Jakarta, 10 - 11 Oktober 2018

RATNA SOSIALIN

Bukti terdokumentasi berisi

penyajian derajat pemastian mutu

(yang tinggi) bahwa suatu

proses spesifik terencana

menghasilkan produk yang

memenuhi spesifikasi dan

karakteristik yang dikehendaki secara

konsisten

VMP – Therminologies

Annex 15 EU GMPAll validation activities should be planned. The key elements of a validation program should be clearly defined and documented clearly in a VMP or equivalent documents.

Validaton Policy

Organization and responsibilities’Company specific definitions

Description of the validation project

List of individual projects (qualifications and validations)

Key acceptance criterion or procedure for determining acceptance

criterion

Documentation formats for protocols and reports

List of relevant SOP`s

Schedule (and estimated resources)

Management System of Change Control

Continued Process Verification (APR/PQR outputs)

VMP should be confirmed and approved by the management.

Obligation of Senior Management to execute the validaton

faultlessly and to provide the required resources.

Company specific definition and terms

Company specific implementation of legal requirements

Definition of a structured approach to qualification and

validation projects

Information about the general organization of validation

activities, responsibilities,delegated tasks, interfaces,

controlling bodies.

Overview of the individual projects, including time and cost

planning

Function of VMP

Define the qualification/validation system and include or

reference information on at least the following:

• Qualification and Validation policy;

• Organisational structure including roles and responsibilities for

qualification and validation activities;

• Summary of the facilities, equipment, systems, processes on site and

the qualification and validation status;

• Change control and deviation management for qualification and

validation;

• Guidance on developing acceptance criteria;

• References to existing documents; and

• Qualification and validation strategy, including requalification, where

applicable.

For large and complex projects, planning takes on

added importance and separate validation plans may

enhance clarity.

Merupakan bagian esensial dari

Sistem Manajemen Mutu Industri Farmasi (IF).

Memuat kebijakan dan filosofi IF melaksanakan

validasi dan tujuan aktifitas validasi.

Mencakup macam kegiatan kualifikasi dan validasi.

Paparan organisasi dan tanggung jawab.

Penjadwalan (tahunan) aktifitas kualifikasi dan validasi.

◦ Kualifikasi Peralatan Produksi, Instrumen pengujian dan fasilitas serta sarana penunjang

----------------> DQ - IQ - OQ - PQ

◦ Validasi Prosedur Analisis dan Transfer Metoda Analisis

◦ Validasi Sistem Komputerisasi

◦ Validasi Prosedur Pembersihan

◦Validasi Proses◦ Validasi Transportasi

◦ Validasi lain (misal: Media Fill Validation)

Dokumen Validasi Proses :

Rencana Induk Validasi Proses

Protokol Validasi Proses

Laporan Validasi Proses

Dokumen yang memuat :

Filosofi IF secara menyeluruh dalam menangani

Validasi Proses

Pendekatan yang dipakai sebagai acuan

Ruang lingkup : area yang dicakup aktifitas validasi

Organisasi dan tanggung jawab - interdisiplin berbagai

departemen : minimal (lit-bang), produksi, QC, QA, teknik/

engineering, pengadaan

Jadwal berkala dan skala prioritas

Kaji ulang dan pembaharuan berkala (tahunan)

Kebutuhan revalidasi dan pengelolaan perubahan

(Change Control)

Tim Pengkajian – Manajemen :Manajer departemen : litbang, produksi, QC,

QA, logistik, teknik , Site & QA Heads

Tim Pelaksana :Pengawas, pelaksana

dari setiap departemen:

operator, teknisi, analis, personil QA

RIV (Rencana Induk Validasi) yang disetujui

Validasi Proses terencana dalam Protokol

Peralatan terkualifikasi dan terkalibrasi

Prosedur pembersihan alat tersedia (tervalidasi)

Spesifikasi produk tersedia

Metoda analisis tervalidasi (dan validasi transfer metoda)

Pelatihan personil yang terlibat - terdokumentasi

Tersedianya prosedur penanganan perubahan ------------>

Change Control Management

Dokumen kunci yang digunakan

untuk merinci bagaimana validasi

proses akan dilaksanakan.

