Rapport de stage

LA GESTION COMMERCIALE ET LA GESTION DES STOCKS DANS UNE

ENTREPRISE DE SERVICES

IXCHEL FALAIZE

DUT Gestion des Entreprises et des Administrations Option Finance et Comptabilité

14 Avril – 20 Juin 2014

Professeur tuteur : M. FRANCOIS AILLET

Maître de stage : MME. SYLVIE GACHON

REMERCIEMENTS

Je tiens dans un premier temps à remercier les personnes qui m’ont accompagnée pendant ces dix semaines au bon déroulement de mon stage en entreprise et à l’aboutissement de mes missions. Je voudrais adresser toute ma reconnaissance à Mme. Sylvie Gachon, gérante et chef d’entreprise de la société Iziloc ainsi que mon maître de stage. Elle a su m’accueillir dans sa société et me guider dans mon travail. Je la remercie de m’avoir encadrée, conseillée et orientée tout au long de ce stage. De même, je souhaite remercie M. Alain Garmier, associé de Mme. Gachon et gérant de la société GBP, de m’avoir acceptée en tant que stagiaire au sein de la société Iziloc. J’aimerais également remercier M. Patrick Prost, employé chez Iziloc et devenu un collaborateur de travail pendant mon stage, pour son accueil amical. Enfin, j’aimerais remercier M. François Aillet, professeur agrégé en Economie et Gestion à l’IUT de Roanne ainsi que mon professeur tuteur pour ce stage en entreprise. A la fois présent et disponible il m’a guidée dans mon travail, m’a aidée à trouver des solutions pour avancer pendant ce stage. Je le remercie également de m’avoir encadrée et orientée.

SOMMAIRE

Introduction_____________________________________________________________4

I/ La gestion commerciale et administrative de l’entreprise__________7

A. Les particularités du fonctionnement de l’entreprise___________7

B. Ma participation à la gestion administrative et commerciale_10

II/ La gestion des stocks de l ’entreprise______________________________14

A. Observations et description de la gestion des stocks de

l’entreprise______________________________________________________14

B. Méthodes et techniques mises en place pour améliorer la

gestion des stocks_______________________________________________19

Conclusion_____________________________________________________________27

Bibliographie et Sitographie__________________________________________29

Annexes________________________________________________________________30

INTRODUCTION

La France compte 3,2 millions de PME, soit 99% des entreprises. Elles réalisent 38%

du chiffre d'affaires et emploient environ 28% des salariés.

Iziloc, société à responsabilité limitée de location de vaisselle, chapiteaux et autres

accessoires pour l’évènementiel, a été renommée ainsi suite à son acquisition en 2011 par

Mme Sylvie Gachon, qui a repris la société Location Michel créée par M. Pierre Michel en

1985. Il y a chaque année 60 000 reprises d’entreprises en France. Sur ces 60 000 entreprises

89 % ont entre 0 et 5 salariés, dont 50 % sont sans salarié. Mme. Gachon est gérante de son

entreprise et emploie M. Patrick Prost en CDI en tant que technicien et employé polyvalent

depuis déjà un an.

La saisonnalité de l’activité de l’entreprise lui permet, ou l’oblige selon le point de

vue, à solliciter des employés intérimaires pour certaines missions lourdes de montage de

chapiteaux par exemple, ou de prendre une personne en CDD pour plusieurs mois pendant

la saison d’été. La saisonnalité de l’entreprise est double : à la fois elle est hebdomadaire car

les locations se font quasiment uniquement le week-end (location le vendredi, retour le

lundi), et elle est également annuelle car la société a un pic d’activité pendant la saison

estivale du mois de mai jusqu’aux mois d’août et septembre.

Sylvie Gachon s’est associée avec la société GBP Production (société d’organisation

d’évènements, DJ, animation, décors) dont le gérant est M. Alain Garmier avec qui elle

travaille régulièrement.

Mme Gachon a su non seulement reprendre la clientèle déjà acquise par son

prédécesseur M. Pierre Michel, mais également la renouveler et la diversifier. En effet, elle a

investi dans de nouvelles gammes de vaisselle et accessoires pour élargir sa clientèle et être

en mesure de toucher un plus large public. Sa clientèle s’étend des associations et

particuliers modestes jusqu’aux mariages plus onéreux en passant par les traiteurs et

collectivités. Elle a amélioré le traitement de la vaisselle afin de satisfaire les clients

insatisfaits par l’ancien gérant, et a diversifié son offre de textile (nappes et housses de

chaises) et de vaisselle et textile jetable.

Reprendre une entreprise est un processus complexe. Il ne s’agit pas uniquement de

s’insérer dans la continuité de l’activité déjà existante, mais aussi de comprendre et analyser

les relations instaurées entre le gérant et ses clients et entre le gérant et ses fournisseurs qui

sont, dans des petites structures comme la société Iziloc, des relations personnelles fortes

voire amicales et qu’il faut savoir entretenir et développer.

Il faut donc avoir un esprit commercial développé, car si on ne s'occupe pas de ses

clients, on peut perdre 15 % de chiffre d'affaires dès la première année d’après les chiffres

de l’Express. De cette façon le passé de Mme Gachon en tant que commerciale dans une

entreprise de textile est une force qu’elle a exploitée avec intelligence dans la reprise de la

société Location Michel.

Iziloc, en tant que TPE (Très Petite Entreprise) avec moins de cinq salariés, est

confrontée aux difficultés caractéristiques de ce type de structure. Difficultés auxquelles ne

sont pas aussi fortement exposées d’autres types d’entreprises de plus grande taille et qui

ont des services comptables et juridiques à part entière, possédant également une plus

grande capacité d’investissement et une plus grande trésorerie. En effet, dès mon arrivée

dans l’entreprise j’ai pu constater la complexité de gérer les factures impayées ainsi que

l’aspect délicat d’exiger le paiement à un client qui pourtant passe des commandes de façon

régulière par exemple. De même, une TPE comme Iziloc doit faire appel à un comptable et à

un avocat spécialiste en droit des sociétés afin de les consulter régulièrement, car la

particularité d’un chef d’entreprise d’une TPE ou d’une PME est qu’ils ne possèdent pas

toujours toutes les compétences nécessaires en gestion et ont besoin de partenaires

professionnels pour les accompagner dans leurs démarches administratives ou judiciaires

quand cela s’avère nécessaire.

Par ailleurs, Iziloc recrute un stagiaire en gestion chaque année, non seulement parce

qu’elle souhaite participer au développement professionnel et à l’apprentissage d’un futur

diplômé en gestion, mais aussi car elle souhaite compléter le développement de son

entreprise grâce aux missions confiées à ces stagiaires. Ainsi depuis la reprise de l’entreprise

un stage a été consacré à la mise en place de la communication de l’entreprise afin

d’améliorer ses ventes après la reprise, un autre stage a été consacré à la mise en place de

certains outils de gestion et enfin mon stage cette année a été notamment consacré à

l’amélioration de la gestion des stocks de l’entreprise.

Une entreprise de location comme Iziloc doit connaitre avec exactitude ses stocks et

les gérer avec précision pour ordonner et enregistrer au mieux les réservations des clients

qui, souvent, réservent des semaines voire des mois à l’avance. La connaissance de ses

stocks à la semaine permettent d’anticiper les pics d’activité ainsi que de prévoir d’éventuels

investissements en matériel en vue d’honorer une grande commande tel un grand mariage

par exemple. De plus, la gestion actuelle des stocks est insuffisante étant donné le grand

nombre de références disponibles à la location ; et est inefficiente en termes de rapidité et

de visualisation des stocks disponibles en cas de réservation d’un client.

