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Rastreabilidade e Report de Consumos Dispositivos Médicos em Ambiente Rastreabilidade e Report de Consumos Dispositivos Médicos em Ambiente Hospitalar
O caso prático do CHLN
Junho | 2016
Nuno Loureiro
Serviço de Logística e Stocks
Agenda
1. Âmbito
2. Objetivos – Gerais e Específicos
3. Intervenientes no Projeto
4. Pontos de Partida – Identificação de DM’s e Processo
5. Solução – Overview e Passos Operacionais
6. Resultados e comparação com objetivos propostos
7. Valorização de Benefícios
8. Necessidades e Ensinamentos
9. Conclusões
Serviço de Logística e Stocks
1. Âmbito
� Efectuado em ambiente hospitalar do Serviço Nacional de Saúde
� Universo de Dispositivos Médicos (DM’s): Cardiologia (750 referências)
� Da recepção (Logística) do dispositivo, à sua utilização no paciente (Serviços)
Serviço de Logística e Stocks
2. Objetivos
�Garantir a Rastreabilidade dos Dispositivos Médicos na cadeia de abastecimento
interna do CHLN;
�Comprovar viabilidade técnica da utilização identificação GS1 (GTIN*) para report de
CDM
Objetivos Gerais
�Determinar nível de marcação GS1 real, nos DM’s considerados no projecto
�Simplificar o report hospitalar da utilização DM’s
�Avaliar necessidades, impactos e custos, para integração nos sistemas de informação
hospitalares
* GTIN * GTIN * GTIN * GTIN –––– Global Trade Item NumberGlobal Trade Item NumberGlobal Trade Item NumberGlobal Trade Item Number
Objetivos Específicos
Serviço de Logística e Stocks
3. Intervenientes no Projeto
RastreabilidadeE
Report
Serviço de Logística e Stocks
4. Pontos de Partida para o Projeto (Identificação e Codificação)
(01) GTIN* <=> Ref.ª Fornecedor e CDM
(10) Lote
(01) 04035479118266 (17) 170331 (21) 26066348
Código Barras: GS1-128
* GTIN – Global Trade Item Number** Observações sumárias e estudos (2015)
• Grau de implementação de marcação GS1** >85%
(17) Validade
(10) Lote
ou
(21) N.º Série
Serviço de Logística e Stocks
4. Pontos de Partida para o Projeto (Overview do Processo)
Recepção Armazenagem Preparação
Fornecedor Dispositivos
Médicos
Armazém
Recepção Armazenagem PreparaçãoAdmissão Paciente
CuidadosAlta
Paciente
Paciente
Serviço
Confirmação Retornos Consumos
Encomenda Facturação
Paciente Paciente
Fluxo Informação materiais
Fluxo Informação encomenda
Legenda:
Sala Operação
Administrativo
Serviço de Logística e Stocks
4. Pontos de Partida para o Projeto (Overview do Processo)
Recepção Armazenagem Preparação
Fornecedor Dispositivos
Médicos
Armazém
Recepção Armazenagem PreparaçãoAdmissão Paciente
CuidadosAlta
Paciente
Paciente
Serviço
Confirmação Retornos Consumos
Encomenda Facturação
Paciente Paciente
Legenda:
Sala Operação
Administrativo
Leitor CBs Bidimensionais
Impressora Pulseiras c/ CBs
Sistema Informação de suporte
Interligação aos SI
Relatório
Serviço de Logística e Stocks
5. Solução (Passos Operacionais do Projeto)
Tabelas de Correspondência
• Verificação de pressupostos marcação AIDC*
• Elaborar tabelas de correspondência com CDM
Alterações ao ERP do Hospital
• Adaptações ao mestre de artigos
1122
GS1/CHLN
SOFTINSA
• Produção de Relatórios
Captura Automática de Informação
• Integração de hardware com SI/ERP**
Alterações de Procedimentos
• Adaptação pontos captura e registo automático
