Recomendaciones para los procesos de empalme de los mandatarios territoriales

8/3/2019 Recomendaciones para los procesos de empalme de los mandatarios territoriales

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Libertad y OrdenRepblica de Colombia

Gu a s pa r a l a ge s t i n pbl i ca te r r i tor i a l

Partic ipacin

Derechos

DemocraciaD

esarr

oll

o


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Direccin General

Hernando Jos Gmez Restrepo

Subdireccin General

Juan Mauricio Ramrez Corts

Secretara General

Tatiana Milena Mendoza Lara

Direccin de Regalas

Amparo Garca Montaa

Direccin de Desarrollo Territorial SostenibleOswaldo Aharn Porras Vallejo

Direccin de Estudios Econmicos

Gabriel Armando Piraquive Galeano

Direccin de Inversiones y Finanzas Pblicas

Diana Margarita Quintero Cuello

Direccin de Evaluacin de Polticas Pblicas

Diego Raael Dorado Hernndez

Direccin de Inraestructura y Energa Sostenible

Jean Philippe Pening Gaviria

Direccin de Desarrollo Social

Jos Fernando Arias Duarte

Direccin de Desarrollo Rural Sostenible

Nicols Prez Marulanda

Direccin de Desarrollo Empresarial

lvaro dgar Balczar Acero

Direccin de Justicia, Seguridad y Gobierno

Sonia Juliana Garca Vargas

Direccin de Desarrollo UrbanoJos Alejandro Bayona Chaparro

Jee Grupo de Proyectos Especiales

Claudia Alejandra Glvez Ramrez

Subdireccin de Desarrollo Ambiental

Carolina Urrutia Vsquez

Guas para la gestin pblica territorial

Recomendaciones para el proceso deempalme de los mandatarios territoriales2011-2012

ISSN 2248-6259

Impresin

DNPImpreso y hecho en Colombia | Printed in Colombia

Departamento Nacionalde Planeacin,2011

Calle26 No.13-19 | PBX:(+57 1) 3815000

Bogot,D.C.,Colombia

www.dnp.gov.co

Coordinacin editorialDepartamento Nacional de Planeacin

Direccin de Desarrollo Territorial Sostenible

Oswaldo Aharn Porras Vallejo

Grupo de Gestin Pblica Territorial

Maritza Pomares Quimbaya

Asesores

Alredo Javier Rosero VeraDiana Carolina Franco MedinaIngrid Johana Neira BarreroJaime Alonso Osorio UsugaJos Oswaldo Espinosa CuervoLina Margarita Bravo Ardila

Norma Juliana Delgado Prezscar Ismael Snchez RomeroRaael Alberto Cern Bravo

Subdireccin de Finanzas Pblicas

Territoriales

Luz Stella Carrillo Silva

Subdireccin de Ordenamiento y Desarrollo

Territorial

Luz Helena Chamorro Arboleda

Grupo de Anlisis al Financiamiento del

Desarrollo Territorial

William Augusto Jimnez Santa

Grupo de Comunicaciones y Relaciones

Pblicas

Giovanni Celis Sarmiento

Esta publicacin ue posible gracias al apoyo delgobierno de Estados Unidos a travs de su Agencia

para el Desarrollo Internacional (USAID), bajo lostrminos del Contrato No. AID-514-C-11-00001.Las opiniones expresadas en este material norepresentan aquellas de USAID y/o las del gobiernode Estados Unidos de Amrica.

Escuela Superior de Administracin PblicaESAPwww.esap.edu.co

Director Nacional

Honorio Miguel Henrquez Pinedo

Subdirectora de Alto Gobierno

Mara Magdalena Forero Moreno

Subdirectora de Proyeccin Institucional

Margarita Mara Ricardo vila

Subdirector Acadmico

Csar Augusto Lpez Meza

Subdirector Administrativo y Financiero

Germn Insuasty MoraSecretaria General

Luisa Fernanda Sierra Aldana

Jee de la Ofcina Asesora Jurdica

Edna Julieta Riveros Gonzlez

Jee de la Ofcina Asesora de Planeacin

Jair Solarte Padilla

ESAP

Subdireccin de Alto GobiernoCalle 44 No. 53-37 CAN, Bogot, D.C.Pbx 2202790 ext. 7333 - [email protected]

Realizacin editorialFundacin Nueva Cultura

Direccin editorial

Jos Miguel Hernndez ArbelezFernando Chaves Valbuena

Edicin y didactizacin

Mariela Zuluaga GarcaMara Cristina RincnDiego Fernando lvarezMnica Valds ArcilaNelson Ricardo Amaya Espitia

Direccin grfca

Victoria Eugenia Peters Rada

Diagramacin

Mara Cristina Rueda TraslaviaVictoria Eugenia Prez PrezRubn Daro Rojas Olier

Ilustracin

Daniel Alberto Fajardo BautistaVictoria Eugenia Peters RadaWilson Martnez MontoyaJorge Alberto vilaLuz Marina Camacho Turriago

En la elaboracin de esta gua participaron con importantesaportes y contribuciones uncionarios de dierentes entidades dorden nacional y agencias de cooperacin internacional, a quiene

Departamento Nacional de Planeacin expresa sus agradecimien

Presidencia de la Repblica

Ministerio de Proteccin Social

Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial

- Direccin de Planeacin, Inormacin y Coordinacin Regio

- Viceministerio de Agua Potable y Saneamiento

- Viceministerio de Vivienda y Desarrollo Territorial

- Viceministerio de Ambiente

Contadura General de la Nacin (UAE)

- Subcontadura General y de Investigacin

- Subcontadura de Centralizacin de la Inormacin

- GIT - Control Interno

Ministerio de Cultura

Ministerio de Educacin Nacional

Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF)

Polica Nacional

Programa Cercapaz (GIZ)

Fondo de Poblacin de Naciones Unidas (UNFPA)

Agradecimientos y reconocimientos

Nota aclaratoria

El uso de un lenguaje que no discrimine ni

marque dierencias entre hombres y mujeres es

una de las preocupaciones del equipo de trabajoque ha editado las Guas para la gestin pblica

territorial. Sin embargo, con el fn de evitar lasobrecarga grfca que supondra utilizar siempreo/a para marcar la existencia de ambos sexos,

hemos optado por emplear expresiones genricas,como candidato o ciudadano, en el entendido

que se refere siempre a ambos sexos. Se dejala mencin explcita del emenino cuando laoposicin de sexos sea relevante en el contexto.

Participacin

Derechos

De m

ocra

ciaD

esa

r r

o l

lo


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Departamento Nacional de Pla4 | Recomendaciones para hacer el empalme - Unidad 2

Con el n de apoyar un buen proceso deempalme entre los mandatarios entrantes

y salientes, el Departamento Nacional de

Planeacin, en cabeza de la Direccin de

Desarrollo Territorial, presenta esta gua

como una herramienta para contribuir con el

empalme entre los equipos de gobierno entrante

y saliente de manera que se dejan las bases

para la ormulacin de un plan de desarrollo

local que es undamental para la construccin

de procesos de buen gobierno y transparencia

como soporte transversal de la Prosperidad

Democrtica.

El adecuado inicio de una

nueva administracin esel punto de partida de un

buen gobierno y una de las

claves del xito para el logro

de los objetivos del Estado,

por tanto, garanta de un

mayor bienestar de la poblacin.

Introduccin Se espera que esta gua se convierta en unaherramienta de trabajo para los equipos de

gobierno saliente y entrante y que contribuya

con los procesos de gestin pblica que seinician en enero de 2012.

Notas claves

El Buen Gobierno es uno de los soportes transversalesde la prosperidad democrtica planteados en las basesdel Plan Nacional de Desarrollo. El Buen Gobierno esentendido como la capacidad del Estado de mejorarpermanentemente su gestin, sus espacios departicipacin y su interlocucin con los ciudadanos yel sector privado.

Refexionen sobre los temas estratgicos.

Piensen las iniciativas de desarrollo.

Evalen los logros obtenidos.

Identiquen los obstculos que tuvieron que enrentar.

Aporten al diseo, ejecucin, seguimiento y evaluacin

de polticas pblicas ms eectivas.

El proceso de empalme es una oportunidad

para que los gobernantes entrantes y salientes

El compromiso de los mandatarios salientes

Si un gobierno saliente no entrega al nuevo mandatario y a su equipo

la inormacin necesaria y suciente durante el proceso de empalme,

limita la posibilidad de superar los obstculos ms importantes de

la gestin territorial o potenciar las posibilidades de desarrollo para

generar una mejor calidad de vida a la poblacin.

Los alcaldes salientes deben preparar inormacin completa, pertinente,

veraz y clara sobre la situacin de la entidad territorial en materia de: desarrollo econmico y social,

poltica nanciera, presupuestal, contable y administrativa,

estado de los planes, programas y proyectos desarrollados durante

su gestin.


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Unidad 1

Aspectos generales del proceso de empalmeExplica el signicado del proceso de empalme y lascondiciones que se requieren para adelantarlo.

Unidad 3

Inormacin requerida para el empalmeHace un inventario de la inormacin mnima que deben entregary recibir las administraciones territoriales saliente y entrante.