Berisi paparan pokok tentang alur

proses, parameter kritis,

pengambilan dan analisa sampel

serta acceptance criteria suatu

proses menuju pada kesimpulan

Isi yang tercantum dalam protokol sesuai

dengan dokumen registrasi dalam hal:

• Formulasi (Q/Q Formula)

• Proses

• Spesifikasi Obat Jadi

• Metoda analisis

1. Pendahuluan

2. Tujuan

3. Lembar Persetujuan

4. Daftar Isi

5. Ruang lingkup : spesifik untuk produk, ukuran bets,

proses serta tipe validasi

6. Tim Validasi : produksi, pengambilan sampel, analisa

sampel, dokumentasi

7. Komposisi, Formula, Besar Bets dan Spesifikasi

8. Informasi bahan awal (karakteristik kritis) : misal ukuran

partikel, densitas, serta referensi metoda pemeriksaan

9. Peralatan dan Ruangan serta Protap peralatan yang digunakan:

10. Alur proses produksi (* Contoh)

10. Parameter kritis (contoh):

Tahap Proses Alat/ mesinSetting Kecepatan

(rpm) - misal

Setting Waktu

(menit) – misalParameter Kritis

Pencampuran

APITumbler Mixer

20 15

Kadar

dan homogenitas

API

Nomor Protap Judul Protap Tanggal Berlaku

11. Pola pengambilan sampel (contoh):

12. Analisa data dan kriteria keberterimaan (acceptance criterion)

13. Peruntukan bets (sesuai ruang lingkup, misal: untuk komersial, menunggu data uji stabilitas 6 bulan)

14. Kebutuhan Uji Stabilitas protokol (sesuai protap)

DIAGRAM Alur proses produksi

Contoh

Tahap

Proses

Jumlah

Sampel per

titik

Posisi pengambilan

sampel

Pengujian

sampel Catatan

Pencampura

n API 20 gram Lihat gambar

Kadar API

(HPLC)

10 titik

pengambilan

sampel

Bahan baku Active (API)

Bahan baku sebagai pewarna

Bahan - bahan baku untuk lubrikasi

Campuran semua bahan menjadi

masa granul siap cetak.

API

API

• Identitas / logo Industri Farmasi

• Judul Dokumen

• Nomor dokumen mengikuti sistem IF yang ditetapkan

• Tanggal berlakunya dokumen

• Riwayat perubahan dokumen dan alasannya.

• Penyusun, Dikaji, Disetujui dan Diketahui oleh:

Nama Fungsi Tanda Tangan Tanggal

Ali Imron QA Supervisor dd/mm/YYYY

Nomor Versi Alasan perubahan Tanggal Efektif

01 Dokumen baru dd/mm/YYYY

• Mengikuti tahap PROTOKOL yang

disetujui / berlaku.

• Setiap penyimpangan serta

pengamatan selama pelaksanaan

didokumentasikan serta

dievaluasi dampaknya yang

tercermin dalam Laporan Validasi Proses

Mendokumentasikan aktifitas, temuan, analisa data dan evaluasi penyimpangan terhadap protokol maupunseluruh kriteria penerimaan (acceptance criterion) serta menyajikan kesimpulan.

