RAZVOJ UPORABNIŠKE REŠITVE ZA VODENJE …diplome.fov.uni-mb.si/uni/12681Kajzer.pdf · HTML obrazca, ki kreira elektronsko sporo čilo in ga pošlje Referatu za izobraževanja. Po

UNIVERZA V MARIBORU FAKULTETA ZA ORGANIZACIJSKE VEDE

Diplomsko delo univerzitetnega študija Smer organizacijska informatika

RAZVOJ UPORABNIŠKE REŠITVE ZA VODENJE PRIJAV NA IZOBRAŽEVANJA V

ISKRATEL d.o.o. Mentor: doc. dr. Borut Werber Kandidat: Andrej Kajzer

Kranj, junij 2007

ZAHVALA Zahvaljujem se mentorju doc. dr. Borutu Webru za strokovno pomoč in podporo pri izdelavi diplomske naloge. Hvala tudi gospej Ireni Bergant, Tatjani Grom iz podjetja Iskratel d.o.o. iz Kranja za pomoč in nasvete pri diplomskem delu. Zahvaljujem se tudi gospodu Tomislavu Podlogarju iz podjetja Iskratel d.o.o. pri izdelavi in vpeljavi nove uporabniške rešitve, kakor tudi celotnemu kolektivu Službe za informatiko v sektorju ITPST podjetja Iskratel d.o.o. iz Kranja in vsem drugim, ki so me podpirali in mi pomagali med študijem.

POVZETEK Diplomska naloga opisuje proces razvoja uporabniške rešitve prijave na izobraževanje v podjetju Iskratel. Uporabniško rešitev sem razvil s pomočjo kombinacije objektnega pristopa, metode življenjskega cikla in prototipnega pristopa. Diplomska naloga je rezultat lastnega delovanja in sodelovanja v podjetju Iskratel od samega začetka razvoja uporabniške rešitve do zaključka naloge. KLJUČNE BESEDE

• Razvoj uporabniških rešitev • Modeli razvoja programske opreme • Podatkovni model • ARIS • BMC Remedy • ARS Sistem • eEPC

ABSTRACT This paper describes the process of designing an application for class enrollments in company Iskratel, which was designed by using a combination of the following methods: object oriented design method, lifecycle design metod and prototype method. KEYWORDS

• Application design • Software design model • Data model • ARIS • BMC Remedy • ARS System • eEPC

KAZALO

1. UVOD ............................................................................................................................................1

1.1 PREDSTAVITEV PROBLEMA..........................................................................................1

1.2 PREDSTAVITEV OKOLJA ................................................................................................3

1.2.1 PODROČJE IZOBRAŽEVANJA V PODJETJU .........................................................3

1.2.2 VRSTE IZOBRAŽEVANJA ...........................................................................................5

1.3 CILJI IN NAMEN DIPLOMSKEGA DELA ........................................................................7

1.4 METODOLOGIJE DELA ....................................................................................................7

2. TEORETIČNE OSNOVE............................................................................................................9

2.1 VLOGA INFORMATIKE V SODOBNIH ORGANIZACIJAH .............................................................9

2.2 METODOLOGIJE NAČRTOVANJA IN GRADNJE IS....................................................................9

2.2.1 ŽIVLJENJSKI CIKEL......................................................................................................9

2.2.2 RAZVOJ S PROTOTIPOM .........................................................................................13

2.2.3 OBJEKTNO USMERJEN PRISTOP..........................................................................14

2.2.4 PODATKOVNI MODEL ...............................................................................................14

3 UPORABLJENA ORODJA .....................................................................................................16

3.1 BMC REMEDY ACTION REQUEST SYSTEM (ARS) ............................................................16

3.1.1 KAJ JE ACTION REQUEST SYSTEM (ARS)? .......................................................16

3.1.2 OSNOVNA ZGRADBA ARS .......................................................................................16

3.1.3 ODJEMALCI ARS ........................................................................................................17

3.1.4 DELOVANJE PROGRAMA IN ELEMENTI ..............................................................19

3.1.5 VRSTE KONTROLE DOSTOPOV V ARS................................................................20

3.1.6 VARNOST PODATKOV (VEČNIVOJSKI DOSTOP) .............................................21

3.2 ARIS TOOLSET ................................................................................................................22

3.3 SQL SERVER 2005.............................................................................................................23

3.4 MICROSOFT VISIO .............................................................................................................23

4 SEDANJE STANJE ..................................................................................................................24

4.1 SLIKA PROBLEMSKEGA STANJA ...............................................................................24

4.2 POSNETEK STANJA .......................................................................................................25

4.2.1 PROCES PRIJAVE NA IZOBRAŽEVANJE..............................................................25

4.2.2 PODPROCES PRIJAVE NA IZOBRAŽEVANJE .....................................................25

4.2.3 PROCES PO KONČANEM IZOBRAŽEVANJU.......................................................25

4.3 ANALIZA SEDANJEGA PROCESA ...............................................................................25

4.3.1 ORGANIZACIJSKI VIDIK ............................................................................................25

4.3.2 INFORMACIJSKI VIDIK ..............................................................................................27

4.4 PREGLED IN ANALIZA SEDANJIH PISNIH EVIDENC ..............................................28

5 PRENOVA..................................................................................................................................31

5.1 ANALIZA ZAHTEV............................................................................................................31

5.1.1 MREŽA CILJNIH STANJ.............................................................................................31

5.2 MODEL PRENOVLJENEGA PROCESA.......................................................................32

5.2.1 PRENOVLJEN PROCES PRIJAVE NA IZOBRAŽEVANJE ..................................32

5.2.2 PRENOVLJEN PODPROCES ODDAJE PRIJAVE NA IZOBRAŽEVANJE ........32

5.2.3 PRENOVLJEN PODPROCES POTRJEVANJA IN ZAVRAČANJA NA IZOBRAŽEVANJE .....................................................................................................................32

5.2.4 PRENOVLJEN PROCES PO KONČANEM IZOBRAŽEVANJU ...........................32

5.2.5 PROCES ODDAJE PREDLOGA ZA IZOBRAŽEVANJE .......................................32

5.2.6 PROCES PRIJAVE NA PREDLAGANO IZOBRAŽEVANJE .................................32

5.3 UTEMELJITEV PRENOVLJENEGA MODELA PROCESA ........................................32

5.3.1 IZHODIŠČA ZA RAZVOJ NOVE UPORABNIŠKE REŠITVE................................32

5.3.2 ORGANIZACIJSKI VIDIK ............................................................................................33

5.3.3 INFORMACIJSKI VIDIK ..............................................................................................34

5.4 PODATKOVNI MODEL....................................................................................................35

5.5 UPORABNIŠKI VMESNIK ...............................................................................................36

5.6 PROGRAMIRANJE ..........................................................................................................40

5.6.1 AKTIVNI LINK ...............................................................................................................41

5.6.2 FILTER...........................................................................................................................45

5.6.3 OBRAZCI.......................................................................................................................48

5.6.4 IZDELAVA APLIKACIJE..............................................................................................51

5.7 TESTIRANJE IN DOKUMENTIRANJE ..........................................................................52

5.8 UVAJANJE APLIKACIJE .................................................................................................52

6 ZAKLJUČEK .............................................................................................................................53

6.1 OCENA UČINKOV .................................................................................................................53

6.2 MOŽNOST NADALJNJEGA RAZVOJA .....................................................................................54

7 LITERATURA ............................................................................................................................55

8 VIRI..............................................................................................................................................56

Univerza v Mariboru - Fakulteta za organizacijske vede Diplomsko delo univerzitetnega študija

Andrej Kajzer: Razvoj uporabniške rešitve za vodenje stran 1 prijav na izobraževanja v Iskratel d.o.o.

1. UVOD Izobraževanje kadrov je postalo pomemben dejavnik pri pridobivanju (vzpostavljanju) novih znanj, pretoku znanja med kadri, predvsem pa pri zagotavljanju razpoznavnosti novih tehnologij, ki prihajajo na trg. Le z vrhunsko usposobljenimi strokovnjaki, ki spremljajo in razvijajo najsodobnejša znanja s področja telekomunikacij in vodenja, lahko zagotovimo uspešno poslovanje podjetja. Z izobraževanjem kadrov znotraj podjetja se v Iskratelu ukvarjajo že vrsto let. Vendar ta dejavnost postaja vedno bolj pomembna, če želimo ostati v stiku z najnovejšo tehnologijo, ki jo podjetje potrebuje za kreiranje inovativnih izdelkov za vse bolj zahtevna tržišča. Od leta 2000 se je dejavnost izobraževanja v podjetju Iskratel zelo razširila tudi na izobraževanja navzven, kar pomeni, da podjetje nudi podporo in predstavitev tehnologije in njene uporabnosti tudi svojim partnerjem in kupcem. S tem smo zagotovili, da imajo stranke popolno podporo in pretok znanja, ki ga potrebujejo pri uporabi in servisiranju naših produktov predvsem takrat, ko je kraj napake težko dostopen oziroma dostop do njega zahteva več časa (npr. tržišča V. Evrope, J. Amerike ipd.). Pri izvajanju izobraževanj je zelo pomembno, da pri vsaki prodaji izdelka kupcu oziroma partnerju ponudimo ustrezna izobraževanja, ki se navezujejo na posamezen izdelek. Seveda pa se na vsako razpisano izobraževanje lahko prijavijo tudi kupci oziroma stranke same. Razpis izobraževanj je predstavljen na internetu in intranetu podjetja Iskratel. Podjetje Iskratel ne izvaja izobraževanj samo za svoje kupce oziroma stranke. Izobraževanja so deležni tudi zaposleni, ki obiskujejo razne seminarje, predavanja, jezikovne tečaje ipd. Z novo uporabniško rešitvijo bi prijave na izobraževanje zbirali tudi znotraj podjetja za vse tiste, ki bi si želeli obiskati kakršna koli izobraževanja, ki nudijo poglabljanje strokovno–tehničnih znanj in interdisciplinarnih znanj ter veščin, pridobivanje novih znanj s področja trženja, vodenja in upravljanja. Trenutno v podjetju Iskratel ni enotnega sistema, kamor bi lahko oddali prijavnico za izobraževanje. Prijave večinoma potekajo preko telefonov, elektronske pošte, faksov, pisno po pošti. Z omenjeno težavo se soočajo že kar nekaj časa, bolj pa je prišla do izraza v zadnjem času, ko se je število izobraževanj močno povečalo. Podjetje Iskratel se je odločilo, da potrebuje informacijsko podprt sistem, kamor bi lahko kupci oziroma stranke oddajale prijavo na izobraževanje, predlog za izobraževanje ipd. 1.1 PREDSTAVITEV PROBLEMA V zadnjih letih sta se obseg izvajanja izobraževanj in tudi udeležba na izobraževanjih v podjetju Iskratel močno povečala. Večkrat je bilo izraženo nezadovoljstvo nad obstoječim procesom izvajanja prijave, kot tudi obdelave prijave. Neustrezna informacijska podpora se omenja kot eden izmed vzrokov, da podjetje ne dosega standardov učinkovite uporabniške rešitve na tem področju. Trendi v svetu silijo podjetja, da omejijo papirno poslovanje in s tem zmanjšajo stroške, prostor in čas. Obenem nam to zagotavlja, da so informacije hranjene na enem mestu in tako tudi hitro dostopne vsem, kadarkoli in kjerkoli.



Na omenjenem področju elektronske oddaje prijave in obdelave podatkov podjetje tehnološko zaostaja za konkurenco. Predvsem pa te pomanjkljivosti informacijske podpore občutijo uporabniki in vsi tisti, ki se želijo udeležiti določenega izobraževanja. Veliko dela pa samo zbiranje in obdelovanje prijav povzroča Referatu za izobraževanje, tajnicam in vodjem. Prijave na izobraževanje je mogoče oddati na več načinov:

• Prijava preko elektronske pošte • Oddaja izpolnjene prijavnice Referatu za izobraževanja • Prijava preko telefona

Zaradi naštetih načinov prijavljanja prihaja do številnih težav pri obravnavi prijave, potrjevanju prijave in kasneje pri pregledovanju zgodovine prijav določenega kandidata. Arhiv prijav se hrani tako v elektronski obliki (kot preglednica MS Excel) kakor tudi v papirni obliki, kar otežuje obvladljivost in preglednost. Prijave se hranijo v Referatu za izobraževanja. Edina oseba, ki je bila sposobna poiskati določene podatke o kandidatu ali izobraževanju, je bil referent. Poizvedba podatkov je težavna in dolgotrajna, kar zmanjšuje transparentnost vodenja prijav in obdelavo podatkov, ki jih naročnik potrebuje. Izdelovanje končnega poročila o izobraževanju referentu vzame veliko časa. Oddaja prijave na izobraževanje se ne uporablja le znotraj podjetja, ampak tudi navzven, saj morajo imeti dostop do prijave tudi vsi zunanji kupci, stranke, partnerji. Trenutno je mogoče oddati prijavo preko elektronske pošte oziroma spletnega HTML obrazca, ki kreira elektronsko sporočilo in ga pošlje Referatu za izobraževanja. Po vseh teh analizah lahko izpeljemo naslednje zaključke:

• Oddaja prijave ni definirana (več načinov prijave povzroča zmedo). • Prijava se lahko izgubi ali po nesreči zavrže. • Arhiv prijav je hranjen lokalno in je drugim težko dostopen ali pa sploh ne. • Arhiv prijav se nahaja tudi v papirni obliki. • Odzivni časi kreiranja in obdelave prijave so dolgi. • Oddaja prijave ni informacijsko podprta. • Izdelava poročil je dolgotrajen in zamuden postopek. • Kandidati nimajo centralne točke za oddajo prijave. • Pregledovanje prijav s strani vodje sektorja je zamudno oziroma dolgotrajno. • Kandidati nimajo lastnega vpogleda v zgodovino prijav. • Oddaja poročila o izobraževanju s strani kandidata poteka v papirni obliki ali

elektronski obliki (MS Word).



1.2 PREDSTAVITEV OKOLJA Podjetje Iskratel je začelo razvoj telefonije leta 1947 z osvajanjem tehnologije koračnih sistemov, temu je sledilo obdobje razvoja tehnologije koordinatnih sistemov in prvih poizkusov z elektronsko telefonijo. Leta 1970 je Iskratel od belgijskega podjetja BTM odkupil licenco za sistem Metaconta 10C, s čimer smo v podjetju pridobili tehnologijo računalniško krmiljenih central. Lastna baza znanj in izkušenj Iskrinih strokovnjakov je leta 1982 pripeljala do izvirnega digitalnega komunikacijskega sistema SI2000, ki je primeren za gradnjo zasebnih telefonskih central in central manjših kapacitet. Današnji Iskratel je nastal kot mešana družba, ki sta jo leta 1989 ustanovila Iskra Telematika in Siemens A.G. Poleg kapitala sta partnerja v novo podjetje vložila vsak svojo digitalno tehnologijo, in sicer Iskratel sistem SI2000, Siemens A.G. pa sistem EWSD. Iskratelove rešitve so poleg izgradnje klasičnih TDM omrežij vse bolj namenjene izgradnji omrežij naslednje generacije. Omrežja naslednje generacije spajajo klasična telefonska omrežja s podatkovnimi omrežji, temelječimi na internetnem (IP) protokolu. Rešitve za omrežja naslednje generacije prinašajo širokopasovne dostopovne tehnologije (mednje spada vsem poznani ADSL) ter medijske prehode med klasičnimi, vodovno komunikacijskimi (TDM) omrežji in paketnimi (IP) omrežji. Storitve Iskratela obsegajo načrtovanje in gradnjo omrežij ter svetovanje naročnikom in partnerjem. Svojim kupcem stoji podjetje ob strani s tehnično podporo in vzdrževanjem. Naši glavni trgi so Skupnost neodvisnih držav, Slovenija, Vzhodna Evropa in Balkan. Uspešno se širimo tudi na druge konce sveta, kot so Afrika, Bližnji in Srednji vzhod in Južna Amerika. 1.2.1 PODROČJE IZOBRAŽEVANJA V PODJETJU Le z vrhunsko usposobljenimi strokovnjaki, ki spremljajo in razvijajo najsodobnejša znanja s področja telekomunikacij in vodenja, lahko zagotovimo uspešno poslovanje podjetja. Proces stalnega izobraževanja in usposabljanja zaposlenih lahko zagotovimo samo s čim boljšim ugotavljanjem potreb po izobraževanju, planiranjem izobraževanja, izvajanjem in vrednotenjem izobraževanja. Povprečno v zadnjih petih letih namenimo izobraževanju odstotek sredstev od prometa, zaposleni pa se dodatno izobražujejo povprečno 7 dni v letu.



6,87,1 7,3

6,3

5

7,8

0

1

2

3

4

5

6

7

8

2001 2002 2003 2004 2005 2006

leto

Izobraževanje

št. izobraževalnih dni nazaposlenega

Slika 1: Povprečno število izobraževalnih dni na zaposlenega (vir: Iskratel d.o.o.)

Bistveni element kadrovske politike je stalnost izobraževanja in usposabljanja zaposlenih ter vključenost vseh zaposlenih v proces usposabljanja glede na potrebe podjetja in ob upoštevanju želja posameznika. Osnovni cilj politike izobraževanja je doseganje takšnega nivoja usposobljenosti zaposlenih, ki:

• zagotavlja učinkovito obvladovanje in nemoteno izvajanje poslovnih procesov in delovnih operacij,

• predstavlja nenehno dopolnjevanje dosežene formalne izobrazbe in delovnih izkušenj zaposlenih ter s tem povečuje operativne delovne sposobnosti zaposlenih in sposobnosti za vodenje in organizacijo poslovnih procesov,

• povečuje konkurenčnost podjetja v primerjavi s konkurenco na vseh področjih dela.