Unidad 2

Recomendaciones para hacer el empalmePresenta una propuesta metodolgica para adelantar el proceso deempalme, vlida tanto para el equipo entrante como para el saliente.

Unidad 4

Acta de inorme de gestinExplica los principales aspectos del acta de gestin que, por ley, debeentregar la administracin saliente al nuevo equipo de gobierno.

Unidad 5

El papel de los ciudadanos en el empalmeMuestra cmo la ciudadana puede y debevincularse a la gestin local en el proceso de empalme.

Unidad 6

Marco normativo del empalmePresenta el marco legal en el cual est sustentado el proceso de empalme.

AnexosNormatividad y ormatos

Gua 2

Recomendaciones para el proceso deempalme de los mandatarios territoriales

Estructura de contenido Gua


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Unidad 1

Aspectos generales delproceso de empalme

Unid

Quines participan?

Cules son las responsabilidades de los participantes?

Qu es el empalme?

Caractersticas del proceso de empalme

Para qu sirve el empalme?

Condiciones para hacer un buen empalme

Cundo inicia y cundo naliza?


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Departamento Nacional de Plan10 | Aspectos generales del proceso de empalme - Unidad 1

En esta unidad

Los equipos de gobiernopodrn:

Precisar algunos conceptos

sobre el proceso de empalme.

Saber cul es la importancia

de llevar a cabo un buen

proceso de empalme.

Dierenciar los actores y las

responsabilidades que tienen

rente al proceso.

Identicar las caractersticas

que debe tener el empalme.

Conocer las condiciones

mnimas para llevar a buentrmino el proceso.

Para pensary comentar

Conoce la

responsabilidad que tienen

los uncionarios salientes

y entrantes de realizar

un proceso de empalmeoportuno, integral y eectivo?

Saba que una

inormacin oportuna,

veraz e integral es

undamental para un

proceso de empalme exitoso?

Qu es el empalme? El empalme es un proceso de inters pblico, ormal yobligatorio a travs del cual se busca garantizar laentrega eectiva de la administracin territorial a un n

gobernante, en avor del desarrollo sostenible del terri

Notas claves

Recordemos que los procesos que hacenparte de la gestin pblica debenorientarse al logro de resultados quecontribuyan con la visin colectiva dedesarrollo, teniendo en cuenta la dinmicadel territorio y la ciudadana, tal comoaparece en el siguiente esquema:

Dnde dice?

Ley 951 y Resolucin orgnicade 2005.

Da cuenta del estado de la

entidad territorial en relacin

con sus recursos administrativos,

nancieros, humanos y

tecnolgicos, as como de

la situacin en materia de

desarrollo econmico, social,

poltico, cultural, ambiental, de ordenamiento

territorial, seguridad y convivencia ciudadana,

orden pblico, etc.

Es un espacio de dilogo, interaccin y

comunicacin entre los equipos de gobierno

entrante y saliente, con el n de conocer de manera

ormal y oportuna la situacin de la entidad

territorial y de la administracin.

Como parte de este proceso, se entrega un inorme

de gestin.

El empalmeLograr la transicin armoniosa

entre la administracin que

termina su periodo y el nuevo

gobernante y su equipo de trabajo,

con el n de evitar traumatismos

en los procesos de gestin que

repercutan en el desarrollo

sostenible del territorio.

Permite la transici

de una administrac

a otra.

En el marco de la gestin, es uno de los

insumos para orientar el desarrollo deseado

y posible denido en la visin colectiva.

El empalme es un proceso que

Cul es el

objetivo principal?


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Para saber ms

El mandatariosaliente

Como responsable

de entregar la

administracin y los

balances de su gestin.

LosuncionariosComo servidores

pblicos y soporte de la

memoria institucional,

responsables de

organizar y entregar la

inormacin a cargo de

su competencia.

Los rganosde control

Como responsables del

proceso auditor, de

vigilancia y control

scal.

Laciudadana

Como actor principal de

la gestin pblica, que

debe tener acceso a los

inormes resultantes del

proceso de empalme.

La ciudadana es representada en este proceso pororganizaciones de la sociedad civil, as como instanciasde participacin municipal como el Consejo Territorialde Planeacin, las juntas de accin comunal, lasasociaciones de mujeres, de jvenes, entre otras.

Departamento Nacional de Plan

El mandatarioelecto

Como responsable de

guiar los destinos de la

Alcalda o Gobernacin

durante los prximos

cuatro aos y de orientar

el desarrollo del territorio

conorme al mandato

ciudadano.

Quines participan en el empalme?


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Proponer una agenda de trabajo que tenga como reerente la visin y retos de desarrollo, liderada

por el alcalde o gobernador y organizar un equipo responsable del proceso.

Elaborar y organizar documentos, inormes, bases de datos, etc., que permitan conocer el estado de

la entidad territorial y de la Administracin.

Entregar la Administracin, documentar el proceso de empalme que se adelante con el nuevo

dirigente y su equipo as como prestar acompaamiento.

Brindar orientaciones y recomendaciones pertinentes a la nueva Administracin para el buen

desarrollo de la gestin pblica.

Garantizar las condiciones logsticas para llevar a buen trmino el proceso de empalme.

Elaborar el inorme de gestin , incluyendo una evaluacin de los temas estratgicos locales (es

preciso considerar en este los dierentes grupos poblacionales) con sus r espectivos documentos soporte,

luego debe entregarse al equipo entrante y a los rganos de control; tambin hay que socializarlo conlas comunidades y el Consejo Territorial de Planeacin.

Elaborar el documento de evaluacin y seguimiento del POT (para el caso de los municipios)

donde se presente el balance de la ejecucin, especicando los temas que se deben ortalecer y aquellos

que deben ajustarse para garantizar una adecuada planeacin sico-territorial del municipio.

Presentar estado de los procesos de gestin.

Designa vocero de empalme e inorma al

mandatario electo. Prepara y organiza con anticipacin la

inormacin para el empalme.

Coordina las reuniones denidas con el equipo

entrante.

Garantiza las condiciones logsticas para llevar a

buen trmino el proceso de empalme.

Del gobernante saliente y sus funcionarios

Aunque habr distintas maneras de entendery plantear soluciones, el propsito es elmismo: asumir la responsabilidad colectiva

por el desarrollo de la entidad territorial.

Cules son lasresponsabilidades

de los participantes?

Conormar un equipo de trabajo con personas

idneas y conocedoras de la situacin de los

habitantes del territorio, de los dierentes sectores

y reas temticas de inters para la nueva

administracin.

Acordar con el alcalde o gobernador saliente el

plan de trabajo sobre los aspectos estratgicos de

la entidad territorial y de la Administracin que

quiere conocer e inormarse.

Preparar los ormatos que se requieran sobre

inormacin insumo para el plan de desarrollo.

Recibir, aprender y asumir los procesos que se

adelantan en la Administracin y, de ser necesario,ajustarlos de acuerdo con las prioridades, recursos,

competencias y la normatividad vigente.

Recibir el inorme de gestin, revisarlo, analizarlo

y vericar que la inormacin all consignada se

encuentre libre de irregularidades.

Del gobernante entrante y sus asesores

Administracin Saliente Administracin EntrantePara saber ms En aquellos temas que requieren ajustes y cuando

as sea necesario, se deben elaborar o compilar los

estudios tcnicos que permitan adelantar el procesode revisin del POT a la siguiente Administracin(zonifcacin de amenazas, actualizacin catastral,mapas de aptitud de uso de la tierra, entre otros).

Designa delegados para conormar comisin de

empalme y ocializa ante administracin saliente. Propone estrategia de empalme y coordina con

equipo saliente (comisin).

Participa en las reuniones denidas y organiza la

recepcin de inormacin.

Analiza el contenido del inorme de gestin y

prepara observaciones de ser el caso.

Para saber ms

Para mayor informacin

consulte la cartilla Planeacpara el desarrollo integral en lentidades territoriales: Plan ddesarrollo 2012-2015, DNP


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La entrega y recepcin de los asuntos y recursos pblicosdel Estado es un proceso obligatorio tanto para los nuevos

mandatarios como para los mandatarios salientes.

Caractersticas delprocesode empalm

Continuacin

Es un proceso ormal y acordado

entre los equipos entrante y

saliente, donde se denen tiempos,

productos y responsables.

Es de obligatorio cumplimiento,conorme con lo establecido en el

marco legal tanto para el equipo

saliente como para el entrante.

Es de inters pblico porque se

convierte en uno de los insumos

para adelantar los procesos

de rendicin de cuentas a la

ciudadana.

Conocer y revisar la inormacin de empalme que se

socialice durante este proceso y analizar la coherencia de

la misma.

Los Consejos Territoriales como representantes de la

Sociedad civil tienen una responsabilidad importante

rente al proceso de empalme, relacionada no slo con la

revisin y validacin de la inormacin presentada, sino

tambin con las recomendaciones que pueden aportar

rente a los programas y proyectos estratgicos que

deben tenerse en cuenta por la nueva administracin

De la ciudadana

Cumplircon la competencia establecida

en las leyes sobre control scal, inspeccin,

vigilancia, control y de auditora, que

garantice y contribuya con procesos de

empalme transparentes.

