Rapport avseende granskning av protokollhantering ... · Vid vår granskning av nämndernas protokoll har vi utgått från följande frågeställningar: Är protokollen upprättade

Rapport avseende granskning av

protokollhantering

Uddevalla kommun Januari 2017

Pernilla Lihnell, Jonas Söderberg, Sara Hansson

Innehåll

Sammanfattning 1

1. Inledning 3

2. Lagar och riktlinjer 5

3. Granskningsresultat protokoll 7

4. Diskussion och bedömning 13

1

Sammanfattning

Bakgrund

Offentlighetsprincipen är av yttersta vikt för ett demokratiskt samhälle och

enligt tryckfrihetsförordningen har medborgare rätt att ta del av allmänna

handlingar. De protokoll som skrivs av nämnder, bolag och stiftelser ska

följa kommunallagens minimikrav för protokoll för att möjliggöra

medborgares förståelse för vilka beslut som fattats. Uddevalla kommuns

förtroendevalda revisorer har utifrån sitt väsentlighet- och riskarbete

identifierat upprättande av protokoll som ett kritiskt område att granska

närmare.

Revisionsfråga

Granskningen skall besvara följande revisionsfråga:

Säkerställer kommunstyrelsen, barn- och utbildningsnämnden,

socialnämnden samt kommunens bolag och stiftelser att upprättade

protokoll följer kommunallagens och aktiebolagslagens krav på

protokoll?

Svar på revisionsfrågan

Vår bedömning är att Uddevalla kommuns granskade nämnder följer

kommunallagens krav på protokoll samt att granskade bolag och stiftelser

tillämpar aktiebolagslagens krav på protokoll.

Vi har i vår granskning dock noterat ett antal iakttagelser och

rekommendationer där vi återger de mest väsentliga nedan. Samtliga

rekommendationer och iakttagelser återfinns i kapitel 5 ”Diskussion och

bedömning”:

Iakttagelser och rekommendationer avseende granskning av

protokoll

Nämnder

Iakttagelse

Vi noterar att flera tjänsteskrivelser kan upprättas på samma dag

och därmed få samma namn.

Rekommendation

Vi rekommenderar granskade nämnder att tydliggöra

rubriksättningen av upprättade tjänsteskrivelser för att på så sätt

efterleva språklagens krav på tydlighet.

2

Bolag och stiftelser

Iakttagelse

Vi noterar att flertalet av granskade bolag och stiftelser upprättar

protokoll med mycket knapphändig information och att besluten

inte alltid är tydliga.

Rekommendation

Vi rekommenderar granskade bolag och stiftelser som upprättar

ytterst kortfattade protokoll att se över möjligheten till att

information och beslut beskrivs tydligare för läsaren, för att på så

sätt säkerställa att bolaget/stiftelsen efterlever

offentlighetsprincipen.

3

1. Inledning

1.1 Uppdrag

På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Uddevalla kommun har

Deloitte genomfört en granskning av kommunens protokollhantering.

1.2 Bakgrund

Offentlighetsprincipen är av yttersta vikt för ett demokratiskt samhälle och

enligt tryckfrihetsförordningen har medborgare rätt att ta del av allmänna

handlingar. De protokoll som skrivs av nämnder, bolag och stiftelser ska

följa kommunallagens minimikrav för protokoll för att möjliggöra

medborgares förståelse för vilka beslut som fattats. Uddevalla kommuns

förtroendevalda revisorer har utifrån sitt väsentlighet- och riskarbete

identifierat upprättande av protokoll som ett kritiskt område att granska

närmare.

1.3 Syfte

Syftet med granskningen har varit att kontrollera om Uddevalla kommun

och Uddevalla kommunens bolag och stiftelser har ändamålsenliga system

och rutiner för att säkerställa att protokoll upprättas på ett ändamålsenligt

sätt.

1.4 Revisionsfråga

Granskningen skall besvara följande revisionsfråga:



protokoll följer kommunallagens och aktibolagens krav på protokoll?

Granskningen syftar även till att besvara följande underliggande

revisionsfrågor:

Är protokollen informativa och är språket enkelt och begripligt?

