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SOMMAIRE

Pages

OUVERTURE DE Radio3000 v4.40 3 ACCUEIL 4

I) Patient 4

I-1) Sans utilisation de la carte Sesam Vitale 4

I-2) Avec utilisation de la carte Sesam Vitale 6

II ) Dossier 7

II-1) Radiologue 7

II-2) Médecin Prescripteur et médecin traitant 8

II-3) AMO (Assurance Maladie Obligatoire) et AMC (Assurance Maladie Complémentaire) 9

II-4) Tiers-Payant 11

II-5) Nature d'Assurance et Exonération 11

II-6) Examen 12

II-7) Accident du travail 12

II-8) Type dossier (Externe - Hospitalisé - Scanner - IRM) 12

II-9) Commentaires 13

II-10) Modification de la date d'accueil 14

II-11) Liaison avec un système de numérisation 14

II-12) Fiche suiveuse 14

II-13) Double accueil 15

II-14) Remarques générales 16 TABLEAU DE BORD et MAIN COURANTE 17

I) Tableau de bord 17

II) La main courante 18

II-1) Descriptif des données affichées 18

II-2) Choix de l'affichage 19

II-3) Onglets 19

II-4) Icônes 19

II-5) Recherche accélérée- critère de tri 20

II-6) Options 20 COTATION 21

I) Fenêtre restreinte 21

II) Fenêtre élargie 23

III) Saisie d'un examen ayant pour cotation une valeur numérique 24

IV) Récapitulatif d'une cotation ccam 24

IV-1) Les modificateurs applicables en radiologie et leurs majorations 25

IV-2) Les codes associations applicables en radiologie 25 FACTURATION 27

I) Règlement patient 27

I-1) Préparer le règlement 27

I-2) Valider le règlement 28

I-3) Règlement par chèque 28

I-4) Modification d'un règlement 29

I-5) Suppression d'un règlement 29

II) Tiers payant 29 COMPTE-RENDU 30

I) Compte-rendu patient 30

II) Création d'un compte-rendu type 31 CONSULTATION 32 MISE A JOUR 33

I) Modification 34

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II) Création 34

II-1) Banque 34

II-2) Codes Postaux 35

II-3) Médecin 35

II-4) Patient 36

II-5) Site 36

II-6) Type dossier 37

II-7) AMO 37

II-8) Examen 39

II-9) AMC 42

II-10) Radiologue 43

II-11) IDNAT par Radiologue 44

II-12) Salle 44

III) Suppression 45

IV) Remplacement 46 EDITIONS 47

I) Principes de base 47

II) Journal des règlements 49

III) Journal d'Activité 50

IV) Journal de Synthèse 51

V) Règlements 52 GESTION 53

I) Gestion Patient 53

I-1) Liste des impayés 54

I-2) Lettres de relance 54

II) Gestion Tiers 55

II-1) Constitution traditionnelle 55

II-2) Consultation/Suppression/RéImpression d'un bordereau traditionnel 59

II-3) Liste globale des impayés Tiers 60

II-4) Encaissement Tiers F8 61

II-5) Relance Tiers 64 DIVERS 65

I) Caisse 65

I-1) Retrait Dépôt Visualisation 65

I-2) Edition 66

II) Chèques et Virement externes 67

II-1) Chèques externes 67

II-2) Virements externes 67

II-3) Editions chèques et virements 68

III) Liste des chèques en attente 69 LISTES 69 PARAMETRAGES 70

I) Entête des compte-rendus 70

II) Imprimante(s) 70

II-1) Ajout d'une association d'un document avec une imprimante 71

II-2) Suppression d'une association d'un document avec une imprimante 71

III) Options 71

IV) Lettres de relance 72

V) Configuration 72

VI) Fiche suiveuse 72 STATISTIQUES 73

I) Activité 73

II) Autres éditions 73

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OUVERTURE DE Radio3000 v4.40

Lors de l'ouverture de Radio 3000 une fenêtre apparaît :

Saisissez l'identifiant et le mot de passe fournis par l'administrateur système ou l installateur puis validez.

Le système accepte plusieurs tentatives, cependant si vous oubliez le nom de l'utilisateur renseignez-vous auprès de votre installateur.

Le Tableau de Bord avec la Main Courante apparaît :

Tableau de Bord

Main Courante

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ACCUEIL

I) Patient

Pour faire un accueil, cliquez sur le bouton "Accueil", l'écran ci-dessus s'affiche.

I-1) Sans utilisation de la carte Sesam Vitale

I-1-1) Le patient n'est jamais venu

Saisissez le nom du patient puis appuyez sur la touche "entrée" du clavier (ce qui revient à valider

votre saisie), la fenêtre suivante apparaît :

Puis validez jusqu'au "Prénom" saisissez celui-ci, validez-le.

Cliquez sur "Oui".

La case "Nouveau Patient" est activée et le curseur se situe au niveau du "Titre".

Si vous voulez modifier ce titre - soit en utilisant les flèches et du clavier - soit en cliquant sur la flèche à droite de la zone.

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Saisissez l'adresse. Une fois que vous avez tapé le code postal, appuyez sur la touche "entrée" du clavier, trois cas se présentent :

C'est la première fois que ce code postal est tapé : aucune liste n'apparaît et vous devez saisir la ville. Il y a déjà des villes enregistrées correspondant à ce code postal : le logiciel affiche la liste et vous devez double-cliquer sur la ville désirée. La ville désirée ne figure pas dans la liste : cliquez sur le bouton "Aucun" et saisissez le nom de la ville.

Validez puis saisissez la date de naissance sans espace et sans trait ceux-ci se mettront automatiquement en validant vous obtiendrez

Le sexe s'affiche correctement selon le titre du patient, seul le sexe pour les enfants n'apparaît pas automatiquement, dans ce cas là, vous devez le sélectionner dans la liste en cliquant sur le bouton .

Si vous voulez saisir le "Téléphone" (domicile et/ou professionnel) : - soit vous validez jusqu'à la zone qui vous intéresse - soit vous cliquez directement dessus avec la souris.

Si le patient est en tiers payant vous devez saisir les renseignements concernant l'assuré dans la partie "Assuré".

Soit le patient est l'assuré : cliquez sur le menu "Qualité", puis cliquez sur "Assuré", validez saisissez le n° d'immatriculation (y compris la clé) les autres zones ne sont pas obligatoires

Si le patient n'est pas l'assuré : cliquez sur le menu "Qualité", puis cliquez sur le choix correspondant à la situation du patient, validez saisissez le n° d'immatriculation de l'assuré (y compris la clé) saisissez le nom et prénom de l'assuré saisissez le nom de jeune fille si c'est une femme saisissez la date de naissance

Remarque: Si les zones "Régime", "Centre Gestionnaire"," Numéro d'adhérent" et "Code Couverture" ne sont pas rentrées : ils n'apparaîtront pas sur les bordereaux et la validation des FSE ne sera pas possible.

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I-1-2) Le patient est déjà venu

Saisissez le nom du patient puis validez, une liste de patient correspondant à cette sélection apparaît, double-cliquez sur le patient souhaité.

Si aucun patient ne correspond, double-cliquez sur "NP <Nouveau Patient>" et faites une saisie comme si le patient n'était jamais venu (cf. I-1-1) Le patient n'est jamais venu).

Remarque

: Si vous avez fait une erreur dans le nom, cliquez sur le bouton "Aucun", puis annulez votre accueil et refaites-le.

Si vous avez sélectionné le patient correspondant tous ces renseignements apparaîtront, mais vous pouvez compléter ou modifier les zones que vous souhaitez.

I-2) Avec utilisation de la carte Sesam Vitale

introduisez la carte vitale du patient dans la fente correspondante du lecteur cliquez sur le bouton "Vitale" la liste des ayants droits contenus sur la carte apparaît explications

Les droits "O" les droits sont à jour "N" les droits ne sont pas à jour (éviter de faire une FSE )

Ald "0" la personne n'est pas en ALD "1" la personne est en ALD

sélectionnez le patient : - s'il est déjà venu, le logiciel vous propose une liste de patients correspondant aux critères du nom - s'il n'est jamais venu, cliquez sur "NP <Nouveau Patient>".

Si aucun critère ne correspond, les coordonnées existant sur la carte s'afficheront.

Si le patient est en ALD, le logiciel vous demandera si l'examen est en rapport avec l'ALD, cliquez sur "Oui" ou "Non".

Si elle n'a pas encore été enregistrée, le logiciel crée automatiquement une CPAM nommée FSE <code grand régime><code caisse><code centre> (FSE014410000) et l'affecte au patient. Le taux de prise en charge est récupéré sur la carte vitale.

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Ne pas oublier le vérifier - les taux de prise en charge AMO / AMC - le justificatif AMC - le tiers payant - la nature d'assurances - l'exonération et de le(s) modifier le cas échéant. (cf. II ) Dossier)

Le reste de l'accueil reste identique.

II ) Dossier

Après avoir saisi les renseignements du patient, il faut remplir les renseignements du dossier :

II-1) Radiologue

Si vous travaillez avec un seul radiologue, son nom s'affichera automatiquement dès que vous avez entré le patient.

Si vous travaillez avec plusieurs radiologues, saisissez la ou les premières lettres du nom du radiologue, puis faites votre choix dans la liste, puis validez-le. Vous pouvez également saisir son nom en entier et le valider.

Vous pouvez paramétrer un radiologue pour la journée ou la demi-journée au niveau de la main courante ce qui évite de le saisir à chaque fois au niveau du dossier.

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II-2) Médecin Prescripteur et médecin traitant

Que ce soit pour le médecin prescripteur ou le médecin traitant, saisissez la ou les premières lettres de son nom.

S'il existe déjà (c'est-à-dire si au moins un critère a déjà été renseigné) choisissez-le dans la liste qui apparaît S'il n'existe pas, le message suivant apparaît :

Si vous cliquez sur "Oui" la fenêtre de création d'un médecin apparaîtra, vous pourrez la compléter entièrement ou pas.

Si le patient était déjà venu le médecin prescripteur (et/ou le médecin traitant) du dossier précédent apparaîtra, vous pouvez le changer ou le supprimer si nécessaire.

Vous avez la possibilité de ne pas faire apparaître à l'accueil, le médecin renseigné lors du précédent accueil, pour cela il suffit de cocher l'option "Retirer Médecin précédent" dans le Menu "Paramétrage"

"Configuration"

bouton "Options" rubrique "Accueil"

Si le médecin prescripteur est le médecin traitant, mettez le nom du médecin dans les deux zones.

N'oubliez pas de renseigner la zone "Parcours de Soins" en l'adaptant en fonction des cas. Par défaut, il indique "MTO

Orienté par médecin traitant"

Cochez "Multilignes" si votre adresse est composée de plusieurs lignes

Cochez "Exclure" : si ce médecin cesse son activité ou bien décède. (Vous ne pouvez pas supprimer un médecin car il peut être déjà utilisé dans un ou plusieurs dossiers).

