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RECOMENDACIÓN DE IMPLEMENTACION DE LA FIGURA DEL (AIU)
PARA EL SOFTWARE CONTABLE LOGGRO
JOSE EBER GUZMAN LONDOÑO
UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS, ADMINISTRATIVAS Y AFINES
PROGRAMA CONTADURÍA PÚBLICA
MEDELLÍN
2021
RECOMENDACIÓN DE IMPLEMENTACION DE LA FIGURA DEL (AIU)
PARA EL SOFTWARE CONTABLE LOGGRO
JOSE EBER GUZMAN LONODOÑO
Trabajo de grado en la modalidad de TESIS para optar por el título de Contador público
ASESOR: Arbey Guerra Escobar, Magister en Administración, M.B.A.
UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS, ADMINISTRATIVAS Y AFINES
PROGRAMA DE CONTADURÍA PÚBLICA
MEDELLÍN
2021
Resumen
El presente trabajo tiene por objeto la elaboración de un estudio y posteriormente un
procedimiento de mejora y recomendación para el software contable loggro. Para la elaboración
de este, se toma como planteamiento del problema diferentes sugerencias y quejas de usuarios
activos del sistema, el cual no cuenta con facturación para la figura de los Administrativos,
Imprevisto y Utilidad, más conocidos como (AIU). Para su desarrollo se realiza una
investigación en el marco conceptual de esta figura, la cual es utilizada en empresas prestadoras
de servicios especiales; en primer lugar, están los servicios integrales de aseso y cafetería,
también servicios de vigilancia, supervisión, consejería, y temporales, y por último están los
servicios de obras civiles y construcción de bienes inmuebles.
Los resultados de la investigación nos indican que el programa loggro cuenta con una
estructura enfocada en empresas netamente comerciales y algunas pocas de servicios, es por ese
motivo que se realizan diferentes sugerencias para la implementación del (AIU), por medio de un
ejemplo teórico practico que se realiza dentro del software, de tal manera que les permita a los
usuarios del programa optimizar tiempo en la ejecución de sus procesos.
Abstrac
The purpose of this work is to prepare a study and subsequently an improvement
procedure for the loggro accounting software. For the elaboration of this, different
suggestions and complaints from active users of the system are taken as an approach
to the problem, which does not have billing for the figure of Administrative, Unforeseen
and Utility, better known as (AIU). For its development, an investigation is carried out in
the conceptual framework of this figure, which is used in companies that provide special
services; firstly, there are the comprehensive advisory and cafeteria services, as well as
surveillance, supervision, counseling, and temporary services, and lastly, there are civil
works and real estate construction services.
The results of the research indicate that the loggro program has a structure
focused on purely commercial companies and a few services, which is why different
suggestions are made for the implementation of the (AIU), through a practical
theoretical example It is carried out within the software, in such a way that it allows the
users of the program to optimize time in the execution of their processes.
Tabla de contenido
Resumen .............................................................................................................................. 3
Tabla de contenido .............................................................................................................. 5
Lista de tablas ..................................................................................................................... 7
Lista de ilustraciones ........................................................................................................... 8
Lista de Anexos ................................................................................................................... 9
Introducción ...................................................................................................................... 10
1. Planteamiento y formulación del problema............................................................. 11
2. Justificación ............................................................................................................. 13
3. Objetivos ................................................................................................................. 19
3.1 Objetivo general ...................................................................................................... 19
3.2 Objetivos específicos .............................................................................................. 19
4. Desarrollo del trabajo .............................................................................................. 20
4.1 Marco Referencial ................................................................................................... 20
4.1.1 Marco de antecedentes ..................................................................................... 20
4.1.2 Marco conceptual ............................................................................................. 20
4.1.3 Marco legal ...................................................................................................... 26
4.2 Capítulos que desarrollen cada uno de los objetivos específicos............................ 29
Conclusiones ..................................................................................................................... 45
Referencias ........................................................................................................................ 46
Lista de tablas
Tabla 1. Porcentajes de (AIU) según tipo de servicio 21
Tabla 2 Impuesto sobre las ventas (IVA) 22
Tabla 3 Retención en la fuente para el (AIU) 24
Tabla 4 Calculo del (AIU) manual 30
Tabla 5. Cálculo Manual realizado por los clientes 38
Lista de ilustraciones
Ilustración 1. Número de empresas en Colombia 15
Ilustración 2. Cantidad de empresas creadas 16
Ilustración 3. Pantalla inicial del programa 31
Ilustración 4. Módulo de Inventario 32
Ilustración 5. Creación del servicio 32
Ilustración 6. Creación de la administración como (ítem) 34
Ilustración 7. Creación de los Imprevistos como (ítem) 35
Ilustración 8 Creación de utilidad como (ítem) 36
Ilustración 9. Módulo de facturación 37
Ilustración 10. Diligenciamiento de la factura 37
Ilustración 11. Bases y tarifas 39
Ilustración 12. Contabilización Loggro. 39
Ilustración 13. Factura de venta grafica 40
Ilustración 14. Configuración Actual 41
Sugerencia 1. Parámetro ( AIU) 41
Sugerencia 2. Configuración sistematizada del (AIU) 42
Sugerencia 3. Factura con (AIU) 44
Lista de Anexos
Anexos 1. Sugerencias de clientes Loggro 17
Introducción
La investigación se realiza como respuesta a diferentes sugerencias y peticiones de
usuarios del software contable LOGGRO, el cual, en la actualidad no cuenta con el sistema de
facturación electrónica ni el tratamiento contable necesario para empresas que usan la figura del
AIU. El procedimiento que realizan los usuarios de la aplicación en la actualidad es 100%
manual y no cumple con el tratamiento contable que esta figura sugiere, por tal motivo, ha sido
descartado en múltiples ocasiones como proveedor tecnológico para el cumplimiento de la
facturación electrónica para empresas que necesitan usar dicha figura, tal como lo son, los
servicios de aseo y cafetería, servicios de suministro de personal y vigilancia y por último están
los servicios prestados en obras civiles como la construcción de bienes Inmuebles.