Innehåller övriga handlingar tillräcklig information för att fungera som

underlag till protokollet?

Har kommunen, bolagen och stiftelserna utarbetat egna regler för hur

tjänsteskrivelser och protokoll ska utformas, är dessa ändamålsenliga

och efterlevs de?

1.5 Revisionskriterier

Revisionskriterier mot vilka bedömningarna i granskningen har ställts är:

Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) 4-6 kap

Språklagen § 10-12

Kommunallagen 5 kap § 57-62

Uddevalla kommuns samt Uddevalla kommunens bolag och

stiftelsers interna riktlinjer för protokollshantering.

4

1.6 Metod

Granskningen har genomförts genom intervjuer med sekreterare,

registratorer, handläggare, administrativa chefer samt förtroendevalda

politiker inom kommunens nämnder, bolag och stiftelser. Se bilaga 1 för

fullständig intervjulista. Stickprovsgranskning har genomförts på protokoll

upprättade av styrelse, nämnder, kommunala bolag och stiftelser.

Upprättande av protokoll skiljer sig väsentligt mellan granskade nämnder

och granskade bolag och stiftelser. Därav är rapporten uppdelad, nämnder

behandlas för sig och bolag och stiftelser för sig.

1.7 Avgränsning

Stickprovsgranskningen är avgränsad till att innefatta följande av Uddevalla

kommuns nämnder, bolag och stiftelser:

- Kommunstyrelsen

- Barn- och utbildningsnämnden

- Socialnämnden

- Uddevalla Energi

- Uddevalla Omnibus AB

- Västvatten AB

- Uddevalla Hamnterminal AB

- Uddevalla Turism AB

- HSB, Stiftelsen Jakobsberg

- Uddevallahem

- Gustafsbergsstiftelsen

Granskningen har framförallt varit inriktad på de områden som ingår i de

underliggande revisionsfrågorna.

5

2. Lagar och riktlinjer

Nedan beskrivs närmare de lagar och riktlinjer som har varit aktuella för vår

granskning.

Lagar och riktlinjer aktuella för granskningen

Offentlighet- och sekretesslagen

I offentlighet- och sekretesslagens 4 kap § 1 framgår att myndigheter

särskilt ska beakta att enskilda bör ges god hjälp till att söka allmänna

handlingar samt att allmänna handlingar ska lämnas ut med den

skyndsamhet som krävs enligt tryckfrihetsordningen.

Vidare regleras i 5 kap 1 § myndigheternas skyldigheter att registrera

allmänna handlingar. Här framgår att sekretesskyddade allmänna

handlingar ska registreras så snart de har kommit in till eller upprättats hos

en myndighet.

Lagstiftningen är teknikneutral vilket innebär att det inte har någon

betydelse hur handlingar lagras. Alla allmänna handlingar omfattas oavsett

om det är traditionella pappershandlingar, e-post, databaser eller andra

medier. Varje myndighet ska organisera sin dokumenthantering så att

myndigheten upprätthåller god offentlighetsstruktur. Med det menas bland

annat att inte blanda sekretesskyddade handlingar med offentliga, att alla

handlingar i ett ärende ska finnas samlade och att ingen okontrollerad

gallring sker.

Kommunallagen

Enligt kommunallagen ska protokoll föras vid kommunala nämnders

sammanträden. Protokollen ska redovisa vilka ledamöter och ersättare som

har tjänstgjort samt vilka ärenden som handlagts. Protokollen ska i enlighet

med kommunallagen 5 kap, § 59 för varje ärende redovisa:

1. vilka förslag och yrkanden som lagts fram och inte tagits tillbaka,

2. i vilken ordning ordföranden har lagt fram förslag till beslut,

3. genomförda omröstningar och hur de utfallit,

4. vilka beslut som har fattats,

5. vilka ledamöter som har deltagit i besluten och hur de har röstat vid

öppna omröstningar, samt

6. vilka reservationer som har anmälts mot besluten.

Språklagen

I språklagen § 10-12 fastställs att språket i offentlig verksamhet ska vara

vårdat, enkelt och begripligt. Enligt språklagen har myndigheter och andra

offentliga organisationer ett särskilt ansvar för att svenskan används och

utvecklas. Språklagen gäller för alla aktörer som bedriver verksamhet på

statens, landstingets eller kommunens uppdrag vilket innebär att

6

kommunala bolag och stiftelser är skyldiga att följa språklagens

bestämmelser.