• Relatórios
223344
ZETES/SOFTINSA
CHLN/SOFTINSA
* AIDC * AIDC * AIDC * AIDC –––– Automatic Identification and Data CaptureAutomatic Identification and Data CaptureAutomatic Identification and Data CaptureAutomatic Identification and Data Capture** SI/ERP ** SI/ERP ** SI/ERP ** SI/ERP –––– Sistema Informação/Sistema Informação/Sistema Informação/Sistema Informação/Entreprise Resource PlaningEntreprise Resource PlaningEntreprise Resource PlaningEntreprise Resource Planing
Serviço de Logística e Stocks
5. Solução (Passos Operacionais do Projeto)
((((1/4) TABELAS DE CORRESPONDÊNCIA
• Mapeamento códigos CHLN, GTIN, CDM e Refª do Fornecedor
- Relatório de existências em SAP
- Captura de GTIN em produto físico
- Validação de CDM em Plataforma
- Carregamento informação em SAP
98,598,5% % GTIN’sGTIN’s
Serviço de Logística e Stocks
5. Solução (Passos Operacionais do Projeto)
((((1/4) TABELAS DE CORRESPONDÊNCIA
� Códigos CHLN, iniciais 798
� Códigos CHLN, observados no terreno 750*
� 683 (91,1%) c/ GTINs e c/ CDMs mapeados
� 56 (7,5%) c/ GTINs e s/ CDMs mapeados
� 11 (1,5%) c/ códigos HIBCC e c/ CDMs mapeados
� Ou seja, 739 (>98,5%) c/ GTINs
* Artigos de Cardiologia em Consignação, encontrados nos serviços à data de Julho 2015
Serviço de Logística e Stocks
5. Solução (Passos Operacionais do Projeto)
(2/4) ALTERAÇÕES NO ERP DO HOSPITAL
• Relatórios de Utilização
- Gerar em SAP relatórios adequados de Aquisições e Consumos
* Artigos de Cardiologia em Consignação, encontrados nos serviços à data de Julho 2015
Serviço de Logística e Stocks
5. Solução (Passos Operacionais do Projeto)
(3/4) ALTERAÇÕES NO ERP DO HOSPITAL
• Rastreabilidade na Entrada de DM (Serviço/Armazém)
- Leitura do GTIN no momento da recepção
- Integração da informação capturada em SAP
- Gerar Movimento de Entrada de Mercadorias
Serviço de Logística e Stocks
5. Solução (Passos Operacionais do Projeto)
(4/4) ALTERAÇÕES DE PROCEDIMENTOS
• Rastreabilidade no Consumo de DM (Sala Operação/Serviço)
- Leitura do GTIN no momento da utilização
- Integração da informação capturada em SAP
- Gerar Pedido de Compra
Serviço de Logística e Stocks
6. Resultados
� Rastreabilidade de stock
Serviço de Logística e Stocks
6. Resultados
� Rastreabilidade de stock
� Rastreabilidade do ciclo Consumo-Encomenda-Entrada
Serviço de Logística e Stocks
6. Avaliação de Resultados
OBJECTIVO STATUS EXPLICAÇÕES
1Garantir a Rastreabilidade dos DM Demonstrado
Finalizado para:- Exibição Stock em Consignação;- Exibição ciclo Consumo-Encomenda-Entrada (Percurso)
2Determinar nível marcação GS1 real nos DM’s considerados
98,5% Os restantes 1,5%, corresponderam a produtos com código barras HIBCC
Comprovar viabilidade - Foi assegurado o mapeamento imediato da relação única
3
Comprovar viabilidade técnica da utilização Identificação GS1 (GTIN) para report de CDM
imediato da relação única GTIN<->CDM, para mais de 91% dos artigos;- Os restantes 9% correspondem a casos com discrepâncias, que estão a ser despistadas;
Demonstrada a capacidade de captura GTIN, para a produção de informação com base CDM
4Simplificar reporthospitalar utilização DM’s
Capacidade produção automática a partir de SAP e com informação de CDM, de:- Relatório Mensal de Aquisições- Relatório Mensal de Consumos