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II-3) AMO (Assurance Maladie Obligatoire) et AMC (Assurance Maladie Complémentaire)

Si le patient est en tiers payant, saisissez la ou les premières lettres de son ou ses organismes de prise en charge dans la ou les zones correspondantes : AMO ou AMC. - S'il est déjà créé, choisissez le nom dans la liste et validez. Le pourcentage de prise en charge par défaut s'affichera automatiquement, mais vous pourrez le modifier. - S'il n'a pas encore été créé, un message s'affichera en fonction du cas (AMO ou AMC)

Si vous cliquez sur "Oui" la fenêtre de création d'une AMO apparaîtra, vous pourrez la compléter entièrement ou non.

Si vous cliquez sur "Oui" la fenêtre de création d'une AMC apparaîtra, de même que pour l'AMO, vous pourrez la compléter entièrement ou pas.

Pour une cpam de type fse, il faut obligatoirement renseigner

- le "Régime"

- la "Caisse Gestionnaire"

- le "Centre Gestionnaire"

et cocher "Envoi par Télétransmission" puis "Sesam Vitale"

Dans tous les cas, le "code"

et le "nom" sont obligatoires.

Ne pas oublier de saisir le "Taux par défaut", pour

une prise en charge totale : mettez 100

Cas AMO

Cas AMC

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Si vous créez une mutuelle de type fse, c'est-à-dire que la prise en charge complémentaire est envoyée dans le flux télétransmis à la CPAM, donc sans bordereau papier, il faut obligatoirement: - inscrire dans la zone "Identification" le code préfectoral (code à 8 ou 10 chiffres, sans lettre) - cocher "Sesam Vitale"

"Gestion Unique" (ou "Gestion Séparée" si la mutuelle est de type DRE) "052 100% TM 052$0"

Si le patient est déjà venu le nom du ou des organismes auquel il est adhérent s'affichera automatiquement, si vous voulez le ou les supprimer cliquer sur le bouton " " situé à droite du taux

Vous avez la possibilité de ne pas faire apparaître à l'accueil, le ou les organisme(s) renseigné(s) lors du précédent accueil, pour cela il suffit de cocher l'option "Retirer cpam précédente" dans le Menu "Paramétrage" "Configuration"

bouton "Options"

rubrique "Accueil"

Pour une CMU : AMO : organisme (CP) taux de prise en charge 70% AMC : 99999997 taux de prise en charge 30%

Dans tous les cas les zones obligatoires sont : - "Identification" (code raccourci) et - "nom" (nom complet de l'organisme)

Ne pas oublier de saisir le "Taux par défaut"

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II-4) Tiers-Payant

N'oubliez pas de vérifier et de modifier le cas échéant le tiers payant.

Pas de tiers-payant le patient règle l'ensemble de l'examen

Tiers-payant sur la part obligatoire seulement o Si le taux AMO est à 100% le patient ne règle rien o Si le taux AMO n'est pas à 100% le patient règle la partie du régime complémentaire de l'examen

Tiers-payant sur la part obligatoire et la part complémentaire le patient n'a rien à régler

Tiers-payant sur la part complémentaire seulement o Si le taux AMC est à 100% le patient ne règle rien o Si le taux AMC n'est pas à 100% le patient règle la partie du régime obligatoire de l'examen

Tiers-payant intégral pour le compte des régimes SNCF, RATP ou Mines le patient n'a rien à régler.

II-5) Nature d'Assurance et Exonération

0 Pas d'exonération (CMU...) 1 Soins en rapport avec un K ou un KC = ou > 50 (NGAP) 3 Soins particuliers exonérés (stérilité, 30 premiers jours de la vie) 4 Soins relatifs aux affections liste, hors liste ou multiples (ALD) 5 Assuré ou bénéficiaire exonéré (C.A.S.) 100% et invalide 6 Exonérations régimes spéciaux (Service médical SNCF, régime des Mines) 7 Soins dispensés en risque maladie et exonérés dans le cadre d'un dispositif de prévention

(Mammographie de dépistage)

9 FNS (Font National de Solidarité) 8 Réservé Régime Général C Soin exonéré en codage CCAM du fait de la nature de l'acte, ou du dépassement du seuil

(Acte dépassant 91 seul)

R Soins en rapport avec un acte CCAM exonérant, non présent dans la facture

Choisissez la "Nature d'Assurance" et Validez

Choisissez une "Exonération" et Validez

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II-6) Examen

Saisissez la ou les premières lettres du code de l'examen à effectuer. Une liste d'examen correspondant à la sélection apparaît, double-cliquez sur le code. Vous pouvez saisir plusieurs examens

Si vous avez côté le mauvais examen, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton " " ( au-dessus du N ) ou utilisez la touche "suppr" du clavier.

Vous avez la possibilité de définir un examen qui s'inscrira automatique à l'accueil, pour le paramétrer, allez dans le Menu "Paramétrage" - "Configuration" bouton "Options" rubrique "Accueil"

II-7) Accident du travail

II-8) Type dossier (Externe - Hospitalisé - Scanner - IRM)

Pour les cliniques un type de dossier peut être paramétré par défaut en externe avec la possibilité de le modifier en hospitalisé.

Cliquez sur le bouton "N"

si vous êtes numérisé, l'examen Num s'ajoutera

Cliquez sur la flèche pour modifier le type de dossier

Si vous choisissez "Accident du travail" dans la "Nature d'assurance", la fenêtre ci-contre apparaît :

Les renseignements tels que l'employeur ne sont plus obligatoires depuis la nouvelle feuille de soins cependant vous pouvez les saisir en cas de litige.

Si vous souhaitez paramétrer un examen qui n'est pas affiché ci-joint (FT, DEP NUM...), cochez "Examen Auto" et inscrivez le code de l'examen dans la zone jointe.

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Si vous choisissez hospitalisé l'organisme de prise en charge peut s'afficher automatiquement (Allez dans le Menu "Paramétrage" - "Configuration" - bouton "Options")

Remarque

Le code clinique sert lorsque l'on utilise la norme H' avec les cliniques.

Vous pouvez paramétrer un type dossier pour la journée ou la demi-journée au niveau de la main courante ce qui évite de le saisir à chaque fois au niveau du dossier.

II-9) Commentaires

Cliquez sur le bouton "+"

pour avoir la fenêtre des commentaires en plus grand

Vous pouvez faire des commentaires pour le patient (allergie, antécédents...) Ils apparaîtront au prochain accueil.

Vous pouvez

faire des commentaires pour ce dossier uniquement qui n'apparaîtront pas au prochain accueil.

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II-10) Modification de la date d'accueil

Lorsque vous voulez modifier la date d'accueil d'un patient :

o pour saisir à l'avance des scanners ou des IRM o en clinique, pour saisir les patients du week-end

cliquez sur le bouton à droite de la date et choisissez la date dans le calendrier

II-11) Liaison avec un système de numérisation (option payante)

Si vous voulez une liaison avec le système de numérisation sur carte magnétique, cliquez sur le bouton "Marquage"

II-12) Fiche suiveuse

Lorsque vous avez fini de saisir le dossier du patient cliquez sur le bouton "Valider" pour enregistrer les données indiquées.

Vous avez la possibilité d'imprimer ou non la fiche suiveuse. Par défaut, la fenêtre suivante apparaît

Si vous souhaitez qu'elle s'imprime automatique ou si vous ne souhaitez pas l'imprimer, Allez dans le Menu "Paramétrage"

"Configuration" - bouton "Chemin"

rubrique "Fiche Suiveuse" et cochez l'option correspondante "Impression auto à l'accueil" ou "Ne pas imprimer de fiche suiveuse".

Cliquez sur ce bouton pour avoir le calendrier

Double-cliquez sur la date voulue

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II-13) Double accueil

Il est nécessaire de faire un double accueil, quand un patient passe des examens :

o avec 2 radiologues différents o qui n'ont pas le même taux de prise en charge.

Il faut faire d'abord un accueil normal jusqu'à la validation du dossier et ensuite cliquer de nouveau sur le bouton "Accueil" du tableau de bord, le bouton "Dble Accueil" apparaît.

Cliquez sur le bouton "Dble Accueil" puis sur "Oui" sur la fenêtre qui apparaît.

Tous les renseignements du patient de l'accueil précédent apparaîtront, finissez cet accueil en saisissant les informations manquantes ou en supprimant celles qui sont en trop. Puis validez ce dossier et cliquez sur "Oui" au message suivant.

Vous aurez alors 2 dossiers pour le même patient.

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II-14) Remarques générales

Vous avez la possibilité d'utiliser des raccourcis claviers à la place de l'utilisation de la souris. Lorsque

que vous avez un mot avec une lettre soulignée cela indique que si vous appuyer simultanément sur la touche ALT du clavier avec la touche de la lettre soulignée, vous accédez à cette fonction. (Ex : pour valider faites "Alt" + "V")

Dans une liste pour sélectionner votre choix (nom de patient, nom de médecin, AMO, AMC, examen, etc), vous devez toujours effectuer un double-clic.

Lorsque vous avez une " * " devant une zone de saisie (exemple : Médecin*), vous pouvez appuyer sur les touches " * " puis "entrée" pour avoir la liste complète déjà enregistrée. Cependant si vous tapez un nom déjà existant en entier (exemple : genou ) alors que vous avez dans votre liste genou, genou 3 inc, genou 4 inc, il faut taper "genou*" pour avoir la liste des examens composée de ce nom.

Pour supprimer un médecin, une AMO, une AMC ou un examen, vous pouvez utiliser le bouton " " qui se situe à droite de la zone de saisie

Remarque : Il faut d'abord le sélectionner avant de cliquer sur le bouton " " pour supprimer un examen.

Les zones suivantes sont obligatoires : le nom, le prénom, la date de naissance, le radiologue, la nature d'assurances et l'exonération. Vous pouvez également paramétrer le logiciel afin d'avoir des zones obligatoires supplémentaires, allez dans le Menu "Paramétrage" "Configuration"

bouton "Options" rubrique "Accueil" o "Saisie obligatoire d'un médecin prescripteur" o "Saisie obligatoire d'au moins un examen" o "Saisie obligatoire du numéro Clinique"

Suivant votre saisie quelquefois certaines questions vous seront posées lors de la validation de votre dossier :

o "Il n'y a pas de n° d'immatriculation, voulez vous le saisir ?" vous avez saisi une cpam mais pas le n°SS de l'assuré, si vous répondez "Oui", votre curseur se retrouvera sur le n° de SS et il ne vous reste qu'à le saisir.

o "Ce code postal n'existe pas, voulez vous le créer ?"

vous avez saisi un code postal que vous n'aviez jamais créé dans votre base.

Bouton "Cotation"

permet d'accéder directement à la fenêtre de cotation.

Bouton "Autre" permet d'accéder entre autres à l'édition de vos étiquettes: 1) cochez la ou les cases correspondant aux étiquettes que vous souhaitez éditer 2) indiquez le nombre d'exemplaires à imprimer (1 est mis par défaut), 3) cliquez sur le bouton "Valider" 4) si l'on vous pose la question double-cliquez sur l'imprimante sur laquelle vous souhaitez éditer votre

étiquette.

