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MINISTERIO DE GOBIERNO REGLAMENTO ESPECFICO DEL SISTEMA DE PROGRAMACIN DE OPERACIONES

NNDDIICCEE

Pg.

TITULO I...1 GENERALIDADES. 1

CAPITULO I. 1 DISPOSICIONES GENERALES.. 1

Artculo 1. DEFINICIN DEL SISTEMA DE PROGRAMACIN DE OPERACIONES.. 1 Artculo 2. OBJETIVO DEL REGLAMENTO ESPECFICO 1 Artculo 3. MBITO DE APLICACIN DEL REGLAMENTO ESPECFICO.1 Artculo 4. APROBACIN Y VIGENCIA. 2 Artculo 5. REVISIN Y ACTUALIZACIN DEL REGLAMENTO ESPECFICO 2 Artculo 6. INCUMPLIMIENTO AL REGLAMENTO. 2 Artculo 7. CLAUSULA DE PREVISI N. _ 2 Artculo 8. NORMATIVA INHERENTE... 2 Artculo 9. SALVAGUARDA DE DOCUMENTACIN..3 Artculo 10. RESPONSABLES, ELABORACIN, IMPLEMENTACIN, SEGUIMIENTO Y

EVALUACIN. 3 Artculo 11. RESPONSABILIDADES DE LAS UNIDADES ORGANIZACIONALES

RELACIONADAS CON EL SISTEMA DE PROGRAMACIN DE OPERACIONES... 3 Artculo 12. INSTRUCTIVOS Y FORMULARIOS... 3

TITULO II. 4 COMPONENTES DEL SISTEMA DE PROGRAMACIN DE OPERACIONES. 4

CAPTULO I. 4 SUBSISTEMA DE ELABORACIN DEL PROGRAMA DE OPERACIONES ANUAL (POA). 4

SECCIN I... 4 ARTICULACIN CON EL PLAN NACIONAL DE DESARROLLO Y EL PRESUPUESTO. 4

Artculo 13. ARTICULACIN DEL PND CON LA PLANIFICACIN.. .4 Artculo 14. ARTICULACIN CON EL PLAN ESTRATGICO INSTITUCIONAL. 4 Artculo 15. ENLACE ENTRE EL POA Y EL PRESUPUESTO 4 Artculo 16. DIAGNSTICO SECTORIAL E INSTITUCIONAL 5

SECCIN II.. 5 PROCESOS DE ELABORACIN DEL PROGRAMA DE OPERACIONES ANUAL (POA) 5

Artculo 17. MARCO ESTRATGICO.. 5 Artculo 18. FORMULACIN MANDATO LEGAL.. 5 Artculo 19. ANLISIS DE SITUACIN Y DEL ENTORNO.. 5 Artculo 20. CONTENIDO DEL POA. 6 Artculo 21. PROCESO DE ELABORACIN DEL POA 6 Artculo 22. MODIFICACIN DE PLAZOS PARA LA ELABORACIN Y PRESENTACIN DEL

POA... 7 Artculo 23. FORMULACIN DEL PROYECTO DE POA INSTITUCIONAL 7 Artculo 24. DETERMINACIN DE OBJETIVOS DE GESTIN INSTITUCIONALES. 7 Artculo 25. FORMULACIN DE OBJETIVOS DE GESTIN ESPECFICOS..7 Artculo 26. IDENTIFICACIN DE REAS ORGANIZACIONALES8 Artculo 27. ESTABLECIMIENTO DE INDICADORES DE EFICIENCIA Y EFICACIA.9 Artculo 28. DETERMINACIN DE OPERACIONES.9 Artculo 29. DETERMINACIN DE RECURSOS HUMANOS, BIENES Y SERVICIOS 10 Artculo 30. AJUSTE PRELIMINAR DEL PROYECTO DE POA 10


Artculo 31. DISCUSIN Y APROBACIN DEL PROGRAMA OPERATIVO ANUAL... 10 Artculo 32. PRESENTACIN DEL POA APROBADO A LAS INSTANCIAS COMPETENTES. 10 Artculo 33. AJUSTE Y REFORMULACIN DEL POA EN EL MARCO DE LOS TECHOS

PRESUPUESTARIOS APROBADOS EN EL TGN. 10 Artculo 34. DIFUSIN DEL POA 11

CAPTULO II. 11 SUBSISTEMA DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIN A LA EJECUCIN DEL 11 PROGRAMA DE OPERACIONES ANUAL. 11

Artculo 35. EL PROCESO DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIN DEL POA.. 11 Artculo 36. EVALUACIN DE RESULTADOS. 11 Artculo 37. GENERACIN Y APLICACIN DE MEDIDAS CORRECTIVAS. 12 Artculo 38. REFORMULACIN, AJUSTES E INCORPORACIN DE ACTIVIDADES EN EL

