua sắm trực tiếp được áp dụng nếu chính quyền cùng cấp cho phép.

‐ Tạm ứng cho các địa phương (tiền mua hàng hóa) do Thường trực Trung ương Hội quyết định. .



5.2.2 Quy trình mua sắm thông qua đấu thầu:

Quy trình được mô tả trong sơ đồ dưới đây, trong đó nêu rõ quy trình đấu thầu, báo giá, chọn thầu, đánh giá kết quả lần cung cấp hàng trước (nếu có về chất lượng, thời hạn giao hàng).

Thanh lý hợp đồng

Xây dựng và duyệt yêu cầu kỹ thuật sản phẩm

Đóng thầu

Thương thảo và ký kết Hợp đồng với nhà thầu

Thực hiện hợp đồng

Chấm thầu, đề xuất danh

sách trúng thầ

Báo cáo kết quả đấu thầu

Phê duyệt kết quả đấu

thầu

Thông báo kết quả đến

nhà thầu đ h

Xây dựng và duyệt giá gói thầu

Xây dựng và duyệt hồ sơ mời thầu

Mời thầu: Ðăng báo hoặc đề xuất 5 nhà

thầu trở lên

Bán hồ sơ thầu; nhận

hồ sơ thầu

Mở thầu

Xây dựng, duyệt kế hoạch đấu thầu,

phương án chấm thầu



Ngoài ra, Hội Chữ thập đỏ Việt Nam còn cần xây dựng quy trình đánh giá chất lượng (đặc biệt là đối với gạo, đối với các mặt hàng khác sẽ xem xét áp dụng theo nhu cầu và tình hình thực tế).

Các phòng, ban chuyên môn của Hội Chữ thập đỏ Việt Nam xây dựng và thường xuyên cập nhật danh sách các công ty độc lập có chức năng kiểm tra chất lượng nhà thầu.

Khi cần thiết, theo yêu cầu của Tổ mua hàng, Thường trực Trung ương Hội sẽ điều động thêm nhân lực của các phòng ban chuyên môn bổ sung nhân lực tham gia tổ mua hàng đối với trường hợp mua sắm số lượng lớn và trong thời gian gấp rút.

5.3. Vận chuyển và lưu kho hàng hóa cứu trợ 5.3.1 Nguyên tắc:

‐ Hàng hóa cứu trợ phải được vận chuyển tới nơi cấp phát ‐ Trong quá trình cứu trợ, giảm tối thiểu thời gian hàng cứu trợ lưu kho

Các thùng hàng cứu trợ



‐ Địa phương hưởng lợi chuẩn bị điều kiện cần thiết để nhận hàng cứu trợ ‐ Phải tuân thủ tiêu chuẩn tối thiểu đối với kho hàng và quy định kiểm soát việc di

chuyển hàng cứu trợ

5.3.2 Quy trình ‐ Lập danh sách công ty vận tải hàng hóa ‐ Cử cán bộ đầu mối chịu trách nhiệm liên hệ với các công ty ‐ Lập danh sách kho hàng: Địa điểm ở đâu? Quy mô? Tiêu chuẩn tối thiểu đối với kho

hàng như: quy định lưu kho, thời hạn lưu kho, quản lý hàng lưu kho, v.v… ‐ Cử cán bộ đầu mối chịu trách nhiệm quản lý vận chuyển và lưu kho ‐ Trao đổi thông tin với các phòng, ban khác và với các cấp Hội Chữ thập đỏ.

5.3.3 Quy định về kho hàng và số lượng hàng dự trữ:

‐ Theo tiêu chuẩn kho hàng Việt Nam cho các loại hàng (hàng được bảo quản lâu dài, không làm giảm chất lượng hàng hóa, hàng vào trước ra trước…)

‐ Ưu tiên dự trữ: thùng hàng gia đình, lương khô, lều bạt, viên lọc nước. Số lượng tùy theo khả năng của cấp hội.

‐ Quy định về thủ tục xuất hàng dự trữ trong tình huống khẩn cấp: đảm bảo nhanh chóng nhất, trong vòng 24 giờ.