Zone "Impayés"

permet de voir à l'accueil, le montant que le patient n'a pas réglé lors de sa ou ses visite(s) précédente(s)

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TABLEAU DE BORD et MAIN COURANTE

I) Tableau de bord

Au niveau du tableau bord, vous pouvez accéder aux différents :

menus Gestion, Liste, ... onglets Menu Principal, Mise à jour, ... boutons Accueil, Cotation, ... paramétrages tels que

o choisir un radiologue pour la journée ou la demi-journée

Cependant un radiologue peut être paramétré par défaut : (Menu "Paramétrage" - "Options"

rubrique "Général")

Cochez "Utiliser radiologue par défaut", cliquez sur le bouton

et choisissez le radiologue dans la liste

o choisir un type dossier pour la journée ou la demi-journée

o choisir un site pour la journée ou la demi-journée

Cliquez sur ce bouton pour masquer ou afficher la main courante.

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II) La main courante

II-1) Descriptif des données affichées

Dans cette fenêtre le patient que vous venez d'accueillir apparaît "en attente" de cotation ou de facturation.

Certaines données s'affichent par défaut :

le code dossier, il est unique et est composé comme suit : - 06 l'année du dossier (2006) - 216 la position du jour dans l'année (216ème jour de 2006) - 002 la position du dossier dans la journée ( 2ème dossier du jour) les titre, nom et prénom du patient l'âge du patient le nom du radiologue le ou les examen(s) FS : l'état de l'édition de la feuille de soins (O pour oui N pour Non) le type de dossier (EX pour externe, HO pour hospitalisé,...) l'heure d'accueil du patient le montant à régler par le patient le montant réglé par le patient les initiales du radiologue

Toutefois vous pouvez avoir votre main courante personnalisée, pour cela allez dans le Menu "Paramétrage"

"Configuration"

bouton "Divers"

rubrique "Main courante personnalisée". Cochez ensuite "Activer la main courante personnalisée", déplacez les données à afficher ou à masquer d'une colonne à l'autre à l'aide des flèches.

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II-2) Choix de l'affichage

"Affichage": Par défaut, l'affichage est sur "Détails". Permet de modifier le type d'affichage et faire apparaître la liste des patients sous différentes formes

"Tous les dossiers du":

Affiche par défaut la date du jour. Permet de modifier la date du jour pour vérifier ou consulter les dossiers d'une journée antérieure. Cependant, si vous voulez vérifier un dossier en particulier, il est préférable de passer par le bouton "Facturation" du tableau de bord. Cliquez sur le bouton "..." pour revenir à la date du jour.

Cliquez sur ce bouton pour rafraîchir l'affichage de la main courante

"Type": Par défaut le type de dossier est "Tous". Pour réduire une recherche, vous pouvez choisir un type de dossier pour afficher uniquement les dossiers appartenant à ce type.

"Site": Le choix par défaut est "Tous". Permet d'afficher uniquement les dossiers appartenant au site sélectionné. Pour les cabinets qui sont reliés entre eux en temps réel : on peut avoir accès à un autre site que celui paramétré.

"Radiologue": Le choix par défaut est "Tous". Affiche uniquement les dossiers du radiologue sélectionné.

Remarque: vous pouvez faire une sélection dans chaque rubrique simultanément.

II-3) Onglets

II-4) Icônes

Une icône indique l'état du dossier

en attente de cotation

en attente de facturation

clôturé

affiche les dossiers en attente de cotation

affiche les dossiers en attente de facturation

affiche les dossiers dont les compte-rendus n'ont pas été tapés

affiche tous les dossiers de la journée

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II-5) Recherche accélérée- critère de tri

Pour pouvoir rechercher plus rapidement un dossier au niveau de la main courante vous pouvez faire apparaître les dossiers par tri croissant ou décroissant alphabétique ou numérique suivant le critère. Ce tri peut se faire sur les critères ci-dessous en cliquant sur le bouton correspondant (Code Dossier, Nom Prénom,...)

Remarque: Pour le nom des patients le critère de tri s'effectue en premier sur le titre.

II-6) Options

Accessible par le Menu "Paramétrage"- "Configuration" bouton "Options" rubrique "Main Courante"

Cochez cette option si vous ne voulez pas afficher la main courante

Sélectionnez l'onglet sur lequel vous souhaitez vous trouver à l'ouverture de Radio3000

en cliquant sur le bouton .

Cochez cette option pour afficher uniquement les dossiers du jour dans la main courante.

Indiquez le numéro du site dont vous souhaitez afficher les dossiers à l'ouverture (Remarque: le zéro signifie "tous les sites")

Sélectionnez la durée d'affichage des dossiers dans la main courante.

Uniquement pour l'option payante de la Dictée

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COTATION

Vous pouvez accéder au dossier en cotation, en passant par

- l'onglet "Cotation" de la main courante, en double-cliquant sur le dossier - le bouton "Cotation" du tableau de bord en double-cliquant sur le dossier après avoir saisi le nom du

patient

En cotation vous pouvez paramétrer deux types de fenêtre une fenêtre restreinte

qui permet de modifier la cotation mais dans laquelle vous n'avez pas accès au

dossier patient : cette fenêtre est souvent mise en place quand ce sont les manipulateurs qui cotent les examens.

une fenêtre élargie

où vous avez accès au dossier patient, à ses renseignements et dans laquelle on accède directement à la facturation : cette fenêtre est mise en place lorsque ce sont les secrétaires qui cotent les examens.

C'est la fenêtre élargie qui est paramétrée par défaut, si vous voulez avoir la fenêtre restreinte, cliquez sur le Menu "Paramétrage"

"Options", cochez "Utiliser Cotation dans Main courante".

I) Fenêtre restreinte

A ce niveau là vous pouvez :

ajouter un examen, saisissez-le dans la zone "1"

supprimer un examen, sélectionnez-le puis cliquez sur le bouton " " ou utiliser la touche <suppr> du clavier

pour les cliniques rajouter les examens faits au bloc ou au lit en cochant la case prévue à cet effet

préciser si c'est une urgence

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Dans un dossier, lorsque vous ajoutez un examen ou que vous double-cliquez dessus pour le modifier, la fenêtre suivante apparaît :

La "Date Exécution" doit être similaire ou postérieur à la date du dossier.

Lorsque vous avez préalablement enregistré plusieurs cotations ccam pour un même examen, vous pouvez : o garder la cotation ccam cochée o décocher la cotation ccam pour ou enrecochez une autre o en cocher plusieurs

Si toutefois dans la liste, la cotation souhaitée n'apparaît pas, cliquez sur le bouton "+ Acte CCAM" pour rajouter une cotation ccam, la fenêtre suivante apparaît :

Pour supprimer une cotation ccam dont vous n'avez plus l'utilité pour le moment, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton "- Acte CCAM".

Cochez "Sous plâtre" ou "Comparatif", pour faire apparaître le modificateur correspondant.

Si vous le souhaitez, remplissez les zones "Prescripteur" et "Salle" car ces informations seront utiles lors de l'édition de certaines statistiques.

Une fois la ou les cotations affectée(s) à l'examen, cliquez sur le bouton "Valider" pour retourner dans le dossier.

Pour effectuer une recherche, vous pouvez o soit entrer le code ccam o soit entrer le ou les mot(s)

correspondant à l'examen.

Pour sélectionner la cotation ccam souhaitée, double-cliquez dessus. Elle s'ajoutera alors à la liste des cotations ccam dans l'examen.

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A la fin de la prise en compte des examens, il faut

impérativement cocher la case "Fin de Cotation" puis cliquez

sur le bouton "Valider".

Dans la main courante, le dossier disparaît de la liste des dossiers présents dans l'onglet "Cotation" et s'ajoute

aux dossiers dans l'onglet "Facturation".

Remarque: Cliquez sur le bouton pour accéder directement à la fenêtre de facturation.

II) Fenêtre élargie

A ce niveau là vous pouvez :

modifier ou compléter le dossier du patient en lui rajoutant son ou ses organisme(s) de prise en charge, une exonération, son numéro d'immatriculation, son une adresse, etc.

éditer ou rééditer la fiche suiveuse, après l'ajout ou la suppression d'examen, ...

éditer ou rééditer la feuille de soins (Remarque : si le bouton "Feuille Soin" est rouge, une feuille de soins a été éditée au moins une fois)

pour les cliniques rajouter les examens faits au bloc ou au lit en cochant la case prévue à cet effet.

Comme à l'accueil, il y a la zone "Impayés" qui indique le montant que le patient n'a pas réglé lors de sa ou ses visite(s) précédente(s)

Comme avec la fenêtre restreinte, vous pouvez :

ajouter un examen ou supprimer un examen (voir explications dans I) Fenêtre restreinte )

pour les cliniques, rajouter les examens faits au bloc ou au lit en cochant la case prévue à cet effet

préciser si c'est une urgence

Permet d'éditer la fiche suiveuse

Permet d'éditer la feuille de soins

le bouton devient rouge dès qu'elle est éditée.

Cliquez ici pour faire la facturation

Cliquez ici pour accéder à la partie patient

Permet d'accéder aux éditions de type, quittance, certificat de passage, note d'honoraires....

cf. ACCUEUIL

II-14) Remarques Générales Bouton "Autre"

Permet d'accéder à l'historique du patient, notamment pour voir les dossiers impayés.

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Une fois toutes les modifications ajoutées, vous pouvez : o soit allez directement en facturation en cliquant sur

o soit cliquez sur le bouton "Valider" après avoir cocher « fin de cotation » pour placer votre dossier en

attente de facturation dans la main courante.

III) Saisie d'un examen ayant pour cotation une valeur numérique

Prenons le cas du dépassement, il faut créer cet examen avec le code DEP, cocher la case NGAP et saisir son montant directement.

Remarque: Uniquement pour le dépassement, dans la fenêtre de facturation, il faudra sélectionner "Exigence particulière" au niveau du "Qualificatif Dépense" pour les radiologues secteur I.

IV) Récapitulatif d'une cotation ccam

Quand vous avez ajouté un examen, un tableau détaillé apparaît.

o Lettre : Cotation CCAM o M1 à M4 : Modificateurs que vous pouvez appliquer sur cette cotation ccam o CA : Code Association o QD : Qualificatif Dépense o P.Unitaire : Prix Unitaire, tient compte du ou de(s) modificateur(s) o %AMO : Taux de la part AMO o %AMC : Taux de la part AMC o Exo : Exonération

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IV-1) Les modificateurs applicables en radiologie et leurs majorations

Modificateur

Libellé Coefficient Forfait

Z Radiographie réalisée par radiologue 0,218

B

Radio. au bloc opératoire, unité de réa. ou lit du patient intransportable

0,49

C Radio. comparative des membres 0,49

D

Contrôle radio. segment squelette immobilisé par contention rigide

0,24

E Radiologie conventionnelle ou scanographie patient < 5 ans

0,49

F Urgence jour, dimanche ou jour férié

19,06

U Urgence hors pédiatres et omnipraticiens nuit 20 h - 8 h

25,15

IV-2) Les codes associations applicables en radiologie

IV-2-1) Cas d'actes d'échographie

Lorsque l'examen porte sur plusieurs régions anatomiques, un seul acte doit être tarifé, sauf dans le cas de l'examen d'organes intra-abdominaux et/ou pelviens, et d'un ou plusieurs organes suivants: sein, thyroïde, testicules.