De los rganos de control


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Inormar a la nueva

administracin sobre el estado

en que se encuentra la entidad

territorial y hacer recomendaciones

de gestin basadas en su

experiencia.

Dar a conocer las polticas,

programas o proyectos que

considera deben continuar una vez

nalizado su mandato y que son

undamentales en el mediano ylargo plazo.

Rendir cuentas a los dierentes

actores (sociedad civil, cuerpos

colegiados, organismos de control,

etc.).

Tener sistematizadas las lecciones

aprendidas y buenas prcticas, las

cuales servirn de insumo para

uturas aspiraciones electorales.

Contar con un mayor voto

de conanza por parte de la

comunidad, la cual reconoce en

estos actos un esuerzo por mostrar

los resultados de la gestin.

Contar con inormacin

organizada ante cualquier

requerimiento posterior de los

organismos de control.

El proceso de empalme sirve para que la nueva

administracin territorial se inicie sin traumatismos, led continuidad a los procesos en curso y pueda poner enmarcha sus nuevos proyectos en benefcio de la ciudada

Para qu sirve?

Conocer en detalle la situacin de la entidad territorial y de la Administracin en los aspect

de desarrollo y gestin.

Refexionar sobre los temas estratgicos y normativos teniendo en cuenta los dierentes

grupos poblacionales con un nasis particular en quienes se encuentran en condicin de

vulnerabilidad por razones de sexo, edad, etnia, ubicacin geogrca, pobreza, pobreza

extrema y condiciones de discapacidad o desplazamiento.

Identicar las apuestas de desarrollo, programas o proyectos exitosos y convenientes, que

son armnicos con su programa de gobierno y cuya continuidad podra generarle victorias

tempranas a su administracin.

Tomar como reerencia las lecciones aprendidas para la implementacin de nuevas polti

programas o proyectos.

Contar con inormacin especca y actualizada y ms elementos para iniciar la ormulac

del plan de desarrollo.

Identicar posibles indicadores y lneas de base y plantearse nuevas metas a partir de su

programa de gobierno.

Orientar la integracin del POTy sus acciones previstas con la propuesta de desarrollo pa

el municipio.

Evaluar los recursos e instrumentos disponibles y la capacidad de la administracin

territorial.

Generar espacios de dilogo y refexin que retroalimenten los procesos de gestin pblica

partir de la experiencia del mandatario saliente.

Conocer los mandatos legales de su competencia y los procesos administrativos y judiciales

que se encuentran vigentes y planicar los compromisos legales que tenga la entidad territo Identicar los aliados estratgicos y los espacios de participacin social que pueden

complementar la capacidad de la administracin local para abordar los problemas y

necesidades de la poblacin y del territorio.

Conocer la situacin nanciera de la entidad territorial: activos, pasivos y patrimonio, e

ingresos y gastos.

Al mandatario entrante

Para saber ms

Se debe tener claridad sobre las apuestas territorialescontenidas en el Plan de Ordenamiento Territorial delmunicipio (POT, PBOT o EOT), en materia de polticas,programas y proyectos que deben incluirse en el plande desarrollo en el marco de la vigencia en la cual seencuentre el POT.

Palabras claves

Grupos en condicin de vulnerabilidadson, por ejemplo,las mujeres, los jvenes, las personas en situacin dedesplazamiento y los grupos tnicos.

Le sirve paraLe sirve para

Al mandatario saliente


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Cundo inicia ycundo naliza?

El empalme comienza despus de las elecciones y una vez los

mandatarios entrante y saliente denen de comn acuerdo una agenda

de trabajo (programacin de reuniones, entrega de bienes muebles e

inmuebles, presentacin de inormes, etc.).

Se recomienda que el mandatario saliente realice actividades previas

de organizacin de la inormacin y preparacin del empalme.

El proceso de empalme se cierra mediante un acto ormal en donde se

presenta el balance del proceso y se rma el Acta de Inorme de Gestin,

la cual, de acuerdo co n la Ley, debe entregarse a ms tardar a los 15 das

hbiles siguientes a la terminacin de la administracin saliente.

El empalme es un proceso de preparacin para el cambiode gobierno desde la proclamacin del candidato electohasta la frma del acta de inorme de gestin en la que se

da cuenta de los recursos administrativos, fnancieros y

humanos con los que se gobernar. Conocer los resultados de la gestin del

gobierno saliente y la lnea de base para hacerle

control social a la nueva administracin y

consolidar procesos de participacin en la gestin.

Prevenir rupturas en la gestin pblica que

renen el desarrollo del territorio.

Incrementar su conanza en la

institucionalidad pblica.

Contar con inormacin que acilite el ejercicio

de control social en el nuevo periodo de gobierno.

Conocer algunos aspectos de la gestin de la

administracin saliente y elaborar propuestas

para la continuidad de aspectos positivos ocorrectivos, segn sea el caso.

Lograr una mayor y mejor participacin en los

asuntos pblicos.

A la ciudadana

Le sirve para

Contar con inormacin

clara, veraz y oportuna para

realizar las labores de control

poltico, scal, etc.

Sustentar las

investigaciones que se

deriven del ejercicio de sus

competencias.

A los organismosde control

Les sirve para

Tenga en cuenta que la Procuradura General

de la Nacin expedir una circular con algunas

de las directrices que deben tener en cuentalos mandatarios salientes y entrantes para el

proceso de empalme.

22 | A l d l d l U id d 1


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La inormacin es clave durante el empalme queconlleva un corte de cuentas de la administracin

saliente y una oportunidad de resolver inquietudes

para la Administracin entrante.

Acuerdo ormal

Es necesario acordar el alcance,

denir concertadamente la

orma como se va a desarrollar

el proceso y cumplirlo

cabalmente.

Organizado

Conormar un equipo para el

empalme, con participacin de ambas

administraciones (entrante, saliente).

Esto permite:

Tener una visin integral de la

situacin de la entidad territorial y de

la Administracin.

Transparente

La Administracin saliente debe estar en disposicin de

presentar inormes sobre la totalidad de asuntos relacionados

con la gestin territorial, as como hacer un inventario yentregar inormacin y estadsticas bsicas que soporten dichos

inormes; no solo porque es su obligacin legal, sino porque es

derecho del nuevo mandatario conocer el estado en que recibe

la nueva Administracin. En este sentido, es conveniente que se

haga pblica la copia del inorme general del empalme.

Integral

El proceso de empalme debe cubrir

todas las reas del desarrollo y la

gestin territorial y debe llegar

al conocimiento de todos los

detalles que requiera la nueva

administracin.

Voluntad y liderazgo

La voluntad y disposicin del gobernante saliente en el empalme

y el liderazgo e inters del nuevo mandatario y su equipo son

aspectos claves para el logro de los objetivos del proceso.

Notas clavesDe la calidad y la claridad de la inormacinque se entregue depende el desarrollo delas polticas que se diseen para promoverel desarrollo territorial y, por ende, generarmayor bienestar a la poblacin.

Condiciones para hacer un

buen empalme


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Unid

1 Reuniones de la comisin de empalm

2 Nombramiento de voceros

3 Programacin del encuentro de mand

4 Reunin de mandatarios

5 Reuniones por dependencia o tema de

6 Anlisis de la inormacin

7 Aclaraciones y respuesta a inquietude

8 Acta de inorme de gestin

9 Reunin abierta con la comunidad

Un buen empalme

Un mal empalme

Consecuenciasdel empalme

Unidad 2

Recomendacionespara hacer el empalme

Nueve actividadesclaves para hacerun buen empalme

Departamento Nacional de Plan26 | Recomendaciones para hacer el empalme - Unidad 2


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Departamento Nacional de Plan26 | Recomendaciones para hacer el empalme Unidad 2

9 actividades claves para

hacer un buen empalme

Para pensary comentar

Planear cmo se realizar

el proceso de empalme

garantizar que este sea ms

sencillo y de mayor calidad. Un proceso claro y acordado

entre los dos equipos desde

el principio asegura un buen

cierre para los que se van y

un buen comienzo para los

que llegan.

Esta unidadle permitir:

A la administracin entrante:

Denir un esquema

para garantizar un buen

desarrollo del empalme.

A la administracin saliente:

Preparar y organizar con

anticipacin la inormacin

que entregar al nuevo

mandatario.

El desarrollo de estas actividades ayudar a lasadministraciones entrante y saliente a realizar elempalme de manera organizada y en un clima de

cooperacin que benefcie a la entidad territorial.

5

67

8

Organizacin previa.

Acuerdos que establezcan los responsables de c ada equipo.

Liderazgo de los mandatarios entrante y saliente (esto esundamental).

2

1

3

4

Claves para llevar a buen trmino el empalme



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Departamento Nacional de Plan28 | Recomendaciones para hacer el empalme Unidad 2

Se recomienda

Paso 11 Paso

Paso

2

3

Reuniones de la Comisin de EmpalmeSe hacen para analizar, discutir y entregar la inormacin de cada dependencia o tema denido.