Je vais vous rendre compte de mes dix semaines de stage dans l’entreprise Iziloc en

deux parties qui reprennent les deux axes sur lesquels mes missions se sont concentrées.

Premièrement nous aborderons l’entreprise et sa gestion commerciale et administrative

d’une façon globale pour comprendre son fonctionnement, ses atouts et ses difficultés. Puis

dans une deuxième partie nous pourrons nous concentrer sur l’objectif qui m’a été fixé en

abordant de façon plus précise la gestion des stocks de la société.

LA GESTION COMMERCIALE ET

ADMINISTRATIVE DE

L’ENTREPRISE

Pour une meilleure compréhension des missions que j’ai dû effectuer lors de ce stage

il convient d’appréhender d’abord le fonctionnement de l’entreprise dans son ensemble et

éviter de nous concentrer uniquement sur les aspects techniques que nous pourrons

aborder plus amplement dans la deuxième partie de ce rapport.

Comme j’ai déjà commencé à l’aborder dans l’introduction, la société Iziloc est une

entreprise de location de vaisselle et de matériel pour réceptions en tout genre. La société

loue vaisselle, accessoires, tentes, chapiteaux, mobilier et textile entre autres pour assurer

des évènements privés ou publics de toute sorte (mariage, baptême, anniversaires et autres

fêtes).

Les clients se sont diversifiés depuis que la société a été reprise par Mme Gachon en

2011 et compte parmi ses clients les plus réguliers des traiteurs, des entreprises et des

associations locales, des collectivités (mairies, agglomération), des traiteurs, hôtels et

châteaux (Château d’Ailly, Château de Matel, Domaine du Palais), ainsi que des particuliers.

Autant d’établissements régionaux comme de clients répartis dans la Loire et les

départements environnants.

A/ LES PARTICULARITES DU FONCTIONNEMENT DE L’ENTREPRISE

La société Iziloc est entièrement gérée par Mme Gachon qui peut compter sur son

salarié M. Patrick Prost pour assurer les aspects techniques et de gros œuvre tels que le

montage et démontage de chapiteaux et tentes pouvant aller jusqu’à 72m², et la seconder

dans la maintenance nécessaire au quotidien pour nettoyer la vaisselle après sa location.

Ainsi, l’entreprise a un cycle hebdomadaire très précis et qui conditionne la gestion

de l’entreprise et l’organisation du temps de travail de toute l’équipe Iziloc. En effet, les

demandes de location étant axées sur le week-end, il en résulte une répartition de l’emploi

du temps de la semaine assez répétitive de semaine en semaine :

La préparation des commandes se fait la plupart du temps le jeudi et le vendredi

même pour les livraisons et les commandes que le client vient récupérer sur place. C’est une

gestion très serrée des commandes qui repose sur la ponctualité des clients ayant émis le

désir de venir récupérer leur commande le matin ou l’après-midi, ou d’être livrés à des

distances plus ou moins éloignées de Roanne. Cela demande donc une très grande

organisation et un bon sens de l’anticipation des contraintes kilométriques et temporelles à

Mme Gachon.

Ensuite le début de semaine est marqué par les allées et venues fréquentes des

clients qui retournent leur location à l’atelier ainsi que par l’absence de M. Prost qui,

souvent pendant les deux premiers jours de la semaine, se rend sur place pour démonter les

chapiteaux, tentes et autres barnums loués pour le week-end.

Le milieu de la semaine se définit selon le nombre de commandes qu’il y a eu et donc

dépend du mois de l’année ou l’on se situe. C’est un temps de battement entre la fin d’un

cycle et le début du suivant et il est consacré au nettoyage de toute la vaisselle, les bâches

des chapiteaux sales, des tables et chaises, ainsi qu’à l’envoi des textiles en blanchisserie.

La blanchisserie des textiles est, par ailleurs, un point délicat dans la gestion des

commandes de l’entreprise car cette activité étant sous-traitée à une entreprise externe de

blanchisserie, la société Iziloc n’est pas en mesure de contrôler les délais de livraison du

textile propre qui doit être reloué pour le cycle suivant.

Ce cycle se termine donc par le retour du matériel loué par les clients. La nature de

l’activité de l’entreprise qui loue du matériel susceptible d’être endommagé ou perdu, pose

une contrainte supplémentaire à la gestion de l’entreprise. En effet, les clients sont souvent

désireux de régler leur facture jeudi ou vendredi lorsqu’ils viennent récupérer leur

commande. Or, de la casse pouvant avoir lieu pendant le week-end, il est préférable de

demander le paiement des clients au retour de la commande afin de pouvoir vérifier le

matériel. Cette contrainte expose la société à des difficultés et des dangers particuliers

(impayé, vol) et l’oblige à placer une haute confiance en ses clients.

Il arrive que cette confiance soit maltraitée par certains clients qui font durer le délai

de leurs paiement sans se rendre compte de l’impact que celui-ci peut avoir sur la trésorerie

de l’entreprise qui en dépend, notamment durant les périodes creuses hivernales où les

charges fixes doivent être payées. Et lorsque ces clients sont des clients récurrents ou même

des clients pour lesquels on n’a pas de doute à propos de leur paiement à venir, cela

engendre quand même des déconvenues, que ce soit au niveau de la relation avec ce client

ou au niveau des mesures à prendre pour le faire payer. Il se peut donc que les relations

deviennent plus tendues entre la société et ces clients, notamment lorsqu’il faut prendre des

mesures juridiques telle un avertissement voire une mise en demeure par courrier

recommandé afin de se protéger légalement d’éventuels impayés. Cependant, cela fait

partie du « jeu » commercial de n’importe quelle société commerciale de biens ou de

services.

On peut citer l’exemple d’un client traiteur connu de l’entreprise qui a été mis en

liquidation et qui n’a donc pas pu honorer ses dettes. On peut aussi citer l’exemple d’un

autre client traiteur connu et apprécié de l’entreprise, qui travaille très régulièrement avec

celle-ci mais qui tarde à envoyer ses chèques de règlement, faisant attendre la société Iziloc

des mois voire une année avant de percevoir un règlement.

Ces manquements aux délais de paiement et le « laisser aller » de la société Iziloc

pour trouver une solution ou bien un arrangement pour le résoudre peut, comme

mentionné auparavant, troubler la trésorerie de l’entreprise. Il est d’autant plus important

que cette trésorerie soit saine car la société peut être amenée de façon non prévue à investir

des sommes importantes dû aux aléas de l’activité. Par exemple, une perte considérable du

matériel textile (il est arrivé que plus d’une vingtaine de nappes soient endommagées par le

feu), une forte intempérie qui endommagerait chapiteaux et/ou tentes dont les coûts de

réparations peuvent être très élevés, un accident de travail, etc.

La gestion de l’entreprise englobe donc l’organisation vis-à-vis de la clientèle et de

ses désirs en termes de livraisons et de commandes. Elle implique donc une importante

capacité d’anticipation car Mme Gachon dispose d’un seul ouvrier-technicien pour livrer et

effectuer le montage et démontage des grandes structures. Ainsi, elle doit au mieux,

semaine après semaine, prévoir avec soin le meilleur emploi du temps de son employé pour

assurer toutes les commandes qui, en certaines périodes de l’année telles les longs week-

ends de 4 jours, week-ends de fête ou, de façon générale, les mois de juin et de juillet, sont

très nombreuses.