A lo largo de la investigación se expone la forma en la que los usuarios deben utilizar el
programa para cumplir con la obligatoriedad de facturar electrónicamente, implementando los
administrativos, los imprevistos y la utilidad (AIU), así mismo se le da explicación al tratamiento
contable y fiscal para el manejo del impuesto sobre las ventas y la retención en la fuente.
Es necesario aclara que como se menciona en este texto el (AIU), es utilizado por
empresas prestadoras de servicios específicos tales como los servicios de aseo y cafetería,
servicios de suministro de personal y vigilancia y por último están los servicios prestados en
obras civiles como la construcción de bienes Inmuebles, sin embargo dicha investigación está
enfocada en darle una recomendación a la empresa “SENSAS”, para la implementación de la
figura (AIU) dentro del software contable “LOGGRO” especialmente para empresas del sector
de la construcción.
1. Planteamiento y formulación del problema
La compañía SOLUCIONES EMPRESARIALES EN LA NUBE SAS (SENSAS), se
dedica a la prestación de servicios tecnológicos de software contable y nómina en la web,
dentro de estos servicios incluyen el ser proveedores tecnológicos de facturación electrónica,
con lo cual se le da cumplimiento a lo establecido en la resolución 000042 del 2020, en la cual
se mencionan los requisitos con los que debe cumplir las empresas desarrolladoras de
software para ser proveedores tecnológicos de facturación electrónica.
Actualmente, la empresa no tiene dentro de su desarrollo servicios para empresas que
manejan la figura de los Administrativos, Imprevistos y Utilidad (AIU), ya que esta cuenta con
un tratamiento contable y fiscal diferente a las empresas tradicionales, es necesario tener en
cuenta que esta figura fue creada para empresas de servicios, pero con actividades
económicas muy puntuales como los son, los servicios de aseo y cafetería, servicios de
suministro de personal y vigilancia y servicios prestados en obras civiles como la construcción
de bienes Inmuebles.
Estas empresas tienen la necesidad puntual de realizar el cálculo de esa figura, que en
algunos casos es pactada dentro del contrato pero que también se puede relacionar como un
valor adicional al mismo, los elementos que la componen se ven representados en porcentajes
sobre el contrato, en la mayoría de los casos pactados entre las partes, estos porcentajes son
relacionados como gastos administrativos, gastos o costos imprevistos y la utilidad del
contratista. Si bien el desarrollo de la investigación está enfocado en dar recomendaciones a
SENSAS para el desarrollo e implementación de esta figura en empresas del sector de
construcción es necesario tener en cuenta que para cada actividad las bases grabables para
efectos de IVA y retenciones varían según la normatividad la cual será explicada a lo largo de
la investigación.
Las empresas que hoy tienen el programa “loggro” y las que pretendan contratar, se ven
obligadas a elaborar procesos muy manuales dentro de la aplicación de esta figura:
Administrativos, Imprevistos y Utilidades y en muchos de los casos deciden descartar el
programa ya que no les brinda eficiencia en sus procesos.
Dentro del desarrollo de la investigación, se explica por medio de un ejemplo teórico
práctico el proceso que deben hacer los usuarios del software en la actualidad para realizar una
factura con la figura del AIU y cómo a través de maniobras realizan el cálculo del impuesto
sobre las ventas y las retenciones en la fuente.
Una vez planteado nuestro problema, el desarrollo de la investigación se centrará en
resolver la siguiente incógnita: ¿Cómo debe realizarse una factura con la figura de AIU, y cuál
es la base gravable para la liquidación del IVA y la retención en la fuente en el software
contable Loggro?
es decir, nos centraremos en como realmente funciona dicha figura dentro de un
software contable y de facturación.
2. Justificación
Es muy importante que las empresas dedicadas a la prestación de servicios y desarrollo
de software contables conozca diferentes necesidades de las empresas del mercado, ya que
esto les permite crecer a nivel empresarial, pues se logra abarcar un mercado más grande al
resolver las necesidades de esas organizaciones.
La empresa Soluciones Empresariales en la nube SAS, sobre la cual haremos este
trabajo de investigación, se fundó al inicio de la década de los 90 bajo el nombre de Productora
de Software SAS (PSL), fue creada con el objetivo principal de dar soluciones contables y
financieras ERP por medio de servidores, a grandes y medianas empresas, tales como:
UNIVERSIDAD EAFIT
PERIODICO EL COLOMBIANO
AUTECO S.A
Su principal producto actualmente tiene el nombre de “SOFSIN”, y es una herramienta
que se diseña a la medida y según el requerimiento del cliente, lo que le da capacidad de ser
utilizado por cualquier tipo de empresa, incluyendo las empresas que manejan Administrativos,
Imprevistos y Utilidad (AIU).