Skladno s filozofijo razvijanja celovitih rešitev in trendov integracije na področju informacijske in komunikacijske tehnologije spodbujamo integracijo znanj tudi pri iskratelovih strokovnjakih tako, da spodbujamo tudi nastajanje lastnih izobraževalnih programov (NGN izobraževanja), predvsem v smislu prenosa razvojnega znanja na izvedbeno področje: servis, prodajo. Področje izobraževanja in usposabljanja med drugim vključuje programe za učinkovito vodenje ob hkratnem poglabljanju strokovno–tehničnih in interdisciplinarnih znanj ter veščin, pridobivanje novih znanj s področja trženja, vodenja in upravljanja. Spodbujamo kontinuirano funkcionalno izobraževanje na strokovnem in računalniško – komunikacijskem področju. Kot izrazito izvozno naravnano podjetje pa zaposlene spodbujamo tudi k učenju tujih jezikov, tako da več kot 200 naših sodelavcev v matičnem podjetju govori rusko, večina pa jih uporablja dnevno pri delu tudi angleški jezik. Izobraževanja v letu 2006

• Izvedeno več kot dve tretjini strokovno tehničnih izobraževanj • Povprečna ocena izobraževanj v letu 2006 je 4,0



• Število zaposlenih, vključenih v izobraževanje, se povečuje • Več kratkih in jedrnatih izobraževanj • Zavest o pomenu znanja se povečuje

Delež izobraževanj v letu 2006 (glede na vrsto izobraževanja)

14%

11%

7%1%67%

Jezikovno izobraževanje

Splošno

Konference

Sejmi

Strokovno-tehnično

Slika 2: Delež izobraževanj v letu 2006 (vir: Iskratel d.o.o.)

Tip izobraževanja Število različnih

dogodkov (leto 2003) Število različnih dogodkov (leto 2006)

Notranji prenos znanja 0 26 Ostala notranja izobraževanja 52 43 SKUPAJ 52 69 Zunanja izobraževanja 144 174 Konference, strokovni dnevi 60 45 Sejmi 4 4 SKUPAJ 208 223 Jeziki 46 27 VSE SKUPAJ 306 319 Tabela 1: Seštevek Izobraževanj po dogodkih za leti 2003,2006 (vir: Iskratel d.o.o.)

1.2.2 VRSTE IZOBRAŽEVANJA

• Strokovno tehnično izobraževanje To je najbolj pomembna in najširša oblika usposabljanja zaposlenih. Namen: Povečanje operativne zmogljivosti zaposlenih, osvajanje novosti ter izpopolnjevanje na področju stroke in tehnologij, izboljšano izvajanje procesov. Izvajanje: Izvaja se skozi skrbno izbrane tematske sklope, ki pokrivajo vsa pomembnejša strokovna delovna področja na osnovi plana izobraževanj. V ospredju je usposabljanje na tehničnem, tehnološkem, proizvodnem, ekonomskem, področju kakovosti in drugih področjih, ki so sestavni del poslovne dejavnosti in poslovnih procesov podjetja.



• Jezikovno izobraževanje Namen: enakopravna in kompetentna komunikacija in izmenjava izkušenj s poslovnimi partnerji, spremljanje mednarodnih tokov na področju telekomunikacij, spremljanje tuje literature na področju novih tehnologij, obiski sejmov in strokovnih simpozijev. Izvajanje: pretežni del jezikovnih izobraževanj se izvaja v podjetju, lahko pa se izvajajo tudi zunaj podjetja. Predavatelji so zunanji.

• Splošno izobraževanje o Izpopolnjevanje vodij

Namen: razviti in poglobiti znanje in spretnosti vodij vseh nivojev, usposabljanje vodij na področju poslovnega vodenja in strategij, planiranja in organizacije dela, odnosa do podrejenih, medsebojne komunikacije, obvladovanja konfliktov ter širše poznavanje interdisciplinarnih področij (pogajanja, marketing, finance, ekonomika...), skratka na vseh področjih, ki omogočajo bolj učinkovito vodenje in obvladovanje poslovnih procesov.

o Izpopolnjevanje prodajnega osebja Namen: obvladati različna znanja in veščine; predvsem razvijati prodajne veščine Usposabljanje prodajalcev s področij komunikacije, odkrivanja priložnosti, pogajanj, učinkovitih predstavitev. Oblikovanje različnih vlog prodajalcev – svetovalca, managerja, partnerja v poslu ipd.

• Izpopolnjevanje zaposlenih Namen: izboljšati delo v skupini, komunikacijske veščine, tehnike obvladovanja stresa na delovnem mestu,... Izvajanje: Izobraževanja potekajo večinoma preko izobraževalnih podjetij z zunanjimi predavatelji, predvsem v obliki aktivnih delavnic, tečajev, treningov, forumov.

• Izobraževanje ob delu Namen: dopolnjevanje in povečanje formalne (šolske) izobrazbe zaposlenih. Izvajanje: izobraževanje v glavnem poteka na univerzitetnih ustanovah. Odgovornost za izvajanje in spremljanje študija ob delu nosi Kadrovski sektor.

• Prenos znanja znotraj podjetja Namen: Prenos strokovno tehničnih, specifičnih znanj, ki jih imajo nekateri oddelki ali posamezniki, na širši krog sodelavcev. Izvajanje: Izobraževanja potekajo v prostorih Iskratela, izvajalci so večinoma notranji (zaposleni), izjemoma tudi zunanji. Organizirana so predvsem s področja strokovno tehničnih znanj in potekajo v obliki delavnic ter predavanj. Odgovornost za izvajanje in spremljanje notranjega prenosa znanj nosi Kadrovski sektor.



1.3 CILJI IN NAMEN DIPLOMSKEGA DELA Osnovni cilj diplomskega dela je prikaz postopka analize obstoječega stanja in razvoj nove uporabniške rešitve za prijavo na izobraževanje v podjetju Iskratel. Kreirajo naj se nove zahteve za izdelavo uporabniške rešitve in na podlagi tega nov podatkovni model. Uporabniška rešitev naj se izdela z zato namenjenim orodjem, ki se v podjetju že uporablja (BMC ARS Remedy). Z novo uporabniško rešitvijo želimo predvsem prenoviti obstoječi proces, hkrati pa zagotoviti popolno informacijsko podporo za oddajo prijave preko spleta. Opisane tehnike smo se najprej lotili s teoretičnega stališča, kjer smo opisali tehnike in metode razvoja informacijskih sistemov, nato pa poskušali to teorijo uporabiti tudi v praksi pri analizi sistema in snovanju nove uporabniške rešitve. Področja, ki jih mora v okviru diplomske naloge razvita uporabniška rešitev zajeti:

• Oddaja prijave na izobraževanje preko spleta. • Vodenje prijav preko spleta. • Elektronsko potrjevanje ali zavračanje prijavljenih oseb na izobraževanje. • Možnost vpogleda v zgodovino prijav. • Zahteva za izpolnitev poročila po končanem izobraževanju in avtomatsko

dnevno obveščanje uporabnika. • Oddaja izpolnjenega poročila preko nove uporabniške rešitve. • Prejemanje vseh vrst opozoril o izobraževanju, obvestil o zavrnitvi prijave,

potrditvev preko elektronske pošte. • Možnost odjave od izobraževanja. • Spremljanje zasedenosti izobraževanja. • Vnos predavateljev. • Vnos lokacij in učilnic izobraževanj • Izdelava kataloga izobraževanj in njegova objava na spletu (večstopenjski

katalog). • Pregledovanje podrobnosti, literature, programa za posamezno

izobraževanje. • Oddaja predloga za izobraževanje. • Prijava na predlagano izobraževanje.

1.4 METODOLOGIJE DELA Uporabniško rešitev za vodenje prijav na izobraževanje sem razvil s kombinacijo dveh pristopov za razvoj aplikacij: metode življenjskega cikla in prototipnega pristopa. Čeprav ima vsak model svoje prednosti in slabosti, je v dani situaciji to najboljša izbira, saj sem lahko izkoristili prednosti posameznega pristopa in se izognili nekaterim omejitvam. Ne glede na izbrani model so postopki za razvoj uporabniških rešitev znani. Na začetku razvoja sem napravil posnetek procesa z orodjem ARIS po modelu eEPC, kjer bo celotni proces prikazan na operativnem nivoju opravil, virov (človeških) in sporočil (dokumentov).



Na podlagi strukturiranega modela procesa sem pripravil podatkovni model, ki je najpomembnejši del kvalitetne uporabniške rešitve. Podatkovni model zagotavlja konsistentnost in centralizacijo ter hkrati preprečuje podvajanje podatkov ter razne anomalije. Pri izdelavi podatkovnega modela so nam na voljo različne podatkovne strukture, tako da lahko vsaki organizaciji in metodi razvoja programskega paketa poiščemo najprimernejšo. Sledi programiranje uporabniške rešitve z uporabo orodja BMC ARS Remedy. Pri programiranju za nekatere rešitve sem uporabil tudi SQL poizvedbe. Kot način prehoda na novo uporabniško rešitev smo izbrali neposredni prehod. To je način prehoda, ki uporabnike prisili k takojšni uporabi nove uporabniške rešitve. Pri tem prehodu se pojavlja veliko tveganje v primeru večjih napak na novi uporabniški rešitvi. Ker smo pri izdelovanju uporabniške rešitve pritegnili tudi ljudi, ki so vzporedno z razvojem opravljali tudi testiranja, so bile možnosti za pojav napake v našem primeru majhne. Testiranje na novi uporabniški rešitvi pa sem sproti opravljal tudi sam. Razlog za neposredni prehod je tudi v tem, da prejšnji koncept ni bil informacijsko podprt, tako da ne bi moglo priti do izgube pomembnih podatkov. V primeru težav bi se uporabniki lahko še vedno prijavili na izobraževanje po stari klasični poti (elektronska pošta, telefon, pisna prijavnica). Zadnja faza je dokumentiranje uporabniške rešitve. Pripraviti je potrebno navodila za delo ter programsko kodo opremiti s komentarji.



2. TEORETIČNE OSNOVE 2.1 VLOGA INFORMATIKE V SODOBNIH ORGANIZACIJAH Informatika postaja eden glavnih vzvodov zagotavljanja konkurenčnih prednosti poslovnega sistema. Raziskave na področju zagotavljanja konkurenčne prednosti podjetja z ustrezno razvito informatiko kažejo, da le-ta predstavlja eno redkih poslovnih priložnosti, ki jih ima podjetje na voljo v boju s svojo konkurenco na tržišču (Kovačič, Vintar, 1994). Da bi podjetje pri informatizaciji poslovanja doseglo želene rezultate in čimbolj izkoristilo razpoložljivo informacijsko tehnologijo, se mora načrtno lotiti vpeljave, prenove ali gradnje informacijskega sistema. Vsaka organizacija se ob odločitvi za prenovo procesov sreča z nekaterimi odprtimi vprašanji. Prenova procesov namreč v večini primerov zahteva tudi posodobitev programske opreme, ki se v procesu uporablja. Možnosti, ki se pojavljajo pri prenovi poslovanja in informatike podjetja sta gradnja lastnega informacijskega sistema z uporabo informacijskih orodij, oziroma nakup standardnih rešitev. Ne glede na izbrano možnost je pomembno, da organizacija zahteva natančen pregled vseh možnosti, saj ima vsaka alternativa svoje prednosti in slabosti. Kljub temu, da v tej diplomski nalogi opisujemo uporabniško rešitev, se pri razvoju uporabljajo enake metode in pravila kot pri razvoju informacijskih sistemov (IS). Uporabniško rešitev za prijavo na izobraževanje lahko prikažemo tudi kot ločen informacijski podsistem, ki iz glavnega informacijskega sistema podatke prejema (vhod), jih obdela in vrne vanj (izhod). 2.2 METODOLOGIJE NAČRTOVANJA IN GRADNJE IS Metodologije načrtovanja informacijskih sistemov so se začele nekoliko bolj sistematično razvijati sredi sedemdesetih let. Gradnjo sistemov ni bilo mogoče prepustiti le iznajdljivosti strokovnjakov potrebno je bilo začeti s sistematičnem razvojem metod in tehnik načrtovanja in gradnje informacijskih sistemov, ki so se postopoma zlile v celovite metodologije. V praksi so se uveljavile različne tehnike modeliranja, na katerih temelji postopek zasnove in gradnje informacijskega sistema. Ne glede na izbrano metodologijo vsak informacijski sistem preide skozi stopnje življenjskega cikla, ki zajema faze od analize, načrtovanja, gradnje do izkoriščanja in vzdrževanja informacijskega sistema. Od izbire metodologije pa je odvisno, kakšni modeli nastanejo v posamezni fazi in na kakšen način so predstavljeni. 2.2.1 ŽIVLJENJSKI CIKEL Podobno kot procesi v naravi ali v organizacijskih sistemih tudi razvoj informacijskega sistema sledi nekakšnemu življenjskemu ciklu od rojstva do smrti. Razvoj se začne, ko nekdo zazna nek poslovni problem ali priložnost ter poišče rešitev zanj v zasnovi novega sistema. Ko se nov sistem izdela, ga je treba uvesti v življenje. V času delovanja sistema ga je potrebno vzdrževati, t.j. prilagajati spremembam, ki se dogajajo v okolju. Sčasoma pa postanejo te spremembe tako velike, da nadaljnje prilagajanje ni več smiselno in je obstoječi sistem potrebno zamenjati z novim.



Metodologija življenjskega cikla (ang. System Development Life Cycle – SDLC) je pri izgradnji informacijskega sistema sestavljena iz naslednjih štirih faz (Jurca, 2000):

• začetek • razvoj • uvajanje • izvajanje in vzdrževanje

Prva faza – začetek projekta Začetna faza projekta je faza, v kateri se pripravijo predvsem idejne študije projekta, vizija projekta, cilji in strategija projekta, ki morajo biti predvsem definirani v smislu reševanja poslovnih problemov oziroma problemov uporabnikov, za katere se programska oprema gradi. Začetna faza je najkrajša faza, izvajati pa se jo mora tako dolgo, dokler niso dovolj jasno postavljeni okviri izvajanja projekta in dokler ni znano dovolj zahtev in ciljev projekta. Večino napak in nesporazumov med uporabniki, informatiki in menedžerji, ki bi se sicer pokazali v poznejših fazah, je mogoče odpraviti že v začetnih fazah (Jurca, 2000). Druga faza – razvoj Po predhodno zaključeni prvi fazi se začne faza razvoja informacijskega sistema. Faza razvoja je najtežji del izgradnje informacijskega sistema in ponavadi po trajanju najdaljša. Fazo razvoja informacijskega sistema sestavljajo podfaze, ki pa niso niti enako dolge, niti enako zahtevne (Gradišar, Resinovič, 2000). Podfaze informacijskega sistema so:

• Podrobna analiza zahtev uporabnika, kjer naj bi uporabnik podal zahteve, potrebe in znanja poslovnemu področju. Postopek pridobivanja podatkov od uporabnika je dolgotrajen in pred dokončnim dogovorom je potrebno večkratno usklajevanje stališč. Med najpogosteje uporabljanimi metodami so (Vintar, 1996):

o preučevanje razpoložljivega gradiva o intervju o sestanek o anketa o opazovanje o merjenje in vzorčenje

• Zasnova notranje zgradbe sistema je narejena na podlagi predhodno zbranih informacij o poslovnem področju. Izdela se podatkovni model na logični ravni in pozneje podatkovni model na fizični ravni.

• Nabava in namestitev strojne opreme, ki je lahko tudi neobvezen del podfaze pri razvoju informacijskega sistema. Večina podjetji, ki razvija informacijske sisteme, že ima strojno opremo, v nasprotnem primeru si podjetje priskrbi strojno opremo, ki je potrebna pri razvoju.

• Programiranje je izdelava računalniških programov, ki zbirajo podatke, jih obdelujejo in oblikujejo poročila, tako da so izpolnjene zahteve uporabnikov. Programiranje je zahteven postopek, ki se izvaja v treh fazah (Gradišar, Resinovič, 2000):



o Oblikovanje programske kode oziroma kodiranje. Vključuje zahteve prej opisanih zahtev in potreb uporabnikov v enem od programskih jezikov. Sem spadajo na primer izdelava zaslonskih mask, postopki izračunov, posredovanje zapisa drugemu uporabniku, nadzori za preprečevanje napak.

o Preskušanje programa oziroma testiranje o Dokumentiranje programa, ki omogoča predvsem namen povečanja

razumljivosti programa. • Preskušanje sistema, kjer preverjamo, če nov informacijski sistem deluje kot

celota in izpolnjuje vse postavljene zahteve • Dokumentiranje informacijskega sistema sestavljajo dokumenti, ki so rezultat

vseh predhodnih faz. Izdelati je potrebno dokumentacijo za uporabnika. Dokumentacija sistema mora biti izdelana tako, da omogoča v daljšem času čim lažjo uporabo, z vidika programerjev pa čim lažje odpravljanje napak in vzdrževanja.

Tretja faza – uvajanje informacijskega sistema Načrtovanje uvajanja se lahko prične na osnovi delujočega sistema in izdelane dokumentacije. Vsebuje načrt urejanja uporabnikov, načrt prehoda iz starega na nov sistem in načrt testiranja ustreznosti novega sistema. Postopek prehoda na nov sistem je zelo pomemben in občutljiv. V praksi poznamo štiri različne načine prehodov na novo uporabniško rešitev, kjer ima vsak način svoje prednosti in slabosti. Razlike so predvsem v varnosti, stroških in časovnem obsegu prehoda s stare na novo uporabniško rešitev. Načini prehodov so:

• Vzporedno delovanje starega in novega sistema v času uvajanja. Takšno uvajanje zahteva dvojno delo pri vnosu podatkov oziroma vpisovanju, kar lahko pri uporabniku ustvari nerealno sliko nove aplikacije. Glavna prednost vzporednega prehoda je visoka stopnja varnosti in odpravljanje napak novega sistema, če se le-te pojavijo, pri čemer lahko uporabniki delo nadaljujejo v starem sistemu (Gradišar, Resinovič, 2000).