PROGRAMA DE OPERACIONES ANUAL.. 12 Artculo 39. PRESENTACIN DE INFORMACIN SE SEGUIMIENTO Y EVALUACIN DEL

POA A INSTANCIAS COMPETENTES.12


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RREEGGLLAAMMEENNTTOO EESSPPEECCFFIICCOO DDEELL SSIISSTTEEMMAA DDEE

PPRROOGGRRAAMMAACCIINN DDEE OOPPEERRAACCIIOONNEESS

TTULO I

GENERALIDADES

CAPTULO I

DISPOSICIONES GENERALES

Artculo 1. DEFINICIN DEL SISTEMA DE PROGRAMACIN DE OPERACIONES El Sistema de Programacin de Operaciones, es un conjunto de normas y procesos que en el marco del Plan Nacional de Desarrollo, Planes de Desarrollo Sectorial y el Plan de Desarrollo Territorial, establece grupos de actividades y tareas concretas de cada uno de los Programas y Proyectos priorizados, con fijacin expresa de las metas cuantitativas o resultados a obtener, en un lugar o tiempo definido, la asignacin de recursos necesarios, recursos humanos, materiales, econmicos y tcnicos que orientan la formulacin, seguimiento y la evaluacin del Programa Operativo Anual - POA - del Ministerio de Gobierno. El Sistema de Programacin de Operaciones comprende el Subsistema de Elaboracin y el Subsistema de Seguimiento y Evaluacin a la Ejecucin del Programa Operativo Anual. Artculo 2. OBJETIVO DEL REGLAMENTO ESPECFICO El objetivo del Reglamento Especfico es institucionalizar, regular y optimizar el funcionamiento del Sistema de Programacin de Operaciones en el Ministerio, para viabilizar el Plan Nacional de Desarrollo tomando en cuenta lo establecido en la Ley SAFCO (1178). Para lo cual se tiene los siguientes objetivos especficos:

a) Definir procedimientos, responsables y tiempos a emplear para la elaboracin y seguimiento del Programa de Operaciones Anual (POA).

b) Regular los procesos de formulacin, seguimiento y evaluacin a la ejecucin del POA Institucional, mismo que permita a la Mxima Autoridad Ejecutiva la toma de decisiones.

c) Estandarizar la informacin del POA a travs de instructivos y formularios que permitan su consolidacin.

Artculo 3. MBITO DE APLICACIN DEL REGLAMENTO ESPECFICO El presente Reglamento debe ser de pleno conocimiento por los servidores pblicos debiendo ser cumplido estrictamente por todos y cada uno de ellos sin distincin de jerarqua, siendo su aplicacin obligatoria en todas las reas organizacionales y desconcentradas dependientes del Ministerio determinadas en la Ley No. 3351, de Organizacin del Poder Ejecutivo (LOPE), su Decreto Supremo No. 28631, y posteriores disposiciones en vigencia. Las reas Descentralizadas bajo tuicin del Ministerio, dada su Autonoma de Gestin Administrativa, deben formular su Programa Operativo Anual y regirse segn su propio Reglamento Especfico, debiendo ste ser elaborado y/o ajustado en el marco de la Resolucin Suprema No. 225557 que aprueba las Normas Bsicas del Sistema de Programacin de Operaciones.


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Artculo 4. APROBACIN Y VIGENCIA El presente Reglamento ser aprobado mediante Resolucin Ministerial luego de la compatibilizacin del rgano Rector, y entrar en vigencia a partir de la fecha de su aprobacin.

Artculo 5. REVISIN Y ACTUALIZACIN DEL REGLAMENTO ESPECFICO El presente Reglamento puede contemplar futuras enmiendas, las que pueden originarse por dos razones principales: la primera debido a modificaciones efectuadas a las Normas Bsicas del Sistema de Programacin de Operaciones por el rgano Rector, y la segunda, como resultado de la experiencia de su aplicacin en la Institucin. Para este efecto la Unidad de Planificacin en coordinacin con la Direccin General de Asuntos Administrativos revisar por lo menos una vez al ao el presente Reglamento Especfico y, de ser necesario, lo actualizar ante modificaciones eventuales de las Normas Bsicas del Sistema de Programacin de Operaciones realizadas por el rgano Rector; o con base en el anlisis de la experiencia de su aplicacin, la dinmica administrativa, los resultados de la aplicacin de los otros Reglamentos de Administracin y Control interrelacionados con ste, y las observaciones y recomendaciones de los distintos niveles jerrquicos de la Entidad y los ejecutores de cada rea organizacional. Todo ajuste y/o actualizacin deber ser aprobado mediante Resolucin Ministerial, previa compatibilizacin por parte del Ministerio de Hacienda.

Artculo 6. INCUMPLIMIENTO AL REGLAMENTO El incumplimiento del presente Reglamento, generar responsabilidades de acuerdo a lo establecido en el Captulo V, Responsabilidad por la Funcin Pblica de la Ley 1178 de Administracin y Control Gubernamentales, de 20 de julio de 1990 y el Decreto Supremo 23318-A Reglamento de la Responsabilidad por la Funcin Pblica del 3 de noviembre de 1992.

Artculo 7. CLAUSULA DE PREVISIN En caso de presentarse omisiones, contradicciones y/o diferencias en la interpretacin del Reglamento Especfico del Sistema de Programacin de Operaciones, estas sern solucionadas en los alcances y previsiones de la Ley 1178 y las Normas Bsicas del Sistema de Programacin de Operaciones.

Artculo 8. NORMATIVA INHERENTE

Constitucin Poltica del Estado (CPE).

Ley N 1178 de 20 de julio de 1990 Administracin y Control Gubernamentales

Resolucin Suprema. N 225557, que aprueba la Normas Bsicas del Sistema de Programacin de Operaciones.

