PRESENTASI TUGAS AKHIR – CF 1380PRESENTASI TUGAS AKHIR CF 1380

RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN DI JURUSAN SISTEM INFORMASI

Penyusun Tugas Akhir :y gJanunharmedy Eka M

(NRP : 5205.100.031)

Dosen Pembimbing 1:Ir. Achmad Holil Noor Ali,M.Kom

Dosen Pembimbing 2:gAmalia Utamima,S.Kom

03 Februari 2010

: Latar Belakang :

• Selama ini pengarsipan di tata usaha dilakukan secara manual yaitu

.: Latar Belakang :.

hanya dengan menyimpan data surat keputusan berupa arsip datayang beresiko hilangnya data dan sulitnya pencarian

• Pencatatan agenda pengarsipan masih mengandalkan buku catatanberbentuk fisik yang besar.

• Sehingga perlu dibuat sistem penyimpanan yang update.

• Oleh karena itu dibangun suatu sistem informasi pengarsipan yangg p g p y gmampu menyimpan data arsip dan bisa memberikan informasitentang status surat yang diajukan oleh mahasiswa, dosen ataukaryawan JSI.

: Permasalahan(1):

• Tugas akhir yang diajukan menitikberatkan pada 

.: Permasalahan(1):.

g y g j ppermasalahan sebagai berikut:

– Bagaimana proses pengarsipan pada Sistem Informasi Pengarsipan agar sesuai dengan proses pengarsipan yangPengarsipan agar sesuai dengan proses pengarsipan yang digunakan Jurusan Sistem Informasi?

– Bagaimana spesifikasi kebutuhan perangkat lunak Sistem Informasi Pengarsipan yang sesuai kebutuhan tata usaha bagianInformasi Pengarsipan yang sesuai kebutuhan tata usaha bagian pengarsipan?

– Bagaimana desain aplikasi Sistem Informasi Pengarsipan yang sesuai dengan spesifikasi kebutuhan yang sudah diidentifikasisesuai dengan spesifikasi kebutuhan yang sudah diidentifikasi diawal?

– Bagaimana Aplikasi tersebut dapat efisien dan tepat digunakan 

di li k Si t I f i?di lingkungan Sistem Informasi?

: T j an:

• Tujuan dari pembuatan tugas akhir ini adalah rancang

.: Tujuan:.

j p g gbangun Sistem Informasi Pengarsipan Dokumen untuk tatausaha bagian pengarsipan di Jurusan Sistem Informasi ITSdan memudahkan memberikan informasi tentang suratdan memudahkan memberikan informasi tentang suratyang masuk dan keluar di lingkungan JSI.

: Manfaat:

• Manfaat langsung yang dapat diperoleh dari tugas akhir 

.: Manfaat:.

g g y g p p gini, diantaranya adalah :

₋ Memudahkan Tata usaha bagian arsip dalam pengelolaan pengarsipan di Jurusan Sistem Informasi jika menerapkanpengarsipan di Jurusan Sistem Informasi jika menerapkan aplikasi ini.

₋ Memudahkan Karyawan, Dosen dan Mahasiswa dalam melihat dan mencari arsip yang ada di Jurusan Sistemmelihat dan mencari arsip yang ada di Jurusan Sistem Informasi.

₋ Sarana dalam meningkatkan kemampuan mengimplementasikan desain sistem informasimengimplementasikan desain sistem informasi

: Batasan Permasalahan:

Dari permasalahan yang telah disebutkan di atas, maka 

.: Batasan Permasalahan:.

p y g ,batasan‐batasan dalam tugas akhir ini adalah:

• Batasan aplikasi ini hanya sebatas pengarsipan dokumen seperti surat masuk umum SK arsip kemahasiswaan arsip akademik dansurat masuk umum, SK, arsip kemahasiswaan, arsip akademik dan surat keluar seperti penugasan, dan surat permohonan.

• Hasil akhir hanya berupa Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak, Deskripsi Perancangan Perangkat Lunak dan Aplikasi SistemDeskripsi Perancangan Perangkat Lunak dan Aplikasi Sistem Informasi Pengarsipan.

• Aplikasi ini mengacu pada Database Sistem Informasi Pengelolaan Surat Keputusan yang telah dibuat sebelumnya dan DataSurat Keputusan yang telah dibuat sebelumnya dan Data kepegawaian Sistem informasi sebagai pendukung.