Elle doit, en effet, choisir avec soin les périodes où elle devra faire appel à un ouvrier

intérimaire ou, si nécessaire, embaucher une personne en CDD pour deux ou trois mois afin

d’épauler M. Prost et elle-même dans le travail à fournir.

Nous pouvons ainsi nous rendre compte d’un point important qui caractérise les très

petites et moyennes entreprises. Le rôle du chef d’entreprise ou du gérant de la société est

très polyvalent. Mme Gachon est à la fois gérante, administratrice, commerciale,

technicienne et employée de maintenance. Elle doit en plus assumer toutes les

responsabilités inhérentes à son activité.

B/ MA PARTICIPATION A LA GESTION ADMINISTRATIVE ET

COMMERCIALE

En dehors de la mission qui m’a été confiée, dès mon recrutement pour ce stage, qui

consistait à améliorer la gestion des stocks et que je développerai dans la seconde partie de

ce rapport, j’ai eu d’autres missions supplémentaires inhérentes à la gestion courante de

l’entreprise. En effet, tout au long du stage j’ai aidé à la prise de réservation et vente auprès

des clients, à leur accueil, à leur délivrer les renseignements nécessaires par téléphone ou en

face à face, à la facturation ainsi qu’à l’établissement de devis. Ce sont des aspects plus

administratifs et commerciaux du stage qui contribuent à mieux comprendre son

fonctionnement global et à mieux saisir les nuances des difficultés rencontrées par

l’entreprise.

Ce sont ces aspects là (prise de réservation, établissement puis acceptation de devis

et facturation) qui sont liés à l’utilisation du logiciel de l’entreprise appelé « IsyLoc » qui

constitue la base des difficultés rencontrées pour maitriser la gestion des stocks et la

connaissance des disponibilités lors des réservations ainsi que des options posées par les

clients. (Cf. Annexe 1 : Ecran accueil logiciel IsyLoc)

C’est en étant directement impliquée dans ce processus de réservation et de

facturation de la clientèle que j’ai pu comprendre plus en profondeur l’organisation de

l’entreprise ainsi que les failles de celle-ci liées notamment au logiciel de gestion de

l’entreprise (IsyLoc) qui n’est pas exploité dans sa totalité et qui n’apporte pas de solution

pour la prise de réservations. Il est utilisé uniquement pour établir des devis et des factures.

De même l’inventaire n’est pas réalisé de façon annuelle ni en une seule fois comme

il est d’usage de le faire dans la plupart des sociétés qui ont des stocks. D’une part le nombre

de références et les quantités de chacune d’entre elle sont très grands car elles peuvent aller

jusqu’au millier d’unités pour les couverts par exemple (il existe plus de 190 références pour

le matériel en location sans compter les références de matériel jetable mis en vente dans

l’agence). D’autre part il serait très difficile pour l’entreprise qui ne compte pas beaucoup de

salariés d’arrêter son activité pour établir un inventaire précis de ses stocks.

Ainsi, à mon arrivée les stocks étaient approximatifs voire inconnus pour certaines

références et donc le logiciel n’était pas utilisable pour la gestion des réservations et des

stocks disponibles. Il est important de noter que ces stocks doivent être connus de façon

précise chaque année car les amortissements des actifs de l’entreprise ainsi que de ses

stocks ont un impact sur le résultat de l’entreprise et éventuellement sur sa fiscalité.

Ces manquements dans la gestion des stocks posent évidemment des problèmes

pour la gestion générale de l’entreprise : difficile de dire à un client au téléphone dans

l’immédiat si sa commande peut être prise en compte pendant les mois à forte demande

quand on ne sait pas exactement de combien d’unités on dispose pour certaines références.

Cela ralentit la gestion et rend plus difficile et moins fluide l’organisation de Mme Gachon et

de l’entreprise.

En outre, l’immersion dans une TPE telle qu’Iziloc auprès de son gérant fût

intéressante à bien des égards car pouvoir observer Mme Gachon remplissant ses différents

rôles dans l’entreprise m’a permis également de m’imprégner de nouvelles compétences

auxquelles j’ai été initiée notamment sur le côté commercial de l’activité et la relation

directe avec la clientèle.

Une mission qui m’a été confiée au sein de l’entreprise dès la première semaine de

stage a été de rechercher de nouveaux fournisseurs de textile auprès desquels la société

pourrait se fournir en nappes, housses de mange-debout et nœuds décoratifs de chaise en

organza.

Le textile est l’un des points sensibles de l’approvisionnement de l’entreprise car il

faut non seulement s’assurer de sa qualité et de sa résistance aux lavages quotidiens mais

aussi car il s’agit d’un poste de dépense important et qui nécessite de surcroit beaucoup de

temps lorsqu’il est loué. En effet, les matières textiles sont chères, difficiles à entretenir et à

stocker. Une fois loués, les tissus doivent être sous-traités auprès d’une blanchisserie et tant

que le blanchisseur n’a pas rendu les textiles l’entreprise doit garder le chèque de caution

fourni par le client. Ensuite, une fois les tissus livrés par la blanchisserie ils doivent être

retraités un par un de façon à les ranger dans les rayons prévus à cet effet. Les housses de

chaises sont rangées sur des cintres par cinq, les nappes et serviettes sont rangées par type

de tissu (polyester ou coton) et par taille. Ce sont des opérations longues, fatigantes, et qui

nécessitent souvent d’être deux pour les réaliser.

Les textiles sont les références en location qui ont la durée de vie la plus courte car ils

s’abîment ou ne sont plus utilisables au bout de très peu de locations. C’est pourquoi j’ai été

chargée de chercher des fournisseurs de tissus chinois à moindre coût afin d’assurer le

renouvellement de ces références à moindre prix. En effet, les prix du textile en Chine

peuvent être jusqu’à 45% moins chers.

Cette mission parallèle à ma mission principale a été enrichissante tout d’abord car je

l’ai effectué entièrement en anglais, et ensuite car elle m’a permis de maitriser de nouvelles

connaissances commerciales, notamment les types de transport et de fret à l’international

ainsi que la négociation commerciale.

Dans un premier temps j’ai dû m’informer du vocabulaire précis du matériel que je

recherchais pour trouver les bons fournisseurs. M. Alain Garmier m’a orientée vers un site

internet regroupant des fournisseurs chinois (Alibaba.com) qui est le plus important site de

vente en ligne à destination des entreprises au niveau mondial. Ensuite, il a fallu en

sélectionner un certain nombre d’après leur référencement et leur notation dans le site pour

demander des informations supplémentaires sur leurs offres.

J’ai entretenu pendant deux semaines des conversations en anglais par mail avec cinq

fournisseurs différents qui ont répondu à mes questions sur les seize fournisseurs que j’avais

retenu au départ. (Cf. Annexe 2 : Extraits de conversations par mail avec des fournisseurs

Chinois)

Après consultation avec Mme Gachon nous avons retenu trois de ces fournisseurs

avec qui nous avons approfondi les discussions sur les échantillons que nous souhaitions

recevoir. Nous avons aussi discuté avec eux par mail des coûts des frais de port et des détails

concernant les échantillons que nous souhaitions recevoir, si possible, gratuitement.