Statliga myndigheten Språkrådet1 arbetar för att främja klarspråk.

Klarspråk handlar ytterst om insyn och demokrati, det vill säga att alla ska

ha tillgång till och rätt att förstå innebörden av myndigheters texter.

Språkrådet ger följande klarspråksråd:

välj relevant innehåll,

disponera texten på ett logiskt sätt,

förklara allt som behöver förklaras,

skriv informativa rubriker,

undvik långa och invecklade meningar, samt

använd begripliga ord och förklara nödvändiga facktermer.

Sammantaget ska protokollet i sin helhet vara utformat korrekt, besluten

som fattas ska vara lagmässigt korrekta och protokollet ska kunna läsas

och förstås av såväl förtroendevalda och anställda inom organisationen som

av intresserade medborgare utan ingående kunskaper om kommunal

verksamhet. Det ska vara möjligt att följa ärendets gång och förstå beslut

utifrån vad som står i protokollet.

1 www.sprakradet.se

7

3. Granskningsresultat

protokoll

Granskning protokoll - nämnder

Vid vår granskning av nämndernas protokoll har vi utgått från följande

frågeställningar:

Är protokollen upprättade upprättade i enlighet med kraven i

kommunallagen?






och efterlevs de?

Nedan finns en sammanställning över vårt granskningsresultat utifrån

genomgång av protokollen för respektive frågeställning ovan. Deloitte har

granskat fem protokoll per nämnd, två stycken från 2014, två stycken från

2015 samt ett protokoll från 2016.

Följer protokollen kommunallagen?

I det här avsnittet redovisas iakttagelser utifrån ett antal

bedömningsgrunder som vi anser bör efterlevas för att kommunallagens

krav på protokoll ska anses uppfyllda. Tabellen är färgkodad där

grön färg innebär att resultatet är tillfredställande

lila färg innebär att granskning inte kunnat genomföras på grund av avsaknad av granskningsunderlag

BUN SON KS

Protokollen redovisar vilka ledamöter och ersättare som tjänstgjort.

Protokollen redovisar vilka ersättarna tjänstgör för.

Protokollen redovisar vilka ärenden som nämnden behandlat.

Protokollen redovisar vilka beslut som fattats.

Protokollen redovisar vilka ledamöter som deltagit i besluten.

Protokollen redovisar genomförda omröstningar och resultatet av dem.

Protokollen redovisar hur ledamöterna har röstat vid de öppna omröstningarna.

Protokollen redovisar delegationsbesluten på ett tillfredsställande sätt.

Protokollen redovisar vilka reservationer som har anmälts mot besluten.

8

Förkortningar:

Barn- och utbildningsnämnden (BUN)

Socialnämnden (SON)

Kommunstyrelsen (KS)

Kommentar

Socialnämndens granskade protokoll innehöll inga omröstningar eller

reservationer mot beslut vilket innebär att dessa bedömningsgrunder inte

kunnat bedömas. I övrigt är vår bedömning att samtliga av granskade

nämnders protokoll uppfyller kommunallagens krav på protokoll.



bedömningsgrunder som vi anser bör uppfyllas för att protokollen ska vara

informativa samt att språket i protokollen ska vara enkelt och begripligt.

Tabellen är färgkodad där


gul färg innebär att granskningen visat vissa brister

röd färg innebär att resultatet inte är tillfredsställande

I de fall där färgen är gul eller röd kommenteras avvikelsen i efterföljande

avsnitt.

BUN SON KS

Protokollen är överskådliga och lätta att navigera i.

Protokollen har en innehållsförteckning

Besluten är tydliga.

Sammanfattningen/bakgrunden ger en överskådlig bild av ärendet.

Protokollen har tydliga rubriker.

Partibeteckningar redovisas.

Språket är lättförståeligt.