Se recomienda al mandatario actual, con el apoyo del Secretario de Planeacin o quien haga

sus veces

Es importante que haya un acercamient o entre el gobierno saliente y el entrante,

una vez elegido este ltimo. Y es importante que esto ocurra pronto para empezar

el empalme.

Nombramiento devoceros

Ambos voceros coordinan la echa de encuentro

entre los dos mandatarios para ocializar el

inicio del proceso. Es importante que esto se haga

ormalmente para evitar malos entendidos.

Programacin del encuentro

de mandatarios

Notas claves

Es importante preparar una presentacin del estadoactual de ejecucin del POT. Hay que precisar quaspectos por desarrollar debe tener en cuenta laadministracin entrante.Se recomienda dejar un acta de inicio ormal delproceso de empalme.

Palabras claves

Vocero: es la persona que habla ennombre de otra o de un grupo. Por esoes quien sirve de contacto, a quien hayque preguntar.

Como el empalme incluye

labores logsticas y operativas,

se recomienda a los alcaldes

y gobernadores salientes y

entrantes, que

Encarguen a una persona

la coordinacin del

empalme en cada equipo.

Esta persona ser su vocero

y contacto.

Inormen al otro equipo

el nombre y los datos de suvocero.

Realizar una reunin previa

Con las dierentes dependencias e institutos

descentralizados.

Para sensibilizarlos y orientarlos sobre cmo organizar

la inormacin con el n de adelantar el proceso de

empalme una vez sea elegido el nuevo mandatario.

Disear formatos estndar

Servirn para preparar un documento y elaborar

diapositivas sobre la evolucin de los proyectos.

Elaborar resmenes ejecutivos ypresentaciones sobre los avances y

problemas relacionados con:

Porque el proceso de planeacin es integral y debe

partir de los elementos legales existentes.

Facilitan el desarrollo de las sesiones de trabajo con

el nuevo equipo de gobierno.

Incluir: contenido, avances y problemas enrentados

en su desarrollo.

Visin prospectiva del territorio

Planes estratgicos Planes de vida Plan

de Ordenamiento Territorial Plan bsico

esquema de ordenamiento territorial, entre otros.

Para saber msPara mayor informacin consulte la cartillaPlaneacin para el desarrollo integral enlas entidades territoriales: Plan de desarrollo2012-2015DNP

Importante porque



16/70

p| p p

Paso

Denir las echas de reuniones temticas o por

dependencias

Presentar al equipo de trabajo.

Entregar el resumen ejecutivo y la presentacin

que se ha preparado.

Abrir un espacio de dilogo despus de

la presentacin para: aclarar dudas y, si es

necesario, programar nuevas reuniones donde

se proundice en temas de inters de la utura

administracin.

En estas reuniones se presentar:

La situacin del municipio o

departamento en la materia.

Las polticas que se han venido

adelantando.

Los inconvenientes que se han tenido.

Las propuestas que se recomienda llevar a

cabo en el corto, mediano y largo plazo.

Es importante presentar un anlisis de los

resultados de la gestin del mandatario saliente

y las dicultades que tuvo en la ejecucin de su

agenda programtica.

Se recomienda incluir la evaluacin rente a

las metas del pas, como primera inancia,

salud sexual y reproductiva, empleo, pobreza,

desigualdad, entre otras.

Reuniones por dependencia

o tema denido

5 PasoAnlisis de informacin

6

El equipo del nuevo mandatario debe analizar la

inormacin que se le ha entregado en cada una de

las reuniones temticas o por dependencias, para

Paso

Aclaracionesy respuestas a inquietudesEn caso de que se generen inquietudes con respecto a la inormacin entregada por el equipo saliente

se recomienda programar reuniones especcas entre los dos equipos para aclarar las dudas que surja

y refexionar alrededor de ellas.

7

Objetivos de la reunin

Paso4

En esta reunin de alcaldes o gobernadores se

conorma la Comisin Ocial de Empalme y se

hacen acuerdos para orientar el proceso.

Reunin

de mandatarios

Instalar y ormalizar la Comisin de

Empalme, de la cual harn parte los voceros

de ambos equipos.

Concertar una agenda de trabajo.

Denir:

Los objetivos del proceso.

La metodologa, el cronograma y las

actividades que se realizarn para adelantar

el empalme y las sesiones de trabajo.

Los mecanismos para entregar la inormacin:

documentos, manuales, archivos, bases de

datos, listas de chequeo, etc.

Programar sesiones temticas o por

dependencias para presentar la inormacin

que ha preparado la administracin saliente.

Contemplar nuevas reuniones para aclarar

y atender solicitudes adicionales.

Notas claves

Es undamental generar espacios de retroalimentacin y anlisis conjunto.

pensar la situacin actual de la

entidad territorial.

Considerar la orma en que la

asumir la nueva administracin.

resolver inquietudes

organizar inormacin que le

servir para elaborar el nuevo Plan

de Desarrollo.

Una vez revisada la inormacin, la

Comisin de Empalme del candidato

electo programar nuevas reuniones,

por medio de su vocero, si lo considera

pertinente.



17/70

Consecuenciasdel empalme

Paso

Acta de informe de gestin

La administracin saliente

consolida y elabora el acta de

inorme de gestin y la entrega

ormalmente.

De manera complementaria al

proceso, previo de empalme,

el equipo tcnico de la entidad

territorial debe elaborar el actade inorme de gestin para

entregarla ormalmente a la

nueva administracin en los

trminos de la ley.

Se recomienda hacer pblica

la presentacin del acta en

una reunin abierta con la

comunidad y la administracin

entrante.

8

Paso

Reunin abierta con la comunidad

Se recomienda a la administracin entrante realizar esta

reunin para que la ciudadana conozca los resultados del

proceso de empalme y entienda el enoque que la nueva

administracin quiere dar a su gestin. De este modo se

generan conanza y vnculos entre los ciudadanos y el Estado,

representado por la nueva administracin.

9

Dnde dice?

En la Ley 951 de 2005.

Asume la responsabilidad de los

bienes, procesos y recursos que recib

Una transerencia exitosa es la garanta de una transicin armoniosa de

la administracin de un mandatario a la de otro. Es la orma de prevenir

rupturas que renen los procesos de la gestin pblica y los objetivos de un

buen gobierno.

La administracin entrante puede solicitar inormacin adicional cuando

requiera mayor anlisis.

Cuando el mandatario saliente

No presente el inorme.

No adelante el proceso de empalme

conorme con lo establecido y a tiempo.

No comparezca a las citaciones de las

Contraloras.

Cuando el mandatario entran

Recibe a conormidad el acta de

inorme y NO verica el estado de

veracidad de la inormacin

Podr recibir una multa de hasta cinco (5)

salarios devengados.

Podr ser sancionado disciplinariamente.

Un mal empalme

Un buen empalme

34 | Recomendaciones para el proceso de empalme de los mandatarios territoriales - Unidad 6


18/70

Participacin ciudadana

Presupuestal y tributaria

Recursos sicos y tecnolgicos

Procesos judiciales

Contable

Gestin parael desarrollo

territorial

Gestinnanciera

Gestinadministrativa

Gestin jurdica

Instrumentos y mecanismos de gestin

Fiscal y nanciera

Recursos humanos

Contratacin

Inormacin sectorial

Esquema de ordenamiento territorial(municipios)

Plan de desarrollo

Unid

Qu se debe entregar / pedir

Unidad 3

Inormacin requeridapara el empalme

Departamento Nacional de Plan36 | Re comendaciones para el proceso de empalme de los mandatarios territoriales - Unidad 3


19/70

En esta unidad se presenta una clasifcacin de lostemas a entregar o recibir en el proceso de empalme.En el desarrollo de cada tema se presentan los elemento

ms importantes que se deben tener en cuenta.

Temas claves para el

proceso de empalme

Para pensar

y comentarLa inormacin que la

administracin salientedeje a la entrante se

convierte en un insumo

valioso para la ormulacin

del nuevo plan de

desarrollo y para hacer ms

eectiva la gestin.

Esta unidadLe permitir:

A la administracin

saliente conocer y

organizar la inormacin

que debe preparar por temas

y sectores

A la administracin

entrante tener elementos

para analizar la inormacin

e incorporarla en los

prximos procesos de gestin

y planicacin para el

desarrollo del territorio.

A los dos equipos de

trabajo (entrante y

saliente) tener elementos

para organizar, presentar

y analizar la inormacin

temtica

La administracin salientetiene la responsabilidad deentregar al equipo que representa

al nuevo mandatario toda la

inormacin que requiere para

iniciar su gestin.

De la misma

orma, la nueva

administracin

debe preocuparse

por la orma en

que asumir sus

responsabilidades,

de acuerdo conlas normas,

recursos, procesos e

instrumentos de los

cuales disponga.

El proceso de empalme, como insumo principal para los prximos

ejercicios de planicacin, debe dar cuenta de la situacin actual de la

entidad territorial. En este sentido, se recomienda organizar y entregar la

inormacin segn las dimensiones del desarrollo (Poblacional, ambiental,natural y construido, socio-cultural, econmica y poltico-administrativa).

Para saber ms

Para mayor inormacin sobre las dimensionescon los procesos de planeacin del desarrollo, cartilla Planeacin para el desarrollo integral territoriales: Plan de desarrollo 2012-2015.



