QUY TRÌNH QUẢN LÝ VẬT TƯ TRANG THIẾT BỊ Y TẾbachmai.gov.vn/images/stories/minh_duc/iso/qt.12.ht.pdf · nhu cầu bổ sung thêm tài liệu, đề nghị liên hệ

BỆNH VIỆN BẠCH MAI

QUY TRÌNH QUẢN LÝ VẬT TƯ

TRANG THIẾT BỊ Y TẾ

QT.12.HT

Người viết Người kiểm tra Người phê duyệt

Họ và tên Hồ Thị Ngọc Bích Nguyễn Hữu Bình PGĐ.Nguyễn Ngọc Hiền

Ký

Quy trình quản lý vật tư, trang thiết bị y tế QT.12.HT

Trang 2/16

1. Người có liên quan phải nghiên cứu và thực hiện đúng các nội dung của

quy trình này.

2. Nội dung trong quy trình này có hiệu lực thi hành như sự chỉ đạo của

Giám đốc bệnh viện.

3. Mỗi đơn vị được phát 01 bản (có đóng dấu kiểm soát). Các đơn vị khi có

nhu cầu bổ sung thêm tài liệu, đề nghị liên hệ với thư ký ISO để có bản

đóng dấu kiểm soát. Cán bộ công chức được cung cấp file mềm trên

mạng nội bộ để chia sẻ thông tin khi cần.

NƠI NHẬN (ghi rõ nơi nhận rồi đánh dấu X ô bên cạnh)

Giám đốc □ □

Phó Giám đốc □ □

Phòng phòng chức năng □ □

Các đơn vị lâm sàng □ □

Các đơn vị cận lâm sàng □ □

THEO DÕI TÌNH TRẠNG SỬA ĐỔI (tình trạng sửa đổi so với bản trước đó)

Trang Hạng mục

sửa đổi

Tóm tắt nội dung hạng mục sửa đổi

11 Phiếu dự trù Bỏ phiếu Dự trù kế hoạch năm

05

Sơ đồ quy

trình xuất Vật

tư TTB

Bổ sung xuất TTB, Vật tư, Phụ tùng sửa chữa

13 BB giao nhận

thiết bị

Bổ sung biểu mẫu BM.12.HT.07B

Biên bản giao nhận thiết bị cho Máy

6 5.3 Bổ sung quy định quản lý Vật tư- TTB đối với các

Viện, Trng tâm, Khoa, Phòng

BỆNH VIỆN BẠCH MAI

QUY TRÌNH

QUẢN LÝ VẬT TƯ

TRANG THIẾT BỊ Y TẾ

Mã số: QT.12.HT

Ngày ban hành: 10/12/2015

Lần ban hành: 03


Trang 3/16

1. MỤC ĐÍCH

Nhằm quản lý vật tư trang thiết bị y tế từ khâu dự trù, mua sắm, nhập- xuất đến sử

dụng tại các đơn vị.

2. PHẠM VI ÁP DỤNG

Áp dụng đối với tất cả các đơn vị Viện/ Trung tâm/Khoa/Phòng trong bệnh viện

Bạch Mai.

3. TÀI LIỆU VIỆN DẪN

1. Quy chế Bệnh viện

2. Quyết định của Giám đốc Bệnh viện về việc chuẩn y đề nghị các đơn vị trúng thầu

cung cấp vật tư y tế

4. THUẬT NGỮ VÀ TỪ VIẾT TẮT

4.1 . Giải thích thuật ngữ:

Vật tư, trang thiết bị y tế, tài sản cố định: là các thiết bị máy móc sử dụng trong xét

nghiệm, chẩn đoán và điều trị cho bệnh nhân.

4.2 . Từ viết tắt:

- BGĐ: Ban Giám đốc

- VTTBYT : Vật tư thiết bị y tế

- TCKT: Tài chính kế toán

- TSCĐ: Tài sản cố định

- BBBG: Biên bản bàn giao

- TTBYT: Trang thiết bị y tế.