Slika 3: Vzporedni prehod

• Neposredni prehod z dosedanje na novo uporabniško rešitev se zgodi v trenutku, kar pomeni prenehanje stare in takojšen prehod na novo uporabniško rešitev. Neposredni in vzporedni prehod sta nasprotujoča si načina uvajanja, kar se kaže pri prednostih in slabostih obeh načinov. Prednost neposrednega prehoda je enkratno vnašanje podatkov, kar močno

Vzporedni prehod

LEGENDA

Stara uporabniška rešitev

Nova uporabniška rešitev



razbremeni uporabnika. Vsekakor pa se pri neposrednem prehodu pojavlja slabost, ki odvrača organizacije od odločitve za ta način. Neposredni prehod namreč predstavlja največjo možno stopnjo tveganja in v primeru večjih napak na novi uporabniški rešitvi lahko pomeni izgubo pomembnih podatkov ali vsaj začasno prekinitev v delovanju uporabniške rešitve. Najlažji način za izbiro neposrednega prehoda je takrat, kadar starega sistema sploh ni (Gradišar, Resinovič, 2000).

Slika 4: Neposredni prehod

• Postopni ali fazni prehod je prehod, ki poskuša izkoristiti prednosti in omiliti slabosti zgoraj omenjenih načinov prehoda. Nova uporabniška rešitev se pri faznem prehodu vključuje postopoma po področjih (modulih), stara rešitev pa se po področjih postopoma umika. Fazni prehod je možno uporabiti v primeru velike podobnosti me obema uporabniškima rešitvama. Prednost postopnega prehoda je v enkratnem vnosu podatkov, slabost pa v tem, da ga lahko uporabimo le, če sta uporabniški rešitvi dovolj podobi, da je postopno vključevanje področji sploh možno (Gradišar, Resinovič, 2000).

Slika 5: Fazni prehod

• Pilotno uvajanje je kombinacija vseh zgoraj omenjenih pristopov. Pri tem načinu uvajanja se izbere majhna skupina ljudi, ki so navdušeni nad novim sistemom in ne dajejo prevelikega pomena začetnim manjšim pomanjkljivostim, ki bi jih sicer uporabniki lahko izkoristili za pretirano pritoževanje. Pilotno uvajanje traja določen čas. Prednost pristopa je, da ne sili vseh uporabnikov v dvojno delo ter da se začetne napake in pomanjkljivosti odpravijo v manjši skupini uporabnikov, kar pozneje omogoča lažji in manj tvegan prehod na novo uporabniško rešitev. Ključna slabost pilotnega pristopa je v iskanju uporabnikov, ki bi želeli sodelovati in so primerni za pilotno skupino (Gradišar, Resinovič, 2000).

LEGENDA



Fazni prehod

Neposredni prehod

LEGENDA





Slika 6: Pilotno uvajanje

Četrta faza – izvajanje in vzdrževanje informacijskega sistema V zadnji fazi je potrebno uvedeni informacijski sistem spremljati in vzdrževati, kar predstavlja odkrivanje in popravljanje skritih napak, ter uporabnikom nuditi podporo za brezhibno delovanje sistema s tehničnega vidika in za pravilno ter učinkovito uporabo z vsebinskega vidika. Vzdrževanje je spremljanje sistema, saj se poslovno okolje v organizaciji lahko ves čas spreminja, kar posledično vodi do neizogibnih prilagoditev informacijskega sistema. Pomoč pri tekočem delu in vzdrževanje potekata vzporedno in toliko časa, dokler je sistem živ oziroma v uporabi. Slaba stran te metode je, da je dolgotrajna in zahteva obsežno dokumentacijo, ki lahko postane težko obvladljiva. Uporabniki težko določajo zahteve, ki naj bi jih izpolnjeval predlagani sistem. Drugi pristopi, ki se pojavljajo pri razvoju informacijskih sistemov, so sicer manj pogosti, kot je pristop razvoja informacijskega sistema z metodo življenjskega cikla, vendar se vseeno pojavljajo (Gradišar, Resinovič, 2000). 2.2.2 RAZVOJ S PROTOTIPOM Prototipni pristop temelji na sodelovanju med razvijalcem in uporabnikom bodočega sistema, kateremu je že v zelo zgodnjih fazah razvoja predstavljena delujoča rešitev, ki zajema le osnovne funkcije. Prototip se nato postopoma dopolnjuje in dograjuje z dodanimi funkcionalnostmi, dokler ne pridemo do končne rešitve (Vintar, 1996). Razvoj informacijskih sistemov je praviloma povezan z velikimi stroški, nesporazumi z uporabniki in dolgotrajnostjo. Vse te slabosti pristop z razvojem prototipa odpravlja, saj je preizkušanje idej povezano z nizkimi stroški v primerjavi z drugimi pristopi, prav tako si uporabniki lažje predstavljajo, kaj informatik želi izvedeti od njih. To nam omogoča odkrivanje napak v zgodnjih fazah razvoja informacijskega sistema, ki se lahko tudi hitro odpravijo, razvojni čas se bistveno skrajša, razvojni stroški so manjši. Ključna prednost razvoja s prototipom je izboljšanje kakovosti začetnih faz razvoja, kar predstavlja osnovo za kakovosten informacijski sistem. Razvoj s prototipom pa ni odpravil slabosti drugih metod, zato je potrebno upoštevati, da tega pristopa ne moremo uporabljati v vseh primerih. Dobro se obnese v časovnih stiskah, ko drugi pristopi ne bi omogočili pravočasne izdelave informacijskega sistema, in kadar je možna delitev celotnega projekta na manjše obvladljivejše in dokaj samostojne dele oziroma področja. Ta pristop je najbolje uporabiti, kadar uporabnik ne ve natančno, kaj pravzaprav želi imeti, ter

Pilotno uvajanje

LEGENDA



Pilotna uporabniška rešitev



kadar za uporabnika prijaznost programske rešitve predstavlja ključen dejavnik (Gradišar, Resinovič, 2000). Primeri, v katerih se pristop z razvojem prototipa ne obnese najbolje, so:

• kadar informatik ne pozna dobro orodja, s katerim gradi rešitev • kadar podatki, ki jih potrebujemo za rešitev, niso enostavno dosegljivi • kadar obstoječa programska oprema v organizaciji ni dobro vzdrževana • kadar vodstvo organizacije ne kaže zanimanja za tak način dela • kadar uporabnik ni pripravljen razvoju rešitve posvetiti dovolj časa

2.2.3 OBJEKTNO USMERJEN PRISTOP Kompleksnost informacijskih sistemov se je povečala predvsem zaradi hitrejšega razvoja tehnologij in potreb po podatkih. Razvile so se objektno usmerjene metodologije, katerih ideja je bila, da je treba zapletenost sistema z dekompozicijo zapletenih procesov razbiti na večje število enostavnejših procesov. Omenjene metodologije so v 90. letih doživele pravi razcvet. Objektni pristop poskuša objekte stvarnega sveta preslikati v objekte objektnega modela. Ta pristop je v primerjavi z drugimi pristopi naravnejši. Objektno modeliranje združuje modeliranje podatkov in modeliranje procesov, kar je prednost glede na druge pristope (Veljović, 2002). Cilj objektnega pristopa je razvoj programske opreme po načelu razvoja strojne opreme, to je iz množice standardiziranih sestavnih delov. Posamezni objekti se lahko sestavljajo v kompleksne objekte po pravilih posploševanja, kar vodi v hierarhijo objektov. Prednost metodologije narašča s kompleksnostjo sistema, saj ta pristop omogoča (Kovačič, Vintar, 1994): večkratno uporabo istih objektov, zato zagotavlja zanesljivost in kakovost rešitev; njihovo testiranje je neodvisno; omogoča lažje timsko delo in večjo možnost prilagoditve. Glede na klasičen pristop, ki je opisan v naslednjem poglavju, omogoča objektno usmerjen razvoj IS povečanje produktivnosti in kakovosti izvedenih projektov, poenostavitev vzdrževanja in nadgradnje. Za objektno usmerjene metodologije so značilne prvine, ki omogočajo boljše komuniciranje med razvijalci IS in uporabniki. Predvsem grafične poenostavitve omogočajo nazornejšo predstavitev problema tudi tistim, ki niso razvijalci. S tem pa je zmanjšana predvsem pogostost nesporazumov, kar prihrani čas izvedbe. 2.2.4 PODATKOVNI MODEL Pri razvoju informacijskega sistema se tako uporabnik kot informatik vedno srečata s podatkovnimi modeli, in sicer ne glede na to, katero metodo uporabljata. Poprej smo že predstavili modele razvoja programske opreme, v nadaljevanju pa sledi predstavitev podatkovnega modela. V začetnih obdobjih načrtovanja programske opreme je imelo največji pomen modeliranje procesov, modelu podatkov pa je bilo namenjeno manj pozornosti. Vzrok za to je bila majhna količina podatkov, ki jih je bilo treba obdelati. Programske rešitve so delovale ločeno, po posameznih datotekah, kar je lahko pomenilo večkratno vnašanje podatkov. Pri spreminjanju teh podatkov je bilo treba popraviti zapise v vseh datotekah (več programov je obdelovalo iste podatke, ki so se nahajali v ločenih datotekah). Modeliranje podatkov je pomembnejšo vlogo dobilo šele z razvojem podatkovnih baz.



Značilnosti podatkovnega modela Podatkovni model je zbirka konceptov, s katerimi skušamo izraziti statične in dinamične lastnosti podatkov v okviru informacijskega sistema (Kovačič, Vintar, 1994). Predstavlja množico pravil, ki določajo, kako smejo biti podatki v bazi organizirani oziroma struktuirani, in dovoljene operacije s podatki. Lastnosti podatkovnega modela (Golob, 2003, Svetek, 2003, Koletzke, Dorsey, 1999):

• Struktura podatkov je razčlenjena v enostavne podatkovne modele, saj so stabilnejši od kompleksnih podatkovnih modelov.

• Vsi podatki so shranjeni v centralni bazi podatkov, ki je last celotne organizacije – vsaka organizacijska enota nima svoje baze podatkov, temveč se podsisteme organizira tako, da lahko pridejo do centralne baze in do podatkov, ki jih vsebuje.

• Neodvisnost podatkov, kar pomeni, da vsaka programska rešitev, ki potrebuje podatke, le-te poišče v centralni bazi podatkov, kjer je poskrbljeno za ažurnost podatkov.

• Ni podvajanja, saj se podatki v bazo podatkov vnašajo le enkrat, prav tako se tudi vsako spreminjanje ali brisanje podatkov zaznamuje le enkrat, kar omogoča pravilen prikaz uporabnikom, ki dostopijo do podatkov.

• Omogočen je centraliziran nadzor nad podatki, saj se vsakemu uporabniku, ki ima dostop do programske rešitve in s tem posredno do baze podatkov, določajo pravice vnašanja, spreminjanja in brisanja.

• Avtomatizirana orodja lajšajo delo informatiku že v fazi opredeljevanja podatkov, razvoju novih programskih rešitev, poročil, iskanju napak in pri delu z bazami podatkov.

• Za razliko od relacijskega in hierarhičnega modela, ki omogočata le

modeliranje elementarnih atributov, lahko v mrežnem modelu predstavimo tudi sestavljene atribute ter ponavljajoče se skupine.

Slabost mrežne strukture podatkovnega modela je predvsem v dostopu do podatkov, ki mora biti predviden vnaprej in vgrajen v mrežno strukturo (Kovačič, Vintar, 1994).



3 UPORABLJENA ORODJA 3.1 BMC REMEDY ACTION REQUEST SYSTEM (ARS) Vsako podjetje, ki proizvaja kakršne koli izdelke ali nam nudi storitve, ima svoje poslovne zahteve in procese. BMC Remedy nam zagotavlja avtomatizem v procesih brez kakršnega koli strokovnega znanja o programiranju oziroma razumevanju kompleksnih razvijalskih orodji. 3.1.1 KAJ JE ACTION REQUEST SYSTEM (ARS)? ARS je profesionalno razvijalsko okolje, ki ga uporabljamo za razvijanje poslovnih aplikacij (ITIL standard). Aplikacija izdelana z ARS je lahko uporabljena v Windows okolju, web in brezžičnem okolju istočasno. ARS nam omogoča avtomatično sledenje vsemu, kar je pomembnega pri procesu v podjetju. Najbolj pogosta uporaba ARS je avtomatizacija notranjega “help desk-a” v podjetju. Vključuje programska orodja, s katerimi se lahko prireja obstoječe aplikacije ali razvije svoje. Produkt je sestavljen iz:

• ARS strežnika (vsebuje ARS programski vmesnik, ki je povezan z enim ali več virov podatkov; API)

• Različne dodane storitve, kot npr. Java (JSP) motor, ki omogoča namestitev aplikacije na splet (pri tem potrebujemo še spletni strežnik za polno delovanje spletne aplikacije)

• Različni uporabniški odjemalci (BMC Remedy User, BMC Remedy Administrator, BMC Remedy Alert, BMC Remedy Import), ki se uporabljajo za poganjanje, urejanje in izdelavo aplikacij.

3.1.2 OSNOVNA ZGRADBA ARS ARS je zasnovan na nivojski zasnovi odjemalec/strežnik. Odjemalski nivo je predstavitveni nivo, ki zagotavlja uporabniški vmesnik. Večina odjemalcev je namenjena končnim uporabnikom, nekatera pa razvijalcem in administratorjem. Odjemalci lahko tečejo preko spletnih brkljalnikov, na Windows okolju, dlančnikih (npr. Palm OS), brezžičnih napravah kot so mobilni telefoni in na drugih podobnih napravah. Srednji nivo zagotavlja komponente in dodatne storitve, ki tečejo na spletnem strežniku in omogočajo delovanje aplikacije na spletu. Nivo strežnika vsebuje ARS strežnik, ki nadzoruje potek procesov dela, dostop do baze podatkov in ostalih podatkovnih virov. Nivo strežnika in srednji nivo skrbita za izvajanje poslovnih pravil. Podatkovni nivo združuje strežnike, na katerih imamo podatkovne baze in druge podatkovne vire, ki so dostopni in razumljivi ARS strežniku. Podatkovni strežniki delujejo kot shramba podatkov.



Slika 7: Osnovna zgradba ARS

3.1.3 ODJEMALCI ARS Odjemalce lahko razdelimo v dve skupini: Odjemalci za končne uporabnike:

• Spletni odjemalci Uporabljajo spletni brkljalnik kot vmesnik z BMC Remedy aplikacijami. Aplikacije so lahko popolne e-busniess/e-commerce rešitve za vnos novih zahtev, iskanje in spreminjanje obstoječih zahtev, risanje grafov, ustvarjanje poročil in sprejemanje in odgovarjanje na ARS opozorila.

• BMC Remedy User Predstavlja uporabniški vmesnik za ARS aplikacije, ki teče v Windows okolju. Uporablja se za podajanje novih in spreminjanje obstoječih zahtev, iskanje zahtev in ustvarjanje poročil.

• Wirless odjemalci Uporabljajo Wireless Markup Language (WML). Naprave so predvsem mobilni telefoni in dvosmerni pozivniki.

• BMC Remedy Alert Opozarja uporabnike na namizju npr. o prispelem novem problemu, ki je naslovljen na njih itd. Možnost nastavitve zvočnih signalov, prikaz okenskega sporočila, itd.

Odjemalci za administriranje: Omogočajo kreiranje aplikacij, izvedbo sprememb v poteku aplikacije, dodeljevanje pravic aplikacijam, ki so bile izdelane z ARS. Uporabljajo jih večinoma uporabniki-programerji, ki ustvarjajo in vzdržujejo aplikacije. Orodja tečejo v Windows okolju.

• BMC Remedy Administrator Uporabljajo ga ARS administratorji za licenciranje in nastavljanje ARS strežnikov, za kreiranje in spreminjanje obstoječih aplikacij. Vsi elementi, ki



sestavljajo aplikacijo, so kreirani in obdelani v BMC Remedy Administratorju. Podrobnejše funkcionalnosti in prikaz orodja bomo prikazali v poglavju programiranja.

• BMC Remedy Import Orodje je zasnovano za prenos podatkov iz izvirne datoteke v ARS obrazce. Formati, iz katerih lahko uvažamo podatke v ARS obrazce, so: AR Export (*.arx), AR XML (*.xml), CSV (*.csv), ASCII (*.asc).

• BMC Remedy Migrator Orodje se uporablja za prenos ARS aplikaciji med strežniki (sinhronizacijo med strežniki).

• BMC Remedy Mid Tier Configuration Tool Dostop do orodja je možen preko spletnega brkljalnika. Uporablja se za administriranje mid tier. Mid tier prevaja zahteve uporabnika, interpretira odzive s strežnika in omogoča prenos ARS funkcionalnosti na splet in na brezžične odjemalce.