Kommentarer

Vid upprättandet av protokoll använder samtliga nämnder i Uddevalla

kommun systemstödet Ciceron. Enligt de intervjuade innebär det en

kvalitetssäkring då det finns färdiga mallar i Ciceron för protokoll. Enligt de

intervjuade är det enkelt att navigera i protokollen och rubrikerna är tydliga.

Ingen av granskade nämnder använder sig av en innehållsförteckning vid

upprättandet av protokoll. Detta är inget lagkrav men skulle kunna höja

kvaliteten i protokollen och underlätta för läsaren då innehållsförteckning gör

att protokollen blir med lättöverskådliga.

De intervjuade höll med om att språket och uttryckssättet är avancerat i

protokollen och kan vara svåra för medborgare som saknar ingående

9

kunskaper om kommunal verksamhet att förstå. Samtidigt anser en del av

de intervjuade att det finns en risk att kvalitén i protokollen försämras om

sekreterare tvingas till att välja enklare och mindre träffsäkra ord.

Innehåller övriga handlingar tillräcklig information för att fungera som underlag till protokollet?


bedömningsgrunder som vi anser bör uppfyllas för att övriga handlingar ska

anses innehålla tillräcklig information för att fungera som underlag till

protokollet. Tabellen är färgkodad där





avsnitt.

BUN SON KS

Enkelt att identifiera handlingar som legat till grund för beslut.

Handlingar innehåller tillräcklig information för att fungera som underlag till protokollen.

Protokollen och handlingarna finns publicerade på hemsidan.

Kommentarer

I samtliga av granskade nämnders protokoll listas samtliga handlingar som

legat till grund för beslut under rubriken ”beslutsunderlag”.

Barn- och utbildningsnämndens protokoll från 2016-04-21, § 56 berör en

ansökan till att etablera en fristående gymnasiesärskola. Under rubriken

beslutsunderlag hänvisas till barn- och utbildningsnämndens

tjänsteskrivelse från 2016-04-06. Vid stickprovsgranskning begärdes denna

tjänsteskrivelse ut. Det visade sig då att tjänsteskrivelsen var baserad på

flertalet underlag, bland annat skolinspektionens remiss samt den

fristående skolans ansökan. Enligt barn- och utbildningsnämndens

sekreterare ska samtliga bilagor medskickas när en tjänsteskrivelse begärs

ut med det missades i detta fall.

Samtliga av granskade nämnders protokoll är publicerade på Uddevalla

kommuns hemsida. Dock finns inga beslutsunderlag eller handlingar

tillhörande protokollen publicerade så dessa måste medborgarna själva

begära ut. Utifrån intervjuerna framkommer att det har förts diskussionen

om att publicera samtliga underlag till upprättade protokoll varit uppe förut

men på grund av sekretess- och personuppgiftslagstiftning inte genomförts.

10

Granskning protokoll - bolag och stiftelser

Kommunala bolag och stiftelser är inte åbelagda att följa kommunallagens

krav på protokoll utan ska följa aktiebolagslagen § 24-26 krav på protokoll

som innefattar följande:

Vid styrelsens sammanträden ska protokoll föras. I protokollet ska

de beslut som styrelsen fattat antecknas.

Protokollet ska undertecknas av den som varit protokollförare samt

justeras av ordföranden, om denne inte fört protokollet. Om

styrelsen har flera ledamöter skall det justeras även av en ledamot

som utses av styrelsen.

Styrelsens protokoll ska föras i nummerföljd.

Vidare är kommunala bolag och stiftelser åbelagda att uppfylla

offentlighetsprincipens krav samt språklagen 12 § som hänvisar till att

myndigheter har ett särskilt ansvar för att svensk terminologi inom deras

olika fackområden finns tillgänglig, används och utvecklas.

Följer protokollen aktiebolagslagen?


bedömningsgrunder som vi anser bör efterlevas för att aktiebolagslagens

krav på protokoll ska anses uppfyllda. Tabellen är färgkodad där



I de fall där färgen är gul kommenteras avvikelsen i efterföljande avsnitt.

EN OB VV HA TU HSB UAH GB

Protokollen redovisar vilka beslut som fattats.

Justering har skett med korrekt tillvägagångssätt.