20/70

Conocer la visin que se tiene de la entidad territorial, para continuar con acciones que

promuevan su cumplimiento o reorientarla de acuerdo con la realidad actual.

Revisar las polticas que se aprobaron y los esuerzos realizados para incorporarlos en el

nuevo ejercicio de planeacin. El lema no es empezar de cero. Desde los planes sectoriales y

poblacionales se deben continuar construyendo las bases para el desarrollo territorial.

Facilitar la identicacin de ideas, programas y proyectos que por su importancia deben

tener continuidad. Adems, contribuye a determinar cules son las problemticas que

persisten en la entidad territorial.

Conocer los proyectos de inversin que se ejecutaron en los ltimos aos y el nivel de recursoinvertidos, como insumo para la ormulacin del Plan de desarrollo (2012-2015).

Complementar la inormacin de seguimiento al Plan de desarrollo, desde la perspectiva de

los consejeros territoriales de planeacin, como representantes de la sociedad civil rente al

cumplimiento de las metas del Plan y la ejecucin del Sistema General de Participaciones.

Qu se debe entregar / pedir?

Acuerdo u Ordenanza por el cual se

aprob el Plan de desarrollo (2008-

2011).

Acuerdos por los cuales se aprobaron

planes sectoriales y poblacionales.

Inormes de gestin presentados a la

Asamblea o Concejo y organismos de

control.

Inormes de seguimiento y

autoevaluacin del Plan de desarrollo.

Inormes de seguimiento a las metas

del Plan de desarrollo emitido por el

Consejo Territorial de Planeacin.

En esta parte se presenta un balance de la inormacin que prepararse para entregar al nuevo equipo de gobierno, en recon la gestin integral para el desarrollo. Esta debe organiza

partir de los principales instrumentos de planifcacin.

Informacin sobre gestin para el

desarrollo territorial

Plan de

desarrollo

Para qu?

Notas claves

La administracin saliente puede organizar y entregar la inormacin reportada pormedio del SICEP (ormatos L) y los inormes de seguimiento al Plan de desarrolloque realiz la administracin.

No olvide que la cooperacin internacional es un instrumento de la poltica exteriorde los pases, que contribuye, a travs del apoyo tcnico y fnanciero, al logro de losobjetivos desarrollo. Es importante que se identifquen los procesos y proyectosque se adelantaron en el periodo de gobierno con recursos de cooperacin.



21/70

Qu se debe entregar / pedir? Para qu?

Acuerdo mediante el cual se aprueba o

aprob el POT, PBOT o EOT.

Estudios tcnicos de amenazas, riesgo y

vulnerabilidad.

Informacin sobre gestinpara el


Plan o

esquema de

ordenamiento

territorial

Como soporte que justifque la recalifcacin de reas de riesgo no mitigable y

otras condiciones de restriccin dierentes de las originalmente adoptadas en el POT, PBOT

o EOT vigente y que deban ser tenidas en cuenta en el Plan de desarrollo y en la revisin y

ajuste del POT.

Identifcar los requerimientos que deben ser incluidos en el Plan de desarrollo

en materia de revisin y ajuste del POT, en el marco de lo dispuesto en el Decreto 4002 de

2004 y de acuerdo con el estado de avance del POT y la vigencia en la que se encuentre este

instrumento.

Identifcar el modelo de ordenamiento adoptado para las zonas urbana y rural, al

igual que los proyectos estratgicos que dene el POT y que deben ser incluidos en el plan

de desarrollo. Se debe tener en cuenta el estado de avance y prioridades de los proyectos, as

como los que estn pendientes por ejecutar del POT.

Co

Notas claves

Para el caso de las alcaldas.

Palabras claves

POT: Plan de ordenamiento territorial.PBOT: Plan bsico de ordenamiento territorial.

EOT: Esquema de ordenamiento territorial.



22/70


Para qu?

Inormes de seguimiento al POT, PBOT o

EOT vigente, avances en revisin y ajuste

conorme al artculo 28 de la Ley 388 de

1997 y lo reglamentado en el Decreto

4002 de 2004.

Documentos y actos administrativos que

reglamentan los instrumentos de gestin

y nanciacin del desarrollo urbano que

el municipio ha venido implementando

(plusvala, valorizacin, transerencia

de derechos de construccin y desarrollo,

bancos inmobiliarios y similares).

Plan o

esquema de

ordenamiento

territorial

Instrumentos

de gestin y

nanciacin

del desarrollo

URBANO

Inormar sobre el desarrollo e implementacin de instrumentos de gestin del suel

y nanciacin del desarrollo urbano y la existencia y calidad de inormacin relacionada con

cartograa, catastro, ordenamiento territorial, usos del suelo, normas urbansticas, programas

de reubicacin de asentamientos humanos, poltica de vivienda de inters social, entre otros, qu

permitan identicar la dinmica y estudios existentes sobre la actividad de la construccin y lo

debe tener en cuenta en el Plan de desarrollo.

Establecer el dfcit de espacios, equipamientos y servicios pblicos, y los estudios

existentes y polticas de expansin de los mismos. Vericar la existencia de un plan vial o estud

de movilidad (aplica para los departamentos) para articular el POT con los objetivos del Plan d

desarrollo.

Identifcar los estudios, planes y proyectos ambientales, el inventario y estado actual d

patrimonio arquitectnico, histrico y cultural, e identicar planes y proyectos existentes para

su conservacin, recuperacin y proteccin, con el n de estudiar la necesidad de incluirlos en la

ormulacin del plan de desarrollo de centros histricos.

Es importante que la administracin entrante reconozca los instrumentos que el

municipio ha venido utilizando para implementar la adecuada gestin y fnanciac

del desarrollo urbano (vas, parques, equipamientos, proyectos de vivienda, entre otros), as

los resultados de este tipo de instrumentos. En este sentido, los nuevos alcaldes y concejales pod

tener un conocimiento de los recursos provenientes de estas uentes y su destinacin.

Por otra parte, si no se han venido utilizando esta serie de instrumentos que orece

Ley 388 de 1997, se debe inormar a la nueva administracin municipal si estn incl

como parte del POT del municipio para que priorice su reglamentacin en el Plan de desarrollo

esta orma, encontrar mecanismos para nanciar proyectos de desarrollo urbano, que de otra m

la nueva administracin dicilmente podr adelantar con recursos propios.

Notas claves

De acuerdo al estado de avance del POT y la vigencia en la que seencuentre este instrumento (corto, mediano o largo plazo, segn elartculo 28 de la Ley 388 de 1997), se deben identifcar los requerimientosque deben ser incluidos en el Plan de Desarrollo.

Para saber ms

Los instrumentos de gestin y fnanciacin del desarrollo urbano yterritorial son aquellos defnidos en la Ley 388 de 1997 y sus decretosreglamentarios, con el fn de posibilitar que los municipios cuenten conherramientas para gestionar y fnanciar los proyectos contenidos en elPOT, PBOT o EOT.

Notas claves

Es importante tener en cuenta que el POejecuta a travs del Plan de desarrollo (inversiones).

Continuaci

n





23/70


Para qu?

Inormacin general sectores.

Documento que presente la organizacin

y uncionamiento del Consejo de Poltica

Social.

Informacin

sectorial

Para el anlisis de la inormacin sectorial se recomienda comparar las estadsticas

con estndares internacionales, nacionales, departamentales o entidades

territoriales vecinas. En el Anexo 1 se presentan algunos indicadores sectoriales a tener

en cuenta.

Conocer la conormacin y uncionamiento del Consejo de Poltica Social, la

agenda poltica y su cumplimiento, y los inormes que el CPS present a la Asamblea o al

Concejo.

Conocer las polticas, programas y proyectos ms importantes ejecutados, en

ejecucin y aquellos que requieren continuidad, junto con las evaluaciones realizadas a estos

Identifcar proyectos innovadores que permitan avanzar en la visibilizacin de la

ejecucin de la gestin pblica, atendiendo a principios de buen gobierno como equidad,

inclusin, transparencia y participacin ciudadana.

Establecer cules son las uentes de fnanciamiento y la situacin fnanciera para

el sector y su dinmica.

Saber cules son las condiciones que acilitaron el cumplimiento de metas y las

razones por las cuales hubo otras que no se alcanzaron.

Estar al tanto de las estrategias de articulacin sectorial con otros niveles de

gobierno, sectores y actores.

Determinar la articulacin de los Planes de vida, etnodesarrollo e integracin

ronteriza con los planes sectoriales.Conocer la inormacin que deben rendir de manera sistemtica a entes de control y

entidades departamentales y nacionales (SICEP, Procuradura, etc.)

Notas claves

Es importante conocer las polticas, programas proyectos que aportan a disminuir la exclusin inequidad y que se consideran importantes padar continuidad.

Dnde dice?

En este punto debe tomarse en cuenta la Directiva 009 de2006 del Procurador General de la Nacin, que establece quelas entidades territoriales deben contar con estadsticas quese desglosen como mnimo por edad y sexo. Tambin debentenerse presentes las directivas de la Procuradura Generalde la Nacin 0007 de 2006 y la Directiva 002 de 2010.





