Inventarisasi bahan pustaka adalah kegiatan mencatat penambahan bahan pustaka ke dalam buku induk secara baik dan teratur sehingga dapat diketahui ragam bahan pustaka yang dimiliki perpustakaan beserta jumlahnya.

Qalyubi (2007) menyebutkan bahwa dengan buku inventaris yang baik serta pengisian data yang tepat maka perpustakaan akan mudah dalam membuat statistik dan laporan tentang beberapa hal yaitu : (1) jumlah bahan pustaka yg dimiliki perpustakaan, (2) jumlah judul dan eksemplarnya, (3) jumlah judul dan eksemplarnya berdasarkan bahasa, (4) jumlah buku fiksi, buku teks, buku referensi, dan lain-lain, (5) jumlah penambahan bahan pustaka setiap tahun, dan (6) jumlah anggaran yang dikeluarkan.Dari kegiatan inventarisasi pada buku induk akan dihasilkan nomor induk bahan pustaka yang ditentukan menurut datangnya buku di perpustakaan. Bahan pustaka tersebut dapat meliputi buku, majalah, bahan audio visual, peta, globe, dan sebagainya. Inventarisasi bahan pustaka mencakup beberapa kegiatan sebagai berikut :

1. Pemberian stempel pada buku-buku milik perpustakaan sebagai tanda kepemilikan. Penempatan stempel diberikan secara konsisten pada halaman tertentu dari buku, untuk penentuan halaman yg akan distempel dapat berbeda-beda di setiap perpustakaan karena sifatnya adalah sebagai kode rahasia. Pemberian stempel jangan sampai mengganggu tulisan dan diusahakan halaman-halaman yang mudah terlihat.

2. Selain stempel kepemilikan, juga diberikan stempel inventarisasi pada buku. Stempel ini biasanya diberikan pada halaman judul (titlle page), dibalik halaman judul atau sering disebut dengan halamanverso. Berikut adalah contoh bentuk stempel inventarisasi :

Buku yang telah diberi stempel kepemilikan dan stempel inventaris kemudian dicatat pada buku induk.

1. Mencatat data bibliografis setiap bahan pustaka pada buku induk. Tidak ada format baku mengenai data bibliografis apa saja yang perlu dicatat dalam buku induk. Namun secara umum dalam buku induk tercatat data mengenai :

a) Tanggal : diisikan tanggal kapan buku bahan pustaka tersebut diterima dan menjadi milik perpustakaan.

b) Nomor inventaris buku, yaitu kegiatan memberikan penomoran buku berdasarkn urutan penerimaannya. Nomor inventaris disebut juga dengan nomor induk buku yang merepresentasikan bahwa buku tersebut merupakan koleksi ke... (sekian) yang dimiliki perpustakaan. Sebuah Setiap eksemplar bahan pustaka memiliki nomor induk yang berbeda meskipun judul, pengerang, penerbit, dan tahun terbitnya sama. Apabila bahan pustaka hilang kemudian diganti buku yang sama dengan cetakan yang sama maka nomor induk yang digunakan sesuai dengan nomor induk dari buku yang hilang. Nomor inventaris buku dapat merepresentasikan jumlah keseluruhan bahan pustaka yang dimiliki perpustakaan. Ada 2 macam cara pemberian nomor induk :

- 001, 002, 003... dan seterusnya.

Pemberian nomor dengan cara ini memiliki kelebihan yaitu dapat mengetahui jumlah keseluruhan bahan pustaka yang dimiliki perpustakaan dengan melihat urutan nomor induk yang paling akhir pada buku induk. Kelemahan dari sistem penomoran ini adalah tidak mudah diketahui perkembangan bahan pustaka setiap tahunnya karena harus menghitung selisih nomor inventaris akhir tahun yang bersangkutan dengan nomor inventaris akhir tahun sebelumnya atau sesudahnya.

- 0001/09, 0002/09,0003/09 ... dan seterusnya.