Pour rendre possible la fin de cette démarche j’ai créé un compte PayPal à

l’entreprise pour effectuer des paiements sécurisés par internet et nous avons donc

demandé à l’un de ces fournisseurs de nous envoyer des échantillons que l’on a reçu une

semaine plus tard. Les échantillons reçus n’ont pas convaincu Mme Gachon à effectuer une

commande chez ce fournisseur. En effet, bien que la nappe en coton était de bonne qualité

et correspondait à ses expectatives, la housse de mange-debout (table haute) était mal

cousue et tâchée, ce qui naturellement n’inspire pas confiance pour commander en grande

quantités chez ce fournisseur. De plus, il a fallu régler à la réception du colis 30€ de TVA sur

le transport basé sur un barème fixe du transporteur car le fournisseur n’a pas signalé

clairement la valeur de la marchandise et la valeur des frais de transport.

Je vais demander de nouveaux échantillons auprès de l’un des deux autres

fournisseurs que nous avions retenus cette semaine en espérant qu’ils soient satisfaisant et

que cela puisse aboutir sur un nouveau fournisseur de textile pour l’entreprise Iziloc.

Une autre mission que je devais accomplir dans le cadre de la gestion globale de

l’entreprise était de faire un fichier complet récapitulant tous les fournisseurs de

l’entreprise. Il s’agit de constituer un fichier de tous les fournisseurs par type de produit que

la société Iziloc se procure chez eux, ainsi que les prix de ceux-ci.

Cela permettrait une meilleure organisation de l’entreprise qui n’arrive pas toujours à

s’y retrouver dans les différents fournisseurs auxquels elle a eu à faire depuis sa création par

Pierre Michel et depuis sa reprise par Mme Gachon en 2011. En effet, plusieurs fois il a été

nécessaire de rechercher les anciennes factures pour retrouver un fournisseur, ainsi que le

produit qui a été commandé chez lui et le prix de ce produit. Un fichier tel que celui que je

devais faire sera utilisé pour rendre plus rapide la commande des produits à remplacer

lorsqu’il y a trop de casse ou de perte.

Etant donné que je n’ai pas eu le temps pendant mon stage de faire ce fichier qui

demande beaucoup de travail, Mme Gachon a décidé d’en faire l’une des missions du/de la

prochain(e) stagiaire qu’elle accueillera dans son entreprise en 2015.

LA GESTION DES STOCKS DE

L’ENTREPRISE

Après avoir traité dans une première partie le fonctionnement de l’entreprise d’un

point de vue global, nous allons dans cette seconde partie envisager d’approfondir notre

analyse en s’intéressant à la gestion des stocks de l’entreprise. C’est la mission technique

qui m’a été proposée lors de ce stage et que j’ai eu à accomplir durant sa durée de dix

semaines.

Dans cette partie j’aimerais d’abord décrire les observations que j’ai menées pendant

les trois premières semaines de mon stage. En effet, ce n’est qu’au bout de la troisième

semaine que j’ai saisi dans son ensemble le problème posé par la gestion des stocks.

Ensuite, je pourrais expliquer en détail ma démarche et les solutions que j’ai

proposées en fonction des souhaits de l’entreprise et de ce que je pouvais faire avec les

outils qui étaient à ma disposition.

A/ OBSERVATION ET DESCRIPTION DE LA GESTION DES STOCKS DE

L’ENTREPRISE

Il convient, avant de présenter et de décrire la gestion des stocks de l’entreprise telle

que j’ai pu l’observer à mon arrivée, d’expliciter ma mission principale pour ce stage.

Pendant dix semaines j’ai eu comme mission principale d’améliorer la gestion des stocks de

l’entreprise. Pour y parvenir il a fallu, dans un premier temps, que je saisisse comment

l’entreprise fonctionnait à ce niveau et quels étaient les outils mis en place pour contrôler et

maitriser les stocks.

Par ailleurs, il était également nécessaire de comprendre avec précision pourquoi

l’entreprise avait besoin que l’on améliore la gestion de ses stocks afin de cibler les besoins,

comprendre les points faibles, et donc être en mesure d’apporter une solution viable qui

puisse être utilisée avec succès même après mon départ de l’entreprise.

Même si cela peut paraitre évident une fois expliqué, il y a certaines nuances que je

n’ai pas compris tout de suite dans les besoins de l’entreprise ; d’où la nécessité d’être à

l’écoute de son maître de stage, et d’effectuer une observation fine du fonctionnement de

l’entreprise. C’est pourquoi j’ai essayé de me renseigner auprès de Mme Gachon des détails

qui pouvaient m’être utiles pour aboutir dans ma mission. Je n’ai donc pas compris tout de

suite les détails les plus importants des difficultés de la gestion des stocks de l’entreprise,

notamment car le domaine de la location m’était totalement inconnu et que je devais

d’abord m’adapter au fonctionnement de l’entreprise.

Plusieurs éléments sont à décomposer pour comprendre avec plus de précision la

complexité de la gestion des stocks dans cette société et pour se rendre compte des

difficultés qu’elle rencontre sur ce point.

D’une part l’entreprise fonctionne avec un logiciel de gestion appelé IsyLoc crée par

l’entreprise Inter@ctive K. C’est un logiciel qui a été créé spécialement pour les besoins de la

société qui vend des prestations et loue du matériel. Ce logiciel est en mesure de permettre

au chef d’entreprise de saisir ses factures de vente ou de location, les règlements des clients,

de suivre la trésorerie et la caisse, de gérer les stocks disponibles en fonction des

réservations, d’établir des devis, des contrats et des bons de livraison, ainsi que d’exporter

les opérations de location et de vente pour réaliser des statistiques sur Excel.

IsyLoc a été créé dans l’optique d’accompagner l’entreprise quotidiennement et

nécessite donc que toutes les informations liées à la vente ou la location soient saisies dans

le logiciel. Il faut donc que toute réservation passée pour un client soient enregistrée

immédiatement, que tout retour de marchandise après sa location soit enregistré aussi, il

faut également que tous les paiements soient tenus à jour dans le logiciel que ce soit des

paiement en espèce, par chèque, virement ou mandat.

C’est un logiciel qui impose des contraintes trop fortes à l’entreprise, qui demande

une prise en main parfaite du logiciel et qui exige au chef d’entreprise d’y consacrer du

temps pour être exploité à 100%. En effet, le logiciel est capable de gérer tout le cycle de la

réservation qui permet de tenir la gestion des stocks en amont : d’abord une demande de

devis peut être saisie grâce au logiciel. Ensuite ce devis peut être confirmé et donc deviens

alors une réservation. Cette réservation a une incidence sur les stocks car ceux-ci diminuent,

le logiciel considère une réservation comme une « sortie » des références louées dans les

stocks qui ne seront donc plus disponibles pour la suite.

C’est à la facturation de ce devis et à l’enregistrement du paiement de cette facture

que les stocks seront remis en place et considérés comme « entrés » une fois les incidents

pris en compte. On appelle « incident » la perte ou la casse d’un objet loué et qui ne peut

plus être loué à un autre client car son état ne le permet plus. Cette référence est donc

sortie des stocks.

Ainsi, si ce processus d’établissement de devis, confirmation de devis, réservation,

facturation et déclaration d’incident et paiement de la facture n’est pas entièrement

respecté dans le logiciel, celui-ci n’est plus d’aucune utilité dans la gestion des stocks. Il

devient simplement un outil de facturation et d’établissement de devis, et c’est la fonction

qu’il revêtit au sein de la société Iziloc.

C’est de ce point-là que le problème de la gestion des stocks se pose dans l’entreprise

et c’est pour cette raison qu’il faut trouver une solution externe au logiciel IsyLoc afin de

maitriser la gestion des stocks ; l’entreprise sera de cette façon en mesure de savoir semaine

par semaine, quelles sont les quantités réservées et quelles sont les quantités disponibles

pour les prochains clients.