Decreto Supremo 23318-A de 3 de noviembre de 1992 de Responsabilidad por la Funcin Publica y Decreto Supremo N 26237 de 29 de junio de 2001, que lo modifica.

Otras normas necesarias para el efecto.


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Artculo 9. SALVAGUARDA DE DOCUMENTACIN La documentacin respaldatoria que ayude en la elaboracin y consolidacin de los Planes Operativos Anuales (POAs) correspondientes a gestiones pasadas debern ser enviados al archivo central del Ministerio, adems de los POAs elaborados y reformulados de la gestin, los cuales deben estar disponibles para uso permanente tanto de los servidores pblicos y de la sociedad civil. Artculo 10. RESPONSABLES, ELABORACIN, IMPLEMENTACIN, SEGUIMIENTO Y

EVALUACIN En concordancia con el Artculo 27 de la Ley 1178 y las Normas Bsicas del Sistema de Programacin de Operaciones, las autoridades y funcionarios del Ministerio, responsables de los procesos de implantacin, funcionamiento, formulacin, revisin, aprobacin, seguimiento y evaluacin a la ejecucin del POA son:

a) Responsables en la Formulacin del Programa de Operaciones Anual.

La Mxima Autoridad Ejecutiva es responsable de la Implantacin del Sistema de Programacin de Operaciones.

En la formulacin de objetivos de gestin especficos existe una responsabilidad compartida entre la Mxima Autoridad Ejecutiva quien aprueba el Programa de Operaciones Anual y los Viceministros, Directores Generales y Jefes de Unidad que los formulan.

b) Todos los servidores pblicos del Ministerio, independientemente del nivel jerrquico al que pertenecen, son responsables del funcionamiento del Sistema de Programacin de Operaciones.

c) Responsables del seguimiento y evaluacin a la ejecucin del Programa de Operaciones Anual los Viceministros, Directores Generales, Jefes de rea y la Mxima Autoridad Ejecutiva.

d) Responsables por la generacin de medidas correctivas y ajustes al Programa de Operaciones Anual los Jefes de Unidad, Directores Generales y Viceministros.

Artculo 11. RESPONSABILIDADES DE LAS UNIDADES ORGANIZACIONALES

RELACIONADAS CON EL SISTEMA DE PROGRAMACIN DE OPERACIONES La Unidad de Planificacin en coordinacin con los responsables de la programacin de operaciones de cada rea Organizacional y/o Desconcentrada, ser responsable de dirigir la formulacin conjunta del programa de operaciones anual, coordinar y efectuar el monitoreo de todas las operaciones relacionadas con el proceso de Programacin de Operaciones, as como del seguimiento y evaluacin a la ejecucin del Programa de Operaciones Anual.

Artculo 12. INSTRUCTIVOS Y FORMULARIOS Para la formulacin del Programa Operativo Anual (POA) y para el seguimiento y evaluacin a su ejecucin, los ejecutivos y/o funcionarios responsables de las reas Organizacionales y Desconcentradas del Ministerio, debern utilizar los instructivos y formularios anexados al presente Reglamento Especfico.


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TITULO II

COMPONENTES DEL SISTEMA DE PROGRAMACIN DE OPERACIONES

CAPTULO I

SUBSISTEMA DE ELABORACIN DEL PROGRAMA DE OPERACIONES ANUAL (POA)

SECCIN I

ARTICULACIN CON EL PLAN NACIONAL DE DESARROLLO Y EL PRESUPUESTO

Artculo 13. ARTICULACIN DEL PND CON LA PLANIFICACIN Antes de la formulacin del POA es necesario articular el Plan Nacional de Desarrollo con la planificacin sectorial, territorial e institucional vinculando las polticas, estrategias y programas nacionales definidos en el PND con objetivos, proyectos de mediano plazo de los sectores, territorios y de la institucin. Para lo cual se deber llenar el formulario N 3 (Anexo N 2) Artculo 14. ARTICULACIN CON EL PLAN ESTRATGICO INSTITUCIONAL La formulacin de los objetivos institucionales y los de gestin que gui las acciones de las diferentes reas organizacionales dependientes del Ministerio, en el marco de la planificacin de mediano plazo deben ser elaborados en base al Plan Nacional de Desarrollo (PND) y el Plan Estratgico Institucional (PEI). El Plan Nacional de Desarrollo y el Plan Estratgico Institucional se operativizarn durante la gestin a travs de la Programacin de Operaciones Anual (POA). Dentro la planificacin en la nueva visin de desarrollo, es necesario la articulacin de la planificacin institucional de mediano plazo con la de corto plazo, para lo cual es preciso que cada rea organizacional y/o desconcentrada llene el formulario N 4 (Anexo N 2). La Unidad de Planificacin es responsable de velar la articulacin entre el Plan Estratgico de la Institucin y el Programa Operativo Anual (POA). Artculo 15. ENLACE ENTRE EL POA Y EL PRESUPUESTO De acuerdo con las NB-SPO la asignacin de recursos financieros se efectuar en funcin a la determinacin de recursos fsicos establecidos en el POA. De manera que los requerimientos de recursos fsicos del POA del Ministerio, debe estar completamente incluidas en el Presupuesto en los distintos programas y categoras programticas, es decir el presupuesto deber reflejar en trminos financieros la programacin de operaciones anual teniendo en cuenta sus limitaciones financieras. El Programa de Operaciones Anual y el Presupuesto son instrumentos gerenciales que debern ser elaborados en forma coordinada desde su formulacin, aprobacin, seguimiento y evaluacin a su ejecucin, entre la Unidad de Planificacin y la Direccin General de Asuntos Administrativos, particularmente con la Unidad Financiera. Cada rea organizacional y desconcentrada es responsable de elaborar sus objetivos especficos de gestin y presupuesto considerando la relacin directa que debe existir entre ambos, en base a los cuales la Unidad Financiera elaborar el presupuesto por objeto del gasto. El POA estar sujeto a ajustes en funcin a la aprobacin del Presupuesto General de la Nacin.