1 acte d'échographie avec ou sans supplément pas de code association à renseigner.

plusieurs actes d'échographie :

Acte Code Taux de tarification

Acte de tarif le plus élevé 1 100 %

2ème acte 2 50 %

3ème acte 3 75 %

Supplément 1 100 %

1 acte d'échographie avec guidage :

Acte Code Taux de tarification

Acte avec guidage 1 ou 2 suivant tarif 100 % ou 50 %

guidage échographique 2 ou 1 suivant tarif 50 % ou 100 %

IV-2-2) Cas d'actes de radiologie

a) Acte de scanographie :

Lorsque l'examen porte sur plusieurs régions anatomiques, un seul acte doit être tarifé sauf dans le cas où est effectué l'examen conjoint des régions anatomiques suivantes : membres et tête, membres et thorax, membres et abdomen, tête et abdomen, thorax et abdomen complet, tête et thorax, quelques soit le nombre de coupes nécessaires, avec ou sans injection de produit de contraste. Dans ce cas, deux actes au plus peuvent être tarifés et à taux plein. Quand un libellé décrit l'examen conjoint de plusieurs régions anatomiques, il ne peut être tarifé avec aucun autre acte de scanographie.

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Association d'actes de scanographie autorisée :

Acte Code

Taux de tarification

1er Acte 4 100 %

2ème acte 4 100 %

Supplément 4 100 %

1 acte de scanographie avec guidage et supplément

Acte Code Taux de tarification

Acte avec guidage 4 100 %

guidage scanographique 4 100 %

Supplément 4 100 %

b) Acte de remnographie (IRM)

Lorsque l'examen porte sur plusieurs régions anatomiques, un seul acte doit être tarifé. Un acte de remnographie, à l'exception du guidage remnographique, ne peut être associé à aucun autre.

1 acte de remnographie avec guidage

Acte Code Taux de tarification

Acte avec guidage 1 ou 2 suivant tarif 100 % ou 50 %

guidage remnographique 2 ou 1 suivant tarif 50 % ou 100 %

c) Acte de radiologie conventionnelle

Acte Code Taux de tarification

1er Acte 4 100 %

2ème acte 4 100 %

3ème acte 4 100 %

1er Supplément 4 100 %

2ème Supplément 4 100 %

IV-2-3) Cas d'actes de radiologie et d'échographie

Acte de radiologie conventionnelle avec un acte d'échographie :

Acte Code Taux de tarification

Acte de radiologie 4 100 %

Acte d'échographie 4 100 %

Supplément 4 100 %

Acte de radiologie conventionnelle avec deux actes d'échographie

Acte Code

Taux de tarification

Acte d'échographie de tarif le plus élevé 1 100 %

2ème acte d'échographie 2 50 %

1er acte de radiologie 1 100 %

2ème acte de radiologie 1 100 %

Pour plus d informations, vous pouvez consulter le site internet www.r-i.fr, rubrique « aide ccam »

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FACTURATION

Vous pouvez accéder au dossier en facturation, en passant par

- l'onglet "Facturation" de la main courante, en double-cliquant sur le dossier - le bouton "Facturation" du tableau de bord en double-cliquant sur le dossier après avoir saisi le nom du

patient

Vous pouvez aussi à ce niveau là effectuer les mêmes modifications que dans la fenêtre élargie de la cotation. cf. COTATION

- II) Fenêtre élargie

I) Règlement patient

I-1) Préparer le règlement

Si vous cliquez sur le bouton "..." se trouvant à droite du montant à payer, Radio3000 vous propose par défaut :

- une date de règlement (celle du jour) - le montant c'est à dire le total dû - un mode de règlement : le chèque

Accident du travail

Cliquez ici pour afficher ou/et modifier les données saisies à l'accueil.

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Si une de ces valeurs ne correspond pas vous pouvez la modifier.

Remarque

: Pour arrondir le montant de la part patient cliquez sur l'un des boutons : "+" ou " " avant de valider le règlement.

I-2) Valider le règlement

Pour valider un règlement, il faut obligatoirement cliquer sur le bouton "Ajouter"

I-3) Règlement par chèque

Si le mode de règlement est un chèque vous obtiendrez la fenêtre suivante

o Si besoin, sélectionnez la banque dans la liste en cliquant sur le bouton . Remarque

: si vous saisissez une nouvelle banque (c'est-à-dire qu'elle n'apparaît pas dans la liste), elle est créée automatiquement et s'ajoute à la liste, attention donc aux fautes de frappe et aux accents. De même que si vous souhaitez faire apparaître le numéro du chèque, indiquez le plutôt dans le libellé.

o Si vous avez un règlement pour plusieurs dossiers : a) Ouvrez le premier dossier, ajoutez votre règlement, cochez la case "Regroupement".

ensuite cliquez sur le bouton "Valider".

b) Ouvrez le dossier suivant, ajoutez votre règlement, cochez la case "Regroupement", puis cliquez sur le bouton "Proposer", la liste des impayés apparaît, sélectionnez le dossier à regrouper, ensuite cliquez sur le bouton "Valider".

c) Répétez la procédure b), jusqu'à ce que vous ayez regroupé tous les dossiers à régler.

d) L autre méthode est d utiliser le bouton "Reglement" du tableau de bord en ajoutant un par un les dossiers à regrouper, cocher la case "fin de facturation" si vous voulez que les dossiers soit clôturer en même temps que le règlement est ajouté, puis valider.

Pour modifier la date d'encaissement cliquez ici : un calendrier apparaît, double-cliquez sur la date voulue.

Pour modifier le mode de règlement cliquez sur le bouton

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o Pour imprimer votre chèque, cliquez sur le bouton "Imprimer". Le chèque se place en hauteur. Le paramétrage de l'éditions de chèques se fait dans le Menu "Paramétrage"

"Configuration"

bouton

"Impression"

rubrique "Chèque" où vous devez remplir les zones suivantes

I-4) Modification d'un règlement

Pour modifier un règlement, sélectionnez-le puis cliquez sur le bouton "Modifier", effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton "Ajouter"

I-5) Suppression d'un règlement

Pour supprimer un règlement, sélectionnez-le puis cliquez sur le bouton "Supprimer"

II) Tiers payant

Si le patient est en tiers payant et que les renseignements n'ont pas été saisis à l'accueil. Vous pouvez le faire en facturation. Pour les explications reportez-vous au chapitre ACCUEIL - II-4) Tiers-Payant

Remarque: c'est également valable pour la nature d'assurances, l'exonération, ...

Utilisation du bouton

: A n utiliser que si la FSE n a pas été rejetée et que vous devez modifier la répartition des montants (sinon vous devez supprimer la fse et modifier la prise en charge ou forcer les taux en cotation)

Quand vous souhaitez forcer le montant d'une ou plusieurs part(s) (patient, AMO ou AMC), cliquez sur ce bouton, la fenêtre ci-dessous apparaît.

Exemples de cas dans lesquels utiliser ce bouton :

- pour faire payer au patient les 2,50 quand ils sont hors parcours de soins - quand la sécurité sociale refuse de rembourser une certaine partie des 70% imputés

et n'en rembourse que 60%, vous pouvez ainsi affecter les 10% de différence au patient.

A la fin de la facturation, il faut impérativement cocher la case "Fin de Facturation" puis cliquez sur le bouton "Valider". Si toutefois vous n'avez pas effectué cette manipulation, et que le montant patient est à zéro, il vous posera la question "Voulez-vous clôturer la facturation ?"

Dans la main courante, le dossier disparaît de la liste des dossiers présents dans l'onglet "Facturation".

Modifiez la valeur des montant de la ou des part(s) concernée(s) puis cliquez sur le bouton "Valider"

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COMPTE-RENDU

I) Compte-rendu patient

Vous pouvez accéder au compte-rendu du patient, en passant par :

- l'onglet "Compte Rendu à Taper" de la main courante, en double-cliquant sur le dossier Remarque : Ce sont les dossiers dont les compte-rendus n'ont pas été tapés qui apparaissent ici.

- le bouton "C.Rendu" du tableau de bord en double-cliquant sur le dossier après avoir saisi le nom du patient :

soit le compte-rendu n'a pas été tapé et il s'ouvre soit le compte-rendu a déjà été tapé, un message apparaît vous demandant si vous souhaitez visualiser le compte-rendu:

en cliquant sur "Oui" vous retournez dans le compte-rendu en cliquant sur "Non" vous créez un nouveau compte-rendu pour ce dossier. ATTENTION: A bout de 2 compte-rendus tapés, un message vous demande si vous souhaitez en taper un nouveau ou si vous voulez abandonner :

cliquez sur "Oui" pour créer un nouveau compte-rendu cliquez sur "Non" pour retourner au tableau de bord. A ce moment là pour consulter le compte-rendu, il faudra passer par le bouton "Consultation" du tableau de bord.

Pour taper un compte rendu, double-cliquez sur le dossier concerné, deux cas de figure se présentent alors:

o sans choix de l'entête : le compte-rendu s'affiche, il ne vous reste plus qu'à le taper.

o avec choix de l'entête :

une fenêtre s'ouvrira avec la liste de toutes vos entêtes dont une apparaîtra sélectionnée, elle correspond à celle du radiologue saisi à l'accueil, double-cliquez dessus, le compte-rendu s'affiche...

Remarques : - Le paramétrage de l'entête s'effectue dans le Menu "Paramétrage"

"Entête de compte-rendu" inscrivez votre texte et insérez les champs dans votre entête de compte-rendu, en plaçant le curseur

au bon endroit puis en sélectionnant les champs dans la liste . (Voir aussi le chapitre PARAMETRAGES I) Entête de compte-rendus) - Vous avez également la possibilité de désactiver la fenêtre avec le choix de l'entête, l'ouverture du compte-rendu se fera donc avec l'entête du radiologue saisi à l'accueil. (Menu "Paramétrage"

"Configuration"

onglet "Options" - rubrique "Compte-Rendu", cochez "Ne pas Afficher le tableau d'entêtes")

A l'ouverture d'un compte-rendu, le tableau de bord fait place à la fenêtre ci-dessous :

o Bouton "Retour à Radio3000"

Sauvegarde automatique du compte-rendu et retour au tableau de bord. Cliquez sur ce bouton lorsque vous avez édité votre compte-rendu.

o Bouton "Copie sur D7" Copie du compte-rendu sur disquette.

o Bouton "Envoyer en Email"

Envoie du compte-rendu par email (option payante)

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o Bouton "Nouveau CR"

Enregistrement du compte-rendu en cours et ouverture d'un nouveau prêt à être tapé.

o Bouton "Compte-rendu Type"

Insertion d'un compte-rendu type. Placez le curseur à l'endroit où vous

souhaitez insérer votre compte-rendu type puis cliquez sur ce bouton, pour finir sélectionnez le compte-rendu type dans la liste.

o Bouton "Imprimer 2 exem."

Impression du compte-rendu en X exemplaires. Le nombre d'exemplaires est

renseigné dans le Menu "Paramétrage"

"Configuration"

bouton "Options"

rubrique "Compte Rendu",

dans la zone "Nombre d'exemplaires", par défaut la valeur est à 2)

o Bouton "Copier le CR"

Copie le compte-rendu dans un répertoire spécifique (Menu "Paramétrage" - "Configuration"

bouton "Chemins"

rubrique "Divers", rentrez le chemin complet du répertoire où devront se trouver les comptes-rendu dans la zone "Copier le CR dans", ex: C:\Copies_CR)

Le compte-rendu copié, le bouton se transforme en celui-ci .