5.4. Trách nhiệm của từng cấp Hội Chữ thập đỏ đối với công tác hậu cần

Cấp Hội Đơn vị Trách nhiệm

Trung ương Hội Thường trực Quyết định việc mua, xuất, nhập hàng cứu trợ


Tham mưu đề xuất các loại hàng cứu trợ, số lượng, kế hoạch phân bổ.

Ban Tài chính-Kế toán

Tiếp nhận tiền cứu trợ Làm thủ tục tài chính và xuất nhập kho nhanh chóng nhất Phối hợp với Văn phòng kiểm kê hàng cứu trợ

Văn phòng/Thường trực tổ tiếp nhận

Tiếp nhận hàng cứu trợ Thực hiện thủ tục mua, nhập, xuất kho, vận chuyển hàng theo đề xuất của ban chuyên môn và phê duyệt của Thường trực; định kỳ cập nhật kiểm kê số lượng và hiện trạng hàng hóa. Quản lý kho

Hội cấp tỉnh Thường trực Quyết định mua, xuất nhập hàng cứu trợ Tiếp nhận tiền hàng cứu trợ

Ban Công tác xã hội và Quản lý thảm họa

Tham mưu đề xuất các loại hàng cứu trợ, số lượng, kế hoạch phân bổ hàng cứu trợ

Bộ phận kế toán, tài vụ

Tiếp nhận tiền hàng cứu trợ Làm thủ tục tài chính và xuất nhập kho nhanh chóng nhất Phối hợp với Văn phòng kiểm kê hàng cứu trợ

Văn phòng Tiếp nhận hàng hóa cứu trợ Thực hiện thủ tục mua sắm, nhập, xuất kho, vận chuyển hàng cứu trợ theo đề xuất của ban chuyên môn và phê duyệt của Thường trực. Hàng quý cập nhật kiểm kê số lượng và hiện trạng hàng hóa. Quản lý kho



PHẦN 6: VẬN ĐỘNG VÀ QUẢN LÝ NGUỒN LỰC

6.1. Vận động nguồn lực 6.1.1. Nguyên tắc:

‐ Công tác vận động nguồn lực của Hội Chữ thập đỏ Việt Nam được tổ chức ở mọi cấp Hội khi có thảm họa xẩy ra

‐ Tùy thuộc vào mức độ thiệt hại để quyết định việc ra Lời kêu gọi trong nước hay quốc tế

‐ Việc ra Lời kêu gọi trong nước do Thường trực Trung ương Hội quyết định theo quy định.

‐ Việc ra Lời kêu gọi quốc tế do Thường trực Trung ương Hội quyết định theo thẩm quyền có sự phối hợp với Đoàn Hiệp hội Chữ thập đỏ và Trăng lưỡi liềm đỏ quốc tế.

‐ Việc ra Lời kêu gọi ở cấp địa phương do Thường trực Hội Chữ thập đỏ cấp tỉnh quyết định và được sự phê duyệt của Trung ương Hội và Ủy ban Nhân dân tỉnh.

6.1.2. Quy trình: ‐ Căn cứ vào tình hình thiệt hại do thảm họa gây ra để quyết định việc huy động nguồn

lực trong nước hay quốc tế. Khi thảm họa vượt quá khả năng ứng phó của địa phương, xem xét khả năng ra Lời kêu gọi trong nước; khi thảm họa vượt quá khả năng ứng phó của quốc gia, xem xét khả năng ra Lời kêu gọi quốc tế hoặc gửi yêu cầu xuất Quỹ ứng phó khẩn cấp của Hiệp hội chữ thập đỏ và Trăng lưỡi liềm đỏ quốc tế (Quỹ DREF).

‐ Văn phòng phối hợp với Ban Quản lý thảm họa tham mưu ra Lời kêu gọi trong nước; Ban Đối ngoại & Phát triển phối hợp với Ban Quản lý thảm họa, Văn phòng tham mưu cho Thường trực Trung ương Hội phối hợp với Hiệp Hội ra Lời kêu gọi quốc tế.