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La Unidad de Planificacin, la Direccin General de Asuntos Administrativos, las unidades organizacionales, coordinarn el enlace entre el POA y el Presupuesto. De igual forma se realizar la evaluacin por resultados en el marco de una gestin por resultados programados y a la ejecucin del presupuesto, de la correspondencia entre la ejecucin fsica y la ejecucin financiera en un periodo determinado. Artculo 16. DIAGNSTICO SECTORIAL E INSTITUCIONAL Se determina los indicadores de base, de la cual el Ministerio de Gobierno como institucin y cabeza de sector iniciar sus acciones para el logro de objetivos, con base a la identificacin y anlisis de resultados, tanto de la institucin y del sector, problemas y logros alcanzados hasta gestiones anteriores. Para desarrollar esta tarea es necesario llenar el Formulario N 2 del Anexo N 2.

SECCIN II

PROCESOS DE ELABORACIN DEL PROGRAMA DE OPERACIONES ANUAL (POA)

Artculo 17. MARCO ESTRATGICO El Marco Estratgico del Programa de Operaciones Anual Institucional debe considerar polticas, estrategias, programas y proyectos del Plan Nacional de Desarrollo (PND), Planes de Desarrollo Sectorial (PDS) y la nueva visin de desarrollo del Pas. Las reas Organizacionales, Desconcentradas, Programas y Proyectos para elaborar el POA de cada gestin, debern considerar, el Plan de Desarrollo Institucional del Ministerio, objetivos no concretados en el POA de la gestin anterior y prioridades del Ministro de Gobierno. Artculo 18. FORMULACIN MANDATO LEGAL Para el establecimiento de competencias del Ministerio y el sector en el marco del Plan Nacional de Desarrollo es necesario establecer el mandato legal, de acuerdo a las leyes y normas vigentes, siendo necesario llenar el formulario N 1 (Anexo N 2) Artculo 19. ANLISIS DE SITUACIN Y DEL ENTORNO El Anlisis de Situacin se realizar al interior de las reas Organizacionales y Desconcentradas, con el objeto de establecer las Fortalezas y las Debilidades institucionales que facilitaron o dificultaron el logro de objetivos. Principalmente se debern describir los resultados alcanzados en la gestin anterior respecto a lo programado. Los desvos, sus causas y las necesidades emergentes; el techo presupuestario; la funcionalidad de la estructura organizacional para sustentar el POA; as como la disponibilidad y limitacin de recursos. Es decir, se deber realizar una evaluacin de la ejecucin del POA de la gestin anterior, identificando los factores que hayan incidido en la obtencin de los resultados. En el anlisis del entorno se considerarn los aspectos externos al Ministerio de Gobierno, identificando principalmente las Oportunidades y Amenazas existentes que de alguna manera pueden favorecer o afectar el normal desarrollo de la gestin. El desarrollo del anlisis de situacin y del entorno podr ser realizado en una reunin o taller de carcter interno, organizado por cada una de las unidades en el que se analizar la situacin descrita anteriormente.


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La Unidad Organizacional responsable de consolidar el Anlisis de Situacin y del Entorno del Ministerio es la Unidad de Planificacin. Artculo 20. CONTENIDO DEL POA El POA del Ministerio deber contener lo siguiente:

a) Marco Legal

a.1. Base Legal

a.2. Misin y Visin del Ministerio

b) Diagnostico Institucional: Anlisis y evaluacin del POA de la gestin anterior que incluye resumen del anlisis organizacional (retrospectivo y prospectivo).

c) Articulacin del Plan Nacional de Desarrollo (PND) con los Planes de Desarrollo Sectoriales (PDS)

d) Articulacin de la planificacin Institucional de Mediano Plazo con el Corto Plazo

e) Objetivos de Gestin Institucionales

f) Identificacin de reas Organizacionales

g) Objetivos de Gestin Especficos.

h) Resultados esperados

i) Operaciones o actividades por objetivo de gestin especficos y rea organizacional

h.1. Identificacin de operaciones de funcionamiento, metas, tiempos, responsables y recursos

h.2. Identificacin de operaciones de inversin, metas, tiempos, responsables y recursos

i) Indicadores de eficacia y eficiencia Artculo 21. PROCESO DE ELABORACIN DEL POA La elaboracin del POA seguir el siguiente proceso:

a) Actividades preparatorias y organizativas

b) Formulacin del Proyecto del Programa Operativo Anual y Presupuesto Institucional

c) Reunin de aclaracin POA con los responsables de su elaboracin.