: Batasan Permasalahan(2):

• Aplikasi ini mengambil database dari Sistem Informasi Pengelolaan 

.: Batasan Permasalahan(2):.

Surat Keputusan hanya untuk mengambil data informasi arsip tentang Surat Keputusan.

• Aplikasi Sistem Informasi Pengarsipan Dokumen ini dibuat dengan PHP (Personal Home Page) karena estimasi waktu dan memudahkan pihak pengembang untuk customisasi.

• Software yang digunakan antara lain :

– Dokumentasi : Microsoft Word

– Desain dan Programming : Power Designer, Microsoft Office Visio 2003, Macromedia Dreamweaver 8, MySQL 5.0 dan , , yVORDtool

: Metodologi:

Pengumpulan Data

.: Metodologi:.

• Tahap ini dilakukan sebagai upaya untuk mengumpulkan data‐data yang akan digunakan dalam pengerjaan tugas akhir ini. Beberapa metode yang digunakan untuk dalam tahap pengumpulan data ini antara lain sebagai berikut:

1. Review dokumen terdiri dari dua macam dokumen, pertama review dokumen proses pengarsipan untuk mendapatkan informasi tentang 

li k b t h d k d d k t t l t kanalisa kebutuhan pengguna, dan yang kedua dokumen tata letak catatan pengarsipan sebagai ide awal desain aplikasi Pengarsipan.

2. Wawancara dilakukan sebagai upaya mengidentifikasi permasalahan dari aplikasi yang akan dibuat kepada user Wawancara merupakan haldari aplikasi yang akan dibuat kepada user. Wawancara merupakan hal yang penting dalam tahap pengumpulan data. Apabila saat wawancara ditemukan data yang kurang lengkap atau tidak sesuai dengan kebutuhan pengguna, maka harus segera ada upaya perbaikan 

terhadap data yang telah dikumpulkan sebelumnya.

: Metodologi(2):

Analisa Kebutuhan Pengguna

.: Metodologi(2):.

• Setelah data‐data yang dikumpulkan pada tahap pengumpulan data terkumpul, analisa kebutuhan dapat mulai dilakukan. Metode yang digunakan untuk melakukan proses analisa kebutuhan adalah metode VORD. Metode VORD menggambarkan kebutuhan sistem sebagai suatu layanan yang diberikan oleh sistem terhadap viewpoint.

Desain Sistem

• Tahap ini menerjemahkan kebutuhan pengguna yang telahdidefinisikan pada tahap analisa kebutuhan menjadi sebuah rancangan sistem. Desain sistem yang dibuat benar‐benar memperhatikan serta berpedoman pada dokumen spesifikasi kebutuhan.

: Metodologi(3):.: Metodologi(3):.

Implementasi Sistem

• Tahap ini merupakan tahap pembuatan dan pengembangan aplikasi sesuai dengan dengan desain sistem yang ditetapkan pada tahap sebelumnya.

Uji Coba dan Evaluasi

• Tahap ini bertujuan untuk melakukan uji oba terhadap aplikasi yang sudah dibuat. Proses uji coba dan evaluasi p y g jdibagi menjadi 4 tahap, antara lain :

→ Menentukan lingkungan uji coba

→ Menentukan tujuan uji coba→ Menentukan tujuan uji coba

→ Menentukan skenario uji coba

→ Melakukan proses uji coba

: VORD:.: VORD:.

: SOP BAUK:.: SOP BAUK:.

: SOP JSI:.: SOP JSI:.

: Proses Bisnis (4):

• Pengelolaan yang dibutuhkan:

.: Proses Bisnis (4):.

g y g– Pengelolaan Agenda

– Pengelolaan Arsip masuk

Pengelolaan Arsip keluar– Pengelolaan Arsip keluar

– Pengelolaan Undangan

– Pengelolaan Validasi surat keluar

: Desain Tabel:.: Desain Tabel:.