• ARS mid tier Mid tier prevaja zahteve uporabnika, interpretira odzive s strežnika in omogoča prenos ARS funkcionalnosti na splet in na brezžične odjemalce. V nasprotju z BMC Remedy User-jem je spletni brkljalnik splošen odjemalec in nima nobenega lastnega znanja, ki bi poganjal morebitno aplikacijo. S tem, ko se Mid Tier postavi v vlogo prevajalca, omogoči spletnemu brkljalniku, da postane polno funkcionalen BMC Remedy System odjemalec. Mid Tier je na voljo za naslednje operacijske sisteme, spletne strežnike in JSP motorje:

ARS strežnik Obdeluje vse podatke, ki jih vnese odjemalec. Je vmesnik med odjemalcem in podatkovnimi strežniki. Ko je zahteva ustvarjena, zapiše podatke v podatkovno bazo in priskrbi podatke, ko jih zahteva odjemalec. Strežnik za vsako transakcijo, ki jo naredi odjemalec, preveri, ali ima le-ta pravico to storiti in ali mora sprožiti kakšno akcijo. ARS strežnik komunicira z mid tier-om, odjemalci in zunanjimi aplikacijami. Strežnik podpira naslednje operacijske sisteme:

• HP-UX

Operacijski sistem

Spletni strežnik JSP motor

HP-UX Apache, iPlanet BEA WebLogic, Apache with Tomcat IBM AIX Apache, iPlanet BEA WebLogic, IBM WebSphere,

Apache with Tomcat Microsoft Windows Server

IIS, iPlanet BEA WebLogic, IBM WebSphere, iPlanet, Apache with Tomcat

Linux Apache IBM WebSphere, Apache with Tomcat Sun Solaris Apache, iPlanet BEA WebLogic, IBM WebSphere,

iPlanet, Apache with Tomcat

Tabela 2: Prikaz združljivosti ARS strežnikov in operacijskih sisitemov



• IBM AIX • Microsoft Windows Server • Sun Solaris • Linux

Podatkovni strežnik ARS uporablja relacijske baze podatkov za shranjevanje in dostavljanje podatkov. Arhitekturno je podatkovni strežnik sestavljen iz procesov, ki so povsem ločeni od procesov ARS strežnika. Fizično se lahko podatkovni strežnik poganja na istem računalniškem strežniku, kot ARS strežnik, ali pa je postavljen samostojno. Podatkovni strežnik se lahko poganja na kakršnikoli platformi, ki jo podpira naša baza podatkov. Ker vse delo v zvezi s potekom dela naredi ARS strežnik, so aplikacije neodvisne od podatkovne baze. Zato lahko aplikacije, ki so ustvarjene na enem ARS strežniku, ki podpira en tip podatkovne baze, zlahka prenesemo na drug strežnik, ki podpira drug tip podatkovne baze. ARS podpira naslednje podatkovne baze:

• DB2 • INFORMIX • Microsoft SQL Server • Oracle • Sybase

ARS po potrebi avtomatsko kreira podatkovne tabele v bazi. Zato ni potrebe, da bi poznali delovanje baze oziroma podatkovnih tabel in njihovih medsebojnih povezav. ARS lahko obdeluje podatke, ki niso bili obdelani ali vnešeni preko ARS. Ti podatki so dostopni preko vpoglednih (ang. view) tabel. 3.1.4 DELOVANJE PROGRAMA IN ELEMENTI Glavni element, s katerim se uporabnik srečuje, je obrazec. Vsak obrazec vsebuje polja, ki so kot enote informacij, kot je npr. uporabnikov priimek ali nujnost zahteve, ki jo kreiramo. Ko so polja izpolnjena in jih uporabnik shrani, se kreira zahteva, ki jo potem sistem spremlja. V bazi podatkov je zahteva vidna kot zapis. V obrazcu se lahko kreira različne poglede, kar pomeni, da se lahko vsak pogled uporabi za določeno namembnost (različno uporabniško funkcionalnost). Meniji so seznami, ki nam pomagajo izpolnjevati polja na obrazcih. Vrednosti, ki se pojavljajo v menijih, so lahko fiksne, kar pomeni, da je možen samo ponujen izbor, ali pa se nam prikazujejo predlogi za vpis v polje, kjer lahko uporabnik še vedno vpiše svojo vrednost vanj. Nabor v menijih se lahko določa tudi dinamično glede na vrednosti v ostalih poljih, uporabnika, pravice itd. Komponente, kot so aktivni linki, filtri, eskalacije, delajo na podatkih tako, da avtomatizirajo poslovne procese ali potek dela (workflow). Vse tri komponente izvajajo akcije glede na pogoje, ki sem jih definiral.



Aktivni link je akcija ali skupina akcij, izvajajoča se na odjemalcu. Je del programa, ki deluje na vmesniku uporabnika. Aktivni linki se izvajajo kot odzivi na uporabnikove akcije in se lahko

uporabljajo za različne naloge (npr. samodejno polnjene polj ob uporabnikovi izbiri iz menija). Skupino aktivnih linkov imenujemo aktivni link vodič. Uporabniku pomagajo izpolniti enega ali več obrazcev, da lahko izpolni določeno nalogo. Npr. aktivni link vodič lahko odpre formular za pridobitev kreditne kartice in nato med premikanjem po poljih daje navodila za njegovo izpolnitev.

Filter je akcija ali skupina akcij, ki se izvajajo na strežniku. Uporaba filtrov je pomembna za zagotovitev sistemske in podatkovne celovitosti, npr. za preverjanje vrednosti nekega podatka v obrazcu.

Filter vodič je skupina filtrov, ki se uporablja kot podrutina v poteku dela. Uporabljajo se samo na strežniku, tako da jih ne moremo uporabljati kot aktivni link vodič za vodenje uporabnika skozi izpolnjevanje obrazca.

Eskalacije so akcije ali skupina akcij, ki se izvajajo na strežnikih v definiranem času ali časovnem intervalu. Iščejo zahteve, ki ustrezajo

določenim pogojem in posledično izvajajo akcije. Vrste obrazcev V ARS poznamo več vrst obrazcev:

• Običajne (regular) Ti se pojavljajo v vlogi glavnih obrazcev v programski rešitvi. V ARS bazi se zgradijo zaradi upravljanja tabele za shranjevanje podatkov, ki se nato kažejo na naših obrazcih.

• Za prikaz (display only) Obrazec je na videz podoben običajnemu, z dvema izjemama: nima baze podatkov (zato nanj niso vezane zahteve), nima nobenih osnovnih polj. Ponavadi se uporablja kot nadzorni obrazec, npr. vstopni obrazec z nekaj gumbi, ali pa vsebuje tabelo, v kateri so zbrane zahteve.

• Združene (join) ARS omogoča kreiranje združenih oziroma sestavljenih obrazcev. Uporabni so takrat, kadar imamo podatke v več različnih obrazcih, želimo pa jih prikazati skupaj v enem obrazcu. Podobno kot obrazci za prikaz združeni obrazci ne vsebujejo podatkov, tako da ni nanje vezana nobena podatkovna tabela.

• Za pregled (vendor) Ti obrazci omogočajo ARS strežniku, da dostopa do podatkov, ki se nahajajo v obstoječi bazi izven ARS.

3.1.5 VRSTE KONTROLE DOSTOPOV V ARS V ARS je privzeto definiranih sedem skupin, ki podeljujejo vrsto dostopa uporabnikom do aplikacij, zahtev, filtrov, aktivnih linkov itd. Vrste skupin lahko razdelimo v dve skupini: Eksplicitne: so skupine, v katere morajo biti uporabniki predhodno določeni. Ko je uporabnik vnesen v skupino, so mu s tem dodeljene vse pravice, ki jih določa skupina. Eksplicitne skupine so:



• Administratorji: opredeljuje uporabnike, ki imajo poln in neomejen dostop do ARS. Uporabniki morajo imeti dodeljeno tudi fiksno licenco, drugače se uporabnika ne upošteva kot pripadnika te skupine.

• Subadministratorji: opredeljuje uporabnike z omejeno administratorsko pravico. Uporabniki morajo imeti dodeljeno tudi fiksno licenco, drugače se uporabnika ne upošteva kot pripadnika te skupine.

• Prirejeni uporabniki: Vse skupine, ki so dodatno kreirane (običajne – ang. regular, združene – ang. computed) v ARS tudi spadajo pod eksplicitne skupine.

Implicintne: so skupine, kjer uporabnik samodejno postane član skupine, glede na trenutne pogoje, okoliščine uporabnika, vrste zahteve, vsebino polj itd. Uporabniku ne moramo dodeljevati implicitnih dovoljenj, tako kot to lahko naredimo z eksplicitnimi skupinami. Na obrazcih se nahajajo polja z enakimi imeni implicitnih skupin, kamor se vpisujejo uporabniška imena ali eksplicitne skupine. Implicitne skupine so:

• Javne (ang. Public): vsi uporabniki ARS (registrirani uporabniki in gostje), ki so samodejno člani skupine.

• Prijavitelj (ang. Submitter): uporabnik, ki kreira zahtevo. Uporabnik samodejno postane član skupine, ki mu določa dostop do obrazcev in polj.

• Zadolženi (ang. Assignee): uporabnik, ki je zadolžen za zahtevo. Uporabnik samodejno postane član skupine, ki mu določa dostop do obrazcev in polj.

• Zadolžena skupina (ang. Assignee Group): vrsta eksplicitnih skupin ali uporabnikov, ki so zadolženi za zahtevo. Uporabniki samodejno postanejo člani skupine, ki jim določa dostop do obrazcev in polj.

V ARS je mogoče ustvariti tudi dinamične skupine (ang. dynamic groups), ki so neka vrsta razširjenih pooblaščenih skupin (ang. assignee groups), ki vključujejo posebno kreirana polja na obrazcih, kamor se lahko vpisuje zadolžene skupine ali uporabnike, ki imajo dostop do obrazcev, polj. 3.1.6 VARNOST PODATKOV (VEČNIVOJSKI DOSTOP) ARS zagotavlja štirinivojsko varnost - strežnik, obrazec, zapis, polje, da zagotovi zaščito pomembnih podatkov pred nepooblaščenim dostopom. Vsak nivo preverja uporabniške pravice za dostop. Če ima uporabnik dovoljen dostop, se kreirajo shematična "vrata", ki dovoljujejo uporabniku dostop v naslednjo stopnjo preverjanja. V primeru, da uporabnik nima pravice za dostop, ne more nadaljevati s trenutno akcijo (prijava v aplikacijo, prijava zahteve, sprememba vrednosti na polju, itd.). Primer preverjanja: Če uporabnik nima dovoljenja za obrazec, potem ne vidi nobenih polj, ki so na obrazcu. Uporabniki, ki dostopajo v ARS aplikacije preko spletnega brkljalnika, dokažejo svojo pristnost skozi avtentifikacijo ARS in spletnega strežnika. ARS lahko z uporabo standarda Secure Socket Layer (SSL) kodira vse podatke, ki tečejo med uporabnikom in spletnim strežnikom. Kodirajo se tudi gesla, ki se izmenjujejo med uporabniki in strežniki. Zaščita je vgrajena v ARS API. API je odprt in ga lahko



podpira Windows ali Unix operacijski system. Pri integraciji aplikacije drugih proizvajalcev jim samodejno zagotovimo varen dostop do podatkov. 3.2 ARIS TOOLSET Metoda ARIS (ang. Architecture of Integrated Information Systems) ureja, združuje in standardizira metode modeliranja osnovnih značilnosti poslovnih procesov (podatkov, postopkov in organizacijskih struktur). Omogoča pregleden in celosten posnetek stanja poslovnih procesov, temeljito analizo zbranih podatkov in opredelitev različnih scenarijev, ki vodijo do željenega stanja.

Modeli poslovnih procesov omogočajo analizo učinkovitosti poslovanja, usklajevanje projektov s strateškimi poslovnimi cilji, vpeljavo procesno usmerjenih organizacijskih struktur in učinkovito integracijo informacijske tehnologije. V enem samem modelu ni mogoče pregledno in razumljivo opredeliti ter predstaviti celovitega opisa poslovanja podjetja, zato metoda ARIS vsebuje več vrst modelov procesov oziroma stopenj in pogledov na njihovo izvajanje. Pogledi opredeljujejo posamezne objekte, ki so pomembni za procesno orientirano obravnavanje. Ločimo organizacijski, podatkovni in funkcijski pregled. Obravnava teh pogledov se izvaja sorazmerno samostojno, vendar pa tudi soodvisno. Zato skupini pogled na poslovni model združujemo v procesnem pogledu ali, bolje rečeno, modelu. Najpogosteje uporabljena tehnika modeliranja v okviru metodologije ARIS je dogodkovno prožena procesna veriga ali eEPC (ang. extended Event-driven Process Chain).

Zaradi načina proženja aktivnosti, ki se izvajajo na osnovi poslovnih dogodkov, bi obravnavano tehniko lahko poimenovali kar dogodkovno prožno procesno verigo, vendar zaenkrat uporabljamo kar angleško okrajšavo eEPC. Osnovni gradniki oziroma temeljni koncepti eEPC modeliranja so prikazani na naslednji sliki.

Uporabniškarešitev

DogodekDelovno mesto

DokumentOrganizacijska

enota Aktivnost

Ekskluzivni ALI Logični IN Logični ALI

Navedene gradnike je mogoče kratko opisati takole:

• Dogodek, ki proži izvajanje ali pa nastane z izvajanjem posamezne dejavnosti v poslovnem procesu. Dogodke delimo glede na nastanek na notranje, zunanje in časovno odvisne.

• Dejavnost predstavlja dejavno komponento poslovnega procesa, ki edina uporablja vire za ustvarjanje dodane vrednosti v poslovnem procesu.

Slika 8: Osnovni gradniki tehnike eEPC



• Kontrolni tok ali tok delovnega procesa, ki kaže na potek oziroma zaporedje izvajanja dejavnosti.

• Točke razvejanja in združevanja, v katerih se kontrolni tokovi razvejujejo ali združujejo; logični operatorji, ki semantično opredeljujejo proces, so logični IN (AND), logični ALI (OR) in ekskluzivni ALI (XOR).

• Izvajalec v poslovnem procesu izvaja dejavnost ali je zanjo odgovoren. Lahko gre za posamezno osebo ali skupino oseb, delovno mesto ali pa le za opredelitev potrebnih znanj in veščin izvajalca dejavnosti. Izvajalec pripada organizacijski enoti.

• Informacijski objekt, ki je lahko sporočilo v kateri koli obliki ali podatkovni zbirki.

Predstavitev poslovanja z modelom eEPC (ang. extended Event-driven Process Chain) je dosledna. Vsaka dejavnost v procesu mora obvezno sprožiti dogodek. Iz dejavnosti mora prav tako obvezno izhajati nov dogodek. Za njeno izvajanje morajo biti opredeljeni izvajalci in potrebni viri (npr. podatkovni) ter morebitne posledice izvajanja na teh virih. Dosledno morajo biti opredeljena tudi razvejanja in združevanja kontrolnih tokov (A. Kovačič, 1998). 3.3 SQL SERVER 2005 SQL Server 2005 je zmogljiva platforma za zbirke podatkov, ki z integriranimi orodji BI (ang. Business Intelligence) zagotavlja prvovrstno upravljanje podatkov. Mehanizem v SQL Serverju 2005 varno in zanesljivo shranjuje tako relacijske kot struktuirane podatke in tako omogoča visoko zmogljivo upravljanje podatkovnih aplikacij, s katerimi lahko izpopolnite svoje poslovanje. Aplikacija ARS Remedy uporablja za shranjevanje definicij programskih objektov (konstruktov) in podatkov podatkovni strežnik MS SQL 2005. MS SQL 2005 je relacijska baza podatkov, namenjena tako večjim kot manjšim zbirkam podatkov. 3.4 MICROSOFT VISIO Visio 2003 je program za izdelavo diagramov. Z njim je mogoče pripraviti poslovne in tehnične diagrame, ki dokumentirajo in organizirajo zapletene zamisli, procese in sisteme. Risbe in diagrami, narejeni z Visiom 2003, omogočajo slikovito predstavitev in posredovanje podatkov na jasen, jedrnat in učinkovit način, za katerega zgolj številke in besedilo ne zadostujejo. Podpira neposredno sinhronizacijo s podatkovnimi viri, zato lahko z Visiom 2003 avtomatiziramo slikovno ponazoritev podatkov, kar pomeni, da bodo diagrami vedno sproti posodobljeni. Možnost sinhronizacije lahko prilagodimo potrebam svoje organizacije. V tej diplomski nalogi sem uporabil Visio za izgradnjo podatkovnega modela, ki je služil kot osnova za oblikovanje tabel, indeksov in relacij na podatkovni bazi SQL Server 2005.



4 SEDANJE STANJE 4.1 SLIKA PROBLEMSKEGA STANJA Na spodnji sliki je prikazana skupna podoba problemskega stanja, v kateri je zajet vidik naročnika (podjetje Iskratel), vidik uporabnika in vidik izvajalca.

Vodenje prijav naizobraževanja se vodi

v papirni obliki

Neustreznaprogramska

oprema

Slab preglednad zgodovino

prijav

Slabainformacijska

podpora

Zastarelipostopki

dela

Velika porabaarhivskega

prostora

Ni centralnegavpogleda vpomembneinformacije

Nezadovoljstvozaposlenih

Oddane prijavese izgubijo oz.

spregledajo Potrjevanje zaizobraževanjetraja predolgo

Velikopodvojenega

dela

Nezadovoljstvoudeležencev

Slaba odzivnoststoritev

Prekratki rokiza izvedboin testiranjeprogramov

Zasedenostprogramerjev

Veliki stroškiposlovanja

Delovni procesiniso definirani

Hitra pripravaspiska

udeležencev nimogoča

Pogostoreševanje

drugihproblemov

Velika porabamateriala

Podatki nisointegrirani v

kadrovsko bazo

Hitra pripravaporočil nimogoča

Visokaobremenjenost

zaposlenih

Slab pregledprijavljenih naizobraževanje

Nizka stopnjatransparentnost

poslovanja

Slika 9: Slika problemskega stanja



4.2 POSNETEK STANJA 4.2.1 PROCES PRIJAVE NA IZOBRAŽEVANJE Proces prijave na izobraževanje je prikazano v prilogi 1. 4.2.2 PODPROCES PRIJAVE NA IZOBRAŽEVANJE Proces prijave na izobraževanje je prikazano v prilogi 2. 4.2.3 PROCES PO KONČANEM IZOBRAŽEVANJU Proces po končanem izobraževanju je prikazan v prilogi 3. 4.3 ANALIZA SEDANJEGA PROCESA Pri sedanjem procesu prijavljanja na izobraževanje se težave pojavljajo na vseh področjih. Predvsem pa sedanji proces zelo obremenjuje referenta za izobraževanje, tajnice in zaposlene, ki se prijavljajo na posamezno izobraževanje. Informacijska podpora procesa je slaba oziroma je ni zato je večina dokumentov v papirni obliki. To posledično pomeni, da je pregled nad izobraževanji oziroma kandidati, ki so obiskovali določeno izobraževanje, slab, kar otežuje obvladljivost in preglednost. Podatki niso integrirani v informacijski sistem, kar zmanjšuje transparentnost vodenja prijav na izobraževanje in podpisovanja prijavnice za izobraževanje. Kandidati nimajo samostojnega pregleda nad prijavljenimi in zavrnjenimi izobraževanji. Prav tako vodja sektorja težko preveri, kateri kandidat je že obiskoval določeno izobraževanje. Preverjanje je mogoče le preko Referata za izobraževanje, za vsakega kandidata posebej. Zaradi ročnega načina dela je veliko opravil podvojenih oziroma nepotrebnih. Procesi so predvsem dolgotrajni, saj preteče kar veliko časa med časom, ko je referent izdal prijavnico v podpis vodji sektorja in vračilom podpisane prijavnice Referatu za izobraževanje. Veliko je fizične izmenjave dokumentov, kar bi lahko nadomestili z uvedbo elektronske izmenjave oziroma z izgradnjo nove uporabniške rešitve. Posledice so, da se veliko dokumentov zavrže oziroma izgubi. Pri analizi sedanjega procesa, je bilo mogoče opazovati in približno izmeriti koliko časa v povprečju prijava potrebuje, da se kandidata označi kot prijavljenega. Povprečno izmerjen čas obdelave oddane prijave na izobraževanje je 150min s tem da smo upoštevali, da se v trenutku ko kandidat odda prijavo izdela formalna prijavnica, potrjevalec takoj prejme in potrdi ali zavrne prijavo z podpisom, prijavnica takoj vrne in obdela pri obračunovalki oddelka. Časa, ko kandidat prejme obvestilo in odda prijavo tu nismo upoštevali, ker se pojavlja mnogo načinov oddaje prijave, hkrati pa je sama oddaja prijave odvisna od posameznika, kdaj prejme obvestilo o novem izobraževanju in kdaj ga odda. 4.3.1 ORGANIZACIJSKI VIDIK Pri organizacijskem vidiku se bomo omejili na kvantitativne kriterije. Analiza procesa je podana ob posameznem kriteriju:

• Število funkcij



Kriterij pokaže obsežnost procesa. V procesu objave izobraževanje se v povprečju pojavljajo tri funkcije, v procesu prijave na izobraževanje pa v povprečju osemnajst funkcij.