d) Ajuste preliminar del Proyecto de POA

e) Consolidacin del Proyecto de POA Institucional a ser enviado para su aprobacin.

f) Presentacin del Proyecto de POA y Presupuesto Institucional a la Mxima Autoridad Ejecutiva y Viceministros para su aprobacin.

g) Envo del POA Institucional y del Ante Proyecto de Presupuesto al Ministerio de Planificacin del Desarrollo y al Viceministro de Presupuesto y Contadura del Ministerio de Hacienda para su aprobacin.

h) Aprobacin del Presupuesto General de la Nacin (PGN) por Ley Financial.

i) Ajuste y reformulacin del POA en el marco de los techos presupuestarios aprobados en el Presupuesto General de la Nacin en caso necesario.

j) Aprobacin del POA reformulado

k) Difusin del POA


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Artculo 22. MODIFICACIN DE PLAZOS PARA LA ELABORACIN Y PRESENTACIN DEL POA

Los plazos podrn ser modificados de acuerdo al envo de las Directrices emitidas por el rgano Rector. Artculo 23. FORMULACIN DEL PROYECTO DE POA INSTITUCIONAL Este proceso, tomando en cuenta la etapa de Consolidacin, ser realizado en el mes de septiembre siendo las fechas sujetas a disposicin del Ministerio de Hacienda debiendo contemplar mnimamente las siguientes actividades:

a) Identificacin de los objetivos y lineamientos estratgicos contenidos en el Plan Nacional de Desarrollo (PND), Planes de Desarrollo Sectoriales y Municipales que sean priorizados por la Mxima Autoridad Ejecutiva, los que debern ser concordantes con la nueva visin de desarrollo.

b) Definicin de objetivos de gestin del Ministerio establecido en base a propuestas presentadas por los Viceministros, Directores Generales, Jefes de rea, Jefes o Responsables de Programas y Proyectos.

c) Formulacin del POA contemplando todos y cada uno de los puntos establecidos en los formularios (Anexo N 2) diseados para el efecto.

d) Compatibilizacin del POA Institucional.

e) Consolidacin del POA a cargo de la Unidad de Planificacin.

Artculo 24. DETERMINACIN DE OBJETIVOS DE GESTIN INSTITUCIONALES Para la determinacin de los objetivos de gestin institucionales el Ministro, se debe tomar como base el Plan Nacional de Desarrollo (PND) y el Plan Estratgico Institucional (PEI), as como tambin las necesidades prioritarias del Ministerio mostrados como resultado del Anlisis de Situacin, del Entorno y Organizacional, consolidados. El proceso de formulacin de los objetivos de gestin institucionales debe comprender las siguientes etapas:

a) Identificar y priorizar las necesidades, requerimientos, problemas y proyectos ms importantes a ser atendidos por el Ministerio.

b) Establecer los objetivos de gestin del Ministerio de Gobierno.

Para la formulacin de los objetivos de gestin institucional es necesario llenar el Formulario N 5 del Anexo N 2. Artculo 25. FORMULACIN DE OBJETIVOS DE GESTIN ESPECFICOS La formulacin de los objetivos de gestin especficos debe efectuarse en el marco de:

a) Objetivos de Gestin Institucionales

b) El anlisis de situacin y del entorno de las reas Organizacionales y reas Desconcentradas.

c) Los objetivos y operaciones de la gestin anterior que no fueron alcanzados o ejecutados.

d) Presupuesto histrico o referencial.


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Es decir, identificadas las reas organizacionales y reas desconcentradas necesarias para el logro de objetivos de gestin institucionales del Ministerio (Viceministerios, Direcciones Generales, Unidades de Staff del Ministerio y reas Organizacionales que dependen de las reas Organizacionales) stas basadas en su anlisis de situacin y del entorno, deben formular sus objetivos de gestin especficos, considerando que cuando los objetivos de gestin institucionales demanden la realizacin de varios procesos, o cuando demanden la generacin de distintos productos, los mismos debern ser desagregados en objetivos de gestin especficos. Para la formulacin de los objetivos de gestin especficos debern utilizar el formulario N 6 del Anexo N 2. Caractersticas de los Objetivos de Gestin Especficos Los objetivos de gestin como planteamientos concretos, deben tener las siguientes caractersticas bsicas:

1) Ser viables y consistentes, que sean posibles de alcanzar en funcin de las capacidades del Ministerio, consistentes en relacin al Plan Nacional de Desarrollo, los resultados alcanzados en gestiones anteriores y con las Unidades Organizacionales y Unidades Desconcentradas.

2) Cuantitativos, que puedan ser traducidos a unidades mensurables que faciliten su medicin.

3) Verificables, que permitan comprobar y utilizar indicadores de eficacia y eficiencia durante la ejecucin de los POAs y sobre los resultados.

4) Participativos, la formulacin de los objetivos de gestin debe ser compartida a travs de un proceso entre los funcionarios y el superior inmediato en cada nivel jerrquico, de manera que se involucre a todos los funcionarios.

5) Cualitativos, los objetivos de gestin deben reflejar propiedades de calidad de los bienes y servicios a ser producidos.