0001 mencerminkan urutan datangnya buku di perpustakaan, sedangkan 09 mencerminkan tahun datangnya buku di perpustakaan yaitu tahun 2009. Pemberian nomor induk demikian disebut sistem tahunan karena memperhatikan pergantian tahun, dimana nomor inventaris akan berganti setiap tahun. Pemberian nomor induk dengan cara ini memiliki kelemahan yaitu perlu dihitung tiap tahun ketika ingin diketahui jumlah keseluruhan koleksi yang dimiliki perpustakaan. Keunggulan dari sistemp penomoran ini adalah dapat diketahui perkembangan bahan pustaka tiap tahunnya.

Pustakawan harus memilih salah satu dari kedua sistem pemberian nomor induk tersebut, kemudian mengimplementasikannya secara konsisten.

c) Data bibliografis buku yang meliputi judul buku, pengarang, penerbit, tahun terbit, kota terbit.

d) Bahasa : memberikan keterangan bahasa apa yang digunakan dalam buku. Misalnya : bahasa indonesia, bahasa inggris.

e) Asal buku : keterangan biasanya diisi dengan simbol sesuai dengan cara pengadaannya. Misalnya : Pembelian (B), pemberian/hadiah/hibah (H), Penggandaan (C).

f) Jumlah (eksemplar) buku yang dimiliki dalam satu judul yang sama.

g) Harga : diberikan keterangan harga apabila pengadaan koleksi atau disebut dengan akuisisi mengeluarkan sejumlah biaya. Misalnya dengan pembelian, penggandaan, dan sebagainya. Keterangan harga perlu dicatat karena berfungsi untuk pertanggungjawaban, acuan bila ada pengadaan buku dengan judul yang sama, serta denda apabilausermenghilangkan bahan pustaka.

h) Nomor klasifikasi.

i) Keterangan : dapat difungsikan untuk memberikan keterangan tambahan berupa hal-hal penting mengenai bahan pustaka tersebut yang belum termuat pada kolom-kolom sebelumnya. Misalnya: buku ini dihadiahkan oleh gramedia, buku tersebut hilang maka diganti dengan buku lain yaitu . . ., bentuk kemasan seperti CD, kaset video dan sebagainya.

Berikut adalah contoh bentuk / lajur pada buku induk :

Catatan :

Jika tidak ada data mengenai kota terbit, penerbit, tahun terbit maka dituliskan keterangan berikut :

[s.l] = jika tidak ada data tentang lokasi / kota terbit.

[s.n] = jika tidak ada data tentang nama penerbit.

[s.a] = jika tidak ada data tentang tahun terbit.

Untuk koleksi berupa majalah tidak mutlak harus disediakan buku induk tersendiri, disesuaikan dengan kebutuhan perpustakaan. Dapat langsung dicatatkan pada kartu majalah setelah diberi cap kepemilikan oleh perpustakaan. Satu judul majalah dibuatkan satu kartu majalah. Keuntungannya adalah memudahkan pencatatan ketika majalah baru diterima, dan juga memudahkan pengecekan kelengkapan volume dari satu jenis majalah yang dimiliki perpustakaan. Kartu majalah selanjutnya disusun secara alfabetis padafilling cabinetataucardex. Sedangkan untuk koleksi khusus seperti peta, tape recordings, piringan hitam dan sebagainya sebaiknya dibuatkan buku induk khusus. Berikut adalah contoh bentuk / lajur Kartu Majalah :

Untuk koleksi perpustakaan yang berupa majalah periodikal dengan judul yg sama, dapat dilakukan penjilidan atau dibundel untuk memudahkan penyimpanan dan temu kembali (dalam jilidan dengan urutan yang baik) seiring dengan pertambahan jumlahnya. Setelah majalah dijilid perlu dibuatkan Kartu Penjilidan Majalah, tujuannya adalah untuk memudahkan mengetahui rentang volume majalah dalam satu jilidan. Berikut adalah contoh bentuk / lajur Kartu Penjilidan Majalah :