Durante muchos años ese único producto generó el 100% de los ingresos para la
compañía, sin embargo, la visión empresarial de los socios, los llevo a entrar en un mercado un
poco más amplio, como es el caso de la MYPYMES en nuestro país, las cuales no cuentan con
un capital lo suficientemente grande para adquirir un producto como “SOFSIN”, ya que un
desarrollo por muy sencillo que sea puede tener un costo que oscila entre $9.000.000 y
$15.000.000 la licencia, esto sin incluir costos por soporte y tiempo de implantación, es por esta
razón que en el año 2014, la empresa decide iniciar con un nuevo producto de nombre
“LOGGRO” el cual funcionaría en la nube y esto le daría la capacidad de adaptarse a la nuevas
tecnologías, al mismo tiempo le daría facilidad a pequeñas empresas de adquirir una solución
que no requiere de gran inversión, ya que se puede adquirir en modalidad de arriendo y tiene
un costo desde $60.000 /mes.
En sus inicios el software tenía como principal objetivo cubrir las necesidades de
empresas comerciales, es decir, organizaciones dedicadas a la compra y venta de mercancía,
así mismo empresas prestadoras servicios que no solicitaran una gran demanda de desarrollo,
es por esa razón que durante estos años se han enfocado en darle solución a este tipo de
compañías dentro de sus procesos, administrativos (Compras, ventas inventario etc.), así como
contables, sin embargo a raíz de la implementación de la facturación electrónica a nivel
nacional, se han incrementado las solicitudes realizadas por empresas del sector de la
construcción, con la necesidad puntual de tener la facturación con (AIU).
Soluciones Empresariales en la Nube SAS “SENSAS” ha tenido entre los años 2019 y
2020, un incremento en las solicitudes de facturación electrónica y software contable por parte
de las empresas en general, sin embargo, en la mayoría de los casos las empresas de
construcción no adquieren el programa debido a que este no tiene esta figura formalmente
dentro de su desarrollo.
En Colombia anualmente se crean un promedio de 303 mil empresas, y en la actualidad
existen un poco más de 1 Millón de estas, entre grandes, medianas, pequeñas y
microempresas, incluyendo personas naturales, de las cuales cerca de 94 mil son empresas de
construcción, lo que nos indica que el 5,8%, está por fuera del alcance del programa.
La siguiente ilustración tomada de CONFECÁMARAS nos muestra el total de empresas
que existen en Colombia teniendo en cuenta los sectores económicos discriminados en la primera
columna desde la A hasta la Z, y en filas según el tamaño de la organización.
Ilustración 1. Número de empresas en Colombia
(Confecamaras, 2020)
Según datos de CONFECAMARA entre Julio y septiembre de 2019, y Julio y septiembre
de 2020, se crearon un total de 167 mil empresas, de las cuales alrededor de 7.000 son
empresas del sector de la construcción, lo que quiere decir que el 4,2% de estas compañías
requieren un proveedor de software que implemente dentro de su desarrollo la figura del (AIU).
(Confecamaras, 2020)
Es necesario aclarar que, si bien el Software no tiene esta figura formalmente
implementada, existen algunos procesos manuales que se pueden realizar dentro de la aplicación
para darle cumplimiento a la resolución 0000042 en la cual se dictan medidas para la facturación
electrónica, sin embargo, los usuarios del programa están muy dados cometer errores humanos
en el cálculo de esta figura y estos errores se ven reflejados dentro de las declaraciones IVA y
Retención en la fuente, lo cual inevitablemente acarrea diferentes sanciones dispuestas por la
dirección de impuestos y aduanas nacionales (DIAN).
Ilustración 3. Cantidad de empresas creadas
De acuerdo con lo mencionado, el software contable loggro no tiene incorporado el
manejo del AIU, es por eso que se reciben diferentes peticiones por parte de clientes actuales del
programa.
Con total colaboración de la empresa SENSAS, se relacionarán a continuación algunas de
las sugerencias y peticiones realizadas por los usuarios actuales de la aplicación, en ellas se dará
como evidencia de investigación que la herramienta no cuenta con un sistema integrado para el
manejo del AIU, para las empresas del sector de la construcción.
Anexos 1. Sugerencias de clientes Loggro
SUGERENCIAS (AIU)
EMPRESA FECHA COMENTARIO
A & G CONTRATISTAS SAS
5/01/2021
Nuestra empresa, factura AIU, por lo tanto tiene una base gravable especial para el iva, que corresponde al
10% del valor del contrato, actualmente Loggro, tiene como base para el iva el AIU, solicito hacer el cambio
para cumplir con la normatividad tributaria, tengo evidencia de que el proveedor tecnológico FACTURE, ha
hecho el desarrollo necesario para tomar como base del iva el 10% del valor del contrato.
Mult Security SAS
16/10/2020
Requiere poder hacer facturas de venta con AIU sin que se tenga que adicionar otros ítems, es decir, que un
solo detalle se discrimine el servicio y se cobre el 19% de IVA correspondiente al 5% del AIU. El cliente
necesita que la factura le queda igual al acta que le envía su cliente porque de lo contrario no se la recibe.
por ejemplo la factura era por un valor de 950.000 a ese valor se le saca el aiu del 5% y de ese aiu saca el 19%
quedaría ..aiu 5% 47500 y el iva 9025
mcu4trofire SAS
12/09/2020
Resulta que mi empresa Factura con AIU por indicaciones de ustedes cree los 3 item ahora necesito que al
momento de facturar con AIU el iva del ITEM de UTILIDAD se vaya a una cuenta que voy a crear de IVA CON
AIU me toca discriminar la base y el IVA por AIU, en la declaración que se presentan a la DIAN del formato
del IVA esta cuenta, por ende requiero que sea implementada en loggro.