Protokoll förs i nummerföljd

Protokoll undertecknas av protokollförare och rätt antal justerare

Förkortningar: EN – Uddevalla Energi OB – Uddevalla Omnibus AB VV – Västvatten AB HA – Uddevalla Hamnterminal AB TU – Uddevalla Turism AB HSB – HSB, Stiftelsen Jakobsberg UAH – Uddevallahem GB – Gustafsbergsstiftelsen

Kommentarer

Uddevalla Energi AB, Uddevalla Turism AB samt Gustafsbergsstiftelsen för

protokoll i nummerföljd i den meningen att paragraferna är numrerade och

11

tar vid där föregående protokolls sista paragraf slutade. Dock är inte

protokollen som sådana numrerade.



bedömningsgrunder som vi anser bör uppfyllas för att protokollen ska vara

informativa samt att språket i protokollen ska vara enkelt och begripligt.

Tabellen är färgkodad där





avsnitt.


Protokollen är överskådliga och lätta att navigera i.

Protokollen har en innehållsförteckning

Besluten är tydliga.

Sammanfattningen/bakgrunden ger en överskådlig bild av ärendet.

Protokollen har tydliga rubriker.

Språket är lättförståeligt.

Kommentarer

Samtliga av granskade bolag och stiftelser använder sig av en mall för

upprättande av protokoll för att säkerställa att all information finns

medtagen. Merparten av de intervjuade bolags- och stiftelserepresentanter

anser att upprättade protokoll är korta, koncisa och lättförståeliga.

Undantagsfallet är Gustafsbergsstiftelsens förvaltande direktör som anser

att protokollen inte är lättförståeliga då de bygger på gamla mallar från en

tid då det svenska språket var annorlunda och mer gammaldags. Utifrån

granskning av protokollen framkommer följande:

Ingen av de granskade bolagen och stiftelserna använder sig av en

innehållsförteckning vid upprättandet av protokoll. Detta är inget

lagkrav men skulle kunna höja kvaliteten i protokollen och underlätta

för läsaren då innehållsförteckning gör att protokollen blir med

lättöverskådliga.

I protokoll upprättade av Uddevalla Omnibus AB, Västvatten AB samt

Gustafsbergsstiftelsen är det inte alltid självklart vad som beslutats

då det inte uttryckligen står vad som beslutats.

Uddevalla Omnibus AB, Västvatten AB samt Uddevallahem har

ytterst kortfattade sammanfattningar avseende de ärenden som

blivit behandlade under styrelsemötet. Exempelvis i Uddevalla

Omnibus AB:s protokoll nr 2/2014, § 10 står att läsa; ”Särskilt

12

välkomnande till Rickard Olsson som är ny”. Ingen information

delges om på vilken post Rickard Olsson har tillträtt. Ett ytterligare

exempel är Uddevallahems protokoll från 2015-02-06, § 5,

”Presentation av Uddevallahem”. Det enda som framgår är beslutet

att styrelsen tagit del av informationen men inte vilken typ av

presentation som gjorts eller vilka underlag som presenterats.


bedömningsgrunder som vi anser bör uppfyllas för att övriga handlingar ska

anses innehålla tillräcklig information för att fungera som underlag till

protokollet. Tabellen är färgkodad där


gul färg innebär att granskningen visat vissa brister röd färg innebär att resultatet inte är tillfredsställande


avsnitt.


Enkelt att identifiera handlingar som legat till grund för beslut.

Handlingar innehåller tillräcklig information för att fungera som underlag till protokollen.

Protokollen och handlingarna finns publicerade på hemsidan.

Kommentarer

Utifrån granskning av protokollen framkommer följande:

I protokoll upprättade av Uddevalla Energi AB, Uddevalla Omnibus AB, Västvatten AB, Uddevallahem samt Gustafsbergsstiftelsen skrivs inte vilka beslutsunderlag som gäller till respektive beslutspunkt utan det får läsaren av protokollen själv gissa sig till. Ett exempel är Uddevalla Omnibus protokoll nr 6 från 2015 där rubriken ”Verksamhetsrapporter” avhandlas och i protokollet står att läsa ” Rapporterna godkändes” men det framgår inte specifikt vilka rapporter som åsyftas.