5. NỘI DUNG QUY TRÌNH


Trang 4/16

5.1. Sơ đồ quá trình mua và nhập vật tư trang thiết bị y tế

Trách nhiệm Các bước thưc hiện Mô tả/ các biểu mẫu

Lãnh đạo

các đơn vị

- Các đơn vị căn cứ dựa trên số giường bệnh nhân

điều trị, căn cứ theo kế hoạch hàng năm đối với

TTBYT để lập Phiếu dự trù trang thiết bị theo

BM.12.HT.01 gửi Lãnh đạo Phòng Vật tư TBYT.

- Căn cứ trên mức dự trữ tối thiểu đối với hàng

tiêu hao theo máy để lập dự trù vật tư tiêu hao

theo BM.12.HT.02 gửi Thống kê kho Điện máy.

- Căn cứ vào nhu cầu thực tế của đơn vị có thể dự

trù lẻ theo BM.12.HT.02 chuyển lãnh đạo

P.VTTTBYT phê duyệt.

Thống kê

kho máy

- Tiếp nhận dự trù các đơn vị, tổng hợp thành bảng dự

trù chung toàn bệnh viện

Lãnh đạo P.

VTTBYT/

BGĐ

- Căn cứ theo kế hoạch mua TTBYT năm

- Căn cứ theo ngân sách được phân bổ.

- Căn cứ theo dự trù của các khoa phòng được LĐ

đơn vị duyệt.

Tiếp liệu

Thống kê;

- Đối với hàng đấu thầu: Căn cứ trên kết quả trúng

thầu, theo dõi hàng về theo đúng tiến độ theo quy

trình đấu thầu chung của bệnh viện.

- Gọi hàng theo dự trù hàng tháng được duyệt.

Thủ kho

Thống kê

- Kiểm tra số lượng theo hợp đồng.

- Nguồn gốc xuất xứ, hạn dùng (đối với hàng tiêu

hao theo máy), ngoại quan…

- Kết quả kiểm tra ghi trong sổ nhận hàng, và ký

nhận 2 bên. (BM.12.HT.03).

- Đối với hàng không đạt yêu cầu: Lập biên bản,

không nhập kho và trả lại.

Phòng

TCKT

- Làm phiếu nhập (BM.12.HT.04)

* Sắp xếp và bảo quản Kho vật tư

- Nguyên tắc sắp xếp kho:

Phân loại vật tư theo chủng loại, dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ kiểm tra.

Vật tư và phụ tùng máy phải để trên kệ, chống cháy nổ, mối mọt.

- Trách nhiệm của thủ kho:

Nhập xuất hàng theo yêu cầu, sắp xếp kho.

Cập nhật thẻ kho hàng ngày: kiểm tra được về số lượng và chất lượng.

Kiểm soát đáo hạn. Bảo vệ tài sản kho.

Phê duyệt

Nhận hoá đơn,

Làm phiếu nhập

Tập hợp

và lập dự trù

Xác định

yêu cầu

Nhận hàng

và kiểm tra

Theo dõi quá trình

giao hàng


Trang 5/16

5.2 Sơ đồ quá trình xuất vật tư trang thiết bị y tế

Trách nhiệm Các bước thực hiện Mô tả/ các biểu mẫu

Các đơn vị

Khoa, Phòng

- Các đơn vị làm dự trù hàng tháng và lập phiếu

lĩnh vật tư theo nhu cầu sử dụng có sự đồng ý

của Lãnh Đạo khoa (BM.12.HT.05).

- Đối với TTBYT đấu thầu; Các khoa viết sổ lĩnh

hàng theo số lượng máy đã được phê duyệt.

Lãnh đạo P.

VT-TTBYT

- Lãnh đạo phòng VTTBYT duyệt cung cấp cho

các khoa phòng.