II) Création d'un compte-rendu type

Pour créer des compte-rendus types, il faut aller dans le Menu "Gestion" - "Compte-Rendu Type"

Saisissez le nom du compte-rendu type, sélectionnez le radiologue et le site, puis cliquez sur le bouton "Valider", vous arrivez alors dans Word. Tapez votre compte-rendu type (sans mettre d'entête) et une fois que vous avez terminé, cliquez sur le bouton "Retour à Radio3000".

Pour modifier ou supprimer un compte-rendu type, allez dans le Menu "Gestion"- "Compte-Rendu Type" et sélectionnez le par un double-clic.

Cliquez sur "Nouveau" La fenêtre suivante apparaît.

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CONSULTATION

La fonction consultation permet de visualiser les renseignements d'un patient et de ses dossiers

Pour y accéder, cliquez sur le bouton "Consultation" sur le tableau de bord.

Saisissez soit le nom, soit les nom et prénom, soit les X premières lettres du nom puis validez.

Une fenêtre apparaît avec la liste des patients correspondant à votre saisi, sélectionnez le patient en double-cliquant dessus ... les renseignements du patient et la liste de ses dossiers apparaissent.

Cliquez

sur le numéro du dossier à consulter pour faire apparaître les renseignements dans la rubrique "Dossier"

située à droite

Cliquez ici pour accéder à la partie "Assuré"

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Remarques :

En consultation, vous avez la possibilité de :

- rééditer une fiche suiveuse - refaire un badge Fuji ou un marquage - visualiser, rééditer ou supprimer un compte-rendu

Cependant n'oubliez pas au préalable de sélectionner le dossier concerné.

Visualisation d'un compte-rendu :

Pour accéder au(x) compte-rendu(s) du patient, cliquez sur le bouton "Compte-Rendu"

Lorsque votre visualisation est terminée cliquez sur le bouton "Retour à Radio3000" puis cliquez sur le bouton "Retour" pour sortir de la fenêtre de consultation.

Suppression d'un compte-rendu : Sélectionner le numéro du dossier dont vous voulez supprimer le compte-rendu puis dans la zone "Compte(s) Rendu(s), sélectionnez le numéro du compte-rendu, puis appuyez sur la touche "Suppr" du clavier et répondez "Oui" à la question "Etes-vous sur de supprimer ce compte-rendu?"

MISE A JOUR

Le logiciel vous autorise à créer ou modifier toutes les données, à supprimer les dossiers et les données non utilisées dans les dossiers. La fonction Remplacer correspond à une fusion d'éléments.

Vous pouvez y accéder soit en passant par le menu "Mise à jour" soit à partir de l'onglet "Mise à jour" du tableau de bord.

Boutons qui permettent d'accéder aux autres compte-rendus du patient.

Choisissez la fonction que vous voulez utiliser : modification création suppression remplacement

puis cliquez sur la section désirée : AMO, AMC, Banque ...

MENU

ONGLET

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I) Modification

Pour la plupart des sections, vous commencerez par sélectionner le nom à modifier :

La fenêtre suivante s'affiche :

II) Création

Si vous passez par l'onglet "Mise à jour", cochez "Création" puis cliquez sur le bouton correspondant à la section dans laquelle vous voulez faire une création :

II-1) Banque

Cette section permet de créer, à la mise en place du logiciel, les différentes banques des patients.

Le titre de l'écran vous renseigne sur section sur laquelle vous allez travailler.

Saisissez la banque puis cliquez sur le bouton "Valider"

Vous avez la possibilité de saisir : -

le nom complet -

le début du nom -

le code (suivant la section)

puis validez en appuyant sur la touche "entrée" du clavier

Si l'une des recherches correspond à votre demande double-cliquez dessus pour l'ouvrir.

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Rappel: Au moment de la facturation du dossier du patient, si vous effectuez un règlement par chèque et que vous saisissez la banque au lieu de la choisir dans la liste, elle est créée automatiquement.

II-2) Codes Postaux

Les codes postaux peuvent se créer à l'accueil du patient mais vous pouvez également les créer à ce niveau.

II-3) Médecin

Les médecins prescripteurs et traitants peuvent se créer à l'accueil du patient mais vous pouvez également les créer ici.

Saisissez le code postal et la ville puis cliquez sur le bouton "Valider"

Vous devez obligatoirement saisir le nom.

Vous pouvez renseigner les autres données.

Une fois que vous avez terminé, cliquez sur le bouton "Valider"

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II-4) Patient

L'ajout de nouveaux patients se fait à l'accueil mais vous pouvez également passer par la mise à jour.

II-5) Site

On peut paramétrer plusieurs cotations : - Pour le type radiologie : mettre Cotation T0 - Pour le type Scanner : mettre Cotation T0 si la valeur du FT scanner est paramêtré sur T0 - Pour le type IRM : mettre Cotation T1 si la valeur du FT IRM est paramêtré sur T1

- Les valeurs en T1, T2 et T3 sont utilisées pour calculer les prix monégasques surtaxés.

Vous devez obligatoirement saisir le nom et le prénom.

Vous pouvez renseigner les autres données.

Une fois que vous avez terminé, cliquez sur le bouton "Valider"

Saisissez un numéro de site (1,2,...) ainsi que le nom; ce sont des zones obligatoires.

Ces informations servent à différencier les sites (radio - IRM -

scanner)

Renseignez si vous le voulez les autres zones et cliquez sur le bouton "Valider"

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II-6) Type dossier

La saisie d'un type de dossier n'est pas obligatoire; elle permet de faire des sélections pour les statistiques

o Dans les cliniques, on peut créer deux types de dossier : "Externe" et "Hospitalisé" (ou plus si besoin).

o Dans certains cabinets, plusieurs types d'activité peuvent exister : par exemple, certains radiologues ne font que des échographies donc on peut prévoir un type "Radiologie" et un type "Echographie".

II-7) AMO

Le terme AMO regroupe tous les organismes de prise en charge que ce soit les caisses primaires, les MSA, les cliniques, les médecines du travail, etc

Cependant, le paramétrage pourra être différent selon le cas.

II-7-1) Onglet "Général"

Si c'est une AMO de type traditionnelle (utilisée surtout pour l'édition des feuilles de soins papier), vous n'avez rien de particulier à renseigner.

Si c'est une AMO de type b2 forfait technique, il faut choisir "Caisse Hopital/FT" au niveau du "Type"

Saisissez le type de dossier puis cliquez sur le

bouton "Valider"

Vous devez obligatoirement saisir le code et le nom de l'AMO

Ne pas oublier de noter le taux de prise en charge par défaut.

Remplissez les coordonnés si vous le souhaitez, elles peuvent utiles pour les lettres de relance, les bordereaux de télétransmission.

Une fois que vous avez terminé, cliquez sur le bouton "Valider"

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Si c'est une AMO de type Sesam Vitale, renseignez le "Régime", la "Caisse Gestionnaire", le "Centre Gestionnaire", et cochez "Envoi par Teletransmission" puis "Sesam Vitale". Remarque

: Si vous faites un accueil avec une carte vitale et si l'AMO n'existe pas, sa création est faite

automatiquement en fonction des données récupérées sur la carte vitale, et si vous le désirez, il ne reste plus qu'à : o modifier le nom car par défaut il est identique au code o renseigner l'adresse et le téléphone

II-7-2) Onglet "HPRIM"

Ces renseignements sont saisis par l'installateur du logiciel lors d'une liaison avec le site de la Clinique.

II-7-3) Onglet "Paramétrage"

Ces divers paramétrages permettent d'éditer ou non certains renseignements sur la feuille de soins tels que o le montant du forfait technique o le montant dû par la cpam et la mutuelle o des commentaires particuliers (ex: CMU), à saisir dans les zones "Cadre Haut FS" et" Signature FS"

Ces divers paramétrages permettent également de spécifier si l'AMO gère ou non o les forfaits techniques réduits o les forfaits techniques hospitaliers o le numéro d'ordre scanner, irm

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II-8) Examen

Le "Code" et la "Cotation CCAM" sont des zones obligatoires, donc si vous ne voulez pas mettre de cotation saisissez "0" (chiffre zéro).

Pour saisir la cotation CCAM, cliquez sur le bouton "CCAM", la fenêtre suivante apparaît :

Si un examen comporte plusieurs cotations CCAM, effectuez ces manipulations pour ajouter chaque cotation.

Pour effectuer votre recherche, vous pouvez o soit entrer le code ccam

o soit entrer le ou les mot(s) correspondant à l'examen.

Pour sélectionner la cotation ccam souhaitée, double-cliquez dessus. Elle s'ajoutera alors à la liste des cotations ccam dans l'examen.

Si vous utilisez le module

SENOLOG (pour les examens de type mammographie), il faudra également remplir ses zones.

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Vous pouvez également insérer plusieurs cotations ccam sans pour autant les activer c'est-à-dire cocher la cotation ccam, vous le ferez au moment de coter le dossier.

Exemple: Vous avez paramétré la radiographie du pied avec les cotations NDQK001 (radiographie unilatérale du pied...) et NDQK002 (radiographie bilatérale du pied...) en activant uniquement la cotation NDQK001, voir ci-après :

Le patient vient passer une radiographie bilatérale du pied, il faut donc désactiver la cotation NDQK001, pour activer la cotation NDQK002, voir ci-dessous.

Si vous devez coter un examen ayant une valeur numérique, comme le dépassement ou les actes hors nomenclature par exemple, cochez la case "NGAP" et inscrivez le montant de l'examen dans la zone "Cotation NGAP"

La zone "Compte rendu type" permet d'inscrire l'intitulé d'un compte-rendu type afin que celui-ci puisse s'afficher automatiquement dans le compte-rendu patient. Il faut également aller dans le Menu "Paramétrage"

"Options"

rubrique "Compte Rendu" et cochez l'option "Insertion auto. des comptes-rendus types"

Cocher la case "Examen HN" pour les examens hors nomenclature (ostéodensitométrie, scanner dentaire) pour que la notion HN apparaissent sur la feuille de soins.

En spécifiant un site, au moment de la cotation, seuls les examens de votre site apparaîtront.

Comme on ne peut pas supprimer un examen déjà utilisé dans un dossier, cochez la case "Exclure" pour ne plus faire apparaître l'examen dans la liste affichée lors de l'ajout dans examen dans un dossier.

Pour supprimer une cotation, sélectionnez la puis cliquez sur le bouton " "

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Si vous devez utiliser une cotation hors Sesam-Vitale, il faut préalablement la créer en passant par le bouton "CCAM hors SV", l'écran suivant s'affiche

Si le code ccam hors Sesam-Vitale dont vous avez besoin se trouve dans la liste, sélectionnez le et cliquez sur le bouton "Inclure la sélection", il se placera alors dans la zone "Cotation CCAM" de l'examen.

Si vous souhaitez modifier un acte ccam hors Sesam-Vitale existant, sélectionnez le et cliquez sur le bouton "Modifier", apportez vos modifications et cliquez sur le bouton "Modifier".

Si vous souhaitez supprimer un acte ccam hors Sesam-Vitale existant, sélectionnez le et cliquez sur le bouton "Supprimer", confirmez la suppression en cliquant sur "Oui".