6) Temporales, los objetivos de gestin deben indicar perodos de tiempo dentro los cuales se alcanzarn los resultados esperados.

Artculo 26. IDENTIFICACIN DE REAS ORGANIZACIONALES En base a los objetivos de gestin institucionales formulados, la Unidad de Planificacin identificar a las reas organizacionales y reas desconcentradas necesarias para el logro de dichos objetivos, basndose en el Anlisis Organizacional y la Estructura Orgnica. La Estructura Central del Ministerio comprende los siguientes niveles:

Nivel Normativo y Ejecutivo: Ministro de Gobierno

Nivel Planificacin y Coordinacin: Viceministros

Nivel Operativo: Directores Generales

Nivel de Ejecucin: Jefes de Unidad

La Mxima Autoridad Ejecutiva encomendar al Director General de Asuntos Administrativos llamar a una reunin a los Viceministros, Directores Generales de los sectores para dar a conocer los Objetivos de Gestin Institucionales, los cuales aprobarn si no existiese modificaciones, mismo que servir para la elaboracin de los objetivos especficos de gestin.


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Artculo 27. ESTABLECIMIENTO DE INDICADORES DE EFICIENCIA Y EFICACIA Los ejecutivos de las reas Organizacionales, reas Desconcentradas en coordinacin con la Unidad de Planificacin definirn indicadores de eficacia y eficiencia que permitan verificar el grado de cumplimiento de los objetivos de gestin y el desarrollo o ejecucin de operaciones. Para definir los indicadores se debern tomar en cuenta los siguientes puntos:

a) Los indicadores de Eficacia, se construirn en base a parmetros histricos sobre logro de resultados similares y ejecucin de operaciones en trminos cuantitativos. En todos los casos, el grado de eficacia se medir en funcin del porcentaje en que se ha conseguido el objetivo de gestin con relacin al resultado alcanzado en la gestin, que est adems relacionado con objetivos y resultados estratgicos y contemplados en el POA Institucional

b) Los indicadores de Eficiencia, se construirn en base a la relacin que exista entre los bienes, servicios, plazos y otros resultados producidos y los recursos humanos, materiales, financieros y tecnolgicos empleados en su produccin.

c) Esta actividad se realizar paralelamente al proceso de determinacin de objetivos de gestin institucionales, objetivos de gestin especficos y operaciones de funcionamiento e inversin.

d) Los responsables de programar y ejecutar las operaciones deben identificar y describir los indicadores cuantitativa y cualitativamente de forma que permitan verificar el grado de alcance de los objetivos de gestin y la ejecucin de las operaciones. La eficacia y la eficiencia estarn directamente relacionados con estos indicadores.

Artculo 28. DETERMINACIN DE OPERACIONES La determinacin de operaciones de funcionamiento ayudar al seguimiento y evaluacin del POA Institucional del Ministerio, mediante un sistema diseado para el efecto. El procedimiento para la determinacin de operaciones es el siguiente:

a) Ordenar lgica y secuencialmente las operaciones necesarias para alcanzar los objetivos de gestin especficos .

b) Estimar el tiempo de duracin de las operaciones de acuerdo al tipo de operacin y naturaleza del objetivo Especfico de gestin.

c) Determinar el nmero y perfil de recursos humanos necesarios para desarrollar las operaciones. Formulario N 7 del Anexo N 2

d) Establecer recursos materiales, equipos, bienes, muebles e inmuebles necesarios para realizar las operaciones y alcanzar los objetivos de gestin.

e) Identificar los servicios no personales, transporte, pasajes areos, pasajes terrestres, viticos, alquileres, equipos y maquinaria, servicios profesionales y comerciales, imprenta, energa, mantenimiento y otros necesarios para cumplir con los objetivos de gestin. Formulario N 8 Anexo N 2

f) Determinar los recursos materiales y suministros para realizar las operaciones y alcanzar los objetivos de gestin. Formulario N 9 Anexo N 2

g) Determinar los activos reales, maquinaria y equipos, bienes, muebles e inmuebles necesarios para realizar las operaciones y alcanzar los objetivos de gestin. Formulario N 10 Anexo N 2

h) Establecer e identificar a los responsables de la ejecucin de las operaciones programadas.

i) Describir los resultados cuantificables que se pretende obtener.

j) Definir indicadores de eficacia y eficiencia.

k) Otros que se consideren convenientes.