Ce problème est d’autant plus important que, dans le domaine d’activité de la société

Iziloc de la location, les clients sont très nombreux à changer les quantités réservés d’un jour

à l’autre avec plus ou moins d’avance par rapport à la date de leur réservation, à annuler de

grandes quantités très peu de temps avant le jour de la location, ou à souhaiter augmenter

leurs quantités de façon répétitive. Devoir concilier la gestion des stocks avec les désirs

imprévisible des clients ne fait qu’exacerber la difficulté de l’entreprise à bien gérer ses

disponibilités.

Il faut considérer également que la société compte uniquement sur deux personnes

dans son équipe de façon permanente et que l’activité se déroule dans un immense atelier

accolé au bureau mais relativement éloigné de celui-ci ou se trouve l’ordinateur, le logiciel et

le téléphone. Le gros du travail dans ce domaine d’activité se passe dans l’atelier (nettoyage

de vaisselle, chaises, bâches de chapiteaux, rangement dans les rayons, préparation des

commandes). Il est donc difficile d’interrompre sans cesse son activité pour se consacrer à la

partie administrative de l’entreprise et qui se passe sur le logiciel. Mme Gachon considère, à

juste titre, que son manque de maitrise du logiciel ainsi que sa complexité, ne lui

conviennent pas pour gérer les réservations.

Il faudrait ainsi à chaque demande de devis, à chaque demande de modification d’un

devis, à chaque réservation acceptée, à chaque modification de réservation se rendre dans

le bureau et se plonger dans l’ordinateur. L’embauche d’une personne à mi-temps ou à

temps plein se chargeant à la fois du logiciel, de la gestion commerciale, de la prise de

commandes, des déclarations de TVA, etc pourrait être envisagé par la société mais elle ne

dispose pas de ressources suffisantes pour choisir cette solution. C’est pour ces raisons que

Mme Gachon utilise un autre système non informatisé pour suivre l’état de ses

disponibilités.

D’autre part, l’entreprise ne pouvant pas exploiter le logiciel IsyLoc à 100% pour gérer

la réservation et donc l’état des stocks et la disponibilité des produits mis en location, Mme

Gachon se sert d’un système qui reste matérialisé et qui demande donc beaucoup de temps

à être mis en place et qui laisse la place à des erreurs assez rapidement.

Chaque devis accepté ou de demande de réservation fait l’objet du remplissage d’une

fiche de réservation qui fait office de bon de sortie pour les stocks. (Cf. Annexe 3 : Fiche de

réservation). Toutes les quantités demandées sont consignées dans cette fiche qui

récapitule également la date de la prise de réservation, la date de la location (en général un

jeudi ou un vendredi), le nom de la personne qui réserve ainsi que son téléphone, un

éventuel acompte versé et/ou le dépôt d’un chèque de caution. Un classeur de rangement

regroupe toutes ces fiches par ordre chronologique.

Une fois ces fiches établies, ce qui signifie que la réservation est acceptée et que

donc la commande sera préparée, le contenu est inscrit dans un autre document

récapitulatif de toutes les références à coté desquelles chaque quantité commandé est

consignée (Cf. Annexe 4 : Extrait de feuille récapitulative hebdomadaire). C’est sur cette

feuille récapitulative que repose la gestion des stocks et qui permet de savoir quelles sont

les quantités disponibles de chaque référence. Mme Gachon connaissant assez bien le

matériel dont elle dispose souvent à la centaine près, elle est en mesure de savoir la

disponibilité de chaque référence en faisant la somme de chaque réservation inscrite dans la

feuille récapitulative.

Cependant, ce système est sujet à commettre des erreurs facilement même pour une

personne avertie et organisée comme l’est Mme Gachon. Par exemple, si l’on oublie

d’inscrire le récapitulatif des réservations après avoir rempli les fiches de réservation

correspondantes, alors ces sorties de stocks ne seront pas prises en compte, et, lors d’une

éventuelle vérification des disponibilités une erreur se sera glissé dans les stocks disponibles

et on pourra promettre à un client du matériel dont on ne dispose plus.

Il existe donc deux classeurs qui permettent de gérer les stocks : le premier

contenant toutes les fiches de réservation des clients par ordre chronologique, et le

deuxième contenant semaine par semaine une feuille récapitulative de toutes les quantités

réservés par référence qui permet d’en déduire les disponibilités.

Chaque semaine tous les documents (fiches de réservation, feuille récapitulative,

devis) sont réunis afin d’organiser les livraisons des commandes à livrer, les déplacements

pour les montages et démontages que M. Prost doit effectuer, la préparation des

commandes que les clients viendront chercher à l’atelier. Mme Gachon et M. Prost se

réunissent pour se mettre d’accord sur l’organisation de la semaine à venir.

Les fiches de réservation servent ensuite à préparer chaque commande, qu’elle soit à

livrer ou à récupérer sur place par le client. Chaque produit est pointé sur cette fiche

lorsqu’il a été compté ce qui permet de suivre la préparation de la commande. Les

commandes partent en fin de semaine et les fiches de réservation des commandes

préparées et livrées est mis dans un autre classeur qui se trouve cette fois-ci dans l’atelier

afin de suivre quelles sont les commandes qui n’ont pas encore été rendues.

Lorsque les commandent reviennent, c’est la même fiche de réservation qui sert à

vérifier l’état du matériel revenu après le week-end. On peut ainsi contrôler chaque article

loué et vérifier les quantités afin de les pointer une deuxième fois et pouvoir se rendre

compte des articles cassés ou perdus pour qu’ils puissent être facturés au client.

Vient donc l’étape de la facturation du client qui peut prendre un certain temps car

les très grosses commandes ne peuvent être vérifiées lorsque le client les rends (notamment

les traiteurs et les restaurateurs qui passent des commandes importantes) et doivent être

pointées au fur et à mesure que la vaisselle est lavée. La facturation se fait, comme

mentionné précédemment, sur le logiciel IsyLoc et il est nécessaire de consacrer du temps

pour établir les factures et les envoyer soit par mail soit par courrier.

Les factures sont établies en deux exemplaires de façon à ce que l’entreprise puisse

en garder une, elles sont rangées dans un classeur prévu à cet effet. Lorsque les factures

sont réglées, on mentionne dessus le mode et la date de paiement et elles sont mises

directement dans les archives des factures payées.

Après ces observations et ce fonctionnement compris, il m’est paru évident que la

recherche d’une solution à cette gestion des stocks étaient impérative au meilleur

fonctionnement de l’entreprise afin de suivre les réservations avec plus d’efficience, d’être

en mesure de répondre aux demandes des clients avec plus de rapidité et de prévoir et

anticiper les pics d’activité de l’entreprise de façon plus claire. L’objectif est de gagner du

temps et de l’efficacité lors des prises de réservations des clients en fonction des

disponibilités par article mis en location.

B/ METHODES ET TECHNIQUES MISES EN PLACE POUR AMELIORER

LA GESTION DES STOCKS

Une fois les besoins de l’entreprise connus et ciblés après une période d’observation

de son fonctionnement, j’ai pu m’atteler à la création d’un outil de gestion des stocks afin de

pallier le manque créé par l’inexploitation entière des capacités du logiciel IsyLoc de

l’entreprise.