Es por esta razón por la cual se realiza este trabajo de investigación con el fin de
recomendar la implementación de la figura de los Administrativos, Imprevistos y Utilidad (AIU),
dentro del Software “LOGGRO”.
Esta investigación se realiza con fines netamente académico, y tiene un enfoque teórico
práctico de cómo funciona la figura de los Administrativos, Imprevisto y Utilidad (AIU).
Una vez finalizada la investigación será entregada a la empresa con el objetivo de ser
revisada, y así mismo y no tiene intención de dañar o perjudicar la imagen de la empresa en
mención, también se tiene en cuenta el enfoque principal de la compañía y la razón respetable
del por qué, a la fecha no se ha implementado esta figura, como se mencionó anteriormente.
3. Objetivos
3.1 Objetivo general
Proponer la implementación del (AIU) para empresas prestadoras de servicios de obras
civiles en el software contable loggro.
3.2 Objetivos específicos
Dar a conocer a la compañía SENSAS posibles formas de configurar e implementar el
(AIU) en loggro.
Sintetizar el manejo contable y fiscal del impuesto sobre las ventas y la retención en la
fuente dentro del software.
Contrastar la forma en la que los usuarios del programa hacen la factura con (AIU), frete
a como la debería realizar si el programa incluye formalmente esta figura.
4. Desarrollo del trabajo
4.1 Marco Referencial
4.1.1 Marco de antecedentes
La figura del (AIU) fue creada en mediante la (Ley 788 de 2002), con el objetivo de
modificar la base para el cálculo del impuesto del impuesto sobre las ventas (IVA) para empresas
prestadoras de servicios de aseo, vigilancia y temporales de trabajo, sin embargo, en el 2016 es
modificado por la ley 1111 del mismo año, en la actualidad esta figura es contemplada solo para
ciertas actividades de servicios, en primer lugar están los servicios integrales de aseo y cafetería,
de que trata el (Artículo 462- 1 del estatuto tributario), también los servicios de vigilancia,
supervisión, consejería, aseo y temporales de aseo de que trata el (Artículo 468-3 del estatuto
tributario) y por ultimo están los servicios de obras civiles y construcción de inmuebles (Artículo
3 del decreto 1372 de 1992).
4.1.2 Marco conceptual
La figura del (AIU) está conformada por tres elementos Administrativos, imprevistos y
utilidad los cuales serán definidos a continuación.
4.1.2.1 Administrativos. Se usan para identificar los costos y gastos en los que incurre
el contratista de manera indirecta para poder ejecutar la actividad del contrato.
Gastos de personal
Servicios públicos
Pólizas
4.1.2.2 Imprevistos. Es un rubro del contrato destinado a cubrir futuros costos no
identificables previamente y son parte del riesgo natural de todo contrato.
Accidentes laborales
Cambios en las condiciones climáticas
Obras adicionales
4.1.2.3 Utilidad. Como su nombre lo indica, es la ganancia obtenida por el contratista
una vez finalizado el contrato y cumplida las obligaciones de este.
Es necesario aclarar que dichos elementos son pactados porcentualmente sobre el valor
total monetario del contrato, es decir que cada uno de ellos tiene una representación porcentual
sobre el proyecto.
Porcentajes de AIU según el tipo de servicio:
Tabla 1. Porcentajes de (AIU) según tipo de servicio
TIPO DE
EMPRESAS O SERVICIOS
PORCETAJES DE (AIU) SEGÚN TIPO DE SERVICIO
Para los servicios integrales de aseo y cafetería, vigilancia, servicios de trabajo
temporal y los prestados por cooperativas y precooperativas de
trabajo asociado. (Artículo 462-1 ET)
En los servicios de vigilancia y supervisión, así como los de suministro de personal por empresas vigiladas por
la Superintendencia de economía solidaria. (# 4 del artículo 468-3 E.T)
En servicios de obras de construcción de bienes
inmuebles de que trata el (artículo 3 del decreto 1372 de
1992)
PORCENTAJE MINIMO DE
(AIU)
Mínimo el 10% del valor del contrato
No existe un porcentaje mínimo
No existe un porcentaje mínimo
Para los servicios integrales de aseo y cafetería, vigilancia, servicios de trabajo temporal
y los prestados por cooperativas y precooperativas de trabajo asociado: El porcentaje del AIU,
no podrá ser inferior 10% por del valor del contrato. (Artículo 462-1 ET), (Ejemplo).
Si entre las partes mencionadas se celebra un contrato por valor de $10.000.000, el valor
del (AIU) debe ser mínimo del 10% lo que corresponde a $1.000.000, la distribución porcentual
de cada elemento, (Administrativos, imprevistos y utilidad) se pacta según las necesidades de las
partes.
En los servicios de vigilancia y supervisión, así como los de suministro de personal por
empresas vigiladas por la Superintendencia de economía solidaria: El porcentaje del AIU, en este
tipo de contratos no tiene un valor mínimo porcentual definido, sin embargo, debe ser pactado
por las partes (Numeral 4 del artículo 468-3 del estatuto tributario).
En servicios de obras de construcción de bienes inmuebles de que trata el (artículo 3 del
decreto 1372 de 1992), el porcentaje del AIU será pactado entre las partes y no tiene un
porcentaje mínimo.