- Thủ kho Vtư,

- NV thống kê,

- Đại diện

khoa phòng

* Đối với vật tư, phụ tùng sửa chữa:

- Kiểm tra, số lượng, chủng loại, đối chiếu với

hợp đồng (nếu có)

- Cấp phát theo số lượng đã duyệt.

- Làm Biên bản bàn giao (BM.12.HT.06)

* Đối với trang thiết bị:

- Kiểm tra, số lượng, chủng loại, đối chiếu với

hợp đồng (nếu có)

- Cấp phát theo số lượng đã duyệt.

- Làm Biên bản bàn giao (BM.12.HT.06)

- Đào tạo (đối với các TTB được yêu cầu).

- NV phòng Vật tư- TTBYT

- NV phụ

trách máy

của ĐV

- Bàn giao:

trang thiết bị, vật tư và các giấy tờ đi kèm:

Hướng dẫn sử dụng, bảo quản,

Sổ lý lịch thiết bị (BM.11.HT.02)

Biên bản giao nhận thiết bị (BM.12.HT.06):

(gồm 04 bản).

- NV phụ trách máy của ĐV sẽ nhập thông tin

vào sổ Theo dõi trang thiết bị y tế của đơn vị

(BM.12.HT.07).

- NV thống kê của P. VT- TTBYT dựa trên Biên

bản bàn giao để nhập vào Phần mềm theo dõi

TSCĐ của các đơn vị (BM.12.HT.07)

- Công ty cung cấp TTB hoặc Hãng SX sẽ hướng

dẫn sử dụng cho đơn vị (thể hiện trong Biên bản

nghiệm thu)

- Làm phiếu Xuất kho theo số lượng đã được

duyệt sổ (BM.12.HT.08)

Lập phiếu lĩnh

Xuất TTB, Vật tư

phụ tùng sửa chữa

Làm phiếu

xuất kho

Bàn giao trang thiết

bị và các tài liệu liên

quan

Phê duyệt


Trang 6/16

6. HỒ SƠ

STT Tên hồ sơ lưu Nơi lưu Thời gian lưu

1. Phiếu dự trù Phòng VTTBYT

Theo quy định

hiện hành của

nhà nước.

2. Sổ nhận hàng

3. Phiếu nhập kho Phòng TCKT

4. Phiếu Lĩnh vật tư tiêu hao Phòng VTTBYT

Phòng TCKT

5. Biên bản giao nhận thiết bị Phòng TCKT,

Phòng VTTBYT

Các đơn vị

6. Số Lý lịch thiết bị Các đơn vị

7. Sổ Theo dõi trang thiết bị y tế

8. Phiếu xuất kho Phòng VTTBYT

Phòng TCKT

7. PHỤ LỤC

1. BM.12.HT.01: Dự trù Vật tư (Kế hoạch năm) của các đơn vị

2. BM.12.HT.02: Dự trù TTBYT của các đơn vị

3. BM.12.HT.03: Sổ nhận hàng

4. BM.12.HT.04: Phiếu nhập kho

5. BM.12.HT.05: Phiếu lĩnh vật tư trang thiết bị y tế

6. BM.12.HT.06: Biên bản giao nhận thiết bị

7. BM.11.HT.02: Số Lý lịch thiết bị

8. BM.12.HT.07: Sổ Theo dõi trang thiết bị y tế

9. BM.12.HT.08: Phiếu xuất kho


Trang 7/16

BỆNH VIỆN BẠCH MAI CỘNG HÒA XẪ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Đơn vị: …………………… Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Hà nội, ngày tháng năm

PHIẾU DỰ TRÙ TRANG THIẾT BỊ

Kính gửi: - Ban Giám đốc Bệnh viện - Phòng Tài chính kế toán

- Phòng Vật tư thiết bi y tế

(Trình bày nội dung. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .)

Xin trân trọng cảm ơn!