• Število prehodov med funkcijami Kriterij pokaže sorazmerno nekompleksen, vendar dolgotrajen proces. Osnova so relacije med funkcijami, ki se lahko ponavljajo (povratne zanke). Večje kot je število prehodov, dlje časa se izdelek procesa zadržuje v procesu. Proces prijave na izobraževanje nima nobenih povratnih zank, kar naj bi pomenilo, da se izdelek procesa ne zadržuje dolgo v procesu. V praksi pa se pojavlja stanje, ko se kljub temu izdelek (dokument) procesa relativno dolgo zadržuje v posameznem procesu zaradi posameznega prehoda izdelka (dokument) do Referata, tajnice, obračunovalke, potrjevalca.

• Število dokumentov v procesu Kriterij pokaže število različnih dokumentov v procesu. Ker je za vsak dokument potreben proces izdelave dokumenta, nam kriterij pokaže pomembnost procesa. V celotnem procesu prijav na izobraževanje se pojavljajo štirje različni dokumenti (formalna prijavnica, spisek kandidatov pred izobraževanjem, spisek udeležencev po izobraževanju in elektronska pošta).

• Razmerje izvajalci/število funkcij v procesu Če je razmerje večje od 1, pomeni, da je v procesu zaposlenih več izvajalcev, kot je izvajanih funkcij. Po teoriji se za vsak prehod med različnima izvajalcema pojavlja čakalni čas in čas prenosa. Ker v procesu objave izobraževanja in sprejemanja kandidatov na izobraževanje sodeluje ena oseba, je razmerje sorazmerno s številom funkcij. V našem primeru je omenjeno razmerje 0,09.

• Frekvenca izvajanja procesa (letno) Kriterij pokaže ponavljanje procesa. Za bolj frekventen proces je pomembno, da ima čim večjo pretočnost, da je čim manj kompleksen, s čim manj povratnimi zankami, s čim manj alternativnimi potmi v procesu, s čim manj različnimi izvajalci in s čim manj hierarhičnimi prehodi med različnimi delovnimi mesti. Povprečno se na mesec objavi 10 novih izobraževanj (brez upoštevanja poletnih mesecev, ko izobraževanj ni). Na dan se izdelata povprečno dve prijavnici. Spisek kandidatov se dela po potrebi.

• Število vhodov v ostale procese Kriterij pokaže pomembnost procesa za posledične procese – člen v verigi/mreži procesov. Veriga procesov je tako učinkovita, kot je učinkovit njen najšibkejši člen. Proces objave izobraževanj se močno povezuje s procesom prijave in potrjevanja na izobraževanje. Proces tu pokaže najšibkejši člen celotnega prijavljanja na izobraževanje, saj se mnogokrat dokumenti za podpis izgubijo oziroma podpisovanje mnogokrat traja predolgo.

• Pomembnost vodstva in sodelujočih Kriterij pokaže subjektivno mnenje vodstva in sodelujočih o določenem procesu. Dejstvo je, da so prijave na izobraževanje po mnenju vodstva in sodelujočih eden izmed srednje pomembnih procesov, ki se pojavljajo pri oddelku izobraževanj. Je pa pomembno, da podjetje pridobi informacijsko podprto tehnologijo, ki bo nudila boljši pretok prejemanja prijav in potrjevanja, predvsem pa pregleda v zgodovino prijav na posamezna izobraževanja.



4.3.2 INFORMACIJSKI VIDIK Za analizo posnetkov se bomo omejili na tri ključne kriterije, s katerimi bomo skušali ugotoviti enovitost, učinkovitost in obseg informacijske podpore procesa.

• Različnost informacijskih sistemov Kriterij pokaže enovitost informacijske podpore procesa. Enovitost informacijske podpore je pomembna zaradi zmanjšanja deleža človeškega dela v procesu na račun racionalnega poslovanja (odpravljanje podvojenega dela) in kvalitativno gledano zaradi zmanjšanja pojava napak zaradi vpliva človeškega faktorja. Analiza je pokazala, da je proces informacijsko slabo podprt, da se vnosi ponavljajo, opravlja se podvojeno delo, veliko je ročnega vnosa in papirnih oblik dokumentov. Celoten proces prijave in potrjevanja lahko podpre z uporabniško rešitvijo prijave na izobraževanje oziroma vodenje prijav (potrjevanje, pregled zgodovine) na izobraževanja.

• Delež funkcij, podprtih z informacijskim sistemom Kriterij pokaže učinkovitost informacijske podpore procesa. Izražen je v razmerju med funkcijami, ki so podprte z informacijskim sistemom in skupnim številom vseh funkcij. Idealno razmerje je 1. Več kot je funkcij, podprtih z informacijskim sistemom, krajši so pretočni časi, manj je napak, racionalnejše je poslovanje na račun zmanjšanja človeškega dela. Stanje na tem področju je zelo različno od področja do področja. Povprečje deležev v sedanjem procesu prijavljanja na izobraževanje je le 0,20.

• Točka vstopa informacijske podpore v procesu Kriterij pokaže obseg informacijske podpore procesa. Prave informacijske podpore v sedanjem procesu ni. Prijave se hranijo v Referatu za izobraževanje, do katerega imajo dostop samo referenti oddelka, ki lahko izda poročilo na zahtevo. Izdelovanje poročila je lahko zelo zamudno, saj se prijave hranijo v papirni in elektronski obliki zapisa (MS Word, MS Excel).



4.4 PREGLED IN ANALIZA SEDANJIH PISNIH EVIDENC

Slika 10: Prikaz elektronske pošte za razpisano izobraževanje (vir: Iskratel d.o.o.)

Slika prikazuje obliko elektronske pošte, ki je bilo poslano vsem vodjem sektorjev kot obvestilo o tem, da se je odprlo novo izobraževanje. Nadrejeni obvestijo svoje podrejene o novem izobraževanju, hkrati pa se novica o novem izobraževanju objavi tudi na intranetu podjetja Iskratel. V primeru, da gre za zunanje izobraževanje, namenjeno partnerjem in kupcem produktov, se novica objavi tudi na spletnih straneh podjetja. Nova izobraževanja so objavljena tudi v spletnem katalogu.



Slika 11: Prikaz formalne prijavnice za izobraževanje (vir: Iskratel d.o.o.)

Slika prikazuje sedanjo prijavnico za izobraževanje. Prijavnica se je izpolnjevala za vsak sektor posebej, kar je povzročilo veliko dela referentu za izobraževanje, kjer se zbirajo prijave in nato posredujejo obračunovalki oddelka, ki dosledno izpolni prijavnico kandidatov za vsak oddelek (sektor) posebej, kar je kot končen rezultat prineslo veliko prijavnic v papirni obliki. Prijavnice so se obdelovale preko MS Word aplikacije. Prijavnice v papirni obliki so preko tajnic oddelkov razdelili vodjem oddelkov (sektorjev), ki so bili zadolženi za potrjevanje oziroma zavračanje prijavljenih na izobraževanje. Podpisana prijavnica je bila preko tajnice posredovana v Referat za izobraževanje in obračunovalki oddelka. Izdelal se je spisek prijav s strani referata za izobraževanje, obračunovalka pa je vračunala stroške, ki so bremenili oddelek.



Slika 12: Spisek prijavljenih kandidatov na izobraževanje (vir: Iskratel d.o.o.)

Slika prikazuje vpisovanje prijavljenih na posamezna izobraževanja v MS Excel-u. Preglednica služi za preverjanje, če so se prijavljeni udeležili izobraževanja in kot arhiv prijavljenih kandidatov na posamezna izobraževanja.



5 PRENOVA 5.1 ANALIZA ZAHTEV 5.1.1 MREŽA CILJNIH STANJ

Odobren poslovnik izobraževanj

Sistemizirano delovno mesto

Natančno opredeljen način dela

Zagotovljena strojna oprema

Možnost povratne informacije

Zagotovljena programska oprema

Motivacija prihodnjih uporabnikovnove tehnologije

Uporaba informacijske tehnologije

Primerjava s konkurenco

Načrtovanje

Analiziranje podatkov

Opredeljena vizija

Zagotovljeno šolanje uporabnikov

Motivacija uporabnikov

Izobraženi in motivirani uporabniki

Učinkovito vodenje prijav na izobraževanja zuporabo informacijske tehnologije

Slika 13: Mreža ciljnih stanj



5.2 MODEL PRENOVLJENEGA PROCESA 5.2.1 PRENOVLJEN PROCES PRIJAVE NA IZOBRAŽEVANJE Prenovljen proces prijave na izobraževanje je prikazan v prilogi 4. 5.2.2 PRENOVLJEN PODPROCES ODDAJE PRIJAVE NA IZOBRAŽEVANJE Prenovljen podproces oddaje prijave na izobraževanje je prikazan v prilogi 5. 5.2.3 PRENOVLJEN PODPROCES POTRJEVANJA IN ZAVRAČANJA NA IZOBRAŽEVANJE Prenovljen podproces potrjevanja in zavračanja na izobraževanje je prikazan v prilogi 6. 5.2.4 PRENOVLJEN PROCES PO KONČANEM IZOBRAŽEVANJU Prenovljen proces po končanem izobraževanju je prikazan v prilogi 7. 5.2.5 PROCES ODDAJE PREDLOGA ZA IZOBRAŽEVANJE Proces oddaje predloga za izobraževanje je prikazan v prilogi 8. 5.2.6 PROCES PRIJAVE NA PREDLAGANO IZOBRAŽEVANJE Proces prijave na predlagano izobraževanje je prikazan v prilogi 9. 5.3 UTEMELJITEV PRENOVLJENEGA MODELA PROCESA V prikazanem prenovljenem procesu je že upoštevana zahteva po funkcionalnosti uporabniške rešitve, ki jo bomo razvili v nadaljevanju. 5.3.1 IZHODIŠČA ZA RAZVOJ NOVE UPORABNIŠKE REŠITVE Ker gre za razvoj uporabniške rešitve, ki bo nadomestila obstoječ proces, je osnovna zahteva naročnikov, da bo nova uporabniška rešitev vsebovala vse bistvene funkcionalnosti obstoječega procesa, hkrati pa omogočala razširitev na področja, ki jih je bilo do sedaj težko zajeti. Te funkcionalnosti so predvsem:

• Vnos predavateljev. • Vnos podatkov o učilnicah in lokacijah izobraževanj. • Izdelovanje večnivojskega kataloga izobraževanj za predstavitev na spletnih

straneh in možnost direktne prijavo na izbrano izobraževanje. • Prijava na izobraževanje preko interneta ali intraneta.

o Pošiljanje vsebine, literature in povzetka tečaja na elektronski naslov prijavitelja

• Odjava izobraževanja preko interneta ali intraneta. • Pregled vsebine in pridobitev ustrezne literature za izobraževanje preko

uporabniškega vmesnika ob prijavi. • Administriranje prijav s strani referenta za izobraževanje.

o Odjava kandidata, prijavljenega na izobraževanje. o Prijava kandidata na izobraževanje o Sprememba podrobnosti izobraževanja. o Povečanje število prostih mest.



o Zapiranje tečaja. o Dodelitev odgovornega referenta za izobraževanje. o Dodelitev dodatnih zadolženih za potrjevanje, če je to potrebno. o Izdelavo novih katalogov in paketnih izobraževanj.

• Izdelovanje poročil in spiska prijavljenih na izobraževanje. • Vnos poročila in izpolnitev ankete preko uporabniškega vmesnika po

končanem izobraževanju. o Omogočeno dnevno obveščanje kandidata o potrebni izpolnitvi

poročila. o Pošiljanje obvestila referentu, ko je poročilo oddano.

• Elektronsko potrjevanje vodij sektorja za kandidate, ki so se prijavili na izobraževanje.

o Obveščanje kandidata o zavrnitvi prijave. o Obveščanje referenta o potrjeni prijavi.

• Avtomatsko posredovanje prijavljenih kandidatov obračunevalki oddelka in izdelava formalne prijavnice

• Avtomatsko pošiljanje vabila na izobraževanje tri dni pred začetkom izobraževanja (opominjanje) preko elektronske pošte

• Avtomatsko kreiranje zadolženega za potrditev ali zavrnitev prijave na izobraževanje.

• Možnost oddaje predloga za izobraževanje. • Možnost prijave na predlagano izobraževanje:

o V primeru možne realizacije se spremeni samo stanje izobraževanja, tako, da se vse prejete prijave upoštevajo kot dejanska prijava na izobraževanje.

Končni cilj razvoja je seveda izboljšanje obstoječega stanja, zato bo nova aplikacija tekla preko spletnih brkljalnikov (IE 6.0+, Mozilla Firefox). S tem želimo doseči, da bodo uporabniki lahko kadarkoli in kjerkoli oddali prijavo, pregledovali literaturo za izobraževanje, opravili odjavo izobraževanja in pregledovali zgodovino opravljenih izobraževanj. Ker trenutni proces ni informacijsko podprt, se bo uporabniška rešitev začela uporabljati takoj, ko bodo opravljena interna testiranja v Razvoju. Ne gre za reorganizacijo poslovnega procesa, ampak le za optimizacijo in prenovo obstoječega sistema. 5.3.2 ORGANIZACIJSKI VIDIK

• Število funkcij Število funkcij se je v prenovljenem procesu zmanjšalo. V procesu objave izobraževanja se še vedno pojavljajo tri funkcije, v procesu prijave na izobraževanje pa v povprečju štirinajst funkcij. Veliko dela sedaj poteka avtomatizirano, saj se razna obvestila in zadolžitve sedaj pošiljajo preko elektronske pošte.

• Število prehodov med funkcijami Prenovljeni proces prijave na izobraževanje vsebuje en prehod (povratna zanka), ki omogoča, da se uporabnik takoj po zavrnjeni prijavi ponovno



prijavi na izobraževanje. Povratna zanka v tem primeru ne zadržuje izdelka v procesu.

• Število dokumentov v procesu V prenovljenem procesu prijav na izobraževanje se pojavljata samo dva dokumenta (elektronska pošta, formalna prijavnica – le-ta se vloži kot priloga v računovodstvo podjetja).

• Razmerje izvajalci/število funkcij v procesu V procesu prijavljanja na izobraževanje sedaj sodelujeta dve osebi. Razmerje ostaja sorazmerno s številom funkcij. V našem primeru je omejeno razmerje 0,10.

• Frekvenca izvajanja procesa (letno) Povprečno se na mesec objavi 10 novih izobraževanj (brez upoštevanja poletnih mesecev, ko izobraževanj ni). Na dan se izdelata povprečno dve prijavnici. Spisek kandidatov se dela po potrebi.

• Število vhodov v ostale procese Število vhodov v ostale procese se je spremenilo s stališča, da se nekatere funkcije izvedejo nekoliko kasneje oziroma se ne izvedejo, v kolikor je npr. prijava zavrnjena. Popravili smo tudi verigo procesov, ki je sedaj bolj zanesljiva, saj se prijave sedaj beležijo v elektronski obliki.

• Pomembnost vodstva in sodelujočih Tudi po prenovi ostaja subjektivno mnenje vodstva in sodelujočih o procesu enako.

5.3.3 INFORMACIJSKI VIDIK

• Različnost informacijskih sistemov Analiza je pokazala, da je prenovljen proces prijave na izobraževanje zelo dobro podprt z novo uporabniško rešitvijo. Dostop do uporabniškega vmesnika se izvaja preko interneta, kar pomeni da je mogoče prijavo oddati kjerkoli in kadarkoli.

• Delež funkcij, podprtih z informacijskim sistemom Povprečje deležev v sedanjem procesu izdajanja nakaznic je le 0,6.

• Točka vstopa informacijske podpore v procesu Točka vstopa informacijske podpore je dostopna preko interneta in intraneta. Uporabniki imajo dostop do razpisanih izobraževanj, prav tako je omogočen pregled zgodovine oddanih prijav. Omogočena je tudi elektronska odjava izobraževanja, oddaja predloga novega izobraževanja in prijava na predlagano izobraževanje.