Falta acordo de formato de ficheiros e validação dos conteúdos a reportar,junto e por parte do Regulador
5
Avaliar necessidades, impactos e custos, para integração Sistemas Informação hospitalares
Em stand by
Após aprovação dos relatórios a entregar ao Regulador, serão iniciadas as tarefas de análise e avaliação detalhada
Serviço de Logística e Stocks
7. Valorização de Benefícios
REDUÇÃO CICLO PRODUÇÃO RELATÓRIOS 97%
Ciclo Anual: de 120 h para 2 a 4 h
(redução dos custos associados a recursos humanos alocados)
NOTAS:
� Atualmente, apenas solicitado um relatório anual relativo a AQUISIÇÕES
� Atualmente, implica 1 FTE* do Hospital com alocação total, durante 3 semanas
OUTROS BENEFÍCIOS QUALITATIVOS
� Possibilidade relatórios com maior periodicidade
� Possibilidade relatórios incluindo CONSUMOS
� Aumento volume informação disponível
* FTE – Full time equivalent
Serviço de Logística e Stocks
7. Valorização de Benefícios
No período de Outubro 2015 a Janeiro 2016 e durante 10 semanas , foram controladasaleatoriamente cerca de 350 entradas.
S/ Captura Automática
C/ Captura Automática
Média 104 seg 58 seg
Desvio Padrão 50 seg 6 seg
Máximo 220 seg 60 seg
Mínimo 40 seg 35 seg
WCS** 2,5 min 1 min
• Sem Recurso a Captura Códigos Barras 2,5 min
• Com Recurso a Captura Códigos Barras 1,0 min
• Poupança 60%* Entradas – Linhas em Pedido de Compra | ** WCS – Worst Case Scenario
Serviço de Logística e Stocks
7. Valorização de Benefícios
Considerando a captura automática de
informação em todas as entradas de
materiais:
Entradas c/ recurso a Captura (Consignados) 11 801Tempo já poupado / entrada 46”
• Poupança anual (FTE**) 19 dias
Entradas s/ recurso a Captura (Não Consignados) 31 066Tempo a poupar / entrada 46”
• Potencial de poupança anual (FTE) 49 dias
* Entradas – Linhas em Pedido de Compra | ** FTE – Full Time Equivalent
Serviço de Logística e Stocks
8. Necessidades e Ensinamentos
� Oportunidade de promover a Boa Prática de requerimento de marcação
AIDC (Automatic Identification and Data Capture) individualizada na
embalagem primária
� Necessidade de clarificar questões relativamente à atribuição do código
CDM
� Necessidade de proceder à marcação automática (CBs*) de alguns DM’s, ao � Necessidade de proceder à marcação automática (CBs*) de alguns DM’s, ao
nível das unidades individuais
� Oportunamente, possibilidade de alargar informação disponível nos
relatórios
Serviço de Logística e Stocks
9. Conclusões
Os Hospitais são confrontados com a necessidade constante de Reduzir Custos e
simultaneamente continuar a assegurar elevados padrões de qualidade nos cuidados de saúde prestados, assim, uma maior rastreabilidade dos dispositivos médicos permitirá ajudar a atingir
estes dois objectivos…simultaneamente!
Benefícios para a Supply Chain(Eficiência e Redução de custos)
Benefícios para o utente(Rastreabilidade e Segurança)
Redução de níveis de inventário Processo de recall facilitado
Redução de stocks obsoletos Registros electrónicos da relação produto/utente mais céleres e eficazes
Processo de recall facilitado e mais rápido Combate à contrafacção
Processo de gestão de encomendas melhorado
Redução de erros médicosCálculo do custo por paciente mais preciso
MUITO OBRIGADO!MUITO OBRIGADO!