Västvatten AB hänvisar inte till några underlag i sina protokoll. Däremot står samtliga beslutsunderlag med i kallelsen till styrelsemötet. Vi noterar vidare att beslut står fattade redan i den kallelse som skickas ut inför bolagets styrelsemöte. Detta tillvägagångssätt är enligt vår mening förvirrande då det är oklart när beslutet fattats.

Granskade bolag och stiftelser publicerar inte verksamhetens protokoll och handlingar på sina respektive hemsidor.

13

4. Diskussion och

bedömning

Granskning av protokoll

Nedan finns en sammanställning över våra bedömningar avseende

respektive underliggande frågeställning avseende granskning av protokoll.

Följer upprättade protokoll kommunallagens och aktiebolagens krav?






och efterlevs de?


Nämnder

Utifrån genomförda stickprov är vår bedömning att protokollen är

informativa. Vidare anser vi att språket i granskade nämnders protokoll till

stor del är korrekt och tydligt, men att språkrådets rekommendation att

förklara nödvändiga facktermer bör ses över. Användandet av facktermer

som exempelvis propositionsordning med fördel kan bytas ut till mer

lättförståeliga ord.


Majoriteten av granskade bolag och stiftelser tillämpar korta och koncisa

beslutsprotokoll vilket innebär att protokollen inte är särskilt informativa.

Vår bedömning är att språket är lättförståeligt med undantag för

Gustafsbergsstiftelsen. Vi anser det dock viktigt att ta i beaktande att

Gustafsbergsstiftelsens bevarande av protokoll av den gamla skolan fyller

en viss historisk poäng.

Innehåller övriga handlingar tillräcklig information för att fungera

som underlag till protokollet?

Nämnder

Vid stickprovskontroll verifierades att de handlingar som hänvisades till i

kommunstyrelsens samt socialnämndens protokoll innehöll tillräcklig

information för att fungera som underlag till protokollen.

Vid stickprovskontroll av barn- och ungdomsnämndens protokoll 2016-04-

21, § 56 konstaterades att det beslutsunderlag som hänvisades till inte

14

innehöll tillräcklig information för att fungera som beslutsunderlag. Det

framkom dock att det fanns fler handlingar än vad som hänvisades till i

protokollet. Efter genomgång av dessa övriga handlingar anser vi att

underlagen innehåller tillräcklig information för att fungera som underlag till

protokollet.


Efter genomförd stickprovsgranskning kan konstateras att övriga handlingar

innehåller tillräcklig information för att fungera som underlag till protokoll.

Dock är hänvisningen till de handlingar som utgör beslutsunderlag till

upprättade protokoll bristfällig hos de bolag som inte tillämpar principen att

alltid bifoga samtliga underlag till protokollen. Underlagen finns dock hos

bolagen men det är upp till medborgaren själv att efterfråga rätt underlag

och dokument.

Har kommunen, bolagen och stiftelserna utarbetat egna regler för

hur tjänsteskrivelser och protokoll ska utformas, är dessa

ändamålsenliga och efterlevs de?

Nämnder

Instruktioner för hur tjänsteskrivelser och protokoll ska utformas finns

beskrivet i det upprättade dokumentet ”Handbok för ärendehantering” och

tillämpas av samtliga granskade nämnder. Samtliga tjänsteskrivelser och

protokoll upprättas genom systemstödet Ciceron vilket vi bedömer bidra till

att tjänsteskrivelser och protokoll år ändamålsenligt utformade.


Granskade bolag och stiftelser har inte utarbetat några egna regler för hur

protokoll ska utformas. Samtliga granskade bolag och stiftelser använder

mall för upprättande av protokoll. Vår bedömning är att granskade bolag

och stiftelsers utformning av protokoll till stor del är ändamålsenliga.

Svar på revisionsfrågan



protokoll följer kommunallagens och aktiebolagens krav på protokoll?

Vår bedömning är att Uddevalla kommuns granskade nämnder

följer kommunallagens krav på protokoll samt att granskade bolag

och stiftelser tillämpar aktiebolagslagens krav på protokoll.