Pour créer un nouveau code, cliquez sur le bouton "Nouvel acte" et remplissez les différentes informations sur l'écran ci-dessous, une fois que vous avez terminé, cliquez sur le bouton "Ajouter", il viendra compléter la liste existante.

NB : Ne mettez pas un date de fin trop éloigné ... Une fois que vous avez terminé de coter votre examen, cliquez sur le bouton "Valider".

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II-9) AMC

Si c'est une CMU, cochez la case "CMU"

Pour télétransmettre en mode B2 avec cette mutuelle: Cochez la zone "Envoi en Télétransmission B2"

Pour paramétrer une mutuelle de type Sesam Vitale, vous devez : o Mettre le code préfectoral au niveau de la zone "Identification" o Cocher Sesam Vitale puis "Gestion Unique" (ou dans certains cas "Gestion Séparée") o Cocher "052 100 % TM 052$0"

Remarques : Si vous faites un accueil avec une carte vitale, si l'AMC n'existe pas et qu'elle est présente sur la carte, sa création est faite automatiquement en fonction des données récupérées. Pour les CMU : l'identification est 99999997 et le taux par défaut est 30%

Si c'est une AMC de type papier, ne cochez ni "Envoi en Télétransmission B2" ni "Sesam Vitale"

Vous devez obligatoirement saisir l'Identification et le nom de l'AMC.

Ne pas oublier de noter le taux de prise en charge par défaut.

Remplissez les coordonnés si vous le souhaitez, elles peuvent utiles pour les lettres de relance, les bordereaux de télétrans-mission.

Une fois que vous avez terminé,

cliquez sur le bouton "Valider"

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II-10) Radiologue

Vous devez obligatoirement saisir les zones "Nom", "ID National

N°ADELI" et "N° Identification Facturation" ce numéro est le numéro d'identifiant du radiologue qui est indispensable pour la télétransmission.

Vous pouvez remplir les autres informations, comme le titre, le prénom, l'adresse, le numéro de compte, la banque...

La zone "Signature" permet de saisir un intitulé libre qui peut être repris au niveau de la signature des compte-rendus (ex : Dr A.Dupont), en ayant pris soins d'insérer le champ <signature_radiologue> dans le paramétrage de l'entête.

Cochez la zone "Utilisation de l'entête pour la feuille de soins" si vous utilisez des feuilles de soins sans le pavé d'entête correspondant au radiologue. Remarque : Si vous cochez cette option, prenez soins de remplir les zones "Titre", "Prénom", "Adresse", "N° Identification Facturation", "Spécialité", "Commentaire" (en indiquant par exemple : conventionné honoraires libres) "CP", "Ville", "Cabinet", "Conv", "Zisd", "Ik".

Si vous imprimez des bordereaux, inscrivez le nom du cabinet ou du radiologue ainsi que l'adresse dans la zone "Adresse de Facturation pour les bordereaux"

Pour les scanner et les IRM qui éditent des Forfaits Techniques, remplissez la zone "Informations pour le FT" avec les mêmes informations contenues dans le pavé d'entête.

Si le radiologue est remplacé, cochez la case "Remplacé" et remplissez avec les nom et prénom du radiologue remplaçant, la zone "Remplaçant"

Si le radiologue est en secteur 2, cochez la case "Secteur II"

Pour les scanners et les IRM saisissez un numéro de groupe auquel le radiologue appartient afin de pouvoir faire des éditions d'activité par groupe. Par contre, si le radiologue n'appartient pas un groupe saisir : 0 (zéro)

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II-11) IDNAT par Radiologue

Quand un radiologue travaille sur plusieurs sites, il possède donc un numéro de facturation par site donc si vous gérez les dossiers de plusieurs sites, il vous faut affecter le radiologue au numéro de facturation correspond au site, et ce pour chaque site.

ATTENTION: pour accéder la fenêtre ci-dessous, il faut cliquer sur le Menu "Mise à Jour " puis sélectionner "Création" et "IDNAT par radiologue"

Sélectionnez le radiologue ET le site Cliquez sur le bouton "Remplir", les informations déjà renseignées dans la fiche radiologue (Onglet "Mise à jour

coche "Modification"

bouton "Radiologue") s'insèreront automatiquement Si besoin, modifiez et/ou complétez l'ensemble des informations Cliquez sur le bouton "Ajouter"

Suivez le même principe pour toutes les affectations que vous avez à faire

Si le radiologue est remplacé, cochez la case "Remplacé" et remplissez avec les nom et prénom du radiologue remplaçant, la zone "Remplaçant"

Une fois que vous avez terminé, cliquez sur le bouton "Quitter"

II-12) Salle

Inscrire ici le n° de facturation correspondant au site sélectionné

Inscrire ici le numéro adéli du radiologue, numéro qui commence par la lettre A sur la Carte Professionnelle de Santé

Saisissez le libellé de la salle et éventuellement l'agrément puis cliquez sur le

bouton "Valider"

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III) Suppression

IMPORTANT: La suppression d'un élément d'une section ne peut se faire que s'il n'a pas été utilisé dans un des dossiers. Le mode de recherche de la suppression est identique à celui de la modification.

Cependant 2 nouveaux boutons apparaissent : le bouton "Consulter" qui sert à vérifier si l'élément que vous voulez effacer est le bon le bouton "Supprimer" qui à la même fonction que le double-clic, il vous permettra de supprimer ce que vous avez sélectionné

Un dossier ne peut être que supprimé, mais à l'exception des autres sections, sa suppression fera l'objet d'un traçage pour éviter que des dossiers disparaissent sans en connaître la cause. Après la confirmation de suppression, il y aura trois étapes :

1) la saisie de vos nom et prénom

2) la saisie du motif de suppression

3) le choix de garder ou non le compte-rendu

Si vous cliquez sur "Non", le compte-rendu est définitivement perdu

Si vous cliquez sur "Oui", le compte-rendu est conservé dans un répertoire de Windows, sur "F:\radio\compte-rendu", non consultable dans Radio3000

Remarque

: le numéro du compte-rendu et du dossier sont identiques donc notez le numéro du dossier que vous voulez supprimer si vous voulez garder le compte-rendu. Si vous avez plusieurs compte-rendus pour un dossier, ils seront différenciés par leur numérotation finale (ex : d00 et d01)

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IV) Remplacement

Le remplacement permet de faire des fusions de codes postaux, de médecins, d'AMO, d'AMC, de banques... mais surtout de patient.

La fenêtre suivante apparaît :

Si l'opération s'est bien déroulée, vous obtiendrez la question suivante :

Etape n°1

Tapez le nom du patient que vous voulez supprimer pour la recherche se référer au paragraphe I) modification

Sélectionnez le patient correspondant avec un double-clic.

Etape n°2:

Tapez le nom du patient que vous voulez garder

Double-cliquez dessus pour le sélectionner.

Etape n°3 :

Si vous êtes d'accord, confirmez en cliquant sur le bouton "Oui".

47

EDITIONS

Suivant votre mode de fonctionnement, vous disposez de différentes éditions dont vous trouverez la description ci-dessous.

Cliquez sur l'onglet "Editions" du tableau de bord.

I) Principes de base

Vous avez la possibilité d'effectuer ou non plusieurs sélections qui sont cumulables entre elles.

Sélection N°1

Date de début et Date de fin : Saisissez la période sur laquelle vous souhaitez voir votre édition, vous pouvez également cliquer sur le bouton "#" pour faire apparaître le calendrier. Pour visualiser une seule journée, indiquez les deux mêmes dates.

Origine : La valeur par défaut est "Tous" ce qui est valable pour les cabinets. Par contre, pour les scanners et les IRM, vous avez le choix entre Honoraires et Scanners/IRM.

Destination: Par défaut, le logiciel vous propose de visualiser le journal avant de l'éditer, donc si vous souhaitez l'imprimer directement, cochez la case "Imprimante".

Sélection N°1:

Choix des Période / Origine / Destination

Sélection N°2 :

Pour affiner ou non la recherche

Sélection N°3 :

Choix supplémentaires

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Sélection N°2

Explication avec la partie Radiologues:

Par défaut tous les radiologues seront groupées sur le même listing, mais vous avez également la possibilité d'avoir une édition propre à chaque radiologue dans ce cas, il faut cocher la case "Séparer". Si vous souhaitez obtenir une édition pour un radiologue en particulier, cochez la case "Radiologues" puis celle du radiologue désiré.

C'est le même principe pour toutes les sélections de ce type.

Sélection N°3

Les choix contenus dans cette partie varient selon l'édition choisie, ils permettent de trier, de faire apparaître ou non, les informations.

Une fois que vous avez fait vos différentes sélections, cliquez sur le bouton "Valider", vous allez ainsi visualiser votre édition.

En bas de la fenêtre de visualisation, il y a une barre vous permettant de jouer sur l'affichage de votre édition.

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49

II) Journal des règlements

Une fois que vous avez fait vos différents choix, cliquez sur le bouton "Valider", l'édition apparaît.

Edition mensuelle : Cochez la case "Par Mois" pour obtenir une édition récapitulative par jour sur le mois choisi.

Edition annuelle ou sur plusieurs mois : Cochez la case "Par Année"

pour obtenir une édition récapitulative par mois sur la période choisie

"Tri par Nom" permet une édition par ordre alphabétique (pour les éditions journalières).

Sélectionnez "Patient" pour avoir uniquement les règlements patient

Sélectionnez "Tiers" pour avoir uniquement les règlements tiers.

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III) Journal d'Activité

Le journal d'activité permet une édition détaillée de l'activité.

Remarque: Cette édition est surtout utilisée, dans les cliniques, pour les dossiers hospitalisés, et elle est donnée au service comptabilité.

Dans cette édition, les choix supplémentaires sont : l'édition du récapitulatif sans avoir le détail par dossier : cocher la case "Condensé" l'édition avec le nom des examens : cocher la case "Afficher les codes examens" l'édition sans récapitulatif : cocher la case "Pas de récapitulatif" l'édition du code PMSI : cocher la case "Afficher les codes PMSI", pour que ces derniers s'affichent il faut : o avoir saisi les codes PMSI au niveau de la table des examens o avoir sélectionner le code PMSI en cotation (après avoir double-cliqué sur l'examen)

Une fois que vous avez fait vos différents choix, cliquez sur le bouton "Valider", l'édition apparaît.

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IV) Journal de Synthèse

Le journal de synthèse est le récapitulatif par patient des actes effectués ainsi que des règlements

Une fois que vous avez fait vos différents choix, cliquez sur le bouton "Valider", l'édition apparaît.

Si vous ne voulez pas le détail par patient mais le résultat de la journée : cochez la case "Condensé"

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V) Règlements

Vous avez la possibilité d'éditer les modes de règlements séparément, pour cela cochez le mode de règlement que vous voulez avant de cliquer sur le bouton "Règlements".

"Tous" : édition de tous les modes de règlement sur une feuille différente "Chèque": édition de la liste des chèques "R. en banque" : édition de la liste des chèques avec le nom de la banque (s'il a été saisi

lors du règlement) "C.B. " : édition de la liste des règlements faits par CB "Espèces" : édition des règlements faits en espèces "Virement" : édition des règlements faits par virement "Gratuit" : édition des examens gratuits "Perte" : édition des montants passés en perte

Dès que vous cliquez sur le bouton "Règlements", vous obtenez la fenêtre suivante.