‐ Ban Đối ngoại – Phát triển chịu trách nhiệm phối hợp với Đoàn Hiệp hội Chữ thập đỏ và Trăng lưỡi liềm đỏ Quốc tế và các Hội Chữ thập đỏ quốc gia khác để vận động quốc tế

6.1.3. Quỹ cứu trợ khẩn cấp của Hội Chữ thập đỏ Việt Nam:

o Đối với Trung ương Hội: dự trữ tối thiểu là 10 tỉ đồng. Trong tình huống khẩn cấp có thể cấp từ 500 triệu đến 1 tỉ đồng. Ban Quản lý thảm họa chủ trì cùng Ban Tài chính – Kế toán tham mưu lập kế hoạch và báo cáo Thường trực Trung ương Hội để ra quyết định phê duyệt. Thời gian tối thiểu là trong vòng 24 giờ sau thảm họa (theo hướng dẫn ứng phó thảm họa hàng năm của Trung ương Hội).

o Đối với cấp tỉnh, thành Hội: dự trữ tối thiểu 500 triệu đồng o Đối với cấp huyện, quận, thị Hội: dự trữ tối thiểu 50 triệu đồng



6.1.4. Trách nhiệm của từng cấp Hội Chữ thập đỏ đối với công tác huy động nguồn lực

Cấp Hội Đơn vị Trách nhiệm Trung ương Hội Thường trực Ra lời kêu gọi trong hệ thống Chữ thập đỏ, trong

nước và lời kêu gọi quốc tế theo thẩm quyền Ban Đối ngoại -Phát triển

Tham mưu vận động trợ giúp quốc tế.

Ban Xây dựng quỹ nhân đạo

Tham mưu vận động nguồn lực trong nước.

Ban Tài chính-Kế toán

Tiếp nhận tiền cứu trợ

Ban Tuyên truyền

Tổ chức các sự kiện truyền thông để xây dựng quỹ


Tham mưu xây dựng kế hoạch sử dụng nguồn lực cứu trợ

Hội cấp tỉnh Thường trực Ra lời kêu gọi trong hệ thống Chữ thập đỏ địa phương Trình Ủy ban Nhân dân tỉnh ra lời kêu gọi hỗ trợ

Ban Công tác xã hội

Tham mưu soạn thảo văn bản, vận động nhà tài trợ.

Văn phòng Tiếp nhận tiền, hàng cứu trợ

Bộ phận xây dựng quỹ

Tham mưu tổ chức sự kiện truyền thông xây dựng quỹ

6.2. Quản lý nguồn tài chính trong hoạt động ứng phó thảm họa

Các nguồn lực tài chính phục vụ công tác ứng phó thảm họa của Hội Chữ thập đỏ Việt Nam đến từ các nguồn sau:

‐ Đóng góp của cá nhân, tổ chức trong nước và nước ngoài

‐ Từ ngân sách nhà nước

‐ Từ các thành viên của Phong trào Chữ thập đỏ và Trăng lưỡi liềm đỏ Quốc tế

Quy trình tài chính cụ thể áp dụng đối với các hoạt động cứu trợ khẩn cần phải có quy định riêng nhằm giảm bớt các thủ tục hành chính để kịp thời phục vụ công tác mua sắm và tổ chức cấp phát hàng cứu trợ tới người bị ảnh hưởng bởi thảm họa. Về quy định quản lý tài chính phải tuân thủ các quy định của Chính phủ Việt Nam và Trung ương Hội Chữ thập đỏ Việt Nam.

Ngoài ra, Hội Chữ thập đỏ Việt Nam xây dựng quy trình cấp phát nhanh tiền từ Trung ương Hội tới Hội cấp tỉnh để phục vụ các hoạt động ứng phó. Thường trực Trung ương Hội giao cho Ban Tài chính Kế toán chịu trách nhiệm xây dựng quy định phù hợp, trong đó nêu rõ người có thẩm quyền chính và người dự phòng ra quyết định trong trường hợp người chịu trách nhiệm chính đi vắng.

Các quy định cụ thể về quản lý tài chính trong từng giai đoạn ứng phó thảm họa cụ thể như sau:

6.2.1 Đối với giai đoạn cứu trợ khẩn cấp: ‐ Sau khi có quyết định của Trung ương Hội về cứu trợ khẩn cấp, các tỉnh/thành Hội sẽ

tạm ứng tiền để triển khai cứu trợ khẩn cấp. ‐ Việc thanh quyết toán của các tỉnh, thành Hội trong giai đoạn khẩn cấp, từ 1 – 3 ngày

theo hướng dẫn quản lý tài chính cụ thể.