1. Lembar persetujuan

2. Daftar Isi

3. Nomor, jumlah dan ukuran bets

4. Daftar bahan awal dan nomor bets yang dipakai dalam setiap bets – Referensi dokumen bets

5. Paparan penyimpangan serta evaluasi dampaknya

6. Analisa data/ perhitungan terhadap parameter dan kriteria pnerimaan (acceptance criterion)

7. Diskusi output pelaksanaan validasi

8. Kesimpulan dan Rekomendasi (revalidasi, uji stabilitas)

9. Disposisi dan peruntukan bets validasi(QA)

Tujuan : memelihara status validasi (termuat dalam RIV)

1. Revalidasi berkala:

berdasarkan trend terhadap data bets - bets

dalam PMP (Pengujian Mutu Produk) / PQR / APR

2. Revalidasi karena usulan perubahan

(Change Control) :

- perubahan sumber zat aktif (API) atau bahan awal

- perubahan parameter proses

- perubahan peralatan atau fasilitas penunjang

- perubahan ukuran bets

- perubahan lain

Dasar evaluasi : Analisa Risiko (Risk Analysis)

Jika hasil pelaksanaan proses validasi gagal dalam

memenuhi kriteria penerimaan yang dapat

menyimpulkan suatu proses dalam status valid,

maka kesimpulan dalam laporan adalah tahap

optimisasi dengan konsekuensi penentuan

perubahan (change control) sebagai dasar

pembuatan protokol baru (follow - up protocol) untuk

melaksanakan proses validasi berikutnya yang lebih

konsisten .

Protokol

Paparan rinci dan runut dalam dokumen yang disetujui untuk melaksanakan Validasi Proses

Catatan

• Semua catatan

bukti

pelaksanaan

validasi proses

• Data yang

dikumpulkan

untuk menyusun

laporan dan

pengambilan

keputusan (QA)

Laporan

Dokumen disusun berdasarkan seluruh catatan dan data melalui aktifitas yang dilakukan mengikuti protokol beserta diskusi menghasilkan kesimpulan dan rekomendasi.

• Outputs of APR/ PQR are used to update VMP to

demand process improvement, e.g poor process

robustness statistically with Cpk < 1. 33

• Continous Process Verification must be executed

only by defining approved plan/ protocol

updated VMP.

• Risk Assesment is used as the basic to develop

CPV/OPV which should be covered in

updated VMP

1

2Ditulis/ dilengkapi mengikuti

tahap proses pada waktunya.

3

Penulisan Catatan (raw data entry):

Jelas, terbaca

(tinta warna selain hitam, bukan pensil)

Bisa dipertanggungjawabkan

melalui ketertelusuran

(tandatangan / paraf dan tanggal)

The Importance of Data Integrity

Patient`s Safety:Without DI: the safety, quality and efficacy of drugs can not be assured.

Business : Significant damage to company Reputation. Risk to face `ON HOLD` Registration Submission. Potentally Product Recall.

Regulatory Compliance:Ensure compliance with Regulations, Specifications and Standards.

Training Requirement on Data Integrity

Investigate deviations, document investigation

and conclusion: do not think an isolated issue

perform CAPA and Report

escalation to management

Do not discharge ORIGINAL DATA or Quality Records: Data must be recorded in such a way that source can be traced

by identified responsible person. Documents must be retirievable

Complete and accurate records of manufacturing, testing

and all supporting activities: Validation, calibration, maintenance,

Traceability : who, when what, which activity

Testing including raw data and calculation

ALCOA Principles - Documents

Attributable data can be assigned to the individual performing the task

Legible data can be read by eye/electronically, & retained

permanent format.

Contemporaneous data is created at the time the activity is performed

Original data is in same format as was initially generated, or as ‘verified copy’

which retains content and meaning.

Accurate data is true/reflective of the activity or measurement performed

Protokol Records (training, raw data, dll) Laporan

Tetapkan protokol dengan jelas, sistematis

termasuk tugas dan tanggung jawab setiap

bagian terkait .

Analisa bahan awal, kondisi proses terhadap

parameter kritis dan acceptance criterion untuk

menetapkan kondisi yang memberikan

probabilitas keberhasilan .

Libatkan personil yang terlatih dan upayakan

kerjasama yang baik .

Tetapkan jadwal dan ikuti jadwal dengan baik