Une fois que vous avez fait vos différents choix, cliquez sur le bouton "Valider", l'édition choisie apparaît.

"Tri par Nom" permet une édition par ordre alphabétique (pour les éditions journalières).

Sélectionnez "Patient" pour avoir uniquement les règlements patient

Sélectionnez "Tiers" pour avoir uniquement les règlements tiers.

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GESTION

I) Gestion Patient

La gestion du patient permet de :

- visualiser et éditer la liste des impayés patient - relancer les impayés patients

Cliquez sur le menu "Gestion", pointez votre curseur sur patient et vous avez le choix entre les impayés et les relances.

I-1) Liste des impayés

L'écran suivant s'affiche, le principe de sélection est le même que pour les éditions, voir chapitre précédent.

"Divers" OD + 0 : ce sont les trop perçus des patients OD + 1 : ce sont les trop perçus patients et les dus patients inférieurs à 1

Limiter les règlements à une période : permet d'éditer les dus à la fin de cette période et non les dus à la date du jour de l'édition pour la période sélectionnée.

Les éditons font apparaître le nombre de relance déjà effectué pour ces patients.

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I-2) Lettres de relance

L'écran suivant s'affiche

A ce niveau, vous avez la possibilité d'éditer les relances de : o tous les dossiers en cliquant sur le bouton "Tous" o certains dossiers uniquement en cochant la case du ou des patient(s) concerné(s)

Une fois que vous avez effectué votre sélection, cliquez sur le bouton "Imprimer"

Remarque : Les lettres de relance sont à créer dans le Menu "Paramétrage" " Lettre de relance"

"Patient"

"1ère, 2ème, 3ème ou 4ème Lettre"

Décoche les dossiers sélectionnés

Case(s) à cocher des dossiers à relancer

Numéro de relance

Délai de passage à la relance suivante (en jours) (Pour modifier ces délais, allez dans le Menu "Paramétrage"

"Options"

Onglet "Relance")

Sélectionne tous les dossiers

Choisissez le radiologue, l'origine des dossiers, le site et le type de dossiers, cliquez sur le bouton "Calculer", les patients qui doivent être relancés apparaîtront selon leur date de dossier (du plus ancien au plus récent).

Pour avoir la

liste par ordre alphabétique, cochez la case "Tri par nom" avant de cliquer sur le bouton "Calculer"

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II) Gestion Tiers

La gestion des tiers payant permet de : Visualiser et éditer les impayés tiers (listes ou bordereaux) Pointer les règlements Faire des relances

II-1) Constitution traditionnelle

Accessible par le Menu "Gestion" "Tiers" "Traditionnelle" " Constitution".

Permet la constitution de bordereaux numérotés.

Vous pouvez constituer des bordereaux par organisme tiers payant et les éditer afin de les pointer par lot entier.

Vous avez la possibilité de faire un choix de date à date, par radiologue, par site et par type de dossier.

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Dans les onglets "Texte d'entête" et "Texte de fin", vous pouvez annoter des informations complémentaires qui figureront sur le bordereau.

Dans l'onglet "Options d'éditions", vous pouvez jouer sur l'affichage de certaines données sur votre bordereau d'envoi, en modifiant le titre, en cochant ou non les options proposées

marche à suivre pour la constitution du bordereau

modifiez la date de fin de période (si nécessaire) sélectionnez un ou plusieurs radiologues en cochant la ou les cases correspondantes Remarque :

- Cliquez sur le bouton "Tous", pour sélectionner tous les radiologues - Cliquez sur le bouton "Aucun", pour désélectionner tous les radiologues cochés

si vous ne voulez pas que le début de période commence à partir de la fin de la période précédente, cochez la case "Spécifier une date de début" puis saisissez en face la date souhaitée. l'édition apparaîtra sans les dossiers non valides, si vous voulez les faire apparaître cochez la case "Ajouter Dossier non valide" si vous voulez que le bordereau s'édite automatiquement après la constitution des lots cochez la case "Tout imprimer après le calcul" sur les listes les patients apparaissent par ordre chronologique si vous voulez qu'ils apparaissent par ordre alphabétique cochez la case "Tri par ordre alphabétique" si vous voulez faire apparaître le numéro d'identification des radiologues, cochez la case "Ajout des Identifications Radiologue" pour finir, cliquez sur le bouton "Calculer"

Puis vous obtenez la liste des organismes ayant des dossiers en impayé:

Sélectionnez celui pour lequel vous souhaitez constituer le bordereau d'envoi.

57

Vous obtenez la liste des dossiers impayés :

Pour imprimer le bordereau à l'écran, cliquez sur le bouton "Constituer/Aperçu".

Une fenêtre s'affiche, double-cliquez sur l'imprimante sur laquelle vous souhaitez éditer votre bordereau.

La demande suivante apparaît :

Si vous souhaitez uniquement obtenir un aperçu, cliquez sur le bouton "Non", vous pourrez le constituer à un autre moment.

Cliquez sur "Oui" pour confirmer l'envoi de votre bordereau. Il sera donc généré automatiquement et apparaîtra avec un numéro. Un aperçu de votre bordereau va ensuite s'afficher.

58

Le bas de cet aperçu est identique à celui des autres éditions de règlements et il suit le même principe.

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Impression en totalité du bordereau sur

l'imprimante sélectionnée auparavant

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l'affichage

59

II-2) Consultation/Suppression/RéImpression d'un bordereau traditionnel

Accessible par le Menu "Gestion" "Tiers" "Traditionnelle" "Consultation/Impression/Suppression".

Vous avez la possibilité de : consulter vos bordereaux supprimer un ou plusieurs dossier(s) présent(s) dans un bordereau (ce qui permettra de le(s) faire réapparaître dans un prochain bordereau) ou supprimer un bordereau en intégralité rééditer vos bordereaux

° 1er cas: vous connaissez le numéro du bordereau: saisissez-le dans la zone "Entrez le code bordereaux" puis cliquez sur le bouton "Chercher", les dossiers appartenant à ce bordereau appaîtront.

° 2ème cas: vous ne possédez pas cette information, cliquez directement sur le bouton "Chercher", d'autres critères de recherche apparaîtront à savoir Nom de la CPAM, Nom de la mutuelle, Code bordereau, Date d'envoi. Cliquez sur le "+" devant l'un des critères énumérés précédemment et vous obtenez la liste correspondante.

Remarque: vous pouvez également sélectionner la période de recherche grâce au menu "Effectuer la recherche sur"(avant de cliquer sur le bouton "Chercher")

Double-cliquez sur le numéro du bordereau, à droite vous obtiendrez la liste des dossiers constitués.

Dans cette fenêtre, vous pouvez rechercher un bordereau par :

son numéro (ou code bordereau) son organisme sa date d'envoi

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Pour rééditer un bordereau :

Cliquez sur le bouton "Aperçu", sélectionnez l'imprimante sur laquelle l'édition doit sortir, une fois que vous avez l'aperçu du bordereau à l'écran, cliquez sur le bouton "Imprimer".

Pour supprimer un dossier :

Sélectionnez le puis cliquez sur le bouton "Supprimer". Confirmez la suppression en cliquant sur le bouton "Oui" à la question "Voulez-vous vraiment supprimer l'envoi du dossier?"

Pour supprimer un bordereau entier :

Sélectionnez tous les dossiers (maintenez le bouton gauche de la souris enfoncée puis survolez l'ensemble des dossiers, lâchez le bouton gauche), cliquez sur le bouton "Supprimer". Confirmez la suppression en cliquant sur le bouton "Oui à tous" à la question "Voulez-vous vraiment supprimer l'envoi du dossier?"

Cliquez sur ce bouton pour purger les bordereaux dont les dossiers ont été réglés par les organismes tiers (AMO ou AMC).

II-3) Liste globale des impayés Tiers

Accessible par le Menu "Gestion" "Tiers" "Liste des Impayés".

saisissez une date de début et une date de fin

si vous le voulez, vous pouvez sélectionner un radiologue (par défaut, il fait une recherche pour tous les radiologues)

si nécessaire vous pouvez affiner encore plus la recherche en sélectionnant un site, un type de dossier et/ou une cpam

dans la zone "Rechercher sur" vérifiez que l'organisme coché est celui sur lequel vous voulez faire votre recherche

pour obtenir uniquement la liste des impayés FSE (Feuille de Soins Electronique), cochez la case "FSE"

une fois que vous avez terminé vos sélections, cliquez sur le bouton "Calculer"

61

Vous obtenez sur la période choisie la liste des impayés au jour de la date d'édition. Remarque: Si vous souhaitez avoir la liste des impayés sans tenir compte des éventuels règlements effectués après la période choisie, cochez la case "Limiter les règlements à la période".

Dès que la liste est affichée, cliquez sur le bouton "Imprimer" afin d'obtenir la liste des impayés par organisme puis cliquez sur le bouton "Imprimer" pour l'éditer. Remarque: si vous souhaitez uniquement obtenir le total de dossiers impayés par organisme sans avoir la liste des patients correspondante, cochez la case "Condensé", avant de cliquer sur le bouton "Calculer".

II-4) Encaissement Tiers F8

Accessible par le Menu "Gestion" "Tiers" "Encaissement" ou directement en appuyant sur la touche "F8" du clavier

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a) 1er temps : la Sélection

dans la zone "Code caisse / bordereau / lot" saisissez le code de l'organisme tiers payant ou le numéro du bordereau si vous avez constitué des bordereaux (cf. II-1) Constitution traditionnelle). Remarque: Si vous ne saisissez rien, vous obtiendrez la liste pour tous les organismes.

par défaut, le logiciel va rechercher les impayés pour tous les radiologues, si vous souhaitez obtenir ceux pour un radiologue en particulier, cochez la case correspondante

sélectionnez le "Type" de tiers payant (Cpam, Mutuelle ... )

dans la zone "Sélection", choisissez soit : o "Impayés" pour avoir tous les impayés tiers o "Constitués" pour avoir uniquement les bordereaux constitués o "Tous" pour avoir les dossiers impayés et réglés

dans la zone "Affichage par", vous pouvez choisir d'afficher les impayés soit : o par le nom du patient o par le nom de l'assuré

si vous voulez faire une sélection entre 2 dates, renseignez les zones "Date de début" et "Date de fin"

pour affiner encore la recherche, vous pouvez sélectionner aussi un "Site" et un "Type Dossier"

une fois que vous avez terminé vos sélections, cliquez sur le bouton "Chercher"

Une liste correspondant à vos critères de sélection apparaît avec le nom des patients triés par ordre alphabétiques.

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2ème temps : le Pointage,

Pour pouvoir rechercher plus rapidement un dossier au niveau de la main courante, vous pouvez trier les dossiers par ordre croissant, décroissant, alphabétique, numérique ou chronologique, suivant un des critères ci-dessous.

CRITERES

Ce tri peut se faire sur les critères ci dessus en cliquant sur le bouton correspondant.

double-cliquez sur le(s) dossier(s) à encaisser pour les sélectionner

le signe "¤" se transforme en " " Remarques: - Pour désélectionner un dossier, double-cliquez dessus, le signe " " redevient "¤"

- Cliquez sur le bouton "Tous" pour encaisser tous les dossiers - Cliquez sur le bouton "Aucun" pour désélectionner tous les dossiers cochés.

pour modifier le montant cliquez sur le bouton "Modifier" puis notez le montant du règlement dans la zone jointe et validez

Lorsque vous soldez un dossier partiellement réglé, il apparaît dans la fenêtre inférieure la date et le montant des règlements déjà effectués.