Relationship_2

berita

id_beritajudul_kelpengirimisi berita

<pi> IVA100VA25TXT500

<M>user

usernamepassword

<pi> VA50VA50

<M>

agenda

id_agendatemaisi_agendatempat

<pi> IVA100VA100VA100

<M>

Identifier_1 <pi>

isi_beritagambar_kel

TXT500VA100

Identifier_1 <pi>

nama_lengkapNIPlevel

VA100VA100VA50

Identifier_1 <pi>

Relationship_1

Relationship_3

Relationship_4

Relationship_7

status

id_statusnama_status

<pi> IVA50

<M>

Identifier_1 <pi>

undangan

id_undangantemakepadatanggaljamkota

<pi> IVA100VA50DTVA50

<M>

jam_sekarang

Relationship_6

Relationship_8

Relationship_9

Identifier_1 <pi>

lihat_sk

id_sknomor_sk

<pi> IVA25

<M>

id_jamharitanggaljam

<pi> IVA25DT

<M>

Identifier_1 <pi>

Relationship_5

berita_kel

id_berita_keljudul_kelpegirimpenerimaisi_berita_kelgambar_keltanggal_pelaksanaan

<pi> IVA100VA25VA25TXT500VA100VA50

<M>

Identifier 1 <pi>

kategori

id_kategorinama_kategoriketerangan

<pi> IVA50VA100

<M>

Identifier_1 <pi>

jenis_sknomor_usulannama_penerimaNIP_penerimaperihal_sktanggal_sk

VA20VA25VA50VA100VA200D

Identifier_1 <pi>

Entity Relationship Diagram Dari Desain Perangkat LunakIdentifier_1 <pi>

: Desain Tabel:

FK_BERITA_RELATIONS_USER

berita

id_beritaid_jamid_kategoriusernamejudul kel

integerintegerintegervarchar(50)varchar(100)

<pk><fk3><fk2><fk1>

user

usernamepassword

varchar(50)varchar(50)

<pk>

.: Desain Tabel:.

agenda

id_agendaid_jamtemaisi_agendatempat

integerintegervarchar(100)varchar(100)varchar(100)

<pk><fk>

judul_kelpengirimisi_beritagambar_kel

varchar(100)varchar(25)long varcharvarchar(100)

passwordnama_lengkapNIPlevel

varchar(50)varchar(100)varchar(100)varchar(50)

FK_AGENDA_RELATIONS_JAM_SEKA

FK_BERITA_RELATIONS_KATEGORI

FK_BERITA_RELATIONS_JAM_SEKA

FK_BERITA_K_RELATIONS_USER

status

id_statusnama_status

integervarchar(50)

<pk>undangan

id_undanganid_kategoritemakepadatanggaljamkota

integerintegervarchar(100)varchar(50)datetimevarchar(50)

<pk><fk>

jam_sekarang

id jam integer <pk>

FK_BERITA_K_RELATIONS_JAM_SEKA

FK_BERITA_K_RELATIONS_STATUS

FK_UNDANGAN_RELATIONS_KATEGORI

berita_kel

id_berita_kelusername

integervarchar(50)

<pk><fk3>

lihat_sk

id_sknomor_skjenis_sknomor usulan

integervarchar(25)varchar(20)varchar(25)

<pk>

_jharitanggaljam

gvarchar(25)datetime

p

FK_BERITA_K_RELATIONS_KATEGORI

usernameid_kategoriid_jamid_statusjudul_kelpegirimpenerimaisi_berita_kelgambar_keltanggal_pelaksanaan

varchar(50)integerintegerintegervarchar(100)varchar(25)varchar(25)long varcharvarchar(100)varchar(50)

<fk3><fk1><fk2><fk4>

kategori

id_kategorinama_kategoriketerangan

integervarchar(50)varchar(100)

<pk>

nomor_usulannama_penerimaNIP_penerimaperihal_sktanggal_sk

varchar(25)varchar(50)varchar(100)varchar(200)date

Physical Data Model Dari Desain Perangkat Lunak

: Use Case Diagram:.: Use Case Diagram:.

insertDelete

include includeinclude

include

Mengelola Agenda

update

update3

includeinclude

includeStaf bag Arsip

Mengelola arsip masuk

Mengelola arsip keluar

Login insert3

Delete3

include

include

include

Staf bag.Arsip g p

Mengelola Undangan insert2

update2

Delete2

includeinclude

include

Melihat home staf arsip

insert4 update4

Delete4

Usecase Diagram Untuk Aktor Staf bag.arsip

: Acti it Diagram:.: Activity Diagram:.

: Seq ence Diagram:.: Sequence Diagram:.

klik arsip masukfind()

staf bag.arsip <<Boundary>>SIP

<<Control>>Control_3

<<Entity>>arsip masuk

<<Boundary>>Halaman arsip masuk

<<Entity>>data arsip masuk

klik arsip masukfind()

klik masukan data arsip show form

show halaman show halaman

new()klik masukan data arsip show form

show halaman show halaman

new()

show data show datasaveshow data show datasave

: Histogram Antarm ka:.: Histogram Antarmuka:.