24/70


Inormacin general por grupos

poblacionales.

Informacin

poblacional

Conocer polticas, planes y programas que se han ormulado o que estn en ejecucin

para la primera inancia, inancia, adolescencia, juventud, persona mayor, situacin de

discapacidad, situacin de desplazamiento, grupos tnicos, entre otros.

Identifcar estrategias y decisiones de poltica, tcnicas, nancieras y de arquitectura

institucional para gestionar estos asuntos por medio de la accin de poltica sectorial.

Saber cules son las estrategias de planifcacin y ejecucin fnanciera para el

cumplimiento de las competencias por grupos poblaciones.

Conocer los resultados poblacionales de acuerdo con las metas establecidas en el Plan

de desarrollo.

Tener lecciones aprendidas y recomendaciones territoriales para optimizar la gestin de

estos asuntos poblacionales.

Para el anlisis de la inormacin poblacional, se recomienda comparar las estadsticas

con estndares internacionales, nacionales, departamentales o entidades territoriales

vecinas.

En el caso de inancia y adolescencia se recomienda anexar el inorme de gestin sobre

inancia y adolescencia elaborado en el marco del proceso de rendicin pblica de

cuentas.





25/70


Estraticacin

Documentos de

estraticacin urbana o

de la cabecera municipal,

centros poblados, zona rural,

ncas y viviendas dispersas

rurales.

Decretos municipales o

distritales por medio de

los cuales se adoptaron los

estratos.

Decreto de conormacin

del Comit permanente de

estraticacin.

Actos administrativos que

implementan bases de datos.

Encuestas sicas que son el

soporte del Sisbn

Base de datos depurada y

reporte de las depuraciones

realizadas (municipio).

Sisbn

Instrumentos y

mecanismos de

gestin

Conocer la situacin del municipio en la estratifcacin, pues una clasicacin

errada de esta acarrea responsabilidades scales. El incumplimiento de los deberes legales

en este tema es materia de investigacin por parte de la Procuradura General de la Nacin,

segn el rgimen establecido (Ley 732 de 2002).

Conocer quines lo integran y constatar que haya representantes de la comunidad y de

las empresas de servicios pblicos domiciliarios.

Conocer el estado de las acciones que se han adelantado para actualizar y

depurar las personas registradas en el sistema y su clasicacin. Al respecto, se

recomienda vericar si se han realizado encuestas, utilizado controles de calidad y si se han

generado correctivos.

Es un insumo clave en el momento de la ormulacin de programas sociales. Es

importante recordar que los uncionarios encargados de administrar el Sistema han recibido

entrenamiento especial en el tema, por ello se debe considerar estratgica su permanencia en

la Administracin.

Conocer el marco legal sobre el cual se adoptaron los estratos.

Co





26/70


Para qu?

Banco de

programas y

proyectos BPI

Acuerdo, Ordenanza o Decretopor el cual se crea el BPIM o BPID

(Banco de Proyectos de Inversin).

Manuales de procedimientos, de

usuario, instructivos de instalacin

y actualizacin.

Metodologa general ajustada,

MGA, para la identicacin,

preparacin y evaluacin de

proyectos de inversin, as como lasguas sectoriales.

Sistema de Seguimiento y

Evaluacin de Proyectos de

Inversin, Ssepi.

Reporte de proyectos radicados y

registrados en el BPI.

Reporte de los conceptos emitidos

sobre los proyectos de inters.

Estado del seguimiento y evaluacin

de los proyectos viabilizados en el

BPI que se encuentren en ejecucin.

Es necesario identifcar si el Banco existe legalmente y si est en

uncionamiento,e identicar los puntos claves para que realmente uncione como

instrumento de planeacin y de gestin de proyectos.

Conocer el proceso de ormulacin y evaluacin de proyectos de inversin

pblica, que servirn de insumo para la ejecucin del Plan de desarrollo.

Dar cumplimiento a la Ley 152 de 1994 en relacin con la conormacin de la Red

Nacional de Bancos de Proyectos.

Conocer los aspectos tcnicos de los dierentes proyectos y contar con criterios e

inormacin tcnica que acilite el proceso de toma de decisiones.

Esto le permite al mandatario y a la ciudadana en general, verifcar el estado de avance

o retroceso de los proyectos en ejecucin.

Analizar e identifcar si los proyectos apuntan a los objetivos del Plan de Desarrollo.

Conocer los procedimientos as como tener la posibilidad de aclarar dudas e inquietudes

Continuacin

Instrumentos y

mecanismos de

gestin

El banco de proyectos debe estar ligado a la ormulacin delplan porque todos los proyectos que apuntan a objetivos,estrategias o programas, deben estar ormulados, evaluados,viabilizados y registrados en el BPI.

Notas claves

Co





27/70


Para qu?

Identicacin,

estructuracin,

ejecucin y

seguimiento de

proyectos

Conocer los antecedentes de la creacin e identicacin del proyecto, el problema que se

busca solucionar y el impacto esperado.

Conocer inormacin sobre la empresa o entidad que ejecuta el proyecto, el

cronograma y los trminos y condiciones de calidad para la etapa de ejecucin.

Transerir inormacin sobre las actividades de control que se han hecho a los

proyectos en desarrollo y sobre las actividades de supervisin que se encuentran pendientes.

Estudios de la necesidad del proyecto.

Inormes de control de los proyectos.

Estudios de diseo y estructuracin

del proyecto (incluyendo el esquema

nanciero).

Documentos contractuales de

adjudicacin del proyecto.

Tener claridad sobre la inormacin de los estudios de preactibilidad y actibilidad

del proyecto, para acilitar la transerencia de inormacin sobre cmo se va a desarrollar el

proyecto durante de los aos de ejecucin.

Conocer los compromisos fnancieros de los actores del proyecto, el estado de vigencias

uturas y la rentabilidad esperada al comenzar su operacin.





28/70


Para qu?

Plan integral

nico (PIU)

Acto administrativo por mediodel cual se conorma el Comit

departamental o municipal de

atencin integral a la poblacin

desplazada por la violencia.

Acto administrativo por medio

del cual se adopt o actualiz el

Plan integral nico (PIU). El acto

administrativo debe ir acompaado

del respectivo documento que

corresponde al PIU.

Inormes o reportes de las acciones

adelantadas por la administracin

departamental o municipal sobre

las acciones de atencin integral

a la poblacin desplazada por la

violencia (Ley 1190 y Autos de

seguimiento 007 y 314 de la Corte

Constitucional).

Inventario de las guras asociativas

a las cuales pertenece la entidad

territorial (objeto, proyectos, costos,etc.).

Establecer si la poblacin desplazada por la violencia est debidamente

organizada y si la entidad territorial cuenta con el Comit como instancia de participacin

para la ormulacin y seguimiento a la implementacin y ejecucin del PIU.

Establecer si la poblacin desplazada est recibiendo atencin integral para el

goce eectivo de sus derechos.

Fomentar la creacin de instancias asociativas y orientar esuerzos a las

existentes. Las guras asociativas (agencias de desarrollo econmico, convenios

interinstitucionales, asociaciones de municipios, etc.) son mecanismos de gestin que

permiten a departamentos y municipios llevar a cabo proyectos estratgicos de desarrollo con

otras entidades territoriales u otros actores, mediante la unin de esuerzos administrativos y

econmicos, el aprovechamiento de economas de escala que surjan de dichas alianzas y el

ortalecimiento de las iniciativas cooperativas de gestin.

Que la nueva administracin conozca los compromisos que tiene la entidad

territorial y los tenga en cuenta en el ejercicio de planicacin.

Verifcar si la administracin de la entidad territorial cuenta ormalmente con

el PIU como un instrumento de gestin para la atencin integral a la poblacin desplazada

por la violencia.

Continuaci

n

Instrumentos y

mecanismos de

gestin

Un ejemplo es el Convenio que frm elmunicipio con Accin Social a travs delcual se establecieron los compromisosrelacionados con la Superacin de laExtrema Pobreza en el municipio, dentrodel marco de la Red Unidos.

Notas claves

Convenios

y acuerdos

institucionales

Documento con inormacin bsica

y compromisos existentes.





29/70


Participacin

ciudadana

Verifcar si hay espacios, mecanismos y canales de participacin y comunicacin

con los ciudadanos y si existe alguna motivacin para que ellos participen de lo pblico. Por

ejemplo: consejos consultivos o comits comunitarios de mujeres, consejos municipales de

juventud, entre otros.

Es importante, entonces, conocer los programas y proyectos orientados al omento de la

participacin ciudadana y al apoyo de los consejos territoriales de planeacin.

Analizar la dinmica de la participacin en la gestin de la administracin saliente

Aqu se sugiere revisar si existe algn programa o proceso de ormacin ciudadana.

Conocer la responsabilidad de la administracin con el Consejo Territorial de

Planeacin, los procesos, procedimientos y la inormacin relacionada con el nmero de

miembros, los sectores que representan, sus nombres, decreto de nombramiento, direccin de

la sede, etc.

Conocer la lista de los consejeros para adelantar el proceso de renovacin conorme co

lo establecido en la Ley 152 de 1994.