Il était d’abord nécessaire d’effectuer un inventaire précis de toutes les références et

quantités existantes dans l’entreprise. D’abord pour pouvoir mettre en place une nouvelle

gestion des stocks de manière correcte, et ensuite pour avoir une idée plus précise de toutes

les références existantes dans l’entreprise car elles sont nombreuses. En effet, ne sont pas

rares les articles qui sont loués que peu de fois dans l’année et dont le nombre est donc

moins bien connu de l’entreprise.

J’ai commencé par effectuer un croisement des références listées dans le logiciel

IsyLoc, dans les fiches des stocks utilisées pour faire les récapitulatifs et des références

listées dans le fichier des tarifs des articles afin d’être sûre d’avoir toutes les références

existantes et, éventuellement, rajouter les références manquantes dans le logiciel IsyLoc lors

de la facturation.

Il a fallu également échanger avec Mme Gachon et avec M. Prost pour rectifier le

libellé de certaines références qui étaient imprécis ou qui ont pu donner lieu à deux

références différentes. En effet, Mme Gachon a proposé de bien séparer des articles qui

étaient rassemblés sous la même dénomination et des libellés tels que « fourchette simples

divers » ou « assiette porcelaine rebord » sont apparus pour distinguer parfaitement chaque

article différent.

L’inventaire s’est fait progressivement et en fonction du planning de la semaine, car

la priorité était d’arriver en fin de semaine avec du temps libre pour procéder à des

décomptes des références encore manquantes dans l’inventaire. Il était donc impératif que

toute la vaisselle et autres articles loués soient nettoyés avant la fin de la semaine et que

toutes les commandes soient prêtes pour pouvoir consacrer du temps à l’inventaire. Ce

n’était pas envisageable de faire l’inventaire toute seule de mon côté car les références sont

très nombreuses et pas forcément étiquetées, beaucoup d’articles sont rangés dans des

boites pour les protéger de la poussière et les rendent inaccessibles pour quelqu’un qui ne

connait pas parfaitement l’atelier et son aménagement. Je devais donc faire l’inventaire avec

Mme Gachon.

D’un côté le mobilier a été plus simple à répertorier puisqu’il s’agit de grands

ensembles qui sont bien connus de l’entreprise. Tous les renseignements dont j’ai eu besoin

m’ont été fournis soit par Mme Gachon, soit par M. Prost. Il m’a d’ailleurs aidé à mettre à

jour les mesures exactes de tout le mobilier (hauteurs, largeurs, diamètres, etc) afin de

renseigner la clientèle au mieux lors de la prise de commande.

D’un autre côté toutes les autres petites références (couverts, assiettes, accessoires

de table, textile, etc) ont été répertoriés semaine après semaine, souvent le vendredi.

Premièrement nous profitions de grandes commandes passées notamment de traiteurs ou

de restaurateurs qui sont nombreuses en juin. Ainsi il nous suffisait de compter ce qui restait

dans les stocks de chaque article commandé, d’ajouter tous les articles de la même

référence partis en commande (grâce aux fiches de réservation), et de tenir compte, une fois

ces articles revenus dans l’atelier, des éventuelles pertes ou incidents.

Même si ce procédé nous a permis de gagner du temps sur des références comme les

couverts ou les assiettes qui se comptent par milliers, toutes les autres références étaient

répertoriés chaque vendredi alors que rien n’avait été commandé de l’article en question.

Il était également nécessaire d’être très prudent semaine après semaine pour

prendre en compte les sorties des stocks dues aux incidents à chaque retour de commande

afin de ne pas insérer d’erreurs dans l’inventaire car il n’a pas été fait en une seule fois mais

il s’est étalé sur plusieurs semaines tout au long du stage.

En parallèle de l’inventaire, j’ai entamé le développement de l’outil de gestion des

stocks. J’ai choisi de me servir du logiciel tableur Excel pour créer un tableau qui servirait à

visualiser en un seul coup d’œil les disponibilités de chaque article référencé pour la

location. Ce tableau contient toutes les références, les stocks de chacune d’entre elles, les

réservations des clients, les options posées par les clients indécis, les incidents, le total des

réservations et enfin, les disponibilités de chaque article.

Il a fallu plusieurs consultations avec Mme Gachon pour mieux cibler ses besoins et

ce dont elle avait besoin, pour concevoir un tableau qu’elle trouverait ergonomique et facile

d’utilisation, un tableau qu’elle pourrait appréhender facilement et avec lequel elle pourrait

se familiariser le plus vite possible. Pour cela, ce tableau devait être à la fois facilement

lisible et fonctionnel.

Le tableau reprend donc le système des fiches récapitulatives (Cf. Annexe 4 : Extrait

de feuille récapitulative hebdomadaire). Ainsi nous avons tout à gauche chaque référence

avec son libellé précis qui lui permet d’être reconnue, suivi de deux colonnes « stock initial »

et « stock réel » que je développerai un peu plus loin. Ensuite, une colonne « incident »

permet de mettre en évidence le total des incidents arrivés pendant la semaine. Plus loin

nous avons des places disponibles pour mettre en évidence les réservations des clients en

distinguant chaque réservation (possibilité d’enregistrer jusqu’à 15 réservations du même

article). Enfin, tout à droite nous avons une colonne « total commandes » qui permet de

connaitre la quantité totale réservée de chaque article, ainsi que la colonne « disponibilités »

qui permet de savoir en un coup d’œil la quantité restante de chaque article.

Ainsi, lors de la prise de commande il est plus aisé de répondre à un client si sa

commande est possible ou pas en fonction des réservations qui ont déjà été enregistrées. En

effet, certains articles comme les chapiteaux et les tentes sont plus ou moins faciles à gérer

car leur nombre n’est pas très grand et les quantités sont bien connues par l’entreprise,

cependant, il arrive souvent que des articles tels la vaisselle, le textile ou les chaises soient

plus difficiles à gérer et leur réservation soit source de doutes et/ou d’erreurs quant à leur

disponibilité.

Des codes couleurs permettent de rendre chaque partie du tableau plus lisible

lorsque les titres des colonnes ne sont pas visibles avec le défilement vers le bas. J’ai colorié

les colonnes « incidents » en rouge, « options » en jaune et « disponibilités » en vert afin

d’améliorer la visibilité du tableau.

La colonne « options » a d’ailleurs été ajoutée à la toute fin car nous nous sommes

rendues compte que les options posées par les clients étaient comptabilisées à l’aide d’un

post-it sur la fiche récapitulative hebdomadaire et qu’il était nécessaire de donner une place

à ces options dans le tableau crée car elles sont relativement nombreuses chaque semaine.

Mais le tableau ne s’arrête pas là. Chaque classeur est composé de 52 feuillets qui

représentent les 52 semaines de l’année étant donné que le cycle de location du matériel de

l’entreprise est hebdomadaire.

Les feuillets sont titrés par la date du lundi au samedi de chaque semaine pour

reprendre le système de Mme Gachon. Ils sont également liés les uns aux autres afin de

permettre le suivi du stock total de l’entreprise après la prise en compte des incidents

hebdomadaires ou des éventuels rachats d’articles (entrées de stocks). Le choix a été fait

d’insérer manuellement dans les stocks les entrées qui sont plutôt rares au lieu de créer une

colonne « entrée de stock » qui permettrait de faire la somme dans le tableur.

Ainsi, dans un feuillet la colonne « stock réel » est égale à la colonne « stock initial ».