Base gravable y tarifas del impuesto sobre las ventas según el tipo de servicio:
Tabla 2 Impuesto sobre las ventas (IVA)
TIPO DE EMPRESAS O
SERVICIOS
TARIFA Y BASE GRABABLE PARA EFECTOS DE (IVA)
Para los servicios integrales de aseo y cafetería, vigilancia, servicios de trabajo
temporal y los prestados por cooperativas y precooperativas de
trabajo asociado. (Artículo 462-1 ET)
En los servicios de vigilancia y supervisión, así como los de suministro de personal por empresas vigiladas por
la Superintendencia de economía solidaria. (# 4 del artículo 468-3 E.T)
En servicios de obras de construcción de bienes
inmuebles de que trata el (artículo 3 del decreto 1372 de
1992)
IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS
19% del (AIU)
5% del (AIU)
19% sobre la utilidad la obtenida contratista
En los servicios integrales de aseo y cafetería, vigilancia, servicios de trabajo temporal y
los prestados por cooperativas y precooperativas de trabajo asociado, la base sobre la cual se
calcula el impuesto sobre las ventas IVA, es el total del (AIU) y tarifa aplicar es el 19%.
(Ejemplo).
Si entre las partes mencionadas se celebra un contrato por valor de $10.000.000, el (AIU)
de este será $1.000.000, distribuido de la siguiente manera.
A: 2% $200.000
I: 5% $500.000
U: 3% $300.000
Entonces el IVA corresponde al 19% de $1.000.000, es decir tendríamos un Iva de
$190.000.
Para los servicios de vigilancia y supervisión, así como los de suministro de personal por
empresas vigiladas por la Superintendencia de economía solidaria, la base sobre la cual se
calcula el Iva es total del (AIU), y la tarifa es del 5%.
Si entre las partes mencionadas se celebra un contrato por valor de $10.000.000 y el
(AIU) de este fuese $1.000.000, distribuido de la siguiente manera.
A: 2% $200.000
I: 5% $500.000
U: 3% $300.000
Entonces el IVA corresponde al 5% de $1.000.000, es decir tendríamos un Iva de
$50.000.
TIPO DE
EMPRESAS O SERVICIOS
TARIFA Y BASE GRABABLE PARA EFECTOS DE RETENCION EN LA FUENTE
Para los servicios integrales de aseo y cafetería, vigilancia, servicios de trabajo
temporal y los prestados por cooperativas y precooperativas de trabajo asociado.
(Artículo 462-1 ET)
En los servicios de vigilancia y supervisión, así como los de suministro de personal por empresas vigiladas por
la Superintendencia de economía solidaria. (# 4 del artículo 468-3 E.T)
En servicios de obras de construcción de bienes
inmuebles de que trata el (artículo 3 del decreto 1372 de
1992)
RETENCION EN LA FUENTE
2% del (AIU)
NO APLICA POR SER ENTIDADES SIN ANIMO DE LUCRO
2% SOBRE EL VALOR DE LA FACTURA
En servicios de obras de construcción de bienes inmuebles de que trata el (artículo 3
del decreto 1372 de 1992), la base sujeta al impuesto sobre las ventas es la utilidad (U)
obtenida por el contratista y la tarifa es del 19%.
Si entre las partes mencionadas se celebra un contrato por valor de $20.000.000, más
un (AIU) de $1.000.000, distribuido de la siguiente manera.
A: 2% $200.000
I: 5% $500.000
U: 3% $300.000
Entonces el IVA corresponde al 19% de la utilidad pactada, en este caso $300.000, es
decir tendríamos un Iva de $57.000.
Base gravable y tarifas de retención en la fuente según el tipo de servicio:
Tabla 3 Retención en la fuente para el (AIU)
En los servicios integrales de aseo y cafetería, vigilancia, servicios de trabajo temporal y
los prestados por cooperativas y precooperativas de trabajo asociado, la base sobre la cual se
calcula la retención en la fuente es total del (AIU) y la tarifa el del 2%
Si entre las partes mencionadas se celebra un contrato por valor de $1.000.000, el (AIU)
debe ser mínimo del 10% lo que corresponde a $100.000, distribuido de la siguiente manera:
A: 3% $30.000
I: 3% $30.000
U: 4% $40.000
De esta forma aplicaremos una retención del 2% sobre $100.000 que corresponde a
$20.000
Para los servicios de vigilancia y supervisión, así como los de suministro de personal por
empresas vigiladas por la Superintendencia de economía solidaria, no tendría aplicación de
retención por ser entidades sin ánimo de lucro.
En servicios de obras de construcción de bienes inmuebles de que trata el (artículo 3 del
decreto 1372 de 1992), la base sobre la cual se calcula la retención en la fuente es valor bruto del
contrato. Ejemplo.
Si entre las partes mencionadas se celebra un contrato por valor de $50.000.000, más un
(AIU) de $20.000.000, distribuido de la siguiente manera.
A: 5% $10.000.000
I: 2% $4.000.000
U: 3% $6.000.000
Entonces la retención en la fuente corresponde al 2% del valor bruto del contrato es decir
$70.000.000, para este caso tendríamos una retención de $1.400.000.
Es muy importante para los contribuyentes poder contar con herramientas que les
permitan sistematizar sus procesos tanto administrativos como contables, esto con el fin de evitar
errores humanos y no pagar las sanciones dispuestas en la ley. A continuación, se relacionan
algunas de las sanciones en las que puede incurrir los usuarios por errores en la ejecución y
cálculo de sus obligaciones tributarias.
4.1.3 Marco legal
Las empresas dedicadas a la prestación de servicios, de las que tratan los artículos.