TRƯỞNG PHÒNG VẬT TƯ TBYT LÃNH ĐẠO KHOA, PHÒNG (Ký, ghi rõ họ tên)

BAN GIÁM ĐỐC DUYỆT

BM.12.HT. 01


Trang 8/16

BỆNH VIỆN BẠCH MAI CỘNG HÒA XẪ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Đơn vị: ……………………


PHIẾU DỰ TRÙ THÁNG. . . NĂM . . .

Kính gửi: Phòng Vật tư thiết bị y tế

STT Tên Vật tư, Hàng hóa Đơn vị Số

lượng Ghi chú

PHÒNG VẬT TƯ TBYT LÃNH ĐẠO KHOA, PHÒNG

(Ký, ghi rõ họ tên)

BM.12.HT.02

Phòng Vật tư - TTBYT

SỔ NHẬN HÀNG

Ngày/tháng Tên đơn vị giao hàng Tên thiết bị Đơn

vị

Số

lượng

Hóa đơn Người giao hàng Ghi chú

BM.12.HT.03

BM.12.HT. 04 Đơn vị: Bệnh viện Bạch Mai

Bộ phận: ............................

Mã đơn vị SDNS: .............. Mẫu số C21-HĐ

(Ban hành theo QĐ số: 19/2006/QĐ-BTC

Ngày 30/03/2006 của Bộ trưởng BTC)

Phiếu Nhập kho Ngày.... tháng....năm....

Số: .... Nợ TK.....

Có TK.....

Họ tên người nhận hàng: ....................... Địa chỉ (bộ phận)............................

Lý do nhập kho: Tháng.... năm.......................................

Nhập tại kho (ngăn lô): Kho Máy Địa điểm...........................

STT

Tên, nhãn hiệu, quy

cách, phẩm chất vật

tư, dụng cụ sản

phẩm, hàng hóa

Mã

số

Đơn

vị

tính

Số lượng

Đơn giá

Thành

tiền Yêu

cầu

Thực

xuất

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

12.

13.

14.

15.

16.

17. Tổng x x x x x x

Tổng số tiền: (viết bằng chữ): .................................................................

Số chứng từ kèm theo: ............................................................................

Ngày.... tháng ....năm....

Người lập Người nhậm hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (ký ,họtên) (ký ,họ tên) (ký, họ tên) (hoặc phụ trách bộ phận) (ký ,họ tên, đóng dấu)

(ký ,họ tên)

BM.12.HT.04


Trang 2/16

Bệnh viện Bạch Mai

Phòng vật tư – TBYT

Số phiếu: ................

PHIẾU LĨNH Vật tư trang thiết bị y tế

Tên Đơn vị lĩnh ...............................................................................................................

Số TT TÊN HÀNG Đơn vị

tính

Số lượng

đề nghị

Số lượng

duyệt

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

Ngày .... tháng ..... năm......

Lãnh Đạo phòng Vật tư TBYT Lãnh Đạo đơn vị

BM.12.HT.05


Trang 3/16

BỘ Y TẾ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

BỆNH VIỆN BẠCH MAI Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN GIAO NHẬN THIẾT BỊ


BÊN GIAO:

1- . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Đại diện . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

2- . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Đại diện . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

3- . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Thống kê Phòng Vật tư TBYT

4- . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Thủ kho Phòng Vật tư TBYT

BÊN NHẬN:

1- . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Đại diện . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

2- . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Đại diện . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

NỘI DUNG

STT Tên thiết bị Nước SX Đơn vị

tính

Số

lượng

Ghi chú

I (Tên thiết bị)

Model:

Hãng SX:

Năm SX:

S/N:

Phụ tùng kèm theo (nếu có)

II Tài liệu hướng dẫn: (Tiếng Việt)