Vi har i vår granskning dock noterat ett antal iakttagelser och

rekommendationer som vi återger nedan:

15

Iakttagelser och rekommendationer avseende granskning av

protokoll

Nämnder

Iakttagelse

Genom intervju konstaterar vi att det råder en oenighet avseende

protokollens språkliga utformning. Några av de intervjuade anser

att nivån i språket är för avancerad medan andra anser att

protokollen bör hålla en hög språknivå för att på så sätt bibehålla

kvalitén.

Rekommendation

För att säkerställa att språklagen efterlevs rekommenderar vi

granskade nämnder att se över upprättade protokoll för att

utvärdera om vissa ord och formuleringar bör bytas ut.

Iakttagelse

Inga underlag är bifogade de protokoll som publiceras på Uddevalla

kommuns hemsida.

Rekommendation

För att öka allmänhetens insyn bör möjligheten till att publicera

underlag till upprättade protokoll på hemsidan utvärderas.

Iakttagelse

Vi noterar att flera tjänsteskrivelser kan upprättas på samma dag

och därmed få samma namn.

Rekommendation

Vi rekommenderar granskade nämnder att tydliggöra

rubriksättningen av upprättade tjänsteskrivelser för att på så sätt

efterleva språklagens krav på tydlighet.


Iakttagelse

Vi noterar att flertalet av granskade bolag och stiftelser upprättar

protokoll med mycket knapphändig information och att besluten

inte alltid är tydliga.

Rekommendation

Vi rekommenderar granskade bolag och stiftelser som upprättar

ytterst kortfattade protokoll att se över möjligheten till att

information och beslut beskrivs tydligare för läsaren, för att på så

sätt säkerställa att bolaget/stiftelsen efterlever

offentlighetsprincipen.

16

Bilaga 1 – intervjulista

Kommunstyrelsen

Kommunarkivarie

Kommunens chef för juridik och

administration

Kommunstyrelsens sekreterare

Barn- och utbildningsnämnden

Förvaltningschef

Förvaltningssekreterare

Administrativ chef

Handläggare vuxenutbildning

Handläggare grundskola

Handläggare förskolekontoret

Nämndens ordförande

Förste vice ordförande

Nämndens 2:e vice ordförande

Socialnämnden

Förvaltningschef

Nämndsekreterare

Registrator

Nämndens ordförande



Uddevalla Energi

VD

Ekonomichef

VD-sekreterare

Uddevalla Omnibus AB

VD

Ekonom

Bolagets styrelseordförande

Västvatten AB

VD

Styrelseledamot

Administratör

Uddevalla Hamnterminal AB

VD

Administrativ chef

Bolagets styrelseordförande

Uddevalla Turism AB

VD

HSB, Stiftelsen Jakobsberg

VD

Styrelseledamot

2

Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, a

UK private company limited by guarantee (“DTTL”), its network of

member firms, and their related entities. DTTL and each of its member

firms are legally separate and independent entities. DTTL (also referred

to as “Deloitte Global”) does not provide services to clients. Please

see www.deloitte.com/about for a more detailed description of DTTL and

its member firms.

Deloitte provides audit, consulting, financial advisory, risk management,

tax and related services to public and private clients spanning multiple

industries. Deloitte serves four out of five Fortune Global 500®

companies through a globally connected network of member firms in

more than 150 countries bringing world-class capabilities, insights, and

high-quality service to address clients’ most complex business

challenges. To learn more about how Deloitte’s approximately 225,000

professionals make an impact that matters, please connect with us on

LinkedIn or Twitter.

This communication contains general information only, and none of

Deloitte Touche Tohmatsu Limited, its member firms, or their related

entities (collectively, the “Deloitte network”) is, by means of this

communication, rendering professional advice or services. Before making

any decision or taking any action that may affect your finances or your

business, you should consult a qualified professional adviser. No entity in

the Deloitte network shall be responsible for any loss whatsoever

sustained by any person who relies on this communication.

©2016 Deloitte AB

http://www.deloitte.com/about

https://www.linkedin.com/company/deloitte

https://twitter.com/deloitte

Documents

Rapport avseende granskning av protokollhantering ... · Vid vår granskning av nämndernas protokoll har vi utgått från följande frågeställningar: Är protokollen upprättade