(Artículo 462-1 DEL E.T)
“Para los servicios integrales de aseo y cafetería, de vigilancia, autorizados por la
Superintendencia de Vigilancia Privada, de servicios temporales prestados por empresas
autorizadas por el Ministerio del Trabajo y en los prestados por las cooperativas y
precooperativas de trabajo asociado en cuanto a mano de obra se refiere, vigiladas por la
Superintendencia de Economía Solidaria o quien haga sus veces, a las cuales se les haya
expedido resolución de registro por parte del Ministerio del Trabajo, de los regímenes de trabajo
asociado, compensaciones y seguridad social, como también a los prestados por los sindicatos
con personería jurídica vigente en desarrollo de contratos sindicales debidamente depositados
ante el Ministerio de Trabajo, la tarifa será del 16% en la parte correspondiente al
AlU (Administración, Imprevistos y Utilidad), que no podrá ser inferior al diez por ciento (10%)
del valor del contrato. Para efectos de lo previsto en este artículo, el contribuyente deberá haber
cumplido con todas las obligaciones laborales, o de compensaciones si se trata de cooperativas,
precooperativas de trabajo asociado o sindicatos en desarrollo del contrato sindical y las
atinentes a la seguridad social.” Y.
(Estatuto Tributario, 2020)
(Numeral 4 del artículo 468-3 del E.T)
“los servicios de vigilancia, supervisión, conserjería, aseo y temporales de empleo,
prestados por personas jurídicas constituidas, bajo cualquier naturaleza jurídica de las previstas
en el numeral 1 del artículo 19 del Estatuto Tributario, vigiladas por la Superintendencia de
Economía Solidaria, cuyo objeto social exclusivo corresponda a la prestación de los servicios de
vigilancia autorizados por la Superintendencia de Vigilancia Privada, supervisión, consejería,
aseo, y temporales de empleo, autorizadas por el Ministerio de Trabajo, siempre y cuando los
servicios mencionados sean prestados mediante personas con discapacidad física, o mental en
grados que permitan adecuado desempeño de las labores asignadas, y la entidad cumpla con
todas las obligaciones laborales y de seguridad social en relación con sus trabajadores que debe
vincular mediante contrato de trabajo. la discapacidad física o mental, deberá ser certificada por
Junta Regional y Nacional de Invalidez del Ministerio de Trabajo. los prestadores de los
servicios a que se refiere el presente numeral tendrán derecho a impuestos descontables hasta la
tarifa aquí prevista. El Gobierno Nacional reglamentará la materia. la base del cálculo del
impuesto para los servicios señalados en este numeral será la parte correspondiente al (AlU).”
(Estatuto Tributario, 2020)
Nos menciona que el impuesto sobre las ventas y sus tarifas del 19% para el primer caso
y 5% para el segundo, debe ser calculado sobre el (AIU), es decir una porción o fracción de ese
contrato, lo que significa que para efectos del IVA descontable, solo pueden ser descontables los
IVAS correspondientes a esta fracción, y NO sobre la totalidad del contrato, así mismo el
impuesto que se quiera descontar solo puede hacerse efectivo si corresponden a gastos
administrativos, ejemplo, papelería, seguros, pólizas entre otros, el restante del ese impuesto
involucrado se deben llevar como mayor valor del costo o gasto.
Para la finalidad de la investigación en caso de las empresas de construcción de qué trata
el siguiente artículo.
(Artículo 1.3.1.7.9 del decreto 1625 de 2016)
“Impuesto sobre las ventas en los contratos de construcción de bien inmueble. En los
contratos de construcción de bien inmueble, el impuesto sobre las ventas se genera sobre la parte
de los ingresos correspondiente a los honorarios obtenidos por el constructor. Cuando no se
pacten honorarios el impuesto se causará sobre la remuneración del servicio que corresponda a la
utilidad del constructor. Para estos efectos, en el respectivo contrato se señalará la parte
correspondiente a los honorarios o utilidad, la cual en ningún caso podrá ser inferior a la que
comercialmente corresponda a contratos iguales o similares”
(Decreto 1625, 2016)
El impuesto sobre las ventas para estos casos se generará sobre el elemento de Utilidad
del servicio prestado y de la misma manera que en el caso anterior solo podrá llevarse como
impuesto descontable en IVA, las compras o gastos asociadas a la utilidad del contratista y en
ningún caso podrá descontarse impuestos aplicados los costos o gastos de la construcción del
bien inmueble.
4.2 Capítulos que desarrollen cada uno de los objetivos específicos.
Es por esta razón que el presente trabajo está enfocado en dar una recomendación para el
desarrollo e implementación de la figura del (AIU), en el software contable Loggro, y está
direccionado para empresas prestadoras de servicios en obras de construcción de bienes
inmuebles, dentro del mismo desarrollo se le indicaran los lineamientos a la compañía
(SENSAS), que debe seguir para cumplir con esta figura en cuanto a tratamiento contable
sugiere, incluyendo el Impuesto al valor agregado (IVA), y la retención en la fuente.
Una vez se realiza la investigación se procede a dar una explicación de cómo se realiza la
facturación con (AIU) utilizando diversas maniobras dentro del programa loggro y como queda
registrada su respectiva contabilización este proceso de contrasta frente al cómo debería usarse
para dar cumplimiento a la norma, esta explicación se ejecuta por medio de un ejemplo de
teórico práctico.
Ejemplo: La empresa La juguetería SAS, presta servicios de construcción de bienes
inmuebles a la empresa Repuestos HH S.A, por valor de $50.000.000 más un (AIU) del 13%, del
valor del contrato.