Histogram Antarmuka Sistem Informasi Pengarsipan

: Content Model:.: Content Model:.

Halaman Staf bag.arsip

: Content Model:.: Content Model:.

Halaman Administrator

: Content Model:.: Content Model:.

Halaman Kajur

: Kesimp lan:

• Simpulan yang dapat diambil dari pengerjaan tugas khi i i d l h b i b ik

.: Kesimpulan:.

akhir ini adalah sebagai berikut:– Berdasarkan pengumpulan data yang telah dilakukan masalah 

utama pada saat analisa kebutuhan karena kebutuhan yang dibutuhkan kurang sempurna dikarenakan narasumber yang akan di analisa kebutuhan resign dari pekerjaannya sebagai staf arsip dan di tata usaha bagian pengarsipan belum memilik SOP, 

k l di b t l SOP t k imaka perlu di buat alur SOP untuk pengarsipan.

– Hasil analisa kebutuhan diperoleh 7 fitur utama yang harus dirancang pada Sistem Informasi Pengarsipan, yaitu :

Pengelolaan Agenda sebagai catatan aktifitas pengarsipan di Jurusan Sistem Informasi. 

Pengelolaan Arsip masuk adalah tempat pengarsipan yang kategorinya adalah arsip masuk seperti arsip masuk umum SKkategorinya adalah arsip masuk seperti arsip masuk umum, SK, akademik dan kemahasiswaan. 

: Kesimp lan(2):Pengelolaan Arsip keluar adalah tempat pengarsipan yang kategorinya adalah arsip keluar umum.

.: Kesimpulan(2):.

kategorinya adalah arsip keluar umum. 

Pengelolaan undangan, adalah tempat arsip dan laporan undangan yang masuk di Jurusan Sistem Informasi agar dapat dilihat oleh kajur dan pengguna.

Melihat SK dari database sistem lain yaitu Sistem Pengelolaan SK.

Validasi Status surat keluar yang hanya dapat dilakukan oleh kajur dalam merubah status surat, karena kajur yang memegang hak d l k ldalam menyetujui surat keluar.

Pengelolaan manajemen user yaitu mengelola data user yang hanya dapat dilakukan oleh administrator.

D i i t l l A i k l t k t k– Desain sistem  pengelolaan Arsip keluar sangat kompeten karena terhubung antara modul arsip keluar, pengajuan arsip keluar, validasi surat keluar dan view surat keluar di halaman pengguna terhubung dengan baikterhubung dengan baik.

: Kesimp lan(3):.: Kesimpulan(3):.

- Pada tahap implementasi dan uji coba, dilakukan uji coba pada usecase‐usecase.  Uji coba tersebut mengambil sampel 8 usecase dari 13 usecase yang sudah dibuat.  Uji coba  tersebut dilakukan baik itu untuk agenda, arsip masuk, arsip keluar maupun integrasi dengan 

d l l h l d b b kkmodul lain. Secara umum hasil dari uji coba tersebut menunjukkan bahwa integrasi antar modul dalam SIP sudah berjalan.

: Saran:

• Beberapa hal yang diharapkan dapat dikembangkan di d d l h b i b ik

.: Saran:.

masa mendatang adalah sebagai berikut:– Kesulitan pada tahap perancangan database karena hampir tidak 

ditemukan data pendukung lain tidak boleh terjadi di akhir.

– Pada saat tahap analisa kebutuhan terdapat ketidakpastian dan baru diketahui di akhir tidak boleh terulang kembali.

– Fungsi pencarian atau search dapat dikembangkan lagi oleh pihak pengembang dengan sintaks kode program dengan integrasi kepengembang dengan sintaks kode program dengan integrasi ke database yang lebih baik agar search atau pencarian bisa ditampilkan dengan baik.

– Tampilan pada halaman pengguna tidak muncul tabel saat view isi dari arsip, di harapakan kepada pihak pengembang yang nantinya dapat memperbaiki kekurangan dari aplikasi SIP.

– Integrasi database dengan Sistem pengelolaan SK hanya mengambil d t d i 1 t b l di h k k d ih k b tidata dari 1 tabel, di harapkan kepada pihak pengembang nantinya 

dapat menyempurnakannya.

: Pen t p:.: Penutup:.

TERIMA KASIH