Untuk bahan pustaka berupa koran, pengolahannya dilakukan dengan diberi stempel perpustakaan, kemudian dicatat pada kartu surat kabar. Berikut adalah contoh bentuk / lajur Kartu Surat Kabar:

Pengelolaan surat kabar dapat dilakukan dengan dicatat pada kartu surat kabar, dipajang dengan menggunakan alat untuk menggantung surat kabar, maupun dengan cara dikliping. Pengklipingan surat kabar seringkali dilakukan pada subjek-subjek tertentu sesuai dengan misi perpustakaan dan juga kebutuhan dari pengguna perpustakaan.

Qalyubi (2007:162) menyebutkan bahwa pengolahan surat kabar dengan cara dikliping dimaksudkan supaya sarana penyimpanan ide atau gagasan lebih bermanfaat bagi pemakai perpustakaan. Pengklipingan mempunyai tujuan : (1) menyimpan dan melestarikan pemikiran manusia, (2) menyebarluaskan ide dan gagasan seseorang kepada orang lain, (3) merangkum beberapa pemikiran dalam suatu bidang, (4) memupuk kreativitas seseorang, (5) menunjang mata pelajaran tertentu.Lebih lanjut Qalyubi (2007:162-163) menjelaskan ada 2 macam sistem kliping :

1. SistemevixeAdalah penyusunan kliping yang menitikberatkan pada satu judul surat kabar yang terbit dalam jangka waktu tertentu. Artikel yang dikliping terdiri dari subjek dalam berbagai bidang karena lebih menitikberatkan pada urutan waktu. Penggunaan sistem ini akan memudahkan untuk menemukan peristiwa penting dalam kurun waktu tertentu.

1. SistemordnereAdalah penyusunan kliping yang lebih menitikberatkan pada pengumpulan artikel dalam satu bidang tertentu yang bahannya berasal dari berbagai judul surat kabar. Bidang ilmu yang dikliping hendaknya disesuaikan dengan misi perpustakaan.

Bahan pustaka jenis lainnya yang juga perlu dibuatkan buku induk tersendiri adalah bahan pustaka yang disebut bahan non buku (BNB). Tujuannnya adalah untuk memudahkan dalam pencatatannya mengingat jenisnya yang khas serta jumlahnya yang akan semakin bertambah dan berpotensi menyulitkan jika pencatatannya disatukan pada buku induk untuk koleksi berupa buku. Menurut kamus istilah perpustakaan dalam Setiadi (2010), BNB adalah jenis bahan pustaka yang dibuat dari bahan kertas atau bahan lain, tetapi bentuknya tidak berbentuk buku. Adapun yang dikategorikan pada jenis ini antara lain :

1. Rekaman gambar seperti slide, foto.

2. Rekaman suara seperti pita suara, piringan hitam.

3. Rekaman tulisan dalam bentuk film seperti microfilm, microfis.

4. Sumber-sumber ilmu bumi seperti peta, globe, gambar, dll.

VCD, DVD, dan peta merupakan beberapa macam BNB, dan perbedaan jenis koleksi sebaiknya dibuatkan buku induk tersendiri. Berikut adalah contoh bentuk / lajur buku induk untuk BNB jenis audio visual seperti VCD, DVD, kaset:

Keterangan :

- Pada kolom durasi diberikan keterangan bentuk dari BNB serta waktu lama main yang dinyatakan dalam menit (dibulatkan), kecuali bila kurang dari 5 menit. Jika kurang dari 5 menit maka waktu main dinyatakan dalam menit dan detik tanpa pembualatan,misalnya:

2 kaset (120 menit)

1 DVD (160 menit, 15 detik)

- Perhatikan contoh caralabellingpada BNB jenis audio visual berikut ini :

VCD = sebagai keterangan bentuk spesifik dari BNB

791.1 = nomor klasifikasi

Ind = 3 huruf awal dari pengarang (Indonesia.Dinas Kebudayaan&Pariwisata)

P = 1 huruf judul dari BNB (Pesona Majapahit)

catatan untuklabelling: jika tidak diketahui siapa nama pengarang dari sebuah BNB maka pada label cukup dituliskan judul BNBnya saja.