Lo primero que debemos tener en cuenta, es que el proceso del AIU en loggro se
manejará de forma manual, es decir que debo realizar el cálculo de cada uno de los elementos de
esta figura de manera externa, en la mayoría de las ocasiones en Excel para poder llevarlo al
programa. (Ejemplo)
Tabla 4 Calculo del (AIU) manual
CÁLCULO DEL (AIU) EN EXCEL
% POR CONCEPTO VALOR DEL CONTRATO
$ 50.000.000,00
2% Administrativos $ 1.000.000,00
3% Imprevistos $ 1.500.000,00
8% Utilidad $ 4.000.000,00
Una vez definidos los porcentajes de (AIU) en Excel o calculadora, debo crear cada uno
de estos elementos en el programa como si fueran “ITEMS”, es decir debo asignarle a cada uno
de ellos un código, una descripción, un tipo de ítems, un precio de venta y definir la parte
impositiva de cada concepto.
Código: Campo utilizado para darle una codificación a cada uno de los ítems creados.
Descripción: Es nombre del bien o servicio que comercializa la empresa.
Tipo de ítem: Defino si es Inventariable, no inventariable o servicio.
Precio de Venta: Precio de venta de ese producto al público.
Iva en Ventas: Es donde defino la tarifa del Iva para las ventas.
Iva en compras: Es donde defino la tarifa del Iva para las compras.
Rete fuente por renta: Porcentaje de la RTEFT aplicar al ítem,
(Ejemplo).
Ingreso a la pantalla principal,
Ilustración 5. Pantalla inicial del programa
(Loggro, 2021)
Se crean los elementos del AIU como productos, para la creación vamos al módulo de
INVENTARIO y posteriormente a la opción de ITEMS, allí se abrirán los campos necesarios
para la creación de productos y servicios dentro de la aplicación.
Ilustración 7. Módulo de Inventario
(Loggro, 2021)
Diligenciamos cada uno de los campos obligatorios para la creación de productos y/o
servicios dentro de la aplicación, teniendo en cuenta que cada uno de esos campos tiene un
significado que se trata de adaptar a las necesidades de los clientes que necesiten (AIU).
(Ejemplo).
Creación del servicio de construcción.
Ilustración 10. Creación del servicio
(Loggro, 2021)
Dentro de la creación del servicio, “construcción de bienes inmuebles”, se realizan dos
observaciones, en primer lugar, el programa me sugiere definir (IVA), lo cual no debería ocurrir,
ya que como se mencionaba anteriormente el impuesto sobre las ventas solo de calcula sobre la
utilidad, por esta razón los clientes deben tomar la opción de marcar el servicio como “excluido”,
y en segundo lugar debo definir la retención en la fuente del 2%, sobre el servicio facturado,
porque de lo contrario el sistema no me lo va a tener en cuenta.
Creación de los administrativos como “ítem”
Para la creación de los administrativos, el campo de “código” suele ser utilizado para
indicar el porcentaje en este caso 2%, sin embargo, es informativo, ya que el cálculo del precio
de venta se realiza de manera manual, como se explica al inicio del ejemplo, así mismo se debe
asignar la tarifa de retención en la fuente del 2% para que se acumule con la base del servicio de
construcción de bienes inmuebles y los demás conceptos que faltan por crear.
Ilustración 13. Creación de la administración como (ítem)
(Loggro, 2021)
Creación de los Imprevistos como “ítem”
Para la creación de los Imprevistos, el campo de “código” suele ser utilizado para indicar
el porcentaje en este caso 3%, sin embargo, es informativo, ya que el cálculo del precio de venta
se realiza de manera manual, como se explica al inicio del ejemplo, así mismo se debe asignar la
tarifa de retención en la fuente del 2% para que este me acumule las bases indicadas en los
precios de ventas de los dos ítems anteriores. “Construcción de bienes inmuebles” y
“Administrativos”. De otra forma el sistema loggro no me va a poder sumar las bases para el
cálculo de la retención en la fuente.
Ilustración 16. Creación de los Imprevistos como (ítem)
(Loggro, 2021)
Creación de la utilidad como “ítem”
En la creación de la utilidad, se debe tener en cuenta varias consideraciones, en primer
lugar el campo de “código” suele ser utilizado para indicar el porcentaje en este caso 8%, sin
embargo, al igual que en los casos anteriores es informativo, ya que el cálculo del precio de
venta se realiza de manera manual, como se explica al inicio del ejemplo, también es necesario
aclarar, que para darle cumplimiento al Artículo 1.3.1.7.9 del decreto 1625 de 2016, que nos
indica que el impuestos sobre las ventas se genera sobre la utilidad obtenida por contratista, debo
grabar este ítem con la tarifa del 19%. Y para efectos de retención en la fuente se le debe aplicar
la tarifa del 2%, como en los anteriores ítems de tal manera que pueda sumar los 4 precios vetas
relacionados y tomar la base final para la retención.
Ilustración 19 Creación de utilidad como (ítem)
(Loggro, 2021)
Después de crear el servicio de construcción de bienes inmuebles y cada uno de los
elementos del (AIU), procedo a elaborar a la factura de venta en el programa, ingresado al
módulo de “ventas” en la opción “Facturas de venta”.
Ilustración 22. Módulo de facturación
(Loggro, 2021)
Ilustración 25. Diligenciamiento de la factura
(Loggro, 2021)
En primer lugar, se diligencia los datos del cliente, el cual debe estar creado previamente,
el sistema de forma automática asigna el consecutivo, prefijo, numero de factura que
corresponde y fecha de esta. En la parte inferior se puede visualizar que además de buscar el
servicio de “construcción de bienes inmueble”, también se deben llamar los otros ítem que
conforman el (AIU), con sus respectivos precios de venta e impuestos. Resaltado que el único
que tiene IVA es la utilidad como se ve en la imagen.