‐ Các báo cáo tài chính và chứng từ có liên quan phải được gửi về cho Ban Tài chính- Trung ương Hội theo quyết định cấp tiền, hàng của Trung ương Hội.

6.2.2 Đối với giai đoạn phục hồi: thực hiện theo quy định chung về quản lý tài chính của

Chính phủ Việt Nam và của nhà tài trợ. 6.2.3 Lập kế hoạch ngân sách cho các hoạt động cứu trợ:

Các tỉnh, thành Hội chủ động lập kế hoạch ngân sách cho các hoạt động cứu trợ của địa phương mình, căn cứ vào các ưu tiên sau:

‐ Căn cứ thiệt hại của đợt thiên tai

‐ Căn cứ vào nhu cầu của người dân thiệt hại

‐ Căn cứ vào nguồn lực tại chỗ, sự hỗ trợ khác

‐ Căn cứ vào địa bàn hưởng lợi

Các tỉnh, thành Hội chịu trách nhiệm lập kế hoạch phân bổ, tổ chức triển khai thực hiện và thanh quyết toán sau khi thực hiện chương trình cứu trợ (lưu ý: khi xây dựng kế hoạch phải cân nhắc về thời gian).

Hội thảo quy trình chuẩn trong ứng phó thảm hoạ

6.3. Quản lý nguồn nhân lực trong ứng phó thảm họa

Trong trường hợp thảm họa xảy ra gây thiệt hại lớn vượt quá khả năng ứng phó của một địa phương, nhiều địa phương, hoặc cả quốc gia, Hội Chữ thập đỏ Việt Nam huy động mọi nguồn nhân lực của Hội từ cấp Trung ương tới địa phương và hỗ trợ của Hiệp hội Chữ thập đỏ và Trăng lưỡi liềm đỏ quốc tế cũng như các Hội Chữ thập đỏ quốc gia thành viên khác nhằm mục đích mang lại sự hỗ trợ kịp thời tới các đối tượng bị ảnh hưởng. Nguồn nhân lực phục vụ công tác ứng phó thảm họa của Hội Chữ thập đỏ Việt Nam gồm:

‐ Cán bộ Hội Chữ thập đỏ các cấp: các phòng, ban chuyên môn của Trung ương Hội, các Hội Chữ thập đỏ tỉnh/thành phố, quận/huyện/thị xã, xã/phường.

‐ Các tình nguyện viên ứng phó thảm họa Chữ thập đỏ

‐ Từ các thành viên của Phong trào Chữ thập đỏ và Trăng lưỡi liềm đỏ Quốc tế



Trong thời gian ứng phó thảm họa, các cán bộ chuyên môn của các phòng, ban của Trung ương Hội Chữ thập đỏ được điều động tham gia vào các Nhóm ứng phó thảm họa gồm: Đội ứng phó thảm họa, Nhóm Tiếp nhận cứu trợ, Nhóm Mua sắm hàng hóa, Nhóm Triển khai cứu trợ. Việc huy động cán bộ được thực hiện theo sự điều động của Thường trực Trung ương Hội.

Việc huy động tình nguyện viên tham gia các hoạt động ứng phó khẩn cấp với thảm họa được quy định bởi Quy chế quản lý tình nguyện viên của Hội Chữ thập đỏ Việt Nam.

Các quy định cụ thể về quản lý nguồn nhân lực, chế độ chính sách… được quy định trong Quy chế chung của Hội Chữ thập đỏ Việt Nam và Quy chế hoạt động của Đội ứng phó thảm họa.



PHẦN 7: QUY TRÌNH CẬP NHẬT VÀ HOÀN THIỆN QUY TRÌNH CHUẨN TRONG ỨNG PHÓ THẢM HỌA

Ban Quản lý thảm họa chịu trách nhiệm cập nhật thông tin và tham mưu hoàn thiện quy trình chuẩn trong ứng phó thảm họa. Mọi bổ sung, sửa đổi phải được Thường trực Trung ương Hội phê duyệt và được phổ biến tới tất cả các ban chuyên môn, Hội Chữ thập đỏ địa phương, Hiệp hội Chữ thập đỏ và Trăng lưỡi liềm đỏ quốc tế và các Hội Chữ thập đỏ quốc gia liên quan.