5.4 PODATKOVNI MODEL Podjetje Iskratel ima razvojne oddelke v številnih državah po svetu. Za razvoj, dokumentiranje in uporabniške vmesnike aplikacij je kot primarni jezik določena angleščina. Zato sem v podatkovnem modelu uporabil angleške izraze.

ITCC:Classes

PK Class ID

StatusClass TitleStart Date&TimeEnd Date&Time

FK2 Classroom IDCapacityNumber Enrolled

FK4 Instructor IDClass CostClass OwnerDescriptionProposed forURL for more information

FK3 Course ID

ITCC:Category

PK Category ID

StatusCategory

ITCC:Approvals

PK Approval ID

FK2 User IDEnrollment IDEnrolle LoginEnrolle StatusAssigneeApproverStatusComment

ITCC:Enrollments

PK Enrollment ID

Enrollee LoginFull NameDepartmentPerson NumberStatusSTMFPWBS

FK1 Class IDFK2 User ID

ICC:Organization

PK Organization ID

Organization NameStatusDescriptionLocationStateContact

Users

PK User ID

Login NameFK1 Group List

First NameLast NamePerson NumberStatusNotification MethodEmail AddressPhone NumberFax NumberRegionSiteDepartmentOfficePayrollCost CenterManager?Managers's NoManager's NameTypeStreetCityPostal CodeStateCountry

Groups

PK Group ID

Group NameGroup TypeLong Group NameGroup CategoryStatusCommentsGroup Definition

ITCC:Chapter

PK Chapter ID

Chapter NameStatusLanguageComment

ITCC:Course

PK Course ID

Course NameCourse CostDescriptionProposed forStatusLanguageID Category

FK1 Category ID

ITCC:Classroom

PK Classroom ID

NameLocationEquipmentCommentClass ID

ITCC:Instructor

PK Instructor ID

NameSurnameLogin NameEmail AddressSkillsLanguageComment

FK1 User ID

ITCC:Node

PK Node ID

FK1 Organization IDFK4 Chapter IDFK3 Course IDFK5 Child ID

Slika 14: Podatkovni model



5.5 UPORABNIŠKI VMESNIK Za pripadajočo programsko rešitev sem po končani izdelavi podatkovnega modela in programiranja sproti oblikoval uporabniški vmesnik. Uporabniški vmesnik je bil v prvi fazi razvoja napisan v angleškem jeziku. Podjetje uporablja svoje izdelke v številnih državah po svetu. Za razvoj, dokumentiranje in uporabniške vmesnike aplikacij je kot primarni jezik določen angleški jezik. Kasneje se bo uporabniški vmesnik prevajal tudi v ostale jezike (slovenščina, ruščina, itd.). Uporabniški vmesnik se je v fazi testiranja malenkost spreminjal, vendar predvsem v položaju gumbov, barvnih kombinacijah in položaju polj. Do aplikacije uporabniki vstopajo preko intranetne strani podjetja Iskratel ali direktno preko HTML linka.

Slika 15: Prijavno okno v uporabniški vmesnik (vir: Iskratel d.o.o.)

V glavnem oknu aplikacije lahko uporabnik pregleduje trenutna izobraževanja in se na njih tudi prijavi. Prikazujejo se tudi izobraževanja, ki so aktualna in so že polno zasedena. Na ta izobraževanja se uporabnik ne more več prijaviti. Za lažje iskanje po izobraževanjih je tu na voljo možnost iskanja in polje kategorizacija, ki ločuje tipe izobraževanj (npr. jezikovna, strokovna, itd.).



Slika 16: Glavno okno uporabniškega vmesnika – prijava na izobraževanje (vir: Iskratel d.o.o.)

V drugem zavihku Moja izobraževanja (ang. My Classes) se uporabniku prikazujejo izobraževanja, na katere se je prijavil. Možno je pregledovati podrobnosti izobraževanja in literaturo. Izobraževanja pa lahko tudi odjavi.

Slika 17: Glavno okno uporabniškega vmesnika – pregled prijav na izobraževanja (vir: Iskratel d.o.o.)

Po uspešni prijavi na izobraževanje sem izdelal tudi uporabniški vmesnik (konzolno okno), kjer zadolženi za potrditev ali zavrnitev kandidata na izobraževanje oddajo svoje mnenje. Konzolno okno potrjevanja prijav na izobraževanja je dostopno preko intranetne strani podjetja ali preko direktnega HTML linka.



Slika 18: Okno za potrjevanje ali zavračanje prijav (vir: Iskratel d.o.o.)

Zadolženi za potrjevanje v zgornjem delu okna pregleduje zadolžitve oziroma zahteve, ki jih mora potrditi, da se določen uporabnik lahko udeleži izobraževanja. V spodnjem oknu so detajlni podatki zaposlenega, ki se je prijavil na izobraževanje in podatki o izobraževanju. Pri kreiranju sem želel vključiti čim več podatkov, ki jih potrjevalec potrebuje pri odločitvi, ali je zaposleni upravičen do udeležbe na tečaju ali ne. Pri zavračanju zahteve sem vključil polje, kamor je potrebno vpisati razlog zavrnitve, ki ga potem zaposleni prejme v obliki elektronske pošte.

Slika 19: Podrobni podatki namenjeni zadolženemu, ki pregleduje prijave (vir: Iskratel d.o.o.)

Pri kreiranju uporabniškega vmesnika sem kreiral tudi vloge, ki jih uporabljajo predvsem administratorji in vzdrževalci, ki vpisujejo nova izobraževanja, pregledujejo poročila kandidatov po končanem izobraževanju, itd. Izdelal sem administratorski vmesnik, preko katerega administratorji dostopajo do posameznih funkcionalnosti uporabniškega vmesnika. Primer takega vmesnika je tudi konzolno okno, kamor vpisujemo nova izobraževanja. V oknu sem poleg vnosa omogočil tudi popravljanje podatkov in



spreminjanje stanja izobraževanja. Omogočeno je tudi pregledovanje vseh kandidatov, ki so se prijavili na posamezno izobraževanje.

Slika 20: Okno za vnos in popravljanje podrobnosti izobraževanja (vir: Iskratel d.o.o.)

Poleg administriranja podatkov sem izdelal tudi vmesnik za administriranje prijav. Vmesnik sem zasnoval z možnostjo pregleda prijavljenih na izobraževanje v zgornjem delu okna, v spodnjem delu okna pa se prikazujejo vsi potrebni podatki, ki jih administrator uporabniškega vmesnika potrebuje. Dodal sem možnost, da administrator določi prijavljene, ki morajo oddati poročilo o izobraževanju in so o tem tudi obveščeni, ko je izobraževanje končano. Uporabnike je mogoče preko vmesnika odjaviti.

Slika 21: Okno za administriranje prijav (vir: Iskratel d.o.o.)



Omogočil sem tudi pregledovanje potrjenih ali zavrnjenih zahtev (ang. Approvals Details) in pregled končnega poročila uporabnika (ang. Report of Class).

Slika 22: Okno za pregled kdo je prijavo zavrnil ali odobril (vir: Iskratel d.o.o.)

Slika 23: Okno za oddajo anketnega vprašalnika po končanem izobraževanju (vir: Iskratel d.o.o.)

5.6 PROGRAMIRANJE Programiranje aplikacije je potekalo znotraj BMC Remedy ARS okolja. Orodje je zasnovano na način, ki nam zagotavlja avtomatizem v procesih, brez kakršnega koli strokovnega znanja o programiranju oziroma razumevanju kompleksnih razvijalskih orodji. Programiranje poteka brez vnosa kakršne koli zahtevnejše oblike programske kode, kot npr. Visual Basic, C++ ipd. Opisali bomo samo nekaj primerov, kako poteka programiranje v omenjenem orodju.



Spodnje slike prikazujejo izgled orodja, kjer se izvaja programiranje z uporabniškim vmesnikom BMC Remedy Administrator. V levem delu okna se nam prikazuje izbira posameznih elementov, ki jih lahko kreiramo z orodjem:

• Obrazci (ang. Forms), • Aktivni Linki (ang. Active Links), • Filtri (ang. Filters), • Eskalacije (ang. Escalations), • Aktivni Link Vodiči (ang. Active Link Guides), • Filter Vodiči (ang. Filter Guides), • Aplikacije (ang. Applications), • Paketna Lista (ang. Packing List), • Spletna storitev (ang. Web Service), Meniji (ang. Menus), itd...

Hkrati se lahko prijavimo na več strežnikov, kjer je nameščeno okolje ARS. V našem primeru sta to strežnika ntars04 in ntars01. V desnem delu okna pa vidimo spisek objektov, ki so sortirani glede na posamezno funkcionalnost iz levega dela okna.

Slika 24: Prikaz orodja za programiranje v ARS okolju (vri: Iskratel d.o.o.)

5.6.1 AKTIVNI LINK Opisal bom primer kreiranje aktivnega linka, ki ga uporabljamo predvsem za akcije, ki se izvajajo glede na uporabnikove odzive direktno na uporabljenem uporabniškem vmesniku (odjemalcu) uporabnika (IE, Mozila Firefox ali BMC Remedy User). Primeri aktivnih linkov Kreiral sem aktivini link, kateremu sem določil Ime (ang. Name), Zaporedno Številko Izvajanja (ang. Execution Oder), izbral Ime Obrazca (ang. Form Name), na kateremu se bo aktivni link prožil, določil, na kakšen način se bo aktivni link prožil, in vpisal pogoj (ang. Run if).

Pri izbiri proženja so določene izbire razdeljene v več sklopov. Lahko določamo vrsto proženja glede na dogodke, ki se zgodijo na izbranem obrazcu:

• Submit (ang. Submit) - aktivni link se bo prožil ob shranjevanju zapisa v nek obrazec.

• Search (ang. Search) - aktivni link se bo prožil ob iskanju v obrazcu,



• Window Open (ang. Window Open) - aktivni link se bo prožil ob odpiranju obrazca.

• Window Loaded (ang. Window Loaded) - aktivni link se bo prožil, ko se bodo v obrazec nastavile privzete vrednosti v posamezna polja, če imamo tako nastavljeno.

• Window Close (ang. Window Close) – aktivni link se bo prožil, ko se zapre aktivno okno oziroma obrazec, ki ga določimo.

• After Submit (ang. After Submit) - aktivni link se bo prožil, ko bo zapis že shranjen v obrazec.

• After Modify (ang. After Modify) - aktivni link se bo prožil, ko se bo spremenila vrednost zapisa na obrazecu.

• Display (ang. Display) – aktivni link se bo prožil glede na izbiro zapisa v prikazani listi obrazca (ang. Result List).

• Un-Display (ang. Un-Display) – aktivni link se bo prožil, ko se bo trenutna izbira v prikazani listi obrazca spremenila.

• Event (ang. Event) – aktivni link se bo prožil, ko bo trenutno izvajana akcija prejela vnaprej določen dogodek, ki ga določimo sami.

V drugem delu izbire proženja aktivnega linka lahko določimo tudi naslednje možnosti:

• Return/Table or Level Dbl-Clk - pomeni, da se bo aktivni link prožil, ob izbiri vrednosti v posamezni tabeli ali polju.

• Menu/Row/Level Choice - aktivni link se bo prožil ob izbiri iz menija ali izbiri v tabeli pri enkratnem kliku nanjo

• Lose Fokus - aktivni link se bo prožil, ko bomo spremenili fokus iz trenutno izbranega polja v drugo polje.

• Gain Focus - aktivni link se bo prožil, ko bomo postavili fokus na novo polje. • Button/Menu item – aktivni link se bo prožil ob kliku na gumb oziroma izbiri iz

menija. • Interval – določimo lahko tudi interval proženja aktivnega linka.

Slika 25: Aktivni link – pogled Osnovno (vir: Iskratel d.o.o.)



Pri kreiranju pogoja proženja (ang. Run If), ki ga sestavljamo po predpisani sintaksi, ki so jo razvili pri podjetju BMC (podobno sintaksi SQL), vpišemo pogoj, s katerim omejimo delovanje aktivnega linka. V našem primeru sem vpisal, da se aktivni link proži pri izbiri v tabeli tblEnrollments, če vrednost v stolpcu 'ColViewEnrollmentID' ni prazna ($NULL$).

V naslednjem koraku Če Akcija (ang. If Action) določimo, kaj naj se zgodi, če so zahtevani pogoji Proži Če (ang. Run If) pod zavihkom Osnovno (ang. Basic) izpolnjeni.

Slika 26: Akcije aktivnega linka (vir: Iskratel d.o.o.)

Slika prikazuje akcije na aktivnem linku (ang. New Action), ki nam jih dopušča BMC ARS. V našem primeru sem izbral akcijo Nastavi Polja (ang. Set Fields), ki nam ob izpolnjenem pogoju nastavi vrednosti v določena polja (ang. Field Name) na obrazcu. V primeru, da želimo vrednosti nastaviti iz kakšnega drugega obrazca, to lahko storimo z določitvijo imena obrazca v polju Preberi Vrednosti iz Obrazca (ang. Read Value for Field Form). V našem primeru sem izbral obrazec ITCC:Classes. Določiti je potrebno pogoj, ki nam dodatno omeji iskane vrednosti iz izbranega obrazca, ki jih želimo nastaviti. To storimo pod možnostjo Nastavi Polja Če (ang. Set Fields If), kamor sem vpisal pogoj, da je trenutno izbrana vrednost v obrazcu $ColViewClassID$ enaka vrednosti 'Class ID' iz obrazca ITCC:Classes.

Slika 27: Določanje polj preko pogoja v aktivnem linku (vir: Iskratel d.o.o.)



V primeru, da nobena vrednost ne ustreza pogoju, lahko akciji Nastavi Polja (ang. Set Fields) določimo:

• Če se noben zapis ne ujema (ang. If No Request Match); določimo, kaj naj se zgodi, če pogoj ne vrne nobenega zapisa.

• Če se ujema več zapisov (ang. If Multiple Request Match); določimo, kaj naj se zgodi, če pogoj vrne več zapisov.

V naslednjem koraku (ang. Else Action) določimo, kaj naj se zgodi, če zahtevan pogoj ni izpolnjen. Izbral sem primer aktivnega linka, kjer se v tem koraku uporabniku izpiše sporočilo na ekran. Kreiramo lahko več vrst sporočil: Opozorilo (ang. Warrning), Opomba (ang. Note) in Napaka (ang. Error), ki se razlikujejo po obliki in tudi delovanju (npr. Sporočilo za napako - Error prekine vse naslednje aktivne linke, ki se prožijo za trenutno aktivnim aktivnim linkom). Določimo lahko tudi številko sporočila (ang. Number), kar nam pomaga pri pisanju navodil, kjer uporabnik lahko še dodatno preveri namembnost prikazanega sporočila. Sporočilo lahko prikazujemo v obliki okna ali izpisa sporočila v aktivni vrstici aplikacije (ang. Prompt Bar), ki se nahaja v spodnjem levem kotu ekrana.

Slika 28: Izpis opozorila z aktivnim linkom (vir: Iskratel d.o.o.)

Aktivnim linkom pa lahko določimo še en kriterij pod zavihkom Pravice (ang. Permissions). Tu določamo, kateremu uporabniku naj se aktivni link proži. Izbira Javno (ang. Public) pomeni, da se bo aktivni link prožil vedno ne glede na to, kakšne pravice ima uporabnik, ki uporablja aplikacijo, oziroma se bo aktivni link prožil pod vsakim uporabnikom. Lahko pa bi dodali pravico ITCC-Administrator-R, kar bi pomenilo, da se aktivni link proži samo uporabniku, ki ima dodeljeno to pravico.



Slika 29: Določanje pravic aktivnega linka (vir: Iskratel d.o.o.)

5.6.2 FILTER Filter ima v primerjavi z aktivnim linkom lastnost, da se akcije izvajajo na strežniku, kar omogoča hitrejše delovanje uporabniškega vmesnika in pripomore k zagotavljanju sistemske in podatkovne celovitosti (npr. preverjanje vrednosti nekega podatka v obrazcu). Primeri filtrov: Podobno kot aktivni link tudi filtru določimo Ime (ang. Name), Vrsti red izvajanja (ang. Execution Order), Ime obrazca, na katerem se bo filter prožil (ang. Form Name).

Določamo lahko vrsto proženja glede na dogodke, ki se zgodijo na ARS strežniku:

• Submit (ang. Submit) - ob shranjevanju vrednosti na obrazcu, ki sem ga izbral.

• Modify (ang. Modify) - ob spremembi podatkov na obrazcu, ki sem ga izbral. • Delete (ang. Delete) - pri izpisu celotnega zapisa na obrazcu, ki sem ga

izbral. • Get Entry (ang. Get Entry) – pri pridobljeni, prejeti zahtevi (ang. Request). • Merge (ang. Merge) - ob uvozu podatkov v izbrani obrazec.

Pri kreiranju pogoja proženja (ang. Run If), ki ga sestavljamo po predpisani sintaksi, ki so jo razvili pri podjetju BMC (podobna je sintaksi SQL), vpišemo pogoj, s katerim omejimo delovanje filtra.

V našem primeru sem vpisal, da se filter proži na spremembo (ang. Modify) zapisa v obrazcu pod pogojem, da je nova vrednost 'TR.Status' (sintaksa 'TR.xxx' nam pove transakcijsko vrednost izbranega polja) enaka »Withdrawn« in je stara vrednost 'DB.Status' (sintaksa 'DB.xxx' nam pove trenutno vrednost v bazi izbranega polja) različna od vrednosti »Rejected« in različna od vrednosti »Completed«.



Slika 30: Filter – pogled Osnovno (vir: Iskratel d.o.o.)

V naslednjem koraku Če Akcija (ang. If Action) določimo, kaj naj se zgodi, če so zahtevani pogoji Proži Če (ang. Run If) pod zavihkom Osnovno (ang. Basic) izpolnjeni.

Slika 31: Akcije filtra (vir: Iskratel d.o.o.)