Para efectos de retención en la fuente, cada uno de esos ítems tiene aplicada la tarifa del
2% sobre su precio total. Es decir:
Tabla 5. Cálculo Manual realizado por los clientes
CONCEPTO
BASE
TARIFA
RETENCION
Construcción de bienes inmuebles $ 50.000.000,00 2% $ 1.000.000,00
Administrativos $ 1.000.000,00 2% $ 20.000,00
Imprevistos $ 1.500.000,00 2% $ 30.000,00
Utilidad $ 4.000.000,00 2% $ 80.000,00
$ 1.130.000,00
Así mismo puede existir el caso en el que alguno de los conceptos, relacionados en la
imagen anterior no cumpla para base mínima para la retención, que para efectos de contratos de
obras civiles es del 2%, en este caso se deberá aplicar la retención desde $0, siempre y cuando la
sumatoria de los conceptos superen dicha base mínima de $142.000.
Ilustración 28. Bases y tarifas
(Actualicese, 2021)
La contabilización de esta venta queda registrada y causada por tercero y de acuerdo con
las cuentas definidas en la configuración inicial. Vemos registrado de esta manera una cuenta por
cobrar, (130505), un ingreso (429505), el Iva generado del 19% solo sobre la utilidad
(24080101) dándole cumplimiento a lo establecido en el Artículo 1.3.1.7.9 del decreto
1625 de 2016m, por último, se ve la retención en la fuente como anticipo (13551501).
Ilustración 31. Contabilización Loggro.
(Loggro, 2021)
Para finalizar el ejercicio en el software Loggro, adjunto se encuentra la factura
electrónica de venta generada, y aunque visualmente tiene los requisitos de facturación, durante
la creación de este documento se deja en evidencia los procesos manuales que se deben realizar
los usuarios para poder hacer la factura.
Ilustración 34. Factura de venta grafica
(Loggro, 2021)
Finalizado el ejercicio del ¿Cómo se hace el proceso de facturación en loggro?,
ilustraremos el proceso del ¿Cómo debería realizarse?, para evitar reprocesos y posibles errores
de cálculo para los usuarios del sistema, para este ejercicio se toma como referencia diferentes
Software de contabilidad que en la actualidad cuentan con el proceso de registro y facturación
del (AIU).
En primer lugar, se sugiere la implementación de un campo dentro de la configuración
del programa que permita definir a los usuarios si van a usar (AIU) para sus facturas. Como lo
muestra la sugerencia número 1.
Ilustración 35. Configuración Actual
(Loggro, 2021)
Sugerencia 1. Parámetro (AIU)
Este parámetro en la organización permitirá que al realizar una factura de venta de
manera automática el sistema me sugiera configurar los porcentajes correspondientes a
administrativos, imprevistos y utilidad, como se muestra en la siguiente sugerencia.
Sugerencia 2. Configuración sistematizada del (AIU)
Este es el proceso más importante para poder realizar la factura con (AIU), porque
permite simplificar los procesos de esta figura y los usuarios ahorran tiempo en la creación de
conceptos como ítems, asignación de códigos, precios de venta, IVA, retenciones y cálculos de
porcentajes.
Ventajas que implementación del (AIU).
Nos permite definir si queremos que la base del (AIU) este sumada al total de la factura o
no, esto con el fin de poder cumplir con las sugerencias graficas en la factura de la empresa
contratante.
También nos permite asignar los porcentajes para cada uno de los elementos de esta
figura, con el fin de ser calculados de forma automática por el software, y sobre el servicio
prestado, esta forma los usuarios de la aplicación no tendrán que calcularlos manualmente, en
Excel u otras herramientas.
Por último, nos da la posibilidad de calcular el Iva solo sobre la utilidad de ese (AIU)
como lo menciona la norma, en este caso del 8%. De la misma forma nos permite dar
cumplimiento al cálculo de la retención en la fuente que para servicios de construcción es del 2%
sobre el Total neto de la factura.
Una vez realizados estos ajustes dentro del programa, los usuarios de la aplicación podrán
ser más eficientes ya que van a ahorrar tiempo al realizar las facturas y se reduce en gran
magnitud la posibilidad de errores humanos, de tal manera que el resultado final de la factura
está cumpliendo de manera formal con la estructura del (AIU).
Sugerencia 3. Factura con (AIU)
Conclusiones
El software contable Loggro permite a los usuarios realizar el proceso de facturación con
la figura del (AIU), sin embargo, deben realizar procesos muy manuales que traen intrínsecos
posibles errores de cálculo y demoras en la gestión.
Se hace necesario implementar nuevos desarrollos dentro de la aplicación que le permitan
al usuario realizar un cálculo real y sistematizado de (AIU).
El 4.2% de las empresas en Colombia son de construcción, y necesitan dentro de sus
procesos administrativos y contables herramientas que les permitan cumplir con normatividad
vigente.
Referencias
Actualicese. (2021). https://actualicese.com/aiu/. Obtenido de https://actualicese.com/aiu/
Confecamaras. (Octubre de 2020). Confecamaras.
Estatuto Tributario. (01 de 01 de 2020). estatuto.co. Obtenido de https://estatuto.co/
Función púbica. (2020). EVA. Obtenido de EVA:
https://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i=83233
Loggro, S. c. (01 de 05 de 2020). loggro.com. Obtenido de loggro.com: loggro.com
NACIONALES, E. D. (2020). RESOLUCIÓN NÚMERO 000042(05 de Mayo de 2020).