La colonne « stock réel » indique les quantités totales de stock alors que la colonne « stock

initial » permet de mettre en place une formule reprenant les « stocks réels » du feuillet

précèdent auxquels on soustrait les incidents de la semaine. C’est pourquoi la première

colonne « stock initial » n’étant utile que pour la mise en place du calcul, est plus claire,

moins visible et moins mise en valeur. La colonne « stock réel » est coloriée en bleu et la

police utilisée est en gras. (Cf. Annexe 5 : capture d’écran)

La colonne « stock initial » reprend donc le feuillet précédent afin de mettre à jour

dans la semaine en question les stocks dont les incidents ont été soustraits et dont les

rachats ont été ajoutés (Cf. Annexe 6 : capture d’écran)

La colonne « total commandes » est la somme de toutes les réservations et de toutes

les options enregistrées (Cf. Annexe 7 : capture d’écran)

Enfin, la colonne « disponibilités » résume la quantité d’articles disponibles en

soustrayant de la colonne « stock réel » toutes les réservations ainsi que les options

enregistrées. (Cf. Annexe 8 : capture d’écran)

Il faut être capable de rendre visible la disponibilité de chaque article semaine par

semaine de façon dissociée car l’élément le plus important de cette gestion des stocks est de

pouvoir, en un clic, se positionner sur la semaine qui nous intéresse et se renseigner dans la

colonne « disponibilités » des quantités de chaque article qui sont encore disponibles à la

location cette semaine-là précisément. Les réservations pouvant être fixées des semaines,

voire des mois à l’avance.

Ainsi nous avons une double gestion des stocks dans ce tableau : d’un côté la gestion

globale des stocks en fonction des incidents et des nouvelles entrées, et de l’autre côté la

gestion hebdomadaire qui donne les disponibilités semaine après semaine. Les fiches de

réservation sont un outil indispensable à garder dans l’organisation de la gestion des stocks

car elles permettent de suivre les commandes et font office de bon de sortie ou d’entrée des

stocks dans le nouveau tableau créé.

Il m’a fallu mieux comprendre et approfondir mes connaissances du tableur Excel afin

de mener à bien ce tableau des stocks. J’ai découvert de nouvelles possibilités qui ont été

vitales pour obtenir les résultats désirés pour obtenir le tableau.

D’abord la fonctionnalité permettant de gérer le format des cellules (cellules

verrouillés ou déverrouillées), ensuite la protection de la feuille pour pouvoir protéger les

formules employées. Sans la découverte ni la maitrise de ces fonctionnalités, je n’aurais pas

pu surmonter l’une des difficultés rencontrées lors de la conception de ce tableau. En effet, il

était nécessaire de m’assurer que le tableau ne serait pas modifié par inadvertance.

Les formules sont présentes dans de nombreuses zones du tableau, et il fallait se

prémunir d’éventuelles fausses manipulations dans les cellules. Ainsi, les zones choisies qui

doivent être protégées sont bloquées ; on ne peut ni effacer ni modifier leur contenu, ce qui

permet de s’assurer de la protection des formules.

Il est possible d’ôter la protection de la feuille dans un onglet prévu à cet effet

lorsqu’il faut faire des modifications. Mais dans l’usage quotidien du tableau il convient de

garder la protection de la feuille.

Ces fonctionnalités sont également valables pour les tableaux de stocks que j’ai faits

pour assurer une meilleure gestion des stocks du matériel jetable mis en vente dans

l’agence. Ces tableaux ne nécessitent pas d’impératifs de format ou de calcul comme celui

des articles mis en location et dont il faut connaitre les disponibilités. Ce sont des tableaux

de stocks simples valorisant les entrées et les sorties des articles tels qu’on les connait en

gestion. (Cf. Annexe 9 : Tableau de stocks articles jetables)

Iziloc a décidé depuis un peu plus d’un an de se diversifier dans son activité de

location. La vente de vaisselle et des tissus jetables est une façon d’enrichir son offre dans

l’organisation d’évènementiel qui est son domaine d’activité. Elle peut ainsi offrir à ses

clients des alternatives lorsque ceux-ci ont besoin de prestations supplémentaires pour leur

évènement, d’autant plus que la location de nappes et serviettes a un prix plus élevé compte

tenu du traitement qu’ils nécessitent avant et après leur location.

La société a depuis diversifié ses fournisseurs en matière d’articles jetables parmi

lesquels on trouve ATT, Le Nappage, Firplast et Cogir.

Il y a beaucoup de tableaux car il y en a un par référence. Les articles jetables mis en

vente par Iziloc sont notamment des nappes en papier, des nappes en non-tissé, des

chemins de table, des serviettes et de la vaisselle. En ce qui concerne les tissus, chaque

coloris fait l’objet d’un tableau car il n’est pas possible de différencier la couleur de l’article

vendu dans un même tableau.

J’ai donc été dans l’obligation de faire un tableau de stock par couleur afin que Mme

Gachon puisse transmettre à son comptable, en fin d’exercice, l’état de ses stocks en articles

jetables.

Afin de rendre leur usage plus ergonomique et simple, j’ai colorié chaque en-tête de

tableau par la couleur exacte grâce à son code RVB (qui sépare les trois composantes rouge,

vert et bleu sur une échelle de 0 à 255 afin de trouver la nuance désirée) comme illustré ci-

dessous :

De plus, les feuillets sont aussi protégés en cas de fausse manipulation dans les

cellules contenant des formules.

En outre, je me suis penchée sur la façon dont Mme Gachon devrait s’y prendre pour

imprimer tous ces tableaux en fin d’année comptable pour qu’ils soient à la fois visibles et

adaptés à la feuille avec deux ou trois tableaux par feuille sans qu’ils soient coupés

(pourcentage de l’impression ainsi que mode paysage). J’ai l’intention de suggérer à Mme

Gachon de communiquer ces tableaux à son comptable de façon numérique pour faciliter

leur transmission et économiser des fournitures.

Une des difficultés rencontrées dans la conception du tableau de gestion des stocks

des objets en location, a été de trouver une solution pour rendre facile au futur utilisateur le

rajout d’une ligne supplémentaire dans le tableau (lors de l’achat d’un nouvel article non

encore référencé par exemple).

La difficulté réside dans l’étirement des formules qu’il faut opérer vers les nouvelles

cellules créées dans la ligne insérée afin que les formules s’appliquent aussi aux nouvelles

cellules. Pour réaliser cette opération il faut ôter la protection de la feuille, insérer une

nouvelle ligne à l’endroit souhaité, étirer colonne par colonne la formule contenue dans la

ligne précédente vers la ligne qui a été insérée, puis rétablir la protection de la feuille.

Ensuite, si les feuillets au sein d’un classeur Excel sont créés à l’avance, il sera

nécessaire d’insérer cette nouvelle ligne autant de fois que de feuillets ou alors effectuer un

copier-coller à l’aide de l’outil « collage spécial » pour les semaines suivantes dont je me suis

servi, et qui permet de coller un tableau en préservant toutes ses caractéristiques de mise

en forme et de calcul.

Mes inquiétudes viennent de la confession que m’a faite Mme Gachon de ne pas

maitriser totalement ce genre de logiciel du pack Office. En effet, plus on se détache de

l’informatique, plus on a du mal à s’y mettre. C’est le cas de Mme Gachon qui, de par sa

préférence affichée pour la saisie manuscrite, a toujours eu du mal à apprécier et donc à

s’habituer à l’informatique.