Pour saisir le règlement, cliquez sur l'onglet "Saisie du Règlement" ou utilisez la touche "F6" du clavier

Pour effectuer le règlement, cliquez sur le bouton "Règlement" ou utilisez la touche "F11" du clavier.

La date du jour et le mode de règlement apparaissent par défaut, ces 2 paramètres sont modifiables.

Pour un chèque, saisissez le libellé et la banque, si besoin.

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II-5) Relance Tiers

Accessible par le Menu "Gestion" "Tiers" "Relance Tiers"

sélectionnez une date de début et une date de fin

si besoin, choisissez un radiologue, un site et un type de dossier, par défaut le logiciel les prendra tous en compte.

dans la zone "Type", cochez l'organisme sur lequel vous souhaitez effectuer votre recherche

dans les zones "De" et "A" , vous avez la possibilité de choisir un intervalle d'organismes

vous pouvez également indiquer dans la zone correspondante un montant minimum

cliquez sur le bouton "Calculer", les organismes devant être relancés apparaîtront par ordre alphabétique.

impression o la relance d'un organisme en particulier, double-cliquez dessus, sélectionnez l'imprimante o toutes les relances, cliquez sur le bouton "Tout Imp.", sélectionnez l'imprimante

pour paramétrer le modèle de la lettre de relance aux organismes tiers, allez dans le Menu "Paramétrage" "Lettre de relance" "Relance Tiers"

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DIVERS

Vous avez la possibilité : de gérer une caisse indépendante de votre chiffre d'affaire mais qui permet de suivre les retraits ou les dépôts d'espèces ne provenant pas de la gestion de saisir des chèques et des virements extérieurs à la gestion

I) Caisse

I-1) Retrait Dépôt - Visualisation

mentionnez si l'opération effectuée sur la caisse est un dépôt ou un retrait précisez le montant de la transaction inscrivez le libellé (poste, retrait radiologue .) indiquez le radiologue si nécessaire (caisse par radiologue ) si vous gérez plusieurs sites, sélectionnez un site cliquez sur le bouton "Valider"

Permet d'afficher la caisse depuis :

- les 30 derniers jours - les 6 derniers mois - les 12 derniers mois - le début (Tous) -

Aujourd'hui

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I-2) Edition

Accessible par le Menu "Gestion" "Règlement" "Caisse"

Vous avez la possibilité de choisir une période d'édition pour laquelle vous obtiendrez donc la liste des dossiers patients réglés en espèces, ainsi que les mouvements effectués sur la caisse (dépôts et/ou retraits) et total global

Pour plus d'explications sur la sélection, reportez-vous au chapitre EDITIONS

- I) Principes de base

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II) Chèques et Virement externes

II-1) Chèques externes

1/ Saisie d'un chèque externe

Accessible par le Menu "Gestion" "Divers" "Chèque Externe" "Nouveau"

2/ Suppression d'un chèque externe

Accessible par le Menu "Gestion" "Divers" "Chèque Externe" "Supprimer"

II-2) Virements externes

1/ Saisie d'un virement externe

Accessible par le Menu "Gestion" "Divers" "Virement Externe" "Nouveau"

Sélectionnez le nom d'un radiologue Rectifiez si nécessaire la date Saisissez le montant puis le libellé Sélectionnez la banque Cochez en fonction du cas "Sur Place" , "Hors Place" ou "Aucun" Sélectionnez éventuellement un site (par défaut il a la valeur "<Tous>") Dans la zone "Dest.", vous pouvez choisir si ce sont des honoraires ou des forfaits techniques Cliquez sur le bouton "Valider" pour ajouter ce chèque

En cas d'erreur, vous avez la possibilité de supprimer un chèque saisi.

Cliquez sur le bouton pour afficher le calendrier. Double-cliquez sur la date où se trouve le chèque à

supprimer Cochez la case correspond au chèque à effacer Cliquez sur le bouton "Effacer" Cliquez sur le bouton "Valider"

une fois que vous avez terminé

Sélectionnez le nom d'un radiologue Rectifiez si nécessaire la date Saisissez le montant puis le libellé Sélectionnez la banque Sélectionnez éventuellement un site (par défaut, il a la valeur "<Tous>") Dans la zone "Dest.", vous pouvez choisir si ce sont des honoraires ou des forfaits techniques Cliquez sur le bouton "Valider" pour ajouter ce virement

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2/ Suppression d'un virement externe

Accessible par le Menu "Gestion" "Divers" "Virement Externe" "Supprimer"

II-3) Editions chèques et virements

Accessible par le Menu "Gestion" "Divers" "Liste des chèques et des virements externes"

Choisissez votre période en vous servant des zones "Date de début" et "Date de fin"

Si vous le souhaitez, la liste des règlements peut être triée par banque ou par date, pour cela cochez la case correspondante.

Dans la zone "Saisie", sélectionnez votre type de règlement "Chèque" ou "Virement".

Puis cliquez sur le bouton "Valider", pour afficher votre édition

En cas d'erreur, vous avez la possibilité de supprimer un virement saisi.

Cliquez sur le bouton pour afficher le calendrier.

Double-cliquez sur la date où se trouve le chèque à supprimer Cochez la case correspond au chèque à effacer Cliquez sur le bouton "Effacer" Cliquez sur le bouton "Valider"

une fois que vous avez terminé

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III) Liste des chèques en attente

Accessible par le Menu "Gestion" "Divers" "Liste des chèques en attente"

Vous avez la possibilité de : o sélectionner une période en cochant la case "Choisir une date" et en saisissant une date de début et une

date de fin sinon vous aurez la liste de tous les chèques en attente à partir de la date d'aujourd'hui. o sélectionner un radiologue : cochez la case "Par radiologue", la liste de tous les radiologues apparaît, faites

votre sélection sinon vous aurez la liste des chèques en attente de tous les radiologues o sélectionner un site o sélectionner un type de dossier o trier la liste des patients par ordre alphabétique en cochant la case "Tri par nom"

Cliquez sur le bouton "Valider" sur faire apparaître l'édition.

LISTES

Vous avez la possibilité d'imprimer la liste des patients, des examens (NGAP + CCAM), des examens associés (CCAM uniquement), des médecins, des cpam, des mutuelles, des banques, des codes postaux ou des sites.

Certaines de ces listes peuvent s'éditer :

o sur une période o pour un ou plusieurs radiologues

o par site o par type de dossier

Après votre sélection,

> Cliquez sur le bouton "Valider" pour visualiser votre édition à l'écran avant de l'imprimer .

Ou >Cliquez sur le bouton "Imprimante" pour imprimer directement la liste sans la visualiser à l'écran auparavant.

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PARAMETRAGES

I) Entête des compte-rendus

Accessible par le Menu "Paramétrage" "Entête de Compte-Rendus"

En utilisant les fonctionnalités de Word, vous pouvez faire un modèle type : Menu "Affichage" puis "En-tête et pied de page" pour saisir l'entête du cabinet

Dans la barre de Radio3000, insérez dans votre entête les champs qui se remplaceront automatiquement à l'ouverture de votre compte-rendu, tels que le nom du patient, la date de naissance du patient, l'examen pratiqué, le nom du médecin ...

Lorsque vous avez terminé votre modèle type, cliquez sur le bouton "Retour à Radio 3000" et votre entête sera enregistrée automatiquement.

II) Imprimante(s)

Accessible par le Menu "Paramétrage" "Imprimantes"

Cette étape vous permet d'associer, pour chaque poste, une imprimante à une ou plusieurs éditions dans Radio3000 v4.40.

Champs que vous pouvez insérer dans votre modèle type.

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II-1) Ajout d'une association d'un document avec une imprimante

II-2) Suppression d'une association d'un document avec une imprimante

III) Options

Accessible par le Menu "Paramétrage" "Options"

Cette fonction vous permet de personnaliser le logiciel Radio 3000 v4.40

Sélectionnez l'édition puis l'imprimante et cliquez sur le bouton "Ajouter". Votre association apparaîtra dans le tableau du bas.

Répétez cette manipulation, pour toutes les autres associations.

Une fois que vous avez terminé, cliquez sur le bouton "Valider".

Dans le tableau du bas, sélectionnez l'association à annuler puis cliquez sur le bouton "Supprimer". Remarque

: Le bouton "Effacer" permet d'effacer toutes les associations existantes.

Une fois que vous avez terminé, cliquez sur le bouton "Valider".

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IV) Lettres de relance

V) Configuration

Cette étape vous permet d'effectuer une configuration par poste, ce qui permet de personnaliser le mode d'utilisation de votre poste. Cependant lorsque vous modifiez un élément de cet étape et que vous voulez le répercuter sur les autres postes vous devez refaire cette modification sur tous les postes. Le paramétrage de cette étape s'effectue, avec le formateur car certains éléments sont techniques tels que les chemins d'accès des fichiers.

Toute modification doit être faite avec l'accord du technicien de maintenance.

VI) Fiche suiveuse

Cette étape vous propose de créer une fiche suiveuse personnalisée suivant votre besoin

Que ce soit pour les lettres de relance pour les patients ou les organismes tiers, le paramétrage est similaire à celui de l'entête de compte-rendu (voir la partie I) Entête de compte-rendu du présent chapitre) Il s'agit de créer un modèle type dans lequel vous taperez votre texte et insérerez des champs qui se remplaceront automatiquement par les valeurs correspondantes.

Remarque: Pour les patients, vous avez la possibilité de créer 4 modèles type de lettres correspondant à 4 étapes différentes, du simple rappel à la mise au contentieux.

Choix du fond de page : permet de choisir une maquette de fiche suiveuse

Pointeur de modification

Saisie de texte simple

Permet l'intégration de champs de la base de données

Coordonnées des objets : permet de modifier la position des champs et/ou la police de caractères

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STATISTIQUES

I) Activité

Accessible par le Menu "Statistiques" "Activité"

Cette étape vous permet d'éditer, pour une période, l'activité et son chiffre d'affaire.

II) Autres éditions

D'autres éditions sont consultables le Menu "Statistiques" "Editions", nous vous laissons les découvrir .

sélectionnez une date de début et une date de fin

si besoin, choisissez un radiologue, un site et un type de dossier, par défaut le logiciel les prendra tous en compte.

cliquez sur le bouton "Calculer", vous obtenez la fenêtre ci-dessous.

Si vous voulez éditer ces statistiques, cliquez sur le bouton "Imprimer", sélectionnez l'imprimante, l'édition s'affiche à l'écran puis cliquez sur le bouton "Imprimer".

Vous pouvez obtenir des graphiques correspondant à la sélection faite - histogramme par acte (ADI, ADE,

ATM, CS ) - histogramme par règlement

(proportion de règlement en espèces, chèques, CB et virements)

- secteur par source (proportion des règlements patient, cpam et mutuelle)

Cliquez sur l'onglet correspondant pour afficher le graphique.

Vous pouvez éditer vos différentes statistiques soit sous forme de listings soit sous forme de graphique.

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