1 Hướng dẫn sử dụng và bảo quản

2 Hướng dẫn sửa chữa (nếu có)

III Bảo hành

PHÒNG VẬT TƯ TBYT ĐẠI DIỆN CÔNG TY ĐƠN VỊ NHẬN

BM.12.HT.06


Trang 4/16

LÝ LỊCH THIẾT BỊ

PHẦN 1: THÔNG TIN CHUNG VỀ THIẾT BỊ

1. TÊN THIẾT BỊ:

2. SERIAL: 3. MÃ QLTB:

4. NƠI SẢN XUẤT/ XUẤT XỨ:

5. NGÀY MUA/NHẬN: ........./………/200…

6. BẢO HÀNH: từ ........./………/200… đến ........./………/200… Hết/Không bảo hành:

7. THÔNG SỐ KỸ THUẬT/CẤU HÌNH:

8. PHỤ KIỆN KÈM THEO (nếu có):

9. TÌNH TRẠNG THIẾT BỊ KHI MUA/NHẬN

- Mới 100% - Thiết bị cũ: , phần trăm còn lại: %

10. YÊU CẦU VỀ BẢO DƯỠNG VÀ LƯU Ý KHI SỬ DỤNG (NẾU CÓ)

- Không cần bảo dưỡng - Bảo dưỡng: , chu kỳ:

- Nội dung bảo dưỡng:

- Lưu ý khi sử dụng:

Ngày……/……/20… Trưởng phòng Vật tư- TBYT Cán bộ quản lý

BM.11.HT.02


Trang 5/16

PHẦN 2: THEO DÕI SỬ DỤNG, SỬA CHỮA, THAY THẾ, NÂNG CẤP THIẾT BỊ

Ngày Sửa chữa/bảo dưỡng/thay

thế/nâng cấp/chuyển sử

dụng

Tình

trạng

Người liên

quan ký tên Ghi chú

Chú ý: Người sử dụng thiết bị phải ký vào cột “Người liên quan ký tên” khi

được bàn giao TTB mới hay TTB sau khi được sửa chữa/bảo dưỡng

BM.11.HT.02 (tiếp)

BỆNH VIỆN BẠCH MAI SỔ THEO DÕI THIẾT BỊ Y TẾ

VIỆN, KHOA, PHÒNG . . . . . . . . . . . . . . . . . .

TT Tên Thiết bị Model/ Số serie

Hãng SX Nước

SX Số

lượng

Năm sử

dụng

Nguyên giá

Tên Công ty

Xác nhận của Phòng

VT

1

2

BM.12.HT.07

Đơn vị: Bệnh viện Bạch Mai

Bộ phận: ............................

Mã đơn vị SDNS: .............. Mẫu số C21-HĐ

(Ban hành theo QĐ số: 19/2006/QĐ-BTC

Ngày 30/03/2006 của Bộ trưởng BTC)

Phiếu xuất kho Ngày.... tháng....năm....

Số: .... Nợ TK.....

Có TK.....

Họ tên người nhận hàng: ....................... Địa chỉ (bộ phận)............................

Lý do xuất kho: Xuất kho TBYTT Tháng.... năm.......................................

Xuất tại kho (ngăn lô): Kho Máy Địa điểm...........................

STT

Tên, nhãn hiệu, quy

cách, phẩm chất vật

tư, dụng cụ sản

phẩm, hàng hóa

Mã

số

Đơn

vị

tính

Số lượng

Đơn giá

Thành

tiền

Yêu

cầu

Thực

xuất

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

12.

13.

14.

15.

16.

17. Tổng x x x x x x Tổng số tiền: (viết bằng chữ): .................................................................

Số chứng từ kèm theo: ............................................................................

Ngày.... tháng ....năm....

Người lập Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (ký ,họtên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (hoặc phụ trách bộ phận) (ký ,họ tên, đóng dấu)

(ký ,họ tên)

BM.12.HT.08

Documents

QUY TRÌNH QUẢN LÝ VẬT TƯ TRANG THIẾT BỊ Y TẾbachmai.gov.vn/images/stories/minh_duc/iso/qt.12.ht.pdf · nhu cầu bổ sung thêm tài liệu, đề nghị liên hệ