L’entretien de l’outil créé nécessite de pouvoir copier le tableau chaque semaine et

d’insérer la formules qui se réfère au feuillet précèdent dans la colonne « stock initial » que

nous avons citée précédemment (formule qui permet de tenir à jour le stock en prenant en

compte les incidents et les nouveaux achats) car, si l’on colle le tableau grâce à l’outil

« collage spécial », il n’est pas nécessaire de s’inquiéter des autres formules intégrées dans

le tableau. Il suffit d’insérer dans cette colonne la formule fonction du feuillet précédent.

Afin que le nouvel outil crée puisse être exploité au mieux et répondre aux exigences

de l’entreprise, j’ai proposé à Mme Gachon de faire l’acquisition d’une tablette dans laquelle

elle pourrait consulter et tenir à jour les stocks, les réservations et les disponibilités des

articles de façon mobile. Cela permettrait de garder l’avantage des feuilles utilisées dans

l’ancienne gestion, qui sont facilement transportables contrairement à un ordinateur dans

l’enceinte de l’atelier. En effet, les déplacements dans les locaux sont récurrents et il est

nécessaire d’avoir à sa disposition le tableau pour le tenir à jour en permanence comme

l’exige les prises de commandes continuelles et permanentes.

CONCLUSION

Qu’est-ce qu’on peut demander de mieux pour faire son entrée progressive dans le

monde professionnel que d’effectuer un stage de plusieurs semaines au sein même d’une

entreprise ? Etre directement confronté aux difficultés, aux caractéristiques et aux exigences

que représentent le monde professionnel est un atout et une expérience à valoriser.

De plus, j’ai fait mon stage dans une PME, qui constitue un cadre particulier de

l’entreprenariat français. Ce cadre permet une meilleure intégration au sein de la structure

et facilite la proximité entre le stagiaire et son maitre de stage. En effet, les liens crées dans

une PME sont plus forts et l’esprit d’équipe est sûrement plus développé. La proximité crée

par un nombre limité d’employés favorise, à mon sens, le travail et la compétitivité de

l’entreprise.

A l’heure où j’écris ce rapport, mon stage n’est pas encore fini. Et malgré le fait que

l’échéance se rapproche je ne suis pas encore en mesure de dire si l’une de mes missions

aura été un succès. En effet, le succès du tableau que j’ai créé pour améliorer la gestion des

stocks au sein de la société Iziloc ne pourra être jugé que lorsque celui-ci aura été testé et

adopté par Mme Gachon.

Durant ces dix semaines mes missions ont été tout aussi variées qu’enrichissantes.

J’ai pu toucher à mon domaine d’études, la gestion ; mais aussi effleurer, en compagnie de

Mme Gachon, des aspects plus commerciaux, administratifs, et techniques de son activité.

J’ai pu pendant ce stage me concentrer les premières semaines sur la conception

d’un outil qui permettrait d’améliorer la façon dont l’entreprise gérait ses réservations et ses

disponibilités afin de lui faire gagner de la rapidité et de l’efficacité. Le temps gagné est

précieux dans l’atelier de la société ou se déroule l’activité principale.

Ensuite, j’ai pu mieux me familiariser avec la gestion générale de l’entreprise, car

celle-ci ne se limite pas à la location et au nettoyage de la vaisselle. Une entreprise a besoin

d’un gérant qui est bon commercial, capable de tisser de bonnes relations avec ses clients

ainsi qu’avec ses fournisseurs. Une entreprise a aussi indéniablement besoin d’être

administrée juridiquement et comptablement. Ce sont tous des points essentiels auxquels je

me suis familiarisé et je pense que cela n’aurait pas été possible si mon stage s’était déroulé

dans une très grande structure, dans un service spécifique par exemple.

Il en résulte de ces dix semaines une meilleure gestion des stocks grâce aux outils

crées pour l’entreprise, et un grand enrichissement personnel de mon côté. En effet, je me

suis confrontée à des clients exigeants, mois exigeants, agréables ou moins agréables, des

clients avisés ou des clients ayant besoin de conseils. J’ai même pu voir comment une petite

entreprise peut faire face, avec ses moyens, à des clients qui ne payent pas.

J’ai vu Mme Gachon gérer des crises lors des semaines extrêmement chargées,

organiser livraisons, préparation de commandes en parallèle de la gestion courante de sa

société. Je peux ainsi affirmer que tous ces aspects ont enrichi le contenu de mon stage

malgré sa durée relativement courte.

Je ne peux pas écarter de mon analyse les difficultés que j’ai rencontrées durant ce

stage. La première, même si elle ne semble pas forcément une évidence, est de bien cerner

les besoins et les difficultés de l’entreprise qui l’ont poussée à confier une mission à un

stagiaire étudiant. Ensuite, il faut savoir faire preuve d’adaptabilité lorsque l’on doit

concevoir un outil sur mesure comme il a été mon cas. Il faut que le travail fourni convienne

à résoudre le problème posé, mais aussi au gérant, futur utilisateur de cet outil.

Pour partir de l’entreprise en étant sûre que des erreurs passées ne se reproduiraient

pas, j’ai proposé à Mme Gachon de lui fournir un manuel d’utilisation avec des instructions

détaillées sur le fonctionnement et la création du tableau. Elle disposera ainsi d’un guide

pour exploiter au mieux ce nouvel outil et pour assurer sa continuité après la fin du stage.

De même, nous avons discuté de l’éventualité d’investir dans une tablette numérique

qui rendrait le tableau portatif afin qu’il soit adapté à l’entreprise et à son activité qui

demande à l’équipe Iziloc d’être souvent en déplacement dans l’atelier.

Je retire de ce stage une expérience intéressante, un échange constructif entre le

gérant, mes collègues et moi et la découverte du métier de chef d’entreprise au sein même

de l’entreprise.

BIBLIOGRAPHIE

Michel ROLLIN, Reprise/Rachat d'entreprise: Les 100 premiers jours, Comment les réussir ?, Laurent Du Mesnil Editeur.

Mireille PIAROTAS, Le rapport de stage, Préparation, Rédaction, Soutenance. Version 2014, IUT de Roanne.

SITOGRAPHIE

Site du gouvernement. http://www.economie.gouv.fr/cedef/chiffres-cles-des-pme

Site de l’INSEE. http://www.insee.fr/fr/ffc/docs_ffc/ENTFRA13.pdf

Site du magazine L’Express. http://lentreprise.lexpress.fr/creation-entreprise/reprendre-

entreprise/la-reprise-d-entreprise-une-aventure-difficile-mais-passionnante_1538150.html

Site de la société GBP Production. http://www.gbp-production.com/

Site de la société IZILOC. http://www.location-michel.com/

Site de vente en ligne Chinois : http://www.alibaba.com/

ANNEXES

Annexe 1 : Ecran accueil logiciel IsyLoc Annexe 2 : Extraits de conversations par mail avec des fournisseurs Chinois Annexe 3 : Fiche de réservation Annexe 4 : Extrait de feuille récapitulative hebdomadaire Annexe 5 : Capture d’écran Annexe 6 : Capture d’écran Annexe 7 : Capture d’écran Annexe 8 : Capture d’écran Annexe 9 : Tableau de stocks articles jetables

Annexe 1 : Ecran accueil logiciel IsyLoc

Annexe 2 : Extraits de conversations par mail

avec des fournisseurs Chinois

Annexe 3 : Fiche de réservation

Annexe 4 : Extrait de feuille récapitulative

hebdomadaire

Annexe 5 : Capture d’écran

Annexe 6 : Capture d’écran

Annexe 7 : Capture d’écran

Annexe 8 : Capture d’écran

Annexe 8 : Capture d’écran

Annexe 9 : Tableau de stocks articles jetables