Jika tidak ada data mengenai kota terbit, penerbit, tahun terbit maka dituliskan keterangan [s.l] jika tidak ada data tentang lokasi / kota terbit; [s.n] jika tidak ada data tentang nama penerbit; dan [s.a] jika tidak ada data tentang tahun terbit.

Berikut adalah contoh bentuk / lajur untuk BNB jenis bahan kartografi seperti atlas, peta, globe :

Keterangan :

- Pada kolom skala dituliskan keterangan tentang skala peta. Sedangkan pada atlas biasanya terdiri dari banyak peta dengan berbagai skala yang berbeda-beda, maka keterangan mengenai skala adalah : berbagai skala. (lihat contoh pada tabel di atas).

Catatan :jika suatu peta digambar tidak menurut skala seperti misalnya suatu peta imanjiner maka keterangan mengenai skala adalah : tidak digambar menurut skala.

- Perhatikan contoh caralabellingpada BNB jenis kartografi berikut ini :

A = keterangan bentuk spesifik dari BNB yaitu atlas disimbolkan A

900 = nomor klasifikasi

Oet = 3 huruf awal dari nama penanggungjawab

A = 1 huruf awal dari judul (Atlas Indonesia dan Dunia)

catatan untuklabellingBNB jenis kartografi: jika tidak diketahui siapa nama pengarang dari sebuah BNB maka cukup dituliskan judul BNBnya saja (lihat contoh pada tabel di atas. Penentuan simbol untuk jenis BNB dapat ditentukan sendiri atau disebut denganlocaldecision. contoh : peta disimbolkan P, atlas disimbolkan A, dan seterusnya.

Jika tidak ada data mengenai kota terbit, penerbit, tahun terbit maka dituliskan keterangan berikut :

[s.l] = jika tidak ada data tentang lokasi / kota terbit.

[s.n] = jika tidak ada data tentang nama penerbit.

[s.a] = jika tidak ada data tentang tahun terbit.

Daftar Pustaka :Eryono, Muh.Kaliani. 1999.Pengolahan Bahan Pustaka. Jakarta : Universitas Terbuka.

Evans G,Edward and Margaret Zarnosky Saponaro. 2005.Developing Library and Informarion Center Colletions. 5th ed. [United States of America] : Greenwood Publishing Group.

Mirmani, anon dan Iman Siswadi. 1997.Pengolahan Bahan non Buku. Jakarta : Universitas Terbuka.

Qalyubi, Sihabuddin. 2007.Dasar-dasar Ilmu Perpustakaan dan Informasi. Yogya : Jurusan Ilmu Informasi dan Perpustakaan, UIN Sunan Kalijaga.

Setiadi, Billy. 2010.Materi Perkuliahan Katalogisasi Bahan Non Buku. Surabaya : Universitas Airlangga.

Sulistyo-Basuki. 1999.Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta : Universitas Terbuka.

http://kartika-s-n-fisip08.web.unair.ac.id/artikel_detail-37872-hardskill%20-INVENTARISASI%20BAHAN%20PUSTAKA%20.html26 Desember 2014, 10:34 PM.http://manajemen-pelayanankesehatan.net/papua/images/materi/A5-7.pdfModul Pencatatan dan Pelaporan Lengkap, 10:34 PM.

https://adityasetyawan.files.wordpress.com/2011/12/manajemen-pencatatan-dan-pelaporan-epidemiologi.pdfManajemen Pencatatan dan Pelaporan, 10:34PM.