Saber cmo son las relaciones entre la Administracin y el Consejo Territorial de

Planeacin y si esta le presta apoyo administrativo y logstico al Consejo.

Inventario de las organizaciones sociales

y base de datos para convocatorias a la

ciudadana.

Acuerdo mediante el cual se conorma el

Consejo territorial de planeacin.

Actas de reuniones del Consejo Territorial

de Planeacin y proyectos de apoyo

La Ley 152 de 1994 establece que lasautoridades de las entidades territorialedeben prestar apoyo administrativo ylogstico para el uncionamiento de losConsejos Territoriales de Planeacin.

Notas claves

Co





30/70


Participacin

ciudadana

Consultar si la comunidad participa activamente en los procesos de planicacin,ejecucin y seguimiento y evaluacin.

Vericar si existe inormacin disponible, oportuna y accesible sobre la situacin de

la entidad territorial y la gestin de la administracin para que sea consultada por la

comunidad.

Vericar si existen conceptos y recomendaciones del Consejo Territorial de Planeacin para la

nueva administracin.

El Consejo Consultivo de Ordenamiento es una instancia asesora de la

administracin municipal o distrital en materia de ordenamiento territorial, que deber

conormar los alcaldes de municipios con poblacin superior a los treinta mil (30 000)

habitantes. Es importante que la administracin entrante verique la existencia de dicho

Consejo y quines son sus miembros.Este Consejo debe estar integrado por uncionarios de la Administracin y

representantes de las organizaciones gremiales, proesionales, ecolgicas, cvicas y

comunitarias vinculadas con el desarrollo urbano. Asimismo, los curadores urbanos orman

parte de este Cconsejo en las ciudades donde exista esta institucin.

Cuando no exista este Consejo en el municipio, es importante que se plantee su

conormacin, teniendo en cuenta que entre sus unciones estn las de apoyar el seguimient

al Plan de ordenamiento y proponer al alcalde sus ajustes y revisiones cuando sea del caso.

Actas de rendicin de cuentas a la

ciudadana.

Conormacin del Consejo Consultivo de

Ordenamiento.

El artculo 29 de la Ley 388 de 1997establece la existencia de los ConsejosConsultivos de Ordenamiento dePlaneacin, como instancias asesoras.

Notas claves

Continuaci

n




AnexAnex


31/70

AnexAnex

Co

Determinar si es necesario ajustar el presupuesto y tener claridad de las uentes y

recursos disponibles para la ejecucin del Plan de desarrollo.

Conocer la situacin fnanciera de la entidad territorial y establecer los objetivos y

metas de la misma.

Verifcar que el plan fnanciero contenga el inorme sobre la situacin de los

ingresos tributarios y no tributarios y de otras uentes de recursos con las cuales hayacontado la administracin (cooperacin internacional, aportes del sector privado, entre otros

y conocer las proyecciones que se estn discutiendo.

Conocer un inorme de los recursos que por dierentes conceptos haya recibido

la Administracin por parte de otros niveles de gobierno, especialmente aquellos

relacionados con la asignacin, giros y ejecucin del Sistema General de Participaciones,

indicando las destinaciones establecidas por la ley y la orientacin que la entidad territorial

ha dado a tales recursos.

El mandatario electo y su equipo

deben conocer la realidad

fnanciera de la entidad territorial, de

una orma amplia y detallada, para lo

cual la administracin saliente les debe

suministrar la inormacin necesaria

durante el proceso de empalme.

Se recomienda que el proceso de

empalme sea particularmente

objetivo, sustentado, detallado y

estratgico en el tema scal, nanciero

y presupuestal, de tal manera que le

permita a los gobernantes identicar

las principales uentes de recursos, sus

destinaciones especcas y los gastosinfexibles. De esta orma se evidencia

cul es el monto que puede dedicarse a

inversin en programas y proyectos de

inters del nuevo mandatario en el marco

de la distribucin actual de competencias.

Conocerlo y revisar los ajustes que se hayan realizado.


Plan plurianual de inversiones.

La elaboracin del plan de desarrollo debepartir de una identifcacin racional yobjetiva de los recursos con que contar la

Administracin durante el periodo de gobierno.

Informacin sobre

gestin nanciera

Informacin

scal y

nanciera

Para qu?

Dnde dice?

Esta inormacin se encuentra en la ejecucin presupuestal yen el Marco fscal de mediano plazo (MFMP).

Dnde dice?

Ley 819 de 2003.

Marco scal de mediano plazo

(MFMP) y plan nanciero.



32/70


Revisar la ejecucin del 2011 y la proyeccin para el 2012, de orma que la nueva

administracin tenga elementos de los programas que se tiene previsto implementar en 2012

y denir el ajuste al presupuesto.

Conocer los procesos de ajuste y saneamiento fscal que se hayan desarrollado en la

entidad territorial y sus resultados a la echa (en caso de que el departamento o municipio

haya realizado este proceso).

Conocer el estado de la deuda de corto, mediano y largo plazo, y la relacin de crditos

desembolsados y en trmite. El mandatario saliente debe entregar copia de contratos, tablas

de amortizacin y estado actual de las operaciones de crdito pblico.

Cuando la entidad territorial se encuentre en Ley 550 de 1999 (intervencin

econmica).

Informacin sobre gestin nanciera

Plan operativo anual de inversiones.

Inorme sobre los procesos de ajuste y

saneamiento scal.

Inorme sobre acuerdos de

reestructuracin de deuda.

Estado de la deuda y vigencias uturas.

Informacin

scal y

nanciera

Continuaci

n

Para saber ms

La ley 550 de 1999 establece la intervencin fnancierade las entidades territoriales, por parte del Estadonacional, cuando presentan un severo deterioro queamenaza su desarrollo armnico.

Co



33/70

Co


Se debe tener como insumo de la planeacin fnanciera que va a iniciar la nueva

administracin. Es importante conocer las ejecuciones presupuestales aprobadas durante el

periodo de gobierno saliente.

Conocer las asignaciones presupuestales y orientar el ejercicio de planicacin.

Identifcar acreedores y proveedores con quienes se tengan saldos pendientes.

Conocer la dinmica durante la vigencia del Plan anual mensualizado de caja

(PAC) y establecer los compromisos de pagos que tendr la entidad al nalizar el ao y la

disponibilidad de recursos de tesorera.

Conocer el histrico de tarias y el censo de contribuyentes por tipo de impuesto.

Es importante dar a conocer las gestiones que se han hecho o se vienen adelantando para

mejorar o potenciar los ingresos o rentas y recaudos de la entidad territorial.


Ejecuciones presupuestales.

Acuerdo o proyecto de presupuesto 2012.

Plan anual mensualizado de Caja, PAC.

Cuentas por pagar.

Bases de contribuyentes.

Informacin

scal y

nanciera

Continuacin

Para saber ms

Esta inormacin se puede encontrar en el Sistemade inormacin para la captura de la ejecucinpresupuestal, SI CEP.



34/70

Respetar estos rubros

Los recursos asignados a proyectos en ejecucin.

Aquellos en cuya gestin se involucre a las

comunidades.

Los que representan el cumplimiento de compromisos

previamente contrados, como pueden ser convenios de

cooperacin tcnica y los acuerdos para el desembolso

de recursos de conanciacin o de crdito.

No intentar exceder los topes totales de recursos

presupuestales disponibles y su fujo proyectado de

ingreso durante la vigencia.

Informacin

presupuestal

y tributaria


Para tener en cuenta

El nuevo mandatario podr recomendar alConcejo o Asamblea, la modifcacin de algunosaspectos del presupuesto aprobado dentrodel nuevo Plan de desarrollo (o los ajustes alplan vigente), con el fn de incluir las partidaspresupuestales que le permitan poner en marchalos programas prioritarios del nuevo plan.

Toda modifcacin representa un costo enorganizacin, planifcacin y capacidad deejecucin. Por lo tanto, se debe procurar hacer sololos cambios imprescindibles y, sobre todo, respetarlos siguientes rubros:



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Estructura del

rea nanciera

Informacin

contable

Conocer las gestiones adelantadas por la administracin anterior en relacin conla composicin y reestructuracin del rea nanciera, y aquellas reeridas a la puesta en

marcha de sistemas integrados de inormacin, sealando las etapas ejecutadas y las que se

encuentren pendientes, as como los resultados de estos procesos.

Entre dichos documentos se encuentran los mecanismos de articulacin dentro de las

dependencias del rea presupuestal y nanciera y de estas con las dems dependencias de la

administracin.

Conocer los siguientes documentos contables:

Balance general.

Estado de actividad nanciera, econmica y social.

Estado de cambios en el patrimonio.

Formatos CGN96.001, CGN96.002 y CGN96.003 (revisar si hay actualizaciones).

Notas a los estados contables.

Balance de tesorera a 31 de diciembre de la vigencia.

Inorme de gestin relativo al cumplimiento de los procedimientos relacionados con el

saneamiento contable, conorme a la normatividad vigente.