Slika prikazuje akcije na filtru (ang. New Action), ki nam jih dopušča BMC ARS. Opisal bom akcijo Obveščanja (ang. Notify), ki nam ob izpolnjenem pogoju pod zavihkom Osnovno (ang. Basic) pošlje obvestilo uporabniku v obliki elektronske pošte. V polje Tekst (ang. Text) vpišemo besedilo, ki želimo, da ga uporabnik prejme. V kolikor bodo vrednosti v poljih prazne, bo sistem poslal prazno vrednost (NULL). Vrednosti v posameznih poljih, ki jih želimo posredovati, lahko nastavljamo tudi dinamično z ukazom Nastavi Polja (ang. Set Fields), vendar vedno pred izvršitvijo akcije Obveščanja (ang. Notify).

Z nastavitvijo Ime Uporabnika (ang. User Name) določimo, kateremu uporabniku naj se elektronska pošta pošlje. Uporabnika lahko določamo tudi dinamično na posameznem zapisu obrazca. Vrednost v polju je potrebno vnaprej nastaviti oziroma biti v samem poteku aplikacije omogočeno, da se nam v izbrano polje nastavi vrednost, ki jo želimo posredovati. Npr. v polje $Enrollee Login$ ob shranjevanju zapisa (ang. Submit) vpišemo uporabniško ime (ang. Login) uporabnika, ki je shranil zapis.



Določimo lahko Prioriteto (ang. Priority) elektronske pošte. Pod izbiro Zadeva (ang. Subject) vpišemo naslov elektronske pošte in izberemo polja pod Vključi Polja (ang. Include Fields), ki naj se izpišejo v elektronski pošti. To je potrebno v primeru, če želimo v elektronski pošti vključiti vrednosti polj iz posameznega zapisa obrazca ali kadar kreiramo HTML obliko elektronskega sporočila.

Slika 32: Določanje oblike in vsebine elektronske pošte v filtru (vir: Iskratel d.o.o.)

Za boljše vizualno oblikovanje lahko uporabimo tudi HTML predloge, ki jih kreiramo v urejevalnikom HTML kode. Ustrezno predlogo vpišemo pod zavihek Šablona (ang. Templates) v polje vsebina (ang. Content). Izbrano predlogo je potrebno odložiti v točno določen obrazec, ki ga pripisuje BMC ARS orodje.

Slika 33: Dodajanje HTML predloge v vsebino elektronske pošte (vir: Iskratel d.o.o.)



5.6.3 OBRAZCI Kreiramo lahko različne tipe obrazcev, ki sem jih že opisal v prejšnjih poglavjih pri opisu ARS (Običajne – ang. Regular, Za prikaz – ang. Display only, Združene – ang. Join, Za pregled – ang. Vendor). Vsakemu obrazcu lahko določimo lastnosti (vizualne, funkcionalne, pravice vpogleda), ki nam jih omogoča BMC ARS. Na obrazcu je poleg podatkovnih polj mogoče kreirati še druge vrste objektov, katerim lahko določimo lastnosti, ki naj jih posamezen objekt prevzame (pravice, oblika, velikost, ime, ime v bazi, dolžina polja, oblika črte, okvir, itd.). Opisal bom samo nekaj primerov, ki jih orodje BMC ARS omogoča. Vsakemu obrazcu lahko določimo več pogledov (ang. Views), kar nam omogoča, da lahko omejimo prikaz polj na posameznem pogledu, oblikujemo drugačen pogled obrazca (razporeditev polj, odstranitev kakšnega polja, itd.) za uporabo drugačne funkcionalnosti ali uporabimo drugačen pogled za prilagoditev prikaza jezika (ang. Locale). Posamičnem pogledu lahko določamo vrsto ozadnja, dodamo poljubno sliko, položaje podatkovnih polj, črt, okvirjev, gumbov v obrazcu itd. Na prikazani sliki je prikazan obrazec ITCC:Class Central, ki se uporablja kot glavno okno za prijavo na izbrano izobraževanje. Obrazec ima izdelane štiri različne poglede za določene namene in oblikovane lastnosti vsakega pogleda posebej.

Slika 34: Določanje lastnosti obrazca (vir: Iskratel d.o.o.)

Na vsakemu obrazcu lahko kreiramo polja, gumbe, tabele, vpisujemo tekst, dodajamo gumbe, okvirje in jim določimo posamezne lastnosti. Kreiranje menija je omogočeno na dva načina:

• Uporabimo fiksne vrednosti, ki jih uporabniki ne morejo administrirati. • Uporabimo vrednosti, ki se prikazujejo kot nabor iz določenega obrazca.

Na prikazani sliki je prikazan meni, kateremu sem določil, da se nabor vrednosti nastavlja preko menija ITCC:Category, ki prikazuje vrednosti iz določenega obrazca.



Slika 35: Določanje menija na obrazcu (vir: Iskratel d.o.o.)

Kreiral sem meni z imenom (ang. Menu Name) ITCC:Category, kateremu sem določil lastnosti: Osveževanja (ang. Refresh), Vrsta Menija (ang. Menu Type) in izbral Ime Obrazca (ang. Form Name), iz katerega naj meni črpa nabor vrednosti. Določiti je potrebno tudi vrednost in način sortiranja, ki naj jo menu prikazuje. Po potrebi lahko določimo tudi omejen prikaz za posamezen meni z vpisom sintakse v polje Kvalifikacija (ang. Qualification).

Slika 36: Določanje nabora in omejitve prikaza na meniju (vir: Iskratel d.o.o.)

Slika prikazuje gumb Prijava (ang. Enroll), ki omogoča uporabniku, da odda prijavo na izbrano izobraževanje. S klikom na gumb lahko gumbu določamo številne lastnosti, kot tudi pregledujemo, kateri aktivni linki se uporabljajo na izbranem gumbu.



Slika 37: Pregled aktivnih linkov, ki se prožijo nad gumbom (vir: Iskratel d.o.o.)

Vsakemu polju, tabeli, gumbu na obrazcu lahko določamo Pravice (ang. Permissions), ki omogočajo, da se objekti prikazujejo uporabnikom, ki imajo dodeljene pravice. V primeru so na tabelo tblEnrollments dodane Javne pravice (ang. Public) – kar pomeni, da tabelo vidijo vsi uporabniki, četudi nimajo dodanih nobenih pravic, in pravice Prijavitelj (ang. Submitter) – kar pomeni, da tabelo pregleduje samo uporabnik, ki je trenutno prijavljen v aplikacijo oziroma je oddal prijavo za izobraževanje (prijavitelj – ang. Submitter). Tabeli lahko določimo lastnosti, npr. pod zavihkom Tabelične Označbe (ang. Table Labels) lahko poimenujemo vrednosti gumbov, ki so že privzeto kreirani, npr. Refresh Button se bo v uporabniškem vmesniku prikazal kot Osveži – (ang. Refresh). Tabela ima lahko na vsakem pogledu obrazca nastavljene drugačne lastnosti.

Slika 38: Določanje lastnosti tabele na obrazcu (vir: Iskratel d.o.o.)



Slika prikazuje pojmovne spremembe, ki jih lahko izvajamo na že privzetih gumbih tabele. 5.6.4 IZDELAVA APLIKACIJE Po končanem programiranju je potrebno izdelati še ime aplikacije, določiti pravice in obrazce, ki bodo nastopali v novo izdelani aplikaciji. Izbrati je potrebno Ime (ang. Name), ki je v našem primeru IT ClassCentral, kot smo to določili v podjetju Iskratel. Določamo lahko tudi Stanje (ang. Status) aplikacije, kar nam omogoča, da aplikacijo v primeru težav umaknemo iz uporabe in ji določimo stanje vzdrževanja (ang. Maintance) oziroma jo označimo za uporabo s stanjem produkcija (ang. Production).

Slika 39: Izdelovanje aplikacije znotraj ARS (vir: Iskratel d.o.o.)

Določimo pravice za aplikacijo, kar pomeni, da bodo imeli dostop do aplikacije vsi tisti uporabniki, kateri imajo pravice, dodeljene v zavihku Pravice (ang. Permissions). V novo izdelano aplikacijo dodamo še vse tiste obrazce, ki želimo, da so vanjo vključeni. Določimo tudi obrazec (ang. Primary Form) in pogled obrazca (ang. Primary View), ki naj se odpre ob zagonu aplikacije.



Slika 40: Spisek obrazcev, ki se uporabljajo znotraj aplikacije (vir: Iskratel d.o.o.)

5.7 TESTIRANJE IN DOKUMENTIRANJE Pisanje navodil za pomoč pri uporabi nove uporabniške rešitve je potekalo vzporedno s testiranjem. Navodila obsegajo približno 40 strani, vanje pa je vključen opis prijave na izobraževanje, potrjevanja, oddaje predloga, prijave na predlog, administriranje podatkov v aplikaciji. Poslovnik o izobraževanjih je napisan v posebnem dokumentu, kjer je opredeljen tudi potek procesa in ostale zahteve, ki jih uporabniška rešitev vsebuje. Navodila so napisana s programom MS Word. Dokument pa je bil pred uradno izdajo preoblikovan v format pdf, ki ga prepozna orodje Adobe Reader. Navodila so objavljena na intranetu podjetja Iskratel in znotraj nove uporabniške rešitve. Dostop do poslovnika o izobraževanjih in navodilih za uporabo uporabniške rešitve imajo vsi zaposleni znotraj podjetja Iskratel. 5.8 UVAJANJE APLIKACIJE Uvajanje aplikacije je potekalo po načinu vzporednega delovanja. V pričetku delovanja nove uporabniške rešitve so bili uporabniki seznanjeni z novim načinom prijave na izobraževanje, vzporedno pa so lahko še vedno oddali prijavo v obliki starega postopka. V tem primeru je administrator aplikacije vnesel prijavo v uporabniški vmesnik. Izvajanje obeh načinov prijavljanja na izobraževanje je trajalo en mesec. Uporabniki so sproti podajali povratne informacije o napakah in dodatnih zahtevah, ko so se pojavljale sproti. V mesecu dni sem podobno kot pri razvoju s prototipom dogradil in izpolnil prvotno uporabniško rešitev do zaključne faze.



6 ZAKLJUČEK V prvem delu diplomske naloge sem predstavil sedanje stanje in težave, s katerimi se srečuje Referat za izobraževanja v podjetju Iskratel. Podal sem zahteve in opisal metode dela. S predstavitvijo dela v obliki procesov sem pridobil sliko dejanskega stanja. Želeli smo izdelati novo uporabniško rešitev, kamor bi uporabniki oddajali prijave, predloge za izobraževanja. Analiza sedanjih procesov je pokazala, da je informacijska podprtost dosedanjega procesa slaba oziroma je ni, sam proces prijave in potrjevanja pa je dolgotrajen. Drugi del diplomske naloge predstavlja razvoj nove uporabniške rešitve za celovito vodenje prijav na izobraževanje, potrjevanje in ohranjanje zgodovine prijav. Uporabniška rešitev je razvita s kombinacijo več metod in nam predstavlja informacijsko podporo na tem področju. Pri opravljeni analizi sedanjega procesa, smo prišli do zaključka, da sam proces prijave na izobraževanje traja v povprečju 150min, kar je veliko, če upoštevamo, da izmerjen čas predstavlja takojšnje posredovanje prijave, potrjevanje ali zavračanje in obdelava pri obračunovalki oddelka. Hkrati pa je potrebno upoštevati, da izmerjen čas predstavlja tudi ročen prenos prijavnic v papirni obliki, do zadolženih, ki v tistem trenutku morajo obdelati prijavo. Z novo uporabniško rešitvijo smo omenjen čas močno skrajšali hkrati pa smo se znebili nepotrebnega prenosa paprijev, ki so v prejšnjem procesu vzeli veliko časa. Sedanji povprečni čas obdelave oddane prijave na izobraževanje, pri katerem je tudi izvzet, čas ki ga posameznik potrebuje, da odda prijavo je sedaj 30min. Pri izdelavi programske rešitve so je pojavile težave predvsem pri strukturi poimenovanja organizacijske strukture sektorjev. Pojavil se je problem, kjer sektorji niso bili standardno poimenovani (dolžina 6 črk). To mi je pri samodejnem določanju in iskanju vodje sektorja za potrjevanje povzročilo težave, saj sistem ni znal poiskati oziroma določiti vodje pravilno. Ker zaradi nove uporabiške rešitve nebi bilo primerno, da se imena sektorjev preimenujemo sem naredil prilagoditev v novi uporabniški rešitvi, ki je razpoznavala posamezno dolžino imena sektorjev in temu ustrezno računala oziroma nastavljala vodjo sektorja, ki je zadolžen za potrjevanje. Pri sami uporabi nove uporabniške rešitve so se iz strani uporabnikov pojavile težave, pri logiranju oziroma sami uporabi. Uporabniška rešitev teče preko spletnega brkljalnika pri katerem ARS zahteva določen standard uporabljene programske opreme, kot npr. pravilno verzijo Jave, pravilno verzijo IE, ipd. Pri uporabnikih z nepravilnimi zahtevami je bilo potrebno oddati prijavo sistemski službi, ki je ustrezno nadgradila verzijo programskih paketov. Težave so bile s tem odpravljene in uporabniška rešitev je delovala pravilno. 6.1 OCENA UČINKOV V podjetju Iskratel se je po uvedbi nove uporabniške rešitve količina dela močno zmanjšala, prijave na izobraževanje so vodene preko spletne aplikacije, potrjevanje pa je preprostejše in bolj transparentno. Referat za izobraževanja ima boljši nadzor nad prijavami, potrjenimi in zavrnjenimi zahtevami. Ohranja pa se tudi zgodovina posameznih prijav, do katere imajo dostop zaposleni oziroma vodje.



Zaradi ukinitve ročnih evidenc se je zmanjšala poraba papirja, na dolgi rok pa se bo zmanjšal tudi arhiv. Učinki so vidni tudi na posnetku procesa z orodjem ARIS. Na podlagi struktuiranega modela procesa so v organizaciji pripravili navodilo za delo in organizacijski predpis ter s tem pridobili ustrezno podlago za sistemizacijo delovnega mesta. 6.2 MOŽNOST NADALJNJEGA RAZVOJA V prvi fazi izdelave je bil uporabniški vmesnik izdelan v angleškem jeziku. V naslednjih fazah se bo aplikacija prevajala še v naslednje jezike: slovenščina, španščina, srbščina, hrvaščina, makedonščina, ruščina, nemščina. Pri prijavi zunanjih uporabnikov bi bilo potrebno dopolniti delotok s preverjanjem pravočasnega plačila tečaja. Potrebna bi bila povezava z SAP sistemom. V prihodnje bi se baza posameznega zaposlenega razširila do take mere, da bi se vpisovalo tudi izobrazbo (kadrovski podatki o zaposlitvi) in tudi sposobnosti, za katere posameznik meni, da lahko z njimi prispeva k uspešnosti podjetja. Za splošno uporabo preko interneta bi bilo treba vpeljati postopek za registracijo neregistriranih uporabnikov. V prvem koraku je predvidena integracija z AD-jem podjetja. Integrirati bi bilo potrebno tako imenovani single sign on, ki bi omogočil enkratno prijavo v sistem za prijavo izobraževanja, pregledovanja prijav ipd.



7 LITERATURA • Gradišar, M., Resinovič, G. (1998) Informatika v organizaciji, Moderna

organizacija, Kranj • Kovačič, A. (1998) Informatizacija poslovanja, Ekonomska fakulteta,

Ljubljana • Mohorič, T. (1997) Načrtovanje relacijskih podatkovnih baz, Bi-tim, Ljubljana • Mohorič, T. (2002) Podatkovne baze, Bi-tim, Ljubljana • Kovačič A., Vintar M. (1994) Načrtovanje in gradnja informacijskega sistema,

DZS, Ljubljana. • Golob, I. et. Al (2003) Analiza in primerjava pristopov pri gradnji podatkovnih

skladišč, Uporabna informatika, Ljubljana



8 VIRI • Jurca, M. (2000) Vožnja z vrtiljakom. Zbornik posvetovanja DSI 2000

Ljubljana: Slovensko društvo informatika. • Sobočan, B. (1997) Metodologija ARIS, Uporabna informatika, 1997, št. 4,

letnik V. • Sobočan, B., ARIS prenova poslovnih procesov, Zbornik posvetovanja DSI

1998 • SQL strežnik 2005.

http://www.microsoft.com/slovenija/sql/predstavitev.mspx • Interna dokumentacija podjetja Iskratel d.o.o.

http://www.iskratel.si/internet/Training/ • Interna dokumentacija BMC Remedy • Življenjski cikel razvoja programske opreme (verzija 2).

http://mafalda.uni-mb.si/backup/2002/predstavitve/is-cikli.html • Življenjski cikel razvoja programske opreme.

http://robin2.r.uni-mb.si/predmeti/prog_in/dokument/node6.html • Dokumentacija podjetja BMC software.

http://www.remedy.com/ http://www.bmc.com/

• Strukturna sistemska analiza, november 2006 http://pisbp.fon.bg.ac.yu/download/SSA.pdf



PRILOGE Priloga 1: Proces prijave na izobraževanje............................................................. 59

Priloga 2: Podproces prijave na izobraževanje ....................................................... 60

Priloga 3: Proces po končanem izobraževanju ....................................................... 61

Priloga 4: Prenovljen proces prijave na izobraževanje............................................ 62

Priloga 5: Prenovljen podproces oddaje prijave na izobraževanje .......................... 63

Priloga 6: Prenovljen podproces potrjevanja in zavračanja na izobraževanje ......... 64

Priloga 7: Prenovljen podproces po končanem izobraževanju................................ 65

Priloga 8: Proces oddaje predloga za izobraževanje .............................................. 66

Priloga 9: Proces prijave na predlagano izobraževanje .......................................... 67

KAZALO SLIK Slika 1: Povprečno število izobraževalnih dni na zaposlenega (vir: Iskratel d.o.o.) ...4

Slika 2: Delež izobraževanj v letu 2006 (vir: Iskratel d.o.o.) ......................................5

Slika 3: Vzporedni prehod ...................................................................................... 11