Việc cập nhật thông tin và cải tiến, hoàn thiện quy trình chuẩn trong ứng phó thảm họa phải tuân thủ các tài liệu pháp lý của quốc gia và quốc tế liên quan đến hoạt động của Chữ thập đỏ về ứng phó thảm họa như:

+ Luật hoạt động Chữ thập đỏ, Điều lệ Hội, Chiến lược phát triển của Hội Chữ thập đỏ Việt Nam đến năm 2020.

+ Các Thỏa thuận giữa Hội Chữ thập đỏ Việt Nam với Hiệp hội Chữ thập đỏ và Trăng lưỡi liềm đỏ quốc tế và các Hội Chữ thập đỏ quốc gia khác.

+ Các Nguyên tắc cơ bản của Phong trào Chữ thập đỏ và Trăng lưỡi liềm đỏ Quốc tế.

+ Các quy định của Phong trào, các đối tác trong hoạt động ứng phó thảm họa.

Chương trình tập huấn của Đội ứng phó thảm hoạ cấp quốc gia



CÁC PHỤ LỤC

Các phụ lục 1. Luật Hoạt động Chữ thập đỏ (Số 11/2008/QH12): http://chuthapdo.org.vn/redcross/vn/upload/info/attach/1288835842000_Luathoatdo ngCTD.pdf 2. Nghị định số 03/2011/NĐ-CP được Chính phủ ban hành ngày 07/01/2011 hướng dẫn việc thực hiện Luật Hoạt động Chữ thập đỏ: http://vanban.chinhphu.vn/portal/page?_pageid=578,33345598&_dad=portal&_schema=PO RTAL&docid=98602 3. Nghị định số 64/2008/NĐ-CP ngày 14/05/2008 về việc vận động, tiếp nhận và phân phối và sử dụng các nguồn đóng góp tự nguyện hỗ trợ nhân dân khắc phục khó khăn do thiên tai, hỏa hoạn, sự cố nghiêm trọng và các bệnh nhân mắc bệnh hiểm nghèo: http://vanban.chinhphu.vn/portal/page?_pageid=578,33345598&_dad=portal&_schema=PO RTAL&docid=66885 4. Chiến lược Phát triển của Hội Chữ thập đỏ Việt Nam tới năm 2020: http://chuthapdo.org.vn/redcross/vn/home/InfoDetail.jsp?area=1&cat=1823&ID=9642 5. Sổ tay Sphere: http://www.sphereproject.org/content/view/720/200/lang,english/ Các tài liệu có trong đĩa CD: - Hướng dẫn đánh giá trong tình huống khẩn cấp - Các tài liệu vệ sinh nước sạch:

‐ Hướng dẫn sử dụng viên lọc nước ‐ Hướng dẫn sử dụng hệ thống xử lý nước trong tình huống khẩn cấp

- Hướng dẫn quy trình cấp phát hàng cứu trợ" (bao gồm hướng dẫn việc lựa chọn người hưởng lợi)



BAN BIÊN TẬP

1. Th.s. Đoàn Văn Thái Phó chủ tịch, Tổng thư ký Trung ương Hội

2. Ts. Lê Thế Thìn Trưởng ban Quản lý thảm họa Trung ương Hội

3. Bs. Nguyễn Thị Thu Hà

Phó trưởng ban Công tác xã hội Trung ương Hội

4. Cn. Nguyễn Hữu Thắng

Phó trưởng ban Quản lý thảm họa Trung ương Hội

5. Cn. Vũ Ngọc Kiên

Chuyên viên ban Quản lý thảm họa Trung ương Hội

Documents

QUY TRÌNH CHU ¨N TRONG èNG PHÓ TH ¢M H ÌA · quy trÌnh chu ¨n trong èng phÓ th ¢m h Ìa hÀ n Øi, thÁng 01 n m 2012 trung ¯ ng h Øi ch î th ¬p Î vi Æt nam ÷th