Los libros de contabilidad principales y auxiliares, comprobantes y documentos soporte. Los

libros de contabilidad principales (diario y mayor) deben entregarse actualizados a la echa

de corte en que se elaboren y presenten los estados contables y comprendern la totalidad

de los registros de las operaciones. Por su parte, los libros auxiliares deben entregarse

actualizados hasta el da en el que se produzca el cambio de representante legal.

Saldos actualizados con los respectivos inormes de ejecucin presupuestal de ingresos y

gastos, de manera que se puedan vericar con los registros eectuados en la Clase Cero.

Inormes de control interno contable, as como la correspondencia existente entre la

Contadura General de la Nacin y el Ente Pblico, precisando aspectos que se encuentrenpendientes por resolver.

Los comprobantes en medios magnticos de las operaciones que eectu la Administracin a

travs del procesamiento electrnico de datos. No olvidar las claves de acceso.

Manuales de unciones, procedimientos

del rea nanciera y de usuarios del

sistema que estn emplendose.

Estados contables, inormes, ormatos,

movimiento contable y documentos

complementarios.

Co



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Co


El mandatario saliente debe presentar un documento en donde detalle las

partidas que dieron lugar al proceso de depuracin, tales como:

Saldos pendientes de conciliar.

Valores pendientes de recaudo o pago con elevada antigedad.

Acreedores y deudores no identicados.

Dierencias entre las existencias sicas de bienes y derechos y los saldos contables.

Inexistencia de comprobantes de contabilidad o de sus documentos soporte, omisin en

liquidacin de contratos, entre otros.

Igualmente, debe revelar el impacto patrimonial e indicar los criterios utilizados

para mantener partidas en cuenta de orden. Se debe especicar el grado de avance en que se

encuentra el proceso de saneamiento contable.

El nuevo mandatario debe comprobar la existencia de archivos ordenados

cronolgicamente con los documentos respectivos y solicitar:

Copia de la Tabla de Retencin Documental de la entidad por cada dependencia.

Acto administrativo de creacin del comit de archivos.

Relacin de carpetas sicas de archivo o el archivo sico, tanto histrico como central y d

gestin.


Inorme de saneamiento contable

Archivo documental

Continuacin

Informacin

contable

Dnde dice?

Para guiar el proceso de administracin del archivo, serecomienda tener en cuenta la Ley 594 de 2000.

Listado de series con sus respectivos tipdocumentales, a las cuales se asigna eltiempo de permanencia en cada etapa dciclo vital de los documentos.

Notas claves

Palabras claves

Las cuentas de orden son aquellas que seabren para registrar un movimiento de valores,que no aecta los estados fnancieros de laentidad. No obstante, es necesaria para registrarsus responsabilidades contingentes.



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Para qu?

Cuentas bancarias y de ahorros. Se debe soportar y conciliar la inormacin con los

extractos bancarios a la echa de presentacin de los estados contables, y con los reportes

diarios de bancos, para los das transcurridos entre la echa de los estados contables y la del

cambio de representante legal.

La certifcacin, mediante frma, de la inormacin fnanciera, econmica y

social que las entidades pblicas deben remitir a la Contadura General de la Nacin tienen

que hacerla el representante legal y los dems uncionarios obligados, que se encuentren en

ejercicio de sus unciones en el momento de envo de la misma. Esto, aunque la inormacin

se reera al perodo inmediatamente anterior, en el cual el rmante no era el titular del

cargo. Lo mismo aplica en el caso de las liquidaciones.

Encargos fduciarios. Relacionar con qu entidades duciarias se tienen estos encargos y

explicar su objetivo.

Acreedores. Es necesario identicar claramente aquellos con quienes se tengan saldos por

cancelar.

Copia del acto administrativo por el cual se constituyeron las cuentas por pagar de la

vigencia 2010 y su estado de ejecucin.

Inversiones.Es necesario hacer la entrega scal de los ttulos o de los respectivos certicado

de depsito en custodia. Tambin se debe suministrar la inormacin relativa a las

inversiones en ttulos desmaterializados que posea la entidad.

Clculo actuarial de pensiones y obligaciones laborales. Debe indicarse si existe

clculo actuarial vigente, si se est realizando el estudio, o si no se conoce el estado de esta

obligacin, e indicar las razones o inconvenientes que han impedido su clculo. As mismo,

el inorme debe mencionar si existen pasivos laborales representativos. Adicionalmente,se recomienda entregar la base de datos actualizada del PASIVOCOL, el estado del clculo

actuarial de los pasivos pensionales y el estado de cuenta en el Fonpet.


Inormacin necesaria para la

vericacin de los recursos, obligaciones

laborales e inversiones

Responsabilidad en la inormacin

nanciera e inorme de control interno

contable

Continuacin

Informacin

contable

Palabras claves

Pasivocol: Es el Sistema del Ministeriode Hacienda y Crdito Pblico, que haceseguimiento y actualizacin de los clculosactuariales del pasivo pensional de las entidadesterritoriales.Fonpet: es el Fondo Nacional de Pensiones delas Entidades Territoriales.


P ll b l t dI f i


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Proveen detalles sobre el tamao de la administracin.

Permiten estudiar si la entidad territorial cuenta con una estructura adecuada para

el buen desempeo de las competencias a su cargo.

Permiten saber si el tamao de cada dependencia guarda relacin con las

unciones que debe desempear.

Permiten analizar si el nmero de directivos, tcnicos y personal de servicio es

adecuado para cada dependencia.

Permiten determinar el perfl y experiencia de los uncionarios de la entidad

territorial, para establecer potencialidades y alencias.

Permiten determinar la magnitud de los gastos de personal y su composicin.

Permiten determinar la situacin actual de la vinculacin de los uncionarios

y el cumplimento de las normas de carrera administrativa y de contratacin.

Permiten estudiar posibles estrategias para la racionalizacin de gastos.


Organigrama, uncionarios y

contratistas

Para llevar a cabo un completo proceso deempalme, es necesario defnir el estado delos temas propios de la administracin y la

organizacin interna de la entidad territorial.

Co

Informacin sobre gestin

administrativa

Recursos

humanos

Para qu?


Anex

I f i d i i t ti


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Continuacin

Recursos

humanosPara garantizar un adecuado empalme en esta materia, se sugiere que adems de

diligenciar el Formato 4 del Acta de Inorme de Gestin (anexo 3), se presente, discuta y

entregue inormacin de soporte sobre:

Listado de dependencias de la administracin y las relaciones jerrquicas entre

ellas.

Listado de organismos descentralizadosa que pertenecen.

Relacin del nmero de la planta de personal detallando su experiencia y grado

de proesionalizacin. Para ello, se debe identicar: el nmero de personas de carrera

administrativa y los cargos de libre nombramiento y remocin, junto con sus escalas

salariales.

Listado de los contratistas y supernumerarios que se encuentren por uera de laplanta.

Listado de cargos de carrera que se encuentren vacantes.

El costo de la planta de personal por dependencia.

Funcionarios, docentes, directivos y administrativos a cargo de la entidad

territorial, su ubicacin, escalan, antigedad, costo y uente de nanciacin, en el

caso de los departamentos y municipios certicados.

Inorme sobre reestructuraciones administrativas eectuadas y sus resultados.

Nmina de pensionados y trabajadores ofciales.


Acto administrativo por medio

del cual se ja la estructura de la

administracin territorial.

Planta de cargos vigente. Manuales de

unciones por dependencia y cargo

Relacin de los contratos de prestacin

de servicios y de consultora vigentes.

Inventario sector descentralizado

(en caso de existir).

Informacin sobre gestin administrativa

Co


Informacin administrativa


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Para tener claros los procesos, manuales y sistemas de archivo; su nivel de

actualizacin, custodia y manejo.


Reglamentos internos y manuales de

unciones y procedimientos

Inormacin sobre archivo municipal

Informacin sobre gestin administrativa

Recursos

humanos

Co

Continuacin

El nuevo mandatario no debe olvidar que una reestructuracin o reorganizacin

de la nmina no es sinnimo de despidos. Este proceso consiste en identicar las

ortalezas y potencialidades del personal disponible y ubicarlos en aquellos cargos endonde pueden prestar un mejor servicio.

Antes de iniciar cualquier proceso de contratacin, se recomienda consultar el

estatuto de carrera administrativa para los gobiernos territoriales. All hay

inormacin disponible sobre la manera en que debe proceder para disponer de nuevos

cargos.

Aunque la nueva Administracin puede contar con nuevos colaboradores, no se pueden

desconocer los derechos laborales existentes, como es el caso de los uncionarios de

carrera administrativa.

Para eectuar un completo anlisis sobre las unciones de la entidad

territorial en relacin con su estructura organizacional y su recurso humano, esundamental el estudio de los reglamentos internos y los manuales de unciones y

procedimientos vigentes. Se debe diligenciar el Formato 10 del Acta de Inorme de Gestin

(anexo 3) y tratar estos temas en el proceso de empalme.

Se recomienda leer cuidadosamente dichos documentos, ya que esta inormacin dar

una mejor idea sobre:

Las dependencias que requieren mayor concentracin de personal debido a

su elevado nmero de unciones. Y en sentido opuesto, aquellas que pueden liberar

personal hacia otras ocinas por te

Documents

Recomendaciones para los procesos de empalme de los mandatarios territoriales