Slika 4: Neposredni prehod .................................................................................... 12

Slika 5: Fazni prehod.............................................................................................. 12

Slika 6: Pilotno uvajanje ......................................................................................... 13

Slika 7: Osnovna zgradba ARS .............................................................................. 17

Slika 9: Slika problemskega stanja ......................................................................... 24

Slika 10: Prikaz elektronske pošte za razpisano izobraževanje (vir: Iskratel d.o.o.) 28

Slika 11: Prikaz formalne prijavnice za izobraževanje (vir: Iskratel d.o.o.) .............. 29

Slika 12: Spisek prijavljenih kandidatov na izobraževanje (vir: Iskratel d.o.o.) ........ 30

Slika 13: Mreža ciljnih stanj .................................................................................... 31

Slika 14: Podatkovni model .................................................................................... 35

Slika 15: Prijavno okno v uporabniški vmesnik (vir: Iskratel d.o.o.) ......................... 36

Slika 16: Glavno okno uporabniškega vmesnika – prijava na izobraževanje (vir: Iskratel d.o.o.) ........................................................................................................ 37

Slika 17: Glavno okno uporabniškega vmesnika – pregled prijav na izobraževanja (vir: Iskratel d.o.o.).................................................................................................. 37

Slika 18: Okno za potrjevanje ali zavračanje prijav (vir: Iskratel d.o.o.)................... 38

Slika 19: Podrobni podatki namenjeni zadolženemu, ki pregleduje prijave (vir: Iskratel d.o.o.) ........................................................................................................ 38

Slika 20: Okno za vnos in popravljanje podrobnosti izobraževanja (vir: Iskratel d.o.o.)..................................................................................................................... 39

Slika 21: Okno za administriranje prijav (vir: Iskratel d.o.o.).................................... 39

Slika 22: Okno za pregled kdo je prijavo zavrnil ali odobril (vir: Iskratel d.o.o.) ....... 40

Slika 23: Okno za oddajo anketnega vprašalnika po končanem izobraževanju (vir: Iskratel d.o.o.) ........................................................................................................ 40

Slika 24: Prikaz orodja za programiranje v ARS okolju (vri: Iskratel d.o.o.)............. 41

Slika 25: Aktivni link – pogled Osnovno (vir: Iskratel d.o.o.).................................... 42

Slika 26: Akcije aktivnega linka (vir: Iskratel d.o.o.) ................................................ 43

Slika 27: Določanje polj preko pogoja v aktivnem linku (vir: Iskratel d.o.o.) ........... 43

Slika 28: Izpis opozorila z aktivnim linkom (vir: Iskratel d.o.o.)................................ 44

Slika 29: Določanje pravic aktivnega linka (vir: Iskratel d.o.o.)................................ 45

Slika 30: Filter – pogled Osnovno (vir: Iskratel d.o.o.)............................................. 46

Slika 31: Akcije filtra (vir: Iskratel d.o.o.) ................................................................. 46

Slika 32: Določanje oblike in vsebine elektronske pošte v filtru (vir: Iskratel d.o.o.) 47



Slika 33: Dodajanje HTML predloge v vsebino elektronske pošte (vir: Iskratel d.o.o.)............................................................................................................................... 47

Slika 34: Določanje lastnosti obrazca (vir: Iskratel d.o.o.) ....................................... 48

Slika 35: Določanje menija na obrazcu (vir: Iskratel d.o.o.)..................................... 49

Slika 36: Določanje nabora in omejitve prikaza na meniju (vir: Iskratel d.o.o.) ........ 49

Slika 37: Pregled aktivnih linkov, ki se prožijo nad gumbom (vir: Iskratel d.o.o.)..... 50

Slika 38: Določanje lastnosti tabele na obrazcu (vir: Iskratel d.o.o.) ....................... 50

Slika 39: Izdelovanje aplikacije znotraj ARS (vir: Iskratel d.o.o.) ............................. 51

Slika 40: Spisek obrazcev, ki se uporabljajo znotraj aplikacije (vir: Iskratel d.o.o.).. 52

KAZALO TABEL Tabela 1: Seštevek Izobraževanj po dogodkih za leti 2003,2006 (vir: Iskratel d.o.o.)5

Tabela 2: Prikaz združljivosti ARS strežnikov in operacijskih sisitemov.................. 18

KRATICE

• MS Word: Microsoft Word • MS Excel: Microsoft Excel • BMC ARS: BMC Action Request Server • ARS: Action Request Server • HTML: Hypertext Markup Language • SQL: Structured Query Language • IE: Internet Explorer • Pdf: Portable Document Format



Priloga 1: Proces prijave na izobraževanje

Odobrenpredlog

izobraževanja

Vpisovanjeobvestila o

izobraževanju

Prejetaprijavnica v

referatu

Posredovanjeformalne

prijavnice vracunovodstvo

Obvestilo ozavrnjeni prijavi

izdelano

Posredovanjeobvestila o

zavrnjeni prijavi

Posredovanjevabila na

izobraževanje

Vabila naizobraževanjeposredovana

Spisek prijavna

izobraževanje

MS Word

Sprejemanjeobvestila o

zavrnjeni prijavi

Obvestilo ozavrnjeni prijavina izobraževanje

prejeto

Sprejemanjezavrnjeneprijavnice

Sprejemanjeprijavnice zaizobraževanje

Formalnaprijavnica Vodja sektorja

Prijavnica zaizobraževanje

prejeta

Sprejemanjepotrjene

prijavnice

Prejeta prijavnicapri

obracunovalki

Sprejemanjevabila za

izobraževanje


novemizobraževanju

Prejeta prijavnicapri

obracunovalki

Zaposlen vpodjetju

Vodja sektorja

Tajnicaoddelka

Posredovanjezavrnjene

prijave

Izdelovanjevabila na

izobraževanje

Tajnicaoddelka

Prijava naizobraževanje

potrjena


zavrnjena

Posredovanjepotrjene prijave

Posredovanapotrjena

prijavnica

Izdelovanjespiska

kandidatov

Sprejemanjeprijav

na izobraževanje

Pošiljanjeobvestila za

izobraževanje

MS Outlook

Referent zaizobraževanja

MS Outlook

MS Outlook

Obvestilo zaizobraževanje

vneseno


Obvestiloposredovanozaposlenim


Prijave naizobraževanje

prejete

Izdelovanjeformalne

prijavnice zaizobraževanje

MS Outlook

MS Excel

MS Outlook

Formalnaprijavnica

MS Excel

Izdelanaformalnaprijavnica

Formalnaprijavnica

Posredovanjeprijavnice zaizobraževanje

Prijavnica zaizobraževanjeposredovana

Formalnaprijavnica

Potrjevanjeprijavljenih naizobraževanje

Formalnaprijavnica


Formalnaprijavnica

Spisekkandidatov

izdelan


Vabilo zaizobraževanje

izdelano


Posredovanazavrnjenaprijavnica

Izdelovanjeobvestila o

zavrnjeni prijavi

MS Outlook

Obvestilo ozavrnejni prijavi

posredovano

Obracunovalkaoddelka





Prejeto obvestiloo novem

izobraževanju


Formalnaprijavnica

Zaposlen vpodjetju

Vabilo naizobraževanje

prejeto

Zaposlen vpodjetju


MS Outlook

Spisekkandidatov

Elektronskosporocilo



MS Outlook




Formalnaprijavnica v

racunovodstvuprejeta

MS Outlook

Formalnaprijavnica


Prejetaprijavnica v

referatu



Priloga 2: Podproces prijave na izobraževanje

Prejeto obvestilo

o novemizobraževanju

Pošiljanjeelektronske

pošte v referatMS Outlook

Zaposlen vpodjetju

Posredovanaprijava za

izobrazevanje

Sprejemanjeprijav na

izobraževanje

Referat zaizobraževanja

Prijavenaizobraževanje

prejete

Vpisovanjenaslova za

izobraževanjepod "Zadeva"

Naslovizobraževanjepod "Zadeva"

vpisan

VpisovanjeImena in Priimka

Ime in Priimekvpisan

Vpisovanjedelavske številke

Delavska številkavpisana

VpisovanjeWBS kode

WBS kodavpisana

Vpisovanjeimena sektorja

Ime sektorjavpisano

MS Outlook

MS OutlookZaposlen v

podjetju

Zaposlen vpodjetju

Zaposlen vpodjetju

MS Outlook

Zaposlen vpodjetju

Zaposlen vpodjetju

MS Outlook

MS Outlook

MS Outlook



Priloga 3: Proces po končanem izobraževanju

Izobraževanje

zakljuceno

Pregledovanjeudeležencev

izobraževanja

Sprejemanjeobrazca zaporocilo in

ankete


Spisekkandidatov

Sprejemanjeobvestila oizostanku


Oznacevanjeprisotnosti

Prisotenudeleženec

oznacen

Spisekkandidatov

Sprejemanjekoncnegaporocila

Oznacevanjeneprisotnosti

MS Excel

Posredovanjeizpolnjenegaporocila in

ankete

MS Outlook

Analiziranjeankete inporocila

Anketa inporocilo

analizirano

MS Excel

Pripravljanjekoncnegaporocila o

izobraževanju

Posredovanaanketa in

obrazec zaporocilo

Sprejemanjeizpolnjene ankete

in porocila

Porocilo inanketa prejeta

Udeleženecprisoten

Udeleženecodsoten

Posredovanjeobvestila oizostanku

MS Outlook

Obestiloposredovano

MS Outlook

Posredovanjeanket in obrazca

za porocilo







Posredovanjekoncnega

porocila vodji


Posredovanokoncno porociloo izobraževanju

MS Outlook

MS Outlook

Porocilo oizobraževanjupripravljeno

MS Outlook


MS Outlook

Koncnoporocilo

izobraževanja

Izpolnjevanjeporocila in

ankete

MS Word

Porocilo inanketa

izpolnjena

Prisotenkandidat

Prisotenkandidat

Prisotenkandidat

Anketa inporocilo

posredovano

Neprisotenudeleženec

oznacen


Vodja sektorja

Koncno porociloprejeto

Vodja sektorja

Obvestilo prejeto

MS Word

Spisekkandidatov

Anketa inobrazec za

porocilo

Anketa inporocilo

Anketa inporocilo

Anketa inporocilo

Anketa inporocilo

MS Word

Koncnoporocilo

izobraževanja

Koncnoporocilo

izobraževanja

MS Outlook

Anketa inporocilo

Obrazec zaporocilo in

anketa prejeta



Priloga 4: Prenovljen proces prijave na izobraževanje

Posredovanjevabila na

izobraževanje

MS Outlook

Posredovanjeformalne

prijavnice vracunovodstvo

Obvestilo o noviprijavi

posredovano

Sprejemanjeobvestila o novi

prijavi

Dodeljenazahteva zapotrjevanje

Avtomatskoposredovanje

obvestila oprijaviElektronsko

sporocilo


obvestila ozavrnjeni prijavi


posredovano

ITCC Aplikacija


zavrnjeni prijavi

Sprejemanjevabila za

izobraževanje

Zaposlen vpodjetju


obvestila opotrjeni prijavi

ITCC Aplikacija

Obvestilo opotrjeni prijaviposredovana

MS Outlook

Sprejemanjepotrjene prijave

ITCC Aplikacija


novemizobraževanju

MS Outlook

Zaposlen vpodjetju


izobraževanju

Sprejemanjeobvestila zadodeljenozahtevo

MS Outlook

Vabila naizobraževanjeposredovana

MS Outlook

Izdelovanjeformalne

prijavnice zaizobraževanje

Vodja sektorjaPotrjevanje

prijavljenih naizobraževanje


obvestilaza potrjevanje

Sprejemanjeprijav

na izobraževanje

Vodja sektorja

Obvestilo onovem

izobraževanjuposredovano

Vpisovanjepodrobnosti

o izobraževanju

ITCC Aplikacija

ITCC Aplikacija

ITCC Aplikacija

ITCC Aplikacija

ITCC AplikacijaITCC Aplikacija

ITCC Aplikacija

Odobrenpredlog

izobraževanja

Posredovanjeobvestila o

novemizobraževanju

Podrobnosti oizobraževanju

vnesene

Obvestilo zadodeljeno

potrjevanjeposredovano


potrjena


zavrnjena


Izdelanaprijavnica zaizobraževanje

Formalnaprijavnica



MS Outlook






zahtevo prejeto


Potrjena prijavaza izobraževanje

prejeta

Vabilo naizobraževanje

prejeto

Zaposlen vpodjetjuMS Outlook


prejeto

Elektronskaprijava na

izobraževanje



prejeto




Obvestilo o noviprijavi na

izobraževanjeprejeto









Formalnaprijavnica

Formalnaprijavnica v

racunovodstvuprejeta


MS Outlook



Priloga 5: Prenovljen podproces oddaje prijave na izobraževanje

Prijava vaplikacijo

Zaposlen vpodjetju

Uporabnikprijavljen vaplikacijo

Izbiranjeustrezne

kategorijeITCC Aplikacija

Kategorijaizbrana

Izbiranjeustreznega

predlaganegaizobraževanja

Predlaganoizobraževanje

izbrano

Oddaja prijavena predlaganoizobraževanje

Zaposlen vpodjetju

Zaposlen vpodjetjuITCC Aplikacija

ITCC Aplikacija

Zaposlen vpodjetju

Prijava napredlagano

izobraževanje jeoddano

ITCC Aplikacija


izobraževanje


izobraževanju



Priloga 6: Prenovljen podproces potrjevanja in zavračanja na izobraževanje

Prijava vaplikacijo

ZadolženpotrjevalecITCC Aplikacija


Izbiranjeuporabnika

iz spiskaza potrjevanje

Izbran ustrezenuporabnik

Potrjevanjeuporabnika

na izobraževanje

Uporabnikuprijava

potrjena

Uporabnikuprijava

zavrnjena

Vpisovanjerazloga

za zavrnitevprijeve

Zadolženpotrjevalec

Zadolženpotrjevalec

ITCC Aplikacija

ITCC Aplikacija

Razlogzavrnitve za

prijavo vpisan

ZadolženpotrjevalecITCC Aplikacija


zahtevo prejeto



Priloga 7: Prenovljen podproces po končanem izobraževanju

MS Outlook

Posredovanokoncno porociloo izobraževanju

MS Word


Sprejemanjezahteve zaizpolnitevporocila

Zahteva zaizpolnitev

porocila prejeto

Oznacevanjeprisotnosti


Prisotenudelezenec

oznacen


zahteve zaporocilo

Izpolnjevanjeporocila in

ankete

Prisotenkandidat

Porocilo inanketa

izpolnjena

Avtomatskoposredovanje o

izpolnjenemporocilu

Obvestilo oizpolnjenem

porociluposredovano

MS Outlook

Oznacevanjeneprisotnosti

Ankete inporocilo

analizirano

Pripravljanjekoncnegaporocila o

izobraževanju

Analiziranjeankete inporocila

Izobraževanjezakljuceno

Pregledovanjeudeležencev

izobraževanja

Udeleženecodsoten

Avtomatskoposredovajeobvestila oizostanku

ITCC Aplikacija

ITCC Aplikacija

Posredovanoobvestilo oizostanku

ITCC Aplikacija


Udeleženecprisoten

ITCC Aplikacija


ITCC Aplikacija


ITCC Aplikacija

Porocilo oizobraževanjupripravljeno

Posredovanjekoncnega

porocila vodji

Referat zaizobraževanjaITCC Aplikacija

ITCC Aplikacija

ITCC Aplikacija


Neprisotenudeleženec

oznacen

Sprejemanjeobvestila oizostanku

MS Outlook

Vodja sektorja

Obvestilo oizostanku naizobraževanje

prejeto

Prisotenkandidat



Sprejemanjeobvestila oizpolnjenem

porocilu

Obvestilo oizpolnjenem

porocilu prejeto

Sprejemanjekoncnegaporocila

Koncno porociloprejeto

Vodja sektorja

MS Outlook

MS Outlook

Posredovanazahteva zaizpolnitevporocila





Koncnoporocilo

izobraževanja

Koncnoporocilo

izobraževanja

Koncnoporocilo

izobraževanja



Priloga 8: Proces oddaje predloga za izobraževanje

Vpisovanjepodrobnosti

o izobraževanjuITCC Aplikacija


predlaganemizobraževanju



novem predloguza izobraževanje

Prijava vaplikacijo

Novopredlagano

izobraževanjepregledano


Posredovanjeobvestila za

izobraževanje

MS Outlook

Zaposlendelavec

Predlog zanovo

izobraževanjevpisano


obvestila onovem predlogu

Zaposlendelavec

Obvestilo onovem

izobraževanjuposredovano

Pregledovanjepredlaganegaizobraževanja

ITCC Aplikacija

Zaposlen vpodjetju

ITCC AplikacijaReferent za

izobraževanja


Obvestilo opredlaganemizobraževanjuposredovano



Obvestilo opredlogu za novo

izobraževanjeprejeto

MS Outlook

ITCC Aplikacija


MS Outlook

Elektronskosporocilo Obvestilo o

predlaganemizobraževanju

prejeto



Priloga 9: Proces prijave na predlagano izobraževanje

Prijava vaplikacijo

Zaposlen vpodjetju


Izbiranjeustrezne

kategorijeITCC Aplikacija

Kategorijaizbrana

Izbiranjeustreznega

predlaganegaizobraževanja

Predlaganoizobraževanje

izbrano

Oddaja prijavena predlaganoizobraževanje

Zaposlen vpodjetju

Zaposlen vpodjetjuITCC Aplikacija

ITCC Aplikacija

Zaposlen vpodjetju

Prijava napredlagano

izobraževanje jeoddano


izobraževanje

Obvestilo opredlaganemizobraževanju

prejeto



Documents

RAZVOJ UPORABNIŠKE REŠITVE ZA VODENJE …diplome.fov.uni-mb.si/uni/12681Kajzer.pdf · HTML obrazca, ki kreira elektronsko sporo čilo in ga pošlje Referatu za izobraževanja. Po