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Artculo 29. DETERMINACIN DE RECURSOS HUMANOS, BIENES Y SERVICIOS Es necesario establecer el nmero y perfil de los recursos humanos a ser necesarios para el logro de los objetivos de gestin de la Institucin. Del mismo modo se debe establecer los materiales, equipos, bienes, muebles e inmuebles necesarios para la ptima realizacin de las actividades y en consecuencia el logro de los objetivos. Artculo 30. AJUSTE PRELIMINAR DEL PROYECTO DE POA Es imprescindible realizar la revisin detallada de la Formulacin de los objetivos de gestin especficos para cada una de las reas organizacionales y desconcentradas, con el propsito de verificar la correspondencia e interrelacin vertical y horizontal con las polticas y objetivos de gestin institucionales, y de stos a las polticas sectoriales y nacionales, a las que contribuir el Ministerio. Este proceso ser realizado bajo la supervisin de la Unidad de Planificacin con la participacin de cada rea organizacional y con la ayuda del Ministerio de Planificacin del Desarrollo a travs del sectorialista. Artculo 31. DISCUSIN Y APROBACIN DEL PROGRAMA OPERATIVO ANUAL Durante el proceso de elaboracin del Proyecto de POA y Anteproyecto del Presupuesto para la siguiente gestin, la Unidad de Planificacin en coordinacin con la Direccin General de Asuntos Administrativos, y la Unidad Financiera, llevarn a cabo reuniones tcnicas con cada una de las reas organizacionales, a efecto de salvar las observaciones suscitadas el proceso de formulacin del POA y Anteproyecto de Presupuesto. Artculo 32. PRESENTACIN DEL POA APROBADO A LAS INSTANCIAS COMPETENTES Una vez formulado y consolidado el Proyecto de POA de la gestin, la Unidad de Planificacin en coordinacin con la Direccin General de Asuntos Administrativos, remitir ste Proyecto a la Mxima Autoridad Ejecutiva para su conocimiento, revisin y aprobacin expresa mediante Resolucin Ministerial. Inmediatamente, el POA y el Ante Proyecto de Presupuesto aprobados sern remitidos al Viceministerio de Presupuesto y Contadura del Ministerio de Hacienda y al Ministerio de Planificacin del Desarrollo, en la fecha establecida por los instructivos especficos determinados por esa Cartera de Estado. Artculo 33. AJUSTE Y REFORMULACIN DEL POA EN EL MARCO DE LOS TECHOS

PRESUPUESTARIOS APROBADOS EN EL TGN Aprobado el Presupuesto General de la Nacin para la gestin correspondiente a la programacin de operaciones, se debern seguir los siguientes pasos:

a) La Direccin General de Asuntos Administrativos mediante la Unidad Financiera enviar a la Unidad de Planificacin el Presupuesto aprobado y desagregado por reas organizacionales y desconcentradas, programas y proyectos.

b) La Unidad de Planificacin remitir a cada una de las reas organizacionales y desconcentradas su presupuesto aprobado con la finalidad de que estas verifiquen la coherencia y los posibles ajustes a realizar en sus objetivos de gestin especficos y operaciones.

c) Los Viceministros, Directores Generales, Jefes de rea, Jefes o Responsables de Programas y Proyectos, deben comunicar oportunamente a la Unidad de Planificacin, sobre los ajustes realizados a sus objetivos de gestin especficos, a fin de que estos sean contemplados en la evaluacin a la ejecucin de los mismos.


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d) Una vez consolidado el POA reformulado por la Unidad de Planificacin, sta Unidad enviar a la Unidad Financiera, a travs de la Direccin General de Asuntos Administrativos, el POA aprobado para el seguimiento a la ejecucin presupuestaria.

e) La Unidad Financiera utilizar el POA aprobado para proporcionar la certificacin presupuestaria a las unidades organizacionales y unidades ejecutoras de Programas y Proyectos.

Siempre y cuando la Ley Financial haya aprobado un monto presupuestario significativamente inferior al monto requerido, el POA ser ajustado por las reas Organizacionales y reas Desconcentradas, y en trminos del Presupuesto aprobado ser reformulado por la Unidad de Planificacin; esta Unidad remitir el POA ajustado y reformulado a la Direccin General de Asuntos Administrativos para que este a su vez envi a la Mxima Autoridad Ejecutiva solicitando su respectiva aprobacin, mediante Resolucin Ministerial, la misma que deber ser emitida en un plazo no mayor a 10 das hbiles de la fecha de su solicitud. Artculo 34. DIFUSIN DEL POA El POA aprobado mediante Resolucin Ministerial deber ser un documento de conocimiento de los servidores pblicos del Ministerio, con este motivo, la Unidad de Planificacin ser responsable de su difusin a travs de todos los medios de comunicacin interna posibles, como ser pginas Web, Intranet, resmenes, trpticos, y otros.

CAPTULO II

SUBSISTEMA DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIN A LA EJECUCIN DEL

PROGRAMA DE OPERACIONES ANUAL

Artculo 35. EL PROCESO DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIN DEL POA El seguimiento y la evaluacin del POA, son actividades que deben ser realizadas en funcin del POA y Presupuesto aprobados. Para tal efecto se seguir el siguiente proceso:

a) Verificacin fsica y financiera de la ejecucin de operaciones;

b) Evaluacin de resultados.

c) Generacin y aplicacin de medidas correctivas De acuerdo con la R.S. 225557, deber verificarse que las operaciones de funcionamiento e inversin, se vayan ejecutando de acuerdo con el POA aprobado. Los Viceministros, Directores Generales y Jefes de rea son los responsables de efectuar la verificacin de la ejecucin de las operaciones, por lo tanto debern desarrollar procedimientos y aplicarlos para conocer la informacin sobre lo ejecutado por cada una de las reas organizacionales y reas desconcentradas bajo su dependencia; debiendo tambin efectuar el seguimiento permanente para el cumplimiento del POA, remitiendo su reporte semestralmente a la Unidad de Planificacin en los formularios que dicha unidad disee para tal efecto. (Ver Anexo N 3) Artculo 36. EVALUACIN DE RESULTADOS En cumplimiento a lo dispuesto en el Art. 23 de la R.S. 225557, los resultados de los programas de operaciones anuales del Ministerio deben ser evaluados contemplando aspectos cuantitativos y cualitativos, confrontando con lo programado: las metas alcanzadas por cada operacin, los bienes y servicios producidos, el tiempo invertido y los indicadores de eficacia y eficiencia. Adems se debe explicar las causas de los desvos, en el caso que existieren. La evaluacin de resultados ser semestral. Debiendo realizarse la primera evaluacin las dos


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primeras semanas del mes de julio de cada ao. La segunda evaluacin, adems de tener carcter acumulativo, deber ser realizada la primera quincena del mes de enero del ao siguiente.

El responsable de cada rea organizacional y rea desconcentrada, debe evaluar el avance fsico de las operaciones ejecutadas en base a la informacin de seguimiento realizado por sus reas organizacionales y ejecutoras dependientes, considerando los aspectos que permitan medir el grado de ejecucin de las operaciones y el nivel de los resultados alcanzados. Esta informacin deber ser presentada obligatoriamente bajo los formatos aprobados y difundidos por la Unidad de Planificacin. Dicha informacin, ser consolidada institucionalmente por la Unidad de Planificacin con el objetivo de reflejar el grado de ejecucin del POA y posteriormente ser enviado a la Mxima Autoridad Ejecutiva para que se adopten decisiones y/o medidas correctivas en caso de requerirlo. Artculo 37. GENERACIN Y APLICACIN DE MEDIDAS CORRECTIVAS En caso de incumplimiento en la evaluacin de los resultados, los responsables de las reas y/o Unidades Organizacionales deben generar medidas correctivas de acuerdo con los factores que incidieron en el mismo. Dependiendo de la magnitud de estas medidas, para su implementacin los responsables debern consultar con la Unidad de Planificacin o con la Mxima Autoridad Ejecutiva. Artculo 38. REFORMULACIN, AJUSTES E INCORPORACIN DE ACTIVIDADES EN EL

PROGRAMA DE OPERACIONES ANUAL El Programa de Operaciones Anual, podr ser modificado solo bajo las siguientes condiciones y circunstancias: Reformulacin, el Programa de Operaciones Anual podr ser reformulado o ajustado, cuando

existan modificaciones en el presupuesto que afecten sustancialmente los objetivos propuestos, debiendo ser aplicado, en tal caso, el proceso descrito en el Artculo 34 del presente Reglamento, asimismo, utilizar para esto los formularios que se utilizaron en la formulacin del mismo.

Ajustes e Incorporacin de Actividades No Programadas en el POA, de ser necesario y como resultado de la dinmica administrativa, los responsables de rea organizacional y reas desconcentrada, deben, mediante los formularios que fueron utilizados para su formulacin, hacer conocer estas actividades no programadas a la Unidad de Planificacin, quien deber otorgar visto bueno de aprobacin a dicha solicitud, para la respectiva consolidacin, quin adems comunicar si se realiz o no la incorporacin solicitada por rea o Unidad.

En caso de presentarse los hechos sealados en cualquiera de los incisos arriba descritos, se debe adjuntar fichas, formularios, nuevo POA Reformulado debidamente llenado para el visto bueno de la Unidad de Planificacin. Artculo 39. PRESENTACIN DE INFORMACIN SE SEGUIMIENTO Y EVALUACIN DEL POA

A INSTANCIAS COMPETENTES Los resultados de la evaluacin del POA de la gestin sern procesados en base a los informes presentados por cada una de las reas organizacionales y/o desconcentradas a la unidad de planificacin, informacin que ser plasmada en un Informe de Gestin, que muestre los resultados alcanzados por el Ministerio. Este Informe Final de Gestin ser presentado por la Mxima Autoridad Ejecutiva a las reas organizacionales y desconcentradas y otras instancias competentes que los requieran, con acciones emergentes, entre los meses de enero y marzo de la siguiente gestin y al Ministerio de Hacienda en los plazos que este disponga.


AANNEEXXOOSS Anexo No. 1 CRONOGRAMA DE FORMULACIN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIN

A LA EJECUCIN DEL POA.

Anexo No. 2 FORMULARIOS E INSTRUCTIVOS PARA LA ELABORACIN DEL POA

Formulario N 1: Mandato Legal Identificacin de Competencias y Productos de la Entidad y su Vinculacin con el PND

Formulario N 2: Diagnstico Sectorial - Institucional

Formulario N 3: Articulacin del PND con la Planificacin Sectorial e Institucional de Mediano Plazo

Formulario N 4: Articulacin de la Planificacin de Mediano Plazo con el Corto Plazo

Formulario N 5: Objetivos de Gestin Institucionales

Formulario N 6: Objetivos de Gestin Especficos

Formulario N 7: Determinacin de Recursos Humanos

Formulario N 8: Determinacin de Servicios

Formulario N 9: Determinacin de materiales y suministros

Formulario N 10: Determinacin de Activos Reales

Anexo No. 3 FORMULARIO E INSTRUCTIVO NICO DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIN A LA EJECUCIN DEL POA

Formulario N 11: Seguimiento y Evaluacin a la ejecucin del POA

Formulario N 12: Seguimiento y Evaluacin a la ejecucin del POA Programacin de Operaciones

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Regla Mentos Po